79744

Командировочные расходы: учет и налогообложение

Лекция

Бухгалтерский учет и финансовый аудит

Командировочные расходы: учет и налогообложение Состав расходов возмещаемых командировочному лицу Документальное оформление командировочных расходов. Включение командировочных расходов в себестоимость продукции Налоговые отношения возникающие при наличии командировочных расходов...

Русский

2015-02-14

62.5 KB

3 чел.

6                                                                                            Курс «Бухгалтерский учет» 

Тема 9. Командировочные расходы:

учет и налогообложение

  1.  
  2.  Состав расходов, возмещаемых командировочному лицу
  3.  Документальное оформление командировочных расходовВключение командировочных расходов в себестоимость  продукции
  4.  

Налоговые отношения, возникающие при наличии командировочных расходов

1. Состав расходов, возмещаемых командировочному лицу

Основой для расчета величины командировочных расходов является Инструкция МФ СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7.04. 88г. № 62 “О служебных командировках в пределах СССР”, действие которой до настоящего времени не утратило силы.

Основные положения данной инструкции определяют содержание командировочных расходов, правила расчета их величины, что связано с практической работой бухгалтеров, поэтому необходимо остановиться на основных моментах этого документа, тем более что принят он был около 10 лет назад.

“Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также выплачиваются суточные “(п. 10); “командированному работнику возмещается плата за бронирование мест в гостиницах в размере 50 % от возмещаемой ему стоимости места в сутки” (п. 11); “командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, включая страховые платежи по обязательному страхованию пассажиров, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями” (п.12); оплата багажа (кроме расходов за перевозку и переноску носильщиком личного багажа); стоимость служебных телеграмм и междугородных телефонных переговоров.

Возмещение данных командировочных расходов производится в соответствии с нормами, установленными письмами Минфина РФ. В настоящее время возмещение командировочных расходов производится в следующих размерах: оплата жилого помещения по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 145 руб. в сутки. При отсутствии подтверждающих документов, расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 4,5 руб., суточные 22 руб. за каждый день нахождения в командировке, причем день приезда и день отъезда считаются отдельно.

Приказом по предприятию могут быть установлены нормы расхода отличные от принятых норм. В этом случае возмещение для работника производится полностью в соответствии с утвержденным приказом, но на превышение от установленной нормы на предприятии будет увеличена налогооблагаемая прибыль.

Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая праздничные и выходные дни.

Оплата командировочных расходов при выполнении монтажных, наладочных, строительных работ, а также при направлении на курсы повышения квалификации и связанных с подвижным характером работы регламентируются по нормам, установленным Постановлением Минтруда РФ № 51 от 29.06.94 “О нормах и порядке возмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций и учреждений для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории РФ”. Порядок возмещения командировочных расходов предусматривает в этих случаях применение выплат, надбавок к з/п взамен суточных, определяемых в процентах к месячной тарифной ставке без учета коэффициентов и доплат. Как правило, указанным работникам жилое помещение предоставляется бесплатно, но в случае невозможности предоставления жилого помещения расходы по найму жилого помещения возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более установленной нормы расходов по найму жилого помещения при командировках на территории РФ.

2. Документальное оформление командировочных расходов

Направление работника в командировку производится руководителем предприятия и оформляется выдачей командировочного удостоверения (а также, по усмотрению руководителя, приказом). В командировочном удостоверении производятся отметки (подпись и печать организации, куда командирован работник) в день приезда и в день отъезда из населенного в каждом из них. Наличие этой информации является необходимым элементом расчета возмещения найма жилья, так как оплата за жилье производится за календарные сутки нахождения в командировке. Так например, если работник направлен в командировку 1-го числа сроком на 5 дней, прибыл к месту назначения 2-го числа, а выбыл 4-го числа, то оплата найма жилья будет производится за 2 суток (со 2-го на 3-е, с 3-го на 4-е). Отсутствие отметок в пункте назначения не позволит сделать точный расчет расходов по найму жилья.

При возврате работника из командировки командировочное удостоверение и все документы, подтверждающие фактический расход, подкрепляются основанием для принятия произведенных расходов бухгалтерией и руководством предприятия.

В ряде случаев на предприятиях используются еще два документа, определяющих цель командировки – это командировочное задание, которое оформляется на момент поездки и командировочный отчет, который составляется после приезда работника. Эти документы специально не регламентированы инструкцией, но они могут быть использованы для обоснования производственного характера поездки и иных моментов, связанных с включением в затраты и применением льготного налогообложения. Например, если предприятие доказывает льготу по экспортным работам и услугам в связи с тем, что они были произведены в стране импортере, отчет о командировке может быть подтверждением этого.

Нередко встречаются случаи, когда командированный утрачивает подтверждающие командировку документы или не проставляет отметки в командировочном удостоверении. Это ставит руководство предприятия перед необходимостью решать: подлежат ли возмещению командировочные расходы; включать ли такие расходы в состав затрат; включаются ли данные суммы в доход физического лица. Вопрос в каждой конкретной ситуации требует индивидуального решения.

