77924

Обмен данными между приложениями MS Office

Лекция

Информатика, кибернетика и программирование

Общие принципы установки связей между документами. Связывание таблицы Excel и документа Word. При использовании статического копирования или статического перемещения данные становятся составной частью документа в приложении приёмнике. Этот тип копирования или перемещения обычно используется при работе с одним документом или несколькими документами одного приложения.

Русский

2015-02-05

318.5 KB

22 чел.

Модуль 4.

ПРИКЛАДНЫЕ ПРОГРАММНЫЕ ПРОДУКТЫ

Лекция 6. Обмен данными между приложениями MS Office

Содержание лекции

[1] Лекция 6. Обмен данными между приложениями MS Office

[2] Содержание лекции

[2.1] Различные способы обмена данными

[2.2] Копирование и перемещение данных

[2.3] Связывание и внедрение данных

[2.3.1] Общие принципы установки связей между документами

[2.3.2] Связывание документов Word

[2.3.3] Связывание таблицы Excel  и документа Word

[2.3.4] Внедрение данных

[2.3.5] Пример внедрения данных

Сфера применения вычислительной техники необычайно широка, и круг задач, которые решаются с помощью современных компьютеров, невозможно охватить одной, даже самой мощной программой. Поэтому при решении сложных задач приходится работать с несколькими приложениями. При этом  неизбежно возникает проблема обмена данными.

Приложения Office  поддерживают несколько способов обмена данными. Материалы данного обзора помогут вам выбрать наиболее подходящий в каждом конкретном случае способ обмена данными. Приложения, между которыми происходит обмен данными, будем называть приложением-приёмником и приложением-источником. Можно также употреблять термины файл-источник и файл-приёмник или документ-источник и  документ-приёмник.

Различные способы обмена данными 

Самый простой способ объединения в одном документе данных из других программ – использование команд копирования и перемещения меню Правка, которые имеются во всех приложениях Office. Такой способ обмена данными происходит статически.

При использовании статического копирования или статического перемещения данные становятся составной частью документа в приложении-приёмнике. С приложением-источником они уже не связаны. Этот тип копирования или перемещения обычно используется при работе с одним документом или несколькими документами одного приложения. При копировании и перемещении данных из одного приложения в другое не всегда имеется возможность их редактирования в приложении-приёмнике. Если данные были конвертированы в формат, который поддерживает приложение-приёмник, редактирование возможно. Например, можно редактировать текст, скопированный из книги Excel и вставленный в документ Word. Если данные не могут быть конвертированы в формат, доступный приложению-приёмнику, редактированию они не подлежат, хотя их можно вывести на печать или просмотреть на экране. Так, например, происходит при копировании растрового изображения из графической программы в документ Word.

Для обмена данными между программами Office можно также воспользоваться технологией связывания и внедрения объекта, называемой OLE (Object Linking and Embedding). OLE позволяет вставлять данные, созданные в одной программе, в файлы другой программы. Например, можно вставить рабочий лист Excel в документ Word.

В зависимости от наличия связи между исходным и конечным файлами, вставленные объекты могут быть связанными или внедрёнными. В первом случае данные хранятся в файле-источнике, а файл-приёмник содержит лишь сведения о местонахождении исходного файла. Внедрённый объект становится частью файла-приёмника и не зависит от изменений файла-источника.

Хотя редактирование связанного и внедрённого объекта осуществляется в исходной программе (приложении-источнике), связанный объект изменяется только при изменении файла-источника. Изменение же внедрённого объекта никак не отражается на файле-источнике.

Выбор способа вставки объекта зависит от конкретной ситуации. Связывание объектов обеспечивает своевременное обновление и синхронизацию данных. Внедрение объекта не требует наличия исходного файла, но приводит к увеличению размера документа.

