71677

ИНФОРМАТИКА: КОМПЬЮТЕРНЫЙ ПРАКТИКУМ: «WORD 2007, EXCEL 2007»

Книга

Информатика, кибернетика и программирование

Цель данного пособия - объяснить студентам, а также всем интересующимся основы работы в текстовом и табличных процессорах Microsoft Word и Microsoft Excel 2007. Необходимость написания данной работы возникла в связи с появлением нового поколения программных продуктов корпорации Microsoft.

Русский

2014-11-10

7.88 MB

102 чел.


ОГЛАВЛЕНИЕ

[1]
ВВЕДЕНИЕ

[2] 1. Новые возможности системы
MS Office 2007

[2.1] 1.1.Версии нового пакета 2007 Microsoft Office System

[2.1.1] 1.1.1. Microsoft Office Standard 2007

[3] На  основе материалов корпорации Microsoft  http://platnoe.ru/catalog/program.php?ID=27089&progdesc=long

[3.0.1] 1.1.2.Обзор системных требований

[3.1] 1.2.Работа с новым пользовательским интерфейсом

[3.2] 1.3.Организация помощи и безопасности

[3.3] 1.4. ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПОДГОТОВКИ

[4]
2.РАБОТА В WORD 2007

[4.1] 2.1.ЗАГРУЗКА WORD

[4.2] 2.2. НАСТРОЙКА ВИДА ДОКУМЕНТА WORD

[4.3] 2.3. СОХРАНЕНИЕ СОЗДАННОГО ДОКУМЕНТА

[4.4] 2.4. РАБОТА С ОСНОВНЫМ ТЕКСТОМ

[4.4.1] 2.4.1.ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ПО ТЕКСТУ И ВЫДЕЛЕНИЕ ТЕКСТА

[4.4.2] 2.4.2. ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА

[4.5] 2.5. СОЗДАНИЕ КОЛОНТИТУЛА. вставка рисунка, фигурного текста и надписи

[4.5.1] 2.5.1. СОЗДАНИЕ КОЛОНТИТУЛА

[4.5.2] 2.5.2. РАЗМЕЩЕНИЕ РИСУНКОВ

[4.5.3] 2.5.3. СОЗДАНИЕ ФИГУРНОГО ТЕКСТА

[4.5.4] 2.5.4. ВСТАВКА И РЕДАКТИРОВАНИЕ НАДПИСИ

[4.5.5] 2.5.5. ТАБУЛЯЦИЯ И ВСТАВКА ПОЛЕЙ

[4.6] 2.6. СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ

[4.7] 2.7. ВВОД ФОРМУЛ В ТЕКСТ

[4.8] 2.8. ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР И ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТОВ

[4.9] 2.9. ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПОДГОТОВКИ

[5]
3. РАБОТА В EXCEL 2007

[5.1] 3.1. ЗАГРУЗКА EXCEL  

[5.2] 3.2. НАСТРОЙКА ЭКРАНА

[5.3] 3.3. СОХРАНЕНИЕ ДАННЫХ И ЗАВЕРШЕНИЕ
РАБОТЫ С EXCEL

[5.4] 3.4. ОСНОВНЫЕ    ПОНЯТИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ EXCEL

[5.5] 3.5. ВЫДЕЛЕНИЕ ЯЧЕЕК, СТОЛБЦОВ, СТРОК, БЛОКОВ, ТАБЛИЦЫ

[5.6] 3.6. ВВОД И ИЗМЕНЕНИЕ ДАННЫХ В РАБОЧЕМ ЛИСТЕ

[5.6.1] 3.6.1. ВЫПОЛНЕНИЕ ВВОДА ДАННЫХ

[5.6.2] 3.6.2. ВВОД ЧИСЕЛ

[5.6.3] 3.6.3. ВВОД ЗНАЧЕНИЙ ДАТЫ И ВРЕМЕНИ

[5.6.4] 3.6.4. ВВОД ФОРМУЛ

[5.6.5] 3.6.5. ВВОД ТЕКСТА

[5.6.6] 3.6.6. РЕДАКТИРОВАНИЕ СОДЕРЖИМОГО ЯЧЕЕК

[5.6.7] 3.6.7. ЗАПОЛНЕНИЕ ЯЧЕЕК ЗНАЧЕНИЯМИ РЯДОВ ДАННЫХ

[5.7] 3.7. ВСТАВКА, УДАЛЕНИЕ СТОЛБЦОВ, СТРОК И ЯЧЕЕК

[5.8] 3.8. ВЫПОЛНЕНИЕ ВЫЧИСЛЕНИЙ В ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕ

[5.9] 3.9. ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ

[5.10] 3.10. СОРТИРОВКА ТАБЛИЦЫ

[5.10.1] 3.10.1. ПОРЯДОК СОРТИРОВКИ

[5.10.2] 3.10.2. СОРТИРОВКА СТРОК ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ

[5.11] 3.11. ПОДВЕДЕНИЕ ПРОМЕЖУТОЧНЫХ ИТОГОВ

[5.12] 3.12. СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДИАГРАММ

[5.12.1] 3.12.1. СОЗДАНИЕ И ФОРМАТИРОВАНИЕ ДИАГРАММЫ (ОБЪЕМНОЙ ГИСТОГРАММЫ)

[5.12.2] 3.12.2. СОЗДАНИЕ ОБЪЕМНОЙ КРУГОВОЙ ДИАГРАММЫ

[5.13] 3.13. СВОДНЫЕ ТАБЛИЦЫ

[5.13.1] 3.13.1. СОЗДАНИЕ СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ

[5.13.2] 3.13.2. ИЗМЕНЕНИЕ ВИДА ДАННЫХ В СВОДНОЙ ТАБЛИЦЕ

[5.14] 3.14. ФИЛЬТРАЦИЯ ДАННЫХ

[5.14.1] 3.14.1. ФИЛЬТР ПО СПИСКУ ЗНАЧЕНИЙ

[5.14.2] 3.14.2. ФИЛЬТР ПО УСЛОВИЮ

[5.15] 3.15. КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ

[5.16] 3.16. ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР И ПЕЧАТЬ СОДЕРЖИМОГО ОКНА РАБОЧЕЙ КНИГИ

[5.16.1] 3.16.1.ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ "РАЗМЕТКА СТРАНИЦЫ"

[5.16.2] 3.16.2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ "СТРАНИЧНЫЙ"

[5.16.3] 3.16.3. ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР СТРАНИЦ ЛИСТА ПЕРЕД ВЫВОДОМ НА ПЕЧАТЬ И ИХ ПЕЧАТЬ

[5.17] 3.17. КОПИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ И ДИАГРАММ ИЗ EXCEL XP В WORD XP (создание динамической связи)

[5.18] 3.18. ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПОДГОТОВКИ

[6]
4. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ И ВАРИАНТЫ ЗАДАНИЙ

[6.1] 4.1. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ ТИПОВОЙ КОНТРОЛЬНОЙ (САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ) РАБОТЫ

[6.2]
4.2. ВНЕШНИЙ ВИД ТИПОВОЙ КОНТРОЛЬНОЙ (САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ) РАБОТЫ

[6.3]
4.3. ВАРИАНТЫ ЗАДАНИЙ КОНТРОЛЬНОЙ (САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ) РАБОТЫ

[6.3.1] 4.3.1. Контрольная работа. Вариант 0

[6.3.2]
4.3.2. Контрольная работа Вариант 1

[6.3.3]
4.3.3. Контрольная работа. Вариант 2

[6.3.4]
4.3.4. Контрольная работа. Вариант 3

[6.3.5]
4.3.5. Контрольная работа. Вариант 4

[6.3.6]
4.3.6. Контрольная работа. Вариант 5

[6.3.7]
4.3.7. Контрольная работа. Вариант 6

[6.3.8]
4.3.8. Контрольная работа. Вариант 7

[6.3.9]
4.3.9. Контрольная работа. Вариант 8

[6.3.10]
4.3.10. Контрольная работа. Вариант 9

[7]
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК


ВВЕДЕНИЕ

Цель данного пособия - объяснить студентам, а также всем интересующимся основы работы в текстовом и табличных процессорах Microsoft Word и  Microsoft Excel 2007. Необходимость написания данной работы возникла в связи с появлением нового поколения программных продуктов корпорации Microsoft. Серьезные изменения в них требуют пересмотра преподавания ряда разделов информатики. Ранее, автором было подготовлено учебно-методическое пособие, в котором изучались основы работы в Microsoft Windows Word и  Excel XP1. Оно явилось основополагающим при написании данного материала. Работу в MS Windows Vista, PowerPoint 2007, Outlook 2007 предполагается описать в дальнейшем. В данном учебном пособии в качестве операционной среды принята Microsoft Windows  XP.

В первой главе дается краткий обзор новых продуктов 2007 MS Office, во второй – изучается работа в MS Word 2007, в третьей   MS Excel 2007. Для закрепления материала в четвертой главе даны 10 вариантов заданий, которые можно решать самостоятельно или по указанию преподавателя.

Выполнения команд описывается не всеми возможными способами, а только наиболее удобными (по мнению автора).

Пособие ориентировано на самостоятельное изучение. Выполняемые операции описаны более подробно в первый раз, а при их дальнейшем применении кратко указывается только наименование самой операции. Для сокращения  текста последовательность команд может описываться через символ "/" - знак деления. По умолчанию предполагается, что завершение выполнения команды или группы команд, процедуры выполняется щелчком левой клавишей мыши по кнопкам "ОК", "Готово" или нажатием на клавишу "Enter". В прочих случаях вам об этом будет указано.

Данное пособие имеет электронную копию, которую можно изучать как на локальном компьютере, так и в сети Интернет.

Для перемещения по пособию используются гиперссылки. Вам достаточно подвести указатель мыши к тексту или значку синего (или фиолетового света). В желтом прямоугольнике появится имя гиперссылки и сообщение: "Для перехода  щелкните ссылку, удерживая нажатой клавишу CTRL". В этот момент курсор примет вид руки с указательным пальцем. Щелкните левой кнопкой мыши.  Вы окажетесь в том месте текста, где, по мнению авторов, имеются необходимые дополнительные комментарии.

Индивидуальные варианты контрольной работы выбираются по последнему номеру зачетной книжки или согласовываются с преподавателем.

Теоретические фрагменты пособия написаны обычным начертанием шрифта, а практические задания – курсивом.

Если вы хотите более глубоко изучить работу в MS Office XP, то можете прочитать в книгах [1;…5], MS Office Word 2007 [6, …16], MS Office Excel 2007 [17, …29]. 


1. Новые возможности системы
MS Office 2007
2

Система Microsoft Office 2007 (2007 Microsoft Office System) – новая версия популярного пакета деловых приложений. Версия 2007 – это не просто набор инструментов для выполнения повседневных задач (редактирования текстов, электронных таблиц, совместной работы и т.д.), это пакет приложений, дающий полный спектр новых возможностей, незаменимых при ведении бизнеса.

Система Office 2007 являет собой шаг вперед и позволяет отказаться от устаревших методов работы с перегруженными меню и сложными опциями. Она комбинирует удобный и эргономичный внешний вид с контекстными инструментами, новыми файловыми форматами и высоким уровнем интеграции приложений, поддержки серверов[13].

2007 Microsoft Office System был разработан с учетом следующих целей:

  •  Сделать пакет более простым в использовании. Кардинальная и осмысленная смена структуры Microsoft Office позволила отказаться от чрезмерного числа панелей инструментов и уровней вложенных диалоговых окон. Структура большинства приложений (Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 и Office Access 2007) теперь содержит инструменты, необходимые для выполнения именно тех задач, над которыми вы работаете. Новые возможности, с которыми вы не имели дела ранее, легко доступны благодаря контекстной зависимости отображаемых элементов, однако вам не придется исследовать многоуровневые меню, чтобы обнаружить команду, которую вы отдаленно помните, но не можете найти.
  •  Повышение эффективности работы. Пересмотр структуры программного пакета позволяет экономить время посредством облегчения поиска опций. Гибкость работы с Microsoft Office (выбор основного метода – работа с мышью или работа с клавиатурой) позволяет выбирать наиболее подходящий стиль работы. Повышенная интеграция приложений повышает скорость и простоту обмена данными и объектами между программами.
  •   Упрощение поиска нужных элементов. Подсказки ToolTip помогают понять, как использовать возможность и предоставляют ссылку на более детальную справку. Live Preview (Интерактивный предварительный просмотр) позволяет опробовать параметр (например, стиль, шрифт или цвет) перед тем как его выбрать. Галереи отображают набор опций, которые можно быстро выбирать, не погружаясь в многоуровневые меню.
  •  Упрощение создания первоклассных документов с профессиональным качеством. Большая коллекция шаблонов, созданных профессионалами, теперь присутствует во всех ключевых приложениях Microsoft Office. Кроме того, помощь при выполнении конкретных задач (например, компонент Publisher Tasks (Задачи Publisher), Design Checker (Проверка структуры), Document Inspector (Инспектор документов) и т.д.) способствует точности и профессионализму построения документов и проектов на этапе разработки перед открытием к ним общего доступа

1.1.Версии нового пакета 2007 Microsoft Office System3

Microsoft Office System 2007 доступна в различных вариантах, каждый из которых предназначен для определенной категории пользователей:

  •   Office Professional 2007 содержит Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007, Office Outlook 2007 с Business Contact Manager, Office Access 2007 и Office Publisher 2007.
  •  Office Professional Plus 2007 содержит Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007, Office Outlook 2007, Office Access 2007, Office Publisher 2007, Microsoft Office InfoPath 2007, Microsoft Office Communicator 2007, Integrated Enterprise Content Management (Система интегрированного управления содержимым предприятия), Electronic Forms (Электронные формы), Advanced Information Rights Management and Policy Capabilities (Расширенное управление правами доступа к информации и настройка политики).
  •   Microsoft Office Basic 2007 содержит Office Word 2007, Office Excel 2007 и Office Outlook 2007.
  •   Microsoft Office Home and Student 2007 содержит Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 и Office OneNote 2007.
  •   Microsoft Office Standard 20074 включает Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 и Office Outlook 2007.
  •   Office Small Business 2007 содержит Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007, Office Publisher 2007 и Office Outlook 2007 с Business Contact Manager.
  •   Office Small Business Management 2007 содержит Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007, Office Publisher 2007, Office Outlook 2007 с Small Business Contact Manager, Office Access 2007 и Microsoft Office Small Business Accounting 2007.
  •   Microsoft Office Enterprise 2007 включает Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007, Office Outlook 2007, Office Access 2007, Office Publisher 2007, Office InfoPath 2007, Microsoft Office Communicator, Integrated Enterprise Content Management, Electronic Forms, Advanced Information Rights Management and Policy Capabilities и Microsoft Office Groove 2007.

1.1.1. Microsoft Office Standard 20075

Office Standard 2007 — это полный набор программ, необходимых для решения повседневных задач. Office Standard 2007 используется для оформления документов, электронных таблиц и презентаций, также поможет более эффективно работать с электронной почтой, календарем и контактами. Решение задач станет проще и приятнее с улучшенными меню и инструментами, усовершенствованными графическими возможностями и новыми приемами форматирования, средствами для общения и планирования дел, повышенной надежностью и безопасностью работы в системе Office Standard 2007.

Профессиональное оформление документов

Используя расширенные графические возможности Office Standard 2007, новые приемы форматирования, усовершенствованные меню, облегчающие доступ к часто используемым командам, вы сможете оформлять документы на профессиональном уровне.

Новые возможности и усовершенствования профессионального оформления документов

  •  Позволят без труда находить и использовать нужные функции.
  •  Поведение абзацев и списков станет более стабильным, что сделает форматирование документов аккуратным.
  •  Расширенные возможности работы с текстом, галереи графических объектов обеспечат широкий выбор инструментов форматирования.
  •  Новые стили и темы Microsoft Office обеспечат единообразие внешнего вида документов.

Повышенная надежность и безопасность работы

Office Standard 2007 поддерживает автоматическое восстановление данных, дает возможность удалять персональную информацию из документов при помощи инспектора документов и содержит усовершенствованные спам- и антифишинг - фильтры.

Новые возможности и усовершенствования повышения надежности и безопасности работы

  •  Значительное уменьшение количества спама за счет усовершенствованного спам - фильтра.
  •  Антифишинг - средства известят вас о появлении в вашем почтовом ящике потенциально опасных и сомнительных писем.
  •  Вы сможете восстановить документы Microsoft Office после сбоя компьютера, используя средство восстановления документов.
  •  Инспектор документов обнаружит и удалит из документов личные сведения, комментарии и скрытый текст.

Удобный поиск команд и справки

Чтобы помочь быстрее научиться работать с программой, найти ответы на все вопросы и легко найти выход из любой ситуации, Office Standard 2007 предоставляет в ваше распоряжение улучшенные меню и инструменты, а также усовершенствованную справочную систему, которая содержит пошаговые инструкции и обучающие курсы.

Новые возможности и усовершенствования поиска команд и справок

  •  Громоздкие раскрывающиеся меню были заменены лентой, которая объединяют наиболее используемые команды и кнопки в командные вкладки соответственно их назначению.
  •  Меню и панели инструментов, ориентированные на результат, Справочная систем позволит вам легко перемещаться между меню "Справка Microsoft Office" и "Справка в Интернете". Более подробные, информативные подсказки помогут вам в работе с командами новых меню.
  •  Контекстные меню и команды изменяются автоматически в зависимости от выполняемой задачи.
  •  Интерактивные обучающие программы содержат пошаговые инструкции по выполнению типичных задач.

Эффективное планирование дел и взаимодействие с коллегами

Упростив решение повседневных задач, вы сможете сосредоточиться на по-настоящему важных делах. Используйте полнофункциональные средства управления электронной почтой, планируйте встречи и совещания. Вы потратите меньше времени на поиск электронных сообщений, сможете открывать общий доступ к календарю и получать последние новости с любимых веб - узлов посредством RSS-каналов.

Новые возможности и усовершенствования планирование дел и взаимодействие с коллегами

  •  Гибкие возможности поиска позволят вам искать информацию в любых разделах Outlook: в почте, календаре и в контактах. На новой панели со списком дел собраны все текущие дела и задачи, информация из календаря и электронные письма, которыми вы сможете управлять с помощью флагов.
  •  Вы сможете делить письма на категории, помечая их разными цветами.
  •  Используя RSS Aggregator, вы сможете подписываться на различные RSS-каналы и изучать содержимое веб - узлов прямо из Office Outlook 2007.

2007 Microsoft Office System полностью построен на новом файловом формате Office Open XML.

По умолчанию данный формат применяется для Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007,и Microsoft Office, и PowerPoint 2007.

Объем созданных в этом формате файлов до 50% меньше, чем в предыдущей версии. Документы и файлы данных, создаваемые в Microsoft Office System, можно использовать в других приложениях без всяких изменений.

Формат Office Open XML не только экономит время и позволяет избежать трудностей, но еще и снижает вероятность ошибок, возникающих при повторном наборе текста, а также копировании и вставке фрагментов файлов из одного документа в другой. Работа становится более эффективной, простой и быстрой, а ее результаты более точны.

Формат Office Open XML 2007 обеспечивает обратную совместимость, обуславливая возможность использования файлов, сохраненных в формате XML из Microsoft Office 2000, Microsoft Office XP и Microsoft Office 2003.

1.1.2.Обзор системных требований

При обновлении с Microsoft Office 2003 на версию 2007 не нужно обновлять оборудование, хотя может потребоваться выполнить обновление до поддерживаемой операционной системы. При обновлении с Microsoft Office 2000 или Office XP на версию 2007 необходимо убедиться, что имеющиеся оборудование и операционная система отвечают системным требованиям выпуска 2007 системы Microsoft Office.

Настоятельно рекомендуется перед установкой системы Microsoft Office убедиться, что параметры компьютера соответствуют минимальным системным требованиям или превосходят их.

 Примечание.   Клиент программ выпуска 2007 системы Microsoft Office является 32-разрядным приложением, которое может выполняться на 64-разрядной платформе Windows (Windows XP, Windows Server 2003 и Windows Vista). Однако при этом могут существовать некоторые ограничения на функциональные возможности, как указывается в системных требованиях, которые приводятся ниже.

Системные требования Microsoft Office 2007 

  •  Операционная система. Microsoft Windows XP с пакетом обновления 2 (SP2) или более поздняя версия или Microsoft Windows Server 2003 или более поздняя версия
  •  Компьютер и процессор. ПК с процессором 500 МГц или более, 256 или более МБ ОЗУ; дисковод для DVD-дисков; ПК с процессором 1 ГГц и 512 МБ ОЗУ (или более мощный компьютер) необходим для работы с Microsoft Office Outlook 2007 с диспетчером контактов
  •  Жесткий диск. Для установки необходимо 2ГБ; часть этого объема будет освобождена после установки, когда исходный установочный файл будет удален
  •  Разрешение экрана. Минимум 800x600 точек; рекомендовано 1024x768 или более
  •  Подключение к Интернету. Для загрузки и активации продуктов понадобится широкополосное подключение к Интернету со скоростью 128 кбит/с и выше

Дополнительные компоненты. Microsoft Internet Explorer 6.0 с установленными пакетами обновления, для пользователей Outlook 2007 понадобится Microsoft Exchange Server 2000 или более поздней версии

1.2.Работа с новым пользовательским интерфейсом

Первая версия Microsoft Office Word (1.0) включала около 100 команд, а последняя – Office Word 2003 – содержит около 1500 команд. Чтобы найти некоторые команды, приходится внимательно просматривать многочисленные меню, вложенные меню и диалоговые окна. Пользовательский интерфейс версии 2007 предоставляет вам все необходимые команды, обеспечивая большую мощность, гибкость и совместимость программ с выполняемыми задачами.

Был проведен значительный объем исследований, тестирований, анализа и приложены большие усилия при разработке продукта для конечных пользователей.

Команды должны быть легко определяемыми. При необходимости выполнения, какой - либо задачи должны отображаться только те инструменты, которые для этого нужны. Рабочая область должна быть открытой и незаграможденной, чтобы можно было сконцентрироваться на наиболее важной задаче – реализации проекта, – без необходимости искать нужные команды в многоуровневых меню и последовательностях вложенных друг в друга диалоговых окон.

Структура нового пользовательского интерфейса в 2007 Microsoft Office System включает дюжину новых функций, призванных упростить работу с наиболее часто используемыми приложениями. Каждый компонент вносит свой вклад в упрощение и стандартизацию опций, направленных на постоянное наличие средств выполнения той или иной задачи.

Пользовательский интерфейс приложений (лента)6 теперь располагается вверху рабочей области в большинстве ключевых приложений, содержит вкладки, контекстные команды и другие элементы, связанные с текущей задачей (рис. 1.17). Лента выносит на передний план наиболее распространенные команды, так что теперь нет необходимости искать часто используемые команды в разных частях приложения.

Рис. 1. . Фрагмент пользовательского интерфейса (ленты) на примере приложения MS  Office Word 2007

Пользовательский интерфейс, по сути, представляет собой набор следующих компонентов:

Командные вкладки

Главная, Вставка, Разметка страницы, Ссылки, Рассылки, Рецензирование и Вид в MS Office Word 2007 расположены в горизонтальном ряду на экране сразу под строкой заголовка окна. Содержимое каждой вкладки было тщательно продумано на основе опыта работы пользователей. Командные вкладки в MS Office Word 2007 соответствуют различным задачам.

Группы команд

На каждой вкладке имеется несколько групп, которые отображают связанные общим назначением команды. Так для вкладки Главная имеется пять групп: Буфер обмена, Шрифт, Абзац, Стили и Редактирование. 

Команды. Команда — это кнопка, поле для ввода информации или меню.

