65777

ИСТОРИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В БЕЛАРУСИ

Конспект

Архивоведение и делопроизводство

В этот период утверждается система органов центрального и местного управления определяется состав документов регламентирующих все стороны государственной и частной жизни. Статуты широко известные в государственных учреждениях разных инстанций послужили образцом для писцов последующих десятилетий и источником грамматических средств...

Русский

2014-08-06

593.5 KB

11 чел.

PAGE  41

ИСТОРИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

В БЕЛАРУСИ

КУАС ЛЕКЦИЙ ДЛЯ СТУДЕНТОВ ОТДЕЛЕНИЯ «АРХИВОВЕДЕНИЕ»,

2-й курс, 4-й семестр

Авторы:

Давыдова Э.Н.,

Рыбаков А.Е.,

Гузилова Г.В.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ВЕЛИКОМ КНЯЖЕСТВЕ ЛИТОВСКОМ

XV - ХVIII вв.

Организация общего делопроизводства

Изменения в организации делопроизводства

На качественно новый уровень делопроизводство и документирование выходит в XV в., когда завершается образование централизованного государства – Великого княжества Литовского – и на протяжении XV-XVI вв. складывается законченная система делопроизводства, получившая в значительной степени законодательное оформление в XVI в. и просуществовавшая без принципиальных изменений на протяжении XVII-XVIII вв. вплоть до ликвидации государственности ВКЛ. В этот период утверждается система органов центрального и местного управления, определяется состав документов, регламентирующих все стороны государственной и частной жизни. На рубеже XIV-XV вв. канцелярия, действовавшая при великом князе Витовте (1392-1430), приобретает характер государственной. Объединение ВКЛ и Польши в Речь Посполитую по акту Люблинской унии 1569 г. не изменило в корне систему делопроизводства и документирования, внеся в нее лишь незначительные новации.

Документирование и делопроизводство в этот период существенно отличаются от предыдущего. В связи с осуществлением внутренней функции государства усиливается документирование законодательной деятельности. Впервые создаются акты кодифицированного права. Первый из них, получивший в исторической литературе название «Судебника Казимира», был утвержден в 1468 г. и представлял собой большой шаг вперед в области документирования законодательства. Рукописный текст этого документа не был поделен на пункты, однако при его публикации в 1826 г. издатели посчитали возможным поделить его на 25 артикулов, что свидетельствует о четкой логической выдержанности текста Судебника.

Свое высшее выражение документирование законодательства нашло в издании трех Статутов ВКЛ – 1529, 1566, 1588 гг. Все три Статута ВКЛ отличает четкая организация текстов, разбитых на разделы и артикулы (статьи). Каждый Статут начинается с реестра (оглавления), облегчающего поиск необходимого артикула. В свою очередь, каждый артикул имеет заглавие, в котором указывается его краткое содержание. Статуты, широко известные в государственных учреждениях разных инстанций, послужили образцом для писцов последующих десятилетий и источником грамматических средств и специальной терминологии при составлении документов.

Новым в организации делопроизводства явилось его законодательное оформление. Законодательные акты XVI в. практически полностью определили процесс делопроизводства в суде и в значительной мере – в других областях государственной и частной жизни. Закон требовал обязательного письменного оформления и регистрации в государственных учреждениях большинства актов частноправового характера, определял порядок регистрации документов и их выдачи частным лицам, устанавливал процедуру рассмотрения «справ» в судах, определял состав документов, выдаваемых и регистрируемых в канцелярии великого князя и на местах.

В рассматриваемое время четко прослеживается тенденция к законодательному закреплению правил удостоверения документов, что явилось следствием широкого распространения фальсифицированных и подложных документов. Так, Статут 1529 г. содержал лишь два артикула, посвященных удостоверению и. оформлению документов, Статут 1566 г. – 10 артикулов и одну статутовую поправку сейма 1578 г., Статут 1588 г. – 28 артикулов. В целях пресечения распространения подлогов закон предписывал все бумаги, выдаваемые в судах и канцеляриях, сопровождать подписью писаря. Законом вводилась ответственность и определялось наказание за фальсификацию печатей и подделку подписей, а также за сбор и хранение оттисков печатей. Законодательство определяло порядок применения государственных и поветовых печатей и правила их хранения.

Возрастание роли документов в государственной и частной жизни и увеличение их количества вызвало потребность в более дешевом носителе текстов документов, что привело к повсеместному переходу на протяжении ХVVI вв. от пергамента к бумаге. Пергамент продолжал использоваться лишь при создании документов большой важности для их лучшей сохранности. Дальнейшее развитие получает техника документирования. В конце XV в. появляется скоропись, которая окончательно вытесняет полууставное письмо в XVI в. Упрощается и совершенствуете графика письма, отпадает использование дублетных букв. Подтверждением усиления значения документирования в этот период, является создание специального курсивного шрифта в книгопечатании, напоминающего скоропись, и использование его для издания законодательных актов — Трибунала обывателям Великого княжества Литовского (1586 г.) и Статута ВКЛ (1588 г.).

С возникновением канцелярии при великом князе создается архив. С конца XV в. появляются копийные книги, составившие Литовскую Метрику — основу государственного архива ВКЛ. В копийные книги вносилась основная масса документов, изготавливавшихся в великокняжеской канцелярии – таким образом осуществлялось страхование документов на случай утери и при выдаче их частным лицам, и создавался архивный фонд. На местах также большое значение уделялось сохранности документов, что выразилось в появлении актовых книг, введенных Статутом 1529 г.

В ХVVI вв. складывается белорусский делонроизводственный язык. В законодательных актах ХVIVII вв. практически полностью отсутствуют церковнославянские грамматические синтаксические средства письма, местные диалектные черты в шасти фонетики и лексики. Статут 1588 г. законодательно закрепил белорусский язык в качестве официального языка дело-эоизводства в ВКЛ. Вместе с тем некоторые документы составлялись на польском и латинском языках. Замена белорусского языка на польский в делопроизводстве была произведена в 1696 г. специальным постановлением сейма (сойма) Речи Посполитой.

Определенную систематичность и структуру приобретает можение текстов документов. В первой части документов обычно указывалась причина (основание), повлекшая составление документа, например, «бил нам чолом», «вжо неоднокрото жалують нам мещане». Во второй излагалось решение по данной роблеме, например: «А про то и тыми разы приказуем...», "И на то дали есьмо тым людем нашим сесь наш лист».

В ХVVI вв. складиваются формуляры-образцы документов. В Главном архиве древних актов (ГАДА) в Польше хранится нига польской канцелярии, содержащая образцы различных экументов – Formularium expeditionum ex cancellaria S. Regiae Maiestatis. Образцы, собранные в этой книге, служили формулами, по которым писались акты. Formularium был составлен из действительно выданных документов и сформировался в основном в годы правления Жигимонта Августа (1548-1572). Лишь немногие документы были включены в Formularium позднее; последний из них датирован 1607 г. Учитывая тесные отношения Польши и ВКЛ, схожесть организации государственного правления, а также на основании анализа текстов документов можно с большой долей уверенности предположить, что подобая книга с образцами форм документов существовала и в канцелярии ВКЛ.

В рассматриваемое время складываются и дальнейшее развитие получают системы специальной документации: дипломатической, учетной, военной и особенно суебной.

Формы документирования и состав документов

Особенность организации государственной власти и управления породила большое многообразие в формах документирования. Большинство документов, создававшихся в ВКЛ, имел общее название «лист», использовавшееся в то время для обе значения практически всех видов документов: законодательных и частноправовых актов, распорядительных документов, направлявшихся из великокняжеской канцелярии в местные органы управления, судебных документов, всевозможных выписок и др. Анализ документов, объединенных этим термином, позволяет сделать вывод о том, что понятие «лист» в то время в целом соответствовало понятию «документ» в сегодняшнем делопроизводстве.

Среди всего количества «листов», создававшихся в центральном государственном аппарате, наибольшее значение имели законодательные акты. Длительное время законы ВКЛ оформлялись в виде великокняжеских привилеев (грамот). Привилеи готовились в государственной канцелярии, после чего редактировались великим князем, переписывались и утверждались приложением государственной печати, а позднее и подписи великого князя.

Среди привилеев XV – первой половины XVI вв. наибольшее значение имели земские (общегосударственные) привилеи. Первый из них был издан в 1447 г. великим князем Казимиром (1440-1492). Со временем сложилась традиция, при которой избрание нового государя сопровождалось изданием привилея, в котором он обещал сохранять порядок, существовавший при его предшественниках, и провозглащал новые вольности и привилегии шляхте. Для всех земских привилеев характерно общепринятое вступление. Обязательным атрибутом текста являлось полное перечисление господарского титула и указание на божественное происхождение великокняжеской власти: «Божью милостью король полский, великий князь литовский, руский, пруский, жомойтский...» и т.д. Исключение составил привилей 1506 г., содержание которого отличалось от других. В нем сохранялась формула «божьей милостью», но одновременно подчеркивалось, что избрание великого князя произошло с согласия и по желанию духовных и светских феодалов, а также других подданных и жителей ВКЛ. Таким образом, в привилеях, и особенно в привилее 1506 г., нашла отражение тенденция ограничения власти великого князя.

Фактически привилей 1506 г. завершил этап документирования законодательства в форме привилеев. Последующие, изданные в 1529, 1547, 1551 и другах годах, в основном подтверждали законность предьщущих и повторяли их. В дальнейшем документирование законодательства шло в форме статутов и сеймовых постановлений.

Первоначальные редакции всех трех Статутов ВКЛ (1529, 1566, 1588 гг.) готовились в великокняжеской канцелярии, после чего выносились на рассмотрение сейма и великого князя, который утверждал их специальными листами-привилеямй. Статут 1588 г. был напечатан и разослан в поветы, «чтобы тем быстрее к известности и употреблению прийти мог». Статут 1588 г. явился основным законом, которым руководствовались жители Бселаруси вплоть до 30-40-х годов XIX в.

Право издавать законодательные акты имели также сеймы ВКЛ (с 1569 г. – Речи Посполитой). Документирование деятельности сеймов нашло отражение в сеймовых постановлениях. Наиболее распространенной название сеймовых постановлений с XVI в. – «ухвалы» («уфалы»), иногда «универсалы». С середины XVI в. встречается название «конституция», которое становится господствующим в ХVIIVIII вв. Постановления сеймов под-разделялись на вечные и временные, а также на общие и для определенных сословий.. Подготовкой законопроектов занималась канцелярия и специально созданные комиссии, учитывая

просьбы и пожелания» высказанные послами сейма, представителями населения городов. Окончательно редактировал проект постановления сейма великий князь (король), после чего происходила конфирмация (утверждение) постановления, выражавшаяся в его подписании и приложении пёчати. С 1569 г. сеймовые постановления подразделялись на три группы: 1) относились ко всей Речи Посполитой; 2) имели силу только для Польши; 3) имели силу только для ВКЛ. Постановление считалось действующим в ВКЛ только тогда, когда об этом в нем имелась специальная оговорка и когда оно объявлялось на поветовых сеймиках и заносилось в специальные актовые книги, ведшиеся в каждом повете.

Земские привилеи, статуты, сеймовые постановления явились основными законодательными актами ВКЛ, однако документирование законодательной деятельности не ограничивалось только этими видами документов.

Кроме земских привилеев, от имени великого князя издавались привилеи областям (землям) и городам, в которых отражался их особый статус и права. Первые областные привилеи были даны Полоцкой и Витебской землям в промежуток времени от 1392 до 1399 гг. Среди других областных привилеев известны следующие: Витебской земле (1503, 1509, 1561), Полоцкой земле (1511, 1547, 1580, 1634), Смоленской земле (1505), Жмудской земле (1492, 1574) и др. Характерной особенностью этих законодательных актсь явилось то, что более поздние привилеи выступали в роли подтверждений выданных ранее документов. В них обязательно дословно переписывались древние тексты первых областных привилеев и указывалось на обязательство центральной власти не нарушать «старины». Благодаря подтверждающим привилеям более позднего времени мы можем судить о содержании первых грамот Витебской и Полоцкой землям.

Законодательное регулирование жизни городов также оформлялось привилеями, среди которых наиболее важны привилеи на Магдебургское право, выдававшиеся городам верховной властью или владельцем города. Первыми законодательными актами на Магдебургское право были великокняжеские привилеи жителям Вильно (1387 г.) и Бсрсстья (1390 г). На протяжении ХVVI dв. привилеи на Магдебургское право были выданы всем крупным городам Беларуси.

Кроме документов законодательпего характера в ВКЛ составлялось и издавалось огромное количество листов, затрагивавших самые разные стороны государственного управления и частной жизни.

К нормативно-распорядительным документам следует отнести господарские «уставы», содержавшие правительственные решения и инструкции по вопросам управления господарскими имениями, корчмами и другими доходными местами. Уставы вырабатывались на совещаниях великого князя и панов-рады, а в случае отсутствия господаря в столице, выдавались без его участия радными панами. Уставы могли иметь земский характер (касались всего Великого княжества), областной (касались управления отдельными землями ВКЛ), волостной (направлялись конкретным представителям государственной администрации на местах).

От имени господаря в канцелярии ВКЛ составлялось и выдавалось также значительное количество документов текущего делопроизводственного характера, в том числе листы-распоряжения местной администрации, квитанции на выдачу «отправ» (т.е. денежных и материальных средств), «листы заставные» (документы о передаче господарских доходных мест в залог), листы арендные, «листы выволаные» (документы, на основании которых определенное лицо лишалось всех гражданских прав и подлежало изгнанию из страны), «листы железные» (документы, устанавливавшие обязательность отсрочки платежа или возврата средита), «листы заручные» (документы, выдававшиеся жителям ВКЛ для обеспечения их личной безопасности) и многие другие. Привилеями великокняжеская власть оформляла земельные пожалования, пожалования должностей, шляхетского звания, освобождение от повинностей, предоставление особых прав и т.д. В господарской канцелярии выдавалось большое количество разрешительных (до середины XVI в.) и утверждающих (конфирмационных) листов на совершение актов, касавшихся имущественных отношений, прав собственности. Из государственной рнцелярии выходило огромное количество судебных документов (мандаты, выроки, декреты и пр.). Широко распространенным явлением была выдача отдельным лицам подтверждающих листов на более ранние пожалования, при зтом в них указывалось содержание первых оригинальных привилеев.

Организация государственной канцелярии

Подготовка всех документов, создававшихся в центральном аппарате управления ВКЛ, а также работа с документами, поступавшими  в центр,  была  возложена на государственную канцелярию – технически-исполнительное учреждение при господаре и панах-раде. Сформировалась она в XIV в. как личная канцелярия великого князя Витовта и находилась в Вильно. С течением времени великокняжеская канцелярия приобрела значение государственного учреждения. Никаких самостоятельных функций в управлении государством и решении судебных дел канцелярия не выполняла, но оказывала большое влияние главным образом на законодательную деятельность в ВКЛ.

Во главе канцелярии стоял канцлер. Он был хранителем большой государственной печати, которой скреплял наиболее важные акты. В обязанности канцлера входило докладывать великому князю и Раде о государственных делах, он вел переговоры с зарубежными странами, хранил копии документов. В связи с расширением делопроизводства в великокняжеской канцелярии и необходимостью постоянного нахождения хранителя печати при дворе государя для утверждения документов, в 1566 г. была введена должность подканцлера (вице-канцлера) – заместителя канцлера, хранителя малой государственной печати, который должен был сопровождать великого князя (короля) во время его отъездов из столицы.

С введением должности подканцлера в структуре канцелярии условно было выделено специальное подразделение, получившее название вице-канцелярии, или меньшей канцелярии (лат. cancellaria minor), в отличие от главной канцелярии (лат. cancellaria major), по-прежнему находившейся в распоряжении канцлера. Делопроизводственная практика, состав  служащих и документация в обеих канцеляриях были идентичны.

Канцлер и подканцлер принимали участие в подготовке проектов законодательных актов и их окончательном редактировании. Это, а также право канцлера и подканцлера на отказ в подписании и утверждении печатью официальных документов, ели они противоречили действующим законам, обеспечили этим служащим весомое положение и влияние в центральном аппарате управления ВКЛ.

Под началом канцлера и подканцлера в канцелярии работали регенты, секретари, писари, дьяки, переводчики («толмачи»).

Наиболее влиятельной фигурой среди этого штата служащих являлся регент, входивший наряду с канцлером и подканцлером в число высших титулованных сановников ВКЛ (дигни-тариев). В его функции входила правка и передача на подпись великокняжеских, канцлерских и подканцлерских документов. Регент выполнял также обязанности нотариуса, а в случае смерти канцлера или подканцлера осуществлял их функции.

Непосредственная организация делопроизводства была возложена на секретарей и писарей. Большой разницы между секретарем и писарем по выполняемым ими обязанностям не было. Секретарство обычно давалось в награду за длительную и верную службу. Секретарю поручались, как правило, наиболее серьезные государственные дела, он почти всегда имел право входа на заседания Рады. Вследствие этого функции секретаря были несколько шире, а служебное положение выше, чем у писаря.

Писари до середины XVI в. делились на русских и латинских; первоначально в их обязанности входило составление и переписывание официальных бумаг. Они не всегда допускались «до таемниц» Рады господарской, а лишь в тех случаях, когда господарь считал это возможным: «водле уподобанья своего». Со временем роль писарей стала более значительной. В XVI в. среди них выделились писари «великие», «скарбовые», «польные». Писари великие участвовали в подготовке проектов правовых актов. Писари скарбовые занимались документацией государственной казны ВКЛ – скарба. Писари польные вели военную документацию, составляли реестры военнослужилой шляхты и др. Эти писари наряду с секретарями обычно принадлежали к числу дигнитариев, имели постоянное место в господарской Раде.

Упоминаются в документах также писари татарские или арабские для переписки с восточными государями и перевода их грамот.

Роль писцов в государственной канцелярии выполняли дьяки. Влияния на государственное управление в ВКЛ они, в отличие от вышеперечисленных должностных лиц, не имели, выполняя чисто технические функции, являлись помощниками писарей и секретарей и выполняли их поручения.

Согласно своим функциям, секретари, писари и дьяки изготавливали все письменные акты, выходившие от господаря и панов-рады, а также принимали все письменные документы, поступавшие в канцелярию.

