68682

Обробка справ для наступного зберігання

Курсовая

Архивоведение и делопроизводство

Документи підприємств, що відклалися в діловодстві, надалі або залишаються на тривале зберігання, або зберігаються короткі терміни і потім виділяються до знищення. Для зберігання справ у великих установах, організаціях, на підприємствах існують відомчі архіви, «Основними правилами роботи відомчих архівів»...

Украинкский

2014-09-24

65.61 KB

6 чел.

Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.

Міністерство освіти і науки України

Департамент освіти і науки

Одеської облдержадміністрації

Державний навчальний заклад

„Одеське професійно-технічне училище машинобудування ”

КУРСОВА РОБОТА

на тему: «Обробка справ для наступного зберігання»

з професії: «оператор комп’ютерного набору”

  Учень (учениця)                                                                    Кравченко А.В.

  Викладач консультант                                                        Циж В.В.

  Майстер виробничого навчання                                     Тодорова К.П.

м. Одеса 2013 р.


Введення

Система зберігання інформації стала формуватися одночасно з формуванням системи ділової писемності.

З появою перших документів з'явилася і завдання збереження цих документів. 16 липня 1712 - особлива дата в історії архівної справи, пов'язана з указом про створення із справ і «вироків» Сенату першого в державі архіву. У перебігу ХVIII - ХIХ ст. зростала кількість історичних архівів, вівся пошук найкращої схеми їх систематизації - архіви виникали, зливалися, пере підпорядковувати, іноді ліквідовувалися.

Перша згадка про свідоме зборі зберігалися документів відноситься до 1829, коли Микола 1 залишив резолюцію «Розібрати, що важливо відібрати, інше можна знищити». Декрет, що поклав початок загальнодержавній системі архівної справи в Росії був виданий 1 червня 1918, «Про реорганізацію та централізації архівної справи в РРФСР ».

Документи підприємств, що відклалися в діловодстві, надалі або залишаються на тривале зберігання, або зберігаються короткі терміни і потім виділяються до знищення. Для зберігання справ у великих установах, організаціях, на підприємствах існують відомчі архіви, «Основними правилами роботи відомчих архівів», а також Типовими переліками документів із зазначенням строків зберігання, Типовими положеннями про експертну комісії, номенклатурою справ для підприємства. У невеликих за структурою і штатної чисельності фірмах, як правило, відсутня спеціальний підрозділ - відомчий архів. У цьому випадку обов'язки архіваріуса сполучає секретар-референт фірми, відповідаючи за схоронність документації і своєчасну здачу її в державний архів. Взаємодія державних архівів із сучасними комерційними структурами передбачається здійснювати на договірній основі. У договорі закріплюються зобов'язання сторін: порядок, склад, терміни передачі документів на постійне або депозитне зберігання і т.д. Підприємство може скоротити термін зберігання документів у своєму відомчому архіві до передачі їх на державне зберігання у випадках: припинення діяльності, нестабільності діяльності, відсутності умов для зберігання документів, бажання самого підприємства.

Діловодство становить повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення.

Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.


Підготовка справ для подальшого зберігання

Завершальний етап роботи з документами в поточному діловодстві - обробка справ для наступного їх збереження і використання.

Підготовка справ до передачі в архів для подальшого зберігання включає в себе: експертизу цінності документів, оформлення документів, складання описів справ, складання актів про виділення документів до знищення. Ця процедура дозволяє виділити для зберігання найбільш цінні і значущі документи.

У структурних підрозділах документи знаходяться в оперативній роботі ще рік після закінчення поточного року. У цей період до них часто звертаються за довідками, робота з деякими документами завершується на початку нового календарного року. Після закінчення цього терміну справи повинні бути оброблені для тривалого зберігання. Справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання здаються в архів установи, якщо він є, або (в маленькій фірмі) перекладаються в інший шафу. Наприклад, справи за 1995 р. повинні бути оброблені в 1997 р.

Справи для зберігання готуються в суворій відповідності з вимогами, розробленими архівними установами та викладеними в "Основних правилах роботи відомчих архівів" і "Державній системі документаційного забезпечення управління".

