ID: 74487

Название работы: Особенности делового общения: деловая беседа, деловые переговоры, деловые совещания, деловые дискуссии

Категория: Лекция

Предметная область: Этика и деонтология

Описание: Структура деловой беседы: подготовка к деловой беседе; установление места и времени проведения встречи; начало беседы: вступление в контакт; постановка проблемы и передача информации информирование партнёров; аргументирование выдвигаемых положений; опровержение доводов собеседника; анализ альтернатив поиск оптимального или компромиссного варианта либо конфронтация участников; принятие решения; фиксация договорённостей; завершение беседы; анализ результатов беседы своей тактики общения. является трудным и ответственным делом...

Язык: Русский

Дата добавления: 2014-12-31

Размер файла: 66 KB

Работу скачали: 13 чел.

Лекция № 4

«Особенности делового общения: деловая беседа, деловые переговоры, деловые совещания, деловые дискуссии»

Недостаточно, чтобы твои слова были сказаны к месту, надо, чтобы они были обращены к людям.

  С.Е. Лец

Деловое общение – это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определённого результата, решение конкретной проблемы или реализация определённой цели.

Деловое общение можно условно разделить на:

1.  прямое (непосредственный контакт);
2.  косвенное (наличие пространственно-временной дистанции между партнёрами).

Прямое деловое общение обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения, чем косвенное, в нём непосредственно действуют социально-психологические механизмы.

В целом деловое общение отличается от обыденного тем, что в его процессе ставятся цели и конкретные задачи, которые требуют своего решения. В деловом общении мы не можем прекратить взаимодействие с партнёром. В обычном дружеском общении чаще всего не ставятся конкретные задачи, не преследуются определённые цели. Такое общение можно прекратить в любой момент.

Деловое общение реализуется в различных формах:

•  деловая беседа;
•  деловые переговоры;
•  деловые совещания;
•  деловые дискуссии;
•  публичное выступление.

Деловая беседа

Практика деловых отношений показывает, что в решении проблем, связан.ных с межличностным контактом, многое зависит от того, как партнёры умеют налаживать контакт друг с другом. При всём многообразии форм делового общения деловая беседа является наиболее распространённой и чаще всего применяемой

Деловая беседа – это не просто деловой разговор двух заинтересованных лиц, а речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработку конструктивного подхода к их решению.

Деловая беседа направлена на реализацию следующих функций:

•  взаимное общение работников одной сферы;
•  совместный поиск и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;
•  контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;
•  поддержание деловых контактов;
•  стимулирование деловой активности.

Структура деловой беседы:

•  подготовка к деловой беседе;
•  установление места и времени проведения встречи;
•  начало беседы: вступление в контакт;
•  постановка проблемы и передача информации (информирование партнёров);
•  аргументирование выдвигаемых положений;
•  опровержение доводов собеседника;
•  анализ альтернатив, поиск оптимального или компромиссного варианта либо конфронтация участников;
•  принятие решения;
•  фиксация договорённостей;
•  завершение беседы;
•  анализ результатов беседы, своей тактики общения.

Подготовка к деловой беседе

Подготовка к деловой беседе, особенно по решению спорных и деликатных вопросов (разрешения конфликтов, сделки и т.п.), является трудным и ответственным делом, включает:

•  составление плана беседы на основе установления основных задач беседы;
•  поиск подходящих путей для решения этих задач;
•  анализ внешних и внутренних возможностей осуществления плана беседы;
•  прогноз возможного исхода;
•  сбор необходимой информации о будущем собеседнике;
•  отбор наиболее веских аргументов для своей позиции;
•  выбор наиболее подходящей стратегии и тактики общения (давление, манипуляция, просьба помощи, сотрудничество)

Установление места и времени встречи

Установление места и времени встречи для деловой беседы может осуществляться по-разному в зависимости от установок – позиций партнёров. Позиция «сверху» реализуется приблизительно так: «Я жду вас в 16 часов у себя в кабинете», но на «чужой территории» осуществление такой позиции затруднено. Позиция «снизу» осуществляется как просьба: «Мне желательно с вами посоветоваться, когда и куда мне подъехать?». Позиция «на равных» звучит примерно так: «Нам бы надо поговорить. Давайте согласуем место и время нашей встречи».

