72152

Движение документов в организации

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

Порядок движения документов в организации выделяются несколько этапов: Экспедиционная обработка документов поступающих в организацию. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ. Организация рационального движения документов внутри организации.

Русский

2014-11-18

19.21 KB

1 чел.

Движение документов в организации.

Порядок движения документов в организации выделяются несколько этапов:

  1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.
  2. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ.
  3. Организация  рационального движения документов внутри организации.
  4. Обработка исполненных и отправляемых документов.

Способы передачи документов.

  1.  Курьер(курьерская почта) – это человек ,который перевозит (переносит) документы.
  2.  Почта (электронная почта, если включены в электронный документооборот)
  3.  Телеграф.
  4.  Телефон.
  5.  Факсимильные аппараты (Факс)

Подразделение или должностное лицо(секретарь)  проводят экспедиционную обработку поступившей корреспонденции: В специальном журнале входящей документации фиксируется:

  1. Факт поступления.
  2. Время поступления.
  3. Роспись принявшего документ, и оставившего документ .
  4. Роспись можно ставить в разностной книге, в журнале входящей документации или даже квитанции.
  5. (На конверте имеются надписи насчет времени : Срочно или Вручить немедленно, то обязательно указывается время до минут.) 2013.18.10.15:30. Для времени специальная графа.
  6. Если документ поступил в организацию в не рабочее время, то его должен принять работник, на которого возложены такие обязанности по договору или по дополнительному договору.
  7. До вскрытия осматриваем конверт, упаковка должна быть не нарушена. Упаковка не должна быть мокрой, ненарушенной.  
  8. Если есть Факт повреждения то он фиксируется, вскрывать или не вскрывать конверт ,принимает решение адресат.  
  9. Конверт либо сохраняем ,либо утилизируем.

Не уничтожается упаковка если :

-Если в самих документах нет обратного адреса.

-Если документ содержит личный характер, а на упаковке не было грифа «лично».

-Если надо взыскать с корреспондента доплату почтовому ведомству. На поступающих документах проставляется отметка о поступлении проставляется  : порядковый номер документа, количество листов в документе, дата.

Если корреспонденция не скрывается, то регистрационный штамп ставятся на упаковке.

Если документ пришел с сопроводительным письмом, то штамп дублируется, номер дублируется. Если документ храниться в службе ДОУ ,то на первом листе документа ставятся штамп и подлежит возврату. Всегда проверяются на повторность предложения, заявления и жалобы.  Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день поступления документа или в первый рабочий день, если документы пришли вне рабочие дни.  


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

73331. Повторення складу чисел 5 і 6. Складання рівностей за малюнками. Обчислення значень виразів, що містять додавання, за допомогою предметних малюнків 279.77 KB
  Мета: повторити всі варіанти складу чисел 5 і 6; вправляти у складанні прикладів за малюнками, у розпізнаванні геометричних фігур; вдосконалювати обчислювальні навички; розвивати мислення, навички каліграфічного письма; виховувати старанність.
73333. Створення нумерованих та маркованих списків. Настроювання параметрів сторінок. Створення колонтитулів 860.57 KB
  Мета уроку: сформувати поняття: нумерований і маркований списки; колонтитули; розглянути: способи створення нумерованих маркованих та багаторівневих списків; особливості настроювання параметрів сторінок; формувати вміння: створювати нумеровані й марковані списки; створювати колонтитули; застосовувати набуті знання на практиці; розвивати: творчі здібності; критичне та аналітичне мислення; навчити: застосовувати вміння створювати списки при оформленні тексту; настроювати параметри сторінки. Очікувані...
73335. Мова як особлива система знаків, її місце серед інших знакових систем. Проблеми взаємодії мови і культури, мови і соціуму. Роль мови у формуванні й самовираженні особистості 102.11 KB
  Мова як особлива система знаків її місце серед інших знакових систем. Що не річка то мова знад СлавутиДніпра: українська чудова як сопілкова гра Д. Мова це сукупність усіх слів усіх граматичних форм усіх особливостей вимови всіх людей За Г. Мова це історія і сучасність це кожна людина і народ це інструмент який допомагає людині в її практичній щоденній діяльності тобто виступає знаряддям спілкування і водночас це й засіб проникнення в глибини історичної пам’яті народу це збереження духовних надбань нації для...
73336. Подільність електричного заряду. Будова атома. Електрон 80.42 KB
  Мета: пояснити явище електризації сформувати в учнів поняття подільності електричного заряду його дискретності охарактеризувати електрон як носія елементарного електричного заряду; познайомити їх із планетарною моделлю атома за Резерфордом; сформувати поняття іона як структурного елемента речовини; ознайомити з будовою та принципом роботи електроскопа та електрометра; розвивати уяву та логічне мислення; виховувати вміння налаштовувати себе на успіх. Основні поняття: електричний заряд атом протон нейтрон електрон іон ізотоп закон...
73337. Графічні зображення в текстових документах: автофігура, графічний об’єкт, діаграма, WordArt 1.01 MB
  Графічні зображення в текстових документах. Мета уроку: сформувати поняття: діаграма; розглянути: типи графічних зображень; особливості роботи з графічними об’єктами; формувати вміння: використовувати інструменти для роботи з рисунками; використовувати набуті знання на практиці; розвивати: креативність; критичне мислення; навчити: вставляти зображення у документ; виховувати: інформаційноосвічену особистість;. Базові поняття й терміни: автофігура графічний об’єкт діаграма Wordrt художня рамка формат...
73338. Українська мова в контексті української культури. Українська мова в «діалозі культур». Українська мова у світі. Українська діаспора 76.77 KB
  Поглибити знання про роль української мови як однієї з основних національно-культурних цінностей українського народу, подати відомості про українську діаспору, навчити виявляти особливості української мови на фоні інших у міжкультурній комунікації; розвивати пам’ять, збагачувати й удосконалювати мовлення учнів, формувати вміння вільно виражати свої думки
73339. Елементи розвитку музики: повтор, контраст 345.98 KB
  Однак напевне для всіх вас одним із найулюбленіших видів мистецтва є мультики І корисно Пригадайте музичні мультики які в першому та другому класах допомагали вивчити мелодії пісень. Продовження розучування пісні Мультики Тепер ми можемо співати з нот Також можна дивитися на ноти і слідкувати за мелодичною лінією як ми робили завжди. Тоді пригадайте мелодичну лінію пісні Мультики і заспівайте її зі словами усіх куплетів. Пісня Мультики Сл.