77922

MS Excel. Начальные сведения

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

Часть новых функций, рассмотренных в предыдущих главах, относятся так же и к Excel, например, области задач и появляющиеся кнопки с раскрывающимися меню. Большинство новых или усовершенствованных функций будут не видны для вас до тех пор

Русский

2015-02-05

532 KB

8 чел.

Модуль 4.

ПРИКЛАДНЫЕ ПРОГРАММНЫЕ ПРОДУКТЫ

Лекция 4. MS Excel. Начальные сведения

Содержание лекции

[1] Лекция 4. MS Excel. Начальные сведения

[2] Содержание лекции

[2.1]
Назначения и краткая характеристика Microsoft Excel

[2.2] Структура книги Excel

[2.2.1] Окно приложения Excel  

[2.2.2] Строка формул

[2.3] Рабочие книги и рабочие листы

[2.3.1] Добавление,  удаление и перемещение листов книги

[2.3.2] Настройка интерфейса Excel

[2.4] Создание, сохранение и открытие файлов Microsoft Excel

[2.5] Ввод информации в таблицу

[2.5.1] Ввод данных

[2.5.2] Вставка комментариев

[2.5.3] Добавление рисунков в книгу Excel

[2.6] Перемещение по листу и просмотр информации

[2.6.1] Просмотр информации

[2.6.2] Скрытые листы

[2.7] Настройка печати

[2.8]
Основные приёмы редактирования в Microsoft Excel

[2.8.1] Выделение ячеек и диапазонов ячеек

[2.8.2] Выделение ячеек по заданным критериям

[2.8.3] Редактирование содержимого ячеек

[2.9] Перемещение и копирование ячеек

[2.9.1] Специальная вставка

[2.9.2] Транспонирование таблицы

[2.9.3] Вставка и удаление ячеек

[2.10] Автозаполнение

[2.11] Оформление таблицы

[2.11.1] Изменение форматов чисел

[2.11.2] Изменение шрифтов и цвета текста

[2.11.3] Выравнивание содержимого ячеек

[2.11.4] Изменение ширины столбцов и высоты строк

[2.11.5] Границы и заливка

[2.12] Поиск и замена данных

[2.13] Проведение вычислений в Microsoft Excel

[2.13.1] Автоматическое вычисление

[2.13.2] Формулы

[2.13.3] Копирование формул

[2.13.4] Относительные и абсолютные ссылки

[2.13.5] Ссылки на листы и книги


Назначения и краткая характеристика
Microsoft Excel 

Табличный процессор Microsoft Excel 2003 представляет собой один из лучших современных программных продуктов для создания электронных таблиц, позволяющий осуществлять достаточно сложные вычисления, включая статистическое моделирование, с исключительными по наглядности средствами представления полученных результатов.

Часть новых функций, рассмотренных в предыдущих главах, относятся так же и к Excel, например, области задач и появляющиеся кнопки с раскрывающимися меню. Большинство новых или усовершенствованных функций будут не видны для вас до тех пор, пока вы не начнёте работу с программой. Многочисленные нововведения упростили использование Excel в таких основных областях, как управление связями, работа со средствами поиска Найти и Заменить, сортировка, использование международных числовых форматов, редактирование ячеек, проверка ошибок, печать, работа с колонтитулами и пр.

Структура книги Excel

Окно приложения Excel  

Запуск Excel осуществляется тем же самым способом, что и для большинства приложений Microsoft Office. Нажмите кнопку Пуск на панели задач, выберите в появившемся меню команду Программы и затем – вариант Microsoft Excel.

При первом запуске программы появляется пустой лист, как показано на рис. 8.1. Многие из элементов окна Excel – главное меню, панель инструментов, панель задач, и строка состояния – являются общими для приложений Office. Поэтому некоторый опыт работы с Word позволяет быстро освоиться и в Excel.

Если при первом запуске программы, рабочее окно оказывается развёрнутым не во весь экран, можно развернуть его вручную, нажав кнопку , расположенную в правом верхнем углу окна.

Чтобы сделать видимыми скрытые панели инструментов или скрыть панели, которые являются видимыми по умолчанию, поместите указатель на одну из панелей и щёлкните правой кнопкой мыши. Появится список панелей инструментов. Те из них, рядом с именем которых установлен флажок, являются видимыми в данный момент. Соответственно, чтобы сделать видимой любую из панелей, выберите её имя в списке. Повторный выбор этого имени приведёт к скрытию панели.

Рис. 8.1. Вид окна Microsoft Excel после запуска программы

В строке состояния показывается информация о состоянии различных клавиш, включая Num Lock. Слева отображаются различные сообщения, например, о выбранной команде. При открытии созданной ранее книги в строке состояния графически демонстрируется степень завершенности процесса. Строка состояния информируется также о том, можно ли вводить данные или выбирать команду. В этом случае в ней отображается Готово. Отличительным свойством этой строки в Excel является наличие поля автовычисления, в котором показывается результат заранее заданной функции (по умолчанию это функция суммирования) для выделенных ячеек текущего листа.

Для получения дополнительной информации об интерфейсе Excel и об его командах нажмите кнопку Справка: Microsoft Excel.

Рабочая область окна представляет собой совокупность ячеек большой таблицы и называется рабочим листом. Любой лист поделён на сетку, состоящую из строк и столбцов. Число строк может достигать 65536, а число столбцов – 256. Каждому столбцу соответствует буква, а каждой строке – цифра. Пересечение строки со столбцом называется ячейкой, причём каждая из них имеет собственное имя, которое иногда называют адресом ячейки. Например, на пересечении столбца А и строки 1 находится ячейка А1.

Строка формул

В Excel имеется строка формул, которая находится под панелями инструментов и предназначена для обработки содержимого ячеек.

Она разделена на три части. Правая часть служит для отображения содержимого текущей ячейки, которое можно редактировать с помощью кнопок, расположенных в центре строки. Редактирование данных осуществляется или в ячейке, или в строке формул. Для перехода в режим редактирования данных в строке формул следует нажать клавишу F2 или выполнить щелчок в правой части строки формул. Чтобы установить режим редактирования данных в ячейке, необходимо выполнить на ней двойной щелчок, при этом ячейка станет активной, и в ней появится курсор ввода.

Средняя часть строки формул содержит кнопки для обработки содержимого ячейки. Кнопка с изображением крестика применяется для отмены последнего действия (действие этой кнопки аналогично действию кнопки Esc). Кнопка с изображением галочки служит для подтверждения ввода данных или изменения содержимого ячейки, она соответствует клавише Enter. С помощью третьей кнопки можно активизировать панель формул, с помощью которой вводятся и редактируются формулы.

В левой части строки формул расположено поле имён, в котором указывается адрес активной ячейки или размер выделенного диапазона. Например, запись 2R x 3C говорит о том, что выделенный диапазон состоит из двух строк и трех столбцов.

Рабочие книги и рабочие листы

Файлы, создаваемые с помощью Microsoft Excel, принято называть книгами. После запуска программы Microsoft Excel автоматически загружается чистая книга, которая по умолчанию состоит из трёх листов. Имена рабочих листов указываются на ярлыках листов в левом нижнем углу рабочей книги (см. рис.8.1).

Excel позволяет присваивать листам имена, добавлять новые листы (максимальное их количество – 255), а также удалять пустые и устаревшие листы. Вы также можете менять порядок расположения рабочих листов в книге, перетаскивая ярлычки листов на нужное место на панели и располагая наиболее часто используемые листы в начале списка.

Чтобы переименовать лист, щёлкните правой кнопкой мыши на ярлычке нужного вам листа и выберите из появившегося меню команду Переименовать. Или дважды щёлкните на его ярлыке, чтобы выделить заголовок, и затем напечатайте новое имя.