Копирование и перемещение данных

Чтобы скопировать или переместить данные из одного приложения Office в другое, выполните следующие действия:

  1.  Выделите данные в приложении-источнике и выберите команду Правка | Копировать или  Правка | Вырезать.
  2.  Активизируйте приложение-приёмник и установите курсор в предполагаемом месте вставки.
  3.  В строке меню приложения-приёмника выберите команду Специальная вставка. В результате откроется диалоговое окно Специальная вставка (рис. 12.1).
  4.  В диалоговом окне Специальная вставка установите переключатель в положение Вставить и в списке Как выберите требуемый формат. Можно выбрать любой формат за исключением того, что содержит слово объект. Дело в том, что выбор объектного формата повлечёт не статическое копирование, а внедрение.
  5.  Нажмите кнопку ОК для вставки данных и закрытия диалогового окна.

Вместо действий, описанных в пунктах 3 – 5, можно выбрать команду Правка | Вставить или нажать комбинацию клавиш Ctrl + V. При этом будут вставлены данные в формате, принятом  по умолчанию и, как правило, в приложении-приёмнике будет отображена кнопка Параметры вставки. Нажмите эту кнопку и выберите любой из первых трёх пунктов меню, чтобы выполнить статическое копирование.

Связывание и внедрение данных

Общие принципы установки связей между документами

Для передачи и последующего связывания данных можно использовать как документ в целом, так и его часть. Чтобы передать и связать данные из части документа, выполните следующие действия:

  1.  Выделите данные в документе-источнике и выберите команду     Правка | Копировать.
  2.  Перейдите в документ-приёмник и установите курсор в том месте, куда нужно вставить копируемый объект. В строке меню приложения-приёмника выберите команду Правка | Специальная вставка.
  3.  В диалоговом окне Специальная вставка  установите переключатель Связать и выберите подходящий формат данных в списке Как (рис. 11.1). Нажмите кнопку ОК.

Рис. 11.1. Диалоговое окно Специальная вставка

Состав списка форматов Как зависит от типа приложения-источника и вида данных. В разделе Результат диалогового окна появляется описание формата после его выбора в списке Как. Для большинства способов обмена данными существуют четыре основных формата:

  •  Объект. При выборе такого формата чтобы запустить приложение-источник и получить возможность обрабатывать с его помощью объект, достаточно выполнить двойной щелчок на объекте или его пиктограмме (если была установлена опция изображать в виде значка). После завершения работы с приложением-источником объект в приложении-приемнике обновляется.
  •  Текст в формате RTF. При выборе этого формата текст будет вставлен в документ-приемник со значительной частью элементов форматирования, принятых в документе-источнике.
  •  Неформатированный текст. При использовании этого формата внедряемый объект теряет форматирование документа-источника и приобретает  признаки форматирования документа-приемника.
  •  Рисунок. При выборе этого формата внедряемый объект становится рисунком независимо от того, был ли он рисунком или текстом в исходном документе. Это означает, что его можно будет перемещать и масштабировать как единое целое.

Для связывания целого документа выполните следующие действия:

  1.  В документе-приёмнике установите курсор в место предполагаемой вставки данных.
  2.  В строке меню приложения-приёмника выберите команду Вставка | Объект. В диалоговом окне Вставка объекта раскройте вкладку Создание из файла.
  3.  Установите флажок Связать с файлом и в поле Имя файла введите имя файла документа-источника или найдите этот файл с помощью кнопки Обзор.
  4.  Нажмите кнопку ОК.

Связывание документов Word 

Для связи двух документов Word можно воспользоваться командой Правка | Специальная вставка  или командой Вставка | Файл. В тех случаях, когда нужно вставить часть документа, следует пользоваться командой Специальная вставка.

Поскольку текст в различных документах может быть отформатирован по-разному, для того, чтобы связываемый текст был вставлен в формате документа-приёмника в поле списка Как диалогового окна Специальная вставка необходимо выбрать опцию Неформатированный текст. Для того чтобы сохранить элементы форматирования документа-источника необходимо вставлять его как  Текст в формате RTF.

Когда курсор находится внутри связываемой области документа-приемника, вся область выделяется серым цветом. Хотя связанный текст можно редактировать в документе-приёмнике, внесенные во время редактирования изменения будут утеряны при обновлении связи. Серый фон напоминает о том, что выделенную часть редактировать не следует.

