72373

Основи діловодства: Навчально-методичний посібник

Книга

Архивоведение и делопроизводство

На практичному занятті розширюються, поглиблюються й деталізуються знання, отримані студентами на лекції та в процесі самостійної роботи, і спрямовуються на підвищення рівня засвоєння навчального матеріалу, прищеплення умінь і навичок, розвиток логічного мислення та усного мовлення студентів.

Украинкский

2014-11-21

512 KB

19 чел.

Міністерство ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ України

Основи діловодства

Навчально-методичний посібник

Дніпропетровськ 2012


МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

Дніпропетровська державна фінансова академія

ФАКУЛЬТЕТ управління персоналом ТА економіки праці

КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТУ

Основи діловодства

Навчально-методичний посібник

для студентів денної форми навчання

за освітньо-кваліфікаційним рівнем «бакалавр»

за галуззю знань 0305 «Економіка та підприємництво»

за напрямами підготовки 6.030504 «Економіка підприємства»,

6.030505 «Управління персоналом та економіка праці»,

6.030508 «Фінанси і кредит»

Дніпропетровськ - 2012

УДК 35.077.1

ББК 65.291.212.8

      С 14

Основи діловодства: навчально-методичний посібник для студентів денної форми навчання, які навчаються за освітньо-кваліфікаційним рівнем «бакалавр» галуззю знань 0305 «Економіка та підприємництво» за напрямами підготовки 6.030504 «Економіка підприємства», 6.030505 «Управління персоналом та економіка праці», 6.030508 «Фінанси і кредит». - Дніпропетровськ, Дніпропетровська державна фінансова академія, 2012. - 52 с.

Навчально-методичний посібник для студентів денної форми навчання з дисципліни «Основи діловодства» розроблений згідно з програмою навчальної дисципліни і навчальним планом.

Посібник містить методичні рекомендації до практичних занять, самостійної роботи, виконання індивідуального завдання, а також даються поради для підготовки до цих видів занять. Для більш глибокого вивчення дисципліни студентам надається бібліографічний список.

Навчально-методичний посібник призначений допомогти студентам у засвоєнні програмного матеріалу дисципліни.

Автор:

І.П. Садковська

старший викладач кафедри менеджменту Дніпропетровської державної фінансової академії

Рецензенти:

Н.І. Редіна

Н.І Шевченко

к.е.н., професор, завідувач кафедри менеджменту Дніпропетровської державної фінансової академії 

к.е.н., декан  факультету управління персоналом та економіки праці Дніпропетровської державної фінансової академії

Відповідальний за випуск:

Н.І. Редіна

к.е.н., професор, завідувач кафедри менеджменту Дніпропетровської державної фінансової академії 

Розглянуто та схвалено Вченою радою факультету управління персоналом та економіки праці

Протокол № ___ від ______________ р.

Розглянуто та схвалено

на засіданні кафедри

менеджменту

Протокол № ___ від ______________ р.


ЗМІСТ

                                                                                                                          

Вступ..………………………………………………………………………

4

  1.  

Програма навчальної дисципліни……………………………………

7

  1.  

Методичні рекомендації до самостійної роботи…………………….

11

  1.  

Методичні рекомендації до практичних занять……………………..

23

  1.  

Методичні рекомендації до виконання індивідуального завдання…

29

  1.  

Підсумковий контроль…………………………….…………….…….

39

6.

Список рекомендованої літератури ..........……….…..….…………..

44

Додатки…………….………………………………………….…………..

56


вступ

Програмою навчальної дисципліни “Основи діловодства” передбачено вивчення теорії і практики документування та документаційного забезпечення діяльності установ, організацій та підприємств, знання яких необхідне фахівцю для складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації, організації праці з документами на усіх етапах – від отримання (складання) до передачі справ на архівне зберігання або відправлення.

Після вивчення дисципліни студенти повинні знати:

  •  суть понять основних професійних термінів і визначень, які постійно зустрічаються при документуванні та документаційному забезпеченні управлінської діяльності установ, організацій і підприємств (документ, бланк, реквізит, справа, номенклатура та ін.);
  •  правила складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації;
  •  організацію документообігу;
  •  загальні правила реєстрації документів, організації контролю за їх виконанням;
  •  загальні правила складання номенклатур, формування справ, підготовки документів до наступного використання та зберігання.

Студенти повинні вміти: складати та оформляти організаційно-розпорядчу документацію.

Компетенції, які повинні бути сформовані у студентів при вивченні навчальної дисципліни:

Інструментальні

Здатність отримувати, аналізувати та систематизувати інформацію з базових питань програмного матеріалу навчальної дисципліни з різних джерел  (підручник, навчальний посібник, періодичні видання,  Інтернет та ін.); здатність ефективно організувати свій робочий час.

Міжособистісні

Здатність до постійного удосконалення емоційних здібностей як інструменту розвитку ефективних міжособистісних комунікацій.

Системні

Здатність застосовувати знання з теорії діловодства у професійній діяльності в сучасних організаціях.

Спеціальні

  •  Уміння використовувати сучасну нормативно-правову базу з питань  діловодства у процесі  виконанні управлінських дій.
  •  Володіння прийомами оформлення організаційно-розпорядчої документації.
  •  Володіння навичками здійснення уніфікації управлінських документів.
  •  Володіння правилами організації документообігу в сучасній організації, установі, на сучасному підприємстві.
  •  Володіння правилами, прийомами і методами обліку (реєстрації) документів та організації контролю за їх виконанням.
  •  Здатність проводити інформаційно-довідкову роботу з документами.

Послідовність вивчення програмного матеріалу є традиційною для інструктивних документів та навчальної літератури з питань організації діловодства і обумовлена внутрішньою логікою тем дисципліни: на поняттях попередніх тем ґрунтується вивчення наступних тем.

Основними формами організації вивчення студентами дисципліни є: лекції, практичні заняття, індивідуальна робота, самостійна робота.

На лекційному занятті у студентів формуються знання з основ діловодства, а  також визначається  напрямок, основний зміст і характер усіх інших видів навчальних занять та самостійної роботи студентів з навчальної дисципліни.

Практичне заняття – це вид навчального заняття, на якому викладач організовує детальний розгляд студентами окремих теоретичних положень навчальної дисципліни та формує вміння і навички їх практичного застосування шляхом індивідуального виконання студентами робіт відповідно до сформульованих завдань.

На практичному занятті  розширюються, поглиблюються й деталізуються знання, отримані студентами на лекції та в процесі самостійної роботи, і спрямовуються на підвищення рівня засвоєння навчального матеріалу, прищеплення умінь і навичок, розвиток логічного мислення та усного мовлення студентів. Тематика практичних занять та методичні рекомендації до їх виконання із переліком рекомендованої літератури заздалегідь доводяться до відома студентів.

Для проведення практичного заняття існують відповідні методичні матеріали: набір практичних завдань для виконання їх студентами на занятті та необхідні дидактичні засоби.

Студенти згідно з тематичним планом проведення практичних занять самостійно опрацьовують лекційний матеріал та рекомендовану літературу з відповідної теми.

Теми «Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації», «Реєстрація документів та контроль за їх виконанням», «Організація документообігу», «Складання номенклатур, формування справ, підготовка документів до наступного зберігання та використання» доопрацьовуються студентами самостійно. Самостійна робота є основним засобом засвоєння студентами навчального матеріалу в час вільний від обов’язкових навчальних занять. Самостійна робота студентів забезпечується підручниками та наочним альбомом-посібником з дисципліни “Основи діловодства” і може виконуватися у бібліотеці, навчальному кабінеті, а також в домашніх умовах.

Зміст навчально-методичного посібника охоплює усі теми предмету та включає методичні рекомендації по виконанню усіх видів роботи студентів по вивченню дисципліни «Основи діловодства», що передбачені робочою навчальною програмою.

Після вивчення дисципліни передбачається проведення підсумкового контролю знань, що проводиться на заліковому тижні у формі тестування.


1.
 програма НАВЧАЛЬНОЇ ДИСЦИПЛІНИ

«Основи діловодства»

1.1. ТЕМАТИЧНИЙ ПЛАН НАВЧАЛЬНОЇ ДИСЦИПЛІНИ

Назва модуля, змістового модуля, теми

Модуль 1. Основні правила документування та

організація роботи з документами

Змістовий модуль 1.  Вступ. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації

Тема 1. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації

Змістовий модуль 2. Основні правила організації документообігу, реєстрації документів та контролю за їх виконанням

Тема 2. Організація документообігу.

Тема 3. Реєстрація документів і контроль за їх виконанням.

Змістовий модуль 3. Складання номенклатури справ, формування справ, підготовка документів до наступного зберігання та використання

Тема 4. Складання номенклатури справ, формування справ, підготовка документів до наступного зберігання та використання

Модуль 2.  Індивідуальне завдання

Підсумковий контроль: ПМК

1.2. ЗМІСТ НАВЧАЛЬНОЇ ДИСЦИПЛІНИ

«Основи діловодства»

Модуль 1. Основні правила документування та

організація роботи з документами

Змістовий модуль 1. Вступ. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації

Тема 1. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації

Класифікація документів. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації.  Державні стандарти, що регламентують порядок роботи з документами та правила їх оформлення.

Суть понять основних професійних термінів і визначень, які постійно зустрічаються при роботі з документами (діловодство, документ, бланк, реквізит, справа, документообіг та  ін).

Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів, порядок і місце їх розташування, оформлення.

Поняття про бланки документів. Правила оформлення бланків документів.

Види та призначення організаційних документів. Формуляр організаційних документів (положень, статутів, інструкцій).

Правила складання та оформлення положень, статутів, інструкцій.

Види та призначення розпорядчих документів (накази, розпорядження, вказівки).

Види наказів. Накази з основної діяльності та особовому складу. Формуляри наказів з основної діяльності та особовому складу. Порядок підготовки та видання наказів. Правила складання та оформлення наказів.

Формуляри розпоряджень і вказівок. Порядок підготовки і видання розпоряджень і вказівок. Правила складання та оформлення розпоряджень, вказівок.

Види та призначення довідково-інформаційних документів (листів, телеграм, телефонограм, довідок, доповідних та пояснювальних записок, актів, протоколів та ін.).

Види службових листів. Формуляри службових листів. Правила складання та оформлення службових листів.

Формуляри телеграм, телефонограм, довідок, доповідних та пояснювальних записок, актів, протоколів. Правила складання та оформлення телеграм, телефонограм, довідок, доповідних та пояснювальних записок, актів, протоколів.

Змістовий модуль 2. Основні правила організації документообігу, реєстрації документів та контролю за їх виконанням

Тема 2. Організація документообігу

Суть поняття «документообіг». Загальні правила організації документообігу в установах, організаціях, на підприємствах.

Порядок проходження і виконання вхідних документів. Приймання і початкова обробка кореспонденції, що надійшла. Перевірка правильності доставки кореспонденції. Попередній розгляд документів. Розгляд документів керівництвом. Вимоги щодо резолюцій. Направлення документів на  виконання та виконання документів.

