69235

Робота з базами даних (списками) в Excel

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

Загальні відомості Організувавши табличні дані у формі списку бази даних користувач одержує можливість виконувати в Excel дії подібні до процедур обробки баз даних у системах керування базами даних. Створення списку Список це таблиця на робочому аркуші побудована за принципами бази даних.

Украинкский

2014-10-02

19.6 KB

3 чел.

Робота з базами даних (списками) в  Excel.

Загальні відомості

Організувавши табличні дані у формі списку (бази даних), користувач одержує можливість виконувати в Excel дії, подібні до процедур обробки баз даних у системах керування базами даних.

Створення списку

Список – це таблиця на робочому аркуші, побудована за принципами бази даних. Кожний рядок, крім першого, містить окремий запис списку (набір даних), кожний стовпчик є полем даних і містить однотипну інформацію. Перший рядок списку містить назви полів. Необхідно уникати порожніх рядків і стовпчиків всередині списку.

Excel розпізнає списки автоматично. Перед виконанням дій зі списком достатньо активізувати будь-яку комірку всередині списку. Вміст першого рядка Excel вважає іменами полів, які він не опрацьовує, як інші дані. Якщо перед обробкою списку Виділити окрему частину списку, то Excel вважатиме списком тільки виділений діапазон комірок.

Використання форми даних

Хоча для додавання, видалення та редагування даних списку можна використовувати традиційні можливості програми, Excel для роботи зі списками додатково надає користувачеві стандартну екранну форму даних. Форма даних не тільки пропонує певні зручності при внесенні змін у список, а й дає змогу здійснювати відносно простий відбір даних за зазначеним критерієм, надає інформацію про кількість записів і номер поточного запису. У вікні форми даних можна використовувати до 32 полів списку.

Для виведення на екран вікна форми даних достатньо розмістити активну комірку в діапазоні списку і скористатися кнопкою Форма( яку добавте скориставшись параметрами настройки стрічки).Якщо перед викликом вікна форми даних був виділений певний діапазон комірок, то у вікні форми відображаються тільки поля і записи, включені в діапазон виділення. Excel автоматично розпізнає імена полів списку.

Сортування списків

Користувач може відсортувати (упорядкувати) список за кількома полями, застосовуючи алфавітний (лексикографічний), числовий, хронологічний або власний порядок у відповідних полях. Для кожного з полів сортування можна зазначати незалежно тип впорядкування, що збільшується або зменшується. При цьому можна розрізняти в разі потреби великі та малі літери.

Для сортування списку достатньо розмістити активну комірку в діапазоні списку і скористатися командою Данные / Сортировка и фільтр / Сортировка.  Excel автоматично визначає розмір списку, рядок з іменами полів (який не треба переміщувати) і відкриває вікно діалогу Сортировка , де обирають поля для сортування з урахуванням їх взаємних пріоритетів та порядку, що збільшується чи зменшується. При сортуванні для першого (найголовнішого) поля можна враховувати порядок, що визначається власним списком користувача. Вибрати потрібний власний список можна у вікні діалогу Параметры сортировки, відкривши його натисканням кнопки Параметры...

Якщо результат сортування потрібно скасувати, можна скористатися комбінацією клавіш <Ctrl+Z>.

Відбір даних засобами автофільтра

За допомогою фільтрів, що вбудовані в Excel, можна відібрати та відобразити тільки ті записи, які задовольняють задані критерії (умови). Це спрощує процес пошуку потрібної інформації, редагування та видалення записів, допомагає аналізувати дані. Excel надає дві команди для фільтрації даних:

для простих критеріїв – Автофильтр;

для складних критеріїв – Расширенный фильтр.

Після фільтрації відібрані дані можна копіювати традиційними методами (у разі потреби відповідну частину полів запису) в інше місце робочої книги.

