69618

Основные понятия управления проектам

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

Разработка технического задания. Расстановка приоритетов исполнения проекта. Структурирование работ по этапам, схема разбиения работ по этапам (СРРПЭ). Схема организационной структуры (СОС). Кодирование СРРПЭ для информационной системы.

Русский

2014-10-07

162.5 KB

0 чел.

1 Основные понятия управления проектам

Разработка технического задания. Расстановка приоритетов исполнения проекта. Структурирование работ по этапам, схема разбиения работ по этапам (СРРПЭ). Схема организационной структуры (СОС). Кодирование СРРПЭ для информационной системы. "Сворачивание" проекта. Подсчет затрат и разработка смет. Методы оценки затрат. Рекомендации по оценке времени, затрат и ресурсов

Основные цели:

  1.  Изучить основные понятия, методы и процессы управления проектами.
  2.  Изучить этапы компьютерного моделирования процессов управления проектами.

Управление проектами - это область менеджмента, охватывающая те сферы производственной деятельности, в которых создание продукта или услуги реализуется как уникальный комплекс взаимосвязанных целенаправленных мероприятий при определенных требованиях к срокам, бюджету и характеристикам ожидаемого результата.

В качестве субъектов управления в СУП рассматриваются активные участники проекта, взаимодействующие при выработке и принятии управленческих решений. К ним относятся:

  •  управленческий аппарат заказчика проекта, включая все необходимые подразделения и организации, представляющие различные роли заказчика (например, инвестор, функциональный заказчик, генеральный заказчик и др.);
  •  управленческий аппарат исполнителя (или исполнителей) проекта, включая все необходимые подразделения и организации, представляющие различные роли исполнителя (например, генеральный подрядчик, генеральный системный интегратор, подрядчик, субподрядчик, поставщик и др.);
  •  команды проектов (группы управления, рабочие группы) - специализированные организационные структуры, создаваемые на время выполнения проектов и включающие управленческий и технический персонал, выделяемый заказчиком и исполнителями для выполнения проектов.

В качестве объекта управления рассматриваются:

  •  портфель проектов - совокупность проектов, находящихся в компетенции одного центра ответственности;
  •  программа - группа взаимосвязанных проектов и различных мероприятий, объединенных общей целью и условиями их выполнения. Управление проектами, объединенными в рамках одной программы, обычно требует координации. Программы обычно включают в себя элемент непрерывной деятельности;
  •  проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, предназначенных для достижения поставленных целей с установленными требованиями к качеству результата в течение заданного времени и при установленном бюджете;
  •  стадии жизненного цикла программ и проектов - набор логически взаимосвязанных работ проекта, в процессе завершения которых достигается один из основных результатов проекта. Жизненные циклы проектов в различных областях деятельности могут существенно различаться.

Процессы управления проектом осуществляются на всех стадиях жизненного цикла проекта и могут быть классифицированы по двум следующим основаниям - по области применения (области знаний) и по целевому результату (фазы управления).

К областям знаний в проекте относится управление содержанием и границами проекта, управление проектом по временным и стоимостным параметрам, управление качеством, отклонениями и др.

Под фазой процесса управления понимается совокупность мероприятий (процессов), обеспечивающих достижение одного из следующих результатов:

  •  санкционирование начала проекта или очередной стадии его жизненного цикла - инициализация;
  •  определение наилучшего способа действий для достижения целей стадии жизненного цикла проекта с учетом складывающейся обстановки - планирование;
  •  реализация плана стадии жизненного цикла проекта (от выдачи задания до получения результата) - выполнение;
  •  выявление фактов отклонения фактического выполнения стадии жизненного цикла проекта от запланированного и принятие корректирующих действий - контроль;
  •  завершение и закрытие проекта или стадии жизненного цикла проекта - завершение.


Процессы управления проектами

О различных трактовках понятия "проект"

Понятие "проект" в разных моделях и стандартах трактуется с разных позиций. Например, в процессной модели (ISO 9000, 10006) проект рассматривается как процесс. А в рамках "менеджерской" (организационно-деятельностной) модели (ICB IPMA) "проект" как понятие определяется через "предприятие", "усилие" и "деятельность".

