72152

Движение документов в организации

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

Порядок движения документов в организации выделяются несколько этапов: Экспедиционная обработка документов поступающих в организацию. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ. Организация рационального движения документов внутри организации.

Русский

2014-11-18

19.21 KB

1 чел.

Движение документов в организации.

Порядок движения документов в организации выделяются несколько этапов:

  1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.
  2. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ.
  3. Организация  рационального движения документов внутри организации.
  4. Обработка исполненных и отправляемых документов.

Способы передачи документов.

  1.  Курьер(курьерская почта) – это человек ,который перевозит (переносит) документы.
  2.  Почта (электронная почта, если включены в электронный документооборот)
  3.  Телеграф.
  4.  Телефон.
  5.  Факсимильные аппараты (Факс)

Подразделение или должностное лицо(секретарь)  проводят экспедиционную обработку поступившей корреспонденции: В специальном журнале входящей документации фиксируется:

  1. Факт поступления.
  2. Время поступления.
  3. Роспись принявшего документ, и оставившего документ .
  4. Роспись можно ставить в разностной книге, в журнале входящей документации или даже квитанции.
  5. (На конверте имеются надписи насчет времени : Срочно или Вручить немедленно, то обязательно указывается время до минут.) 2013.18.10.15:30. Для времени специальная графа.
  6. Если документ поступил в организацию в не рабочее время, то его должен принять работник, на которого возложены такие обязанности по договору или по дополнительному договору.
  7. До вскрытия осматриваем конверт, упаковка должна быть не нарушена. Упаковка не должна быть мокрой, ненарушенной.  
  8. Если есть Факт повреждения то он фиксируется, вскрывать или не вскрывать конверт ,принимает решение адресат.  
  9. Конверт либо сохраняем ,либо утилизируем.

Не уничтожается упаковка если :

-Если в самих документах нет обратного адреса.

-Если документ содержит личный характер, а на упаковке не было грифа «лично».

-Если надо взыскать с корреспондента доплату почтовому ведомству. На поступающих документах проставляется отметка о поступлении проставляется  : порядковый номер документа, количество листов в документе, дата.

Если корреспонденция не скрывается, то регистрационный штамп ставятся на упаковке.

Если документ пришел с сопроводительным письмом, то штамп дублируется, номер дублируется. Если документ храниться в службе ДОУ ,то на первом листе документа ставятся штамп и подлежит возврату. Всегда проверяются на повторность предложения, заявления и жалобы.  Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день поступления документа или в первый рабочий день, если документы пришли вне рабочие дни.  


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

63573. Предмет и метод современной экономической теории 186 KB
  Экономическая теория развивается вместе с обществом экономика и теоретические взгляды на экономику эволюционируют вместе с развитием реальных экономических отношений. Усложнение экономических отношений появление новых моделей экономических систем неизбежно порождает дифференциацию...
63575. Возникновение и основные этапы развития экономической науки 346.5 KB
  Классический подход к определению предмета экономической теории: Совокупность производственных или социально-экономических взаимоотношений хозяйствующих в обществе субъектов во взаимодействии с производительными силами общества и его политической надстройкой по поводу воспроизводства материальных благ и социальных услуг.
63577. РІДИНА ТА ЇЇ ВЛАСТИВОСТІ 324.19 KB
  Рідини здатні займати форму посудини у яку вони налиті. Отже під цим поняттям розуміють як рідини звичайні що називаються крапельними вода нафта ртуть тощо так і газоподібні гази. У гідравліці звичайно вивчають крапельні рідини які в подальшому для скорочення будемо називати рідинами.
63578. ТЕОРЕТИЧНİ ТА ОРГАНİЗАЦİЙНİ ОСНОВИ ФİНАНСОВОГО МЕНЕДЖМЕНТУ 249.35 KB
  Фінансовий менеджмент ґрунтується на системі принципів засобів та форм організації грошових відносин підприємства спрямованих на управління його фінансово-господарською діяльністю. Складовими фінансового менеджменту є: визначення і реалізація фінансової політики підприємства...
63580. ФИЛОСОФИЯ, ЕЁ ПРЕДМЕТ И МЕСТО В КУЛЬТУРЕ ЧЕЛОВЕЧЕСТВА 240 KB
  В этой ситуации проблемы мировоззренческой ориентации человека осознание им своего места и роли в обществе цели и смысла социальной и личной активности ответственности за свои поступки становятся главными. Философы во все времена и эпохи брали на себя функцию прояснения проблем бытия человека каждый раз заново...