78783

Робота з базами даних в MS Excel 2010

Дипломная

Информатика, кибернетика и программирование

Excel вміє складати, віднімати, множити, ділити і виконувати безліч інших операцій. Excel дає можливість попередньо проаналізувати наслідки прийняття тих чи інших рішень при конкретних обставинах. Excel дозволяє автоматизувати не тільки розрахунки як такі...

Украинкский

2015-02-10

1.88 MB

18 чел.

PAGE   \* MERGEFORMAT 34

ЗМІСТ

[1] ЗМІСТ

[2] ВСТУП

[3] РОБОТА З БАЗАМИ ДАНИХ В EXCEL

[3.1] 1.1. Як створити базу даних

[3.2] 1.2. Обробка даних в БД

[3.3] ПРОЕКТУВАННЯ БАЗИ ДАНИХ

[4] 1.3.1. Структура бази даних

[4.1] 1.3.2. Створення заголовка таблиці і першого рядка

[4.2] 1.3.3. Створення заголовка таблиці і першого рядка

[4.3] 1.4. Ведення бази даних

[4.4] 1.4.1. Редагування Бази даних

[4.5] Редагування бази даних здійснюється для того щоб можна було позбутися зайвих понять і зробити її точнішою і зрозумілішою.

[4.6] Я представив декілька способів редагування баз даних у Excel.

[4.6.1] 1.4.2. Редагування полів

[4.6.2] 1.4.2. Редагування записів

[4.6.3] 1.4.3. Додавання підсумовування за критерієм

[4.6.4] 1.4.4. Вибіркове використання даних

[4.7] 1.5. Сортування бази даних

[4.7.1] 1.5.1. Просте сортування по полю.

[5]
ОХОРОНА ПРАЦІ ТА ГІГІЄНА ПРАЦІВНИКА ПЕОМ

[5.1] Вимоги до організації робочих місць

[5.2] Вимоги до обладнання

[5.3] Вимоги до клавіатури

[5.4] Вимоги до моніторів

[5.5] Вимоги електробезпеки

[5.6] Основні вимоги безпеки під час експлуатації ЕОМ:

[5.7] Недопустимі такі дії:

[5.8] Працівникам, що виконують обслуговування ЕОМ, не дозволяється:

[6] ВИСНОВОК

[7] В данній дипломній роботі було розглянуто побудову баз даних в Microsoft Excel 2010. В цьому табличному редакторі бази даних створюються за допомогою форм.

[8] Взагалі база даних (date base) - це сукупність збережених в пам'яті комп'ютера даних, які відображають стан деякої предметної області. Створення бази даних забезпечує інтеграцію даних і можливість централізованого управління даними, забезпечуючи інформацією певних користувачів.

[9] В даній роботі я виконував сортування, фільтрацію, інколи використовував обчислення. Я виконав зведену таблицю для кращого представлення даних таблиці, з якої була зроблена форма.

[10] Я показав як можна здійснити всі види фільтрації та сортування.

[11] За час роботи над дипломною я покращив свої здібності в роботі з такими програмами як: Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft PowerPoint. Також я більше дізнався про бази даних в Microsoft Excel та як налаштовувати офісні програми від Microsoft

[12] СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ


ВСТУП

Термін електронні таблиці можна визначити як "програмний продукт, який широко використовується для опису безлічі пакетів моделювання, реалізованих для мікрокомп'ютерів, і який походить від схожості з" розворотом аркуша паперу ", розбитим на рядки і стовпці". Електронні таблиці використовуються для побудови моделей, тобто дозволяють визначати, яку інформацію слід подавати до моделі, як її представляти і як повинна маніпулювати даними відповідна програма. Модель представляє в математичних термінах відносини між важливими змінними, які характеризують певну ситуацію в бізнесі. Прикладами пакетів ведення електронних таблиць є Supercalc, Lotus 1-2-3 і MS Excel. У даній роботі ми будемо розглядати роботу з базами даних в MS Excel. Якщо виникає потреба у придбанні пакета ведення електронних таблиць, слід переконатися в тому, що вони, крім основних характеристик, які будуть детально розглянуті нижче, володіють наступними можливостями: (А) засоби навчання, пропоновані основним розробником чи незалежної консультаційною компанією (доступність і ціна); (Б) якість документації, що поставляється з пакетом; (В) інтеграція з іншими функціями (наприклад, передачі даних з електронних таблиць в текстовий процесор або введення інформації з бази даних). Для роботи з електронними таблицями необхідно, як правило, не менше 512 Кбайт оперативної пам'яті. Введення і виведення даних здійснюються через відео термінал і клавіатуру з застосуванням для отримання твердих копій принтера. Сфери використання електронних таблиць обмежені тільки уявою користувача, а також кількістю "рядків і стовпців" таблиці.

  1.  РОБОТА З БАЗАМИ ДАНИХ В EXCEL

База даних (date base) - це сукупність збережених в пам'яті комп'ютера даних, які відображають стан деякої предметної області. Дані взаємопов'язані і спеціальним чином організовані. При такому інформаційному відображенні предметних середовищ упор робиться не на самі об'єкти і їх властивості, а на відносини між ними, що відповідає так званої реляційної точці зору на бази даних.

Excel вміє складати, віднімати, множити, ділити і виконувати безліч інших операцій. Excel дає можливість попередньо проаналізувати наслідки прийняття тих чи інших рішень при конкретних обставинах. Excel дозволяє автоматизувати не тільки розрахунки як такі, але дозволяє створювати і працювати з різноманітними картотеками, системами обліку, базами даних і т.п.

Питання збору даних, їх зберігання, обліку та обробки можна вирішити, маючи систему управління списками. Термін список використовується в Excel для позначення бази даних. База даних - це особливий тип робочої таблиці, в якій не стільки обчислюються нові значення, скільки розміщуються великі обсяги інформації у зв'язаному вигляді. Наприклад, можна створити базу даних із прізвищами, іменами, адресами та номерами телефонів ваших знайомих або список групи з усією інформацією про підсумки сесії і про розмір відповідної стипендії або її відсутності. База даних являє собою послідовність записів, що містить однозначно визначену за категоріями та послідовності інформацію. Під кожну категорію даних у записі відводиться окреме поле, якому присвоюється ім'я і відводиться стовпець.

