70805

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА ПРЕДПРИЯТИИ ОПТОВО-РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛИ (на примере ЗАО «Роспечать-Алтай»)

Дипломная

Менеджмент, консалтинг и предпринимательство

Современные тенденции развития общества и становления российского предпринимательства во многом обусловлены формированием не только экономико-правового фундамента но и базы нормативно-трудового регулирования кадрового обеспечения деятельности организации.

Русский

2014-10-27

448.5 KB

24 чел.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА ПРЕДПРИЯТИИ ОПТОВО-РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛИ (на примере ЗАО «Роспечать-Алтай»)

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Теоретические аспекты осуществления  документооборота кадровой

службы на предприятии………………………………………………………….8

  1.  Кадровая служба: понятие, параметры ее функционирования в

структуре документооборота организации…………………………………….8

  1.  Основные понятия системы кадрового делопроизводства и

принципы ее формирования…………………………………………………......20

  1.  Специфика документов кадровой службы и порядок их

оформления………….. …………………………………………………………… 31

2. Ведение кадрового делопроизводства на

предприятии оптово-розничной торговли (на примере

ЗАО «Роспечать-Алтай»)…………………………………………………………..44

2.1 Система документооборота и функционирование кадровой

службы ЗАО «Роспечать-Алтай»……………………………….............................44

2.2 Анализ кадровой документации ЗАО «Роспечать-Алтай»………………..52

2.3 Оценка эффективности кадрового делопроизводства

ЗАО «Роспечать-Алтай»………………………………………………………....64

Заключение………………………………………………………………………..71

Список использованных источников и литературы………………………….. ..73

Приложение……………………………………………………………………… ..81

ВВЕДЕНИЕ

Современные тенденции развития общества и становления российского предпринимательства во многом обусловлены формированием не только экономико-правового фундамента, но и базы нормативно-трудового регулирования кадрового обеспечения деятельности организации. В связи с этим важно понимание не только в научных разработках, но и в практической деятельности понятия и закономерностей функционирования кадрового делопроизводства, которое представляет собой совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску кадровых документов. Кадровые документы, являясь неотъемлемой частью практической деятельности организации, фиксируют сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д., так как закрепляют трудовые отношения работников и работодателя, подтверждают трудовой стаж граждан, являются доказательством при разрешении индивидуальных трудовых споров. В частности, Е.Н. Малькова подчеркивает, что, например, «учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе». Таким образом, плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации1.

Данные аспекты кадрового делопроизводства обусловили выбор темы дипломной работы, ее значимость в общем контексте документной науки. Кадровая документация, на сегодняшний день, занимает едва ли не самое главное место в классификации текстовых документов, существует множество исследований, посвященных рассмотрению и анализу как видов кадровых документов, так и особенностей их структурирования и оформления в рамках общегосударственного стандарта и в системе локального делопроизводства конкретной организации.

Важность рассмотрения именно кадровой документации в конкретной организации подчеркивается несформировавшимся до сих пор на государственном уровне общего для всех предприятий стандарта оформления документов, его не обязательным, а методическим (рекомендательным) характером. Это вызывает сложность формирования системы кадровой документации в организации, приводит к тому, что появляются свои, «местные» правила документирования кадров, основанные на государственном стандарте. Так, Е.В. Орлова в своей статье отмечает: «Несколько лет мы пользовались (хотя бы в некоторых, самых «ходовых» ситуациях) унифицированными формами документов, разработанными и утвержденными Госкомстатом России. Но с 1 января ситуация с «первичкой» поменялась, сегодня работодатели должны применять те формы кадровых документов, которые сами разработали и утвердили»2.

Анализ и оценка структуры кадровой документации в отдельно взятой организации, рассмотрение ее соответствия государственному стандарту документирования, выявление особенностей кадрового документирования в соответствии со спецификой деятельности организации – все это определяет не только важность выбранной темы, но и ее новизну.

Следует отметить, что система кадрового делопроизводства не является новой темой в документной науке. Среди наиболее известных теоретиков можно назвать В.И. Андрееву, Т.Н. Бондареву, П.В. Веселова, М.Т. Лихачева, А.Н. Сокову3 и других. На сегодняшний день можно говорить о том, что кадровое делопроизводство является актуальной темой как с точки зрения теории документации, так и в практической сфере: проходит большое количество различных семинаров и тренингов в области оформления кадровых документов, создаются практические руководства для работников кадровых служб и руководителей организаций. Это еще раз подчеркивает актуальной выбранной темы и ее важность в области работы с кадровыми документами.

В данной работе находит свое отражение теоретический анализ трудов исследователей вопросов кадровой документации и системы управления персоналом и практиков применения документов кадровых служб (О.И. Захаркина, В.В. Семенихин, Т.В. Печникова, С.И. Сербинский4 и др.), рассматриваются нормативные акты определенной тематики (трудовое законодательство, кадровое делопроизводство5), статьи периодической печати6.

Теоретико-методологическую базу исследования составляют работы Жукова Б.М. «Современные тенденции в управлении персоналом», Семченко П.А. «Делопроизводство компании»,  Захаркиной О.И. «Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база», Семенихина В.В. «Кадровый документооборот», Ситниковой Е.Г. «Оформление трудовых отношений в организации: правовой и делопроизводственный аспект»7 и другие.  

Среди основных нормативно-правовых источников, используемых в процессе написания работы, можно назвать Трудовой кодекс РФ8, федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»9, ГОСТ Р 51141-9810, ГОСТ Р 6.30-200311.

Объектом исследования дипломной работы является кадровое делопроизводство.

Предмет исследования – организация работы с кадровыми документами в торговой организации.

Цель написания дипломной работы – проанализировать осуществление кадрового делопроизводства в торговой организации.

Данная цель предполагает решение следующих задач:

- рассмотреть понятие кадровой службы и определить параметры ее функционирования в организации;

- охарактеризовать основные нормативно-правовые и методические документы, регулирующие деятельность кадровой службы;

- описать виды кадровой документации в организации;

- определить особенности оформления кадровых документов;

- выявить характерные черты кадрового делопроизводства в ЗАО «Роспечать-Алтай».

В ходе исследования использовались следующие методы:

- метод анализа и метод синтеза (применяются в ходе работы с практическим материалом – кадровыми документами организации);

- метод обобщения (применяется в части подготовки выводов по проведенному анализу, в частности позволяет тезисно сформулировать идею, проблему, основные положения исследования);

- метод аналогии (применяется при выведении определенных закономерностей системы кадровой документации в рамках торгового предприятия);

- методы классификации, идеализации (позволят создать работу научного уровня).

В рамках практической части исследования применяется методика совокупного анализа, который предполагает рассмотрение всей общности кадровых документов в организации, выявление основных параметров их оформления.

Научная новизна данной дипломной работы определяется тем, что исследования и статьи, посвященные кадровому делопроизводству, касаются либо общих вопросов оформления кадровой документации и структурирования системы кадрового документирования, либо рассматривают (как новое направление в России) документирование в работе индивидуального предпринимательства. На наш взгляд, эта позиция не является верной, так как сегодня в системе каждого предприятия происходят изменения, касающиеся кадрового делопроизводства. Особенно важно отметить то, что торговым организациям при рассмотрении вопроса о кадровых документах уделяется очень мало внимания. Поэтому значимым является формирование общих тезисов по особенностям кадрового документирования в торговой организации и выведение принципов структуры кадрового делопроизводства в области торговли.

Фактический материал данного исследования представлен кадровыми документами ЗАО «Роспечать-Алтай». Значимость проведенного анализа и полученных результатов для практического применения работы определяется конкретностью исследования, его отнесенностью к торговой сфере. На наш взгляд, практическая часть дипломной работы представляет собой (для организации) совокупность результатов внешнего аудита кадровой документации и позволит в дальнейшем кадровой службе отметить в пределах свой деятельности недостатки работы для их исправления.

Практическая значимость результатов данной дипломной работы определяется возможностью применения сложившейся системы кадрового делопроизводства на предприятиях оптово-розничной торговли, а также на предприятиях иного профиля деятельности (в качестве рекомендации по работе с кадровой документацией).

Структура и содержание работы: введение, 2 главы, заключение, список использованной литературы. Приложение включает в себя примеры документов кадрового делопроизводства ЗАО «Роспечать-Алтай».

1. Теоретические аспекты осуществления документооборота кадровой службы на предприятии

1.1 Кадровая служба: понятие, параметры ее функционирования в структуре документооборота организации

В условиях современного развития экономики и становления общества нового глобального информационного пространства происходит трансформация внутренней среды организации, реструктуризация отделов, перераспределение функциональных обязанностей и ответственности. Изменения социальной сферы и общей экономической политики как в государственных масштабах, так и на уровне отдельного предприятия приводят к тому, что меняется сам подход к формированию рабочей среды организации, ее персонала (коллектива). По мнению многих специалистов, таких как, М.И. Басаков, А.Я. Кибанов, В.А. Кудряев12,  данные изменения приводят к тому, что вопросы формирования отделов кадров и кадровых систем становятся все более актуальными.

Так, по мнению П.В. Шеметова, кадровая служба предприятия характеризуется как «совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики»13.

Данное понятие приводит в тексте своих лекций и преподаватель в сфере управления персоналом С.И. Ярцева: «кадровая служба – совокупность специализированных структур, подразделений вместе с занятыми на них должностными лицами, призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики»14.

Отдел кадров, как отмечает составитель справочника для кадровых специалистов Н.А. Алимова, - это структура в организации, которая занимается управлением персоналом в организации15.

Для более унифицированного наименования в данной работе употребляется термин «кадровая служба», однако мы акцентируем внимание на том, что в структуре предприятия кадровая служба может иметь различные названия: отдел кадров, управление кадрами, отдел персонала и т.п. Кроме того кадровая служба может включать в себя отдел кадров или отдел персонала. Так как для данной работы не является актуальным рассмотрение специфики кадровой службы и ее наименования, мы не будем останавливаться на этом вопросе.

Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне.

Кадровая служба в организационной структуре предприятия (в системе управления предприятием) занимает одно из ведущих мест, обеспечивает непрерывное движение документооборота в отношении кадрового обеспечения деятельности организации. Примеры положения кадровой службы в системе организации представлены на рисунке 1.1.

Отметим, что конкретное место и роль кадровой службы в общей системе управления организацией определяются местом и ролью каждого специализированного подразделения по управлению персоналом и организационным статусом его непосредственного руководителя.

Вариант 1.

Вариант 2.

Вариант 3.

Вариант 4.

Рисунок 1.1 – Место кадровой службы в структуре организации

В зависимости от степени развития и особенностей организации структурное местоположение кадровой службы может быть различным. Приведем несколько вариантов включения кадровой службы в общую структуру предприятия в соответствии со степенью и уровнем подчиненности данного отдела по типу руководства организацией16.

На рисунке 1.1 представлены четыре варианта местоположения кадровой службы в структуре организации. Вариант 117 демонстрирует структурную подчиненность кадровой службы руководителю по администрированию, то есть выполнение задач службой персонала рассматривается в рамках штабного подразделения функциональной подсистемы (администрирование). Схема по варианту 2 отражает структурное подчинение службы управления персоналом в качестве штабного отдела общему руководству организации. Такая структура приемлема в небольших организациях на начальных этапах развития, когда руководство четко не определило статус кадровой службы. Вариант 3 говорит о структурной подчиненности кадровой службы в качестве штабного органа высшему руководству. Данный вариант наиболее приемлем в тех случаях, когда руководитель пытается поднять статус кадровой службы. На рисунке 1.1 по варианту 4 показано организационное включение службы управления персоналом в руководство организацией. Этот вариант является наиболее типичным для развитых организаций. Подсистема управления персоналом является равнозначной подсистемой в ряду остальных подсистем управления.

Таким образом, подчиненность и расположение кадровой службы в системе предприятия определяется спецификой самой организации, ее управленческим звеном и политикой руководителя относительно управления персоналом и расположения звена подчиненности. Данные факторы оказывают влияние и на формирование структуры самой кадровой службы. Отметим, что структура кадровой службы предприятия помимо вышеперечисленных факторов определяется в зависимости от видов деятельности организации и штатной численности работников.

