77498

ПРАВИЛА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ

Лекция

Этика и деонтология

При всевозрастающей роли телефонов телефаксов и других средств доставки деловой информации обыкновенное деловое письмо было и остается исключительно важным а порой и незаменимым средством делового взаимодействия между фирмами и организациями. Деловое письмо должно быть составлено так чтобы были соблюдены следующие правила: Оно должно быть написано грамотно лаконично и аргументированно. Содержание письма должно быть адекватно его виду письмозаказ ответное письмо...

Русский

2015-02-02

52 KB

1 чел.

Лекция 8. Культура речи и деловое общение

ПРАВИЛА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ

При всевозрастающей роли телефонов, телефаксов и других средств доставки деловой информации обыкновенное деловое письмо было и остается исключительно важным, а порой и незаменимым средством делового взаимодействия между фирмами и организациями. И от того, насколько грамотно и хорошим языком ведется деловая переписка, зависит многое, а порой и сам успех предприятия.

При составлении делового письма вы должны ясно представить и уяснить себе следующее. Деловое письмо должно быть составлено так, чтобы   были   соблюдены следующие правила:

—   Оно должно быть написано грамотно, лаконично и аргументированно.

—   Тон письма должен быть ясным, корректным и доброжелательным.

—   Содержание письма должно быть адекватно его виду (письмо-заказ, ответное письмо, сопроводительное, выставление счета, извинение и т. п.).

—   В письме следует избегать   двусмысленностей и неточностей.

ХАРАКТЕРНЫЕ ТИПЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Письмо-презентация (представление) предприятия

Должно содержать максимум необходимых данных о предприятии, включая его номенклатуру, историю и т.п., а также четко выраженную идею, что предприятие хочет от адресата: установить деловые отношения по экспорту или импорту, обменяться делегациями, организовать выставку или участвовать в ней и т.д. Желательно сопроводить такое письмо-презентацию приложением документации (буклет предприятия, -список предлагаемых товаров, их спецификации и т.д.).

Письмо-оферта (предложение товара)

Оно должно содержать необходимые данные (условия предложения), чтобы иметь правовое значение для ведения дальнейших переговоров по заключению контракта купли-продажи. Эти условия являются потом обязательным условием предстоящего контракта. Условия эти следующие: наименование предлагаемого товара, количество товара, качество товара (может быть изложено в спецификации или приложении к письму), цена, базисные условия места поставки, условия платежа, сроки поставки, характер тары и упаковки, срок действия оферты.

Следует отметить, что оферта может быть твердой или свободной.

Если письмо-оферта твердая, то она выражается словами: "предлагаем твердо", если свободная, то: "предлагаем без обязательств".

Письмо-запрос

Содержит практически все те данные, что и письмо-оферта. Дополнительно целесообразно упомянуть, почему вы обращаетесь с этим запросом именно к этой фирме, т.е. откуда вам известно, что она работает с этим товаром. В письме-запросе цена не указывается. Можно попросить оговорить ее в оферте с указанием базиса места поставки.

Письмо-запрос информации о фирме

В таком письме помимо просьбы выслать какие-либо интересующие вас материалы должны быть изложены какие-то минимально необходимые сведения о вашей организации и о том, в связи с чем вы запрашиваете материал, т.е. в какой степени фирма может быть заинтересована в вас.

Письмо-приглашение на переговоры

Такое письмо должно быть отправлено адресату заблаговременно. Желательно, чтобы в письме фигурировали альтернативные, наиболее удобные для вашего контрагента сроки приезда.

Должны быть четко изложены предмет предстоящих переговоров, сроки, продолжительность визита, вопрос виз и в случае необходимости вывоз транспорта от Москвы до вашего предприятия, вопросы приобретения билетов в оба конца, размещения в гостинице, место и время встречи (в Москве, в вашем городе и т.п.).

Письмо-предложение в ответ на полученный от потенциального покупателя запрос с указанием конкретных условий будущего контракта или проформой контракта.

Письмо-рекламация

Посылается заказным письмом с приложением всех необходимых доказательных документов (например, актов экспертизы, рекламационных актов, коносаментов, специ-

фикаций, сертификатов о качестве). В указанных документах обязательно делается ссылка на номер контракта и транспортного документа. Дата почтового штемпеля места отправления такого письма считается датой предъявления рекламации.