Порядок проходження і виконання вихідних документів. Складання проекту документа, його виготовлення, візування, погодження (у необхідних випадках), підписання, реєстрація, відправлення, підшивання другого примірника (копії) до справи.

Порядок підготовки, оформлення та виконання внутрішніх документів. Складання проекту документа, його виготовлення, візування, погодження, підписання (затвердження), реєстрація, направлення на  виконання.

Порядок доставки документів. Організація кур’єрського зв’язку. Порядок приймання й передачі вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

Суть поняття «обсяг документообігу». Порядок обліку обсягу документообігу.

Тема 3. Реєстрація документів і контроль за їх виконанням

Поняття реєстрації документів. Загальні правила реєстрації документів. Перелік документів які підлягають та не підлягають реєстрації.

Порядок індексації документів. Склад реєстраційних індексів вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

Форми реєстрації документів.

Карткова форма, реєстрації, її переваги та недоліки. Порядок заповнення карток. Систематизація реєстраційних карток.

Журнальна форма реєстрації, її переваги та недоліки. Порядок заповнення журналів реєстрації.

Цілі, завдання і правила контролю за виконанням документів. Перелік документів, виконання яких підлягає обов’язковому контролю.

Строки виконання документів. Індивідуальні та типові строки виконання документів.

Техніка контролю за виконанням документів. Контрольні картки, їх форма та порядок заповнення. Форма контрольних карток.

Узагальнення та аналіз даних про виконання документів.

Змістовий модуль 3. Складання номенклатури справ, формування справ, підготовка документів до наступного зберігання та використання

Тема 4. Складання номенклатури справ, формування справ, підготовка документів до наступного зберігання та використання

Поняття і призначення номенклатури справ. Принципи побудови номенклатури справ. Класифікація номенклатур справ (типові, зразкові, індивідуальні). Порядок розробки, складання і оформлення номенклатури справ.

Поняття про формування справ. Загальні правила формування справ. Принципи формування справ (у порядку вирішення питань, хронології, алфавіту, індексації та ін.).

Підготовка документів до наступного зберігання та використання, її етапи.

Порядок передачі справ до архіву установи, організації, підприємства.

Поняття експертизи наукової та практичної цінності документів. Експертна комісія (ЕК) установи, організації, підприємства: її функції, організація роботи.

Загальні правила оформлення справ: оформлення обкладинки, брошурування, нумерація аркушів, складання засвідчувального напису.

Опис документів постійного та тимчасового строків зберігання (понад 10 років).

Порядок складання, оформлення та затвердження актів про призначення до знищення документів та справ.

Забезпечення зберігання документів.

Модуль 2. Індивідуальне завдання
2. методичні рекомендації до самостійної роботи

Дидактичною метою самостійної роботи студентів є:

  1.  Первинне оволодіння знаннями (засвоєння нового матеріалу). Постановка такої мети доцільна в тому випадку, якщо студенти самостійно, без допомоги викладача, вивчають новий навчальний матеріал (наприклад, студенти, які не мали можливості бути присутніми на лекційному занятті).
  2.  Закріплення, поглиблення, розширення і систематизація знань, отриманих під час аудиторних занять.

У залежності від поставленої мети студенти повинні використовувати такі основні види роботи:

Мета

Види роботи

Первинне оволодіння знаннями (засвоєння нового матеріалу)

Читання підручника, додаткової літератури: складання плану тексту, конспектування прочитаного, графічне зображення структури тексту, виписки з тексту

Закріплення, поглиблення, розширення і систематизація знань

Робота з конспектом лекцій, який студенти отримали під час занять, повторна робота з матеріалом підручника, додатковою літературою, складання плану відповіді на контрольні питання

Модуль 1. Основні правила документування.

Організація роботи з документами

Змістовий модуль 1. Вступ. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації

Тема 1. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації

Мета самостійної роботи

  •  Закріплення, поглиблення, поширення і систематизація знань, що були отримані на лекції про основні правила складання і оформлення організаційно-розпорядчої документації.
  •  Формування вмінь  оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації.
  •  Формування вмінь та навичок складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації.
  •  Розвиток самостійного мислення.

 

План вивчення теми

  1.  Класифікація організаційно-розпорядчих документів. Державні стандарти на організаційно-розпорядчі документи.
  2.  Суть понять основних професійних термінів і визначень, які постійно зустрічаються при роботі з документами (діловодство, документ, бланк, реквізит, справа, документообіг, номенклатура справ та  ін).
  3.  Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів, порядок і місце їх розташування, оформлення.
  4.  Поняття про бланки документів. Правила оформлення бланків документів.
  5.  Види та призначення організаційних документів. Формуляр організаційних документів (положень, статутів, інструкцій).
  6.  Правила складання та оформлення положень, статутів, інструкцій.
  7.  Види та призначення розпорядчих документів (накази, розпорядження, вказівки).
  8.  Накази з основної діяльності та особовому складу. Формуляри наказів з основної діяльності та особовому складу. Порядок підготовки та видання наказів. Правила складання та оформлення наказів.
  9.  Формуляри розпоряджень і вказівок. Порядок підготовки і видання розпоряджень і вказівок. Правила складання та оформлення розпоряджень, вказівок.
  10.   Види службових листів. Формуляри службових листів. Правила складання та оформлення службових листів.
  11.   Формуляри телеграм, телефонограм, довідок, доповідних та пояснювальних записок, актів, протоколів. Правила складання та оформлення телеграм, телефонограм, довідок, доповідних та пояснювальних записок, актів, протоколів.

Методичні рекомендації

Етап перший – закріплення, поглиблення, систематизація знань:

  1.  Прочитайте конспект лекцій.
  2.  Прочитайте параграфи 1, 2 (глава І), параграфи 1, 2, 3, 5, 6 (глава ІІ) (дивись Делопроизводство: Справочное пособие / А.Б. Фельзер, М.А. Миссерман. – К.: Вища школа, 1987, с. 8-16, 19-58, 61-83).
  3.  Уважно прочитайте текст по частинам, виділіть головне.
  4.  Розгляньте склад реквізитів, формуляр-зразок службового листа, зразки бланків, зразки оформлення реквізитів та організаційно-розпорядчих документів (дивись наочний альбом-посібник з дисципліни “Основи діловодства” с. 3- 49).

Етап другий – засвоєння і розуміння основних визначень і термінів:

  1.  Використовуючи підручник, конспект лекцій, словник, опануйте нові терміни і поняття.
  2.  Запишіть важливі визначення і терміни.

Етап третій – відповіді на питання для самоконтролю:

  1.  Суть поняття «організаційно-розпорядчі документи».
  2.  Класифікація організаційно-розпорядчих документів.
  3.  Суть поняття “реквізит документа”?
  4.  Суть поняття “формуляр документа”?
  5.  Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів.
  6.  Правила складання та оформлення реквізитів.
  7.  Суть поняття “бланк документа”?
  8.  Які види бланків існують для оформлення організаційно-розпорядчої документації?
  9.  Способи розміщення постійних реквізитів на бланках документів.
  10.  З яких постійних реквізитів складається бланк для листів?
  11.  З яких постійних реквізитів складається загальний бланк?
  12.   Правила оформлення бланків документів.
  13.   Види організаційних документів, їх призначення.
  14.   Які реквізити включає формуляр організаційних документів:
  •  положення;
  •  статуту;
  •  інструкції.
  1.   Правила складання та оформлення організаційних документів.
  2.   Види розпорядчих документів, їх призначення.
  3.   Які реквізити включає формуляр розпорядчих документів:
  •  наказу;
  •  розпорядження;
  •  вказівки.
  1.   Види наказів.
  2.   Який порядок підготовки та видання наказів, розпоряджень, вказівок?
  3.   Правила складання та оформлення наказів, розпоряджень, вказівок.
  4.   Правила складання та оформлення довідково-інформаційних документів:
  •  протоколу;
  •  службового листа;
  •  телеграми;
  •  телефонограми;
  •  довідки;
  •  доповідної та пояснювальної записок;
  •  акту.

Етап четвертий - складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів:

1. Уважно вивчіть зразки оформлення реквізитів документів та зразки оформлення організаційно-розпорядчої документації (дивись наочний альбом-посібник з дисципліни “Основи діловодства” с. 16 - 49)

3. Складіть та оформіть реквізити документів.

4. Складіть і оформіть формуляри організаційних, розпорядчих і довідково-інформаційних документів.

Бібліографічний список /5/, /7/

Змістовий модуль 2. Основні правила організації документообігу, реєстрації документів та контролю за їх виконанням

Тема 2. Організація документообігу

Мета самостійної роботи

  •  Закріплення, поглиблення, систематизація знань про основні правила організації документообігу.
  •  Формування вмінь складання схем документообігу, проходження вхідних, вихідних та внутрішніх документів.

План вивчення теми

1. Суть поняття «документообіг». Загальні правила організації документообігу в установах, організаціях, на підприємствах.

2. Порядок проходження і виконання вхідних документів. Приймання і початкова обробка кореспонденції, що надійшла. Перевірка правильності доставки кореспонденції. Попередній розгляд документів. Розгляд документів керівництвом. Вимоги щодо резолюцій. Направлення документів на  виконання та виконання документів.

3. Порядок проходження і виконання вихідних документів. Складання проекту документа, його виготовлення, візування, погодження, підписання, реєстрація і відправлення.

4. Порядок підготовки, оформлення та виконання внутрішніх документів. Складання проекту документа, його виготовлення, візування, погодження, підписання (затвердження), реєстрація, направлення на  виконання.

5. Порядок доставки документів. Організація кур’єрського зв’язку. Порядок приймання й передачі вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

6. Суть поняття «обсяг документообігу». Порядок обліку обсягу документообігу.

Методичні рекомендації

Етап перший – закріплення, поглиблення, розширення і систематизація знань:

  1.  Прочитайте конспект лекцій.
  2.  Уважно прочитайте параграфи 1–7 (глава ІІІ) (дивись Делопроизводство: Справочное пособие / А.Б. Фельзер, М.А. Миссерман. – К.: Вища школа, 1987, с. 83-110).
  3.  Уважно прочитайте текст по частинам, виділіть головне.
  4.  Розгляньте схеми організації документообігу організаційно-розпорядчих документів (дивись наочний альбом-посібник з дисципліни “Основи діловодства” стор. 50 - 52).

Етап другий – засвоєння і розуміння основних визначень і термінів:

  1.  Використовуючи підручник, конспект лекцій, словник, опануйте нові терміни і поняття.
  2.  Запишіть важливі визначення і терміни.

Етап третій – відповіді на питання для самоконтролю:

  1.  У чому заключається суть поняття “документообіг”?
  2.  Загальні правила організації документообігу.
  3.  Правила приймання і початкової обробки вхідної документації.
  4.  Який порядок проходження вхідних документів?
  5.  Суть поняття “резолюція”?
  6.  Яким вимогам повинна відповідати резолюція?
  7.  Який порядок проходження вихідних документів?
  8.  Порядок проходження та виконання вхідних документів.
  9.  Порядок підготовки проекту документа.
  10.  Які правила необхідно виконувати при підготовці, оформленні та виконанні внутрішніх документів?
  11.   Який порядок приймання й передачі вхідних, вихідних і внутрішніх документів?
  12.   У чому заключається суть поняття “обсяг документообігу”?
  13.   З якою метою і як необхідно вести облік обсягу документообігу?

