7451

Разработка базы данных Абитуриент средствами Microsoft Access

Курсовая

Информатика, кибернетика и программирование

Разработка базы данных Абитуриент средствами Microsoft Access I. Введение Для принятия обоснованных и эффективных решений в производственной деятельности, в управлении экономикой и в политике современный специалист должен уметь с помощью компьютеров...

Русский

2013-01-24

1.11 MB

601 чел.

Разработка базы данных Абитуриент средствами Microsoft Access

I. Введение

Для принятия обоснованных и эффективных решений в производственной деятельности, в управлении экономикой и в политике современный специалист должен уметь с помощью компьютеров и средств связи получать, накапливать, хранить и обрабатывать данные, представляя результат в виде наглядных документов. Поэтому, в данной курсовой работе рассмотрим работу с базой данных.

Целью данной курсовой работы является создание автоматизированной системы «Абитуриенты».

Для этого необходимо создать базу данных, содержащую сведения о студентах, их успеваемости, предпочтениях, а также данных о существующих Вузах.

Приложение Microsoft Office  Access 2002 представляет собой инструмент, позволяющий реализовать поставленную цель.

Достижение цели осуществляется посредством комплекса задач:

  •  ввод, хранение и поиск информации об абитуриентах;
  •  регистрация основных данных о вузах, предпочитаемых абитуриентами;
  •  отслеживание результатов поступления и посещения занятий после поступления.

Также курсовая работа содержит инструкцию пользователя.

               

II. Проектирование базы данных

2.1. Структуры таблиц

Базы данных — это совокупность структур, предназначенных для хранения больших объемов информации и программных модулей, осуществляющих управление данными, их выборку, сортировку и другие подобные действия. Информация базы данных хранится в одной или нескольких таблицах. Любая таблица с данными состоит из набора однотипных записей, расположенных друг за другом. Они представляют собой строки таблицы, которые можно добавлять, удалять или изменять. Каждая запись является набором именованных полей, или ячеек, которые могут хранить самую разнообразную информацию, начиная от даты рождения и заканчивая подробным описанием кулинарного рецепта. Однотипные поля разных записей образуют столбец таблицы.

Для решения поставленной задачи необходимо создать с помощью конструктора 4 таблицы: «Абитуриенты», «Аттестат», «Вузы», «Связь Абитуриентов и ВУЗов», структуры которых следующие (табл.1, 2, 3, 4).

Имя

Тип

Размер

Код Абитуриента

Счетчик

Фамилия

Текстовой

50

Имя

Текстовой

50

Отчество

Текстовой

50

Паспорт

Текстовой

50

Индекс

Длинное целое

Город

Текстовой

50

Адрес

Текстовой

50

Средний бал

Одинарное с плавающей

Фото

Поле объекта OLE 

-

Примечания

Поле объекта MEMO

-

Таб. 1. «Абитуриенты»

Имя

Тип

Размер

Код Абитуриента

Длинное целое

Русский

Длинное целое

Математика

Длинное целое

Физика

Длинное целое

Таб. 2. «Аттестат»

Имя

Тип

Размер

Код Абитуриента

Длинное целое

Код ВУЗа

Длинное целое

Статус Поступления

Логический

Статус Посещения

Логический

Таб. 3. «Связь Абитуриентов и ВУЗов»

Имя

Тип

Размер

Код ВУЗа

Счетчик

Название ВУЗа

Текстовой

50

Индекс

Длинное целое

Город

Текстовой

50

Улица

Текстовой

50

Телефон

Текстовой

50

Рейтинг

Длинное целое

Сочинение

Одинарное с плавающей

Математика

Длинное целое

Физика

Длинное целое

Процент Принятых

Целое

Проверка

Логический

Дата

Дата/время

Таб. 4. «ВУЗы»

2.2. Схема данных

Данная база данных состоит из 4-х связанных таблиц с помощью заданных ключевых полей в каждой таблице: «Код Абитуриента», «Код ВУЗа». Другими словами создаваемая база данных «Абитуриенты» обладает целостностью данных, которые способствуют создавать запросы, формы и отчеты из разных таблиц. Чтобы добиться данного результата, необходимо вначале создать схему данных, показанную на (рис.1).

Рис. 1. Схема данных

2.3. Подстановки

Выполним подстановку поля Код Абитуриента из таблицы «Абитуриенты» в таблицы «Связь Абитуриентов  и ВУЗов» и «Аттестат». Например, откроим таблицу «Аттестат» в режиме конструктора, выделим поле Код Абитуриента, перейдем на вкладку Подстановка и укажем свойства поля, показанные на (рис. 2).