Традиционные диалоговые окна

Некоторые наборы команд в пользовательском интерфейсе также доступны в традиционных диалоговых окнах. Диалоговое окно можно открыть, щелкнув на выключателе диалогового окна в правом нижнем углу набора команд  (рис. 1.2). Эта стрелка называется кнопкой вызова диалогового окна.

Рис. 1. . Результат нажатия по кнопке вызова диалогового окна для отображения дополнительных сведений о данной группе

При нажатии на нее будут отображены дополнительные возможности, связанные с этой группой. Данные возможности часто отображаются в виде диалогового окна, подобного диалоговым окнам предыдущей версии Word, либо в виде привычной области задач.

Отображение дополнительных вкладок

В новой версии Word некоторые вкладки появляются только по мере необходимости. Например, в документ был вставлен рисунок, и теперь требуется произвести с ним некоторые действия. Например, обрезать его или изменить стиль обтекания рисунка текстом.

При выделении рисунка на ленте появляется дополнительная вкладка Работа с рисунками, на которой расположены группы команд для работы с рисунками (рис. 1.3).

Рис. 1. . Результат нажатия по кнопке вызова диалогового окна для отображения дополнительных сведений о данной группе

  1.  Выделите рисунок.
  2.  Появляется вкладка Работа с рисунками. Щелкните эту вкладку.
  3.  Появятся дополнительные группы и команды для работы с рисунками, например группа Стили рисунков.

Если щелкнуть мышью вне рисунка, вкладка Работа с рисунками исчезнет, и возвратятся другие группы.

Примечание. При работе с другими объектами, например с таблицами, изображениями, диаграммами и графиками, также появляются временные вкладки.

Мини-панель инструментов

Некоторые команды форматирования настолько часто используются, что удобно иметь к ним доступ в любом режиме работы.

Предположим, требуется быстро выполнить форматирование некоторого текста, но работа идет с вкладкой Разметка страницы. Для отображения инструментов форматирования можно щелкнуть вкладку Главная, но имеется и более быстрый способ:

  1.   Выделите текст, а затем наведите на него указатель мыши.
  2.  Появится полупрозрачная мини-панель инструментов. При наведении указателя на мини-панель инструментов она отображается отчетливо и можно щелкать мышью расположенные на ней инструменты форматирования (рис. 1.4).

Рис. 1. . При выделении текста (1) и наведении на него указателя мыши появляется полупрозрачная мини-панель инструментов (2)

Галереи

Позволяют осуществлять визуальный элемент дизайна окон нового программного продукта. Они сводят к минимуму усилия при выборе необходимого внешнего вида.

В 2007 Microsoft Office System есть два типа галерей. Галереи с небольшим количеством элементов, как правило, отображаются в составе набора команд в пользовательском интерфейсе.

Рис. 1. . Галереи позволяют легко находить и выбирать элементы, подходящие для вашего проекта

Галереи с большим числом элементов, например, Темы, Поля и Положение в Office Word 2007 отображают ниспадающие галереи, в которых можно сделать нужный выбор (рис. 1.5).

При выборе команды, рядом с которой есть стрелка, направленная вниз (она означает, что доступны дополнительные параметры), появляется панель параметров (рис. 1.5). При этом можно сразу получать представление о выбираемой цветовой комбинации, формате, цветовой схеме, эффекте перехода или типе диаграммы. Просто щелкните на нужном элементе (или наведите на него указатель мыши, чтобы использовать функцию Интерактивный предварительный просмотр) и параметр будет применен к текущему документу или выделенному объекту.

Интерактивный предварительный просмотр

Интерактивный предварительный просмотр позволяет опробовать элемент перед его выбором. Теперь при рассмотрении вопроса использования той или иной опции, например, в галерее Цвет страницы, показанной на рис. 1.6, можно навести на нее указатель мыши. При этом данный параметр применится к документу2007 MS Office System, и вы сможете выяснить, как документ будет выглядеть в этом случае. Чтобы сохранить изменение, щелкните на опции. Чтобы продолжить предварительный просмотр, выберите другую опцию.

Рис. 1. . Интерактивный предварительный просмотр отображает результат действия выбираемой опции еще перед ее непосредственным применением

Панели быстрого доступа

Это небольшая область в правом верхнем углу ленты. Она содержит команды, которые многократно используются каждый день: Сохранить, Отменить и Повторить. На эту панель можно также поместить другие команды, которые будут доступны независимо от того, какая вкладка активна (рис. 1.7).

Рис. 1. . Панель быстрого доступа

Для этого щелкните по кнопке Настройка панели быстрого доступа (рис. 1.8). В появившемся списке выделите необходимые кнопки. Если в указанном списке таких кнопок нет, то выберите команду Другие команды… и из полного перечня кнопок выделите требуемые.

Рис. 1. . Добавление команд в Панель быстрого доступа

Временное скрытие ленты

Благодаря ленте, все команды приложения Word 2007 находятся в одном месте и их легко найти. Однако иногда ничего искать и не требуется. Если нужно просто работать с документом, желательно иметь для него больше места. Скрыть ленту так же просто, как и работать с ней.

Дважды щелкните активную вкладку. Группы исчезнут, освободив пространство для документа (рис. 1.9).

Рис. 1. . Добавление команд в Панель быстрого доступа

Для отображения вновь всех команд дважды щелкните активную вкладку. Группы вернутся на место.

Другим способом включения-отключения ленты является щелчок правой кнопкой мыши по любой кнопке ленты и выбор опции Свернуть ленту (рис. 1.10).

  

Рис. 1. . Включения-отключения ленты с помощью опции Свернуть ленту 

В первом случае лента свернется, во втором – развернется.

Новое меню Файл

Меню Файл подверглось значительному изменению: вместо слова "Файл" теперь используется логотип 2007 MS Office System, обозначающий собой местоположение меню.

Кроме того, изменения в меню Файл не только косметические. Функциональные обновления помогают сконцентрировать усилия на операциях с файлами, которые необходимо выполнить.

Рис. 1. . Меню Файл отображает дополнительные опции при наведении указателя на основные команды

Новое меню Файл содержит две панели. Слева отображаются основные задачи по работе с файлами; справа при наведении указателя мыши на одну из команд отображаются опции, соответствующие этим задачам. К примеру, если вам необходимо сохранить файл Word так, чтобы его можно было просмотреть в более ранних версиях текстового редактора, то наведите указатель мыши на команду Сохранить как и выберите параметры, показанные на рис. 1.11.

В каждом из приложений задачи в меню Файл соответствуют базовому развитию жизненного цикла документа. Одним из нововведений является команда Подготовить, отображающая опции завершения документа, будь то документ Office Word, лист Office Excel или презентация Office PowerPoint (рис. 1.12).

Рис. 1. . Команда Подготовить содержит команды для проверки и защиты файла

Работа с клавиатурой

Сочетания клавиш, начинающиеся с CTRL (например, CTRL+C для копирования или CTRL+ALT+1 для стиля "Заголовок 1"), остались такими же, как в предыдущих версиях приложения Word.

Однако для ленты используются новые сочетания клавиш. Они дают два важных преимущества.

  •  Сочетания клавиш для каждой кнопки на ленте.
  •  Более короткие сочетания клавиш.

Новые сочетания клавиш называются по-новому: подсказки клавиш. Нажмите ALT для отображения карточек подсказок клавиш для всех вкладок ленты, команд панели быстрого доступа и кнопки Microsoft Office (рис. 1.13).

Рис. 1. . Включения-отключения ленты с помощью опции Свернуть ленту 

Затем нажмите подсказку клавиш, соответствующую той вкладке, которую требуется отобразить. Например, чтобы отобразить вкладку Главная, нажмите клавишу Я. После этого появятся карточки подсказок клавиш для всех команд этой вкладки. Затем можно щелкнуть подсказку клавиш для требуемой команды (рис. 1.14).

Рис. 1. . Включения-отключения ленты с помощью опции Свернуть ленту 

Примечание. Старые сочетания клавиш из предыдущих версий приложения Word для доступа к меню и командам по-прежнему работают, однако поскольку старые меню недоступны, то отсутствуют напоминания о том, какие символы необходимо нажимать, а потому нужно знать полное сочетание клавиш.

В табл. 1.1 представлен перечень "быстрых клавиш", общих для всех ключевых приложений; тем не менее, каждое приложение имеет свой собственный большой набор таких клавиш.

Общие комбинации "быстрых клавиш" в 2007 MS Office

Таблица 1.

Сопоставление расположения команд Word 2003(XP) и Word 2007

Для перехода от команд Word 2003(XP) и Word 2007 разработчиками был создан файл Excel 2007. Для его вызова:

  •  Нажмите на клавишу F1.
  •  В появившемся диалоговом окне Справка: Word выберите команду Справочник: расположение команд Word 2003 в Word 2007 (рис. 1.15).
  •  Выберите необходимый лист Excel с перечнем команд.

Более подробно новые возможности поиска справочной информации, а также завершения и защиты информации рассмотрим далее.

Рис. 1. . Фрагмент окна справки Word 2007

1.3.Организация помощи и безопасности

Вы все помните волшебную кнопку "знак вопроса", размещавшуюся в ряду команд. Теперь она  удалена с панели задач, но на работу справочной системы это не сказывается. Улучшения в методах завершения и защиты документов обеспечивают целый ряд способов разграничения доступа пользователей к документам и степени доступа, определяющей, какие элементы пользователи могут изменять, открывать для общего доступа, а также могут ли они распечатывать принимаемые файлы.

Система справки в 2007 MS Office System

Справка необходима тогда, когда ни в одном из других ресурсов невозможно найти необходимый материал, чтобы преодолеть проблему, и она должна быстро выдавать необходимый ответ.

Новая система справки MS Office снабжена областью просмотра справки, обеспечивающей поиск, отображение и сохранение справочной информации, связанной с действием, которое пытается выполнить пользователь.

На рис. 1.16 показан фрагмент окна Справка MS Office Word образца 2007.

Панель инструментов содержит уже знакомые средства навигации: кнопки Назад, Вперед и Стоп, а также новую команду Обновить, предназначенную для обновления содержимого окна по мере необходимости. Инструмент Сайт приложения позволяет осуществить доступ к дополнительной информации, связанной с используемой в данный момент программой.

Рис. 1. . Новый внешний вид окна системы справки 2007 Microsoft Office System Help

Рис. 1. . Инструмент Содержание показывает ссылки на справочную информацию, связанную с выполняемой задачей

Четыре дополнительных инструмента помогают искать и просматривать справочную информацию, а также сохраняют найденный материал. Кнопка Содержание позволяет отобразить перечень тем справки, связанных с текущим приложениям (рис. 1.17). Инструмент Размер текста позволяет увеличить (или уменьшить) размер текста в окне Справка. Инструмент Печать выводит на печать содержимое текущего окна. Кнопка Скрепка позволяет "закрепить" текущую страницу справки с открытом состоянии так, чтобы к ней можно было обращаться во время работы.

Использование подсказок Super Tooltip

Подсказки Super Tooltip являют собой новый метод получения контекстной справки, не занимающей много места на экране.

Подсказки Super Tooltip предоставляют больше информации, чем обычные подсказки (отображающие только название инструмента на месте указателя мыши). Несмотря на то, что подсказки отображаются для всех инструментов в интерфейсе образца 2007, подсказки Super Tooltips используются только для тех элементов, которые требуют более подробного описания. К примеру, рассмотрим подсказку Super Tooltip, отображаемую при наведении указателя мыши на кнопку команды Вставить (рис. 1.18).

Рис. 1. . Подсказки Super Tooltips содержат больше информации, нежели просто имя инструмента

Подсказки Super Tooltip созданы в качестве промежуточного звена между интерфейсом и справкой. Подсказки предоставляют не только развернутое описание, контекстные выкладки и даже изображения, но также ссылаются на систему справки, благодаря чему, нажав клавишу F1, можно получить более детальную информацию по данной конкретной команде. По окончании работы с подсказкой Super Tooltip щелкните вне ее окна, чтобы закрыть подсказку.

MS Office Online

Microsoft Office Online теперь обеспечивает еще более широкую поддержку при работе с ключевыми приложениями – MS Office Word 2007, MS Office Excel 2007, MS Office PowerPoint 2007 и MS Office Access 2007. При создании нового документа посредством команды Создать в меню Office в появляющемся окне можно выбрать шаблон, имеющийся файл, открыть пустой документ или перейти к области MS Office Online, расположенной в нижней части окна, чтобы воспользоваться подсказками, инструкциями, загружаемыми материалами и дополнительными шаблонами, связанными с данным приложением.

Дизайн Microsoft Office Online был полностью переработан для упрощения и расширения возможностей поддержки. Помимо детализованной справки здесь также можно найти статьи с инструкциями, обучающие ресурсы, демонстрации, тесты, материалы по информационным технологиям и программированию.

Более подробно работу с пользовательским интерфейсом рассмотрим при изучении соответствующих приложений.

1.4. ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПОДГОТОВКИ

  1.  Что такое система Microsoft Office 2007 (2007 Microsoft Office System)?
  2.  Что сделано для того, чтобы система Microsoft Office 2007 стала более простой и более эффективной в использовании?
  3.  Какие существуют основные версии системы Microsoft Office 2007?
  4.  Что включает в себя Microsoft Office Standard 2007?
  5.  В чем заключаются  новые возможности и усовершенствования профессионального оформления документов Microsoft Office Standard 2007?
  6.  В чем заключаются  новые возможности и усовершенствования повышения надежности и безопасности работы Microsoft Office Standard 2007?
  7.  В чем заключаются  новые возможности и усовершенствования поиска команд и справок Microsoft Office Standard 2007?
  8.  В чем заключаются  новые возможности и усовершенствования планирование дел и взаимодействие с коллегами Microsoft Office Standard 2007?
  9.  Что такое новый файловый формат Office Open XML?
  10.  Каким системным требованиям должно отвечать имеющееся оборудование и операционная система для установки системы Microsoft Office 2007?
  11.  Что такое новый пользовательский интерфейс приложений (лента) системы Microsoft Office 2007?
  12.  .Что нового внесено в командные вкладки приложений MS Office 2007?
  13.  В чем смысл объединения команд в группы в приложениях MS Office 2007?
  14.  Каким образом можно сделать доступными традиционные диалоговые окна в приложениях MS Office 2007?
  15.  Что такое дополнительные вкладки в приложениях MS Office 2007 и когда они появляются?
  16.  В каких случаях появляются мини-панели инструментов форматирования в приложениях MS Office 2007?
  17.  Что такое галереи? Какие два типа галерей вам известны в приложениях MS Office 2007??
  18.  В чем заключается удобство интерактивного предварительного просмотра в приложениях MS Office 2007?
  19.  Назначение панели быстрого доступа в приложениях MS Office 2007?  Каким образом ее можно настроить?
  20.  Как осуществить временное скрытие ленты в приложениях MS Office 2007?
  21.  Какие изменения претерпело меню Файл в приложениях MS Office 2007?
  22.  Есть ли изменения в работе с клавиатурой в приложениях MS Office 2007?
  23.  Каким образом можно найти аналоги сопоставить команды прежних приложений MS Office и приложений 2007?
  24.  Какие совершенствования появились в механизме поиска справочной информации в приложениях MS Office 2007?
  25.  Что такое контекстные справки Super Tooltip?
  26.  Назначение Microsoft Office Online 2007?


2.РАБОТА В WORD 2007

Обработка текста на компьютере осуществляется с помощью специальных программ, называемых текстовыми процессорами. С их помощью можно ввести и отформатировать текст, исправить ошибки и просмотреть документ перед печатью.

2007 MS Office Word (в дальнейшем, просто Word) представляет собой текстовый процессор, который используется для подготовки личной и деловой документации. Помимо стандартных средств, Word  включает многие функции настольных издательских систем, а также шаблоны типовых документов, на основе которых можно легко и быстро создавать документы, имеющие профессиональный вид.

Файлы, создаваемые в Office Word 2007, по умолчанию имеют новое расширение ".docx".  Файлы, сохраненные в прежних версиях Office Word (форматы, отличные от XML), полностью поддерживаются в Office Word 2007.

2.1.ЗАГРУЗКА WORD 

 Выполнение задания 

Запустите приложение Word. Это можно выполнить одним из шести способов:

  1.  Откройте папку, в которой будет располагаться ваш файл.  Щелкните внутри нее правой кнопкой мыши. Выделите опцию Microsoft Office Word Document.  Переименуйте файл в "КР по информатике" (рис. 2.1).

По нашему мнению – это наиболее предпочтительный вариант, так как сразу ясно, где будет сохранен ваш документ.

Рис. 2. . Запуск приложение Word через контекстное меню

  1.  Нажмите кнопку ПУСК на Панели задач / Все программы / Microsoft Office и выберите левой кнопкой мыши команду Microsoft Office Word 2007 (рис. 2.2)

Рис. 2. . Запуск приложения Word с использованием кнопки ПУСК

  1.  Нажмите кнопку ПУСК на Панели задач / щелкните по значку Microsoft Word в левом столбце Панели (рис.2.3).

Рис. 2. . Запуск приложения Word с использованием Панели кнопки ПУСК

  1.  Дважды щелкните по ярлыку запуска Word (если таковой расположен на рабочем столе – рис. 2.4).

Рис. 2. . Запуск приложения Word с использованием Ярлыка

  1.  Дважды щелкните по значку ранее созданного пустого документа Word (если таковой уже создан – рис. 2.5)

Рис. 2. . Запуск приложения Word с использованием ранее созданного документа

  1.  Чтобы открыть документ, с которым вы недавно работали, нажмите кнопку Пуск, остановите указатель на пункте Недавние документы и щелкните мышью по документу, который желательно запустить (рис. 2.6).

Рис. 2. . Запуск приложения Word с использованием поиска недавно созданных документов

Откроется окно приложения.

Командные вкладки Word 2007

Рассмотрим краткое описание командных вкладок и содержимое каждой из них.

Командные вкладки в пользовательском интерфейсе Office Word 2007 (рис. 1.14) упорядочены согласно последовательности задач, которые, как правило, выполняются при работе над различными этапами создания документа.

Вкладка Главная содержит команды, связанные с буфером обмена, выбором шрифтов, настройками абзаца, стилями и правкой.

Вкладка Вставка содержит инструменты для добавления страниц, таблиц, иллюстраций, ссылок, заголовков, колонтитулов, текстовых объектов и символов в документ.

Вкладка Разметка страницы содержит команды для работы с темами, фоновыми изображениями и интервалами между абзацами в документе. Кроме того, здесь можно настраивать параметры страницы и порядок расположения элементов на странице.

Вкладка Ссылки содержит специальные элементы, используемые при создании больших документов, статей, научных работ и т.п.: оглавление, сноски, цитаты и библиографии, заголовки, предметный указатель и перечень правообладателей.

Вкладка Рассылки – нововведение в интерфейсе Office Word 2007. Здесь можно найти все, что необходимо при создании, предварительном просмотре и реализации проекта слияния почты.

Вкладка Рецензирование содержит все команды, необходимые для проверки (орфография, тезаурус и т.д.) документа и предоставления к нему доступа другим пользователям с целью просмотра. Здесь также имеются команды для добавления комментариев, отслеживания и обработки изменений, сравнения версий и защиты документа.

Вкладка Вид содержит все необходимое для отображения документа различными способами, начиная с базовых представлений документа и заканчивая набором средств отображения для работы с линейками и сетками, а также для работы с несколькими документа ми в нескольких окнах.

Средства управления отображением документа расположены в правом нижнем углу окна Office Word 2007, поэтому можно легко переключать представления. Новый ползунок Масштаб – инструмент, позволяющий увеличить или уменьшить масштаб изображения непосредственно во время работы.

2.2. НАСТРОЙКА ВИДА ДОКУМЕНТА WORD

 Выполнение задания

  •  Щелкните по кнопке Развернуть в зоне заголовка окна, если после вызова программы ее окно не занимает всего экрана. Также сделайте полноэкранным окно документа .
  •  Убедитесь, что ваш документ имеет установку Разметка страниц.
  •   Если этого нет, то можете щелкнуть на левую кнопку Режимов представления документа : Разметка страницы, Режим чтения, Веб - документ, Структура, Черновик (слева направо).
  •  Через вкладку Вид / группа Режимы просмотра документа / Разметка страниц (рис. 2.7) также можно настроить вид документа.

Рис. 2. . Настройка вида представления документа через вкладку Вид

  •  Если линейка отсутствует, выделите команду Вид / Показать или скрыть / Линейка (слева должна стоять галочка – рис. 2.8).  

Рис. 2. . Установка/скрытие линейки 

  •  Боле быстрым способом является щелчок на кнопке Линейка , расположенной в верхней части вертикальной линейки прокрутки.
  •  Установите параметры страницы. Выделите команду Разметка страницы / Параметры страницы / Поля (рис. 2.9). Если требуемого параметра нет, то щелкните на стрелочке в правом нижнем углу вкладки Параметры страницы. Вы перейдете на установку параметров страницы, известную вам по предыдущим версиям Word (рис. 2.10).  

Рис. 2. . Установка параметров страницы Word 2007

  •  Задайте параметры страницы с помощью стрелок выбора (рис. 2.10), в области Поля диалогового окна Параметры страницы рис. 2.11. Проверьте, чтобы ориентация листа была установлена как книжная. Нажмите кнопку ОК.
  •  

Рис. 2. . Задание размеров полей с помощью стрелок

Рис. 2. . Установка параметров страницы в прежних версиях  Word

Примечание. Для установки параметров страницы также можно дважды щелкнуть в области вертикальной линейки (при режиме экрана Разметка страницы). Вы попадете в окно 2.10.

  •  Установите требуемые параметры страницы. Для этого в группе команд Параметры страницы выберите команду Размер. В появившемся окне выберите формат А4 (рис. 2.12).

Рис. 2. . Задание размеров страницы

  •  Если вам требуется другой формат бумаги, то щелкните на стрелке под текстом Другие размеры страниц и выберите необходимый, как это делается в прежней версии Word (рис. 2.13).

Рис. 2. . Задание размеров страницы в прежней версии Word

  •  Включите кнопку Непечатаемые символы, размещенную на вкладке Главная, группа команд Абзац. Они помогут вам в дальнейшем редактировать текст  . 
  •  Установите шрифт Times New Roman размером 14 пунктов с выравниванием по ширине с помощью команды вкладка Главная / группа Шрифт / кнопка Шрифт (рис. 2.14).

Рис. 2. . Задание параметров текста в прежней версии Word

  •  Эти же установки можно провести с помощью кнопок групп команд Шрифт и Абзац (рис. 2.15 и 2.16).

Рис. 2. . Задание параметров текста с помощью кнопок групп команд Шрифт и Абзац

Рис. 2. . Задание типа шрифта, его размеров и выравнивания с помощью кнопок групп команд Шрифт и Абзац

  •  Пока не трогайте кнопки Полужирный, Курсив, Подчеркнутый.
  •  Размер шрифта в выделенном тексте можно увеличить или уменьшить с помощью кнопок Увеличения/Уменьшения размера .
  •  Щелкните на кнопке открытия окна в группе команд Абзац и установите параметры, показанные на рис. 2.17.
  •  Несколько раз нажмите на клавишу клавиатуры Enter. Этим самым вы установите для себя несколько строк с заданным форматированием.

Рис. 2. . Задание параметров абзаца с помощью команды Абзац

  •  Установите масштаб экрана. В правом нижнем углу приложения установлен маркер, перемещая который можно задать масштаб страницы (рис. 2.18).

Рис. 2. . Задание масштаба экрана.

  •  Другим способом изменения размер видимой части документа является использование группы команд Вид из вкладки Вид (рис. 2.19). Щелкнете в окне Масштаб и экспериментально определите необходимый масштаб экрана, завершая ввод чисел нажатием на клавишу Enter (рис. 2.19 и 2.20).

