73764

Організація діловодства, документування операцій та документообігу

Лекция

Бухгалтерский учет и финансовый аудит

Однією з умов успішної діяльності підприємства є якість управління ним, яке залежить від рівня інформаційного забезпечення керівництва. процес прийняття управлінського рішення передбачає отримання даних, їх аналіз, узагальнення та підготовку в розрізах і форматі, необхідних для управлінського персоналу.

Украинкский

2014-12-20

144.5 KB

12 чел.

PAGE  1

Тема 6: Організація діловодства, документування операцій та документообігу

6.1. Поняття документу, діловодства та документування.

6.2. Організація документування господарських операцій.

6.3. Організація документообігу.

6.4. Організація вилучення та утилізації документів.

Мета вивчення

Після вивчення теми 6 студент повинен знати:

  •  поняття документу, діловодства та документування;
  •  реквізити і правила оформлення документів;
  •  призначення номенклатури справ;
  •  порядок документування господарських операцій;
  •  порядок організації документообігу;
  •  вимоги до поточного та довгострокового зберігання документів.

Після вивчення теми 6 студент повинен вміти:

  •  приймати та перевіряти первинні документи;
  •  охарактеризувати порядок формування  та скласти номенклатуру справ для документів;
  •  обробляти первинні документи;
  •  скласти графік документообігу для первинного документу;
  •  пояснити особливості складання електронного документу та порядок застосування електронного цифрового підпису.

Ключові слова

Документ, діловодство, документування, бланк документу, реквізит, номенклатура справ, документообіг, графік документообігу, архів, електронний документ, електронний цифровий підпис


6.1. Поняття документу, діловодства та документування

Однією з умов успішної діяльності підприємства є якість управління ним, яке залежить від рівня інформаційного забезпечення керівництва. процес прийняття управлінського рішення передбачає отримання даних, їх аналіз, узагальнення та підготовку в розрізах і форматі, необхідних для управлінського персоналу.

Обов’язковою вимогою до таких даних є їх достовірність і можливість підтвердження. Інформація може бути незакріпленою або закріпленою на відповідному носії (документальною).

Матеріальний об’єкт, призначений для запису, зберігання і передачі в просторі і часі інформації, називається матеріальним носієм (папір, магнітна стрічка, дискета). Існування документа без матеріального носія неможливе. Щоб вважати матеріальний об’єкт документом, необхідною є наявність зафіксованого у ньому текстового повідомлення. Отже, документ – це матеріальний об’єкт, який містить інформаційні дані, оформлений у визначеному порядку та має юридичну силу.

Ведення бухгалтерського обліку передбачає необхідність повного та зрозумілого відображення всіх оцінених фактів господарського життя у первинних документах, що забезпечується документуванням. Як елемент методу бухгалтерського обліку документування є складовою бухгалтерського спостереження – збору інформаційних даних про факти господарського життя та їх реєстрації у первинних документах. Первинною дією документування є складання документу. Документування може здійснюватися ручним або механізованим способом.

Окрім того, що документи є основним джерелом економічної інформації, об’єктом і результатом праці багатьох працівників, у них відображаються розпорядження на здійснення господарських операцій, а також вони слугують підтвердженням їх здійснення.

Сукупність бухгалтерських документів, якими оформлюються господарські операції, називається документацією, яка є результатом бухгалтерського спостереження за господарськими операціями та обов’язковою умовою для їх відображення у бухгалтерському обліку.

Трактування поняття “первинний документ” відповідно до законодавства

Нормативні документи

Визначення

Закон України “Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні” №996

Первинний документ – документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення

Закон України “Про інформацію” №2657-ХІІ

Документ – передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно, відео, фотоплівці або на іншому носієві

Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку №88

Первинні документи – це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення

ДСТУ 2962-94

Первинна документація – це сукупність облікових документів, які фіксують здійснення виробничо-господарських операцій і розпорядження на їх проведення

Основою раціональної організації бухгалтерського обліку на підприємстві є правильна класифікація документів.

