6113

Документ і правила його складання

Контрольная

Архивоведение и делопроизводство

Основним видом текстів в офіційно-діловому стилі є документи (лат. dokumentum - повчальний приклад, взірець, доказ). В українській мові це слово з'явилося наприкінці XVII - на початку XVIII ст

Русский

2012-12-28

30.96 KB

51 чел.

Документ і правила його складання

Основним видом текстів в офіційно-діловому стилі є документи (лат. dokumentumповчальний приклад, взірець, доказ). В українській мові це слово з'явилося наприкінці XVIIна початку XVIII ст., витіснивши з ужитку власне українські слова грамота, лист, листовне письмо, які використовувалися на позначення паперів, що мали юридичну силу, тобто підтверджували законність певних дій, право на володіння чимось тощо.

У сучасній мові слово «документ» має такі значення:

  1.  діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь;
  2.  письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу;
  3.  письмовий твір, грамота та інші офіційні папери як свідчення про щось історичне, важливе.

У документах закріплюється інформація про особу, факти, події, явища об'єктивної дійсності, суспільний і фаховий статус людини. Ця інформація має офіційний характер, адресність, повторюваність, актуальність, достовірність, об'єктивність. Носієм інформації може бути папір, фотографія, кіноплівка, відео- й аудіокасета, диск, дискета тощо. У правовій сфері навіть в епоху електронних комунікацій використовуються переважно текстові документи, тобто ті, в яких інформація зафіксована будь-яким письмовим способом. Текст документа має бути бездоганно відредагованим і оформленим за встановленою формою відповідно до правил офіційно-ділового стилю і його конкретного виду та згідно з чинним законодавством і директивними вказівками керівних органів. Документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції.

Правила складання та оформлення документів регламентують державні стандарти. Основними органами державного нагляду за нормативними документами, що стосуються сфери їхньої діяльності, незалежно від рівня прийняття, є Держспоживстандарт, Держбуд, Держнагляд-охоронпраці України, Державний департамент пожежної безпеки Міністерства надзвичайних ситуацій (МНС) України. Кожне з цих відомств має свою програму робіт зі створення нормативних документів державного рівня, власні нормативні документи, що визначають, як розробляти, затверджувати, переглядати, скасовувати та реєструвати І нормативні документи.

Після ухвалення Закону України «Про стандартизацію» від 17 травня 2001 року та затвердження «Державної програми розвитку й функціонування української мови на 2004—2010 роки» (постанова KM України від 02.10.2003 № 1546) було розроблено якісно новий комплекс основоположних стандартів — «Національна стандартизація. Правила побудови, викладання, оформлення та вимоги до змісту нормативних документів» (ISO/IEC Directives, part 2, 2001, NEQ) і ДСТУ 3966—2000. «Термінологія. Засади і правила розробляння стандартів на терміни та визначення понять». У цих документах уперше у вітчизняній практиці закріплено систему вимог до стилю українських нормативних документів.  Державні стандарти разом із чинним правописом є нормою для розробників нормативних документів усіх видів та рівнів приймання. В Україні нині чинний ДСТУ 4163—2003. «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Ділове спілкування із зарубіжними партнерами відбувається з урахуванням міжнародних стандартів на основні документи.

Сукупність документів називають документацією. Вона регулює діяльність фізичних і юридичних осіб у правовій сфері, забезпечує управлінські процеси в суспільстві, на підприємствах різної форми власності, в установах та організаціях. Крім правової та управлінської функцій, документація виконує ще й соціальну, інформаційну, комунікативну, культурну, облікову функції, а також є історичним джерелом, яке зберігається визначений законом час в архівах.

Документи класифікують за такими ознаками:

змістом (документи з адміністративних питань, комерційних, кадрових, фінансово-кредитних, бухгалтерського обліку, зовнішньоторговельної діяльності та ін.);

надходженням (офіційні й особисті);

стадіями створення (чорнові, оригінальні, копії документів);

ступенем гласності (звичайні, секретні і для службового користування);

терміном зберігання (постійного й тимчасового зберігання);

призначенням (індивідуальні й типові) тощо.