Можно не только назначить имя ярлыку, но и выделить его цветом. Эта новая функция оказывается весьма полезной, когда надо выделить группу листов, имеющих одинаковое назначение. Для изменения цвета ярлыка выберите команду Формат | Лист | Цвет ярлычка. Появится диалоговое окно Выбор цвета ярлычка. Выберите подходящий цвет на палитре и нажмите кнопку ОК. Цвет ярлыка будет виден, только если вы работаете в данный момент с другим листом. Ярлык активного листа всегда имеет белый цвет, но его имя подчёркнуто линией выбранного цвета.

Книга, открываемая при запуске программы, имеет временное имя Книга. Если создается новая книга, ей присваивается имя Книга 2. Переход из книги в книгу выполняется с помощью команд меню Окно, а переход с листа на лист – с помощью кнопок прокрутки ярлычков листа. После щелчка на ярлычке соответствующий лист переносится на передний план (активизируется).

Если ярлычки всех листов не помещаются в отведенной для них области, пользователь может увеличить ее путем уменьшения горизонтальной полосы прокрутки (потянув ее за левый край).

Примечание. Если для работы необходимо более трёх листов, можно изменить количество листов книге, установленное по умолчанию. Для этого воспользуйтесь командой Сервис | Параметры, перейдите на вкладку Общие и в поле ввода Листов в новой книге установите необходимое число листов.

Добавление,  удаление и перемещение листов книги

Для вставки нового листа в рабочую книгу выберите команду          Вставка | Лист или щёлкните правой кнопкой мыши на ярлычке нужного вам листа и выберите из появившегося меню команду Добавить. В результате откроется диалоговое окно Вставка, в котором нужно указать тип листа или шаблона.

Удалить листы можно с помощью команды Правка | Удалить лист или, щёлкнув правой кнопкой мыши на ярлычке нужного вам листа и выбрав из появившегося меню команду Удалить. В результате появится окно с предупреждением о том, что в случае  удаления листа содержащаяся в нем информация будет уничтожена. В этом окне пользователю предоставляется последняя возможность отменить удаление.

Для перемещения листа надо установить указатель мыши на ярлычке листа и переместить его на новое место при нажатой левой кнопке манипулятора. В процессе перемещения листа над ярлычками появляется указатель позиции вставки. После того как левая кнопка мыши будет отпущена, лист разместится на новом месте. Если во время перемещения листа удерживать нажатой клавишу Ctrl, образуется копия листа.

Для выполнения описанной операции предназначена и команда        Правка | Переместить/скопировать лист. В диалоговом окне этой команды необходимо указать имя листа, перед которым вставляется активный лист. При активизации опции Создавать копию активный лист копируется.

Настройка интерфейса Excel 

Изменить интерфейс Excel можно с помощью окна диалога Параметры. Как и в Word, для вызова этого окна используется команда Сервис | Параметры. Вкладки окна содержат все возможные параметры настройки интерфейса Excel: изменение вида экрана, настройка параметров редактирования, настройка вычисления формул и др.

Создание, сохранение и открытие файлов Microsoft Excel

Операции создания, сохранения и открытия файлов Microsoft Excel выполняются  так же, как и аналогичные операции Microsoft Word. Все эти команды сосредоточены в меню Файл. Можно пользоваться и привычными кнопками панели инструментов Стандартная.

Новой командой, появившейся в меню Файл в разделе сохранения  документа, является Сохранить рабочую область. Excel позволяет сохранять не только документы, но и конфигурацию открытых книг и окон в так называемом файле рабочей области. Этот файл имеет расширение .xlw (по умолчанию программа предлагает сохранить образ рабочей области в файле с именем resume). В файле рабочей области хранится информация о том, какие рабочие книги открыты и какие параметры (размер, позиция и т.п.) установлены для окон. Создавать файл рабочей области следует при завершении сеанса работы с большими документами. В начале  следующего сеанса для воспроизведения рабочей области в том виде, какой она имела на момент сохранения, достаточно открыть файл рабочей области.

Ввод информации в таблицу

Ввод данных

После запуска программы Microsoft Excel автоматически загружается чистая книга, и активизируется ячейка А1. Для перехода в другую ячейку щёлкните по ней мышью.

Ячейки электронной таблицы могут содержать самую разнообразную информацию: текст, числовые значения и формулы. При вводе данных Excel автоматически распознает их тип. Ввод данных выполняется в активной ячейке или в строке формул.

Как только в ячейку будет введен хотя бы один символ, её содержимое отобразится в строке формул. Кроме того, в этой строке появятся три кнопки для обработки содержимого ячейки.

Ввод данных завершается нажатием клавиши Enter или кнопки в строке формул, после чего указатель помещается в ячейку ниже. Намного удобнее для завершения ввода данных использовать клавиши управления курсором. В этом случае после ввода можно сместиться в нужном направлении. Отменить ввод данных позволяет клавиша Esc и кнопка в строке формул.

Вводимые числовые значения могут быть целыми, десятичными дробями, целыми дробями или числами в экспоненциальном представлении                  (см. рис. 8.2). Если вы вводите слишком большое число, которое не помещается в ячейку, программа автоматически изменяет её ширину или переводит число в экспоненциальное представление. Если числовые значения, полученные в результате вычисления формул, не помещаются в ячейку, вместо них на экране отображается соответствующее число символов диез (#).

По умолчанию числовые значения выровнены по правому краю ячейки.

Рис. 8.2. Пример ввода числовых значений в ячейки листа Excel

Текстовое значение может представлять собой любую комбинацию прописных и строчных букв, чисел и символов. Они выравниваются по левой границе ячейки (см. рис. 8.3). Если длина введённого в ячейку текста превышает ширину этой ячейки, то после завершения ввода текст либо полностью отображается в таблице, закрывая расположенные справа пустые ячейки, либо урезается по правому краю ячейки, если соседняя ячейка содержит какую-либо информацию. Урезанный текст полностью отображается только в строке формул.

Рис. 8.3. Несколько примеров текстовых значений

Excel автоматически распознает форматы дат, значений времени и процентов и соответствующим образом выводит данные на экран. Для дат и значений времени существует несколько форматов. Формат, который нужно присвоить вводимому значению, определяется на основе порядка ввода цифр и разделителей. На рис. 8.4 показан пример ввода даты и времени в наиболее распространённых форматах. Для изменения формата ячейки выберите команду Формат | Ячейки, перейдите на вкладку Число и выберите подходящий образец в категориях Дата и Время.

Рис. 8.4. Примеры форматов даты и времени

Содержимое ячейки может отличаться от изображения на экране. Фактическое содержимое ячеек отражается в строке формул.

Вставка комментариев

Если книгу Excel предстоит использовать не только вам, имеет смысл снабдить наиболее важные ячейки примечаниями. Чтобы добавить всплывающее примечание, выделите ячейку и выберите команду Вставка | Примечание. Это приведёт к появлению окна с курсором, в которое нужно ввести текст, как показано на рис. 8.5, а затем щёлкнуть на другой ячейке, чтобы зафиксировать примечание.

Для изменения имени, которое появляется в окне ввода примечания, выберите команду Сервис | Параметры и на вкладке Общие введите новое имя в поле Имя пользователя.

Ячейки с примечаниями помечаются красным треугольником в правом верхнем углу. Для его просмотра поместите на ячейку указатель мыши. Для удаления комментария выделите его и выберите команду Правка | Очистить | Примечания.

Для работы с примечаниями используется панель инструментов Рецензирование.

Добавление рисунков в книгу Excel 

После ввода основных данных в книгу Excel её можно немного украсить, добавив графические фрагменты. Для этого используется команда Вставка | Рисунок, содержащая дополнительное меню, в котором нужно выбрать тип графического объекта (Картинки, Из файла, Со сканера или камеры, Организационная диаграмма, Автофигуры, Объект WordArt).