Рис. 2. . Задание масштаба экрана с помощью команды Масштаб

Рис. 2. . Задание масштаба экрана с помощью команды Масштаб в прежней версии Word

Рис. 2. . Задание темы Обычная 

  •  Чтобы в следующий раз больше не настраивать  параметры страницы вы можете сохранить измененный вид всего документа, включая палитру цветов, шрифты и эффекты. Тогда, на этом же или на новом компьютере откроются все установки, которые вы задали. Можно поменять Цвета темы, Шрифты темы, Эффекты темы (рис. 2.21).
  •  Для этого выберите команду Сохранить текущую тему…. По умолчанию установки сохранятся в папке Document Themes, но вы можете это сделать в своей папке (рис. 2.22).

Рис. 2. . Сохранение темы Обычная 

2.3. СОХРАНЕНИЕ СОЗДАННОГО ДОКУМЕНТА

Текст, который отображается в окне документа, хранится в оперативной памяти компьютера. При завершении работы с Word  он будет утерян. Поэтому, чтобы сохранить введенный текст, нужно записать документ в файл на жесткий диск компьютера или на флеш - память. Тогда его можно будет открыть позже и продолжить работу.

 Выполнение задания 

  •  Щелкните по кнопке Office. Выделите команду Файл / Сохранить как....

Примечание. На этом этапе вы можете выбрать требуемый формат сохранения документа. Если вы предполагаете открывать файл на компьютерах, на которых не стоит Office 2007, то сохраните его в режиме Документ Word 97-2003. Однако учтите, что в этом случае возможна потеря некоторых способов форматирования текста (рис. 2.23).

Рис. 2. . Выбор формата сохранения документа

  •  Выберите свою папку, в которую помещается документ (Например, Рабочий стол / ИМЯ ГРУППЫ) / присвойте документу имя  КР по информатике. Нажмите кнопку Сохранить (рис 2.24.).

Рис. 2. . Диалоговое окно Сохранение документа

  •  Далее через некоторые промежутки времени сохраняйте документ по команде Office / Сохранить или нажимайте кнопку Сохранить  на панели быстрого доступа. Также можно одновременно нажимать клавиши CTRL+S.

 Примечание. В этом случае новая версия документа замещает предыдущую в том же самом файле. 

В процессе работы Word  автоматически сохраняет  документ, чтобы восстановить его в случае зависания программы или отключения питания компьютера.

  •  Чтобы включить функцию автоматического сохранения и указать нужный интервал выделите команду Office / Параметры Word  / вкладка Сохранение / Автосохранение каждые 1 … 120 минут. Если компьютер перестает отвечать на запросы или неожиданно пропадает электропитание, при следующем запуске Word открывается файл автовосстановления, который может содержать несохраненную информацию.

 Примечание. Автосохранение не заменяет команду Сохранить. По завершении работы с документом его необходимо сохранить. Автор, основываясь на собственный опыте, рекомендует установить период автосохранения в интервале от 10 до 30 минут.  Использование автосохранения не избавляет от необходимости сохранять файлы обычным способом. Если восстановленный файл не сохранить после открытия, он будет удален, все несохраненные изменения будут потеряны. При сохранении восстановленный файл заменяет исходный файл (если для него не будет задано новое имя). Чем чаще сохраняются файлы, тем больше данных можно восстановить в случае отключения электроэнергии или возникновения другой проблемы во время работы над файлом.

  •  При аварийном отключении компьютера или неправильном завершении работы с файлом Word  позволяет выполнить восстановление документов (рис. 2.25).

Рис. 2. . Диалоговое окно области задач Восстановление документов 

  •  Откройте Word. Просмотрите список файлов в области задач Восстановление документов и решите, какие из них следует оставить.
  •  В области задач Восстановление документов наведите указатель на имя каждого файла, который требуется сохранить, щелкните стрелку рядом с именем файла, а затем выполните одно из следующих действий:
  •  Чтобы начать работу с файлом, выберите команду Открыть;
  •  Чтобы сохранить файл, выберите команду Сохранить как (рис. 2.24), а затем введите имя для файла. По умолчанию файл сохраняется в той же папке, что и исходный файл. При использовании имени исходного файла исходный файл заменяется.
  •  Открыв или сохранив все файлы, которые требуется оставить, нажмите кнопку Закрыть в области задач Восстановление документов.

 Примечание. В связи с неустойчивой работой компьютеров рекомендуем периодически выполнять команду Сохранить. Этим вы сбережете свои нервы и сэкономите время на восстановление данных.

2.4. РАБОТА С ОСНОВНЫМ ТЕКСТОМ

 Выполнение задания 

  •  Наберите с клавиатуры основной текст без разбивки на колонки. Между словами должен быть только один знак пробела. Клавиша Enter нажимается только в конце абзаца. Вводимый текст приведен ниже (рис. 2.26).

Рис. 2. . Вводимый текст

2.4.1.ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ПО ТЕКСТУ И ВЫДЕЛЕНИЕ ТЕКСТА

Для перемещения по тексту можно использовать клавиши-стрелки, но более целесообразно это делать при одновременном нажатии клавиши Ctrl:

  •  Правая стрелка - на одно слово вперед
  •  Левая стрелка - на одно слово назад
  •  Стрелка вверх - к началу абзаца
  •  Стрелка вниз - к началу следующего абзаца
  •  Home - в начало документа
  •  End- в конец документа

Просто нажимая соответствующие клавиши, вы можете добиться следующего эффекта:

  •  Home – в начало строки
  •  End – в конец строки
  •  PgUp - На экран вверх (точка ввода не изменяется)
  •  PgDn- На экран вниз (точка ввода не изменяется)

Для редактирования текста можно использовать клавиши:

  •  Backspace удаляет символ, расположенный слева от курсора.
  •  Delete (Del) удаляет символ, следующий за курсором.

Для перемещения по документу также можно воспользоваться вертикальной и горизонтальной полосами прокрутки (рис. 2.27).  При этом изменяется лишь отображение документа в окне, а курсор остается на месте. Горизонтальная полоса прокрутки появится автоматически, как только документ не будет входить в экран по ширине.

Рис. 2. . Вводимый текст

Для просмотра длинных документов можно воспользоваться кнопкой Выбор объекта перехода внизу вертикальной полосы прокрутки (рис. 2.28). Если щелкнуть по этой кнопке, откроется меню, содержащее способы просмотра документа по страницам, примечаниям, рисункам и другим объектам. Увлекательное изучение данной команды может принести вам много удивительных открытий.

Рис. 2. . Меню просмотра документов

Чтобы  выделить фрагменты текста:

  •  Одного слова - дважды щелкните внутри слова.
  •  Нескольких слов - протащите указатель мыши с нажатой левой кнопкой по отмечаемым словам.

  •  Предложений - удерживая клавишу Ctrl, щелкните мышью внутри предложения
  •  Абзаца - выполните два щелчка слева от него или три щелчка внутри него. Для выделения нескольких абзацев выделите первый и, не отпуская кнопку мыши, переместите указатель вверх или вниз.
  •  Всего документа целиком - произведите тройной щелчок мышью слева от текста или нажмите Ctrl + А.
  •  Для выделения прямоугольного фрагмента текста  нажмите клавишу Alt и, удерживая ее, перемещайте курсор мыши по тексту.
  •  Для отмены выделения текста щелкните мышью где-нибудь внутри него или нажмите любую клавишу - стрелку.
  •  Для удаления выбранного текста нажмите клавишу Del или Backspace.
  •  Для восстановления/ возвращения отмененных команд сразу после завершения операции нажмите кнопку Отменить  панели быстрого доступа. 

2.4.2. ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА

Команды форматирования текста расположены на вкладке Главная в группах Шрифт (рис. 2.14) и Абзац (рис. 2.15).

Выполнение задания

  •  Выделите заголовок (п. 2.4.1) или просто поместите курсор в требуемый абзац. Ряд команд форматирования в этом случае будет распространяться на весь абзац.
  •  Для выравнивания его по центру нажмите в группе команд Абзац кнопку По центру. .
  •  Для того чтобы оформить заголовок жирным шрифтом выполните следующие действия: не снимая выделения  с заголовка, в области группы команд Шрифт выберите полужирное начертание .
  •  Для того чтобы текст заголовка был напечатан заглавными буквами, откройте диалоговое окно Шрифт (рис. 2.14) и установите флажок все прописные .
  •  Основной текст после выделения фрагментов  форматируется аналогично с помощью кнопок групп команд Шрифт и Абзац.

В результате форматирования текст примет следующий вид (рис. 2.29):

Рис. 2. . Текст после форматирования

Текст служебной записки чаще всего форматируется в виде сплошных строк, расположенных на странице от края до края. Для коротких документов такое расположение вполне приемлемо. Однако длинные документы с мелким шрифтом будут читаться гораздо легче, если использовать в несколько колонок (столбцов).

Чем меньше шрифт, тем больше колонок можно  использовать. Стандартный лист формата А4 книжной ориентации позволяет разбивать текст до трех – четырех колонок. В случае альбомной ориентации, колонок может быть до шести.

  •  Для того чтобы разделить текст на колонки, необходимо выделить преобразуемый текст. Начинайте выделять с нижней строки текста, не захватывая последний символ абзаца (рис. 2.30. а). Если это не получается, то после точки наберите "пробел" и вновь точку. Теперь можно спокойно выделять текст (рис 2.30.б). Ну, а убрать лишнюю точку не вызовет никакого труда.

 

а                                                      б

Рис. 2. . Меню просмотра документов

  •  После того как выделили текст, откройте вкладку Разметка страницы в группе Параметры страницы выберите команду Колонки. Далее откройте список команд и выберите две колонки (рис. 2.31).

Рис. 2. . Выбор колонок

  •  В некоторых заданиях бывает необходимо установить разделитель между  колонками. Для этого выделите команду Другие колонки (рис. 2.32) и в появившемся окне задайте необходимые параметры

Рис. 2. . Задание дополнительных параметров колонок

  •  Для создания буквицы выделите первую букву абзаца и на вкладке Вставка в группе Текст выберите команду Буквица (рис. 2.33). далее выделите опцию В тексте.

Рис. 2. . Задание буквицы

  •  Вы увидите, что размер буквицы велик, поэтому выберите команду Параметры буквицы и в появившемся диалоговом окне Буквица (рис. 2.34) выберите положение в тексте, высота в строках – 2.

Рис. 2. . Задание дополнительных параметров буквицы

 Примечание. Буквица и колонки конфликтуют между собой, поэтому, вначале создайте колонки и только потом – буквицу. 

Текст примет следующий вид (рис. 2.35):

Рис. 2. . Редактируемый текст после выполнения форматирования

Списки применяются в тех случаях, когда нужно организовать или упорядочить информацию, представляющую собой перечень элементов. Списки бывают двух видов: маркированные и нумерованные. В маркированных списках каждый элемент помечается декоративным символом – маркером. Нумерованные списки используются в том случае, когда нужно подчеркнуть число или последовательность элементов. При удалении, перемещении или вставке элементов нумерованного списка Word  обновляет нумерацию. Если элементы списка расположены не в том порядке, который требуется, можно отсортировать выделенный список по возрастанию или убыванию командой Сортировка  в группе команд Абзац командной вкладки Главная.

Word включает несколько стандартных форматов списков. При желании можно создать собственный стиль или воспользоваться рисунками и символами.

Так как первый абзац начинается с буквицы, то создадим список только из одного второго абзаца.

  •  Щелкните мышью в любом месте второго абзаца (или выделите его полностью).
  •  В командной вкладке Главная в группе команд Абзац  расположены кнопки трех команд форматирования списков. Щелкните на кнопке Нумерация. Выделенный текст будет преобразован в нумерованный список .
  •  Щелкните на кнопке Маркеры. Выделенный текст будет преобразован в маркированный список .
  •  Щелкните на кнопкам Уменьшить отступ или Увеличить отступ. Маркированный список сместится влево или вправо. 

 Примечание. Для изменения внешнего вида списка можно воспользоваться расширением команд списка. Затем выберите необходимые установки. В свободное время можете поэкспериментировать.

Окончательный вид текста будет следующий (рис. 2.36):

Рис. 2. . Редактируемый текст после завершения процесса форматирования

2.5. СОЗДАНИЕ КОЛОНТИТУЛА. вставка рисунка, фигурного текста и надписи

2.5.1. СОЗДАНИЕ КОЛОНТИТУЛА 

Колонтитулом называется фрагмент текста (может включать в себя рисунки и другие объекты), который, будучи введенным один раз, появляется на каждой странице многостраничного документа.

Колонтитул может быть верхним и нижним (могут быть оба одновременно).

Создайте колонтитул следующего вида, как показано на рис. 2.37.

Рис. 2. . Внешний вид  колонтитула, которого нужно достигнуть после выполнения всех операций

 Выполнение задания 

Для работы с колонтитулом в Word команды теперь сгруппированы на командной вкладке Вставка (рис. 2.38). Теперь каждый колонтитул открывается собственной командой

Рис. 2. . Команды Word для работы с колонтитулом

  •  Щелкните по кнопке вызова списка для верхнего колонтитула. Вам будет представлено изображение готовых шаблонов. Выберите вариант "Пустой (3 столбца)" (рис. 2.39).

Рис. 2. . Фрагмент диалогового окна  выбора готовых шаблонов верхних колонтитулов

На ленте появятся кнопки для работы с колонтитулом и заготовка самого колонтитула (рис. 2.40).

Рис. 2. . Заготовка верхнего колонтитула

 Примечание. Для перехода из колонтитула в текст и возврат обратно достаточно двойного щелчка левой кнопкой мыши в нужном месте.

2.5.2. РАЗМЕЩЕНИЕ РИСУНКОВ

 Выполнение задания 

  •  Чтобы поместить рисунок в правую колонку колонтитула, щелкните по кнопке Рисунок  группы команд Вставить или можете перейти на командную вкладку Вставка и щелкните по аналогичной кнопке группы команд Иллюстрация (рис. 2.41).

Рис. 2. . Вставка рисунка

  •  Выберите из предложенных рисунков любой, например, такой, что вы видите на рис. 2.42 и 2.43, и нажмите кнопку ВСТАВИТЬ.

 Примечание. Если у вас автоматически не появится коллекция рисунков, то можете ее вызвать самостоятельно. Данный рисунок выбран … MS Office / CLIPART /  PUB60COR / рисунок AN00790 (см. рис.2.43).

Рис. 2. . Диалоговое окно Вставка рисунка из раздела CLIPART в режиме представления Эскизы

Рис. 2. . Выбранный рисунок

 Примечание. Иногда эта операция не проходит, тогда можно щелкнуть правой кнопкой мыши на рисунке, выбрать команду Копировать, а затем вставить как объект в нужном месте. Результат будет тот же.

  •  Для того чтобы изменить размер рисунка, щелкните по нему. Вокруг рисунка появятся квадратики - маркеры изменения размера (рис. 2.44). Размер объекта изменяется путем перетаскивания этих маркеров. Для пропорционального изменения размеров рисунка лучше использовать круглые маркеры, расположенные по углам.

Рис. 2. . Изменение размеров рисунка

  •  Вставленный рисунок можно переместить только в одну из колонок, помеченных сообщением "[Введите текст]".

Но если вам понадобится произвольное перемещение рисунка (фигурного текста, надписи и т.  д.), то выполните следующие операции:

  •  Щелкните правой кнопкой мыши по рисунку. В появившемся контекстном меню выберите команду Обтекание текста / Вокруг рамки.

Рис. 2. . Установка обтекания текста вокруг рамки

  •  Переместить рисунок можно, зацепив его мышью в любом месте и, не отпуская левой клавишей мыши, перетащить его в нужное место рисунка.

 Примечание. Учтите, что после выполнения данной команды ваш рисунок покинет колонтитул и переместится в основной текст, а это вам пока не надо. Верните его на прежнее место, пощелкав требуемое число раз по кнопке Назад .

  •  Если вы выберите опцию Изменение рисунка, то в работу включится механизм изменения параметров рисунка из предыдущей версии Word (рис. 2.46). Выберите команду Формат рисунка. В появившемся диалоговом окне Формат рисунка откройте вкладку Положение и выберите Обтекание вокруг рамки и установите переключатель Горизонтальное выравнивание в положение другое.

Рис. 2. . Установка обтекания текста вокруг рамки с помощью диалогового окна Формат

Команда Формат рисунка Word 2007 даст другие результаты, например такие, как на рис. 2.47.

Рис. 2. . Измененный рисунок после выполнения команды Формат рисунка

  •  Для этого поэкспериментируйте с ее опциями: Заливка, Цвет и Тип линии (рис. 2.48).

Рис. 2. . Команды диалогового окна Формат рисунка

Рис. 2. . Создание тени от рисунка

  •  Под рисунок поместите тень. Для этого щелкните по рисунку. На вкладке Работа с рисунками в группе команд Формат выделите Эффекты тени и выберите расположение тени, например, вправо вниз (рис. 2.49). Для корректировки расположения тени можете воспользоваться другими командами группы Эффекты тени.

2.5.3. СОЗДАНИЕ ФИГУРНОГО ТЕКСТА 

F Выполнение задания.

  •  В левую колонку вставьте фигурный текст. Для этого на командной вкладке Вставка в группе Текст выберите команду WordArt. В появившемся диалоговом окне Коллекция WordArt выберите нужный стиль надписи (рис. 2.50).

Рис. 2. . Выбор объекта WordArt

  •  Выберите нужный стиль надписи WordArt (рис. 2.50), нажмите ОК и введите необходимый текст (рис. 2.51).

Рис. 2. . Ввод текста надписи WordArt

  •  Появится командная вкладка Формат объектов WordArt (рис. 2.52). В группе команд Текст  вы можете изменить набранный ранее текст, интервал между буквами, выровнять высоту всех букв, расположить текст вертикально, выровнять текст по ширине.

Рис. 2. . Команды редактирования объектов WordArt

  •  С помощью группы команд Стили WordArt измените цвет шрифта, контур фигуры и начертание фигуры, как на рис. 2.53.

Рис. 2. . Вид надписи WordArt после редактирования

Сам колонтитул примет следующий вид (рис. 2.54).

Рис. 2. . Вид колонтитула с рисунком и объектом  WordArt

2.5.4. ВСТАВКА И РЕДАКТИРОВАНИЕ НАДПИСИ 

 Выполнение задания

Чтобы ввести между рисунком и фигурным текстом имя группы и собственную фамилию, воспользуйтесь надписью:

  •  В командной вкладке Вставка в группе команд Текст выделите команду Надпись (рис. 2.55).

Рис. 2. . Местонахождение команды Надпись 

  •  После выделения команды появится список встроенных вариантов надписей. Выберите тип Алфавит (цитата), как на рис. 2.56.

Рис. 2. . Выбор встроенной надписи

  •  Надпись будет помещена в центре листа. Измените ее размеры, удалите старый текст и введите имя вашей группы и свою фамилию с инициалами. Перетащите надпись в нужное место (рис. 2.57).

Рис. 2. . Вид колонтитула после введения в него надписи

 Примечание. Учтите, что надпись можно создать, используя механизм предыдущих версий Word. Для этого:

  •  Ниже списка встроенных вариантов надписей расположена команда Нарисовать надпись. После ее выбора  курсор превратится в крестик. Нарисуйте им прямоугольник, в котором расположите саму надпись. В дальнейшем размеры рамки надписи и ее местонахождение можно будет изменить. Задайте размер шрифта 20 пт., полужирный, выравнивание  по центру (рис.3.13). Результат может иметь следующий вид (рис. 2.58).

Рис. 2. . Результат ввода надписи до ее форматирования

 Примечание. При задании надписи может появиться рамка с текстом "Добавьте рисунок". Мы рекомендуем в этом случае нажать на клавишу Esc, иначе вам придется работать только в области, предоставленной вам текстовым процессором.

Давайте займемся форматированием надписи. Для этого надо решить, какой из вариантов надписи вы возьметесь улучшать. Автор выбрал первый вариант (рис. 2.57), так как второй (рис. 2.58) подробно рассмотрен в предыдущем издании.

 Примечание. Учтите, что изученное вами ниже форматирование надписей подходит ко многим другим объектам Word 2007. 

  •  Дважды щелкните по надписи. Откроется командная вставка Работа с надписями – Формат (рис. 2.59). Некоторые команды вы уже изучили, часть рассмотрим ниже, некоторые – не входят в наш краткий курс изучения.

Рис. 2. . Командная вставка Работа с надписями – Формат

Измените стиль оформления надписи.

  •  Откройте список стилей надписей, щелкнув на нижнюю стрелку. Появится набор стандартных стилей (рис. 2.60). Выберите любой из предложенных стилей. При написании данного пособия был выбран стиль оформления надписи, выделенный слева в третьем ряду снизу (рис. 2.60).

Рис. 2. . Стандартные стили оформления надписей

Результат выбора стандартного стиля показан на рис. 2.61.

Рис. 2. . Результат выбора стандартного стиля оформления надписей

Чтобы изменить цвет заливки надписи на бирюзовый:

  •  Откройте список возможных цветов (рис. 2.62).

Рис. 2. . Результат выбора стандартного стиля оформления надписей

  •  Если цвета темы и стандартные цвета не подходят вам, то выберите команду Другие цвета заливки. Появится следующее окно Цвета (рис. 2.62).

Рис. 2. . Вкладка Обычные диалогового окна Цвета

  •  Чтобы выбрать дополнительный цвет из стандартных цветов Windows, раскройте вкладку Обычные и выделите нужный цвет щелчком мыши. Чтобы снизить интенсивность выбранного цвета, установите флажок Полупрозрачный. Нажмите кнопку ОК
  •  Если во вкладке  Обычные нет подходящего цвета, то раскройте вкладку Спектр, (рис. 2.64). Создайте свой дополнительный цвет. На схеме Цвета выделите нужный цвет при помощи мыши. Используйте регулятор насыщенности справа от схемы Цвета, чтобы настроить насыщенность создаваемого цвета. Под схемой расположены три поля (Красный, Зеленый, Синий), в которых стрелками вы можете задавать интенсивность любого базового цвета.

Рис. 2. . Вкладка Спектр диалогового окна Цвета

  •  Чтобы снизить интенсивность выбранного цвета, установите флажок Полупрозрачный. Нажмите кнопку ОК.

Чтобы создать градиентную заливку для надписи:

  •  Раскройте вкладку Градиент диалогового окна Заливка фигуры (рис. 2.65). Выберите любой вид, например, в разделе Темные варианты второй слева во второй строке.

Рис. 2. . Выбор градиентной заливки диалогового окна Градиентная заливка фигуры

Надпись будет иметь следующий вид (рис. 2.66).

Рис. 2. . Надпись после градиентной заливки

Чтобы создать текстурную заливку для надписи:

  •  Раскройте  вкладку  Градиент диалогового окна Заливка фигуры (рис. 2.65).
  •  Выделите один из 24 встроенных вариантов текстуры или выделите текст Другие текстуры и укажите собственный файл с текстурным рисунком (рис.2.67). Нажмите кнопку ОК.

Рис. 2. . Вкладка Текстуры 

Чтобы создать заливку надписи с использованием  узора:

  •  Раскройте вкладку Узор… диалогового окна Заливка фигуры (рис. 2.65).
  •  Выделите узор заливки на схеме Узор (рис. 2.68).
  •  В раскрывающемся списке Штриховка выделите цвет штриховки узора. В раскрывающемся списке Фон выделите цвет фона узора. Нажмите кнопку ОК.

Рис. 2. . Вкладка Узор диалогового окна Способы заливки

Чтобы выбрать дополнительный цвет для линий:

  •  Раскройте список команды Контур фигуры (рис. 2.69). Вы можете убрать контур, изменить цвет линий, их толщину, тип и задать раскраску линий контура с помощью узора.

Рис. 2. . Вкладка Контур фигуры 

  •  Задайте линиям контура ярко красный цвет, толщину 2,25 пт., штриховой вид (рис. 2.70)

Рис. 2. . Задание параметров линиям контура

Окончательный результат редактирования надписи показан на рис. 2.71.