Технология изготовления документов и организация их хранения

Всякий лист составлялся писарем или секретарем, который всегда находился при господаре. Поводом к составлению документа мог служить личный приказ господаря или канцлера. Иногда документ составлялся по приказу кого-либо из радных панов, уполномоченных на это господарем, а то и всех панов радных, находившихся при совершении акта. Издание приказания о составлении документа называлось «справой», «правлением». Писарь обязательно указывал в документе стереотипной фразой, чье приказание послужило основанием для составления документа: «правил» такой-то, а писал такой-то или «справа» такого-то,  писарь такой-то.  Например:  «Правил  пан  Михайло канцлер а пис. Якуб». Свобода творчества писаря выражалась в том, что в некоторых случаях ему дозволялось составлять документ на основании того, что он сам слышал, присутствуя на заседании Рады. Изготовленный документ переписывался дьяком и, в зависимости от степени важности, скреплялся подписью секретаря, писаря или канцлера. Затем документ утверждался приложением печати – либо большой, «маестатной», находившейся у канцлера, либо малой, бывшей у подканцлера. Печать могла просто прикладываться к листу в конце текста документа на расплавленный воск красного цвета, а могла привешиваться к нему, на что в самом документе обязательно указывалось: «Яко ж на твердость того и печать нашу казали есьмо привесити к сему нашому листу». «Вислые» печати делали из воска, олова, свинца, серебра или золота и использовали, как правило, в торжественных случаях или когда документ был особенно важным.

Во многих случаях скрепа писаря была вполне достаточной, и документ выходил из канцелярии от имени великого князя без его подписи. Господарь до XVI в. подписывал только грамоты, посылавшиеся в другие государства. Начиная с Жигимонта Старого (1506-1548) господарь стал крепить своей подписью и другие документы.

При изготовлении большинства документов в них вносились имена, титулы и должности радных панов, присутствовавших при их составлении: «А при том были панове рада наши их милость Великого князьства Литовского...». Данное указание выполняло роль своего рода согласования и свидетельствовало о согласии радных панов с издаваемым документом. Все подлинные документы, прежде чем их выдавали на руки просителям или отправляли местным органам управления, обязательно сдавали в канцелярию. Такой порядок преследовал три цели. Во-первых,  издававшийся документ,  имевший  важное  значение, обязательно вписывался в специальные книги для страхования (вписывал либо тот же писарь, который составил документ, либо чаще дьяк по поручению писаря). Во-вторых, документы выдавались из канцелярии за определенную плату, что приносило значительный доход государству, канцлеру и писарям. В-третьих, подобным образом предполагалась канцелярская проверка правильности составления и оформления документа.

Подлинники и черновики документов общегосударственного и местного значения, а также некоторых документов, выданных частным лицам, хранились в архиве, который находился при скарбе под присмотром канцлера. Поначалу они тщательно оберегались. В качестве первичных комплексов по формированию документов выступали специальные мешочки (saccus), в которые документы группировались по географическому признаку. В первый мешок были помещены документы, касавшиеся общеземских дел, в остальные – по воеводствам; 2-й мешок – документы Виленского воеводства; 3-й – Трокского; 4-й – Новогородокского; 5-й – Жмудского; 6-й – Смоленского; 7-й – Полоцкого; 8-й – Витебского; 9-й – Берестейского; 10-й – Менского. Однако во второй половине XVI – начале XVII вв. многие оригинальные документы были вывезены из архива Радзивиллами, которые в рассматриваемое время часто занимали канцлерскую и подканцлерскую должности, и помещены в их семейный архив в Несвиже.

Изъятие   подлинных документов  из  архива  канцелярии продолжалось и в последующие годы, поэтому основу архива ВКЛ составили специальные книги, в которые вписывались копии большинства документов, исходивших из канцелярии. Именно копийными книгами она пользовалась в своей практической деятельности.

Состав и принципы ведения копийных книг

Появление копийных книг относится к концу XV – началу XVI вв. Уже во второй половине XV в. в канцелярии велись реестры выданных документов, с указанием кому и когда был выдан документ и его краткого содержания. Параллельно в архиве хранились отпуски и копии документов, выданных из канцелярии, документы, поступавшие в канцелярию с мест, от частных лиц и из других государств. Первоначально в расположении этой массы документации не было никакого порядка, однако по мере накопления количества документов и необходимости работы с ними возникла потребность навести порядок и сгруппировать их по книгам. Анализ и восстановление первоначального состава книг архива канцелярии ВКЛ, проведенный Н.Г. Бережковым, приводят к выводу, что самые ранние книги являются именно сборниками реестров, отпусков и копий документов.

Судя по структуре и содержанию древних книг, к их составлению канцелярия приступила в 80-е годы XV в. По мере выполнения этой работы, в канцелярии начали вести текущие делопроизводственные книги, в которые вносились копии документов по мере их составления или поступления в канцелярию. Так, книга данин и судовых справ Казимира за 1481-1490 гг. в первой своей части, содержащей документы по май 1486 г, представляет собой сборник, но затем, с июня 1486 г. она была продолжена как текущая книга.

Таким образом, с 1486 г. в канцелярии писарями и дьяками начинают вестись текущие книги, примерно с этого же времени в делопроизводство вносится систематизация по тематически-хронологическому признаку. С июня 1486 г. начинает вестись книга посольств, тогда же выделяются в отдельный разряд книги аренд и книги отправ.

Книги, в которые вписывались копии документов, исходивших из канцелярии ВКЛ, а также реестры, в которых кратко фиксировались выданные документы, составили комплекс, получивший название «Литовская Метрика».

Следует иметь в виду, что в книги вносились не все документы. С относительно большой полнотой в книги вписывались документы, исходившие от господаря, панов-рады, сейма. Иногда, особенно на начальном этапе, в книги Метрики попадали  документы, поступавшие в канцелярию от должностных лиц центрального и местного управления, а также дипломатические документы. Прочие документы вносились с большим отбором – только те, которые признавались заслуживающими увековечения или длительного хранения. Документы вписывали в книги,           как правило, слово в слово повторяя их содержание. Внося в книги дословно тексты правительственных распоряжений, писарь однако не всегда упоминал в какой обстановке было принято решение, при чьем участии и в чьем присутствии. Если подлинные акты, выходившие из великокняжеской канцелярии, всегда одержали перечень радных панов, присутствовавших при совершении акта, то в копиях этих документов, внесенных в ниги, он зачастую отсутствовал.

Тематический состав книг, ведшихся в канцелярии, был весьма разнообразным. Основное значение имели книги данин,  в которые вписывались господарские «данины» (жалованные грамоты), прежде всего, законодательного характера – привилеи земские, областные, городам, национальным и вероисповедальным группам населения. Главную массу документов в книгах данин составляли документы на земельные владения и на права, непосредственно связанные с землевладением: листы о пожало-ании земельных владений; о подтверждении владений на прежних условиях или на условиях измененных; о предоставлении владельцам имений прав на осаду мест, заведение ярмарок, торгов, корчем и пр.; о «службе с имений»; о «заставе господарских имений» и др. В книги данин вписывались также документы о пожаловании и подтверждении должностей (листы на «вряды»). 

До 1506 г. в книги данин записывались и документы судебного характера, однако с этого года стали вестись отдельные книги «справ судовых». Если в книги данин ранее вписывались лишь, в основном, решения по судебным делам (выроки), то в книги «справ судовых» вносился и второстепенный материал. Кроме документов судебного содержания по отдельным делам, в эти книги вносились решения господаря и панов-рады по общим вопросам права и судопроизводства.

В канцелярии велись также посольские книги, куда заносилась дипломатическая документация, книги аренд и реестры отправ (великокняжеские пожалования денежных и материальных ценностей), в которые записывали документы учетного характера.

С течением времени состав книг стал разнообразнее. Дл специальных документов стали вести отдельные книги. Так, середине XVI в. велись особые книги для имущества королевы Боны. В специальные книги заносились сеймовые и конфедерационные постановления, в особые книги («книги переписей» включали описания замков, староств, держав, земель и поветов). Наряду с тематически-хронологическим принципом составления книг, применялся и географический: в первой половине XVIII в. велись отдельные книги для различных воеводств; во второй половине XVI-XVII вв. заполнялись книги по курляндским и ливонским делам и др. Количество книг на протяжении XV-XVIII вв. росло, а их содержание становилось богаче.

Типы книг, ведшихся в главной и меньшей канцелярии и правила их заполнения были одинаковы. Первые книги вице-канцелярии появляются с 1579 г. Как правило, документ, вписанный в книгу главной канцелярии, не дублировался в книге меньшей канцелярии и наоборот, хотя были исключения. Иногда книги, начатые вице-канцлером, продолжались затем как книги главной канцелярии. Такая практика имела место в тех случаях, когда подканцлер становился канцлером, однако в целом между книгами обеих канцелярии существовало четко разграничение.

Несмотря на наличие специальных книг, в канцелярии по-прежнему продолжало храниться некоторое количество разрозненных, несистематизированных или плохо сисгематизированных документов в форме подлинников, черновиков, копий, которые не всегда заносились в книги (часто по мере накопления они переплетались без всякой систематизации). Кроме того, дьяки и писари, ведшие книги, не всегда аккуратно вносили в них документы. Иногда документы накапливались в большом количестве и затем вписывались в книгу по истечении некоторого времени, что приводило к определенному нарушению хронологии текущих книг. Хронология заполнения текущих книг нарушалась и в других случаях. Так, например, если вписываемый в книгу документ был связан с другим, более ранним документом, то он мог быть дополнен им, что приводило к попаданию документов, созданных много ранее, в более поздние записи. Иногда происходили обратные явления, и среди записей в книце попадались документы более позднего происхождения. Это было связано с тем, что при ведении книг, в них местами оставались незаполненные части страниц, страницы, целые листы, и затем эти пробельные места использовались для записей более поздних документов.

Кроме нарушений в хронологии имелись значительные нарушения и в тематическом принципе формирования книг, особенно на начальном этапе. Это было особенно характерно для книг данин. Среди документов, составлявших их содержание, попадались листы по аренде мыт и других доходных мест, т.е. такие документы, для записей которых существовали особые книги. Уже после того, как стали вестись отдельные книги справ судовых, в книгах данин продолжали встречаться документы судебного содержания. В книги данин попадали также дипломатические документы, правда в виде очень редкого исключения. Документы инородного содержания вписывались в книги посольств, книги аренд, реестры отправ и пр. Тем не менее, несмотря на эти недочеты, тематический принцип ведения ниг в целом выдерживался.

Длительное время сроки ведения текущих книг не были ограничены, но в июле 1522 г. в связи с назначением нового канцлера Альбрехта Гаштольда были заведены взамен прежних новые книги по двум важнейшим категориям – данин и справ судовых. Такой порядок закрытия прежних и открытия новых книг разных типов при перемене канцлера в основном соблюдался и впредь,  хотя допускались некоторые отступления от этого правила.

По окончании ведения книги канцелярия не спешила изымать ее из делопроизводственного оборота. Факт прекращения  книги никак не фиксировался. Иногда в уже законченные книги продолжали добавляться отдельные документы, не соответствовавшие ни  хронологическому,   ни  тематическому принципам. Так, например, при снятии в конце XVI в. копии с книги данин за 1511-1514 гг. переписчик скопировал также дополнительные документы 1516 и 1518 гг., вписанные по окончании ведения книги, и документ без даты, но не закончил его, указав в заголовке, что его «в других книгах наидеш того ж року».

Книги Метрики имели очень большое значение для жизни Великого княжества. К ним постоянно обращались разные лица за подтверждением выданных ранее привилеев, пожалований на земельные владения и других документов.

Работа с книгами привела к значительному их износу, что отмечалось современниками: «В том местцу вышарпалосе виршовъ полтора и не могло се прочитат». Многие книги разорвались, части их перепутались, в них попали подлинники и копии некоторых документов, хранившихся рядом с книгами. В 1594 г. с целью сохранения содержавшихся в книгах документов по приказу канцлера Льва Сапеги началась работа по снятию копий с книг Метрики XV-XVI вв., которая продолжалась несколько лет и закончилась около 1607 г. Снятие копий с книг не сопровождалось их разбором и восстановлением первоначального состава, в результате чего в книгах-копиях оказалась закрепленной путаница, возникшая при износе оригинальных книг. Все наличные на тот момент в архиве книги были переписаны, копии книг сброшюрованы, переплетены, листы пронумерованы. Были сделаны реестры документов, находившихся в каждой книге-копии. С 1607 по 1624 гг. по постановлению сейма была проведена сверка содержания книг-копий с оригиналами, после чего старые книги были сданы на хранение, а новые должны были находиться у канцлера для общего употребления. Именно копии книг конца XV-XVI вв. с закрепленным в них несоответствием первоначальному составу книг Метрики сохранились до наших дней; большинство же оригиналов было утеряно во время войн XVII ст.

Учет документов

В канцелярии велся тщательный учет документов. До того как большинство оригинальных документов было вывезено Радзивиллами в Несвиж, был составлен реестр подлинных документов, учитывавший все наличные подлинники и включавший их краткое содержание. С конца XVI в. учету подлежали и документы, вписываемые в книги Метрики. После заполнения книги составлялся реестр документов, с указанием краткого названия документа, листа книги, на котором он записан, иногда даты подготовки или выдачи документа. Эти реестры обычно переплетались с книгами и помещались либо в начале, либо в конце книги. Последовательность документов в реестре соответствовала последовательности документов в книге. Со второй четверти XVIII в. реестры стали составлять в алфавитном порядке для облегчения работы канцелярии. После перевода Метрики в Варшаву для практических нужд канцелярии были подготовлены отдельные более полные реестры – сумариуши (пол. «sumariusz»)  с указанием книг и страниц, на которых находились те или иные документы.

Особую категорию реестров составила т.н. «Sigillata» – списки документов, выданных с приложением печати короля и великого князя. Сигиллаты появляются в Литовской Метрике с 1645 г. Они отличаются от остальных реестров тем, что в них показана дата приложения королевской печати к документу, а не дата его выпуска или изготовления, в них нет ссылок на листы книг, в которых копии документов могли быть вписаны. В реестрах сигиллат документы часто группировались по месяцам..

Книги Метрики также учитывались в реестрах, или инвентарях, которые могли составляться при передаче канцлерской должности одним лицом другому. Эти реестры имели существенные недостатки: названия книг в них сокращались, не указывалось количество страниц в книгах, не всегда показывались хронологические рамки вписанных в книгу документов.

В архиве канцелярии книги Метрики разделялись на две основные группы, хранившиеся отдельно: книги, происходящие из главной канцелярии, и книги, происходящие из меньшей канцелярии. Внутри каждой из этих групп книги группировались по годам правления короля и великого князя без строгой хронологической последовательности. Отдельно группировались книги некоторых земель (Подляшье, Смоленск, Ливония), а также книги, случайно попавшие в центральный государствен-шй архив (например, книги местных судов).

Во время хранения в Вильно книги не имели номеров или каких-либо иных инвентарных характеристик. Лишь после перевода архива канцелярии в Варшаву все книги главной канцелярии получили последовательные номера в хронологическом порядке, а к книгам вице-канцелярии были прикреплены буквы, также исходя из хронологической последовательности.

Организация местных органов управления

Как уже отмечалось, местные органы власти в ВКЛ владели широкими полномочиями в решении всех местных дел и мало зависели от центрального аппарата управления. В своей деятельности они руководствовались общегосударственными нормативными актами и местными обычаями («стариною»). В XV-XVIII вв. система органов местной власти в ВКЛ состояла из представителей великокняжеской администрации (воевод, старост, наместников-державцев, тивунов) и независимых от нее съездов шляхты (областных и поветовых сеймиков). Кроме того, отдельное управление было организовано в городах и частных владениях феодалов. Все это порождало многообразие местных органов и документов, создававшихся ими.

Основными представителями центральной власти на местах в конце XIV-XV вв. были великокняжеские наместники. Наместники, получавшие в управление (держание) господарские дворцы с землями, являлись основными представителями гражданской, судебной, военной администрации. Со временем из среды наместников выделились более значительные представители, которые, являясь державцами господарских доменов, владели более широкими полномочиями, и их власть распространялась не только на территории собственно их держаний, но и на территории держаний соседних наместников, а по некоторым вопросам – и на земли частных землевладельцев. Эти наместники получили название воевод и старост, а подзедомственные им территории – воеводств и поветов. В 1413 г. были образованы первые воеводства – Виленское и Трокское. В начале XVI в. были образованы воеводства Витебское (1503), Полоцкое (1504), Новогородокское (1507), Подляшское (1513). Реформа 1566 г. утвердила окончательное административно-территориальное деление ВКЛ на воеводства и поветы.

Таким образом, главной фигурой в системе местных органов управления с XVI в. был воевода, который возглавлял администрастративные, хозяйственные, военные и в значительной степени судебные органы на территории своего воеводства. Воеводы назначались великим князем и Радой из числа крупных феодалов, часто пожизненно.

Главой администрации в повете был староста. Его функции и права были такими же как и у воеводы, но только на территории одного повета.

Низшим звеном местного государственного управления были управляющие государственными и великокняжескими имениями – державцы, которые первоначально назывались наместниками и тивунами (название тивун, впрочем, продолжало употребляться в XVI и даже в XVII вв.).

Для общего обозначения всех этих и некоторых других должностей применялись названия «вряд», «уряд», а сами воеводы, старосты, наместники-державцы, тивуны назывались «урядни-ами», «врядниками».

Документирование деятельности местных органов управления и система их взаимоотношений с центром

Несмотря на определенную иерархию местных властей, стройной системы взаимоотношений центра с местами не сложилось. Старосты сохраняли значительную независимость в решении местных вопросов от воевод, а державцы соответственно от тех и других. Эго наложило отпечаток и на организацию сношений центральных и местных органов власти.

Организация сношений центра с местами осуществлялась тремя путями:

1) господарские листы (окружные грамоты) рассылались по принципу «всем, всем, всем» («князем, паном, воеводом, старостом, державцом, наместником и тивуном»);

2)  господарские листы направлялись для решения конкретному исполнителю (воеводе, старосте, державце), независимо от его положения в системе органов местного управления;

3)  господарские   листы   направлялись   для   исполнения главным представителям местной власти – воеводам и старостам, и передавались затем на исполнение низшим – державцам и тивунам.

Лишь в третьем случае в организации движения документов соблюдалась некоторая иерархия властей, однако она не получила законченной формы. Что касается организации обратной связи, то любой державца или тивун всегда имел право непосредственно обращаться к господарю, в том числе и с жалобами на воевод и старост в случае вмешательства последних в их держания без их ведома.