Підготовка документів до тривалого зберігання включає в себе:

  1.  Експертизу цінності документів;
  2.  Оформлення справ;
  3.  Оформлення обкладинки справ;
  4.  Складання описів;
  5.  

Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.

Здача справ в архів організації.

Експертиза цінності документів

Експертиза цінності документа - це вивчення документів на підставі критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх на постійне зберігання. Під експертизою цінності документів розуміється процес вивчення документів і визначення їх наукового, культурного і державного значення з метою встановлення строків зберігання та відбору. Виходячи з цього, ми можемо сказати, що експертиза - один з основних видів роботи з документами, оскільки її головною метою є формування архівного фонду.

Експертиза цінності документів - відбір документів на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання на основі прийнятих критеріїв.

Експертиза цінності документів в організації проводиться:

  1.  В діловодстві - при складанні номенклатурних справ , в процесі формування справ і при підготовці справ до передачі в архів ;
  2.  В архіві - в процесі підготовки до передачі справ на постійне зберігання.
  3.  Експертиза цінності документів проводиться на основі:
  4.  Чинного законодавства та правових актів України з архівної справи та документаційного забезпечення управління;
  5.  Типових і відомчих переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання, типових та примірних номенклатурних справ ;

При проведенні експертизи цінності документів у структурних підрозділах здійснюється:

  1. Відбір справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів організації;
  2. Відбір справ з тимчасовими термінами зберігання, що підлягають зберіганню в структурних підрозділах;
  3. Виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули.

При цьому одночасно перевіряються якість і повнота номенклатури справ організації, правильність визначення строків зберігання справ.

Відбір документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання проводиться шляхом полистного перегляду справ. При цьому не допускається відбір документів для зберігання і знищення тільки на підставі заголовків справ.

Справи з позначкою "ЕПК" піддаються полистовому перегляду з метою визначення та виділення з їх складу документів, що підлягають постійному зберіганню. Справи з позначкою "ЕПК", які містять документи постійного зберігання, підлягають переформовування. Виділені з їх складу документи постійного зберігання приєднуються до однорідних справах або оформляються в самостійні справи.

Терміни зберігання справ, що містять документи, що залишилися тимчасового зберігання, визначаються за переліком документів із зазначенням термінів їх зберігання або за номенклатурою справ організації. 

Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.


 Підшивка знову сформованих справ здійснюється лише після завершення експертизи цінності документів.

Підготовка електронних документів до передачі в архів організації складається з наступних етапів:

  1. Перевірка фізичного стану машинних носіїв, призначених для передачі в архів;
  2. Запис електронних документів на машинні носії;
  3. Перевірка якості запису;
  4. Опис електронних документів;
  5. Проставляння архівних шифрів на одиницях зберігання (на футлярах) відповідно до архівної описом (описами) електронних документів постійного зберігання та з особового складу;
  6. Підготовка комплекту супровідної документації.
  7. Супровідна документація електронних документів повинна бути достатньою для забезпечення їх збереження і використання. У ній відбивається наступна інформація:
  8. Назва документа,
  9. Дата його створення,
  10. Характеристика змісту (анотація),
  11. Електронний формат,
  12. Фізична і логічна структура (для баз даних, сайтів і т.п.),
  13. Обсяг документа (для баз даних також - кількість записів).

Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.

За результатами експертизи цінності документів в організації складаються співробітниками архіву організації зведені описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню.

Зазначені описи і акти розглядаються на засіданні центральної експертної комісії (експертної комісії) організації одночасно. Схвалені центральної експертною комісією (експертною комісією) акти і описи затверджуються керівником організації тільки після затвердження експертно-перевірочною комісією архівної установи описів справ постійного зберігання. Після цього організація має право знищувати справи, включені в ці акти.


Критерії оцінки документів. 

