79273

Информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом

Доклад

Менеджмент, консалтинг и предпринимательство

Реализация кадровых задач напрямую зависит от качества и количества информации на основе которой будет принято то или иное решение. Информационное обеспечение включает в себя сбор анализ и хранение информации. Качество представленной информации зависит от критериев оценки информации т. Полпота информации заключается в том объеме который необходим и достаточен для принятия управленческого решения.

Русский

2015-02-10

18.5 KB

4 чел.

  1.  Информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом.

Реализация кадровых задач напрямую зависит от качества и количества информации, на основе которой будет принято то или иное решение. Информационное обеспечение включает в себя сбор, анализ и хранение информации.

Информация - это совокупность сведений, сообщение, уменьшающее имеющуюся неопределенность в системе управления персоналом.

Качество представленной информации зависит от критериев оценки информации, т.е. по таким позициям определяется, насколько она полная, актуальная, достоверная, доступная и адресная.

Полпота информации заключается в том объеме, который необходим и достаточен для принятия управленческого решения. Недостаток информации приводит к ошибочному решению, а избыток - к затруднению поиска решения.

Актуальность информации означает, что за время сбора и обработки информация не устарела, а по-прежнему соответствует современному состоянию дел.

Достоверность информации обеспечивается ее соответствием реальному состоянию дел.

Доступность информации предполагает, что информация представлена в удобном для обработки виде.

Адресность информации заключается в том, что она должна быть направлена лицу, принимающему решения (ЛПР).

Выделяют внешний и внутренний источники информации: К внешним источникам относят:

  1.  пециализированные периодические издания;
  2.  справочно-правовые и нормативно-правовые системы;
  3.  ответы на запросы в соответствующие органы;
  4.  Интернет-ресурсы;
  5.  протокольные мероприятия - выставки, ярмарки, конференции.

В качестве внутренних источников выделяют информационно-поисковые и справочно-информационные системы (ИПС), т.е. комплекс документов организации и классификаторы.

Информацию, полученную в результате исследований и разработок, называютпервичной, а переработанную на основе одного или нескольких источников -вторичной. При работе с информацией необходимо опираться на первоисточник, однако, если это невозможно, то рекомендуют использовать качественную вторичную информацию.

Основным носителем информации служит документ, т.е. сведения, зафиксированные на материальном носителе, имеющие официальный характер и подлежащие использованию или последующей обработке и передаче адресату.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело называют документооборотом. Принято выделять три документопотока: входящий, исходящий и внутренний. Алгоритм работы с входящей документации представлен на рис. 5.1, а.

Входящая документация представлена в виде писем и иных документов, поступающих в организацию, она должна тщательно проверяться, на практике возможны ошибки данных, затем информация сортируется - часть поступает руководителю организации, а письма с пометкой "лично" не регистрируются и передаются исполнителю.

Входящая документация регистрируется путем проставления индекса и даты с занесением сведении в специальных журнал, только после этого она поступает к руководителю па рассмотрение. После резолюции руководства документ отправляют исполнителю, ход исполнения контролируется. После исполнения документа в журнале регистрации входящей документации делается соответствующая запись, и корреспонденция подшивается в дело. В дальнейшем возможна информационно-справочная работа по данному документу.

Порядок обработки исходящей документации несколько отличается (рис. 5.1, б). Под исходящим документопотоком понимают документы, подготовленные организацией для отправления в иные инстанции. В первую очередь составляют проект документа, далее проходит этап согласования, возможна доработка документа. Служба документационного обеспечения управления проверяет правильность оформления представленного проекта. Затем документ подписывается руководителем, после чего он регистрируется и отправляется адресату. Второй экземпляр документа подшивается в дело.

Внутренние документы создаются для внутреннего пользования в организации, они составляются, обрабатываются и хранятся в рамках одной организации. Порядок работы с внутренними документами сначала аналогичен порядку работы с исходящей документацией, а затем с входящей.

Техническое обеспечение системы управления персоналом - это совокупность технических средств сбора, регистрации, накопления, обработки, передачи и представления информации.

