7005

Документация и делопроизводство в системе управления

Контрольная

Архивоведение и делопроизводство

Документация и делопроизводство в системе управления В настоящей теме осваивающие профессию менеджера и заинтересованные читатели получат ответы на следующие вопросы: понятийный аппарат документа обозначение реквизитов в документах требования к бл...

Русский

2013-01-12

224.5 KB

71 чел.

Документация и делопроизводство в системе управления

В настоящей теме осваивающие профессию менеджера и заинтересованные читатели получат ответы на следующие вопросы:

понятийный аппарат документа;

обозначение реквизитов в документах;

требования к бланкам;

документирование управленческой деятельности;

документационные системы;

согласование проекта управленческого документа;

подписание управленческого документа;

табель документов;

виды документов, их классификация;

организационные документы;

деловые письма;

регистрация и учёт документов;

организация контроля за исполнением документов.

В современном динамичном мире менеджеры тратят от 50 до 90 % своего рабочего времени на коммуникации, связующие процессы, сопряжённые с обработкой информации. Известный специалист в области менеджмента Г. Минцберг вообще представляет руководителя как систему обработки информации.

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий, учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

1. Документальное отражение отношений управления

В силу информационной природы системы управления во всех организациях, учреждениях, ведомствах большинство отношений управления фиксируется с помощью документов (наём работника работодателем оформляется трудовым соглашением – контрактом; многие коммерческие сделки между деловыми партнёрами оформляются договором; обращение работников и граждан в органы предприятия или местного самоуправления оформляется заявлением; акты воздействия руководителя на коллектив оформляются документально: в виде задания, протокола собрания, приказа, распоряжения и т. п.).

Знание документального дела составляет важную и обязательную часть управленческой культуры не только менеджеров, но и всех работников аппарата управления. Такие знания нужны также всем гражданам, периодически вступающим в общественные отношения, а приобретение их надо начинать со средней школы.

Несмотря на бурное развитие науки и техники в последней четверти двадцатого века, приведшие к широкому распространению компьютерных информационных систем, поток бумажных документов, берущих начало в древнем Риме, продолжает расти и это будет происходить неопределённо долго. Остаётся признать сосуществование традиционного делопроизводства и письменного документа с обработкой информации на ЭВМ и машинным носителем.

Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятии делопроизводство.

Понятийный аппарат документа. Рассмотрим ряд понятий, связанных с документом.

Документ материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Он является основным носителем информации и служит деловой бумагой, подтверждающей какой-либо факт, право на что-то или определённую директиву. В обычном понимании документами называют определённым образом составленные, подписанные и заверенные деловые бумаги, которыми оформляются различные хозяйственно-финансовые операции, правовые отношения и действия юридических и физических лиц.

Форма документа – установленная совокупность реквизитов, расположенных в определённой последовательности.

Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Реквизит (от лат. requisitum – требуемое, необходимое)информационный элемент документа.

Различается постоянный реквизит, нанесённый при изготовлении бланка (наименование организации, почтовый адрес) и переменный, который фиксируется на документе в процессе его заполнения.


2. Правила оформления управленческих документов

В управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и как результат труда. По содержанию и оформлению документов судят о культуре и стиле работы учреждения.

Основные требования к оформлению документов изложены в ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в изменениях к этому стандарту, принятых и введенных в действие постановлением Госстандарта России от 21 января 2000 г. № 9 (дата введения 1 апреля 2000 г.).

Есть обязательный минимум реквизитов, присутствующий в любом виде документа. Отсутствие хотя бы одного из этих реквизитов лишает документ юридической силы.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 под юридической силой понимается свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Другими словами, документ способен вызывать определенные юридические последствия в тех случаях, если он издан полномочным органом и содержащиеся в нем положения соответствуют законодательству, а оформление реквизитов – принятым нормам.

Факторы, влияющие на приобретение документом юридической силы:

1. Требование законности – соблюдение автором документа положений действующего законодательства, компетенции, сроков и т. д.;

2. Соблюдение требований, предъявляемых к форме документа и его реквизитам.

Реквизит 01 (Государственный герб Российской Федерации)  помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном Гербе РФ от 30.11.1993 г. № 2050.

Реквизит 02 (герб субъекта Российской Федерации). Органы исполнительной власти (администрации, краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) могут размещают на своих бланках гербы городов и областей, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Реквизит 03 (Эмблема организации или товарный знак, знак обслуживания)  проставляют на бланках документов в соответствии с Законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаков обслуживания и наименования мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 г.