Критеріями оцінки походження є: роль і місце організації в системі державного управління, значимість виконуваних функцій, час і місце освіти документів. 
Критерії оцінки змісту - значущість події, відображеного в документах, значення міститься в документах, її повторення в інших документах, цільове призначення, вид і різновид документа. 
Критерії оцінки зовнішніх особливостей документа
- це юридична достовірність (наявність підписів, дат, резолюцій, печаток), особливості передачі тексту, матеріального носія документа і його фізичного стану. 
Розглянемо деякі критерії:

1. Значимість установи або особи, в результаті діяльності яких створені документи. У процесі діяльності товариства створюється величезна кількість установ, організацій і підприємств з різноманітними функціями. Це органи влади і управління, промислові, сільськогосподарські, транспортні, торгові підприємства, науково-дослідні та проектні інститути, установи культури, громадські, кооперативні, акціонерні, навчальні та інші організації. Цінність комплексу документів, створеного в кожному з них, визначається значимістю цієї установи в системі управління, науки, народного господарства та ін Тому відбір документів на державне зберігання здійснюється з установ, що грають найбільш важливу роль в житті суспільства. 
Документи особового походження, що відображають творчу, виробничу діяльність державних діячів, письменників, художників і т.д., також представляють науковий інтерес для архівів. 

Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.

2. Значимість змісту документів. У загальному масиві документації є документи, що відображають діяльність установи, та документи, які відіграють допоміжну роль, потрібні для поточної (оперативної) роботи установи. 
До першої групи документів, найбільш повно відображають основну діяльність установ, належить організаційно-розпорядча документація установи і вищестоящих органів. 
Документи другої групи мають довідкове призначення (документи оперативної і бухгалтерської звітності та обліку тощо) і втрачають своє значення через рік, три або п'ять років. 

3.Час і місце освіти документів. Цей критерій є важливим для експертизи. В історії нашого суспільства були періоди, насичені подіями особливої ​​важливості. Це періоди війн, революцій, реконструкції народного господарства. При оцінці документів, створених в особливі періоди історії, важливу роль грає і місце їх створення. 

4. Справжність і копійность документів. При відборі на зберігання перевага завжди віддається справжнім документами. Згідно ГСДОУ, копії документів, що відправляються установами, повинні бути завірені, мати номер і дату. Працівники служби діловодства повинні своєчасно оформляти копії документів, особливо документів постійного строку зберігання. Це необхідно для їх майбутнього використання. 
  5.
Юридичну силу мають головним чином правильно оформлені документи (оригінали). Іноді юридичною силою володіють і копії, але за умови правильно оформлених реквізитів. Тому так важливо правильно оформляти документи в процесі діловодства. 

6. Дублетність документів. Цей критерій відіграє велику роль при відборі документів на державне зберігання у зв'язку з широким розповсюдженням дублетних документів. Дублетних документ - це один з розмножених примірників оригіналу. Вони бувають машинописні, у вигляді ксерокопій, видрукувані на ротаторі, ротапринті, виконані за допомогою іншої розмножувальної техніки. Якщо матеріали установ передаються в різні архіви (наприклад, фонд вищестоящої установи знаходиться в Російському державному архіві економіки, а підвідомчого - в обласному архіві), то така дублетивність в масштабі Архівного фонду країни представляється доцільною. 
7.
Поглощенность змісту. Цей критерій застосовується при експертизі планової та звітної документації. Зміст місячних планів і звітів поглинається квартальними, зміст квартальних планів та звітів - річними або звіти структурних підрозділів поглинаються звітом установи і т.п. На державне зберігання відбирається зведений документ, що поглинув зміст первинних. 

8. Фізичний стан документа. Цей критерій застосовується в окремих випадках. Якщо документ сильно пошкоджений, але має особливу цінність, він повинен бути реставрований. Якщо є копійний примірник, то його приєднують до зіпсованому документу. 
Експертиза цінності документів проводиться на основі переліків - систематизованих списків видів і категорій документів, що містять нормативні вказівки про терміни їх зберігання. Переліки документів дозволяють встановити терміни зберігання або можливість знищення багатьох управлінських документів без їх додаткового вивчення. 

Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.


Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.