Можливостями автофільтра можна скористатися, розмістивши активну комірку всередині списку і скориставшись командою Данные / Сортировка и фільтр/Фильт. Кнопки зі стрілкою, що з’являються справа від кожного імені поля, дають змогу відкрити перелік значень поля і накласти обмеження, створивши критерій відбору за кількома полями. У результаті відбору відображаються тільки ті записи, що відповідають заданому критерію, а рядок стану містить повідомлення про кількість знайдених записів.

Елемент Все списку дає змогу зняти обмеження щодо поля.

За допомогою елемента Первые 10... користувач може відібрати певну кількість записів з найбільшими або найменшими значеннями в числовому полі. Вікно діалогу Наложение условия по списку дає змогу вибрати максимальні або мінімальні значення, а також встановити числове або процентне обмеження на кількість потрібних записів.

Можна задавати й складніші критерії, ніж перевірка рівності. Скориставшись елементом списку Равно..., можна відкрити вікно діалогу Пользовательский автофильтр і з’єднати за допомогою логічних операторів окремі умови відбору записів за одним полем(з будь-якими відношеннями порівняння). При визначенні критеріїв за текстовими полями можна використовувати також символи шаблона «?» та «*».

Застосувати автофільтр можна тільки до одного списку на робочому аркуші.

Для відміни (деактивізації) автофільтра потрібно повторно скористатись командою.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

31165. Каковы характеристики образа вожака толпы 22.5 KB
  Харакки вожака: Наличие группы людей. Главная задача вожака создать веру религ политич соц или веру в какоенибудь дело чека или идею6Вожакине мыслители это люди действия.Принцип воздействия вожака на топу: Сильная вера одержимость идеей сила воли.
31166. Расскажите об особенностях косвенного убеждения 23.5 KB
  Виды убежд по харру аргументов: 1 прямое У использ фактов аппеляции к память логике; 2косв У использ правдоподобные аргументы намеки обещания косв переменные.Приемы конструир компетентности:1прием представления рассказать о заслугах использование символов надежности атрибуты успеха жостиж профессионального уровня или приндалежти к соц группе2прием безуслов согласия сначала сообщ использ тезисы вызывающ безуслов согласие ауд.3использ влятельной речи.4использ нескольких коммуникаторов больше людей знают о темеПриемы...
31167. В чем отличие убеждения от внушения 22 KB
  Эффект убеждения: может быть достигнут только при выполнении нескольких условий: аДостаточное колво времени бзаинтересованность ауд в вопросе вУ может состояться если у ауд есть возможность воспринимать и обработать полученную инфу гСравнительное сходное понимание аргументов и тезисов коммуникаторами и ауд.Косвенное У основано на использовании факторов отвлекающих на себя внимание ауд но создающих иллюзию убедительности. вхарки ауд.
31168. Назовите характеристики коммуникатора, повышающие убедительность сообщения 22 KB
  2 прием: Надежным считается альтернативные коммуникаторы когда передается инфа кот замалчивают либо противоположная той кот передают в офиц СМИ 3 прием: Независимость координатора. 4 прием: Использование нескольких ораторов. 5прием: ускорение речи зритель не успевает продумать сообщение Суще понятие эффект спящего: Влияние кредитного коммуникатора сохрся в течение 1 месяца затем резко падает.
31169. Перечислите характеристики убедительного сообщения 21.5 KB
  Также эмоция радости может вызывать положит ассоциации с темой сообщения анекдоты веселые истории. лучше всего запоминаются сообщения в кот речь идет о трагических ситуациях. В случае использования эмоции страха можно столкнуться с эффектом бумеранга: последствием кот может быть забывание сообщения.
31170. Что такое когнитивный диссонанс 23 KB
  Практически не случается ни того ни другого процесс затухает не добравшись даже до стадии дискомфорта в головах 95 населения прекрасно уживаются полностью противоречивые факты и представления о них и ничего. Также возможен вариант с безусловным рефлекторным отторжением вызывающей такой дискомфорт инфы.