Класифікація первинних документів у бухгалтерському обліку

Класифікаційна ознака

Види документів

Характеристика документів

За місцем складання

внутрішні

складаються на підприємстві на підставі здійснених операцій

зовнішні

надходять на підприємство ззовні

За змістом господарських операцій

грошові

відображають наявність і рух грошових коштів

майнові

відображають наявність і рух майна

розрахункові

відображають розрахунки підприємства з іншими суб’єктами господарювання та державою

За порядком складання

первинні

складаються у момент здійснення господарської операції або одразу після її закінчення

зведені

складаються на підставі первинних шляхом групування і узагальнення їх показників

За ступенем уніфікації

уніфіковані

передбачають наявність типових бланків, затверджених у встановленому порядку

бухгалтерського оформлення

розробляються на підприємстві та складаються без використання типових бланків

Відповідно до правил складання

доброякісні

відповідають законодавству, вимогам і положенням

недоброякісні

не відповідають вимогам і відображають здійснену операцію у спотвореному вигляді (неправильно оформлені та підроблені документи)

За призначенням

розпорядчі

містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення господарської операції

виправдовуючі (виконавчі)

підтверджують здійснення господарської операції

комбіновані

поєднують ознаки попередніх видів

Бланк – друкована форма документу з реквізитами, які містять постійну інформацію. У бланку може розміщуватися емблема підприємства, товарний знак тощо. Найбільш розповсюдженими є бланки актів, довідок, службових листів, контрактів, договорів і ряду первинних документів. На бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України, складаються фінансова, податкова та статистична звітність.

У випадках, передбачених законодавством, бланки первинних документів можуть відноситися до бланків суворої звітності. Форми бланків суворої звітності затверджуються відповідними державними органами та друкуються централізовано масовим тиражем на спеціальному папері із захисними складовими. Всі бланки суворої звітності підлягають нумерації, порядок нанесення якої встановлюється державними органами. Використання і порядок реєстрації руху бланків суворої звітності, а також перелік господарських операцій, оформлення яких відбувається на таких бланках, визначається окремими нормативними документами. Вирішення окремих питань щодо використання бланків суворої звітності належить до повноважень посадових осіб на рівні підприємства (наприклад, може складатися перелік осіб, які у своїй діяльності використовують такі бланки).

Кожен документ, окрім матеріального носія, повинен мати відповідні реквізити. Реквізит – обов’язків інформаційний елемент оформлення документів, який має змістовне навантаження. За характером інформації виділяють реквізити-ознаки  (дата та місце здійснення господарської операції, номер документу, структурні підрозділи та особи, відповідальні за здійснення операції та ін.) та реквізити-показники (відображають кількісну характеристику факту господарського життя в натуральних і грошових вимірниках).

За видами реквізити документів можуть бути обов’язковими та додатковими.

Реквізити документів

Обов’язкові (визначені Законом України “про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”)

  •  назва документа (форми);
    •  дата і місце складання;
    •  назва підприємства, від імені якого складений документ;
    •  зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;
    •  посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
    •  особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції

Додаткові (визначені Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку)

  •  ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру;
    •  номер документа;
    •  підстава для здійснення операцій;
    •  дані про документ, що засвідчує особу одержувача тощо

Форми первинних документів можуть самостійно розроблятися і затверджуватися внутрішніми розпорядчими документами підприємства з урахуванням обов’язкових реквізитів. Однак застосування таких документів можливе і має юридичну силу лише в межах даного підприємства.

Правила оформлення документів:

  •  первинні документи складаються українською мовою. Поряд з українською мовою може використовуватися й інша мова в порядку, визначеному Законом України “Про мови в Україні”;
  •  первинні документи повинні бути складені у момент здійснення господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення. Для контролю та впорядкування обробки інформації на основі первинних документів можуть складатися зведені документи;
  •  записи у первинних документах повинні здійснюватися лише чорнилами темного кольору, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарського пристрою та іншими засобами, які забезпечили б збереження цих записів протягом встановленого строку зберігання документів і запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень;
  •  фізичні та юридичні особи, які беруть участь у здійсненні операцій, пов’язаних з прийманням і видачею грошових коштів, цінних паперів, ТМЦ та інших об’єктів майна, забезпечуються підприємством, установою, що виконує ці операції, копіями первинних документів про таку операцію;
  •  первинні документи складаються на бланках типових або спеціалізованих форм, затверджених міністерствами та відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватися з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов’язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм;
  •  вільні рядки в первинних документах підлягають обов’язковому прокреслюванню;
  •  підписують документ особисто, з використанням факсиміле, штампу, символу або іншим механічним або електронним способом посвідчення;
  •  у тексті і числових даних документів не допускаються підчистки та необумовлені виправлення. Помилки у первинних документах, облікових регістрах і звітах, що створені ручним способом, виправляють коректурним способом, тобто неправильний текст або числа закреслюють і зверху надписують правильний текст або числа. Закреслюють одною рискою так, щоб можна було прочитати виправлене. Виправлення помилки повинно бути обумовлене написом “виправлено” і підтверджено підписами осіб, які підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення. Виправлення не допускаються у документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами.

На підприємствах повинен встановлюватися порядок приймання і реєстрації документів, які надходять, відправлення вихідних документів, реєстрації і контролю за виконанням документів, збереженням оброблених документів, листуванням з окремими підприємствами та особами, зберіганням документів в архівах. Така сукупність робіт наз. діловодством – діяльністю, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управління.

Організація діловодства проводиться відповідно до методичних рекомендацій щодо практичного використання основних положень Єдиної державної системи діловодства.

Базовим поняттям у діловодстві є номенклатура справ – довідник із систематизованим переліком заголовків справ і зазначенням термінів їх зберігання.

Справи в номенклатурі можуть групуватися за такими розділами:

  •  організаційно-розпорядча документація;
  •  первинні документи;
  •  облікові регістри;
  •  планова та звітна документація;
  •  листи.

Групування справ супроводжується присвоєнням індексів, тобто умовним позначенням кожної справи. Індекс справи може містити номер структурного підрозділу та порядковий номер заголовку справи.

Номенклатуру справ у розрізі окремих структурних підрозділів підприємства розробляє посадова особа, відповідальна за діловодство (секретар-референт), із залученням фахівців архівної справи (архіваріусів). За відсутності таких посад розробкою номенклатури справ може займатися бухгалтер.

Рознесення документів у справи (заведені папки з твердого картону) відповідно до номенклатури справ називається формуванням справ.

На обкладинці справи вказуються: назва підприємства; назва підрозділу підприємства; номер справи; заголовок справи; дата заведення і завершення формування справи; кількість листів; строк зберігання.

Формуючи справи, необхідно враховувати терміни зберігання документів, визначені законодавством.

Документи підшиваються у справу за один календарний рік. Крім того, до справи повинні підшиватися лише документи, передбачені номенклатурою. У випадку появи не передбачених номенклатурою документів, заводиться самостійна справа, а її назва дописується в номенклатуру справ під резервним номером.

У справу включаються документи лише в одному екземплярі в оригіналі за хронологічним чи логічним порядком. Чернетки та копії до справи не підшиваються за винятком особливо цінних документів, на яких є резолюції, помітки, візи, що доповнюють зміст оригіналів. Додатки до документів також повинні включатися у справу.

Бухгалтерські документи групуються у хронологічному порядку. Документи за окремий місяць відділяються від документів за інші місяці листком паперу із зазначенням назви відповідного календарного періоду. Розпорядчі документи формуються за видами документів у хронологічному порядку. Документи-відповіді підшиваються за документами-запитами.

Окрім хронологічного порядку в справі документи можуть систематизуватися за алфавітом. Для зручності товщина справи не повинна перевищувати 30-40 мм, а кількість документів – 250 листів. Якщо документів більше, справа розділяється на томи.

У кінці справи на окремому аркуші необхідно зазначити кількість пронумерованих аркушів (цифрами та словами).