Добавив рисунок в рабочий лист, вы можете перемещать картинку по листу, перетаскивая на нужное место, изменять размер и яркость изображения, поворачивать её или скрыть ту часть картинки, которая не должна быть видна (более подробно см. гл. 7).

Если созданная книга будет использоваться в качестве отчёта или презентации, можно добавить неяркую картинку в качестве фона. При добавлении большого рисунка данные появляются поверх него. Если же выбран маленький рисунок, программа повторит его нужное количество раз, чтобы заполнить всю поверхность листа. Для добавления фонового изображения выберите команду Формат | Лист | Подложка. В диалоговом окне Подложка выберите подходящий рисунок и нажмите кнопку Вставить. Чтобы удалить фоновый рисунок, выберите команду Формат | Лист | Удалить фон.

Перемещение по листу и просмотр информации

Скорость работы с большими таблицами во многом зависит от способа перемещения по рабочему листу. Для перемещения по небольшим диапазонам ячеек достаточно клавиш управления курсором.

Чтобы посмотреть часть листа, невидимую в данный момент, используйте вертикальную и горизонтальную полосы прокрутки. Обратите внимание, что при использовании полос прокрутки изменяется только внешний вид вашего листа, положение активной ячейки остаётся прежним.

Добиться значительного ускорения при перемещении по рабочему листу можно благодаря специальным комбинациям клавиш. В табл. 8 описаны клавиши и комбинации, используемые для перемещения по листам рабочей книги.

Если  позиция нужной ячейки известна, для перехода к ней можно применить команду Правка | Перейти или клавишу F5.  В каждом случае открывается диалоговое окно Переход для указания адреса или имени необходимой ячейки. Также можно напечатать имя ячейки, которую нужно выделить, в текстовом поле Имя на строке формул, и нажать клавишу Enter. В результате указанная ячейка станет активной.

Сочетания клавиш для перемещения по листу                       Таблица 8

Клавиши

Перемещение

, , ,

На соседнюю ячейку в направлении стрелки

Ctrl + , Ctrl +  ,

Ctrl + , Ctrl +

На соседнюю ячейку, содержащую данные в направлении стрелки

Home

В начало текущей строки

Page Up

На один экран выше

Page Down

На один экран ниже

Alt + Page Up

На один экран влево

Alt + Page Down

На один экран вправо

Ctrl + Home

В ячейку А1

Ctrl + End

В последнюю заполненную ячейку таблицы

Ctrl + Page Up

К следующему листу рабочей книги

Ctrl + Page Down

К предыдущему листу рабочей книги

Просмотр информации

В процессе работы с большими таблицами легко потерять ориентацию при просмотре листа. В этом случае трудно определить, к какой строке или столбцу относится информация, так как названия строк и столбцов отображаются только в начале таблицы.

Можно разделить лист на несколько областей и тем самым упростить процесс просмотра и редактирования данных. Таким способом можно видеть различные части вашего листа одновременно. Для разделения листа на области сначала необходимо выделить ячейку, находящуюся справа и снизу от границы раздела областей, а затем выбрать команду Окно | Разделить. Текущее окно будет разделено на четыре части. Окно можно разделить и на две части, удалив какую-либо границу (дважды щёлкните на ней). Для возвращения листа в исходное состояние используйте также команду Окно |Снять разделение.

С помощью закрепления областей можно сделать так, чтобы ячейки всегда были видны и располагались наверху рабочего листа, независимо от того какое место рабочего листа отображается на экране в данный момент. Это полезно, когда, например, необходимо видеть заголовок при просмотре многостраничного документа. Для закрепления области выделите строку или столбец, расположенные непосредственно ниже или справа от будущей границе, и выберите команду Окно | Закрепить области. Чтобы закрепить область, отделённую вертикальной и горизонтальной границами одновременно, выделите ячейку, расположенную справа и снизу от границ раздела областей.

Прокрутка закреплённой области остаётся ограниченной, пока не будет снято закрепление (команда Окно | Снять закрепление областей).

Чтобы увеличить экран и поближе рассмотреть отдельные ячейки или уменьшить его для получения представления об общем виде листа, можно воспользоваться командой Вид | Масштаб. После выбора команды появляется окно диалога Масштаб. Установите необходимый переключатель и нажмите ОК. Вид листа изменится. Если после этого сохранить файл книги, лист будет выглядеть так же при следующем открытии. После установки переключателя     По выделению на экране отобразятся только те ячейки, которые были выделены заблаговременно. Положение переключателя Произвольный позволяет вручную задать масштаб, от 10 до 400 %. Для этих целей можно использовать также раскрывающийся список Масштаб на панели инструментов.

Excel позволяет сохранять так называемые пользовательские представления (настройки рабочей книги) и переходить от одного представления к другому с помощью команды   Вид | Представления. Для этого создайте представление, которое вам нравится, и выберите команду Вид | Представления. В открывшемся диалоговом окне нажмите кнопку Добавить. В окне диалога Доббавление представления введите имя вашего представления и нажмите кнопку ОК. Программа сохранит его вместе с текущим листом. Чтобы позднее вернуться к этому представлению, снова выберите команду Вид | Представления и дважды щёлкните на нужном представлении.

Скрытые листы

В случае одновременного использования нескольких рабочих книг  некоторые из них (или отдельные листы) могут быть скрыты. Такая книга или такой лист не отображаются на экране  и не могут быть активизированы посредством ярлычков или меню Окно. Благодаря этой возможности пользователь может защитить данные не только от редактирования, но и от просмотра.

Скрыть активный лист позволяет команда Формат | Лист | Скрыть, а восстановить его отображение – команда Формат | Лист | Отобразить. В диалоговом окне Вывод на экран скрытого листа отображаются имена всех скрытых листов рабочей книги. После выделения книги и нажатия кнопки ОК лист снова появляется на экране. Если он защищен, то другой пользователь не сможет просмотреть его.

Для отмены и восстановления отображения книги предназначены команды Скрыть и Отобразить из меню Окно.

Настройка печати

С помощью команды Файл | Параметры страницы можно контролировать ориентацию страницы, ширину полей, вид текста и картинок, помещённых в верхний и нижний колонтитулы, наличие таких элементов, как линии сетки и примечания к ячейкам. Окно диалога Параметры страницы содержит четыре вкладки: Страница, Поля, Колонтитулы и Лист.

Настройка параметров печати несколько отличается от Word. В Excel появились дополнительные параметры. Например, Масштаб на вкладке Страница. Изменение этого параметра позволяет вывести на печать таблицу, первоначальные размеры которой несколько больше размеров листа. Достаточно уменьшить масштаб такой таблицы при выводе на печать. В противном случае пришлось бы изменять размеры ячеек, заново форматировать текст в них, что в больших таблицах достаточно трудоёмко.

На вкладке Колонтитулы1 можно добавить верхний и нижний колонтитулы, которые появятся на странице при печати. Существует возможность выбрать один из заранее заданных колонтитулов или создать собственный. Для задания верхнего (нижнего) колонтитула выберите один из заданных форматов в раскрывающемся списке Верхний колонтитул (Нижний колонтитул). После выбора формата колонтитул появляется в окне предварительного просмотра. После окончания настройки щёлкните на кнопке ОК, и при печати на каждой странице появятся выбранные колонтитулы.

Для создания собственного варианта нажмите кнопку Создать верхний колонтитул (Создать нижний колонтитул). Появится диалоговое окно, показанное на рис. 8.5. Щёлкните на любом из текстовых полей (Слева, В центре, Справа) и введите текст, или используйте специальные коды, которые вводятся при щелчке на расположенные выше кнопки. Для изменения вида текста нажмите кнопку Шрифт. Последние две кнопки позволяют вставлять в колонтитулы картинки.

