68460

ФОРМАТИРОВАНИЕ ДАННЫХ В ЯЧЕЙКАХ

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

Ячейка – это минимальный адресуемый элемент рабочего листа. Ячейка определяется адресом. Кроме этого можно задавать диапазон ячеек. Диапазоном называется группа ячеек. Чтобы задать адрес диапазона нужно указать адреса верхней левой и нижней правой ячейки, разделив их двоеточием.

Русский

2014-09-22

1.36 MB

1 чел.

инеок Александра Борисовна       Лекция № 3   “Информационные технологии в производстве текстильных изделий”                                  стр. 11.

ФОРМАТИРОВАНИЕ ДАННЫХ В ЯЧЕЙКАХ

Диапазон ячеек.

Ячейка – это минимальный адресуемый элемент рабочего листа. Ячейка определяется адресом. Кроме этого можно задавать диапазон ячеек. Диапазоном называется группа ячеек. Чтобы задать адрес диапазона нужно указать адреса верхней левой и нижней правой ячейки, разделив их двоеточием. Примеры указания диапазонов:

А1:В2 четыре ячейки, расположенные в двух первых строках и двух первых столбцах.

А1:А100 сто первых ячеек столбца А.

В2:Е5 16 ячеек, столбцы В-Е, строки 2-5.

С1:С65536 Все ячейки третьего столбца. Этот диапазон можно указать как С:С.

А3:IV3 Все ячейки третьей строки. Этот диапазон можно указать как 3:3.

Все команды, выполняемые с одной ячейкой можно применить и к диапазону ячеек.

Чтобы выполнить какую-либо операцию над диапазоном ячеек, необходимо сначала выделить этот диапазон. При выборе диапазона изменяется цвет ячеек, входящих в диапазон и становиться серо-голубым, кроме текущей ячейки.

Диапазон можно выделить несколькими способами:

  •  Щелкните и перетащите указатель мыши по диапазону ячеек. Если указатель перетаскивать за пределы экрана, то рабочая таблица будет автоматически прокручиваться.
  •  Нажать и удерживать клавишу Shift , при этом выделить диапазон при помощи клавиш управления курсором:  ←   →    ↑    ↓   Home   End   Pg Up  и  Pg Dn 
  •  Нажать клавишу F8 , затем переместить табличный курсор при помощи клавиш управления курсором, выделяя диапазон. Для возврата к нормальному режиму еще раз нажать клавишу F8 .

В большинстве случаев выделяемые диапазоны будут смежными, т.е. будут представлять собой сплошные прямоугольники ячеек. Для выделения несмежного диапазона следует нажать клавишу  Ctrl  и удерживая ее, протянуть мышь по нужным ячейкам. Для выделения следующей группы ячеек следует опять нажать клавишу  Ctrl  и удерживая ее провести указателем мыши по выделяемым ячейкам.

Размеры ячейки.

Рис. 1. Линейные размеры ячейки.

Ширина столбцов измеряется числом стандартных символов. На самом деле эта условная величина ни о чем не говорит, так как в большинстве шрифтов ширина разных символов различная. Так буква  Щ  гораздо шире буквы  i.

Высота строки измеряется в пунктах. Пункты – это стандартная величина, принятая в издательском деле.

72 пункта = 1 дюйму = 2,54 см.

Таким образом, чтобы высота строки была размером в 1 см., нужно выставить высоту в 28 пунктов

Обычно EXCEL автоматически подбирает размеры ячеек таким образом, чтобы отображать введенные данные наилучшим образом. Но иногда это неудобно, и нужно уметь самостоятельно изменять ширину столбцов.

Ширина столбцов по умолчанию в новой книге равняется 8,43 символа, что приблизительно равно 1,8 см. Ширина столбца автоматически не регулируется, но есть возможность выставить ширину столбца по самому длинному тексту, из уже заполненных ячеек этого столбца. Для изменения ширины столбцов по умолчанию можно воспользоваться командой:  Главная → Ячейки → Формат → Ширина по умолчанию и в появившемся диалоговом окне задать новое значение стандартной ширины столбца. После этого ширина всех столбцов в книге автоматически изменится, но, после этого операция автоматического подбора ширины столбца станет недоступна.