Оброблені та виконані документи повинні розноситися у справи до кінця робочого дня. Щоденне дотримання цього правила забезпечить систематизацію документів і швидкий пошук, виключить можливість їх втрати.


6.2. Організація документування господарських операцій

Організація бухгалтерського обліку повинна забезпечити своєчасне та повне документування здійснених господарських операцій суб’єкта господарювання. Це надасть можливість здійснювати контроль за збереженням майна власника, зокрема, за зберіганням матеріальних і грошових цінностей. Крім того, документування є основою для нагляду за діяльністю осіб, наділених правами розпорядження майном підприємства.

Процес документування складається з 3 етапів:

  1.  складання первинних документів;
  2.  приймання первинних документів;
  3.  обробка первинних документів.

1. Складання первинних документів відбувається безпосередньо на підприємстві. Відповідно до Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” відповідальність за забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа0, який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів. Крім того, керівник повинен забезпечити виконання всіма підрозділами правомірних вимог бухгалтера щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів.

Перелік первинних документів є значним, однак, у бухгалтерській службі складається лише незначна їх частина (прибутковий і видатковий касові ордери, довідки та розрахунки бухгалтерії, довіреності, перепустки на винесення ТМЦ за межі підприємства). Інші документи складаються працівниками інших структурних підрозділів підприємства, тому правила складання первинних документів повинні роз’яснюватися всім причетним до цього процесу працівникам.

Окрім первинних документів бухгалтерського оформлення працівникам бухгалтерської служби доводиться мати справу з організаційно-розпорядчими документами, тобто установчими документами, положеннями, інструкціями, наказами та ін. Тому працівники бухгалтерської служби повинні знати основні вимоги, які висуваються до цих документів.

Відповідно до законодавства первинні документи повинні складатися в момент здійснення операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення.

Складання та оформлення документів передбачає заповнення всіх його реквізитів і одержання всіх необхідних резолюцій, віз, печаток і штампів.

Для відображення в бухгалтерському обліку документи приймаються лише за умови правильного їх оформлення. У тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітності підчистки та необумовлені виправлення не допускаються.

Виправлення помилок здійснюється за такими правилами:

  •  закреслюються відображені у документі неправильні дані 9закреслення здійснюється однією лінією так, щоб можна було прочитати виправлене);
  •  поряд із закресленим записом робиться правильний;
  •  на полях документу робиться запис “Виправлено на … (повністю зазначається текст нового запису)”;
  •  особа, яка внесла виправлення, підписується під записом “Виправлено на …” і ставить дату виправлення;
  •  документ, до якого внесено зміни, ще раз підписується всіма особами, які підписували його раніше.

Для усунення неточностей і помилок може також застосовуватися спосіб від’ємного або сторнувального запису. При цьому помилковий запис повторюється червоним чорнилом (пастою кулькової ручки червоного кольору) або стандартними кольорами (синій, чорний) із занесенням його в прямокутну рамку. Червоний колір або прямокутна рамка анулює помилковий запис, після чого має бути зроблено правильний запис. У документах, якими оформлюються касові та банківські операції і операції з цінними паперами, виправлення не допускаються взагалі.

2. Приймання первинних документів відбувається від інших підприємств або інших працівників підприємства (структурних підрозділів підприємства).

При отриманні документів необхідно перевірити правильність їх доставки: звернути увагу на цілісність конвертів, чи наявні всі сторінки документу та додатки. В документах, які надійшли факсом, перевіряється загальна кількість отриманих сторінок, їх відповідність вказаній кількості на першому листі факсу, можливість їх читання.

Бухгалтерські документи надходять у загальному потоці документів, адресованих підприємству, а потім передаються до бухгалтерської служби. Перед передачею вхідних документів на розгляд керівнику їх необхідно зареєструвати і зафіксувати факт створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому номера з подальшим записом у книгах або журналах реєстрації первинних документів, поділених на розділи за кожним видом документів. у цих регістрах необхідно робити відмітки про те, хто прийняв і хто видав документ із зазначенням підрозділів підприємства, дати господарської операції та її суми.