Рис. 2. . Окончательный вид представления надписи

 Примечание. Редактирование надписи можно провести с использованием возможностей предыдущей версии Word. Для этого:

  •  Щелкните правой кнопкой мыши по рамке надписи. Появится контекстное меню, в котором следует выбрать команду Формат надписи (рис. 2.72).

Рис. 2. . Контекстное меню для работы с надписью

  •  Появится диалоговое окно Формат надписи (рис. 2.73). С его помощью также можно выполнить редактирование надписи и еще многих других объектов. Более подробно об этом вы можете посмотреть в [5].

Рис. 2. . Диалоговое окно Формат надписи 

Теперь верхний колонтитул выглядит следующим также, как он изображен на рис. 2.37.

Перейдем к нижнему колонтитулу.

  •  Для этого можно просто переместиться вниз листа клавишами перемещения  или нажать кнопку , расположенной на командной вкладке Работа с колонтитулами – Конструктор группы команд Переходы (рис.2.40).

2.5.5. ТАБУЛЯЦИЯ И ВСТАВКА ПОЛЕЙ

 Выполнение задания

В нижнем колонтитуле разместите поля даты и времени таким образом, чтобы после следующего открытия вашего документа они автоматически обновились. Между ними расположите номер страницы (рис. 2.74).

Рис. 2. . Окончательный вид нижнего колонтитула

Табуляция применяется при работе с текстом, состоящим из двух – пяти колонок. Позиции табуляции размещаются через полдюйма (приблизительно 1.25 см.). На линейке они выглядят серыми черточками, расположенными в ее нижней части.

Для перемещения на новую позицию табуляции достаточно щелкнуть по клавише Tab. Можно устанавливать собственные позиции табуляции.

Для выбора типа табуляции используйте кнопку Тип табуляции, расположенную на левом краю линейки. Щелкайте по ней до тех пор, пока не появится символ табуляции нужного вида. Затем щелкните в том месте линейки, куда хотите установить стопор. Виды и назначение различных маркеров табуляции приведены ниже (табл. 1.2):

Виды и назначение различных маркеров табуляции

Таблица 1.

Вид табуляции

Выполняемое действие

Текст располагается влево от позиции табуляции

Текст располагается вправо от позиции табуляции

Текст располагается симметрично от позиции табуляции

Текст выравнивается по десятичной точке

  •  Текст первой колонки выравнивается по правому краю, второй -  по центру, третьей – по левому краю. Позиции табуляции установите на 4 см., 8,5 см., и 13 см. соответственно. Все принятые по умолчанию слева позиции табуляции будут удалены. Фрагмент экрана с горизонтальной линейкой, установленными табуляторами приведен на рис. 2.75.

Рис. 2. . Горизонтальная линейка с установленными позициями табуляции

  •  Нажмите клавишу Tab. Точка ввода переместится к первой позиции табуляции.
  •  На вкладке Вставка группы команд Текст выделите команду Экспресс-блоки. В появившемся списке выберите команду Поле… (рис. 2.76).

Рис. 2. . Установка экспресс - блока Поле 

  •  В диалоговом окне Поле в категории Поля выберите Date "текущая дата" (рис. 2.77). Нажмите на клавишу Tab. Вы переместитесь во вторую колонку.
  •  В диалоговом окне Поле в категории Поля выберите Page "Вставка номера текущей страницы". Через пробел напечатайте текст "стр.". Для перемещения в третью колонку вновь нажмите на клавишу Tab. .
  •  В диалоговом окне Поле в категории Поля выберите Time "Текущая дата".
  •  Выполните форматирование текста, как это показано на рис. 2.74. Создание колонтитулов завершено.

Рис. 2. . Установка параметров поля Date 

 Примечание. Если расположение табуляторов Вас не удовлетворяет, то с помощью мыши перетащите их в нужное место. При этом обращайте внимание на положение вертикальной пунктирной линии, идущей от маркера табуляции через весь текст.

2.6. СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ

Таблица вставляется в текст для занесения табличных данных. Таблицы состоят из строк и столбцов, пересечение которых образует ячейку, в которых могут находиться любые данные, включая рисунки. Существует несколько способов создания таблицы: можно вставить таблицу в документ, указав ее размеры и формат, или нарисовать произвольную таблицу, используя панель инструментов Таблицы, командной вкладки Таблица.

Таблицу можно модифицировать, изменив ее размер, структуру или формат. Форматирование текста осуществляется обычным образом.

Строки и столбцы могут быть добавлены соответствующими командами пункта меню Таблица.

Выделение ячеек – в левой части каждой ячейки располагается полоса выделения. При подводе к ней указателя мыши, он меняет вид на черную жирную стрелку. Щелчок в этой полосе выделяет ячейку. Нажатие клавиши в этой полосе и дальнейшая буксировка выделяет нужное число ячеек. Двойным щелчком можно выделить одну ячейку.

Выделение строк – щелчок (и буксировка) левой кнопкой мыши по полосе выделения строк слева от таблицы.

Выделение столбцов – щелчок (и буксировка) левой кнопкой мыши по полосе выделения столбцов выше таблицы (при этом курсор превращается в маленькую жирную стрелку).

Выделение таблицы – щелкните на кнопке Выделить таблицу над левой верхней ячейкой таблицы. Затем таблицу можно переместить в новое место.

Выделенная ячейка может быть разбита на нужное число ячеек по щелчку правой кнопки мыши и последующего выбора команды  Разбить ячейки .

Несколько выделенных ячеек таблицы могут быть объединены по команде Объединить ячейки .

Если данные не умещаются в ячейках или занимают слишком мало места, измените размер строк или столбцов перетаскиванием их границ.

Чтобы быстро изменить размер всей таблицы, щелкните в любой ячейке, а  затем перетащите рукоятку выделения , которая появится в правом нижнем углу таблицы.

Чтобы вставить (или удалить) строку или столбец, щелкните в ячейке, до или после которой осуществляется вставка. Затем в меню Таблица выделите команду  Вставить (или Удалить рис. 3.35) и щелкните на нужном варианте. Если перед вставкой вы выделили несколько строк или столбцов, Word XP добавит (или удалит) такое же количество строк или столбцов.

Рис. 2. . Вставка/Удаление столбцов и строк таблицы

Кроме того, таблица в текстовом документе применяется для разделения объектов, для которых необходимо применить разное форматирование. Сетка таблицы, показываемая бледным пунктиром, на принтере не печатается. В ячейки таблицы может быть введен текст, вставлены рисунки и другие объекты, создаваемые в Word XP. Например, с помощью таблицы размером 6 на 6 скомпонована таблица (рис. 2.89).

Выполнение задания.

  •  Выйдите из колонтитула и перейдите в основной текст. Курсор установите в начале строки заголовка текста "ИНФОРМАЦИОННОЕ СООБЩЕНИЕ…". Дважды нажмите клавишу Enter для создания пустых строки. На их место затем будет помещен заголовок таблицы и пустая строка – разделитель между таблицей и заголовком.
  •  На командной вкладке Вставка в группе команд Таблицы выберите команду Таблица (рис. 2.79).

Рис. 2. . Начало создания таблицы Word 

  •  Появится диалоговое окно Вставка таблицы (рис. 2.80), в котором выберите команду Вставить таблицу. Укажите: число столбцов – 6, число строк - 6 / ОК.

    

Рис. 2. . Команды диалогового окна Вставка таблицы  

 Примечание. Вставить таблицу можно еще двумя способами. В первом – вам нужно установить курсор в левый верхний квадратик и выделить шесть строк по шесть ячеек (рис. 2.81). Во – втором выделите команду Нарисовать таблицу и, с помощью инструмента Карандаш нарисуйте таблицу размером 6  на 6.

Рис. 2. . Задание размеров таблицы непосредственно в диалоговом окне Вставка таблицы  

  •  Объедините пять ячеек четвертой строки командой  Объединить ячейки. Повторите данную операцию для пятой строки создаваемой таблицы.
  •  Установите ширину столбцов в соответствии с рис. 2.89. В ячейки таблицы введите необходимый текст, выполните вычисления и установите нужное выравнивание.

 Примечание. Если при вводе текста в ячейки таблицы у вас "поедет" правая граница текста, а сам текст будет печататься прописными буквами, то рекомендуем сделать следующее:

Рис. 2. . Контекстное меню форматирования таблицы Word  

  •  Выделите всю таблицу целиком. На командной вкладке Главная в группе  Шрифт щелкните по кнопке со стрелкой в правом углу. В появившемся диалоговом окне Шрифт (рис. 2.14) снимите флажок в опции . Тем самым вы уберете автоматически заданный прописной вид начертания букв. К сожалению, обратной операции -  замены прописных букв на строчные, в данной версии Word не предусмотрено.
  •  Не снимая выделения с таблицы, щелкните по ней правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню выберите команду Свойства таблицы (рис. 2.82).
  •  На вкладке Таблица диалогового окна Свойства таблицы (рис. 2.83) щелкните по кнопке Параметры…..

Рис. 2. . Диалоговое окно Свойства таблицы  

  •  В диалоговом окне Параметры таблицы отключите Параметр автоподбор размеров по содержимому (рис. 2.84). Кроме того, в диалоговом окне Параметры таблицы вы можете изменить интервалы между ячейками и расположения текста в полях ячеек по умолчанию.

Рис. 2. . Диалоговое окно Параметры таблицы  

  •  Для выполнения вычислений используйте встроенный калькулятор. Для этого выделите команду ПУСК / Все программы / Стандартные / Калькулятор.
  •  В заголовке таблицы с помощью командной вкладки  Вставка группы Текст выделите команду  Дата и время (рис. 2.85).  

Рис. 2. . Задание команды Дата и время

  •  В диалоговом окне Дата и время задайте формат  текущей даты (рис. 2.86). Не забудьте установить флажок Обновлять автоматически, для того, чтобы в следующее открытие документа в нем автоматически появилась текущая дата.

Рис. 2. . Диалоговое окно Дата и время

  •  Если потребуется удалять или вставлять границы таблицы, то после выделения нужных ячеек можете использовать команду  Границы вкладки Главная  группы  Абзац (рис. 2.87).

Рис. 2. . Команды задания границ в таблицах Word с помощью панели Внешние границы

  •  Выделите пять ячеек строки "Всего" и нажмите кнопку Нет границ, а затем используя кнопки Нижняя граница, Левая граница, Правая граница (рис. 2.88) задайте нужные границы. А теперь, сделайте вывод, что удобней: сначала объединить ячейки или работать с каждой ячейкой индивидуально.

Рис. 2. . Установка границ в таблицах Word с помощью панели Внешние границы

Результат форматирования таблицы представлен на рис. 2.89.

.

Рис. 2. . Готовая таблица Word 

2.7. ВВОД ФОРМУЛ В ТЕКСТ

Программа для написания формул вызывается кнопкой Формула , расположенной на командной  вкладке Вставка группы Символы (рис. 2.90).

Рис. 2. . Панели конструктора для работы с формулами

В появившуюся рамку вводится формула. Символы, присутствующие на клавиатуре, вводятся с клавиатуры. Недостающие символы выбираются из специальной панели инструментов Символы.

Щелчок по кнопке на панели разворачивает набор символов. Щелчок по символу вставляет символ в формулу. Щелчок вне поля ввода формулы завершает ввод.

Для повторного редактирования формулы нужно щелкнуть по стрелке Параметры формул, расположенной справа от текста (рис. 2.91). Вновь вызывается программа редактирования формул.

Рис. 2. . Открытие панели конструктора для работы с формулами из текста

 Выполнение задания 

Введите формулу, изображенную на рис. 2.92.

Рис. 2. . Формула

  •  Откройте редактор формул. В группе команд Символы (рис. 2.90) раскройте список имеющихся символов (рис. 2.93). Выберите нужный символ.

Рис. 2. . Выбор символа

  •  С помощью клавиатуры введите знаки "пробел",  "равно" и еще один "пробел".
  •  В группе Структура откройте список команды Радикал и выберите требуемую структуру - "Квадратный корень" (рис 2.94).

Рис. 2. . Выбор символа в списке команды Радикал

  •  Под корнем должно находиться дробное выражение. Для этого щелкните в квадратике, расположенном под корнем . В группе Структура откройте список команды Дробь и выберите требуемый тип – "Вертикальная простая дробь" (рис 2.95).

Рис. 2. . Выбор простой дроби в списке команды Дробь

  •  Щелкните по квадратику числителя подкоренного выражения . В группе Структура откройте список команды Крупный оператор и выберите  "Сумма" (рис 2.96).

Рис. 2. . Выбор вида оператора Сумма в списке команды Крупный оператор

  •  Для выбора шаблона символа с верхним и нижним символом в операторе Сумма в группе Структура откройте список команды Индекс и выберите требуемый тип – "Нижний и верхний индексы" (рис 2.97).

Рис. 2. . Выбор вида представления индексов  в списке команды Индекс

  •  Шаблон подготовлен (рис. 2.98). Осталось только записать в нужные места текст (рис. 2.99).

Рис. 2. . Шаблон формулы без записанного в него текста

  •  Установите курсор мыши в окно нижнего индекса и введите с клавиатуры i, установите курсор мыши в окно верхнего индекса и введите 2. Также введите с клавиатуры параметры суммы n и i=1. Переместите курсор в знаменатель и введите n(n-1).

Рис. 2. . Готовая формула

  •  Измените размер формулы. Сначала выделите ее, а затем установите размер шрифта 20 пт.

Создание текстовой части контрольной работы закончено. Ее вид (с обрезанием пустой части листа) показан на рис. 2.100.

2.8. ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР И ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТОВ

Прежде, чем напечатать документ, следует посмотреть, как он будет выглядеть в напечатанном виде.

  •  Для открытия окна предварительного просмотра нажмите кнопку Office , выделите стрелку рядом с пунктом Печать и выберите команду Предварительный просмотр (рис. 2.101) или просто щелкните на кнопке Предварительный просмотр  Панели быстрого доступа.

Рис. 2. . Текстовая часть контрольной работы

Рис. 2. . Вызов предварительного просмотра или печати документа

Документ отобразится в том виде, в котором он будет напечатан, включая колонтитулы (рис. 2.102).

Рис. 2. . Экран предварительного просмотра документа в Word

Панель инструментов Предварительный просмотр содержит кнопки, позволяющие отображать нужное число страниц, переключаться между страницами и изменять масштаб отображения.

Для того чтобы напечатать документ, достаточно щелкнуть по кнопке Печать  на Панели быстрого доступа или в окне  Предварительный просмотр. Документ будет напечатан на заданном по умолчанию принтере с использованием заданных по умолчанию параметров.

Для изменения параметров печати нажмите кнопку Office , выделите стрелку рядом с пунктом Печать и выберите команду Печать. В появившемся диалоговом окне Печать (рис. 2.103) можно выбрать другой принтер, указать число копий документа или диапазон страниц, которые нужно напечатать.

Выполнение задания

  •  Откройте окно предварительного просмотра документа. Ваша контрольная работа отобразится в том виде, в каком оно будет напечатано (рис. 2.102).
  •  Поместите указатель-лупу " + " в верхнюю часть страницы и щелкните кнопкой мыши. Масштаб отображения документа может увеличиться до 300% от  реального размера страницы.
  •  Поместите указатель-лупу " – " в верхнюю часть страницы и щелкните кнопкой мыши. Масштаб отображения документа уменьшится до первоначального.
  •  На панели инструментов щелкните на кнопке Закрыть окно предварительного просмотра . Окно предварительного просмотра закроется, и документ отобразится в обычном режиме просмотра.
  •  Откройте диалоговое окно Печать (рис. 2.103).

Рис. 2. . Диалоговое окно Печать

  •  Если нужно указать другой принтер, щелкните на стрелке поля Принтер имя, выберите принтер из списка.
  •  В нашем случае этого делать не следует, но вы можете установить необходимые параметры печати, используя кнопки диалогового окна.
  •  Если к вашему компьютеру подключен принтер, то можете напечатать документ, щелкнув по кнопке ОК.

На некоторое время вам нужно прервать работу с приложением Word  и перейти в Excel.

Выполнение задания

  •  Для этого нажмите кнопку с изображением дискеты  Сохранить  на Панели быстрого доступа, а затем на кнопку Свернуть  окна Word XP.
  •  Если следующий сеанс работы на компьютере будет не скоро, то приложение Word XP можете закрыть совсем. Для завершения  работы выберите команду Файл / Выход или
  •  Щелкните по кнопке Закрыть окно в зоне заголовка окна или
  •  Нажмите сочетание клавиш Alt + F4.

 2.9. ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПОДГОТОВКИ

  1.  Назначение текстового редактора (процессора) Word 2007 (далее по тексту параграфа просто Word).   
  2.  Как запустить Word?
  3.  Как свернуть/развернуть линейку инструментов на экране в Word?  
  4.  Какие командные вкладки расположены на ленте Word?
  5.  В чем новизна группировки команд в Word 2007?
  6.  Каким образом развернуть окно приложения и окно документа во весь экран?
  7.  Как установить режим разметки страницы в Word?   
  8.  Как установить/скрыть линейку в Word?   
  9.  Каким образом можно изменить параметры страницы: поля, ориентацию, размеры листа в Word?
  10.  Для чего нужен режим непечатаемых символов в Word?   Как его установить/отключить?   
  11.  Как задать параметры шрифта в Word?   
  12.  Как задать параметры абзаца в Word?   
  13.  Как установить масштаб экрана в Word?   
  14.  Что такое темы в Word?   
  15.  В чем отличие команд Файл / Сохранить и Файл / Сохранить как… в Word?    
  16.  Как установить функцию автоматического сохранения документа в Word?   
  17.  Каким образом можно восстановить документы в Word  после возникновения аварийной ситуации?   
  18.  Какие операции перемещения по тексту можно выполнить при нажатой клавише Ctrl в Word?  
  19.  Какие клавиши позволяют быстро перемещаться в начало и конец строки в Word?   
  20.  Что позволяет сделать кнопка Выбор объекта на вертикальной полосе прокрутки в Word?   
  21.  Как выделить слово, несколько слов, строку, предложение, абзац, фрагмент текста, весь текст в Word?   
  22.  Каким образом можно отменить (восстановить) выполненные команды в Word?   
  23.  Какими двумя основными способами можно форматировать текст в Word?   
  24.  Как правильно выделить текст для разбиения его на колонки в Word?   
  25.  Какие возможности имеются у команды Формат рисунка?
  26.  Каким образом выполняется разбиение текста на колонки в Word?   
  27.  Что такое буквица и как ее можно создать в Word?   
  28.  Назначение списков, методы их создания и изменения в Word?   
  29.  Что такое колонтитул? Как его создать, войти и выйти?   
  30.  Как вставить рисованный объект в текст документа в Word?   
  31.  Каким образом можно изменить размер объекта (рисунка) в Word?   
  32.  Какую операцию необходимо выполнить для получения возможности перемещения объекта (рисунка) в другое место документа в Word?  
  33.  Как вызвать программу WordArt в Word? Что она позволяет делать?   
  34.  Каким образом можно создать надпись в Word?   
  35.  Что такое встроенные надписи?
  36.  Как изменить стили оформления надписей?
  37.  Как изменить основной цвет символов объекта (текста)?  
  38.  Как изменить основной цвет рамки и фона объекта (текста)?  
  39.  Опишите процедуру выбора внешнего вида линий вокруг объекта?   
  40.  Каким образом можно выбрать дополнительный цвет для линий и заливки объектов?   
  41.  Как создать градиентную заливку для объекта?   
  42.  Как создать текстурную заливку для объекта?   
  43.  Как создать узорную заливку для объекта?   
  44.  Каким образом можно перейти из верхнего колонтитула в нижний, и наоборот?
  45.  Что такое табуляция? Чем отличаются позиции табуляции по умолчанию и фиксированные? С помощью какой клавиши осуществляется переход между позициями табуляции?
  46.  Каким образом в текст документа можно вставить значения текущей даты, времени и установить номер страницы?
  47.  Расскажите о назначении таблиц  в Word .   
  48.  Каким образом можно вставить (удалить) строки (столбцы) в таблице Word?   
  49.  Какие способы выделения ячеек, строк, столбцов и всей таблицы в Word  вы знаете?   
  50.  Как вставить таблицу в документ в Word?   
  51.  Каким образом можно изменить размер таблицы в Word?   
  52.  Как можно объединить/разъединить ячейки таблицы в Word?   
  53.  Каким образом можно отключить автоподбор размеров по содержимому в таблице Word?
  54.  Каким еще образом можно вставить в документ текущую дату и время?    
  55.  Каким образом рисуются (удаляются) границы таблицы в Word?   
  56.  Как можно просто нарисовать таблицу в Word?   
  57.  Как вызвать программу вставки формулы в текст?
  58.  Для чего предназначена панель конструктора для работы с формулами?   
  59.  Как закончить процесс создания формулы?   
  60.  Как можно редактировать созданную формулу?   
  61.  Можно ли просмотреть внешний вид документа в Word?     
  62.  Каким образом можно изменить масштаб просматриваемого листа документа  Word?   
  63.  Какие два способа печати документа в Word  вы знаете?   
  64.  Как установить параметры печати в Word?   


3. РАБОТА В EXCEL 2007

Вы вновь вернулись в окно своей группы. Теперь вам предстоит ознакомиться с основами работы с MS Office Excel 2007 (далее просто Excel), предназначенного для организации данных в таблицы для документирования, сопоставления и графического представления информации. 

3.1. ЗАГРУЗКА EXCEL  

 Выполнение задания 

Запустите приложение Excel. Это можно выполнить одним из шести способов:

  •  Откройте папку, в которой будет располагаться ваш файл.  Щелкните внутри нее правой кнопкой мыши.  Выделите опцию Microsoft Office Excel Worksheet.  Переименуйте файл в "КР по информатике" (рис. 2.1).

Повторим, то, что было написано для MS Word. По нашему мнению – это наиболее предпочтительный вариант, так как сразу ясно, где будет сохранен ваш документ.

  •  Нажмите кнопку ПУСК на Панели задач / Все программы / Microsoft Office и выберите левой кнопкой мыши команду Microsoft Office Excel 2007 (рис. 2.2)
  •  Нажмите кнопку ПУСК на Панели задач / щелкните по значку Microsoft Excel в левом столбце Панели (рис.3.1).

Рис. 3. . Запуск приложения Excel с использованием Панели кнопки ПУСК

  •  Дважды щелкните по ярлыку запуска Excel (если таковой расположен на рабочем столе – рис. 3.2).

Рис. 3. . Запуск приложения Excel с использованием Ярлыка

  •  Дважды щелкните по значку ранее созданного пустого документа Excel (если таковой уже создан – рис. 3.3)

Рис. 3. . Запуск приложения Excel с использованием ранее созданного документа

  •  Чтобы открыть документ, с которым вы недавно работали, нажмите кнопку Пуск, остановите указатель на пункте Недавние документы и щелкните мышью по документу, который желательно запустить (рис. 3.4).

Рис. 3. . Запуск приложения Excel с использованием поиска недавно созданных документов

Откроется окно приложения.

3.2. НАСТРОЙКА ЭКРАНА

При запуске Excel XP появляется пустой документ (рис. 4.1).

Рис. 3. . Вид рабочего листа документа

Командные вкладки Excel 2007

Рассмотрим краткое описание командных вкладок и содержимое каждой из них.

Командные вкладки в пользовательском интерфейсе Office Excel 2007 (рис. 3.5) упорядочены согласно последовательности задач, которые, как правило, выполняются при работе над различными этапами создания документа.

Вкладка Главная содержит команды, связанные с буфером обмена, выбором шрифтов, настройками текста, форматированием ячеек, стилями, правкой, редактированием таблицы.