Можно вручную поменять ширину столбцов в документе.

Обычному пользователю более удобно работать не с пунктами или условными стандартными символами, а с привычными сантиметрами или миллиметрами. Для того, что бы увидеть и оценить расположение ячеек на листе бумаги, следует перейти к режиму Разметка страницы. Для этого можно щелкнуть мышкой по иконке слева внизу страницы, рядом с горизонтальным ползунком или выбрать команду на Ленте:

Вид → Режимы просмотра книги → Разметка страницы.

В режиме Разметка страницы видны все элементы рабочего листа. А именно: столбцы, строки, колонтитулы (верхний и нижний), поля страницы (верхнее, нижнее, левое и правое). Размером каждого можно управлять. Размеры полей и колонтитулов можно поменять, щелкнув указателем мышки на правый или нижний край этого элемента на линейке и изменяя его размеры. При этом указатель мышки должен поменять свой вид на значок или . Для ширины столбца или высоты строки следует попадать на имена столбцов или номера строк, при этом указатель мышки вместо стрелочки должен принять вид   или   указателя мыши на экране .

Существует несколько способов изменения ширины столбца.

Поймать правую границу столбца мышью до появления значка (смотри предыдущий абзац) и перетаскивать границу мышью до тех пор, пока он не станет нужной ширины.

  •  Выбрать команду Главная → Ячейки → Формат → Ширина столбца и задать в поле Ширина столбца нужное значение в стандартных символах.
  •  Выбрать команду Главная → Ячейки → Формат → Столбец → Автоподбор ширины. При этом ширина выделенного столбца автоматически будет выставлена по ширине самого длинного элемента в этом столбце. Другой способ - дважды щелкнуть правой кнопкой мыши по правой границе столбца для автоматического изменения ширины столбца.

Высота строки регулируется автоматически по самому крупному шрифту в строке. Если увеличить размер шрифта в ячейке, то EXCEL автоматически увеличит высоту строки, чтобы текст в ячейке был виден целиком. По умолчанию высота строки– это 15 пунктов, это 20 пикселей или приблизительно 0,53 см.

Существует несколько способов изменения высоты строки.

  •  Поймать нижнюю границу строки мышью до появления значка  и изменить высоту
  •  Выбрать команду Главная → Ячейки → Формат → Строка → Высота и задать в поле Высота строки нужное значение в пунктах.
  •  Выбрать команду Главная → Ячейки → Формат → Строка → Автоподбор высоты. При этом высота выделенной строки автоматически будет выставлена по высоте самого длинного элемента в этой строки. Другой способ автоматического подбора высоты - дважды щелкнуть правой кнопкой мыши по нижней границе строки для автоматического изменения высоты строки.

Для изменения ширины сразу нескольких столбцов или высоты нескольких строк одновременно следует сначала выделить их, а затем вносить изменения.

Формат ячеек таблицы.

Форматирование информации в ячейках предназначено для видоизменения хранимой в ячейках информации и придания созданной пользователем таблице приятного и удобного для работы с ней внешнего вида.

Форматирование позволяет визуально (зрительно) структурировать информацию, разбить ее на часть, выделить важную информацию, например – шапку в таблице или заголовки столбцов, позволяет пользователю значительно облегчить восприятие таблицы в целом. Важно понимать, что форматирование ячеек не изменяет внутреннего содержимого ячеек, а только лишь изменяет внешний вид создаваемого документа. Для форматирования рабочих листов в EXCEL существует разнообразные средства: панель инструментов форматирование, команда Формат ячеек, условное форматирование и многое другое.

Все основные команды по форматированию данных в ячейке представлены в Диалоговом окне Формат ячеек.

Иконки основных команд для форматирования данных в ячейке

Большинство команд и операций, имеющихся в диалоговом окне Формат ячеек, представлены в виде отдельных кнопок(картинок, иконок) на ленточной вкладке Главная

Диалоговое окно Формат ячеек можно вызвать, щелкнув правой кнопкой мыши по ячейке и в появившемся контекстном меню выбрать пункт Формат ячеек, либо нажать клавиши Ctrl +  1 . Третий способ -  щелкнуть мышкой по значку напротив слов Шрифт, Выравнивание и Число на ленточной вкладке Главная.

