82555

Технологія підготовки та проведення нарад. Етикет ділової людини

Дипломная

Этика и деонтология

Наради невід’ємна частина багатьох видів бізнесу. Ось тільки користь вони приносять лише в тому випадку якщо правильно організовані в іншому випадку наради можуть перетворитися на пожирачів часу що гальмують робочий процес. Але описаний в попередньому абзаці погляд на наради досить ідеалізований...

Украинкский

2015-02-28

211.33 KB

0 чел.

Тема: Технологія підготовки та проведення нарад. Етикет ділової людини.


ЗМІСТ

ВСТУП

I. ТЕОРЕТИЧНА ЧАСТИНА

Розділ 1

  1.  Нарада:види та їх класифікація.
  2.  Етапи підготовки та проведення нарад.
  3.  Етикет ділової людини.

ІІ. ТЕХНОЛОГІЧНА ЧАСТИНА

Розділ 2

2.1.Документаційне забезпечення керівника при діловій нараді.

2.2 Імідж ділової людини.

ІІІ. ЗАКЛЮЧНА ЧАСТИНА

Розділ 3

3.1Опис технічних засобів роботи секретаря- керівника підприємства.

3.2 Техніка безпеки.

ВИСНОВОК

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

ДОДАТОК 1

ДОДАТОК 2

ДОДАТОК 3

Вступ

Наради — невід’ємна частина багатьох видів бізнесу. Ось тільки користь вони приносять лише в тому випадку, якщо правильно організовані, в іншому випадку наради можуть перетворитися на «пожирачів часу», що гальмують робочий процес. Керівникам важливо знати, яким має бути правильне проведення нарад.

Нарада — це одна з форм ділового спілкування, яка дозволяє залучити співробітників до процесу прийняття рішень. Завдяки участі в нарадах співробітники відчувають себе причетними до справ фірми, а не просто гвинтиками у величезній машині, і розуміють, що від них теж щось залежить. Для керівництва нарада може стати джерелом цінних ідей не тільки в плані розвитку бізнесу, але і в плані пошуку найбільш відповідних шляхів управління персоналом.

Але описаний в попередньому абзаці погляд на наради досить ідеалізований; всім відомо, що те, як має бути, далеко не завжди збігається з тим, як є насправді. Дуже часто і співробітники, і керівники скаржаться на те, що наради лише забирають час і гальмують робочий процес. Однак причина зазвичай полягає в тому, що наради організовуються і проводяться неправильно.

По-перше, проводити нараду потрібно лише тоді, коли воно дійсно необхідно, — Тобто, коли існують питання, які слід обговорити з працівниками. У деяких компаніях наради проходять щодня, тому що, на думку керівників, «дисциплінують» співробітників. Ось такі наради якраз і віднімають дорогоцінний робочий час, тому що нічого важливого на них не вирішується.

По-друге, нараду не буде ефективним, якщо людина, відповідальна за його проведення, до нього не підготується. Перш ніж відправлятися в плавання, капітан корабля повинен прокласти курс. Точно так само перш ніж проводити нараду, керівник повинен зрозуміти, навіщо він збирається це робити, як саме він буде це робити і чого він хоче досягти в результаті.

Нарада, прямо як шкільний твір, складається з трьох основних частин — вступу, основної частини і висновку.

Під вступ необхідно сформулювати мету наради та основні питання, які будуть розглядатися. Також необхідно узгодити правила спільної роботи. Головну тему і регламент бажано записати на дошці. Необхідно також вибрати людину, відповідального за ведення протоколу.

Основна частина наради — Це власне дискусія. На жаль, у деяких керівників вона перетворюється на монолог, що робить нараду абсолютно неефективним. Якщо ви хочете привернути працівників до процесу прийняття рішень, давайте їм висловитися. Зрозуміло, ви можете бути з ними не згодні, але важливо дати співробітникам зрозуміти, що їх думка чують і поважають, хоча і не завжди з ним повністю погоджуються. Навіть якщо у вас вже є своя позиція з обговорюваним питанням, не потрібно з самого початку наради нав’язувати її учасникам.

Нарешті, в підсумковій частині наради необхідно коротко підсумувати сказане і визначити подальші дії. Закінчувати нараду краще на позитивній ноті, навіть якщо поставлені цілі не були досягнуті на всі 100%.

Проведення нарад — це мистецтво, яким, втім, не так вже й складно опанувати, якщо задатися такою метою. Головне — сприймати нараду не як формальність чи можливість покрасуватися перед підлеглими, а як інструмент спільного прийняття рішень.

Мета роботи полягає в тому, щоб на основі доступної літератури проаналізувати та з’ясувати технологію проведення нарад та яким чином етикет ділової людини впливае на їх результат.

Для досягнення цієї мети у роботі вирішується ряд задач:

  1. визначити вимоги, що пред’являються до проведення нарад;
  2. охарактеризувати технологію організації та проведення ділових нарад;
  3. дослідити вдосконалення документаційного забезпечення при проведенні ділових нарад та переговорів;
  4. проаналізувати етикет ділової людини
  5.  Об’єктом дослідження є загальне визначення ділових нарад та їх проведення .

Предметом дослідження виступає документацій не забезпечення при проведенні та організації ділових нарад.


І. ТЕОРЕТИЧНА ЧАСТИНА

РОЗДІЛ  1

1.1Службові (ділові) наради – особлива форма організації праці, яка має визначену спрямованість і невелику тривалість.