Примечания:

1. Если письмо подписывает женщина, она должна поставить имя и фамилию, может поставить: "госпожа Иванова" или просто: "Ирина Иванова". Если письмо подписывает мужчина, он должен поставить только одну фамилию: "Иванов".

2. Если вы хотите послать приложения с этим письмом, то это оформляется следующим образом: в нижнем левом углу письма, ниже подписи, пишется слово "end" — это означает "прилагается" — и указывается число приложенных страниц.

Как правильно оформить письмо или поздравительную открытку к отправке? Правила вложения поздравительной открытки или любого делового письма в конверт: письмо складывается в три раза, т.е. гармошкой. Начало письма должно быть лицом к передней стороне конверта, на котором написан адрес. Открытка вставляется лицевой, праздничной стороной к стенке конверта, на которой пишется адрес.

Если письмо попадает в канцелярию или секретарю фирмы, то, как правило, оно вскрывается с помощью ножниц: с правой стороны конверта отрезают его часть. Руководители фирмы пользуются для этой цели специальными ножами, которые часто лежат на письменном столе. Этим ножом надрывается верхняя часть конверта.

Итак, конверт вскрывается либо ножницами сбоку, либо ножом для бумаг вскрывается самый верх. Письмо всегда должно быть обращено лицевой частью к человеку, который вскрывает конверт.

ПРАВИЛА МЕЖДУНАРОДНОЙ ПЕРЕПИСКИ

Общие требования к деловым письмам

Письмо должно быть составлено, как правило, на языке адресата. При невозможности это сделать (трудности с переводом на сравнительно редкие языки) допустимо составление письма на английском языке как наиболее распространенном в деловых отношениях. Направление письма на русском языке (кроме случаев, когда Вы знаете, что Ваш партнер свободно владеет им) крайне нежелательно, так как могут возникнуть трудности с переводом, задержка его, а также искажение текста. Можно рекомендовать направление двух текстов письма: основного — на русском языке (с подписями) и параллельного — на языке адресата или на английском языке.

Письмо должно быть по возможности кратким, четко выражать мысль отправителя и не допускать двояких толкований.

Обязательные атрибуты делового письма

Письмо принято делить на следующие части:

•  сведения об отправителе: обычно содержатся в титуле бланка предприятия-отправителя (название, почтовый адрес, телефон, телекс, телефакс);

•  внутренний адрес или адрес получателя;

•  дата отправления;

•  вступительное обращение;

•  собственно содержание письма;

•  заключительная формула вежливости;

•  подпись (или подписи) отправителя, желательно с расшифровкой фамилии и указанием должности;

• ссылка на документы, которые могут быть направлены приложением.

Они располагаются на листе следующим образом:

ЗАГОЛОВОК (сведения об отправителе)

ВНУТРЕННИЙ АДРЕС         ДАТА ОТПРАВЛЕНИЯ

ВСТУПИТЕЛЬНОЕ ОБРАЩЕНИЕ

ТЕКСТ ПИСЬМА

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ФОРМУЛА ВЕЖЛИВОСТИ

ПОДПИСЬ

УКАЗАНИЕ НА ПРИЛОЖЕНИЯ

Как правило, номера для ссылки адресата или отправителя употребляются только в случае, если ранее была переписка по данному вопросу. В остальных случаях эти атрибуты в письмах к зарубежным партнерам указывать не следует.

Заголовок (сведения об отправителе) может быть напечатан типографским способом на русском и английском языках.

Внутренний адрес включает: фамилию адресата, должность, название фирмы (без сокращений), ее адрес (дом, улица), город, графство (в Англии) или штат (в США) и затем название страны.

Если деловая переписка осуществляется посредством телексов или телефаксов, указывают и их номера.

1. Mr. Russel Cheetham

Director of East European Department

The World Bank

1818 M. Street, N.W.

Washington, D.C. 20433 U.S.A.

Дата отправления письма располагается, как правило, в правом верхнем углу и обозначается одним из следующих способов:

a) 16th April, 1991

b) April 16th, 1991

c) April 16, 1991

Следует обращать внимание на правильное написание порядкового числительного при помощи цифр и окончаний: 1st, 21st, 2nd, 22nd, 3d, 4th, 24th...

Месяц нужно писать словом, так как цифровое обозначение может быть понято по-разному.

Запомните следующую схему:

В Англии:                                                               в США:

6.10.91                                                                     10.6.91

день, месяц, год                                                  месяц, день, год

Вступительное обращение. На левой стороне письма, на два-три интервала ниже внутреннего адреса, помещается вступительное обращение. Оно должно согласовываться с адресатом.