Диалоговое окно Формат ячеек имеет шесть закладок – см. рис. 2 ниже.

Каждая закладка окна предназначена для изменения определенных атрибутов содержимого выбранной ячейки.

Рис. 2. Внешний вид окна Формат ячеек.

 

Закладки:

Число – позволяет выбрать формат представления данных в ячейке.

Выравнивание – задает выравнивание данных внутри ячейки по горизонтали и вертикали, а также определяет дополнительные возможности при работе с текстом. 

Шрифт видоизменение начертания шрифта.

Граница позволяет нарисовать рамку и границы ячеек в таблице.

Вид позволяет изменить цвет шрифта и заливку фона ячейки.

Защита нужна для сокрытия формул и установки/снятия защиты ячеек.


EXCEL
очень трепетно относится к заданным форматам данных. Следует сначала задать формат для ячеек, а только потом вносить информацию в ячейки. При несовпадении введенных данных с заданным форматом дальнейшие действия EXCEL по отношению к таким данным непредсказуемы. Поэтому следует точно соблюдать соответствие заданных для ячеек форматов и введенных данных.

Закладка Число предлагает следующие форматы ячеек:

Общий — обеспечивает отображение числовых и текстовых данных произвольного типа. Лучше всего этот формат не использовать.

Числовой — предназначен для представления чисел, включает цифры и разделители дробной части – запятую. Позволяет округлять числовое значение до нужного количества знаков в дробной части числа. Если нужно задать формат целого числа, то число десятичных знаков в дробной части следует указать равным нулю.

Денежный или Финансовый — для отображения денежных величин. Эти форматы практически ничем не отличаются друг от друга.

Дата и время — для отображения даты и времени в выбранном формате. Подробнее о этих форматах – см. лекцию «Работа с датами и временем».

Процентный — для вывода чисел, предварительно умноженных на 100 с символом %.

Дробный — для вывода дробных чисел, удобен для вывода долей. Представлены 9 форматов.

Экспоненциальный — для вывода чисел в экспоненциальном формате, например 1.65Е+044. Используется для научных расчетов при выводе очень больших или очень маленьких чисел.

Текстовый — любая последовательность символов: букв, цифр, специальных знаков. В любом случае введенные данные обрабатываются как строка символов.

Дополнительный — нестандартные дополнительные форматы: номер телефона, почтовый индекс, индекс+4 и табельный номер.

Все форматы — показывает все имеющиеся в Excel форматы. Позволяет создать свой собственный пользовательский формат на основе уже имеющихся в EXCEL форматов.

Неприятности формата Общий

По умолчанию в новой книге EXCEL выставляет все ячейки в формате Общий. Данные, записанные в общем формате, интерпретируются EXCEL так, как это удобно самому EXCEL. При этом некоторые символы трактуются EXCEL, как служебные, и вся информация, введенная в ячейку, автоматически преобразуется в тот формат, который подходит под имеющийся в списке EXCEL готовый формат наилучшим образом. Информация автоматически видоизменяется, что часто вызывает вполне оправданное раздражение у пользователей. Поэтому не следует пользоваться форматом Общий.

Например, ввод номера группы 9/09 в формате Общий приводит к тому, что EXCEL трактует эту информация как дату по символу "/" и вместо этого в ячейке появляется дата – 09 сен. Единственные способ избавиться от такого автоматического преобразования – это выбрать текстовый формат для данных.

Другой неприятный момент – формат Общий не позволяет корректно работать некоторым функциям и формулам. При вычислении результат может быть неправильным. Поэтому числовые данные следует хранить в готовых числовых форматах, предлагаемых EXCEL.

Если предлагаемых EXCEL форматов недостаточно, то следует создать свой собственный формат, воспользовавшись возможностью пользовательского формата (см. лекцию "Пользовательский формат данных").


