72152

Движение документов в организации

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

Порядок движения документов в организации выделяются несколько этапов: Экспедиционная обработка документов поступающих в организацию. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ. Организация рационального движения документов внутри организации.

Русский

2014-11-18

19.21 KB

1 чел.

Движение документов в организации.

Порядок движения документов в организации выделяются несколько этапов:

  1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.
  2. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ.
  3. Организация  рационального движения документов внутри организации.
  4. Обработка исполненных и отправляемых документов.

Способы передачи документов.

  1.  Курьер(курьерская почта) – это человек ,который перевозит (переносит) документы.
  2.  Почта (электронная почта, если включены в электронный документооборот)
  3.  Телеграф.
  4.  Телефон.
  5.  Факсимильные аппараты (Факс)

Подразделение или должностное лицо(секретарь)  проводят экспедиционную обработку поступившей корреспонденции: В специальном журнале входящей документации фиксируется:

  1. Факт поступления.
  2. Время поступления.
  3. Роспись принявшего документ, и оставившего документ .
  4. Роспись можно ставить в разностной книге, в журнале входящей документации или даже квитанции.
  5. (На конверте имеются надписи насчет времени : Срочно или Вручить немедленно, то обязательно указывается время до минут.) 2013.18.10.15:30. Для времени специальная графа.
  6. Если документ поступил в организацию в не рабочее время, то его должен принять работник, на которого возложены такие обязанности по договору или по дополнительному договору.
  7. До вскрытия осматриваем конверт, упаковка должна быть не нарушена. Упаковка не должна быть мокрой, ненарушенной.  
  8. Если есть Факт повреждения то он фиксируется, вскрывать или не вскрывать конверт ,принимает решение адресат.  
  9. Конверт либо сохраняем ,либо утилизируем.

Не уничтожается упаковка если :

-Если в самих документах нет обратного адреса.

-Если документ содержит личный характер, а на упаковке не было грифа «лично».

-Если надо взыскать с корреспондента доплату почтовому ведомству. На поступающих документах проставляется отметка о поступлении проставляется  : порядковый номер документа, количество листов в документе, дата.

Если корреспонденция не скрывается, то регистрационный штамп ставятся на упаковке.

Если документ пришел с сопроводительным письмом, то штамп дублируется, номер дублируется. Если документ храниться в службе ДОУ ,то на первом листе документа ставятся штамп и подлежит возврату. Всегда проверяются на повторность предложения, заявления и жалобы.  Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день поступления документа или в первый рабочий день, если документы пришли вне рабочие дни.  


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

18687. Области применения математических методов в экономике 15.2 KB
  Области применения математических методов в экономике Применение математических методов в экономике идет по трем направлениям: математическая экономика математическое моделирование экономики и экономикоматематические методы. При этом математическая экономика пон...
18688. Эталонные (базисные) стратегии развития 14.19 KB
  Эталонные базисные стратегии развития. Эталонными базисными стратегиями развития бизнеса обычно называют наиболее распространенные выверенные практикой и широко освещенные в литературе стратегии. Они отражают 4 различных подхода к росту фирмы и связаны с изменени
18689. Информация для инвестора в интернете 14.32 KB
  Информация для инвестора в интернете. Связи с инвесторами или IR акроним от англ. Investor Relations сфера деятельности организации находящаяся на пересечении финансов коммуникационной политики маркетинга и права имеющая целью построение максимально эффективной двусторо...
18690. Иерархические модели данных 15.32 KB
  Иерархические модели данных. Иерархическая структура представляет совокупность элементов связанных между собой по определенным правилам. Объекты связанные иерархическими отношениями образуют ориентированный граф. основным понятиям: уровень элемент узел связь. У...
18691. Автоматизированное рабочее место 15.32 KB
  Автоматизированное рабочее место. Для реализации идеи распределенного управления потребовалось создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест на базе профессиональных персональных компьютеров. Например в с...
18692. Механистические организационные структуры 26.63 KB
  Механистические организационные структуры. Способность организации быстро реагировать на внешние угрозы и сохранять положительный баланс между входом и выходом зависит от ее структуры. Структура организации это совокупность предписанных ролей и взаимоотноше
18693. Схематичная конструкция жесткого диска (понятия цилиндр, дорожка, поверхность, сектор) 67.39 KB
  Схематичная конструкция жесткого диска понятия цилиндр дорожка поверхность сектор Говоря о магнитных дисках и жестких и гибких нельзя не сказать об их внутренней структуре. Ее составляют дорожки цилиндры и сектора. Дорожки tracks это концентрические окружности п
18694. Учет труда и заработной платы, регистры учета, среднемесячная заработная плата 16.41 KB
  Учет труда и заработной платы регистры учета среднемесячная заработная плата. Заработная плата это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника сложности количества качества и условий выполняемой работы а также выплаты компенсационного и сти...
18695. Применение CASE-технологий при создании информационной системы 13.87 KB
  Применение CASEтехнологий при создании информационной системы. CASEтехнология представляет собой совокупность методологий анализа проектирования разработки и сопровождения сложных систем и поддерживается комплексом взаимоувязанных средств автоматизации. CASEтехноло...