Оформлення справи

Оформлення справи - ​​підготовка справи до зберігання відповідно до встановлених правил. 

Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. При цьому повне оформлення справ передбачає:

  1. Підшивку чи палітурку справи;
  2. Нумерацію аркушів справи;
  3. Складання листа-завірителя;
  4. Складання, в необхідних випадках, внутрішнього опису документів;
  5. Внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення назви організації, реєстраційного індексу справи, крайніх дат справи, заголовка справи).

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню, при цьому допускається:

- Не проводити систематизацію документів у справі,

Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.

- Чи не нумерувати аркуші справи,

- Не складати засвідчувальні написи.

При оформленні справи документи, що становлять справи, підшиваються на 4 проколи в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів, дат, віз та резолюцій на них.

 Справи постійного зберігання, що складаються з особливо цінних документів або не форматних документів, зберігаються в закритих твердих папках з трьома клапанами із зав'язками або в коробках.

При наявності в справі незатребуваних особистих документів (посвідчень особи, трудових книжок, військових квитків) ці документи вкладаються в конверт, який підшивається до справи. При наявності великої кількості таких документів, останні вилучаються із справ і на них складається окремий опис.

Наприкінці кожної справи підшивається чистий бланк листа-завірителя, а на початку справи (для обліку особливо цінних документів) - бланк внутрішнього опису документів справи.

З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених у справу, всі аркуші цієї справи нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті аркуша простим олівцем або нумератором. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

При нумерації аркушів справи необхідно дотримуватися таких правил:

  1. Листи справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються по кожному тому або по кожній частині окремо;
  2. Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці на верхньому полі аркуша;
  3. Складений аркуш (формату А3, А2) розвертається і нумерується в правій частині верхнього поля аркуша. При цьому лист будь-якого формату, підшитий за один край, нумерується як один лист; лист, складений і підшитий за середину, підлягає перешивки і нумерується як один лист;
  4.  

Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.

Лист з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один лист. Якщо до документа підклеєні одним краєм інші документи (вставки тексту, переклади, вирізки тощо), то кожен документ нумерується окремо;

  1. Підшиті у справу конверти з вкладеннями нумеруються, при цьому спочатку нумерується сам конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверті;
  2. Підшиті у справу документи з власною нумерацією листів (включаючи друковані видання) можуть нумеруватися в загальному порядку або зберігати власну нумерацію, якщо вона відповідає порядку розташування аркушів у справі;
  3. У випадках виявлення великої кількості помилок в нумерації аркушів справи проводиться їх перенумерація. При перенумерациі листів старі номери закреслюються, і поруч ставиться новий номер аркуша, в кінці справи складається новий лист-засвідчувач, при цьому старий лист-засвідчувач закреслюється, але зберігається у справі;
  4. За наявності окремих помилок у нумерації аркушів у справах при підготовці їх архівом організації до передачі на державне зберігання допускається за погодженням з державним архівом вживання літерних номерів аркушів.
  5. Для обліку кількості аркушів в кінці справи на окремому аркуші складається лист-засвідчувач. У книгах лист-засвідчувач складається на зворотному боці останнього чистого аркуша, а в картотеках - на окремому чистому аркуші формату картки.

У лист-засвідчувач справи вказуються цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів справи, кількість аркушів внутрішнього опису, обумовлюються особливості нумерації номерів справи (наявність літерних номерів справи, пропущених номерів, номерів аркушів з наклеєними фотографіями, номерів великоформатних аркушів, конвертів з вкладеннями і кількість вкладених в них аркушів), а також вказується наявність у справі друкарських примірників брошур з кількістю аркушів у них, якщо вони не були відзначені в загальній валової нумерації у справі.

Лист-засвідчувач справи підписується його укладачем. Усі наступні зміни в складі і стані справи (пошкодження, заміна справжніх документів) відзначаються в лист-засвідчувач з посиланням на відповідний акт. 

Забороняється виносити лист-засвідчувач на обкладинку справи або чистий оборот листа останнього документа. Якщо справа підшито або переплетено без бланка листа-завірителя, він наклеюється за верхню частину листа на внутрішній стороні обкладинки справи.

Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.

Для обліку документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, облік яких викликається специфікою даної документації (особливо цінні, особисті, судові, слідчі справи і т.д.), а також для обліку справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання , сформованих за різновидах документів, заголовки яких не розкривають конкретний зміст документа, складається внутрішній опис документів справи - обліковий документ, що містить перелік документів справи із зазначенням порядкових номерів документів, їх індексів, назв, дат, номерів аркушів.

Внутрішня опис справи складається на окремому аркуші за встановленою формою, наведеною в додатку 10 Основних правил роботи архівів організацій. При складанні внутрішнього опису в неї вносяться відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовках та номерах аркушів справи. До внутрішнього опису складається підсумковий запис, в якому вказуються цифрами і прописом кількість включених до неї документів і кількість аркушів внутрішнього опису.

Внутрішня опис підписується її упорядником. Якщо справа переплетено або підшито без бланка внутрішнього опису документів, то складена за встановленою формою опис підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.  

Зміни складу документів справи (вилучення, включення документів, заміна їх копіями тощо) відображаються в графі "Примітки" внутрішнього опису з посиланнями на відповідні акти. При необхідності складається нова підсумкова запис до внутрішнього опису і засвідчувальний напис справи.

Оформлення обкладинки справи

Справа вважається заведеним після включення в папку для зберігання першого виконаного документа. При цьому одночасного оформляється обкладинка заведеного справи.

На обкладинку заведеного справи виносяться такі відомості:

- Назва організації;

- Назва структурного підрозділу організації, у якому воно формувалося;

- Індекс справи за номенклатурою справ;

- Заголовок справи;

- Термін зберігання справи або напис "Зберігати постійно"

Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.

На обкладинці справ постійного зберігання передбачається місце для найменування державного архіву , в який справи організації будуть прийняті, позначення кодів державного архіву та організації.

При зміні найменування організації (структурного підрозділу) протягом періоду, охопленого документами справи, або при передачі справи в іншу організацію (в інший структурний підрозділ) на обкладинці справи зазначається нове найменування цієї організації або організації-правонаступника, а колишнє найменування організації (структурного підрозділу) полягає в дужки.

Заголовок справи на обкладинці справ переноситься з номенклатури справ організації, узгодженої з експертно-перевірочною комісією відповідної архівної установи. У необхідних випадках в заголовок вносяться уточнення (номери наказів, протоколів тощо). У тих випадках, коли справа складається з кількох томів (частин), на обкладинку кожного тома (частини) виноситься загальний заголовок справи і заголовок кожного тому (частини). У заголовках справ, що містять копії документів, вказується їх копійность, справжність документів справи в заголовку не обмовляється. 

Після завершення справи на його обкладинці зазначаються такі дані:

  1.  Кількість аркушів у справі;
  2.  Дата або крайні дати першого і останнього по датах документів у справі;
  3.  Архівний шифр справи, спочатку олівцем, а після затвердження описів - чорнилом.

Для забезпечення комплектування архіву в організації на все завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що пройшли експертизу цінності, складаються архівні описи. Архівний опис (далі - опис) - це архівний довідник, систематизований перелік одиниць зберігання архівного фонду, колекції і призначений для їх обліку та розкриття змісту.

Описи складаються окремо:

  1.  На справи постійного зберігання;
  2.  Справи тимчасового (понад 10 років) зберігання;
  3.  Справи з особового складу;
  4.  Справи, що складаються з документів, характерних тільки для даної організації (судові, слідчі справи, наукові звіти по темах і т.п.).


Окремий опис є переліком справ з самостійною валовою (порядкової) нумерацією.

В організації, в кожному структурному підрозділі описи складаються щорічно під безпосереднім методичним керівництвом архіву організації. По цих описах документи передаються в архів. Описи, підготовлені структурними підрозділами, служать основою для підготовки зведеному опису справ організації, яку готує архів і по якій він здає справи на постійне зберігання.