Етап четвертий -  складання схем документообігу, проходження і порядок виконання вхідних, вихідних, внутрішніх документів:

  1.  Розгляньте схеми документообігу та проходження документів (дивись Делопроизводство: Справочное пособие / А.Б. Фельзер, М.А. Миссерман. – К.: Вища школа, 1987, с. 85-88).
  2.  Розгляньте схеми організації документообігу організаційно-розпорядчих документів (дивись наочний альбом-посібник з дисципліни “Основи діловодства” с. 50 - 52).
  3.  Складіть схеми документообігу.
  4.  Складіть схеми проходження вхідних, вихідних та внутрішніх документів.

Бібліографічний список /5/, /7/

Тема 3. Реєстрація документів і контроль за їх виконанням

Мета самостійної роботи

  •  Закріплення, поглиблення і систематизація знань про основні правила реєстрації документів і контролю за їх виконанням.
  •  Формування вмінь заповнювати картки і журнали реєстрації та контрольні картки виконання документів.

План вивчення теми

  1.  Поняття реєстрації документів. Загальні правила реєстрації документів. Перелік документів, які підлягають та не підлягають реєстрації.
  2.  Порядок індексації документів. Склад реєстраційних індексів вхідних, вихідних і внутрішніх документів.
  3.  Форми реєстрації документів.
  4.  Карткова форма, реєстрації, її переваги та недоліки. Порядок заповнення карток. Систематизація реєстраційних карток.
  5.  Журнальна форма реєстрації, її переваги та недоліки. Порядок заповнення журналів реєстрації.
  6.  Цілі, завдання і правила контролю за виконанням документів. Перелік документів, які підлягають обов’язковому контролю.
  7.  Строки виконання документів. Індивідуальні та типові строки виконання документів.
  8.  Техніка контролю за виконанням документів. Контрольні картки, їх форма та порядок заповнення.
  9.  Узагальнення та аналіз даних про виконання документів.

Методичні рекомендації

Етап перший – закріплення, поглиблення, розширення і систематизація знань:

  1.  Прочитайте конспект лекцій.
  2.  Уважно прочитайте параграфи 1 – 4 (глава IV) і параграфи 1 – 4 (глава V) (дивись Делопроизводство: Справочное пособие / А.Б. Фельзер, М.А. Миссерман. – К.: Вища школа, 1987, с. 111-136).
  3.  Уважно прочитайте текст по частинам, виділіть головне.
  4.  Зверніть увагу на особливості реєстрації документів у журналах та картках.
  5.  Розгляньте форми реєстрації організаційно-розпорядчих документів (дивись наочний альбом-посібник з дисципліни “Основи діловодства” стор. 53 - 55).

Етап другий – засвоєння і розуміння основних визначень і термінів:

  1.  Використовуючи підручник, конспект лекцій, словник, опануйте нові терміни і поняття.
  2.  Запишіть важливі визначення і терміни.

Етап третій – відповіді на питання до самоконтролю:

  1.  Суть поняття “реєстрація документів”?
  2.  Назвіть загальні правила реєстрації документів.
  3.  Які документи підлягають і які не підлягають реєстрації?
  4.  Який порядок індексації документів?
  5.  З яких елементів складається реєстраційний індекс:
  •  вхідних документів;
  •  внутрішніх документів;
  •  вихідних документів.
  1.  Які форми реєстрації документів Ви знаєте?
  2.  Як заповнюються журнали реєстрації:
  •  вхідних документів;
  •  внутрішніх документів;
  •  вихідних документів.
  1.   Як заповнюються картки реєстрації:
  •  вхідних документів;
  •  внутрішніх документів;
  •  вихідних документів.
  1.  Цілі й задачі контролю за виконанням документів.
  2.   Техніка контролю за виконанням документів.
  3.  Узагальнення та аналіз даних про виконання документів.
  4.   Виконання яких документів підлягає обов’язковому контролю?
  5.   Строки виконання документів.
  6.  Як будується і ведеться контрольна картотека?
  7.  Правила заповнення контрольних карток.

Бібліографічний список /5/, /7/

Змістовий модуль 3. Складання номенклатури справ, формування справ, підготовка документів до наступного зберігання та використання

Тема 4. Складання номенклатур, формування справ, підготовка документів до наступного зберігання та використання

Мета самостійної роботи

  •  Закріплення, поглиблення, розширення і систематизація знань, які були отримані на лекції, по складанню номенклатур, формуванню справ, підготовці документів до наступного зберігання та використання
  •  Формування вмінь та навичок із складання номенклатур, формування справ,  підготовки документів до наступного зберігання та використання
  •  Розвиток самостійного мислення

План вивчення теми

  1.  Поняття і призначення номенклатури справ. Принципи побудови номенклатури справ. Класифікація номенклатур справ (типові, зразкові, індивідуальні). Порядок розробки, складання і оформлення номенклатури справ.
  2.  Поняття про формування справ. Загальні правила формування справ. Принципи формування справ (у порядку вирішення питань, хронології, алфавіту, індексації та ін.).
  3.  Підготовка документів до наступного зберігання та використання, її етапи.
  4.  Поняття експертизи наукової та практичної цінності документів. Експертна комісія (ЕК) установи, організації, підприємства; її функції, організація роботи. Порядок складання, оформлення та затвердження актів про призначення до знищення документів та справ.
  5.  Загальні правила оформлення справ.
  6.  Опис документів постійного та тимчасового строків зберігання (понад 10 років).
  7.  Забезпечення збереження документів.
  8.  Порядок передачі справ до архіву установи, організації, підприємства.

Методичні рекомендації

Етап перший закріплення, поглиблення, систематизація знань:

  1.  Прочитайте конспект лекцій.
  2.  Уважно прочитайте параграфи 1, 2 (глава VI), параграфи 1-6 (глава VII) (дивись Делопроизводство: Справочное пособие / А.Б. Фельзер, М.А. Миссерман. – К.: Вища школа, 1987, с. 136 – 152, 157 - 175).
  3.  Прочитайте текст по частинам, виділіть головне.
  4.  Розгляньте зразки оформлення номенклатур, актів на знищення документів, опису справ, зразок оформлення обкладинки справи (дивись наочний альбом-посібник з дисципліни “Основи діловодства” стор. 56 - 63).

Етап другий – засвоєння і розуміння основних термінів і визначень:

  1.  Використовуючи підручник, конспект лекцій, опануйте нові терміни і поняття.
  2.  Запишіть важливі визначення і терміни.

Етап третій – відповіді на питання для самоконтролю:

  1.  Суть поняття “номенклатура справ”.
  2.  Яке призначення номенклатури справ?
  3.  Види номенклатур справ.
  4.  Основні вимоги до складання номенклатури справ структурного підрозділу і зведеної номенклатури справ.
  5.  Оформлення номенклатур справ.
  6.  Суть поняття “формування справ”.
  7.  Загальні правила формування справ.
  8.  Основні вимоги до оформлення справ.
  9.  Як систематизуються документи усередині справи?
  10.   Етапи підготовки документів до наступного зберігання та використання.
  11.  Суть і зміст поняття “експертиза документів”.
  12.  Функції експертної комісії.
  13.  Як необхідно організувати роботу експертної комісії?
  14.  Як підготувати акт до знищення документів та справ?
  15.  Суть і зміст поняття “опис документів і справ”.
  16.  Як підготувати опис документів і справ постійного і довгострокового (більш 10 років) строків зберігання?
  17.  Забезпечення схоронності документів у діловодстві.
  18.  Порядок передачі справ до архіву установи, організації або підприємства.

Бібліографічний список /5/, /7/

 

