69235

Робота з базами даних (списками) в Excel

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

Загальні відомості Організувавши табличні дані у формі списку бази даних користувач одержує можливість виконувати в Excel дії подібні до процедур обробки баз даних у системах керування базами даних. Створення списку Список це таблиця на робочому аркуші побудована за принципами бази даних.

Украинкский

2014-10-02

19.6 KB

3 чел.

Робота з базами даних (списками) в  Excel.

Загальні відомості

Організувавши табличні дані у формі списку (бази даних), користувач одержує можливість виконувати в Excel дії, подібні до процедур обробки баз даних у системах керування базами даних.

Створення списку

Список – це таблиця на робочому аркуші, побудована за принципами бази даних. Кожний рядок, крім першого, містить окремий запис списку (набір даних), кожний стовпчик є полем даних і містить однотипну інформацію. Перший рядок списку містить назви полів. Необхідно уникати порожніх рядків і стовпчиків всередині списку.

Excel розпізнає списки автоматично. Перед виконанням дій зі списком достатньо активізувати будь-яку комірку всередині списку. Вміст першого рядка Excel вважає іменами полів, які він не опрацьовує, як інші дані. Якщо перед обробкою списку Виділити окрему частину списку, то Excel вважатиме списком тільки виділений діапазон комірок.

Використання форми даних

Хоча для додавання, видалення та редагування даних списку можна використовувати традиційні можливості програми, Excel для роботи зі списками додатково надає користувачеві стандартну екранну форму даних. Форма даних не тільки пропонує певні зручності при внесенні змін у список, а й дає змогу здійснювати відносно простий відбір даних за зазначеним критерієм, надає інформацію про кількість записів і номер поточного запису. У вікні форми даних можна використовувати до 32 полів списку.

Для виведення на екран вікна форми даних достатньо розмістити активну комірку в діапазоні списку і скористатися кнопкою Форма( яку добавте скориставшись параметрами настройки стрічки).Якщо перед викликом вікна форми даних був виділений певний діапазон комірок, то у вікні форми відображаються тільки поля і записи, включені в діапазон виділення. Excel автоматично розпізнає імена полів списку.

Сортування списків

Користувач може відсортувати (упорядкувати) список за кількома полями, застосовуючи алфавітний (лексикографічний), числовий, хронологічний або власний порядок у відповідних полях. Для кожного з полів сортування можна зазначати незалежно тип впорядкування, що збільшується або зменшується. При цьому можна розрізняти в разі потреби великі та малі літери.

Для сортування списку достатньо розмістити активну комірку в діапазоні списку і скористатися командою Данные / Сортировка и фільтр / Сортировка.  Excel автоматично визначає розмір списку, рядок з іменами полів (який не треба переміщувати) і відкриває вікно діалогу Сортировка , де обирають поля для сортування з урахуванням їх взаємних пріоритетів та порядку, що збільшується чи зменшується. При сортуванні для першого (найголовнішого) поля можна враховувати порядок, що визначається власним списком користувача. Вибрати потрібний власний список можна у вікні діалогу Параметры сортировки, відкривши його натисканням кнопки Параметры...

Якщо результат сортування потрібно скасувати, можна скористатися комбінацією клавіш <Ctrl+Z>.

Відбір даних засобами автофільтра

За допомогою фільтрів, що вбудовані в Excel, можна відібрати та відобразити тільки ті записи, які задовольняють задані критерії (умови). Це спрощує процес пошуку потрібної інформації, редагування та видалення записів, допомагає аналізувати дані. Excel надає дві команди для фільтрації даних:

для простих критеріїв – Автофильтр;

для складних критеріїв – Расширенный фильтр.

Після фільтрації відібрані дані можна копіювати традиційними методами (у разі потреби відповідну частину полів запису) в інше місце робочої книги.

Можливостями автофільтра можна скористатися, розмістивши активну комірку всередині списку і скориставшись командою Данные / Сортировка и фільтр/Фильт. Кнопки зі стрілкою, що з’являються справа від кожного імені поля, дають змогу відкрити перелік значень поля і накласти обмеження, створивши критерій відбору за кількома полями. У результаті відбору відображаються тільки ті записи, що відповідають заданому критерію, а рядок стану містить повідомлення про кількість знайдених записів.

Елемент Все списку дає змогу зняти обмеження щодо поля.

За допомогою елемента Первые 10... користувач може відібрати певну кількість записів з найбільшими або найменшими значеннями в числовому полі. Вікно діалогу Наложение условия по списку дає змогу вибрати максимальні або мінімальні значення, а також встановити числове або процентне обмеження на кількість потрібних записів.