Вкладка Вставка содержит инструменты для работы со сводными таблицами, связями между таблицами, добавления  иллюстраций, создания и редактирование диаграмм, организации гиперссылок, вставки надписей, колонтитулов, текстовых объектов и символов в электронную таблицу.

Вкладка Разметка страницы содержит команды для работы с темами, фоновыми изображениями и интервалами между абзацами в документе. Кроме того, здесь можно настраивать параметры страницы и порядок расположения элементов на странице.

Вкладка Формулы облегчает написание формул, позволяет работать с именованными ячейками, находить зависимости между формулами,  а также выбирать режимы пересчета формул.

Вкладка Данные позволяет получать внешние данные из других приложений MS Office, осуществлять сортировку и фильтрацию данных, работать с данными (с текстом, проверять данные, консолидировать их, выполнять анализ "что - если"), просматривать структуру листа, решать задачи по поиску оптимальных решений.

Вкладка Рецензирование содержит все команды, необходимые для проверки (орфография, тезаурус и т.д.) документа и предоставления к нему доступа другим пользователям с целью просмотра. Здесь также имеются команды для добавления комментариев, отслеживания и обработки изменений, сравнения версий и защиты документа.

Вкладка Вид содержит все необходимое для отображения документа различными способами, начиная с базовых представлений документа и заканчивая набором средств отображения для работы с линейками и сетками, а также для работы с несколькими документа ми в нескольких окнах, кроме того, с помощью данной вкладки можно записывать и исполнять макросы.

Вкладка Надстройки позволяют сохранить документы с помощью возможностей PDF – редакторов.

Средства управления отображением документа расположены в правом нижнем углу окна Excel, аналогично тому, как это размещено в Word.

Новый вид листа Excel 2007

Не только лента является новшеством в Excel 2007. Разметка страницы — это тоже новая возможность. Если пользователь уже работал в режиме предварительного просмотра в Microsoft Office Word 2007, ему будет приятно увидеть похожие преимущества и в Excel.

Чтобы увидеть этот новый режим (рис. 3.6)8, выберите команду Разметка страницы на панели инструментов Вид  в правом нижнем углу окна. Можно также перейти на вкладку Вид на ленте, а затем нажать кнопку Разметка страницы в группе Режимы просмотра книги.

Рис. 3. . Новый вид режима разметки страницы в Excel

1. Заголовки столбцов.

2. Заголовки строк.

3. Линейки для полей.

В режиме разметки страницы имеются поля страницы вверху, по сторонам и внизу листа, а также небольшая синяя область между листами. Верхние и нижние линейки предназначены для настройки полей. Линейки можно включать и выключать по мере надобности (установите или снимите флажок Линейка в группе Показать или скрыть на вкладке Вид).

Новый режим позволяет не использовать предварительный просмотр печати для внесения уточнений в лист перед печатью.

В режиме разметки страницы легко добавлять колонтитулы. При вводе данных в области колонтитула открывается вкладка Конструктор, в которой содержатся все команды, необходимые для создания колонтитулов.

Можно просматривать каждый лист книги в наиболее подходящем для него режиме. Просто выберите нужный режим каждого листа на панели инструментов Вид или в группе Режимы просмотра книги на вкладке Вид. Здесь можно выбрать как обычный режим, так и режим разметки страницы.

Внешний вид экрана может зависеть от его разрешения

Все, что было рассмотрено до сих пор, применимо для экрана с высоким разрешением и при максимальном размере окна Excel. В противном случае все может выглядеть по-другому.

Низкое разрешение.   При низком разрешении экрана, например 800 на 600 точек, в некоторых группах ленты могут быть отображены только имена групп, без команд. Щелкните стрелку на кнопке группы, чтобы отобразить команды в группе.

Например, на вкладке Вид в группе Показать или скрыть находится несколько команд для вставки или скрытия различных элементов. На экране с высоким разрешением в группе Показать или скрыть будут отображены все команды. При разрешении 800 на 600 точек на экране появится кнопка Показать или скрыть, а не команды группы.

В этом случае, чтобы отобразить команды в этой группе, щелкните стрелку на кнопке группы Показать или скрыть (рис. 3.7).

Рис. 3. . Группа Показать или скрыть на вкладке Вид при высоком и низком разрешении  

Если при меньшем разрешении для группы выводится только ее имя, эта группа содержит редко используемые команды.

Свернутое окно. Если уменьшить окно приложения Excel, при любом разрешении экрана можно получить такой размер окна, при котором некоторые группы будут представлены только именами групп, и нужно будет щелкнуть стрелку на кнопке группы, чтобы отобразить все команды.

 Выполнение задания 

  •  Щелкните по кнопке Развернуть  в зоне заголовка окна, если после вызова программы ее окно не занимает всего экрана. Проверьте, чтобы полноэкранным было и окно документа.

3.3. СОХРАНЕНИЕ ДАННЫХ И ЗАВЕРШЕНИЕ
РАБОТЫ С EXCEL
 

Сохранение данных и завершение работы с Excel, в основном, выполняется аналогично, как и в Word (п. 2.3).

Результаты вычислений, которые отображаются в окне документа, хранятся в оперативной памяти компьютера. При завершении работы с Excel  он будет утерян. Поэтому, результаты расчетов, нужно записать документ в файл на жесткий диск компьютера или на флеш - память. Тогда его можно будет открыть позже и продолжить работу.

 Выполнение задания 

  •  Щелкните по кнопке Office. Выделите команду Файл / Сохранить как....

Примечание. На этом этапе вы можете выбрать требуемый формат сохранения документа. Если вы предполагаете открывать файл на компьютерах, на которых не стоит Office 2007, то сохраните его в режиме Книга Excel 97-2003. Файл будет сохранен в формате двоичного файла Excel 97 - Excel 2003 (BIFF8), так что его можно будет открыть в Excel версий от Excel 97 до Excel 2003.

Однако учтите, что в этом случае возможна потеря части информации (рис. 3.8).

Рис. 3. . Выбор формата сохранения документа

  •  Выберите свою папку, в которую помещается документ (Например, Рабочий стол / ИМЯ ГРУППЫ) / присвойте документу имя  КР по информатике. Нажмите кнопку Сохранить (рис 3.9.).

Рис. 3. . Диалоговое окно Сохранение документа

  •  Далее через некоторые промежутки времени сохраняйте документ по команде Office / Сохранить или нажимайте кнопку Сохранить  на панели быстрого доступа. Также можно одновременно нажимать клавиши CTRL+S.

 Примечание. В этом случае новая версия документа замещает предыдущую в том же самом файле.

В процессе работы Excel  автоматически сохраняет  документ, чтобы восстановить его в случае зависания программы или отключения питания компьютера.

  •  Чтобы включить функцию автоматического сохранения и указать нужный интервал выделите команду Office / Параметры Excel  / вкладка Сохранение / Автосохранение каждые 1 … 120 минут. Если компьютер перестает отвечать на запросы или неожиданно пропадает электропитание, при следующем запуске Excel открывается файл автовосстановления, который может содержать несохраненную информацию.

3.4. ОСНОВНЫЕ    ПОНЯТИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ EXCEL 

Для увеличения производительности приложения Excel возможности управления памятью, позволявшие использовать в Microsoft Office Excel 2003 1 Гб оперативной памяти, увеличены в Office Excel 2007 до 2 Гб.

Книга  Excel  представляет собой файл, содержащий один или несколько листов.

Окно с заголовком Книга состоит из нескольких рабочих листов (по умолчанию – 3, но может быть установлено любое количество). При открытии рабочей книги автоматически загружаются все ее рабочие листы. На экране виден только верхний лист, остальные представлены ярлычками. Щелкая мышью на ярлыках листов, можно перейти к другому листу.

Рис. 3. . Ярлыки листов с кнопками прокрутки листов

Рабочий лист (электронная таблица) – основной документ, используемый в  Microsoft Excel. Лист состоит из ячеек, упорядоченных в строки и столбцы. Листы всегда хранятся в книге.

Рабочее поле электронной таблицы состоит из строк и столбцов. Максимальное количество строк – 1 048 576, столбцов - 16 384. Excel 2007 обеспечивает увеличение числа строк на 1500% и столбцов на 6300% по сравнению с приложением Microsoft Office Excel 2003.

Пересечение строки и столбца образует ячейку, в которую можно вводить данные (текст, число, дату и время или формулы).

Строки нумеруются цифрами на левой границе рабочего поля.

Столбцы (колонки) нумеруются латинскими буквами на верхней границе рабочего поля. Колонки нумеруются в следующем порядке: AZ, затем AAAZ, затем BABZ и т. д. до XFD.

Каждая ячейка имеет уникальный адрес, состоящий из букв столбца и номера строки. Например, адрес С7 определяет ячейку на пересечении столбца С и строки 7.

Указатель ячейки – прямоугольник с жирными линиями, определяет активную или текущую ячейку. Указатель можно перемещать по таблице мышью или с помощью клавиатуры. Ввод данных и некоторые другие действия по умолчанию относятся  к текущей ячейке.

Блок (область, диапазон) - прямоугольная область смежных ячеек. Блок может состоять из одной или нескольких ячеек, строк или столбцов.  Адрес блока состоит из координат противоположных углов, разделенных двоеточием. Например, А1:С7 - блок из трех столбцов и семи строк, D:F - блок из всех ячеек столбцов D, E и F.

Вместо четырех тысяч разных способов форматирования ячеек теперь их можно использовать неограниченное количество, а максимальное число ссылок на ячейки, составлявшее ранее восемь тысяч, теперь ограничивается только объемом доступной памяти.

Excel 2007 поддерживает до 16-ти миллионов цветов.

3.5. ВЫДЕЛЕНИЕ ЯЧЕЕК, СТОЛБЦОВ, СТРОК, БЛОКОВ, ТАБЛИЦЫ

На листе можно выделить ячейки, строки или столбцы. Можно также перейти в режим редактирования ячейки и выделить все ее содержимое или его часть. Если лист защищен, выделение ячеек и их содержимого невозможно.

Одну ячейку - щелкните ячейку или перейдите в нее с помощью клавиш со стрелками.

Диапазон ячеек – щелкните мышью на начальной (конечной) ячейке блока и, не отпуская кнопку, протяните курсор мыши на конечную (начальную) ячейку (рис. 3.11). В любом случае адрес блока будет Верхняя левая ячейка: Правая нижняя ячейка. Выделенные ячейки и диапазоны отмечаются цветом. Первая выделенная ячейка остается белой.  На печать такое выделение не выводится. Можно выбрать первую ячейку и, удерживая клавишу Shift, щелкните последнюю ячейку.

Рис. 3. . Выделение диапазона ячеек

В правом нижнем углу выделенной ячейки (блока ячеек) появляется черный квадрат, именуемый маркером заполнения. Он используется для  создания последовательности  или "копирования" формул.

Несмежные ячейки или диапазоны ячеек - выделите первую ячейку или диапазон ячеек и, удерживая клавишу Ctrl, выделите остальные ячейки или диапазоны.

Все ячейки листа - Нажмите кнопку Выделить все (рис. 3.12).

Рис. 3. . Выделение всех ячейки листа

Чтобы выделить все ячейки листа, можно также нажать сочетание клавиш Ctrl +A.   Если лист содержит данные, Ctrl +A выделяет текущую область. Повторное нажатие сочетания клавиш Ctrl +A позволяет выделить все ячейки листа.

Всю строку или весь столбец - щелкните мышью на заголовке строки (1) или столбца (2) - рис. 3.13.

Рис. 3. . Выделение строк или столбцов

Несколько смежных столбцов (строк) - не отпуская кнопку после щелчка, протяните мышью по заголовкам столбцов (строк).

Несколько несмежных столбцов (строк) - щелкните заголовок первой строки или первого столбца в области выделения; затем нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, последовательно выберите заголовки других столбцов или строк, которые необходимо добавить к области выделения.

Для перехода к:

Первой или последней ячейке в строке или столбце - щелкните ячейку в строке или столбце, а затем нажмите сочетание клавиш Ctrl +клавиша со стрелкой (стрелка Вправо позволяет перейти к последней первой ячейке строки, стрелка Влево – к первой ячейке строки, а стрелка Вверх или стрелка Вниз позволяет перейти к первой или к последней ячейке столбца).

Первой или последней ячейке листа или всей электронной таблицы Excel - Чтобы выделить первую ячейку листа или всей электронной таблицы Excel, которая содержит данные или форматирование, нажмите сочетание клавиш Ctrl +Home.

Чтобы выделить последнюю ячейку листа или всей электронной таблицы Excel, которая содержит данные или форматирование, нажмите сочетание клавиш Ctrl +END.

Чтобы выделить диапазон ячеек с помощью клавиатуры:

Поместите указатель ячейки на первую ячейку выделяемого диапазона. Нажмите клавишу Shift и, удерживая ее нажатой, расширьте выделяемый диапазон в нужном направлении с помощью клавиш управления курсором. Предыдущие диапазоны останутся выделенными.

Для снятия выделения достаточно щелкнуть мышью по любому невыделенному участку рабочего листа. Новое выделение заменяет предыдущее.

3.6. ВВОД И ИЗМЕНЕНИЕ ДАННЫХ В РАБОЧЕМ ЛИСТЕ

Чтобы поместить данные в ячейку рабочего листа, следует выделить нужную ячейку (блок ячеек), ввести данные и подтвердить ввод.

3.6.1. ВЫПОЛНЕНИЕ ВВОДА ДАННЫХ

Ввод данных в ячейку не зависит от типа вводимых данных. Excel сам определяет, являются ли вводимые данные текстом, числом или формулой по первому вводимому символу. Числа, текст, даты или время можно вводить в одной ячейке, в нескольких ячейках одновременно или на нескольких листах.

  •  Поместите указатель ячейки на нужной ячейке (блоке ячеек).
  •  В строке состояния должно отражаться сообщение Готово. В поле имени левой части строки формул будет указан адрес активной ячейки.

Подтвердите ввод данных в ячейку:

  •  Нажмите клавишу Enter для ячейки (комбинацию клавиш Ctrl + Enter - для блока ячеек) или
  •  Нажмите любую клавишу управления курсором или
  •  Выделите любую другую ячейку листа или
  •  Щелкните мышкой на кнопке Ввод в строке формул .

 Примечание 1. Для отмены текущего ввода данных в ячейку нажмите клавишу Esc, или щелкните мышкой на кнопке Отмена  в строке формул.

 Примечание 2. Для отмены ввода данных в ячейку после подтверждения данной процедуры выберите кнопку Отменить изменения . 

 Примечание 3. Ввод формулы в ячейку завершается только нажатием клавиши Enter или щелчком мышки на кнопке Изменить формулу строки формул. По умолчанию нажатие клавиши Enter перемещает курсор на одну ячейку вниз, а нажатие клавиши Tab — на одну ячейку вправо. Нельзя изменить направление перемещения для клавиши Tab, но можно указать другое направление для клавиши Enter.

 Примечание 4. Вначале вводите данные в ячейки, а затем выполняйте редактирование их внешнего вида.

 Примечание 5. Для  ввода одинаковых данных в несколько ячеек одновременно выделите эти ячейки. Они не обязательно должны быть смежными. Введите данные в активной ячейке и нажмите клавиши Ctrl + Enter.

3.6.2. ВВОД ЧИСЕЛ 

Excel интерпретирует содержимое ячейки как число, если оно состоит только из цифр. При вводе можно также использовать некоторые специальные символы: " " - минус, " , " - запятая, " . " - точка, " / " - знак деления. Числовые значения по умолчанию выровнены по правому краю.

Если ширина введенного числа превышает ширину ячейки, то Excel изображает его в экспоненциальной форме, либо вместо числа ставит символы "###" (при этом число в ячейке будет сохранено полностью). Чтобы отобразить число, увеличьте ширину столбца.

 Примечание. В Excel представление числа в ячейке отличается от сохраненного значения. В большинстве случаев, хотя число отображается округленным, фактически оно округлено только на экране. В вычислениях используется точное значение, которое не отображается.

Если вводимое числовое значение должно быть интерпретировано в качестве текста, то перед числом поставьте символ "апостроф" (одновременное нажатие клавиш Shift + Э в английской раскладке клавиатуры).

Также можно ячейкам заранее задать текстовый формат. Для этого:

  •  Выделите требуемую область ячеек.
  •  На вкладке Начальная страница в группе Числа наведите указатель на пункт Общие, а затем выберите в списке пункт Текст (рис. 3.14).

Рис. 3. . Установка формата представления данных

  •  Введите нужные числа в отформатированной ячейке.

 Примечание 1. Числа, которые были введены перед применением к ячейкам текстового формата, необходимо ввести заново в отформатированные ячейки. 

 Примечание 2. Ввод неправильного десятичного разделителя (точки вместо запятой) превращает его в текст. Обычно в этом случае текстовое представление числа выравнивается по левому краю.

 Примечание 3. Рекомендуем вводить числа с цифровой клавиатуры. Клавиша, на которой изображена точка и слово Del, покажет вам, какой разделитель используется для отделения дробной части. Обычно это "запятая", но иногда при  настройке Windows  в качестве разделителя может быть установлен знак "десятичная точка". В данном пособии в качестве разделителя используется "запятая".

3.6.3. ВВОД ЗНАЧЕНИЙ ДАТЫ И ВРЕМЕНИ

  •  В ячейки рабочего листа можно ввести значения даты в интервале от 01.01.1900 до 31.12.2078. Для разделения отдельных частей значения даты наряду с точкой можно использовать дефис " ".
  •  Введенное время разделяется двоеточием, например,  11:23:34.
  •  Excel обрабатывает значения даты и времени как десятичные числа. Значение даты сохраняется от 1 (01.01.1900) до 65380 (31.12.2078). Значение времени находится в виде десятичной дроби в интервале от 0 до 1. 
  •  Значения даты и времени по умолчанию выравниваются по правому краю.

 Примечание 1. Чтобы ввести текущее время, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+; (точка с запятой).

 Примечание 2. Чтобы ввести дату или время, которые останутся текущими при повторном открытии листа, можно воспользоваться функциями СЕГОДНЯ и ТДАТА, аналогично тому, как это было сделано в текстовом редакторе Word (рис. 2.77).

 Примечание 3. При вводе даты или времени в ячейку они отображаются либо в формате по умолчанию, либо в формате, примененном к ячейке перед вводом даты или времени. Формат даты или времени по умолчанию зависит от параметров даты и времени в диалоговом окне Windows Язык и региональные стандарты (Панель управления). Если изменить эти параметры, то все существующие в книгах значения даты или времени, которые не были отформатированы с помощью команды Формат ячеек, также изменятся.

 Примечание 4. Если необходимо использовать формат даты или времени по умолчанию, выделите ячейку и нажмите клавиши CTRL+SHIFT+# (для даты) или CTRL+SHIFT+@ (для времени).

3.6.4. ВВОД ФОРМУЛ

Формулы представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления на листе. В виде формулы может быть записано арифметическое выражение - последовательность чисел или ссылок на ячейки, объединенных знаками арифметических операций или функциями. Пример написания формулы приведен на рис. 3.159.

Рис. 3. . Элементы формулы

 1. Функции: функция ПИ() возвращает значение числа пи (3,142...).

2.  Ссылки: A2 возвращает значение, хранящееся в ячейке A2.

3.  Константы: числовые или текстовые значения, вводимые непосредственно в формулу, например 2.

4.  Операторы: оператор ^ (знак крышки) возводит число в степень, а оператор * (звездочка) умножает числа.

Формула должна начинаться со знака "равно". Она может содержать до 256 символов, включая пробелы.

По умолчанию после фиксации формулы в ячейке отображается результат вычислений по заданной формуле.

Формула вводится в ячейку и одновременно в строку формул (рис. 3.5), расположенную в верхней части листа рабочей книги Excel.

Дальнейшее редактирование формулы возможно в обоих местах.

Использование констант в формулах

Константа представляет собой готовое (не вычисляемое) значение. Например, дата 22.01.2008, число 123 и текст "Убытки за год" являются константами. Выражение, или его значение, константами не являются.

Операторы в формулах

Операторы определяют способ вычисления результата (значения) на основании отдельных элементов формулы. Excel различает четыре вида операторов:

  •  Арифметические операторы " +, - " - Сложение и Вычитание, " *, / " - Умножение и Деление, " % " - Определение значения процента, " ^ " - Возведение в степень
  •  Операторы сравнения: ИСТИНА или ЛОЖЬ, " = " - Равно, " <,> " - Меньше, больше, " <= " - Меньше или равно, " >= " - Больше или равно, " <> " - Не равно
  •  Текстовый оператор конкатенации

&   Объединяет отдельные фрагменты текста.

Операторы ссылок. Для описания ссылок на диапазоны ячеек используются следующие операторы: (: - двоеточие) - ссылка на диапазон (B5:B15); (; - точка с запятой) - объединяет несколько ссылок в одну (СУММ(B5:B15;D5:D15); (пробел) - пересечение множеств, используется для ссылки на общие ячейки двух диапазонов (B7:D7 C6:C8).

Чтобы написать формулу:

  •  Поместите указатель ячейки на ячейку, в которую вы хотите ввести формулу.
  •  Укажите в качестве первого символа знак равенства клавишей "равно".
  •  Введите часть формулы вплоть до позиции первой ссылки. Формулу следует вводить с клавиатуры как обычный текст, в английской раскладке клавиатуры.
  •  Задайте ссылку на нужную ячейку или на диапазон ячеек. Ссылки могут быть записаны как прописными, так и строчными буквами. Если ссылка задана правильно, то после подтверждения ввода формулы Ехсеl преобразует все буквы в прописные.
  •  Введите оставшуюся часть формулы. Завершите ввод формулы нажатием клавиши Enter.

В ячейке представлен результат вычисления формулы. Саму формулу можно теперь увидеть в строке формул. Однако способ написания формулы вручную нередко требует больших затрат времени и к тому же сопряжен с ошибками.

Чтобы задать ссылки на ячейку методом указания:

  •  Введите часть формулы вплоть до того места, в котором должна быть указана ссылка.
  •  Поместите указатель ячейки на ячейку, ссылка на которую должна быть указана в формуле, щелкнув по ней мышкой.

В формуле в ячейке и в строке формул представлена относительная ссылка на выделенную ячейку

  •  Введите следующий оператор для задания диапазона ячеек или продолжите ввод оставшейся части формулы.
  •  По мере необходимости при вводе оставшейся части формулы задавайте ссылки на ячейки/диапазоны описанным способом. Завершите ввод формулы нажатием клавиши Enter  или щелчком мыши на кнопке Ввод в строке формул (п. 3.6.1).

 Примечание. Нажатием клавиши F4 можно преобразовать относительную ссылку на ячейку в абсолютную.

Порядок выполнения действий в формулах

В некоторых случаях порядок вычисления может повлиять на возвращаемое формулой значение, поэтому для получения нужных результатов важно знать способы определения и изменения этого порядка.

Порядок вычислений

Знак равенства в формуле свидетельствует о том, что последующие знаки составляют формулу. Элементы, следующие за знаком равенства, являются операндами, которые разделены операторами вычислений. Формула вычисляется слева направо в соответствии с определенным порядком для каждого оператора в формуле.

Приоритет оператора

Если в одной формуле используется несколько операторов, операции в Excel выполняются в порядке, показанном в следующей таблице. Если формула содержит операторы с одинаковым приоритетом, например, операторы деления и умножения, они выполняются слева направо.

Приоритет операторов, используемых в формулах Excel

Таблица 3.

