ID: 6217

Название работы: Формирование и хранение дел в делопроизводстве

Категория: Реферат

Предметная область: Архивоведение и делопроизводство

Описание: Формирование и хранение дел в делопроизводстве Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Порядок формирования и оформления дел должен быть изло...

Язык: Русский

Дата добавления: 2012-12-30

Размер файла: 61.5 KB

Работу скачали: 84 чел.

Формирование и хранение дел в делопроизводстве

Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Порядок формирования и оформления дел должен быть изложен в инструкции по делопроизводству предприятия с учетом специфики отдельных категорий дел. Контроль за правильностью оформления дела и методическое руководство осуществляет ведомственный архив.

Правила формирования дела:

•  В дело помещаются только исполненные документы, работы над которыми завершена. Запрещается подшивать в дело неисполненные и подлежащие возврату документы
•  В дело подшиваются только подлинники и заверенные документы (как правило, подшивается один экземпляр документа). Черновики и размноженные копии в дело помещать запрещается (за исключением копий особо ценных документов и копии, дополняющие содержание основных документов
•  В дело включают один экземпляр документа
•  Документы с разными сроками хранения формируются в отдельные дела. В случае, если дело посвящено одному вопросу, возможно помещение документов с разными сроками хранения); если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делают запись в графе номенклатуры «примечание»
•  В дело группируют, как правило, документы одного года (исключение составляют «переходящие» дела в судопроизводстве, личные дела, учебная документация за учебный год)
•  Документы подшиваются в дело со всеми дополнительными материалами и приложениями; в случае, если приложение большое, его формируют в самостоятельные дела
•  Документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности
•  Документы по личному составу (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников
•  Докуметы разных видов формируются отдельно друг от друга (коммерческие договоры и трудовые контракты, документы с грифом «ДСП» и конфиденциальные документы, учредительные и ОРД и проч.  
•  Для личных дел и дел, содержащих ценные документы, составляется внутренняя опись:

Внутренняя опись

                                        1

                     документов дела N ---

N п.п.	Индекс документа	Дата    документа	Заголовок документа	Номера листов ед. хр.	Примечание
1	2	3	4	5	6
1.	02-04	13.07.2005	Личный листок по     учету кадров	1 - 2
2.	02-04	13.07.2005	Автобиография	3
3.	02-06	13.07.2005	Заявление о приеме   на работу	4
4.	02-05	13.07.2005	Трудовой договор	5 - 9
5.	02-04	14.07.2005	Копия приказа о      приеме на работу	10
6.	02-07	14.08.2006	Заявление об         увольнении	11
7.	02-04	14.08.2006	Приказ об увольнении	12

   Итого 7 (семь) документов.

   Количество листов внутренней описи 1 (один).

   Главный специалист отдела кадров

   ОАО "Созвездие"                                  И.Н. Морозова

   15.08.2006

•  Если в процессе деятельности предприятия составляются единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку с заголовком: «документы по различным вопросам за данный период» и составляют внутреннюю опись дела
•  Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления и утверждения. (К примеру, отчет за 2004 год составлен в начале 2005 года, но помещается в дело 2004 года. Планы, рассчитанные на несколько лет, помещаются в дело первого года).
•  Дела могут формироваться централизованно ( в службе делопроизводства, секретариате), или децентрализовано. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом предприятия.

Формирование дел с перепиской:

•  При формировании дел с перепиской определяющим фактором является ее объем. При небольшом объеме заводится одно дело, содержащее как входящие, так и исходящие письма, при большом объеме ее разъединяют. Если число предприятий, с которыми поддерживается переписка, стабильно, то в одном деле будут находиться различные виды документов (контракты, факсы, письма), относящиеся к одной организации.
•  Переписку систематизируют в хронологической последовательности

Документы в личных делах размещают в следующей последовательности:

1.  внутренняя опись документов, хранящихся в личном деле
2.  заявление, или лист приема на работу (вместо них могут быть направление, представление)
3.  анкета или личный листок по учету кадров
4.  автобиография документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении, иди копии выписок
5.  документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел /( справки о состоянии здоровья, с места жительства и проч.)