Основание для создания документа, направлявшегося в местные органы власти, могло быть самым разнообразным. При вступлении в должность каждый урядник получал уставу, согласно которой он должен был осуществлять управление вверенной ему территорией. В некоторых случаях уставы приобретали характер инструкций, регламентировавших прежде всего хозяйственные функции урядников, как, например, уставы Жигимонта I, разосланные всем державцам Виленского и Трокского поветов.

Большинство господарских листов, посылавшихся местным органам управления, касалось вопросов землевладения. В них содержались указания урядникам о выделении земель в держание разным лицам за службу; приказания подготовить справку о возможности выделения в их держаниях земель для раздачи; приказания дать «увязанье» (ввести во владение) в выделяемых в держании землях и др. Урядникам также направлялись господарские листы-извещения при передаче доходных мест в аренду частным лицам или при «заставе» (передаче в залог) господарских имений. Воеводам и старостам направлялись господарские листы, связанные с осуществлением этими урядниками военных функций, а также большое количество судебных документов.

Документирование деятельности урядников на местах было напрямую связано с выполнением их государственных обязанностей. На них возлагалась ответственность по ведению всех учетных операций в господарских имениях и доходных местах, они составляли отчеты о хозяйственной деятельности для последующего представления великокняжеским инспекторам, выдавали из своих скарбов денежные и материальные ценности по ассигнациям, выданным в центре. При передаче господарских имений в «заставу» воеводы, старосты и державцы обязаны были составлять их инвентари. Как областные военачальники, воеводы составляли реестры военнослужилых землевладельцев. На воевод и старост возлагалось утверждение и хранение реестров имущества, составляемых в имениях при назначении над ними опеки.

В центр урядники представляли отчеты о хозяйственной деятельности, ответы на господарские запросы, ходатайства перед господарем об утверждении заключенных при урядниках сделок недвижимое имущество.

Доставка документов из центра на места осуществлялась специальными курьерами, функции которых выполняли господарские дворяне и слуги высших должностных лиц княжества. Они выполняли многочисленные поручения государя и радных панов по делам государственного управления: их рассылали с приказами о мобилизации, о сборе налогов, о съезде на «вальный сойм» (листы военные, «серебщинные», сеймовые); посылали к отдельным лицам с «листами позовными» и «мандатами» повестки в суд); им поручали вводить разных лиц во владение имениями и др. Количество дворян при дворе великого князя колебалось от 100 до 150.

В центр документы отправлялись с теми же господарскими дворянами, но чаще функции курьеров отправляли «слуги путные». В большом количестве бывшие в распоряжении местных урядников, они доставляли не только послания местных властей в центр, но и доводили их распоряжения до исполнителей на местах. Листы воевод, старост и державцев защищались законом. За неуважение к посланиям местной администрации назначался крупный штраф.

Организация местных канцелярий

Характерной  особенностью делопроизводства  на  местах являлась его тесная связь с судами и судопроизводством. Воеводы и старосты всегда возглавляли главные суды в воеводствах и поветах, получившие название «замковых», или «гродских». Совмещение административно-исполнительной и судебной функций привело к тому, что сами воеводы и старосты не разделяли адмистративную и судебную деятельность ни в плане организации аппарата управления, ни в плане постановки делопроизводства в нем. Канцелярии воевод и старост по составу служащих были идентичны канцеляриям замковых судов. В судах создавались документы не только судебного, но и гражданского содержания. Здесь утверждались в присутствии урядников акты гражданского состояния, имущественных отношений, прав собственности (купчие, меновые, «дельчие» и пр.). Эти акты вписывались в специальные судебные книги (получившие позднее название актовых) наряду с судебной документацией. В эти же судебные книги вносились все официальные документы — привилеи великих князей, постановления сеймов ВКЛ и поветовых сеймиков. Воеводы и старосты настолько отождествляли свою деятельность в судах со своими административными обязанностями, что в случае оставления занимаемой должности, покидая воеводство или повет, зачастую прихватывали с собой и судебную документацию, рассматривая ее как свою личную. Однако полностью отождествлять канцелярии воевод и старост с канцеляриями замковых судов и их функции нельзя, так как вне судов воеводские и старостинские канцелярии занимались вопросами хозяйственного учета, в них сосредоточивалась переписка с господарем по несудебным вопросам и др.

По своей структуре канцелярии воевод, старост, державцев мало чем отличались друг от друга и напоминали уменьшенную копию великокняжеской канцелярии. Рассмотрим принципы  их организации на примере самой крупной местной канцелярии – воеводской. Во главе ее стоял подвоевода – помощник воеводы, который свидетельствовал документы и замещал воеводу в суде. Составление особо важных документов и их хранение возлагались обычно на регентов замковых. Основную же массу служащих составляли дьяки и писари в качестве начальников над дьяками. Канцелярии воевод не были устойчивыми образованиями, и всегда штат служащих в них сменялся при смене урядника. Как правило, воевода, вступая в должность, привозил собой штат личных дьяков и писарей. По этой причине воеводская канцелярия считалась личной организацией воеводы и при смене воевод зачастую сменялся не только штат служащих, но и увозилась документация, возникшая при данном воеводе. Канцелярии воевод не были устойчивыми организациями еще и том плане, что часть писарей и дьяков не сидели на месте в главном городе воеводства, а передвигались вместе с хозяином при его поездках по Великому княжеству, что было связано с совмещением воеводой сразу нескольких должностей. 

Подобно воеводским были организованы канцелярии старост (их возглавляли подстаросты), выполнявшие те же функции, что и воеводские канцелярии. Канцелярии державцев отличались. тем, что они большей частью обходились услугами дьяков и главной их задачей было документирование хозяйственных отношений в господарских имениях.

Введение земских судов и изменения в организации  делопроизводства и архивного дела на местах

В середине XVI в. в организации местной власти и, следовательно, делопроизводства произошли изменения. Это было связано с введением земских судов и упорядочением деятельности замковых судов. Земским судам была передана значительная часть судебных полномочий по решению криминальных и гражданских дел, а также часть прав на свидетельствование и утверждение документов частноправового характера. Администрация земского суда получила название «вряд земский», за администрацией  воевод и старост и их судами сохранилось название «вряд замковый». Земские суды были независимы от замковой администрации. Состав служащих канцелярий как земских, так и замковых судов и их делопроизводственная деятельность определялись законом.

Среди актовых книг в земских и гродских судах для записей актов нотариального характера и официальных документов ВКЛ были введены специальные книги, получившие название «записовых». Были приняты меры по страхованию документов от подделок. Каждый повет получил печать с гербом «Погоня» и надписью «имя того повету». Эта печать сохранялась у писаря земского «вряда», причем оформление герба на печати в каждом повете имело свои особенности. Вводилась ответственность, и определялось наказание за фальсификацию печатей и подделку подписей, за собирание и хранение оттисков печатей.

Таким образом, с середины XVI в. канцелярии земских и гродских судов становятся основными учреждениями, в которых велось делопроизводство на местах. Канцеляриям воевод и старост, когда они не выполняли судебных функций, оставалось ведение, главным образом, хозяйственно-учетной документации и документирование переписки урядников с центральным аппаратом управления.

Судебная реформа середины XVI в. позволила наладить и архивное дело на местах. Воеводам и старостам было запрещено вывозить судовые книги из поветов и воеводств. Актовые книги земских и гродских судов подлежали вечному хранению в судебных архивах и надежно оберегались. Что касается организации архивов при воеводских и старостинских канцеляриях для документации, не относившейся к ведению судов, то архивное дело здесь было организовано значительно слабее. Это было связано с тем, что канцелярии воевод, старост и державцев по-прежнему формировались из личных слуг урядников. Вследствии этого большая часть документации, возникавшей в канцелярии урядника, рассматривалась им как личная, и он распоряжался ей по своему усмотрению. Лишь некоторая ее часть, отражавшая главным образом учет хозяйственных операций, передавалась при смене урядника и оставалась на месте. Часть документации местных канцелярий попадала в архив великокняжеской канцелярии (большей частью случайно), часть шла в личный архив урядника. Значительная часть документации, не представлявшей для владельца интерес ни с практической, ни с исторической точки зрения, по-видимому, уничтожалась.

Документирование гражданского состояния и  частноправовых отношений

С организацией делопроизводства на местах было очень тесно связано документирование гражданского состояния, имущественных отношений, прав собственности. Документирование гражданского состояния в рассматриваемый период во многом находилось в руках церкви. С 80-90-х годов XVII в. известны метрические книги, которые впервые появляются в католических приходах.

В церковных книгах регистрировались браки, записывались рождения, смерти. Церковные книги и выписки из них являлись основными документами, доказывавшими отцовство или материнство. В духовном суде рассматривались дела по разводам и выдавались соответствующие документы (лишь для решения вопросов о разделе имущества дела передавались в светский суд с указанием причины развода).

К актам гражданского состояния относились также документы о принадлежности к какому-либо сословию, в т.ч. родословные, городские обывательские книги, листы, подтверждавшие шляхетское состояние, листы «отвороные» (открытые), выдававшиеся свободным слугам и челядинцам при их переходах от одного пана к другому, документы, оформлявшие опеки и др.

Документирование актов гражданского состояния в рассматриваемый период еще не было достаточно регламентировано, но уже появились определенные нормы в этой области. Статуты ВКЛ определили состав документов и порядок их оформления при установлении опеки. Решение по этому вопросу сопровождалось изданием декрета, в который вносилось имя опекуна, назначавшегося сперва замковыми, а затем земскими властями. Прежде чем имение передавалось опекуну, составлялись по два реестра на движимое и недвижимое имущество, находившееся в имении, которые скреплялись печатями свидетелей. Один реестр оставался у опекуна, другой передавался поветовому вряду (замковому или земскому), который, вписав его в соответствующие книги, выдавал опекуну выписку. Предусматривались периодические отчеты опекуна о состоянии дел во вверенном имении. Закон устанавливал также требования к оформлению открытых листов, вьдававшихся панами их слугам.

В отличие от документирования гражданского состояния, порядок оформления и движения документов частноправового характера был четко установлен и закреплен законом уже в XVI в., просуществовав с небольшими изменениями до 30-40-х годов XIX в.

Для документирования частноправовых отношений примялся термин «запис», под которым понималась передача кому-либо права на какое-либо имущество посредством записи. К «записам» относились документы, составленные при продаже, обмене, дарении и других операциях с собственностью.

Основной тенденцией в развитии документирования имущественных отношений и прав собственности явилось ограничение контроля господаря и замковой администрации за оформлением соглашений на недвижимое имущество и передача их функций земским судам и земской поветовой администрации. На протяжении XV – первой половины XVI вв. для совершения «записа» требовалось специальное разрешение господаря – «лист дозволеный». Письменное разрешение мог выдать и господарский урядник соответствующего повета (воевода или староста).

Уровень организации документирования гражданского состояния и частноправовых отношений, а также сложившаяся система работы с документами этих групп свидетельствуют о высокой степени развития общественных и экономических отношений в стране уже в XVI в. С другой стороны, детальная регламентация процессов составления, оформления, движения документов является показателем достижения значительных успехов в самом документировании.

Таким образом, организация общего делопроизводства в органах государственного управления ВКЛ характеризовалась высоким уровнем развития. Система документирования и правила работы с документами строились с учетом особенностей государственного устройства ВКЛ. Документирование по многим вопросам общественной и экономической жизни было передано на места; постановка делопроизводства в местных органах управления отличалась наибольшей регламентацией и четкостью. Характерной особенностью общего делопроизводства как в центральных, так и в местных органах власти являлась его тесная связь с судопроизводством и судебной документацией.

Наиболее важным в плане утверждения системы делопроизводства стал XVI в., когда определился состав документов, сложились и закрепились в законах основные правила их составления, оформления и хранения. Отмечая значительные успехи в развитии делопроизводства в XVI в., следует отметить, что в последние два столетия существования ВКЛ система делопроизводства оставалась практически без изменений. Усовершенствований вводилось мало. Это было обусловлено тем, что сложившаяся система соответствовала потребностям государственной и общественной жизни.

Системы специальной документации

Судопроизводство и судебная документация

Система органов судебной власти

В Беларуси в XV-XVIII вв. организация судебной власти характеризовалась  наличием двух  систем  судебных  органов: высших судов для всего населения ВКЛ (господарский суд и главный литовский трибунал, который назывался также Трибунал ВКЛ или Главный суд) и местных сословных судов для отдельных территорий, чаще всего поветов (земский, замковый, исоморский и другие суды).

К высшим судебным органам относились также суд панов-рады, сейма и как их разновидность – комиссарский. Состав господарского суда не был четко определен, но на практике в  суде обязательно должны были присутствовать в качестве заседателей радные паны. До середины XVI в. компетенция господарского суда была достаточно широкой, но после судебной реформы в его ведении остались только дела по государственным преступлениям, по искам о государственных имениях, о принадлежности к шляхетскому сословию и по жалобам на действия высших должностных лиц.

Судебная власть великого князя и Рады была ограничена в 1581 г., когда был издан закон о создании наивысшего суда –  Трибунала ВКЛ, на который возлагался апелляционный пересмотр дел и решение некоторых дел в первой инстанции. Трибунал состоял из выборных судей, которые выбирались на местных сеймиках по 2 человека от повета. Дела рассматривались судебной коллегией из 2-7 человек; всего в состав Главного суда входило около 40 чел. Главный суд вел дела по апелляционным жалобам, по жалобам на незаконные действия и злоупотребления местных должностных лиц и судей. Трибунал ВКЛ занимался также нотариальными делами: заверял завещания, свидетельствовал долговые обязательства, договоры купли-продажи имений

Как разновидность господарского суда действовали маршалковский и асессорский задворный суды. Маршалковский суд состоял обычно из двух маршалков и нескольких судей, которые назначались великим князем. Суд этот решал дела в отсутствие господаря в княжестве, но по его указу (мандату) и не имел постоянного места пребывания, разъезжая по всему ВКЛ. Маршалковский суд мог разбирать дела и выносить решения в полном составе (два маршалка и члены суда), в присутствии одного маршалка с членами суда и, в редких случаях, – одного маршалка земского.

В XVI-XVIII вв. действовал асессорский задворный суд, который являлся высшей инстанцией для местных судов и рассматривал апелляции на их решения. Судебные дела разбирались здесь в отсутствии господаря, но судебные решения постановлялись от его имени. Впоследствии суды эти перешли в постоянное ведение канцлера и подканцлера. В реляционном порядке дела рассматривались лично самим королем и великим князе В конце XVII в. для рассмотрения дел крестьян великокняжеск и королевских имений выделился суд референдария (рефере дарский суд). В XVIII в., когда в Речи Посполитой значителен распространение получили шляхетские конфедерации, бы созданы конфедерационные суды.

Однако основное значение в судопроизводстве ВКЛ имели местные суды, в которых с середины XVI в. рассматривалось подавляющее большинство дел криминального и гражданского характера, и которые являлись главными нотариальными институтами. Ведущее положение в системе местных судов занимали замковый и земский суды.

Замковый, или гродский суд был наиболее древним среди местных судов. В нем главная роль принадлежала должностным лицам поветовой администрации – воеводе, старосте, державце и их заместителям. В замковом суде рассматривались наиболее тяжкие криминальные преступления, гражданские дела по возвращению невольной челяди и зависимых крестьян и др. Этот суд действовал в двух составах: высшем и нижнем. Нижний суд состоял из наместника воеводы или  наместника старосты, а также судьи и писаря. Нижний гродский суд должен был находиться на своем месте с начала каждого месяца на протяжеш двух недель. Здесь решалось большинство дел, находившихся в компетенции гродского суда. В высший суд входили воеводы или старосты и представители местных феодалов. В него подавались апелляции на решения нижнего суда.

Наиболее типичным, отделенным от администрации сословным судом для шляхты был земский поветовый суд. Он возник в первой половине XVI в., однако до 60-х годов судьи в него назначались. Окончательное оформление земского суда было произведено Бельским привилеем 1564 г. и Статутами ВКЛ 1566 и 1588 гг. Согласно Статутам, земский суд собирался на сессии три раза в год до полного рассмотрения накопившихся дел, в числе которых были некоторые криминальные и почти все гражданские дела. Земский суд выполнял почти все функции нотариата, записывал жалобы на незаконные действия должностных лиц повета. В его состав входили судья, подсудок и писарь, которые избирались на поветовом сеймике и утверждались господарем. Процедура избрания и утверждения должностных лиц в земском суде была достаточно сложной и требовала создания большого количества документов, которые проходили длинный путь прежде, чем достигали цели. 

Другим судом, отделенным от органов государственного управления, был подкоморский суд, который занимался спорами о границах земельных владений. Подкоморский суд состоял из одного подкомория, назначавшегося великим князем. Для скорейшей «отправы всяких справ» подкоморий привлекал к своей работе одного-двух каморников, умевших писать (выполняли роль дьяков) и исполнявших многочисленные поручения подкомория. Решения подкоморского суда подлежали немедленному исполнению, но могли быть обжалованы в господарский суд или Трибунал.

Во времена бескоролевья в ВКЛ, начиная с 1587 г., действовал коптуровый суд. В него входили поветовый староста (воевода) или его наместник, судья и писарь замкового суда, подкоморий, судья, подсудок и писарь земского суда. В числе других коптуровый суд рассматривал дела о фальсификации документов на имущество. По большинству дел его постановления были окончательными и апелляционному пересмотру на подлежали.

Члены всех судов обязаны были приносить присягу по установленному образцу, их имена вносились в судебные книги. В книги вносились также имена «ввозных» (первоначально они назывались «вижами»), которые назначались воеводами по представлениям земских судов и обслуживали и гродские, и земские суды. В каждом повете было несколько возных, они являлись помощниками судебных врядов и выполняли различные их поручения (доставляли позвы, вводили во владение имениями, проводили расследования преступлений).

Порядок производства дол в судах

Учитывая ведущее значение земского и замкового судов в вершении правосудия в ВКЛ, рассмотрим порядок производства дел в судах на примере этих учреждений.

Прежде всего истцовая сторона обязана была обратиться в судебный вряд и взять «позву» («позов») повестку, которую готовил писарь. В некоторых случаях позва писалась самой «стороной поводовей», либо приносилась и суд уже написанной (такая позва называлась также «мамрамом») для того, чтобы писарь ее подписал и запечатал. В позве излагалась суть жалобы, год, месяц и день, когда была выдана позва, а также имя и отчество ответчика и его полный титул, без чего подпись признавалась недействительной. В земских судах позва выдавалась от имени великого князя (позва земская), в замковых – от имени старосты (позва замковая). Повестка в суд по делам, которые затрагивали интересы государства или великого князя называлась «мандат». Все позвы подписывались писарем и запечатывались. Земская печать, хранившаяся лично у писаря земского, прикладывалась только к позвам, выдаваемым в земском суде.   Остальные   позвы   запечатывались   печатями   судебн врядников.

