78034

Укрощение «фабрики бумаг»

Реферат

Архивоведение и делопроизводство

Первый вопрос решается на стадии предпроектного исследования когда определяются численные характеристики потоков документов реально существующих в организации. Измерение документооборота Параметры описывающие документооборот в организации можно разделить на три основных класса: объем документооборота...

Русский

2015-02-06

59 KB

0 чел.

5

«Наука начинается там, где начинают измерять». Эта известная фраза Д.И.Менделеева вполне уместна и по отношению к процессам внедрения корпоративных ИС. Сегодня уже недостаточно просто работающей системы. На первый план выходят вопросы экономической эффективности решений, оптимизации самого процесса внедрения, а в последнее время – и построения корпоративной культуры организации.

Укрощение «фабрики бумаг»

Для большинства организаций основным видом деятельности является производство каких-либо товаров или услуг. При этом объемы технологического документооборота, как правило, существенно превышают объемы документооборота управленческого.

Технологический документооборот обычно поддерживается системой, которая применяется для автоматизации соответствующего бизнес-процесса. Например, система складского учета позволяет работать с накладными и заказами, система бухгалтерского учета – с платежными поручениями, счетами-фактурами и т. д.

Организации иного типа, для которых основной областью деятельности является непосредственно сам процесс управления – органы государственной власти или управляющие компании холдингов.

Для них система электронного документооборота (СЭД) – не только определенное ПО, но в первую очередь –  методология, сбалансированный подход, позволяющий решить проблемы, связанные с неэффективностью обмена информацией и управления документами. С ростом масштабов решаемых задач и объемом обрабатываемых документов в организации, как правило, увеличивается численность персонала и события разворачиваются следующим образом.

1. Руководство теряет целостную картину происходящего.

2. Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность.

Как результат, появляются следующие проблемы, влияющие на работу всей организации:

  •  недостаточный обмен информацией между подразделениями;
  •  многократный ввод одних и тех же данных;
  •  проблемы с контролем исполнения поручений;
  •  проблемы с поиском и структурированием информации;
  •  информация хранится у ключевых сотрудников и теряется при их уходе.

3. Падает производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.

4. Приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников.

В итоге дальнейшее существование и расширение учреждения происходит чисто экстенсивным путем, за счет увеличения дефицита бюджета. В условиях рыночной экономики по вполне понятным экономическим причинам руководитель организации не может позволить подобную организацию труда своих сотрудников и рано или поздно оказывается перед необходимостью использовать систему электронного документооборота. Два главных вопроса, которые он должен при этом выяснить – систему какого типа и мощности он должен использовать и в чем конкретно будет выражаться эффективность выбранного решения. Первый вопрос решается на стадии предпроектного исследования, когда определяются численные характеристики потоков документов, реально существующих в организации. Второй окончательно выяснится только после некоторого времени эксплуатации системы. Однако сегодня накоплен уже достаточно большой опыт внедрения СЭД и, как правило, можно заранее указать направления, в которых ее наличие будет приносить наибольшую пользу.

Измерение документооборота

Параметры, описывающие документооборот в организации, можно разделить на три основных класса: объем документооборота, скорость движения документов и стоимость выполнения типовых операций с документами.

Объем документооборота

Потоки входящих и исходящих документов. Характеризуют уровень обмена информацией с другими организациями. Если объем таких документов составляет десятки и сотни в день, то могут возникать проблемы с их регистрацией и обработкой.

Объем внутреннего документооборота – число приказов, распоряжений, служебных записок, заявлений и т.д, создающихся в организации или отдельных подразделениях в течение года.

Равномерность потока документов. Как правило, имеют место сезонные колебания объема документов, а также время пиковой нагрузки. Помимо сезонных колебаний объемы документооборота могут быть связаны с ростом или сокращением организации, повышением или спадом деловой активности и другими подобными причинами.

Объемы документооборота в разрезе структурных подразделений. Как правило, это распределение носит нелинейный характер, и 80% всего документооборота приходится на долю 20% структурных подразделений.

Объемы документооборота в разрезе видов документов. Эта информация полезна для расчета экономической эффективности внедряемой СЭД, поскольку позволяет уточнить затраты на обработку потока документов определенного типа.

Доля контрольных документов. Определяется как отношение числа документов, ставящихся на контроль в течение года, к общему числу документов. Эта доля обычно составляет от 10 до 40%. В государственных организациях документ, поставленный на контроль, считается важным. Для коммерческих организаций критерии важности могут быть иными, например, «цена вопроса», которому посвящен тот или иной документ.