Рис. 8.5. Окно диалога для создания колонтитулов

Чтобы посмотреть на вид страницы после добавления верхнего и нижнего колонтитулов, используйте кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов.

На вкладке Лист диалогового окна Параметры страницы можно добавить на лист такие элементы, как линии сетки, комментарии, заголовки строк и столбцов. Здесь имеются ещё две полезные функции Выводить на печать диапазон и Печатать на каждой странице. В первом случае указывается диапазон ячеек, которые нужно напечатать, а во втором – на каждой странице задаются повторяющиеся заголовки строк и столбцов.

В разделе печати документа меню Файл появилась и новая команда – Область печати. Она позволяет выводить на печать не весь лист книги, а только выделенную его часть.


Основные приёмы редактирования в Microsoft Excel 

Выделение ячеек и диапазонов ячеек

Выделение выполняется для обозначения диапазона, к которому должна относиться следующая команда или функция.

Выделенный на рабочем листе диапазон всегда имеет прямоугольную форму. Наименьшей структурной единицей диапазона является ячейка. Активная ячейка (в которой находится указатель ячеек) считается выделенной. Все выполняемые команды относятся только к активной ячейке или к выделенному диапазону.

Диапазон ячеек выделяется путем перемещения указателя мыши при нажатой левой кнопке в нужном направлении.

Эту операцию можно выполнить и с помощью клавиатуры: переместитесь на первую ячейку, которую нужно выделить, нажмите клавишу Shift и, удерживая её, с помощью клавиш управления курсором выделите весь диапазон.

Выделение строк и столбцов осуществляется путём щелчка на их заголовках. Удерживая при этом кнопку мыши и перемещая её указатель, можно выделить несколько строк и столбцов.

При выделения столбца с помощью клавиатуры нужно разместить указатель в выделяемом столбце и нажать комбинацию клавиш Ctrl + пробел. Для выделения всей строки предназначена комбинация клавиш Shift + пробел.

Выделить всю таблицу от начала до конца позволяет комбинация клавиш Ctrl + Shift + End, а любую часть таблицы от активной ячейки до начала – комбинация клавиш  Ctrl + Shift + Home.

Если таблица не содержит пустых строк и столбцов, гораздо проще выделить ее с помощью клавиш Ctrl + * (* на цифровом блоке клавиатуры). В этом случае выделяется диапазон ячеек вокруг активной ячейки, который тянется до первой пустой строки и первого пустого столбца.

Для выделения всего рабочего листа можно воспользоваться кнопкой, которая расположена на пересечении заголовков строк и столбцов, или комбинацией клавиш Ctrl + A.

Существует еще один способ быстрого выделения диапазонов, при котором используется мышь. Он состоит в следующем. Необходимо установить указатель ячейки в левой верхней ячейки выделяемого диапазона и, удерживая нажатой клавишу Shift, выполнить щелчок на правой нижней ячейке выделяемого диапазона. При этом не имеет значения, содержит ли выделяемый диапазон пустые строки или столбцы.

Выделение несмежных диапазонов выполняется в том случае, если действие команды должно распространяться на ячейки, расположенные в разных частях таблицы. Например, их можно удалить, отформатировать или ввести в них данные. Выделенные несмежные диапазоны нельзя перемещать или копировать.

Несмежные диапазоны выделяются с помощью мыши при нажатой клавише Ctrl. Можно также нажать комбинацию клавиш Shift + F8. При этом в строке состояния появится индикатор добавления нового диапазона (ДОБ). В этом режиме последовательно выделяются все диапазоны. Использовать можно мышь либо клавиатуру.

Для отмены выделения достаточно выполнить щелчок вне выделенного фрагмента или нажать одну из клавиш управления курсором.

Выделение ячеек по заданным критериям

Excel предоставляет возможность выделения ячеек, отвечающих заданному критерию. При использовании этой функции следует выделить диапазон, в котором должен происходить поиск нужных ячеек. В противном случае действие функции распространится на весь рабочий лист.

В качестве примера рассмотрим поиск ячеек, содержащих формулы.

Для этого выделите весь рабочий лист и выберите команду                Правка  | Перейти или нажмите клавишу F5, чтобы открыть диалоговое окно Переход. Щёлкните в этом диалоговом окне по кнопке Выделить. В результате появится диалоговое окно Выделение группы ячеек для указания критерия выделения ячеек (рис. 9.1).

По умолчанию в области Выделить диалогового окна Выделения группы ячеек  активизирован переключатель примечания. Чтобы выделить ячейки, содержащие формулы, следует активизируйте переключатель формулы.

Рис. 9.1. Диалоговое окно, позволяющее задать критерий выделения ячеек

Критерий выделения ячеек с формулами можно конкретизировать, поскольку вследствие установки переключателя формулы (а также переключателя константы) становятся доступными четыре опции для уточнения критерия, описанные в табл. 9.

В диалоговом окне Выделение  группы ячеек  находятся и другие переключатели, с помощью которых можно автоматически выделить ячейки определенного типа.

Опции для уточнения критерия поиска ячеек                      Таблица 9

Опция

Назначение

Числа

Выделение ячеек, в которых в результате вычисления формул получены числовые значения

Текст

Выделение ячеек, в которых в результате вычисления формул получен текст

Логические

Выделение ячеек, в которых в результате вычисления формул получено логическое значение

Ошибки

Выделение ячеек, в которых в результате вычисления формул появились сообщения об ошибках

Редактирование содержимого ячеек

Существуют различные способы редактирования содержимого ячеек. Наиболее быстрый и простой способ – запись новой информации поверх старой.

В случае незначительных ошибок лучше не переписывать, а редактировать данные в ячейках. Для этого следует активизировать режим редактирования, выполнив двойной щелчок на ячейке, вследствие чего в ней появится курсор ввода. Перейти в указанный режим позволяет также функциональная клавиша F2.

Для удаления информации из ячеек их нужно выделить и, щёлкнув на них правой кнопкой мыши, выбрать в появившемся контекстном меню команду Очистить содержимое или нажать клавишу Del. Хотя содержимое ячеек будет удалено, их форматирование сохранится. Соответственно можно ввести новые значения с тем же самым форматом. Чтобы посмотреть на все возможные способы очистки, выберите команду Правка | Очистить. Появится меню с дополнительными параметрами, с помощью которых можно снять форматирование, удалить примечания и т.п.

Перемещение и копирование ячеек

В Excel содержимое каждой ячейки может быть перемещено или скопировано. Содержимое ячеек, в которые вставляются переносимые (или копируемые) данные, автоматически удаляется. Чтобы избежать этого, в ту область электронной таблицы, в которую вы хотите перенести данные, необходимо вставлять пустые ячейки.

Excel позволяет перемещать и копировать содержимое столбца или строки, а также выделенного диапазона ячеек. Выделенный диапазон ячеек можно перемещать и копировать в другие приложения посредством буфера обмена.

Для перемещения или копирования с помощью меню поместите выделенные ячейки в буфер обмена с помощью команды Вырезать или                 Копировать из меню Правка. Данные, содержащиеся в буфере,  могут быть вставлены в необходимое место рабочей области Excel или другого приложения. Для вставки установите указатель ячейки в нужное место и выберите команду Правка | Вставить. Для копирования через буфер обмена можно также пользоваться кнопками панели инструментов Стандартная.

Быстрее всего можно переместить группу ячеек, просто перетащив их на новое место. Используя технику «перетащить и оставить», можно редактировать лист эффективным и наглядным способом. Для этого нужно выделить группу ячеек и затем поместить указатель мыши в на границу выделенного диапазона. Когда он примет форму стрелки, нажмите левую кнопку мыши и перетащите указатель на новое место. Как только вы отпустите кнопку мыши, ячейки изменят своё местоположение.