К позвам обычно прилагался перечень нанесенного вреда («рейстр шкод»), скрепленный печатью истца или возного. При убийствах, воровстве, разбое и т.п. содержание убытков в позве не всегда указывалось, а только сообщалось о факте насилия. Реестр-перечень с указанием размера нанесенного ущерба мог быть составлен и отправлен в суд позднее. Все позвы и «рейстры шкод» вносились в судебные книги.

Готовая позва вместе с копией передавалась ввозному для вручения обеим сторонам. Вручение повесток происходило при обязательном присутствии понятых шляхтичей. Ответчик получал копию позвы. Если она вручалась заочно, возный обязан был  вычитать  копию  позвы с оригиналом  перед  понятыми шляхтичами слово в слово и проверить, чтобы документы были неподчищены. На оригинале и копии позвы возный ставил дату вручения повестки, «чтобы ответная и истцовая стороны несомненно знали время и внимательны были». После этого оригинал позвы возвращался в суд. Писарь земский или замковый в этой позве должен был своей рукой написать, что в тот день, когда возный сделал запись на позве, он вручение этой позвы действительно признал. Если возный писать не умел, то он делал заявление о вручении позвы перед пославшим его врядом, которое записывалось на особом «квите» (квитанции) под печатями возного и понятых. Писарь делал на квитанции запись, что возный эту квитанцию признал и указывал день, когда было сделано возным соответствующее заявление. Оригинал позвы и квитанция с заявлением возного передавались истцовой стороне. По желанию «стороны поводовой» заявление возного могло быть вписано в судебные книги. Без квитанции или надписей и писаря, которые указывали дату вручения повестки,  позва признавалась недействительной.

Судебные  расследования  совершенных  преступлений  в ВКЛ как правило, не производились. Вряд обычно ограничивался посылкой возного на место преступления для свидетельствования происшедших событий  и  определения  нанесенного ущерба. Возный мог также приглашаться пострадавшей стороной либо проявлять собственную инициативу, если до него доходило известие о преступлении. Возный свидетельствовал факты в присутствии двух шляхтичей и не позднее, чем через две недели, являлся во вряд, где на основании его показаний составлялся документ, скреплявшийся печатями возного и пострадавшей стороны. Свидетельские показания заносились в судебные книги, из которых затем давались выписки для представления как в земский, так и в замковый суд.

Лишь в особо важных случаях замковый вряд проводил доскональные судебные расследования, для чего на место преступления посылались специальные следователи, которыми не всегда были возные. Иногда на расследования выезжал сам вряд. Материалы расследования вряд должен был сохранять при себе в сшитых листах с печатями шляхты и возного, которые при них находились, вплоть до окончательного разбирательства.

Во время судебного процесса стороны излагали свои аргументы и предъявляли доказательства. Наибольшим доверием пользовались «доводы слушные», к которым относились, прежде всего письменные документы. Ими могли быть господарские привилеи, записи на имущество, выписки из судовых книг с подписями и печатями должностных лиц («довод врядовый»), соглашения, долговые письма, расписки, описи имений («доводы листовные»), свидетельские показания о совершении обвиняемым преступления («знаки злодейские») и др. Доказательствами служили также личные письма, когда в них, например, были «поносные» слова на особу великого князя. Противоположная сторона всегда могла потребовать себе копию с письменных доказательств «для лучшего понимания и размьшления». Все копии в судах выдавались за подписью писаря. Перед тем, как суд должен был принять решение, стороны все свои аргументы последовательно еще раз высказывали и предъявляли, а писарь их записывал, составляя сводный перечень доказательств, на основе которого и принималось часто решение.

Судебный приговор обязательно оформлялся письменно и в большинстве случаев назывался «вырок», реже употреблялся термин «сказанье». Постановления господарского суда, Трибунала ВКЛ, иногда земского суда и, в редких случаях, других судов государства назывались «декретами». В постановлении обязательно указывались дата, состав суда, лица, которые принимали участие в рассмотрении дела, требования истца, возражения ответчика, доказательства, которые предъявлялись суду, закон, на основании которого выносилось постановление, и решение об удовлетворении иска или отказе. По поручению старших членов суда документ составлял писарь, но подписывали его старшие судебные урядники. Затем постановление оглашалось и передавалось писарю для внесения в судебные книги. Лишь после этого писарь мог выдавать сторонам «листы судовые», предварительно прочитав их перед остальными членами суда, которые скрепляли их своими печатями. Все судебные выроки, выписки и другие листы выдавались сторонам за подписью писарской руки.

Судебное разбирательство могло закончиться «полюбовно» (полюбовный суд), когда обе стороны отказывались от взаимных претензий. В этом случае составлялся «мировой лист» с печатями и подписями сторон, и печатями двух посторонних людей (если одна из сторон писать не умела, прикладывалась печать еще одного свидетеля).

Вписывать судебные документы в книги писарь поручал «подпискам» (дьякам), контролируя их работу. За ошибки подписков наказание нес писарь. При написании судебного дела писари и подписки должны были вносить в судебные книги только самое важное и добавлять все, что желали стороны, заявившие письменное ходатайство к писарю в течение трех дней после окончания сессии. Выписки по делу также должны были быть конкретными, чтобы «исполнение людям не затруднялось».

Описанный порядок производства дел соблюдался в большинстве судов ВКЛ.

Несколько иным образом рассматривались дела в подкоморском суде. Подкоморий решал спорные дела о земле и границах после отсылки их из земского или замкового суда. Все вопросы подкоморий должен был решать на месте, поэтому документация, возникавшая в процессе рассмотрения дела в предыдущем суде, ему не пересылалась.

Получив уведомление из земского или замкового суда о возникшем споре, подкоморий давал позвы сторонам от своего имени, под своей печатью и со своей подписью. Отличие позвы в подкоморском суде – в ней указывалась не дата вручения позвы, а время выезда подкомория на спорную землю, т.е. дата судебного разбирательства. Одновременно подкоморий обязан был своим листом уведомить о выезде соседей, чьи земли примыкали к спорной территории, и которые могли быть заинтересованы этом деле. Истец или ответчик в сопровождении возного разносил «лист подкомория» соседям, выдавая с него копии под печатью возного.

Тяжущиеся стороны в суде предъявляли различные документы, взятые в других судах, подтверждавшие их право на владение спорной землей. Подкоморий, решив, «чые листы лепшые» и осмотрев «знаки межевые», давал судебный лист с печатью и собственноручной подписью, в котором указывал не только инципнальное решение по вопросу, но и определял размер ущерба и сумму компенсации, полагавшейся выигравшей стороне. О своем решении подкоморий «листом отвороным» информировал земский или замковый суд, из которого было отослано к нему дело. В соответствии с этим листом земский или замковый вряд исполнял судебное решение подкомория (взыскивал убытки, определял наказание и т.д.).

При решении спорных дел, касавшихся границ поветов, подкомории смежных территорий обязаны были производить расследование совместно. Для этого использовались описания границ поветов, выданные из великокняжеской канцелярии с господарской печатью и хранившиеся у каждого подкомория. Если подкомории не могли прийти к согласию, то каждый из них обстоятельно описывал все дело, «как оно производилось», обосновывал свое мнение и отсылал документы в Трибунал ВКЛ, который, ознакомившись с ними, передавал это дело на окончательное решение комиссаров.

Все дела, рассматривавшиеся в подкоморском суде, вписывались в специальные книги подкомория, из которых стороны могли брать выписки за подписью судьи. По желанию сторон, судебные решения могли вписываться также в книги земские или замковые. После смерти подкомория, ведшиеся при нем книги передавались во вряд земского суда и хранились вместе с земскими книгами. Выписки из них давались за подписью писаря земского и печатями судьи и подсудка.

В ВКЛ разрешалось подавать апелляции на решения любого суда, за исключением господарского и Трибунала, которые сами являлись высшими инстанциями по рассмотрению апелляций. Апелляция запрещалась, когда стороны добровольно, в соответствии со Статутом оформляли запись о примирении (суд полюбовный).

Сторона, которая желала подать апелляцию, должна был сделать отзыв («отозваться») сразу же после объявления приговора и просить у судей лист с указанием основания вынесенного приговора. С этим листом, скрепленным печатями судей недовольная приговором сторона апеллировала в высший суд. Жалобщику разрешалось ссылаться только на те документы, которые были в суде первой инстанции.

До учреждения Трибунала все апелляции рассматривались в господарском суде или на ближайшем сейме, где апеллирующая сторона должна была вести спор с судьями, вынесшими решение.

С 1581 г. почти все дела по апелляциям на решения гродских и земских судов подавались в Трибунал. Если постановление, вынесенное судом в первой инстанции, утверждалось, то оно отсылалось на исполнение в тот же суд. При несогласии с выненным выроком или декретом, члены Трибунала исправляли его и отправляли в суд, вынесший приговор, «науку» (инструкцию), согласно которой суд должен был действовать далее.

Апелляции на решения подкоморского суда также подавлись в Трибунал, который направлял на места своих комиссаров. Если решение подкомория исправлялось, то и отсылка взысканий на исполнение в земский или замковый суд осуществлялась комиссарским листом. Дела после окончания их комиссарами, записывались в те же книги подкомория.

Таким образом, судебная документация в ВКЛ получила широкое распространение, правила ее оформления, движения, хранения регламентировались законом. Ее состав не исчерпывался вышеуказанными позвами, выписками, выроками и пр. К судебной документации относилось огромное количество разнообразных документов: «листы заповедные» (разрешение на отсрочку явки в суд), «листы ку отволоченыо права» (предписание прекратить судебное разбирательство или отложить его), «листы поминательные» («напоминание» ответчику самостоятельно совершить правосудие в своем имении и возместить ущерб без вызова в суд), «листы отвороные» (имели различное значение: информировали о невозможности явки стороны в суд по болезни; направлялись господарю при оказании сопротивления суду; посылались в соседний повет на исполнение судебного постановления др.), «листы умоцованые» (доверенность адвокату на право представлять сторону в суде) и многие другие.

Копии основных документов, возникавших в процессе судебного разбирательства, вписывались в специальные судебные книги. Они являли собой первичные комплексы, в которые формировались копии документов, служили для страхования документов, выдававшихся на руки, составляли судебный архив. Запись документа в книгу придавала ему юридическую силу.

Состав и характеристика судебных книг

Все судебные  книги можно разделить на две большие группы: книги высших судов государства, хранившиеся в архиве канцелярии и вошедшие в состав Литовской Метрики, и книги высших судов, хранившиеся на местах.

В канцелярии ВКЛ до 1506 г. специальных книг для записей в них судебных документов не велось, и последние (в основном выроки) записывали в одну книгу с великокняжескими «данинами». С 1506 г. в канцелярии начали вести отдельные книги справ судовых господаря и панов-рады. В эти книги наряду с судебными постановлениями вписывался и второстепенный судебный материал. В целом в судовых книгах выделялис две формальные категории судебных материалов: «листы» и записи «про память».

Листы писались от имени господаря. Основную массу листов составляли приговоры, выдававшиеся сторонам после разбора дела по существу, излагавшие ход его рассмотрения и решения. Вписывались в книгу и другие господарские листы: об отсрочке рассмотрения дела, о назначении полюбовных судей, листы ответчикам, воеводам, старостам, державцам.

Записи «про память» либо представляли собой краткие или пространные протоколы разбирательства дела и состоявшегося решения, либо фиксировали отдельные моменты в течении дела (отсрочку рассмотрения дела господарем, неявку стороны к назначенному сроку и др.). Характерной чертой многих записей протоколов была их синтаксическая невыдержанность. Как правило, господарь обозначался в записях (в отличие от листов) в третьем лице, но нередко составитель записи, обозначая господаря вначале в третьем лице, затем переходил на первое; в некоторых записях господарь обозначался сначала в третьем, затем в первом, затем опять в третьем лице. Есть записи, обозначавшие господаря только в первом лице.

Таким образом, наряду с господарскими листами в законченном виде и записями «про память» в выдержанной форме, множество документов, вписывавшихся в книги справ судовых господаря и панов-рады, представляли собой нечто переходное от записи-протокола к проекту господарского листа. Причиной подобной невыдержанности являлось то, что писари, делавшие записи «про память», стремились излагать их так, чтобы текст записи было легче потом превратить (или включить) в текст господарского листа. Именно под влиянием этого обстоятельства писари зачастую сбивались в обозначении господаря с третьего лица на первое.

Особенностью книг справ судовых являлось то, что запись «про память» и аналогичный ей по содержанию лист исключали друг друга. Даже в тех случаях, когда судебное разбирательство и решение, записанное «про память», затем оформлялись в виде листа, последний в книгу не вносился; наоборот, при наличии в книге листа, запись «про память» в ней отсутствует. Составление листа в законченном виде, таким образом, не было необходимым предварительным условием для  записи документа в судовую книгу.

Кроме документов судебного содержания по отдельным делам, в книги справ судовых вносились иногда решения господаря и панов-рады по общим вопросам права и судопроизводства.

По мере возникновения новых видов судов и совершенствования системы судопроизводства, в канцелярии выделилось несколько видов книг, в которые документы вписывались в зависимости от вида суда, а в дальнейшем – и от вида документа.

С 1510 г. известны книги суда маршалковского, содержащие определения маршалков и назначенных великим князем членов суда. В маршалковском суде записывались в книги дела только тех истцов, которые уплатили «записное», в отличие от других центральных судов, где дела всегда заносились в книги, а платить необходимо было за выписки из этих книг.

Специальные книги были заведены для записей дел, рас-атривавшихся «з росказанья господарского» радными панами. В середине XVI в. появляются книги королевских решений но апелляциям на постановления низших судов; в отдельные книги вписывались решения об отсрочке судебных разбирательств. С XVI в. отдельные книги и реестры велись по апелляциям на постановления магдебургских судов. После издания третьего Статута ВКЛ (с 1589 г.) появляются книги баниций, сублеваций и глейтов (баниция – документ о лишении гражданских прав, объявлении вне закона, изгнании; сублевация – документ, приостанавливавший действие приговора; глейт – охранная грамота).

С 1623 г. известны книги реляционного и асессорского задворного суда. В них записывали приговоры: реляционные –  когда сам король заседал с сенаторами, выслушивая «реляцию» по делу,  асессорские, когда судил канцлер с асессорами-заседателями.

Примерно с 1661 г., после окончательного устройства асессорских судов, среди книг этих судов выделилось четыре разряда: 1) реестр канцлера и подканцлера; 2) реестр писаря; 3) протоколы заседаний суда; 4) декреты. В книги-реестры вписывались дела, назначенные к слушанию, но не поступившие на разбирательство суда, а потому не попавшие ни в книги протоколов, ни в книги декретов. Внутри этих разрядов книги располагались в строгом хронологическом порядке. Кроме того, записи в реестрах декретов делались по тематическому принципу. Отдельные реестры велись по: 1) конфискованным землям; 2) фискальным делам; 3) экономическим делам; 4) криминальным делам; 5) делам поселенцев; 6) делам заключенных; 7) магдебургским делам; 8) делам «ортодоксов и диссидентов». Во второй половине XVIII в. подобное разделение реестров декретов асессорского суда было законодательно закреплено в конституциях сейма Речи Посполитой.

На рубеже XVII-XVIII вв. были заведены книги для дел референдарского суда.

В XVIII в. появляются книги конфедерационных судов, которые, подобно книгам асессорского суда, разделялись на четыре раздела: 1) реестр конфедерационного маршалка; 2) реестр писаря; 3) протоколы; 4) декреты.

В Главном литовском трибунале велись реестры апелляций на решения низших судебных инстанций, реестры учета фактов невыполнения решений Трибунала, жалоб на волокиту низших судебных инстанциях и др.

Часть судебных документов общего характера записывалась в книги «справ поточных», которые, однако, не являлись чисто судовыми книгами и содержали самый разнообразный материал текущего делопроизводства. В эти книги вносились королевские и великокняжеские распоряжения по судебным разбирательствам, назначения комиссий для разбора разных дел «листы железные», баниции и т.д.

Несмотря на выделение отдельных книг для записей дел, рассматривавшихся  господарским судом, судом  панов-рады и маршалковским судом, в некоторых случаях эти дела заносклись в общие книги, носившие название «книг канцелярейских».

Таким образом, стройной системы формирования судебных документов в первичные комплексы в центральных судебных учреждениях ВКЛ не сложилось. В основном документы группировались по признакам авторства (в зависимости от вида суда – референдарские, конфедерационные и другие книги) и номинальному (в зависимости от вида документов – книги решений  по апелляциям, реестры декретов,  протоколов,  книги баниций, глейтов и пр.). Географический принцип формирования судебных документов в первичные комплексы практически не использовался, если не считать двух сохранившихся книг королевских   постановлений   по   апелляциям  на  решения  судов Подляшской и Бельской земель за 1546-1550 гг. В то же время номинальный и авторский принципы строго не выдерживались, но почти всегда сочетались с хронологическим признаком. Это было связано с заполнением книг по мере поступления дел в суды, их разбирательства и документирования.

В местных судебных учреждениях основу судебной документации составляли книги земского и замкового судов – соответственно земские и замковые (гродские) книги.

Уже в конце XV – начале XVI вв. в замковых судах существовали книги для записей судебных документов. Принципы заполнения этих книг и правила работы с ними в канцляриях замковых судов были очень схожи с правилами ведение справ судовых в великокняжеской канцелярии. Судебные документы вносились в книги поточно, т.е. без какой-либо попытки группировать их по определенным признакам. Иногда в них записывались документы несудебного характера. Подобие судовым книгам господаря и панов-рады, замковые книги в этот период заполнялись документами двух видов – листами (копиями готовых документов) и записями «про память», на основании которых затем составлялись итоговые документы; очень часто тексты в замковых книгах являли собой переходный вариант записи «про память» к листу. Отсутствие регламентирующих документов по ведению замковых книг и особенности организации канцелярий замковых судов позволяли центральным и поветовым урядникам рассматривать судебные книги как свои личные, и вплоть до 1566 г. они, в случае оставления занимаемой должности, увозили их с собой из повета. В силу этого такие книги иногда оказывались в личных архивах бывших урядников и судей поветов, часто попадали в центральный государственный архив. Не случайно большинство замковых книг, хранившихся в великокняжеском архиве, являлись книгами Виленского замкового суда.