Заключительная формула вежливости. На правой стороне письма после основного текста помещается заключительная формула вежливости. Она должна согласовываться с характером обращения. Как вступительная, так и заключительная формулы пишутся с отдельной строки. Можно рекомендовать следующие формулы вежливости:

Строго официальное письмо

Вступительное обращение            Заключительная формула вежливости

Dear Sir                                                                      Yours truly

Gentlemen                                                                   Yours very truly

Dear Madam                                                                Yours Faithfully

Dear Sirs

Gentlemen                                                                                                                                                                                                                                           Уважаемые господа

В первом случае после вступительного обращения ставится запятая (в Англии), во втором — двоеточие (в США).

Менее официальное письмо

Вступительное обращение                                    Заключительная формула вежливости

Dear Mr. Smith                                                  Yours sincerely

Dear Mrs. Brown                                                       Yours very sincerely

Dear Miss Brown

My Dear John                                                       Yours cordially

После формулы вежливости, перед подписью ставится запятая. Она необходима перед этой формулой, если употреблено такое выражение, как, например:

I remain,

Yours sincerely,

John Brown.

Подпись помещается на правой стороне листа, сразу под заключительной формулой вежливости.

Если нужно указать должность лица, подписавшего письмо, то ее название печатается на машинке ниже подписи:

Yours truly,

Margaret Carson,

Secretary

Женщина, подписывая письмо, ставит не только фамилию, но и имя полностью.

Приложения. Если к письму приложены какие-нибудь материалы, то в левом углу письма, ниже подписи, пишется слово — Encl. — прилагается и указывается число приложений.

Если отправитель письма желает, чтобы оно было прочитано определенным лицом, то перед вступительным обращением ставится надпись типа "Вниманию г-на Брауна":

Attention of Mr. Brown;

For the Attention of Mr. Brown;

Attention: Mr. Brown.

Часто в деловых письмах дается краткое указание относительно содержания письма. Оно помещается между вступительным обращением и основным текстом и всегда подчеркивается. Все слова в этом указании, кроме артиклей, предлогов и союзов, пишутся с прописной буквы.

Например:

Dear Sirs,

Re: Letter of...

We Have Received Your Letter of...

Re — сокращение латинского выражения in re (по делу) — употребляется в значении "касательно, относительно".

На официальных пригласительных письмах после текста письма справа печатается сокращение R. S. V. Р. (франц. Repondez s'il vousplait), что означает: "Пожалуйста, пришлите ответ".

Конверт. Адрес на конверте пишется так же, как и внутренний адрес. Над адресом крупным шрифтом печатаются слова, указывающие на способ отправки (заказное, авиа, со срочной доставкой, до востребования и т.д.). Обратный адрес пишется в нижней части лицевой стороны конверта, а иногда на его оборотной стороне.

Общий вид делового письма

Заголовок Внутренний адрес Дата Вниманию г-на

Вступительное обращение

Указание на содержание

Текст письма

Заключительная формула

Подпись

Указание на приложения

Следует обратить внимание, что указанный выше вариант делового письма является наиболее распространенным, однако не единственным. Возможны и другие варианты.

В случае, когда нужно, чтобы письмо передали какому-нибудь определенному лицу нераспечатанным, необходимо написать: "Для передачи".

Структура и содержание делового письма

Заголовок

В процессе деловой переписки предпочтительнее пользоваться фирменными бланками, отпечатанными типографским способом. В заголовке указывается точный адрес отправителя, название фирмы, дата отправки. Если письмо отправляется за рубеж, то название фирмы лучше продублировать на английском языке. Исходящий номер ставится лишь на дубликате, который хранится в канцелярии фирмы. При написании даты ставятся день, месяц, год.

Обращение

Обращаясь к официальному лицу, необходимо указать должность адресата, его имя, отчество. Допустимо неформальное обращение типа «Уважаемый...», «Дорогой...»

Текст письма

Основной текст письма включает в себя информацию, которая должна быть передана адресату, излагается в лаконичной, ясной официальной форме. В письме не допускается сокращений. Письмо должно быть убедительным и простым изложением тех идей, предложений, которые бы исключили дополнительные вопросы и дополнительную переписку.