Наради, засідання, збори являють собою різні форми участі персоналу організації у розгляді, обговоренні, вирішенні будь-яких питань. На нарадах керівник роз’яснює свою позицію, переконує присутніх, готує до правильного сприйняття свого рішення. Коли з’являється наказ, розпорядження або вказівка, робітники, що були присутніми на нараді, сприймають його як результат рішення, у підготовці якого вони брали участь. Існує певна відмінність між такими формами колективної роботи, як нарада, засідання і збори.

Нарада – це форма управлінської діяльності, змістом якої є спільна робота певної кількості учасників управлінського процесу.   Нарада – одна з найдієвіших форм залучення членів трудового колективу до розв’язання встановлених перед ним завдань, управління організацією. Вона дає змогу керівнику впливати через її учасників на весь колектив підприємства.

Засідання – це форма організації роботи постійно діючого органу (комітету, колегії, ради, комісії, групи). У більшості випадків проведення засідання передбачається статутом, хоча іноді засідання може проводитися за ініціативою керівника.

Збори – це спільна присутність у певному місці людей, об’єднаних конкретною метою (збори працівників підприємства, підрозділу, членів товариства та ін.).

Як форма ухвалення колективного рішення нарада має такі достоїнства:

 1.колективне рішення враховує різні точки зору і позиції, які панують у середовищі співробітників;

2.процес колективного ухвалення рішення додає учасникам впевненості в тому, що обрано правильне й оптимальне рішення;

3.значно знижується ризик ухвалення помилкового рішення, оскільки колективне рішення, як правило, раціональне й аргументоване;

4.колективне рішення – це рішення публічне, тобто орієнтоване на прийняті юридичні норми й існуючі інструкції.

Масовий характер нарад володіє і визначеними недоліками:  

1.вироблення рішення вимагає більше часу, ніж одноосібно прийняте  рішення;

2. якщо на нараді присутні багато людей, рішення взагалі може бути не прийнято;

3.при колективному рішенні відсутнє авторство, а отже, і відповідальність за можливі наслідки;

4.колективне рішення нерідко буває надмірно компромісним; нарада – самий дорогий вид управлінської діяльності.

Класифікація ділових нарад

1.За цілями: навчальні (мета наради – передати учасникам певні знання, і тим самим підвищити їх кваліфікацію);

2.роз’яснювальні (керівник намагається переконати учасників наради у необхідності, вірності та своєчасності його стратегії і дій);

3.проблемні (мета наради – розробка шляхів і методів рішення проблем);

4.координаційні (мета наради – координація роботи підрозділів); інформаційні (мета наради – здійснення збору, обміну і узагальнення даних з будь-якої проблеми і визначення поглядів учасників наради).

За способом проведення:

1.Диктаторська нарада характеризується такими ознаками: право голосу має тільки керівник; він сам викладає свої погляди, видає наказ або вказівку; кількість учасників не регламентують. Особливості таких нарад – збереження ієрархії працівників, однозначність у постановці завдань, швидке здійснення рішень;

2.Автократична нарада є різновидом диктаторської. Її хід передбачає запитання керівника і відповіді учасників наради. На вимогу або за дозволом керівника допускаються виступи. Кількість учасників подібної наради обмежена. Такі наради, як правило, являють собою своєрідний звіт учасників перед керівником, під час якого кожний має можливість більшою або меншою мірою викласти свій погляд;

3.Сегрегативна нарада передбачає порядок, при якому керівник сам визначає тих, хто має виступити, тобто тих, кого він бажає вислухати. -4.Дискусійні наради являють собою найбільш демократичний спосіб вирішення проблем, що виносять на нараду. Такі наради організовують у разі потреби координації дій співробітників або підрозділів, їх може проводити як керівник, так і обраний учасниками голова. Кількість учасників обмежена, звичайно не більш як 15 чол. Кожний учасник дискусійної наради має можливість вільно викласти свою думку, що сприяє підвищенню відповідальності за виконання прийнятих рішень, дає змогу відкрито обговорювати будь-які погляди, у тому числі керівника, сприяє згуртованості членів колективу;

5.Довільна нарада, як правило, має місце тоді, коли обмінюються думками працівники, професійні обов’язки яких тісно взаємопов’язані. Вона відбувається без порядку денного, без голови, на ній не приймають ніяких рішень. Прикладом такої наради є обговорення керівником, його заступниками, помічниками, провідними спеціалістами загального стану справ або досить великої і важливої проблеми.

3. За ступенем підготовленості:

-  заплановані. до таких нарад належать:

1. наради, які регулярно проводять керівники;

2. щотижневі наради, наприклад, з якості, та ін. їх проводять звичайно з встановленою періодичністю, у той самий час, з відносно стабільним складом учасників, часто з практично постійним порядком денним, наприклад, підведення підсумків тижня (місяця), визначення завдання на наступний тиждень, розподіл робіт і ресурсів (робочої сили, часу), узгодження взаємодії та ін.;

3.наради з найважливіших проблем діяльності організації, що потребують, як правило, спеціальної підготовки, присутності представників інших установ тощо;

 - позапланові: проводять у разі виникнення непередбачених, надзвичайних ситуацій (наприклад, при надходженні нормативного документа, що змінює порядок роботи та ін.)

4. За періодичністю: разові; регулярні; періодичні.

5. За кількістю учасників: наради з вузьким складом учасників (до 5 чоловік); розширені наради (до 20 чоловік); представницькі наради (понад 20 чоловік). 6. За складом учасників: наради з постійним складом учасників; наради з непостійним складом учасників; наради зі змішаним складом учасників; наради зі складом, регламентованим нормативним актом.

 1.2 Етапи підготовки і проведення нарад.

У роботі керівника, пов’язаній з організацією нарад, можна виділити три етапи:

1 етап: Підготовка наради: включає планування наради; підготовку доповіді і проекту рішення; підготовку документів і приміщення.

