71075

Создание связей между таблицами

Лабораторная работа

Информатика, кибернетика и программирование

Если все сведения поместить в одной таблице, то она станет очень неудобной для работы. В ней начнутся повторы данных. Всякий раз, когда сотрудник Иванов будет работать с какой-либо фирмой, придется прописывать данные о сотруднике и клиенте заново, в результате чего можно допустить множество ошибок.

Русский

2014-11-01

1.17 MB

26 чел.

Этап № 2 Создание связей между таблицами

1. Запустите Microsoft Access 2007.

2. Создадим базу данных «Фирма». Сотрудники данной организации работают с клиентами и выполняют их заказы.

Если все сведения поместить в одной таблице,  то она станет очень неудобной для работы.  В ней начнутся повторы данных.  Всякий раз,  когда сотрудник Иванов будет работать с какой-либо фирмой,  придется прописыватьданные о сотруднике и клиенте заново,  в результате чего можно допуститьмножество ошибок. Чтобы уменьшить число ошибок, можно исходную таблицуразбить на несколько таблиц и установить связи между ними. Это будет болеерационально, чем прежде. Таким образом, необходимо создать 3 таблицы: Сотрудники, Клиенты иЗаказы.

3. Отдельные таблицы, содержащие информацию по определенной теме,

необходимо связать в единую структуру базы данных. Для связывания таблиц следует задать ключевые поля. Ключ состоит из одного или нескольких полей, значения которых однозначно определяют каждую запись в таблице. Наиболее подходящим в качестве ключевого поля является «Счетчик», так как значенияв данном поле являются уникальными (т. е. исключают повторы).

4. Откройте таблицу Сотрудники в режиме Конструктора.

5. Нажмите правой кнопкой мыши на поле Код сотрудника и в появившемся контекстном меню выберите команду Ключевое поле. Если в таблице необходимо установить несколько ключевых полей, то выделить их можно, удерживая клавишу Ctrl.

6. Для таблицы Клиенты установите ключевое поле Код клиента, а для

таблицы Заказы – Код заказа.

7. Таблица Заказы содержит поля Код сотрудника и Код клиента. При

их заполнении могут возникнуть некоторые трудности, так как не всегда удается запомнить все предприятия, с которыми работает фирма, и всех сотрудниковс номером кода. Для удобства можно создать раскрывающиеся списки с помощью Мастера подстановок.

8. Откройте таблицу Заказы в режиме Конструктора.

9. Для поля Код сотрудника выберите тип данных Мастер подстановок.

10. В появившемся окне выберите команду  «Объект  «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса» и щелкните на

кнопке Далее.

11. В списке таблиц выберите таблицу Сотрудники и щелкните на кнопке

Далее.

12. В списке Доступные поля выберите поле Код сотрудника и щелкните

на кнопке со стрелкой, чтобы ввести поле в список Выбранные поля. Таким жеобразом добавьте поля Фамилия и Имя и щелкните на кнопке Далее.

13. Выберите порядок сортировки списка по полю Фамилия.

14. В следующем диалоговом окне задайте необходимую ширину столбцов раскрывающегося списка.

15. Установите флажок Скрыть ключевой столбец» и нажмите кнопку

Далее.

16. На последнем шаге Мастера подстановок замените при необходимости надпись для поля подстановок и щелкните на кнопке Готово.

17. Аналогичным образом создайте раскрывающийся список для поля

Код клиента.

18. После создания ключевых полей можно приступить к созданию связей. Существует несколько типов отношений между таблицами:

  1.   при отношении  «один-к-одному» каждой записи ключевого поля впервой таблице соответствует только одна запись в связанном поле другой таблицы, и наоборот. Отношения такого типа используются не очень часто. Иногда их можно использовать для разделения таблиц,  содержащих много полей, для отделения части таблицы по соображениям безопасности;
  2.  при отношении «один-ко-многим» каждой записи в первой таблице

соответствует несколько записей во второй,  но запись во второй таблице неможет иметь более одной связанной записи в первой таблице;

  1.  при отношении «многие-ко-многим» одной записи в первой таблице

могут соответствовать несколько записей во второй таблице, а одной записи вовторой таблице могут соответствовать несколько записей в первой.

