77191

Презентационные и коммуникативные навыки тренинг-менеджера

Реферат

Менеджмент, консалтинг и предпринимательство

Каждый тренер знает, что его коммуникативные и презентационные навыки — это существенная часть рабочего инструментария. Пожалуй, ни один тренер не станет спорить с тем, что умение видеть, слышать и понимать группу не менее важно, чем внятное предъявление себя.

Русский

2015-02-02

177 KB

3 чел.

ШКОЛА ПОЛИТИКИ И БИЗНЕСА

Реферат на тему:

«Презентационные и коммуникативные навыки

тренинг-менеджера»

Выполнила: Усачёва Наталья

специальность «тренинг-менеджер»

Москва, 2011 г.

Содержание

1. Вступление________________________________3

2. Презентация. Цели и задачи 4

3. Требования к тренеру как презентатору: навыки, умения, имидж _______________________________5

4. Этапы создания презентации_________________10

5. Коммуникативные ошибки тренера при проведении презентации________________________________ 17

Источники__________________________________ 21

1. Вступление

Каждый тренерзнает, что его коммуникативные и презентационные навыки — это существенная часть рабочего инструментария. Пожалуй, ни один тренер не станет спорить с тем, что умение видеть, слышать и понимать группу не менее важно, чем внятное предъявление себя. Тем не менее, повышение межличностной коммуникативной компетентности остается актуальной задачей даже для опытного тренера.

Для тренера не достаточно просто уметь выражать свои мысли, не менее важно уметь их преподнести таким образом, что у слушающих появляется потребность не только быть сопричастным к процессу, но и участвовать в нём практически.

2. Презентация. Цели и задачи

Под презентацией обычно понимают первое официальное представление заинтересованной аудитории некоторой ещё неизвестной или малоизвестной информации. Коммуникативная презентация является непременным атрибутом деятельности любого тренинг-менеджера.

Обычно выделяют четыре основные цели презентации в отношении других людей:

• сообщить информацию;

• научить;

• создать мотивацию;

• развлечь.

Сообщить информацию - значит дать другим людям полное представление о том, что является предметом презентации.

Научить - означает связать полученные знания или информацию с релевантным (относящимся к делу) опытом и поведением, которые необходимы, чтобы перевести знания или информацию в практическое действие.

Создать мотивацию - значит создать условия, обеспечить стимул, которые придавали бы знаниям, опыту или поведению такой смысл, чтобы люди захотели сделать что-то практически.

Развлечь, то есть оптимизировать, создать у других людей позитивный опыт или перевести их в позитивное состояние. Как правило, большинство презентаций преследуют сразу несколько целей, а порой и все сразу.

Важным аспектом любой коммуникативной презентации является правильная организация проблемного пространства презентации, а именно: целей и задач, взаимодействия коммуникатора, слушателей, информации и вспомогательных средств и каналов коммуникации, используемых для представления материала.

3. Требования к тренеру как презентатору: навыки, умения, имидж

Только подготовленный оратор заслуживает

настоящей уверенности в себе.

Дейл Карнеги

Коммуникативные навыки презентатора реализуются через создание коммуникационной модели, в которой он сам выступает в роли отправителя информации (вербализатора), а аудитория в роли получателя. Для достижения поставленной цели презентатору необходимо не только управлять отношениями с аудиторией, но и отбирать, организовывать представляемый материал. Этот процесс и называется управлением проблемным пространством презентации.

Для осуществления этой деятельности нужны специальные презентационные умения и навыки:

• умение диагностировать и оценивать аудиторию слушателей (их цели и мотивы, уровень интеллектуального восприятия информации и её понимания, практическую направленность и т.д.);

• умение подбирать для конкретного вида презентации информацию (теоретическую и практическую);

• умение использовать разнообразные средства, позволяющие эффективно представлять информацию;

• умение определить коммуникативные (сенсорные) каналы (аудиальный - услышать, визуальный - увидеть, кинестетический - ощутить) и эффективно их использовать для разных участников презентации.

Эффективная презентация той или иной информации зависит не только от отправителя, но и от получателей информации, их эмоционального и физического состояния, а также их ролевых отношений (статуса). Поэтому ещё одним важным презентационным навыком является способность определить состояние, наиболее подходящее для установления отношений между отправителем и получателями (индефферентное, ироничное, активное и т.п.), а также достичь этого состояния и поддерживать его на протяжении всей презентации. Трудно достичь взаимопонимания, когда презентатор демонстрирует энтузиазм, а слушающие находятся в настороженном или инертном состоянии.

Следующим важным презентационным умением является умение управлять разнообразием, которое проявляется не только в выборе разнообразного информационного материала или средств, его представляющих, но и в многообразии участников презентации (пол, возраст, образование, профессия и т.д).

Во время презентации необходимо в полной мере учитывать культурный и профессиональный потенциал слушателей, ориентироваться в их конкретной деятельности и мотивировать их на изменения, применительно к их проблемам и профессиональным навыкам.

Отсюда следует, что коммуникативная презентация строится на креативных (творческих) стратегиях, знаниях о системе ценностных взглядов и убеждений и групповой динамике персонала.

Презентационные навыки построения отношений требуют:

• понимания и учёта субъективного опыта людей;

• владения принципами и правилами, позволяющими распознавать поведенческие реакции и действия других людей и их стили мышления;

• использования разнообразных техник и технологий, позволяющих влиять на поведение и мыследеятельность других людей.

Владение презентатором навыками и умениями коммуникации и отношений способствует не только лучшему восприятию информации её получателями, но и достижению взаимопонимания, стимулированию процесса продуктивного решения целей и задач.

Презентационный процесс всегда должен быть управляемым, то есть предполагать превентивное понимание не только намерений «на входе», но и ожиданий «на выходе», а отсюда и прогнозирование средств, которые в наивысшей степени способствуют достижению ожидаемых результатов.

Для достижения конечного результата важны три принципиальные характеристики эффективной обратной связи:

• ясная цель и чётко поставленная задача;

• доступные для наблюдения и анализа признаки достижения цели;

• гибкость, вариативность возможных действий презентатора по достижению поставленной цели или задачи.

Для эффективной презентации важно не только установить цель, найти информацию, нужные аргументы и доказательства, но и определить набор предполагаемых действий, позволяющих работать в спонтанно складывающейся во время презентации ситуации и гибко реагировать тогда, когда в этом есть необходимость, учитывая особенности аудитории.

