72152

Движение документов в организации

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

Порядок движения документов в организации выделяются несколько этапов: Экспедиционная обработка документов поступающих в организацию. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ. Организация рационального движения документов внутри организации.

Русский

2014-11-18

19.21 KB

1 чел.

Движение документов в организации.

Порядок движения документов в организации выделяются несколько этапов:

  1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.
  2. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ.
  3. Организация  рационального движения документов внутри организации.
  4. Обработка исполненных и отправляемых документов.

Способы передачи документов.

  1.  Курьер(курьерская почта) – это человек ,который перевозит (переносит) документы.
  2.  Почта (электронная почта, если включены в электронный документооборот)
  3.  Телеграф.
  4.  Телефон.
  5.  Факсимильные аппараты (Факс)

Подразделение или должностное лицо(секретарь)  проводят экспедиционную обработку поступившей корреспонденции: В специальном журнале входящей документации фиксируется:

  1. Факт поступления.
  2. Время поступления.
  3. Роспись принявшего документ, и оставившего документ .
  4. Роспись можно ставить в разностной книге, в журнале входящей документации или даже квитанции.
  5. (На конверте имеются надписи насчет времени : Срочно или Вручить немедленно, то обязательно указывается время до минут.) 2013.18.10.15:30. Для времени специальная графа.
  6. Если документ поступил в организацию в не рабочее время, то его должен принять работник, на которого возложены такие обязанности по договору или по дополнительному договору.
  7. До вскрытия осматриваем конверт, упаковка должна быть не нарушена. Упаковка не должна быть мокрой, ненарушенной.  
  8. Если есть Факт повреждения то он фиксируется, вскрывать или не вскрывать конверт ,принимает решение адресат.  
  9. Конверт либо сохраняем ,либо утилизируем.

Не уничтожается упаковка если :

-Если в самих документах нет обратного адреса.

-Если документ содержит личный характер, а на упаковке не было грифа «лично».

-Если надо взыскать с корреспондента доплату почтовому ведомству. На поступающих документах проставляется отметка о поступлении проставляется  : порядковый номер документа, количество листов в документе, дата.

Если корреспонденция не скрывается, то регистрационный штамп ставятся на упаковке.

Если документ пришел с сопроводительным письмом, то штамп дублируется, номер дублируется. Если документ храниться в службе ДОУ ,то на первом листе документа ставятся штамп и подлежит возврату. Всегда проверяются на повторность предложения, заявления и жалобы.  Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день поступления документа или в первый рабочий день, если документы пришли вне рабочие дни.  


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

84663. Решение неравенств и систем неравенств с одной переменной 54 KB
  Цели: образовательная: повторить и закрепить умения и навыки решения линейных неравенств с одной переменной и их систем; привить навыки решения заданий; развивающая: развивать приёмы мыслительной деятельности, внимание; формировать потребность к приобретению знаний; развивать коммуникативную и информационную...
84664. Владимир Святославич. Принятие христианства 64.5 KB
  Задачи урока: образовательные: определить основные направления внутренней и внешней политики князя Владимира; вспомнить какие существуют мировые религии выявить отличия христианства от язычества; воспитательные: дать оценку деятельности Владимира Святославовича развивающие: сформировать...
84665. Коллективизация в Казахстане 13.26 KB
  Цель: ознакомить учащихся с процессом проведения коллективизации в Казахстане; научить правильно оценивать события происходящие в данный период на территории Казахстана. Голощекина в период проведения политики коллективизации программа Малый Октябрь; продолжить изучение тоталитаризма и его кровавых последствий.
84667. Разнообразие растений 18.58 KB
  Задачи: Обобщить знания учащихся о разнообразии и жизни растений. Дети называют соответствующие группы растений и в результате рядом с фотографией появляются названия групп Дети высказывают свои предположения. Изучить эти группы растений.
84668. Звуки т, т. Буква Т 18.76 KB
  Воспитательные: Воспитывать коммуникативные качества учащихся. Формировать потребности и способности к сотрудничеству при работе в парах. Развивающие: Развивать познавательный интерес, устойчивое внимание и память. Развивать интерес к самостоятельной деятельности, с целью поиска нужной информации.
84669. МНОГООБРАЗИЕ РЫБ. КЛАСС КОСТНЫЕ РЫБЫ 63.5 KB
  Цель: Продолжить работу по знакомству с многообразием рыб их приспособленностях к жизни в различных условиях водной среды; формировать умения сравнивать и описывать особенности строения рыб процессы жизнедеятельности познакомиться с наиболее распространёнными отрядами.
84670. Антонимы. Урок русского языка 18.37 KB
  Образовательные задачи: Обеспечить в ходе урока усвоение знаний по теме. Обеспечить формирование умения определять лексическое значение слова. Развивающие задачи: Развитие умения применять новые знания на практике. Формирование умения анализировать и обобщать знания по теме «Антонимы».
84671. Я и мои друзья 2.65 MB
  Цель: Осознание собственного влияния на друзей и значимости их в своей жизни. Задачи: Содействовать раскрытию участников и установлению доверительных отношений. Формировать способность чувствовать состояние другого человека, понимать его мысли и поступки.