Текстові норми офіційно-ділового стилю

Інформація, закріплена в документі, міститься у вихідних даних, у текстових компонентах і в нетекстових. Вихідні дані це реквізити документа, серед яких є графічні (державний герб, логотип, зображення державних винагород), цифрові (код підприємства, установи, організації; код форми документа тощо) й мовні (назва міністерства або відомства, повна назва установи, організації або підприємства, назва виду документа, резолюція, дані про адресата (кому адресований документ) та адресанта (хто є автором документа), опис документальних додатків (якщо вони є) тощо).

До нетекстових компонентів належать графіки, діаграми, таблиці (наприклад, ті, що використовуються в плановій та обліковій документації). Проте таблиця може бути й формою подачі тексту: в особовому листку з обліку кадрів частина однотипної текстової інформації подається у формі таблиці.

У текстовому компоненті (тексті) стисло, вичерпно й переконливо розкривається суть конкретної справи. Він є основною складовою частиною документа. Його підготовка це найважливіший етап у створенні документа, тому що правильно побудований текст, вдалі формулювання визначають ефективність впливу документа на читача.

Крім основного тексту, документ (наприклад, звіт) може містити примітки, додатки, покажчики, бібліографію тощо. Сукупність реквізитів документа і його змістово-композиційна схема утворюють форму документа. Вибір форми документа залежить від характеру ситуації та мети спілкування. Наприклад, у разі потреби звернутися з проханням про щось до певної організації (її керівництва) використовують заяву, а за необхідності передати повноваження виконувати якісь дії (одержати заробітну плату, поштовий переказ тощо) іншій особі складають доручення.

При підготовці документа слід дотримуватися текстових норм (правила побудови певних видів і частин тексту) офіційно-ділового стилю, які регламентують побудову тексту і його частин, регулюють структуру змісту і послідовність його розгортання відповідно до схеми певного виду документа, тобто визначають змістову і формальну організацію тексту документа. Дія текстових норм визначається специфікою документа.

Структура тексту документа

Структура тексту це форма існування його змісту. Форма тексту документа призначена полегшити сприйняття змісту і спростити роботу з ним, тому більшість документів має стандартизовану структуру. Оскільки документи жанрово різнорідні, то й структура їх неоднотипна.

За рівнем стандартизації документи поділяють на дві групи: документи з високим рівнем стандартизації і документи з низьким рівнем стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за уніфікованими зразками з використанням бланків. Тексти таких документів або типізовані (узагальнений зразок, за яким будуються нові тексти аналогічного змісту, що відповідають типовим ситуаціям), або трафаретизовані (перетворені на бланки, де дослівно відтворюється постійна інформація, а змінна вноситься при подальшому заповненні). Процес укладання таких документів зводиться до вибору відповідної стандартної форми і заповнення формуляра за існуючими зразками.

Тексти документів з низьким рівнем стандартизації мають відносно сталу зовнішню структуру, однак лексичне і синтаксичне наповнення її залежить від конкретних ситуацій (доручення, автобіографія, довідка, протокол тощо). У текстах таких документів зміст розгортається послідовно, тому в їх структурі обов'язкові логічні елементи: вступ, основна частина, закінчення.

Призначення вступу ознайомити адресата з предметом повідомлення, підготувати його до сприйняття інформації або зацікавити (якщо це, наприклад, діловий лист). Тому ця частина може містити обґрунтування важливості теми, якій присвячений документ, його мету і завдання, посилання на розпорядчі документи вищих органів або організацій, що зумовили оформлення документа, а також аналіз соціальної ситуації або умов написання цього документа. У розпорядчих документах (постановах, рішеннях, наказах та ін.) вступом є констатувальна частина, в якій розкривається суть питання і пояснюються причини появи документа (наявність цієї частини не обов'язкова).

В основній частині послідовно розкривається суть проблеми, наводяться докази дедуктивно (від загального до часткового) або індуктивно (від фактів до узагальнень).