Описи справ структурних підрозділів складаються по встановленій формі у трьох примірниках і представляються в архів організації через рік після завершення справ у діловодстві.

Описова стаття опису справ структурного підрозділу включає наступні елементи:

  1.  Порядковий номер справи (тому, частини) за описом;
  2.  Індекс справи (тому, частини);
  3.  Заголовок справи (тому, частини), повністю відповідний його заголовку на    обкладинці справи;
  4.  Дати справи (тому, частини);
  5.  Кількість аркушів у справі (томі, частини);
  6.  Термін зберігання справи.

При складанні опису справ структурного підрозділу дотримуються наступні вимоги:

  1.  Заголовки справ вносяться до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації на основі номенклатури справ;
  2.  Кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа складається з декількох томів або частин, то кожний том або частина вносяться до опису під самостійним номером);
  3.  Порядок нумерації справ в описі - валовий за декілька років;
  4.  Порядок присвоєння номерів описам структурних підрозділів встановлюється за погодженням з архівом організації;
  5.  Графи опису заповнюються в точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинку справи ;
  6.  При внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками пишеться повністю заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "Те ж", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю

Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.

. 


Графа опису "Примітки" використовується для відміток про прийом справ, особливостях їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам з посиланням на необхідний акт, про наявність копій і т.п.

У кінці опису вслід за останньою описовою статтею заповнюється підсумковий запис, в якому указуються (цифрами і прописом) кількість справ, перший і останній номери справ за описом справ, а також обмовляються особливості нумерації справ в описі (наявність літерних і пропущених номерів).

Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади і затверджується керівником структурного підрозділу. На вимогу архіву організації до опису можуть складатися зміст, список скорочень, покажчики.

На основі описів справ структурних підрозділів складається річний розділ зведеного опису справ організації, підготовка якого покладається на архів організації під безпосереднім методичним керівництвом відповідної архівної установи. 

Здача справ в архів

Здача справ із структурних підрозділів до архіву установи, якщо він є, проводиться за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи. Ця робота повинна проводитися щорічно. Справи з постійним терміном зберігання, терміном зберігання понад 10 років і з особового складу приймаються архівом по описам.

Справи приймаються працівником відомчого архіву в присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису проти кожної справи робиться відмітка про його наявність. Після прийому всіх справ по опису в кінці кожного примірника опису робиться засвідчувальний напис із зазначенням цифрами і прописом фактичної кількості справ, переданих до архіву, і номери відсутніх справ, якщо такі будуть. Під заверительной написом ставиться дата прийому-передачі справ і підписи осіб, які здійснювали її.

Звірені з описом справи підбираються і ув'язуються в архівні зв'язки завтовшки до 20 см. Справи укладаються по зростанню номерів, корінцями на обидві сторони. Справи у відомчий архів доставляються співробітниками структурних підрозділів. Канцелярії разом із справами передають у відомчий архів реєстраційно-контрольні картотеки, включивши їх в опис.

Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.


Справи тимчасового зберігання (до 10 років) передаються до відомчого архіву за номенклатурою справ. Так як у багатьох установах архіви не мають достатніх площ, "Основні правила відомчих архівів" дозволяють зберігання цих справ "централізованою службою діловодства або в структурних підрозділах" до закінчення терміну їх зберігання, після чого вони підлягають знищенню в установленому порядку.

Справи постійного строку зберігання в установленому порядку передаються з відомчих до державних архівів.

Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.


Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.


Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.


Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.


Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.


Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.


Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.


Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.


Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.


Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.


Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.


Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.


Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.


Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.