ПЕРЕЛІК ПИТАНЬ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ ЗАСВОЄННЯ ТЕОРЕТИЧНОГО МАТЕРІАЛУ

  1.  Суть поняття “діловодство”, “документаційне забезпечення управління”, “документування”? Роль документування та документаційного забезпечення в діяльності організацій.
  2.  Суть поняття “Інформація”, “Документ”. У чому взаємозв’язок цих понять? Назвіть основні ознаки класифікації документів та опишіть їх.
  3.  Що розуміється під юридичною силою документа? Назвіть основні нормативні документи, що регулюють документаційне забезпечення управління в Україні. Поняття про Єдину державну систему діловодства.
  4.  Суть поняття “реквізит”, “формуляр - зразок”, “бланк” . Назвіть основні види бланків, якими користуються в установах для оформлення організаційно-розпорядчої документації. Правила оформлення бланків документів.
  5.  На які частини поділяється бланк документа? Назвіть реквізити, які входять в кожну з цих частин. Суть поняття «постійний реквізит», «змінний реквізит».
  6.  Назвіть постійні реквізити, за допомогою яких оформляються бланк для листів і загальний бланк. Чим відрізняються загальний бланк від бланка для листів?
  7.  Які існують вимоги до оформлення організаційно-розпорядчої документації?
  8.  Які вимоги пред’являються до оформлення реквізитів “назва міністерства або відомства”, “ назва підприємства, установи, організації”, “назва структурного підрозділу”?
  9.  Який порядок датування документа і види дат?
  10.  Які складові частини реєстраційного індексу документа і порядок його проставлення?
  11.  Опишіть основні випадки адресування документа.
  12.  Якими способами можна оформити затвердження документа? В яких випадках документ затверджується розпорядчим актом?
  13.  Які вимоги пред’являються до резолюції, який порядок її оформлення?
  14.  Для чого складається заголовок до тексту? Які вимоги існують до його оформлення? На яких документах дозволяється не складати цей реквізит?
  15.  Коли і з якою метою проставляється на документах реквізит “відмітка про контроль”? Які правила його оформлення? Де він розміщується?
  16.  Що таке додаток до документу? Які види додатків існують. Який порядок оформлення додатків до документу?
  17.  Який порядок оформлення реквізитів “підпис” і “відмітка про засвідчення копій”?
  18.  Як здійснюється внутрішнє та зовнішнє погодження документів?
  19.  Який порядок проставляння на документах печаток?
  20.  За допомогою яких реквізитів здійснюється засвідчення документів? Опишіть їх.
  21.  Перелічить позначки, які проставляються на вхідних документах, вкажіть порядок їх оформлення?
  22.  Обґрунтуйте необхідність реквізиту “Відмітка про виконання документа і направлення його до справи”.
  23.  Назвіть види організаційних документів і вкажіть особливості їх складання та оформлення.
  24.  Назвіть види розпорядчих документів і вкажіть особливості їх складання та оформлення.
  25.  Як будується текст констатуючої та розпорядчої частини розпорядчих документів?
  26.  Які функції виконує наказ і хто його підписує?
  27.  В чому особливості складання і оформлення протоколу? Види протоколів.
  28.  В чому особливості складання та оформлення акту?
  29.  Які вимоги пред’являються  до складання та оформлення доповідної записки?
  30.  Які вимоги пред’являються  до складання та оформлення пояснювальної записки?
  31.  Які вимоги пред’являються  до складання та оформлення довідок?
  32.  Які вимоги пред’являються  до складання та оформлення службових листів? Які є різновиди листів?
  33.  Які вимоги пред’являються  до складання та оформлення телеграм?
  34.  Які особливості складання та оформлення телефонограм?
  35.  Суть поняття “документообіг”? Яка мета організації документообігу? Що впливає на організацію руху документів?
  36.  Які організаційні документи визначають порядок руху документів в організації (фірмі)? Які основні правила організації документообігу?
  37.  Які основні потоки документів можна виділити в установі і в чому їх особливість?
  38.  Порядок проходження і виконання вхідних документів.
  39.  Які вимоги пред’являються до організації прийому і первинної обробки документів?
  40.  У чому значення попереднього перегляду і розподілу документів, що надійшли, і як вони проводяться?
  41.  Назвіть етапи роботи при підготовці внутрішніх документів.
  42.  Які правила обробки вихідних документів?
  43.  Порядок проходження та виконання вхідних документів.
  44.  Що розуміється під обсягом документообігу? Чому він зростає?
  45.  З якою метою і як необхідно вести облік обсягу документообігу?
  46.  Суть поняття “реєстрація документів”. Які задачі виконує реєстрація документів?
  47.  Яке значення має реєстрація документів і яке місце вона займає в організації діловодства?
  48.  Які вимоги пред’являються до організації реєстрації документів?
  49.  Які данні про документ записуються у процесі його реєстрації? Назвіть документи, які обов’язково реєструються.
  50.  Назвіть форми реєстрації документів.
  51.  У чому переваги і недоліки журнальної форми реєстрації документів?
  52.  У чому переваги і недоліки карткової форми реєстрації документів?
  53.  Які загальні правила заповнення реєстраційної картки?
  54.  Яке місце займає контроль за виконанням документів у керуючій діяльності?
  55.  Мета і основні задачі контролю за виконанням документів.
  56.  В чому полягає організація контролю за виконанням документів?
  57.  Для яких документів встановлюються строки виконання? Хто встановлює індивідуальні строки виконання документів? З якого дня обчислюється строк виконання і контроль за виконанням документа?
  58.  Техніка контролю за виконанням документів. Узагальнення та аналіз даних про виконання документів.
  59.  Як будується і ведеться контрольна картотека?
  60.   Правила заповнення контрольних карток.
  61.  Суть поняття «номенклатура справ». Призначення номенклатури справ. Види номенклатури справ.
  62.  Оформлення номенклатури справ.
  63.  Основні вимоги до складання номенклатури справ структурного підрозділу і зведеної номенклатури справ.
  64.  Які вимоги пред'являються до заголовків справ у наменклатурі та який порядок їх розташування у номенклатурі? Терміни збереження справ.
  65.  Суть поняття «формуванням справ»? Загальні правила формування справ. Систематизація документів усередині справи.
  66.  Як оформляється обкладинка справи?
  67.  Етапи підготовки документів до наступного зберігання та використання.
  68.  Суть і зміст поняття “експертиза документів”.
  69.  Функції експертної комісії. Як необхідно організувати роботу експертної комісії?
  70.   Порядок передачі до архіву справ тимчасового та постійного строку зберігання.
  71.  Забезпечення схоронності документів у діловодстві.


3. методичні рекомендації до практичних з
анять

Модуль 1. Основні правила документування.

Організація роботи з документами

Змістовий модуль 1. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації

Тема 1. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації

Практичні заняття 1, 2

Тема заняття: Складання та оформлення реквізитів документів.

Мета заняття: закріпити теоретичні знання, виробити практичні навички і вміння щодо  складання та оформлення реквізитів документів.

Забезпечення заняття:

1. Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справочное пособие. К., 1987.

2. Садковська І.П. Основи діловодства: наочний альбом-посібник. – Дніпропетровськ, ДДФА, 2004.

3. Навчально-методичний посібник з дисципліни “Основи діловодства”. – Дніпропетровськ, ДДФА, 2012.

4. Завдання для практичних занять з дисципліни “Основи діловодства”. – Дніпропетровськ, ДДФА, 2012.

План практичного заняття

1. Складання та оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих документів:

- адресат;

- гриф затвердження;

- резолюція;

- заголовок до тексту;

- відмітка про контроль;

- відмітка про наявність додатку;

- підпис;

- гриф погодження;

- віза;

- відмітка про засвідчення копій;

- прізвище виконавця і номер його телефону;

- відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

- відмітка про надходження документа.

Методичні рекомендації

При підготовці до  практичної роботи студентам необхідно:

1. Уважно вивчити конспект лекцій теми «Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів», матеріал з підручника Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справочное пособие (глава ІІ § 1-4), зразки оформлення реквізитів в Наочному альбомі-посібнику з навчальної дисципліні «Основи діловодства» (с.16-29), звернувши особливу увагу на складання, оформлення та розміщення реквізитів: адресат, гриф затвердження, резолюція, заголовок до тексту, відмітка про контроль, відмітка про наявність додатку, підпис, гриф погодження, віза, відмітка про засвідчення копій, прізвище виконавця і номер його телефону, відмітка про виконання документа і направлення його до справи, відмітка про надходження документа.

2. Вивчити склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів (Наочний альбом-посібник з навчальної дисципліни «Основи діловодства» с.3), звернувши увагу на назви реквізитів.

3. Вивчити порядок розміщення реквізитів документів на аркушах паперу формату А4 (кутове та поздовжнє розміщення постійних реквізитів) (Наочний альбом-посібник з навчальної дисципліні «Основи діловодства» с. 4, 5), запам’ятати, де саме міститься кожен реквізит.

4. Вивчити зразок бланка для листів (Наочний альбом-посібник з навчальної дисципліні «Основи діловодства» с. 8).

5. Вивчити зразок загального бланка певного виду документа (Наочний альбом-посібник з навчальної дисципліні «Основи діловодства» с. 7)

Завдання студенти отримують на практичному занятті, виконують роботу в аудиторії у присутності викладача.

При виконанні практичної роботи необхідно складати і оформляти реквізити документів згідно з завданнями заняття 1 методички «Завдання для практичних занять з дисципліни «Основи діловодства» у тій послідовності, в якій вони вказані у завданні.

Практична робота виконується на аркушах паперу формату А4, на кожному аркуші поля повинні бути: ліве – 3 см, праве – 1 см, верхнє і нижнє – по 2 см кожне. Робота оформлюється тільки з одного боку аркуша.

На початку роботи необхідно вказати номер заняття, його тему, порядковий номер завдання.

Наприклад:

Заняття 1

Тема: Складання та оформлення реквізитів документів

1. Скласти перелік постійних реквізитів бланка для листа у письмовій формі.

1.1.

1.2.

....

2. Скласти перелік постійних реквізитів, що використовуються для оформлення загального бланка певного документа (наказ), у письмовій формі.

2.1

2.2.

....

і т.д.

Після закінчення практичного заняття аркуші повинні бути підшиті у підписаний (прізвище, ініціали, група) швидкозшивач та передані на перевірку викладачу.

Бібліографічний список /5/, /7/

Практичні заняття 2, 3

Тема заняття: Складання та оформлення наказів, розпоряджень, вказівок.

Мета заняття: закріпити теоретичні знання, виробити практичні навички і вміння щодо  складання та оформлення наказів, розпоряджень, вказівок.

Забезпечення заняття:

1. Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справочное пособие. К., 1987.

2. Садковська І.П. Основи діловодства: наочний альбом-посібник. – Дніпропетровськ, ДДФА, 2004.

3. Навчально-методичний посібник з дисципліни “Основи діловодства”. – Дніпропетровськ, ДДФА, 2012.

4. Завдання для практичних занять з дисципліни “Основи діловодства”. – Дніпропетровськ, ДДФА, 2012.

План практичного заняття

  1.  Складання та оформлення документів:
  •  наказу;
  •  розпорядження;
  •  вказівки.

Методичні рекомендації

При підготовці до  практичної роботи студентам необхідно:

1. Вивчити конспект лекцій щодо правил складання та оформлення наказів, розпоряджень, вказівок, матеріал з підручника Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справочное пособие (Глава ІІ  § 5), зразки оформлення розпорядчих документів в Наочному альбомі-посібнику з навчальної дисципліні «Основи діловодства» (с. 30-32, 35-38), звернувши особливу увагу на те, що всі розпорядчі документи оформляються на загальних бланках. Текст документів складається з двох частин: у констатуючій частині формулюються причини складання документа, у розпорядчій – даються завдання. Розпорядча частина поділяється на пункти, кожен з яких будується за схемою «Хто повинен виконати завдання, зміст завдання, термін виконання». Останнім пунктом розпорядчої частини обов’язково вказується яка посадова особа несе відповідальність за виконання документа в цілому.

2. Вивчити додаток А “Реквізити, які використовуються для оформлення  окремих видів документів” до навчально-методичного посібника з дисципліни «Основи діловодства».

Усі реквізити документів повинні складатися, оформлятися та розміщуватися згідно з вимогами Примірної інструкції з діловодства, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 № 1153, та ДСТУ 4163 - 2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Кожний вид документа (наказ, розпорядження, вказівка) повинен бути оформлений на окремому аркуші паперу формату А4.

Після закінчення практичного заняття аркуші повинні бути підшиті у швидкозшивач з попередньою практичною роботою та передані на перевірку викладачу.

Бібліографічний список /5/, /7/

Практичні заняття 5, 6

Тема заняття: Складання та оформлення протоколів і актів.

Мета заняття: закріпити теоретичні знання, виробити практичні навички і вміння щодо  складання та оформлення протоколів та актів.

Забезпечення заняття:

1. Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справочное пособие. К., 1987.

2. Садковська І.П. Основи діловодства: наочний альбом-посібник. – Дніпропетровськ, ДДФА, 2004.

3. Навчально-методичний посібник з дисципліни “Основи діловодства”. – Дніпропетровськ, ДДФА, 2012.

4. Завдання для практичних занять з дисципліни “Основи діловодства”. – Дніпропетровськ, ДДФА, 2012.

План практичного заняття

  1.  Складання та оформлення документів:
  •  протоколу;
  •  акту.

Методичні рекомендації

При підготовці до  практичної роботи студентам необхідно:

1. Вивчити конспект лекцій щодо правил складання та оформлення протоколів, актів, матеріал з підручника Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справочное пособие (Глава ІІ  § 5), зразки оформлення інформаційно-довідкових документів в Наочному альбомі-посібнику з навчальної дисципліні «Основи діловодства» (с. 47-49), звернувши особливу увагу на те, що ці інформаційно-довідкові документи оформляються на загальних бланках. Текст документів складається з двох частин, до оформлення кожної із них існують певні вимоги. Також слід зазначити, що датою протоколу вважається той день, в який відбувалося засідання, а датою акту – дата затвердження цього документа.