У закінченні, залежно від виду документа, може подаватися підсумкова інформація, рекомендації, рішення, пропозиції, прохання тощо.

Така структура тексту є загальною і варіюється з огляду на вид документа та мету його створення. Іноді якось частина може бути упущена.

Існує кілька варіантів розташування частин тексту: вступ, основна частина, висновки; вступ, висновки, основна частина; висновки, вступ, основна частина.

Перший варіант рекомендується використовувати у тому разі, коли адресат може не погодитися з висновками або не зможе їх зрозуміти, не прочитавши весь текст. Другий і третій варіанти варто використовувати за умови, коли текст документа містить тільки хороші новини; адресат достатньо поінформований, щоб зрозуміти висновки без прочитання інших частин; у висновках стисло подається найважливіша інформація, яка деталізована в основній частині.

У межах кожної частини текст членується на абзаци частини, що виокремлюються відступами вправо на п'ять знаків від початку першого рядка.

Абзац (нім. Absatz  уступ)  графічне виділення групи речень, об'єднаних тісними смисловими і граматичними зв'язками, що називається складним синтаксичним цілим.

Абзацне членування робить зрозумілою композиційно-синтаксичну структуру тексту, полегшує сприйняття повідомлення, оскільки читання супроводжується паузами, які вказують на тематичні переходи, розстановку акцентів. Відсутність абзаців ускладнює сприйняття тексту, що призводить до втрати інтересу і згасання уваги. Отже, абзацне членування покликане виділяти особливо важливі частини тексту. Для чіткості структури абзаци і більші частини тексту можуть бути доповнені нумерацією, що теж відображає послідовність викладу. У справочинстві використовують дві системи нумерації: буквено-цифрову (традиційну) і цифрову. Перша полягає у використанні різних графічних знаків цифр (римських, арабських) і літер. Розрізнювальні функції виконують також розділові знаки після цифр і літер (крапка, дужка).

Великий за обсягом текст ділять на розділи, підрозділи, глави, параграфи тощо. Кожен з елементів має тематичну цілісність і завершеність. Виділення частин здійснюють за принципом логічної організації мовлення. Найбільші частини тексту документа нумерують римськими цифрами. Структурні частини наступного порядку позначаються арабськими цифрами з крапкою. Після них перше слово наступного речення починається з великої літери: 7. Угода вступає в силу з моменту підписання її обома сторонами. Менші підрозділи позначають арабськими цифрами з дужкою, після якої крапки не ставлять, а наступне слово пишуть з малої літери: 6) використання виготовленої продукції здійснюється... Найменші структурні частини нумерують малими літерами українського алфавіту з дужкою після них: б) у разі порушення проміжних термінів, якщо таке порушення ставить під загрозу дотримання остаточного терміну виконання Договору.

Цифрова система нумерації передбачає використання тільки арабських цифр, після яких ставляться крапки, а перше слово наступного речення починається з великої літери: 9.5. Угода складена на чотирьох сторінках у двох примірниках, які мають однакову юридичну силу і зберігаються в її учасників. Номери великих за обсягом частин тексту або загальних за змістом складаються з однієї цифри. Другий ступінь поділу складається з двох цифр номера розділу і порядкового номера підрозділу, між якими ставлять крапку. У кінці номера підрозділу також ставиться крапка (4.1.; 4.2.; 4.3. і т. д.). Пункти нумерують у межах кожного підрозділу. Номер пункту складається з порядкових номерів розділу, підрозділу, пункту, між якими ставлять крапку. У кінці номера повинна стояти крапка (4.1.1.; 4.1.2.; 4.1.3. і т. д.). Підпункти нумерують у межах кожного пункту за такими ж правилами, як пункти. Цифрова система нумерації особливо зручна у разі машинного оброблення інформації.

Корисні поради

Перш ніж складати документ, продумайте його структуру, яка має відповідати законам логіки. Пам'ятайте, що вдале розміщення матеріалу, обсяг і характер інформації надають більшої переконливості документу.

Виклад змісту документа повинен бути послідовним і несуперечливим.

