72158

Контроль как функция процесса управления

Доклад

Менеджмент, консалтинг и предпринимательство

Координация регулирование - это функция призванная обеспечить согласованность и взаимосвязь между элементами системы управления организацией бесперебойность и непрерывность процесса управления. Координация включает: обеспечение единства между функциями процесса управления...

Русский

2014-11-18

91.61 KB

0 чел.

Контроль как функция процесса управления

Функция управления «контроль» устанавливает степень соответствия принятых решений фактическому состоянию системы управления, реально достигнутых целей запланированным, выявляет отклонения от их причины.

Виды контроля:

  1.  по времени проведения: предварительный, текущий, заключительный;
  2.  по объекту контроля: финансовый, качества продукции, административный, технический и др.;
  3.  по характеру: непрерывный, периодический;
  4.  по степени охвата объектов: сплошной, выборочный, разовый;
  5.  по степени централизации: централизованный (наличие контрольных служб), децентрализованный (самоконтроль и внутригрупповой контроль).

Контроль – функция управленческой деятельности, благодаря которой можно удерживать организацию на верном пути, сравнивая показатели ее деятельности с установленными планами.

Система контроля обеспечивает обратную связь между планами и реальностью. В результате устанавливаются отклонения с тем, чтобы негативные влияния (результаты) исправить, позитивные – усилить.

Этапы процесса контроля:

1. установление стандартов, норм и нормативов, выработка показателей результативности (планирование);

2. сопоставление полученных результатов с установленными стандартами (учет), установление размеров отклонений (анализ).

3. принятие необходимых корректирующих действий: ничего не предпринимать, устранить отклонение (координация), пересмотреть стандарт.

Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Стандарт – совокупность принятых норм и нормативов.

Норма – это абсолютных затрат определенного вида ресурсов для изготовления единицы продукции установленного качества в условленные сроки. (Например, расценка на изготовление единицы продукции, нормы запасов деталей на складе и др.).

Норматив – это показатель, характеризующий относительную величину (уровень, степень) использования орудий и предметов труда, их использование на единицу площади, веса, объема. (Например, уровень капиталоотдачи, трудоемкости).

Рекомендации по проведению контроля:

  1.  необходимы осмысленные требования, воспринимаемые сотрудниками;
  2.  следует устанавливать обратную связь с сотрудниками, работа которых контролируется;
  3.  целесообразно избегать чрезмерного контроля;
  4.  следует устанавливать жесткие, но достижимые требования;
  5.  необходимо вознаграждать за выполнение требований;
  6.  не следует контролировать скрыто;
  7.  необходимо контролировать не только «любимый» участок;
  8.  необходимо сочетать плановые и неплановые проверки.

Координация как функция управления

Координация (регулирование) – это функция, призванная обеспечить согласованность и взаимосвязь между элементами системы управления организацией, бесперебойность и непрерывность процесса управления.

Главная задача координации – обеспечение взаимодействия и согласованности в работе всех подразделений и звеньев организации (по горизонтали и вертикали) путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними.

Координация включает:

  1.  обеспечение единства между функциями процесса управления;
  2.  обеспечение согласованности между отдельными руководителями, сотрудниками;
  3.  согласование сроков выполнения управленческих функций;
  4.  обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации с субъектами внешней среды, деловыми партнерами;
  5.  оптимальное разделение труда, распределение обязанностей и ответственности между сотрудниками , исполнителями на всех уровнях;
  6.  устранение отклонений системы от заданных параметров.

Координация делится на несколько видов:

превентивная, когда прогнозируются проблемы, трудности и пути их преодоления и принимаются адекватные меры;

устраняющая, нацеленная на ликвидацию перебоев после того, как они произошли;

регулирующая, предназначенная для поддержания системы управления  и производства в установленных пределах;

стимулирующая, повышающая эффективность функционирования системы управления и производства.

1

3

2

Контроль

Планирование

Мотивация

Организация

Деятельность по координации осуществляется посредством совещаний, контактов между руководителями, сотрудниками, проведения согласований планов, графиков, внесения в них корректив, увязки работы исполнителей.

1 – регулирование путем изменения в системе мотивации сотрудников,

2 – регулирование путем реорганизации структуры управления,

3 – регулирование путем изменения планов.

Коммуникационный процесс в организации

Коммуникации (от лат. «связываю») – процесс передачи информации от источника к получателю.

                                          Сообщение

Получатель

Отправитель

Канал

 

                                                  обратная связь

Согласно исследованиям руководитель тратит от 50 до 90% рабочего времени на коммуникации.

Виды коммуникаций:

  1.  между организацией и внешней средой (с потребителями – реклама, с гос. контрю органами – отчеты и др.);
  2.  между уровнями и подразделениями организации:
  3.  межуровневые коммуникации (между начальством и подчиненными),
  4.  одноуровневые коммуникации (между подразделениями одного уровня, отдельными работниками).

Отправитель – лицо, генерирующее  идеи или сбирающее информацию и передающее ее.

Сообщение – собственно информация, закодированная с помощью символов.

Канал – средство передачи информации.

Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Основой коммуникации есть информация – совокупность сообщений, которые отражают конкретный аспект явления, процесса.

Этапы коммуникационного процесса:

  1.  зарождение идеи (что, зачем, каким образом),
  2.  кодирование (слова, интонация, жесты и др.) и выбор канала (речь, письменные материалы, электр. средства связи и др.),
  3.  передача (физическая передача сообщения),
  4.  декодирование (перевод символов отправителя).

Канал должен соответствовать передаваемой информации. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом.

Первичные информационные сети

 «Звезда». Один руководитель контролирует деятельность нескольких подчиненных, информационные потоки исходят из одного центра. Сеть «звезда» быстро распространяет информацию, т.к. она одновременно посылается во всех направлениях. Хорошо работает в небольших коллективах (10-12 сотрудников). Если сотрудников большее количество, руководитель не в состоянии обработать всю информацию.

Сеть «звезда» быстро распространяет информацию, т.к. она одновременно посылается во всех направлениях. Хорошо работает в небольших коллективах (10-12 сотрудников). Если сотрудников большее количество, руководитель не в состоянии обработать всю информацию.

«Шпора». Особенностью информационной сети «шпора» является то, что между начальником и подчиненными появляется работник, занимающий ключевую позицию, отсекающий номинально начальника от исполнителей, просеивающий информацию в своих интересах. Им может быть заместитель, помощник, секретарь и др. На данную должность необходимо назначать только преданного, проверенного человека.

«Круг». Главная особенность «круга» состоит в разделении или полном отсутствии формального лидерства. Информационная сеть «круг» может быть сформирована в небольших организациях с гибкой структурой управления. Благодаря данной сети создается благоприятный климат, возможность творческого подхода, эффект синергии. Неустойчива сеть, создающая ограниченное просеивание информации.

Вторичные информационные сети

«Тент». Очень распространенная информационная сеть, в которой две силовые линии идут к одному руководителю, обрабатывающему информацию и осуществляющему управление. Это сильная и устойчивая сеть с высокой степенью централизации управления, в которой вся информация проходит через руководителя. Создается в диверсифицированных компаниях.

«Палатка».  Образуется тогда, когда руководитель считает, что решение общих проблем возможно на уровне его заместителей, без передачи наверх. Может возникнуть без ведома руководителя (неформально). Позволяет быстро решать проблемы, но ослабляет роль и власть руководителя.

 «Дом».  Образуется в том случае, если все должностные лица могут обмениваться информацией не только по вертикали, но и по горизонтали. Позволяет согласовывать деятельность и быстро решать проблемы на низших уровнях иерархии. В такой сети уменьшается стабильность положения руководителя, требуется усиленные контроль за деятельностью подчиненных.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

56275. Формування громадянської свідомості учнів 285.5 KB
  З огляду на це дуже важливим і актуальним є проблема формування у школярів громадянської свідомості високих громадянських якостей наявність яких дасть їм повне право називатися громадянами Української держави.
56276. Рослинний і тваринний світ Північної Америки. Особливості природної зональності материка. Висотна поясність 1.66 MB
  Ми як справжні географи вирушимо у мандрівку до Північної Америки щоб ознайомитися з особливостями природи цього дивовижного материка. Які рослини і тварини ви вважаєте емблемою Північної Америки.
56277. “Світ – найвеличніший храм, в якому людина – спаситель життя на Землі”. Інтегрований урок географії, біології, фізики в 10, 11 класі 124 KB
  Мета: Виховувати в учнів якості громадянина світу, патріотизм, екологічну культуру, почуття вдячності до людей, що прийняли на себе удар стихії, формувати нове екологічне мислення...
56278. Світове господарство. Етапи формування світового господарства 384 KB
  МЕТА: систематизувати уявлення учнів про господарство; сформувати систему знань про світове господарство; виділити етапи формування світового господарства; розвивати практичні навички учнів заповнювати та складати структурні схеми...
56279. Ранній залізний вік на українських землях. Світ кочовиків 46 KB
  Підготувати розповідь про історію свого племені. Інсценізувати епізод з життя племені. Вибрати вождя племені. Розповідь з історії племені.
56280. Використання власного досвіду для формування дитячого світогляду на уроках англійської мови. Як здійснюються дитячі мрії… 113.5 KB
  Тому своїм учням я намагаюся якомога більше розповідати про ті країни, в яких мені пощастило побувати, ділюся з ними своїми враженнями, намагаюся захопити і зацікавити їх світом подорожей. Мені дуже хочеться, щоб кожен з них розпочинав свій шлях...
56281. Формування мотивів самоосвітньої діяльності при вивченні світової літератури 55 KB
  У процесі залучення дітей шкільного віку до читання ми маємо підготувати вдумливого читача який буде емоційно включеним до процесу навчання спроможний до діалогу з автором художнього твору до активного обговорення проблем що торкнулися його душі у процесі читання.
56283. Пам’ятай святий день святкувати. Конспект уроку з християнської етики у 8 класі 813.5 KB
  Робота з підручником. Як Ісус Христос пропонував святкувати суботу Робота над текстом з Нового Завіту. Робота в групах. Самостійна робота.