Официально земские судовые книги были утверждены Статутом ВКЛ 1529 г.1, однако в практике их ведения ничего не изменилось. По-прежнему все записи велись в одной и той же очереди, по мере поступления дел в суд, независимо от содержания. Вывоз судовых книг из поветов оставался распрстраненным явлением.

Статут ВКЛ 1566 г. строго определил порядок работы с судебными книгами на местах. Наиболее полное отражение эти правила получили в Статуте ВКЛ 1588 г. С этого времени судебные книги, ведшиеся в замковых и земских судах, можно разделить на две большие категории: основные, получившие позднее название актовых книг, и вспомогательные (реестры).

Актовые книги делились на 3 группы: поточные, записовые и декретовые. В поточные книги записывались жалобы истцов, ответы, возражения и протесты ответчиков, сведения, которые относились к обеспечению доказательств (осмотр побоев, опросы свидетелей), донесения возных. Сюда же записывались жалобы и протесты на действия должностных лиц. В записовые книги вносили акты нотариального характера, которые свидетельствовались государственными органами (тестаменты, договоры о купле-предаже имений, дарения и др.), а также официальные документы – привилеи и грамоты великих князей, постановления сеймов ВКЛ и поветовых сеймиков. В декретовые книги (носили также название книг «сказанья») записывались только судебные постановления и некоторые процессуальные действия суда и сторон.

Всевозможных реестров в земском и замковом судах велось очень много. Главными из них были следующие:

1) суммарные, в которые в замковых судах заносили краткое содержание дел по долговым обязательствам, беглым крестьянам, а в земских судах – о закладных сделках («заставах») или освобождении от них;

2) обычные (ординарные), в которые в замковых судах заносили криминальные дела о наиболее тяжких преступлениях (разбоях, грабежах и др.), в земских судах – все гражданские дела;

3) арестованных – в замковых судах вели учет преступиков, задержанных на месте преступления и отданных под суд;

4) тактовые – в них вели запись преступлений, совершенных на месте или поблизости от того места, где заседал суд;

5) скарбовые, куда в замковых судах заносились дела, связанные со злоупотреблением мер и весов, и другие дела, которые имели отношение к государственному скарбу;

6) «книги чорныя» – особые реестры в замковых судах, в которые записывались сговоры в воровстве («поволанья злодейские»). Это были узко специализированные книги, закон предписывал содержать их отдельно от других дел.

Большое внимание законом уделялось сохранности земских и замковых книг. Земские книги хранились в местах расположения поветовой администрации («в замку албо дворе нашом») в специально оборудованных хранилищах, выделяемых воеводами и старостами. Поветовые врядникк обязаны были обеспсчивать охрану этих хранилищ.

По окончании сессии земского суда судья, подсудок и писарь еще три дня работали в суде с книгами, вписывая в них заявления и выдавая выписки. Разъезжаясь, земские судебные урядники сдавали книги предыдущей сессии в хранилище под ключ и опечатывали их: «У скрыню моцную за трима замками, от которых один ключ будеть у судьи, другой – у подсудка, а третий – у писаря, и печатьми своими запечатати мають». Книги же последней сессии оставались у земского писаря до следующей судебной сессии, «а то для порадного справованья и начысто переписанья книг». Переписанные начисто и надлежащим образом оформленные книги сдавались на следующей сессии наряду с остальными. Дела и книги, ведшиеся на трех сессиях подряд, после четвертой должны были объединяться и переписываться в одну книгу.

Открывались земские книги за три дня до начала кажде судебной сессии для «выдаванья выписов, кому того потреба будеть, также для вписованья позвов в рейстр».

Замковые книги таким же образом хранились в надежно охраняемом месте. При смене воевод и старост старая адмистрация передавала новому воеводе или старосте все эти книги в присутствии шляхты. Подобная процедура свидетельствует, что в архиве замкового суда существовали описи книг, по которым проверялись их наличие и сохранность.

Из всех замковых книг выписки и копии («видимусы») выдавались желающим беспрепятственно и без промедления, за подписью руки замкового писаря и с печатями самих воевод, старост или их заместителей.

Сравнение принципов формирования и ведения судебных книг на местах и в центральных судебных учреждениях показывает, что работа с ними на местах с середины XVI в. находилась на более высоком уровне. В земских, гродских, подкоморских судах она была более регламентирована, документы группировались в первичные комплексы строго по тематически-хронологическому признаку. Земские, замковые, подкоморские книги подлежали тщательному учету и надежному хранению.

В целом судебная документация получила широкое распространение в ВКЛ, составляя значительную часть всего количества документов, создававшихся в центральном государственном аппарате, и большую – на местах. Процессы документирования движения документов, в некоторой степени формирования в первичные комплексы были определены законом, во многих случаях определялся состав реквизитов судебных документов и требования к их текстам. Доминирующее значение судебной документации в делопроизводстве ВКЛ определялось, главным образом, особенностями организации государственной власти, ограничивавшей свое вмешательство в частную жизнь шляхетского, городского сословий, духовенства, в силу чего большую часть своих проблем они должны были решать не в органах государственного управления (центральных или местных), а в суде, отстаивая там свои интересы.

Организация учета и учетная документация

Укрепление государства, развитие хозяйственно-экономической жизни в ВКЛ требовали совершенствования и специализации учетной документации. Она развивалась по двум основным направлениям: бухгалтерский и статистико-экономический учет. Бухгалтерский учет показывает состояние денежных и материальных ценностей, статистический – количественные показатели массовых явлений. Обе подсистемы учетной документации находились еще в стадии формирования, тесно переплетаясь друг с другом, поэтому говорить о реальном выделении бухгалтерской и статистической документации можно лишь ближе к  XVIII в., хотя определенные тенденции в этой области наметились уже в XVI в.

В XV – первой половине XVI вв. финансовая жизнь страны находилась в рукаx господаря и панов-рады. Кроме них не существовало еще никакого постоянного органа для управления  финансовыми делами. Руководитель государственной казны  («скарба») – подскарбий земский – являлся лишь главным  казначеем при ней. Его функции состояли в приеме сумм, выдача их по приказанию господаря и ведении кассовой отчетности скарба, в чем ему помогал писарь скарбный. Основная же часть письменного делопроизводства по приходу и расходу государственных сумм до середины XVI в. велась писарями великокняжеской канцелярии, к числу которых с 1509 г. принадлежал и подскарбий земский.

На характер бухгалтерской  документации  значитетельное влияние оказала особая система поступления финансовых ресурсов в центральную государственную казну, при которой сюда попадали только остатки государственных доходов, не израсходованные на местах. Подскарбий принимал в скарб деньги или вещи, выдавая лицу, доставившему их, «вызнанье» (расписку), служившую для него оправдательным документом. Что касается большей части государственных расходов (выплата жалования, государственных долгов и пр.), то они приходились главным образом на местные «кассы». По личному приказу господаря или по его совету с панами-радой писари государственной канцелярии изготавливали и выдавали заинтересованным лицам «квиты» (ассигнации), по которым они могли получить причитающиеся суммы из местных касс, исходя из соображений удобства жалуемого лица или кредитора и средств, которыми располагали местные кассы. Квиты выдавались на старост, державцев, тивунов, казначеев (в Смоленске и Брянске), ключников, городничих, арендаторов разных мыт и корчем и т.д. В этих квитах содержались приказы названным урядникам и арендаторам о выдаче известному лицу жалования или о выплате ему казенного долга из средств, которые были в их распоряжении. Ассигнации выдавались не только на деньги, но и на натуральные статьи доходов: хлеб, овес, сено, меха, воск и пр. Из скарба подскарбий земский выдавал деньги и вещи чаще всего на листы и квиты, взятые получателем у великокняжеских писарей, в редких случаях «на устное росказанье» господаря и панов-рады.

Каждый писарь вел реестр квитам, выданным при его посредстве, с кратким обозначением их содержания. Реестры эти по сути являлись расходными книгами и получили названия реестров «отправ». В них указывалось, как правило, кому и что пожаловано господарем  и  из какого  источника должна быть произведена выплата; в редких случаях в записях указывалась мотивировка выдачи ассигнации. Эти реестры иногда группировались в книги наряду с другими документами. Однако надобности в их длительном хранении не было, поэтому они часто хранились в тетрадях,  отдельными  единицами  и,  возможно, унчтожались по истечении срока надобности.

Квиты, оплаченные местными урядниками и арендаторами господарских доходов, и расписки, выданные подскарбисм при сдаче остатков доходов в скарб, предъявлялись ими во время ежегодного финансового отчета. Ввиду отсутствия в ВКЛ специальных финансовых органов, он, получивший название «брать личбу», принимался господарем единолично или совместно с панами-радой. Очень часто, однако, государь поручал сведение счетов с местными финансовыми агентами разным лицам, в том числе и подскарбию земскому. Иногда личбу принимал и один писарь, отмечая это в соответствующей книге, например: «Ключник Киевский Сенько Полозович, делал личбу мне, Ивашке Владыце». Писарь в любом случае был непременным членом комиссии, принимавшей отчет.

После отчета писарь от имени господаря выдавал отчитавшемуся «квитацию», скрепленную господарской печатью, заносил в книгу результаты «личбы» (приход, расход и остаток) или копию той «квитации», которую он выдал лицу, предоставившему отчет.

Аналогичным образом отчитывался перед господарем и сам подскарбий земский, предъявляя в качестве оправдательных документов господарские листы и квиты, и реестры сделанных расходов. Результаты личбы подскарбия господарю также регистрировались в книгах.

Книги, в которые заносились отчеты местных финансовых агентов, назывались книгами аренд. Первоначально в эти книги записывались документы относительно «продажи», т.е. передачи в аренду мыт, корчем и других доходных мест, а также соотве ствующие акты о принятии личбы у этих арендаторов. При великом князе Александре (1492-1506) в книгу начали вписывать документы, касавшиеся компетенции скарба, но не имевшие отношения к арендам: личбы ключников, войтов и.т.д. Со времен Жигимонта Старого книги аренд становятся основными учетными книгами скарба, в них вписывались документы об арендах, финансовые отчеты должностных лиц, «листы вызнаные» (долговые обязательства) кредиторам великого князя, общие отчеты по скарбу подскарбия земского и др.

На местах основные учетные функции возлагались на господарских урядников – старост, наместников-державцев, тивунов, которые должны были  вести точную финансовую отчетность  и   предъявлять ее  великокняжеским  писарям.  Согласи Уставе  1529 г. писари для контроля должны были два раза в год – весной и осенью – объезжать господарские дворы. Бухгалтерский учет велся на мытах, арендуемых у государства либо переданных в управление надежным людям – «к верной руце». Здесь велись особые мытные книги, в которые заносились сведения про купцов и их товары, провезенные через мытные коморы или подкоморки: фиксировались фамилии и место жительства купцов, указывалось какие, откуда и куда они везли товары, их цены, суммы таможенной пошлины. Бухгалтерский учет был организован и в других доходных местах, а также во владения крупных феодалов.

В середине XVI в. в организацию учета были внесены некоторые изменения и усовершенствования, сохранившие, однако, основные  принципы  ведения учетной документации.   Прежде всего были расширены функции подскарбия земского. Он был наделен полномочиями министра финансов, и ему было отдано высшее управление господарским хозяйством  и ведение  центральной отчетности.  Введенная в  1557 г.  «Устава  на волоки» подчинила подскарбию земскому в отношении отчетности старост, державцев, тивунов, городничих и других держателей господарских доходных мест, которые должны были сдавать деньги и отчеты только подскарбию земскому или одному из его ближайших помощников – писарю скарбному – и получать от них «квитацеи», уплачивая за них по два гроша. В подчинение подскарбию земскому передавались все сборщики налогов, которых подскарбий судил, давал им «науку» и приказания.  Господарь обязывался не отдавать доходных мест в аренду без согласования с ним, но доверял подскарбию отдавать господарские имения урядникам «на пожиток скарбу».  Решением Городенского сейма  1568 г.  мытникам было запрещено выдавать кому-либо деньги по квитам господаря и панов-рады без листов подскарбия земского,  подписанных  им собственноручно.   Подскарбий получил право не принимать в отчет выданные без его разрешения суммы.   Помощники   подскарбия – скарбник   и писари скарбные – не имели права производить какие-либо операции в скарбе без его разрешения  и  ведома,  выдавать  и  принимать деньги, отчеты, выдавать квитанции и т.д.

Были регламентированы порядок сдачи государственных доходов в скарб и отчетность местных финансовых агентов. «Устава на волоки» предписывала урядникам все собранные доходы свозить в Вильно в скарб своевременно, до Рождества,, и отдавать подскарбию или   писарю скарбному, получая взамен квит. Для них устанавливались точные сроки – между 1 января и 5 мая – для сдачи «личбы» писарям скарбным. Устава требовала строгой и неукоснительной отчетности и предписывала забирать в казну имение урядника, не собравшего без уважительных причин  всех господарских доходов и не представившего своевременно приходно-расходный отчет.

Для контроля подскарбия земского за финансовой деятельностю на местах волочной уставой ему в помощь вводился штат должностных лиц (ревизоров, «померчих», «меярников»). Ревпзоры со своими докладами должны были регулярно съезжаться в Вильно к подскарбию. Ревизоры также посылались на места в случае смерти какого-либо державцы или старосты для переписи оставшегося в господарском дворе имущества и для управления державою до назначения нового урядника. В своей деята ности ревизоры руководствовались «науками», или инструкциями, получаемыми от господаря и подскарбия земского. Таким образом, в центральном аппарате и на местах велся постоянный тщательный учет «пожитков господарских». Бухгалтерская документация в это время состояла из двух групп документов: приходно-расходных книг (книги аренд, реестры отправ, мытные книги и др.) и оправдательных документов («квиты», «квитации», «вызнанья»).

Первоначально в учетных книгах не было графления и выделения подлежащих подсчету цифр в столбец; часто для различных хозяйственных операций велась одна учетная книга. Постепенно для разных видов хозяйственной деятельности стали заводиться отдельные книги, в них для удобства подсчета цифры начали выписывать столбцом, появилось графление, левые страницы книг стали отводить под приходные операции, а правые –  под расходные.

В отличие от бухгалтерского учета, статистический учет связан с фиксацией однородных, типичных явлений общественной жизни. Основные функции, которые выполняли документы статистического учета в ВКЛ, – определение предполагаемых доходов государства и частных лиц, контроль хозяйственной деятельности, определение военных возможностей государства.

Зарождение статистического учета в ВКЛ относится к XVI в. В это время видами статистических документов были всевозможные «полисы», «реестры», «инвентари» и т.д. В XVI в. было проведено несколько переписей военно-служилой шляхты («полисы войсковые») с указанием количества выставляемых конников. Введение Уставы на волоки 1557 г. сопропождалось составлением ревизорами книг с подробной и точной регистрацией тяглового населения. Основная масса статистических документов создавалась в сфере хозяйственной деятельности. Согласно Уставе 1529 г., старосты, наместники-державцы, тивуны должны были вести точный учет господарского гумна, приплода скота, особенно лошадей, на которых вел особые реестры, и пр. В случае смерти какого-либо господарского врядника, на место посылались ревизоры для составления реестра оставшегося в держании имущества. Реестры имущества составлялись при «увязании» нового владельца в господарское имение и при передаче господарских имений «в заставу» (в этом случае составлялось три реестра: один оставался у господарского дворянина, осуществлявшего передачу имения на месте, другой передавался в замковый или земский суд, третий — в господарскую казну).

Постоянно растущая потребность в сведениях о состоянии хозяйственных дел привела к тому, что переписи имущества господарских имений стали регулярными и не были связаны только с передачей их в заставу, увязанием новых врядников и т.п.

В XVI-XVIII вв. проводились регулярные ревизии и составлялись подробные описания состояния имений, дворов, замков, получившие название «инвентарей», а также состояния волостей и земель, которые отражались в «люстрациях» (в то же время люстрациями назывались иногда и документы, составленные при  увязании). Инвентари и люстрации проводились обычно каждые 5 лет и имели целью увеличение доходности государственных владений. Особой подробностью отличаются люстрации второй половины XVI-XVII вв.

Статистический учет получил значительное распространение также в частных владениях феодалов. Перепись имущества всегда проводилась при оформлении опеки, когда опекун должен был составлять реестр имущества с печатью возного и свидетелей, в который вписывались все имения, люди и доходы, кони, челядь невольная, ценности и другое движимое имущество. Этот реестр составлялся в двух экземплярах, один из которых сохранялся у опекуна, а другой передавался сперва воеводе или старосте, а с 1566 г. – в земский судебный архив, где вписывался в книги земские. Документ, учитывавший хозяйственное имущество, должен был составляться также и при увязании во владение за долги. В этот реестр вносилось все домашнее имущество и другие вещи, находившиеся в имении или на хуторах, обязательно учитывались размеры повинностей феодально зависимого населения.

В некоторых крупных частновладельческих и церковных имениях проводились регулярные переписи, имущества наподобие господарских (люстрации), однако наиболее распространенной формой описи владений феодалов явились «инвентари». Инвентари составлялись обычно по инициативе феодалов путем осмотра имущества и опроса населения. Выделялись полные и краткие инвентари.

Полные инвентари состояли из трех частей. Первая содержала сведения о жилых и хозяйственных постройках феодального двора, их архитектуре и планировке, имуществе, хозяйстве (размерах пашни, посевах по культурам, количестве скота, мельницах, винокурнях и др. объектах по переработке сырья, корчмах и др.), источниках и размерах доходов. Вторая часть включала описание волостей (по деревням), местечек и городов (по улицам), которые входили в феодальное владение. Учитывались все дворы с указанием количества земли, сенокосов, приусадебных участков. В XVI – первой половине XVII вв. перепись волостей проводилась по волокам или по службам (где не было измерения земли по волокам). При каждой волоке назывались все крестьяне, которые пользовались ее долей. Со второй половины XVII в. по 1770-е годы проводилась преимущественно поволочно-подворная перепись, когда рядом с волоками выделялись дымы. В инвентари последней четверти XVIII в. включались сведения о каждом хозяине и трудоспособных мужчинах, членах его семьи, о рабочем и продуктивном скоте, пасеке. В третьей части инвентарей описывали разные виды, размеры и способы  исчисления феодальных  повинностей,  государственного налога, взносов духовенству, сроки их выплат, условия пользования лесными угодьями, водоемами, пастбищами.