Презентационные цели можно сформулировать вербально, с помощью языка, или же визуально, с использованием, например, графиков или диаграмм, или они могут быть определены в терминах эмоциональной реакции и т.п. Чтобы увидеть признаки продвижения в достижении цели нужно установить обратную связь со слушателями и услышать (реплики, комментарии), увидеть (мимику, позы, жесты) или почувствовать их эмоциональный отклик.

Обратная связь — неоценимая возможность почувствовать поражение или успех презентации.

На презентацию влияют и условия, в которых она протекает. Физическое присутствие рядом говорящего и слушающих, делает уязвимым того, кто стоит перед аудиторией. На него не просто смотрят, его рассматривают, а порой и оценивают, сравнивая с тем или иным идеалом. В то же время, человек, проводящий презентацию, попадает в положение, которое само по себе даёт значительную власть. Присутствующие на презентации, в отличие о тех, кто работает в офисе, например с письмами или отчётами, не могут с лёгкостью и по своей воле изменить в полной мере ситуацию и сделать следующее:

• остановить или прервать коммуникационный процесс;

• вернуться к тому, что уже было сказано, и требовать начать всё сначала;

• прослушать всё сообщение сплошь или перескакивать от его начала к концу.

На презентациях, так как они рассчитаны на группу людей, срабатывают общепринятые правила. Следовательно, большинству присутствующих не приходит в голову изменить ход сценария, публично перебить презентатора до конца его выступления. Однако встать и уйти в процессе выступления может позволить себе каждый. Поэтому презентатору до выступления необходима уверенность в том, что, то, что он будет говорить, и как он это будет делать, слушатели захотят услышать и будут способны адекватно воспринимать сообщение.

Например, если выступающему не хочется получать много вопросов, то целесообразно длительное время поддерживать интерес публики к предлагаемой информации, наглядным иллюстрациям. Или, если информация для аудитории совсем новая, необходимо делать паузы между основными частями сообщения или перемежать новую информацию с краткими комментариями, чтобы у слушателей не возникало «информационной перегрузки». Полезно также делать обзор информации в процессе её преподнесения и не забывать формулировать небольшие выводы в конце.

Очень важны имиджевые характеристики презентатора. Увлекаясь информационной частью будущего выступления, некоторые специалисты иногда забывают подумать о своём внешнем виде. Для эффективной презентации целесообразно учесть три основных направления, связанных с внешним видом, а именно:

• правильно выглядеть, то есть внешний вид: поза и одежда;

• совершенствовать голосовые возможности;

• помнить, что нужно сказать.

Имидж - визитная карточка презентатора, он способствует повышению эффективности воздействия на аудиторию, остается в социальной памяти людей.

Известно, что 55% информации о человеке мы получаем, глядя на него. Эти визуальные сообщения основываются на физическом облике презентатора, включая его позы и внешний вид. Специалисты по коммуникативным презентациям считают, что, выступая перед аудиторией, не следует демонстрировать позу человека с поникшей головой и опущенными плечами, вцепившегося в стол или трибуну; не стоит складывать руки на груди и смотреть в потолок, задрав голову. Эти позы и жесты расшифровываются как оборонительные, они обычно оказывают негативное воздействие на аудиторию, так как свидетельствуют о неуверенности или враждебности презентатора, о слабой подготовленности к представлению им темы.

К неудачно выбранному положению тела можно отнести:

• перенос веса тела на одну ногу;

• разворот одним плечом вперёд к аудитории, что создаёт ощущение повышенной интровертированностивыступающего;

• постепенный отход назад, всё дальше от слушателей.

Позитивными позами считаются те, при которых оратор стоит прямо, повернувшись лицом к аудитории и его тело хорошо сбалансировано, устойчиво, но не статично, в меру расслаблено или раскрепощено.

Контролируйте свою осанку во время презентации и вы почувствуете себя более уверенным, деловито и позитивно сосредоточенным.

В не меньшей степени созданию правильного облика выступающего способствует одежда и, хотя нет каких-либо правил по поводу костюма презентатора, она всё-таки должна соответствовать следующим критериям:

• ситуативная уместность;

• гармония с человеком, его возрастом и обликом;

• эстетично и со вкусом подобрана;

• удобная и демократичная;

• учитывать особенности аудитории;

• позволять презентатору чувствовать себя уверенно.

Примите во внимание эти советы и ваш костюм произведёт благоприятное впечатление на участников презентации

Вторая особенность «формы» презентатора связана с его голосом. Известно, что 38% информации мы получаем о человеке из того, как он говорит, то есть тембр, темп и манера речи, дикция, артикуляция, наличие или отсутствие негативных околоречевых характеристик, типа «эканья» или слов-паразитов (ну, это, так сказать и т.д.). Поскольку презентатор говорит более длительный период времени, чем обычно, в достаточно структурированных рамках и со многими людьми одновременно, пользуясь при этом микрофоном и техническими средствами, постольку его голос должен соответствовать всем этим условиям.

Специалисты по паралингвистике и экстралингвистике выделяют четыре главные измерения голоса, на которые следует обратить внимание презентатору при подготовке к выступлению. Это громкость, высота, скорость и паузы. Уровень громкости голоса должен соответствовать месту проведения презентации и размеру аудитории. Целесообразно точно расставлять акценты и выделять словесные нюансы либо повышая, либо уменьшая громкость голоса в процессе выступления. Говоря о высоте голоса, необходимо уделить внимание многоразовой перемене в процессе речи высоты тона. Считается, что «позитивное» сообщение лучше доносить до слушателя посредством завершения высказывания на более высокой ноте, а в противоположной ситуации можно говорить более приглушённо.

Важное значение может иметь темп речиговорящего публично. Слишком быстрая речь или, наоборот, медленное повествование, особенно в комбинации с монотонным, не громким голосом, являются препятствием для эффективной коммуникации. Целесообразно стремиться к разнообразию, перемежая длинные предложения с короткими, вкрапляя эмоциональные репризы.

Презентатору нужно умело пользоваться паузами, придавая им каждый раз определённую длительность и значимость, то, как речевому эквиваленту запятой, то для отделения одной мысли от другой, то для акцентирования внимания на чём-нибудь значительном, то наполняя её «драматическим» содержанием и, следовательно, актёрским мастерством. Большое значение может иметь пауза для установления контакта с аудиторией, участвующей в презентации или с отдельными персонами, находящимися в зале.

