6536

Связь ACCESS С WORD И EXCEL. Создание писем, конвертов и наклеек

Конспект урока

Информатика, кибернетика и программирование

Связь ACCESS С WORD И EXCEL. Создание писем, конвертов и наклеек Предполагаем освоение следующих вопросов: Взаимодействие базы данных Access с текстовым процессором Word: создание писем, почтовых конвертов и наклеек посредством слияния базы да...

Русский

2013-01-05

102.5 KB

60 чел.

Связь ACCESS С WORD И EXCEL. Создание писем, конвертов и наклеек

Предполагаем освоение следующих вопросов:

  1.  Взаимодействие базы данных Access с текстовым процессором Word: создание писем, почтовых конвертов и наклеек посредством слияния базы данных и текстового процессора.
  2.  Взаимодействие текстового процессора Word и табличного процессора Excel: экспорт таблицы из Excel в Word.
  3.  Взаимодействие базы данных Access с табличным процессором Excel: экспорт таблиц и запросов из Access в электронную таблицу Excel.

ВАРИАНТ ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЙ

  1.  Создание базы данных и таблицы в ней

ЗАДАНИЕ 1. Создать в своей папке базу данных Фирмы. Спроектировать в созданной БД Фирмы таблицу Информация о фирмах следующей структуры:

Таблица Информация о фирмах

Предприятие

клиент

Индекс

Город

Улица

Дом

Телефон

Факс

Сохранить спроектированную структуру таблицы под именем (введения, не задавая ключевого поля. Заполнить в таблице Сведения пять записей с произвольными данными.

  1.  Создание таблицы в табличном процессоре Excel.

Задание 2. В табличном процессоре Ехсеl создать электронную таблицу Сведения о товарах.

Таблица Сведения о товарах.

Наименование

Модель

Прежняя цена, $

Скидка, %

Настоящая цена ,$

принтер

Hp laser Jet 1100

250

15

?

принтер

Epson ActionLaser 1100

160

10

?

….

….

Заполнить в спроектированной таблице пять записей. Произвести вычисления в столбце Настоящая цена,$ по формуле ГрЗ-ГрЗ*Гр4/100 .Сохранить созданную таблицу в своей папке под именем Товары.

  1.  Подготовка шаблона в текстовом процессоре Word

ЗАДАНИЕ 3. Подготовить в текстовом процессоре Word следующий документ:

ВЕНИТА СИСТЕМ

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

220029 Беларусь, г. Минск, ул. Куйбышева, 35, п. 214

Р/с № 3012013513515 в ЗАО «РРБ-Банк» г. Минск, код 110

телефон/факс: (017) 288-14-74.

УНН 190006108 ОКПО 37606128

(Предприятие)

(индекс)

(город)

(Улица, дом)

(клиент)

(телефон)

(факс)

ООО «ВЕНИТА СИСТЕМ» основано 20 сентября 1999 года и действует в соответствии с законом РБ, имеет сертификат № 3/2200-2 Белорусской Торгово-Промышленной Палаты на услугу по техническому обслуживанию и ремонту вычислительной технике, конторских машин и относящегося к ним оборудования (ремонтно-профилактические работы по восстановлению картриджей для принтеров и других печатающих устройств). ООО «Венита Систем» имеет стабильное финансовое положение, не было признано судом экономически   несостоятельным или банкротом, не находится на  любом этапе рассмотрения дела об экономической несостоятельности или банкротства, или на стадии прекращения деятельности предприятия (ликвидации или реорганизации) согласно действующему законодательству РБ, не имеет долгов по отношению к физическим и юридическим лицам. ООО «Венита Систем» не выступало в качестве ответчика по судебным разбирательствам.

ООО «Венита Систем» является авторизованным реселлером по малой офисной технике XEROX, что подтверждено сертификатом.

ООО «Венита Систем» обращает Ваше внимание на то, что стоимость услуг по восстановлению картриджей с сентября 2003 года не изменялась.

ООО «Венита Систем» по восстановлению и продаже оригинальных, совместимых картриджей для всех типов принтеров и копировальной техники.

В частности, мы предлагаем Вам следующие модели, имеющиеся в наличии:

(таблица Товары)

Уважаемый господин (клиетн), при обращении к нам необходимо иметь следующие документы:

1)При проведении профилактического восстановления картриджей без замены комплектующих:

а) заполненный бланк реквизитов Вашей организации (бланк прилагается), (при первом обращении)

б) гарантийное письмо на имя директора ООО «Венита Система» Арабея А.П.