Возглавляет кадровую службу предприятия и руководит ее работой начальник (директор, руководитель).  Все сотрудники кадровой службы, включая руководящий состав (заместителей и помощников начальника), специалистов и исполнителей, являются подчиненными должностными лицами по отношению к начальнику, который, в свою очередь, подчиняется непосредственно руководителю предприятия (его первому заместителю или его заместителю по персоналу)18.

На крупных предприятиях, как правило, кадровой службой руководит заместитель директора по кадрам (персоналу) или, например, заместитель председателя правления акционерного общества по кадрам, которому подчиняется непосредственно отдел кадров, административно-хозяйственная служба с подразделениями и др. Если на предприятии его структурой предусмотрено, что кадровыми вопросами ведает отдел кадров, возглавляемый начальником отдела кадров, то в этом случае он всегда подчинен непосредственно руководителю предприятия, который через него координирует кадровую работу на предприятии. Если на предприятии численность работников небольшая и нет специальной кадровой службы, то обычно в штатном расписании предусматривается должность инспектора по кадрам (либо менеджера по кадрам).

Деятельность кадровой службы в организации определяется основными функциями и задачами как службы в целом, так и отдельных ее сотрудников.

Кадровая служба решает следующие задачи19:

- осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов,

- формирование стабильно работающего трудового коллектива,

- создание кадрового резерва,

- организация системы учета кадров.

При решении данных задач кадровая служба выполняет следующие функции:

- разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации,

- оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ,

- учет личного состава,

- хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству,

- контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом,

- изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению,

- анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров,

- создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов,

- работа по созданию резерва на выдвижение,

- подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников,

- подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению,

- принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников,

- организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка,

- ведение всей отчетности по кадровым вопросам2021.

В соответствии с современным подходом к выделению функций кадровой службы можно выделить два основных вида функционирования:

1) управление трудовыми отношениями;

2) документальное оформление трудовых отношений.

Так как для нашей работы актуальным является рассмотрение деятельности кадровой службы именно с точки зрения системы делопроизводства, то мы остановимся на перечислении подфункций оформления трудовых отношений22:

- подготовка кадровых приказов;

- ведение форм обязательной первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;

- оформление и учет трудовых книжек;

- ведение личных дел;

- консультирование сотрудников;

- составление и корректировка графиков отпусков;

- оформление документов, связанных с различными выплатами, пособиями и льготами;

- другие функции.

Исходя из вышеперечисленных функций кадровой службы организации, отметим, что «документальная часть» обязанностей сотрудников данной службы является достаточно трудоемкой и требует профессионализма и компетентности в подходе к такому специфическому виду делопроизводства, как кадровое делопроизводство. Деятельность кадровой службы в процессе функционирования в системе делопроизводства основывается на понятии нормативно-методического обеспечения.

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом, как отмечает доктор экономических наук Б.М. Жуков, - это «совокупность документов и нормативно-справочных материалов, устанавливающих нормы, правила, требования, характеристики, методы, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке, компетентным соответствующим органом или руководством организации»23.

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом. Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста.

Основные документы нормативно-методического обеспечения делятся условно на две группы: обязательные документы и документы рекомендательного характера. В первую группу входят законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для исполнения. Ко второй группе относятся документы нормативно-методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом специалист кадровой службы вправе самостоятельно решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно установленным в организации стандартам.

Приведем перечень основных документов по каждой группе.

Среди документов по трудовому праву и охране труда выделяются следующие основные нормативные акты:

1) Конституция РФ24

2) Трудовой кодекс РФ. Это основной закон, которым должен руководствоваться в своей работе кадровый специалист. Нормы Трудового кодекса регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций25.

3) Закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации". На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться, и где будет храниться информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу26.

4) Закон  РФ  от  29  июля  2004  г.  № 98-ФЗ  "О коммерческой тайне". Он устанавливает перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну организации, список сотрудников, имеющих к ней доступ, процедуру ознакомления с секретными данными, а также ответственность за распространение конфиденциальной информации27.

Среди документов методического характера выделяют несколько нормативных актов:

1) ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Этот государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, издаваемом в организации, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам28. Например, стандарт диктует правила расположения Государственного герба, эмблемы организации и ее товарного знака. Устанавливает, в каком случае в заголовке документа пишется сокращенное наименование организации, а в каком нет, и из каких элементов состоит регистрационный номер приказа. Стандарт распространяется на все организационно-распорядительные документы предприятия: постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма. Со всеми перечисленными документами работают сотрудники кадровой службы.

2) Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения29. Этот нормативный акт дает исчерпывающий список внутренних документов, в зависимости от юридической значимости регулирует порядок и сроки их хранения. Например, как долго следует хранить, допустим, штатное расписание, положение о премировании, табель учета рабочего времени, должностные инструкции и другие документы, кадровый работник узнает именно из этого ведомственного документа.

3) Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты30. Формы приказов о приеме на работу, об увольнении, о переводе, о направлении в служебную командировку, о поощрении, а также формы личной карточки работников и некоторых других документов входят в состав альбома, утвержденного названным постановлением.

4) Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках"31. Этот документ необходим специалисту кадровой службы при работе с трудовыми книжками сотрудников.

Следование рекомендациям, содержащимся в нормативно-методических документах, не является строго обязательным. Однако обращение к ним упрощает работу кадрового специалиста.

Таким образом, организация и ведение кадрового делопроизводства находится в ведении кадровой службы организации и обеспечивается ее ресурсами. Основу функционирования данной службы составляют нормативно-правовые и нормативно-методические акты, принятые в РФ и необходимые как для обязательного, так и для рекомендательного использования сотрудниками кадровой службы организации, независимо от ее вида и формы образования, а также состава и структурных особенностей самой службы. Указанные ранее нормативные акты служат не только основой функционирования кадровой службы, но и базой для создания системы кадрового делопроизводства в организации, «моделью» для формирования структуры кадровой документации и правил ее оформления.

1.2 Основные понятия системы кадрового делопроизводства и принципы ее формирования

Развитие современного общества диктует новые правила и аспекты поведения субъектов социальной среды, их взаимоотношений и взаимодействий. Одним из параметров оценки функционирования субъекта в социуме является его трудовая деятельность, профессиональная занятость в той или иной сфере, реализация как специалиста определенной области деятельности. Трудовые отношения становятся сегодня системой взаимосвязанных показателей как на уровне финансового материала, так и в плане нормативного и документационного обеспечения. Современное трудовое законодательство РФ подчеркнуло большую роль кадровой документации в системе общественных отношений, придав ей статус правовых документов. Кадровую документацию теперь приходится вести всем работодателям, независимо от формы организации и численности трудового коллектива.

Отметим здесь, что Трудовой кодекс РФ к числу основных задач трудового законодательства относит создание необходимых правовых условий для согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и в том числе отношений по организации труда и управлению трудом32. Таким образом, Трудовой кодекс указывает, что организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей33.

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, «в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и регламентированием этих процессов; наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией»34.

По мнению автора учебного пособия для специалистов в области кадров А.Л. Комышева, кадровая документация – это «совокупность взаимосвязанных документов, используемых кадровой службой организации»35.

С.И. Сербинский, преподаватель дисциплины «Управление персоналом», приводит такое определение кадровой документации: это «документы, регламентирующие задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных сотрудников организации; содержат методы и правила выполнения обязанностей работников, а также нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда»36.

Кадровая документация представляет собой «комплекс документации, обеспечивающий планирование (плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.), сбор статистических данных о персонале (сведения о численности, балансе рабочего времени, производительности труда), социальную гарантию (пенсии, пособия, льготы) и организацию деятельности персонала в целом на предприятии»37.

Иными словами кадровая документация является, по сути, системой документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Отметим, что кадровая документация – это часть общих понятий, таких как делопроизводство и кадровое делопроизводство.

В соответствии с Государственным стандартом «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», устанавливающим термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела, «делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами»38.

Исходя из этого, еще раз подчеркнем, что в соответствии с данным определением кадровое делопроизводство — это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Свободная энциклопедия «Википедия» отмечает, что кадровое делопроизводство - это «деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами»39. Традиционно к кадровому делопроизводству относят вопросы разработки и ведения документации, связанной с управлением персоналом, движением кадров и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени и расчетов с персоналом.

Актуальным при рассмотрении данной темы является определение понятия «документ» и представление классификации кадровых документов организации.

Свободная энциклопедия «Википедия» трактует понятие документа как «материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве»40.

В учебнике «Налоговое право» определяется, что в делопроизводстве документ представляет собой «средство фиксации в письменном виде сведений о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека»41.

В соответствии с государственным стандартом понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности42.

Таким образом, в соответствии с вышеперечисленными определениями документ представляет собой «объект, содержащий и передающий информацию».

Информация, облеченная в форму документа, составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация являются материальным воплощением управленческих решений, придают им юридическую силу.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что «любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя»43. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности. Кроме того, с помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель либо работник может доказать свою правоту в суде.

Таким образом, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач44:

- документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

- построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

- регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;

- создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так и для работодателя;

- разрешить трудовые споры.

Существует множество классификаций кадровой документации. В данной работе мы приведем некоторые основания для выделения видов кадровых документов45, которые более подробно будут рассмотрены нами в следующем параграфе.

Систему кадровой документации в практической деятельности принято классифицировать по различным признакам:

1) По целевой принадлежности -

а.  Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие.

Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

б. Документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание).

В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №  299 эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия»46.

2) По основным кадровым процедурам -

а. Документация по приему на работу:

- заявление о приеме на работу;

- контракт о назначении на должность;

- приказ о приеме на работу;

- протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

б. Документация по переводу на другую работу:

- заявление о переводе на другую работу;

- представление о переводе на другую работу;

- приказ о переводе на другую работу.

в. Документация по увольнению с работы:

- заявление об увольнении;

- приказ об увольнении;

- протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

г. Документация по оформлению отпусков:

- график отпусков;

- заявление о предоставлении отпуска;

- приказ о предоставлении отпуска.

д. Документация по оформлению поощрений:

- представление о поощрении;

- приказ о поощрении;

- протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

е. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

- докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

- объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

- приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

- протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

3)  По функциональному назначению -

а. Организационно-правовая документация:

- правила внутреннего трудового распорядка;

- штатное расписание;

- положение о структурном подразделении;

- график отпусков;

- должностные инструкции.

б. Персональная документация:

- трудовая книжка;

- личное дело;

- личная карточка работника.

в. Договорная документация:

- коллективный договор (соглашение);

- трудовой договор.

г. Распорядительная документация:

- приказы по личному составу.

д. Учетная кадровая документация:

- учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации;

- документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом;

е. Информационно-справочная документация.

Помимо представленных видов документов кадровой службы в общую систему кадровой документации можно включить переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.

В основе формирования системы кадрового делопроизводства лежат определенные принципы и параметры, которые определяют успешность функционирования кадрового документооборота и создания кадровой документации. К данным принципам можно отнести следующие:

- принцип нормативно-правового обязательства.

Кадровая служба основывается в своей деятельности на принятых на территории РФ, а также в субъектах федерации нормативно-правовых актах и регулирует систему делопроизводства согласно методическим рекомендациям государственного или местного масштаба. Это позволяет, в первую очередь, создать систему законодательно регулируемого делопроизводства, избежать сложностей в доказательно-правовом плане.

- принцип «местного» делопроизводства.

Предполагается, что кадровая документация создается на базе общегосударственных параметров, но с учетом особенностей организации и принятых в ней, традиционных норм оформления документов.

- принцип системности кадрового делопроизводства.

Кадровая документация создается с учетом принятой в организации номенклатуры (или перечня) дел кадровой службы. Оформление кадрового документа проходит все необходимые стадии создания: от побудительного действия, на основании которого создается определенный документ, до сдачи документа в архив.

- принцип нормативного оформления.

В основе оформления документа кадровой службы лежит принцип нормативности: создание определенного текста предполагает наличие обязательных реквизитов, перечень которых закреплен законодательно за определенным видом документа.

В связи с рассмотрением данного принципа остановимся на определении понятия «реквизит», как еще одного значимого термина для описания системы кадрового делопроизводства. Данный термин применим в отношении требований к оформлению документов, в том числе и кадровой службы.