19. Закройте все открытые таблицы, так как создавать или изменять связи

между открытыми таблицами нельзя.

20. Выполните команду:  вкладка ленты Работа с базами данных →

кнопка .

21. Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при от-

крытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором выберите таблицы Сотрудники, Клиенты и Заказы.

22. Если связи между таблицами уже были заданы,  то для добавления в

схему данных новой таблицы щелкните правой кнопкой мыши на схеме данныхи в контекстном меню выберите пункт Добавить таблицу.

23. Установите связь между таблицами Сотрудники и Заказы, для этого

выберите поле Код сотрудника в таблице Сотрудники и перенесите его на со-

ответствующее поле в таблице Заказы.

24. После перетаскивания откроется диалоговое окно Изменение связей

(рис. 1),  в котором включите флажок Обеспечение условия целостности.  Этопозволит предотвратить случаи удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.

Рис. 1. Создание связи между таблицами

25. Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление

связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.

26. Параметры связи можно изменить, нажав на кнопку Объединение.

27. После установления всех необходимых параметров нажмите кнопку

ОК.

28. Связь между таблицами Клиенты и Заказы установите самостоятельно.

29. В результате должна получиться схема данных,  представленная нарис. 2.

Рис. 2. Схема данных

В приведенном примере используются связи «один-ко-многим». На схемеданных они отображаются в виде соединительных линий со специальнымизначками около таблиц. Связь  «один-ко-многим» помечается «1» вблизи главной таблицы  (имеющей первичный ключ) и  «∞» вблизи подчиненной таблицы(имеющей внешний ключ). Связь  «один-к-одному» помечается двумя «1» (обаполя таблиц имеют первичные ключи). Неопределенная связь не имеет никакихзнаков. Если установлено объединение,  то его направление отмечается стрелкой на конце соединительной линии  (ни одно из объединенных полей не является ключевым и не имеет уникального индекса).

30. В таблицу Сотрудники внесите данные о семи работниках.

31. В таблицу Клиенты внесите данные о десяти предприятиях,  с кото-

рыми работает данная фирма.

32. В таблице Заказы оформите несколько заявок, поступивших на фирму.

Этап № 3Отбор данных с помощью запросов

Запросы являются основным средством просмотра,  отбора,  изменения ианализа информации, которая содержится в одной или нескольких таблицах базы данных. Существуют различные виды запросов, но наиболее распространеннымиявляются запросы на выборку, с них и начнем наше знакомство.

1. Откройте базу данных «Фирма», созданную ранее.

2. Выполните команду: вкладка ленты Создание → Мастер запросов →

Простой запрос.

3. В появившемся диалоговом окне  (рис. 3) укажите таблицу Сотрудники и выберите поля Фамилия, Имя, Телефон. Нажмите кнопку Далее.

Рис. 3. Создание простого запроса

4. Введите имя запроса – Телефоны – и нажмите кнопку Готово. Перед

вами появится запрос, в котором можно просмотреть телефоны сотрудников.

5. Следующий запрос попробуйте создать с помощью Конструктора, для

этого выполните команду: вкладка ленты Создание → Конструктор запросов.

6. В диалоговом окне Добавление таблиц выберите таблицу Клиенты и

щелкните на кнопке Добавить, а затем – на кнопке Закрыть.

7. Чтобы перенести нужные поля в бланк запроса,  необходимо по ним

дважды щелкнуть левой кнопкой мыши (рис. 4).

Рис. 4. Создание запроса в режиме Конструктора

8. Чтобы отсортировать записи в поле Название компании в алфавитном

порядке,  необходимо в раскрывающемся списке строки Сортировка выбрать

пункт по возрастанию.

9. Сохраните запрос с именем «Адреса клиентов».

10. Самостоятельно создайте запрос «Дни рождения»,  в котором можно

будет просмотреть дни рождения сотрудников.

11. Допустим, мы хотим узнать, у кого из сотрудников день рождения в

текущем месяце, например в апреле. Для этого откройте запрос в режиме Конструктора.