2) При проведении полного восстановления картриджей с заменой комплектующих:

а) заполненный бланк реквизитов Вашей организации (бланк прилагается), (при первом обращении)

б) гарантийное письмо на имя директора ООО «Венита Система» Арабея А.П.

3) При покупке картриджей ООО «Венита Систем», а также оригинальных картриджей от других производителей:

а) заполненный бланк реквизитов Вашей организации (бланк прилагается), (при первом обращении)

б) доверенность или печать Вашей организации

в)платёжное поручение или копия платежного поручения Обращаться к менеджеру ООО «Венита Систем» ЖАМЕИКО ТАТЬЯНА тел. 8 (017)2881596, 8 (017) 2391729.моб. 7541978

С уважением Сафронов С.С.

Главный менеджер

Для оформления письма использовать визуальные эффекты. Сохранить созданный документ в своей папке под именем Письмо.

То, что находится в скобках, набирать не следует. Вместо этих слов затем при слиянии будет вставлено значение соответствующего поля из таблицы.

  1.  Слияние документа WORD c табличным процессором и базой данных

ЗАДАНИЕ 4. Размножить созданное письмо для отправления фирмам указанным в таблице Информация о фирмах, вставив на места скобок таблицу Сведения о товарах из табличного процессора Excel и соответствующие поля из базы данных Информация. Сохранить полученное письмо в своей папке под именем Письмо для всех.

Рекомендации по выполнению

  1.  Откройте текстовый документ Письмо.
  2.  Вставьте в нужное место документа таблицу Товары из табличного процессора. Для этого:
  •  откройте эту таблицу;
  •  выделите ее и скопируйте в буфер обмена;
  •  откройте текстовый документ Письмо и установите курсор в тс место документа, куда следует добавить таблицу;
  •  для вставки таблицы из буфера обмена выполните команду Правка /Специальная вставка. В открывшемся окне Специальная вставка выберите Лист Microsoft Excel и нажмите кнопку [Ok].

3. Начните процесс слияния Word с Access, т.е. добавьте в текст письма нужные поля из базы данных Фирмы, выполнив команду Сервис /Слияние...

  1.  Укажите, что вы намерены создать документы на бланке. Для этого в появившемся окне Слияние нажмите кнопку [Создать], а в появившемся меню выберите пункт Документы на бланке....
  2.  Укажите, что вам надо создать письма в текущем документе. Для этого в появившемся окне Microsoft Word нажмите кнопку [Активное окно].
  3.  Выберите источник, из которого вы будете выбирать данные для писем, то есть вам надо открыть базу данных, в которой находятся нужные поля. Для этого выполните следующие действия:
  •  нажмите кнопку [Получить данные] в окне Слияние;
  •  в появившемся меню выберите пункт Открыть источник данных…
  •  укажите, где находится файл базы данных Фирмы. Для этого в окне Открытие источника данных в строке Тип файлов выберите Базы данных MS Access. Далее в списке файлов выделите базу данных Фирмы и нажмите кнопку [Открыть];
  •  в появившемся окне Microsoft Access перейдите на вкладку Таблицы, выделите таблицу Сведения и нажмите кнопку [Ok].
  1.  Вернитесь в основной документ. Для этого в окне Microsoft Word нажмите кнопку [Правка основного документа],
  2.  Добавьте значение поля Фирма в текст письма. Для этого:
  •  находясь в тексте письма, установите курсор в то место, куда надо вставить название фирмы (из поля Фирма базы данных Фирмы),
  •  на панели Слияние нажмите кнопку [Добавить поле слияния];

Если нет панели Слияние, то добавьте ее, выполнив команду Вид/ Панель инструментов/Слияние

  •  в появившемся меню выберите поле Фирма.
  1.  Аналогично добавьте в текст письма остальные поля, а именно: Индекс Город Улица, Дом, Телефон, Факс, Клиент, разместив их согласно документу.
  2.  Для слияния полей в документ на панели инструментов нажмите кнопку [Слияние в новый документ].
  3.  Сохраните созданные письма под именем Письма для всех.
  4.  Подготовьте 10 писем.

  1.  Создание конвертов и наклеек

ЗАДАНИЕ 5. Подготовить в текстовом процессоре Word конверты для отправки писем получателям, указанным в таблице 1. Сохранить данный документ в своей папке под именем Конверты_всем.

