72152

Движение документов в организации

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

Порядок движения документов в организации выделяются несколько этапов: Экспедиционная обработка документов поступающих в организацию. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ. Организация рационального движения документов внутри организации.

Русский

2014-11-18

19.21 KB

1 чел.

Движение документов в организации.

Порядок движения документов в организации выделяются несколько этапов:

  1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.
  2. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ.
  3. Организация  рационального движения документов внутри организации.
  4. Обработка исполненных и отправляемых документов.

Способы передачи документов.

  1.  Курьер(курьерская почта) – это человек ,который перевозит (переносит) документы.
  2.  Почта (электронная почта, если включены в электронный документооборот)
  3.  Телеграф.
  4.  Телефон.
  5.  Факсимильные аппараты (Факс)

Подразделение или должностное лицо(секретарь)  проводят экспедиционную обработку поступившей корреспонденции: В специальном журнале входящей документации фиксируется:

  1. Факт поступления.
  2. Время поступления.
  3. Роспись принявшего документ, и оставившего документ .
  4. Роспись можно ставить в разностной книге, в журнале входящей документации или даже квитанции.
  5. (На конверте имеются надписи насчет времени : Срочно или Вручить немедленно, то обязательно указывается время до минут.) 2013.18.10.15:30. Для времени специальная графа.
  6. Если документ поступил в организацию в не рабочее время, то его должен принять работник, на которого возложены такие обязанности по договору или по дополнительному договору.
  7. До вскрытия осматриваем конверт, упаковка должна быть не нарушена. Упаковка не должна быть мокрой, ненарушенной.  
  8. Если есть Факт повреждения то он фиксируется, вскрывать или не вскрывать конверт ,принимает решение адресат.  
  9. Конверт либо сохраняем ,либо утилизируем.

Не уничтожается упаковка если :

-Если в самих документах нет обратного адреса.

-Если документ содержит личный характер, а на упаковке не было грифа «лично».

-Если надо взыскать с корреспондента доплату почтовому ведомству. На поступающих документах проставляется отметка о поступлении проставляется  : порядковый номер документа, количество листов в документе, дата.

Если корреспонденция не скрывается, то регистрационный штамп ставятся на упаковке.

Если документ пришел с сопроводительным письмом, то штамп дублируется, номер дублируется. Если документ храниться в службе ДОУ ,то на первом листе документа ставятся штамп и подлежит возврату. Всегда проверяются на повторность предложения, заявления и жалобы.  Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день поступления документа или в первый рабочий день, если документы пришли вне рабочие дни.  


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

46632. Кабинет изобразительного искусства, требования к нему и его роль в учебно-познавательном процессе 23.5 KB
  2Несколько групп требований: санитарно гигиенич полосвещениемебель; худож эстетич стилевое единство оформления; Отражение содержание учебного предмета материал технич оснащение; Учебн оборудование наличие технич средств обучения Практический Нагл Словесн Работа с книгой Видео метод Опыт Упражнение Учебнопро изводитель ный труд Иллюстрация Демонстрация Наблюдения учащихся Объяснение Разъяснение Рассказ Беседа Инструктаж Лекция Дискуссия Диспут Чтение Изучение Реферирование Беглый просмотр Цитирование Изложение Составление плана...
46634. Вияв антонімії, паронімії та омонімії в різностильових текстах 23.5 KB
  Антоніми це слова однієї й тієї ж частини мови із протилежними лексичними значеннями. Омоніми слова однакові за формою але різні за лексичним значенням. Омоніми бувають повними слова однієї й тієї ж частини мови що в усіх граматичних формах мають однакове звучання та написання коса сплетене волосся коса сільськогосподарське знаряддя коса мілина на ріці та в морі; часткові у деяких формах відрізняються вити пововчому вити гніздо але виє пововчому і в'є гніздо. Також омоніми поділяють на омографи слова...
46635. Синтаксичні конструкції в різностильових текстах 23.5 KB
  Словосполучення і речення це синтаксичні конструкції. Прості речення вживаються в усіх стилях мовлення. Однак стилістичного забарвлення вони набувають залежно від способів вираження членів речення інтонації порядку слів тощо. Яскравого стилістичного забарвлення набувають речення де в ролі підмета виступають прислівник дієслово частка вигук: Немає слово як полин гірке.
46636. Правила оформлення наукової роботи: структура, нумерація, ілюстративний матеріал, загальні правила цитування й покликання на використані джерела, оформлення бібліографічного опису 23.5 KB
  Правила оформлення наукової роботи: структура нумерація ілюстративний матеріал загальні правила цитування й покликання на використані джерела оформлення бібліографічного опису. Структура наукової роботи досить своєрідна. Після нього повинен бути зміст на якому вказується структура наукової роботи. Власне наукова робота починається із вступу в якому вказується актуальність теми мету дослідження завдання роботи теоретичне та практичне значення дослідження тощо.
46637. Традиційні формули звертання в діловому та науковому стилях 23.5 KB
  Традиційні формули звертання в діловому та науковому стилях. Звертання найяскравіший і часто вживаний вид мовленнєвого етикету. Вибір звертання значною мірою залежить від тональності спілкування. В офіційному здебільшого усному спілкуванні послуговуються цим звертанням у поєднанні з прізвищем або назвою особи за фахом чи родом діяльності напр.
46639. Quite and rather 23.5 KB
  Мы часто употребляем quite в позитивных ситуациях, а rather в негативных: She is quite intelligent but rather lazy. Когда мы употребляем rather с позитивными словами
46640. ОСНОВНЫЕ ИТОГИ СОЦИАЛЬНО–ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ СССР К ИСХОДУ 30–Х ГОДОВ 23.6 KB
  На наш взгляд в оценке итогов развития страны к началу 40х годов следует учитывать два объективных обстоятельства: вопервых конечный результат вовторых средства и методы с помощью которых он был достигнут. Бесспорно то что в конце 30хгодов были созданы основные конструкции социалистического общества. К исходу 30х годов наша страна вышла с пятого места в1913году на второе место в мире после США по объемам валовой промышленной продукции.