Цілісний абзац має містити тільки одну головну думку, яка зазвичай виражається тематичним реченням абзацу. Це речення повинне знаходитися або на початку, або в кінці абзацу. Нумерація рубрик можлива тоді, коли є хоч би два однорідні елементи перерахування.

Однотипні засоби нумерації застосовують тільки до однорідних частин тексту.

Оформлення документів

Документи складаються на основі єдиних стандартів і правил. Результатами уніфікації є стандартизовані формати і формуляри-зразки (макети розміщення реквізитів в однотипних документах), а також сталі синтаксичні конструкції.

Елементами уніфікації документа є:

а)  формат розмір аркуша паперу, на якому розміщується документ. Стандартним форматом для більшості ділових паперів є А4 (297x210 мм) та А5 (146x210 мм);

б) бланк друкована стандартна форма документа з відтвореною постійною інформацією та відведеним місцем для заповнення конкретними даними;

в)  формуляр-зразок модель документа, на якій позначені місця для розміщення кожного реквізиту чи групи реквізитів, що сприяє швидкому пошуку потрібних елементів інформації;

г) шаблон (трафарет) документа типова структура документа, в яку включені стандартні елементи оформлення;

ґ) реквізити обов'язкові вихідні дані документа.

У формулярі-зразку усталеними є такі реквізити:

державний герб;

логотип;

зображення державних винагород;

код підприємства, установи, організації;

код форми документа;

назва міністерства або відомства (вищої організації або засновника);

повна назва установи, організації або підприємства автора документа;

назва структурного підрозділу;

індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, адреса електронної пошти (E-mail), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку;

назва виду документа;

дата;

індекс;

посилання на індекс та дату вхідного документа;

місце складання або видання;

гриф обмеження доступу до документа;

адресат;

гриф затвердження;

резолюція;

заголовок до тексту;

відмітка про контроль;

текст;

відмітка про наявність додатка;

підпис;

гриф узгодження;

візи;

печатка;

відмітка про засвідчення копій;

прізвище виконавця та номер його телефону;

відмітка про виконання документа й направлення його до справи;

відмітка про наявність електронного варіанту;

відмітка про надходження.

Набір реквізитів, як і вигляд бланка, залежить від виду документа. Кожен з названих реквізитів розташовується у чітко визначеному місці за встановленими правилами оформлення й має певне призначення. Існують два варіанти розташування реквізитів — кутовий і повздовжній.

                          

                               Правила набору текстів

Щоб правильно оформляти документи, важливо враховувати численні типографські традиції, які утвердилися задовго до появи комп'ютерів. Однією з технічних помилок в документах є неправильне використання пробілів. Пробіл слід робити:

  1.  після, а не до коми, крапки, крапки з комою, двокрапки, тире, знака оклику, знака питання, три крапки, а також дужки, яка закриває, і «лапок», що закривають;
  2.  до, а не після дужки, яка відкриває, «лапок», що відкривають, і крапок на початку речення;
  3.  до і після довгого тире.

Не ставиться пробіл між дужкою чи «лапками» та будь-яким іншим розділовим знаком, крім довгого тире.

Нерозривний пробіл (Ctrl+Shift+пробіл) ставиться:

  1.  між ініціалами та прізвищем;
  2.  після географічних скорочень (м. Київ);
  3.  між знаками номера (№) і параграфа та числами, які до них належать;
  4.  всередині скорочення і т. д., і т. ін.;
  5.  між внутрішньотекстовими пунктами й інформацією, яка йде після них (наприклад, 1) підручник із морфології; а) між підметом і присудком);
  6.  між числами і одиницями виміру, які до них належать (наприклад, 20 кг), а також це стосується і дат (наприклад, XX ст., 2002 p.);
  7.  перед довгим тире в середині речення (цей розділовий знак відділяється пробілами з обох боків — нерозривним ліворуч і звичайним праворуч);

— між класами багатозначних чисел, починаючи з п'ятизначних;

— після однобуквених прийменників та сполучників, особливо на початку речення чи в заголовку.