2. Вивчити додаток А “Реквізити, які використовуються для оформлення  окремих видів документів” до навчально-методичного посібника з дисципліни «Основи діловодства».

Усі реквізити документів повинні складатися, оформлятися та розміщуватися згідно з вимогами Примірної інструкції з діловодства, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 № 1153, та ДСТУ 4163 - 2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Кожний вид документа (акт, протокол) повинен бути оформлений на окремому аркуші паперу формату А4.

Після закінчення практичного заняття аркуші повинні бути підшиті у швидкозшивач з попередніми практичними роботами та передані на перевірку викладачу.

Бібліографічний список /5/, /7/

Практичні заняття 7, 8, 9

Тема заняття: Складання та оформлення довідково-інформаційних документів.

Мета заняття: закріпити теоретичні знання, виробити практичні навички і вміння щодо  складання та оформлення службових листів, доповідних та пояснювальних записок, телеграм, телефонограм.

Забезпечення заняття:

1. Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справочное пособие. К., 1987.

2. Садковська І.П. Основи діловодства: наочний альбом-посібник. – Дніпропетровськ, ДДФА, 2004.

3. Навчально-методичний посібник з дисципліни “Основи діловодства”. – Дніпропетровськ, ДДФА, 2012.

4. Завдання для практичних занять з дисципліни “Основи діловодства”. – Дніпропетровськ, ДДФА, 2012.

План практичного заняття

  1.  Складання та оформлення документів:
  •  службового листа;
  •  доповідної записки;
  •  пояснювальної записки;
  •  телеграми;
  •  телефонограми;
  •  довідки

Методичні рекомендації

При підготовці до  практичної роботи студентам необхідно:

1. Вивчити конспект лекцій щодо правил складання та оформлення службових листів, телеграм, телефонограм, доповідних та пояснювальних записок, матеріал з підручника Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справочное пособие (Глава ІІ  § 5), зразки оформлення інформаційно-довідкових документів в Наочному альбомі-посібнику з навчальної дисципліні «Основи діловодства» (с. 39-46), звернувши увагу на те, що телеграма оформлюється на чистому аркуші паперу, вихідна телефонограма оформлюється на загальному бланку, а вхідна – у журналі реєстрації телефонограм. Оформлення доповідної та пояснювальної записок залежить від того внутрішніми чи вихідними є ці документи, лист повинен оформлятися на бланку для листів. Текст документів складається з двох частин, до оформлення кожної із них існують певні вимоги.

2. Вивчити додаток А “Реквізити, які використовуються для оформлення  окремих видів документів” до навчально-методичного посібника з дисципліни «Основи діловодства».

Усі реквізити документів повинні складатися, оформлятися та розміщуватися згідно з вимогами Примірної інструкції з діловодства, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 № 1153, та ДСТУ 4163 - 2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Кожний вид документа (телеграма, телефонограма, доповідна записка, пояснювальна записка, службовий лист) повинен бути оформлений на окремому аркуші паперу формату А4. Після закінчення практичного заняття аркуші повинні бути підшиті у швидкозшивач з попередніми практичними роботами та передані на перевірку викладачу.

Бібліографічний список /5/, /7/


4.
 МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ ДО ВИКОНАННЯ

 індивідуальнОго  завдання

Виконання індивідуальних завдань сприяють розвитку самостійного мислення, творчого, зацікавленого ставлення до процесу пізнання, розширення знань з предмету „Основи діловодства”.

Індивідуальні завдання носять творчий характер, повинні складатися студентами на основі систематизації та узагальнення матеріалу.

Виконуючи індивідуальне завдання з навчальної дисципліни „Основи діловодства” студенти осмислено запам’ятовують матеріал, самостійно роблять висновки, ставлять запитання, що активізує їх пізнавальну самостійну роботу.

Індивідуальне завдання виконуються студентом самостійно під керівництвом викладача. Консультації по виконанню індивідуального завдання проводяться у позанавчальний час за окремим графіком. Завдання обираються індивідуально студентом.

Робота над обраним завданням починається з вивчення конспекту лекцій та зразків організаційно-розпорядчих документів, зразків оформлення реквізитів, наведених в Наочному альбомі-посібнику з навчальної дисципліни «Основи діловодства», ознайомлення з літературою.

При виконанні завдання № 6 кожної індивідуальної роботи у письмовій формі необхідно вказати помилки в оформленні та тексті документа, а також правильні варіанти оформлення.

В кінці роботи приводиться список використаної літератури.

Індивідуальна робота захищається студентом у час, відведений на консультацію та індивідуальну роботу зі студентами.

Робота оформляється на листах паперу формату А 4, які підшиваються у швидкозшивач. Оформлення титульної сторінки наведено у додатку Б, оформлення сторінки для розміщення рецензії на роботу студента (підшивається у роботу останньою) наведено у додатку В.

Текст роботи пишеться з одного боку листа, поля: ліве – 3 см, праве – 1 см, верхнє і нижнє - по 2 см. Оформлення кожного документу роботи починається з нової сторінки. Листи роботи нумеруються по центру нижнього поля аркуша.

Завершена робота здається викладачу не пізніше 10 днів до початку залікового тижня, після цього терміну роботи на перевірку викладачем не приймаються.

Індивідуальні завдання

Індивідуальна робота  1

1. Складіть проект наказу по заводу точного машинобудування про преміювання працівників планово-економічного відділу за дострокову розробку техпромфінплану. Премія видається з фонду матеріального заохочення в розмірі 60% щомісячного посадового окладу. Інші дані в тексті і реквізити вкажіть самостійно.

2. Складіть наказ по відкритому акціонерному товариству «Донецький завод хімконцентратів» про затвердження інструкції з діловодства на заводі. У констатуючій частині вкажіть, що відповідно до Типової інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України № 1153 від 17 жовтня 1997, та  ДСТУ 4163-2003 канцелярією заводу розроблені порядок проходження документів і стандарти на організаційно-розпорядчу документацію. В розпорядчій частині затвердіть інструкцію і доручіть завідуючій канцелярією забезпечити методичне керівництво організацією діловодства на підприємстві і встановити контроль за дотриманням вимог інструкції.

3. Складіть спільний лист-відповідь міській адміністрації Головного управління охорони здоров’я області, Головного управління фінансів області і Державної податкової служби області про виділення додаткових асигнувань з обласного бюджету на надання медичної допомоги жителям міста.

4. Складіть скорочений протокол виробничої наради робітників планово-економічного відділу заводу медпрепаратів, на якому було розглянуто питання про дострокову розробку техпромфінплану на 2012 р. Після обговорення виробнича нарада прийняла рішення розробити техпромфінплан на три дні раніше встановленого терміну. Інші дані вкажіть самостійно.

5. Складіть доповідну записку секретаря-референта керівника підприємства про втрату працівником Степановим Г.І. листа-запиту, що надійшов на адресу підприємства два місяці тому. Інші дані вкажіть самостійно.

6. Знайдіть помилки в оформленні та тексті наведеного нижче листа.

ЧП «Кіровець»

Адреса: 60032, м. Новомосковськ,  вул. Передова,16-а

Телефон 46-28-55

ЧП «Кіровець»

46-28-44

___________________________________________________________________

5.02.12 № 136
На №_____ від _______

Генеральному директору «Енергонагляду»

Кузичеву М.В.

Копії:                       Генеральному директору «Дніпробленерго»

Томилову ВТ.

Голові обласної адміністрації Мухе В. П.

Меру м. Дніпропетровська Толоконському В.А.

Голові Новомосковського району Частікіну А.Г.

Заступнику голови Новомосковського району, начальнику районного Управления сільського господарства

Золотих В. В.

Голові районної профспілки працівників сільського господарства

Частикіній Л.М.

                                      Шановний Михайло Васильовичу!

       Енергонаглядом встановлений термін 11.07.2012 р. обмеження подачі електроенергії (ТП-507), що призведе до загибелі рослин на площі 5 га закритого ґрунту. Місто недоотримає 300 тонн свіжих овочів. Збитки складуть 636 тис. грн.

       Зараз вживаються всі заходи з погашення заборгованості перед «Енергонагляд».
      
Оплата за теплову та електричну енергію проводиться в міру надходження коштів на рахунок в безакцептному порядку, за винятком відрахування в бюджет.
      
Просимо з розумінням поставитися до стурбованості колективу і посприяти в ситуації, що склалася.


                                                         
Підпис                                             В.І. Пічков

тел. 46-26-43 

Індивідуальна робота  2

1. Складіть лист-прохання ЗАТ «Дніпромеблі» в комітет зовнішньоекономічних зв'язків адміністрації області про виділення ліцензії на поставку до Китаю 4000 т металу у зв'язку з укладенням контракту з Даляньскім об'єднанням з міжнародного співробітництва на будівництво дев'ятиповерхового гуртожитку в м. Дніпропетровську. Згідно з контрактом оплата виконаних робіт буде проводитися гривнями і матеріалами. Інші дані вкажіть самостійно.

2. Складіть гарантійний лист ЗАТ «Екосан» ВАТ «Прогрес» про надання технічної допомоги в розробці робочих креслень насосної станції. ЗАТ «Екосан» просить провести цю роботу безпосередньо на виробництві.
Інші дані вкажіть самостійно.

3. Складіть протокол засідання інвентаризаційної комісії заводу газової апаратури, на якому розглядалося питання про результати інвентаризації по складу № 2 допоміжних матеріалів. На засіданні було прийнято постанову про затвердження результатів інвентаризації і віднесення за рахунок завідувача складом недостачі допоміжних матеріалів в сумі 365 тис. руб., а також зачитані порівняльна відомість по складу № 2 і пояснювальна записка завідувача складом. Інші дані визначте на свій розсуд.

4. Складіть телеграму фірми «Юнісіб» Кемеровському підприємству «Кристал» про повну відмову від оплати продукції, що надійшла на фірму, у зв'язку з тим, що ця продукція не була замовлена. Інші реквізити вкажіть самостійно.

5. Складіть наказ про підсумки роботи з документами у 2012 р. у ВАТ «Світанок». У констатуючій частині вкажіть на низьку вимогливість керівників підрозділів до якості підготовки документів та контролю за їх виконанням. В розпорядчоій частині зверніть увагу керівників на підвищення вимогливості до працівників в частині роботи з документами. Дайте завдання працівнику, відповідальному за діловодство, на розробку заходів щодо поліпшення цієї роботи.

6. Знайдіть помилки в оформленні та тексті наведеного нижче листа.

Державний Герб України

Головне управління Державного банку України у Дніпропетровській області

Першому заступнику Голови Дніпропетровської обласної державної адміністрації

Григорьєву Є.І.

___________№_________

на №________ від _________

Враховуючи вкрай незадовільне  становище, що склалося в економіці, а також стан грошового обігу в сільських районах області, Головне управління Державного банку України по області організовує в IV кварталі поточного року  в чотирьох районах області перевірки.