Загальні вимоги безпеки праці

  1.  До самостійної роботи на персональних електронно-обчислювальних машинах (ПЕОМ) допускаються особи, які досягли 18-ти річного віку, пройшли інструктаж з охорони праці та навчання за спеціальною програмою.
  2.  Під час роботи з ПЕОМ та інших пристроях, які входять до ПЕОМ на працівника можуть вплинути також небезпечні шкідливі фактори. Електрострум. Випромінювання.
  3.  Перенапруження зору під час роботи екранними пристроями, особливо при нераціональному розташуванні по відношенню очам.
  4.  Освітлюючі установки повинні забезпечувати рівномірно освітлення і не повинні створювати відображення відблисків на клавіатурі інших частинах пульта, а також на екрані дисплея за напрямом очей оператора.
  5.  Дисплей повинен розташуються при однорядному їх розташування не менше 1 метра від стін; розміщення між робочими місцями повинна бути не менше 1,5 метра. Забороняється встановлювати дисплей один проти одного.
  6.  

Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.

Кут нахилу екрана дисплея по відношенню до вертикалі повинен складати 10-15 градусів, а відстань до екрана 400-500 мм.

  1.  У приміщеннях і на робочому місці необхідно підтримувати чистоту і порядок, проводити систематичне провітрювання.
  2.  Про всі виявлені під час роботи несправності обладнання необхідно доповісти керівнику у випадки аварії слід негайно припинити роботу дл усунення аварійної обстановки.
  3.  Про кожний нещасний випадки очевидець, працівник який його виявив, або сам потерпілий повинен доповісти безпосередньо керівникові робіт і вжити заходів про лікарської допомоги.
  4.  Керівники, які не забезпечили притримання цієї інструкції, а також особистості, які допустили порушення цих умов, притягуються до відповідальності, згідно з чинним законодавством.

Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.


Вимоги безпеки праці перед початком роботи

  1.  Перевірити наявність та надійність захисного обладнання.
  2.  Перевірити стан електричного шнура і вилки.
  3.  Перевірити справність допоміжних та інших органів управління ПЕОМ.
  4.  Перевірити наявність та стан захисного екрана на дисплеї.
  5.  При виявленні будь-яких несправностей ПЕОМ не вмикати і негайно доповісти про це керівнику.
  6.  Вимоги безпеки праці під час роботи
  7.  Використовувати тільки ту роботу, яка входить в обов'язки працівника.
  8.  Вмикати і вимикати ПЕОМ тільки допоміжними, забороняються проводити вимикання допоміжних вилки з розетки.
  9.  Забороняється оператору знімати захисні корпусу пристрою і працювати без них.
  10.  Не допускати до ПЕОМ сторонні особи, які не беруть участь в роботі.
  11.  Забороняється переносити пристрій, який знаходиться під напругою. Забороняється направляти і заправляти фарбувальну комірку на принтері під час роботи.
  12.  Не палити на робочому місці.

Вимоги безпеки праці після закінчення роботи

  1.  Відключити ПЕОМ від електромережі, для цього необхідно вимкнути тумблери, а потім вимкнути вилку з розетки.
  2.  Перевірити поверхню ПЕОМ чистою вологою тканиною, при цьому не допускається використання розчинників, одеколонів, очищувальних препаратів в аерозольній упаковці.

Відповідальність

  1.  Прибрати робоче місце, скласти дискети у відповідні місця зберігання.
  2.  За порушення пунктів даної інструкції винні притягуються до матеріальної та адміністративної відповідальності згідно з чинним Законом України про охорону праці.

Вимога безпеки життєдіяльності в аварійних ситуаціях

  1.  При появі незвичайного звуку, запаху паленого, самовільного вимкнення машини негайно припинити роботу і повідомити про це керівника підприємства.

Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.


Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.


Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.


Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.

Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.


Висновок

Робота з документами повинна мати настільки відпрацьований порядок (документообіг), щоб не відволікати працівників від головних виробничих цілей підприємства.

Неважливо, на якому рівні буде вестися діловодство: традиційним способом або сучасним без паперовий  обміном електронними документами - у кожному разі документування і робота з документами здійснюється за встановленими правилами.

Змн.

Стр.

№ докум.