12. В строке Условие отбора для поля «Дата рождения» введите значе-

ние *.04.*. В данной записи * означают, что дата и год рождения могут быть

любыми, а месяц 4-м (т. е. апрель). После этого окно запроса должно выглядетьтак, как оно представлено на рис. 5.

Рис. 5. Создание запроса

13. Закройте Конструктор и просмотрите полученный результат.  Если в

запросе Дни рождения нет ни одной записи, значит, в таблице Сотрудники нетни одного человека, родившегося в апреле. Добавьте в таблицу Сотрудники несколько человек, родившихся в апреле, и посмотрите, как изменится запрос. Запросы автоматически обновляются при каждом открытии.

14. Если нам нужно узнать, кто из сотрудников родился в мае, то придет-

ся создать новый запрос или изменить условие в существующем запросе Дни

рождения. Данная процедура является неудобной и занимает много времени.

Если приходится часто выполнять запрос, но каждый раз с новыми значениямиусловий используют запрос с параметром. При запуске такого запроса на экран выводится диалоговое окно для ввода значения в качестве условия отбора. Чтобы создать запрос с параметром, пользователю необходимо ввести текст сообщения в строке Условие отбора бланка запроса (рис. 6).

Рис. 6. Создание запроса с параметром

15. Запись Like[Введите дату] означает, что при открытии запроса появится диалоговое окно  (рис. 7)  с текстом «Введите дату» и полем для ввода

условия отбора. Если ввести условие *.04.*,  то в запросе появится список сотрудников, родившихся в апреле. Запустите запрос еще раз и введите значение*.05.*, посмотрите, как изменился запрос.

Рис. 7. Окно для ввода условия отбора

16. Измените запрос «Телефоны» так, чтобы при его запуске выводилось

диалоговое окно с сообщением «Введите фамилию». Поскольку в запросе нужно вывести конкретную фамилию, в условии отбора слово Like писать не надо.

17. Измените запрос «Телефоны» так, чтобы при его запуске запрашива-

лись не только фамилия, но и имя сотрудника.

18. Самостоятельно создайте запрос «Выполненные заказы», содержащий

следующие сведения: фамилия и имя сотрудника, название компании,  с которой он работает, отметка о выполнении и сумма заказа. Данные запроса возьмите из нескольких таблиц.

19. В условии отбора для логического поля Отметка о выполнении вве-

дите Да, чтобы в запросе отображались только выполненные заказы.

20. Сделайте так, чтобы столбец Отметка о выполнении не выводился на

экран.

21. Создайте запрос Сумма заказа, в котором будут отображаться заказы

на сумму более 50 000 грн.

22. Измените запрос,  чтобы сумма заказа была от 20 000 до 50 000 грн.Для данных запросов в условии отбора можно использовать операторы сравнения >, <, =, >=, <=, <> и логические операторы And, Or, Not и др.

23. Иногда в запросах требуется произвести некоторые вычисления,  например посчитать подоходный налог 13 % для каждой сделки.  Для этого откройте запрос Сумма заказа в режиме Конструктора.

24. В пустом столбце бланка запроса щелкните правой кнопкой мыши на

ячейке Поле и в появившемся контекстном меню выберите команду Построить.  Перед вами появится окно Построитель выражений (рис. 8),  которыйсостоит из трех областей:  поля выражения,  кнопок операторов и элементоввыражения. Сверху располагается поле выражения, в котором оно и создается.

Вводимые в это поле элементы выбираются в двух других областях окна Построителя.

25. В левом списке откройте папку Запросы и выделите запрос Сумма заказа. В среднем списке выделите поле Сумма и нажмите кнопку Вставить.

Идентификатор этого поля появится в поле выражения Построителя.

26. Щелкните на кнопке * и введите 0,13  (см. рис. 8). Таким образом, мы

посчитаем подоходный налог 13 %.

Рис. 8. Построитель выражений

27. Нажмите кнопку ОК, после чего в ячейке свойства Поле появится значение «Выражение1: [Сумма]*0,13».

28. Замените Выражение1 на Налог и закройте Конструктор.

29. Откройте запрос и посмотрите, что у вас получилось.

30. Используя Построитель выражений, добавьте в запрос Сумма заказа

поле Прибыль, в котором будет вычисляться доход от заказа  (т. е. сумма минусналог).