Таблица 1.1. Некоторые определения термина "проект"

Проект - это:

  •  предприятие, которое характеризуется принципиальной уникальностью условий его деятельности, таких как цели (задачи), время, затраты и качественные характеристики и другие условия, и отличается от других подобных предприятий специфической проектной организацией;
  •  предпринимаемое усилие, организующее человеческие, материальные и финансовые ресурсы в неизвестный путь в рамках уникального предмета работы, заданной спецификации, с ограничениями на затраты и время, с тем чтобы следование стандартному жизненному циклу проекта приводило к осуществлению успешных изменений, определенных посредством количественных и качественных целей и задач;
  •  уникальный набор скоординированных действий с определенным началом и завершением, осуществляемых индивидуумом или организацией для решения специфических задач с определенным расписанием, затратами и параметрами выполнения.

IСB - IPMA Competence Baseline. Version 2.0. IPMA Editorial Committee. - Bremen: Eigenverlag, 1999 -p.23.

Проект Уникальный процесс, состоящий из набора взаимоувязанных и контролируемых работ с датами начала и окончания и предпринятый, чтобы достичь цели соответствия конкретным требованиям, включая ограничения по времени, затратам и ресурсам. ISO/TR 10006: 1997 (Е). Quality Management - Guidelines to quality in project management - p. 1.

Проект

Временное предприятие (усилие), осуществляемое (предпринятое) для создания уникального продукта или услуги.

A Guide to the Project Management Body of Knowledge. PMI Standards Committee. 2000 Edition, 2000 - p.4.

Проект

Уникальная совокупность взаимосвязанных действий (работ) с определенными датами начала и окончания, предназначенных для успешного достижения общей цели.

AIPM - Australian Institute for Project Management, National Competence Standard for Project Management - Guidelines 1996 - p. 18.

Проект

Уникальная совокупность скоординированных действий (работ) с определенными точками начала и окончания, предпринятая индивидуумом или организацией для достижения определенных целей с установленными сроками, затратами и параметрами выполнения.

British Standard BS 6079-1:2000. Project management- Part 1: Guide to Project management- p.2

Определение проекта

Упорядоченный подход к сбору информации по проекту, необходимой для планирования, составления графика работ и контроля за выполнением проекта, обеспечивают пять типовых этапов, приводимых ниже.

  1.  ЭТАП 1: разработка технического задания
  2.  ЭТАП 2: расстановка приоритетов
  3.  ЭТАП 3: структурирование работ по этапам
  4.  ЭТАП 4: совмещение структуры распределения работы по этапам (СРРПЭ) с организацией
  5.  ЭТАП 5: кодирование СРРПЭ для информационной системы

Этап 1: разработка технического задания

Разработка технического задания на проект. Техническое задание - это определение конечного результата или цели вашего проекта - товара или услуги для вашего заказчика. Основной целью здесь является как можно более четкое определение промежуточных результатов работы для конечного пользователя и концентрация (в единое целое) планов проекта.

Исследования показывают, что плохая разработка технического задания является наиболее частой преградой на пути к успеху проекта. По мнению 60% респондентов-управляющих проектами, основной проблемой является отсутствие четких целей.

В ходе работы с более, чем 1400 управляющими проектами в США и Канаде было установлено, что около 50% проблем планирования связаны с нечетким техническим заданием и постановкой целей.

ТЗ должно разрабатываться под руководством управляющего проектом и клиента. Управляющий проектом должен согласовывать с заказчиком цели, промежуточные результаты работы на каждой стадии проекта, технические требования и т.д. Так, например, промежуточным результатом на ранней стадии проекта может быть разработка документации; на второй стадии - три образца продукта; на третьей - значительное количество товаров для выпуска на рынок и, наконец, продвижение товара на рынке и обучение персонала.

Техническое задание - это документ, который будет соответственно оформлен и использован владельцем проекта и участниками проекта для планирования и измерения успеха проекта. ТЗ объясняет, какую продукцию вы поставите своему клиенту по завершении проекта. ТЗ вашего проекта должно представлять намеченные результаты в конкретном и поддающемся измерению виде.