1.1. Як створити базу даних

Створення бази даних забезпечує інтеграцію даних і можливість централізованого управління даними, забезпечуючи інформацією певних користувачів. Створення бази даних (БД) починається з проектування БД, тобто з визначення її структури: кількості полів, їх імен, типу кожного поля (символьний, числовий, дата ...), довжини кожного поля (максимальної кількості символів), типу даних (вихідні, тобто незмінні, або обчислювані). Можливість використовувати обчислювані поля - основна особливість баз даних в Excel. База даних створюється в звичайної електронної таблиці, але з виконанням таких правил:

  •  Строка заголовків стовпців (верхній рядок списку) повинна бути заповнена іменами полів.
  •  Кожен запис повинен розміщуватися в окремому рядку.
  •  Перший запис необхідно розмістити в рядку, наступному безпосередньо за рядком заголовків.
  •  Слід уникати порожніх рядків між записами.

Створення та підтримка бази даних в Excel спрощується, якщо замість звичного для роботи в Excel переходу від осередку до осередку при введенні даних використовувати вбудовану форму (бланк) даних. Щоб створити форму даних для нової бази, слід ввести спочатку рядок (або стовпець) з іменами полів і помістити в наступному рядку запис ¾ зразок заповнення бази. Рис. 1.

Рис. 1. Зразок заповнення форми

При цьому необхідно відформатувати кожен елемент поля, пам'ятаючи, що таким же чином будуть відформатовані всі наступні елементи в цьому полі. У обчислювані поля вводяться розрахункові формули. Так у наведеному прикладі в стовпці «Ср.балл» введені формули:

Ср.балл

=СРЗНАЧ(D2:G2)

Примітка. У комірки D2:G2 таблиці вводяться оцінки, а в комірку I2 - середній бал. Потім необхідно відзначити обидва рядки (з іменами полів і формулами) і вибрати команду Форма з меню Дані. Після цього Excel аналізує введену в перші два рядки інформацію і створює форму з даними, у якої зверху вниз перераховані всі імена полів в лівій частині і елементи першого запису в текстових вікнах поруч з ними. Текстові вікна у обчислюваних полів відсутні. Щоб ввести новий запис, потрібно клацнути на кнопці Додати і ввести дані в порожні поля. Для переходу до чергового полю слід натискати клавішу <Tab>. При заповненні БД необхідно дотримуватися таких правил:

  •  Не можна натискати клавішу Enter для переходу до наступного поля, так як при цьому додасться неповна запис!
  •  Щоб відредагувати значення в пройденому полі, слід натискати клавіші <Shift + Tab> для повернення в потрібне поле.
  •  Щоб замінити раніше введене значення, необхідно просто почати вводити потрібне в цьому полі.
  •  Щоб відредагувати тільки деякі символи значення поля, слід натискати клавішу <¬ -> або клацнути I-образним покажчиком миші на тому місці, куди необхідно помістити курсор.
  •  При введення дати необхідно дотримуватися відомого програмі формату
  •  При введенні чисел з лідируючими нулями (крім поштових індексів), вводиться апостроф перед першим нулем, що сприймається Excel як текстова мітка (при цьому апостроф в БД не вводиться).
  •  Після заповнення всього запису необхідно натиснути клавішу Enter або клацнути на кнопці Додати, в результаті чого Excel вставить новий запис останньої в БД і виведе на дисплей порожню форму для введення наступного запису.
  •  Після завершення введення записів слід натиснути клавішу <Esc > Або клацнути на кнопці Закрити, щоб закрити форму даних.
  •  Зберегти робочу таблицю командою Зберегти з меню Файл або натиснути на інструменті Зберегти на стандартній панелі інструментів.

Доступ до даних забезпечує система управління даними. У її функції входять пошук, виправлення, додавання та видалення даних. Причому операція пошуку є головною. Форма даних служить не тільки для створення БД, а й для пошуку потрібного запису, для її редагування або для подальшого видалення непотрібної запису. Якщо в БД порівняно небагато записів, пошук потрібного запису можна виконати наступним чином:

  •  встановити табличний курсор де-небудь в БД;
  •  виконати послідовність команд Дані - Форма;
  •  натискати кнопку Далі в формі, що з'явилася або клавішу Enter, поки не з'явиться потрібна запис, або скористатися смугою прокрутки праворуч від списку імен полів, клацаючи на кнопці зі стрілко ю вниз у нижній її частині. Рис. 2.
  •  для переміщення до попереднього запису натиснути <Shift + Enter> або клацнути на стрілці вгорі смуги прокрутки;
  •  для переміщення до першого запису натиснути <Ctrl + PgUp> або пересунути повзунок прокрутки в самий верх смуги прокрутки;
  •  для переходу на останній запис натиснути <Ctrl + PgDn> або пересунути повзунок смуги прокрутки в самий низ;
  •  для переходу по БД на 10 записів вперед натиснути <PgDn>, на 10 записів назад - <PgUp>.

Для пошуку потрібного запису у великій БД слід використовувати форму даних і спеціальні критерії пошуку. Excel, використовуючи задані критерії для знаходження необхідних записів у списку, знайде і відбере тільки ті записи, для яких виконані умови, задані критеріями. Для завдання критеріїв і виконання пошуку задовольняють ним записів небхідно виконати такі дії:

Рис. 2. База даних групи №13.

  •  Клацнути по першому запису.
  •  Вибрати Дані - Форма.
  •  Клацнути на кнопці Критерії в формі, що з'явилася, після чого очистяться усі поля.
  •  Ввести необхідні критерії пошуку у відповідні поля форми.
  •  Натиснути кнопку Далі або клавішу Enter , Щоб почати пошук.
  •  Excel відобразить форму даних з першої знайденої записом, а щоб переглянути всі наступні, слід натискати кнопку Далі; при необхідності пройтися по знайденим записам у зворотному порядку слід клацати по кнопці Назад. Рис. 3

Щоб змінити критерій пошуку, якщо необхідно, потрібно спочатку очистити форму даних, клацнувши знову на кнопці Критерії. Потім - вибрати потрібні текстові вікна і очистити старий критерій перед введенням нового або просто замінити критерій за умови використання тих же полів.