Нумерація первинних документів ведеться з початку року. Код номеру документа може складатися з літерного або цифрового виду документа, позначення його порядкового номеру в звітному періоді та місяця, в якому зареєстровано господарську операцію в облікових регістрах: Д/125/ІVдоговір за номером 125, укладений в четвертому місяці поточного року.

Реєстрації підлягають всі потоки документів:

  •  вихідні (документи, які передаються контрагентам);
  •  вхідні (документи, які надходять ззовні);
  •  внутрішні (документи, які складаються і використовуються в межах підприємства).

Обліковими працівниками документи приймаються під розписку, про що робиться відмітка в спеціальних описах або реєстрах.

Працівники, які приймають первинні документи, зобов’язані перевірити їх за формою і змістом: встановити наявність у документі обов’язкових реквізитів і відповідність відображеної в документі господарської операції чинному законодавству, а також логічну узгодженість окремих показників операції.

Прийоми перевірки документів

3. Обробка первинних документів – це сукупність робіт з підготовки первинних документів для запису сум господарської операції в облікові регістри.

У зв’язку з тим, що обробка завершується систематизацією даних, бухгалтерській обробці підлягають лише правильно оформлені первинні документи.

Порядок внесення даних до облікових регістрів залежить від форми ведення бухгалтерського обліку, яка застосовується на підприємстві.

Первинні документи, як пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання: при ручній обробці – дату запису до облікового регістру та підпис особи, яка його здійснила, а при комп’ютерній обробці – відбиток штампу особи, відповідальної за їх обробку.

Інформація про господарські операції підприємства за звітний період (місяць, квартал, рік) з облікових регістрів відображається в Головній книзі, оборотно-сальдовій відомості й на кінцевому етапі у звітності, порядок складання якої встановлюється відповідними нормативними документами.

Після бухгалтерської обробки документи повинні включатися до справ.

Послідовність обробки первинних документів у бухгалтерському обліку


6.3. Організація документообігу

Документообіг – це сукупність робіт зі створення, перевірки, обробки та зберігання документації від моменту її складання до передачі в архів.

Організація документообігу є складовою організації бухгалтерського обліку і забезпечує:

  •  впорядкування руху первинних документів;
  •  оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які повинен пройти кожен первинний документ;
  •  визначення максимального терміну перебування документу в кожному підрозділі (в окремого виконавця);
  •  стабільність роботи бухгалтерської служби та підвищення продуктивності праці облікових працівників;
  •  чіткість руху та оперативність обробки документів та інформації, що формується на її підставі.

Об’єктами організації документообігу є первинні документи, облікові регістри, звітність, а також порядок їх складання, руху та обов’язки відповідальних осіб на кожному з етапів документообігу.

Процес організації документообігу підприємства

Перші два етапи є підготовчими у процесі розробки документообігу. Вони необхідні для визначення співпраці різних відділів підприємства у створенні єдиного масиву інформаційних даних, а також встановлення ролі бухгалтерської служби в цьому процесі.

Найбільш важливим для процесу організації документообігу є третій етап, який передбачає врегулювання відповідними організаційно-розпорядчими документами сукупності робіт зі створення, перевірки, обробки та зберігання документації. Деякі з цих документів можуть оформлюватися в якості додатків до Положення про облікову політику.

Для упорядкування руху та забезпечення своєчасного відображення показників первинних документів у бухгалтерському обліку, відповідно до законодавства, керівником підприємства має затверджуватися графік документообігу.

Графік документообігу – це затверджений порядок обробки інформаційних даних, зазначених у первинних документах.

Даний документ повинен регламентувати:

  •  строки складання, надання та обробки первинних документів;
  •  перелік документів;
  •  терміни їх просування та обробки;
  •  посадових осіб, відповідальних за складання документів;
  •  порядок передачі документів для обробки;
  •  строки надходження документів до бухгалтерської служби від працівників інших підрозділів підприємства.

