79273

Информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом

Доклад

Менеджмент, консалтинг и предпринимательство

Реализация кадровых задач напрямую зависит от качества и количества информации на основе которой будет принято то или иное решение. Информационное обеспечение включает в себя сбор анализ и хранение информации. Качество представленной информации зависит от критериев оценки информации т. Полпота информации заключается в том объеме который необходим и достаточен для принятия управленческого решения.

Русский

2015-02-10

18.5 KB

2 чел.

  1.  Информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом.

Реализация кадровых задач напрямую зависит от качества и количества информации, на основе которой будет принято то или иное решение. Информационное обеспечение включает в себя сбор, анализ и хранение информации.

Информация - это совокупность сведений, сообщение, уменьшающее имеющуюся неопределенность в системе управления персоналом.

Качество представленной информации зависит от критериев оценки информации, т.е. по таким позициям определяется, насколько она полная, актуальная, достоверная, доступная и адресная.

Полпота информации заключается в том объеме, который необходим и достаточен для принятия управленческого решения. Недостаток информации приводит к ошибочному решению, а избыток - к затруднению поиска решения.

Актуальность информации означает, что за время сбора и обработки информация не устарела, а по-прежнему соответствует современному состоянию дел.

Достоверность информации обеспечивается ее соответствием реальному состоянию дел.

Доступность информации предполагает, что информация представлена в удобном для обработки виде.

Адресность информации заключается в том, что она должна быть направлена лицу, принимающему решения (ЛПР).

Выделяют внешний и внутренний источники информации: К внешним источникам относят:

  1.  пециализированные периодические издания;
  2.  справочно-правовые и нормативно-правовые системы;
  3.  ответы на запросы в соответствующие органы;
  4.  Интернет-ресурсы;
  5.  протокольные мероприятия - выставки, ярмарки, конференции.

В качестве внутренних источников выделяют информационно-поисковые и справочно-информационные системы (ИПС), т.е. комплекс документов организации и классификаторы.

Информацию, полученную в результате исследований и разработок, называютпервичной, а переработанную на основе одного или нескольких источников -вторичной. При работе с информацией необходимо опираться на первоисточник, однако, если это невозможно, то рекомендуют использовать качественную вторичную информацию.

Основным носителем информации служит документ, т.е. сведения, зафиксированные на материальном носителе, имеющие официальный характер и подлежащие использованию или последующей обработке и передаче адресату.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело называют документооборотом. Принято выделять три документопотока: входящий, исходящий и внутренний. Алгоритм работы с входящей документации представлен на рис. 5.1, а.

Входящая документация представлена в виде писем и иных документов, поступающих в организацию, она должна тщательно проверяться, на практике возможны ошибки данных, затем информация сортируется - часть поступает руководителю организации, а письма с пометкой "лично" не регистрируются и передаются исполнителю.

Входящая документация регистрируется путем проставления индекса и даты с занесением сведении в специальных журнал, только после этого она поступает к руководителю па рассмотрение. После резолюции руководства документ отправляют исполнителю, ход исполнения контролируется. После исполнения документа в журнале регистрации входящей документации делается соответствующая запись, и корреспонденция подшивается в дело. В дальнейшем возможна информационно-справочная работа по данному документу.

Порядок обработки исходящей документации несколько отличается (рис. 5.1, б). Под исходящим документопотоком понимают документы, подготовленные организацией для отправления в иные инстанции. В первую очередь составляют проект документа, далее проходит этап согласования, возможна доработка документа. Служба документационного обеспечения управления проверяет правильность оформления представленного проекта. Затем документ подписывается руководителем, после чего он регистрируется и отправляется адресату. Второй экземпляр документа подшивается в дело.

Внутренние документы создаются для внутреннего пользования в организации, они составляются, обрабатываются и хранятся в рамках одной организации. Порядок работы с внутренними документами сначала аналогичен порядку работы с исходящей документацией, а затем с входящей.

Техническое обеспечение системы управления персоналом - это совокупность технических средств сбора, регистрации, накопления, обработки, передачи и представления информации.