Правила оформления документов, входящих в систему кадровой документации определены, как у отмечалось нами ранее, ГОСТом Р 6.30-2003. Этим стандартом установлены требования к оформлению реквизитов документов и требования к бланкам документов47.

По определению, приведенному в п. 39 ГОСТ Р 51141-98, реквизит документа представляет собой «обязательный элемент оформления официального документа»48.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов49:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Состав реквизитов, характеризующих конкретный документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Более подробно оформление кадровой документации и использование реквизитов в составе определенных документов мы рассмотрим в следующем параграфе.

Таким образом, основными понятиями, определяющими функционирование кадровой службы, являются: кадровая документация, кадровое делопроизводство и кадровый документооборот. Данные понятия входят в системы более широких определений, таких как делопроизводство и документооборот в структуре организации, основываются на нормированности базового оборота документов предприятия и особенностях кадровой деятельности.

1.3 Специфика документов кадровой службы и порядок их оформления

Формирование кадровой документации на предприятии происходит посредством исполнения нормативных предписаний и рекомендаций общегосударственного масштаба и с учетом особенностей самой организации, ее структуры, специфики функционирования. В этой связи статья 8 Трудового кодекса РФ закрепляет положение о том, что работодатели (за исключением категорий работодателей, указанных в данной статье кодекса) «принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями»50. Создание структуры кадровой документации в пределах конкретной организации позволяет не только организовать деятельность кадровой службы, но и подчеркнуть правовой аспект трудовых отношений.

В данном параграфе мы остановимся на рассмотрении основных кадровых документов, представленных в большинстве организаций нашей страны (в данном параграфе рассмотрение документов кадровой службы представлено следующей литературой5152535455565758).

К числу таких документов относятся:

- трудовой договор;

- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);

- личная карточка (форма №Т-2);

- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма №Т-5);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма №Т-6);

- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (форма №Т-8);

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма №Т-9);

- приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма №Т-11);

- приказ (распоряжение) о наказании работника;

- табель учета рабочего времени (форма №Т-13);

- личные заявления работников предприятия;

- графики отпусков (форма №Т-7);

- правила внутреннего трудового распорядка;

- штатное расписание (форма №Т-3);

- должностная инструкция;

- трудовая книжка;

- личное дело.

Трудовой договор – документ, который отражает основные аспекты взаимоотношений работодателя и наемного работника, определяет условия работы, выполнения основных обязанностей и требования сторон. Трудовой договор всегда заключается в письменной форме и является юридическим подтверждением того, что стороны состоят в трудовых отношениях, и при возникновении трудовых споров является основным документом для судебного разбирательства. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, подписывается работником и работодателем и заверяется печатью организации. Один экземпляр трудового договора хранится в личном деле работника, а второй выдается ему на руки.

Для оформления трудового договора используются реквизиты: наименование документа; дата; индекс; место составления; заголовок к тексту; текст; юридические адреса сторон; подписи сторон; печать организации.

В тексте трудового договора указываются наименования сторон, заключивших договор, должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, предмет договора, порядок выполнения обязательств, режим работы и другие вопросы, регулирующие трудовые отношения.

Изменения трудового договора оформляются при изменении существенных условий трудового договора, т. е. таких условий, без согласования которых договор не может быть заключен: условия труда и отдыха, условия оплаты труда, права и обязанности работников. Согласно ст.57 Трудового Кодекса РФ59, условия трудового договора могут быть изменены в письменной форме только по соглашению сторон. Следовательно, если работник подписал трудовой договор и руководство организации хочет изменить или дополнить его условия, то работник должен дать на это письменное согласие. Такое согласие может быть оформлено в виде дополнительного соглашения к трудовому договору.

Изменения трудового договора могут происходить по инициативе работодателя в порядке, определенном ст. 73 Трудового Кодекса РФ60. Если изменения трудового договора (зарплата, режим работы, нормы выработки и т. д., за исключением трудовой функции) вызваны организационными или технологическими переменами на предприятии, спрашивать согласия работника не нужно. Но необходимо соблюсти процедуру изменения существенных условий трудового договора.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного договора.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности.

Издание приказа о приеме на работу представляет собой завершающий этап документирования заключения трудового договора как юридического факта и происходит в трехдневный срок.

Приказ о приеме на работу может иметь текстовую форму содержательной части и включать следующие основные положения: обозначение распорядительного действия; фамилию, имя, отчество; профессию или должность; наименование структурного подразделения; дату начала трудового договора или его срок; условия оплаты труда; испытательный срок. Если приказ о приеме составляется на нескольких сотрудников, то каждый пункт должен касаться отдельного работника.

Для оформления и учета лиц, принимаемых на работу по трудовому договору, применяют две унифицированные формы приказа (распоряжения) о приеме на работу: форму № Т-1 составляет лицо, ответственное за прием, на одного работника, № Т-1а — на группу работников.

Основным преимуществом унифицированных форм приказа (распоряжения) о приеме на работу является их сравнительная простота, гораздо меньшая формализованность по сравнению с текстовой формой, во многом произвольной. В унифицированных формах не надо делать отметки о согласии работника с условиями труда, о прохождении им необходимого инструктажа, медицинского осмотра и т.д. Однако это влечет за собой необходимость составления листков согласования, медицинского осмотра, листа прохождения инструктажа и т.д.

Личная карточка заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификаторам профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке.

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре.

Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом61, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков.

Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

К иным формам приказа относятся приказы о поощрении, взыскании, направлении в командировку и т.п.

Табель учета рабочего времени по форме Т-13 применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

Составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставиться резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело.

Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласования.

Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют режимы рабочего времени и времени отдыха всех категорий занятых в организации сотрудников.

Разработанные в организации Правила внутреннего трудового распорядка в соответствии с положениями статьи 190 Трудового Кодекса РФ62 утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации. Утвержденные в указанном порядке Правила прилагаются к коллективному договору организации.

Правовое положение работников предприятия регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Целями разработки должностной инструкции являются:

- создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;

- повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора (контракта);

- обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрений и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретное структурное подразделение предприятия в соответствии с его штатным расписанием.

Должностная инструкция составлена по каждой штатной должности предприятия носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под подписку при заключении контракта, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

В должностной инструкции указывают наименование подразделения предприятия, конкретную должность, реквизиты согласования и утверждения.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

- общие положения;

- основные задачи и функции;

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность;

- взаимоотношения;

- связи по должности;

- оценка деятельности.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем предприятия и действует до ее замены новой должностной инструкцией.

Требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения с предприятия.

Согласно ст.66 Трудового кодекса РФ63 трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В течение всего периода деятельности работника в организации его перемещения и поощрения отражаются в этом важном для каждого трудящегося документе.

Работа с трудовыми книжками и внесение в них записей строго регламентированы: согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ64 форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Согласно установленным правилам работодатель (за исключением работодателей - физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии в срок не более недели со дня приема на работу. Работодатель - физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения: о работнике; о выполняемой им работе; о переводах на другую постоянную работу; об увольнении работника; основания прекращения трудового договора; о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, о награждении и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа по личному составу.

Первую страницу трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия, на котором впервые заполняется трудовая книжка.

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производиться администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссылкой на номер и дату этих документов.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка заполняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы рабочего или служащего в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и здесь же указывается серия и номер вкладыша.

При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник.

С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация предприятия обязана ознакомить владельца книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке форма № Т-2, в которой должна быть точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия.

Администрация обязана выдать рабочему или служащему его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

На предприятии ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

-приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

-книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия.

Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением рабочий или служащий расписывается в личной карточке и в книге учета.

Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

Основным документом персонального учета работника является его личное дело, которое является документом «Для служебного пользования». Личное дело включает в себя следующие документы, пронумерованные и подшитые в хронологическом порядке:

-опись документов, имеющихся в личном деле;

-анкета;

-личное заявление о приеме на работу (в конце трудовой деятельности - об увольнении);

-личный листок по учету кадров с наклеенной на него фотографией размером 4х6 см (фотографии обновляются при достижении возраста 45 и 45 лет);

-автобиография;

-копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого звания;

-характеристики;

-копии приказов о приеме (в дальнейшем о переводе, увольнении);

-трудовой договор;

-карточки учета поощрений и взысканий;

-материалы аттестации;

-представления о назначении, освобождении, переводе, увольнении, направлении на учебу;

-копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий;

-другие документы, характеризующие работника.

В личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и ведется на протяжении всей работы сотрудника на предприятии.

Сотрудник, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от поступающего на службу документы, проверяет полноту их заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.

Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

Личные дела могут выдаваться для ознакомления только сотрудникам, определенным руководителем предприятия.

При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

При извлечении каких либо документов из личного дела лицо, ответственное за ведение личных дел, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.

Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных для ознакомления личных дел и предотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. В ней указываются номер личного дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела.

Отметим еще раз, что важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации. Это напрямую связано с юридической значимостью документов и ответственностью за их подлинность, правильность оформления и сохранность.

Учетные документы на работников хранятся в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под охрану. Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела.

Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив.

Стандарты формирования и оформления документов кадровой службы носят не всегда обязательный характер для организаций, однако следование им помогает систематизировать кадровую документацию, наладить документооборот на предприятии, улучшить работу персонала и т.п.

2. Ведение кадрового делопроизводства на предприятии оптово-розничной торговли (на примере ЗАО «Роспечать-Алтай»)

2.1 Система документооборота и функционирование кадровой службы ЗАО «Роспечать-Алтай»

Закрытое акционерное общество «Роспечать-Алтай» (здесь и далее - РА) создано в 1995 году в соответствии с Гражданским кодексом РФ65 и Федеральным законом РФ «Об акционерных обществах»66 и действует на основании Устава67 и Учредительного договора68.

Деятельность РА определяется решениями совета учредителей и задачами коммерческой деятельности акционерного общества закрытого типа. Согласно им, РА занимается осуществлением торгово-закупочной, торгово-посреднической деятельности, оптовой и розничной торговой деятельности печатной продукции, канцелярскими товарами и т.п.

Так как в данной работе мы рассматриваем особенности кадрового делопроизводства торговой организации РА, то остановимся на ряде вопросов относительно трудовых отношений и структуры кадровой службы.

Трудовые отношения:

1. Трудовой коллектив РА составляют граждане, участвующие своим трудом в его деятельности на основе трудового договора, либо других форм, регулирующих трудовые отношения работника с закрытым акционерным обществом в соответствии с действующим законодательством.

2. Формы, система и оплаты труда, а также другие виды расходов работников устанавливаются РА самостоятельно.

3. Режим работы и отдыха работающих в РА граждан, их социальное обеспечение и социальное страхование устанавливаются индивидуальными трудовыми договорами или контрактами с соблюдением соответствующих норм российского трудового законодательства.

4. Охрана труда и техника безопасности в РА осуществляется согласно действующему трудовому законодательству РФ, соответствующими нормативными актами.

Право подписи имеет генеральный директор РА или другие должностные лица, специально уполномоченные им.

Конфиденциальность: - каждый из участников обязуется в том, что он не будет использовать или разглашать перед любым лицом, фирмой и компанией, а также опубликовывать или рассказывать любую секретную информацию, связанную с деятельностью РА.

Социальная и правовая защита сотрудников РА:

- работа в РА засчитывается в общий трудовой стаж и стаж для назначения пособия по государственному социальному страхованию при условии уплаты в Пенсионный фонд и фонд государственного страхования Российской Федерации.

Трудовые отношения работников РА регулируются действующим трудовым законодательством, коллективным трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка (Приложение 1)69, должностными инструкциями работников.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

Сегодня в активе предприятия:

- торговые комплексы;

- торговые киоски;

- торговые помещения в арендном пользовании.

Низкая оплата труда работников торговой и обслуживающей сферы (киоскеры, фасовщицы, водители, продавцы канцелярских товаров и т.п.) приводит к постоянной текучести кадров, при условии сохранения постоянной численности персонала в пределах 80 человек административного и «рабочего» уровня деятельности.