Оператор

Описание

: (двоеточие)

(одиночный пробел)

; (точка с запятой)

Операторы ссылок

Знак минус (например, –1)

%

Процент

^

Возведение в степень

* и /

Умножение и деление

+ и –

Сложение и вычитание

&

Объединение двух текстовых строк в одну

=
< >
<=
>=
<>

Сравнение

Использование круглых скобок

Чтобы изменить порядок выполнения, заключите часть формулы, которая должна выполняться первой, в скобки. Например,  скобки вокруг первой части формулы определяют следующий порядок вычислений: определяется значение B4+25, а затем полученный результат делится на сумму значений в ячейках D5, E5 и F5.

= (B4+25)/СУММ(D5:F5).

3.6.5. ВВОД ТЕКСТА

Любые вводимые данные, которая программа не воспринимает в качестве числового значения (п. 3.6.2), даты, времени (п. 3.6.3), или в качестве формулы, интерпретируются программой как текст.

Любые данные, перед которыми при вводе указан апостроф (п.3.6.2), воспринимаются как текст.

Длина текста в одной ячейке - до 255 символов.

По умолчанию текст выравнивается по левому краю.

Если введенный в ячейку текст полностью не помешается в одной ячейке, то он будет отображен поверх расположенной справа пустой ячейки. Если правая ячейка не пуста, то текст на экране будет обрезан по правому краю ячейки  .

3.6.6. РЕДАКТИРОВАНИЕ СОДЕРЖИМОГО ЯЧЕЕК

Редактировать числа, даты, формулы, текст можно активизировав ячейку двойным щелчком левой кнопки мыши или нажав на клавишу F2.

Содержимое ячейки также можно редактировать в Строке формул, где дублируется содержимое активной ячейки. Курсор устанавливается в нужное место Строки формул и редактируется содержание ячейки.

Окончить редактирование можно, только нажав на клавишу Enter или щелкнув мышкой на кнопке Ввод в строке формул (п. 3.6.1).

 Примечание. Для полного изменения данных, находящихся в ячейке, достаточно вновь ввести в нее новые данные. Предыдущее содержимое будет удалено.

Для восстановления/ возвращения отмененных команд сразу после завершения операции нажмите кнопку Отменить  панели быстрого доступа. .

Выполнение задания.

  •  На первом этапе вам надо будет создать таблицу следующего вида (рис. 3.16.):

Рис. 3. . Внешний вид таблицы после ввода исходных данных и форматирования ячеек

  •  В ячейку А1 введите следующий текст - Магазины. Нажмите клавишу клавиатуры Перемещение вправо или клавишу Tab. В ячейку В1 введите текст - Товарооборот план, тыс. руб. Вновь нажмите клавишу Перемещение вправо. Повторяйте эти действия для блока ячеек С1:F1. Не обращайте внимания на то, что текст в ячейках накладывается друг на друга. Немного позже, вы его отформатируете. В ячейку С1 введите текст - Товарооборот факт, тыс. руб., D1 - % выполнения (% вводится одновременным нажатием клавиш Shift + % верхнего ряда клавиш),  E1 - Доля, F1 - Премия, тыс. руб. Результат ввода приведен ниже (на рис. 3.17.)

Рис. 3. . Неформатированный ввод данных заголовков столбцов

  •  Пропустите ячейки A2:A7.  В ячейки В2:С7 введите числа из бланка задания. В ячейку А8 введите текст - Итого, А9 - Максимум.
  •  Номера магазинов (ячейки А2:А7) можно ввести, используя приемы ввода последовательностей.

 Примечание. В ячейках, в которых стоят вопросительные знаки, вам необходимо будет выполнить вычисления.

3.6.7. ЗАПОЛНЕНИЕ ЯЧЕЕК ЗНАЧЕНИЯМИ РЯДОВ ДАННЫХ

После ввода одного или нескольких начальных значений ряда данных можно с помощью операции автозаполнения заполнить выделенные ячейки значениями ряда.

  •  Введите начальное значение ряда и вновь выделите ячейку. В качестве начальных значений ряда можно указывать числа, значения даты и времени, а также порядковые значения, типа "1 квартал".
  •  Перетащите маркер заполнения (черный квадратик в правом нижнем углу ячейки или блока ячеек – рис. 3.11) в нужном направлении. Выделенный ряд ячеек будет заполнен соответствующими значениями.
  •  При перемещении маркера  заполнения вниз или вправо значения ряда возрастают. При перемещении маркера  заполнения вверх или влево значения ряда убывают.

 Примечание. Перетаскивание маркера заполнения влево или вверх и остановка в пределах выделенной области (без пересечения левой или верхней границы) приведет к стиранию выделенных данных. Прежде чем отпустить кнопку мыши, перетащите маркер заполнения за пределы выделенной области

После завершения процесса автозаполнения появится кнопка  Параметры автозаполнения (рис. 3.18). Щелкнув на стрелке, вы можете выбрать один из четырех вариантов заполнения. В вашем случае можно ничего не делать.

Рис. 3. . Контекстное меню кнопки  Параметры автозаполнения

 Примечание 1. Чтобы создать ряд данных с шагом, отличным от единицы, необходимо указать хотя бы два первых значения ряда. Выделите ячейки, содержащие эти значения, и перетащите маркер заполнения для выделенного диапазона.

 Примечание 2. Если при перетаскивании маркера вправо или вниз вы будете удерживать нажатой клавишу Ctrl, то значения будут изменяться на единицу, влево и вверх – на минус единицу.

Выполнение задания

  •  В ячейку А2 введите число 1. Подведите курсор мыши к маркеру заполнения. Курсор превратится в маленький крестик. Нажмите и не отпускайте клавишу Ctrl. Буксируйте маркер заполнения в ячейку А4. При отпускании клавиши мыши выделенная область заполнится последовательностью чисел 1,2,3.
  •  В ячейки А5 и А6 введите числа 3 и 2 соответственно. Выделите область ячеек А5 и А6. Захватите и буксируйте маркер заполнения  (п. 4.5) в ячейку А7. Так как  шаг изменения последовательности равен трем, то в ячейке А7 появится число 1.

Заполните оставшиеся ячейки вопросительными знаками. Для этого:

  •  Выделите диапазон ячеек D2:F9, а затем, при нажатой клавише Ctrl –область B8:C9.
  •  В ячейку выделенную белым цветом введите вопросительный знак.
  •  Держа нажатой клавишу Ctrl, нажмите клавишу Enter. Во все ячейки выделенного диапазона будут введены вопросительные знаки.

Результаты выполненных заданий приведены на рис. 3.19.

Выровняйте все вопросительные знаки по центру, что позволит, в дальнейшем, размещать результаты вычислений посредине ячеек.

Рис. 3. . Вид таблицы после заполнения ее первичными данными

Выполните форматирование заголовков столбцов в диапазоне ячеек А1:F1:

  •  Вначале выделите весь диапазон. Для этого установите курсор в ячейку А1 и, не отпуская левой кнопки мыши, переместите курсор  в ячейку F1. 

Результат выделения будет иметь следующий вид (рис.3.20):

Рис. 3. . Результаты выделения данных заголовков столбцов

  •  На вкладке Главная в  группе команд Выравнивание последовательно выберите команды Перенос по словам , Выровнять по середине  (в вертикальном направлении), По центру  (в горизонтальном направлении), а затем Ориентация  (рис. 3.21).

 

Рис. 3. . Команды выравнивания текста по вертикали и горизонтали

  •  В открывшемся списке выберите опцию Повернуть текст вверх.

Результат форматирования заголовка показан на рис. 3.22.

Рис. 3. . Результат форматирования заголовка

Если вы предпочитаете выравнивания текста по технологиям предыдущей версии Excel, то:

  •  В  группе команд Выравнивание щелкните по стрелке, расположенной в правом нижнем углу. В открывшемся диалогов окне установите параметры, как показано на рис. 3.23 и 3.24.

Рис. 3. . Диалоговое окно Формат ячеек с установленными параметрами

  •  С помощью мыши установите все значения, как показано на рис. 3.23:

Выравнивание по вертикали - по центру;

Выравнивание по горизонтали - по центру;

Отображение - переносить по словам;

Ориентация - слово НАДПИСЬ переместите из горизонтального положения в вертикальное.

Рис. 3. . Меню выбора выравнивания текста

  •  Установите курсор мыши в заголовке строк (между первой и второй строкой) и при нажатой левой кнопки мыши увеличьте высоту первой строки (рис. 3.25) таким образом, чтобы текст в ячейках А3:F3 стал выглядеть как на рис. 3.22.

Рис. 3. . Изменение высоты строки с помощью мыши

3.7. ВСТАВКА, УДАЛЕНИЕ СТОЛБЦОВ, СТРОК И ЯЧЕЕК

К созданной на листе таблице  Excel можно легко добавлять строки и столбцы. Можно быстро добавить пустую строку в конец таблицы, включить в таблицу смежные строки или столбцы, вставить строки и столбцы таблицы в любое место.

При необходимости строки и столбцы можно удалить. Можно также быстро удалить строки, содержащие одинаковые данные.

Добавление пустой строки в конец таблицы

  •  В последней строке таблицы выделите ячейку и нажмите клавишу Enter. Если нажать клавишу Tab в последней ячейке последней строки, то в конец таблицы также будет добавлена пустая строка. Если в таблице отображена строка итогов, то при нажатии клавиши Tab в последней ячейке этой строки новая строка добавлена не будет.

Добавление строк или столбцов в таблицу

Выполните одно из следующих действий:

  •  Чтобы добавить в таблицу строку, введите значение или текст в ячейку, расположенную непосредственно под таблицей.
  •  Чтобы добавить в таблицу столбец, введите значение или текст в ячейку, расположенную справа от таблицы.
  •  Чтобы добавить строки или столбцы с помощью мыши, переместите метку изменения размера, находящуюся в нижнем правом углу таблицы, вниз (будут добавлены строки) или вправо (будут добавлены столбцы) – рис. 3.26.

Рис. 3. . Добавление строки или столбца в таблицу с помощью мыши

Вставка строк или столбцов в таблицу

  •  Чтобы вставить одну строку – выделите строку в указателе строк (несколько строк – выделите необходимое количество строк – рис. 3.13), затем подведите курсор к выделенному диапазону. Щелкните в его площади правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню (рис. 3.26) выделите команду Вставить.

Таблица будет разрезана вдоль, добавится новая строка (строки), существующие строки будут смещены вниз.

Вставка столбцов выполняется аналогично, с учетом того, что существующие столбцы будут сдвинуты вправо.

Рис. 3. . Контекстное меню вставки или удаления строк или столбцов таблицы

Вставка блока ячеек в таблицу

  •  Для вставки ячеек  (блока ячеек) выделите ячейку (диапазон ячеек). Щелкните в выделенном диапазоне правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню  (рис. 3.28) выберите команду Вставить, а затем установите переключатель в одном из положений.

Рис. 3. .  Контекстное меню Добавление ячеек

Вставка строк или столбцов в таблицу с помощью команд меню

  •  На вкладке Главная в группе Ячейки щелкните стрелку рядом с кнопкой Вставить  (рис. 3.29.а) и выделите требуемое действие (рис. 3.29.б).

 

                       а                                            б

Рис. 3. .  Вставка строк или столбцов в таблицу с помощью команд меню

Удаление столбцов, строк и ячеек выполняется аналогично их вставке, за исключением того, что вместо команды Добавить  выбирается команда Удалить.

Выполнение задания

  •  Выполните добавление произвольного количества столбцов, строк и ячеек в таблице, а затем удалите их до исходного состояния.

3.8. ВЫПОЛНЕНИЕ ВЫЧИСЛЕНИЙ В ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕ

Перед началом вычислений удалите все вопросительные знаки, проставленные вами для изучения процедуры ввода данных сразу в нескольких ячейках (рис. 3.19).

Выполнение задания

  •  Выполните суммирование в столбцах Товарооборот план, тыс. руб. одним из трех способов:
  •  Выделите блок ячеек В2:В8. Щелкните по кнопке Сумма  командной вкладки Главная группы команд Редактирование. В ячейке В8 появится значение 2267.
  •  Удалите  содержимое ячейки В8.
  •  Вновь сделайте активной ячейку В8. Щелкните по кнопке Сумма. Вокруг блока ячеек В2:В7 появится движущаяся рамка (рис. 3.30). Если вы согласны с выделенным диапазоном, то завершите ввод формулы, в противном случае левой кнопкой мыши выделите нужный диапазон ячеек (рис. 3.11) и завершите ввод формулы.
  •  Самостоятельно напишите формулу = СУММ(В2:В7).

 Примечание. Автор не рекомендует вручную писать формулы, так как любая неточность при написании текста может привести к ошибке. Наиболее часто забывают перейти на английский язык или не обращают внимание на наличие или отсутствие пробелов.

Рис. 3. .  Функция СУММ

  •  Перетащите маркер ячейки (рис. 3.11) В8 в ячейку С8 (рис.3.31). Должно получиться число 2533. Формула изменит вид с = СУММ(В2:В7) на = СУММ(С2:С7). В этом случае будет задействован принцип "относительности" ссылок.

Рис. 3. .  Создание формулы с помощью механизма "относительности" ссылок

В ячейке В9 подсчитайте максимальное значение фактических товарооборотов с помощью функции МАКС(В2:В7).

  •  Сделайте активной ячейку В9. Щелкните по списку  кнопки Сумма  командной вкладки Главная группы команд Редактирование  (рис. 3.32). Выберите команду Максимум. Однако результат ее действия вас удивит (рис. 3.33.а).

Рис. 3. .  Вызов функции из списка кнопки Сумма  

            

   а              б

Рис. 3. .  Результат действия функции  МАКС

Вместо требуемого вам интервала В2:В7 у вас на экране отразится выделение блока ячеек В2:В8.

  •  Подведите курсор к правому нижнему маркеру, чтобы он принял вид разнонаправленной стрелки (рис. 3.33. б) и переместите его из ячейки В8 в В7. Завершите ввод формулы. В результате должно получиться число 465.

Ввод аналогичной формулы для ячейки С9 выполним по - другому.

  •  Сделайте активной ячейку С9. Можете щелкнуть по списку  кнопки Сумма  командной вкладки Главная группы команд Редактирование (рис. 3.32)  и выбрать там опцию Другие функции или щелкните на кнопку командной строки Вставить функцию . В обоих случаях перед вами откроется окно Мастер функций.
  •  В окне Категории (рис. 3.34) выберите Статистические, а в окне  Выберите функцию – МАКС.
  •  В окне Число 1 (рис.3.35) показано выделение области С2:С8. Но вы уже знаете, что это неправильно, поэтому нажмите на кнопку  Перехода в правой части окна и самостоятельно выделите необходимый диапазон ячеек С2:С7 или напишите его сами в английской раскладке клавиатуры.
  •  Вновь щелкните по  кнопке Перехода для возврата во второе окно мастера функций.

Рис. 3. .  Окно Мастер функций

  •  Нажмите клавишу Enter или щелкните по кнопке ОК.

В ячейке появится значение 541.

Рис. 3. . Диалоговое окно функции расчета максимального значения Макс

 Примечание. Создание формулы определения максимального значения для планового товарооборота можно выполнить с помощью механизма относительных ссылок, как это уже было сделано ранее (рис. 3.31).

  •  Процент выполнения плана вычисляется делением значений ячеек столбца Товарооборот факт на Товарооборот план. Установите курсор в ячейке D2. Нажмите клавишу "=". В ячейке и в Строке формул появится знак "=". Щелкните левой кнопкой мыши в ячейке С2. На цифровой клавиатуре нажмите кнопку "/". Затем щелкните в ячейке В2. В результате будет написана  следующая формула =С2/В2. Закончите ввод формулы (п.3.6.1). Результат будет иметь следующий вид - 1,439252.
  •  Заполните ячейки D3:D8 формулой из ячейки D2 с помощью Маркера заполнения. Установите курсор на маркере заполнения (рис. 3.11) и, не отпуская левой клавиши мыши, переместите маркер из ячейки D2 до ячейки D8. При перемещении маркера вниз будут увеличиваться номера строк в формуле.
  •  Эти же формулы можно написать по-другому. Выделите блок ячеек D2:D8. В ячейку D2 введите формулу =С2/В2. Нажмите сочетание клавиш Ctrl + Enter. Во всех ячейках выделенного диапазона появятся нужные формулы.
  •  И совсем легкий способ тиражирования формул. Дважды щелкните по маркеру заполнения ячейки D2. Произойдет заполнение формулой ячейки в интервале ячеек D3:D9. Очистите  лишние ячейки. В данном случае – это D9.

Во всех трех случаях результат вычислений может принять следующий вид (рис. 3.36).

Рис. 3. . Вычисление % выполнения плана (без форматирования)

 Примечание. Обратите внимание, что процент выполнения плана товарооборота считается по формуле, аналогичной для каждой группы товаров. Суммирование процентов приведет к смешному результату. Сравните, в первом случае имеем 133,73 %, а во втором - 683,77 %.

Подсчитайте удельный вес каждой группы товаров каждого магазина в общем фактическом товарообороте, как отношение фактического товарооборота к суммарному фактическому товарообороту по всем группам товаров всех магазинов:

  •  В ячейку Е2 введите следующую формулу =С2/С8.
  •  Любым способом заполните ячейки Е3:Е8 формулой из ячейки Е2 . При перемещении вниз будут увеличиваться номера строк в формуле, что приведет к появлению сообщения #ДЕЛ/0! (рис. 3.37.а). Действительно, при перемещении маркера заполнения вниз увеличивается адрес ячейки, а он во всех формулах должен быть С8. Решить эту проблему можно тремя путями:

         

  а          б

Рис. 3. . Вычисление доли по формуле без фиксации итогового товарооборота

  •  Сделайте активной ячейку Е2. Дважды щелкните в этой ячейке или переместите курсор в строку формул. Курсор установите после текста С8 (в ячейке или строке формул) и нажмите клавишу F4 столько раз, пока вместо  текста С8 не появится $С$8. Адрес ячейки с суммарным товарооборотом стал абсолютным и при дальнейшем заполнении интервала Е3:Е8 не будет изменяться (рис. 3.37.б).
  •   Можете сразу написать правильную формулу. Выделите блок ячеек Е2:Е8. В ячейку Е2 введите формулу = С2/$С$8. Нажмите сочетание клавиш Ctrl + Enter. Во всех ячейках выделенного диапазона появятся нужные формулы. А можно просто ввести правильную формулу = C2/$С$8.
  •  Выделите ячейки D2:D8. Установите в них процентный формат, нажав на кнопку Процентный формат  командной вкладки Главная, группы команд Число (рис. 3.38)
  •  Увеличьте точность полученного значения до двух знаков после запятой. Для этого достаточно несколько раз щелкнуть по кнопкам Увеличить разрядность или Уменьшить разрядность  группы команд Число.

Рис. 3. . Группа команд Число 

  •  Выделите ячейки Е2:Е8. В группе команд Число щелкните на стрелке в правом нижнем углу. Откроется диалоговое окно Формат ячеек предыдущих версий Excel. На вкладке Выравнивание установите параметры, как на рис. 3.39.

Рис. 3. . Установка параметров чисел в диалоговом  окне Формат ячеек

Результат форматирования чисел показан на рис. 3.40.

Рис. 3. . Результат форматирования ячеек

Величина премиального фонда каждого магазина определяется в размере 20 % от положительной разницы между фактическим и плановым товарооборотом по каждой группе товаров, только в случае, если отношение фактического и планового товарооборота магазина по группе товаров превышает 100 %. Премию можно рассчитать следующим способом:

  •  Установите курсор в ячейке F2.
  •  Щелкните по кнопке  командной строки Вставить функцию. В категории Логические выберите функцию Если (рис.3.41.).
  •  В окне Лог_выражение введите условия выполнения плана свыше 100 %. Для этого щелкните в ячейке D2 (% выполнения плана), перейдите на английскую раскладку клавиатуры, Комбинацией клавиш Shift + Ю введите знак "больше", затем напишите 100 %. Если, вместо % вы напишете просто число 100, то оно будет умножено на 100. Поэтому, вместо 100 % можно написать 1. Признаком правильного написания формулы является появление справа от окна текста =ИСТИНА.
  •  В окне Значение_если_истина напишите формулу, по которой 20 % от перевыполнения плана товарооборота пойдет на премирование сотрудников =20%*(С2-В2). Признаком правильного написания формулы является появление справа от окна текста = 28,2.
  •  В окне Значение_если_ложь, напечатайте какое–либо сочувственное выражение, например "Увы!".
  •  Если все выполнено верно, то в диалоговом окне Аргументы функции в двух местах появится значение 28,2.
  •  Нажмите кнопку ОК. В ячейке  появится найденное значение.

Рис. 3. . Диалоговое окно функции  Если

  •  Щелкните правой кнопкой мыши в ячейку F2. В появившемся контекстном меню выберите команду  Копировать. Вокруг ячейки появится движущееся обрамление. Содержимое ячейки будет скопировано в буфер обмена.
  •  Выделите ячейки F3:F7. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте выбранного диапазона. В появившемся контекстном меню выберите команду  Вставить.  Во всех ячейках диапазона появились значения.

В правом нижнем углу диапазона появится кнопка Параметры вставки . Пока она вам не понадобится.

  •  В ячейке F8 подсчитайте суммарное значение начисленной премии по всей фирме, как =СУMM(F2:F7).
  •  Подсчитайте максимальное значение для каждого столбца. Вы уже выполнили такой подсчет для ячеек А2:А7 и В2:В7. Для этого выполните копирование содержимого ячейки C9 в интервал ячеек D9:F9:

Рис. 3. . Копирование ячейки таблицы

В ячейках появятся следующие значения (рис. 3.43). Видно, что формат чисел не тот, что вам нужен.

Рис. 3. . Фрагмент расчетной таблицы  без форматирования ячеек

Можно вновь выполнить операции форматирования, как это вы уже делали, но воспользуемся кнопкой Формат по образцу  командной вкладки Главная группы команд Буфер обмена.

  •  Выделите интервал ячеек D8:F8. Щелкните левой кнопкой мыши на кнопке Формат по образцу. Тем самым вы задали образец формата.
  •  Выделите интервал ячеек D9:F9. Формат ячеек будет преобразован по выделенному образцу (рис. 3.44.)

Рис. 3. . Фрагмент расчетной таблицы  после форматирования ячеек с помощью кнопки Формат по образцу

 Примечание. Если вы выполните двойной щелчок на кнопке Формат по образцу, то вы имеете возможность многократного использования выбранного формата. Для отмены форматирования вновь щелкните на кнопке Формат по образцу.

Вычисления закончены. Приступайте к оформлению таблицы.

3.9. ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ 

Ячейки таблицы не имеют обрамления.

  •  Для проверки этого щелкните левой кнопкой мыши на кнопке Предварительный просмотр  Панели быстрого доступа (рис. 3.45).

Рис. 3. . Вид таблицы  в окне предварительного просмотра

  •  Вернуться на Рабочий лист  можно, щелкнув на кнопке Закрыть окно предварительного просмотра , или нажав на клавишу ESC.

Выполнение задания

Для выполнения обрамления ячеек рабочего листа необходимо выполнить следующее:

  •  Выделите левой кнопкой мыши всю таблицу целиком, начиная с ячейки А1 до ячейки F9.
  •  Щелкните на стрелке кнопки Границы вкладки Главная группы команд Шрифт (рис. 3.46).
  •  Выберите Все границы. Каждая ячейка выбранного блока будет обрамлена тонкой линией.
  •  Не снимая выделения, вновь откройте варианты обрамления, и выберите в них Толстая внешняя граница. Вокруг таблицы будет проведена утолщенная линия.
  •  Выделите ячейки A1:F1. В вариантах обрамления выделите Сдвоенная нижняя граница.

Рис. 3. . Опции команды Граница

Снимите выделение. Все ячейки таблицы будут обрамлены.

Для выполнения заливки шапки таблицы необходимо выполнить следующее:

  •  Выделите ячейки A1:F1. Щелкните на стрелке кнопки Цвет заливки вкладки Главная группы команд Шрифт (рис. 3.47).
  •  Выберите цвет заливки. Подробно о заливке можно посмотреть в п. 2.5.4 данного пособия. Каждая ячейка выбранного интервала будет залита выбранным цветом.