Рис. 3. Вікно для пошуку по БД.

Щоб повернутися до поточного запису, проігнорувавши результати пошуку за критерієм, слід клацнути на кнопці Правка, яка з'являється на місці кнопки Критерії після переходу в режим створення критерію.

Для редагування значення поля в поточному записі необхідно перейти в нього, натискаючи клавіші <Tab> або <Shift + Tab> (або за допомогою миші), і ввести нове значення. Для очищення поля цілком виділити його і натиснути клавішу <Del>.

Для видалення записів з БД клацнути на кнопці Видалити у вікні форми даних. При цьому, однак, слід пам'ятати, що неможливо відновити вилучену таким чином запис за допомогою команди Скасувати. Тому Excel видасть вікно попередження з таким повідомленням: «Запис, виведена на екран, буде вилучена». Рис. 4. Можна підтвердити своє рішення про видалення запису, клацнувши на кнопці ОК, або скасувати, клацнувши на кнопці Скасувати.

Рис. 4. Діалогове вікно видалення запису.

Редагування полів здійснюється звичайними засобами Excel, призначеними для роботи зі стовпцями електронної таблиці з подальшим коректуванням форми даних і всіх записів.

Для додавання нових записів у вже сформовану БД при наявності рядків з підсумковими результатами (наприклад, середнє значення по полю або сума елементів стовпця) потрібно заздалегідь вставити звичайними засобами Excel (за допомогою меню Вставка) необхідну кількість нових рядків. В іншому випадку Excel повідомить, що «розширення БД неможливо». Після доповнення БД необхідно в обов'язковому порядку відкоригувати формули в підсумкових рядках, поширивши їх на нововведені дані, тому що інакше ці дані не будуть враховані і результати залишаться колишніми, тобто неправильними.

1.2. Обробка даних в БД

Будь-яка інформація повинна бути впорядкована. Хороша БД - в тому числі. Кожна БД має деякий бажаний порядок підтримання та перегляду записів. Записи можна розташувати, наприклад, в алфавітному порядку прізвищ чи назв фірм. Для визначення рейтингу студентів список групи зручно розташувати за спаданням середнього балу. Однак при додаванні нових записів Excel включає їх в самий кінець БД, додаючи нові рядки і порушуючи колишній порядок. Це не єдина проблема з впорядкуванням записів, так як завжди може виникнути необхідність в іншому, особливому порядку. Іншими словами, при роботі з даними потрібна гнучкість упорядкування записів для різних цілей. Процес упорядкування БД називається сортуванням.

Для сортування елементів у БД необхідно виконати такі дії:

  •  Клацнути на будь-якій комірці БД.
  •  Вибрати команду Сортування з меню Дані, в результаті чого Excel розкриє діалогове вікно Сортування діапазону.
  •  Клацнути на стрілці в групі «Сортувати за» і вибрати головний ключ сортування (поле, по якому повинна бути виконана сортування).
  •  Вибрати висхідний «за зростанням» або спадний «за спаданням» упорядкування, клацнувши по перемикачу справа. Рис. 5

Рис. 5. Діалогове вікно сортування записів.

  •  Якщо потрібно виконати ще одне упорядкування всередині першого, клацнути на стрілці в такій групі «Потім по» і вибрати друге поле сортування і потім - висхідний або низхідний порядок.
  •  При необхідності подальшого ієрархічного упорядкування вибрати поле і порядок упорядкування в останньому списку «В останню чергу, по».
  •  Для відмови від вибору полів і порядку сортування досить, не виходячи з цього діалогового вікна, знову відкрити список полів та вибрати «(не сортувати)».
  •  Клацнути на ОК або натиснути Enter.

Excel відсортує зазначені записи. При необхідності відмовитися від хибного сортування слід вибрати Правка - Скасувати Сортування або натиснути <Ctrl + Z> для відновлення записів БД в колишньому порядку.

У наведеному прикладі запису впорядковані за спаданням значень у полі Ср.балл. Колишній порядок записів в БД можна простежити по першому полю «№».

Для сортування записів в БД по одному полю простіше користуватися інструментом Сортувати за зростанням або Сортувати за зменшенням на панелі інструментів. Для цього потрібно встановити курсор в комірці з ім'ям поля і клацнути на відповідному інструменті. При цьому необхідно пам'ятати, що сортується вся БД і по всіх елементах вибраного поля, в тому числі і за підсумковими рядками. Форма даних є зручним засобом пошуку записів у БД, поки критерії пошуку прості. Однак набагато більш зручним інструментом цього призначення є фільтри. Фільтр обробляє весь список в електронній таблиці і відображає на екрані тільки ті дані, які потрібно. Перевага цього підходу полягає в тому, що з такою вибіркою можна працювати автономно як з новою таблицею, не завантажуючи екран надлишковою інформацією.

Для активізації потрібного фільтра слід виконати такі дії:

  •  Клацнути де-небудь у БД.
  •  Вибрати Дані - Фільтр - Автофільтр, в результаті чого Excel додасть список, що розкривається до кожної осередку з іменем поля в рядку заголовків.
  •  Клацнути на кнопці списку поля, по значенням якого потрібно виконати відбір записів, і вибрати один із запропонованих варіантів фільтра, клацнувши по ньому. Після цього Excel покаже тільки записи, що містять у цьому полі вибране значення (всі інші будуть тимчасово приховані). Відфільтровані записи можна скопіювати на інший лист робочої книги або видати на друк. Для цього потрібно просто:
  •  відзначити комірки;
  •  вибрати команду Копіювати з меню Правка (або натиснути <Ctrl + C>);
  •  перемістити табличний курсор до першої комірки таблиці на новому аркуші, клацнувши по ярличку «Лист2» в нижній частині екрана;
  •  натиснути Enter. Рис. 6

Для виводу на друк відфільтрованих записів достатньо після їх виділення клацнути на кнопці Друк на інструментальної панелі або вибрати команду Друк в меню Файл. Рис. 7

Рис. 6. Таблиця із ввімкненим фільтром.