  В період перевірки будуть вивчені такі питання, як стан макроекономіки району, грошового обігу, соціальної сфери, причини незбалансованості грошових доходів і витрат населення, стан фінансового ринку та інші питання.

   З метою глибокого вивчення та оцінки тенденцій в економіці району, а також забезпечення найбільшої дієвості і результативності в реалізації отриманих матеріалів перевірок Головне управління Державного банку України у Дніпропетровській області пропонує взяти участь у зазначених обстеженнях фахівців ГоловПЕУ.

Начальник Головного 

управління                                             Підпис                             Сидоров О.В.


Вик. Тетеріна М.М. тел. 22-08-60

Індивідуальна робота  3

1. Складіть розпорядження по будівельному кооперативу «Запуск» про невірне використання будівельних відходів. У констатуючій частині вкажіть, що при перевірці роботи складу пиломатеріалів встановлені факти відпуску в котельню для спалювання відходів пиломатеріалів завдовжки понад 20 см. У розпорядчій частині слід запропонувати завідувачу складом організувати роботу з реалізації відходів приватних осіб. Інші реквізити вкажіть самостійно.

2. Складіть лист-запрошення об'єднання «Експоцентр» з пропозицією взяти участь в українській виставці на міжнародній галузевій ярмарці в м. Ізмірі (Туреччина), яка буде проходити з 20 листопада по 10 грудня 2012 р. Ізмірський ярмарок є одним з найбільших торгових заходів країн Середнього та Близького Сходу. В тексті треба вказати, що участь в цьому ярмарку дозволяє широко представити експортну продукцію організації, продати експонати зі стенду, вивчити особливості ринку, обмінятися з іншими учасниками ярмарку науково-технічною інформацією та укласти вигідні угоди. Інші реквізити вкажіть самостійно.

3. Складіть пояснювальну записку про причини несвоєчасної передачі інформації про виконання наказу директора. Решту реквізитів вкажіть самостійно.
       4. Складіть скорочений протокол виробничої наради робітників планово-економічного відділу заводу медпрепаратів, на якому було розглянуто питання про дострокову розробку техпромфінплану на 2012 р. Після обговорення виробнича нарада прийняла рішення розробити техпромфінплан на три дні раніше встановленого терміну. Інші дані вкажіть самостійно.

5. Складіть проект наказу по електровакуумному заводу про встановлення єдиного режиму роботи центральних складів. У констатуючій частині відзначте, що відпустка цехам матеріалів зі складів підприємства протягом робочого дня порушує нормальну роботу складського апарату. В розпорядчоій частині вкажіть конкретні години відпуску матеріалів зі складів, назвіть конкретних посадових осіб (в дирекції і цехах), які відповідають за переведення складів на більш раціональний режим роботи. Інші пункти в розпорядчій частини та інші реквізити вкажіть самостійно.

6. Знайдіть помилки в оформленні та тексті наведеного нижче листа.

Державний Герб України

Дніпропетровська обласна державна адміністрація

Управління культури

Голові Дніпропетровської обласної адміністрації

Шевченку О. І.

Від ________ № __________

На ________ № __________

Розглянувши лист № 7202/1 від 15.08.12 про надання допомоги по ремонту будівлі державного цирку, Управління культури повідомляє, що вирішити це питання виключно силами управління через відсутність грошових коштів в даний момент не представляється можливим.

      Однак, враховуючи значущість діяльності державного цирку для міста і області, Управління культури вважає можливим надати одноразову допомогу в розмірі 300,0 тис. грн. Решту коштів у розмірі 300 тис. грн. бере на себе міська адміністрація.

Додаток: Кошторис на зміну покрівельного покриття і ремонт козирка цирку в м. Дніпропетровську на загальну суму 600 тис. грн.              



Начальник Управління культури Дніпропетровської обласної державної адміністрації

          

       Підпис                      Г.І. Петрова

         

Виконав відділ МТО тел. 23-82-30

Індивідуальна робота  4

1. Складіть акт по ВАТ «Оксид» про підсумки документальної ревізії роботи підприємства з 01.02.2012 по 01.09.2012. В акті ревізії зафіксовані такі недоліки: не впорядкований облік особового складу, деякі особисті справи працівників знаходяться в занедбаному стані, у завідувача складом металів Петрова Л.М. виявилися залишки листової сталі (320 кг) і недостача сталевої стрічки (185 кг); допускається необґрунтоване списання пакувального паперу, цвяхів і запасних частин для ремонту устаткування, в механічному цеху допущена перевитрата припою в кількості 60 кг; завідувачем складським господарством П.І. Яківлевим несвоєчасно відвантажена постачальникам тара, за що заводом сплачено штраф в сумі 1,5 тис. руб. Інші реквізити вкажіть самостійно.

2. Складіть доповідну записку начальника відділу керівнику підприємства про факт невиконання розпорядження про монтаж обладнання на ділянці по причині слабкого контролю з боку головного механіка.

3. Складіть інформаційний лист з пропозиціями продажу приватним і державним підприємствам персональних комп'ютерів по договірній вартості і про можливість приймати замовлення на складання програм. Інші реквізити вкажіть самостійно. При складанні листа врахуйте, що він був отриманий Дніпропетровською державною фінансовою академією і необхідно зазначити усі реквізити, які повинні зазначатися на цьому документі при його опрацюванні.

4. Складіть довідку, яка видається студенту економічного факультету з метою підтвердження його навчання на денному факультеті Дніпропетровської державної фінансової академії для пред’явлення до районного військового комісаріату. Інші реквізити вкажіть самостійно.

5. Складіть повний протокол загальних зборів робітників виробничого кооперативу «Запуск», на якому обговорювалося питання про створення виробництва будівельних матеріалів для будівництва житлових будинків. На зборах була заслухана інформація голови про можливість створення такого цеху та перспективи його роботи. Після обговорення було прийнято рішення доручити голові та його заступнику по будівництву протягом 6 місяців розгорнути роботу і виділити для цих цілей 315 тис. грн.  Інші реквізити вкажіть самостійно.

  1.  Знайдіть помилки в оформленні та тексті наведеного нижче листа.

Державний Герб України
Петропавлівський район
Львівської області

Голові Львівської обласної державної адміністрації


Черемису О.О.

632810,

м. Петропавлівськ,

вул. Жовтнева, 39

БУДИНОК РАДИ

27.06.2012 № 69

На № 2821/11 від 14.05.2012

Петропавлівська районна адміністрація, з метою безумовного виконання рішення Львівської обласної державної адміністрації, враховуючи численні депутатські обговорення Рад всіх рівнів, враховуючи всі можливі думки жителів району і відсутність фінансування на утримання заповідників районного масштабу, а головне вжиття заходів для збереження та примноження тваринного і рослинного світу району, вирішення конфліктних питань у лові, відстрілі в заказнику «Південний» вважає за доцільне запропонувати адміністрації області:

1. Заказник «Південний» загальною площею 2820 га, в межах: озеро Надира з прибережною зоною, частина островів Жанажол перетворити в заповідник спрямованого режиму або заповедник-сепортер.

2. Організувати біологічний заказник «Південний» в межах: русло  р.  Стрімка, автомобільна дорога Львів - Рівне, кордон Краснозерского району площею 20 тис. га.  

Голова
Петропавлівського району        І.І.Сідоров

Індивідуальна робота  5

1. Складіть наказ по підприємству «Дніпро» про підсумки ревізії по перевірці фінансового обліку. У констатуючій частині вкажіть, що ревізією виявлено факти грубого порушення фінансового обліку, повну відсутність обліку та звітності по відрядженнях, відсутність журналу обліку довіреностей. .  Інші реквізити вкажіть самостійно.

2. Складіть лист-прохання Державної торгової компанії «Сиборг» в німецьку фірму «Міаве 3» про можливість поставки в Дніпропетровську область екологічно чистого дитячого харчування.  Інші реквізити вкажіть самостійно.

3. Складіть наказ про підсумки роботи з документами у 2012 р. у ВАТ «Світанок». У констатуючій частині вкажіть на низьку вимогливість керівників підрозділів до якості підготовки документів та контролю за їх виконанням. В розпорядчій частині зверніть увагу керівників на підвищення вимогливості до працівників в частині роботи з документами. Дайте завдання працівнику, відповідальному за діловодство, на розробку заходів щодо поліпшення цієї роботи. Інші реквізити вкажіть самостійно.

4. Складіть доповідну записку бухгалтера Тимошиної І.П. головному бухгалтеру фірми «Рубін» Бабічеву Н.П. від 15.09.2012 про проведену Тимошиною І.П. перевірку виконання наказу директора фірми № 92 від 12.01.2012 «Про стан бухгалтерського обліку на будівництві бази відпочинку в районі Синіх озер». В наказі були вказані конкретні терміни ліквідації недоліків, виявлених в січні 2012 року. У доповідній записці має бути зазначено виконання всіх пунктів наказу, за винятком пунктів про організацію рівномірної щоденної здачі робітниками нарядів бухгалтеру. Виявлено, що 25 лютого 2012 року було здано тільки 35,2% всіх нарядів. Решта нарядів здані першого березня 2012 року. За графіком термін здачі останніх нарядів за минулий місяць встановлено першого числа наступного місяця. Інші дані вкажіть самостійно.

5. Складіть телефонограму, яка направляється керівникам підприємств регіону про необхідність централізації розрахунків з працівниками підприємства. До обов'язків облікових працівників цехів повинно входити лише оформлення первинних документів з обліку виробітку. Необхідно подати пропозицію про перегляд штатів працівників в цехах і  бухгалтерії з розрахунку загального скорочення штатів не менш ніж на 20%. Інші дані вкажіть самостійно.

6. Знайдіть помилки в оформленні та тексті наведеного нижче листа.

Державний Герб  України

Дніпропетровська обласна державна адміністрація

Голова Солонянського  району

                        Заступнику голови

                        Дніпропетровської                         обласної адміністрації

                        Мамон Г.Л.

 

№ 4 від 12.01.2012      

 На території нашого району є село Мамон, де є початкова школа, медичний пункт, дитячий садок і два опалювальних житлових будинки.

В даний час вся соціальна сфера цього села знаходиться у вкрай важкому становищі.
        У котельні зруйнувалася шлаколита стіна, прийшов в непридатність дах, необхідний ремонт і заміна насосного та запірного обладнання, прийшла в непридатність теплотраса, треба замінити сталеві водопровідні труби, що живлять котельню. Для придбання необхідних матеріалів, їх доставки і виконання робіт нам необхідно 2 млн. грн.

 У районній Адміністрації мені сказали, що таких грошей немає, а значить, і збереження всієї соціальної сфери цього села залишається проблематичним.
        Просимо Вас надати нам фінансову допомогу.

Голова Адміністрації    Підпис                                           Іванов А.В.


5.
 ПІДСУМКОВИЙ КОНТРОЛЬ

5.1. перелік питань до підсумкового контролю, що проводиться у формі тестУВАННЯ

  1.  Суть поняття «документування».
  2.  Суть поняття «діловодство».
  3.  Суть поняття «документ».
  4.  Суть поняття «реквізит».
  5.  Суть поняття «бланк».
  6.  Які постійні реквізити використовуються тільки для оформлення загального бланку?
  7.  Дата якого дня є датою розпорядчого документу?
  8.  Суть поняття «реєстрація документа».
  9.  Оформлення реквізиту „Адресат”.