Рекомендации по выполнению

  1.  Создайте новый текстовый документ, выполнив команду Файл/Создать. В появившемся окне Создание документа на вкладке Общие выберите Обычный и нажмите кнопку [Ok]
  2.  Для указания адреса отправителя проделайте следующие действия:
    •  Выполните команду Сервис/Параметры…
    •  В появившемся окне Параметры перейдите на вкладку Пользователь, где в окне Почтовый адрес наберите адрес отправителя писем в следующем виде:

ФИО

Улица, дом, квартира

Индекс, город
Страна

  •  Закройте окно Параметры, нажав кнопку [Ok]
  1.  Начните процесс создания конвертов, выполнив команду Сервис/Слияние. В окне Слияние нажмите кнопку [Создать]. В появившемся меню выберите пункт Конверты… .
  2.  Укажите, что вы будете создавать конверты в текущем документе. Для этого в окне Microsoft Word нажмите кнопку [Активное окно ].
  3.  Для выбора полей из баз данных в окне Слияние нажмите кнопку [Получить данные]. В открывшемся меню выберите пункт Открыть источник данных…
  4.  В окне Открытие источника данных укажите, где находится файл базы данных Фирмы. Для этого:
    •  В строке Тип файлов выберите Базы данных MS Access
    •  Выделите базу данных Фирмы
    •  Нажмите кнопку Открыть
  5.  В появившемся окне Microsoft Access перейдите на вкладку Таблицы, выделите таблицу Сведения, из которой будут выбираться данные, и нажмите кнопку [Ok]
  6.  Вернитесь в основной документ. Для этого в окне  Microsoft Word нажмите кнопку [Настройка основного документа].
  7.  Откроется окно Параметры конверта, в котором выберите размер конверта, шрифт для адреса получателя и шрифт для адреса отправителя. Нажмите кнопку [Ok]
  8.  Сформируйте адрес получателя. Для этого:
  •  В окне Адрес нажмите кнопку Вставить поле слияния
  •  В появившемся меню выберите поле Фирма и нажмите кнопку [Enter]
  •  Аналогично добавьте остальные необходимые поля: Улица, Дом, Индекс, Город
  •  Закройте окно Адрес, нажав в нём кнопку [Ok], и окно Слияние, нажав в нём кнопку [Закрыть].
  1.  Для слияния полей в документ на панели инструментов нажмите кнопку[Слияние в новый документ].
  2.  Сохраните созданный текст под именем Конверты.
  3.  Подготовьте 10 конвертов.

ЗАДАНИЕ 6. Подготовить в текстовом процессоре Word наклейки на визитные карточки для фирм, указанных в таблице. Сохранить документ в своей папке под именем Наклейки.

Рекомендации по выполнению

  1.  Создайте новый текстовый документ, выполнив команду Файл / Создать. В появившемся окне Создание документа на вкладке Общие выберите Обычный и нажмите кнопку [Ok].
  2.  Для создания наклеек выполните команду Сервис / Слияние.
  3.  В окне Слияние нажмите кнопку Создать. В появившемся меню выберите пункт Наклейки....
  4.  Для создания наклеек в текущем документе в окне Microsoft Word нажмите кнопку [Активное окно].
  5.  Для выбора полей из базы данных в окне Слияние нажмите кнопку [Получить данные]. В открывшемся меню выберите пункт Открыть источник данных....
  6.  В окне Открытие источника данных укажите, где находится файл базы данных Фирмы. Для этого:
  •  в строке Тип файлов выберите Базы данных Microsoft Access;
  •  выделите базу данных Фирмы,
  •  нажмите кнопку [Открыть].
  1.  В появившемся окне Microsoft Access перейдите на вкладку Таблицы, выделите таблицу Сведения, из которой будут выбираться данные, и нажмите кнопку [Ok].
  2.  Укажите, что вы создаете наклейки для визитных карточек. Для этого в открывшемся окне Параметры наклейки укажите:
  •  параметры печати наклеек (например, принтер - лазерный или струйный, подача бумаги - автоподача);
  •  сорт бумаги (например, Avery (А4 и А5));
  •  тип наклеек (например, L7415 Визитная карточка);
  •   нажмите [Ok],
  1.  Сформируйте бланк визитной карточки. Для этого:
  •  в окне Адрес нажмите кнопку [Вставить поле слияния];
  •  в появившемся меню выберите поле Фирма и нажмите клавишу Enter;
  •  аналогично добавьте остальные нужные поля, а именно: Клиент, Индекс, Город, Улица, Дом, Телефон, Факс,
  •  закройте окно Создание наклеек и окно Слияние, нажав в них поочередно кнопку [Закрыть].
  1.  Для слияния полей документ на панели инструментов нажмите кнопку [Слияние в новый документ].
  2.  Сохраните созданные письма под именем Наклейки. Подготовьте десять наклеек.