Заключение

В заключении письма обычно высказывается уверенность, надежда на скорейшее получение ответа, либо в соответствии с правилами деловой переписки, высказывают признательность за то-то... или просто заканчивают фразой «С уважением...», а далее ставят свою подпись с указанием должности и звания.

Предлагаем типичные фразы делового письма.

а.   В начале письма.

Уважаемый...

Рады сообщить Вам.....

Благодарим за письмо от... числа... Пожалуйста, примите   наши   извинения за задержку ответа...

К сожалению, мы не можем удовлетворить Вашу просьбу...

б.   В содержании письма.

Мы совершенно уверены в том, что... Обращаем Ваше внимание на тот факт, что... В связи с Вашей просьбой, сообщаем, что... В противном случае мы вынуждены будем... В случае задержки в поставках... Мы не согласны с Вашей точкой зрения по следующим причинам... Необходимо признать, что...

в) Выражения, которыми заканчивается письмо.

Надеемся получить   ответ в самое   ближайшее время...

Ожидаем   Вашего   согласия    (подтверждения, уведомления)...

Заверяем Вас, что мы предпримем самые срочные меры, чтобы исправить положение... Мы будем   весьма   признательны   за быстрый ответ... С глубоким уважением...


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

2345. Початок національного відродження 54 KB
  Мета: ознайомити учнів із процесом розвитку національної ідеї в суспільно-політичному русі України першої половини XIX ст. та внеском її видатних представників у цей процес, ознайомити учнів із діяльністю українського дворянства щодо відновлення автономних прав України наприкінці XVIII ст.
2346. Поширення ідей Просвітництва в Західній Україні. 19.27 KB
  Мета: з’ясувати характер суспільно-політичного життя та витоки національного відродження на західноукраїнських землях наприкінці XVIII – на початку XIX ст., довести, що діяльність Руської трійці була виявом галицько-українського відродження; з’ясувати, чому альманах Русалка Дністрова називають “політичним маніфестом українства”.
2347. Російський визвольний та польський національно-визвольний рухи на українських землях у 20-30-ті роки XIX ст. 20.71 KB
  Мета: розкрити причини поширення західноєвропейських революційних ідей в Україні та створення масонських лож в Україні, проаналізувати діяльність декабристів в Україні та історичне значення декабристського руху для України, довести, що Польське повстання 1830-1831 рр. мало антиколоніальний і антифеодальний характер.
2348. Формування модерної української нації. Теорія та суспільні виклики першої половини XIX ст 37.5 KB
  Мета: провести підсумкове оцінювання знань як кінцевий етап оцінювання знань з тем Вступ. Формування модерної української нації. Теорія та суспільні виклики першої половини XIX ст., Українські землі у складі Російської та Австрійської імперій наприкінці XVIII – у першій третині XIX ст., оцінити рівень навчальних досягнень учнів та перевірити уміння застосовувати нубуті знання.
2349. Історія України у визначеннях, таблицях і схемах 7-9 класи 44.9 MB
  Київська Русь та Галицько-Волинська держава. Національно-визвольна війна та відродження Української держави. Наддніпрянська Україна в другій половині ХІХ століття. Культура України другої половині ХІХ століття.
2350. Усі уроки до курсу Всесвітня історія 9 клас 1.04 MB
  Вікторіанська Британія. Велика Французька революція кінця ХVIII ст. Франція під владою Наполеона. Модернізація Японії. Велика Британія в останній третині ХІХ ст. Завершення територіального поділу світу. Культура народів світу наприкінці ХVІІІ — у ХІХ ст.
2351. Сільське господарство та аграрні відносини на українських землях 33.5 KB
  Мета: показати процес занепаду кріпосницьких та зародження ринкових відносин в Україні у першій половині XIX ст., довести, що російський царизм намагався зміцнити феодально-кріпосницьку систему господарювання в Україні, ознайомити учнів із процесом визрівання ознак ринкової економіки в сільському господарстві, промисловості, торгівлі України.
2352. Початок промислової революції 59 KB
  Мета: дослідити занепад кріпосницьких та зародження ринкових вілносин в Україні в першій половині XIX ст., ознайомити учнів із процесом визрівання ознак ринкової економіки в промисловості, торгівлі.
2353. Повсякденне життя українців у селі та місті. 19.07 KB
  Мета: сформувати в учнів уявлення про повсякденне життя українських селян та міщан у першій половині XIX ст. Розпорядок робочого дня українських селян.