Реквизит 04 (код организации) проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Он позволяет избежать ошибок при передаче длинных и сложно воспроизводимых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

Реквизит 05 (код формы документа, входящего в состав УСД) проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации на унифицированных формах документов.

Реквизит 06 (наименование организации) является собирательным обозначением автора документа. Автором документа могут быть организации, их структурные подразделения и должностные лица. Например:

ОАО «ЛУЧ»

Отдел маркетинга

Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она есть.

Сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах, помещают ниже полного в скобках.

Реквизит 07 (справочные данные об организации) содержит сведения, важные для организации при информационных контактах, и включает: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации. Чем полнее сведения, помещенные на бланке, тем легче связаться с организацией – автором документа.

Реквизит 08 (наименование вида документа) должен отражать содержание документируемого действия и компетенцию автора; печатается прописными буквами, в письмах не указывается.

Реквизит 09 (дата документа) необходим для правовой оценки отношений, возникающих, прекращающихся или изменяющихся в связи с отражением в документе воли организации, ее органа или должностного лица. Отсутствие даты на некоторых видах документов является бесспорным признанием их недействительными.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности:

- день месяца, месяц, год, например 03.04.2001;

- год, месяц, день месяца, например 2001.04.03.

Второй вариант соответствует традициям оформления даты в европейских странах. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 1 апреля 2000 г.

Реквизит 10 (регистрационный номер документа). Это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Реквизит И (ссылка на регистрационный номер и дату документа) используется в ответных письмах, данные берут из инициативного письма.

Реквизит 12 (место составления или издания документа) указывается в том случае, если затруднено его определение по другим реквизитам. Его указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

Реквизит 13 (гриф ограничения доступа к документу) свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг лиц, имеющих доступ к документу.

Реквизит 14 (адресат). Документы направляют в адрес организаций их структурных подразделений или конкретным должностным лицам. В качестве адресата могут быть и физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность лица, которому адресован документ, – в дательном. Документ не должен содержать более 4 адресов. При необходимости в состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.

Реквизит 15 (гриф утверждения документа). Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после их утверждения руководителем организации, коллегиальным органом или вышестоящим органом власти (управления). Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. Например:

УТВЕРЖДАЮ   УТВЕРЖДЕН

Генеральный директор  Протоколом совета университета

Подпись И.О. Петров   от 09.06.2001 № 6

09.03.200

Допускается центрировать элементы реквизита относительно самой длинной строки.

Реквизит 16 (резолюция) оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указание по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе.

Включает И.О. Фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись автора и дату. Располагается между адресатом и текстом или на любом свободном месте, кроме полей.

Реквизит 17 (заголовок к тексту) должен кратко раскрывать содержание документа и грамматически согласовываться с наименованием вида документа. Максимальная длина строки 28 печатных знаков; в многострочных заголовках не допускаются переносы слов по слогам; каждая строка, по возможности, должна иметь смысловое значение; нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом, наречием, их переносят на следующую строку; в конце точка не ставится. На бумаге формата А-5 допускается без заголовка.

Реквизит 18 (отметка о контроле) проставляется на тех документах, процесс исполнения которых контролируется. Обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль», который проставляется на левом поле на уровне с заголовком к тексту.

Реквизит 19 (текст документа) отражает основное смысловое содержание документа. Он может быть оформлен в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Документы должны быть написаны деловым стилем, к признакам которого относится: нейтральный тон изложения; точность и краткость изложения; лаконичность и ясность текста.

Реквизит 20 (отметка о наличии приложения) располагается после текста от границы левого поля.

Виды приложений к документам:

- поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

- самостоятельные документы, направляемые с сопроводительным письмом;

- утверждаемые или вводимые в действие распорядительными документами.

Если приложение названо в тексте, его оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 4 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование: Приложение: проект договора на 6 л. в 2 экз.

При. наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами без знака №:

Приложение: 1. Проект должностной инструкции менеджера на 6 л. в 2 экз.

 2. ...

Реквизит 21 (подпись) состоит из наименования должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Если наименование должности располагается в несколько строчек, допускается его центровка относительно самой длинной строки. Например:

Коммерческий директор

ЗАО «Автоматика»  подпись   И. О.Федоров

При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Генеральный директор подпись    И. О.Федоров

Главный бухгалтер подпись      С. В.Орлова

Документ может быть подписан и.о. должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. Проставление косой черты или предлога «за» перед наименованием должности руководителя не допускается, это нарушает юридическую силу документа.

Реквизит 22 (гриф согласования документа) выражает согласие другой организации с содержанием документа. Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор ЦЦНИОО

Подпись О.И. Соколов

08.05.2001

Согласование может осуществляться отдельным документом. Например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания кафедры

менеджмента и маркетинга

от 07.06.2001 № 9   .