Підпис

Дата

Арк.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

40265. Принципы и требования к организации системы внутреннего контроля 40 KB
  Принцип подконтрольности каждого субъекта внутреннего контроля работающего в организации. Принцип компетентности добросовестности и честности субъектов внутреннего контроля. Принцип компетентности состоит в проявлении контролером высокого уровня знаний при контроле финансовохозяйственной деятельности а также предполагает обязательное пополнение багажа знаний через курсы повышения квалификации семинары тренинги необходимо постоянно быть в курсе всех последних изменений в законодательстве изучать опыт и новые методы контроля стремиться...
40266. Принципы формирования учетной политики 29.5 KB
  Допущение непрерывности деятельности означает что организация будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем у нее отсутствуют намерения и необходимость ликвидации или существенного сокращения деятельности и следовательно обязательства будут погашаться в установленном порядке. Допущение временной определенности факторов хозяйственной деятельности означает что эти факты относятся к тому отчетному периоду в котором они имели место независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств связанных с этими...
40267. Продовольственная безопасность страны 37.5 KB
  Вторым важнейшим показателей состояния продовольственной безопасности страны является динамика среднедушевого производства зерна. При этом практика многих стран мира свидетельствует что солидная государственная поддержка АПК способствует росту отечественного производства и обеспечению страны собственным продовольствием. Достижение продовольственной безопасности в России обусловлено достаточностью размеров земельных ресурсов сельского хозяйства и биоклиматического потенциала для производства в необходимых размерах основных продуктов питания....
40268. Планирование аудита 42.5 KB
  Цель задачи и содержание планирования Аудиторская проверка – достаточно сложный процесс. Исходя из изложенного выше целью планирования является обеспечение проведения проверки наилучшим оптимальным образом с точки зрения выбранного критерия. Для эмпирического приближения к оптимальному варианту проведения проверки в ходе планирования решают следующие задачи: сбор информации о потенциальном клиенте в частности о его бизнесе организации бухгалтерского учета и внутреннего контроля на его предприятии; оценка уровня существенности...
40269. Планирование и организация системы внутреннего контроля 34.5 KB
  Для обеспечения рациональности и адекватности окружающим условиям самого курса действий и общей стратегии для обеспечения соответствия управленческих решений самой возможности их успешной реализации с точки зрения потенциалов организации также необходим контроль. Если в стадию планирования не включить элемент контроля ошибочность планирования в лучшем случае проявится на стадии организации и регулирования. На стадиях организации и регулирования реализации управленческих решений необходим контроль правильности хода реализации принятых...
40270. Подготовительный этап аудиторской проверки 60.5 KB
  Подготовительный этап включает в себя несколько моментов: предварительное планирование; сбор общих сведений о клиенте; получение информации о правовых обязательствах клиента; оценка уровня существенности; ознакомление с системой внутреннего контроля; анализ рисков; разработка общего плана и программы аудита. Доказательная информация и правовые обязательства клиентов получение адекватной информации необходимо также для ознакомления с бизнесом клиента. Источниками информации могут служить публикации на общеэкономические...
40271. Показатели уровня и экономической эффективности интенсификации 40.5 KB
  При рассмотрении интенсификации сельского хозяйства необходимо различать два ее аспекта: уровень интенсивности производства и экономическую эффективность интенсификации. Уровень интенсивности сельскохозяйственного производства отражает степень концентрации средств производства и труда на одной и той же земельной площади. К основным показателям уровня интенсивности сельскохозяйственного производства И относятся следующие. В условиях инфляции и резкого повышения цен для объективной оценки уровня интенсивности производства необходимо...
40272. Показатели экономической эффективности использования ресурсов 36 KB
  Стоимостные: Землеотдача Зот выражает отношение стоимости валовой ВП товарной продукции ТП сельского хозяйства или растениеводства валового дохода ВД чистого дохода ЧД прибыли от реализации с. продукции П к стоимости земельных ресурсов Сз или к земельной площади ПЛз: Для определения стоимости земли используют или рыночную цену или нормативную цену земли. Натуральные показатели эффективности использования земли: урожайность сельскохозяйственных культур; производство основных видов продукции растениеводства зерна...
40273. Покупатель customer и client 20 KB
  А client клиент чаще всего адвоката или банка а также постоянный покупатель и постоялец в гостинице но в основном это слово сейчас используется в компьютерной терминологии.