2-й етап: Проведення наради Проведення наради включає: відкриття наради; оголошення доповіді; відповіді на запитання; обговорення доповіді.

3-й етап: Підведення підсумків наради Підведення підсумків наради включає: прийняття рішення; підписання протоколу; контроль за виконанням прийнятих рішень.

Прийняття рішення – кульмінація наради.

Починати нараду слід у призначений час, навіть якщо є відсутні. У разі якщо відсутні працівники, без яких нараду проводити недоцільно, краще її перенести на інший час. При цьому слід обов’язково з’ясувати причини запізнення або відсутності, до виконавців за зрив наради вжити відповідних заходів і повідомити про це на початку наступної наради.

Менеджер починає нараду коротким вступним словом, в якому формулює основну мету, пропонує регламент виступів, визначає загальну тривалість наради і надає слово промовцям. Він слідкує за дотриманням регламенту роботи і певним чином спрямовує питання, ставлячи з цією метою необхідні запитання всім учасникам наради або пропонує конкретно висловитися тим, чия думка є важливою для прийняття рішення.

Якщо на нараді присутні працівники різного рівня, то для обговорення спірних питань доцільно спочатку надати слово підлеглим, а потім їх безпосереднім керівникам, аби думка останніх не впливала на думку підлеглих. На закінчення наради менеджеру необхідно обов’язково підбити підсумки і конкретизувати результати. Це може бути або остаточне рішення з обговорюваного питання, в якому слід точно і недвозначно зазначити, що і як робити і в якій термін, або доручити конкретній групі спеціалістів підготувати таке рішення або напрям чи програму подальшої роботи з додаткового вивчення й наступного вирішення обговорюваних проблем тощо. У противному випадку в підлеглих може скластися враження про недоцільність наради. Після закінчення наради треба мати її стенограму або протокол, особливо якщо рішення не сформульоване остаточно і передбачається подальше його опрацювання.

Дату і час проведення наради встановлюють згідно з планом або за вказівкою керівника. У разі потреби їх погоджують із зацікавленими підрозділами і працівниками.

Тривалість наради не повинна перевищувати 1,5 год., а оперативної – 30-35 хв.

Нараду доцільно проводити у другій половині дня, оскільки перша більш продуктивна для самостійної роботи. Не рекомендується проводити більш як одну нараду на день, тим більше з постійним складом учасників.

У графіку, об’яві або повідомленні про проведення наради зазначають години її початку і закінчення. Це необхідно нe тільки з погляду порядку, поваги до учасників, а й для того, щоб кожен з них міг планувати свій робочий час. Якщо нараду призначено, наприклад на 14 год., і працівник не знає, коли вона закінчиться, це не дає йому змоги призначити ділові зустрічі, домовитися про спільну роботу та ін.

Визначаючи можливу тривалість наради, можна орієнтуватися на такі, досить умовні розрахунки: доповідь – 15-20 х; відповіді доповідача на запитання – 5-7; виступи – 2-5, викладення проекту рішення – 3-5; обговорення і прийняття рішення – 8-10 хв.

Отже, тривалість обговорення одного питання не повинна перевищувати 45-50 хв. Слід враховувати, що через 20-30 хв. дебатів з одного питання люди втрачають до нього зацікавленість.

Як показують дослідження, тривалість наради понад 30-40 хв. призводить не тільки до втрати часу, а й різко знижує її ефективність. на 50-60-й хв. роботи помітно послаблюється увага учасників, на 60-70-й хв. вони починають розмовляти, часто змінюють позу, на 70-80-й – розвивається фізична втома, на 80-90-й – у деяких учасників спостерігаються ознаки депресії, на 90-100-й – не виключені локальні конфлікти між учасниками, на 100-110-й хв. деякі учасники готові прийняти будь-яке рішення.

Надзвичайна втома призводить до байдужості, різкого зниження інтелектуальних можливостей, конформістського настрою.

1.3Етикет ділової людини

Сформовані норми моральності є результатом тривалого за часом процесу становлення взаємин між людьми. Без дотримання цих норм неможливі політичні, економічні, культурні відносини, тому що не можна існувати, не поважаючи один одного, не накладаючи на себе певних обмежень.

Етикет - слово французького походження, що означає манеру поводження. До нього відносяться правила чемності і ввічливості, прийняті в суспільстві

Сучасний етикет успадковує звичаї практично всіх народів від сивої давнини до наших днів. В основі своєї ці правила поведінки є загальними, оскільки вони дотримуються представниками не тільки якогось даного суспільства, але і представниками всіляких соціально-політичних систем, що існують у сучасному світі. Народи кожної країни вносять в етикет свої виправлення і доповнення, обумовлені суспільним ладом країни, специфікою її історичної будови, національними традиціями і звичаями.

Етикет  ділового  спілкування

Усім без винятку підприємцям приходиться вступати з партнерами по бізнесі – постачальниками сировини, що комплектують чи готових виробів, а також зі споживачами. Від того, наскільки добре вміє підприємець організувати і вести переговори, залежить успіх його справи, його репутація. Мистецтву ведення переговорів спеціально навчаються в усьому світі.  Правильно підготовлений до переговорів людин зможе домогтися своєї мети, не скривдивши при цьому партнера і залишивши про себе сприятливі враження. Підготовка до переговорів включає два основних напрямки роботи: рішення організаційних питань і пророблення основного процесу переговорів.

Гарна підготовка до переговорів припускає попередній розгляд максимально можливого числа варіантів рішення. Усі варіанти ранжуются в залежності від ступеня їхньої прийнятності

Важливим елементом підготовки до основного процесу переговорів є організація ділового прийому. Діловий прийом проводиться на ранній стадії партнерства з іншою фірмою, після встановлення з нею контактів, що виявляють взаємну зацікавленість.

