69235

Робота з базами даних (списками) в Excel

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

Загальні відомості Організувавши табличні дані у формі списку бази даних користувач одержує можливість виконувати в Excel дії подібні до процедур обробки баз даних у системах керування базами даних. Створення списку Список це таблиця на робочому аркуші побудована за принципами бази даних.

Украинкский

2014-10-02

19.6 KB

3 чел.

Робота з базами даних (списками) в  Excel.

Загальні відомості

Організувавши табличні дані у формі списку (бази даних), користувач одержує можливість виконувати в Excel дії, подібні до процедур обробки баз даних у системах керування базами даних.

Створення списку

Список – це таблиця на робочому аркуші, побудована за принципами бази даних. Кожний рядок, крім першого, містить окремий запис списку (набір даних), кожний стовпчик є полем даних і містить однотипну інформацію. Перший рядок списку містить назви полів. Необхідно уникати порожніх рядків і стовпчиків всередині списку.

Excel розпізнає списки автоматично. Перед виконанням дій зі списком достатньо активізувати будь-яку комірку всередині списку. Вміст першого рядка Excel вважає іменами полів, які він не опрацьовує, як інші дані. Якщо перед обробкою списку Виділити окрему частину списку, то Excel вважатиме списком тільки виділений діапазон комірок.

Використання форми даних

Хоча для додавання, видалення та редагування даних списку можна використовувати традиційні можливості програми, Excel для роботи зі списками додатково надає користувачеві стандартну екранну форму даних. Форма даних не тільки пропонує певні зручності при внесенні змін у список, а й дає змогу здійснювати відносно простий відбір даних за зазначеним критерієм, надає інформацію про кількість записів і номер поточного запису. У вікні форми даних можна використовувати до 32 полів списку.

Для виведення на екран вікна форми даних достатньо розмістити активну комірку в діапазоні списку і скористатися кнопкою Форма( яку добавте скориставшись параметрами настройки стрічки).Якщо перед викликом вікна форми даних був виділений певний діапазон комірок, то у вікні форми відображаються тільки поля і записи, включені в діапазон виділення. Excel автоматично розпізнає імена полів списку.

Сортування списків

Користувач може відсортувати (упорядкувати) список за кількома полями, застосовуючи алфавітний (лексикографічний), числовий, хронологічний або власний порядок у відповідних полях. Для кожного з полів сортування можна зазначати незалежно тип впорядкування, що збільшується або зменшується. При цьому можна розрізняти в разі потреби великі та малі літери.

Для сортування списку достатньо розмістити активну комірку в діапазоні списку і скористатися командою Данные / Сортировка и фільтр / Сортировка.  Excel автоматично визначає розмір списку, рядок з іменами полів (який не треба переміщувати) і відкриває вікно діалогу Сортировка , де обирають поля для сортування з урахуванням їх взаємних пріоритетів та порядку, що збільшується чи зменшується. При сортуванні для першого (найголовнішого) поля можна враховувати порядок, що визначається власним списком користувача. Вибрати потрібний власний список можна у вікні діалогу Параметры сортировки, відкривши його натисканням кнопки Параметры...

Якщо результат сортування потрібно скасувати, можна скористатися комбінацією клавіш <Ctrl+Z>.

Відбір даних засобами автофільтра

За допомогою фільтрів, що вбудовані в Excel, можна відібрати та відобразити тільки ті записи, які задовольняють задані критерії (умови). Це спрощує процес пошуку потрібної інформації, редагування та видалення записів, допомагає аналізувати дані. Excel надає дві команди для фільтрації даних:

для простих критеріїв – Автофильтр;

для складних критеріїв – Расширенный фильтр.

Після фільтрації відібрані дані можна копіювати традиційними методами (у разі потреби відповідну частину полів запису) в інше місце робочої книги.

Можливостями автофільтра можна скористатися, розмістивши активну комірку всередині списку і скориставшись командою Данные / Сортировка и фільтр/Фильт. Кнопки зі стрілкою, що з’являються справа від кожного імені поля, дають змогу відкрити перелік значень поля і накласти обмеження, створивши критерій відбору за кількома полями. У результаті відбору відображаються тільки ті записи, що відповідають заданому критерію, а рядок стану містить повідомлення про кількість знайдених записів.

Елемент Все списку дає змогу зняти обмеження щодо поля.

За допомогою елемента Первые 10... користувач може відібрати певну кількість записів з найбільшими або найменшими значеннями в числовому полі. Вікно діалогу Наложение условия по списку дає змогу вибрати максимальні або мінімальні значення, а також встановити числове або процентне обмеження на кількість потрібних записів.