В преддверии встречи следует проверить готовность к ней, задав себе вопросы:

1.  Какую главную цель я ставлю перед собой в беседе?
   1.  Удивился ли собеседник, когда я попросил его о встрече? Проявил недовольство?
   2.  Могу ли я обойтись без этого разговора?
   3.  Готов ли я к обсуждению предполагаемой темы мой собеседник?
   4.  Уверен ли в благополучном исходе разговора? Какие объективные и субъективные препятствия можно ожидать?
   5.  Какой исход устраивает или не устраивает меня, его, обоих? Если беседа зайдёт в тупик, стоит ли пойти на компромисс?
   6.  Какие приёмы воздействия на собеседника я буду использовать в беседе: ссылку на авторитетные мнения, на опыт других учреждений, на крайнюю важность решаемого вопроса и др.?
   7.  Какие вопросы я буду задавать? Какие вопросы может задать мой собеседник?
   8.  Как я буду себя вести, если мой собеседник:
      •  во всём со мной согласится;
      •  решительно возразит, перейдёт на повышенный тон;
      •  не отреагирует на мои доводы;
      •  выскажет недоверие к моим словам, мыслям;
      •  попытается скрыть своё недоверие?

Шансы на успешный исход деловой встречи возрастёт, если придерживаться следующих рекомендации:

1.  Готовьте свой вопрос так, чтобы он был коротким, интересным, но не дискуссионным.
2.  Добивайтесь оптимальной краткости в изложении мыслей, даже если требуется начать издалека.
3.  Обосновывайте свои суждения. Чем убедительнее доказательства тем быстрее согласится с вами оппонент. Не употребляйте слов с двойным значением и тем более фраз, которые можно неверно истолковать.

Начало беседы

Максимальную трудность представляет для собеседников начало беседы. Как начать беседу? С чего начинать? Какие фразы более всего подходят? Некоторые партнёры допускают ошибку, игнорируя этот этап, переходят сразу к сути проблемы. Можно образно сказать, что они переходят к началу поражения.

Некоторые считают, что начало беседы определяют обстоятельства, другие – что начинать беседу необходимо с конкретного вопроса, третьи попросту не задумываются над этим. И лишь некоторые понимают и задумываются над этой проблемой, осознавая её важность.

Образно говоря, этот процесс можно сравнить с настройкой инструмента перед концертом. На этом этапе беседы нужно выработать правильное и корректное отношение к собеседнику.

На первой фазе беседы мы ставим следующие задачи:

•  установить контакт с собеседником;
•  создать благоприятную атмосферу для беседы;
•  привлечь внимание к теме разговора;
•  пробудить интерес собеседника.

Многие беседы заканчиваются, так и не успев начаться. Причина заключается в том, что первые фразы беседы оказываются слишком незначительными. Следует иметь в виду, что именно несколько первых предложений часто решающим образом воздействуют на собеседника. Собеседники обычно более внимательно слушают именно начало разговора – часто из любопытства или ожидания чего-то нового. Именно два-три предложения создают внутреннее отношение собеседника к нам и к беседе, по первым фразам у собеседника складывается впечатление о нас.

Так, следует всегда избегать извинений, проявления признаков неуверенности. Негативные примеры: «Извините, если я помешал…»; «Я бы хотел ещё раз услышать…»; «Пожалуйста, если у вас есть время меня выслушать…».

Нужно избегать любых проявлений неуважения и пренебрежения к собеседнику, о которых говорят следующие фразы: «Давайте с вами быстренько рассмотрим…»; «Я как раз случайно проходил мимо и заскочил к вам…»; «А у меня на этот счёт другое мнение…».

Не следует своими первыми вопросами вынуждать собеседника подыскивать контраргументы и занимать оборонительную позицию. Хотя это логичная и совершенно нормальная реакция, в то же время с точки зрения психологии это промах.

Существует множество способов начать беседу, но практика выработала ряд «правильных дебютов»:

1) Метод снятия напряжённости позволяет установить тесный контакт с собеседником. Достаточно сказать несколько тёплых слов – и вы его легко добьётесь. Шутка, которая вызовет улыбку или смех присутствующих, также во многом способствует разрядке первоначальной напряжённости и созданию дружеской обстановки для беседы.