Совершенствуйте свои голосовые и речевые возможности и ваша презентация будет приковывать внимание слушателей.

И, наконец, важным моментом, является необходимость помнить о том, что нужно обязательно сказать. Специалисты, занимающиеся коммуникативными презентациями, рекомендуют четыре основных варианта запоминания текста:

• чтение подготовленной рукописи (выступление по бумажке);

• запоминание предварительно написанного текста;

• импровизация в процессе публичного выступления;

• использование системы ключевых слов или карточек - шпаргалок.

Первый способ представления информации без специальных тренировок и без технических средств — малоэффективен. Письменная речь, как правило, излагается в научном стиле, который на слух плохо воспринимается. Кроме того, читаю имеет постоянного контакта с аудиторией, та как его голова привязана к тексту, наклонена, а, следовательно, не имеет обратной связи. Такая презентация может стать «самоубийственной».

Второй способ - запоминание, может производить впечатление искусственной речи и вызвать трудности у презентатора при ответах на вопросы, при установлении непосредственного контакта с аудиторией.

Импровизации, как известно, могут производить блестящее впечатление на публику на неформальных встречах и праздничных мероприятиях. Презентационная импровизация, то есть выступление без подготовительной работы, может вызвать самые разнообразные трудности у выступающего. Поэтому целесообразно подготовить некоторые яркие фрагменты, заранее продумать аргументацию и контраргументацию, потенциальные ответы на вопросы, а затем уже смело приступать к импровизированной презентации.

Самый эффективный способ для выступающего - превентивная подготовка материалов в детализированном, схематичном виде. Это могут быт краткие тезисы или проспект выступления, блок-структура будущей информации или карточки с ключевыми словами. Несомненно, в современных условиях самый лучший вариант презентационного материала должен быть подготовлен с помощью мультимедиа. Вместе с тем следует помнить, что хорошо выполненные визуальные материалы улучшают проведение устной презентации, но вряд ли смогут привести презентатора к успеху, если информационная, содержательная часть выступления не будет продумана и подготовлена на самом высоком уровне требований, которые включают все моменты, которые описаны выше.

Но даже самое современное программное обеспечение презентаций имеет не только сильные, но у слабые стороны. Если вдруг погаснет свет или поломается техника — имейте запасной вариант.

4. Этапы создания презентации

Создание презентации состоит из трех этапов: планирование, разработка и репетиция презентации.
Планирование презентации - это многошаговая процедура, включающая определение целей, изучение аудитории, формирование структуры и логики подачи материала.

Разработка презентации - методологические особенности подготовки презентации, включая вертикальную и горизонтальную логику, содержание и соотношение текстовой и графической информации. Заполнение слайдов информацией, причем уже в момент заполнения Вы понимаете, что здесь Вы должны будете показать материал единым куском, а вот здесь – части материала должны будут появляться одна за другой, по мере необходимости.

Репетиция презентации – это проверка и отладка созданного «изделия».  Вы проверяете – насколько удачно Вы «смонтировали» материал, насколько уместны Ваши переходы от слайда к слайду. В конце концов, Вы как бы смотрите на себя со стороны и спрашиваете себя – а насколько я и моя презентация эффективны, насколько мы достигаем намеченной цели?

Ниже мы рассматриваем только первый, но определяющий этап: планирование презентаций.

Планирование презентаций

Итак, начнем планировать презентацию.

  •  Определение целей.
  •  Сбор информации об аудитории.
  •  Определение основной идеи презентации.
  •  Подбор дополнительной информации.
  •  Планирование вступления.
  •  Создание структуры презентации.
  •  Проверка логики подачи материала.
  •  Подготовка заключения.

Первый шаг - определение целей

Итак, самый первый шаг при подготовке презентации - это определение целей.

Ниже изложены принципы эффективной презентации. Возможно, некоторые покажутся Вам спорными, но – честно говоря! – тем лучше. Это побудит Вас высказать СВОИ представления и сформулировать СВОИ требования к эффективности Вашей презентации.

· Слушатели перегружены информацией еще до презентации.

· У слушателей обычно короткая память.

· Публично проводить презентацию - это не то же самое, что выступать публично.

· Цель любой презентации - убедить.

· Восприятие Вашей презентации аудиторией более важно, чем Ваше собственное ощущение.

· Каждая презентация должна быть запоминающейся, привлекать внимание, призывать к действию, быть значимой.

Часто при подготовке презентации выступающие концентрируются на вопросе: «Что я буду говорить?». Вместо этого нужно задать себе другой вопрос:«Зачем я собираюсь проводить эту презентацию»? Ваша презентация должна давать ответ именно на этот вопрос.

Как определить реальные цели вашей презентации?

Попробуйте сформулировать Ваши цели, начиная словами:

По окончании моей презентации слушатели будут _______

Цель моей презентации  _______

Я буду говорить о _______ для того чтобы _______

Первым шагом в подготовке презентации является определение целей. И какими бы Вам ни казались Ваши цели очевидными, как бы Вам ни казалось, что Вы их отчетливо понимаете, сочтите за обязанность их сформулировать.

И тут же приведу поэтическую строку, известного человека, который сказал: мысль, изреченная, есть ложь!

Для того, чтобы выступить успешно (неважно где - на Совете ЮНЕСКО или на уроке в сельской школе) Вы должны не только владеть материалом (условие необходимое), но и уметь его "преподнести" слушателям в форме, удобной и понятной для НИХ.

Еще раз повторю эту простую мысль: Вы планируете своё публичное выступление (или готовите пособие для самообразования) для КОГО-ТО, а не для себя. Определите свои цели. И Вы удивитесь, как такое очевидное требование повлечет за собой множество необходимых уточнений.

И Автор сейчас попытается Вам помочь в таких уточнениях

Второй шаг - информация об аудитории

Информация о вашей аудитории еще при подготовке презентации является очень важным шагом к успеху.
Вам необходимо знать, кто будет Вашим слушателем. Тогда Вы сможете настроиться на аудиторию и тем самым задать нужный лад.

Вот рекомендации, ориентированные, правда, на презентацию, скорее, коммерческого характера, чем педагогического, но Вам полезно с ними познакомиться. Эти рекомендации могут быть полезны, например, классному руководителю, который встречается впервые с родителями своего класса, директору школы, руководителю при первой встрече с подчиненными, ну и так далее.