Рис. 3. . Выбор цвета заливки ячеек таблицы

 Примечание. Не увлекайтесь темными цветами и не делайте слишком разноцветной таблицу. Далее, нам неоднократно понадобится выделение частей таблицы, а это будет затруднено, при ее излишней пестроте.

  •  Щелкните по кнопке Предварительный просмотр  Панели быстрого доступа. Результат полностью оформленной таблицы виден на рис. 3.48.

Рис. 3. . Окончательный вид таблицы  в окне предварительного просмотра

Для придания более наглядного вида и подведения итогов созданную таблицу необходимо отсортировать.

3.10. СОРТИРОВКА ТАБЛИЦЫ

Сортировка данных — это средство, интегрированное в анализ данных Excel. Сортировка данных помогает лучше осмысливать данные, организовывать и находить необходимые сведения и в результате принимать более эффективные решения.

Таблицы можно сортировать по строкам и столбцам.

Строки таблицы можно отсортировать в алфавитном, числовом или хронологическом порядке не более чем по 63 ключевым столбцам. В старой версии таких ключей было всего три.

3.10.1. ПОРЯДОК СОРТИРОВКИ

Для каждого столбца электронной таблицы можно задать возрастающий или убывающий порядок сортировки.

Возрастающий порядок сортировки:

  •  Числа будут отсортированы от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа.
  •  Значение даты и времени будут отсортированы от наиболее раннего значения, до наиболее позднего.
  •  Текст будет отсортирован по алфавиту последовательно по знакам слева направо. Текст, в том числе содержащий числа в текстовом формате, сортируется в следующем порядке:
  •  0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (пробел) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z А Б В Г Д Е Ё Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ Ы Ь Э Ю Я. Апострофы (') и дефисы (-) игнорируются.
  •  При учете регистра текста сначала будут учитываться прописные, а затем заглавные буквы: а, А, б, Б….
  •  Логические значения будут отсортированы сначала по значению Ложь, а затем - по Истина.
  •  Ошибки будут отсортированы в порядке их появления.
  •  Пустые ячейки будут отображены в конце отсортированного списка.

Убывающий порядок сортировки:

Строки электронной таблицы сортируются в обратном описанному выше порядку. Пустые ячейки по-прежнему будут размещены в конце списка.

Порядок сортировки определяется самим пользователем.

Кроме сортировки по умолчанию возможно применение пользовательского порядка сортировки.

 Примечание. Перед началом сортировки выделите диапазон сортируемых строк (п. 3.5), прихватив в него строку заголовка и не включив строки, которые не нужно сортировать, например, итоговые или заголовочные строки.

3.10.2. СОРТИРОВКА СТРОК ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ

Выполнение задания

  •  Выделите диапазон сортируемых строк, в нашем случае это блок ячеек (п.4.5)  А1:F7, а затем выберите команду Сортировка и фильтр в группе команд Редактирование вкладки Главная (рис. 3.49).
  •  Если вы выберите опции Сортировка от минимального к максимальному или Сортировка от максимального к минимальному, то упорядочение будет проведено по самому левому столбцу.

Рис. 3. . Выбор команды сортировка

  •  Для наших целей этого будет достаточно, но вы выберите Настраиваемая сортировка (рис. 3.50).

Рис. 3. . Диалоговое окно Сортировка

  •  В диалоговом окне Сортировка в поле Сортировать по выберите имя поля "Магазины", а ПорядокПо возрастанию.
  •  Если требуется введение дополнительного поля для сортировки, то щелчком на кнопку Добавить уровень  вы можете ввести новое ключевое поле для сортировки, а кнопкой  Удалить уровень  убрать его. Всего можно вводить до 64 уровней сортировки.

 Примечание 1. В случае простого щелчка в области таблицы, автоматически будет выделена вся таблица в интервале А1:F9, а это неверно, так как в диапазон попадут строки Итог и Максимум.

 Примечание 2. Если справа от выделяемой таблицы отсутствуют вычисляемые ячейки, то для ускорения процесса выделения можно просто выделить строки (п.3.5) с первой по седьмую, а не диапазон ячеек А1:F7.

 Примечание 3. Для вашей задачи это делать не надо, но для задания сортировки столбцов диапазона можете нажать в диалоговом окне Сортировка кнопку Параметры, в окне диалога Параметры сортировки в группе Сортировать установите переключатель в положение столбцы диапазона (рис. 3.51).

Рис. 3. . Диалоговое окно Параметры сортировки

Данный вариант таблицы будет основным для последующих операций.

3.11. ПОДВЕДЕНИЕ ПРОМЕЖУТОЧНЫХ ИТОГОВ

Вам необходимо подвести промежуточные и общий итоги по столбцам Товарооборот план, Товарооборот факт, Премия, Доля для каждого магазина.

Выполнение задания

Для того чтобы не испортить имеющуюся таблицу, выполните ее копирование в том же Рабочем листе:

  •  Левой кнопкой мыши выделите ячейки А1:F9 или строки (п.3.5) с первой по девятую.
  •  Щелкните правой кнопкой мыши в выделенном диапазоне ячеек. Выберите команду Копировать.
  •  Щелкните правой кнопкой мыши в ячейке А11. Выберите команду Вставить.

В ячейках А11:F19 появится дубль основной таблицы (рис.3.52). Далее работаем только с дублем.

Перед подведением промежуточных итогов обязательно выполнение сортировки и желательно удаление лишних строк. В нашем случае сортировка по возрастанию номеров магазинов уже выполнена. Осталось удалить строки 18 – "Итог" и 19 – "Максимум".

Рис. 3. . Дубль основной таблицы со всеми вычислениями и отсортированными строками

Выполнение задания

  •  Левой кнопкой мыши выделите номера строк 18 и 19 в заголовке строк. Строки будут закрашены темным цветом.
  •  Щелкните правой кнопкой мыши в выделенном диапазоне и выберите команду Удалить.

Строки 18 – "Итог" и 19 – "Максимум" будут удалены.

  •  Щелкните мышью в получившейся  таблице или выделите ячейки А11:F17.
  •  На вкладке  Данные в группе команд Структура выделите команду  Промежуточные итоги (рис. 3.53).

Рис. 3. . Выбор команды Промежуточные итоги

  •  В диалоговом окне Промежуточные итоги (рис. 3.54) из списка При каждом изменении в выберите поле "Магазины".

   

       а           б

Рис. 3. . Диалоговое окно Промежуточные итоги (а) и с одним из раскрытых меню (б)

  •  В списке Операция (рис. 3.54.б) укажите функцию, которая должна использоваться при определении промежуточных итогов. Если поле, по которому будут определены промежуточные итоги, содержит числовые значения, программа автоматически выберет из списка функцию Сумма. В противном случае это будет Количество значений. 
  •  В поле Добавить итоги по (рис. 3.54.а) укажите поля, по которым должны быть определены промежуточные итоги "Товарооборот план" и "Товарооборот факт", а также "Премия" и "Доля". При первом открытии диалога по умолчанию выбрано последнее поле "Премия". При необходимости перемещайтесь внутри окна с помощью стрелок перемещения.
  •  По умолчанию промежуточные итоги будут отображены под отдельными группами записей, а общий итог в конце списка, но можете это изменить. Установите флажок Заменять текущие итог, для последующих автоматических пересчетов результатов при изменении детальных данных.
  •  Если отдельные группы записей должны быть расположены и выведены на печать на различных страницах, установите флажок Конец страницы между группами. Для данного примера флажок не устанавливайте.
  •  Результаты подведения итогов приведены на рис. 3.55 …3.57.  

Рис. 3. . Результаты подведения итогов при открытии всех деталей

  •  Щелкните на кнопке "минус" в строке "1 Итог". Детальные данные будут скрыты. "Минус" превратился в "плюс". Промежуточные результаты будут удалены. Останется только итог по первому магазину.
  •  Щелкните по цифре "один" в левом верхнем углу списка. Будут сокрыты все детали и  подведены итоги по всем организациям в целом (рис. 3.56).

Рис. 3. . Результаты подведения итогов при сокрытии всех деталей

  •  Щелкните по цифре "два" в левом верхнем углу списка. Будут подведены итоги по каждому магазину и по всем магазинам в целом (рис. 3.57). Этот вариант таблицы вам понадобится для разработки диаграммы.

Рис. 3. . Результаты подведения итогов для второго уровня группировки

 Примечание (посмотрите, но выполняйте только в случае неправильного подведения итогов).

Для удаления всех итогов в диалоговом окне Промежуточные итоги нажмите кнопку Убрать все (рис. 3.54). После этого вы можете подводить новые итоги.

Таблица с группировкой по магазинам послужит вам основой для изучения способов создания и редактирования диаграмм и графиков.

3.12. СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДИАГРАММ

Одним из наиболее эффективных средств анализа информации, содержащейся в таблицах данных, является диаграмма.  Использование диаграмм позволяет выявить закономерности, мимо которых вы могли бы пройти, не прибегая к их помощи. Это становится особенно ощутимым, когда производится анализ сложных процессов, таких, как деятельность любого предприятия. "Сухие" цифры отчета, безусловно, информативны, и без них никакой анализ в принципе невозможен. Но только диаграмма  позволяет проследить динамику процесса на его различных стадиях.

Для представления одной и той же информации можно использовать различные типы диаграмм, дополняющие друг друга и позволяющие вскрыть различные закономерности процесса.

Выбрав тип, макет и стиль диаграммы, которые в новой версии Excel 2007 всегда доступны на ленте, каждую диаграмму можно быстро и профессионально обработать. Чтобы упростить дальнейшую работу, сохраните полезные диаграммы в качестве шаблонов диаграмм, которые впоследствии нужно лишь немного изменить, чтобы создать новую диаграмму.

 Примечание. Несмотря на все прелести использования диаграмм для анализа данных, к выбору их типа надо относиться продуманно. Иначе, как и всякое средство статистического анализа данных, оно может привести вас к ложным выводам.

Для примера рассмотрим создание объемной гистограммы и объемной круговой диаграммы.

3.12.1. СОЗДАНИЕ И ФОРМАТИРОВАНИЕ ДИАГРАММЫ (ОБЪЕМНОЙ ГИСТОГРАММЫ) 

 Выполнение задания

Создайте диаграмму, сравнивающую плановые и фактические товарообороты по всем магазинам, ее форматирование до вида, указанного на рис. 3.73

  •  Чтобы создать в Excel базовую диаграмму, которую впоследствии можно изменять и форматировать, выделите ячейки А11:С20 (итоги по столбцам "Магазины", "Товарооборот план" и "Товарооборот факт", вместе с заголовками).
  •  На вкладке Вставка группы Диаграммы (рис. 3.58) выберите нужный тип диаграммы  - Объемная гистограмма с группировкой (рис. 3.59).

Рис. 3. . Представление группы команд Диаграммы на ленте

Рис. 3. . Выбор нужного типа диаграммы

Результатом такого выбора станет появление базовой диаграммы (рис. 3.60), которую предстоит форматировать.

Рис. 3. . Базовая диаграмма перед форматированием

  •  Переместите диаграмму таким образом, чтобы ее левый верхний край был установлен  в ячейку А22, а сама диаграмма не перекрывала таблицу.

Изменение диаграмм

Создав диаграмму, можно вносить в нее изменения. Например, можно изменить вид осей, добавить название диаграммы, переместить или скрыть легенду, а также добавить дополнительные элементы диаграммы.

Имеются следующие возможности изменения диаграммы:

  •  Изменение вида осей диаграммы.  Можно указать масштаб осей и изменить промежутки между значениями или категориями. Для удобства чтения диаграммы можно добавить на оси деления и указать величину промежутков между ними. Делениями называются маленькие метки единиц измерения, пересекающие ось и похожие на деления линейки. Подписи делений идентифицируют категории, значения и ряды на диаграмме.
  •  Добавление к диаграмме названия и подписи.  Для пояснения отображенных на диаграмме данных можно добавить название диаграммы, названия осей и подписи данных. Подпись данных -  дополнительные сведения о маркере данных, представляющем одну точку данных или значение ячейки листа.
  •  Добавление легенды и таблицы данных.  Можно отобразить или скрыть легенду либо изменить ее расположение. В некоторых диаграммах также можно отобразить таблицу данных и значения, представленные на диаграмме. Легенда – это рамка, в которой определяются узоры или цвета рядов или категорий данных на диаграмме. Таблица данных – это диапазон ячеек, содержащий результаты подстановки различных значений в одну или несколько формул. Ключи легенды – это символы в легенде, показывающие узоры и цвета, соответствующие рядам (или категориям) данных на диаграмме. Форматирование ключа легенды также применяется к соответствующему маркеру данных.

Применение встроенных стилей и макетов диаграмм для профессионального оформления

Вместо того, чтобы добавлять элементы диаграммы и форматировать их вручную, можно быстро применить к своим данным встроенный макет или стиль диаграммы. В приложении Excel существует много удобных встроенных макетов и стилей, из которых можно выбрать нужный. После этого при необходимости можно уточнить и настроить макет или стиль вручную, изменяя макет или форматирование отдельных элементов диаграммы. При использовании встроенного макета диаграммы на ней в определенном порядке отображается набор элементов. Можно подобрать подходящий макет из предоставленных диаграмм конкретного типа.

При использовании встроенного стиля диаграммы ее форматирование основано на примененной теме, аналогично тому, как это вы уже использовали в Word 2007. Тема - это сочетание цветов, шрифтов и эффектов. Тему можно применить к файлу как единый элемент.

 Примечание. Собственные стили или макеты диаграмм создавать нельзя, но можно создать шаблоны диаграмм, содержащие нужный макет и форматирование диаграммы.

  •  Дважды щелкните в области диаграммы. Откроется Конструктор  для работы с диаграммами (рис. 3.61).

Рис. 3. . Представление ленты Конструктор  для работы с диаграммами

  •  Откройте группу команд Стили диаграмм и выберите в ней "Стиль 10", но можете и любой другой понравившийся вам (рис. 3.62).

Рис. 3. . Выбор экспресс - стиля представления диаграмм

  •  Откройте группу команд Экспресс - макет и выберите в ней "Макет 1", но можете и любой другой понравившийся вам (рис. 3.63).

Рис. 3. . Выбор экспресс - макета представления диаграмм

  •  В области Название диаграммы (рис. 3.64.а) введите текст названия – "Анализ выполнения плана Т/О" (рис. 3.64.б).

 

 а    б

Рис. 3. . Ввод названия диаграммы

  •  Если вас не удовлетворяет тип диаграммы, то можете его изменить. Откройте группу Тип и выделите команду Изменить тип диаграммы. В окне  Изменение типа диаграммы (рис. 3.65) в разделе Гистограмма можете выбрать любое другое представление. Но, можете, как и автор, не делать этого.

Рис. 3. . Окно  Изменение типа диаграммы

Эффектный формат диаграмм

Помимо применения встроенного стиля диаграммы можно легко изменить форматирование ее отдельных элементов, например,  области диаграммы, области построения, чисел и текста в названиях и подписях, что привлечет внимание и сделает диаграмму оригинальной. Можно также применять стили фигур и стили WordArt, а можно форматировать фигуры и текст в элементах диаграммы вручную.

Имеются следующие возможности форматирования диаграммы:

  •  Заливка элементов диаграммы.  Для привлечения внимания к определенным элементам диаграммы можно залить их цветом, текстурой, рисунком или применить градиентную заливку.
  •  Изменение контуров элементов диаграммы.  Для выделения элементов диаграммы можно изменить их цвет, стиль или толщину линий.
  •  Добавление специальных эффектов к элементам диаграммы.  Для придания диаграмме завершенности к ее элементам можно применить специальные эффекты, например, тень, отражение, свечение, сглаживание, рельеф или объемное вращение.
  •  Форматирование текста и чисел.  Текст и числа в названиях, подписях и надписях на диаграмме можно форматировать так же, как текст и числа на листе. Чтобы выделить текст или число, можно также применять стили WordArt.
  •  Выполните заливку Области диаграммы. Щелкните правой кнопкой в Области диаграммы. В появившемся контекстном меню редактирования диаграммы выделите команду Формат области диаграммы (рис. 3.66).

Рис. 3. . Контекстное меню редактирования диаграммы

  •   В окне Формат области диаграммы выберите команду Заливка и установите параметры, как показано на рис. 3.67.

Рис. 3. . Установки параметров Заливки диаграммы

Полученный фон по цвету близок к заливке столбцов плановых данных (рис. 3.68), и при черно белой печати их плохо будет видно на фоне. Поэтому измените заливку столбцов "Товарооборот план".

Рис. 3. . Диаграмма после заливки ее фона

  •  Щелкните правой кнопкой мыши на любом из столбцов, отражающих плановые данные. В контекстном меню выберите опцию Формат ряда данных. Во вкладке Заливка окна Формат ряда данных выберите любой цвет, например, желтый (рис. 3.69).

Рис. 3. . Выбор цвета заливки ряда данных

  •  Удалите основные линии горизонтальной сетки. Для этого щелкните по ней правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить.
  •  Установите новый формат обозначения магазинов. Для этого щелкните в области Горизонтальная ось категорий правой кнопкой мыши (рис. 3.70). Выберите команду Шрифт. Установите шрифт 12 пт., полужирный. Формат оси. Щелкните по вкладке Шрифт.. ОК.

Рис. 3. . Выбор горизонтальной оси для форматирования текста

  •  С вертикальной осью выполните следующее. Щелкните в области Вертикальная ось  правой кнопкой мыши. Выберите команду Формат оси. В группе Параметры оси установите цену основных делений – 250, цену промежуточных делений – 40. Основные деления – внутрь, Промежуточные – наружу (рис. 3.71).

Рис. 3. . Форматирование вертикальной оси

  •  Установите белый фон для легенды. Щелкните в области легенда  правой кнопкой мыши. Можете выбрать опцию Формат легенды в контекстном меню или на мини – панели инструментов с помощью кнопки Цвет выберите белый цвет заливки (рис. 3.72).

Рис. 3. . Выбор способа заливки области легенды

У вас получится диаграмма приблизительно следующего вида (рис. 3.73).

Рис. 3. . Результат выполнения операций форматирования диаграммы

3.12.2. СОЗДАНИЕ ОБЪЕМНОЙ КРУГОВОЙ ДИАГРАММЫ

Теперь создайте объемную круговую диаграмму удельных весов каждого магазина в суммарном фактическом товарообороте всех магазинов.

Назначение круговых диаграмм – показ удельного веса составляющих в общей совокупности.

Диаграмма (после ряда корректировок) может иметь следующий вид (рис. 3.74).

Рис. 3. .  Внешний вид разрезанной объемной круговой диаграммы

Выполнение задания

  •  Выделите ячейки А11:А20 (столбец "Магазины"), а затем при нажатой клавише Ctrl выделите ячейки С11:С20 "Товарооборот факт".
  •  На вкладке Вставка группы Диаграммы (рис. 3.58) выберите нужный тип диаграммы  - Объемная разрезанная групповая (рис. 3.75).

Рис. 3. . Выбор Объемной разрезанной групповой диаграммы

Результатом такого выбора станет появление базовой диаграммы (рис. 3.76), которую предстоит форматировать.

Рис. 3. . Базовая диаграмма перед форматированием

  •  Переместите диаграмму таким образом, чтобы ее левый верхний край был установлен  в ячейку 38.
  •  Выберите первый вариант экспресс – макета круговой диаграммы (рис. 3.77 и 3.78).

Рис. 3. . Выбор экспресс – макета круговой диаграммы

Рис. 3. . Первый экспресс - макет круговой диаграммы

  •  В окне Название диаграммы напечатайте текст "ДОЛЯ МАГАЗИНОВ В СУММАРНОМ  ФАКТИЧЕСКОМ ТОВАРООБОРОТЕ". Уменьшите шрифт до 12 пт., иначе заголовок будет занимать слишком много места.
  •  Щелкните правой кнопкой мыши по любой подписи данных. На мини – панели пощелкайте по кнопкам Увеличить размер или Уменьшить размер для увеличения размера текста, а затем, с помощью кнопки Цвет текста  выберите белый (рис. 3.79).

Рис. 3. . Задание размера и цвета подписи на диаграмме

  •  Выделите текст надписи сектора "1 Итог" и левой кнопкой мыши перетащите его в правый верхний угол, а затем поменяйте цвет на черный.

Построение диаграмм завершено. Вздохните глубоко, ведь мы переходим к этапу создания сводных таблиц.

3.13. СВОДНЫЕ ТАБЛИЦЫ

Сводная таблица представляет собой интерактивную таблицу, предназначенную для анализа больших массивов данных.

Отчет сводной таблицы представляет собой интерактивный метод быстрого суммирования больших объемов данных. Отчет сводной таблицы используется для подробного анализа числовых данных и для ответов на непредвиденные вопросы по данным. Отчет сводной таблицы специально предназначен для следующего.

  •  Организации запросов к большим массивам данных дружественными по отношению к пользователю способами.
  •  Подведения промежуточных итогов и применения статистических функций к числовым данным, суммирования данных по категориям и подкатегориям, а также для создания дополнительных вычислений и формул.
  •  Развертывания и свертывания уровней представления данных для привлечения внимания к результатам, а также развертывания отчетов с целью получить подробные сведения из итоговых данных по нужным областям.
  •  Перемещения строк в столбцы или столбцов в строки (или "сведение") для просмотра различных сводных данных по исходным данным.
  •  Фильтрации, сортировки, группировки и условного форматирования наиболее важных и часто используемых подмножеств данных для привлечения внимания к нужным сведениям.
  •  Представления кратких, наглядных и аннотированных отчетов в сети или в напечатанном виде.

Способы работы с отчетом сводной таблицы

После создания начального отчета сводной таблицы путем задания источника данных, распределения полей в списке полей сводной таблицы и выбора исходного макета диаграммы при работе с отчетом сводной таблицы часто выполняются следующие действия.

Изучение данных.  Для этого используются следующие средства:

  •  Развертывание и свертывание данных, и отображение подробных сведений о значениях.
  •  Сортировка, фильтрация и группировка полей и элементов.
  •  Внесение изменений в функции подведения итогов и добавление дополнительных вычислений и формул.

Изменение макета.  Для этого используются следующие средства:

  •  Изменение формы отчета сводной таблицы: компактной, табличной или структурной.
  •  Отображение итогов над или под строками данных.
  •  Перемещение поля столбца в область строк или поля строки в область столбцов.
  •  Изменение отображения ошибок, пустых ячеек, а также элементов и подписей, не содержащих данные.
  •  Изменение порядка полей или элементов; добавление, изменение расположения и удаление полей.
  •  Задание ширины столбца при обновлении.
  •  Отключение или включение отображения заголовков полей столбцов и строк, а также отображение или скрытие пустых строк.

Изменение формата.  Для этого используются следующие методы:

  •  Условное форматирование и форматирование вручную ячеек и диапазонов.
  •  Изменение общего стиля форматирования сводной таблицы.
  •  Изменение числа форматов для полей, а также форматирования сервера OLAP.

3.13.1. СОЗДАНИЕ СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ

 Выполнение задания

Создайте отчет сводной таблицы, в которой в заголовках строк будут располагаться магазины, а в ячейках столбцов - суммы планового и фактического товарооборотов. Для создания сводной таблицы возвращаемся к исходной таблице, полученной в п. 3.11.

Чтобы создать сводную таблицу:

Подключитесь к источнику данных и введите местоположение отчета.

  •  Выделите диапазон ячеек А1:С7. Убедитесь, что в диапазон ячеек попадает заголовок столбца и не включены итоговые строки.
  •  На вкладке Вставка в группе Таблицы выберите раздел Сводная таблица, а затем пункт Сводная таблица (рис. 3.80).

