79273

Информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом

Доклад

Менеджмент, консалтинг и предпринимательство

Реализация кадровых задач напрямую зависит от качества и количества информации на основе которой будет принято то или иное решение. Информационное обеспечение включает в себя сбор анализ и хранение информации. Качество представленной информации зависит от критериев оценки информации т. Полпота информации заключается в том объеме который необходим и достаточен для принятия управленческого решения.

Русский

2015-02-10

18.5 KB

0 чел.

  1.  Информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом.

Реализация кадровых задач напрямую зависит от качества и количества информации, на основе которой будет принято то или иное решение. Информационное обеспечение включает в себя сбор, анализ и хранение информации.

Информация - это совокупность сведений, сообщение, уменьшающее имеющуюся неопределенность в системе управления персоналом.

Качество представленной информации зависит от критериев оценки информации, т.е. по таким позициям определяется, насколько она полная, актуальная, достоверная, доступная и адресная.

Полпота информации заключается в том объеме, который необходим и достаточен для принятия управленческого решения. Недостаток информации приводит к ошибочному решению, а избыток - к затруднению поиска решения.

Актуальность информации означает, что за время сбора и обработки информация не устарела, а по-прежнему соответствует современному состоянию дел.

Достоверность информации обеспечивается ее соответствием реальному состоянию дел.

Доступность информации предполагает, что информация представлена в удобном для обработки виде.

Адресность информации заключается в том, что она должна быть направлена лицу, принимающему решения (ЛПР).

Выделяют внешний и внутренний источники информации: К внешним источникам относят:

  1.  пециализированные периодические издания;
  2.  справочно-правовые и нормативно-правовые системы;
  3.  ответы на запросы в соответствующие органы;
  4.  Интернет-ресурсы;
  5.  протокольные мероприятия - выставки, ярмарки, конференции.

В качестве внутренних источников выделяют информационно-поисковые и справочно-информационные системы (ИПС), т.е. комплекс документов организации и классификаторы.

Информацию, полученную в результате исследований и разработок, называютпервичной, а переработанную на основе одного или нескольких источников -вторичной. При работе с информацией необходимо опираться на первоисточник, однако, если это невозможно, то рекомендуют использовать качественную вторичную информацию.

Основным носителем информации служит документ, т.е. сведения, зафиксированные на материальном носителе, имеющие официальный характер и подлежащие использованию или последующей обработке и передаче адресату.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело называют документооборотом. Принято выделять три документопотока: входящий, исходящий и внутренний. Алгоритм работы с входящей документации представлен на рис. 5.1, а.

Входящая документация представлена в виде писем и иных документов, поступающих в организацию, она должна тщательно проверяться, на практике возможны ошибки данных, затем информация сортируется - часть поступает руководителю организации, а письма с пометкой "лично" не регистрируются и передаются исполнителю.

Входящая документация регистрируется путем проставления индекса и даты с занесением сведении в специальных журнал, только после этого она поступает к руководителю па рассмотрение. После резолюции руководства документ отправляют исполнителю, ход исполнения контролируется. После исполнения документа в журнале регистрации входящей документации делается соответствующая запись, и корреспонденция подшивается в дело. В дальнейшем возможна информационно-справочная работа по данному документу.

Порядок обработки исходящей документации несколько отличается (рис. 5.1, б). Под исходящим документопотоком понимают документы, подготовленные организацией для отправления в иные инстанции. В первую очередь составляют проект документа, далее проходит этап согласования, возможна доработка документа. Служба документационного обеспечения управления проверяет правильность оформления представленного проекта. Затем документ подписывается руководителем, после чего он регистрируется и отправляется адресату. Второй экземпляр документа подшивается в дело.

Внутренние документы создаются для внутреннего пользования в организации, они составляются, обрабатываются и хранятся в рамках одной организации. Порядок работы с внутренними документами сначала аналогичен порядку работы с исходящей документацией, а затем с входящей.

Техническое обеспечение системы управления персоналом - это совокупность технических средств сбора, регистрации, накопления, обработки, передачи и представления информации.

К основным техническим средствам относятся: персональный компьютер с выходом в сеть Интернет; принтер; копир; сканер; канцелярские принадлежности; офисная мебель; телефонный аппарат; установленное техническое обеспечение.