К основным техническим средствам относятся: персональный компьютер с выходом в сеть Интернет; принтер; копир; сканер; канцелярские принадлежности; офисная мебель; телефонный аппарат; установленное техническое обеспечение.

К техническим средствам, используемым в системе управления персоналом, предъявляются следующие требования:

  1.  информационная, программная и техническая совместимость входящих в него средств;
  2.  адаптируемость к изменениям в работе службы управления персоналом;
  3.  возможность расширения в целях подключения новых устройств.

От того, насколько представленные технические средства будут удовлетворять потребности службы персонала, зависит содержание оптимальных условий труда, что, в свою очередь, влияет на эффективность функционирования службы управления персоналом.

В последнее время в современных организациях особое внимание уделяется автоматизированным системам управления (АСУ), т.е. совокупности технических средств, математического обеспечения, форм организации сбора, обработки и передачи информации, позволяющей осуществлять оптимальное ведение контролируемых процессов по установленным для этого программам.

Создание автоматизированной системы управления персоналом экономически оправдано только в крупных организациях, что связано со значительными финансовыми затратами. Поэтому решение о внедрении данной системы должно быть подкреплено соответствующими экономическими расчетами.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

18733. Социальное партнерство 19.32 KB
  Социальное партнерство. Экономическая и социальная сущность. Классификация объектов социального партнерства. Современные субъектнообъектные отношения в сфере социального партнерства. Современные технологии осуществления социального партнерства. Роль социального
18734. Франчайзинг как модель экономического обеспечения молодежи 21.99 KB
  Франчайзинг как модель экономического обеспечения молодежи. Определение франчайзинга и сторон франчайзинга. Способы получения разрешения на франчайзинговую деятельность. Франчайзинговый договор. Преимущества инедостатки франчайзинга для молодых предпринимателей...
18735. Детское и молодёжное движение как социальное явление 30.67 KB
  Детское и молодёжное движение как социальное явление. Нормативноправовая база общественного движения. Общественным движением является состоящее из участников и не имеющее членства массовое общественное объединение преследующее социальные политические и иные об...
18736. Организация социологических исследований проблем молодежи 23.71 KB
  Организация социологических исследований проблем молодежи. Стратегия эмпирического исследования молодежных проблем. Специфика использования инструментария эмпирического исследования при обращении к молодежной проблематике. Проблемы молодежи способы их выявления...
18737. Технологический подход в системе воспитания молодёжи 30.31 KB
  Технологический подход в системе воспитания молодёжи. Основы понятий технология воспитательная технология. Классификация воспитательных технологий. Сравнительный анализ воспитательных технологий педагогов Макаренко А.С. Иванова И.П. Сухомлинского В.А. Классифика...
18738. Предмет и сущность профилактики как технологии работы с молодежью 21.55 KB
  Предмет и сущность профилактики как технологии работы с молодежью. Определения цели задачи профилактики ее место в системе социальных отношений. Профилактика это действия направленные на: 1. Предотвращение возможных физических психических социокультурных колл
18739. Теоретический аспект девиантного поведения молодежи 22.74 KB
  Теоретический аспект девиантного поведения молодежи. Сущность понятия девиация соотношение понятий нормадевиация основные формы девиантного поведения. Социальные нормы и социальный контроль. Гендерный аспект девиантного поведения. Сущность понятия девиаци
18740. Специфика социально-политического поведения молодежи и ее причины 23.05 KB
  Специфика социальнополитического поведения молодежи и ее причины. Молодёжь социальнодемографическая группа выделяемая на основе совокупности возрастных характеристик особенностей социального положения и обусловленных тем и другим социальнопсихологических сво...
18741. Формирование здорового образа жизни современной молодежи 26.35 KB
  Формирование здорового образа жизни современной молодежи. Понятие здоровье и здоровый образ жизни. Здоровый образ жизни совокупность духовных ценностей и реальных видов форм и благоприятных для здоровья эффектов деятельности по обеспечению оптимального удов