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования.

Реквизит 23 (визы согласования документа) выражает согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Визирование возлагают на главных специалистов и руководителей среднего звена. Например:

Юрисконсульт

Подпись И.О. Петров

06.05.2001

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз на отдельном листе согласования, допускается полистное визирование документа и его приложения.

При наличии замечаний к документу они излагаются на отдельном листе и прилагаются к документу. Виза согласования оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Юрисконсульт

Подпись И.О. Петров

25.01.2001

Реквизит 24 (печать) ставится на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, с целью удостоверения их подлинности. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ, и был хорошо читаемым. Наложение печати на другие реквизиты затрудняет проверку подлинности документа.

На документах финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально отведенном для этого месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.».

Реквизит 25 (отметка о заверении копии документа) придает копии юридическую силу и оформляется следующим образом:

Верно

Секретарь  подпись   И.О. Павлова

09.09.2001

Реквизит 26 (отметка об исполнителе) проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка носит справочный характер и предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно готовил данный документ. Например:

Иванов Иван Иванович

122345

Реквизит 27 (отметка об исполнении документа и направлении его в дело). Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним, например: В дело 05-06 Подпись 05.04.2001

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Проставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе.

Реквизит 28 (отметка о поступлении документа в организацию) проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа. В ней указывается: наименование организации, дата поступления и входящий номер.

Реквизит 29 (идентификатор электронной копии документа) – отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Рекомендуется указывать полный путь к файлу – электронной копии документа включая имя файла и расширение.

Требования к оформлению документов и бланков. К ним относятся:

  •  документы изготавливают машинописно на бумаге форматов А3 (297x420), А4 (210x297) и А5 (148x210);
  •  отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, можно писать от руки;
  •  использование бланков документов (бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа);
  •  наличие полей;
  •  документы со сроком хранения до 3 лет допускается печатать на обеих сторонах листа, при этом на оборотной стороне меняются размеры левого и правого полей;
  •  при изготовлении документов на 2 и более страницах вторая и последующие нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова «страница» и знаков препинания.

Любой документ должен иметь поля, т. е. определенное пространство между краем листа и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее (мм): левое и нижнее – 20, верхнее – 15, правое – 10. Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы.

3. Унификация и стандартизация управленческих документов

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведённой унификации и уровня её обязательности.

Установлены следующие категории стандартов:

государственные стандарты (ГОСТ);

отраслевые стандарты (ОСТ);

республиканские стандарты (РСТ).

Унификация документов проводится в целях:

сокращения количества применяемых документов;

типизации их форм;

повышения качества;

снижения трудоёмкости их обработки;

достижения информационной совместимости различных систем документации по одноимённым и смежным функциям управления;

более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

внедрение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической информации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и её дальнейшего развития;

разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УД и ОКТЭИ в отрасли.

4. Документационные системы и виды документов

Содержанием процесса управления, как уже отмечалось, является реализация функций управления путём преобразования информации и принятия решений. На сегодня основным носителем информации является документ, с помощью которого фиксируются все протекающие в организации процессы, многие работы и операции, а также результаты совместного труда работников. Поэтому для эффективного управления производством важнейшую роль играет чёткая организация документационного обеспечения всех видов деятельности, являющаяся частью имиджа фирмы.

Документирование управленческой деятельности.

Документирование – процесс подготовки и создания документов, а также документационное обеспечение функций управления и видов работ.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, дискеты и др.).

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированная система документации – это комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности. УСД предназначена для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Документационные системы. Вся документация, создаваемая в сфере управления, принадлежит к двум документационным системам:

  1.  организационно-распорядительной;
  2.  специальной.

Документационные системы

Организационно-распорядительная

Специальная

Документационные системы – это комплекс взаимосвязанных документов, применяемых в процессе выполнения различных функций управления.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) – это система, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительской деятельности органов управления. В составе ОРД выделяются подсистемы организационной, распорядительной и справочно-информационной документации.

Подсистемы

ОРД

организационная

распорядительная

справочно-информационная

Документация – совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, событию, явлению, лицу, организации.

  1.  Организационная документация. К ней относится:

нормативная документация, регламентирующая (определяющая) правовой статус организации (устав); структурных подразделений (положение); функции, права и обязанности должностных лиц (должностная инструкция);

документы, определяющие порядок выполнения каких-либо действий (правила внутреннего трудового распорядка, инструкция по делопроизводству, стандарты и т. п.).