Если область связи не подсвечена, выберите команду Сервис | Параметры и на вкладке  Вид в раскрывающемся списке Затенение полей выберите опцию При выделении или Всегда. Для того чтобы  увидеть в документе-приёмнике имена файлов, с которыми связаны вставленные элементы, вкладке Вид активизируйте флажок Коды полей. При этом в документе  будет отображаться не вставленная информация, а указания на связь с файлами-источниками.

Информация о наличии и характере связей отображается в диалоговом окне Связи (команда Правка | Связи), показанном на рис. 11.2.

Рис. 11.2. Диалоговое окно Связи

Обновление связей может происходить автоматически, если выбрана соответствующая кнопка. При установке опции По запросу обновление происходит при открытии или распечатке файла документа-приёмника, при нажатии клавиши обновления полей F9.

Связывание таблицы Excel  и документа Word

Процедура связывания таблицы Excel  и документа Word  не отличается от связывания двух документов Word , рассмотренного выше.

Наиболее важный момент при связывании таблицы с документом заключается в выборе формата.

При выборе формата Объект таблица будет вставлена как объект приложения Excel и может быть редактирована в Excel после двойного щелчка мышью по этому объекту.

Для того чтобы вставить таблицу в виде таблицы, а не как обычный текст, следует выбрать формат Текст в формате RTF. При этом обычно приходится отредактировать ширину столбцов и высоту строк, чтобы таблица выглядела аккуратно.

Если выбрать формат Неформатированный текст, таблица будет вставлена не в виде таблицы, а в виде обычного текста, причем данные различных ячеек будут разделены знаками табуляции.

При выборе форматов Рисунок и Точечный рисунок таблица вставляется как рисунок и будет редактироваться средствами Excel при двойном щелчке мышью по рисунку. При связывании диаграммы Excel с документом Word следует всегда выбирать формат Рисунок.

Вообще приложение Word хорошо «подготовлено» к интеграции Excel-таблицы в документ в качестве объекта. В стандартной панели инструментов Word имеется кнопка Добавить таблицу Excel , которая служит для вставки таблицы Excel в качестве объекта в документ Word. После щелчка на этой кнопке и выбора размера таблицы в документ будет вставлена пустая таблица.

Внедрение данных

При внедрении объектов все действия выполняются аналогично связыванию, только в диалоговом окне Специальная вставка активизируется опция Вставить вместо Связать, а в списке Как нужно выбрать любой из форматов, содержащий слово «объект». Для внедрения документа в целом в диалоговом окне Вставка объекта нужно снять флажок Связь с файлом.

При внедрении документа связь с исходной информацией отсутствует, однако сохраняется возможность редактирования внедренного документа инструментами и средствами приложения-источника. При редактировании с использованием этой технологии меню и панель инструментов приложения-приёмника заменяются на меню и инструменты приложения-источника. Но при этом пользователь остается в исходном документе и видит окружающий текст или данные. Для такого способа внедрения существует специальный термин – редактирование на месте (in-place-editing). Пример такого редактирования нам уже встречался при работе с редактором формул Microsoft Equation 3.0.

Пример внедрения данных

Внедрение таблицы Excel в слайд PowerPoint:

  1.  Выделите таблицу в документе Excel.
  2.  Выберите меню Правка | Специальная вставка.

  1.  Выберите переключатель Вставить.

Рис. Вид слайда MS PowerPoint с внедренной таблицей Excel

Вопросы для самопроверки

  1.  Объясните назначение буфера обмена.
  2.  Чем обмен данными через буфер обмена отличается от обмена данными перетаскиванием мышью?
  3.  Перечислите способы связывания документов World и Excel.
  4.  Чем отличается связанный объект от внедренного. Приведите примеры.
  5.  Как редактировать связанный и внедренный объект?
  6.  Будет ли при редактировании внедренного объекта изменяться содержимое исходного документа?
  7.  Будет ли при редактировании связанного объекта изменяться содержимое исходного документа?