Использование перечня контрольных вопросов проекта

Для того чтобы убедиться в правильности ТЗ, можно использовать следующий контрольный перечень вопросов:

  1.  Цели проекта.
  2.  Промежуточные результаты работы.
  3.  Контрольные точки.
  4.  Технические требования.
  5.  Ограничения и исключения.
  6.  Проверка выполнения работы совместно с клиентом.
  7.  Цели проекта.Первым этапом в определении ТЗ является определение основных целей для удовлетворения потребностей клиента. Например, в результате анализа рынка компания, занимающаяся компьютерными программами, решает разработать программу, способную автоматически переводить с английского на русский. Проект должен быть выполнен за три года при затратах, не превышающих $1,5 млн.
  8.  Промежуточные результаты работы.Следующим этапом является определение промежуточных результатов работы на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Так, например, промежуточным результатом работы на самой ранней стадии разработки проекта может быть список спецификаций. На следующем этапе это может быть испытание образцов. Последним этапом может быть окончательное испытание и одобренная программа. Промежуточные этапы работы обычно включают время, количество и/или оценки затрат.

  1.  Контрольные точки.График контрольных точек отражает только основные сегменты работы; он показывает первую, приблизительную оценку затрат времени, стоимости и необходимых ресурсов для проекта. Этот график составляется с использованием промежуточных результатов работы, как основы для определения основных сегментов работы и конечной даты.
  2.  Технические требования.Обычно товар или услуга для того, чтобы хорошо работать, должны отвечать техническим требованиям. Например, техническим требованием к ПК может быть способность работать от сети переменного тока в 120 вольт или от постоянного тока в 240 вольт без адаптеров.
  3.  Ограничения и исключения.Следует четко определить границы ТЗ. Примером такого ограничения является сбор данных клиентом, а не подрядчиком; какой нужно построить дом, а не то, как он вписывается в пейзаж, или какие приборы, обеспечивающие охрану и безопасность, нужно установить; какие программы нужно ввести, а не какую подготовку дать персоналу.
  4.  Проверка выполнения работы совместно с заказчиком.Контрольный список вопросов ТЗ проекта заканчивается совместной с заказчиком проверкой выполнения работы. Получает ли заказчик в виде промежуточных результатов то, что он хочет? Указывает ли определение проекта ключевые достижения, сметы, сроки и требования к выполнению работ? Рассматриваются ли вопросы ограничений и исключений? Обсуждение всех этих вопросов крайне необходимо во избежание недопонимания.

Разработка ТЗ проекта

Цель проекта

Построить высококачественный дом по индивидуальному проекту за пять месяцев, не превышая затрат в $ 150 000.

Промежуточные результаты работы

  1.  Постройка дома площадью 2200 квадратных футов, с 2 ванными, тремя спальнями.
  2.  Постройка отдельно стоящего, облицованного камнем гаража.
  3.  В кухне установить плиту, духовой шкаф, микроволновую печь и посудомоечную машину.
  4.  Высокоэффективный газовый камин с программируемым термостатом.

Контрольные точки:

  1.  Получить разрешения - 5 марта.
  2.  Заложить фундамент - 14 марта.
  3.  Внутренние работы. Установка рам, внутренняя отделка, слесарные работы, монтаж, электропроводка, прохождение инженерно-технического контроля - 25 мая.
  4.  Итоговый контроль - 7 июня.

Технические требования:

  1.  Дом должен соответствовать местным строительным нормам.
  2.  Все окна и двери должны соответствовать стандартам NFRC class 40 energy ratings.
  3.  Внешняя облицовка стен должна соответствовать стандарту "R" factor of 21.
  4.  Покрытие потолка должно соответствовать стандарту "R" factor of 38.
  5.  Покрытие пола должно соответствовать стандарту "R" factor of 25.
  6.  Гараж должен быть построен на две большие машины и один 20-футовый Winnebago.
  7.  Конструкция должна соответствовать нормам сейсмической устойчивости.