Рис. 7. Вікно «Печать»

Після копіювання відфільтрованих записів можна відновити відображення всіх записів БД, клацнувши на кнопці списку, за яким виконувалася фільтрація (кнопка виділена блакитним кольором), і вибравши в списку, пункт «(Усі)». При необхідності звузити коло пошуку можна продовжити фільтрацію, вибравши значення зі списку, що іншого поля. Excel надає можливість переглянути лише перші 10 записів з допомогою опції Перші 10 команди Автофільтр. Цю опцію доцільно використовувати при роботі з числовими полями для виводу на екран тільки десяти записів (наприклад, з найбільшими або найменшими значеннями в даному полі). Більш того, за допомогою цієї опції можна вивести на екран будь-яку кількість записів, вказане користувачем у діалоговому вікні «Накладення умови за списком», яке з'являється у відповідь на вибір зазначеної опції.

Рис. 8. Записи, відфільтровані по полю середній бал.

У даному прикладі наведено найбільші 6 записів, відфільтровані по полю Ср.балл. Рис. 8

Додатково до фільтрації БД по записах, що містить певне значення в полі, можна створювати власні Автофільтри, що дозволяють фільтрувати БД по записах з більш загальним критерієм, таким як, наприклад, прізвища, що починаються на літеру «А», або значення середніх балів у межах від 4 до 5. Для створення власного фільтру потрібно:

  •  клацнути на кнопці списку, що розкривається в назві поля;
  •  вибрати опцію Умова;
  •  у діалоговому вікні Користувацький автофільтр (Рис. 9) вибрати необхідний оператор порівняння в першому рядку або в обох рядках, якщо умова складене, тобто являє собою результат логічних операцій типу «і» та «або»; в текстові вікна праворуч ввести значення (текст або число), щодо яких має проводитися порівняння значень в записах БД.

Так для вибору списку студентів, прізвища яких починаються на літеру "А" необхідно в першому рядку діалогового вікна користувача автофільтр клацнути «рівно» і ввести в текстове вікно «А *» (без лапок). Отримаємо: Рис. 10

Рис. 9. Діалогове вікно «Користувацький автофільтр».

Рис. 10. Користувацький автофільтр по літері А (А*).

Для відбору лише студентів, які мають середній бал в межах від 6 до 7, потрібно задати умову: «більше або дорівнює» 6 «і» «менше або дорівнює» 7 (у лапках - оператори, які потрібно вибрати, а 6 і 7 потрібно набрати в текстових полях). Рис. 11. Отримаємо: Рис 12

Рис. 11. Використання умови відбору.

Рис. 12. Данні які відповідають запиту.

Одним з найбільш потужних засобів Excel по роботі з БД є зведені таблиці, які корисні як для аналізу, так і для узагальнення інформації, що зберігається в БД, на робочих аркушах, у зовнішніх файлах. Зведені таблиці дозволяють виводити інформацію з різним ступенем деталізації. Для створення зведених таблиць в Excel є спеціальний інструмент Майстер зведених таблиць, в залежності від версії дозволяє виконувати роботу в 3 або в 4 кроки.

Зрозуміло, створювати зведені таблиці має сенс тільки по БД, що містить значний обсяг інформації. Розширимо первісну БД хоча б до 15 записів і введемо нове поле «Група». Впорядкуємо список за алфавітом і скорегуємо порядок, тобто дані в полі «№». Отримаємо таку БД: Рис. 13

Рис. 13. БД з полем група.

Для такої БД можна скласти зведену таблицю стипендій або середнього балу з кожного предмета і на всіх іспитах для кожної групи окремо. Послідовність дій при створенні зведеної таблиці має бути такою:

  •  Виконати команди Вставка - Зведена таблиця.
  •  З’явиться діалогове вікно «Створення зведеної таблиці» Рис. 14

Рис. 14. Діалогове вікно «Створення зведеної таблиці».

  •  У полі «Діапазон» вказати, в якому діапазоні знаходяться вихідні дані для зведеної таблиці (у нашому випадку це $A$1:$K$33) і натиснути кнопку «ОК».
  •  У Вкладці «Параметри» (вона з’являється автоматично) необхідно вказати структуру зведеної таблиці, тобто визначити, дані якого поля повинні використовуватися в якості заголовків рядків і яких - як заголовки стовпців, для чого перетягнути їх назви, представлені у вікні у вигляді кнопок, у відповідні області «Назва рядка» (у нашому випадку –«Номер» «Прізвище» «Ср. балл» «Група») і «Назва стовпця »(у нашому випадку – «Стипендія»).
  •  У цій же вкладці в область «Значення» перетягнути назву поля (або полів), дані якого підлягають обробці (у нашому випадку - «Стипендія» або «Середній бал» або назви всіх предметів для визначення середнього балу за кожного іспиту). Рис. 15

Рис. 15. Список полів таблиці.

  •  У вкладці «Параметри» можна задати ще і сортування і також можна зробити розрахунки, можна зробити зведену діаграму. Ще можна згрупувати таблицю по виділеному та по полю.
  •  У вкладці конструктор можна змінити макет таблиці, параметри стилів та самі стилі.

Для деталізації даних зведеної таблиці необхідно двічі клацнути на назві поля і в діалоговому вікні «Показати деталі» вказати, за яким полю необхідно виконати деталізацію. Рис.16

Рис. 16. Вікно показу деталей.

У наведеній зведеної таблиці виконана деталізація по полю «Стипендія» (Рис. 17), за іншим групам деталізація не задавалася.

Рис. 17. Виконана деталізація

Додавання підсумків здійснюється після попереднього сортування БД за потрібного поля (наприклад, за номером групи) наступною послідовністю дій:

  •  Вибрати Дані - Підсумки, в результаті чого БД буде автоматично виділена і на екрані з'явиться діалогове вікно «Проміжні підсумки».
  •  У рядку «При кожній зміні в» вказати поле, при зміні значення якого слід підводити проміжні підсумки, для чого клацнути на стрілці праворуч і вибрати потрібну назву поля (наприклад, «Група» для нашої БД).
  •  У рядку «Операція», клацнувши на стрілці праворуч, вибрати в який з'явився переліку можливих операцій необхідну (наприклад, «Середнє»).
  •  Для виконання тієї ж операції з даними в інших полях необхідно зазначити їх назви, клацнувши в списку рядки «Додати підсумки по» (наприклад, назви всіх предметів і поля Ср.балл).
  •  Переконатися, що параметр «Замінити поточні підсумки» встановлений і клацнути на кнопці ОК.
    1.  ПРОЕКТУВАННЯ БАЗИ ДАНИХ

На етапі проектування бази даних задаємо структуру бази, визначаємо кількість, найменування і типи полів бази, визначаємо для обчислюваних даних формули, за якими вони обчислюються.