Єдиної схеми організації документообігу для всіх суб’єктів господарювання не існує. Кожне підприємство змушене розробляти її самостійно із врахуванням особливостей діяльності підприємства. Графік повинен враховувати організаційну структуру підприємства, вид діяльності, чисельність облікових працівників, систему внутрішньогосподарського контролю. Графік має бути інструктивним документом щодо поведінки працівників з документами підприємства. Н маршрут і терміни руху документів суттєвий вплив здійснюють комп’ютеризація ведення бухгалтерського обліку та дисципліна праці.

Відповідальність за складання графіку документообігу покладена на головного бухгалтера, після чого цей документ затверджується керівником у вигляді додатку до Положення про облікову політику. Графік є обов’язковим для виконання не лише обліковими, а й іншими працівниками, робота яких пов’язана з первинними документами.

Графік документообігу оформляється у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, які виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв’язку та термінів виконання робіт.

Графік документообігу, оформлений у вигляді схеми, називається оперограмою.

Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу на підприємстві здійснюється головним бухгалтером або уповноваженою ним особою. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерської служби необхідних документів є обов’язковими для працівників всіх підрозділів підприємства.

Завершальним етапом документообігу є зберігання документів. Законом України “про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” передбачено відповідальність власника або керівника підприємства за збереження оброблених бухгалтерських документів, регістрів і звітності. Оформлення і зберігання первинних документів, облікових регістрів і звітності забезпечує головний бухгалтер.

З моменту формування і до передачі в архів підприємства справи з документами зберігаються за місцем їх формування. Розрізняють поточний і постійний архіви первинних документів.

Поточний архів бухгалтерських документів створюється в бухгалтерській службі для зберігання документів протягом поточного року. Відповідальність за зберігання документів несуть особи, уповноважені головним бухгалтером.

Постійний архів організовується в спеціально обладнаному приміщенні зі стелажами (шафами, сейфами) для розміщення на них справ з документами.

Первинні документи звітного періоду. Які пройшли бухгалтерську обробку, готуючи до передачі в постійний архів, комплектують у хронологічному порядку, нумерують, переплітають і супроводжують довідкою для постійного архіву. У довідці зазначається:

  •  період, за який складено документи;
  •  опис документів;
  •  найменування облікового регістру, до якого відносяться первинні документи;
  •  дата комплектації і передачі документів до постійного архіву;
  •  підпис відповідальної особи.

Терміни зберігання документів визначено Переліком типових документів, які створюються в результаті діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств із зазначенням строку зберігання. Для більшості бухгалтерських документів законодавством передбачено термін зберігання 3 роки. Терміни зберігання документів обчислюються з 1 січня року, наступного за роком завершення їх у діловодстві.

В умовах автоматизації обліку доцільно впроваджувати електронний документообіг.

У процесі оформлення господарських операцій електронними документами необхідно дотримуватися норм Закону “Про електронні документи та електронний документообіг”.

Електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, які передбачають обов’язкові реквізити документів, у тому числі електронний цифровий підпис. Такий документ може бути сформований, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму або на папері. До електронних документів висуваються ті ж вимоги щодо порядку оформлення, як і до паперових. Електронний документ реєструється в комп’ютерному журналі реєстрації первинних документів. Документи, які зберігаються на електронних носіях інформації, можуть не мати паперових аналогів.

Оригіналом електронного документу є його електронний примірник з обов’язковими реквізитами, у тому числі електронними цифровими підписами осіб, які брали участь у його створенні.

Використання електронного цифрового підпису ґрунтується на тому, що в кожного користувача є два ключі: секретний (закритий) і відкритий. За допомогою закритого ключа можна підписувати документ, а за допомогою відкритого – перевіряти справжність цього підпису. Електронний підпис існує у вигляді спеціального пароля, що закладений у програмі, в якій створюються документи. Система електронного документообігу повинна забезпечувати зберігання файлів документів, підписаних електронним цифровим підписом, можливість перевірки підписів та управління ключами.

Електронний документообіг – це сукупність процесів зі створення, обробки, відправлення, передачі, одержання, зберігання, використання і знищення електронних документів із застосуванням перевірки їх цілісності та за наявності потреби з підтвердженням факту одержання таких документів.

