68460

ФОРМАТИРОВАНИЕ ДАННЫХ В ЯЧЕЙКАХ

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

Ячейка – это минимальный адресуемый элемент рабочего листа. Ячейка определяется адресом. Кроме этого можно задавать диапазон ячеек. Диапазоном называется группа ячеек. Чтобы задать адрес диапазона нужно указать адреса верхней левой и нижней правой ячейки, разделив их двоеточием.

Русский

2014-09-22

1.36 MB

1 чел.

инеок Александра Борисовна       Лекция № 3   “Информационные технологии в производстве текстильных изделий”                                  стр. 11.

ФОРМАТИРОВАНИЕ ДАННЫХ В ЯЧЕЙКАХ

Диапазон ячеек.

Ячейка – это минимальный адресуемый элемент рабочего листа. Ячейка определяется адресом. Кроме этого можно задавать диапазон ячеек. Диапазоном называется группа ячеек. Чтобы задать адрес диапазона нужно указать адреса верхней левой и нижней правой ячейки, разделив их двоеточием. Примеры указания диапазонов:

А1:В2 четыре ячейки, расположенные в двух первых строках и двух первых столбцах.

А1:А100 сто первых ячеек столбца А.

В2:Е5 16 ячеек, столбцы В-Е, строки 2-5.

С1:С65536 Все ячейки третьего столбца. Этот диапазон можно указать как С:С.

А3:IV3 Все ячейки третьей строки. Этот диапазон можно указать как 3:3.

Все команды, выполняемые с одной ячейкой можно применить и к диапазону ячеек.

Чтобы выполнить какую-либо операцию над диапазоном ячеек, необходимо сначала выделить этот диапазон. При выборе диапазона изменяется цвет ячеек, входящих в диапазон и становиться серо-голубым, кроме текущей ячейки.

Диапазон можно выделить несколькими способами:

  •  Щелкните и перетащите указатель мыши по диапазону ячеек. Если указатель перетаскивать за пределы экрана, то рабочая таблица будет автоматически прокручиваться.
  •  Нажать и удерживать клавишу Shift , при этом выделить диапазон при помощи клавиш управления курсором:  ←   →    ↑    ↓   Home   End   Pg Up  и  Pg Dn 
  •  Нажать клавишу F8 , затем переместить табличный курсор при помощи клавиш управления курсором, выделяя диапазон. Для возврата к нормальному режиму еще раз нажать клавишу F8 .

В большинстве случаев выделяемые диапазоны будут смежными, т.е. будут представлять собой сплошные прямоугольники ячеек. Для выделения несмежного диапазона следует нажать клавишу  Ctrl  и удерживая ее, протянуть мышь по нужным ячейкам. Для выделения следующей группы ячеек следует опять нажать клавишу  Ctrl  и удерживая ее провести указателем мыши по выделяемым ячейкам.

Размеры ячейки.

Рис. 1. Линейные размеры ячейки.

Ширина столбцов измеряется числом стандартных символов. На самом деле эта условная величина ни о чем не говорит, так как в большинстве шрифтов ширина разных символов различная. Так буква  Щ  гораздо шире буквы  i.

Высота строки измеряется в пунктах. Пункты – это стандартная величина, принятая в издательском деле.

72 пункта = 1 дюйму = 2,54 см.

Таким образом, чтобы высота строки была размером в 1 см., нужно выставить высоту в 28 пунктов

Обычно EXCEL автоматически подбирает размеры ячеек таким образом, чтобы отображать введенные данные наилучшим образом. Но иногда это неудобно, и нужно уметь самостоятельно изменять ширину столбцов.

Ширина столбцов по умолчанию в новой книге равняется 8,43 символа, что приблизительно равно 1,8 см. Ширина столбца автоматически не регулируется, но есть возможность выставить ширину столбца по самому длинному тексту, из уже заполненных ячеек этого столбца. Для изменения ширины столбцов по умолчанию можно воспользоваться командой:  Главная → Ячейки → Формат → Ширина по умолчанию и в появившемся диалоговом окне задать новое значение стандартной ширины столбца. После этого ширина всех столбцов в книге автоматически изменится, но, после этого операция автоматического подбора ширины столбца станет недоступна.