Самый большой уровень численности персонала приходится на торговую и обслуживающую сферу, в числе наибольшей занятости среди административного звена находится система бухгалтерии и планирования. Данные экономически и финансово обусловленные структуры входят в число наиболее «документально» обеспеченных подразделений, что обусловлено направлением деятельности организации.

Кадровая служба в РА является отдельным подразделением, подчиненным непосредственно генеральному директору. Кадровая служба в РА носит наименование - Служба персонала, возглавляется директором по персоналу, который подчиняется и отчитывается непосредственно перед генеральным директором РА. В состав службы персонала РА входят:

- директор по персоналу (он же заместитель генерального директора),

- 2 менеджера по персоналу,

- секретарь.

Деятельность службы персонала РА не регламентируется Положением о кадровой службе, так как данный документ не предусмотрен перечнем дел организации. Регулирование функциональных обязанностей сотрудников службы персонала осуществляется должностными инструкциями, которые «прописывают» основные задачи и «дела» каждого звена кадрового отдела70.

Так согласно должностной инструкции, директор по персоналу выполняет следующие основные обязанности71:

- организует управление формированием, использованием и развитием персонала,

- возглавляет работу по формированию кадровой политики, определению ее основных направлений и мер по ее реализации,

- принимает участие в коммерческой деятельности организации в части обеспечения его трудовыми ресурсами необходимых профессий, специальностей и квалификации,

- занимается изучением конъюнктуры рынка труда,

- проводит прогнозирование и планирование потребности организации в кадровых ресурсах,

- изучает движение кадров, выявляет причины текучести кадров, разрабатывает совместно с руководителями отделов мероприятия по их устранению,

- принимает меры по повышению мотивации работников, по улучшению условий труда, повышению его производительности, вносит предложения по рационализации системы оплаты труда и материального стимулирования,

- осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины работников организации, соблюдением работниками Правил внутреннего трудового распорядка,

- контролирует соблюдение норм трудового законодательства в работе с персоналом, закрепляет взаимоотношения работников и организации, принимает кадровые решения по текущим проблемам и вопросам,

- организует необходимый кадровый учет и кадровое делопроизводство в организации в соответствии с требованиями законов и государственных стандартов,

- готовит совместно с бухгалтерией документы, необходимые для получения социальных льгот, для назначения пенсий, пособий и выплат работникам и их семьям, представляет их в органы социального обеспечения.

Таким образом, можно говорить о том, что директор по персоналу регулирует и координирует деятельность службы персонала, обеспечивает ее взаимодействие с другими службами и отделами РА. Отметим, что взаимодействие службы персонала и бухгалтерии во многом обусловлено единой автоматизированной системой оформления документации в части их унификации и обобщения – Система 1С, которая позволяет РА снизить уровень бумажного документооборота и наладить успешно функционирующую систему кадрового (в частности) делопроизводства при условии текучести кадров и минимального состава службы персонала.

Деятельность менеджеров по персоналу также регулируется должностными инструкциями72, фиксирующими основные направления их деятельности. Так, один менеджер по персоналу занимается подбором персонала, проведение собеседований, личным общением с кадрами по вопросам их деятельности в системе организации (в данной работе обозначим его как «первый менеджер»), а другой менеджер по персоналу обеспечивает постоянно функционирующий «документопоток», работает в системе автоматизированного рабочего места (в данной работе обозначим его как «второй менеджер»).

Среди должностных обязанностей первого менеджера по персоналу можно отметить следующие:

- проводит собеседования, тестирования и другие мероприятия с целью определения профессиональных навыков и социально-психологических качеств работающего персонала и кандидатов на вакантные должности,

- организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры,

- доводит информацию по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников.

В основе должностных обязанностей второго менеджера по персоналу лежит составление и оформление трудовых договоров, ведение личных дел работников и другой кадровой документации. Отметим здесь, что деятельность второго менеджера по персоналу связана с системой автоматизированного рабочего места, что позволяет автоматизировать трудоемкие операции, повысить эффективность деятельности службы персонала. Такая система включает в себя (относительно кадрового делопроизводства) ведение штатного расписания; учет данных работников РА, унифицированные формы по труду; персонифицированный учет для ПФР и т.п.

Введение секретаря в структуру службы персонала произошло в РА в 2010 году, и было обусловлено кадровыми изменениями в РА, реструктуризацией отделов предприятия, изменениями в организационной структуре. Должность секретаря отнесена к службе персонала, однако, только номинально, во всем остальном секретарь выполняет свои обязанности, не включающие деятельность, связанную с кадрами.

Работа службы персонала РА регламентируется отдельными должностными инструкциями, в которых прописаны функции, права и обязанности сотрудников службы персонала. Среди прочих базовых положений службы персонала можно выделить следующие:

- Под кадровым обеспечением предприятия понимается целенаправленная, упорядоченная деятельность по полному и своевременному комплектованию подразделений и служб предприятия необходимым количеством работников требуемых специальностей и квалификации.

- Решение задач кадрового обеспечения предприятия возлагается на службу персонала.

- Непосредственное руководство службой персонала осуществляет его директор. Директор является прямым начальником для всех сотрудников отдела. Он в свою очередь подчиняется непосредственно генеральному директору.

- Деятельность сотрудников службы персонала регламентируется соответствующими должностными инструкциями. Разработка должностных инструкций осуществляется на основе квалификационных требований, предъявляемых к сотрудникам.

В своей деятельности служба персонала руководствуется Уставом РА73, Конституцией РФ74, Трудовым кодексом РФ75, нормативными актами, регламентирующими работу с кадрами76.

Основными функциями службы персонала РА являются:

- издание приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, перемещениях, изменениях окладов, разрядов, должностей и т.д.);

- оформление, учет и хранение трудовых книжек;

- формирование, учет и организация хранения личных дел сотрудников;

- ведение учета представления ежегодных отпусков;

- подготовка статистических отчетов;

- обеспечение руководства необходимой оперативной информацией по кадровым вопросам и другие.

Таким образом, кадровая служба в торговой организации РА организована и функционирует в соответствии с определенными особенностями деятельности РА.

Служба персонала РА – это система менеджеров, основывающих свою деятельность на снижении бумажного документопотока и унификации форм документации для сокращения временных затрат на создание системы кадрового делопроизводства.

2.2 Анализ кадровой документации в ЗАО «Роспечать-Алтай»

Функционирование и формирование документопотока РА имеет свои особенности, обусловленные факторами деятельности организации, сложившимися традициями организационной структуры, специфическими чертами закрытого акционерного общества. Однако деятельность службы персонала РА регламентируется и регулируется нормативными актами РФ, кадровая документация также оформляется в соответствии с рекомендациями нормативно-методических указаний, утвержденных и действующих на всей территории нашей страны, а также согласно собственному положению об организации документооборота77 (Приложение 2).

Так же как и в любом кадровом делопроизводстве в службе персонала РА используются унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в числе которых:

№ Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";

№ Т-2 "Личная карточка работника";

№ Т-3 "Штатное расписание";

№ Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";

№ Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";

№ Т-7 "График отпусков";

№ Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";

№ Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку".

В перечень документов, функционирующих в системе службы персонала РА, входят такие, как:

  1.  Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
  2.  Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка)
  3.  Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним  
  4.  Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
  5.  Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 6978)
  6.  Положение об оплате труда
  7.  Положение об аттестации работников
  8.  График отпусков  
  9.  Трудовой договор  
  10.  Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием
  11.  Приказы о приеме на работу
  12.  Приказы о переводе на другую работу  
  13.  Приказы об увольнении  
  14.  Приказы о предоставлении отпусков
  15.  Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы
  16.  Личная карточка работника (форма Т-2)  
  17.  Трудовая книжка  
  18.  Договор о полной индивидуальной материальной ответственности
  19.  Договор о полной коллективной материальной ответственности  
  20.  Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу
  21.  Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении  
  22.  Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков  
  23.  Журнал регистрации командировочных удостоверений  
  24.  Табель учета рабочего времени  
  25.  График сменности
  26.  Журнал учета проверок инспектирующих органов
  27.  Порядок действий в случае кражи
  28.  Порядок действий при несчастном случае
  29.  Отчетность в Службу занятости о вакантных местах.

Из представленного перечня кадровых документов, входящих в систему документации службы персонала РА видно, что документы, представленные в нем, являются, во-первых, минимально необходимыми для ведения кадрового делопроизводства, во-вторых, обусловлены спецификой деятельности РА, в-третьих, связаны с текучестью кадров в организации.

Так, актуальным для РА является взаимодействие со Службой занятости в связи с постоянным наличием вакантных мест.

Немаловажными являются и документы, связанные с материальной ответственностью индивидуального и коллективного типа, а также с действиями при кражах и несчастных случаях (Приложение 3). Наличие их в перечне обязательных документов обусловлено спецификой торговой деятельности РА: работа в торговых киосках и отделах.

В данном перечне не представлены некоторые документы, которые оформляются рядом других организаций и, в частности, являются обязательными на данном этапе развития российского общества. Так, например, в РА нет положения о защите персональных данных79 (сотрудники службы персонала также не проходят обучение или повышение квалификации в области работы с персональными данными); не представлено положение и премировании и материальном стимулировании сотрудников, об их обучении (это связано с текучестью кадров в системе должностей рабочего и обслуживающего характера); нет документов, связанных с медицинским освидетельствованием, вредным производством (что подтверждает отсутствие данных факторов в РА).

Отсутствие утвержденной номенклатуры дел службы персонала, на наш взгляд, определяется тенденцией минимизации документопотока, стремлением руководства организации и директора по персоналу в том числе сократить до минимально необходимого перечень оформляемых и хранящихся в отделе документов.

Остановимся на более подробном рассмотрении представленных в перечне документов.

Правила внутреннего трудового распорядка в РА соответствует типизированной форме Правил для закрытого акционерного общества. Они определяют:

- внутренний трудовой распорядок в ЗАО,

- порядок  приема  и увольнения работников,

- основные  обязанности  работников  и  администрации,  

- режим   рабочего времени и его использование,

- меры поощрения за успехи в работе,

- ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

  Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно. Оно определяется унифицированной формой Т-3, является документом взаимодействия службы персонала и бухгалтерии, оформляет штатный состав РА, численность работников, перечень структурных подразделений, названий должностей, включает информацию об окладах работников.

Документация, связанная с движением кадров, оформляется частично в системе бумажного документопотока, но в основном – систематизируется в автоматическом режиме.

Так, «ручному» оформлению подлежат трудовая книжка, заявления работников и соискателей. Автоматизированная система оформляет личную карточку работника, приказы по личному составу различных типов.

При приеме на работу работник должен предоставить следующие документы: заявление о приеме на работу с подписью генерального директора; паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку, за исключением случая, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету; документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.

На основании этих документов оформляется приказ о приеме на работу. В приказе указывается наименование структурного подразделения, в котором предстоит работать сотруднику, профессия, (должность), испытательный срок (если он устанавливается при приеме), а также условия приема на работу, характер предстоящей работы, оплата труда.

Заполняется личная карточка работника. Для этого необходимы следующие документы работника: (паспорт; трудовая книжка; военный билет; документ об образовании; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; идентификационный налоговый номер; приказ о приеме на работу).

Заявление об увольнение работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы. В заявлении указывается причина и дата увольнения. Заявление подписывается генеральным директором РА. На основании заявления об увольнении и личной карточки работника заполняется бланк приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора. В соответствии с резолюцией генерального директора в проекте приказа об увольнении указывается фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, дата и причина увольнения работника.

На основании оформляемого приказа делается запись в личной карточки работника, дата, причина увольнения, дата и номер приказа об увольнении.

На основании этого же приказа делается запись в трудовой книжке, дата и причина увольнения, дата и номер приказа об увольнении, согласно инструкции по заполнению трудовых книжек.

Трудовые книжки работников РА заполняются в соответствии с утвержденной Инструкцией о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним. С их оформлением также связаны Книга учета движения рудовых книжек и Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек. Книга учета движения трудовых книжек является унифицированной бланковой формой и включает в себя такие сведения, как регистрационный номер, дата регистрации, структурное подразделение РА, должность, Ф.И.О. работника, расписка работника в получении. Приходно-расходная книга также имеет унифицированную форму и является документарной формой учета (строгой отчетности).