Повністю перейти на електронний документообіг досить складно. На практиці сформувалися технології, орієнтовані на створення змішаного паперово-електронного документообігу: паперові оригінали існують, однак практично вся робота виконується з електронними файлами документів у межах відповідної автоматизованої системи. Паперові документи в даній технології одразу реєструються, і бухгалтери надалі працюють лише з їх електронною версією. Оригінал у паперовій формі відразу надходить до архіву і більше не використовується.


6.4. Організація вилучення та утилізації документів

Відповідно до Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” первинні документи та облікові регістри можуть вилучатися у підприємства лише за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень і законодавства. Такими органами, наприклад, можуть бути Державна податкова служба України, Контрольно-ревізійне управління, правоохоронні органи.

Порядок вилучення документів в Україні регулюється Інструкцією про порядок вилучення посадовими особами органів державної податкової служби України у підприємств, установ та організацій документів, що свідчать про приховування (заниження) об’єктів оподаткування, несплату податків та інших платежів і Кримінально-процесуальним кодексом України.

Вилученню документів обов’язково повинна передувати перевірка. Факт приховування (заниження, несплати податків і обов’язкових платежів) можна вважати встановленим за умови виявлення його суб’єктом господарювання або прийнято відповідне судове рішення з цього приводу.

Загальний порядок дій у ході вилучення документів контролюючими органами

Для здійснення процедури вилучення посадова особа контролюючого органу повинна скласти письмово вмотивовану постанову про проведення вилучення документів і оформити її за формою, встановленою законодавством. Зокрема, в постанові зазначається причина вилучення (склад виявленого перевіркою порушення), а також всі без винятку документи, які вилучаються, із зазначенням назв документів і вказівок, з яким порушенням ці документи пов’язані або про що вони свідчать. Тобто, всі документи або документи певної категорії (наприклад, податкові накладні) не можуть вилучатися, оскільки не всі вони свідчать про наявність певних порушень.

Постанова про вилучення документів підлягає підписанню керівником відповідного контролюючого органу, а також повинна мати відбиток печатки даної установи.

Вилучення обов’язково проводиться з відома керівника підприємства: посадова особа контролюючого органу, яка здійснюватиме вилучення, подає керівнику підприємства постанову, складену і засвідчену у встановленому порядку.

У процесі вилучення оформляється протокол і опис вилучених документів. У протоколі фіксуються всі обставини процесу вилучення (о котрій годині, в якому приміщенні, в присутності яких осіб проводилося вилучення та ін.). посадова особа контролюючого органу, яка здійснює вилучення документів, складає опис оригіналів документів, вилучених зі справ, за формою, встановленою законодавством, про що робиться запис у протоколі. Якщо кількість документів, які вилучаються, є незначною, опис може окремо й не складатися, але в цьому випадку вся інформація, яка підлягає занесенню до опису, має бути викладена у протоколі.

Форма опису вилучення документів передбачає його підписання керівником і головним бухгалтером підприємства. Посадові особи підприємства, в яких проводилося вилучення, підписуються тільки в протоколі.

Вилучення документів відбувається в присутності тих посадових осіб підприємства, які несуть відповідальність за їх зберігання. Присутність керівника підприємства або керівників відповідних підрозділів не обов’язкова.

Контролюючі органи не мають права вилучати документи без залишення їх копій, які б дозволяли розуміти всі елементи оригіналу. Посадова особа контролюючого органу повинна ретельно оглянути документи та про всі підчистки, виправлення й інші ознаки можливої фальсифікації зробити відмітку в описі, а за відсутності таких в описі зазначити : “ознак фальсифікації не виявлено”. Копії вручаються керівнику підприємства, про що робиться запис у протоколі.

Копії протоколу та опису вручаються під розписку тим посадовим особам підприємства, у яких здійснено вилучення документів. Кількість складених протоколів і описів залежить від кількості посадових осіб підприємства, у яких вилучено документи.

Вилучені документи після їх перевірки в контролюючому органі повертаються підприємству кур’єром під розписку про їх одержання або пересилаються поштою. Строки від вилучення до повернення документів законодавством не обмежено.