Можна задавати й складніші критерії, ніж перевірка рівності. Скориставшись елементом списку Равно..., можна відкрити вікно діалогу Пользовательский автофильтр і з’єднати за допомогою логічних операторів окремі умови відбору записів за одним полем(з будь-якими відношеннями порівняння). При визначенні критеріїв за текстовими полями можна використовувати також символи шаблона «?» та «*».

Застосувати автофільтр можна тільки до одного списку на робочому аркуші.

Для відміни (деактивізації) автофільтра потрібно повторно скористатись командою.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

16704. ПЕРСПЕКТИВЫ И ПРОБЛЕМЫ В РЕГУЛИРОВАНИИ ЛИЧНЫХ НЕИМУЩЕСТВЕННЫХ ОТНОШЕНИЙ ПО НОВОМУ ГК РФ 104.5 KB
  Л. О. Красавчикова Перспективы и проблемы в регулировании личных неимущественных отношении по новому ГК РФ ПЕРСПЕКТИВЫ И ПРОБЛЕМЫ В РЕГУЛИРОВАНИИ ЛИЧНЫХ НЕИМУЩЕСТВЕННЫХ ОТНОШЕНИЙ ПО НОВОМУ ГК РФ Современный гражданский кодекс РФ безуслов
16705. ПРИОБРЕТАТЕЛЬНАЯ ДАВНОСТЬ В РОССИЙСКОМ ГРАЖДАНСКОМ ПРАВЕ 137 KB
  А.В. Лисаченко ПРИОБРЕТАТЕЛЬНАЯ ДАВНОСТЬ В РОССИЙСКОМ ГРАЖДАНСКОМ ПРАВЕ Сначала в законе О собственности в РСФСР от 24 декабря 1990 года ст. 7 а затем в части первой нового Гражданского кодекса Российской Федерации ст. 234 вступившей в силу с 1 января 1995 года в отечес
16706. Ценные бумаги и тенденции развития гражданского права 230 KB
  Ценные бумаги и тенденции развития гражданского права Д.В. МУРЗИН Ценные бумаги особый и во многом обособленный институт современной цивилистики. Не будет большим преувеличением сказать что многочисленные исследования ценных бумаг направлены в конечном итоге на
16707. ВОПРОСЫ О ПОНЯТИИ СУБЪЕКТИВНОГО ПРАВА СОБСТВЕННОСТИ 130.5 KB
  Н.Ю. МУРЗИНА магистр частного права г. Екатеринбург К ВОПРОСУ О ПОНЯТИИ СУБЪЕКТИВНОГО ПРАВА СОБСТВЕННОСТИ Как известно право собственности термин многозначный и им именуется вопервых субъективное право то есть мера возможного поведения управомоченного лица с...
16708. Общие вопросы ответственности в гражданском праве 166 KB
  Общие вопросы ответственности в гражданском праве КБ. ОСИПОВ Понятие гражданскоправовой ответственности. Что такое ответственность в гражданском праве Ответ на этот вопрос не так прост и определение понятия гражданскоправовой ответственности было и остается дис
16709. ВОПРОСЫ О ПУБЛИЧНОЙ ДОСТОВЕРНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ ПРАВ НА НЕДВИЖИМОЕ ИМУЩЕСТВО И СДЕЛОК С НИМ 100.5 KB
  Е.Ю. ПЕТРОВ К ВОПРОСУ О ПУБЛИЧНОЙ ДОСТОВЕРНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ ПРАВ НА НЕДВИЖИМОЕ ИМУЩЕСТВО И СДЕЛОК С НИМ Государственная регистрация прав на недвижимое имущество и сделок с ним далее по тексту государственная регистрация государственная регистрац
16710. АКЦИОНЕРНЫЕ ОБЩЕСТВА ПО ГРАЖДАНСКОМУ ПРАВУ НИДЕРЛАНДОВ 45.5 KB
  Томас Кейзер АКЦИОНЕРНЫЕ ОБЩЕСТВА ПО ГРАЖДАНСКОМУ ПРАВУ НИДЕРЛАНДОВ Место акционерных обществ в системе юридических лиц Правовое положение юридических лиц в Нидерландах определено в части 2 Гражданского кодекса. Кроме того часть 7а Гражданского кодекс...
16711. ГРАЖДАНСКИЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ГРАЖДАНСКОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО 71.5 KB
  В. С. ЯКУШЕВ ГРАЖДАНСКИЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ГРАЖДАНСКОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО Опыт работы Федерального Собрания РФ показывает что главное направление в формировании новой системы права России кодификация принятие не отдельных законов а кодексов которым и ...
16712. Абсорбшен-костинг: учет, калькулирование и принятие решений 59.5 KB
  Абсорбшенкостинг: учет калькулирование и принятие решений Определение себестоимости производства единицы продукции одна из основных учетных задач так как себестоимость служит базой для установления цены и информация о ней се лежит в основе управлен...