Говоря о документации оформления работника, следует отметить о такие документы юридически значимого характера, как трудовой договор и договор о материальной ответственности.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в 2-х экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится в РА. Получение работником экземпляра трудового договора подтверждается подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся в службе персонала РА. Трудовой договор подписывается со стороны РА генеральным директором, согласуется с юрисконсультом организации.

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности работника оформляется в соответствии с занимаемой должностью (например, киоскер, продавец канцелярских товаров) и на основании типизированной автоматизированной формы. Так же, как и трудовой договор, договор о материальной ответственности согласуется с юрисконсультом.

В числе других документов службы персонала представлены документы, связанные с дальнейшей деятельностью работника: отпуск, командировка, перевод на другую работу.

В отношении отпуска оформляются такие документы, как график отпусков, приказ о предоставлении отпусков, заявления работников на отпуск без сохранения заработной платы.

График отпусков составляется на каждый календарный год и утверждается в начале текущего года. Отпуска предоставляются в соответствии с пожеланиями работников и по российскому трудовому законодательству в любое время в течение всего года, но без нарушения нормального хода работы организации. График отпусков составляется один раз в год, изменения в него не вносятся (указываются только изменения в сроках предоставления отпусков). Отдельно от графика предоставляется отпуск без сохранения заработной платы (по заявлению работника, подписанного генеральным директором и согласованного с начальником подразделения).

Профессиональная деятельность работников РА определяется и такими документами системы кадровой документации, как табель учета рабочего времени и график сменности.

Табель учета рабочего времени является еще одним документом взаимодействия службы персонала и бухгалтерии, он создается в автоматизированной системе и применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником РА, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. В табеле учета рабочего времени делаются обязательные отметки о неявках на работу, причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др.

График сменности является необходимым для РА документом, так как в данной организации существуют отдельные виды работ сменного характера (например, дневные/ночные смены, упаковщицы, фасовщицы).

График сменности составляется исходя из установленной нормы рабочего времени за учетный период для каждой конкретной категории работников, и включает информацию о продолжительности рабочего времени в течение смены, перерывах на отдых между сменами и порядке их чередования.

В РА, согласно графику сменности, устанавливается прямой порядок чередования работников по сменам (отработав первую/дневную смену, работник после отдыха включается во вторую/ночную и т.д.).

Перечень документов службы персонала РА, как мы уже отмечали ранее, включает в себя минимальный состав кадровой документации. В данный минимальный состав входят два основных положения: Положение об оплате труда80 и Положение об аттестации работников81.

Следует обратить внимание на то, что Положение об оплате труда не включает в себя традиционные для данного вида документа положения о премировании и материальном вознаграждении. Как и все остальные документы, Положение об оплате труда в РА отличается особой лаконичностью и отражает только наиболее важные моменты в сфере оплаты труда работников. Вопрос о премировании и вознаграждении освещается только в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Немаловажным документом является положение об аттестации работников. В Положении перечислены должности, профессии и квалификации работников, определено, какие договоры с ними заключены, не относятся ли они к категории лиц, для которых законодательством предусмотрены особенности регулирования труда (например, беременные женщины), учитывается опыт предыдущих аттестаций.  В Положении также представлены основные понятия, связанные с аттестацией, порядком формирования аттестационной комиссии, приведен порядок прохождения и проведения аттестации. Проведение аттестации в РА обусловлено сферой деятельности этой организации – торговля. Работники торговой сферы подлежат обязательной аттестации, результаты ее прохождения отражаются на дальнейшем материальном стимулировании, переводе на другую работу/должность и т.п.

Для регистрации и учета всей документации, создаваемой и используемой в деятельности службы персонала РА, а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы. Например:

-Книга учета приказов:

О приеме на работу;

О предоставлении отпусков (учебных, за свой счет, основных оплачиваемых, дополнительных и т.д.);

Об увольнении;

-Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

-Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

- Журнал регистрации командировочных удостоверений и т.п.

Данные формы учета документов (путем их сплошной регистрации) являются в РА еще одним примером бумажного делопроизводства, они фиксируют результаты действия автоматизированной системы, позволяют установить регулируемый документопоток. Вместе с тем стоит отметить, что журналы учета и регистрации ведутся и хранятся непосредственно в структуре службы персонала.

Хранению также непосредственно в структуре службы персонала РА и под ответственность ее сотрудников подлежат личные дела сотрудников, трудовые книжки, а также иные кадровые документы, необходимые для осуществления деятельности кадровой службы. Все документы, хранящиеся в службе персонала РА, подлежат ежегодной описи и архивному оформлению.

Все документы автоматизированной системы хранятся в электронном виде в системном архиве.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников РА, кроме работающих по совместительству (на эту категорию работников трудовые книжки ведутся по основному месту работы). В обязанности менеджеров службы персонала входит ведение, учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним.

Хранятся трудовые книжки в специальных ящиках, которые находятся в металлических шкафах. Книжки расположены в алфавитном порядке. В этих же шкафах и таких же ящиках хранятся невостребованные книжки сотрудников, уволенных с работы.

Личные дела хранятся в помещении, относящемся к службе персонала, в специальных несгораемых металлических шкафах. Расположены они в алфавитном порядке (по первой букве фамилии сотрудника).

Личные дела хранятся и архивируются в службе персонала, что обусловлено отсутствием в РА отдельного помещения и службы архивного хранения.

Основой для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является перечень необходимых документов.

Обратим особое внимание на документы кадровой службы, входящие в перечень согласно специфике деятельности РА.

Наличие данных документов (Порядок действий в случае кражи82 и Порядок действий при несчастном случае83) в перечне документов службы персонала РА обусловлено тем, что основная масса работников РА занята в торговой и обслуживающей сфере (киоскеры, продавцы канцелярских товаров, водители-экпедиторы, фасовщицы и т.п.), подлежит материальной ответственности и находится в зоне риска (например, нападение с целью ограбления).

Правильный порядок действий при обнаружении кражи, в том числе, служит начальной точкой судебного решения: необходимо законодательно установленное поведение обнаружившего кражу, вызов сотрудников полиции, проведение ревизии товара, определение размера ущерба, оформление необходимых документов, в том числе заявления и т.п.  

При несчастном случае, который также может возникнуть на месте у работника РА, порядок действий определен следующим образом:

- незамедлительное оказание первой помощи,

- привлечение очевидцев,

- вызов скорой помощи,

- в случае если несчастный случай произошел с работником: при травме, даже незначительной, необходимо немедленно сообщить работодателю, и в этот же день обратиться в лечебное учреждение (травмпункт),

- приказ о расследовании несчастного случая.

Отчетность в Службу занятости предоставляется РА в связи с текучестью кадров в организации. Она включает в себя все необходимые сведения об имеющихся у РА вакансиях, о высвобождении работников, о составе и перспективной потребности кадров, о планах на привлечение иностранных работников. Данная отчетность предоставляется в электронной форме.

В соответствии с Федеральным законом «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»84 в службе персонала РА ведется Журнал учета проверок инспектирующих органов, который заполняется в соответствии с результатами проверки инспектирующими лицами/органами.

Таким образом, перечень кадровых документов службы персонала РА представлен минимально необходимым набором документов, обусловленным особенностями функционирования самой организации:

- РА является торговой организацией. В связи с этим основной объем документации, создаваемой в организации, относится к отделам бухгалтерии и планирования, коммерческим структурам. Кадровая документация в РА имеет минимально необходимый состав, при этом часть документов оформляется в автоматизированном режиме, что приводит к постоянному взаимодействию службы персонала как источника кадровой документации с бухгалтерией.

- Кадровая служба в РА является лаконично структурированной, состава службы персонала достаточно для оптимального функционирования кадрового делопроизводства – при условии наличия четких должностных инструкций для каждого сотрудника отдела.

- Численный состав сотрудников РА – около 80 человек. Данный состав нестабилен, в РА наблюдается постоянная текучесть кадров, что, с одной стороны, обуславливает «отработанный» стабильный документный поток в системе персонала, с другой стороны, способствует переходу работы службы персонала в стадию более автоматизированного функционирования.

2.3 Оценка эффективности кадрового делопроизводства в ЗАО «Роспечать-Алтай»

Торговая организация ЗАО «Роспечать-Алтай» является одной из самых устойчивых организаций нашего края, ее деятельность началась в 1995 году, и, как и сегодня, была связана с продажей печатных периодических изданий и канцелярских товаров. За период функционирования ситуация, связанная с персоналом и оформлением его работы, несколько раз менялась. Кадровая служба РА также претерпела изменения, касающиеся как численности кадрового состава, так и особенностей формирования кадровой документации.

В данном параграфе мы рассмотрим, насколько эффективна для сегодняшнего состояния РА ее структура кадрового делопроизводства, и каким образом можно ее улучшить в дальнейшем.

В период с 1995 года произошли следующие изменения в РА (относительно кадрового делопроизводства):

- изменился численный состав работников РА на 16% в сторону уменьшения,

- возникло явление текучести кадров,

- изменилась структура самой организации и ее отделов, а также их численный состав и специфика деятельности.

Данные изменения отразились на трансформации кадровой службы РА и определили особенности ее функционирования.

Так, в 2009 году изменилось название кадровой службы – на службу персонала, а также изменилось наименование должностей: директор по персоналу, менеджер по персоналу.

Произошли изменения в численном составе кадровой службы:

- в начале деятельности РА всю кадровую деятельность вел один человек, в дальнейшем произошло увеличение кадрового состава до 5 человек,

- в 2009 году численный состав службы персонала стал насчитывать 3 человека основной службы, включая директора по персоналу.

Изменения в численности состава службы персонала, на наш взгляд, обусловлены, прежде всего, новой политикой кадровой службы и руководства РА, внедрением автоматизированной системы 1С, четким разделением должностных обязанностей каждого работника службы персонала.

Новая структура кадровой службы определила параметры функционирования и новую психологию работы с кадрами: у каждого работника есть свои задачи, сферы ответственности и моменты взаимодействия как с другими работниками службы персонала, так и с другими службами в РА (бухгалтерия, экономический отдел, администрация). Качественный отбор кадровых работников определяется наличием большого опыта работы с кадрами у директора службы персонала, которая работает в РА с момента начала ее деятельности.

Политика администрации РА и кадровой службы определила еще одно изменение в кадровом делопроизводстве: деятельность службы персонала первоначально была направлена на сокращение кадровой документации, сведения ее к законодательно-необходимому минимуму. Данная политика минимизации документопотока обусловлена некоторыми факторами:

- торговая деятельность РА предполагает большой объем документации, связанной с бухгалтерской и экономической сферами, а также с областью деятельности юрисконсульта организации,

- постоянная текучесть кадров и срок работы в РА от 1 месяца до 1 года обуславливает стремление ограничиться при оформлении нового сотрудника минимальным набором документов.

Данные факторы приводят к тому, что организация стремится сократить объем документации в любой структуре, где это возможно. Одной из таких структур является служба персонала.

Для улучшения работы службы персонала, сокращения ее численности, сокращения бумажного документопотока в РА была внедрена автоматизированная система 1С. Данная система позволила перевести часть кадровых документов в автоматизированный (электронный) вариант, создать «виртуальные» архивы, уменьшить нагрузку на менеджеров по персоналу.

Естественно, что в условиях ежегодно увеличивающегося объёма документов в связи с постоянной текучестью кадров в РА, и в связи с необходимостью контроля и учёта каждого документа данной организации был необходим переход к использованию автоматизированной системы формирования кадровой документации, который вызван также изменениями в российской системе документооборота85.

Выбор автоматизированной системы с расширенным спектром функций позволил на первоначальном этапе и при дальнейшем внедрении более новых технологических версий выполнить следующие задачи:

- возможность планировать структуру организации, штатные расписания и кадровую политику;

- вести документооборот по персоналу и учету труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение квалификации) работников;

- определять набор персонала на вакантные должности;

- вести архивы без ограничения сроков давности и многое другое.

Для менеджера по персоналу данная программа позволила проводить ряд действий быстро и максимально эффективно: быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников; удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки как документов, так и проектов; формирование отчетности и т.п. Данная система позволила также обеспечить прямое взаимодействие кадровой службы и бухгалтерии, что является немаловажным в торговой организации.