Соберите необходимую информацию о ваших будущих слушателях, руководствуясь предлагаемым списком наиболее важных вопросов.

  •  Сколько человек будет присутствовать?
  •  Возрастная группа.
  •  Социальное положение.
  •  Уровень жизни.
  •  Образование.
  •  Каково их знание обсуждаемого предмета?
  •  Причины присутствия на презентации.
  •  Есть ли у них опасения, проблемы? Какие?
  •  Каковы их цели?
  •  Каковы их ожидания?
  •  Ценят ли они юмор?
  •  Как хорошо они знают вас?

Чтобы получить необходимую Вам информацию о будущей аудитории, воспользуйтесь следующими способами:

  •  запросите список слушателей и их должности;
  •  вышлите список Ваших вопросов организаторам;
  •  поговорите со слушателями до презентации;
  •  поинтересуйтесь мнением тех, кто знает аудиторию;
  •  изучите всю доступную информацию об организации (реклама, журналы, Интернет).

Даже если Вы собираетесь делать презентацию перед хорошо знакомой Вам аудиторией, попытайтесь мысленно дать её обобщенный портрет.

В маркетинге это называется портрет потребителя. Не поленитесь описать себе вашу аудиторию. Более того, не поленитесь НАПИСАТЬ на бумаге - кто он такой, обобщенный будущий слушатель. Иногда Вы окажетесь неприятно УДИВЛЕНЫ, когда выясните, что на самом-то деле у Вас не будет ОДНОГО обобщенного слушателя, а их на самом деле ДВА или даже ТРИ (представляющих разные группы слушателей). И это означает, что Вы должны будете позаботиться о том, чтобы КАЖДЫЙ из них Вас принял и понял. Согласен, это дополнительный труд - ведь надо подготовить два или три доклада, а Вы ведь рассчитывали на один. Но было бы гораздо хуже выяснить непосредственно во время выступления, что две трети слушателей не понимают, зачем они сюда пришли!

Более того, если Вы готовитесь к уроку, представьте себе реакцию на Вашу презентацию со стороны КАЖДОГО ученика.  Ваша презентация должна доходить до КАЖДОГО. Если есть "трудные" ученики (а где их нет?) - запланируйте хоть один какой-то момент (элемент на слайде?), когда будет обращение и к этим ученикам тоже... Ведь то, что трудно сделать при подготовке обычного урока, возможно при подготовке ВИЗУАЛЬНОГО материала, каким и будет являться Ваша презентация!

ЕЩЕ РАЗ : Обязательно, обязательно, обязательно - уясните себе, каковы цели, ожидания и желания Ваших слушателей. Чего они хотят от Вас?

Третий шаг - выделение основных идей презентации

Выделив основные идеи, Вы поможете слушателям легче следить за ходом вашей презентации.

Чтобы выделить основные идеи вашей презентации, подумайте, как бы вы ответили на следующие два вопроса:

  •  какие идеи будут соответствовать целям моей презентации?
  •  какие идеи мои слушатели должны запомнить лучше всего?

Основные идеи должны:

  •  служить конкретным целям,
  •  содержать умозаключения,
  •  быть интересными,
  •  и их не должно быть много (обычно не более четырех - пяти).

Существует много способов выделения основных идей презентации. Например, с помощью приемов, заимствованных из теории рекламы и продаж товара. Проверьте себя – отвечая на вопросы:

  •  Кто?
  •  Что?
  •  Где?
  •  Почему?
  •  Когда?
  •  Как?

Используйте при этом тот самый "портрет потребителя" (обобщенный портрет слушателя), который Вы создали себе в соответствии с рекомендациями предыдущего материала.

Четвертый шаг - подбор дополнительной информации

Речь идет о том, что очень полезно включить какую-то дополнительную информацию, которую Вы будете использовать для поддержки основных идей. То есть - после того как Вы выделите основные идеи презентации, Вам необходимо подобрать материал, сопровождающий эти идеи.
Такой дополнительной информацией могут быть:

  •  примеры,
  •  сравнения,
  •  цитаты,
  •  открытия,
  •  статистика,
  •  графики,
  •  аудио и видео материалы,
  •  экспертные оценки.

Например, в презентации о внедрении Интернет-образования в средних школах можно выделить две основные идеи:

  •  расширение возможностей для учителей использовать большое количество дополнительных материалов на уроках;
  •  повышение заинтересованности школьников путем внедрения новых методов обучения.

Пятый шаг – планирование вступления

Работа над вступлением  соответствует пятому шагу планирования презентации соответственно.
Слушатели формируют мнение о Вас уже в первые несколько минут. После этого очень сложно изменить это мнение.
Сделайте все возможное, чтобы это мнение было позитивным. У Вас не будет второго шанса произвести первое впечатление! Подумайте о том, что Вам нужно сказать во вступлении.
Как минимум необходимо:

  •  представиться (имя, должность, организация);
  •  сказать, сколько будет длиться ваша презентация;
  •  договориться о том, когда можно задавать вопросы - во время презентации или после;
  •  представить тему вашей презентации;
  •  установить доверительные отношения со слушателями;
  •  заставить аудиторию слушать Вашу презентацию.

Для того чтобы достичь целей вступления, помните о четырех советах, весьма полезных при подготовке вступления вашей презентации.

  •  Привлеките внимание. (Привлечь внимание во вступлении можно цитатой или интересными данными.)
  •  Укажите основные идеи. (Перечень основных идей необходим для того, чтобы настроить слушателей на тему Вашей презентации).
  •  Укажите интересы аудитории. (Для чего аудитория пришла Вас слушать? Что полезного в Вашей презентации для слушателей? Расскажите об этом, и Вас будут слушать с еще большим вниманием.)
  •  Используйте уместные слова и жесты. (Заранее продумайте – насколько естественна для ДАННОЙ аудитории привычная Вам жестикуляция, а также привычный Вам стиль общения, не будут ли они чужды для данной аудитории?)

Вот несколько распространенных типов вступлений, которые Вы можете использовать в своей презентации:

  •  цитаты,
  •  риторические вопросы,
  •  декларативные заявления,
  •  ситуации из жизни,
  •  текущие события,
  •  план действий,
  •  истории из жизни замечательных людей.