10. Оформлення реквізиту «Гриф затвердження».

11. На яких документах дозволяється не складати реквізит «заголовок до тексту»?

12. Де проставляється на документі реквізит «відмітка про контроль»?

  1.  Як треба оформити реквізит «відмітка про наявність додатку», якщо документ має додаток, про який йде мова у тексті цього документу?
    1.  Як оформляється внутрішнє узгодження документів?
    2.  На яких документах ніколи не оформляється реквізит «Відмітка про наявність додатка»?
    3.  Вкажіть позначки, які проставляються на вхідних документах при їх проходженні та виконанні.
    4.  Чому накази з основної діяльності й особовому складу зберігаються в різних справах?

18. Який реквізит підтверджує дійсність виписки з документу чи його копії?

  1.  Дата якого дня є датою протоколу?
    1.  З яких частин складається текст акта?
    2.  До якого виду відноситься протокол, якщо при його складанні записуються тільки питання, що обговорювались, прізвища доповідачів і виступаючих, ухваленні рішення?
    3.  Документ інформує керівника установи чи структурного підрозділу про явища, що мали місце, і факти; про виконану роботу; про ситуацію, що склалася і т.д. Якому виду документів дане визначення?
    4.  Визначення якого поняття сформульовано: «Групування виконаних документів у справу відповідно до номенклатури справ і систематизація документів усередині справи»?
    5.  Визначення якого поняття сформульовано: «Рух документів в організації з моменту їхнього одержання чи створення до завершення виконання чи відправлення»?
    6.  Первісна обробка; попередній розгляд і розподіл; реєстрація; розгляд документів керівником; виконання - це порядок проходження якого потоку документів?
    7.  Складання проекту документа, його виготовлення, узгодження, візування, підписання, затвердження (у необхідних випадках), реєстрація і відправлення – це порядок проходження якого потоку документів?
    8.  Визначення якого поняття сформульовано: «Кількість документів, що надійшли в організацію і створених нею за певний період»?
    9.  При якому обсязі документообігу використовують журнальну форму реєстрації документів.

29. Від яких чинників залежать склад і зміст граф реєстраційної картки?

  1.  Терміни виконання телеграм, в яких освітлюються питання, що вимагають термінового рішення.

31. Термін виконання документів з позначкою «терміново».

32. Визначення якого поняття сформульовано: «Затверджений у встановленому порядку, систематизований, із зазначенням термінів збереження список найменувань справ, що заводять у діловодстві»?

33. Яка номенклатура повинна бути розроблена в установі?

34.  На підставі чого розробляється зведена номенклатура справ організації?

35. Ким повинна бути підписана, затверджена зведена номенклатура справ установи і з ким узгоджена, щоб вона стала чинною?

36. В установі підлягають реєстрації всі документи?

37. Яка з форм реєстрації документів є найбільш доцільною?

38. Як часто необхідно переглядати та затверджувати зведену номенклатуру справ організації?

39. Яким документом користуються при виявленні термінів збереження справ при складанні номенклатури справ?

40. Якщо у справі знаходяться документи з термінами збереження один рік, три роки, п'ять років, то ця справа повинна зберігатися який термін?

41. Визначення якого поняття сформульовано: «Сукупність документів чи документ, які відносяться до одного питання чи напрямку діяльності і поміщеному в окрему обкладинку»

42. Що вказується у підсумковому записі в номенклатурі справ наприкінці року?

43. В скількох примірниках необхідно складати зведену номенклатуру справ організації?

44. Що повинно бути зазначене на обкладинці справи?

45. У якій послідовності повинні розташовуватися справи в номенклатурі?

46. Який документ розміщують на місці виданого зі справи документа?

47. З яких частин складається текст наказу?

48. Як можна розмішувати постійні реквізити на бланку?

49. З якою метою складаються описи справ?

50. Якою повинна бути ширина правого поля бланка службового документа?

51. Які є види бланків для оформлення організаційно-розпорядчих документів?

52. Де розміщується на документі реквізит: «Відмітка про наявність документа в електронній формі»?

53. В якому реквізиті проставляється дата оформлення витягу зі службового документа?

  1.    На якому етапі відбувається погодження проекту внутрішнього   документа із структурними підрозділами підприємства?
  2.   Як засвідчується службовий документ?
  3.   Який з постійних реквізитів забороняється розміщувати на бланку службового документа підприємства недержавної форми власності?
  4.   Де може бути розміщений на документі реквізит «Гриф затвердження»?

58. Які відомості може містити відмітка про виконавця службового документа?

59. Визначення якого поняття сформульовано: «Службовий документ, у якому зафіксовано хід обговорення питань та рішення, ухвалені на з’їзді, конференції, зібранні, нараді, засіданні колегіального органу тощо»?

60.  Якими посадовими особами повинен бути підписаний акт, складений комісією?

61. На якому виді службового листа обов’язково фіксують реквізит «Посилення на реєстраційний індекс і дату документа»?

62. Яка дата є датою протоколу засідання колегіального органу?

63. Якою повинна бути висота верхнього поля бланка службового документа?

64. Де розміщують зображення нагород на бланках службових документів?

65. Які є форми реєстрації документів?

66. Які складові входять до вступної частини протоколу постійно діючого колегіального органу установи?

67.  Визначення якого поняття сформульовано: «Службовий документ, який містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій»?

68. Якою повинна бути ширина лівого поля бланка службового документа?

69. Як оформлюють у грифі затвердження документа слова «затверджено» або «затверджую»?

70. Назву виду документа фіксують на всіх службових документах?

71. Дата якого дня є датою наказу, підписаного керівником будь-якого підприємства, установи чи організації.

72. Визначення якого поняття сформульовано: «Службовий документ, складений групою осіб для підтвердження встановлених ними факторів, дій або подій, пов’язаних з діяльністю підприємства, установи чи організації»

73. Ким має бути підписаний остаточно оформлений протокол засідання колегіального органу?

74. Де зазначають реквізит «Прізвище виконавця і номер його телефону» у службовому документі, оформленому на кількох аркушах?

75. Де розміщують гриф погодження у документі?

76. На яких документах оформлюють реквізит «Запис про державну реєстрацію документа»?

77. Чи ставляться розділові знаки у кінці констатуючої частини тексту наказу?

78. Банківські реквізити (номер розрахункового рахунку, назва відділення банку тощо) у гарантійному листі підприємства обов’язково мають бути зазначені?

79. Визначення якого поняття сформульовано: «Нормативно-правовий документ, яким оформлюється створення підприємства, установи, організації будь-якої форми власності та визначається їх структура, функції, правовий статус, взаємовідносини з іншими установами»?

80. Визначення якого поняття сформульовано: «Службовий документ, що містить пояснення змісту окремих положень іншого документа або причин якоїсь дії, ситуації»?

81. Які з організаційно-розпорядчих документів відносяться до групи розпорядчих?

82. Які є види наказів?

83. Де необхідно розміщати обліковий номер бланка документа?

84. Які посадові особи можуть бути включені до складу експертної комісії (ЕК) установи?

85.  За який період документи поточного діловодства мають групуватися у справи?

86. Якою повинна бути висота нижнього поля бланка службового документа?

87. Які потоки документації можуть циркулювати в установі?

88. Яку комісію створюють на підприємствах, в установах і організаціях для визначення цінності службових документів та їх відбору для наступного зберігання або вилучення для знищення?

89. Суть поняття «формування справ».

90. Визначення якого поняття сформульовано: «Організаційно-правовий документ, у якому визначаються основні завдання, обов’язки, права і відповідальність працівника при виконання ним роботи на певній посаді».

91. До якого відділу підприємства, установи чи організації зазвичай відноситься архівний підрозділ?

92. Які посадові особи входять до складу служби діловодства?

93. Як оформляється реквізит «Гриф погодження»?

94.  Як оформляється відмітка про засвідчення копії службового документа?

95.  На яких документах обов’язково необхідно оформляти реквізит «Гриф затвердження документа»?

96.  Які посадові особи підписують гарантійний лист?

      97.  Де проставляють відбиток печатки на службовому документі?

98.  Визначення якого поняття сформульовано: «Організаційні документи, в яких викладаються вимоги або настанови до будь-яких робіт, дій, поведінки»?

99. Які справи мають обов’язково здаватися до архівного підрозділу установи?

100. З якими посадовими особами узгоджується проект наказу в державній установі?

101. На які групи поділяються організаційно-розпорядчі документи за своїм призначенням?

102. Як класифікуються документи за місцем складання?

103. Як класифікують документи за ступенем достовірності?

104. Як класифікуються документи за ступенем гласності?

105. З яких частин складається текст документа?

106. Які існують форми узгодження документів?

107. Яку форму можуть мати печатки?

108. Якими способами здійснюється затвердження документів?

109. З яких двох частин складається текст наказу з основної діяльності?

110. Які з перелічених документів є зовнішніми?

111. Які з перелічених документів є внутрішніми?

112. Які операції включає оброблення вхідної документації?

113. Які операції включає оброблення вихідної документації?

114. Хто визначає на підприємстві відношення інформації до комерційної таємниці?

115. Які операції включає оброблення внутрішньої документації?

116. Який вид документа не містить реквізит «назва документа»?

117. З яких елементів складається резолюція?

118. З яких елементів складається реквізит «віза»?

119. З яких елементів складається реквізит «відмітка про виконання документа і направлення його до справи»?

120. З якого слова починається розпорядча частина тексту розпорядження з питань адміністративної діяльності, яке видає керівник організації?


6.
Список рекомендованої літератури

Основна література

  1.  Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). М.: “Интел-Синтез”, 1996 – 216 с.
  2.  Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. Донецьк: Сталкер, 1997 – 164 с.
  3.  Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000 – 384 с.
  4.  Молдованов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: зразки найважливіших документів українською мовою. – К.:Техніка, 1992. – 400 с.
  5.  Садковська І.П. Основи діловодства: Наочний альбом-посібник. - Вид. 2-ге, виправлене І.П.Садковською. - Дніпропетровськ, ДДФЕІ, 2004. - 65 с.
  6.  Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М. “ПРИОР”, 1995
  7.  Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справочное пособие. К., 1987 – 320 с.

Додаткова література

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. –  359 с.

2. ДСТУ 4163 - 2003. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - Введ. 09.01.2003. - К.: Держстандарт України, 2003. - 22 с. (Держ. Стандарти України).

3. ДСТУ 3844 - 99. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови. - Введ. 01.07.2000. - К.: Держстандарт України, 2000. - 20 с. (Держ. Стандарти України).

4. ДСТУ 3843 - 99. Державна уніфікована система документації. Основні положення. - Введ. 01.07.2000. - К.: Держстандарт України, 2000. - 16 с. (Держ. Стандарти України).