31. Создайте запрос Менеджеры,  с помощью которого в таблице Сотрудники найдите всех менеджеров фирмы.

Этап № 4 Использование форм в базе данных

Формы – это объекты базы данных, предназначенные для просмотра данных из таблиц и запросов, для ввода данных в базу, корректирования существующих данных и выполнения заданных действий.  Форма может содержатьграфики, рисунки и другие внедренные объекты. Можно вносить данные в таблицы и без помощи каких-либо форм.  Носуществует несколько причин, которые делают формы незаменимым средствомввода данных в базу:

  1.  при работе с формами ограничен доступ к таблицам  (самому ценномув базе данных);
  2.  разные люди могут иметь разные права доступа к информации,  хранящейся в базе.  Для ввода данных им предоставляются разные формы,  хотяданные из форм могут поступать в одну таблицу;
  3.   вводить данные в форму легче, чем в таблицу, и удобнее, так как в окне формы отображается, как правило, одна запись таблицы;
  4.  в большинстве случаев информация для баз данных берется из бумажных бланков  (анкет, счетов, накладных, справок и т. д.). Экранные формыможно сделать точной копией бумажных бланков, благодаря этому уменьшается количество ошибок при вводе и снижается утомляемость персонала.

Создавать формы можно на основе нескольких таблиц или запросов с помощью Мастера, используя средство автоформы, «вручную»  в режиме Конструктора, сохраняя таблицу или запрос как форму. Созданную любым способомформу можно затем изменять в режиме Конструктора. Рассмотрим некоторыеиз перечисленных способов.

1. Выполните команду: вкладка ленты Создание → панель инструментов

Формы → Другие формы → Мастер форм.

2. В диалоговом окне Создание форм выберите таблицы  (запросы) и поля, которые будут помещены в форму. Щелкните по кнопке Далее.

3. В следующих диалоговых окнах мастера выберите внешний вид формы, стиль, задайте имя формы. Щелкните по кнопке Готово.

4. С помощью Мастера создайте формы Сотрудники, Клиенты, Заказы,

Менеджеры.

5. Откройте форму Сотрудники в режиме Конструктора.  Этот режим

предназначен для создания и редактирования форм.

6. Разместите элементы в удобном для вас порядке, измените размер и

цвет текста.

7. В заголовок формы добавьте текст Сотрудники фирмы.

8. В примечание формы добавьте объект Кнопка  (вкладка ленты Конструктор → панель инструментов Элементы управления).

9. После того как вы «нарисуете» кнопку указателем, на экране появится

диалоговое окно Создание кнопок (рис. 9).

Рис. 9. Создание кнопок на форме

10. В категории Работа с формой выберите действие Закрытие формы и

нажмите кнопку Далее.

11. Выберите рисунок или текст, который будет размещаться на кнопке.

12. В последнем диалоговом окне Мастера

нажмите Готово.  

13. Мастер кнопок написал для данной кнопки процедуру на языке Microsoft Visual Basic.  Просмотреть процедуру обработки события можно с помощью команды Обработка событий контекстного меню кнопки.

14. Самостоятельно создайте кнопки Выход из приложения, Поиск записи,

Удаление записи.

15. Иногда на форме требуется разместить несколько страниц,  содержащих данные из различных источников,  справочную или вспомогательную информацию. Для этой цели можно использовать набор вкладок.

16. Создайте пустую форму.

17. Для добавления к форме набора вкладок щелкните по кнопке Вкладка

на панели инструментов Элементы управления. Сначала добавятся только двевкладки с формальными именами Вкладка 1 и Вкладка 2.  

18. Добавьте еще одну вкладку.

19. Переименуйте ярлычки вкладок так,  чтобы на них отображались названия данных, которые будут в них располагаться: Сотрудники, Менеджеры, Помощь.

20. Перейдите на вкладку Сотрудники и перетащите на нее мышкой из

базы данных форму Сотрудники.

21. Аналогичным образом поместите форму Менеджеры на вкладку Менеджеры.

22. На вкладку Помощь поместите некоторые советы по работе с базой

данных.

23. Данную форму сохраните с именем Сотрудники фирмы.