Можно вручную поменять ширину столбцов в документе.

Обычному пользователю более удобно работать не с пунктами или условными стандартными символами, а с привычными сантиметрами или миллиметрами. Для того, что бы увидеть и оценить расположение ячеек на листе бумаги, следует перейти к режиму Разметка страницы. Для этого можно щелкнуть мышкой по иконке слева внизу страницы, рядом с горизонтальным ползунком или выбрать команду на Ленте:

Вид → Режимы просмотра книги → Разметка страницы.

В режиме Разметка страницы видны все элементы рабочего листа. А именно: столбцы, строки, колонтитулы (верхний и нижний), поля страницы (верхнее, нижнее, левое и правое). Размером каждого можно управлять. Размеры полей и колонтитулов можно поменять, щелкнув указателем мышки на правый или нижний край этого элемента на линейке и изменяя его размеры. При этом указатель мышки должен поменять свой вид на значок или . Для ширины столбца или высоты строки следует попадать на имена столбцов или номера строк, при этом указатель мышки вместо стрелочки должен принять вид   или   указателя мыши на экране .

Существует несколько способов изменения ширины столбца.

Поймать правую границу столбца мышью до появления значка (смотри предыдущий абзац) и перетаскивать границу мышью до тех пор, пока он не станет нужной ширины.

  •  Выбрать команду Главная → Ячейки → Формат → Ширина столбца и задать в поле Ширина столбца нужное значение в стандартных символах.
  •  Выбрать команду Главная → Ячейки → Формат → Столбец → Автоподбор ширины. При этом ширина выделенного столбца автоматически будет выставлена по ширине самого длинного элемента в этом столбце. Другой способ - дважды щелкнуть правой кнопкой мыши по правой границе столбца для автоматического изменения ширины столбца.

Высота строки регулируется автоматически по самому крупному шрифту в строке. Если увеличить размер шрифта в ячейке, то EXCEL автоматически увеличит высоту строки, чтобы текст в ячейке был виден целиком. По умолчанию высота строки– это 15 пунктов, это 20 пикселей или приблизительно 0,53 см.

Существует несколько способов изменения высоты строки.

  •  Поймать нижнюю границу строки мышью до появления значка  и изменить высоту
  •  Выбрать команду Главная → Ячейки → Формат → Строка → Высота и задать в поле Высота строки нужное значение в пунктах.
  •  Выбрать команду Главная → Ячейки → Формат → Строка → Автоподбор высоты. При этом высота выделенной строки автоматически будет выставлена по высоте самого длинного элемента в этой строки. Другой способ автоматического подбора высоты - дважды щелкнуть правой кнопкой мыши по нижней границе строки для автоматического изменения высоты строки.

Для изменения ширины сразу нескольких столбцов или высоты нескольких строк одновременно следует сначала выделить их, а затем вносить изменения.

Формат ячеек таблицы.

Форматирование информации в ячейках предназначено для видоизменения хранимой в ячейках информации и придания созданной пользователем таблице приятного и удобного для работы с ней внешнего вида.

Форматирование позволяет визуально (зрительно) структурировать информацию, разбить ее на часть, выделить важную информацию, например – шапку в таблице или заголовки столбцов, позволяет пользователю значительно облегчить восприятие таблицы в целом. Важно понимать, что форматирование ячеек не изменяет внутреннего содержимого ячеек, а только лишь изменяет внешний вид создаваемого документа. Для форматирования рабочих листов в EXCEL существует разнообразные средства: панель инструментов форматирование, команда Формат ячеек, условное форматирование и многое другое.

Все основные команды по форматированию данных в ячейке представлены в Диалоговом окне Формат ячеек.