К основным техническим средствам относятся: персональный компьютер с выходом в сеть Интернет; принтер; копир; сканер; канцелярские принадлежности; офисная мебель; телефонный аппарат; установленное техническое обеспечение.

К техническим средствам, используемым в системе управления персоналом, предъявляются следующие требования:

  1.  информационная, программная и техническая совместимость входящих в него средств;
  2.  адаптируемость к изменениям в работе службы управления персоналом;
  3.  возможность расширения в целях подключения новых устройств.

От того, насколько представленные технические средства будут удовлетворять потребности службы персонала, зависит содержание оптимальных условий труда, что, в свою очередь, влияет на эффективность функционирования службы управления персоналом.

В последнее время в современных организациях особое внимание уделяется автоматизированным системам управления (АСУ), т.е. совокупности технических средств, математического обеспечения, форм организации сбора, обработки и передачи информации, позволяющей осуществлять оптимальное ведение контролируемых процессов по установленным для этого программам.

Создание автоматизированной системы управления персоналом экономически оправдано только в крупных организациях, что связано со значительными финансовыми затратами. Поэтому решение о внедрении данной системы должно быть подкреплено соответствующими экономическими расчетами.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

5277. Банковская система 141 KB
  Банковская система Понятие и структура кредитной системы Банковская система: понятие, виды, структура, уровни, элементы. Характеристика элементов банковской системы Вопрос 1. Понятие и структура кредитной системы Выделяют два основ...
5278. Лесопиление. Окорка, пилорама с брусовкой 241.29 KB
  Введение. По объему выпускаемой продукции лесопромышленный комплекс в структуре промышленного производства России занимает пятое, по объемам экспорта - четвертое место. В нашей стране сосредоточены крупнейшие в мире лесосырьевые ресурсы...
5279. Независимая журналистика в России: проблемы существования. 93.5 KB
  Независимая журналистика в России: проблемы существования. Средства массовой информации и коммуникации часто вызывают полемику в обществе. Вопросы массовых коммуникаций важны потому, что прямо или косвенно оказывают влияние на жизни людей. Вопросы с...
5280. Подготовка к сварочно-наплавочным работам 76.5 KB
  Подготовка к сварочно-наплавочным работам Присварочно-наплавочных работах, подготовительные операции заключаются в следующем: зачистке мест сварки или наплавки металлическими щетками удалении загрязнений, ржавчины, остатков масел. При наличии...
5281. Изучение температурной зависимости электропроводности полупроводников 49.5 KB
  Изучить зависимость электропроводности полупроводникового образца от температуры. Определить ширину запрещенной зоны. Теоретическое введение Электропроводность материалов определяется выражением...
5282. Микропроцессоры и цифровая обработка сигналов 148 KB
  Задание 1. Разработать схему алгоритма и написать программу на языке программирования С. Вариант задания выбрать в соответствии с предпоследней цифрой шифра студента. Вариант 1. Сформировать массив из 10 чисел. Найти наибольший элемент массива и его...
5283. Вибір марок сталей і призначення технологічних параметрів термічної обробки деталей машин і інструментів 2.13 MB
  Розвиток технології машинобудування значною мірою залежить від технічного рівня інструментального виробництва. Термін служби інструменту, кількість проміжних перезаточок впливають на вартість готових виробів. Умовою виробництва високоякісного...
5284. Современные телекоммуникационные технологии 70 KB
  Современные телекоммуникационные технологии. Сформулируйте основные требования, предъявляемые к современным телекоммуникационным системам. Производительность – время реакции, пропускная способность и задержка передачи. Время реакции...
5285. Экологические законы Б. Коммонера. Международное сотрудничество в сфере экологической безопасности 48 KB
  Экологические Законы Б. Коммонера. Экологические законы сформулированы в начале 70-х годов XX в. американским ученым Б. Коммонером. Коммонер достаточно радикален в выборе решения многих проблем загрязнения окружающей среды. Он является решите...