7

PAGE  8

Рис. 10.6. Пример использования текстовых функций


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

54445. О рідна мовонько, о мово! В тобі від Бога кожне слово 115.5 KB
  Вчити учнів застосовувати набуті знання на практиці; Розвивати командний дух швидкість реакції прагнення перемоги вміння працювати в команді толерантне ставлення до думок інших Виховувати любов до рідної мови гордість за свою Батьківщину прагнення до самовдосконалення ХІД ЗАХОДУ Слово учителя Моя прекрасна українська мово Найкраща пісня в...
54446. Мова, наша мова ― пісня стоголоса! 1.51 MB
  Приспів: Калинова соловїна Вишиванками рясна Наша рідна Україна Розцвіте немов весна У нас на всіх одна надія Одна і радість і біда Ми землю мудрістю засієм Розквітне мова золота. Ви самі побачите яка чудова наша українська мова Багато тисяч літ тому жила в Україні прекрасна дівчина. А називалася ця красуня УКРАЇНСЬКА МОВА.
54447. Розквітай же, рідна українська мово! 183 KB
  А мова українська мов причастя Теплом своїм торкається грудей. ВЕДУЧА Мова це той інструмент який єднає націю народ в єдине ціле. ВЕДУЧИЙ Найбільше і найдорожче добро в кожного народу це його мова ота багата скарбниця в яку народ складає і своє давнє життя і свої сподіванки розум досвід почування писав Панас Мирний. Кожна мова неповторна.
54448. Гра-подорож у царство рідної мови 156 KB
  Українська мова Вчитель. Ця мова наче пташка свiтанкова IЦо гордо лине в свiй стрiмкий політ. Велична щедра і прекрасна мова Прозора й чиста як гірська вода. Це Українська мова барвінкова Така багата й вiчно молода.
54449. Journée Européenne des langues 494.5 KB
  Sensibiliser le public à limportance de lapprentissage des langues et de la diversification des diverses langues apprises afin de favoriser le plurilinguisme et la compréhension interculturelle; Promouvoir la riche diversité culturelle et linguistique de l'Europe, qui doit être maintenue et cultivée;
54450. Лунай, прекрасна наша мово! 582 KB
  Тип уроку: урок-свято Обладнання: вислови про мову фонограми пісень рушники верба речі з українського побуту тин штучна зелень квіти українські костюми збірки віршів українських письменників словники. На дошці та партах вислови про мову рушники квіти. Сьогодні ми зібрались щоб сказати теплі та ніжні слова про нашу рідну українську мову торкнутися сторінок її минулого сучасного...
54451. Виховання пошани й любові до рідної мови 73.5 KB
  Мирний У процесі вивчення української мови учнями початкових класів найважливіше місце посідає процес формування пошани й любові до рідного слова. Глибоке вивчення української мови можливе тільки тодіколи учень усвідомлює її як найдорожчий скарб в якому втілені національна самосвідомість характер історія народу. Так що сам педагог не повинен бути байдужий до мови або запобігливо уникати українського слова у вільному спілкуванні.
54452. Настроювання часових параметрів аудіо- та відеоряду. Додавання до відеокліпу відеоефектів та настроювання переходів між його фрагментами 190.5 KB
  Мета уроку: Навчальна: сформувати теоретичні знання про основні поняття мультимедійних даних принципи настроювання у часі відеокліпів. Тип уроку: комбінований Обладнання: Прилади – відеокамера цифрова фотоапарат цифровий програмне забезпечення навчальні диски мультимедійний проектор мультимедійні навушники динаміки мікрофон електронні засоби: флешка. Таблиці– Інтерфейс програми Movie Mker†Область монтажу†До уроку виготовлено: тематичні папки тема план урокупро що учні повинні дізнатися опорні конспекти;...
54453. ЗАГАЛЬНИЙ НЕДОРОЗВИТОК МОВЛЕННЯ 79 KB
  Проте не у всіх випадках ці процеси проходять благополучно: у деяких дітей навіть при нормальному слуху та інтелекті різко затримується формування кожного із компонентів мови: фонетики лексики граматики. У всіх дітей із ЗНМ завжди спостерігається порушення звуковимови недорозвиток фонематичного слуху помітне відставання в формуванні словникового запасу і граматичної будови. У дітей із нормальним інтелектом на відміну від дітей олігофренів пасивний словник значно перевищує активний. Характерним для дітей цього рівня є використання...