Распорядительная документация. К ней относятся постановления, приказы, решения, распоряжения, указания и прочая документация, с помощью которой оформляется распорядительная деятельность органов управления, осуществляемая на основе единоначалия и коллегиальности.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно.

Распорядительный документ может быть отменён (изменён) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Справочно-информационная документация. Она включает служебную переписку, документацию по оформлению личного состава, протоколы, справки, акты. В состав служебной переписки входят инструктивные письма и письма-ответы, телеграммы, телефонограммы.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашённых и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается и хранится вместе с протоколом.

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднён бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т. д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы.

В специальных системах документации отражается специфика деятельности систем управления. Специальные системы обслуживают конкретные функции управления или отрасли деятельности государства. Например, система плановой, финансовой документации, документации по материально-техническому снабжению и сбыту, а также системы документации в отраслевом разрезе – промышленность, транспорт, торговля и т. д. Состав специальных систем нестабилен. Он постоянно изменяется по мере дифференциации функций управления и их организационного оформления. Примером может служить появление документации по функции управления качеством, маркетингом.

Согласование проекта управленческого документа. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций. Различают внутреннее и внешнее согласование.

Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очерёдности:

с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;

с работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);

с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);

с юридической службой;

со службой документационного обеспечения;

с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляют в следующей очередности:

с подчинёнными организациями, а также неподчинёнными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

с общественными организациями – при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов;

с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определённой области (санитарный, противопожарный и т. д.);

с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Подписание управленческого документа. Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т. п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приёма и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчётные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер). Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех этих организаций.

Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарём. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоличном порядке, имеют одну подпись.

Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.

Утверждаемые документы (уставы, положения, инструкции и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленной должностной инструкцией.

Табель документов. В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники.

Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

Виды документов, их классификация.

Документы, входящие в состав документационных систем, подразделяются на виды и разновидности.

Под видом понимается группа документов одинакового наименования. Например, виды документов – отчёт, протокол, план, разновидность последнего – текущий, перспективный план.

Документы классифицируются по определённым основаниям.

служебные письма

приказы

1 По наименованию

протоколы

акты

докладные записки

договоры и т. д.

2 По месту составления

внутренние

внешние

Внутренние документы составляются работниками данного предприятия, а внешние поступают из других предприятий, организаций и от частных лиц.

3 По содержанию

простые

сложные

Простые документы посвящены одному вопросу, а сложные охватывают несколько вопросов.

4 По форме

индивидуальные

трафаретные

типовые

Содержание каждого индивидуального документа имеет свои особенности (например, докладная записка), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, типовые создаются для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах.

5 По срокам исполнения

срочные

несрочные

Срочные требуют исполнения в определённый срок, несрочные не имеют установленного срока.

6 По происхождению

служебные

личные

Служебные документы затрагивают интересы предприятия, организации, а личные касаются конкретного лица и являются именными.

7 По виду оформления

подлинные

копии

выписки

дубликаты

8 По средствам

фиксации

письменные

графические

фотодокументы

т. д.

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставится подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

5. Принципы документирования

Организация работы с документами основывается на ряде основополагающих принципов. Важнейшие из них – целесообразность, полнота информации, технологичность, оперативность и системность (рис. 15.5.1.).

П

целесообразность

Р

правомочность

И

достоверность

Н

документирования

полнота информации

Ц

технологичность

И

оперативность

П

системность

Ы

 

Рис. 15.5.1.

  1.  Принцип целесообразности означает требование строго отбора информации, подлежащей документированию, с точки зрения её необходимости для принятия мер воздействия на управляемый объект. В практике решения многих текущих вопросов можно вообще отказаться от документа путём перехода на бездокументационные каналы связи – телефон, переговорные устройства, личные контакты. Это позволит значительно сократить объём внутренней первичной документации и трудозатраты управленческого персонала. Расширение практики бездокументационных контактов возможно на основе предварительного пересмотра управленческих процедур, расширения ответственности исполнителей среднего звена управления.
  2.  Принцип правомочности основан на том, что документ, рассматриваемый в его традиционной форме, имеет юридическое значение в отличие от других носителей информации, которые не вызывают юридических последствий. Для того чтобы документы влияли на формирование соответствующих правоотношений, требуется точное и повседневное соблюдение правил их оформления.

Документ должен содержать необходимый набор реквизитов и регламентированный порядок их расположения, а также подписи конкретных должностных лиц, свидетельствующие о том, что документ издан полномочным органом или должностным лицом. Подписание документов руководителями и другими должностными лицами в соответствии с их компетенцией служит формой выражения ответственности за их содержание и законность.