К некоторым инвентарям делались приложения-реестры с указанием задолженности крестьян, инструкции по ведению х зяйства.

Краткие инвентари содержали сведения о панском хозяйстве или волости. Их разновидностью были так называемые «берчаки» – перечни крестьянских хозяйств с указанием наделов, натурального и денежного чинша (побора).

Инвентари, люстрации и другие учетные документы являются важным источником при. изучении аграрных, социальньных и экономических отношений на территории Беларуси в XVI-XVIII вв.

Дипломатическая документация

Главной  особенностью внешнеполитических отношений ВКЛ явилось то, что они, начиная с XVI в., ограничивались исключительно Московским государством и Крымским ханством. Хотя литовские послы участвовали в дипломатических миссиях, отправлявшихся и в другие страны, в записях великокняжеской канцелярии эти факты, не считая редких исключений, никак не фиксировались. Все дипломатические документы, не касавшиеся отношений с Москвой и Крымом, особенно после 1569 г., посупали в польскую коронную канцелярию. В то же время среди записей коронной канцелярии попадались лишь случайные и редкие копии документов, имевших отношение к Московскому государству.

Все это, естественно, повлияло на характер и содержание дипломатической документации ВКЛ в XVI-XVIII вв. Основной вид дипломатических документов и это время – договорные грамоты с иностранными государствами. Обязательными реквизитами договорных грамот были господарская подпись и печать. Печать обычно к договорным грамотам привешивалась, что сви-ельствовало о придании большого значения документу. В большинстве договорных грамот применялась датировка «от рождества Христова», но в сношениях с восточными соседями длительное время применялась датировка «от сотворения мира».

Взаимные отношения государств фиксировались кроме договорных грамот в листах «докончальных», или «перемирных», «присяжных», «отказных», «утверженьях» (ратификационных грамотах) и др.

Документация послов включала в себя «науки» (инструкции) послам и гонцам, отправлявшимся за границу, «верющие», «глейтовные» и «опасные» (охранные) листы, выдававшиеся иностранным послам, а также ответы послам.

Все дипломатические документы изготавливались в государственной канцелярии под руководством канцлера. Так как грамоты к соседним государям посылались за подписью господарской руки, то господарь, в том случае, если в момент составления грамоты находился за пределами ВКЛ, пересылал канцлеру «мамрам», т.е. бланк со своей подписью для вписания в него текста грамоты.

Необходимо отметить большую роль сейма в создании и утверждении дипломатических документов. Прерогативой сейма особенно в XVII-XVIII вв.) было объявление войны и заключение мира; сейм утверждал своими постановлениями инструкции послам для ведения переговоров с иностранными государствами.

Особенностью дипломатической документации в ВКЛ являлось то, что она создавалась не только в центре, но и в некоторых землях, пользовавшихся определенной автономией,  например в Витебской и, особенно, Полоцкой землях.

Правила  оформления дипломатических документов, направлявшихся в другие государства, можно рассмотреть на примере полоцких «верющих» грамот, посылавшихся в Ригу. Сами тексты, были двух типов – «закрытые» и «открытые». В первом случае тексты посланий помещались на одной стороне листа, а наименование адресата – на другой.  Послание складывалось втрое (наподобие конверта), в соединенные концы, прорезанные острым орудием, вставлялась узкая (до 0,5 см) бумажная лента. К этой ленте укреплялся вощаной оттиск печати наместников, отдельных бояр или полоцкой городской печати. Иногда печать ставилась прямо на соединенные концы конверта и рассматривалась как гарантия сохранения тайны содержания документа. «Открытые» верительные грамоты оформлялись иначе. Печать привешивалась или прикладывалась к той же стороне листа, где находился текст, т.е. к лицевой.

Подлинники всех договоров с иностранными государствами сохранялись в скарбе, где находился архив государственн канцелярии. Кроме того, в великокняжеской канцелярии велись  специальные книги, получившие названия «книг посольств». Все книги посольств можно разделить на три категории. Первую составляют книги, содержащие черновики, письма и оригинальные дипломатические документы, сброшюрованные и переплетенные в отдельные тома. Вторая группа – официальные копийные книги дипломатических документов, ведшиеся для практического использования канцелярией и являющиеся частью Литовской Метрики. В третью группу входят книги, составленные из копий дипломатических докумёнтов, специально отобранных  для достижения той или иной дипломатической цели, например, для ведения переговоров с другим государством.

Кроме договоров в книги посольст включались и другие дипломатические документы –«науки» послам, «верющие», «глейтовные» листы, собственно «посольства», то есть речи послов Великого княжества и чужеземных, листы, в порядке текущей политической переписки отправлявшиеся к чужеземным государям и сановникам, и поступавшие от них, листы «докончальные», «перемирные», «присяжные». Также в книги посольств заносились и документы второстепенного характера, связанные с обменом посольствами, например, о числе слуг и коней, данных послам. Вписывались в книги документы, касавшиеся событии. В которых ВКЛ не участвовало, но было заинтересовано. Особую группу документов в книгах посольств составляли «посольства», которыми великий князь в бытность свою в Польше обменивался с панами-радой Великого княжества. Следует отметить, что в содержании  и  структуре  посольских  книг  после Люблинской унии  1569 г. не произошло практически никаких изменений.

В XVII и, особенно, XVIII вв. на формы дипломатической документации оказали влияние нормы международного права. В документировании отношений с иностранными  государствами появляются такие виды документов, как конвенции (соглашения по отдельным вопросам), протоколы (различные приложения к договорам), ноты и меморандумы (документация дипломатических представителей) и др.

Военная документация

Военная документация получила значительное развитие в ВКЛ, что было связано с непрерывными войнами, которые пришлось вести государству.

Во главе вооруженных сил стоял гетман наивысший, роль которого до середины XVI в. ограничивалась чисто боевыми задачами. Все распоряжения о мобилизации, ремонте укреплений, переписи имений военнослужилых землевладельцев и т.п. исходили от господаря и панов-рады. С середины XVI в. права и обязанности гетмана расширились – он участвовал в комплектовании армии, снабжении ее боевыми и съестными припасами, распоряжался военным бюджетом и пр. Тем не менее состав военной документации и делопроизводство по этой части на протяжении XV-XVIII вв. оставались практически неизменными.

Письменное делопроизводство по  военной части  велось служащими государственной канцелярии Великого княжества, в архиве которой хранились и все основные документы: реестры «попису» военнослужилых землевладельцев, копии военных листов, рассылавшихся по ВКЛ, привилеев на имения, полученных за военную службу, и др. В целом можно выделить три основные категории документов военного характера: 1) военное законодательство; 2) организационно-распорядительные документы; 3) документы по учету личного состава..

Первыми войсковьши законами бьши постановления Новогородокского (1502) Виленского (1507), Менского (1507) и др. сеймов. Законы эти выступали в форме господарских устав и сеймовых ухвал, выдававшихся гетману при выступлении войска в поход. В них определялись права и власть гетмана, распорядок в войске, наказания за нарушения военной дисциплины, цены на провиант, забираемый у местных жителей, и др. Фактически они являлись первыми дисциплинарными и боевыми уставами и сборниками военно-криминального права. Первая попытка кодификации норм военного права («рыцарского права») был предпринята при составлении Статута 1529 г. Статут 1588 г. уже подробно регламентировал вопросы в этой области.

К организационно-распорядительной документации военного характера следует отнести «листы военные» (повестки), которые рассылались из столицы по Великому княжеству и информировали военнослужилую шляхту о всеобщем выступлении («посполитом рушеньи»). В военных листах обычно указывалось время и место сбора. Листы эти отправлялись персонально «к панам-радам, к княжатам, панятам» и другим крупным феодалам (панам хоруговным), которые самостоятельно выставляли боевые хоругви и являлись с ними на место всеобщего сбора. До ведома мелкой и средней шляхты листы военные доводились старостами, которые с 1547 г. получали по 10 копий этих повесток и без всякой задержки должны были разносить их по «парафиям» (приходам) и другим общественным местам, там их объявлять и прибивать на видных местах. Поветовая шляхта оповещалась также листами хоружих, в которых указывались время и место сбора на границе повета. Как и военные листы, исходившие из центра, листы хоружих оглашались в городах, на торгах, при церквях, где обязательно оставлялись их копии.

В некоторых случаях военные листы рассылались дважды: сперва в них содержалось предварительное уведомление о подготовке к военному выступлению, и лишь затем присылались листы, в которых указывались место и время сбора.

К этой группе документов следует отнести также донесения гетманов о наказании и поощрении шляхтичей за службу, листы, выданные негодным к военной службе, подтверждающие листы, выдававшиеся гетманами заболевшим в походе шляхтичам при замене их слугами и др.

Документы по учету личного состава представляли собой реестры военнослужилой шляхты. При объявлении мобилизации реестры в первую очередь составлялись в поветах хоружими, которые, получив лист военный, собирали всю шляхту, кроме панов хоруговных, и переписывали всех, кто явился в поветовую хоругвь, кто выступил в хоругви своего пана, кто остался дома. Опираясь на этот реестр, хоружий делал затем доклад господарю и гетману.

По прибытии на место земского (общего) сбора, и паны хоруговные,  и  простая  шляхта должны были записываться  в гетманский реестр, который составлялся гетманскими писарями,  уплатив за это «по полугрошику литовскому от коня». В реестре отмечалось, кто явился на сбор, с каким «почтом» (количеством вооруженных слуг), обязательно указывалась масть коня и его клеймо. Реестр этот служил для гетмана средством контроля наличия служилых людей, в нем отмечались те, кто самовольно уезжал со службы.

Специальный реестр гетман вел для опоздавших к сроку, указанному в господарских листах, куда заносил также время, на которое опоздал тот или иной шляхтич. Еще один реестр составлялся гетманом при роспуске войска. Одновременно гетман по просьбе шляхтичей мог выдавать им квиты, подтверждавшие, что в момент сбора они действительно находились в войске.

Закон уделял большое внимание сохранности гетманских реестров: «А гетманы должны тщательно реестры переписи войска иметь и старательно их хранить». По окончании военной кампании реестры сдавались в великокняжескую канцелярию, где сверялись с общими списками военнослужилых землевладельцев «пописами»). Пописы эти собирались обычно воеводами, но составлялись они самими землевладельцами под присягой.

В ВКЛ в XVI-XVIII вв. регулярно проводились также общегосударственные переписи военных сил, получившие назввание «пописов войсковых». Из них наиболее известны пописы 1528, 1565, 1567 гг.

Попис 1528 г. состояллз нескольких реестров: 5 первых или центральных, учитывали наиболее крупных феодалов должностных лиц. Затем шли локальные реестры воеводств и земель. Отдельно был составлен реестр 8 татарских хоругвей. В списках шляхты здесь отмечены имя и отчество шляхтича, количество выставленных коней, иногда указывалось имение, должность и социальное положение феодала. В конце реестра подсчитано количество конников, выставленных определенным поветом или социальной группой.

Попис 1565 г. сделан «в поле». В него вошли 7 центральных реестров, 5 локальных и список «татар литовских». Дополнительно в него включены сведения о вооружении конников «драбов» (пехоты), а также о количестве воинов, выставленных сверх нормы «на ласку короля его милости».

Попис 1567 г. кроме этих сведений включает наиболее полную информацию о владениях шляхты с указанием названий имений и иногда их территориально-административной принадлежности.

К военной документации относятся также документ, составленные при ревизиях замков (в них указывались военные запасы, средства, выделяемые на содержанис укреплений и персонала и др.), патенты на военные чины (появляются в XVIII в.) и др.

                                                                                         

Выводы: В XV-XVIII вв. документирование и постановка работы c документами на территории Беларуси характеризовались значительным уровнем развития. Для оформления законодательной, исполнительно-распорядительной и другой деятельности существовали различные виды документов, утвердились формуляры документов, сложилась четкая система работы с документами в центральном государственном аппарате и на местах.

Уже в XV в. был сформирован центральный архив, с середины XVI в. наладилось архивное дело на местах. Большое внимание уделялось обеспечению сохранности документов. Для страхования документов велись специальные записи в книгах и реестрах, куда вписывались копии большинства исходивших и некоторых входивших документов. При группировке документов в первичные комплексы наиболее часто использовался тематически-хронологический признак,  реже – географический, номинальный (по названию документа), признак авторства.

В XV-XVIII вв. практически сформировались системы специальной документации – учетной, военной, дипломатической.  Особое развитие получила судебная документация. Состав судебной документации, технология работы с ней были полностью регламентированы законодательством.

Характерной для постановки делопроизводства явилась его тесная связь с судопроизводством, что особо проявилось в местных управления. Канцелярии воевод, старост, державцев занимались не только документированием административно-исполнительной деятельности местных органов власти, но и вели значительную часть судебной документации на территории своей адмнистративной единицы.

Особенностью делопроизводства являлось также то, что в  центре не было создано никаких специальных учреждений по управлению государством, и потому все делопроизводство сосредотачивалось  исключительно  в  великокняжеской  канцелярии. Лишь в середине XVI в. некоторые права и обязанности по ведению центральной финансовой отчетности и военной документации были переданы соответственно подскарбию земскому и гетману наивысшему,  которые, однако, были по-прежнему теснейшим образом связаны с государственной  канцелярией. Такой порядок стал возможным благодаря широкой автономии земель и самоуправлению в городах, когда значительно ограничивался поток документов, поступавших из местных учреждений в центр. Это способствовало ускорению движения документов, более быстрому решению дел,  препятствовало созданию разветвленного бюрократического аппарата.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В РОССИЙСКОЙ ИМПЕРИИ

XVIII – нач. XX вв.

Система коллежского делопроизводства в XVIII в.

В начале XVIII в. административный хаос, вызванный отсутствием в российских государственных учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков для производства дел, побудил правительство искать новые формы государственного устройства. После длительных поисков и переработки найденных образцов появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, определяющие точно состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Еще в 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). В указе по этому поводу говорилось следующее: «... дела до нынешнего времени писали в столбцы на одной странице и в том исходило бумаги много... А как учнут писать в лист, и на обеих сторонах тетради, расходу бумаге будет меньше».

Тетради, обычно состоящие из четырех листов бумаги, сложенных пополам и сшитых ниткой, не имели переплета. Несколько тетрадей, сшитых вместе и заключенных в переплет, составляли книгу. Однако книги не всегда переплетали, так как переплет стоил дорого.

Первым новым учреждением стал Сенат первоначально законосовещательный орган и орган надзора за правительственными учреждениями.

Много внимания Петр I уделил устройству сенатской, канцелярии. Для работы в новых условиях правительство не сочло возможным ограничиться старым кадровым составом (дьяками и подьячими) из боязни перенесения старых приказных порядков в новые учреждения, и стало приглашать иностранных специалистов для занятия канцелярских должностей. С целью изменить старые порядки при Сенате учреждается особая должность экзекутора для записи всех исходящих указов в особые книги и контроля за их отправкой и получением ответного рапорта об исполнении указа. При малейшей задержке исполнения указа экзекутор обязан был доносить об этом генерал-прокурору. Все пакеты, адресованные на имя Сената, принимал обер-секретарь, распечатывал их и докладывал членам присутствия. Исключение составляли пакеты с надписью «Секретно», они передавались лично генерал-прокурору Сената. Все бумаги вносились в реестр и передавались в столы для производства (подготовки к рассмотрению в заседании). По завершении подготовки дела к докладу обер-секретарь скреплял его по листам и докладывал на заседании присутствия сенаторам. Прочтя дело, обер-секретарь давал сенаторам на размышление и обсуждение полчаса (для измерения времени он имел песочные часы). В сложных случаях обер-секретарь по просьбе сенаторов мог прибавить им полчаса и более, но так, чтобы на обсуждение дела ушло не более трех часов. После обсуждения сенаторы письменно записывали свое мнение, после этого формулировалось и принималось решение. По приговорам Сената канцелярия составляла указы, которые подписывались обер-секретарем. После регистрации, скрепленные государственной печатью, они отсылались по назначению. На полученные из Сената указы все присутственные места и лица должны были направлять рапорт о получении указа, а по исполнении рапорт об исполнении указа. За неприсылку в Сенат рапорта полагались штрафы: за 1 месяц промедления 100 руб., за два вдвое больше и т.д., наконец, 5-месячное промедление влекло лишение имущества и ссылку на галеры.

В результате петровских реформ в области управления сложилась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы на местах. Всего за 1718-1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат.

 Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент» («Генеральный регламент или устав, по которому государственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служители, не только во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина подданнейше поступать имеют»), утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа коллегий. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которого, как правило, входили президент, вице-президент, 2-3 советника и асессоры. Этой форме принятия решений Петр I уделял особое внимание, отмечая, что «все лучшее устроение через советы бывает» (глава 2 Генерального регламента «О преимуществе коллегий»).

С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря в состав канцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны).

Регламент настолько подробно разрабатывает все вопросы деятельности канцелярии, что даже определяет, какими должны быть устроены столы (должны иметь ящики с замками), как должны сидеть канцеляристы (по двое за одним столом) и т.д. Рабочий день в коллегиях начинался в 8 часов утра и продолжался 5 часов, позже рабочий день был продлен до 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением трех летних месяцев и праздников. За один день неявки на работу у канцелярского служащего вычиталось жалованье за месяц, за неотработанный час вычиталось недельное жалованье.

В первую очередь, в коллегиях рассматривались государственные дела, затем частные. На решение государственных дел полагалась неделя, при необходимости наведения справок в губерниях устанавливался поверстный срок по 2 дня на сто верст в один конец и столько же в другой. Через неделю после получения справки дело должно было быть решено под угрозой смертной казни. Частные дела по жалобам должны были решаться в течение шести месяцев. Первоначально эти сроки выдерживались. Однако позже они перестали выдерживаться из-за накопления большого количества нерешенных дел сенатское и коллежское делопроизводство отличались редкой медлительностью. Некоторые сенатские дела, особенно судебные, тянулись годами, и не каждый из участников доживал до разрешения спора.

Особенно детально разработаны в Генеральном регламенте вопросы регистрации документов (правильное ведение регистрации обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением) и ответственности за принимаемые решения. В Генеральном регламенте подробно проработаны и вопросы документирования и движения дел (документооборота). Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы. Еще ранее в 1716 г. был издан указ о подписании главами губернской администрации доношений в Сенат о получении сенатских указов. Позднее эту норму ввели в Генеральный регламент.