Готуючись до зустрічі з партнером необхідно намітити свою тактичну лінію. Для цього корисно засвоїти тактичні прийоми, які можна застосувати в ході переговорів, домагаючись своєї мети.

Прийом «відходу» чи «відхилення від боротьби» - застосовується, коли зачіпаються питання небажані для обговорення, чи щоб не давати партнеру точної точну інформацію, однозначний відповідь.

Прийом полягає в тім, що партнера просять відкласти розгляд того чи іншого питання, перенести його на інше засідання і т.п. При цьому прохання супроводжується переконливими аргументами.

Близькі за змістом до «відходу» інші тактичні прийоми – «затягування», «вижидання», «салямі» (за принципом нарізування ковбаси тонкими шматочками). Ці прийоми використовують, коли хочуть затягти процес переговорів, щоб прояснити ситуацію, одержати більше інформації від партнера і т.п

«Пакетування» – до обговорення пропонується не одне питання, а трохи. При цьому зважуються задачі двоякого роду (привабливі і непривабливі чи пропозиції пропонується пакет поступок).

«Завищення вимоги» – він полягає в тому, щоб уключити до складу обговорюваних проблем пункти, що потім можна безболісно зняти, зробивши вид, що це є поступкою, і зажадати в замін аналогічних кроків з боку партнера

«Розміщення помилкових акцентів власної позиції» - він полягає в тім, продемонструвати партнеру крайню зацікавленість у рішенні якогось питання, що у дійсності є другорядним. Іноді це робиться для того, щоб, знявши це питання з порядку денного, одержати необхідні рішення по іншому, більш важливому питанню.

«Висування вимог в останню хвилину» - наприкінці переговорів, коли залишається тільки підписати контракт, один з партнерів висуває нові вимоги. Якщо інша сторона дуже зацікавлена в контракті, вона прийме ці вимоги. [Венедиктова В.И., Ділова репутація: особистість, культура, етика, імідж ділової людини

Усі ділові люди повинні опанувати технікою живого контакту. Ваша мова повинна бути красивої і правильний, намагайтеся, якнайменше використовувати слів “паразитів” – це розсіює увагу і відволікає від теми розмови. Отже, щоб ваша мова була красивої, використовуйте наступні рекомендації:

  1.  акцентуйте важливі слова і підкоряйте їм менш важливі;
  2.  змінюйте тон голосу – він повинний те підвищуватися, те знижуватися, як поверхня моря. Раптове чи підвищення зниження тону голосу виділяє чи слово фразу на загальному тлі;
  3.  змінюйте темп мови – це додає їй виразність;
  4.  робіть паузу до і після важливих думок.

До цього варто додати і важливість використання особливих інструментів – комунікаційних ефектів:

  1.  ефект візуального іміджу – як правило, спочатку людини сприймають по його зовнішньому вигляді, і це первісне враження накладає відбиток на подальші взаємини. Тому підприємець повинний узяти на озброєння естетику одягу, поставлений міміку, загострене почуття такту, щоб випромінювати чарівність, елегантну манеру спілкування, упевнений і доброзичливий погляд і т.п.;
  2.  ефект перших фраз – чи закріплює коректує первісне враження в людей. У перших фразах повинна бути зосереджена цікава інформація, з елементами оригінальності, що відразу залучає до себе увага;
  3.  ефект аргументації – мова повинна бути обґрунтованої, переконливої, логічної. Зухвалої соразмышление й осмислення інформації;
  4.  ефект інтонацій і пауз – особливість людського сприйняття полягає в тому, що інтонації і паузи сприяють 10-15 – процентному збільшенню інформації, викликаючи в співрозмовників асоціації і пропозиції;
  5.  ефект художньої виразності – це грамотна побудова пропозицій, правильні словоударения, використання риторичних прийомів – метафор, гіпербол і т.п. Як затверджував Вольтер, прекрасна думка утрачає свою ціну, якщо вона дурно виражена;
  6.  ефект релаксації (розслаблення) – тому, хто уміє вчасно пожартувати, уставити дотепне зауваження, повезе в переговорах більше, ніж не вміє це робити. Гумор створює природну паузу для відпочинку людей, зближає і набудовує на доброзичливий лад. [Венедиктова В.И., Ділова репутація: особистість, культура, етика, імідж ділової людини., М.,1996 р., с.143-146]

Варто враховувати також, що є ряд факторів негативно впливають на ведення справ:

  1.  дискомфорт фізичного середовища: непривабливість приміщення, незручність сидінь, несвіже повітря і т.п.;
  2.  заклопотаність співрозмовників якимись службовими чи особистими справами, розладнаність морально психологічного стану;
  3.  амбіції, заздрість, недоброзичливість;
  4.  неграмотність мови виступаючого, невиразність фраз і т.д
  5.  некомпетентність співрозмовника;
  6.  неприйняття іміджу співрозмовника.

Постарайтеся уникнути появи таких факторів, а при їхній наявності – згладити і нейтралізувати їх.

Діловий стиль спілкування орієнтований на позитивний (конструктивний) результат. Діловий стиль виключає придушення чужої позиції. Основне питання ділового стилю спілкування можна сформулювати так: позиції сторін визначаються відношенням до обговорюваної проблеми (спірному положенню) чи відношенням до оппонента

Хочете перемагати в суперечці – вмійте аргументувати.

«Читайте» свого співрозмовника по міміці і жестам Психотерапія в спілкуванні: не перемогти суперника, а домогтися його розташування.