Отже, оформляючи будь-який документ, необхідно суворо дотримуватися правил «Українського правопису» та чинних державних стандартів, в яких закріплено систему вимог до стилю українських нормативних документів. Слід пам'ятати, що грамотна мова документів засвідчує загальну культуру як окремого мовця, так і організації, яку він представляє, а також сприяє ефективній діловій комунікації.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

32572. Тенденции развития ТСА 29.04 KB
  Увеличение функциональных возможностей ТСА: – в функции управлении от простейшего пуска останова и автоматического реверса к цикловому и числовому программному и адаптивному управлению; – в функции сигнализации от простейших лампочек до текстовых и графических дисплеев; – в функции диагностики от индикации обрыва цепи до программного тестирования всей системы автоматики; – в функции связи с другими системами от проводной связи до сетевых промышленных средств.
32573. Классификация ТСА по функциональному назначению в САУ 51.78 KB
  Классификация ТСА по функциональному назначению в САУ: СУ – система управления; ОУ – объект управления; КС – каналы связи; ЗУ – задающие устройства; УПИ – устройства переработки информации; УсПУ – усилительнопреобразовательные устройства; УОИ – устройства отображения информации; ИМ – исполнительные механизмы; РО – рабочие органы; КУ – контрольные устройства; Д – датчики; ВП – вторичные преобразователи.
32574. Основные принципы построения ТСА 15.47 KB
  Удовлетворение потребностей столь различных по качеству и сложности СУ в средствах автоматизации при их индивидуальной разработке и изготовлении сделало бы проблему автоматизации необозримой а номенклатуру приборов и устройств автоматики практически беспредельной. [24] В конце 50х годов в СССР была сформулирована проблема создания единой для всей страны Государственной Системы промышленных Приборов и средств автоматизации ГСП – представляющей рационально организованную совокупность приборов и устройств удовлетворяющих принципам типизации...
32575. Государственная система промышленных приборов и средств автоматизации (ГСП) 14.22 KB
  ГСП имеет единые параметры входных и выходных сигналов а также унифицированные габаритные присоединительные размеры. По принадлежности к ГСП приборы и устройства подразделяются на три группы: системные отвечающие всем без исключения требованиям ГСП; локального применения по назначению техническим и эксплуатационным характеристикам и конструктивным особенностям отвечающие требованиям ГСП но не предназначенные для совместной работы в системах автоматического контроля регулирования и управления с другими изделиями ГСП и не...
32577. Пять уровней управления современным предприятием 26.67 KB
  На уровне MES – Mnufcturing Execution Systems системы исполнения производством – задачи управления качеством продукции планирования и контроля последовательности операций технологического процесса управления производственными и людскими ресурсами в рамках технологического процесса технического обслуживания производственного оборудования. Эти два уровня относятся к задачам АСУП автоматизированным системам управления предприятием и технические средства с помощью которых эти задачи реализуются – это офисные персональные компьютеры ПК...
32578. Конструктивно-технологическая структура ГСП 33.99 KB
  Структура ГСП УКТС унифицированный комплекс технических средств – это совокупность разных типов технических изделий предназначенных для выполнения различных функций но построенных на основе одного принципа действия и имеющие одинаковые конструктивные элементы. АКТС агрегатный комплекс технических средств – это совокупность различных типов технических изделий и приборов взаимосвязанных между собой по функциональному назначению конструктивному исполнению виду питания уровню входных выходных сигналов...
32579. Система стандартов ГСП 38.12 KB
  Для примера рассмотрим более подробно информационную совместимость ТСА по уровням входных/выходных унифицированных сигналов, т.е. сигналов дистанционной передачи информации с унифицированными параметрами, обеспечивающими информационное сопряжение (интерфейс) между различными приборами, блоками и системами АСУ ТП
32580. Энергетическая совместимость ТСА 14.41 KB
  В пневмоавтоматике это следующие значения давления сжатого воздуха: Pпит 400 кПа – высокий уровень; Pпит=150 кПа – средний уровень; Pпит 10 кПа – низкий уровень.