69235

Робота з базами даних (списками) в Excel

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

Загальні відомості Організувавши табличні дані у формі списку бази даних користувач одержує можливість виконувати в Excel дії подібні до процедур обробки баз даних у системах керування базами даних. Створення списку Список це таблиця на робочому аркуші побудована за принципами бази даних.

Украинкский

2014-10-02

19.6 KB

3 чел.

Робота з базами даних (списками) в  Excel.

Загальні відомості

Організувавши табличні дані у формі списку (бази даних), користувач одержує можливість виконувати в Excel дії, подібні до процедур обробки баз даних у системах керування базами даних.

Створення списку

Список – це таблиця на робочому аркуші, побудована за принципами бази даних. Кожний рядок, крім першого, містить окремий запис списку (набір даних), кожний стовпчик є полем даних і містить однотипну інформацію. Перший рядок списку містить назви полів. Необхідно уникати порожніх рядків і стовпчиків всередині списку.

Excel розпізнає списки автоматично. Перед виконанням дій зі списком достатньо активізувати будь-яку комірку всередині списку. Вміст першого рядка Excel вважає іменами полів, які він не опрацьовує, як інші дані. Якщо перед обробкою списку Виділити окрему частину списку, то Excel вважатиме списком тільки виділений діапазон комірок.

Використання форми даних

Хоча для додавання, видалення та редагування даних списку можна використовувати традиційні можливості програми, Excel для роботи зі списками додатково надає користувачеві стандартну екранну форму даних. Форма даних не тільки пропонує певні зручності при внесенні змін у список, а й дає змогу здійснювати відносно простий відбір даних за зазначеним критерієм, надає інформацію про кількість записів і номер поточного запису. У вікні форми даних можна використовувати до 32 полів списку.

Для виведення на екран вікна форми даних достатньо розмістити активну комірку в діапазоні списку і скористатися кнопкою Форма( яку добавте скориставшись параметрами настройки стрічки).Якщо перед викликом вікна форми даних був виділений певний діапазон комірок, то у вікні форми відображаються тільки поля і записи, включені в діапазон виділення. Excel автоматично розпізнає імена полів списку.

Сортування списків

Користувач може відсортувати (упорядкувати) список за кількома полями, застосовуючи алфавітний (лексикографічний), числовий, хронологічний або власний порядок у відповідних полях. Для кожного з полів сортування можна зазначати незалежно тип впорядкування, що збільшується або зменшується. При цьому можна розрізняти в разі потреби великі та малі літери.

Для сортування списку достатньо розмістити активну комірку в діапазоні списку і скористатися командою Данные / Сортировка и фільтр / Сортировка.  Excel автоматично визначає розмір списку, рядок з іменами полів (який не треба переміщувати) і відкриває вікно діалогу Сортировка , де обирають поля для сортування з урахуванням їх взаємних пріоритетів та порядку, що збільшується чи зменшується. При сортуванні для першого (найголовнішого) поля можна враховувати порядок, що визначається власним списком користувача. Вибрати потрібний власний список можна у вікні діалогу Параметры сортировки, відкривши його натисканням кнопки Параметры...

Якщо результат сортування потрібно скасувати, можна скористатися комбінацією клавіш <Ctrl+Z>.

Відбір даних засобами автофільтра

За допомогою фільтрів, що вбудовані в Excel, можна відібрати та відобразити тільки ті записи, які задовольняють задані критерії (умови). Це спрощує процес пошуку потрібної інформації, редагування та видалення записів, допомагає аналізувати дані. Excel надає дві команди для фільтрації даних:

для простих критеріїв – Автофильтр;

для складних критеріїв – Расширенный фильтр.

Після фільтрації відібрані дані можна копіювати традиційними методами (у разі потреби відповідну частину полів запису) в інше місце робочої книги.

Можливостями автофільтра можна скористатися, розмістивши активну комірку всередині списку і скориставшись командою Данные / Сортировка и фільтр/Фильт. Кнопки зі стрілкою, що з’являються справа від кожного імені поля, дають змогу відкрити перелік значень поля і накласти обмеження, створивши критерій відбору за кількома полями. У результаті відбору відображаються тільки ті записи, що відповідають заданому критерію, а рядок стану містить повідомлення про кількість знайдених записів.

Елемент Все списку дає змогу зняти обмеження щодо поля.

За допомогою елемента Первые 10... користувач може відібрати певну кількість записів з найбільшими або найменшими значеннями в числовому полі. Вікно діалогу Наложение условия по списку дає змогу вибрати максимальні або мінімальні значення, а також встановити числове або процентне обмеження на кількість потрібних записів.

Можна задавати й складніші критерії, ніж перевірка рівності. Скориставшись елементом списку Равно..., можна відкрити вікно діалогу Пользовательский автофильтр і з’єднати за допомогою логічних операторів окремі умови відбору записів за одним полем(з будь-якими відношеннями порівняння). При визначенні критеріїв за текстовими полями можна використовувати також символи шаблона «?» та «*».

Застосувати автофільтр можна тільки до одного списку на робочому аркуші.

Для відміни (деактивізації) автофільтра потрібно повторно скористатись командою.