Ограничения и исключения:

  1.  Дом должен быть построен по спецификациям и оригинальным чертежам, предоставленным заказчиком.
  2.  Владелец сам отвечает за благоустройство участка.
  3.  В кухонное оборудование не включен холодильник.
  4.  Не включена установка кондиционера, но предусмотрена возможность его установки.
  5.  Подрядчик сохраняет права на использование внешних услуг.
  6.  Подрядчик отвечает за субподрядные работы.
  7.  Время работы: понедельник - пятница с 8.00 до 18.00.

Проверка выполнения работ заказчиком:Джон и Джоан Смит.

Этап 2: расстановка приоритетов

Одной из основных задач управляющего проектом является управление соотношением между временем, стоимостью и результативностью.

Матрица приоритетов проекта

Время

Результаты

Стоимость

Ограничить

*

Улучшить

*

Принять

*

Этап 3: структурирование работ по этапам

Основные группы в структуре распределения работы по этапам (СРРПЭ)

Работу над проектом можно разделить на более мелкие элементы.

Результат этого поэтапного процесса называется структурой распределения работы по этапам (СРРПЭ).


Рис. 1.1.  Иерархическое деление СРРПЭ

Разработка СРРПЭ

Структура распределения процесса работы по этапам

Каждый набор работ в СРРПЭ:

  1.  Определяет, какая работа будет выполняться (что).
  2.  Указывает время выполнения набора работ (как долго).
  3.  Определяет смету с учетом времени на выполнение набора работ (стоимость).
  4.  Определяет ресурсы, необходимые для выполнения набора работ (сколько).
  5.  Определяет контрольные пункты для измерения хода выполнения.

Этап 4: совмещение СРРПЭ с организацией

Для определения подразделений организации, ответственных за выполнение конкретных работ строится схема организационной структуры (СОС).

Целями СОС являются:

  •  обеспечение основы для оценки выполнения работ подразделениями;
  •  определение отделов, отвечающих за выполнение работ;
  •  привязка подразделений к счетам контроля за издержками.

Обычные пакеты прикладных программ позволяют управляющим проектом выбирать СРРПЭ или СОС.

Таблица 1.2А. Упорядочение по СРРПЭ

Смета прямых расходов

1.1.3 Жесткий диск

1660

1.1.3.1 Двигатель

10

Закупка

10

1.1.3.2 Микросхема

1000

Дизайн

300

Производство

400

Испытания

120

Программное обеспечение

180

1.1.3.3 Крепежная рама Производство

50

1.1.3.4 Головка чтения/записи

600

Дизайн

300

Производство

200

Испытания

100

Таблица 1.2В. Упорядочение по СОС

Смета прямых расходов

Дизайн

600

1.1.3.2 Микросхема

300

1.1.3.4 Головка чтения/записи

300

Производство

650

1 1.3.2 Микросхема

400

1.1.3.3 Крепежная рама

50

1 1.3.4 Головка чтения/записи

200

Испытания

220

1.1.3.2 Микросхема

120

1.1.3.4 Головка чтения/записи

100

Закупка

10

1.1.3.1 Двигатель

10

Программы

180

1.1.3.2 Микросхема

180

Итого

1660

Этап 5: кодирование СРРПЭ для информационной системы

Коды используют для определения уровней и элементов в СРРПЭ, организационных элементов, наборов работ, сметы и информации о расходах. Наиболее часто используется схема числового обозначения.

Пример проекта нового компьютера и "Дискового запоминающего устройства":

  1.  Компьютерный проект
  2.  Дисковое запоминающее устройство
    1.  Гибкий диск
    2.  Оптический диск
    3.  Жесткий диск
      1.  Двигатель
        1.  Исходный набор работ
          •  
          •  
          •  
        2.  Головка чтения/записи

Учетный номер издержек

Учетный номер издержек

  •  Набор работ
    •  Набор работ
      •  Набор работ

Учетный номер издержки.

  •  
    •  
      •  т. д.

Данную систему кодирования можно применить к более крупным проектам. Некоторые буквы можно использовать, как особые символы, например,

"М" - материалы,

"И" - инженеры.