При отсутствии в командировочном удостоверении отметок, подтверждающих пребывание в пункте назначения, следует использовать возможность их восстановления, а если отсутствуют проездные документы или документы по найму жилья, то в этом случае согласно п. 19 Инструкции № 62 руководитель предприятия имеет право разрешить возместить оплату расходов по минимальной их стоимости. Данные расходы относятся на уменьшение прибыли (письмом Госналогслужбы РФ от 05.12.94г. № 17-00161/130),  а также включаются в налогооблагаемый доход работника в сумме возмещенных расходов по оплате командировочных, т.е. работник не освобождается от подоходного налога (сюда не относятся расходы по найму жилья по норме 4, 5 руб., установленной письмом Минфина РФ).

Необходимо помнить также о том, что если приказом по предприятию суммы выданных подотчетных средств должны быть возвращены в оговоренные сроки, не возвращенные остатки денежных средств по командировочным расходам могут быть включены в облагаемый доход работника с удержанием подоходного налога (письмо ГНС по Москве от 15.12.94 № 11-13/16157). Исходя из вышеуказанного письма, действие которого распространяется только на Москву, можно сделать вывод, что несвоевременная сдача денежных средств в кассу предприятия может рассматриваться налоговыми органами на момент проверки как доход сотрудника. Кроме того, в инструкции по подоходному налогу физических лиц в 1997 г. появилось понятие материальной выгоды, которая облагается подоходным налогом. Поэтому, несмотря на то, что денежные средства, выданные физическим лицам, отражаются в бухгалтерском учете как дебиторская задолженность, не исключена вероятность распространения выданных сумм как займа сотрудникам.

Командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расхода по найму жилого помещения и суточных. В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах по установленному порядку. Сроки предоставления авансового отчета также регламентированы Инструкцией ЦБ РФ № 18 от 4 октября 1993 г. (в ред. от 26.02.96) в п. 11 “Порядок ведения кассовых операций в РФ”.

3. Включение командировочных расходов в себестоимость

продукции

Поскольку служебная поездка вызвана производственной необходимостью, все расходы, связанные с командировкой, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) организации в соответствии с подпунктом “и” п.2 Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли, утвержденного постановлением Правительства РФ от 05.08.92 № 552 (ред. от 11.03.97). Указанные затраты отражаются на счете 26 “Общехозяйственные расходы” (для малых предприятий, не использующих калькуляционные счета, - на счет 20).

В некоторых случаях отнесение командировочных расходов на затраты определено целью командировки.

Расходы по участию в технической конференции могут быть отнесены на себестоимость продукции, если результат такого участия связан с совершенствованием производственного процесса. Обоснование правомерности расходов находится в компетенции предприятия.

Участие в выставках для коммерческих предприятий является разновидностью рекламных расходов, которые относятся на себестоимость продукции в пределах установленных норм, поэтому командировочные расходы могут быть признаны как расходы, связанные с производственной необходимостью.

Возмещение командировочных расходов по обучению сотрудников с отнесением их на себестоимость зависит от разновидности обучения. В целом необходимо различать обучение, предполагающее получение знаний, и обучение, целью которого является подтверждение знаний. Если расходы были произведены в рамках заключения договора с высшим учебным заведением о подготовке специалистов (при условии, что данное учебное заведение имеет лицензию на образовательную деятельность), расходы по обучению рассматриваются как расходы на подготовку и переподготовку кадров (профессиональная подготовка, повышение квалификации) в соответствии со ст. 184 КЗоТ РФ с отчислением по норме затрат на обучение в себестоимость продукции. Соответственно и командировочные расходы по такому обучению относят на затраты.

Если обучение предусматривает получение аттестата на право занятия определенным видом деятельности (например, по программе Министерства России на получение аттестата профессионального бухгалтера или квалификационного свидетельства аудитора), то расходы по такому обучению относят на сч. 81 «Использование прибыли» с удержанием подоходного налога, а также с отнесением командировочных расходов за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия.

Если предприятие оплачивает обучение сотрудника на курсах, соответствующих профилю работы (например, курсы английского языка), то эти затраты относят на сч. 81 (соответственно и командировочные расходы). Практически такие расходы никогда не признаются налоговыми органами как производственные.

Сумма возмещения командировочных расходов, связанных с направлением работников на участие в бизнес - семинарах, семинарах по бухгалтерскому учету включаются в стоимость продукции только в случае, если семинар организуется проблемными вопросами и по содержанию является консультационным. В этом случае такие расходы можно рассматривать как консультационные и соответственно производить списание расходов по семинару командировочных расходов на себестоимость продукции (работ, услуг) (только в г. Москве).

С 1 января 1995 г. не производится деление командировочных расходов в пределах норм и сверх норм при отнесении на себестоимость. Вместе с тем, поскольку корректировка налогооблагаемой базы прибыли необходима, на большинстве предприятий вводятся отдельно субсчета к затратным счетам для выделения сверхнормативной величины расходов с целью последующего включения ее в расчет налога на прибыль.