Можна задавати й складніші критерії, ніж перевірка рівності. Скориставшись елементом списку Равно..., можна відкрити вікно діалогу Пользовательский автофильтр і з’єднати за допомогою логічних операторів окремі умови відбору записів за одним полем(з будь-якими відношеннями порівняння). При визначенні критеріїв за текстовими полями можна використовувати також символи шаблона «?» та «*».

Застосувати автофільтр можна тільки до одного списку на робочому аркуші.

Для відміни (деактивізації) автофільтра потрібно повторно скористатись командою.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

77531. Фреймовое представление знаний 1.36 MB
  Термин фрейм frme рамка остов каркас предложен в 1975 г. Фрейм это единица представления знаний заполненная в прошлом детали которой могут быть изменены согласно текущей ситуации т. Получается что фрейм это абстрактный образ объект или ситуация.
77532. Экспертные системы. Приобретение (извлечение) знаний 255.5 KB
  В экспертных системах знания отделены от данных и мощность ЭС обусловлена в первую очередь мощностью базы знаний и только во вторую очередь используемыми методами решения задач. системы функциональные возможности которых являются в первую очередь следствием их наращиваемой базы знаний БЗ и только во вторую очередь определяется используемыми методами принятия решения. Правильное функционирование ЭС как систем основанных на знаниях зависит от качества и количества знаний хранимых в их БЗ. Поэтому приобретение знаний для ЭС является очень...
77533. Нечеткая логика: история проблемы, практические приложения 1.22 MB
  Для этого значения степень принадлежности физической величины к терму будет равна единице а для всех остальных значений в зависимости от выбранной функции принадлежности. Здесь необходимо описать лингвистические переменные которые вы будете использовать; их функции принадлежности; описать стратегию управления посредством нечетких правил которые вы сможете объединить в единую базу правил или знаний о системе. Другими словами множество А образуют такие объекты элементы для которых указанная выше функция называемая функцией...
77534. НЕЙРОННЫЕ СИСТЕМЫ И СЕТИ. БИОЛОГИЧЕСКИЕ НЕЙРОННЫЕ СЕТИ 463 KB
  С появлением дешевых компьютеров появилась возможность использовать в этой области нейронные сети НС. Крупный толчок развитию нейрокибернетики дал американский нейрофизиолог Френк Розенблатт предложивший в 1962 году свою модель нейронной сети персептрон. Хопфилд предложил оригинальную модель нейронной сети названную его именем.
77535. Проблемно-ориентированные языки. Языки представления знаний 97.5 KB
  Стремление к эффективной программной реализации моделей представления знаний привело к разработке большого числа языков представления знаний от простых, предназначенных для решения отдельных специальных задач, до мощных универсальных.
77536. ГЕНЕТИЧЕСКИЕ АЛГОРИТМЫ И ИХ ПРИМЕНЕНИЕ 299 KB
  В животной клетке каждая молекула ДНК окружена оболочкой такое образование называется хромосомой. Основная часть хромосомы нить ДНК определяющая какие химические реакции будут происходить в данной клетке как она будет развиваться и как функции выполнять. В каждой соматической клетке человека содержится 46 хромосом. Эти 46 хромосом на самом деле 23 пары причем в каждой паре одна из хромосом получена от отца а вторая от матери.
77537. РАСПОЗНАВАНИЕ ОБРАЗОВ И СИТУАЦИЙ 89 KB
  Суть задачи распознавания установить обладают ли изучаемые объекты фиксированным конечным набором признаков позволяющим отнести и ке определенному классу. Цели науки распознавания образов: замена человеческого эксперта или сложной экспертной системы более простой системой автоматизация деятельности человека или упрощение сложных систем; построение обучающихся систем которые умеют принимать решения без указания четких правил а именно систем которые умеют сами синтезировать правила принятия решений на основе некоторого конечного...
77538. МУЛЬТИ-АГЕНТНЫЕ ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНЫЕ СИСТЕМЫ 96.5 KB
  Системы группового управления должны обеспечить возможность быстрой перестройки производства к изменению типа и объёма выпускаемой продукции в изменяющейся среде. Первоначально были разработаны принципы централизованного и децентрализованного группового управления сложными робототехническими системами. При децентрализованном управлении использовались распределённая группа микропроцессоров встроенных в локальные системы управления гибко программирующие поведение роботов и оборудования в соответствии с заданной в реальном времени...
77539. ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ 66 KB
  Изменения во внешней среде влияют не только на сам МО но и на выбор требований к цели и качеству управления и как следствие на характер желаемых траекторий движения рабочих органов. Современные МО должны обладать возможностями выполнения функций принятия решений и управления близкими к интеллектуальным функциям человека а по скорости получения решений существенно превышать возможности человека. Эти функции реализуются с помощью современных средств вычислительной техники в интеллектуальных системах управления ИСУ.