Рис. 2. Вкладка «Подстановка»

Аналогично выполняется подстановка поля Код ВУЗа из таблицы «ВУЗы» в таблицу «Связь Абитуриентов и  ВУЗов».

2.4. Таблицы с данными

Ни одна таблица не будет считаться законченной, пока она не будет заполнена необходимыми данными. В данном случае каждая таблица должна содержать не менее 5 строк. Например, первые две строки таблицы  Абитуриенты:

Код

Абитуриента

Фамилия

Имя

Отчество

Паспорт

Индекс

Город

Адрес

Средний бал

Фото

Примечание

1

Иванов

Иван

Иванович

V432

215720

Курск

Мира

22-46

4,60

2

Петров

Петр

Петрович

M132

123556

Москва

Зуево

34-56

4,30

…….

……

…..

…..

……..

……

……

…..

……

2.5. Создание запросов

Запросы являются инструментом поиска и структурирования данных. Запрос, адресованный одной или нескольким таблицам, инициирует выборку определенной части данных и их передачу в таблицу, формируемую самим запросом. В результате вы получаете подмножество информационного множества исходных таблиц, сформированное по определенному закону. Если обрабатываемый объем информации велик, выделение необходимых данных в такое подмножество позволяет существенно сократить время их обработки. В системах типа клиент-сервер, где основные базы данных хранятся на файловом сервере, система запросов позволяет уменьшить объем информации, передаваемой через локальную сеть.

Построим запрос на выборку имен и фамилий тех абитуриентов, которые имеют средний балл от 4 до 5, так как показано на (рис. 3).

Рис. 3. Запрос на выборку имен и фамилий

С помощью следующего запроса выведем фамилии тех абитуриентов, которые проживают или в Белгороде, или в Москве (рис. 4).

Рис. 4. Запрос на отбор фамилий абитуриентов по городу

Построим многотабличный запрос для вывода списка фамилий абитуриентов и названий тех вузов, в которые они собираются поступать (рис. 5).

Рис. 5. Запрос на ВУЗы, в которые собираются поступать абитуриенты

Примером создания вычисляемого поля в запросе может служить следующий запрос, в котором подсчитаем средний балл оценок аттестатов абитуриентов (рис. 6).

Рис. 6. Запрос на вычисление среднего балла

2.6. Создание графического интерфейса

Часто вид Таблица не позволяет видеть полностью всю информацию на экране. Если БД содержит достаточно много полей, а значения полей содержат много символов, то все поля таблицы могут не уменьшаться на экране, а значения полей могут быть видны не полностью.

Форма отображает одну запись в удобном для пользователя  виде. В процессе создания формы, можно указать какие поля БД можно включить в формы, как расположить поля в окне формы, а также как можно сделать форму визуально привлекательной.

Фактически с помощью формы создается графический интерфейс доступа к БД, при этом, если использовать  Мастер создания форм, можно сберечь много времени и быстро сконструировать привлекательную форму для записей любой таблицы.

В нашем случае форм будет несколько: «второстепенные» и «главная».

Вот как будет выглядеть форма для ввода данных в таблицу Абитуриенты, показанная на (рис. 7).

Рис. 7. Форма «Абитуриенты»

Создадим с помощью конструктора форму для ввода информации по вузам, показанную на (рис. 8).

Рис. 8. Форма «ВУЗЫ»

Создавая формы надо учитывать то, что если они все будут одинаковыми по своему виду, иметь один и тотже стиль, это будет выглядеть не только скучно и однообразно, но и не правильно, так как почти для каждой формы в зависимости от ее содержания существует свой наиболее подходящий стиль. Поэтому следующая форма будет ленточной, создаваемая для изменения статуса абитуриентов (рис. 9).

Рис. 9. Форма «Статус абитуриентов»

Следующая форма предназначена для отображения предпочтений абитуриентов (рис. 10).

Рис. 10. Форма «Предпочтения абитуриентов»

2.7. Создание отчетов

Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется. Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета. Для создания связи между и его исходными данными применяются элементы управления. Ими могут быть поля, содержащие имена или числа, надписи для заголовков, декоративные линии для графического оформления отчета.

Microsoft Access применяет последний автоформат, использованный для создания отчета. Если вы ранее не создавали отчет с помощью мастера или не использовали команду Автоформат из меню Формат, будет применен стандартный автоформат.  