1.3.1. Структура бази даних

У створюваної базі кілька обчислюваних полів Визначимо залежності, за якими обчислюються значення в цих полях. Введемо умовні позначення, які будемо використовувати при складанні формул:

Премія - П;

Стипендія - О;

Нарахована сума - НС;

Прибутковий податок - ПН;

1.Премія.

Відповідно до умов премія нараховується співробітникам, які пропрацювали певний час на фірмі. Для співробітників зі стажем від 2-х до 5-ти років премія становитиме 15% окладу, зі стажем більше 5 років 25% окладу.

При використанні Майстра функції логічне вираз для обчислення премії набуде вигляду:

П = Якщо (С <= 2; 0; якщо (С> 5; 0.25 * O; 0.15 * O))

2.Начісленная сума. Значення нарахованої суми визначається як результат додавання значення окладу та премії.

НС = П + О.

3. Прибутковий податок. Прибутковий податок визначається в залежності від величини нарахованої суми: не обкладаються податком суми до 70 грв. включно; при нарахованій сумі більше 250 грв. прибутковий податок становить 20% від суми; в інших випадках прибутковий податок дорівнює 10% від суми. ПН =

При використанні Майстра функцій логічне вираз набуде вигляду: ПН = Якщо (НС <= 70; 0; якщо (НС> 250; 0.2 * НС; 0,1 * НС)) 4. До виплати. Значення визначається як різниця нарахованої суми і прибуткового податку. К_вип = НС-ПН В результаті проектування бази даних отримано ескіз таблиці такого вигляду. Рис. 18.

Відповідно до завдання база даних повинна містити такі поля: Рис. 18

Рис. 18. Ескіз таблиці для заповнення бази даних.

1.3.2. Створення заголовка таблиці і першого рядка

Для створення таблиці розкриваємо додаток Excel Microsoft Office. Після введення назви таблиці заповнюємо заголовки стовпців і форматуємо їх. Для цього вибираємо команди меню Формат Стовпець Ширина і встановлюємо необхідні значення (відповідно до кількості символів у кожному полі, обумовленому в структурі бази даних).

Рис. 19. Структура проектованої бази даних.

1.3.3. Створення заголовка таблиці і першого рядка

Для створення таблиці розкриваємо додаток Excel Microsoft Office. Після введення назви таблиці заповнюємо заголовки стовпців і форматуємо їх. Для цього вибираємо команди меню Формат Стовпець Ширина і встановлюємо необхідні значення (відповідно до кількості символів у кожному полі, обумовленому в структурі бази даних). Після введення заголовків стовпців вибираємо відповідний вид форматування. Для цього використовуємо пункти меню Формат Осередки і активізуємо відповідні вкладки: Число, Вирівнювання, Шрифт. У числових полях задаємо 2 знаки після крапки, вирівнювання в тестових полях встановлюємо по правому краю комірки, вирівнювання числових полів виконуємо по центру. Після форматування заголовків стролбцов приступаємо до заповнення 1-го рядка. Вводимо початкові дані і в обчислюваних полях записуємо розрахункові формули.

1.4. Ведення бази даних

Ведення бази даних полягає у коригуванні існуючих даних, додаванні нових, видаленні полів, що містять непотрібну або помилкову інформацію. Відповідно до завдання виконаємо операції з редагування, додавання, видалення інформації. При роботі в середовищі електронних таблиць для цього можуть бути використані різні засоби.

1.4.1. Редагування Бази даних

Редагування бази даних здійснюється для того щоб можна було позбутися зайвих понять і зробити її точнішою і зрозумілішою.

 Я представив декілька способів редагування баз даних у Excel.

1.4.2. Редагування полів

Додамо до існуючої бази поле, яке відображає порядковий номер записів у базі. Для цього встановимо курсор у комірку першого стовпця і активізуємо пункт меню Вставка Стовпці. У який з'явився порожньому стовпці запишемо назву поля і заповнимо його. Результат помістимо в новий файл. Видалення полів здійснимо за допомогою команд меню Правка Видалити Видалити стовпець. При цьому курсор необхідно встановити в поле, яке збираємося видалити.

1.4.2. Редагування записів

Для видалення записів з бази даних необхідно ці записи виділити й активізувати команди меню Правка Видалити Рядок. В результаті виконання цих дій рядок, у якій був встановлений курсор буде видалена. Для додавання рядків у базу даних необхідно виконати наступні дії: активізувати команди меню Вставка Строки. У результаті в базу даних буде додана порожній рядок над рядком, в якій знаходився курсор. Далі заносимо потрібні відомості в додану рядок. у клітинці збережеться відкоригована інформація. Додамо до вихідної базі рядок, що містить інформацію про робочий Васєчкіна і виправимо прізвище Іванов на Іванченко в 1-й запису. При редагуванні можна також користуватися вікном діалогу Майстра форм.

1.4.3. Додавання підсумовування за критерієм

Використовуємо функцію СУММЕСЛІ для додавання суми по заданій умові. У відповідно до довідки Майстра формул функція може бути представлена в загальному вигляді як СУММЕСЛІ (діапазон; умова; діапазон_суммірованія) У нашому випадку підсумуємо преміальний фонд ветеранам праці (стаж повинен перевищувати 10 років). Розрахункова формула прийме вигляд: G27 = СУММЕСЛІ (E7: E26;> 10; G7: G26).

Найпростіша математична обробка числових полів виконується за допомогою Майстра функцій (розділ статистичних функцій МАКС, СРЗНАЧ, МІН). Для більш зручної роботи представимо результати в числовому і формульному вигляді. Для представлення в формульному вигляді скористаємося меню MS EXCEL Сервіс Параметри Вид Параметри вікна Формули. Результати виконання цього пункту звіту представлені на

1.4.4. Вибіркове використання даних

Вибіркове використання даних представляє систему відбору даних з вихідної бази з будь-якою ознакою і подальшу обробку цих даних. Зазвичай застосовують для цих цілей користувальницький автофільтр і розширений фільтр.