Все делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором. Канцелярская работа распределялась между служащими, и обязанность каждого была строго определена регламентом. Так, нотариус вел протоколы («повседневные записки») по всем делам, решавшимся в коллегии. Каждый день на особом листе он записывал все дела, какие докладывались присутствию и составлял по ним резолюцию. По окончании месяца эти листы переписывались набело и переплетались. Нотариус же вел реестр нерешенных дел, а секретарь против каждого отмечал, у кого оно находится в производстве. Этот реестр постоянно находился на столе присутствия перед местом президиума, чтобы члены коллегии могли видеть, сколько у них нерешенных дел.

Актуариус вел общий журнал всем входящих бумаг, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность и заведовал заготовлением канцелярских принадлежностей.

В ведении регистратора находились регистрационные книги журнал, в который за весь год кратко записывалось содержание всех дел, решенных в коллегии (последние располагались по алфавиту, с указанием, куда и когда каждое дело послано), и 4 регистрационные книги («регистратуры») А, В, С и D. Книги А и В служили для регистрации исходящих документов, С и D для регистрации входяших. Регистрация документов в коллежской системе делопроизводства сопровождала их не только в течение всего процесса производства дела, но и после в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствующий номеру записи в регистрационной книге. Книга А использовалась для записи краткого содержания всех документов реляций и докладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат; книга В для записи краткого содержания документов, направленных другим учреждениям и лицам; книга С содержала расположенные в хронологической последовательности краткие выписки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сената, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Все это по завершении года переплеталось и приобретало форму книги. Книга D соответственно, содержала краткие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по территориальному и хронологическому принципам и по завершении года вместе с реестром переплетались.

При каждой коллегии состоял прокурор, наблюдавший за порядком и законностью решения дел. В случае крайней волокиты он должен был доносить об этом генерал-прокурору Сената. В его обязанности входило наблюдение за исполнением указов. Для этого он имел особую книгу, на одной стороне которой он отмечал, когда и какой указ состоялся, а на другой что по указу исполнено и когда.

Генеральный регламент устанавливал процедуру рассмотрения и решения вопроса, которая включала: вступление дела, подготовку дела к слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и принятие решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль за исполнением решения, архивное хранение дел.

Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и не распечатывая передавал в присутствие. Указы, присылаемые из Сената, распечатывались в присутствии самим президентом коллегии, а остальные бумаги старшим членом присутствия. Далее все поступившие бумаги помечались секретарем с обозначением времени их поступления и сдавались актуариусу для записи в регистрационных книгах. При этом на самом входящем документе проставлялся регистрационный номер, а в регистратуре помечалось, в какой стол передана бумага на исполнение.

Канцелярским служащим каждый документ передавался под расписку, вносившуюся в квитанционную книгу. При возвращении дела такие расписки уничтожались, и в книге отмечалось время возвращения дела. Кроме письменных прошений дела могли начинаться и по устному заявлению просителя, который расспрашивался в присутствии президентом и затем, если его требование подлежало удовлетворению, по удалении просителя из присутствия, устраивалось обсуждение и объявлялось просителю решение.

Предварительной подготовкой дела для рассмотрения в присутствии коллегии занимались помощники секретаря и канцеляристы под руководством секретаря. Подготовка дела к докладу включала сбор всех необходимых справок по данному делу (для этого в другие учреждения могли направляться канцелярские запросы) и выписку всех существующих узаконений по данному делу. Результатом этой работы являлся доклад и краткая записка по делу (или экстракт) с кратким изложением существа вопроса, всех обстоятельств дела и существующих законов, в соответствии с которыми должно решаться дело. Рассмотрение и решение дела велось в присутствии всеми членами коллегии, докладывалось дело секретарем. Решение принималось большинством голосов, причем при равенстве голосов голос председателя имел перевес. Ход обсуждения вопроса и принятое решение записывалось нотариусом в протокол («повседневную записку» или журнал). Если член коллегии имел особое мнение, он имел право требовать записать его в протокол, и его требование исполнялось. Протоколы подписывались всеми членами коллегии в тот же день. Таким образом, Генеральный регламент предусматривал систематическую запись всего хода обсуждения дел.

После заседания и подписания протокола канцелярия готовила «исполнительные бумаги», содержавшие решение вопроса и отсылавшиеся на места для исполнения. Генеральный регламент обращает особое внимание на то, что при отсылке исполнительных бумаг коллегия должна была оставлять у себя копии. Все коллегии между собой сносились промемориями, в подведомственные места направляли указы, получая от них рапорты.

Все решенные дела сдавались в актохранилища, которые впервые по Генеральному регламенту получили европейское наименование архивов и должны были стать особыми от канцелярии подразделениями для хранения оконченных дел. Для заведования архивами была учреждена особая должность архивариус. По регламенту учреждалось два архива один общий для всех коллегий при Коллегии иностранных дел, другой финансовый под наблюдением Ревизион-коллегии, причем был определен и срок сдачи дел в архив через три года по завершении их производства в канцелярии. Дела должны были сдаваться в архив по описи и под расписку. По всем делам в архиве велась опись по алфавиту («алфавит дел»).

Специальная глава Генерального регламента устанавливала порядок пользования печатями. Приложение печати производилось в присутствии двух свидетелей. Стремлением сохранять в тайне государственные дела продиктовано введение присяги для канцелярских чинов. Им запрещалось хранение служебных документов дома. Особо строго каралась подделка документов, их хищение, разглашение тайны голосования, неправильное составление документов, искажение их смысла. Наказания предусматривались весьма строгие: смертная казнь, ссылка на галеры с вырезыванием ноздрей, конфискация имущества, денежные штрафы, лишение чина и др.

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований. Исследователи отмечают:

«Хотя прежние дьяки, окольничьи, воеводы влачат еще кое-как свое существование в Москве и других старых городах, но рядом с ними теперь в новой столице являются и новые люди, которым присваиваются и новые чины, взятые с иностранного. Так появляются теперь администратор, актуариус, асессор, аудитор, бухгалтер, герольдмейстер, губернатор, инспектор ... маклер, министр ... и др.»

Прежние учреждения думы и приказы заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др.

Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; челобитные прошениями, переписка памяти и отписки заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями.

Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» образцы, по которым следовало составлять документы. В указе 1723 г. «О форме суда» содержание челобитной следовало излагать по пунктам, т.е. была сделана попытка формализовать текст документа, сделать его максимально удобным для чтения. Несколько ранее указом от 22 февраля 1714 г. губернаторам предлагалась форма ведомости для присылки сведений о произведенных сборах налогов и казенных расходах, состоявшая из 22 пунктов.

В коллежком делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа:

«Октября 17 дня 1723 года».

Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа; в некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания документа: «Рапорт о получении указа», хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) окончательно формируется только в делопроизводстве министерств в XIX в. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.

Реформа Петра I затронула только центральный уровень государственного управления, почти не отразившись на местных учреждениях. Завершила эту реформу Екатерина II, издав «Учреждения для управления губерний» 7 ноября 1775 г. Губернская реформа Екатерины II внесла единообразие в устройство губерний, разграничив места административные, судебные и финансовые. Реформа затронула и центральные учреждения, уничтожив большинство коллегий и оставив всего лишь три из них Иностранных дел, Военную и Морскую. Губернские учреждения были подчинены непосредственно Сенату.

Особое значение для организации делопроизводства имеет установленная «Учреждением для управления губерний» «иерархия властей и мест», определившая порядок сношений между собой высших, центральных и местных учреждений. В соответствии с этим порядком Сенат и коллегии давали губернатору указы, а он, в свою очередь, представлял верховной власти рапорты и доношения. Присутственным учреждениям губернии (Губернскому правлению, палатам гражданского и уголовного суда, Приказу общественного призрения и др.) губернатор давал предложения, получая от них представления. Между собой присутственные места обменивались сообщениями: Губернское правление получало указы от Сената и раздавало указы подчиненным местам и лицам.

Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений сохранялся в течение всего XIX в., в определенной степени он присутствует и в современном делопроизводстве.

По «Учреждению для управления губерний» порядок решения дел был преимущественно коллегиальным: предварительно дело готовилось для обсуждения, рассматривалось на заседании присутствия, после чего готовились «исполнительные» бумаги. Штат канцелярских служащих составляли: секретари (старшие и младшие), протоколист, регистратор, журналист, канцеляристы, писцы, переводчики и толмачи (там, где это было необходимо), архивариус и некоторые др. Количественный состав штатных служащих зависел от количества решаемых дел. Но и при большом штате далеко не всегда канцелярии успевали вовремя подготовить дела к рассмотрению. Значительное время отнимала подготовка дела к докладу наведение справок, переписка с другими учреждениями, отправка запросов на места и др., которая заканчивалась составлением докладной записки или выписки. Кроме того, передача дела в вышестоящую инстанцию требовала представления всего предшествующего делопроизводства.

Достаточно сложной была процедура документирования деятельности самого присутственного места. «Учреждение...» вводило для этих целей протокол, или журнал заседания. Журналы подробнейшим образом отражали деятельность присутствия по решению дел. Еще более усложнилась система регистрации: каждая передача дела из одного стола в другой, от одного канцелярского служащего другому, фиксировалась в реестрах.

XVIII в. в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, бюрократического начала.

Система министерского делопроизводства в XIX – начале XX вв.

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений.

Новая система управления министерская, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы: в коллегиях конца XVIII в. президенты имели более широкие права, чем ранее. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных министерств; позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее, отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерств как «исполнительное».

Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802 г., были: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и на правах министерства Государственное казначейство. Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь товарища (помощника). Одновременно с министерствами в 1802 г. учрежден Комитет министров высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие совместного согласованного решения. Несколько позже 1 января 1810 г. создан Государственный совет высшее законосовещательное учреждение. Одновременно с этим проведена реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняя также функцию надзора за правительственным аппаратом.

Окончательно единоличное министерское начало победило лишь с изданием 28 января 1811 г. «Общего учреждения министерств» законодательного акта, определившего всю систему министерского устройства, включая их делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и лицами. В соответствии с этим актом увеличилось число министерств и произошли некоторые изменения в перераспределении дел между ними. Структура министерств имела следующий вид:

Министры назначались самим императором и были ответственны только перед ним. Принцип единоначалия положен в основу всей организации министерств: директора, возглавлявшие департаменты, подчинялись непосредственно министру, начальники отделений директорам департаментов, столоначальники начальникам отделений. Совет министра состоял из руководителей основных подразделений и имел значение органа «для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения». В департаментах роль советов выполняли общие присутствия департаментов. Канцелярия министра по своей структуре была аналогична и действовала на правах департамента; канцелярии департаментов имели более простое внутреннее устройство: они возглавлялись правителем канцелярии и имели штат чиновников журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностной и количественный состав зависел от объема и содержания дел. Например, если в ведении департаментов находились финансовые средства, в состав канцелярии включались счетные отделения или столы с соответствующим штатом служащих.

«Общим учреждением министерств» вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов и до их архивного хранения. Особое место уделено порядку «сношений» (переписке) министерств с другими учреждениями.

Следует отметить, что само понятие делопроизводства (этот термин появился во второй половине XVIII в.) обозначало деятельность, которой занималась не только и не столько канцелярия, сколько весь аппарат учреждения в целом. Термин «делопроизводство» происходит от сочетания слов «производство дела», а под «делом» в то время понималась не папка с документами, как в современном делопроизводственном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела это не что иное, как решение дела. Поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то, естественно, делопроизводство понималось и как «правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг».

Содержание «Общего учреждения министерств» свидетельствует о том, что его авторы достаточно четко различали два аспекта делопроизводственной деятельности: формы документов, по которым совершается делопроизводство (для обозначения этой деятельности в XIX в. широко употреблялся самостоятельный термин письмоводство), и движение документов и дел (порядок течения дел), понимая вместе с тем, что в практической деятельности канцелярии они тесно взаимодействуют. Основой этого взаимодействия является не что иное, как принятый в учреждении порядок рассмотрения и решения дел, или «производства дел» (используя современную терминологию, процесс принятия управленческих решений). Именно это осознание «вторичности» делопроизводства по отношению к «производству дел» (принятию решений) пронизывает и «Общее учреждение министерств» и все последующие законодательные акты, принимавшиеся с целью регламентации делопроизводства на протяжении всего XIX и начала XX вв. В силу этого регламентация министерского делопроизводства в «Общем учреждении министерств» давалась как «образ» (порядок) производства дел, включающий порядок вступления дел, движение (или производство) дел, отправку дел, ревизию дел, отчетность в делах.

Дела, направленные в министерство, могли попасть в канцелярию министра или непосредственно в департаменты. В канцелярию министра поступали указы и повеления верховной власти, переписка министра с другими министрами и главноуправляющими, губернаторами и вообще лицами равного звания. Представления от подчиненных органов направлялись министру в случае крайней важности или срочности. На его имя поступали отзывы на его предписания и жалобы на решения департаментов, а также секретные дела.

Непосредственно в департаменты поступала переписка с другими учреждениями и лицами, равного положения и подчиненными, представления от подчиненных учреждений, предписания министра и дела из его канцелярии с резолюцией министра.

Все поступающие в министерство дела делились на три категории: текущие дела (дела, поступавшие на общих основаниях в соответствии с установленным порядком) донесения, ведомости, представления, переписка и др.; чрезвычайные дела для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям; дела, «не терпящие времени», или срочные. Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь.

О поступивших делах министру докладывал директор его канцелярии, директору департамента правитель дел канцелярии департамента. Эта стадия являлась, по сути, предварительным рассмотрением дела и не влекла за собой никаких решений, но определяла дальнейший ход бумаги в министерстве. Общий порядок движения дел в министерствах строго регламентировался, и редкое дело могло избежать участи пройти весь путь его подготовки и рассмотрения от отдельного стола в составе того или иного отделения, через директора департамента, а нередко и общего присутствия департамента или объединенного присутствия нескольких департаментов (в случае крайней сложности дела) до министра, а иногда и совета министра, смотря по сложности дела. Это касалось и дел, поступавших на имя министра и решавшихся его властью. Кроме того, первоначально в министерском делопроизводстве преобладал «коллежский» порядок составления документов, при котором рассмотрение каждого вопроса требовало повторения «слово в слово» всех предыдущих документов. Дела при этом достигали огромных размеров. С течением времени (примерно к середине XIX в.) сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записки изложения только самого существа вопроса. Все это превращало документооборот учреждений в сложный иерархически организованный процесс, длительный по времени, учитывая, что основными инструментами канцелярии были перо и бумага, а единственной системой регистрации журнальная. Автор известного «Руководства к наглядному изучению административного течения бумаг в России» (1856 г.) М.Н. Катков называет 54 делопроизводственных операции при рассмотрении дела в Губернском правлении, 34 в департаменте министерства, 36 в Комитете министров.

Документы, создававшиеся в процессе «производства дела» можно разделить на две группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.), и документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе «исполнительные бумаги».

Поскольку еще в последней четверти XVIII в. сложилась «иерархия властей и мест», определившая систему «сношений» учреждений различных типов, то министерскому делопроизводству ничего не оставалось, как «вписаться» в эту систему, что и произошло. От вышестоящих учреждений министерства получали: от императора указы, повеления; от Государственного совета высочайше утвержденные мнения; от Сената сенатские указы; от Комитета министров выписки из журналов заседаний. Министры в вышестоящие инстанции направляли высочайшие доклады (императору), мнения, предложения, представления. С равными учреждениями министерства обменивались посредством отношений, сообщений, официальных писем. Подведомственным местам и лицам направляли предписания министров, от них получали рапорты, донесения, представления. Таким образом, система министерского делопроизводства дополнила сложившуюся еще в конце XVIII в. систему документирования местных учреждений.

Самостоятельную стадию «производства дела» составляла «отправка дел», включавшая регистрацию отправляемых документов в журналах и непосредственно отправку (запечатывание в пакет, надписание адреса и др.). До середины XIX в., когда в России появились почтовые конверты и марки, законом предусматривалось, что все исходящие бумаги должны отправляться в виде пакетов документ складывался в виде конверта и запечатывался сургучной печатью.

Для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным местам и лицам, существовали отдельные журналы. Особенность последних состояла в том, что они предусматривали запись сведений (об исполнении отправленной бумаги), которые обязано было сообщать каждое присутственное место особыми рапортами. По существу эти сведения использовались для контроля исполнения документов, поскольку дело не считалось завершенным, пока не было получено рапорта об исполнении или о невозможности исполнить решение по каким-либо причинам.

Ревизия дел проверка ведения дел по «Общему учреждению министерств» составляла самостоятельный участок делопроизводства. Ревизия дел являлась функцией начальников отделений, директоров департаментов; в губерниях начальников присутственных мест и самого губернатора. Начальники отделений проверяли исполнение документов по столам и сообщали сведения директору департамента, которому предписывалось каждый месяц проводить проверку исполненных и неисполненных документов по регистрационным журналам и настольным реестрам и представлять об этом ведомости министру. На основе этих ведомостей в конце каждого года в канцелярии составлялась общая ведомость по всем департаментам и канцелярии министерства. Ревизия дел предусматривала проверку порядка хранения документов и дел, правильности составления заголовков дел, сроков рассмотрения дел, причин задержки в рассмотрении дел («не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности» ПСЗ II. Т. 11, отд. 2. ? 9757).

Последняя стадия «производства дел» по «Общему учреждению министерств» отчеты. Законом устанавливалось три вида отчетов: отчеты в суммах, отчеты в делах и отчеты в «видах и предположениях». Отчеты в суммах являлись финансовыми отчетами, отчеты в делах отчетами о деятельности, последние отчеты представляли собой планы работы на следующий год. Отчеты готовились отделениями, каждым по своему направлению, затем обобщались в департаментах. На основе отчетов департаментов директор канцелярии составлял сводные отчеты по министерству.

Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве истерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически также, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: «Ответ на ?...» или: «От такого-то» и т.п.

Приобретает устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.

На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 г. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство.

Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII начала XIX вв. начинают издаваться регулярно. Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 г.

Цель издания сборников образцов документов дать полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием «обряда делопроизводства» и приложением форм документов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходится обращаться в государственные учреждения.

Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX в. жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов.

Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм письменной записи переданного по телефону сообщения.

В конце XIX начале XX вв. все большее внимание обращается систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в «Общем учреждении министерств», в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.

Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 г. «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: «секретно», «не подлежит оглашению», «спешно» и др. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов.

Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СССР

1917 – 1991 гг.