Так как руководство РА уделяет определенное внимание кадровой политике, то улучшение системы кадрового учета и планирования явились для него достаточно важными задачами. В связи с этим внедрение автоматизированной системы позволило обеспечивать не только саму службу персонала, но руководителей подразделений, генерального директора необходимой информацией для принятия обоснованных решений в области управления персоналом.

Внедрение автоматизированной системы, помимо общих положительных сторон в области получения и передачи кадровой информации, имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с «бумажным» документопотоком, способствует изменениям во всей организации. Непрерывно увеличивающийся поток информации, который проходит через все отделы организации, включая и кадровую службу, приводит к тому, что «бумажный» документооборот становится не эффективным, и появляются существенные проблемы в этой сфере, а именно:

- потеря документов, следовательно, и информации;

- попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

- большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие - малая скорость обработки информации, а значит - медленная реакция на новые воздействия;

- избыточность документооборота;

- бесконтрольность исполнителей, как следствие низкая исполнительная дисциплина, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;

- невозможность установления истории работы с документами;

- избыточные затраты на бумагу, расходные материалы, площади для хранения;

- завышенная численность работников;

- неполное и искаженное представление о деятельности, как отдельных отделов, так и организации в целом.

Именно нарастание отмеченных нами проблем явилось в 2009 году стимулом для изменений в кадровой службе и в структуре кадрового делопроизводства.

Внедрение автоматизированной системы, как уже говорилось ранее, привело к следующим результатам:

- уменьшение объема бумаг;

- уменьшение штата кадровой службы;

- уменьшение времени на составление и поиск документов в случае необходимости;

- строго определенный процесс регистрации документов, указывающий на исполнителя и сроки исполнения;

- наличие информации у руководителя о выполнении выданных им поручений;

- прохождение документов необходимых стадий (регистрация, рассмотрение, визирование, согласование и исполнение) в установленные сроки;

- повышение исполнительной дисциплины и ответственности;

- повышение качества выполняемых работ и создание положительного имиджа организации.

Внедрение автоматизированной системы позволило, таким образом, сократить расходы РА – как в финансовом плане, так и с точки зрения затраты времени. При этом само размещение в кадровой службе одного автоматизированного рабочего места, его оснащение не стало для РА затратным по сравнению с полученными положительными эффектами (персональный компьютер, коммуникационные средства, средства для автоматизации ввода архивных данных, локальная компьютерная сеть и т.п.).

В числе этих положительных эффектов можно назвать:

- создание интегрированной базы данных персональной и нормативно-справочной информации;

- исключение неоднократного ввода информации, связанной с персоналом, сотрудниками различных подразделений;

- автоматизация процесса ведения базы персональных данных («личные карточки», обучение, аттестация) сотрудников;

- автоматизация подготовки и обработки приказов по штатному расписанию, организационной структуре предприятия и сотрудникам;

- автоматизация процедур, связанных с расчетами по оплате труда;

- автоматизация формирования отчетности, основанной на данных о персонале и заработной плате, для руководства компании и в интересах различных регулирующих органов.

Таким образом, можно говорить о том, что автоматизированная система, ее внедрение, позволило решить проблемные задачи, связанные, прежде всего, с оформлением персонала, что для РА – как организации с постоянной текучестью кадров, является наиболее актуальным вопросом кадровой политики.

В соответствии с представленными в данном параграфе характеристиками структуры кадрового делопроизводства в РА, проведем ее оценку.

Положительные эффекты от изменения кадрового системы в торговой организации РА, внедрения автоматизированной системы 1С:

- экономия средств на расходные материалы (бумагу), на оборудование (копировально-множительную технику и расходный к ней материал), на доставку информации в бумажном виде, на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение места);

- экономия рабочего времени работников службы персонала;

- ускорение процесса коллективной работы с документами (от появления до согласования и утверждения и т.п.);

- оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности;

- улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации;

- сокращение численного состава кадровой службы;

- прямое взаимодействие кадров и бухгалтерии.

Отрицательные эффекты от изменения кадрового системы в торговой организации РА, внедрения автоматизированной системы 1С:

- большие затраты на первоначальное внедрение автоматизированной системы;

- необходимость переоснащения рабочих мест (компьютеры, офисная техника, наличие локальной сети, и т.д.);

- приобретение многофункционального специального программного обеспечения,

- переобучение кадрового работника.

Данные отрицательные эффекты характерны в период первоначального внедрения автоматизированной системы, а также в процессе усовершенствования программного обеспечения. Для РА названные нами отрицательные эффекты на сегодняшний день уже не являются актуальными.

Таким образом, функционирующая в РА структуры кадрового делопроизводства может быть оценена достаточно высоко и как максимально подходящая для торговой сферы деятельности организации.

Вместе с тем, стоит отметить ряд моментов, не учтенных в РА на данный момент в области кадров: - отсутствие постоянного повышения квалификации менеджеров по персоналу, в частности в области работы с персональными данными, - отсутствие постоянного (отдельного) мест архивного хранения кадровых документов (бумажный вариант).

Данные проблемы остаются в РА вне политики руководства и пока не являются задачи для первоначального решения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Кадровое делопроизводство, на сегодняшний день, является одним из важнейших элементов структуры организации, обеспечивает функционирование предприятия на уровне нормативно-законодательной определенности и в системе трудового законодательства. Формирование структуры кадрового документирования в каждой конкретной организации способствует качественному обеспечению работы персонала и делает «защищенным» труд любого работника.

В данной работе нами были рассмотрены основные понятия кадрового делопроизводства, в том числе понятия документа, делопроизводства, реквизита и т.п.; определены понятия функционирования кадровой службы; выявлены и охарактеризованы документы кадровой службы и параметры их оформления.

В связи с тем, что практической основой нашего исследования является торговая организация ЗАО «Роспечать-Алтай», мы описали деятельность службы персонала организации, выявили основные особенности системы кадровой документации организации, провели оценку существующей на сегодняшний день в ЗАО «Роспечать-Алтай» организации кадрового делопроизводства.

В результате проведенного аналитического исследования нам удалось сделать следующие выводы:

- на кадровое делопроизводство и организацию работы службы персонала в ЗАО «Роспечать-Алтай» оказывает влияние направление деятельности организации – сфера торговли, большая текучесть кадров, характерная для организаций с низким уровнем дохода персонала;

- исходя из этого влияния, работа в службе персонала является строго регламентированной должностными инструкциями каждого сотрудника кадровой службы;

- введение в действие автоматизированной системы – автоматизированное рабочее место – позволило сократить списочный состав службы персонала, организовать кадровое делопроизводство во взаимодействии с отделами бухгалтерии и планово-экономической службой.

Таким образом, для торговой организации наиболее благоприятным для формирования структуры кадрового делопроизводства является внедрение автоматизированных систем, типа 1С: Кадры и зарплата 8.0, что позволяет сократить штат кадровой службы, оптимизировать ее функционирование, сократить объем бумажной документации.

В качестве рекомендаций для улучшения работы службы персонала нами предложено следующее:

- создание отдельного архива для хранения кадровой документации (бумажный носитель),

- проведение обучения по программе защиты персональных данных,

- своевременная замена автоматизированной системы на более усовершенствованный вариант.

Развитие темы данного исследования может найти свое отражение в работах, рассматривающих кадровое делопроизводство в организациях других сфер функционирования,  кадровое делопроизводство в торговых организациях более крупных масштабов и т.п.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Источники:

  1.  Конституция Российской Федерации (принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 г.) (с поправками от 30 декабря 2008 г.), глава 1 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)
  2.  Гражданский кодекс Российской Федерации (часть 1-4) от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 30.12.2012) [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)
  3.  Трудовой кодекс Российской Федерации. 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012) [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)
  4.  О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального ко...  Федеральный закон от 26.12.2008 N 294-ФЗ (ред. от 12.11.2012) [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 12.02.2013)
  5.  О коммерческой тайне. Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 11.07.2011) [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)
  6.  О персональных данных. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ (С изменениями и дополнениями от: 25 ноября, 27 декабря 2009 г., 28 июня, 27 июля, 29 ноября, 23 декабря 2010 г., 4 июня, 25 июля 2011 г., 5 апреля 2013 г.) [Электронный ресурс]: система «Гарант». URL: http://base.garant.ru/186478/#text (дата обращения: 20.04.2013)
  7.  Об акционерных обществах. Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ (ред. от 29.12.2012)  [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 12.02.2013)
  8.  Об информации, информационных технологиях и о защите информации. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 28.07.2012) [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)
  9.  ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Электронный ресурс]. URL: http://gost.ruscable.ru/cgi-bin/catalog/catalog.cgi?i=3595&l=  (дата обращения: 24.01.2013)
  10.  О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской ...). Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)
  11.  О трудовых книжках (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения... Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008)  [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)
  12.  Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек. Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 [Электронный ресурс]: система «Гарант». URL: http://base.garant.ru/186478/#text (дата обращения: 20.04.2013)
  13.  Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций…  Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)
  14.  Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1  [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)
  15.  ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) (ред. от 24.05.2012) ...  [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)
  16.  Устав ЗАО «Роспечать-Алтай» (нов.ред.) 17.12.2010 г.
  17.  Учредительный договор ЗАО «Роспечать-Алтай». 22.11.1995 г.
  18.  Правила внутреннего трудового распорядка ЗАО «Роспечать-Алтай» (нов.ред.) 01.01.2009 г.
  19.  Положение об аттестации работников ЗАО «Роспечать-Алтай» (нов.ред.) 01.01.2009 г.
  20.  Положение об оплате труда ЗАО «Роспечать-Алтай» (нов.ред.) 01.01.2009 г.
  21.  Положение об организации документооборота и делопроизводства в ЗАО «Роспечать-Алтай» (нов.ред.) 02.2010 г.
  22.  Должностная инструкция директора по персоналу ЗАО «Роспечать-Алтай» (нов.ред. ) 01.01.2009 г.
  23.  Должностная инструкция менеджера по персоналу ЗАО «Роспечать-Алтай» (нов.ред. ) 01.01.2009 г.
  24.  Порядок действий в случае кражи в ЗАО «Роспечать-Алтай» (нов.ред.) 01.01.2009 г.
  25.  Порядок действий при несчастном случае в ЗАО «Роспечать-Алтай» (нов.ред.) 01.01.2009 г.

Литература:

  1.  Алимова, Н.А. Большой справочник кадровика / Н.А. Алимова [Электронный ресурс]. URL: http://www.hr-portal.ru/article/ponyatie-tseli-i-zadachi-otdela-kadrov (дата обращения: 24.01.2013)
  2.  Андреева, В.И. Делопроизводство в кадровой службе / В.И. Андреева  // Справочник кадровика. - 2008. - № 10. – С.71-82.
  3.  Андреева, В.И. Делопроизводство. Практическое пособие на основании новых нормативов / В.И. Андреева. – М.: Управление персоналом, 2009. – 200 с.
  4.  Басаков, М.И. Документы и документооборот коммерческой организации. Практическое пособие / М.И. Басаков. – М.: Феникс, 2009. – 415 с.
  5.  Басаков, М.И. Справочник кадровика. Документирование кадровой деятельности / М.И. Басаков. – М.: Феникс, 2010. – 382 с.
  6.  Бойкова, О.Ф. Защита персональных данных: касается всех!: практическое пособие / О.Ф. Бойкова. – М.: Либерея-Бибинформ, 2012. – 96 с.
  7.  Бондарева, Т.Н. Секретарское дело / Т.Н. Бондарева. - М.: Высшая школа, 1989. – 214 с.
  8.  Васильев, М.В. Кадровое делопроизводство: как избежать ошибок / М.В. Васильев // Налоговый вестник. - 2010. - № 3. - С. 4-6
  9.  Веселов, П.В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки / П.В. Веселов. – М.: Информационно-внедренческий центр "Маркетинг" (ИВЦ), 2010. – 78 с.
  10.  Гуреев, В.И. Налоговое право / В.И. Гуреев. - М.: Экономика, 2009. - 253 с.
  11.  Дейнека, А.В. Современные тенденции в управлении персоналом / А.В. Дейнека, Б.М. Жуков [Электронный ресурс]: Учебное пособие. Издательство "Академия Естествознания", 2009. URL: http://www.rae.ru/monographs/53 (дата обращения: 24.01.2013)
  12.  Документ [Электронный ресурс]: Свободная энциклопедия Википедия. URL:  http://ru.wikipedia.org/wiki/Документ (дата обращения: 24.01.2013)
  13.  Документы и делопроизводство : справ. пособие / сост. М. Т. Лихачев; ред. А. С. Мельникова. – М.: Экономика, 1991. – 270 с.
  14.  Забрашная, Е.Ю. Перевод на другую работу / Е.Ю. Забрашная // Справочник кадровика. - 2010. - № 12. - С.6-8.
  15.  Захаркина, О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база / О.И. Захаркина, Д.Е. Гусятникова, М.А. Шитова. - М.: Омега-Л, 2009. – 260 с.
  16.  Зиновьева, Н.Б. Документоведение. Учебно-методическое пособие / Н.Б. Зиновьева. - М.: Профиздат, 2011. - 208 с.
  17.  Кадровое делопроизводство [Электронный ресурс]: Свободная энциклопедия Википедия. URL:  http://ru.wikipedia.org/wiki/Кадровое делопроизводство  (дата обращения: 24.01.2013)
  18.  Кадровое делопроизводство: состав и виды кадровой документации [Электронный ресурс]. URL:  http://fimir.ru/about/articles/176/ (дата обращения: 24.01.2013)
  19.  Капустин, С.Н. Управление персоналом организации: отбор и оценка при найме, аттестация / С.Н. Капустин, В.Н. Федосеев. – Экзамен, 2009. – 368 с.
  20.  Кибанов, А.Я. Управление персоналом организации: Учебник / А.Я. Кибанов. – М.: Инфра-М, 2010. – 695 с.
  21.  Комышев, А. Л. Основы документационного обеспечения управления: Учебное пособие для экономистов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров / А.Л. Комышев. - М.: Издательство «Дело и сервис», 2008. - 224 с.
  22.  Кузнецова, Т.В. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления / Т.В. Кузнецова (ред.), Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др. – М.: Юнити-Дана, 2009. – 360 с.
  23.  Куняев, Н.Н. Документоведение. Учебник / Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов. - М.: Логос, 2011. – 178 с.
  24.  Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: Учебник  / Н.Н. Кушнаренко. - 2-е изд., перераб. и доп. - Киев: Знания, 2010. - 459с.
  25.  Ларин, М.В. Документационное обеспечение управления проектами: Учебно-методическое пособие / М.В. Ларин,  М.М. Ларин. - М.: ВНИИДАД, 2011. – 192 с.
  26.  Ларин, М.В. Оформление служебной документации: Рекомендации на основе ГОСТ 6.30-2003 / М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – 2-е изд. – М.: МЦФЭР, 2009. – 112 с.
  27.  Ларьков, Н. С. Документоведение: учеб. пособие / Н. С. Ларьков. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2010. – 427 с.
  28.  Леванов, В.И. Должностные инструкции / В.И. Леванов // Справочник по управлению персоналом. - 2010. - № 1. – С.27-29
  29.  Лукашевич, В.В. Основы управления персоналом: Учебное пособие для вузов / В.В. Лукашевич. – М.: КноРус, 2009. – 240 с.
  30.  Малькова, Е.Н. Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия / Е.Н. Малькова [Электронный ресурс]: // Кадровые решения. - 2008. - № 7. URL: http://www.profiz.ru/kr/7_2008/ (дата обращения: 20.03.2013)
  31.  Непогода, А.В. Делопроизводство компании / А.В. Непогода,  П.А. Семченко) [Электронный ресурс]. URL: http://bookre.org/reader?file=35829&g=1  (дата обращения: 25.01.2013)
  32.  Овчинникова, Т.И. Место службы управления персоналом в структуре организации / Т.И. Овчинникова [Электронный ресурс]: // Кадры предприятия. - 2003. - №11. URL: http://www.kapr.ru/articles/2003/11/3110.html  (дата обращения: 24.01.2013)
  33.  Организация кадровой работы. Типовое Положение об отделе кадров [Электронный ресурс]. URL: http://www.bizneshaus.ru/kadry.html  (дата обращения: 24.01.2013)
  34.  Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.
  35.  Орлова, Е.В. Кадровые первичные учетные документы в 2013 году / Е.В. Орлова [Электронный ресурс]: // Справочник кадровика. - 2013. - № 1. URL: / http://www.pro-personal.ru/journal/rubric/146/ (дата обращения: 20.03.2013)
  36.  Печникова, Т. В. Документационное обеспечение деятельности организации: Учебное пособие / Т. В. Печникова, А. В. Печникова. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКСМО, 2009. - 208 с.
  37.  Потапова, А.В. Прием на работу шаг за шагом / А.В. Потапова // Справочник кадровик. - 2008. - № 10. - С.36-40.
  38.  Семенихин, В.В. Все о приеме и увольнении работников / В.В. Семенихин. – М.: Эксмо, 2009. – 448 с.
  39.  Семенихин, В.В. Кадровый документооборот / В.В. Семенихин. – М.: Эксмо, 2010. - 500 с.  [Электронный ресурс]. URL: http://www.litres.ru/vitaliy-semenihin/kadrovyy-dokumentooborot/ (дата обращения: 24.01.2013)
  40.  Сербинский, С. И. Управление персоналом. Учебное пособие / Под ред. Б. Ю. Сербинского и С. И. Самыгина. - М.: «Издательство Приор», 2009 - 432 с.
  41.  Ситникова, Е.Г. Оформление трудовых отношений в организации: правовой и делопроизводственный аспект / Е.Г. Ситникова // Библиотечка «Российской газеты». - 2009. - Выпуск № 3. - С. 90
  42.  Столяров, Ю. Н. Документный ресурс: учебное пособие для студентов высших учебных заведений / Ю.Н. Столяров. – М.: Либерея-Бибинформ, 2009. – 224 с.
  43.  Типовая организационная структура системы управления персоналом [Электронный ресурс]. URL:  http://www.grandars.ru/college/biznes/sluzhba-upravleniya-personalom.html  (дата обращения: 24.01.2013)
  44.  Управление персоналом предприятия: Учебное пособие / Под ред. П.В. Шеметова. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2009. - 312 с.
  45.   Храмцовская, Н.А. Тихая электронная революция в делопроизводстве и архивном деле / Н.А. Храмцовская // Секретарь-референт. - 2010. - № 12.  [Электронный ресурс]. URL: http://www.profiz.ru/sr/12_2010/ (дата обращения: 20.04.2013)
  46.  Ярцева, С.И.. Лекции по предмету Управление персоналом, 2009 / С.И. Ярцева [Электронный ресурс]. URL: http://uchebnik-besplatno.com/personalom-upravlenie/lektsii-predmetu-upravlenie.html (дата обращения: 20.03.2013)

ПРИЛОЖЕНИЯ

1 Малькова Е.Н. Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия [Электронный ресурс]: Кадровые решения. 2008. № 7. URL: http://www.profiz.ru/kr/7_2008/ (дата обращения: 20.03.2013)

2 Орлова Е.В. Кадровые первичные учетные документы в 2013 году [Электронный ресурс]: Справочник кадровика. 2013. № 1. URL: / http://www.pro-personal.ru/journal/rubric/146/ (дата обращения: 20.03.2013)

3 Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие на основании новых нормативов. М.: Управление персоналом, 2009. С. 10-154; Бондарева Т. Н. Секретарское дело. М.: Высшая школа, 1989. С. 34-48; Веселов П. В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. М.: Информационно-внедренческий центр "Маркетинг" (ИВЦ), 2010. С. 5-14; Документы и делопроизводство : справ. пособие / сост. М. Т. Лихачев; ред. А. С. Мельникова. М.: Экономика, 1991. С. 25-64; Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебной документации: Рекомендации на основе ГОСТ 6.30-2003. 2-е изд. М.: МЦФЭР, 2009. С. 23-38

4 Захаркина О.И. Гусятникова Д.Е. Шитова М.А. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. М.: Омега-Л, 2009. С. 112-198; Семенихин В.В. Все о приеме и увольнении работников. М.: Эксмо, 2009. С. 254-367; Печникова Т. В. Документационное обеспечение деятельности организации: Учебное пособие. М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКСМО, 2009. С. 58-97; Сербинский С. И. Управление персоналом. Учебное пособие / Под ред. Б. Ю. Сербинского и С. И. Самыгина. М.: «Издательство Приор», 2009. С. 335-361

5 Трудовой кодекс Российской Федерации. 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012) [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013); Об информации, информационных технологиях и о защите информации. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 28.07.2012) [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013); ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Электронный ресурс]. URL: http://gost.ruscable.ru/cgi-bin/catalog/catalog.cgi?i=3595&l=  (дата обращения: 24.01.2013); О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской ...). Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013); О трудовых книжках (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения... Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008)  [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013); Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций…  Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013); Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1  [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013); ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) (ред. от 24.05.2012) ...  [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

6 Справочник кадровика; Справочник по управлению персоналом; Кадровые решения; Кадры предприятия

7 Дейнека А.В., Жуков Б.М. Современные тенденции в управлении персоналом [Электронный ресурс]: Учебное пособие. Издательство "Академия Естествознания", 2009. URL: http://www.rae.ru/monographs/53 (дата обращения: 24.01.2013); Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство компании [Электронный ресурс]. URL: http://bookre.org/reader?file=35829&pg=1  (дата обращения: 25.01.2013); Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база (С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ) [Электронный ресурс]. URL: http://bookre.org/reader?file=35829&pg=1  (дата обращения: 25.01.2013); Семенихин В.В. Кадровый документооборот. М.: Эксмо, 2010. С. 242-243 [Электронный ресурс]. URL: http://www.litres.ru/vitaliy-semenihin/kadrovyy-dokumentooborot/ (дата обращения: 24.01.2013); Ситникова Е.Г. Оформление трудовых отношений в организации: правовой и делопроизводственный аспект.  Библиотечка «Российской газеты». 2009. Выпуск № 3. С. 90

8 Трудовой кодекс Российской Федерации. 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012) [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

9 Об информации, информационных технологиях и о защите информации. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 28.07.2012) [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

10 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Электронный ресурс]. URL: http://gost.ruscable.ru/cgi-bin/catalog/catalog.cgi?i=3595&l=  (дата обращения: 24.01.2013)

11 О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской ...). Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

12 Басаков М.И. Справочник кадровика. Документирование кадровой деятельности. М.: Феникс, 2010. С. 29-67; Кибанов А.Я. Управление персоналом организации: Учебник. М.: Инфра-М, 2010. С. 398-412; Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2002. С. 69-73

13 Управление персоналом предприятия: Учебное пособие / Под ред, П.В. Шеметова. М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2009. С. 54

14 Ярцева С.И.. Лекции по предмету Управление персоналом, 2009 [Электронный ресурс]. URL: http://uchebnik-besplatno.com/personalom-upravlenie/lektsii-predmetu-upravlenie.html (дата обращения: 20.03.2013)

15 Алимова Н.А. Большой справочник кадровика [Электронный ресурс]. URL: http://www.hr-portal.ru/article/ponyatie-tseli-i-zadachi-otdela-kadrov (дата обращения: 24.01.2013)

16 Овчинникова Т.И. Место службы управления персоналом в структуре организации [Электронный ресурс]: // Кадры предприятия. 2003. № 11. URL: http://www.kapr.ru/articles/2003/11/3110.html  (дата обращения: 24.01.2013)

17 Рисунок 1.1 составлен по: Овчинникова Т.И. Место службы управления персоналом в структуре организации [Электронный ресурс]: // Кадры предприятия. 2003. № 11. URL: http://www.kapr.ru/articles/2003/11/3110.html  (дата обращения: 24.01.2013)

18 Организация кадровой работы. Типовое Положение об отделе кадров [Электронный ресурс]. URL: http://www.bizneshaus.ru/kadry.html  (дата обращения: 24.01.2013)

19 Ситникова Е.Г. Оформление трудовых отношений в организации: правовой и делопроизводственный аспект.  Библиотечка «Российской газеты». 2009. Выпуск № 3. С. 90

20 Ситникова Е.Г. Оформление трудовых отношений в организации: правовой и делопроизводственный аспект.  Библиотечка «Российской газеты». 2009. Выпуск № 3. С. 90