2) Метод «зацепки» позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав её с содержанием беседы. В этих целях можно с успехом использовать какое-то небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотический случай или небольшой интерес.

3) Метод прямого подхода означает непосредственный переход к делу без какого бы то ни было вступления. Схематично это выглядит следующим образом: мы вкратце сообщаем причины, по которым была назначена беседа, быстро переходим от общих вопросов к частному и приступаем к теме беседы. Этот приём является «холодным» и рациональным, он имеет прямой характер и больше всего подходит для кратковременных и не слишком важных деловых контактов.

Очень важно помнить о нашем личном подходе к беседе. Основное правило заключается в том, что беседа должна начинаться с так называемого «вы-подхода» – умения человека, ведущего беседу, поставить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять.

Любой человек постепенно накапливает опыт, формирует свои представления о приёмах общения с людьми. Это следует иметь в виду, если возникаю сложности в начале беседы, особенно с незнакомым собеседником. Типичным примером является спонтанное возникновение симпатии и антипатии, в основе которой лежит впечатление, вызванное тем, что наш собеседник нам кого-то напоминает. Это может оказать позитивное, нейтральное или негативное воздействие на ход беседы. Особенно опасно, если случайное впечатление подкрепится схематичным мышлением.

Постановка проблемы и передача информации

Постановка цели беседы может быть различной:

1.  Цель – проблема (обсуждение проблемы, приглашение к выработке её решения). В этом случае ответственность за решение проблемы распределяется на обоих собеседников.
   1.  Цель – задание (предоставление готового задания в сопровождении описания самой ситуации). Если цель задания поставлена как задание, то тогда человек ответствен лишь за выполнение задания, а будет ли тем самым решена сама задача – это его не волнует.
      1.  Цель – манипуляция (подталкивание человека к определённому единственному решению при постановке внешне цели беседы как проблемы). Вроде бы ответственность за решение проблемы разделяют двое, хотя способ решения задан лишь одним человеком.
         1.  Цель – переложение решения и ответственности за решение проблемы на другого человека («Делай что хочешь, но чтоб я больше жалоб не слышал!»). Это так называемая «истерическая демонстрация проблемы».

Рекомендации по проблемам передачи информации собеседнику:

1.  Использовать «язык» собеседника при передаче ему информации.
2.  Начинать фазу передачи информации с «вы-подхода». «Вы-подход» – умения человека, ведущего беседу, поставить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять.
3.  Привести способ передачи информации в соответствие с мотивами и уровнем информированности собеседника, с уровнем его профессиональной компетентности.
4.  Стремиться перейти от монолога к диалогу, дать возможность собеседнику показать, что он знает, комбинировать виды вопросов (закрытых, открытых, риторических, переломных вопросов, вопросов на размышление).

Закрытые вопросы – вопросы, на которые ожидается ответ «да» или «нет». Они способствуют созданию напряжённой атмосферы в беседе, поэтому такие вопросы нужно применять со строго определённой целью. При постановке подобных вопросов у собеседника складывается впечатление, будто его допрашивают. Закрытые вопросы следует задавать тогда, когда мы хотим быстрее получить согласие или подтверждение ранее достигнутой договорённости.

Открытые вопросы – вопросы, которые требуют какого-то пояснения. Их задают тогда, когда хотят выяснить мотивы и позицию собеседников. Основанием для таких вопросов является позитивная или негативная позиция собеседника по отношению к нам.

Риторические вопросы – вопросы, на которые не даётся прямого ответа, так как их цель – вызвать новые вопросы и указать на нерешённые проблемы. Задавая риторический вопрос, говорящий надеется «включить» мышление собеседника и направить его в нужное русло.

Переломные вопросы – вопросы, которые удерживают беседу в строго установленном направлении или же поднимают целый комплекс новых проблем. Подобные вопросы задаются в тех случаях, когда мы уже получили достаточно информации по одной проблеме и хотим «переключиться» на другую.

Вопросы для обдумывания – вопросы, которые вынуждают собеседника размышлять, тщательно обдумывать и комментировать то, что было сказано. Цель этих вопросов – создать атмосферу взаимопонимания.

1.  Наблюдать за реакциями собеседника, особенно за его невербальными реакциями и, соответственно, гибко менять своё поведение.

1.