Выбор в первую очередь зависит от Вас, Вашего материала и специфики аудитории.

Если вы не хотите настроить вашу аудиторию негативно (или даже обидеть) с самого начала, соблюдайте ряд правил.

Прежде всего, избегайте замечаний по поводу пола, расы, религии, политики и тещ.
Пять «смертных грехов» вступления включают:

  •  извинения;
  •  длинные и медленные предложения;
  •  очевидные наблюдения;
  •  банальные вопросы;
  •  истории и анекдоты, не относящиеся к предмету выступления.

Хорошо, если Вы скажете что-нибудь приятное собравшимся, это всегда будет воспринято положительно. Но стоит ли начинать Ваше знакомство с аудиторией с шутки – это сложный вопрос. Аудитория может оказаться неожиданно более ранима к Вашим шуткам, чем Вы ожидаете, и сочтет это панибратством. Поэтому пока у Вас не установился контакт с аудиторией, держите себя предельно корректно.

Из сказанного следует, что Вам имеет смысл подготовить НЕСКОЛЬКО возможных вступлений, даже на одном и том же материале.

Учтите: программа PowerPoint позволяет Вам делать РАЗВЕТВЛЕННЫЕ презентации, и Вы можете управлять уже во время доклада – по какой из ветвей Вы пойдете. Поэтому в случае необходимости и при наличии некоторого опыта Вы сумеете легко «подстраиваться» к настроению зала – для того, чтобы повести аудиторию за собой и добиться своей цели.

Шестой шаг – логика и переходы

Разработка логики подачи материала является шестым шагом планирования вашей презентации.
Для того чтобы логика подачи материала не нарушалась, а слушателям было легко за ней следить, Вам необходимо продумать переходы:

  •  от вступления к основной части презентации,
  •  от одной основной идеи к другой,
  •  от одного слайда к другому.

Переход - это связь между окончанием одной важной идеи и началом другой.

Обязательно продумайте – каким образом Вы будете давать аудитории понять, что Вы закончили обсуждение одного тезиса Вашего доклада и переходите к следующему.

Помогите слушателям сформулировать для себя понимание того, КАК увязаны в Вашем выступлении эти части.

С помощью переходов создается естественный ход презентации, что позволяет аудитории легко следить за Вашим рассказом. Для обозначения перехода можно:

  •  использовать короткие фразы,
  •  найти привлекающее внимание высказывание,
  •  привести актуальную статистику,
  •  использовать шутку или шокирующее заявление,
  •  выдержать паузу,
  •  изменить тон голоса.

Если Ваша презентация следует зачьей-либо еще, или Вас представляет кто-нибудь из организаторов, постарайтесь встретиться с этим человеком накануне и выяснить, о чем он будет говорить.
Так Вы сможете подготовить красивый переход от его речи к своему выступлению.

Седьмой шаг – структура

Седьмым шагом планирования презентации является создание структуры основной части.

Очень важно, чтобы за структурой презентации стояла логика подачи материала.
Только тогда можно говорить с уверенностью о том, что Ваши идеи будут понятны слушателям.

Какие бывают типы логической последовательности?
Материал можно излагать:

  •  в хронологическом порядке,
  •  в порядке приоритета,
  •  в территориальном порядке,
  •  в тематической последовательности,
  •  структурируя его по принципу «проблема-решение».

Какой бы метод Вы ни выбрали, самое главное, чтобы он соотносился именно с Вашим материалом. Подкрепляйте Ваши идеи дополнительной информацией в виде примеров, цитат, статистики, историй, определений, сравнений и т.д.

Хронологический порядок - один из типов логической последовательности структуры Вашей презентации:

  •  сначала Вы описываете события в прошлом;
  •  затем рассказываете о ситуации в настоящем;
  •  потом предполагаете, что произойдет в будущем.

Второй тип логической последовательности - это подача материала в порядке приоритета:

  •  сначала Вы фокусируете внимание аудитории на самых важных вещах;
  •  затем переходите к менее значительным.

Например, в презентации об Интернет - образовании Вы можете сказать: «Из всех задач, стоящих перед программой информатизации образования, наиболее важной является приобщение к компьютеру детей сельских школ».

Территориальный порядок изложения материала довольно специфичен.
Он может быть полезен в том случае, если в Вашей презентации обсуждаются идеи или проблемы различных географических областей.
Например, Вы можете использовать территориальный порядок, когда говорите о внедрении информационных технологий в образование в различных регионах России.

Тематический подход - четвертый тип логической последовательности подачи материала. Еще его можно назвать противоположным способу подачи материала в порядке приоритета.
Вы начинаете презентацию с менее важных идей, затем переходите к более интересным, а заканчиваете самыми значительными.
Такой подход дает возможность Вашим слушателям запомнить самую важную информацию, так как о ней Вы будете говорить в конце презентации.

Вы можете также структурировать Ваш материал по принципу «проблема - решение»:

  •  сначала Вы обращаете внимание аудитории на существующую проблему;
  •  затем объясняете, почему эта проблема возникла;
  •  только после этого предлагаете свои рекомендации или решение проблемы.

Здесь же, если Вы считаете уместным, можно дать аудитории подумать над своим собственным решением этой проблемы.

Восьмой шаг – заключение

Подготовка яркого и запоминающегося заключения - последний, восьмой шаг планирования презентации.

Хорошее заключение очень важно для успеха всей презентации.

Еще раз выскажите основную мысль Вашей презентации.

«Бросьте вызов» аудитории. Призовите к действию или пригласите на следующую презентацию.

Ниже приведены ключевые составляющие заключения:

  •  яркое высказывание - переход к заключению;
  •  повторение основных идей презентации;
  •  подведение итогов;
  •  короткое и запоминающееся высказывание в конце.

Ваше заключение должно быть позитивным и уверенным. Избегайте пяти «смертных грехов» заключения:

  •  изменения стиля ведения презентации;
  •  признания в том, что Вы что-то забыли рассказать;
  •  заключения без подведения итогов;
  •  извинений;
  •  бессвязной речи.

Так же как и для вступлений, существует несколько типов заключений:

  •  возвращение к теме вступления;
  •  призыв к действиям;
  •  «вызов»;
  •  рассказ о том, что последует за этой презентацией.

Вы также можете использовать все те приемы, которые подходят для вступления: цитаты, риторические вопросы, ситуации из жизни, текущие события или истории из жизни замечательных людей.