Намагайтеся не висувати необґрунтованих пропозицій і аргументувати свої дії. Аргументацією називають дійсність, що зв'язана з доказом, обґрунтуванням, твердженням, чи спростуванням критикою.

У повсякденному житті кожна людина в процесі спілкування затверджує власне «я», свою оцінку тих чи інших явищ, своє відношення до них. Завдяки досвіду, знанням, здібностям у людей складаються різні по глибині і ступеню розробленості особисті принципи і правила, що дозволяють вважати щось доведеним, а щось сумнівним. Але це буває доти, поки в суперечці не зустрінеться опонент, що володіє теорією і практикою аргументації, усім її арсеналом, або коли власна аргументація не стане об'єктом критики, чи спростування просто серйозного розгляду

Потрібно відзначити, що практика аргументації, звичайно, богаче і різноманітніше будь-якої теорії, однак теорія повинна провести елемент систематичності і прогностичності результатів.

Перемога в суперечці – річ дуже мінлива. Може бути, і не потрібно прагнути перемогти, зруйнувати позицію супротивника, зламати оборонні ряди його доводів. Ніхто не любить програвати. І, найчастіше, перемога – це найкоротший шлях нажити собі ворога.

У всякому разі, один із законів спілкування говорить: при інших рівних охотнее усього приймається точка зору людини, що особисто симпатичніше, приємніше, робить враження «свого».

Що для цього потрібно? Чимало, але, насамперед, вміти ідентифікувати співрозмовника по психотипу, підбудуватися під нього, використовувати його лексичні обороти, манери. Тоді він підсвідомо буде вважати, що має справу з людиною, що близька до нього по багатьом параметрам.

Зміст спілкування будь-якої людини полягає в тій реакції, що він викликає. А для того щоб одержати потрібну реакцію необхідно підготуватися до спілкування з партнером.

ІІ. ТЕХНОЛОГІЧНА ЧАСТИНА

РОЗДІЛ  2

    2.1 Документаційне забезпечення керівника при діловій нараді

Службові наради є ефективною формою обміну інформацією і досвідом роботи. Під час проведення наради відбувається спільне обговорення певних питань, що дає змогу прийняти об'єктивне рішення, прискорити процес доведення конкретних доручень до безпосередніх виконавців, покращити організацію контролю за виконанням цих доручень. Втім, якщо на службову нараду виносяться питання, які не потребують колегіального вирішення, втрачається її основна сутність і вона перетворюється просто на марнування часу. Крім того, слід пам'ятати, що нарада досить дорогий вид управлінської діяльності, адже її вартість складається із заробітку всіх учасників, а також працівників, які її готують і обслуговують, витрат на відрядження, оренду приміщень, технічні засоби тощо.

Залежно від складу учасників наради можуть бути міжнародними, всеукраїнськими, обласними, міськими, районними, галузевими, а також такими, що скликаються в межах однієї установи чи її окремого підрозділу.

Кількість учасників може бути різною, а тривалість наради (від кількох годин до кількох днів) визначається складністю і обсягом питань, які заплановано розглянути на ній.

Наради можуть мати разовий характер або скликатися систематично.

За призначенням і характером службові наради поділяються на такі основні види:

- наради, пов'язані з виробленням і прийняттям рішень;

- наради, пов'язані з організацією реалізації прийнятих рішень;

- наради за підсумками виконання якого-небудь рішення з метою оцінки його результатів;

- наради, що скликаються з метою вирішення поточних виробничих завдань.

Безумовно, цей перелік можна продовжити. Проте найголовніше - уміння правильно організувати й успішно провести нараду.

Підготовка

Ефективність проведення службової наради значною мірою залежить від якості її підготовки. Залежно від виду наради, її тривалості та кількості учасників проводяться різні підготовчі організаційно-технічні заходи. Для організації великої наради створюють робочу групу зі співробітників, відповідальних за її підготовку засідання. Обслуговування невеликих нарад покладається, як правило, на секретаря керівника установи або на одного з працівників.

В установах з постійно діючими колегіальними органами (радами, колегіями, комісіями тощо) має бути типовий регламент проведення засідань, в якому визначено їх періодичність та всі процедури підготовки і проведення із зазначенням посадових осіб, відповідальних за кожну процедуру. В колегіальних органах, як правило, обирають секретаря, основним обов'язком якого є підготовка, обслуговування засідань та ведення відповідної документації.

Починаючи роботу з підготовки наради, слід:

- ухвалити рішення про необхідність її проведення;

- визначити питання порядку денного;

- визначити учасників, у тому числі тих, кого передбачається запросити;

- визначити час і місце проведення.

Невелику короткотривалу нараду краще призначати на початок або кінець робочого дня, щоб не порушувати ритм роботи, не змушувати людей переключатися з одного виду діяльності на інший.

Оперативні наради з невеликою кількістю учасників зазвичай проводяться в кабінеті керівництва. Великі розширені наради, як правило, відбуваються у спеціально призначених для цього залах.

До вибору приміщення слід поставитися відповідально. Враховуючи кількість учасників, потрібно обов'язково передбачити резервні місця (для невеликої наради додатково 2-3 місця, для великої - не менше 15-20). Крім того, якщо це необхідно, визначають можливість застосування технічних засобів та обладнання.

Порядок денний - перший документ, що його складають при підготовці наради, - розробляється за вказівками керівника й узгоджується з ним.

Розпочинати нараду варто з розгляду питань, в обговоренні яких мають взяти участь якнайбільше запрошених осіб, аби після цього вони мали змогу залишити засідання. Послідовність обговорення інших питань залежить від ступеня їх складності: від більш складних до простіших.