4. Налоговые отношения, возникающие при наличии командировочных расходов

Для целей налогообложения затраты на командировки регулируют налоговые отношения, возникающие между работником предприятия и государством. Первые определяются по отношению к подоходному налогу, вторые связаны с расчетом НДС, налогом на прибыль и внебюджетными фондами.

Расчет подоходного налога с командировочных расходов предусматривается в следующих случаях:

  1.  Если предприятием оплачены работнику сверхнормативные расходы суточных, документально подтвержденные расходы, которые не подлежат возмещению в общеустановленном порядке (такси, ресторанные счета и т.д.), не подтвержденные сверхнормативные расходы по найму жилья.

Согласно Инструкции ГНС РФ от 29.06.95 № 35 (с учетом изменений и дополнений № 4 от 23.03.97г. ), п. 8, подп. «д»: «При оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее пределами в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (за исключением проезда на такси), на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, получению заграничного паспорта и виз, прописке заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту. В случае оплаты расходов по найму жилого помещения при направлении в командировки внутри страны по установленным законодательством нормам для оплаты жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов выплачиваемые суммы налогообложению не подлежат». Суммы, выделенные командированным работникам на питание и включенные в счет суточных и возмещению не подлежат, а в случае оплаты включаются в расчет подоходного налога согласно письму ГНС РФ от 16.06.96 № ВГ-8-08-442;

  1.  Согласно п. 4 разъяснения ГНС РФ от23 апреля 1994 г. № ЮБ-6-08/9 в том случае, когда в командировку (как внутри страны, так и за ее пределы) направляется физическое лицо, выполняющее работы по договору гражданско-правового характера, следовательно, все расходы по ней должны включаться в доход физического лица.

Сверхнормативные и не подтвержденные расходы по командировке влекут за собой применение налоговых отношений по прибыли. Сумма сверхн＀ормативных командировочых расходов присоединяется к налогооблагаемой прибыли и входит в состав начисления налога на прибыль по общеустановленным ставкам.

Согласно п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются взносы в Пенсионный фонд РФ, утвержденного 07.05.97 № 546 страховые взносы не начисляются на «суммы, выплачиваемые в возмещение расходов, и иные компенсации работникам (в том числе надбавки к компенсации взамен суточных), выплачиваемые им в пределах норм, установленных законодательством РФ, а также документально подтвержденные фактические расходы (сверх норм) по найму жилого помещения в связи со служебными командировками, переводом, приемом или направлением на работу в другую местность».  Размеры страховых взносов, подлежащих уплате в Пенсионный фонд РФ, установлены Федеральным законом от 5.02.1997г. № 25- ФЗ «О тарифах страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, Государственный фонд занятости населения РФ и Фонды обязательного медицинского страхования на 1997г.». Согласно ст. 1 указанного Закона организации-работодатели уплачивают страховые взносы в размере 28 % от выплат, начисленных в пользу работника по всем основаниям независимо от источников финансирования, работающие граждане - в размере 1 % от установленных выплат.

Таким образом, предприятие должно уплачивать страховые взносы в Пенсионный фонд РФ с сумм, превышающих установленные нормы, направленные на возмещение командировочных расходов в размере 28 % от данных выплат, которые должны производиться из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия, а также удерживать страховой взнос в Пенсионный фонд РФ в размере 1 % от выплат, полученных работником.

Согласно п. 19 Инструкции ГНС РФ «О порядке исчисления и уплаты НДС» от 11.10.95 № 39 ( с учетом изменений и дополнений № 2 от 14.03.96г.) суммы НДС, оплаченные по расходам, связанным с затратами на командировки (расходами по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходами по найму жилого помещения), относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх нормы – налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счет прибыли, остающейся в распоряжении организаций (предприятий).

Было выпущено разъяснение ГНС РФ от 26 ноября 1996г. № 03-1-09/31, где было подтверждено, что суммы НДС, не выделенные отдельной строкой в документах, обосновывающих произведенные в командировке расходы (оплата проезда, найма, жилья, пользования в поездах постельными принадлежностями), определяются по расчетной ставке от сумм затрат, относимых на себестоимость производимой продукции в пределах норм, установленных законодательством.

Тема 9. Командировочные расходы: учет и налогообложение        7


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

58387. Сатирическое изображение Москвы 30–х годов в романе М.А.Булгакова «Мастер и Маргарита» 50 KB
  Цель урока: Показать сатирическое изображение московского общества; раскрыть приемы создания писателем комичных ситуаций; определить основную цель использования сатирических приемов в романе. Выявление основных сатирических приемов в романе М.
58393. Начало Великой Отечественной войны 67 KB
  Оснащение урока: Презентация Начало Великой Отечественной войны где используется карта начального периода войны фрагменты документальных фильмов о войне схема о готовности Германии и СССР к войне выставка книг посвященных Великой Отечественной войне...