79273

Информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом

Доклад

Менеджмент, консалтинг и предпринимательство

Реализация кадровых задач напрямую зависит от качества и количества информации на основе которой будет принято то или иное решение. Информационное обеспечение включает в себя сбор анализ и хранение информации. Качество представленной информации зависит от критериев оценки информации т. Полпота информации заключается в том объеме который необходим и достаточен для принятия управленческого решения.

Русский

2015-02-10

18.5 KB

1 чел.

  1.  Информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом.

Реализация кадровых задач напрямую зависит от качества и количества информации, на основе которой будет принято то или иное решение. Информационное обеспечение включает в себя сбор, анализ и хранение информации.

Информация - это совокупность сведений, сообщение, уменьшающее имеющуюся неопределенность в системе управления персоналом.

Качество представленной информации зависит от критериев оценки информации, т.е. по таким позициям определяется, насколько она полная, актуальная, достоверная, доступная и адресная.

Полпота информации заключается в том объеме, который необходим и достаточен для принятия управленческого решения. Недостаток информации приводит к ошибочному решению, а избыток - к затруднению поиска решения.

Актуальность информации означает, что за время сбора и обработки информация не устарела, а по-прежнему соответствует современному состоянию дел.

Достоверность информации обеспечивается ее соответствием реальному состоянию дел.

Доступность информации предполагает, что информация представлена в удобном для обработки виде.

Адресность информации заключается в том, что она должна быть направлена лицу, принимающему решения (ЛПР).

Выделяют внешний и внутренний источники информации: К внешним источникам относят:

  1.  пециализированные периодические издания;
  2.  справочно-правовые и нормативно-правовые системы;
  3.  ответы на запросы в соответствующие органы;
  4.  Интернет-ресурсы;
  5.  протокольные мероприятия - выставки, ярмарки, конференции.

В качестве внутренних источников выделяют информационно-поисковые и справочно-информационные системы (ИПС), т.е. комплекс документов организации и классификаторы.

Информацию, полученную в результате исследований и разработок, называютпервичной, а переработанную на основе одного или нескольких источников -вторичной. При работе с информацией необходимо опираться на первоисточник, однако, если это невозможно, то рекомендуют использовать качественную вторичную информацию.

Основным носителем информации служит документ, т.е. сведения, зафиксированные на материальном носителе, имеющие официальный характер и подлежащие использованию или последующей обработке и передаче адресату.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело называют документооборотом. Принято выделять три документопотока: входящий, исходящий и внутренний. Алгоритм работы с входящей документации представлен на рис. 5.1, а.

Входящая документация представлена в виде писем и иных документов, поступающих в организацию, она должна тщательно проверяться, на практике возможны ошибки данных, затем информация сортируется - часть поступает руководителю организации, а письма с пометкой "лично" не регистрируются и передаются исполнителю.

Входящая документация регистрируется путем проставления индекса и даты с занесением сведении в специальных журнал, только после этого она поступает к руководителю па рассмотрение. После резолюции руководства документ отправляют исполнителю, ход исполнения контролируется. После исполнения документа в журнале регистрации входящей документации делается соответствующая запись, и корреспонденция подшивается в дело. В дальнейшем возможна информационно-справочная работа по данному документу.

Порядок обработки исходящей документации несколько отличается (рис. 5.1, б). Под исходящим документопотоком понимают документы, подготовленные организацией для отправления в иные инстанции. В первую очередь составляют проект документа, далее проходит этап согласования, возможна доработка документа. Служба документационного обеспечения управления проверяет правильность оформления представленного проекта. Затем документ подписывается руководителем, после чего он регистрируется и отправляется адресату. Второй экземпляр документа подшивается в дело.

Внутренние документы создаются для внутреннего пользования в организации, они составляются, обрабатываются и хранятся в рамках одной организации. Порядок работы с внутренними документами сначала аналогичен порядку работы с исходящей документацией, а затем с входящей.

Техническое обеспечение системы управления персоналом - это совокупность технических средств сбора, регистрации, накопления, обработки, передачи и представления информации.

К основным техническим средствам относятся: персональный компьютер с выходом в сеть Интернет; принтер; копир; сканер; канцелярские принадлежности; офисная мебель; телефонный аппарат; установленное техническое обеспечение.

К техническим средствам, используемым в системе управления персоналом, предъявляются следующие требования:

  1.  информационная, программная и техническая совместимость входящих в него средств;
  2.  адаптируемость к изменениям в работе службы управления персоналом;
  3.  возможность расширения в целях подключения новых устройств.

От того, насколько представленные технические средства будут удовлетворять потребности службы персонала, зависит содержание оптимальных условий труда, что, в свою очередь, влияет на эффективность функционирования службы управления персоналом.

В последнее время в современных организациях особое внимание уделяется автоматизированным системам управления (АСУ), т.е. совокупности технических средств, математического обеспечения, форм организации сбора, обработки и передачи информации, позволяющей осуществлять оптимальное ведение контролируемых процессов по установленным для этого программам.

Создание автоматизированной системы управления персоналом экономически оправдано только в крупных организациях, что связано со значительными финансовыми затратами. Поэтому решение о внедрении данной системы должно быть подкреплено соответствующими экономическими расчетами.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

58747. Уроки информационного менеджмента 16.84 MB
  Потребность в литературе такого характера в России еще достаточно остра поскольку менеджеру информационной системы ИС приходится решать практические задачи создания и повышения эффективности ИС для чего...
58748. Уроки информационной войны США против России во время вооруженного конфликта в Южной осетии 202 KB
  Главной особенностью этой войны стал тот факт что несмотря на то что сражения на поле боя велись между российскими и грузинскими войсками в ходе информационного противоборства России пришлось столкнуться со всей мощью пропагандистской машины Соединенных Штатов Америки и целого ряда других союзных им государств. На данный момент сложно говорить о том были ли конкретная дата и сценарий вторжения грузинских войск в Южную Осетию согласованы с американским руководством тем не менее данная агрессия целиком и полностью лежит в русле...
58752. Уроки истории с использованием технологии программированного и модульного обучения 44 KB
  Логика обучения носит линейный характер. Такой вариант программированного обучения в большей степени адаптирован к индивидуальным особенностям учебной деятельности ученика. Опыт использования программированного обучения у нас и за рубежом выявил много сильных его сторон.
58753. История. Краткий курс 1.31 MB
  Австралопитеки стали приспосабливаться к этим изменениям: выгнали животных из пещер и стали там жить стали использовать огонь сначала только поддерживали огонь заниматься охотой и пользоваться одеждой шили из шкур животных. Они размножились и стали расселяться. Те из них кто дошли до Китая стали называться синантропами. Многое не зная они стали поклоняться силам природы.