Иконки основных команд для форматирования данных в ячейке

Большинство команд и операций, имеющихся в диалоговом окне Формат ячеек, представлены в виде отдельных кнопок(картинок, иконок) на ленточной вкладке Главная

Диалоговое окно Формат ячеек можно вызвать, щелкнув правой кнопкой мыши по ячейке и в появившемся контекстном меню выбрать пункт Формат ячеек, либо нажать клавиши Ctrl +  1 . Третий способ -  щелкнуть мышкой по значку напротив слов Шрифт, Выравнивание и Число на ленточной вкладке Главная.

Диалоговое окно Формат ячеек имеет шесть закладок – см. рис. 2 ниже.

Каждая закладка окна предназначена для изменения определенных атрибутов содержимого выбранной ячейки.

Рис. 2. Внешний вид окна Формат ячеек.

 

Закладки:

Число – позволяет выбрать формат представления данных в ячейке.

Выравнивание – задает выравнивание данных внутри ячейки по горизонтали и вертикали, а также определяет дополнительные возможности при работе с текстом. 

Шрифт видоизменение начертания шрифта.

Граница позволяет нарисовать рамку и границы ячеек в таблице.

Вид позволяет изменить цвет шрифта и заливку фона ячейки.

Защита нужна для сокрытия формул и установки/снятия защиты ячеек.


EXCEL
очень трепетно относится к заданным форматам данных. Следует сначала задать формат для ячеек, а только потом вносить информацию в ячейки. При несовпадении введенных данных с заданным форматом дальнейшие действия EXCEL по отношению к таким данным непредсказуемы. Поэтому следует точно соблюдать соответствие заданных для ячеек форматов и введенных данных.

Закладка Число предлагает следующие форматы ячеек:

Общий — обеспечивает отображение числовых и текстовых данных произвольного типа. Лучше всего этот формат не использовать.

Числовой — предназначен для представления чисел, включает цифры и разделители дробной части – запятую. Позволяет округлять числовое значение до нужного количества знаков в дробной части числа. Если нужно задать формат целого числа, то число десятичных знаков в дробной части следует указать равным нулю.

Денежный или Финансовый — для отображения денежных величин. Эти форматы практически ничем не отличаются друг от друга.

Дата и время — для отображения даты и времени в выбранном формате. Подробнее о этих форматах – см. лекцию «Работа с датами и временем».

Процентный — для вывода чисел, предварительно умноженных на 100 с символом %.

Дробный — для вывода дробных чисел, удобен для вывода долей. Представлены 9 форматов.

Экспоненциальный — для вывода чисел в экспоненциальном формате, например 1.65Е+044. Используется для научных расчетов при выводе очень больших или очень маленьких чисел.

Текстовый — любая последовательность символов: букв, цифр, специальных знаков. В любом случае введенные данные обрабатываются как строка символов.

Дополнительный — нестандартные дополнительные форматы: номер телефона, почтовый индекс, индекс+4 и табельный номер.

Все форматы — показывает все имеющиеся в Excel форматы. Позволяет создать свой собственный пользовательский формат на основе уже имеющихся в EXCEL форматов.

Неприятности формата Общий

По умолчанию в новой книге EXCEL выставляет все ячейки в формате Общий. Данные, записанные в общем формате, интерпретируются EXCEL так, как это удобно самому EXCEL. При этом некоторые символы трактуются EXCEL, как служебные, и вся информация, введенная в ячейку, автоматически преобразуется в тот формат, который подходит под имеющийся в списке EXCEL готовый формат наилучшим образом. Информация автоматически видоизменяется, что часто вызывает вполне оправданное раздражение у пользователей. Поэтому не следует пользоваться форматом Общий.

Например, ввод номера группы 9/09 в формате Общий приводит к тому, что EXCEL трактует эту информация как дату по символу "/" и вместо этого в ячейке появляется дата – 09 сен. Единственные способ избавиться от такого автоматического преобразования – это выбрать текстовый формат для данных.

Другой неприятный момент – формат Общий не позволяет корректно работать некоторым функциям и формулам. При вычислении результат может быть неправильным. Поэтому числовые данные следует хранить в готовых числовых форматах, предлагаемых EXCEL.