Совет. Также можно создать отчет с полями, размещенными в один столбец, базовым источником данных которого являются таблица или запрос, выбранные в окне базы данных. Выберите команду Автоотчет в меню Вставка или нажмите кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов и выберите команду Автоотчет. Отчеты, созданные подобным образом, содержат только сами записи (в них нет верхнего и нижнего колонтитулов).

В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки. Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать довольно привлекательные отчеты. В нашем случае БД будет иметь отчет об Абитуриентах и ВУЗах, которые очень легко создать с помощью уже упоминаемого мастера отчетов, а чтобы отчеты было удобно просматривать и выводить на печать, надо на соответствующей форме создать кнопку с заданной макрокомандой.

2.8. Создание макросов

Если какая-либо задача часто выполняется в Microsoft Access, ее выполнение можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос — это набор команд и инструкций, выполняемых как одна команда.

Макросы часто используются для следующих целей:

  •  Для ускорения часто выполняемых операций редактирования или фор    матирования
  •  Для объединения нескольких команд, например, для вставки таблицы с указанными размерами и границами и определенным числом строк и столбцов
  •  Для упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах
  •  Для автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах

Для создания макроса в Microsoft Access существует два метода: использование средства для записи макросов и прямое программирование в редакторе Visual Basic.

Для быстрого запуска макроса можно назначить ему кнопку панели инструментов, команду меню или сочетание клавиш.

В данной курсовой работе было применен макрос «Autoexec» (рис. 11). Его специфика заключается в том,  что макрос с таким именем всегда запускается в автоматическом режиме при загрузке базы данных. Это его свойство и позволяет без вмешательства пользователя вывести приглашение к работе и открыть главное окно БД «Абитуриент». Такая автоматизация производит должное впечатление на определённую группу (я так думаю весьма большую) пользователей.

 

Рис. 11. Макрос «Autoexec»

На данном и заключительном этапе после создания всех таблиц, запросов, графического интерфейса в лице форм, отчетов и макросов осталось создать то, что объединяло бы все наши труды в единое целое, другими словами «Главную форму», которая не только бы выполняла функцию взаимодействия между всеми данными нашей БД, но и являлась ее лицом, что не менее важно. Создадим «Главную форму» с набором командных кнопок и назначим каждой кнопке макрос, выполняющий открытие нужной формы или отчета (рис. 12).

Рис. 12. «Главная форма»

III. Заключение

Проделанная работа по курсовой работе позволяет сделать следующие выводы:

  •  Чтобы сделать любую базу данных в Microsoft Access надо изучить предметную область и составить таблицы, в которых будет отображаться это предметная область (информация о работе, которое нужно автоматизировать  на персональном компьютере)
  •  После составления таблиц идет их связывание
  •  По связанным таблицам составляются запросы, формы, отчеты.

Полученный опыт по курсовой работе позволяет  мне в любой организации, ознакомившись с ее работой, создать прототип  базы данных и вести, сопровождать эту базу данных при условии дальнейшего изучения Microsoft Access в части:

  •  вкладки,
  •  флажки,
  •  макросы,
  •  модули (программирование VBA).      

IV. Инструкция пользователя

  1.  Запустить файл БД «Абитуриент» в Microsoft Access 2002 или выше.
  2.  При запуске файла, появляется окно с приветствием.
  3.  При нажатии на ОК, открывается главная кнопочная форма.
  4.  При выборе нужной кнопке открывается контекстное меню, с содержащимися в нем формами и отчетами.

5.  Переход к окну базы данных осуществляется с помощью команды ''Окно - отобразить''. Откроется окно базы данных.

  •  Для просмотра таблицы, выберете вкладку ''Таблицы'', выделите  мышью  нужную и нажмите ''Открыть''.
  •  Для извлечения информации из базы данных, отвечающей некоторым критериям, перейдите на вкладку ''Запрос'', из списка выберите нужный и нажмите  ''Открыть''.
  •  При завершении работы сохраните все необходимые изменения, закройте файл, закройте Microsoft Access.

