72152

Движение документов в организации

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

Порядок движения документов в организации выделяются несколько этапов: Экспедиционная обработка документов поступающих в организацию. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ. Организация рационального движения документов внутри организации.

Русский

2014-11-18

19.21 KB

1 чел.

Движение документов в организации.

Порядок движения документов в организации выделяются несколько этапов:

  1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.
  2. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ.
  3. Организация  рационального движения документов внутри организации.
  4. Обработка исполненных и отправляемых документов.

Способы передачи документов.

  1.  Курьер(курьерская почта) – это человек ,который перевозит (переносит) документы.
  2.  Почта (электронная почта, если включены в электронный документооборот)
  3.  Телеграф.
  4.  Телефон.
  5.  Факсимильные аппараты (Факс)

Подразделение или должностное лицо(секретарь)  проводят экспедиционную обработку поступившей корреспонденции: В специальном журнале входящей документации фиксируется:

  1. Факт поступления.
  2. Время поступления.
  3. Роспись принявшего документ, и оставившего документ .
  4. Роспись можно ставить в разностной книге, в журнале входящей документации или даже квитанции.
  5. (На конверте имеются надписи насчет времени : Срочно или Вручить немедленно, то обязательно указывается время до минут.) 2013.18.10.15:30. Для времени специальная графа.
  6. Если документ поступил в организацию в не рабочее время, то его должен принять работник, на которого возложены такие обязанности по договору или по дополнительному договору.
  7. До вскрытия осматриваем конверт, упаковка должна быть не нарушена. Упаковка не должна быть мокрой, ненарушенной.  
  8. Если есть Факт повреждения то он фиксируется, вскрывать или не вскрывать конверт ,принимает решение адресат.  
  9. Конверт либо сохраняем ,либо утилизируем.

Не уничтожается упаковка если :

-Если в самих документах нет обратного адреса.

-Если документ содержит личный характер, а на упаковке не было грифа «лично».

-Если надо взыскать с корреспондента доплату почтовому ведомству. На поступающих документах проставляется отметка о поступлении проставляется  : порядковый номер документа, количество листов в документе, дата.

Если корреспонденция не скрывается, то регистрационный штамп ставятся на упаковке.

Если документ пришел с сопроводительным письмом, то штамп дублируется, номер дублируется. Если документ храниться в службе ДОУ ,то на первом листе документа ставятся штамп и подлежит возврату. Всегда проверяются на повторность предложения, заявления и жалобы.  Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день поступления документа или в первый рабочий день, если документы пришли вне рабочие дни.  


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

33738. Типология муниципальных образований в РФ в соответствии с ФЗ № 131 32.5 KB
  Сельское поселение один или несколько объединенных общей территорией сельских населенных пунктов поселков сел станиц деревень хуторов кишлаков аулов и других сельских населенных пунктов в которых местное самоуправление осуществляется населением непосредственно и или через выборные и иные органы местного самоуправления; Городское поселение город или поселок в которых местное самоуправление осуществляется населением непосредственно и или через выборные и иные органы местного самоуправления; Муниципальный район несколько...
33739. Порядок формирования органов МСУ по закону № 131 44.5 KB
  Структуру органов местного самоуправления составляют представительный орган муниципального образования глава муниципального образования местная администрация исполнительнораспорядительный орган муниципального образования контрольный орган муниципального образования иные органы местного самоуправления предусмотренные уставом муниципального образования и обладающие собственными полномочиями по решению вопросов местного значения. Наличие в структуре органов местного самоуправления представительного органа муниципального образования главы...
33740. Конституционно -правовые характеристика Российской Федерации 33 KB
  Конституционно правовые характеристика Российской Федерации Российская Федерация Россия есть демократическое федеративное правовое государство с республиканской формой правления. Носителем суверенитета и единственным источником власти в Российской Федерации является ее многонациональный народ. Никто не может присваивать власть в Российской Федерации. Суверенитет Российской Федерации распространяется на всю ее территорию.
33741. Законотворческий процесс: понятие, содержание стадии 45.5 KB
  Право законодательной инициативы принадлежит Президенту Российской Федерации Совету Федерации членам Совета Федерации депутатам Государственной Думы Правительству Российской Федерации законодательным представительным органам субъектов Российской Федерации. Право законодательной инициативы принадлежит также Конституционному Суду Российской Федерации Верховному Суду Российской Федерации и Высшему Арбитражному Суду Российской Федерации по вопросам их ведения. Законопроекты о введении или отмене налогов освобождении от их уплаты о...
33742. Понятие и виды нормативных актов. Действие нормативных актов по времени, пространстве и по кругу лиц 29 KB
  Нормативноправовой акт является одним из важнейших и основных источников права. В нормативноправовых актах закрепляются нормы которые учитывают интересы большинства и меньшинства в целом координируют их в зависимости от конкретных экономических социальных национальных и международных отношений. В отличии от других источников права правовой обычай юридический прецедент нормативноправовой акт обладает следующими признаками. Создается в результате правотворческой деятельности компетентных органов государства или референдумом; В...
33743. Федеральное собрание РФ –высший представительный орган Российской Федерации: понятие, структура, порядок формирования, компетенция 41 KB
  Федеральное собрание РФ –высший представительный орган Российской Федерации: понятие структура порядок формирования компетенция. По Конституции РФ 1993 года статья 94 Федеральное Собрание парламент Российской Федерации является представительным и законодательным органом Российской Федерации. Федеральное Собрание состоит из двух палат Совета Федерации и Государственной Думы. В Совет Федерации входят по два представителя от каждого субъекта Российской Федерации: по одному от представительного и исполнительного органов государственной...
33744. Общие принципы организации органов представительной и исполнительной власти в субъектах РФ 61 KB
  Система законодательных представительных и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации устанавливается ими самостоятельно в соответствии с основами конституционного строя Российской Федерации и настоящим Федеральным законом. Образование формирование деятельность законодательных представительных и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации их полномочия и ответственность порядок взаимодействия между собой и с федеральными органами государственной власти основываются на...
33745. Конституционно-правовые основы разграничения предметов ведения между Российской Федерацией и субъектами Российской Федерации 29 KB
  Конституционноправовые основы разграничения предметов ведения между Российской Федерацией и субъектами Российской Федерации В ведении Российской Федерации находятся: а принятие и изменение Конституции Российской Федерации и федеральных законов контроль за их соблюдением; б федеративное устройство и территория Российской Федерации; в регулирование и защита прав и свобод человека и гражданина; гражданство в Российской Федерации; регулирование и защита прав национальных меньшинств; г установление системы федеральных органов законодательной...
33746. Прекращение договора купли-продажи 14.11 KB
  Прекращение договора куплипродажи. Прекращение договора куплипродажи: договор считается заключенным с момента выдачи продавцом покупателю чека свидетельствующего об оплате товара а оплата товара понимается как достижение соглашения сторонами. Публичный характер этого договора определяется порядком его прекращения: оферентом выступает продавец а публичной офертой являются работа автомата демонстрация товаров или их образцов описание товаров и их фотоснимки а также реклама товара если она содержит все существенные условия договора...