Интересно построить распределение контрольных документов в разрезе структурных подразделений и сопоставить его с распределением всего потока документов по структуре организации. В этом случае можно наглядно увидеть, чем подразделения отличаются друг от друга с точки зрения важности и объемов документооборота.

Средний объем документов чаще всего измеряют в страницах или листах машинописного текста. Для документов, передающихся электронной почтой, объем измеряется в килобайтах. Принято считать, что объем одной страницы машинописного текста примерно равен 2 КБ. Для управленческого документооборота средний объем одного документа чаще всего составляет от трех до восьми страниц. Этот показатель при необходимости рассматривают в разрезе отдельных видов документов: входящих, исходящих, внутренних и т.п.

Среднее число копий. Разброс этого показателя весьма значителен в различных организациях. Если во времена печатных машинок среднее число копий равнялось 5-6 экземплярам (одной закладке), то с распространением копировальной техники количество копий, по оценке компании «Xerox», возросло более чем втрое – в среднем до 18 экземпляров.

Скорость движения документов

Время регистрации одного документа. Обычно на это требуется несколько минут, если на предприятии не выполняется многократная перерегистрация одного и того же документа, например, в подразделениях.

Время передачи документа на исполнение. В зависимости от масштабов организации на пути документа могут встречаться подготовка проекта резолюции, ожидание завершения рассмотрения документа руководителем, возврат документа в канцелярию при неверной маршрутизации, смена исполнителя и прочие операции. Как правило, даже при хорошо отлаженной технологии работы с бумажными документами среднее время передачи документа на исполнение занимает не менее одного дня.

Время пересылки документа между структурными подразделениями. Чем больше организация, тем больше значение данного показателя, которое в некоторых случаях достигает нескольких дней.

Время поиска документа по известным атрибутам. И в случае работы по «бумажной» технологии, и для электронных документов оно напрямую зависит от организации хранения и индексирования (например, каталожных карточек) или поисковой системы.

Время поиска документа с неизвестными атрибутами. Поиск бумажного документа может занять и несколько дней. В этом случае эффект от применения СЭД, особенно со средствами полнотекстового поиска, становится особенно заметным.

Время подготовки и согласования типовых документов. К типовым документам относятся проекты приказов, договоров, протоколы совещаний, планы работы и т.д.

Желательно также рассматривать маршруты согласования и указывать среднее время согласования в пересчете на одного визирующего. Этот параметр косвенно характеризует корпоративную культуру организации – уровень бюрократизма и способность (или неспособность) быстро реагировать на изменения внешней среды.

Время подготовки типовых отчетов. Если работа ведется по бумажной технологии, то эта работа может «съедать» до 30-40% времени занятых в этом процессе сотрудников.

Стоимость выполнения типовых операций над документами

Эти показатели зависят как от количества документов, так и от времени их обработки.

Стоимость рабочего времени сотрудников состоит из средств оплаты их труда, аренды производственных помещений, налоговых выплат и т.д., составляя значительную долю в расходном бюджете организации.

Стоимость ресурсов, необходимых для выполнения той или иной операции с документами. К таким ресурсам относятся бумага, расходные материалы, принтеры, копирвальные аппараты и т.п. К стоимости ресурсов добавляются затраты, связанные с оплатой содержания архивных помещений, амортизационные отчисления и пр.

Экономическая эффективность СЭД

В общей постановке эффективность какого-либо решения может быть определена как результат, отнесенный к затратам на его достижение. Таким образом, можно выделить несколько факторов экономической эффективности использования СЭД.

1. Сокращение затрат на бумажные документы и расходные материалы.

Работа хотя бы с частью документов в электронном виде позволяет существенно сократить затраты организации на бумагу, расходные материалы, на приобретение и обновление копировально-множительного оборудования, сократить затраты на содержание архивов бумажных документов.

Однако на практике этот фактор оказывается наименее значимым, поскольку удельный вес затрат на бумажный документооборот в общем спектре затрат организации относительно невелик.

Эффект от перехода на электронный документооборот за счет сокращения затрат такого рода может быть весьма ощутимым только в достаточно крупных организациях, в которых ежедневное потребление бумаги составляет сотни килограммов. Как правило, этот фактор начинает работать тогда, когда доля электронных документов переваливает за 50%. Если же внедрение информационной системы проведено не полностью или не на должном уровне, стоимость расходных материалов может даже возрасти.

2. Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников.

Этот фактор является более значимым. Вообще говоря, всю работу сотрудников с документами можно разделить на две части:

1. Творческая, производительная часть работы. К ней относятся действия, связанные с подготовкой содержания новых документов, рассмотрение вопросов «по существу», обсуждения с коллегами, поиск и анализ информации, подготовка и принятие управленческих решений и многое другие.

2. Рутинная, непроизводительная часть работы. Без таких операций также обойтись невозможно. Поиск потерявшихся документов, ожидания в приемных, неоднократные повторные согласования, огромная масса ненужных документов, проблемы, вызванные слабой координацией с деятельностью смежных подразделений, многократный ввод и дублирование информации – эти и многие другие симптомы неэффективного управления известны достаточно хорошо.

По разным оценкам, сотрудники  организации тратят на непродуктивные рутинные операции, связанные с документом – поиск, маршрутизацию, согласование, перемещение с места на место – до 30% своего рабочего времени. Затем, исходя из средней зарплаты, рассчитывается фонд зарплаты предприятия за месяц – из этого и складывается та сумма, которую организация тратит на то, чтобы люди работали с документами. Внедрение СЭД позволяет сократить эти затраты в 2-4 раза.

Конечно, само по себе высвобождение резервов рабочего времени сотрудников не означает, что за этим в организации должно автоматически последовать сокращение штатов. Гораздо более привлекателен другой вариант, при котором силами тех же сотрудников будет выполняться существенно больший объем работ.

Кроме того, в новых условиях меняется характер трудовой деятельности служащих, работающих с документами. Уменьшается объем рутинной, неинтересной составляющей работы и открываются возможности творческого подхода и проявления  инициативы.

Два рассмотренных фактора способствуют повышению эффективности деятельности организации прежде всего за счет сокращения различного рода затрат. Они позволяют организации высвободить значительные ресурсы и направить их туда, где они принесут максимальную отдачу.

Однако гораздо более существенное влияние на деятельность организации оказывает такой фактор, как увеличение скорости распространения информации. Этот показатель прямо влияет на экономические результаты достигаемые организацией в процессе своей деятельности.

3. Ускорение информационных потоков.

В крупных организациях с огромным объемом документооборота даже небольшие задержки в перемещении документов, умноженные на плотность их потока, очень существенны. Оказывается, что даже небольшое увеличение скорости распространения информации дает весьма ощутимый результат.

С помощью СЭД можно уменьшить время передачи документов практически до нуля.  За счет применения типовых шаблонов значительно сокращается и время подготовки документов. Доступ к необходимой информации и/или ее поиск также становятся более быстрыми и простыми. Поскольку процедуры перемещения и обработки документов в СЭД хорошо формализованы, то уменьшается также время, необходимое для осмысления полученного документа и принятия определенного решения.

Анализируя временные характеристики, можно еще до внедрения СЭД ориентировочно определить, насколько значителен будет ее экономический эффект. Наибольшим он, как правило, становится для крупных предприятий и организаций, которые имеют многочисленные  территориально удаленные подразделения и основной вклад в среднюю скорость распространения информации вносят задержки перемещения документов между ними.

Изменение корпоративной культуры

Термин «корпоративная культура» уже прочно закрепился и широко применяется в бизнесе, а в последнее время – и в государственных организациях. Все больше компаний уделяют значительное внимание формированию определенного  стиля поведения, общения и взаимодействия сотрудников как внутри организации, так и за ее пределами. При переходе на работу с документами с помощью СЭД в корпоративной культуре организации, как правило, происходит целый ряд изменений.

Внедрение СЭД приводит к созданию более эффективных деловых коммуникаций между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений. Сотрудники получают возможности для обмена опытом, происходит постепенное накопление «лучшей практики», т.е. формируется база успешно выполненных заданий, что, в свою очередь, помогает избежать дублирования работ и ресурсов, а также уменьшает количество ошибок. Компания, использующая СЭД, также всегда более привлекательна для внешних инвесторов.

Работа в единой системе прививает навыки эффективной командной работы, стимулирует нацеленность на результат. Сокращение доли рутинных операций способствует раскрытию творческого потенциала каждого человека, что наилучшим образом отражается на результатах деятельности организации. Кроме этого, обеспечивается лучшая управляемость – можно планировать и контролировать исполнение планов и быстрее реагировать на изменения внешней среды.