Після кожного з питань, що виносять на обговорення, зазначають посаду, прізвище та ініціали доповідача. Питання нумерують і формулюють у називному відмінку або у знахідному з прийменником "про", наприклад:

1 Підготовка до переходу на нове програмне забезпечення. Доповідач - начальник інформаційно-технічного відділу Саєнко А. О. або 1 Про підсумки атестації персоналу. Доповідач - заступник директора Павлов В. П.

Список учасників - другий важливий при підготовці службової наради документ. У випадку, коли планується проведення постійно діючої наради, що має певний склад учасників, до списку додають лише відомості про запрошених осіб.

До участі в нараді варто залучати лише тих осіб, які безпосередньо причетні до обговорюваних питань, мають спеціальні знання або досвід у вирішенні проблем, що є аналогічними винесеним на порядок денний.

Чіткій організації роботи сприяє складання списку за певною формою, в якій можна передбачити всі відомості, необхідні для контролю за ходом підготовки і проведенням наради .

Такий список (за необхідності його можна доповнити іншими графами), розмножений у потрібній кількості примірників, стане у нагоді і для роботи адміністративно-господарських служб при підготовці приміщень, і для реєстрації учасників наради. Не зайвим буде він і на столі президії - за цим списком головуючому легше буде орієнтуватися під час ведення засідання.

Після того як складено порядок денний і список учасників, визначено місце і час проведення наради, розпочинають оповіщення її учасників. Це потрібно зробити завчасно, аби запрошені мали можливість спланувати свій робочий день, перенести за необхідності справи та підготуватися до наради. У процесі оповіщення список ще раз уточнюється.

Повідомити учасників про нараду можна двома способами: письмово, надіславши запрошення (повідомлення), або усно (по телефону). Якщо всі учасники наради - працівники однієї установи, достатньо сповістити їх, зателефонувавши особисто або передавши порядок денний через співробітників.

Учасникам наради з інших установ надсилають телефонограму або лист-запрошення Членам нарад постійно діючих колегіальних органів порядок денний із зазначенням місця і часу засідання, як правило, розсилають.

У листі-запрошенні, крім зазначення установи, яка проводить нараду, порядку денного, часу (дати і години) та місця проведення, можуть повідомлятися додаткові умови участі: надання готелю, вартість, необхідність підтвердження участі тощо. Якщо не передбачене повторне запрошення після одержання підтвердження участі, то у першому листі-запрошенні зазначається повна адреса місця проведення наради з докладним описом транспортних маршрутів. Листи-запрошення мають бути оформлені бездоганно - грамотно й ретельно, що засвідчить повагу до адресата.

Для оперативного розсилання запрошень найчастіше використовують сучасні засоби зв'язку - факс або електронну пошту (e-mail). З використанням комп'ютера розсилання запрошень здійснюється автоматично за списком, що, безумовно, прискорює і полегшує цей процес.

Надіславши письмове запрошення будь-якою формою зв'язку, бажано згодом зателефонувати і пересвідчитися, чи отримав адресат запрошення. При цьому в списку учасників наради роблять позначку про повідомлення (надіслано листа, передано телефонограму, повідомлено усно) й отриману відповідь (згоден взяти участь, не згоден, причини відмови тощо)

Отже, можна виділити такі основні етапи підготовки наради:

1. Підготовка порядку денного, визначення кола учасників і часу проведення наради.

2. Організація робочої групи з проведення наради та розподіл обов'язків.

3. Визначення місця проведення наради (вибір приміщення).

4. Оповіщення учасників наради:

- складання запрошень;

- розіслання запрошень.

5. Уточнення списку учасників.

6. Підготовка пакета документів для розгляду на нараді:

- основних доповідей;

- довідково-інформаційних матеріалів;

- проектів рішень та підсумкових документів.

7. Визначення фінансових витрат.

8. Проведення організаційних заходів:

- замовлення готелю;

- замовлення транспорту;

- організація кава-паузи;

- організація культурно-масових заходів;

- закупівля канцелярського приладдя, води, квітів тощо.

9. Перевірка готовності приміщення (кількість місць і технічне оснащення).

Розпочинаючи підготовку наради, добре мати такий перелік під рукою, щоб не забути яку-небудь деталь

Відповідальним етапом проведення наради є протоколювання, тобто фіксація процесу обговорення внесених до порядку денного питань.

Під час наради, або відразу після її закінчення необхідно зібрати тексти доповідей та тези виступів, що не були подані організаторам заздалегідь. Фіксувати хід наради можна з допомогою стенографування, аудіо- та відеозапису.

Стенограма і фонограма - дослівний запис усіх виступів, запитань, відповідей, реплік. До такої роботи слід запросити фахівців. При стенографуванні і аудіозапису слід враховувати, що стенографістки можуть не знати прізвищ усіх, хто виступав, подавав репліки і ставив запитання. За аудіозаписом не завжди можливо визначити по голосу, хто саме говорив, якщо людину не відрекомендували. Тому необхідно фіксувати під час наради прізвища всіх промовців, що дасть можливість ідентифікувати кожний виступ. У розшифровані стенограми і фонограми, як правило, вносять редакційні виправлення. Втім, це досить дорогий вид документування. Його доцільно використовувати лише під час проведення важливих заходів, коли передбачено публікацію матеріалів наради.

Протокол - організаційно-розпорядчий документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на нарадах.

Протокол оформлюють на підставі записів, зроблених під час засідання. У тих випадках, коли засідання стенографують або здійснюють аудіозапис, протокол складають після розшифрування записів. Вести запис під час засідання має секретар або спеціально призначений співробітник. Від його кваліфікації, вміння усвідомити обговорювані питання і розібратися в їх суті залежить якість запису виступів. Тому призначення особи, яка вестиме протокол, є відповідальною частиною підготовки засідання.