  1.  Принцип достоверности требует, чтобы документ был составлен на основе объективной, научно обоснованной, неискажённой информации. Он предполагает также отработку чёткой терминологии, не допускающей расхождения в толковании документа. Достоверность документа зависит также от квалификации и уровня информационной культуры всех групп работников аппарата управления.
  2.  Принцип полноты информации означает, что состав и объём документной информации должны быть достаточными для компетентного и своевременного распорядительного воздействия. Критерием полноты документирования является его соответствие так называемому "порогу информации", т.е. минимальному, но достаточному объёму информации, необходимой для принятия решений на данном уровне управления.
  3.  Принцип технологичности означает максимальную приспособленность документационных комплексов к современным научным методам труда управленческого персонала. Технологичность документирования и соответственное сокращение трудозатрат работников аппарата управления достигается совершенствованием форм документов и эффективным использованием средств организационной и вычислительной техники. Требование технологичности учитывается при макетировании форм документов, причём формы документов разрабатываются в соответствии с потребностями управленческих процедур, а не наоборот.
  4.  Принцип оперативности выражается в своевременности поступления документной информации на соответствующую ступень управления по каналам прямой и обратной связи. Принцип оперативности требует осуществления комплекса мер, направленных на сокращение пути прохождения и времени исполнения документов, увеличение доли машиннориентированных документов, ликвидацию избыточной информации. Избыточная информация перегружает информационные каналы, затрудняет продвижение действительно нужных сведений, порождает раздувание управленческого персонала.
  5.  Принцип системности означает требование единого методологического подхода к формированию, классификации, унификации и стандартизации документационных комплексов. Он лежит также в основе комплексной рационализации документооборота и означает, что исследование документационных проблем должно вестись не изолированно, а во взаимосвязи с чётким распределением функций по ступеням и звеньям, перестройкой на этой основе процедур принятия управленческих решений.

6. Документирование организационно-распорядительной

деятельности

В своей деятельности предприятия и учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.

На территориях краёв и областей издаются постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения.

Организационные документы. Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.

Устав – это свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определённой сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т. д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятельности Вооружённых Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т. д.).

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных соответствующими владельцами, коллективами и регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения, (в случае частного предприятия указать кем оно зарегистрировано).

Примерный устав открытого акционерного общества содержит следующие разделы:

  1.  Наименование и местонахождение Общества.
  2.  Юридический статус Общества.
  3.  Цели и предмет деятельности Общества.
  4.  Уставной капитал.
  5.  Права и обязанности акционеров.
  6.  Собрание акционеров.
  7.  Совет директоров и правление.
  8.  Заседание совета директоров.
  9.  Генеральный директор и правление.
  10.  Учёт и отчётность Общества.
  11.  Ревизионная комиссия.
  12.  Ликвидация и реорганизация Общества.

Положение – это нормативный акт, устанавливаемый порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности, права и организацию работы системы государственных органов (положения о министерствах РФ), одного органа (Положение о государственной автомобильной инспекции), либо структурного подразделения предприятия (Положение об отделе кадров).

В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т. д.).

Положения бывают типовые и местные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. Местные разрабатываются силами организаций (предприятий) на основе типовых положений с учётом организационно-технических особенностей конкретного предприятия. В текст положения необходимо включать такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и другие в зависимости от характера положения (см. тему 9).

В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании (см. приложение 15.6.1).

Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются организациями-разработчиками.

Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб) и должностных лиц. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Заголовок инструкции должен чётко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются требования (например, «Инструкция о ведении делопроизводства в организации», «Должностная инструкция инженера по охране труда и технике безопасности»).

Текст инструкции разбивается по определённой логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели её издания, область распространения, порядок применения и другие сведения общего характера. Состав и содержание разделов должностной инструкции раскрыты в теме 9. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены её новой).

В формуляр-образец должностной инструкции входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись (см. приложение 15.6.2).

Распорядительные документы. Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрации предприятий (объединений), учреждения, организаций – приказы, инструкции, указания; министерства, ведомства – решения; исполнительные органы на всех уровнях – постановления, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или иной акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Постановление принято определять как правовой акт, издаваемый правительством, областными, городскими и районными администрациями.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т. д.

Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы:

распоряжения общего, длительного действия;

распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая.

Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краёв, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законом РФ.

Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издаётся для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определённые сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Приказ является самым распространённым видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издаётся по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приёма, перемещения, увольнения работников и т. д.

Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчинённости.

В формуляр-образец приказа входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование документа, дата, индекс, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы (см. приложение 15.6.3).