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

27541. Система права: понятие и основные элементы 31 KB
  Система права: понятие и основные элементы. Система права – явление объективное хотя оно и находит свое проявление вовне через деятельность законодателя. Структура права предопределена в конечном счете характером общественных отношений на том или ином этапе общественного развития. Таким образом система права – это внутреннее строение права деление его на отрасли подотрасли и правовые институты в соответствии с предметом и методом правового регулирования.
27542. Соотношение инкорпорации, кодификации и консолидации 29.5 KB
  Систематизация нормативно-правовых актов – это их упорядочение приведение в единую более или менее сложную систему. Особенности систематизационной деятельности: сопоставляются и анализируются изданные в разное время действующие акты; 2 выявляются имеющиеся противоречия в содержании правовых норм пробелы в праве множественность актов посвященных одним и тем же вопросам обнаруживаются устаревшие нормы действие которых перекрыто актами изданными позднее; 3 подготавливаются проекты новых актов предложения об изменении и дополнении...
27543. Соотношение нормативного и ненормативного в правовом регулировании общественных отношений 37 KB
  Соотношение нормативного и ненормативного в правовом регулировании общественных отношений. Втретьих в качестве предпосылки нормативности может выступать ценность для общества тех или иных вариантов поведения следовательно и образуемых общественных отношений. Но при этом следует учитывать что для эффективного нормативнорегулятивного выражения тех или иных социальных отношений недостаточно простого познания уяснения характерных и сущностных данных отношений. Далее механизм экономического регулирования как справедливо отмечает автор...
27544. Соотношение права и корпоративных норм 30.5 KB
  Корпоративные нормы это правила поведения устанавливаемые различными организациями в их актах и охраняемые мерами социального воздействия это особая разновидность социальных норм призванных регулировать отношения которые складываются между членами и участниками данных организаций. Корпоративные нормы регулируют только внутренние отношения этих организаций. Эти нормы выражают волю участников общественных объединений компетенцию объем прав и обязанностей их членов и т. Корпоративные нормы схожи с правовыми нормами тем что они имеют...
27545. Соотношение права и моральных норм 44 KB
  Соотношение норм права и норм морали складывается из двух типов связи: взаимоподдержки основанной на единстве и однонаправленности действия; конфликта основанного на различиях и противоречиях. Единство права и морали выражается в том что: обе эти категории являются надстроечными; представляют собой разновидность социальных норм; опираются на единый политический фундамент; имеют один и тот же объект регулирования; основываются на свободе воли индивида; служат для упорядочения общественных отношений; являются показателями...
27546. Форма и сущность государства 27.5 KB
  Термин форма государства на сегодняшний день трактуется неоднозначно т. Для того чтобы проанализировать чтобы вывести адекватный смысл термина форма государства следует обратиться к общефилософским понятиям формы и содержания. Исходя из общего учения о содержании формы можно заключить что: Содержание государства заключается в том что это особый социальный институт предназначенный для поддержания жизнедеятельности общества достижению уровня производящей экономики.
27547. Форма правления 28 KB
  Форма правления – это способы организации верховной государственной власти порядок образования ее органов и их взаимоотношения с населением. Дуалистическая двойственная монархия – это такая организация верховной государственной власти при которой законодательная власть принадлежит парламенту а монарх и руководимое им правительство осуществляют функции исполнительной власти. Парламентарная монархия – такая организация высших органов государственной власти при которой монарх €œцарствует но не правит€. 2 Республика – форма правления...
27548. Формационный поход к типологии государства 29.5 KB
  Типология государства – традиционно рассматривают как теория учение о типах государств когдалибо существовавших в истории человеческого общества или существующих в настоящее время. Типология государства – это процесс систематизации государств с учетом их сущностных свойств для повышения эффективности в теоретической и практической деятельности по изучению государства и правоприменения. Под типом государства понимаются взятые в единстве общие черты различных государств система их важнейших свойств и сторон порождаемых соответствующей...
27549. Формы непосредственной реализации права 27 KB
  Под реализацией права следует понимать претворение воплощение норм права в правомерное поведение субъектов правоотношения. Реализация права как процесс может быть охарактеризован с объективной и субъективной стороны. С объективной стороны – совершение предусмотренных нормами права правомерных действий определенными средствами в известной последовательности в некоторые сроки и некотором месте.