1.5. Сортування бази даних

1.5.1. Просте сортування по полю.

Сортування – це зміна положення даних у списку відповідно до значення або типу даних. Якщо виникає потреба розташувати в алфавітному порядку дані, поставити в порядку зростання, то для цього на панелі інструментів є кнопки  або . Також можна використати команду меню Дані Сортування. Діалогове вікно Сортування діапазону призначене для вибору поля, на якому відбувається сортування (виділяємо комірки).

Правила сортування:

1)порожні комірки завжди вміщуються у кінець відсортованого списку;

2)числові типи даних сортуються від найменшого від'ємного до найбільшого додатного;

3)текстові типи даних сортуються познаково зліва направо;

4)текстові дані сортуються за таким порядком: спочатку цифри, потім пробіл та символи цифрових клавіш верхнього регістра, і тільки після цього літери у алфавітному порядку;

5)під час сортування логічних значень значення ЛОЖЬ ставиться перед значенням ИСТИНА.

Для звичайного сортування бази даних по одному полю (за зростанням або за спаданням) необхідно скористатися пунктом меню Дані Сортування або піктограмами на графічному меню. 

При цьому курсор повинен бути встановлений в полі, яке будемо сортувати. Для сортування за зростанням за полем «Ім’я» встановимо курсор на клітинку в цьому полі і виберемо напрямок сортування «від Я до А»..

Рис. 19. Сортування по полю «Ім’я» в порядку «від Я до А».


ОХОРОНА ПРАЦІ ТА ГІГІЄНА ПРАЦІВНИКА ПЕОМ

Вимоги до організації робочих місць

В Україні діють державні санітарні правила та норми роботи з візуальними дисплейними терміналами електронно-обчислювальних машин від 10 грудня 1998 №7 (Д Сан ПіНЗ. 3,2007–98). У цих правилах, зокрема, регламентується, що приміщення, де працюють люди з ПЕОМ, повинно розміщуватися в північній або північно-східній частині будівлі. Площа одного робочого місця повинна становити не менше 6 кв. м, об'єм – не менше 20 куб. м, відстань між робочими столами – не менше 2,5 м у ряду і 1,2 м між рядами. Стіни приміщень повинні мати коефіцієнт відбиття 0,5–0,6.Робоче місце має відповідати основним антропометричним даним людини. Крісло або стілець на робочому місці повинні мати висоту сидіння 40–50 см від рівня підлоги, а також відповідний кут нахилу спинки. Стегна працюючих мають розміщуватися паралельно підлозі, а стопи ніг – на підлозі або підставці, передпліччя – вертикально; лікті – під кутом 70–90° до вертикальної площини; зап'ястя зігнуті під кутом не більше 20° відносно горизонтальної площини, нахил голови – 15–20° відносно вертикальної площини. Висота робочої поверхні столу має бути в межах 680–800 мм. Рекомендована ширина столу – 600–1400 мм, глибина – 800–1000 мм. Робочий стіл повинен мати простір для ніг висотою не менше 600 мм, шириною – не менше 500 мм, глибиною – на рівні колін – не менше 450 мм, на рівні витягнутої ноги – не менше 650 мм.Робочий стіл має бути обладнаний підставкою для ніг шириною не менше 300 мм та глибиною нe менше 400 мм, з можливістю регулювання по висоті в межах 150 мм та кута нахилу опорної поверхні в межах 20°. Підставка повинна мати рифлену поверхню та бортик на передньому краї заввишки 10 мм.Робоче сидіння користувача повинно бути підйомно-поворотним, таким, що регулюється за висотою, кутом нахилу сидіння та спинки, за відстанню спинки до переднього краю сидіння. Регулювання кожного параметра має бути незалежним, плавним або ступінчатим, мати надійну фіксацію. Хід ступінчастого регулювання елементів сидіння має становити для лінійних розмірів 15–20 мм, для кутових – 2–5°. Ширина та глибина сидіння повинні бути не меншими за 400 мм. Висота поверхні сидіння має регулюватися в межах 400–500 мм, а кут нахилу поверхні – від 150 вперед до 50 назад. Поверхня сидіння має бути плоскою, передній край – закругленим. Висота спинки сидіння має становити 300x20 мм, ширина – не менше 380 мм, радіус кривизни в горизонтальній площині – 400 мм. Кут нахилу спинки повинен регулюватися в межах 0–30° відносно вертикального положення. Відстань від спинки до переднього краю сидіння повинна регулюватися в межах 260–400 мм.Поверхня сидіння, спинки має бути напівм'якою, з неслизьким, ненаелектризовуючим, повітронепроникним покриттям. Екран відеотермінала та клавіатура повинні бути розташовані не ближче 600 мм від очей користувача з урахуванням розміру алфавітно-цифрових знаків та символів (табл. 1)

Таблиця 1. Відстань від екрану до ока працівника повинна складати (при розмірі екрану по діагоналі)

35/38 см (14»/15»)

600–700 мм

43 см (17»)

700–800 мм

48 см (19»)

800–900 мм

53 см (21»)

900–1000 мм

Площа робочого місця з обслуговування повинна бути не менше 10 кв. м. Робоче місце повинно перебувати на відстані не менше 1 м від приладів опалення. Поверхня робочого стола повинна бути виконана із струмонепровідного матеріалу. За недостатнього загального освітлення робоче місце повинно бути обладнане місцевим освітленням (стаціонарним або переносним).

Вимоги до обладнання

Відеотермінали, ЕОМ, ПЕОМ повинні відповідати:

– вимогам чинних в Україні стандартів, нормативних актів з охорони праці;

– вимогам національних стандартів держав виробників і мати відповідну позначку на корпусі або в паспорті (ВДТ, ЕОМ, ПЕОМ закордонного виробництва).