Оперативное хранение дел:

Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи их на архивное хранение. Во время оперативного хранения дела могут выдаваться для временной работы сотрудникам предприятия и сторонним организациям. Сотрудникам предприятия дела выдаются по указанию руководителя структурного подразделения. При выдаче дел сотрудникам с них берется расписка, дела выдаются сотрудникам вво временное пользование на срок до одного месяца. На дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят карту-заместитель дела. Она содержит следующие данные: номер дела, дату его выдачи, фФИО того, кому выдано дело, название структурного подразделения, подпись исполнителя, срок возврата, отметку о возврате и примечание.

Сторонним организациям дела выдаются по письменному запросу и указанию руководителю предприятия- владельца документов. В карте-заместителе в этом случае указывают дополнительное наименование организации, запрашивающей документы, и составляют акт приема-передачи дела.

За сохранность документов несут ответственность руководителя структурных подразделений и работники службы ДОУ.

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕНННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Сущность экспертизы ценности  заключается в определении значимости документов с точки зорения практического, экономического, социально-культурного и другого значения.

Экспертиза ценности рпоходит в несколько этапов: 1)-этап – устанавливается срок хранения документа при составлении номенклатуры дел; 2второй этап – когда документ вышел из оперативной работы и ведется подготовка документов к долительному хранению или сдаче в архив учреждения, а на третьем этапе проводится уточнение ценности документов.

Для организации и проведения экспертизы по определению сроков хранения документов, либо к уничтожению создается экспертная комиссия. Ее состав определяется приказом руководителя, как правило он должен включать в себя не менее 3 человек, имеющих большой опыт работы. Примерный состав комиссии может включать в себя:

1.  ведущего специалиста (юриста, работника службы делопроизводства, отдела кадров, архива)
   1.  главного бухгалтера организации
   2.  секретаря-референта

экспертная комиссия является совещательным органом. Ее решения по хранению и уничтожению документов протоколируются и вступают в силу после утверждения руководителем предприятия.

Функции экспертной комиссии:

•  Рассмотрение годовых томов дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по л/с
•  Составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению
•  Решение вопросов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения
•  Решение вопросов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение
•  Решение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения
•  Подготовка и внесение на рассмотрении экспертной комиссии предложений об установлении и изменении сроков хранения документов
•  Рассмотрение перечней документов, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству и проч.

По результатам работы экспертной комиссии документы можно подразделить на следующие группы:

1)документы постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный архив

2)документы, передаваемые на длительное хранение в архив сроком свыше 10 лет

3) документы временного хранения сроком до 10 лет включительно

4)документы, подлежащие уничтожению (с истекшим сроком хранения и утратившие свое практическое значение)

5) срок ДМН – означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документов определяет предприятие, исходя из практической ценности документации, при этом он не может быть меньше одного года

в архив передаются следующие документы:

•  Устав, учредительный договор, решение о создании общества
•  Свидетельство о государственной регистрации
•  Документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на балансе предприятия
•  Положение о филиалах или представительствах общества
•  Годовые финансовые отчеты
•  Документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления
•  Протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов (правления, дирекции)
•  Списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций
•  Акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального и финансового контроля
•  Внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом
•  Документы по личному составу предприятия

Кроме того, в архив передаются годовые отчеты предприятия, бизнес-планы, приказы руководителя по основной деятельности.

Сроки хранения документов:

•  Документы по личному составу личные карточки, личные дела – до 75 лет (75 лет с отметкой ЭПК)
•  Личные документы руководителей постоянно
•  Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, баоансов) – 5 лет, и на архивное хранение не передаются. ЗАПРЩАЕТСЯ выделять к уничтожению документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.
•  Переписка – 3 года, на архивное хранение не передается (исключение составляют очень важные для работников письма)
•  При проставлении сроков хранения учитываются только  годы, конкретная дата значения не имеет. (контракты за 2000 г. Со сроком хранения в 5 лет включаются в акт на уничтожение не раньше 1 января 2006.

Критерии ценности документов:

1.  Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы. Ценность комплексов документов, создаваемых на организациях и предприятиях определяется значимостью учреждения
2.  значимость содержания документов- обычно документы, созданные в организациях, делят на две группы – документы по основной деятельности и вспомогательные (последних много, но срок их хранения невелик – 1,3,5 лет)
3.  время и место образования документов- эти критерии взаимосвязаны
4.  подлинность и копийность документов – (копии ценны, когда утрачен оригинал, при этом копия должна быть заверена)
5.  юридическая сила документа
6.  физическое состояние
7.  особенности документа (языковые, художественные)