Если предлагаемых EXCEL форматов недостаточно, то следует создать свой собственный формат, воспользовавшись возможностью пользовательского формата (см. лекцию "Пользовательский формат данных").


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

75860. Лінгвістичні засоби впливу в рекламі. Маніпулятивні стратегії 56.5 KB
  Что касается грамматической организации рекламных текстов, она представляет собой удивительное своеобразие на фоне нескончаемой однородности. Относительно порядка слов следует подчеркнуть употребление инверсии и пассивных конструкций - Detroit Edison is pleased to be
75862. Визначення і методи комп. Бібліографування та реферування 24.53 KB
  К аналитическим методам относятся: Общий библиографический анализ документа осуществляемый в целях выяснения ее основной тематики формальных и содержательных особенностей достоинств и недостатков целевого и читательского назначения; Библиографическое описание документа...
75863. Термінологія та термінографія 103.5 KB
  Теорією і практикою укладання словників займається термінологічна лексикографія. Розроблення загальної класифікації документів є одним із провідних напрямків документознавства класифікація термінологічних словників розглядається в колі проблематики термінографії. Метою дослідження є встановлення видових і типологічних особливостей термінологічних словників розроблення класифікаційної схеми. Це створить передумови для розроблення методології та конкретних способів укладання спеціальних словників вироблення науково обґрунтованих принципів...
75864. Термінологія та термінографія. Термінологічні словники 25.71 KB
  Термины очень специфический предмет исследования. В отличие от слов разговорного языка и языка художественной литературы термины языковое средство профессиональной деятельности людей естественный компонент любого профессионального процесса. Термины функционируют и развиваются вместе с функционированием и развитием своей отрасли. Это придает используемым в ходе профессиональной деятельности языковым средствам среди которых доминируют термины особую значимость.
75865. Види інформаційно-пошукових систем. Ключові слова. Пошуковий образ документу. Інформаційно-пошукова мова 27.06 KB
  По характеру предоставления логической организации хранимой информации ИПС разделяются на фактографические документальные и геоинформационные. В документальных единичным элементом информации является нерасчлененный на более мелкие элементы документ и информация при вводе как правило не структурируются или структурируются в ограниченном виде. Для вводимого документа могут устанавливаться некоторые формализованные позиции дата изготовления исполнитель тематика. Некоторые виды документальных информационных систем обеспечивают установление...
75866. Соціолект. Види соціолектів 26.42 KB
  Койне. Термин койне первоначально применялся лишь к общегреческому языку который сложился в 4–3 вв. В современной социолингвистике койне повседневное общение которое связывает людей говорящих на разных региональных или социальных вариантах данного языка. В роли койне могут выступать наддиалектные формы языка – своеобразные интердиалекты объединяющие в себе черты разных территориальных диалектов – или один из языков функционирующих в данном ареале.
75867. Соціолінгвістика. Провідні поняття соціолінгвістики. Провідні поняття соціолінгвістики. Комунікативна ситуація 29.18 KB
  Под социальными условиями имеется в виду комплекс внешних обстоятельств в которых реально функционирует и развивается язык: общество людей использующих данный язык социальная структура этого общества различия между носителями языка в возрасте социальном статусе уровне культуры и образования месте проживания а также различия в их речевом поведении в зависимости от ситуации общения. Языковое сообщество – это совокупность людей объединенных общими социальными экономическими политическими и культурными связями и осуществляющих в...
75868. Технічне забезпечення інтернет-комунікації. Інтернет-каталоги та пошукові машини. Інформаційно-пошукова мова. Дескриптори 31.73 KB
  Інтернеткаталоги та пошукові машини. Интернеткаталог англ. Сайты внутри каталога разбиваются по темам а внутри тем могут быть ранжированы или по индексу цитирования как в каталогах Яндекса или Google или по дате добавления или по алфавиту или по другому параметру. В зависимости от широты тематики ссылок каталоги могут быть общими и специализированными тематическими.