21 Капустин С.Н., Федосеев В.Н. Управление персоналом организации: отбор и оценка при найме, аттестация. М.: Экзамен, 2009. С. 106-107

22 Типовая организационная структура системы управления персоналом [Электронный ресурс]. URL:  http://www.grandars.ru/college/biznes/sluzhba-upravleniya-personalom.html  (дата обращения: 24.01.2013)

23 Дейнека А.В., Жуков Б.М. Современные тенденции в управлении персоналом [Электронный ресурс]: Учебное пособие. Издательство "Академия Естествознания", 2009. URL: http://www.rae.ru/monographs/53 (дата обращения: 24.01.2013)


24 Конституция Российской Федерации (принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 г.) (с поправками от 30 декабря 2008 г.), глава 1 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

25 "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012), глава 1-2 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

26 Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 28.07.2012) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", статья 16, статья 17 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

27 Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 11.07.2011) "О коммерческой тайне", статья 11 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

28 Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской ...), п.2,3 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

29 Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций…, п.1.5 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

30 Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", п.1.1., п.1.2 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

31 Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008) "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения... , п.1-7 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

32 "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012), ст.1 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

33 "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012), ст.2 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

34 Кадровое делопроизводство: состав и виды кадровой документации [Электронный ресурс]. URL:  http://fimir.ru/about/articles/176/ (дата обращения: 24.01.2013)

35 Комышев А. Л. Основы документационного обеспечения управления: Учебное пособие для экономистов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров. М.: Издательство «Дело и сервис», 2008. С.23

36 Сербинский С. И. Управление персоналом. Учебное пособие / Под ред. Б. Ю. Сербинского и С. И. Самыгина. М.: «Издательство Приор», 2009. С. 287

37 Печникова Т. В. Документационное обеспечение деятельности организации: Учебное пособие. М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКСМО, 2009. С. 103

38 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Глава 2 [Электронный ресурс]. URL: http://gost.ruscable.ru/cgi-bin/catalog/catalog.cgi?i=3595&l (дата обращения: 24.01.2013)

39 Кадровое делопроизводство [Электронный ресурс]: Свободная энциклопедия Википедия. URL:  http://ru.wikipedia.org/wiki/Кадровое делопроизводство  (дата обращения: 24.01.2013)

40 Документ [Электронный ресурс]: Свободная энциклопедия Википедия. URL:  http://ru.wikipedia.org/wiki/Документ (дата обращения: 24.01.2013)

41 Гуреев В.И. Налоговое право. М.: Экономика, 2009. С. 108

42 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Глава 2 [Электронный ресурс]. URL: http://gost.ruscable.ru/cgi-bin/catalog/catalog.cgi?i=3595&l (дата обращения: 24.01.2013)

43 Кадровое делопроизводство: состав и виды кадровой документации [Электронный ресурс]. URL: http://fimir.ru/about/articles/176/  (дата обращения: 24.01.2013)

44 Семенихин В.В. Кадровый документооборот. М.: Эксмо, 2010. С. 242-243 [Электронный ресурс]. URL: http://www.litres.ru/vitaliy-semenihin/kadrovyy-dokumentooborot/ (дата обращения: 24.01.2013)

45 Кадровое делопроизводство: состав и виды кадровой документации [Электронный ресурс]. URL: http://fimir.ru/about/articles/176/  (дата обращения: 24.01.2013)

46 "ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации"(утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) (ред. от 24.05.2012) ..., введение  [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

47 Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской ...), глава 2 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

48 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, глава 2 [Электронный ресурс]. URL: http://gost.ruscable.ru/cgi-bin/catalog/catalog.cgi?i=3595&l=  (дата обращения: 24.01.2013)

49 Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской ...), глава 2 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

50 Трудовой кодекс Российской Федерации. 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012), статья 8 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

51 Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство компании [Электронный ресурс]. URL: http://bookre.org/reader?file=35829&pg=1  (дата обращения: 25.01.2013)

52 Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база (С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ) [Электронный ресурс]. URL: http://bookre.org/reader?file=35829&pg=1  (дата обращения: 25.01.2013)

53 Забрашная Е.Ю. Перевод на другую работу // Справочник кадровика. 2010. № 12. С.6-8

54 Леванов В.И. Должностные инструкции // Справочник по управлению персоналом. 2010. № 1. С.27-29

55 Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе // Справочник кадровика. 2008. № 10. с.71-82

56 Потапова А.В. Прием на работу шаг за шагом // Справочник кадровик. 2008. № 10. С.36-40

57 Васильев М.В. Кадровое делопроизводство: как избежать ошибок // Налоговый вестник. 2010. № 3. С. 4-6

58 Басаков М.И. Документы и документооборот коммерческой организации. Практическое пособие. М.: Феникс, 2009. С. 265-267

59 Трудовой кодекс Российской Федерации. 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012), статья 57 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

60 Трудовой кодекс Российской Федерации. 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012), статья 73 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

61 Трудовой кодекс Российской Федерации. 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012), глава 1-2 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

62 Трудовой кодекс Российской Федерации. 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012), статья 190 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

63 Трудовой кодекс Российской Федерации. 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012), статья 66 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

64 Трудовой кодекс Российской Федерации. 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012), статья 66 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

65 Здесь и далее ссылки на Гражданский кодекс по источнику: "Гражданский кодекс Российской Федерации (часть 1-4)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 30.12.2012) [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

66 Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ (ред. от 29.12.2012) "Об акционерных обществах" [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

67 Здесь и далее ссылки на внутренние документы ЗАО «Роспечать-Алтай» обозначаются как РА: Устав (нов.ред.) 17.12.2010 г.

68 Учредительный договор. 22.11.1995 г.

69 РА: Правила внутреннего трудового распорядка (нов.ред.) 01.01.2009 г.

70 РА: Должностная инструкция директора по персоналу (нов.ред. ) 01.01.2009 г.; РА: Должностная инструкция менеджера по персоналу (нов.ред. ) 01.01.2009 г.

71 РА: Должностная инструкция директора по персоналу (нов.ред. ) 01.01.2009 г.

72 РА: Должностная инструкция менеджера по персоналу (нов.ред. ) 01.01.2009 г.

73 РА: Устав (нов.ред.) 17.12.2010 г.

74 Конституция Российской Федерации (принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 г.) (с поправками от 30 декабря 2008 г.), глава 1 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

75 Трудовой кодекс Российской Федерации. 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012), глава 1-2 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

76 Об информации, информационных технологиях и о защите информации. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 28.07.2012) [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013); ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Электронный ресурс]. URL: http://gost.ruscable.ru/cgi-bin/catalog/catalog.cgi?i=3595&l=  (дата обращения: 24.01.2013); О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской ...). Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013); О трудовых книжках (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения... Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008)  [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013); Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций…  Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013); Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1  [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013); ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) (ред. от 24.05.2012) ...  [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

77 РА: Положение об организации документооборота и делопроизводства в ЗАО «Роспечать-Алтай» (нов.ред.) 02.2010 г.

78 Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек. Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 [Электронный ресурс]: система «Гарант». URL: http://base.garant.ru/186478/#text (дата обращения: 20.04.2013)

79 О персональных данных. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ (С изменениями и дополнениями от: 25 ноября, 27 декабря 2009 г., 28 июня, 27 июля, 29 ноября, 23 декабря 2010 г., 4 июня, 25 июля 2011 г., 5 апреля 2013 г.) [Электронный ресурс]: система «Гарант». URL: http://base.garant.ru/186478/#text (дата обращения: 20.04.2013)

80 РА: Положение об оплате труда (нов.ред.) 01.01.2009 г.

81 РА: Положение об аттестации работников (нов.ред.) 01.01.2009 г.

82 РА: Порядок действий в случае кражи (нов.ред.) 01.01.2009 г.

83 РА: Порядок действий при несчастном случае (нов.ред.) 01.01.2009 г.

84 Федеральный закон от 26.12.2008 N 294-ФЗ (ред. от 12.11.2012) "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального ко..., глава 2 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)

85 Н.А. Храмцовская. Тихая электронная революция в делопроизводстве и архивном деле // Секретарь-референт. 2010. № 12.  [Электронный ресурс]. URL: http://www.profiz.ru/sr/12_2010/ (дата обращения: 20.04.2013)

PAGE   \* MERGEFORMAT 2


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

20514. Розбивання квадратних матриць на клітки першим способом 41.5 KB
  Одним з найважливіших завдань є завдання знаходження вирішення систем лінійних рівнянь алгебри. коефіцієнтів Х шукане рішення записане у вигляді стовпця з n елементів F стовпець вільних членів з mелементів. Якщо A прямокутна m ´ n матріца рангу до те рішення може не існувати або бути не єдиним. В разі неіснування рішення має сенс узагальнене рішення що дає мінімум сумі квадратів нев'язок див.
20515. Розміщення без повторень 18.84 KB
  формула для знаходження кількості розміщень без повторень: Перестановки без повторень комбінаторні сполуки які можуть відрізнятися одинвід одного лише порядком входять до них елементів.формула для знаходження кількості перестановок без повторень: .
20516. Розширення реального часу на DFD 37.5 KB
  Таким чином будьякий Webпроект сайтвізитка електронна вітрина електронний магазин форум електро нний журнал пошукова система тощо є інформаційною системою яка функціонує у глобальному інформаційному середовищі World Wide Web. Надалі їх будемо називати Webсистемами [6]. Оскільки життєвий цикл інформаційної системи по чинається з етапів системного аналізу та проектування [3] то й Webсистеми не можуть бути винятком. Для Webсистем особливо важливим є урахування таких інформаційних особливостей як залежність від часу.
20517. Словник даних. БНФ-нотація 41 KB
  БНФнотація. БНФнотация позволяет формально описать расщепление объединение потоков. Это определение может быть следующим: X=ABC; Y=AB; Z=BC Такие определения хранятся в словаре данных в так называемой БНФстатье. БНФстатья используется для описания компонент данных в потоках данных и в хранилищах.
20518. Специфікації керування. Побудова діаграм переходів станів. Символи STD. Таблиці і матриці переходів 30 KB
  Символи STD. Діаграми переходів станів STD відносять до групи специфікацій управління які призначені для моделювання і документування аспектів системи пов’язаних із часом або реакцією на події. STD подають процес функціонування системи як послідовність переходів з одного стану до іншого. До складу STD входять такі структурні одиниці:Стан може визначатися як стійкі внутрішні умови системи.
20519. Шаблони функцій (передача типу в функцію у вигляді параметру). Перевизначення шаблонів функцій. Передача у шаблони додаткових аргументів 27.5 KB
  Шаблони механізм C який дозволяє створювати узагальнені функції і класи які працюють з типами даних які передаються в параметрі. Можна наприклад створити функцію яка сортує масив цілих чисел а можна створити шаблон функції який буде сортувати масиви будьяких даних над якими задані операції порівняння і присвоєння. Шаблон функції виглядає так: template class Ідентифікатор_типу Тип_результату Назва_функціїСписок_параметрів { Тіло функції } Параметр Ідентифікатор_типу задає тип з яким працює функція. Всюди в тілі і заголовку...
20520. Эксплуатация и ремонт металлургических машин 1.54 MB
  Поэтому перед выполнением лабораторной работы необ ходимо ознакомиться с ее содержанием теоретической частью и методикой выполнения. Выполняться могут не все лабораторные работы но студен ты должны знать теоретический материал по всем лабораторным работам. Лабораторные работы выполняются самостоятельно студен тами в составе подгруппы в строгом соответствии с инструкциями в отведенные по расписанию часы занятий. Выполнение и оформление лабораторных работ Перед выполнением работы необходимо повторить учебный материал и накануне подробно...
20522. Схемы соединение гальванических элементов. Схема включения реостата. Схема включения потенциометра 24.5 KB
  Схемы соединение гальванических элементов. Теоретическое обоснование: Последовательное соединение элементов показано на стенде а ЭДС батареи Ебат составленной из последовательно соединенных элементов будет больше ЭДС одного элемента Е в n раз Ебат=Е Последовательное соединение элементов применяется в тех случаях когда требуется напряжение больше чем напряжение одного элемента. Но при любом количестве соединяемых последовательно элементов номинальный ток батареи остается равным номинальному току одного элемента. План работы: Начертить...