И помните важность сделать яркими начало и конец выступления обусловлена, прежде всего, закономерностями распределения внимания аудитории.

Ваша структура выступления тесным образом должна быть связана со следующим графиком:

Так как кривая внимания после первых 10 минут падает и начинает возрастать после 30, необходимо в этот период разнообразить структуру выступления всевозможными методами, призванными разбудить интерес слушателей. Те факты, которые аудитория должна запомнить, должны быть в начале и в конце выступления.

5. Коммуникативные ошибки тренера при проведении презентации

В заключение необходимо рассмотреть типичные ошибки, чтобы научиться их избегать.

Ошибка 1: Несоответствие

Когда содержание ваших слов расходится с тоном речи, осанкой и языком тела, публика мгновенно это замечает. Аудитория обладает безошибочным чутьем в отношении того, что касается настроения оратора и его самочувствия. Если вы начнете говорить «Здравствуйте, как я рад вас всех видеть....» дрожащим неуверенным голосом, нервно перебирая пальцами пуговицы на костюме — будьте уверены, у слушателей моментально появится недоверие и к сказанному вами, и к самому говорящему. Поэтому вместо «Я рад...» — радуйтесь на самом деле! Делайте все, чтобы действительно испытывать радость, выступая перед публикой. Осознанно передавайте ваше позитивное настроение слушателям. Это важно — люди в хорошем настроении легче воспринимают информацию, им хочется продолжать контакт. Если же вы не испытываете радости, не стоит лгать. Лучше честно признаться: «Сегодня великий день, поэтому я волнуюсь...» Тогда вы по крайней мере произведете впечатление честного человека, говорящего правдивые вещи. 

Ошибка 2: Оправдания

Публике по большому счету все равно, волнуетесь вы или нет, как долго вы готовили свой доклад и какой у вас опыт публичных выступлений. Поэтому не нужно перед ней оправдываться в стиле «Я плохой оратор, редко говорю перед публикой, поэтому сильно волнуюсь и могу выступить неудачно...» Именно так начинают свою речь многие дилетанты, пытаясь вызвать сочувствие и заранее получить индульгенцию за плохое выступление. Посыл, казалось бы, честный, но он приводит к противоположному результату. Слушатели недоумевают: «Зачем мы сюда пришли, если даже сам выступающий признает, что выступление будет плохим?».

Публика эгоистична.   В ее центре внимания стоит прежде всего она сама. Поэтому с самого начала выступления на первое место поставьте её, любимую: мысли, желания и чувства вашей аудитории. Ваша цель — информировать, мотивировать или развлечь публику. Поэтому важно не то, как вы говорите и что при этом чувствуете. Важно, какую информацию аудитория при этом получает. Нужно говорить так, чтобы большая часть слушателей почувствовала: вы понимаете их стремления и желания, говорите для них и обращаетесь к каждому из них персонально. Если вы будете действовать именно так, тогда:

а) гораздо больше слушателей, чем вы думаете, просто не обратят внимание на ваше волнение или же снисходительно отнесутся к нему, потому что интересуются прежде всего собой и своими делами.

б) ваше волнение улетучивается тем скорее, чем больше внимания вы уделяете другим людям, а не собственным ощущениям.

Ошибка 3. Извинения

Эта ошибка похожа на предыдущую. Начинающие ораторы любят извиняться, предлагая снять с них вину за плохое качество доклада. «Прошу простить меня за... (мой простуженный голос, мой внешний вид, плохое качество слайдов, слишком короткое выступление, слишком длинную речь и т.д. и т.п.)». Публика — не священник и не отпустит ваши грехи. Извиняйтесь только за одно — за ваши постоянные извинения. А лучше с самого начала избегайте того, за что нужно будет просить прощения. Если действительно есть нечто, о чем вы сожалеете, просто скажите: «Я сожалею!». Но лучше всего — умение превратить недостаток в достоинство: «У меня сегодня простуженный голос, поэтому прошу вас сдвинуться и сесть ко мне поближе. Таким образом, сплотившись еще больше, мы продемонстрируем, что мы все — одна команда, работающая в тесном взаимодействии».

Ошибка 4: Глаза и брови

Вы действительно уверены, что хорошо управляете своей мимикой? Большинству новичков только кажется, что это так. На самом деле контролировать мимику неподготовленному человеку нелегко.  Лицевыми мышцами трудно управлять без тренировки, а загадочно-соблазнительный взгляд и широко раскрытые от страха глаза разделяют всего пара миллиметров, кардинально меняющих восприятие.

Психологические исследования показали, что области глаз оратора публика уделяет в 10-15 раз больше внимания, чем любой другой части лица. Брови — главный элемент вашей мимики, они не только указывают на эмоции, но и управляют ими. Высоко поднятые брови — признак неуверенности и некомпетентности. Обращайте внимание на свои глаза и брови. Если они будут говорить то же, что и ваши слова, публика вас полюбит. Смеющиеся глаза и прямые брови — это как раз то, что нужно. Слушать вас приятно, публика уверена в вашей компетентности. Потренируйтесь перед зеркалом, запишите собственное выступление на видео и проанализируйте его.

Ошибка 5: Подбор слов.

Мы слышим и понимаем отдельные слова прежде, чем понимаем все предложение целиком. Поэтому на значение отдельных слов мы реагируем быстрее и менее осознанно, чем на значение предложений. К тому же, отрицательные частицы воспринимаются позднее, чем остальные слова, а часто вообще не воспринимаются. Поэтому постоянное использование таких конструкций как «...не принесет убытков», «...не плохо», «...не боимся прилагать усилия», «...не хочу вызвать у вас скуку длинными статистическими выкладками» вызывают у слушателя эффект, противоположный ожиданиям оратора.

Помните: слова — это картинки в голове! Недаром в древности учителя риторики говорили своим ученикам: «Расскажи мне так, чтобы я это увидел!». Слова должны создавать нужную вам картинку в голове слушателей. Поэтому используйте только те слова, которые подкрепляют желаемую цель. Пусть до ушей слушателей долетает лишь то, что должно туда попасть. Если вы хотите создать позитивный настрой, тогда вместо «это не плохо», скажите «это хорошо». Создавайте позитивное настроение позитивными словами — ведь от настроения публики зависит очень многое!