24. В Microsoft Access можно создавать кнопочные формы. Они содержат

только кнопки и предназначены для выбора основных действий в базе данных. Для создания кнопочной формы необходимо на вкладке ленты Работа с базами данных выбрать команду Диспетчер кнопочных форм.

25. Если кнопочной формы в базе данных нет, то будет выведен запрос на

подтверждение ее создания. Нажмите Да в диалоговом окне подтверждения.

26. Перед вами появится Диспетчер кнопочных форм, в котором щелкните по кнопке Создать.

27. В диалоговом окне Создание  (рис. 10)  введите имя новой кнопочной

формы и нажмите ОК.

Рис. 10. Задание имени кнопочной формы

28. Имя новой кнопочной формы добавится в список Страницы кнопочной формы окна Диспетчер кнопочных форм  (рис. 11).  Выделите имя новой

кнопочной формы и щелкните по кнопке Изменить.

Рис. 11. Диспетчер кнопочных форм

29. В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы щелкните

по кнопке Создать. Появится диалоговое окно Изменение элемента кнопочнойформы (рис. 12).

Рис. 12. Создание кнопок на форме27

30. В поле Текст введите текст подписи для первой кнопки кнопочной

формы, а затем выберите команду из раскрывающегося списка в поле Команда.

В поле Форма выберите форму, для которой будет выполняться данная команда.

31. Аналогичным образом добавьте кнопки Клиенты, Заказы, Выход.

32. В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выберите имя вашей

кнопочной формы и щелкните по кнопке По умолчанию.Рядом с названием кнопочной формы появится надпись «(по умолчанию)».

33. Чтобы закончить создание кнопочной формы, щелкните по кнопке Закрыть.

34. В результате должна получиться форма, представленная на рис. 13.

Рис. 13. Главная кнопочная форма

35. Добавьте в форму какой-нибудь рисунок.

36. Для того чтобы главная кнопочная форма появлялась на экране при

запуске приложения, необходимо в главном меню нажать на кнопку Параметры Access  (рис. 14). Для текущей базы данных установите формупросмотра – «кнопочная форма».

Рис. 14. Задание параметров Access

Этап № 5 Создание отчетов

Отчеты предназначены для вывода информации на печать. Часто данныев них располагаются в табличной форме. В отличие от распечаток таблиц илизапросов отчет дает более широкие возможности сортировки и группировкиданных, он предоставляет возможность добавлять итоговые значения,  а также поясняющие надписи, колонтитулы, номера страниц, стили и различные графические элементы.

Создавать отчеты в базе данных Access можно несколькими способами:

  1.  с помощью Мастера отчетов;
  2.  на основе таблиц или запросов;
  3.  в режиме Конструктора.

1. В окне базы данных выполните команду: вкладка ленты Создание →

панель инструментов Отчеты → Мастер отчетов.

2. Выберите из списка таблицу (или запрос), которая будет использована

как источник данных (например, запрос Адреса клиентов).

3. В появившемся диалоговом окне Создание отчетов  (рис. 15)  переместите все доступные поля в область «выбранные поля».

Рис. 15. Мастер отчетов

4. С помощью Мастера отчетов создайте отчет Дни рождения. В качестве источника данных используйте таблицу Сотрудники.

5. Если требуется напечатать почтовые наклейки, Access предоставляет

такую возможность. Для этого выделите таблицу Клиенты и выполните команду: вкладка ленты Создание → панель инструментов Отчеты → Наклейки.

6. В появившемся диалоговом окне  (рис. 16)  укажите размер наклейки,

систему единиц, тип наклейки и нажмите кнопку Далее.

Рис. 16. Диалоговое окно Создание наклеек

7. На следующем шаге создания отчета установите шрифт, размер, цвет

текста и начертание. Нажмите кнопку Далее.

8. Выберите поля,  которые будут размещаться на наклейке.  Например,

Название компании, Адрес, Телефон и Факс. Если на каждой наклейке требуется вывести определенный текст, то введите его в прототип наклейки.

9. При необходимости измените название отчета с наклейками и нажмите кнопку Готово.

10. Иногда в отчетах требуется вычислять итоговые значения,  среднее,

минимальное или максимальное значения, а также проценты. Для этого запустите Мастер отчетов и в качестве источника данных укажите запрос Суммазаказа.