Протокол оформлюють на загальному чи спеціальному бланку установи або на чистих аркушах паперу. До формуляра входять: назва установи-автора, назва виду документа (протокол), дата, номер, місце проведення наради, заголовок, текст, підписи.

У протоколі проставляють дату проведення наради, а не остаточного оформлення або підписання протоколу. У випадку, коли засідання триває кілька днів, зазначають дату початку і закінчення засідання (наприклад: "10-12.12.2012').

Номер протоколу є порядковим номером проведення наради від початку календарного року (у навчальному закладі - від початку навчального року).

У реквізиті "місце проведення засідання" зазначають місто, де відбулося засідання.

Заголовок протоколу відповідає на запитання "чого?" і містить зазначення виду колегіальної діяльності (нарада, засідання, збори) та назву колегіального органу в родовому відмінку. Назву виду засідання узгоджують з назвою колегіального органу. Заголовок пишуть з великої літери (наприклад: "Наради директорів", "Засідання колегії", "Зборів трудового колективу").

Після оформлення заголовка (це можна зробити до початку проведення наради) розпочинають складання тексту. Текст протоколу розподіляють на дві частини:

перша - вступна, де зазначають прізвище та ініціали головуючого, секретаря, присутніх осіб і порядок денний;

друга - основна, де фіксують хід наради.

Слова "Голова", "Секретар" друкують (одне під одним) без абзацного відступу з великої літери; після тире зазначають прізвища та ініціали головуючого й секретаря. Наприклад: Голова - Чернова С.О.. Секретар - Гончаренко Т. М.

У протоколі наради постійно діючого колегіального органу список присутніх постійних членів складають в алфавітному порядку без зазначення посад. Далі записують прізвища запрошених осіб із зазначенням їхніх посад. У протоколах розширених зборів і засідань, на яких присутні понад 15 осіб, вказують лише кількість учасників, а список із прізвищами додають, про що роблять відповідний запис у протоколі. Наприклад: Присутні: 48 осіб (список додається).

Далі наводять порядок денний. У цій частині протоколу перелічують питання, винесені на нараду. Слова "Порядок денний" друкують без абзацного відступу, в кінці ставлять двокрапку. Кожне питання нумерують і друкують з абзацу. Формулювання питань порядку денного, як вже зазначалося вище, може починатися з прийменника "про", але можливий і інший варіант, коли питання формулюють у називному відмінку. Після кожного питання зазначають прізвище та ініціали доповідача.

У ряді випадків, наприклад, при протоколюванні великих нарад порядок денний може бути доданий до протоколу. Тоді його не вносять до тексту, а роблять лише посилання:

Порядок денний засідання додається.

Основна частина тексту протоколу поділяється на розділи, що відповідають пунктам порядку денного.

У кожному розділі мають бути такі частини: "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "УХВАЛИЛИ", ("ВИРІШИЛИ").

Ці слова зверху та знизу відокремлюють двома інтервалами й друкують великими літерами, кожне з нового рядка без абзацного відступу, після них ставлять двокрапку.

Словом "СЛУХАЛИ" починають кожний розділ. Його друкують в одному рядку з цифрою, що позначає порядковий номер питання.

Прізвище та ініціали доповідача та тих, хто брав участь в обговоренні, зазначають з нового рядка з абзацу (після прізвища з ініціалами ставиться тире). При цьому посаду доповідача не вказують, тому що вона вже зазначена в порядку денному. Після прізвища та ініціалів тих, хто бере участь в обговоренні, посаду краще зазначити.

У протоколі мають фіксуватися всі міркування щодо розглядуваних питань і всі ухвалені рішення.

Зміст виступів викладають від третьої особи однини. За наявності текстів (або тез) доповідей і виступів їх додають до протоколу, а через тире після прізвища доповідача зазначають:

Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається.

Після кожного виступу в протоколі фіксують запитання (якщо вони були) і відповіді в порядку надходження, наприклад:

Баліка С. В.- яких заходів вжито щодо ліквідації аварії?

Іванова К. М. - о 6-й годині ранку відновлено енергопостачання.

Якщо через припинення обговорення учасники, які мали виступити, не отримали слова, вони передають головуючому на засіданні письмові доповіді, пропозиції, зауваження, що додаються до протоколу.

Наприкінці кожного розділу записують рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти й підпункти, які нумерують арабськими цифрами. Рішення, як і всі розпорядчі документи, має бути конкретним і містити складові частини: кому, що зробити і в які терміни.

У деяких випадках, а при виборах посадових осіб - обов'язково, у протоколі зазначають результати голосування з кожного пункту окремо.

За наявності особливої думки щодо прийнятого рішення, її можна викласти на окремому аркуші, підписати та додати до протоколу. У протоколі після запису відповідного рішення наводять особливу думку.

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на стислі та повні.

Стислий протокол містить зазначення прізвища доповідача, тему доповіді, прізвища промовців, рішення. За такими протоколами важко судити про перебіг наради. Стислий протокол доцільно оформляти тільки за наявності стенограм або коли тексти доповідей і виступів додають до протоколу. Стисло протоколюють також оперативні наради.

Повний протокол містить записи виступів доповідачів та інших учасників наради, відбиває роботу колективу, процес вироблення рішення в зіткненні думок, у дискусіях. У повному протоколі фіксують також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення.

Під час засідання, звичайно, складають лише чернетку протоколу. У п'ятиденний термін протокол уточнюють, вивіряють згідно зі стенограмами і аудіозаписами, редагують та оформлюють. Якщо до протоколу додають стенограму, то про це роблять запис після першої частини протоколу: "Нарада у заступника голови комітету стенографувалася. Стенограма додається". Остаточно підготовлений протокол підписують голова і секретар.