Многие факторы достаточно сложно прямо оценить в цифрах, но в итоге они могут дать весомый вклад в общие результаты работы организации. Вместе с тем хорошо известно, что возрастание удельной доли электронного документооборота не происходит мгновенно. На осуществление любых изменений требуется время. К тому же и функциональные возможности СЭД могут задействоваться в процессе внедрения в разной степени. Потому и реальный эффект от перечисленных выше факторов проявляется по-разному и не одинаков даже в организациях близкого типа и масштаба.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

45587. Эволюция системы СМИ СССР в 1950-1990-х гг 46.5 KB
  В ней регул печ обзорыпечати они были одной из форм парт руква прессой. Критич статьи и обзорыпечати обязательно перепеч изданиями кот критиковались с признаниемправильности высказанных замечаний. Причины: необх усиления идейного содержания печати и повышенияее роли в полит.импульсдля развития печати.
45588. Общее понимание коммуникации. Фундаментальные вопросы о сущности коммуникации 33.5 KB
  Коммуникация: Коммуникация – взаимодействие между людьми посредством знаков размещённых в презентационных репрезантационных технических средствах распространяемых по определённым каналам в соответствии с выбранным кодом. Коммуникация для нас – взаимодейсвие субъект-субъектного типа. Коммуникация будет таковой при условии что информации имеет смысл для обоих субъектов=субстанция информационной природы.
45589. Виды и типы социальных коммуникаций: методологические подходы и основные классификации 42 KB
  Социальная коммуникация – это процесс в котором участвуют как минимум 2 социальных субъекта причём наличествует как факт передачи так и факт приёма информации причём со стороны источника передача осуществляется интенционно намеренно вербально невербально а со стороны получателя происходит приём этой информации как в осозновании так и вне осозновании.Неполноценная вырожденная ком.Мин колво участников – 2 – полноценная социальная комм.
45590. Информационно-процессный подход к коммуникациям 28.5 KB
  Математическая модель коммуникации Шэннона и Вивера – точный количественный анализ процесса передачи информации возможность измерять качество перемещения передачи информации от источника к получателю и определять факторы которые могли повлиять на характеристики коммуникации.Ньюкомба рассматривает отношения между участниками и объектом коммуникации и описывает влияние этих отношений на характер и результат коммуникативного взаимодействия. Главная задача – обеспечение взаимодействующих субъектов одновременной ориентацией относительно предмета...
45591. Семиотический подход к коммуникациям 47.5 KB
  Выделяет понятие знака. Сформирован под воздейст.семиотики (научн.дисциплина, изуч.природу, виды и ф-ции знаков, зн.системы, зн.деят-сть чел.с целью построения общей теории знаков. Знак определся как чувственно-воспринимаемое явление (изображение, письмо,звук), которое представ.или замещает в соц.-комм.процессах др.явление или св-во или отношение (знак-заместитель)
45592. Информационно-коммуникативное общество: сущность, подходы, основные характеристики 33 KB
  Происходящая в современном мире глобальная трансформацияиндустриального общества в информационнокоммуникативное обществосопровождается не только проникновением коммуникации во все сферыжизнедеятельности общества возникновением и развитием качественно нового типакоммуникативных структур и процессов но и глубоким переосмыслениемкоммуникативной природы социальной реальности. Сегодня представления Никласа Лумана о коммуникации как о сущностнойхарактеристике самого общества его утверждения о том что человеческиеотношения да и сама...
45593. Норма современного русского литературного языка. Словари современного русского языка 52.5 KB
  Словари современного русского языка. Литературный язык – форма общенародного языка понимаемая говорящими как образцовая. Возникает как необходимость существования единого общеупотребительного общераспространенного языка на территории единого государства.
45594. Научный стиль 39.5 KB
  Образные средства используются не для создания образности выразительности образа а для разъяснения авторской идеи. часто используются в значении мн. Часто используются субъективированные прилагательные переход из одной ч. Используются как средство конкретизации понятий: цепная реакция равномерное движение.
45595. Лексико-грамматические особенности деловой речи 44 KB
  Официально – деловой стиль это разновидность литературного языка который функционирует в сфере административно – правовой общественной деятельности. Активно используются эти модели и с отрицательной частицей НЕ Преобладание имен над глаголами Существительные обозначающие должности и употребляющиеся в официально – деловом стиле в мужском роде: декан почтальон продавец Использование существительных в ед. для обозначения множества: журналист обязан Использование существительных обозначающих лицо по признаку обусловленному...