70765

Прошивка документов

Лабораторная работа

Архивоведение и делопроизводство

Цель работы: получить навыки по прошивке документов формата А4 Задание: в соответствии с вариантом задания подготовить журналы конфиденциальных документов для прошивки и последующего переведения на режим архивного хранения.

Русский

2014-10-26

102.5 KB

0 чел.

Лабораторная работа №7

                           Прошивка документов

Цель работы: получить навыки по прошивке документов формата А4 

Задание: в соответствии с вариантом задания подготовить журналы конфиденциальных документов для прошивки и последующего  переведения на режим архивного хранения.  

Теоретические положения

Общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Чаще всего необходимость прошить документы возникает при отправке пакета документов на тендер и при архивной обработке дел. Общепринятые правила по прошивке документов обеих направленностей практически идентичны.

Нумерация листов

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа. Если это не тендерная документация, когда все необходимые для представления документы заявлены в определенном порядке, то подшиваться документы должны в хронологическом порядке. Или, если это обосновано здравым смыслом, по какой-либо другой понятной системе — в алфавитном порядке или в порядке поступления в организацию. Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (форматов А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или в свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов».

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером. Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.). Примерная форма показана на рисунке 1

Рисунок 1 – Примерная форма заверительной надписи

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Опись документов

На каждый прошитый комплект документов необходимо иметь опись. Опись не нумеруется и должна содержать следующие данные: наименование документа, дата составления описи, заголовок (возможно с аннотацией — для каких целей предназначен комплект документов), перечисление всех подшитых документов с указанием количества листов, фамилию, должность и подпись составителя описи (рисунок 2)

Рисунок 2 – Примерная форма описи

Обложка дел

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229×324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

Прошивка документов

Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают три отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне. Отверстия делают симметрично по высоте листа. Расстояние между проколами обычно составляет 3 см, а располагаются они строго по вертикальному центру листа (реже используются два отверстия).

Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности.

Концы нитки следует выпустить из центрального отверстия на обороте последнего листа и завязать их узлом. Оставлять необходимо около 5 — 6 см свободного конца.

Следует опечатать дело наклейкой из бумаги с надписью (рисунок 3)

Рисунок 3 - Наклейка с заверительной надписью

Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5 — 6 см. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны. Заверительная надпись подписывается после высыхания клея. Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

Обязанности по прошивке документов должны быть внесены в должностные инструкции соответствующих сотрудников.

Оборудование и материально-техническое обеспечение

  1.  Шпагатом банковский или нитки прошивные ЛШ-210 (при отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой);   
  2.  Шило
  3.  Клей канцелярский, бумажная наклейка

Задание на лабораторную работу

Прошить в соответствии с Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и  ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» журналы учета конфиденциальных документов


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

20394. Корпорации в России: Правовой статус и основы деятельности 2.91 MB
  2128 обществами Уст. Кашанина отмечала что если взять за основу характеристики форму имущественной обособленности организаций то оказывается что к числу корпораций относятся только те которые основаны на акционерном капитале и по своему правовому положению напоминают акционерные общества стран континентального права 30. Торговые корпорации Англии именуются компаниями company и подразделяются на публичные аналог открытого акционерного общества континентального права и частные аналог закрытого акционерного общества. Кашанина...
20395. Взрывчатка и наркотики: Особенности назначения экспертиз: Пособие для следователей и оперативных работников 370.5 KB
  В пособии изложены рекомендации по назначению экспертиз при расследовании фактов незаконного оборота наркотиков и взрывчатых веществ а также преступлений совершаемых путем взрыва. Наряду с этим дефицит знаний в этих областях ощущался и ощущается у работников правоохранительных органов столкнувшихся с тенденциями роста преступлений связанных с незаконным оборотом наркотиков и ВВ использованием взрыва в преступных целях. Научные работы экспертов этого института по методам экспертного исследования самодельных взрывных устройств СВУ...
20396. Меры пресечения в российском уголовном процессе 1.45 MB
  Меры пресечения в российском уголовном процессе. В издании рассматривaются цели виды основания и процессуальный порядок применения органами расследования прокурорами и судами мер пресечения. Особое внимание уделено наиболее строгой и ответственной мере пресечения заключению под стражу в том числе процессуальному механизму продления сроков содержания под стражей обжалованию и судебной проверке законности задержания ареста и продления сроков содержания под стражей Книга по курсу €œУголовный процесс€ адресована студентам аспирантам...
20397. ТЕРРОРИЗМ: ПОНЯТИЕ, ОТВЕТСТВЕННОСТЬ, ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ 370.5 KB
  ПОНЯТИЕ ВИДЫ И ПРИЧИНЫ ТЕРРОРИЗМА 1. Понятие и сущность терроризма 2. Виды терроризма 3. Формы проявления терроризма 4.
20398. Ведение защиты в суде с участием присяжных заседателей 4 MB
  Во многих странах такая защита обеспечивается отменой смертной казни и функционированием наряду с обычными судами конвейерами через которые проходит основной поток стандартных оформительских дел судов присяжных рассчитанных на рассмотрение наиболее сложных и общественно значимых уголовных дел и правильное и справедливое их разрешение в нестандартных ситуациях. Как будет показано ниже процессуальная форма суда присяжных обеспечивает по таким делам более надежную защиту права на жизнь и других прав и свобод человека и гражданина от...
20399. Искусство защиты в суде присяжных 2.34 MB
  Искусство защиты в суде присяжных: Учеб. заведующий сектором НИИ проблем укрепления законности и правопорядка при Генеральной прокуратуре РФ; заслуженный юрист России доктор юридических наук Книга является своеобразной энциклопедией ведения искусной эффективной и надежной защиты в суде присяжных Рассматриваются социальная ценность духовный и правозащитный потенциал суда присяжных роль здравого смысла и совести как интеллектуальной и нравственной основы этой формы судопроизводства процессуальные тактические и психологические особенности...
20400. Проблемы борьбы с преступлениями в сфере безопасности дорожного движения: уголовно-правовые и криминологические аспекты 626.5 KB
  Мешалкин Проблемы борьбы с преступлениямив сфере безопасности дорожного движения:уголовноправовые и криминологические аспекты Монография Домодедово 2003 ББК 67. Проблемы борьбы с преступлениями в сфере безопасности дорожного движения: уголовноправовые и криминологические аспекты: Монография. В монографии освещаются уголовноправовые и криминологические проблемы борьбы с преступными нарушениями безопасности движения и эксплуатации транспортных средств на основе комплексного анализа сравнительноправового метода исследования....
20401. Оперативно-розыскная тактика и особенности легализации полученной информации в ходе предварительного следствия 362.5 KB
  ПОПОВ Оперативнорозыскная тактика и особенности легализации полученной информации в ходе предварительного следствия Учебнопрактическое пособие ББК 67. В учебнопрактическом пособии рассматриваются оперативнорозыскные мероприятия способы отображения полученной оперативнорозыскной информации в соответствующих документах. Основное внимание уделено технологии превращения оперативнорозыскной информации в криминалистически значимую являющуюся одним из источников доказательств по делу доступную для использования в ходе предварительного или...
20402. Административный процесс и административная ответственность в Украине 1.1 MB
  24 КУоАП; б меры воздействия применяемые к несовершеннолетним ст. 241 КУоАП и в административные взыскания применяемые к юридическим лицам. 24 КУоАП и меры воздействия применяемые к несовершеннолетним согласно ст. 241 КУоАП но и дисциплинарные взыскания в отношении физических лиц за совершение административных проступков согласно ст.