У випадку повернення контролюючими органами документів, які були раніше вилучені, такі документи приймаються під розписку відповідною посадовою особою підприємства разом із рішенням про повернення і підшиваються до тих же томів, з яких вилучалися документи та в яких знаходяться постанови про вилучення, реєстр і копії таких документів.

Отримуючи документи після вилучення, бухгалтеру необхідно:

  •  перерахувати їх за кількістю та складом відповідно до опису;
  •  звірити їх зміст з описом і протоколом вилучення та наявними у підприємства копіями4
  •  ретельно оглянути документи стосовно зміни їх стану, появи або зникнення записів, підчисток тощо.

За умови виявлення найменших змін документів після повернення порівняно з початковим станом, слід скласти відповідний акт. Якщо документи надіслано поштою, розпечатувати конверт необхідно в присутності не менш як двох свідків, бажано сторонніх для підприємства осіб.

Копії документів, залишені під час їх вилучення, бажано зберігати й після повернення оригіналів протягом усього терміну зберігання оригіналів відповідно до законодавства.

У діяльності підприємства можуть траплятися ситуації, коли втрачено (вкрадено, згоріли, затоплено, зіпсовані тощо) первинні документи. У такому випадку необхідно повідомити про це правоохоронні органи та створити за наказом керівника комісію, яка встановить перелік відсутніх (втрачених або зіпсованих) документів. Для роботи в її складі запрошують представників слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду, членів експертної комісії підприємства.

Перед початком розслідування причин зникнення або загибелі документів має бути одержано письмове пояснення осіб, які відповідно до графіку документообігу несуть відповідальність за складання і зберігання документів. Результати роботи комісії оформляють актом, який підлягає затвердженню керівником підприємства. Копію акту в передбачені законодавством строки необхідно направити до податкового органу.

Документи, термін зберігання яких завершився, і за якими проведено перевірку з питань дотримання податкового законодавства та які не стосуються слідчих або судових справ, підлягають знищенню. Цьому передує проведення експертизи цінності документів, у результаті якої складаються описи документів, що підлягають зберіганню, та акт про виділення для знищення документів, які не підлягають зберіганню. Ці документи подаються на затвердження керівнику підприємства.

Після затвердження акту знищення документів може здійснюватися у прийнятому для підприємства порядку, тобто шляхом спалювання або передачі до пункту вторинної сировини з обов’язковим отриманням накладної із зазначенням кількості справ, їх ваги. В архівній книзі зазначається, які справи вилучено з архіву.

Організовуючи утилізацію документації, посадовим особам слід враховувати, що багато документів можуть містити відомості, які є комерційною таємницею підприємства. У зв’язку з цим такі документи слід виділити в окрему групу та їх знищення доручити працівнику, який має доступ до комерційної таємниці.

Знищення документів до закінчення термінів їх зберігання передбачає настання кримінальної відповідальності.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

58184. Принципы классификации языков 63 KB
  Языки различаются степенью распространенности, количеством носителей (на одних говорят сотни этносов, на других миллионы. Половина населения земного шара говорит всего на 12 языках...
58187. Липиды. Состав и строение белков 714 KB
  Последовательность аминокислот в составе полипептидной цепи представляет первичную структуру белка. Она уникальна для любого белка и определяет его форму свойства и функции. Эта спираль вторичная структура белка.
58190. Правовая основа бухгалтерского учета в РФ. Понятие организации бухгалтерского учета в РФ 166 KB
  Правовая основа бухгалтерского учета в РФ. Понятие организации бухгалтерского учета в РФ. Документы регламентирующие организацию бухгалтерского учета. Международные стандарты учета и адаптация к ним российской системы учета.
58191. Предложение. Три аспекта предложения 33 KB
  Современное языкознание располагает большим количеством лингвистических теорий, изучающих предложение. Сейчас особенно интенсивным стало изучение текста. Но предложение было и остается основной единицей синтаксиса, так как именно в предложении находят выражение наиболее существенные функции языка: коммуникативная