  1.  Экспорт таблицы из Access в электронную таблицу Excel

ЗАДАНИЕ 7. Выполнить экспорт таблицы Фирмы из базы данных Информация в электронную таблицу Excel. Полученный документ сохранить в своей папке под именем Экспорт_Фирмы.

Рекомендации по выполнению

  1.  Откройте базу данных Фирмы.
  2.  Выберите ту таблицу, которую вы будете экспортировать в Excel, т.е. в окне базы данных выделите таблицу Сведения, предварительно перейдя на вкладку Таблицы.
  3.  Начните экспорт таблицы, выполнив команду Файл/Сохранить как/экспорт....
  4.  Укажите, что вы будете сохранять таблицу во внешнем файле, выбрав Сохранение объекта: Таблица 'Сведения' во внешнем файле или базе данных и нажмите [Ok].
  5.  Укажите, в какой папке вы будете сохранять экспортированную таблицу, что вы будете экспортировать таблицу в табличный процессор Excel, и задайте имя новой таблицы. Для этого:
  •  в окне Сохранение объекта: Таблица 'Сведения' в... выберите и откройте свою папку;
  •  в строку Имя файла: введите имя новой таблицы Экспорт.,
  •  в строке Тип файла: из раскрывающегося списка выберите Microsoft Excel;
  •  нажмите кнопку [Экспорт].
  1.  Закройте базу данных Фирмы.
  2.  Откройте таблицу Экспорт и отформатируйте ее.
  3.  Сохраните отформатированную таблицу под тем же именем.

ОТЧЕТ ПО РАБОТЕ. Расположить на экране таблицы Фирмы, Услуги, Экспорт_Фирмы, документы Письмо, Письма, Конверты_всем и Визитки каскадом.

ВАРИАНТ ОСНОВНОЙ

ЗАДАНИЕ 1 Создать в своей папке базу данных Информация. Спроектировать в созданную БД Информация таблицу следующей структуры:

Сведения

Фамилия

Имя

Отчество

Город

Индекс

Улица

Дом, кв

телефон

Сохраните таблицу под именем Друзья, не задавая ключевое поле. Заполнить несколько строк с данными.

ЗАДАНИЕ 2 В табличном процессоре MS Excel создать электронную таблицу Справка об услугах, следующей структуры:

Справка об услугах

Наименование услуги

Цена, руб

Скидка, %

Стоимость, руб

Установка ПО

13100

3

Тестирование на вирусы

5600

2

Ремонт сканера

47320

10

Ремонт принтера

49200

5

Тестирование процессора

10230

3

Заполните таблицу данными согласно заданию. Произвести вычисления в столбце Стоимость по формуле Гр2-Гр2*Гр3/100. Сохраните таблицу.

ЗАДАНИЕ 3 Подготовить в MS WORD следующий документ.

Напишите ваш адрес

ФИО

(фамилия)

(имя, отчество)

(Улица, дом,кв)

(индекс, город)

Уважаемый, (имя отчество)!

Как постоянного клиента нашей фирмы мы поздравляем Вас с наступающим рождеством и уведомляем Вас о том, что у нас действуют предрождественские скидки на некоторые виды наших услуг.

(таблица справка об услугах)

Надеемся, что наши предложения заинтересуют Вас.

Желаем Вам счастливого Рождества и Нового года!

С уважением (ваше имя отчество)

Для оформления письма используйте визуальные эффекты. Сохраните созданный документ в своей папке под именем Письмо1.

ЗАДАНИЕ 4 Создайте несколько писем на базе Письмо1, вставляя на место скобок таблицу Справка об услугах из табличного процессора Еxcel и соответствующие поля из базы данных Сведения. Сохраните получившиеся письма в своей папке под именем На отправку.

ЗАДАНИЕ 5 Подготовить в текстовом процессоре Word конверты для отправки писем получателям, указанным в таблице. Сохраните созданный документ в своей папке под именем Конврты_на отправку.