Чтобы скопировать ячейки таким способом, удерживайте клавишу Ctrl в процессе перетаскивания. При этом рядом с указателем мыши, имеющим форму стрелки, появится знак «плюс», указывающий, что вы копируете данные.

Примечание. Хорошим способом изменения положения ячеек является щелчок правой кнопкой мыши на границе выделенного диапазона с последующим перетаскиванием указателя мыши. После того, как вы отпустите кнопку мыши, появится меню, включающее в том числе и команды Переместить, Копировать и Отменить.

Специальная вставка

При перемещении и копировании ячеек описанным способом учитывается вся содержащаяся в них информация. Это относится как к формулам и примечаниям, так и к параметрам форматирования. В Excel предусмотрена возможность вставки данных в отформатированную таблицу. Чтобы избежать повторного форматирования вставленных данных, нужно вставлять значения без параметров форматирования.

Данная возможность реализуется только при использовании команды Копировать. Например, если вы хотите скопировать только формулы или значения, сначала выделите исходный диапазон ячеек и активизируйте команду Правка | Копировать. Затем переместите указатель ячейки в левую верхнюю ячейку диапазона, в котором планируете выполнить вставку, и выберите команду Правка | Специальная вставка. Для этой цели можно воспользоваться также командами контекстного меню. В результате откроется диалоговое окно для определения типа вставляемой информации (рис. 9.2).

Рис. 9.2. Диалоговое окно Специальная вставка

Установив соответствующий переключатель в диалоговом окне Специальная вставка, можно вставить всю содержащуюся в ячейке информацию (все), только формулы (формулы), значения (значения), параметры форматирования (форматы) или примечания (примечания).

При активизации переключателя значения из исходного диапазона копируется не сама формула, а только результат ее вычисления. Например, если ячейка в исходном диапазоне содержит формулу =10+56, то в месте назначения будет вставлено число 66.

Вставить только заполненные ячейки позволяет опция Пропускать пустые ячейки.

Транспонирование таблицы

С помощью команды Специальная вставка легко транспонировать таблицы, т.е. менять местами строки и столбцы. Для этого выделите всю таблицу и выберите команду Правка | Копировать. Затем установите указатель ячейки в незаполненной области рабочего листа и выберите команду Правка | Специальная вставка. В открывшемся диалоговом окне установите переключатель Транспонировать и нажмите кнопку ОК. В результате на рабочем листе появится транспонированная таблица.

Вставка и удаление ячеек

Вставка ячеек также связана с выделением, поскольку количество вставленных ячеек зависит от количества ячеек в выделенном диапазоне. Чтобы вставить в таблицу строки (столбцы), следует с помощью заголовков выделить столько строк (столбцов), сколько нужно вставить, и выбрать команду Вставка | Строки (Вставка | Столбцы). В результате этой операции существующие строки смешаются вниз, а существующие столбцы – вправо. Удалять строки (столбцы) позволяет команда Правка | Удалить.

В процессе вставки ячеек в диалоговом окне Добавление ячеек определяется способ смещения существующих ячеек.

Для выполнения операции удаления необходимо сначала выделить удаляемые ячейки, а затем выбрать команду Правка | Удалить. При удалении ячеек открывается диалоговое окно для указания способа смещения соседних ячеек.

Когда вы вставляете строку, столбец или ячейку в рабочий лист с существующим форматированием, появляется кнопка Параметры добавления. Так же, как и в случае с кнопками Параметры вставки и Параметры автозаполения, нажатие на кнопку Параметры добавления выводит меню, предлагающее выбрать, какой формат применить к данной строке или столбцу.

Автозаполнение

Excel облегчает задачу ввода в ячейки повторяющегося значения или наборов значений, называемых прогрессиями, что помогает экономить время при вводе в отчёт групп слов, чисел или дат. Excel может также самостоятельно продолжать прогрессию, основываясь на установленном образце.

Для ввода повторяющихся или изменяющихся стандартным образом значений используйте свойство автозаполнение. Для начала поместите указатель мыши на маркер автозаполнения – маленький чёрный квадратик, расположенный в правом нижнем углу выделенной ячейки. То, что указатель примет форму жирного чёрного крестика, означает включение функции автозаполнения. Для создания прогрессии текста, чисел или дат выделите несколько ячеек, чтобы определить образец, и, щёлкнув на маркере автозаполнения, перетащите указатель мыши, выделяя ячейки, которые нужно заполнить данными, как показано на рис. 9.3. Когда вы отпустите кнопку мыши, в выделенных ячейках будут находиться новые значения. При этом также появляется кнопка Параметры автозаполнения, которая выводит меню с дополнительными опциями.

Заполнение ячеек данными происходит в соответствии с рядом правил. При перетаскивании маркера автозапонения вниз или вправо значения выделяемых ячеек увеличивается в соответствии с образцом. А при перетаскивании маркера вверх или влево – значения уменьшаются.

В Excel есть несколько предопределенных списков автозаполнения:  квартал 1 … квартал 4;  Январь … Декабрь; Понедельник … Воскресенье. При использовании функции автозаполнения Excel проверяет, является ли данное значение элементом одного из встроенных списков. Если это так, выделенные ячейки заполняются соответствующими значениями из списка в заданной последовательности (см. рис. 9.4).

Функцию автозаполнения можно использовать для копирования данных, а также для заполнения ячеек, содержащих одинаковые числовые значения. Чтобы автоматически увеличивать число на единицу, в процессе перетаскивания маркера автозаполнения удерживайте клавишу Ctrl.

Для доступа к командам автозаполнения можно воспользоваться дополнительным меню, появляющимся при выборе команды Правка | Заполнить.

Если нужно определить, к примеру, прогрессию чисел, увеличивающихся на некоторую величину, или указать максимальное значение последовательности чисел, используйте диалоговое окно Прогрессия (рис. 9.5). Введите в ячейку исходное число, выделите диапазон ячеек заполнения и активизируйте команду Правка | Заполнить | Прогрессия.

Рис. 9.5. Диалоговое окно Прогрессия

По умолчанию в диалоговом окне активизирован переключатель Арифметическая. В этом случае значение каждой следующей ячейки вычисляется путём прибавления к значению текущей ячейки числа, заданного в поле Шаг. Если же переключатель установлен в положение Геометрическая, указанные значения перемножаются. Чтобы задать последний член прогрессии, введите его в поле Предельное значение.

В диалоговом окне Прогрессия наряду с арифметическими и геометрическими прогрессиями можно создавать ряды дат (переключатель Даты). Если включена опция Автоматическое определение шага, поле Шаг недоступно, поскольку программа автоматически вычисляет значение шага на основе ранее введённых данных.

Оформление таблицы

После ввода и редактирования информации в ячейки листа Excel можно отформатировать данные, чтобы подчеркнуть важные факты и сделать лист более лёгким для чтения. Excel предоставляет множество разнообразных средств для создания профессионально оформленных и наглядных таблиц.

Перед выполнением команды форматирования следует выделить ячейку или область ячеек, на которую должно распространяться действие команды. Если диапазон ячеек не выделен, параметры форматирования присваиваются одной активной ячейке.

Изменение форматов чисел

В Excel числовым значениям по умолчанию присваивается формат     Общий. Значения в этом формате отображаются в том виде, в каком они введены с клавиатуры. Можно поменять представление числа в ячейке, выбрав параметры форматирования на вкладке Число диалогового окна Формат ячеек, показанного на рис. 9.6.

Рис. 9.6. Диалоговое окно Формат ячеек, открытое на вкладке Число 

Для открытия этого окна можно воспользоваться командой                 Формат | Ячейки, командой Формат ячеек контекстного меню или комбинацией клавиш Ctrl+1.

Чтобы пользователю было легче ориентироваться, форматы объединены в категории (один формат может принадлежать к разным категориям): Общий, Числовой, Денежный, Дата, Время  и  т.д.