Основные виды распорядительных документов подготавливаются в целом аналогично, различия же возникают на конкретной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (в случае постановлений и решений) и единоначалия (в случае постановлений, распоряжений, приказов, указаний).

Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа:

  1.  изучение существа вопроса и подготовка проекта документа;
  2.  обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений);
  3.  согласование документа и его подписание.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы.

Главное условие, обеспечивающее высокое качество документа, – достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение чётко излагать мысли). Юридическим основанием разработки распорядительного документа могут быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для решения задач, возложенных на учреждение, организацию.

Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используют различные информационно-справочные документы: отчёты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, чётко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Внимание следует сконцентрировать прежде всего на формировании основных положений конкретного решения.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной (рис. 15.5.2.).

Текст распорядительного документа

Две

части

констатирующая

распорядительная

Рис. 15.5.2.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части даётся пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издаётся данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата, т. е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Распорядительная часть несёт основную нагрузку в распорядительных документах и излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» в коллегиальном постановлении (Правительство ПОСТАНОВЛЯЕТ), «решает» (Коллегия РЕШАЕТ) – в решении, «предлагаю» – в распоряжении, «приказываю» – в приказе.

Слова «постановляет», «решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатается прописными буквами, они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова в отдельной строке, начиная от нулевого положения табулятора. Затем с новой строки с абзаца следует текст распорядительной (постановляющей) части.

К формулировкам распорядительной части документа предъявляются особенно жёсткие требования. Формулировки должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, чёткими, ясными, не допускающими различных толкований. В них следует избегать неконкретных выражений типа «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать» и т. д., поскольку сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределённой форме «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т. д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объёму предполагаемых работ.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, который начинается с предлога «о» («об») и формируется при помощи отглагольных существительных (например, «О назначении...», «Об утверждении...», «О введении...», «О создании...») или существительных, указывающих на предмет (например, «Об итогах...», «О мерах...»).

Для типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа: о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в устав, структуру, штатное расписание аппарата управления, о переходе на новый режим работы – созданы унифицированные формы документов, в которых предопределён состав и порядок расположения информации (Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. – М., 1980).

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, а также со структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, органов здравоохранения). Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовывается с финансовыми органами или службами.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания.

Деловые письма. Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т. д.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, телетайпа, факса и т. п., – объём переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Вместе с тем анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. А неправильное оформление письма затрудняет работу с ним.

Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого Дома сборника «Простые письма» считают, что расточительство в словах ведёт к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определённым поступкам.

Сегодня во многих странах активно идёт процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает «код-молчания». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает всё новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправдано.

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных реквизитов, которые должны располагаться в определённом порядке. Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведёнными типографическим способом постоянными реквизитами. Официальное письмо помимо основного текста содержит информацию об адресате: полное или сокращённое название организации – отправителе, её почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое.

Рассмотрим некоторые виды писем. К ним можно отнести: письма-просьбы, письма-ответы (отказы), сопроводительные письма, договорные письма, письмо-напоминание, информационные письма, письма-приглашения, письма-предложения, письма-разрешения, письма-подтверждения (рис. 15.5.3.).

письма-просьбы

письма-ответы (отказы)

сопроводительные письма

В

договорные письма

И

писем

письмо-напоминание

Д

информационные письма

Ы

письма-приглашения

письма-предложения

письма-разрешения

письма-подтверждения

Рис. 15.5.3.

  1.  Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в её исполнении. Простейший и наиболее распространённый вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу...»), от первого лица множественного лица («Просим...»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит...», «Администрация просит...» и т. п.).

В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие словосочетания:

«Прошу...»

«принять меры...»

«сообщить данные о сроках поставки...»

«направить нам договор...»

«подтвердить по телефаксу получение документов...».

  1.  Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа следующая:

повторение просьбы, на которую составляется ответ;

обоснование причины-отказа (если письмо отказ);

констатация отказа.

В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания:

«Ваше предложение отклонено по следующим причинам...»

«Считаем нужным сообщить Вам...»

«Предлагаемые Вами сроки проведения...»

«Ваше предложение не получило поддержки...».

  1.  Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях сопроводительное письмо становится излишним, а адрес, дату и индексы письма можно указать прямо в самом документе.

Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определённый срок, сопроводительное письмо является надёжным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5.

Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:

Высылаем наложенным платежом...

Возвращаем проект ... на ... стр. со следующими замечаниями...

  1.  Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора.

Приведём образец текста договорного письма:

Направляем подписанный с нашей стороны договор №... от ...

Справка о финансировании будет выслана...

Просим ... и один экземпляр договора №... возвратить нам.