Забороняється використання для виробничих потреб нових ВДТ, ЕОМ, ПЕОМ, які підлягають обов'язкової сертифікації в Україні, без наявності виданою в установленому порядку або визнаного в Україні згідно з державною системою сертифікації УкрСЕПРО сертифіката, що засвідчує їхню відповідність обов'язковим вимогам.

ВДТ, ЕОМ, ПЕОМ (вітчизняні та імпортні), що перебувають в експлуатації, повинні пройти експертизу їх безпечності та нешкідливості для здоров'я людини в організаціях (лабораторіях), що мають дозвіл органів державного нагляду за охороною праці на проведення такої роботи.

За способом захисту людини від ураження електричним струмом ВДТ, ЕОМ повинні відповідати 1 класу захисту згідно ГОСТ 12.2.007.0 «ССБТ. Изделия злектротехнические. Общие требования безопасности», ДНАОП 0.00–1.21–98.

Вимоги до клавіатури

– виконання клавіатури у вигляді окремого пристрою з можливістю вільного переміщення;

– наявність опорного пристрою, який дає можливість змінювати кут нахилу клавіатури у межах від 5° до 15° і виготовлений з матеріалу з великим коефіцієнтом тертя, що перешкоджає його переміщенню;

– виділення кольором та місцем розташування окремих груп клавіш;

– наявність заглиблень посередині клавіш;

– однаковий хід усіх клавіш з мінімальним опором натискання 0,25 Н та максимальним 1,5 Н;

– виділення кольором на клавішах символів різних алфавітів (англійського, українського або російського).

Передній ряд клавіш ЕОМ має бути розташований так, щоб можна було без зусиль натискати клавіші трохи зігнутими пальцями при вільно опущених плечах і горизонтальному положенню рук. При цьому кут між плечем і передпліччям повинен становити 90°. Щоб досягти цього, відстань від підлоги до нижнього ряду клавіатури – 60–75 см, кут нахилу клавіатури – 5–15°.

У більшості клавіатур регулюється кут нахилу клавіш, а клавіатури фірми Microsoft Natural Keyboard мають розщеплення середньої (літерної частини) і особливу форму для природнішого положення пальців над клавішами. Перед клавіатурою встановлюють спеціальні подушечки або підпірки на які оператори можуть спиратися, що запобігає перенапруженню м'язів і сухожиль.

Вимоги до моніторів

Монітори потрібно розміщувати на висоті рівня очей (висота від підлоги до нижнього краю екрану має становити 95–100 см) на відстані від оператора 60–70 см (відстань від краю столу – 50–70 см). Кут зору працюючого щодо екрану має дорівнювати 10–20° але не більше 40°; кут між верхнім краєм монітора і рівнем очей користувача має становити менш ніж 10°; найдоцільніше розміщувати екран перпендикулярно до лінії погляду користувача. Кут нахилу екрану по вертикалі має становити 0–30°. З цією метою сучасні монітори комплектують підставкою з поворотним кронштейном, що дає змогу регулювати кут нахилу монітора і горизонтально обертати його навколо вертикальної осі. Висоту екрану від поверхні підлоги регулюють, змінюючи висоту робочої поверхні столу. Іноді монітори встановлюють на спеціальні підставки, що дає можливість переміщати його у просторі у вертикальному та горизонтальному положеннях.

З метою зменшення напруження очей потрібно, щоб відстань між краями сусідніх точок зображення на моніторі не перевищувала 1, складних знаків – 35–40. Оптимальні співвідношення параметрів літер і цифр такі: ширина знака – 0,75 їх висоти, товщина ліній при зворотному контрасті – 1/6–1/8, відстань між знаками – 0,25–0,5 висоти знака, між словами – 0,75–1, між рядками – 0,5–1.

Вимоги електробезпеки

Під час використання ліній електромережі необхідно повністю унеможливити виникнення джерела загорання внаслідок короткого замикання та перевантаження проводів, обмежувати застосування проводів з легкозаймистою ізоляцією і, за можливості, перейти на негорючу ізоляцію.

Лінія електромережі для живлення ЕОМ виконується як окрема групова трипровідна мережа, шляхом прокладання фазового, нульового робочого та нульового захисного провідників. Нульовий захисний провідник використовується для заземлення (занулення) електроприймачів.

Використання нульового робочого провідника як нульового захисного провідника заборонено. Нульовий захисний провід прокладається від стійки групового розподільчого щита, розподільного пункту до розеток живлення. Не допускається підключення на щиті до одного контактного затискача нульового робочого та нульового захисного проводів.У приміщенні, де одночасно експлуатуються більше п'яти ПЕОМ, на помітному та доступному місці встановлюється аварійний резервний вимикач, який може повністю вимкнути електричне живлення приміщення, крім освітлення.Штепсельні з'єднання та електророзетки, крім контактів фазового та нульового робочого провідників, повинні мати спеціальні контакти для підключення нульового захисного провідника. Конструкція їх має бути такою, щоб приєднання нульового захисного провідника відбувалося раніше ніж приєднання фазового та нульового робочого провідників. Неприпустимим є підключення ЕОМ до звичайної двопровідної електромережі, в тому числі, з використанням перехідних пристроїв. Штепсельні з'єднання та електророзетки для напруги 12 В і 36 В за своєю конструкцією повинні відрізнятися від штепсельних з'єднань для напруги 127 і 220 В. Вони також повинні значно відрізнятися за кольорами. Електромережу штепсельних розеток для живлення ПЕОМ при розташуванні їх уздовж приміщень прокладають по підлозі поряд зі стінами приміщень, в металевих трубах та гнучких металевих рукавах з відводами відповідно до затвердженого плану розміщення обладнання.

При розташуванні в приміщенні за його периметром близько 5 ПЕОМ, використання трипровідникового захищеного проводу або кабелю в оболонці з негорючого або важкозаймистого матеріалу дозволяється прокладання їх без металевих труб та гнучких металевих рукавів.