После выбора категории принадлежащие к ней форматы отображаются в поле справа.

Более удобный и быстрый способ форматирования ячеек – использование кнопок панели инструментов форматирования (рис. 9.7).

Рис. 9.7. Кнопки форматирования панели инструментов

Кнопка Денежный формат служит для присвоения денежного стиля. Существует возможность изменить символ валюты, используемый по умолчанию в Excel и других приложениях Windows. Для этого нужно открыть Панель управления  и дважды щёлкнуть на значке Язык и региональные стандарты, затем выбрать нужный язык и страну на одноимённой вкладке.

Кнопка Процентный формат предназначена для присвоения ячейкам процентного стиля. Кнопка Формат с разделителями позволяет разделять разряды чисел при помощи запятой, а кнопки Увеличить разрядность и Уменьшить разрядность – увеличивать и уменьшать число цифр, отображаемых после десятичной запятой.

Изменение шрифтов и цвета текста

Для изменения вида шрифтов используется вкладка Шрифт диалогового окна Формат ячеек. Как и в Word, здесь можно выбрать тип, стиль и цвет шрифта, которым записываются данные в выделенных ячейках, установить тип подчёркивания текста и включить эффекты Зачеркнутый, Верхний индекс, Нижний индекс.

Изменять вид шрифтов можно также с помощью кнопок панели инструментов Форматирование: .

Выравнивание содержимого ячеек

Как уже говорилось, в Excel вводимые данные выравниваются автоматически: текст – по левому краю, а числа – по правому. Автоматическое выравнивание данных при вводе происходит только в том случае, если для заполняемых ячеек предварительно не были заданы другие параметры выравнивания. Способ выравнивания данных в ячейках определяется во вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек.

Различают выравнивание по горизонтали и вертикали. По умолчанию в поле По горизонтали установлено значение по значению, а в поле По вертикали – значение по нижнему краю. Для изменения горизонтального или вертикального выравнивания выберите подходящий вариант выравнивания в соответствующем раскрывающемся списке. При выравнивании по вертикали данные смещаются по высоте ячейки, а при выравнивании по горизонтали – по ширине.

Можно также выровнять текст по горизонтали с помощью кнопок панели инструментов.

Выбор варианта С заполнением (только для горизонтального выравнивания) приводит к тому, что данные, введённые в ячейку, повторяются до тех пор, пока не заполнят всю ячейку целиком.

Ещё один, новый вариант выравнивания – Распределенный – похож на выравнивание По ширине, но при этом высота ячейки увеличивается таким образом, чтобы весь текст был виден одновременно.

Кроме того, в Excel можно размещать содержимое ячейки под определенным углом. Для этого в поле Ориентация перетащите маркер поворота в нужном направлении или задайте точное значение угла в расположенном ниже текстовом поле. Щелчок на панели с вертикальной надписью Текст приводит к повороту на 90 градусов не надписи в целом, а каждой из составляющих её букв. Этот полезный визуальный эффект используется для написания коротких заголовков столбцов. Примеры изменения ориентации текста показаны на    рис. 9.8.

Рис. 9.8. Результат изменения ориентации текста в различных ячейках

В результате установки опции Переносить слова символы, которые не помещаются в ячейку, переносятся в следующую ее строку.

Вследствие активизации опции Автоподбор ширины размер шрифта автоматически уменьшается, если ширины колонки недостаточно для правильного воспроизведения данных.

Изменение ширины столбцов и высоты строк

Наглядность таблицы во многом зависит от правильного выбора ширины столбцов и высоты строк. В Excel нельзя изменить ширину одной или нескольких ячеек столбца и высоту одной или нескольких ячеек строки. Нужно изменять размеры всех ячеек строки или столбца.

Изменять ширину столбца наиболее удобно с помощью мыши.  Поместите  указатель мыши между двумя заголовками столбцов таким образом, чтобы он приобрел вид двунаправленной стрелки. Переместите, удерживая нажатой левую кнопку мыши, край столбца влево или вправо. Двойной щелчок мышью на правой разделительной линии заголовка столбца приводит к установке его оптимальной ширины.

С помощью мыши можно одновременно изменить ширину нескольких столбцов. Для этого следует выделить те из них, ширина которых должна быть одинаковой, и установить посредством мыши желаемую ширину одного столбца. Как только вы отпустите кнопку манипулятора, заданная ширина будет установлена для всех выделенных столбцов.

Изменение высоты строки выполняется так же, как изменение ширины столбца. Кроме того, высота строки изменяется и при установке другого размера шрифта.

Чтобы ввести точное значение ширины столбца или высоту строки, воспользуйтесь командами меню Формат. Выбор команды Столбец и Строка приводит к появлению дополнительного меню, в котором нужно выбрать соответственно варианты Ширина и Высота, а затем установить необходимые значения.

С помощью команд Столбец | Автоподбор ширины и Строка | Автоподбор высоты можно определить оптимальную ширину столбца и высоту строки. Ширина определяется с учетом длины содержимого ячеек. При этом для каждого столбца устанавливается своя оптимальная ширина. Высота строки изменяется в соответствии с самым высоким символом.

Границы и заливка

В Excel имеется целый арсенал средств, позволяющих улучшить визуальное восприятие таблицы. Путем добавления рамок, цветов, палитр и теней можно добиться повышения наглядности таблицы и облегчить работу с содержащимися в ней данными. Используя различные рамки и варьируя ширину столбцов и высоту строк, пользователь может создать любой бланк (формуляр).

Для создания обрамления нужно выбрать вкладку Граница диалогового окна Формат ячеек. Быстро добавлять границы позволяет также кнопка Границы  панели инструментов Форматирование.

Ещё один удобный вариант – рисование границ с помощью панели инструментов Границы, показанной на  рис. 9.9. Чтобы сделать её видимой, выберите команду Нарисовать границы.

Эта панель даёт доступ ко всем средствам Excel, предназначенным для создания границ. При этом можно работать непосредственно с ячейками листа. Для рисования линий выберите их стиль и цвет и затем используйте указатель мыши, чтобы добавить границу. Если вы хотите нарисовать полную сетку, а не только внешнюю границу, выберите в раскрывающемся списке слева вариант Сетка по границе рисунка. Сама кнопка используется для включения и отключения режима рисования линий.

После добавления границ к ячейке можно также изменить цвет её фона. Для этого используется вкладка Вид окна диалога Формат ячеек. Можно не только изменить цвет фона ячейки, но и выбрать цветной узор.

В Excel можно создавать копии рамок. Во-первых, рамка копируется вместе с содержимым при копировании ячейки. Во-вторых, копии рамок образуются при автозаполнении. Следует принять во внимание, что при перемещении ячеек заданные для них линии рамки и цвет фона также перемещаются в новую позицию. При этом в исходной позиции параметры форматирования удаляются. Перемещение ячеек из отформатированного диапазона может привести к появлению «дыр» в таблице. Для перемещения только содержимого ячеек следует использовать команду Правка | Специальная вставка.

Удалить рамку можно двумя способами. Первый способ заключается в использовании команды Правка | Очистить | Форматы. В этом случае удаляются и другие параметры форматирования ячейки. Чтобы удалить только рамку, следует отменить параметры, установленные во вкладке Граница диалогового окна Формат ячеек. Для возвращения выделенным ячейкам исходного цвета выберите команду Нет заливки из раскрывающегося меню кнопки Цвет заливки  панели инструментов Форматирование.

Поиск и замена данных

Команда Найти меню Правка позволяет точно определить строку символов и переместиться в место, где она находится. В Excel в качестве строки могут фигурировать любые комбинации символов – слово или его часть, числовое значение, имя ячейки или их диапазона и даже функции и операторы, используемые в формулах.

После нахождения строки программа позволяет произвести автоматическую замену её содержимого. Для этого используется вкладка Заменить диалогового окна Найти и заменить (рис.9.3).