  1.  Письмо напоминание. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удаётся с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов:

напоминания о выполнении действий;

мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения.

В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания:

«Напоминаем, что...»

«Ваша задолженность по оплате ... составляет...»

«срок предоставления условий договора истекает...»

  1.  Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о совершившимся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.
  2.  Письма-приглашения. Они могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты.
  3.  Письма-предложения. Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на её запрос и в этом ответе предлагается «доработать», «изменить», «устранить», «перенести» и т. д.
  4.  Письма-разрешения. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы.
  5.  Письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т. п.) либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т. п.) останется в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

В письмах-подтверждениях часто встречаются, например, такие словосочетания:

«Подтверждаем ...»

«получение документов на ...»

«Ваши условия поставки оборудования...»

Приложение 6.1

Образец положения о структурном подразделении

АОЗТ «Александровское»

ПОЛОЖЕНИЕ

25.05.98 №20

с. Александровка

[Об инженерно-технической службе]

Утверждаю

Директор акционерного общества

__________ Н. И. Глотов

               Подпись        30.08.98

Структура текста

1. Общие положения

2. Задачи

3. Структура

4. Функции

5. Права

6. Взаимоотношения с другими подразделениями

Главный инженер общества

Подпись

В. П. Громов

Приложение 6.2

Образец должностной инструкции

АОЗТ «Красноярское»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

25.05.98 №17

с. Красноярка

[агронома отделения]

утверждаю

Директор общества

__________ Б. И. Зотов

           Подпись         25.05.98

Структура текста

1. Общие положения

2. Должностные обязанности

3. Права

4. Ответственность

Главный агроном

Подпись С. П. Соколов 

Приложение 6.3

Образец оформления приказа

Моторостроительное

производственное

объединение им. П.И. Баранова

ПРИКАЗ

28.06.98 №30

г. Омск

Об изготовлении

нефтедобывающего оборудования

Текст

Констатирующая часть

отделяется от распорядительной части словом

ПРИКАЗЫВАЮ:

Распорядительная часть

(состоит из пунктов и при необходимости из подпунктов)

1 Действие, которое необходимо предпринять

1.1

1.2

и т.д.

}Конкретные распоряжения (поручения)

3 Ответственность за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением приказа).

Генеральный директор

Подпись П. М. Львов

Визы должностных лиц

7. Организация работы с документами

Работа по оформлению и изготовлению документов, обработке поступающих и отправляемых документов, контролю за их исполнением, хранению исполненных и находящихся на исполнении документов, а также по выдаче справок называется делопроизводством.

Правильная организация делопроизводства обеспечит чёткое и быстрое выполнение операций по приёму и отправке документов, своевременное доведение их до исполнителей, систематический контроль за исполнением поставленных в документах вопросов и принятых по ним решений, а также позволяет быстро навести справки по документам, хранящимся в текущих делах и в архиве предприятия или учреждения.

В любой организации (на предприятии) совершают движение много разнообразных документов по различным маршрутам, что даёт представление о документообороте.

Документооборот – установленная или сложившаяся последовательность прохождения документа с момента его создания и до отсылки с предприятия или сдачи на хранение. 

Главными показателями, характеризующими документооборот, являются:

количество инстанций, которое проходят документы в процессе оперативной работы с ними;

время, необходимое для их прохождения.

Правильная организация документооборота характеризуется наименьшим числом инстанций и быстротой прохождения документов.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Регистрация и учёт документов. Включает следующие работы:

порядок обработки поступающих документов;

порядок обработки отправляемых документов;

передача документов внутри организации;

учёт количества документов;

информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами;

правила регистрации и индексирования документов.

  1.  Порядок обработки поступающих документов. Документы, поступающие в организацию, в том числе и созданные с помощью вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения (или секретарю руководителя организации) или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочерёдно или одновременно в копиях. Подлинник передаётся ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

  1.  Порядок обработки отправляемых документов. Документы, отправляемые организацией, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией либо секретарём руководителя организации.
  2.  Передача документов внутри организации. Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется специальным звеном (диспетчерской группой) или лицом, ответственным за документационное обеспечение.

  1.  Учёт количества документов. Такой учёт должен производится в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами. При подсчёте количества документов за единицу учёта принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный. В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учёт создаваемых копий документов.

Подсчёт количества машиночитаемых документов осуществляется по учётным карточкам и журналам учёта работы вычислительного центра. Результаты учёта документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

  1.  Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами. В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование документов, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.
  2.  Правила регистрации и индексирования документов. Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путём проставления на нём индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах (журнале).

Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчётные, учётно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по кадрам, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчёты предприятия, акты внедрения результатов научных разработок. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Регистрация специальных документов, обслуживающих конкретные функции управления, проводится в основном децентрализованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению – в отделе снабжения и т. д.

Распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, а также документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, регистрируются в службе документационного обеспечения.

Организация контроля за исполнением документов. Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает:

постановку документа на контроль;

проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

учёт и обобщение результатов контроля исполнения.

Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступающих из других организаций, – с даты их поступления.

Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утверждённой по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 №1118-р председателем Комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

формирование картотеки контролируемых документов;

направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;

выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя;

напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

получение информации о ходе и результатах исполнения;

запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях;

снятие документов с контроля по указанию руководителей;

формирование картотеки исполненных документов.

Наряду с контрольными картотеками исполнения документов в ряде организаций используются автоматизированные системы контроля исполнения документов (АСКИД). Специальная группа (отдельный исполнитель), занимающаяся контролем исполнения документов в организации, периодически (один раз в неделю) передаёт на ВЦ информацию о внешних и внутренних документах и после обработки на ВЦ по разработанной программе раздаёт подразделениям-исполнителям машинограммы с указанием вида документа, исполнителя, срока исполнения (начало и окончание).

Ежемесячно по подразделениям-исполнителям составляется итоговая машинограмма для отчёта руководителям по исполнительской дисциплине на совещании у руководителя организации. При наличии неисполненных подразделением документов в указанные сроки (коэффициент исполнительской дисциплины Кид ниже единицы) применяются экономические и административные санкции.

Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, отслеживает правильность формирования дел – группировки исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизованно или децентрализованно. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и её структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Объём дела не должен превышать 250 листов.

PAGE  33


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

3977. Java. Типи даних 329.05 KB
  Лабораторна робота №5 (Java. Типи даних.) Тема роботи: Java. Типи даних. Мета роботи: Навчитися писати прості програми на Java 2SE. План роботи. Ознайомитися з структурою JDK. Ознайомитися з інтерфейсом програми IDEA. Написати просту...
3978. Система спутникового телевизионного вещания 326.67 KB
  Системы спутникового телевизионного вещания начали интенсивно развиваться с начала девяностых годов. Передаваемые ретранслятором геостационарного спутника телевизионные сигналы предназначены для непосредственного приема на сравнительно простые и недорогие установки (тюнеры)...
3979. Структура файлу boot.ini 319.29 KB
  Лабораторна робота № 2 (домашня) З дисципліни системне програмне забезпечення. Тема роботи: Файл boot.ini Мета роботи: Вивчити структуру файлу boot.ini, призначення його параметрів, навчитись редагувати даний файл Характеристика робочого місця (за...
3980. Простий Java клієнт до бази даних 316.35 KB
  Лабораторна робота №10 (Простий Java клієнт до бази даних) Тема роботи: Простий Java клієнт до бази даних. Мета роботи: В даній роботі ми створимо простий клієнт до бази даних. План роботи. Створити БД Налаштувати драйвер доступу до Б...
3981. Етика та естетика. Конспект лекцій 306.32 KB
  Упровадження курсу Етика та естетика. як нормативної складової освітньо-професійної підготовки менеджерів, пов’язано з необхідністю поєднання майбутньою управлінською елітою України специфічних професійних умінь із знаннями спадщини світової етичної та естетичної думки.
3982. Аналитическая геометрия в пространстве 305.5 KB
  Лекция Аналитическая геометрия в пространстве. Плоскость в пространстве Уравнение плоскости, проходящей через данную точку перпендикулярно данному вектору Пусть в пространстве OXYZ даны точка M0(x0, y0, z0) и ненулевой вектор n (A ...
3983. Построение выборочной функции распределения средствами Excel 299.2 KB
  ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА. ПОСТРОЕНИЕ ВЫБОРОЧНОЙ ФУНКЦИИ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ СРЕДСТВАМИ EXCEL. Чаще всего на практике закон распределения обычно неизвестен, или известен с точностью до некоторых неизвестных параметров. В частности, невозможно рассчитать точ...
3984. Дополнительное сетевое оборудование 292.15 KB
  Дополнительное сетевое оборудование Интеллектуальный концентратор Интеллектуальный концентратор (ИК) имеет некоторые преимущества перед АиПК (активные и пассивные концентраторы). Дополнительно к свойствам и функциям, доступным обычным...
3985. Fat Content Determination during Milk Standardization using Density 288.12 KB
  Process Application Note Fat Content Determination during Milk Standardization using Density 1. Introduction Milk is a very complex food with over 100.000 different molecular species found. There are many factors that affect the composition of raw m...