Если проект небольшой, можно использовать целые числа. А вот пример из более крупного и сложного проекта;

3R-237A-P2-33.6,

где

3R обозначает объект,

237А - высоту и территорию,

Р2 - трубу диаметром 2 дюйма;

33.6 - номер набора работ.

Подсчет затрат и разработка смет

Типичные статьи затрат для проекта:

  1.  Прямые затраты:
    •  Труд;
    •  Материалы;
    •  Оборудование;
    •  Иные затраты.
  2.  Накладные расходы проекта.
  3.  Общие и административные накладные расходы.

Вывод

СРРПЭ не дает возможности проекту полностью попасть под влияние организационной функции или финансовой системы.

Использование структуры дает возможности контроля за проектом, который выявляет отклонение от плана, определяет ответственность и указывает области, где надо улучшить работу.

СРРПЭ служит базой данных для развития сети проекта, которая позволяет рассчитать работу, персонал, оборудование, затраты.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

83743. В поисках счастья (Литературная экспедиция по сказкам А.С. Пушкина) 45.5 KB
  Цели образовательные: Учить внимательно читать произведения художественной литературы; формировать умения и навыки работы с текстом; осознавать свои чувства и эмоции при чтении сказок Пушкина; понять авторское отношение к сказочным героям и свое отношение к пушкинским героям.
83744. Односоставные предложения в произведении А.С.Пушкина «Капитанская дочка» 60.48 KB
  Честь нельзя отнять её можно лишь потерять Как вы понимаете его Какое слово является ключевым Как вы понимаете значение этого слова Давайте обратимся к электронным словарям и узнаем лексическое значение слова подберём синонимы и антонимы.
83745. Молекулярная физика и термодинамика 1.11 MB
  Задачи: закрепить основные понятия и закономерности темы умение выстраивать логические цепочки из основных законов; обобщить и систематизировать знания учащихся по основным вопросам термодинамики и молекулярной физики; закрепить умение решать графические задачи по изопроцессам I закону термодинамики...
83746. За сохранение и чистоту английского языка 143 KB
  Английский язык является языком международного общения. В России английский язык завоевывает все большую популярность и по своей значимости становиться вторым языком общения после родного. Россия – огромная страна и во всех уголках ее изучают английский язык.
83747. Возможности динамических (электронных) таблиц 460 KB
  Формы организации познавательной деятельности: групповая индивидуальная Средства обучения: презентация ПК с программным обеспечением и подключенным ЖК – телевизором для объяснения материала раздаточный материал для выполнения практического задания.
83748. Animals in our life 37.5 KB
  Учитель предлагает вспомнить стихотворение Моя мечта которое учащиеся учили дома наизусть. Сначала учитель прочитывает стихотворение затем по одной строчке вместе с детьми после чего каждый учащийся читает по одной строчки стихотворения по цепочке.
83749. Военная реформа Петра I 73.5 KB
  Цели урока: Дать характеристику военной реформы Петра I; Выяснить результаты петровской реформа; Значение петровской реформы для российской армии и России. Тема урока: объяснение нового материала. Методы и приёмы: Эвристическая беседа.
83750. Сравнение The Present Simple и The Present Continuous 204.68 KB
  Цель: более глубокое усвоение знаний, высокий уровень обобщения, систематизации. Задачи: Образовательные: обобщить материал как систему знаний, наглядно показать и закрепить разницу двух настоящих времен. Развивающие: развивать пространственное мышление, выявлять связи, формулировать выводы...
83751. Правовое регулирование единого сельскохозяйственного налога: общие положения, налогоплательщики, основные элементы налога, налоговая декларация 40.66 KB
  ЗАМЕНЯЕТ НАЛОГИ Освобождает от налогов: ОРГАНИЗАЦИИ: налога на прибыль организаций за исключением налога уплачиваемого с доходов по дивидендам и отдельным видам долговых обязательств налога на имущество организаций налога на добавленную стоимость за исключением НДС уплачиваемого при ввозе товаров на таможне а также при выполнении договора простого товарищества или договора доверительного управления имуществом ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ ПРЕДПРИНИМАТЕЛИ: налога на доходы физических лиц в отношении доходов от предпринимательской деятельности...