Задание параметров на вкладке Заменить ускоряет процесс поиска. Можно указать, например, регистр букв в строке поиска. При установленном флажке Ячейка целиком программа ищет только ячейки, содержимое которых в точности совпадает со строкой поиска.

Рис. 9.3. Окно диалога Найти и заменить, открытое на вкладке Заменить

В Excel 2003 можно также указывать формат строки поиска и строки замены. С помощью раскрывающегося списка Искать можно указать, следует ли искать в пределах одного листа или по всей книге.

Нажатие кнопки Найти все приводит к появлению в нижней части окна списка всех подходящих значений. Выделение любого из пунктов этого списка приводит к выделению соответствующей ему ячейки.

Проведение вычислений в Microsoft Excel

Автоматическое вычисление

Для вычисления некоторых промежуточных значений или проверки правильности вычислений не обязательно создавать дополнительные формулы или использовать калькулятор. Достаточно выделить нужный диапазон ячеек, открыть контекстное меню функции автовычисления (рис. 10.1), выполнив щелчок  правой  кнопкой  мыши  в соответствующей области  строки состояния, и указать, какую именно информацию о данных вы хотите получить.

Рис. 10.1. Пример использования функции автовычисления

Команды этого контекстного меню перечислены в табл. 10.

Команды контекстного меню функции автовычисления                  Таблица 10

Команда

Назначение

Сумма

Определение суммы всех числовых значений из ячеек выделенного диапазона

Максимум

Определение максимального значения в ячейках выделенного диапазона

Минимум

Определение минимального значения в ячейках выделенного диапазона

Количество чисел

Подсчет количества числовых значений в выделенном диапазоне

Количество значений

Подсчет количества ячеек, содержащих данные, в выделенном диапазоне

Среднее

Вычисление среднего арифметического всех числовых значений, расположенных в выделенном диапазоне

Нет

Отмена режима автовычисления

Формулы

Excel может производить очень сложные вычисления с введенными данными, а, кроме того, автоматически обновлять информацию при изменении данных. Это возможно благодаря формулам.

Формула может содержать функции и математические операторы, порядок вычисления которых соответствует принятому в математике. Для управления порядком вычислений используются круглые скобки. Результатами вычисления формул, включающих арифметические операторы, являются числовые значения, а формул с операторами сравнения – логические значения  (True (Истина) или False (Ложь)).

Ввод формулы начинается со знака =. Видя этот знак, Excel понимает, что вводится формула, и обрабатывает её иначе, чем числовые данные или текст. Ввод каждой формулы завершается нажатием клавиши Enter. После этого в ячейке появится результат вычислений. Однако фактическим содержимым ячейки по-прежнему является формула, которая будет отображаться в строке формул при каждой активизации этой ячейки, а также в режиме редактирования этой ячейки (установить этот режим позволяет клавиша F2).

Кроме числовых значений, знаков математических операций, функций, формулы обычно содержат ссылки на ячейки. Например, если в ячейку введена формула =В5+С5, то в результате в этой ячейке будет число, равное сумме чисел в ячейках В5 и С5 (рис. 10.2). Ссылки позволяют использовать в одной формуле данные из различных областей рабочего листа и рабочей книги. Ссылка на ячейку представляет собой просто указание её адреса (В5). Можно сделать ссылку на интервал ячеек, например, ссылка А2:С6 подразумевает, что в формулу будет введён интервал ячеек, начиная с ячейки, расположенной в первом столбце второй строки, до ячейки в шестой строке третьего столбца.


Рис. 10.2. Пример использования формулы сложения

Способ создания формул состоит в следующем:

  1.  Выберите ячейку, в которой надо отобразить результат.
  2.  Введите знак =.
  3.  Щёлкните на первой ячейке, которую необходимо включить в формулу. В результате вокруг этой ячейки появится пунктирная «бегущая» рамка, а в итоговой ячейке – адрес.
  4.  Ведите знак операции.
  5.  Щёлкните на следующей ячейке формулы.
  6.  Повторяйте шаги 4 и 5, пока вся формула не будет введена.
  7.  Завершите ввод, нажав клавишу Enter или щелчком на кнопке Ввод  в строке формул. Не переходите до этого к другой ячейке: Excel включит её в формулу!

Этот способ удобен в случае необходимости создать ссылки на ячейки, которые находятся на большом расстоянии одна от другой.

Возможна комбинация адресов и числовых значений.  Заголовки строк и столбцов могут быть использованы как ссылки в формулах без создания имен.

При построении таблицы для каждой переменной величины целесообразно отводить ячейку и при вводе формул использовать только адрес ячейки. Тогда при изменении величины придется изменить только значение в этой ячейке. Формулы, содержащие ссылку на эту ячейку, будут автоматически обновлены.

Копирование формул

На практике часто приходится выполнять одинаковые вычисления для различных данных. Поэтому формулы тоже можно копировать из одной ячейки в другую. Удобно копировать формулы и посредством функции автозаполнения.

Относительные и абсолютные ссылки

Ссылки в формуле указывают на позицию ячеек относительно активной ячейки. Таким образом, адреса ячеек в ссылках при копировании формулы автоматически изменяются. Такие ссылки называются относительными ссылками на ячейку. Например, запишем в ячейку А3 формулу =А1+А2, скопируем эту формулу из А3 в ячейку В3. В результате в ячейке В3 мы увидим формулу =В1+В2, т.е. ссылки изменились автоматически. Таким образом, относительная ссылка означает, что при копировании формулы в другие ячейки вдоль по строке (столбцу) в формулу будут подставляться данные из ячеек, сдвинутых относительно начальной настолько, насколько изменилось местоположение копируемой формулы.

Если ссылка при копировании не должна изменяться, то используют так называемые абсолютные ссылки на ячейку. В этом случае указывается позиция ячейки на рабочем листе. Поэтому при копировании или перемещении формул указанная в абсолютной ссылке ячейка не изменяется. Признаком абсолютной ссылки является знак доллара ($). Вернемся к рассмотренному выше примеру. Если мы изменим формулу в ячейке А3 следующим образом: =А1+$A$2, то при копировании в ячейке В3 обнаружим: =В1+$A$2, т.е. относительная ссылка автоматически изменилась, а абсолютная – нет.

Помимо относительных и абсолютных ссылок существуют также смешанные, которые являются  комбинацией абсолютной и относительной ссылок. Например, ссылка вида $С4 состоит из абсолютной ссылки на столбец и относительной ссылки на строку. При копировании формулы, содержащей такую ссылку, она всегда будет относиться к столбцу С, в то время как индикатор строки будет изменятся. Соответственно, в ссылке вида С$4 номер строки зафиксирован, в то время как ссылка на столбец меняется.

Примечание. В режиме редактирования вид ссылки можно изменять с помощью клавиши F4: при однократном нажатии относительная ссылка превращается в абсолютную (абсолютная – в относительную), а при повторном нажатии – в смешанную.

Ссылки на листы и книги 

Формулы могут содержать ссылки на другие листы рабочей книги и даже на другие книги. Создавая эти ссылки, нужно соблюдать определенные правила, чтобы избежать появления ошибок при вычислениях. Например, в ссылке на другой рабочий лист необходимо указывать имя этого листа.

При решении сложных задач переменные величины удобнее размещать на отдельном листе, поскольку это ускоряет поиск нужной ячейки и изменение её содержимого.

В ссылке на другой лист имя листа указывается перед адресом ячейки и отделяется от него восклицательным знаком, например: Лист2!А1.

Что же произойдет с формулой, содержащей ссылку на другой лист, в результате переименования или перемещения этого листа? Имя листа, являющееся составной частью ссылки в формуле, при переименовании листа автоматически изменяется. Перемещение или копирование листа не влияет на вид формулы, поскольку его имя остается прежним. При копировании или перемещении влияющих ячеек на другие рабочие листы имя листа в ссылке автоматически обновляется.