Ошибка 6: Отсутствие юмора

Всем студентам известны лекторы-зануды. «Воздействие внешнего объекта связано, во-первых, с прогрессирующей эмансипацией когнитивных функций от примитивных аффективных структур, во-вторых, с дифференциацией самих аффективных структур, их автономизацией от базальных влечений...», —  бубнит такой преподаватель битый час, не замечая, что у слушателей давно уже закипели мозги и они полностью утратили нить повествования.

Лучше информативной речи — только интересная речь! Добавьте в свою серьезную речь улыбку, разбавьте шутками, расскажите забавную историю. Людям нужно периодически отдыхать. Благодарная публика ответит вам благосклонностью и вниманием. Можно посмеяться и над собой, если вы допустили какую-то оплошность — слушатели воспримут это как признак вашей уверенности в себе и чувства собственного достоинства.

Разумеется, никто не требует от вас, чтобы вы рассказывали анекдоты на траурном митинге. Но многие темы слишком важны, чтобы воспринимать их всерьез.  Смех — это живительная среда для работы мозга. Высококлассные педагоги знают, что юмор и хорошее настроение только прибавляют желания учиться и делают процесс более эффективным. Смех помогает расслабиться и приводит к образованию в мозгу такой химической среды, в которой лучше происходит восприятие новой информации — это доказано нейропсихологами. 

Ошибка 7: Всезнайство

Еще хуже неуверенных и неподготовленных ораторов — ораторы напыщенные и надутые, лопающиеся от осознания собственной важности. Они всегда считают себя умнее аудитории, к которой обращаются. Выкиньте из головы заблуждение, что вы знаете больше, чем все остальные вместе взятые. Даже если вы хорошо осведомлены в теме выступления, в отдельных направлениях слушатели могут знать гораздо больше вас. Не считайте аудиторию глупее вас иначе вам отплатят той же монетой. Напыщенность и всезнайство могут сыграть с вами очень злую шутку . Так, однажды всеми нелюбимому лектору по истории философии студент-психолог прилюдно задал каверзный вопрос: как следует относиться к философу Уоллесу? Преподаватель, испугавшись, что его поймают на недостатке эрудиции, долго и убедительно разъяснял затаившей дух аудитории ошибки этого философа, выдуманного студентами накануне лекции.

Чтобы не попасть в смешное положение, достаточно было просто ответить: «Нет, этот автор мне не знаком. Если вы считаете, что его учение подходит к нашей теме, прошу рассказать о нем в нескольких словах». Открыто признаваясь в своем знании или незнании, вы завоевываете еще большую симпатию аудитории. Подключайте слушателей с новой информацией к докладу, умейте оценить их знания. Этим вы убьете сразу нескольких зайцев: продемонстрируете уважение к участникам и внесете оживление в собственное выступление, дополните и обогатите его. Вы должны быть благодарны аудитории за активное участие, ведь это, как минимум, признак интереса к вашему выступлению.

Ошибка 8: Суетливость

Отвлекаясь от страха перед публикой, начинающий оратор может торопливо ходить от стены к стене туда-сюда, словно маятник, проделывать суетливые манипуляции с предметами (открывать-закрывать крышку кафедры, постоянно вертеть карандаш в руках и т.п.) и делать прочие ненужные движения. В итоге публика начинает следить за его перемещениями и перестает следить за темой выступления. По тому, как движется докладчик, легко понять, насколько он уверен в себе. Постоянное «хождение» во время публичного выступления не случайно. Оно выдает желание неуверенного в себе оратора сбежать. Именно так оно и воспринимается аудиторией. Этим горе-ораторам так и хочется дать совет строго по Архимеду: «Найдите же, наконец, точку опоры!»

Найдите подходящее место и займите позицию, «пустите корни». Вы можете сидеть или стоять — это зависит от длительности публичного выступления, особенностей помещения и проч. факторов. Главное, чтобы со своего места вы могли установить зрительный контакт со всей аудиторией. Не стоит «окапываться» на одном месте. Оратор, постоянно прячущийся за кафедрой и выходящий лишь в конце публичного выступления — тоже не лучший вариант. Перемещайтесь, но перемещайтесь осознанно, контролируя пространство. Различные части доклада маркируйте сменой позиции. Этим вы улучшите восприятие информации и облегчите ее запоминание. Например, вы меняете позицию при переходе от введения к основной части выступления, при выделении его ключевых частей, а потом при переходе к заключению. Когда заканчиваете доклад и начинаете отвечать на вопросы слушателей, вы снова спокойно и неторопливо перемещаетесь в пространстве  в следующую точку и т.п. Таким образом вы ориентируете слушателей в структуре вашего публичного выступления и вселяете в них уверенность.

Ошибка 9: Монотонность

Ничто не утомляет так, как доклад на интересную тему, читаемый скучным монотонным голосом. Такие публичные выступления сродни китайской пытке капающей водой: вода монотонно капает не темечко истязаемого и постепенно доводит его до сумасшествия. Все слова сливаются в однообразный поток и по тональности речи нельзя понять, где заканчивается одно предложение и начинается другое. Монотонно бубнящие зануды быстро вызывают раздражение и усталость аудитории, слушатели еле сдерживаются, чтобы не начать зевать. Напротив, искусный оратор мастерски владеет своей речью. Чтобы держать публику «в тонусе»  он постоянно варьирует громкость и силу своего голоса, придавая ему живости. Когда хочет вызвать  напряженность и интерес, он заговорщически затихает и произносит слова чуть медленнее. Говоря громче, он выделяет главное в своем публичном выступлении. Когда нужно, он добавляет голосу значительности и драматизма.

Обратите внимание на звучание своей речи. Выделяете ли вы голосом ключевые моменты публичного выступления, цитаты, утверждения? Повышаете ли высоту звука в конце вопроса? Изменяется ли темп речи в зависимости от ее содержания? Выражайте голосом свои чувства и вы завоюете публику! Вы предстанете уверенным, энергичным и увлеченным темой человеком.

Ошибка 10: Отсутствие пауз

Новички в ораторском ремесле панически боятся пауз, неизбежно возникающих во время публичного выступления. Как правило они спешат заполнить их разной словесной чепухой и словами-паразитами («Ээээ... Значит так... Ээээ... Ну, что еще сказать... Ээээ...»). В результате публика думает: «Ээээ... Ну ничего себе! Когда же он закончит мычать?» Кто-то начинает считать, сколько раз вы скажете «Ээээ.. », кто-то  погружается в свои мысли и начинает смотреть в окно не обращая на вас внимания, остальные мучаются и считают минуты до конца лекции.