Основні вимоги безпеки під час експлуатації ЕОМ:

– користувачі ЕОМ повинні слідкувати за тим, щоб відеотермінали ЕОМ були справними і випробуваними відповідно до чинних нормативних документів;

– щоденно перед початком роботи необхідно проводити очищення екрану відеотермінала від пилу та інших забруднень;

– після закінчення роботи ЕОМ повинні бути відключені від електричної мережі;

– у разі виникнення аварійної ситуації необхідно негайно відключити відеотермінала ЕОМ від електричної мережі;

– при використанні з ЕОМ лазерних принтерів треба дотримуватись вимог санітарних норм та правил експлуатації лазерів №5804–91, затверджених Міністерством охорони здоров'я СРСР в 1991 p.;

– при потребі, для захисту від електромагнітних, електростатичних та інших полів можуть використовуватися спеціальні технічні засоби, що мають відповідний сертифікат або санітарно-гігієнічний висновок.

Недопустимі такі дії:

– виконання обслуговування ЕОМ безпосередньо на робочому місці користувача ЕОМ;

– зберігання біля ЕОМ паперу, дискет, інших носіїв інформації, запасних блоків, деталей тощо, якщо вони не використовуються для поточної роботи;

– відключення захисних пристроїв, самочинне проведення змін у конструкції та складі ЕОМ, устаткування або їх технічне налагодження;

– робота з відеотерміналами, в яких під час роботи з'являються нехарактерні сигнали, нестабільне зображення на екрані тощо;

– праця на матричному принтері зі знятою (трохи піднятою) верхньою кришкою.

Працівникам, що виконують обслуговування ЕОМ, не дозволяється:

– працювати поблизу відкритих струмовивідних частин;

– залишати без догляду увімкнуте в мережу живлення ЕОМ;

– розміщувати на одному робочому столі (місці) два або більше увімкнутих в мережу живлення відеотермінали зі знятими футлярами.


ВИСНОВОК

В данній дипломній роботі було розглянуто побудову баз даних в Microsoft Excel 2010. В цьому табличному редакторі бази даних створюються за допомогою форм. 

Взагалі база даних (date base) - це сукупність збережених в пам'яті комп'ютера даних, які відображають стан деякої предметної області. Створення бази даних забезпечує інтеграцію даних і можливість централізованого управління даними, забезпечуючи інформацією певних користувачів.

В даній роботі я виконував сортування, фільтрацію, інколи використовував обчислення. Я виконав зведену таблицю для кращого представлення даних таблиці, з якої була зроблена форма. 

Я показав як можна здійснити всі види фільтрації та сортування.

За час роботи над дипломною я покращив свої здібності в роботі з такими програмами як: Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft PowerPoint. Також я більше дізнався про бази даних в Microsoft Excel та як налаштовувати офісні програми від Microsoft


СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Методичні вказівки до проведення обчислювальної практики № 1 і 2. Конспект лекцій з курсу «Інформатика та комп'ютерна техніка».

2. Руденко В.Д., Макарчук О.М., Патланжоглу М.О. Практичний курс інформатики. / За ред. Мадзігона В.М.-К.: Фенікс, 1997.-307 с.

3. «Microsoft Office Excel» 2007 (+CD). В.А. Долженков, О. Стученков. ISBN: 978-5-97 75-0030-21 200 с. Червень   2007 BHV-СПб

4. http://office.microsoft.com/ru-ru/excel-help/HA010342994.aspx

5. http://office.microsoft.com/ru-ru/excel/HA101806958.aspx


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

12825. Выбор универсальных средств измерения (СИ) линейных размеров деталей «вал» и «фланец» 852.5 KB
  Лабораторная работа №2 дополнение Выбор универсальных средств измерения СИ линейных размеров деталей вал и фланец Цель работы: освоить директивный подход к выбору универсальных СИ. Теоретическая часть Факторы которые необходимо учитывать при выборе уни
12826. Моделювання режимів роботи логічних функцій 1.77 MB
  Настав час електроніки та електроенергетики яка відіграє досить важливу роль в житті людства та сучасному суспільстві. Саме розвиток енергетики сприяв розвитку електроніки та багатьох інших невід’ємних частин сучасного суспільства...
12827. Спорт против наркотиков 840 KB
  ВВЕДЕНИЕ По определению Всемирной Организации Здравоохранения: Здоровье это состояние полного физического психического и социального благополучия а не только отсутствие болезней и физических дефектов. На сегодняшний день главным парадоксом современной медиц
12828. Спорт есірткіге қарсы 734.34 KB
  КІРІСПЕ Бүкілдүниежүзілік Денсаулық Сақтау ұйымынын анықтауы бойынша: Денсаулық дегеніміз аурулардың және дене кемістіктерінің болмауы ғана емес ол толық дене психикалық және әлеуметтік әлауқат жағдайы. Заманауи медицина адам денсаулығына жетуін өз мақсаты рет...
12829. Счастливый случай телевизионная версия игры для детей 59.5 KB
  Счастливый случай Форма: телевизионная версия игры. Игра состоит из 4х геймов: вопрос ответ блиц ты мне я тебе темная лошадка. Области вопросов на вертушке. Синий спорт красный география оранжевый искусство зеленый общие вопросы желтый история...
12830. Степной огонь. Разработка урока-игры. 43.5 KB
  СТЕПНОЙ ОГОНЬ. Прежде чем приступать к самостоятельному проведению игры предпочтительно проконсультироваться с психологом специалистом в области игровых технологий. Цель игры: Игра дает возможность наглядно и подробно представить участникам особенности одног...
12831. Слово за слово отрядная игра для пионерского лагеря 31 KB
  Цель: дать возможность детям проявить себя в способности быстро составлять слова и работать командой. Задача: занять детей всего отряда интересным делом. Возраст: 13 отряды Реквизит: таблички с буквами распространенные по 68 редкие по 24 цифрами и те...
12832. СВЕТСКИЙ РАЗГОВОР 35 KB
  ОД: СВЕТСКИЙ РАЗГОВОР Цель: повысить интеллектуальный уровень детей за счет расширения их кругозора в узком вопросе. Задача: Занять детей всего отряда интересной и полезной деятельностью после подвижных игр и мероприятий. Необходимый реквизит: при желании можно у
12833. Самураи игра на сообразительность, развивает зрительную память 20.5 KB
  САМУРАИ. Задачи: игра на сообразительность развивает зрительную память. Период смены: после орг. периода но раньше середины всей смены. Возраст детей: с 9 лет. Продолжительность: Количество детей: чем больше тем лучше. Место проведения: везде где дети могут се