К техническим средствам, используемым в системе управления персоналом, предъявляются следующие требования:

  1.  информационная, программная и техническая совместимость входящих в него средств;
  2.  адаптируемость к изменениям в работе службы управления персоналом;
  3.  возможность расширения в целях подключения новых устройств.

От того, насколько представленные технические средства будут удовлетворять потребности службы персонала, зависит содержание оптимальных условий труда, что, в свою очередь, влияет на эффективность функционирования службы управления персоналом.

В последнее время в современных организациях особое внимание уделяется автоматизированным системам управления (АСУ), т.е. совокупности технических средств, математического обеспечения, форм организации сбора, обработки и передачи информации, позволяющей осуществлять оптимальное ведение контролируемых процессов по установленным для этого программам.

Создание автоматизированной системы управления персоналом экономически оправдано только в крупных организациях, что связано со значительными финансовыми затратами. Поэтому решение о внедрении данной системы должно быть подкреплено соответствующими экономическими расчетами.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

81953. Республика Беларусь в системе мирохозяйственных связей. Внешняя торговля Республики Беларусь 46.47 KB
  Для того чтобы определить, насколько Беларусь интегрирована в систему мирохозяйственных связей, необходимо оценить степень вовлеченности республики в систему международного разделения труда и международного обобществления производства страны путем участия в МРТ, выяснить ее место и роль...
81954. Звезды и их эволюция 47.05 KB
  Поверхностный взгляд найдет сходство между звездами и планетами. Ведь и планеты при наблюдении простым глазом видны как светящиеся точки различной яркости. Планеты изменяют свое положение на небе, перемещаются из одного созвездия в другое и за год успевают пройти значительный путь...
81955. Электроснабжение механического цеха 93.42 KB
  Работа приемников электроэнергии зависит от ее качества. Качество электроэнергии и, в частности, например: отклонение напряжения, вызывает изменение скорости движения электроприводов, что уменьшает или увеличивает производительность механизмов.
81956. Значення й методи аналізу майна підприємства. Основні показники оцінки майнового стану підприємства 40.13 KB
  Неодмінною складовою переходу України до ринкових відносин є створення нових підприємницьких структур та приватизація підприємств. Цей перехід зумовив еволюцію відносин власності і типів субєктів господарювання в напрямку забезпечення їх розмаїття.
81957. Расчет экономической эффективности восстановления детали 1.09 MB
  В процессе работы любой машины происходит износ ее деталей. Это естественное изнашивание носит закономерный характер и происходит в результате трения сопрягаемых поверхностей деталей, тепловых и химических воздействий среды, изменения физико-механических свойств материала деталей вследствие старения и усталости.
81958. Современные средства обучения и технического оснащения классов в современной школе 134.5 KB
  Средства обучения – обязательный элемент оснащения образовательного процесса. Наряду с целями, содержанием, формами и методами обучения средства обучения являются одним из главных компонентов дидактической системы.
81959. ОСОБЕННОСТИ РАЗВИТИЯ ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ В РАБОВЛАДЕЛЬЧЕСКОМ ОБЩЕСТВЕ 107 KB
  Особенности развития физической культуры в Древнем Риме. Физическая культура в государстве достигшем наивысшей ступени развития в эпоху древнего мира относится к числу наиболее противоречивых проблем истории физической культуры.
81960. Единица величины, основной принцип измерения, результат измерения 90.58 KB
  Таким образом получение информации о значениях физической величины как некоего числа принятых для нее единиц и есть главная задача измерений. А вторые неаддитивные величины прямо не измеряются так как они преобразуются в непосредственное измерение величины или измерение путем косвенных измерений.
81961. Рыцари периода сервантесовской Испании. Пародийность рыцарского романа «Хитроумный идальго Дон Кихот Ламанчский» 45.12 KB
  Роман по своей форме является пародией на рыцарские романы, очень популярные в то время. Роман, состоит из двух частей, при всем единстве фабулы существенно отличающихся друг от друга. Однако основным моментом содержания является описание окружающего общества, социальной несправедливости, и все это в форме рыцарского романа.