V. Список литературы

 

1. Курс лекций: Основы современных баз данных. М. Пинкус    

2. Информатика и информационные технологии. Н. Д. Угринович. – М.: Бином. Лаборатория знаний, 2002

3. Информатика. Под ред. Макаровой Н.В. СПб, 1998

4. Корнелюк В.К. «Access 2002». М., 2004

5. Шафрин Ю.А. «Основы компьютерной технологии». М., 1998


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

17939. ЛЕКСИЧНІ ЗАСОБИ ДІЛОВОГО МОВЛЕННЯ 119 KB
  2. ЛЕКСИЧНІ ЗАСОБИ ДІЛОВОГО МОВЛЕННЯ 2.1. Лексичне значення слова 2.2. Однозначні і багатозначні слова 2.3. Пряме і переносне значення слова 2.4. Омонімія синонімія антонімія паронімія 2.5. Стилістична диференціація слова 2.6. Фразео
17940. СЛОВОТВОРЧІ ЗАСОБИ ДІЛОВОГО МОВЛЕННЯ 54 KB
  3. СЛОВОТВОРЧІ ЗАСОБИ ДІЛОВОГО МОВЛЕННЯ 3.1. Морфемна структура слова 3.2. Способи словотвору 3.3. Запитання і завдання для самоперевірки 3.1. Морфемна структура слова Кожна одиниця мови має свою структуру. Структура слова є системою взаємопов'язаних і співвідносн
17941. МОРФОЛОГІЧНІ ЗАСОБИ ДІЛОВОГО МОВЛЕННЯ 440 KB
  4. МОРФОЛОГІЧНІ ЗАСОБИ ДІЛОВОГО МОВЛЕННЯ 4.1. Частини мови принципи їх виділення 4.2. Іменник 4.3. Прикметник 4.4. Числівник 4.5. Займенник 4.6. Дієслово 4.7. Прислівник 4.8. Службові частини мови 4.9. Вигук 4.10. Запитання і завдання для самоперевірки 4.1. Частини мови прин...
17942. СИНТАКСИЧНІ ЗАСОБИ ДІЛОВОГО МОВЛЕННЯ 187 KB
  5. СИНТАКСИЧНІ ЗАСОБИ ДІЛОВОГО МОВЛЕННЯ 5.1. Словосполучення сполучення слів 5.2. Поняття про речення5.3. Просте речення5.4. Складне речення5.5. Складносурядне речення5.6. Складнопідрядне речення5.7. Безсполучникове речення5.8. Складні синтаксичні конструкції5.9. Синтаксичні особ
17943. ОСОБЛИВОСТІ ПИСЕМНОГО І УСНОГО ДІЛОВОГО МОВЛЕННЯ 42 KB
  6. ОСОБЛИВОСТІ ПИСЕМНОГО І УСНОГО ДІЛОВОГО МОВЛЕННЯ 6.1. Соціальна функція писемного і усного ділового мовлення6.2. Монологічне і діалогічне ділове мовлення6.3. Особливості писемного ділового мовлення6.4. Особливості усного ділового мовлення6.5. Запитання і завдання для само
17944. ДОКУМЕНТ. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ЗА РІЗНИМИ ОЗНАКАМИ 49 KB
  7. ДОКУМЕНТ. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ЗА РІЗНИМИ ОЗНАКАМИ 7.1. Справочинство і його складові частини7.2. Визначення документу. Роль документу у діловій сфері7.3. Класифікація документів за різними ознаками7.4. Запитання і завдання для самоперевірки 7.1. Справочинство і його ск...
17945. ВИМОГИ ДО УТВОРЕННЯ І МОВИ ДОКУМЕНТІВ 64 KB
  8. ВИМОГИ ДО УТВОРЕННЯ І МОВИ ДОКУМЕНТІВ 8.1. Сучасні вимоги до мови документів8.2. Документи з низьким і високим рівнем стандартизації8.3. Реквізити управлінських документів8.4. Вимоги до мови документів8.5. Запитання і завдання для самоперевірки 8.1. Сучасні вимоги до докуме...
17946. ДОКУМЕНТУВАННЯ В УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ 85 KB
  ДОКУМЕНТУВАННЯ В УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ. Організаційно-розпорядчі документи. Довідковоінформаційні документи. Документування з кадрових питань. Особисті офіційні документи. Запитання і завдання для самоперевірки. Організаційно-розпорядчі документ
17947. СПЕЦІАЛІЗОВАНЕ ДОКУМЕНТУВАННЯ 85 KB
  10. СПЕЦІАЛІЗОВАНЕ ДОКУМЕНТУВАННЯ 10.1. Документи з господарської діяльності10.2. Документи з господарськопретензійної діяльності10.3. Система обліковофінансової документації10.4. Документи в банківській діяльності10.5. Документація в рекламній та видавничої діяльності10.6. З