ЗАДАНИЕ 6 Подготовить в текстовом процессоре MS Word наклейки на визитные карточки для лиц из таблицы Сведения. Сохраните созданный документ в своей папке под именем Визитки.

ЗАДАНИЕ 7

ОТЧЕТ ПО РАБОТЕ

Расположить на экране таблицы каскадом.

Задания на дом

1. Язык SQL. Общая характеристика.

2. Основные команды языка SQL и их функции.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

75520. Понятие базы данных, основные определения и понятия 29 KB
  База данных БД именованная совокупность данных отражающая состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области. Система управления базами данных СУБД совокупность языковых и программных средств предназначенных для создания ведения и совместного использования БД многими пользователями. Основными понятиями реляционных баз данных являются тип данных домен атрибут кортеж первичный ключ и отношение.
75521. Особенности построения базы данных, банка данных и СУБД 24 KB
  Современные авторы часто употребляют термины «банк данных» и «база данных» как синонимы, однако в общеотраслевых руководящих материалах по созданию банков данных Государственного комитета по науке и технике...
75522. Трехуровневая модель СУБД предложенная организацией ANSI 114.5 KB
  Трехуровневая модель СУБД предложенная организацией NSI Система управления базами данных СУБД совокупность языковых и программных средств предназначенных для создания ведения и совместного использования БД многими пользователями. Трехуровневая модель системы управления базой данных предложенная АN5I Уровень внешних моделей самый верхний уровень где каждая модель имеет свое видение данных. Концептуальный уровень центральное управляющее звено здесь база данных представлена в наиболее общем виде который объединяет данные...
75523. ИС Project Expert, назначение и основные принципы работы 27 KB
  ИС Project Expert назначение и основные принципы работы В своей деятельности руководитель предприятия постоянно сталкивается с необходимостью определения текущего и будущего положения предприятия на рынке подготовки плана развития оценки возможных альтернатив анализа эффективности принимаемых решений. Процесс планирования развития предприятия в условиях рынка требует применения современных методик и инструментов снижающих временные затраты. В зарубежной литературе имитационные модели описывающие деятельность предприятия в условиях рынка...
75524. Концептуальная модель ИС 1С: Предприятие 23 KB
  Концептуальная модель ИС 1С: Предприятие В основе ИС оперативного анализа данных лежит многомерное концептуальное представление суть которого в выделении из общего объёма информации собственно анализируемых данных фактов и вспомогательных данных измерений. Сюда относятся способы построения структур данных типы связей между данными принципы манипулирования ими формы описания бизнеслогики способы связи данных с интерфейсными объектами разделение функциональности по уровням системы и многое другое. Вся разработка ведется в рамках одной...
75525. Процесс взаимодействия пользователя, СУБД и ОС при обработке запроса на получение данных 32 KB
  Процесс взаимодействия пользователя СУБД и ОС при обработке запроса на получение данных Следующий рисунок иллюстрирует взаимодействие пользователя СУБД и ОС при работке запроса на получение данных. Схема прохождения запроса к БД Пользователь посылает СУБД запрос на получение данных из БД. В случае запрета на доступ к данным СУБД сообщает пользователю об этом стрелка 12 и прекращает дальнейший процесс обработки данных в противном случае СУБД определяет часть концептуальной модели которая затрагивается запросом пользователя стрелка...
75526. Классификация и краткая характеристика моделей данных 172 KB
  Классификация и краткая характеристика моделей данных Одними из основополагающих в концепции баз данных являются обобщенные категории данные и модель данных. Понятие данные в концепции баз данных это набор конкретных значений параметров характеризующих объект условие ситуацию или любые другие факторы. Примеры данных: Петров Николай Степанович 30 и т. Поэтому центральным понятием в области баз данных является понятие модели.
75527. Последовательность действий при разработке проекта в ИС Project Expert 25 KB
  Последовательность действий при разработке проекта в ИС Project Expert Раздел Проект состоит из шести модулей. В этом диалоге отображается информация введенная присоздании проекта в диалоге Новый проект . Информация введенная в диалоге Список продуктов будет использована программой в модулях раздела Операционный план при планировании стратегии производства и сбыта сформированного перечня продуктов услуг проекта а также в модуле Стартовый баланс раздела Компания при описании активов и пассивов действующего предприятия. Текстовое...
75528. Основные требования к организации и формированию БД 26 KB
  Основные требования к организации и формированию БД База данных БД именованная совокупность данных отражающая состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области. К таким требованиям можно отнести...