5. ДСТУ 2732 - 94. Діловодство й архівна справа. - Введ. 01.07.1995. - К.: Держстандарт України, 1995. - 33 с. (Держ. Стандарти України).

6. Інструкція з діловодства Міністерства фінансів України.

7. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – К.: Т-во “Знанння”, КОО, 2000. – 460 с. – (Вища освіта ХХІ століття).

8. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере – СПб.: “Издательский дом Герда”, 2001, 304 с.

9. Палеха Ю. Управлінське документування: Навч. посібник: у 2 ч. Ч 1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів). – К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2001 – 327 с.

10. Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим. - Введ. Постановою КМ України від 17.10.1997 № 1153. - 67 с.

11. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П.Бибик, І.Л.Михно, Л.О.Пустовіт, Г.М.Сюта.- 2-е вид., доп. і випр. – К,: Довіра: УНВЦ “Рідна мова”, 1999. – 507 с. – (Б-ка держ. службовця. Держ мова і діловодство).

Періодичні видання

  1.  Журнал «Секретар-референт»
  2.  Журнал «Справочник кадровика»


Додаток А

Реквізити, які використовуються для оформлення окремих видів документів

Назва виду документа

Назва реквізиту

Акт

Доповідна і пояснювальна записки, вказівка, подання, які направляються в інші організації

Інструкція, положення, правила, статут

Довідка

Наказ, протокол, розпорядження

Службовий лист

Доповідна і пояснювальна записки, заява, довідка, подання,  призначені для використання усередині установи

Примітка

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1. Зображення Державного Герба України

+

+

+

+

+

+

-

2. Зображення емблеми організацій або товарного знака

+

+

+

+

+

+

-

3. Зображення нагород

+

+

+

+

+

+

-

4. Код організації

+

+

+

+

+

+

-

5. Код форми документа

0

0

0

0

0

0

0

Зазначається за наявності коду форми документів по КУД

6. Назва організації вищого рівня

+

+

+

+

+

+

-

7. Назва організації

+

+

+

+

+

+

-

1

2

3

4

5

6

7

8

9

8. Назва структурного підрозділу

-

-

-

-

-

0

+

9. Довідкові дані про організацію

-

-

-

-

-

+

-

10. Назва виду документа

+

+

+

+

+

-

+

11. Дата документа

+

+

+

+

+

+

+

12. Реєстраційний індекс документа

+

+

+

+

+

+

0

13. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

-

-

-

-

-

+

-

14. Місце складання або видання документа

+

+

+

+

+

-

-

15. Гриф обмеження доступу до документа

0

0

0

0

0

0

0

16. Адресат

-

+

-

-

-

+

0

Не зазначається у поданні, довідці, що призначена для використання усередині установи

1

2

3

4

5

6

7

8

9

17. Гриф затвердження документа

0

-

+

-

-

-

-

18. Резолюція

0

0

0

0

0

0

0

Ухвалюється в організації, що отримала документ

19. Заголовок до тексту документа

+

+

+

+

+

+

+

Не зазначається в документах формату А5

20. Відмітка про контроль

0

0

0

0

0

0

0

21. Текст документа

+

+

+

+

+

+

+

22. Відмітка про наявність додатків

0

0

0

0

-

0

0

На проколах оформляється

23. Підпис

+

+

+

+

+

+

+

24. Гриф погодження документа

-

0

0

0

0

-

0

25. Віза документа

0

+

0

0

+

+

0

26. Відбиток печатки

0

-

0

0

-

0

-

1

2

3

4

5

6

7

8

9

27. Відмітка про засвідчення копії

+

+

+

+

+

+

+

Робиться лише на копіях документів та витягах з документів

28. Прізвище виконавця і номер його телефону

-

+

-

+

-

+

0

29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи

+

+

+

+

+

+

+

30. Відмітка про наявність документа в електронній формі

0

0

0

0

0

0

0

31. Відмітка про надходження документа до організації

0

+

0

0

0

+

0

Робиться в організації, що отримала документ

2. Запис про державну реєстрацію

-

-

0

-

0

-

-

Умовні позначки: + - наявність обов’язкова; 0 – за необхідністю; -  -  не відтворюється


Додаток Б

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

Дніпропетровська державна фінансова академія

ІНДИВІДУАЛЬНЕ ЗАВДАННЯ

з навчальної дисципліни

„Основи діловодства”

Виконала

Студентка гр. ФК-06-2

Трофименко Р.Л.

Перевірила

старший викладач

кафедри менеджменту

Садковська І.П.

Оцінка________________

Підпис викладача____________

Дніпропетровськ 2012

Додаток В

РЕЦЕНЗІЯ

на індивідуальну роботу студента

________________________________________________________________________

/Прізвище та ініціали/

Короткий аналіз позитивних сторін

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Докладний аналіз недоліків та помилок

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Висновки та оцінка роботи

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Дата_______________________________

Підпис викладача____________________


Навчальна література

Садковська Ірина Петрівна

Основи діловодства

Навчально-методичний посібник

Основи діловодства: навчально-методичний посібник для студентів денної форми навчання, які навчаються за освітньо-кваліфікаційним рівнем «бакалавр» за галуззю знань 0305 «Економіка та підприємництво» за напрямами підготовки 6.030504 «Економіка підприємства», 6.030505 «Управління персоналом та економіка праці», 6.030508 «Фінанси і кредит». - Дніпропетровськ, Дніпропетровська державна фінансова академія, 2012. - 52 с.

Навчально-методичний посібник для студентів денної форми навчання з дисципліни «Основи діловодства» розроблений згідно з програмою навчальної дисципліни і навчальним планом.

Посібник містить методичні рекомендації до практичних занять, самостійної роботи, виконання індивідуального завдання, а також даються поради для підготовки до цих видів занять. Для більш глибокого вивчення дисципліни студентам надається бібліографічний список.

Навчально-методичний посібник призначений допомогти студентам у засвоєнні програмного матеріалу дисципліни.

УДК 35.077.1

ББК 65.291.212.8

      С 14

Підп. до друку _______________ Формат 80*108  1/32 Папір друк.

Ум. друк. арк. 4,69 Тираж _______ Замовлення № ____

РВВ ДДФА Дільниця оперативного друку. Св. Держкомітету інформ. політики, телебачення та радіомовлення сер. ДК 2126 від 17.03.2005 р.

Видавець і виготівник: Дніпропетровська державна фінансова академія, вул. Аржанова, 12, м. Дніпропетровськ, 49083


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

13436. СТВОРЕННЯ ЗВЕДЕННИХ ТАБЛИЦЬ В MICROSOFT EXCEL 354.5 KB
  МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ ДО ЛАБОРАТОРНОЇ РОБОТИ №6 СТВОРЕННЯ ЗВЕДЕННИХ ТАБЛИЦЬ В MICROSOFT EXCEL 1. Мета роботи Придбати практичні навички по створенню і використанню зведених таблиць в Microsoft Excel. 2. Задачі роботи Опанувати прийоми формування редагування зміни та
13437. Опрацювання результатів прямих багаторазових вимірювань 238 KB
  ЛАБОРАТОРНА РОБОТА 1 ОПРАЦЮВАННЯ РЕЗУЛЬТАТІВ ПРЯМИХ БАГАТОРАЗОВИХ ВИМІРЮВАНЬ Мета роботи: вивчити методику опрацювання результатів прямих багаторазових вимірювань; навчитись визначати характеристики похибки результату вимірювання в залежності від кількості в...
13438. Повірка чи калібрування приладів прямої дії 102.5 KB
  Лабораторна робота 2 Повірка чи калібрування приладів прямої дії Мета роботи: вивчити теоретичні та практичні основи повірки чи калібрування приладів прямої дії на прикладі калібрування амперметра та вольтметра зіставленням їх показів із показами робочих еталонів.
13439. ВИМІРЮВАННЯ ПОСТІЙНИХ СТРУМІВ ТА НАПРУГ 160 KB
  ЛАБОРАТОРНА РОБОТА 3 ВИМІРЮВАННЯ ПОСТІЙНИХ СТРУМІВ ТА НАПРУГ Мета роботи: Навчитись: вимірювати постійні струми та напруги електромеханічними приладами; раціонально обирати межу вимірювання та клас точності стрілкового приладу для вимірювання заданої з допустим
13440. ВИМІРЮВАННЯ СТРУМІВ, НАПРУГ ТА ПАРАМЕТРІВ ЕЛЕКТРИЧНИХ ЛАНЦЮГІВ КОМБІНОВАНИМИ ПРИЛАДАМИ (ТЕСТЕРАМИ) 2.84 MB
  ЛАБОРАТОРНА РОБОТА 4 ВИМІРЮВАННЯ СТРУМІВ НАПРУГ ТА ПАРАМЕТРІВ ЕЛЕКТРИЧНИХ ЛАНЦЮГІВ КОМБІНОВАНИМИ ПРИЛАДАМИ ТЕСТЕРАМИ Мета роботи: вивчити принцип дії будову та властивості комбінованих приладів КП здобути навички вимірювань і перевірки справності елементів ...
13441. Деякі особливості використання вольтметрів змінного струму 237.5 KB
  ЛАБОРАТОРНА РАБОТА № 5 Деякі особливості використання вольтметрів змінного струму Мета роботи : Опрацювати опис даної роботи та відповідні розділи рекомендованої літератури [1] [2] [3] [5]. 2. Уміти відповідати на наступні запитання: 1. Поясніть будову та принцип д
13442. ДОСЛІДЖЕННЯ ВИМІРЮВАЛЬНИХ МОСТІВ ПОСТІЙНОГО СТРУМУ 131.5 KB
  Лабораторна робота № 6 ДОСЛІДЖЕННЯ ВИМІРЮВАЛЬНИХ МОСТІВ ПОСТІЙНОГО СТРУМУ Мета роботи: вивчити основи теорії схеми та будову врівноважених мостів постійного струму дослідити властивості врівноважених мостів здобути навички вимірювань за допомогою мостів. При пі...
13443. НЕВРІВНОВАЖЕНИЙ ВИМІРЮВАЛЬНИЙ МІСТ ПОСТІЙНОГО СТРУМУ 118.5 KB
  ЛАБОРАТОРНА РОБОТА 7 НЕВРІВНОВАЖЕНИЙ ВИМІРЮВАЛЬНИЙ МІСТ ПОСТІЙНОГО СТРУМУ Мета роботи: вивчити принцип дії елементи теорії схеми властивості та особливості застосування неврівноважених вимірювальних мостів НМ постійного струму. При підготовці до виконання р...
13444. ДОСЛІДЖЕННЯ ВИМІРЮВАЛЬНИХ МОСТІВ ЗМІННОГО СТРУМУ 193.5 KB
  ЛАБОРАТОРНА РОБОТА N 8 ДОСЛІДЖЕННЯ ВИМІРЮВАЛЬНИХ МОСТІВ ЗМІННОГО СТРУМУ Мета роботи: вивчити основи теорії принцип дії схеми властивості і особливості експлуатації мостів змінного струму МЗС. Провести дослідження властивостей мостів змінного струму. При п...