Если удалить лист, на содержимое которого существует ссылка в формуле, соответствующие ссылки заменятся значением ошибки #ССЫЛКА, а результат вычислений не будет отображаться. После удаления содержимого влияющей ячейки ее значение при вычислениях будет считаться равным 0.

Ссылка на ячейку из другой рабочей книги (внешняя ссылка) создается аналогичным образом.

Вопросы для самопроверки

  1.  Назначение табличного процессора.
  2.  Опишите структуру типового интерфейса электронной таблицы.
  3.  Перечислите и поясните основные типы данных, которые могут быть введены в ячейки электронной таблицы.
  4.  Поясните основные режимы работы электронной таблицы.
  5.  Перечислите и поясните форматы представления числовых и символьных данных в ячейках электронной таблицы.
  6.  Что такое формула в электронной таблице. Приведите примеры.
  7.  Что такое функция в электронной таблице и её типы. Приведите примеры.
  8.  Поясните очередность выполнения операций в арифметических формулах.
  9.  Как указывается блок (диапазон) ячеек при выполнении какой-либо команды?
  10.  Поясните, для чего используются абсолютные и относительные адреса ячеек.
  11.  В чем смысл правил автоматической настройки формул при выполнении операции копирования и перемещения? Приведите примеры.

1 Команда Вид | Колонтитулы также открывает диалоговое окно Параметры страницы с активной вкладкой Колонтитулы.

21

PAGE  27

Активная ячейка

Точка вставки

Кнопка вызова справки

Уменьшить разрядность

Увеличить разрядность

Процентный формат

Рис. 9.9. Панель инструментов Граница

Строка состояния

Поле автовычисления

Ярлыки листов

Панель инструментов Стандартная

Строка формул

Панель задач

Кнопка Отмена

Кнопка Ввод

Строка формул

Сделайте ячейку шире, чтобы увидеть введённое число

Текст, урезанный из-за наличия информации

в соседней ячейке

Текст, перекрывающий пустые ячейки

Формат рисунка

Рисунок

Имя листа

Имя книги

Путь к файлу

Время

Дата

Количество страниц

Номер текущей страницы

Шрифт

Рис. 8.5. Пример примечания

Формат с разделителями

Выберите страну,

чтобы получить

список используемых

в этой стране

форматов

Рис. 9.4. Пример автозаполнения

Рис. 9.3. Процесс автозаполнения ряда чисел

Укажите формат строки поиска

и строки замещения

Укажите, будет ли поиск осуществляться во всей книге или только на текущем листе

Денежный формат

По правому  краю

По левому краю

По центру

Объединить и

поместить в центре

– 90 градусов

– 45 градусов

45 градусов

90 градусов

Вертикальный текст

Стирание границы

Выбор цвета линии

Выбор типа линии

Выбор между рисованием границы рисунка или сетки по границе рисунка

Вид формулы

Результат формулы

Контекстное меню функции автовычисления

Функция автовычисления

Строка состояния


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

34714. Валовой внутренний продукт. Методы исчисления ВВП 17.16 KB
  Методы исчисления ВВП. Чтобы ответить на вопрос как идут дела в экономике страны ежегодно вычисляется показатель валового внутреннего продукта ВВП. Прежде чем сформулировать понятие ВВП определим что такое конечный продукт. Валовой внутренний продукт ВВП – это общая стоимость или сумма рыночных цен всех конечных товаров и услуг произведенных в данной стране в течение года.
34715. Валовой национальный продукт. Чистый национальный продукт и национальный доход 14.63 KB
  Однако существует еще один показатель – валовой национальный продукт ВНП. Выясним что представляет собой ВНП и чем он отличается от ВВП. Когда мы будем исчислять ВНП России то наоборот включим в общую сумму доходы созданные за пределами России. долларов созданы иностранным капиталом на территории нашей страны а значит включаются в ВВП России а в ВНП – нет.
34716. Государственный бюджет. Номинальный и реальный валовой внутренний продукт 17.59 KB
  Валовой внутренний продукт ВВП – это общая стоимость или сумма рыночных цен всех конечных товаров и услуг произведенных в данной стране в течение года. Показатель номинального ВВП зависит и от количества производимых в стране товаров и услуг и от уровня цен на них. Следовательно если ВВП произведенный в разные годы выражать в ценах того года в который он производился то в одном году его объем будет выражен в одних ценах в другом году – в других. Поэтому номинальный ВВП не может служить для оценки роста или сокращения реального...
34717. Теория Маслоу. Виды благ. Факторы производства. Безграничность потребностей и ограниченность ресурсов 32.36 KB
  Он выделял пять групп потребностей: физиологические потребности в пище воде одежде жилье отдыхе воспроизведении рода; потребности в безопасности защита от преступников и внешних врагов защита от нищеты и помощь при болезнях комфорт постоянство условий жизни; социальные потребности в любви дружбе общении с людьми; потребности в уважении со стороны других людей и самоуважении достижение успеха служебный рост; потребности в самореализации реализация своих целей способностей развитие собственной личности. По...
34718. История развития метрологии в России 23.6 KB
  Метрология в древнем мире и в средние векаПотребность в измерениях возникла в незапамятные времена.Многие меры имели антропометрическое происхождение или были связаны с конкретной трудовой деятельностью человека.Древнее происхождение имеют и естественные меры. Первыми из них получившими повсеместное распространение стали меры времени.
34719. Античная система мер и весов 20.09 KB
  Первоначально видимо возникли меры длины. Меры длины палец 185 см 1 12 целого 246 см ладонь 739 см ступня 2962 см локоть 463 см двойной шаг 148 м день пути 28 725 м Меры площади югер 25233 м 10 000 квадратных футов 876 м арура 50 квадратных футов 438 м Меры объёма Котила античная единица измерения ёмкости равная 0275 литра. Хус античная единица измерения ёмкости равная 324 литра Меры объёма сыпучих тел медимн четверик 525 л модий четверик 874 л Меры объёма жидких тел метрет...
34720. Основные особенности развития системы мер в средневековой Западной Европе 19.29 KB
  Характерной чертой ее было понятие целого s базовой единицы измерения. Такой принцип унифицировал способы измерения облегчал установление соответствий между линейными квадратными и кубическими мерами. Для измерения больших земельных массивов применялись такие меры как центурии 200 югеров 50377 га и сальтус 4 центурии или 2015 га. Меры измерения объема жидких и сыпучих тел исчислялись несколько поиному.
34721. Меры веса и объема Древнерусского государства 15.12 KB
  Меры веса были очень разнообразны т. Равнялся 10 пудам1638 кг Пуд был наиболее ходовой мерой и равнялся 1638 кг Гривна употреблялась и как мера веса и как денежная единицаслиток серебра весом 400г Гривна весоваяпримерно 40 г серебра Меры объёма: основная мера объёма жидкостей была ведро= 1 40 бочки=10 кружек. Бочка как мера жидкостей применялась в основном в процессе торговли с иностранцами которым запрещалось вести розничную торговлю вином на малые меры.
34722. Измерение длины, расстояния и площади Древнерусского государства 15.32 KB
  существовало 3 вида сажени: Простаярасстояние по прямой между большими пальцами вытянутых в стороны рук=152см Маховаярасстояние по прямой между средними пальцами вытянутых в стороны рук=176см Косаярасстояние от ступни до конца пальцев противоположной руки вытянутой по диагонали. Следующей мерой длины был локотьрасстояние по прямой от локтевого сгиба до конца вытянутого среднего пальца4751см или одна треть сажени.это расстояние между концами вытянутых пальцев по прямой 1 8 сажени. Пядь малая 1819смрасстояние между большим пальцем и...