11. В диалоговом окне Мастера, в котором задается порядок сортировки

записей, нажмите кнопку Итоги (рис. 17).

Рис. 17. Вычисление итоговых значений в отчетах

12. В диалоговом окне Итоги (рис. 18) для полей Сумма и Налог установите флажки в столбце sum, чтобы посчитать итоговую сумму.

Рис. 18. Вычисление итоговых значаний суммы

13. Далее выполните все шаги Мастера и нажмите кнопку Готово.

14. Создайте отчет Дни рождения,  используя в качестве источника данных запрос Дни рождения.

15. Составьте отчет Выполненные заказы, в котором будут данные о ком-

пании и сумме заказа. Вычислите итоговую сумму,  среднее значение (Avg)  имаксимальную сумму для каждой фирмы.

Контрольные вопросы

  1.  Что называется базой данных (БД)?
  2.  Что такое система управления базами данных (СУБД)?
  3.  Чемотличается Microsoft Excel от Microsoft Access?
  4.  Какие объекты базы данных Microsoft Access вы знаете?
  5.  Какой объект в базе данных является основным?
  6.  Что называется полями и записями в БД?
  7.  Какие типы данных вы знаете?
  8.  Как можно переименовать поле?
  9.  Как можно создать поле с раскрывающимся списком?
  10.  С каким расширением сохраняется файл БД Access?
  11.  С помощью чего можно создавать таблицы?
  12.  Что такое ключевое поле?
  13.  Как установить несколько ключевых полей?
  14.  Как установить связи между таблицами?
  15.  Какие существуют отношения между таблицами?
  16.  Что означают на схеме данных «1» и «∞»?
  17.  Зачем нужен Мастер подстановок?
  18.  Для чего предназначены запросы?
  19.   Какие виды запросов вы знаете?
  20.   С помощью чего можно создавать запросы?
  21.  Для чего используют запрос с параметром?
  22.  Как можно сделать вычисления в запросах?
  23.  . Что означает запись в условии запроса « =50»?
  24.  Можно ли создавать запросы на основе нескольких таблиц? 23
  25.  Для чего предназначены формы?
  26.  Почему форма является незаменимым средством в БД?
  27.  С помощью чего можно создавать формы?
  28.  На основе чего можно создавать формы?
  29.  Как создать кнопку на форме?
  30.  Как можно разместить несколько таблиц и запросов на одной форме?
  31.  Как создать главную кнопочную форму?
  32.  Контрольные вопросы
  33.  Для чего предназначены отчеты?
  34.  Какие способы создания отчетов вы знаете?
  35.  Как в отчетах можно посчитать итоговые значения?
  36.  Какие итоговые значения можно посчитать в отчетах?
  37.  Как в Access напечатать почтовые наклейки?


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

23777. Совместные действия с обыкновенными и десятичными дробями 165.5 KB
  Основная цель: формировать способность к рефлексии деятельности: фиксированию собственных затруднений по теме Совместные действия с обыкновенными и десятичными дробями выявлению их причин и построению проекта выхода из затруднений; тренировать способность: а к анализу выявлению оптимального алгоритма решения длинных примеров; б к использованию критерия возможности перевода обыкновенной дроби в десятичную; в к использованию алгоритма умножения десятичных дробей на 10 100 1000 и т. умножение обыкновенных дробей и смешанных чисел на...
23780. Задачи на движение по реке 64 KB
  Вычислите скорость Алёши если он прошёл это расстояние за: 1 ч; 2 ч; 3 ч. – В каких единицах получилась скорость Какие единицы измерения скорости вы знаете Приведите примеры объектов которые движутся с такими скоростями. Чему равна скорость течения реки 20 м мин б Скорость течения реки 20 м мин. Индивидуальное задание: Скорость движения теплохода vсоб.
23781. Предмет культурології. Підходи до визначення культури 154.5 KB
  Предмет культурології — обєктивні закономірності світових і національного культурного процесів, памятники і явища матеріальної й духовної культури, фактори й передумови, що управляють виникненням, формуванням і розвитком культурних інтересів і потреб людей