Если представления ученых об истории становления и развития учреждений управления, делопроизводства до октября 1917 г. имеют давнюю традицию и сложились в достаточно четкую и стройную систему знаний, то советский период нуждается в переосмыслении фактов, событий, концепций, учитывая неоднозначность в трактовке многих вопросов развития управленческой мысли, научной организации труда и делопроизводства в этот период. В историографии декларировалось положение о качественном отличии новой системы, строившейся после общественных потрясений 1917 г. и ликвидации старой буржуазной монархии. Многие современные исследователи напрочь вычеркивают историческую ценность последующего времени. Главный недостаток обоих подходов игнорирование преемственности в развитии любой системы, в том числе и системы делопроизводства.

Октябрьский переворот 1917 г., нацеленный на коренной слом старого государственного аппарата, на приобщение к его деятельности широких трудящихся масс, по форме кардинально изменил государственный аппарат. Всероссийский съезд Советов стал высшим органом государственной власти. В период между его съездами избирался ВЦИК исполнительная власть. Для непосредственного управления страной образовано первое советское правительство Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Для руководства отдельными отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы первые 13 народных комиссариатов (наркоматов).

По составу новый аппарат принципиально отличался от старого: фактическое отстранение от власти бывших помещиков, дворян, представителей купечества закреплено декретом ВЦИК и СНК РСФСР от 11 ноября 1917 г. «Об уничтожении сословий и гражданских чинов». Для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты и пр., не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления понизился. В то же время на своих местах оставались многие царские чиновники, саботировавшие новую власть. Председатель СНК В.И. Ленин признал, что «...культурный уровень не поднят, и поэтому бюрократы занимают старые места». Необходимо было законодательно оформить деятельность властных структур, упорядочить процессы документирования. 30 октября 1917 г. СНК издает декрет «О порядке утверждения и опубликования законов». Для оформления административных документов принято постановление СНК от 2 марта 1918 г.

«О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка документов. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. Так, 8 декабря 1918 г. Совет рабочей и крестьянской обороны издал постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».

При рационализации технологии управления использовался опыт работы предшественников. Например, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу взят аналогичный по наименованию и по содержанию документ военного ведомства 1911 г. Изменения в новом проекте были незначительными и касались исключения устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендаций по использованию меньших форматов бумаги в целях ее экономии и т.п.). При оценке этого периода надо учитывать тяжелые условия гражданской войны, разрухи. Классовые битвы не способствовали стабилизации и упорядочению деятельности аппарата, а долгая и упорная борьба с бюрократизмом не приводила, да и не могла привести, к ощутимым положительным результатам. Тем не менее, период 20-х гг. можно считать наиболее благотворным с точки зрения:

  •  организации исследований в области управления, научной организации труда (НОТ) и делопроизводства;
  •  вышедших наиболее важных нормативно-методических документов в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ);
  •   практики работы ведомств, учреждений, организаций по документированию управленческой деятельности «общего делопроизводства» и специальных систем документации.

Общественно-политическая и научная жизнь России 20-х гг. изобилует противоречиями. С одной стороны, пресечение деятельности видных ученых, с другой активная и успешная работа теоретиков и практиков управления (Гастев А.К., Керженцев П.М., Богданов А.А., Витке Н.А., Вызов Л.А., Дрезен Э.К., Бурдянский И.М. и др.), существование нескольких вполне самостоятельных школ управленческой мысли. Например, школы крупного исследователя НОТ и Управления Гастева А.К. (руководителя Центрального института труда), выдвинувшей оригинальную и содержательную концепцию трудовых установок; направление, возглавляемое Керженцевым П.М. (создателем в 1923 г. и руководителем самой массовой общественной организации в стране Лиги «Время», в дальнейшем переименованной в Лигу «НОТ» 1924 г.). Керженцев П.М. сделал в своих исследованиях важный вывод о перенесении универсальных организационных принципов деятельности объектов из одной сферы в другую. Он писал: «... опыт военный в какой-то мере использовать в промышленности или организационные методы индустрии использовать в деле культурной работы и т. д.» Значительный круг ученых объединяла школа Розмирович Е.Ф. Ее представители в основном работали в Институте техники управления (ИТУ) при Народном Комиссариате Рабоче-крестьянской инспекции СССР, директором которого была сама Розмирович Е.Ф. Развитие управленческой мысли «производственная трактовка» управленческих процессов представлено в литературе Бызовым Л.А., Дрезеном Э.К., Розмирович Е.Ф. и др. Исходной методологической посылкой их теоретических построений и практической рационализаторской деятельности явилось утверждение о наличии общих черт в производственных и управленческих процессах. Несмотря на определенную ограниченность функционально-технического подхода к изучению управления, авторы данной концепции смогли эффективно решать с ее позиций многие «локальные» управленческие вопросы: рационализацию структур; совершенствование документирования исполнения, планирования и учета; рационализацию технологии и техники управленческих процедур и операций. Институт издавал рекомендации по улучшению делопроизводства в аппарате управления.

Организационно-научная деятельность по оптимизации в сфере управления была закреплена нормативными документами и созданием целой сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами НОТ и делопроизводства. Так, в 1922 г. при общем управлении НК РКИ СССР создан отдел нормализации, состоящий из пяти секций. В секции делопроизводства занимались совершенствованием структуры делопроизводственных служб в партийном и государственном аппарате, рационализацией контроля исполнения, разработкой обоснованных норм выработки для отдельных категорий управленческих работников. На базе отдела нормализации в июле 1923 г. организована Секция административной техники, продолжавшая и расширявшая направления исследований своего предшественника (обследование государственного аппарата с использованием хронометража, анкетирования; консультации по улучшению деятельности «низовых» органов управления, методическая помощь и т. д.).

Для координирования работы по НОТ в масштабах всей страны в декабре 1923 г. образован Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ). По Положению о Совете, утвержденному 26 декабря 1923 г., он стал постоянно действующим совещательным органом при коллегии НК РКИ СССР и был призван вырабатывать основные принципы техники администрирования и научной организации управления, в частности его документационного обеспечения. Совет занимался также рационализацией техники и технологии производства.

В середине 20-х гг. дополнительно создаются две новые крупные организации: 1 января 1925 г. Оргстрой, а в феврале 1926 г. Государственный институт техники управления (ИТУ). Обе организации работали в постоянном и тесном контакте. Причем деятельность Оргстроя носила преимущественно прикладной характер (разработка образцов канцелярской мебели, оборудования, средств оргтехники), тогда как ИТУ больше внимания уделял теоретическим исследованиям в области управления. Реализация теоретических положений проходила по линии Оргстроя или силами самого института, имевшего тесные связи с низовыми органами НОТ (опытно-рационализаторскими станциями, оргбюро предприятий, ячейками по НОТ, лабораториями и др.).

Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в ИТУ по следующим основным направлениям:

  •  документооборот учреждений и методы его оптимизации;
  •  способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета документации;
  •  контроль исполнения документов;
  •  хранение документов.

Движение основных документопотоков учреждений исследовалось с использованием графических методов, предлагались оптимальные варианты работ с документацией, сокращались инстанции прохождения документов и операции, выполняемые с ними, разрабатывались маршруты курьерской связи. В рекомендациях ИТУ по выполнению учреждениями операций регистрации предлагалось, по возможности, отказаться от регистрации исходящей корреспонденции. Пропагандировалась «безрегистрационная система», базировавшаяся на принципе направления документов непосредственно исполнителям. Однако низкая общая культура управления работников советских ведомств и учреждений стала причиной того, что внедрение данной системы во многом себя не оправдало.

По системе и направлениям обследования объектов ИТУ практически не отличался от зарубежных консультационно-внедренческих фирм и от организаций, которые работают в этой области на современном этапе. В результате детального обследования учреждений создавался проект реорганизации общего делопроизводства, состоящий из двух основных частей. Первая содержала краткую характеристику существующего положения дел в организации; во второй намечались конкретные пути реорганизации и улучшения деятельности делопроизводства. Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документов: прием, регистрация, разметка корреспонденции, курьерская связь, порядок исполнения и контроль, отправка документации.

В проекте «новой системы делопроизводства» ИТУ излагались следующие общие принципы оптимизации деятельности обследуемых объектов:

  •  организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;
  •  регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме; отказ, где возможно, от регистрации;
  •  количество инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;
  •  справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени;
  •  контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;
  •  наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

Важным этапом в развитии проблем делопроизводства можно считать подготовленный ИТУ проект «Общих правил документации и документооборота» (издан в 1931 г.). В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых и единых для всех учреждений. Основным исполнительным органом по реализации всех делопроизводственных операций, по замыслу авторов, должен был стать секретариат. В «Правилах» определялись функции работников секретариата, их обязанности и содержание работ. Изложение материала в «Правилах» можно сравнить с содержанием современных обучающих инструкций к компьютерным программам. Например, детально описывался порядок обработки корреспонденции и указывалась методика выполнения каждой операции.

Разработанные составителями «Правил» признаки группировки дел (корреспондентский, предметно-вопросный, номинальный, географический и хронологический) актуальны в делопроизводстве и сейчас. В «Правилах» последовательно и полно представлена вся технология выполнения операций, включая подготовку дел к сдаче в архив и их архивное хранение. Вполне уместно, учитывая высокий научный уровень исполнения «Правил», их общегосударственную значимость, сравнение этого документа с Единой государственной системой делопроизводства (ЕГСД). К сожалению, «Правила» не были доработаны по отзывам учреждений и окончательно не утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.

При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. В этой связи к концу 20-х гг. остро встала проблема их унификации и стандартизации. В ИТУ организовали специальное структурное подразделение, занимавшееся этими вопросами на общесоюзном уровне Кабинет стандартизации. Им были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.); средства и предметы конторского труда, включая офисную мебель. Успешной была деятельность Кабинета по стандартизации форматов бумаги (использовался, в частности, опыт Германии).

В 20-е гг. развивались и системы специальной документации. С учетом полного доминирования концепции построения социализма акцент был сделан на документировании таких функций, как планирование, учет, контроль. В феврале 1921 г. образована Государственная общеплановая комиссия (Госплан РСФСР), решавшая задачу выработки общехозяйственного плана с учетом перспективного и текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Постепенно документы, создаваемые в сфере планирования, становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме. В конце 20-х гг. появляются планы комплексного развития народного хозяйства СССР на пятилетие. Первый такой план разработан и принят в 1928 г. В соответствии с утвержденными пятилетними планами предприятия и организации составляли свои планы с разбивкой по годам. Они представляли собой развернутую программу производственно-финансовой деятельности.

Статистическая документация важный и эффективный инструмент в управлении хозяйством. Уже в июле 1918 г. были сформированы центральные (ЦСУ) и местные органы статистики, которые проводили обследования по состоянию и перспективам развития советской экономики. В это время шла интенсивная работа по организации текущей статистики промышленности, форме периодичной отчетности по специальным бланкам. В декабре 1926 г. проведена первая Всесоюзная перепись населения. В качестве документальной основы использовались личные, посемейные и нехозяйственные бланки. Статистическая документация была единообразной по форме и включаемым показателям.

Бухгалтерская документация, отражая и фиксируя движение финансовых средств, уже в силу своей специфики должна быть унифицирована в большей мере, чем другие системы. Эта задача, в основном, и решалась исследователями. При рационализации объемных массивов бухгалтерской документации широко использовался опыт царской России, западноевропейских стран. Правильная организация учета на всех уровнях управления, совершенствование учетных форм документации таковы актуальные вопросы развития бухгалтерского учета и его документирования в рассматриваемый период.

В 30-е гг. формируется и укрепляется жесткая, централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. В результате рушатся структуры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ и делопроизводства; ликвидируются практически все крупные научно-исследовательские внедренческие центры, а их руководители в лучшем случае заканчивают свою жизнь в полном забвении, в худшем репрессируются. Атмосфера этого периода наиболее ярко проявлялась в социальных заказах власти науке в частности, усилия были направлены на «закрепощение» правовыми средствами населения страны. В этих целях, например, совершенствовалась система учета советских граждан.

Конституция 1936 г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным органом, таких прав лишились Съезд Советов СССР, ЦИК СССР и его Президиум, СНК СССР. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов для каждой иерархической структуры. Указанные нововведения упростили и упорядочили процессы документирования в высших эшелонах власти.

Значительное сокращение масштабов исследований в области управления и делопроизводства не означает, что в 30-е гг. работы в этой сфере прекратились. Усилия ученых и практиков реализовались в деятельности только отдельных крупных ведомств, где издавались отраслевые, нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т. п. В этот период проводились исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования.

Определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой документации, предпринимались неоднократные попытки властных структур изменить к лучшему работу с заявлениями, жалобами и письмами трудящихся. Отсутствие единого методического центра по координированию работы учреждений в области управления и делопроизводства, разнобой в деятельности ведомств и организаций в вопросах документирования поставили на повестку дня проблему концентрации в общегосударственном масштабе научных сил и их организационного оформления. В 1941 г. собирается Первое межотраслевое совещание по оргтехнике. В проекте программы, выдвинутой участниками совещания, нашли широкое отражение следующие вопросы документационного обеспечения управления:

  •  создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;
  •  разработка нормативной базы деятельности служб делопроизводства;
  •  механизация труда «канцелярских» работников;
  •  проведение унификации и трафаретизации управленческой документации;
  •  установление единой системы подготовки и переподготовки работников делопроизводства;
  •  создание всесоюзного научно-исследовательского института для разработки комплекса проблем документационного обеспечения.

Однако практической реализации выдвинутой программы помешала начавшаяся Великая отечественная война.

Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х гг. Утверждение некоторых исследователей относительно качественного повышения уровня разработок в этой области по сравнению с периодом 20-х гг. представляется малодоказательным и справедливо лишь отчасти для исследований по проблемам управления и документационного обеспечения управления, проведенных в 70-х гг. Негативная оценка базируется, прежде всего, на сопоставлении достижений мировой науки и практики по управлению и развитию информационных технологий в этой области. Особенно остро и зримо отставание СССР выявилось в 80-90-е гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математических методов управления, информатики и технической элементной базы привели к широкой информатизации общественно-политической и экономической жизни промышленно развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новых технологий, к разработке концепции «безбумажного офиса». Это отнюдь не умаляет достижений отечественной науки в области управления, НОТ, документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных проблем создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных систем документации, совершенствование специальных систем документации, рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации деятельности управленческих работников.

В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г. подтверждена актуальность создания специализированного института с возложением на него задачи разработки Единой системы делопроизводства, сформулировано понятие НОТ и обозначены основные направления исследований. Бесспорно, решения этого совещания активизировали работу ученых и практиков управления. В этот период усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР. С 1958 г. ГАУ стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ изданы «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.

На долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. «Материалов к Единой государственной системе делопроизводства». В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. «Основные положения ЕГСД» одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата. Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной начальником Главного архивного управления в 1988 г.

Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций. Последний вопрос широко обсуждался научной общественностью страны в связи с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Концепцию ОГАС лишь частично удалось реализовать в народном хозяйстве, а унифицированные системы документации не получили достаточной поддержки в средствах научной и массовой информации и остались невостребованными. В 90-е гг. та же печальная участь постигла и концепцию информатизации нашего общества. Но если идеи ОГАС были частично реализованы, то концепция информатизации до настоящего времени окончательно не сформулирована. К сожалению, с начала 1980-х гг. ни одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

15940. Риторика. Учебник 258 KB
  С.Е.Шилов. Риторика Введение Одно только знание оказывает ныне сопротивление нигилизму. Родившийся как подручное средство переоценки всех ценностей цивилизации обретя в себе источники собственного развития он стал невероятно избыточен ...
15941. Криминологическая характеристика и профилактика профессиональной преступности 397.5 KB
  В данном пособии раскрываются вопросы, связанные с понятием, основными признаками, общественной опасностью и тенденциями профессиональной преступности, ее детерминантами, а также вопросы профилактики профессиональной преступности.
15942. Административная юрисдикция 701 KB
  А. П. ШЕРГИН АДМИНИСТРАТИВНАЯ ЮРИСДИКЦИЯ МОСКВА ЮРИДИЧЕСКАЯ ЛИТЕРАТУРА Шергин А. П. Ш49 Административная юрисдикция. М.: Юрид. лит. 1979. 144 с. В монографии исследуются сущность и формы административной юрисдикции ее роль в укреплении со
15943. Криміналістична тактика і методика розслідування злочинів 1.88 MB
  Загальні положення криміналістичної тактики 1. Поняття і предмет криміналістичної тактики У період зародження криміналістики як самостійної галузі знання тактика розглядалась як частина поліцейської кримінальної техніки. У працях вчених АвстроУгорщини і Німеччи
15944. Криміналістика. Підручник 2.89 MB
  ВСТУП Криміналістика у своєму розвитку пройшла шлях від розрізнених окремих галузей до злагодженої системи знань. Сьогодні криміналістичні знання є могутньою зброєю в руках професіоналів оперативнорозшукових працівників слідчих прокурорів суддів. Підручник п
15945. Следственные действия. Система и процессуальная форма 1.14 MB
  ШЕЙФЕР СЕМЕН АБРАМОВИЧ доктор юридических наук профессор Заслуженный юрист Российской Федерации заведующий кафедрой уголовного процесса и криминалистики Самарского государственного университета. В прошлом работник органов расследования последняя должность на...
15946. Следственные действия. Основания процессуальный порядок и доказательственное значение 791.5 KB
  193 Министерство образования и науки Российской Федерации Самарский государственный университет С.А. Шейфер Следственные действия. Основания процессуальный порядок и доказательственное значение. ...
15947. Доказательства и доказывание по уголовным делам проблемы теории и правового регулирования 494 KB
  Шейфер С.А. Доказательства и доказывание по уголовным делам; проблемы теории и правового регулирования. Тольятти: Волжский университет им. В.Н. Татищева 1997 92 с. В монографии рассматриваются проблемы теории доказательств связанные с трактовкой понятия доказывание...
15948. Основи конституційної юриспруденції 2.15 MB
  СТАНІСЛАВ ШЕВЧУК ОСНОВИ КОНСТИТУЦІЙНОЇ ЮРИСПРУДЕНЦІЇ Навчальний посібник ХАРКІВ 2002 ББК 67.9 4 Укр 300 Ш37 РецеНЗеНТИ: МЛ.Козюбра доктор юридичних наук проф. членкор. АпрН України суддя Конституційного Суду України; Мартиненко ПФ. проф. суддя Кон