Полезно помнить совет блистательной Джулии Ламберт из моэмовского «Театра»: «Главное — это умение держать паузу, лучше ее не делать, но если уж вышло — держи ее, сколько можешь». Когда нечего сказать — лучше помолчите, пока придут нужные слова. Иногда оратору необходимо время, чтобы подумать, сверится со своими записями, или же просто попить воды. А публике нужны паузы, чтобы осмыслить сказанное вами. Асы ораторского мастерства используют паузы целенаправленно, чтобы получить обратную связь от аудитории. Они активно пользуются интерпаузами, во время которых публика может обдумать сказанное, и нагнетающими обстановку интрапаузами, когда слушатели должны предугадать дальнейшее развитие повествования. Паузу можно использовать для установления визуального контакта, чтобы проконтролировать, правильно ли вас поняли; для усиления напряжения и драматизма; для возбуждения любопытства («...а что он скажет дальше?») и для многого другого. Поэтому не бойтесь делать паузы. Обычно публика воспринимает их длительность гораздо короче, чем это кажется самому докладчику.

Источники

  1.  Панфилова А. / Эффективная презентация как фактор делового успеха / Санкт-Петербург / ж. «Новые знания», № 2, 2003 г.

  1.  http://psyfactor.org/lib/orator1.htm

  1.  http://psyfactor.org/lib/uspeh11.htm

  1.  Кроль Л.  , Михайлова Е. / Тренинг тренеров: как закалялась сталь/  М., 2008 г.

  1.  http://lifeidea.org/2007/07/how-to-overcome-fear-to-public-speaking/

PAGE   \* MERGEFORMAT1


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

81321. Підготовчі дії до виконання рішення. Об’єднання виконавчих проваджень 25.99 KB
  У разі якщо в органі державної виконавчої служби відкрито кілька виконавчих проваджень про стягнення коштів з одного боржника вони обєднуються у зведене виконавче провадження і на майно боржника накладається арешт у межах загальної суми стягнення виконавчого збору і можливих витрат повязаних з організацією та проведенням виконавчих дій...
81322. Добровільне виконання рішень 26.32 KB
  Державний виконавець починаючи виконувати рішення повинен пересвідчитись чи отримана боржником копія постанови про відкриття виконавчого провадження і чи здійснені ним дії спрямовані на добровільне виконання рішення у встановлений постановою строк. При цьому до отримання відомостей про одержання боржником копії постанови для захисту прав стягувача державний виконавець може вжити заходів щодо забезпечення виконання Постанова про відкриття виконавчого провадження вважається врученою боржнику за адресою зазначеною у виконавчому документі. У...
81323. Час провадження виконавчих дій 22 KB
  Конкретний час проведення виконавчих дій визначається державним виконавцем. Сторони виконавчого провадження мають право пропонувати зручний для них час проведення виконавчих дій. Проведення виконавчих дій у неробочі та святкові дні установлені законодавством допускається лише в разі коли зволікання неможливе або в разі коли вони не можуть бути здійснені в інші дні з вини боржника.
81324. Витрати виконавчого провадження 27.08 KB
  До інших витрат на організацію виконавчих дій належать витрати на виплату винагороди державним виконавцям відповідно до статті 47 Закону; придбання службових житлових приміщень; придбання службових приміщень; страхування державних виконавців; забезпечення державних виконавців форменим одягом
81325. Ускладнення у виконавчому провадженні. Відкладення провадження виконавчих дій 21.48 KB
  Відкладення провадження виконавчих дій. За наявності обставин що перешкоджають провадженню виконавчих дій або несвоєчасного одержання сторонами документів виконавчого провадження внаслідок чого вони позбавлені можливості використати надані їм Законом права державний виконавець може відкласти виконавчі дії за заявою стягувача або за заявою боржника або з власної ініціативи на строк до 10 днів. Про відкладення провадження виконавчих дій державний виконавець виносить відповідну постанову про що негайно повідомляє сторони суд або інший...
81326. Відстрочка або розстрочка виконання, встановлення чи зміна способу і порядку виконання рішення 21.43 KB
  За наявності обставин що ускладнюють виконання рішення або роблять його неможливим державний виконавець за власною ініціативою або за заявою сторін а також самі сторони мають право звернутися до суду який видав виконавчий документ із заявою про відстрочку або розстрочку виконання а також про встановлення чи зміну способу й порядку виконання Рішення суду чи іншого органу посадової особи про відстрочку або розстрочку виконання встановлення чи зміну способу й порядку виконання має бути прийнято в 10денний строк і може бути оскаржено у...
81327. Зупинення виконавчого провадження (поняття, види, порядок і строки зупинення) 29.99 KB
  Виконавче провадження підлягає обовязковому зупиненню у випадках: смерті стягувача або боржника оголошення померлим чи визнання безвісно відсутнім стягувача або боржника або припинення існування сторони юридичної особи якщо установлені судом правовідносини допускають правонаступництво; визнання стягувача або боржника недієздатним; проходження боржником строкової військової служби в Збройних Силах України та інших військових формуваннях якщо за умовами служби провадження виконавчих дій неможливе чи на прохання стягувача який проходить...
81328. Підстави та порядок повернення виконавчого документа стягувачеві 27.76 KB
  Виконавчий документ який прийнятий державним виконавцем до виконання і за яким стягнення не провадилося або було проведено частково повертається стягувачеві: за письмовою заявою стягувача; якщо в боржника відсутнє майно на яке може бути звернено стягнення і здійснені державним виконавцем відповідно до Закону заходи щодо розшуку такого майна виявилися безрезультатними; якщо стягувач відмовився залишити за собою майно боржника не реалізоване під час виконання рішення одержати певні предмети що повинні бути передані йому від боржника...
81329. Повернення виконавчого документу до суду або іншого органу (посадовій особі), який його видав 22.35 KB
  Виконавчий документ прийнятий державним виконавцем до виконання повертається до суду який його видав у разі відновлення судом строку для подання апеляційної скарги на рішення за яким видано виконавчий документ та прийняття такої апеляційної скарги до розгляду крім виконавчих документів що підлягають негайному виконанню.