 

Рис. 3. . Выбор команды создания сводной таблицы

На экран будет выведено диалоговое окно Создание сводной таблицы (рис. 3.81).

Рис. 3. . Диалоговое окно Создания сводной таблицы 

  •  Проверьте ссылку на диапазон с исходными данными. При необходимости измените диапазон с помощью мыши.

 Примечание. Для выбора диапазона ячеек или таблицы можно нажать кнопку свертывания диалогового окна , чтобы временно скрыть диалоговое окно и выделить нужный диапазон на листе, а затем нажать кнопку развертывания диалогового окна .

  •  Чтобы поместить отчет сводной таблицы на новый лист, начиная с ячейки A1, щелкните пункт На новый лист. Чтобы поместить отчет сводной таблицы на существующий лист, выберите пункт На существующий лист и введите первую ячейку диапазона, в который следует поместить отчет сводной таблицы. Нажмите кнопку ОК.

В указанное место будет вставлена пустая сводная таблица ( в данном случае, это будет новый лист, например Лист 4), при этом на экран будет выведен список полей сводной таблицы (рис. 3.82). Вы получите возможность вставлять в нее поля, создавать макет и настраивать отчет сводной таблицы.

  •  Переименуйте заголовок листа с текста "Лист 4" на "Сводная таблица". Для этого щелкните правой кнопкой мыши по ярлыку. В контекстном меню выделите команду Переименовать.
  •  Ярлык первого листа переименуйте следующим образом. Дважды щелкните по нему левой кнопкой мыши. Выделенный текст замените на "Основной" .

 Примечание  1. Имя рабочего листа может содержать до 33 символов. Ряд символов нельзя использовать. Каких именно, вам сообщит компьютер.

 Примечание. 2. Имя листа должно встречаться в рабочей книге один раз.

Рис. 3. . Пустая сводная таблица и список полей

Как работает список полей сводной таблицы10

Рис. 3. . Схема перемещения списка полей сводной таблицы

1. Внешний источник данных содержит структурированные данные, организованные в одно или несколько полей (также называемых столбцами), которые выводятся в списке полей.

2. Переместите поле в область фильтра отчета в списке полей, одновременно с этим в область фильтра отчета будет перемещено поле в отчете сводной таблицы.

3. Переместите поле в область названия столбца в списке полей, одновременно с этим в область названия столбца будет перемещено поле в отчете сводной таблицы.

4. Переместите поле в область названия строки в списке полей, одновременно с этим в область названия строки будет перемещено поле в отчете сводной таблицы.

5.  Переместите поле в область значений в списке полей, одновременно с этим в область значений будет перемещено поле в отчете сводной таблицы.

Добавление полей

Для добавления полей к отчету выполните  следующие действия:

  •  Щелкните имя поля "Магазины" правой кнопкой мыши и затем выберите в контекстном меню команду: Добавить в название строк, чтобы поместить поле в строки макета.
  •  Щелкните имя поля "Товарооборот план", и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащить его из секции полей в область секции макета . Чтобы добавить поле "Товарооборот факт", повторите эту операцию.

Рис. 3. . Перемещение поля "Магазины" в область Названия строк списка полей сводной таблицы

Сводная таблица примет следующий вид (рис. 3.85):

Рис. 3. . Представление сводной таблицы

3.13.2. ИЗМЕНЕНИЕ ВИДА ДАННЫХ В СВОДНОЙ ТАБЛИЦЕ

  •  Замените заголовки в четвертой строке сводной таблицы. Для этого последовательно устанавливайте курсор  в ячейках А4, А5, А6 и в строке формул исправьте текст, как это показано на рис. 3.86. можно также отредактировать цвета заливки ячеек и установить границы ячеек (п. 3.9).

Рис. 3. . Представление сводной таблицы после форматирования

Если после выбора нового имени появится сообщение (рис. 3.87), то исправьте его. В нашем случае достаточно было поставить пробел перед именем поля.

Рис. 3. . Сообщение о том, что имя поля повторяется

В сводную таблицу добавьте доли каждого магазина в общем товарообороте.

  •  В списке полей сводной таблицы (рис. 3.84) щелкните по имени поля "Доля". Поле будет помещено в первом свободном столбце, в вашем случае – в D (рис. 3.88).

Рис. 3. . Результат добавления в сводную таблицу поля " Доля "

  •  Выполните форматирование заголовка столбца (ячейка D4), а в ячейках D5:D8 установите процентный формат с точностью в два знака. Если это потребуется, то вновь установите все границы. В результате этих операций сводная таблица примет вид, показанный на рис. 3.89.

Рис. 3. . Окончательное представление сводной таблицы

Можно изменить положение существующих полей или переместить их, используя одну из четырех областей в нижней части секции макета (рис. 3.84).

  •  Для изменения положения полей щелкните имя поля в одной из областей и выберите одну из следующих команд, выделенным жирным шрифтом (рис. 3.90.а и 3.90.б):

         

      а     б

Рис. 3. . Команды изменения положения полей

 Примечание. Можно также щелкнуть имя поля, и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащить его из секции полей в область секции макета или в другую секцию макета.

Удаление полей

  •  Чтобы удалить поле, щелкните имя поля в одной из областей секции макета и нажмите кнопку Удалить поле или снимите флажок рядом с именем поля в секции полей.
  •  Можно также щелкнуть имя поля в секции макета, и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащить его из списка полей сводной таблицы наружу.

 Примечание. Снятие флажка в секции полей приводит к удалению из отчета всех экземпляров поля.

Изменение вида списка полей сводной таблицы

Список полей сводной таблицы имеет пять различных представлений, разработанных и оптимизированных для различных типов задач сводных таблиц.

  •  Для изменения представления нажмите кнопку Режим  в верхней части списка полей сводной таблицы и выберите один из следующих вариантов (рис. 3.91).

Рис. 3. . Команды изменения представления списка полей сводной таблицы

Разделы полей и областей в столбик.   Вид по умолчанию, предназначен для вывода небольшого количества полей.

Разделы полей и областей рядом.  Предназначен для добавления и удаления полей, если в каждой из областей имеется более четырех полей.

Только поля.  Предназначен только для добавления и удаления множества полей.

Только раздел областей (2 x 2).  Предназначен только для изменения положения множества полей.

Только раздел областей (1 x 4).  Предназначен только для изменения положения множества полей.

Фильтрация данных перед добавлением их в отчет

Если отчет сводной таблицы связан с внешним источником данных, который содержит много данных, можно отфильтровать одно или несколько полей до вставки их в отчет: это позволит уменьшить время, затрачиваемое на обновление отчета.

Вы хотите показать в отчете сводной таблицы данные только для первого и третьего магазинов. Для этого:

  •  Переместите поле "Магазины" левой кнопкой мыши в область фильтра отчета .
  •  В ячейке В1 откройте список значений Все (рис. 3.92) и оставьте выделение для 1 и 3 магазинов (рис. 3.93)

Рис. 3. . Открытие списка значений Все для поля "Магазины"

Рис. 3. . Список значений Все для поля "Магазины 

  •  Измените цвет заливки в ячейке С4 с черного на синий.

Отфильтрованная сводная таблица примет следующий вид – рис. 3.94. Однако ее вид вас не устроил, так как нет детализации данных по магазинам.

Рис. 3. . Сводная таблица с фильтром по полю "Магазины" – 1 вариант

Рис. 3. . Меню Фильтр для сводной таблицы

  •  Пощелкайте на  кнопку отмены команд столько раз, пока сводная таблица не вернется к виду, показанному на рис. 3.89.
  •  Установите указатель мыши на имя поля "Магазины" в секции полей и затем щелкните раскрывающуюся стрелку фильтра рядом с именем поля.
  •  На экране появится меню "Фильтр" (рис.3.95). Уберите флажок в поле "2". Отформатируйте ячейку D4.

Сводная таблица примет следующий вид (рис. 3.96)

Рис. 3. . Сводная таблица с фильтром по полю "Магазины" – 2 вариант

Переключение между автоматическим и ручным обновлением макета отчета

По умолчанию при каждом внесении изменений в список полей сводной таблицы макет отчета обновляется автоматически. Для повышения производительности при доступе к большим массивам внешних данных можно переключиться на ручное обновление. При переключении на ручное обновление использовать отчет будет невозможно до обратного переключения на автоматическое обновление. Однако в этом случае можно быстро добавлять, перемещать и удалять поля из секции полей в секцию макета, а при переключении обратно в режим автоматического обновления — увидеть результаты изменений.

  •  Чтобы включить или отключить ручное обновление отчета сводной таблицы, установите или снимите флажок Отложить обновление макета в нижней части списка полей сводной таблицы (рис. 3.84).
  •  После внесения изменений в макет отчета в списке полей нажмите кнопку Обновить, чтобы просмотреть макет отчета сводной таблицы.

  Примечание. При каждом открытии книги отчет сводной таблицы автоматически обновляется.

 Примечание. После установки ручного обновления макета отчета закрытие списка полей сводной таблицы, переключение к виду Только поля или выход из  Excel приведет к отмене всех изменений, внесенных в отчет сводной таблицы без дополнительного уведомления.

Заниматься изменением сводных таблиц  интересно, но вас впереди ждет не менее увлекательное занятие – фильтрация данных.

3.14. ФИЛЬТРАЦИЯ ДАННЫХ

Фильтрация данных позволяет отобразить только те записи (строки), которые соответствуют заданным условиям.

Фильтрация данных — это быстрый и простой способ найти подмножество данных и работать с ним в диапазоне ячеек или в столбце таблицы. В отфильтрованных данных отображаются только строки, соответствующие заданным условиям, а ненужные данные скрываются. Можно также отфильтровать несколько столбцов. Несколько фильтров можно применять одновременно, при этом каждый следующий фильтр добавляется к результатам и дополнительно сужает подмножество данных. Фильтры автоматически применяются каждый раз при обновлении отображения или исходных данных сводной таблицы.

Можно создать два типа фильтров: по списку значений или по условию.

Перед выполнением процедуры фильтрации необходимо скопировать исходную таблицу.

  •  Перейдите на Лист 1. Скопируйте ячейки A1:F7, начиная с ячейки А55. Таблица примет форму списка.

Что такое база данных (список):

Список – это таблица в рабочем листе, построенная по принципу базы данных:

  •  Каждая строка содержит отдельную запись списка, информацию об отдельном объекте. Информация об объекте распределена в записи по отдельным полям данных.
  •  Каждый столбец является полем данных. Каждому полю данных следует присвоить имя. Имена полей должны быть уникальны, размещаться в одной ячейке и располагаться над данными списка.
  •  Для выделения всего списка достаточно сделать активной любую ячейку таблицы.
  •  Если перед активизацией функции обработки списка вы выделите часть списка, то Excel воспринимает в качестве списка только выделенный диапазон ячеек.

3.14.1. ФИЛЬТР ПО СПИСКУ ЗНАЧЕНИЙ

При применении фильтра по списку значений имена полей будут дополнены раскрывающимися списками (рис. 4.46), из которых можно выбрать нужное значение поля (рис. 4.46) или задать пользовательский критерий (рис. 4.48).

Чтобы создать фильтр по списку значений:

  •  Поместите указатель ячейки внутри списка или выделите список.
  •  На вкладке Главная в группе Редактирование выберите команду Сортировка и фильтр (рис. 3.97).

Рис. 3. . Выбор команды Сортировка и фильтр 

Рядом с именами полей будут отображены кнопки со стрелками, нажав на которые, можно открыть список команд (рис. 3.98), аналогичный тому, что вы уже видели при фильтрации в сводной таблице (рис 3.95).

Рис. 3. . Меню Фильтр для списка

Вы можете, как отобразить все значения в столбце, первые десять значений в столбце, создание своего собственного фильтра.  Выбрать один из операторов сравнения.

Откройте список для поля, значение которого хотите использовать в качестве фильтра (критерия отбора). В списке будут приведены значении ячеек выбранного поля.

Выберите из списка нужный элемент. На экране будут отображены только те записи, которые соответствуют заданному фильтру. Кнопка со стрелкой в имени поля изменится на кнопку Фильтр .

Вы можете применить фильтр только для одного списка в рабочем листе, но для любого количества полей.

Чтобы снова отобразить на экране все записи списка:

  •  Щелкните по кнопке Фильтр. Установите флажок Выделить все (рис. 3.99.а). Все объекты вновь будут выделены (рис. 3.99.б).

  

  а   б

Рис. 3. . Отображение всех записей

  •  Можно поступить по-другому. Выберите команду Сортировка и фильтр (рис. 3.97). В списке опций команды выделите Очистить (рис. 3.100). Все объекты также будут выделены.

Рис. 3. . Очистка условий фильтрации

Чтобы убрать автофильтр:

  •  Проделайте предыдущее задание, но выберите опцию Фильтр (рис. 3.100).

 Выполнение задания

Выберите из списка все записи для первого магазина. Результат представлен на рис. 4.47.

Рис. 3. . Результат выполнения автофильтра для первого магазина

Вновь отобразите на экране все записи списка.

3.14.2. ФИЛЬТР ПО УСЛОВИЮ

Применение фильтра по условию:

Выполнение задания

Применяя фильтр по условию, вы можете соединить с помощью логических операторов отдельные условия отбора записей по одному полю, например, для выбора из списка всех записей для магазина 1 или 2.

  •  Поместите указатель ячейки внутри списка или выделите список.
  •  На вкладке Главная в группе Редактирование выберите команду Сортировка и фильтр (рис. 3.97), затем Числовые форматы и Настраиваемый фильтр для поля "Магазины".
  •  В открывшемся окне диалога Пользовательский автофильтр (рис. 3.102) укажите отдельные критерии для одного поля и соедините их с помощью логического оператора (И или ИЛИ).
  •  Щелкните по верхнему правому язычку и выберите "1"
  •  Щелкните по нижнему язычку и выберите “2”.
  •  Установите в левом и верхнем и нижнем поле знак равенства (рис. 3.102).

Рис. 3. . Результат выполнения автофильтра для первого магазина

  •  Переключатель  “И” означает, что оба условия должны выполняться одновременно. Но в нашем случае это невозможно: не может быть организация одновременно "1" и "2". Значит, надо щелкнуть по “ИЛИ”.
  •  Нажмите на кнопку ОК. Будут выбраны четыре записи для  указанных магазинов (рис. 3.103).
  •  Сделайте снова, чтобы показывались все строки (рис. 3.99 или 3.100).

Для закрепления попробуйте сделать фильтр по выборке сведений для магазина 2 или 3, для которых премия превышает 10 тыс. руб.

Рис. 3. . Результат выполнения автофильтра для первого и третьего магазина

  •  В данном случае вам необходимо применить фильтр сразу для двух полей "Магазины" и "Премия". Результаты показаны на рис. 4.50.

Рис. 3. . Результат выполнения автофильтра для второго и третьего магазина и премии больше 10 тыс. руб.

Перейдем к изучению еще одной процедуры Excel – консолидации.

3.15. КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ

Чтобы подвести итоги и составить отчет по результатам нескольких листов, можно консолидировать данные из отдельных листов в основном листе. Листы могут находиться в той же книге, что и основной лист, или в других книгах. При консолидации данных они компонуются так, что их становится проще обновлять и обобщать на регулярной основе или по требованию.

Существует несколько способов консолидации:

Консолидация по расположению. Данные предварительно упорядочиваются во всех листах в одинаковом порядке и расположении.

Консолидация по категории. Данные можно организовать на разных листах по разным принципам, но с использованием одинаковых названий строк и столбцов, чтобы их можно было сравнить в основном листе

Выполним консолидацию по расположению.

Если количество листов рабочей книги меньше четырех, то вам надо их добавить.

Выполнение задания

Чтобы вставить новый рабочий лист:

  •  Выделите рабочий лист, перед которым надо вставить новый.
  •  На вкладке Главная в группе Ячейки выберите пункт Вставить (рис. 3.105.а), а затем — команду Вставить лист (рис. 3.105.б).

  

Рис. 3. .Добавление листа через командную вкладку

  •  Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке листа. В появившемся контекстном меню (рис 3.106) выберите Вставить.

Рис. 3. . Контекстное меню ярлыка рабочего листа

  •  В диалоговом окне Вставка (рис. 3.107) укажите тип вставляемого объекта - Лист.
  •  Наиболее просто вставить лист можно щелкнув по значку Вставить лист  в области ярлыков.
  •  Для любителей работы с клавишами вставить лист можно одновременным нажатием клавиш Chift + F11.

Рис. 3. . Диалоговое окно Вставка

  •  С помощью левой кнопки мыши расположите ярлыки листов в заданной последовательности (рис. 3.108).

Рис. 3. . Изменение последовательности расположения рабочих листов

При перетаскивании маленький черный треугольник сверху имен рабочих листов обозначит позицию вставки при отпускании левой кнопкой мыши.

  •  Переименуйте "Лист2" в "Промежуточный", а "Лист3" в "Консолидация" как в п. 3.13.1 (рис. 3.109).

Рис. 3. . Последовательность расположения и имена рабочих листов

Выполните копирование фрагмента таблицы A1:F9, из листа "Основной" в лист "Промежуточный". Для этого воспользуйтесь буфером обмена.

  •  Выделите диапазон ячеек A1:F7 листа "Основной". Щелкните на кнопку  Копировать  вкладки Главная группы команд Буфер обмена.
  •  Откройте рабочий лист "Промежуточный". Курсор установите в ячейку А1. Щелкните на кнопку  Вставить  вкладки Главная группы Буфер обмена.

Копия выделенного фрагмента появится в области A1:F7 листа "Промежуточный".

  •  Очистите ячейки B2:F7. Оставьте заполненным только столбец "Магазины".

 Примечание. Не беспокойтесь, данный лист ведь называется "Промежуточный". Он вам понадобится только для хранения промежуточных данных.

Затем выполните копирование всего рабочего листа "Основной" в лист Консолидация, для того, чтобы все таблицы и диаграммы сделать полностью одинаковыми.  Это позволит вам сэкономить в дальнейшем массу времени. Данную операцию можно выполнить двумя способами.

Первый (посложнее, но вы ведь не боитесь трудностей).

  •  Перейдите в первый рабочий лист и выделите его целиком. Для этого щелкните левой кнопкой мыши на пересечении имен столбцов и строк (левый верхний угол таблицы - ячейка с нулевым адресом) – рис. 3.12.
  •  Щелкните правой кнопкой мыши по любой ячейке выделенного диапазона. В контекстном меню выберите команду Копировать .
  •  Щелкните левой кнопкой мыши на ярлыке листа Консолидация.
  •  Сделайте активной ячейку А1 данного листа. Во всех других вариантах операция вставки будет невозможна, о чем вам непременно сообщит Excel.
  •  Щелкните правой кнопкой мыши по ячейке А1. В контекстном меню выберите команду Вставить .

 Примечание. В этом случае никакого  редактирования не требуется. Лист "Основной" и лист "Консолидация" полностью идентичны.

Второй (попроще).

  •  Щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке листа "Основной". В появившемся контекстном меню выберите команду Переместить/скопировать.

В окне Переместить или скопировать установите параметры, показанные на рис. 3.110. 

Результат будет полностью идентичным предыдущему варианту.

  •  Вам необходимо заменить данные ячеек В2:С7 таблицы листа "Промежуточный" на соответствующие им числа из  таблицы 3.2 данного текста.

Рис. 3. . Копирование рабочего листа с помощью контекстного меню

Данные, переносимые в таблицу листа "Промежуточный" Excel

Таблица 3.

Магазины

Товарооборот план, тыс. руб.

Товарооборот факт, тыс. руб.

1

450

487

1

465

505

2

450

403

2

300

298

3

350

385

3

475

468

  •  В листе "Консолидация" удалите содержимое ячеек В2:С7.

 Примечание. Не обращайте внимания на сообщения об ошибках и делении на ноль. При вводе новых данных они будут устранены.

При консолидации, данные из различных рабочих листов, будут объединены в одном листе. В нашем случае на листе Консолидация надо объединить данные листов "Основной" и "Промежуточный".

Это можно выполнить несколькими способами. Рассмотрим два из них.

Перед этим скопируйте таблицу листа "Консолидация" рядом с исходной, например, в область Н1:М9.

Чтобы консолидировать (объединить) данные различных рабочих листов с помощью формул:

  •  Удалите содержимое блока ячеек I2:J7.
  •  Сделайте активной ячейку I2. Впишите в нее следующую формулу .
  •  Нажмите знак "равно", щелкните по ярлычку листа "Основной", выделите ячейку В2, нажмите на клавишу "плюс", затем щелкните по ярлычку листа "Промежуточный", выделите ячейку В2, нажмите на клавишу Enter.

 Примечание. Если в тексте формулы появится абсолютный адрес ячейки ($В$2), то уберите значки доллара нажатием клавиши F4.

  •  С помощью мыши заполните диапазон ячеек I2:J7 полученной формулой.

Все вычисления в таблицах будут выполнены для объединенных данных за два периода. Консолидированная таблица приведена на рис. 3.111.

Рис. 3. . Таблица, консолидированная с помощью формул

Чтобы консолидировать (объединить) данные различных рабочих листов с помощью процедуры консолидации:

  •  Выделите и очистите содержимое диапазона ячеек В2:С7. Не снимайте выделение. Диапазон ячеек В2:С7, в котором  будет помещен результат консолидации,  называется диапазоном назначения.
  •  На командной вкладке Данные в группе Структура выберите команду Консолидация . Появится диалоговое окно Консолидация (рис. 3.112).

Рис. 3. . Диалоговое окно Консолидация

  •  Поместите курсор ввода в поле Ссылка и задайте ссылку на первый исходный диапазон. Для этого перейдите в рабочий лист "Основной" и выделите диапазон В2:С7. Нажмите кнопку Добавить. Ссылка на исходный диапазон будет отображена в поле Список диапазонов диалогового окна Консолидация.
  •  Аналогичным образом укажите диапазоны для листа "Промежуточный". По умолчанию при переходе на новый лист остается предыдущий диапазон. Поэтому достаточно сразу нажать кнопку Добавить.
  •  В диалоговом окне Консолидация  из списка Функция выберите Сумма 
  •  Включите флажок Создавать связи с исходными данными для организации динамической связи  между исходными диапазонами и диапазоном назначения.

Excel вставит в диапазоне назначения в строках (или столбцах) с детальными данными обозначение связи и автоматически создаст структуру листа, аналогично той, что была создана при выполнении операции Подведение итогов (рис. 3.113).

Рис. 3. . Результаты проведения операции Консолидация

  •  Сохраните полученные таблицы.

3.16. ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР И ПЕЧАТЬ СОДЕРЖИМОГО ОКНА РАБОЧЕЙ КНИГИ

Просмотр и печать в Word 2007  и Excel 2007 во многом похожи. Однако в новой версии Excel появилась возможность доработки страниц перед печатью с помощью режима Разметка страниц.11

3.16.1.ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ "РАЗМЕТКА СТРАНИЦЫ"

Прежде чем печатать лист  Excel, содержащий большое количество данных или диаграмм, можно быстро доработать его в новом представлении "Разметка страницы" (см. п.3.2. и рис. 3.6), чтобы получить профессионально оформленные результаты. В этом представлении можно изменять размещение и форматирование данных так же, как это делается в представлении "Обычный". Кроме того, можно измерять высоту и ширину данных с помощью линеек, менять ориентацию страницы, добавлять и изменять колонтитулы, задавать поля для печати, а также скрывать и отображать заголовки строк и столбцов.

 Примечание. Режим разметки удобен для подготовки данных к печати. Разрывы страниц проще всего изменять в страничном режиме. Для отображения данных в точном соответствии с тем, как они будут выглядеть в напечатанном виде, можно использовать режим предварительного просмотра печати.

Что можно делать в режиме "Разметка страницы":