Рішення колегіальних органів доводять до виконавців у вигляді окремих документів - постанов і рішень; в установах, що діють на основі єдиноначальності, оформлюють наказами. У решті випадків роблять витяги з протоколів (Додаток 4).

Протоколи формують у справи разом з документами (по одному примірнику), створеними в процесі підготовки засідання: порядком денним, запрошеннями, списками учасників засідання і запрошених осіб, доповідями або тезами виступів, довідковими матеріалами з обговорюваних питань, проектами рішень і підсумкових документів та іншими документами, переданими учасниками під час засідання.

2.2.Імідж ділової людини.

Самая розповсюдження і найбільш визнана на сьогодні одяг бізнесменів (костюм. Костюм - візитна картка ділової людини. Перш за все, дивляться, як людина вдягнена. Перше враження надовго залишається впам'яті людей, з якими ми знайомимося. Тому нехтувати своїм зовнішнімвиглядом - непрощенна помилка.

Наприклад, акуратність і підтягнутість в одязі часто асоціюються зорганізованістю в роботі, з умінням цінувати свій і чужий час.
Розхлябаність - синонім метушливості, забудькуватості.

Правила носіння костюма:

Правило 1.

Ніколи не надягайте одночасно костюм і спортивне взуття. Ці речі несумісні за своїм призначенням.

Правило 2.

Надівши костюм, не беріть сумку спортивного типу. Бажано носити паперита необхідні речі в дипломаті, портфелі або папці. Якщо ж виникланеобхідність, сумка повинна бути однотонного кольору.

Правило 3.

Якщо ви наділи костюм, завжди надягайте краватку. Краватка до костюма необхідний. Діловий костюм без краватки не носять. Винятки – піджаки спортивного крою, які можуть бути надіті навіть на футболку. Але такіпіджаки не належать до діловому одязі.

Неприпустимо носити двобортні піджаки без краватки.

Правило 4.

Сорочка, що надягає з костюмом, повинна мати довгі рукави. Вважається елегантним, якщо манжети сорочки видно з-під рукавів піджака приблизно на 1,5 - 2 см.

Найкраще підібрати сорочку, на якій немає нагрудних кишень.

Правило 5.

Не допускайте, щоб затяжний кінець краватки був на увазі, виступав з-зайого лицьової частини.

Правило 6.

Не виділяйте своїм одягом в робочий час. У повсякденному спілкуваннінепомітний костюм вважається гарним тоном.

- Не носіть занадто світлі костюми. Найбільш розповсюджений кольори - темно-синій, темно-сірий.

- Не надягайте песто або тенние сорочки.

- Краватки не дуже яскраві і без помітних візерунків.

- Шкарпетки темних кольорів.

Правило 7.

Якщо ви не знаєте, які туфлі або сорочку вибрати, то віддайте перевагу білусорочку і чорні туфлі.

Правило 8.

У зав'язаному стані краватка повинна стосуватися нижнім кінцем пряжкиременя.

Правило 9.

Ширина краватки повинна бути сумірною ширині лацканів піджака.

Правило 10.

Краватка має бути світліше костюма і темніше сорочки.

Правило 11.

Не допускайте несумісності візерунків, то є два елементи костюмапоспіль не можуть мати візерунок.

Кілька простих порад:

1. Світлі костюми носите вдень, а ввечері на темні.

2. В офіційній обстановці піджак повинний бути застебнутий.

Повністю розстебнути гудзики піджака можна під час вечері або сидячи в кріслах театру. Піднімаючись, необхідно застебнути на верхній гудзик.

3. Тримайте вихідний костюм у повному порядку завжди.

Це ж відноситься до взуття, шкарпеток, запонкам.

4. Костюм повинен бути зручним.

5. Не завжди слідуйте за модою. Краще виглядати не модно, але добре, що модно і погано.

6. Майте при собі два носових хустки. Перший «робочий» - знаходиться в кишені штанів. Другий - завжди абсолютно чистий - у внутрішній кишені піджака.

7. Краватка - метелик, призначений для офіційних урочистостей або великих свят, надягають тільки до темних костюмах.

Краватка до вечірнього костюма найкраще підбирати з натурального або штучного шовку.

8. Якщо краватка зшитий з якісного матеріалу, то вузол розв'язують, коли знімають його.

Якщо краватка з недорогого матеріалу, то вузол можна не розв'язувати, а знімати краватку через голову.

ЗАКЛЮЧНА ЧАСТИНА

Розділ 3

3.1 Вимоги до організації робочих місць користувачів комп'ютерів.  Технічними засобами, якими найчастіше користується секретар, є: персональний комп'ютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для знищення паперів і копіювальний апарат. Секретар повинен знати, вміти і максимально використовувати наявні засоби для підвищення оперативності та ефективності своєї праці.

Комп'ютер став незамінним в практиці секретаря і по праву займає місце "номер один" на його робочому столі. Секретарю він допомагає виконувати широке коло завдань:

• складання і редагування документів;

• реєстрація і контроль виконання документів;

• збереження і пошук документів, іншої корисної інформації;

• прийом та передача документів каналами зв'язку;

• архівне зберігання документів;

• організація свого робочого часу і часу керівника і ін.

Сучасні комп'ютери відрізняються за архітектурою і виробляйності.

Основу архітектури комп'ютера становлять: системний блок, дисплей і клавіатура.

Головним елементом системного блоку є процесор. Ринок завоювали наступні види процесорів: Intel Pentium, Intel PentiumPro, Pentium II, Pentium III, AMD K6-3, AMD Athlon. Номер процесора визначає марку комп'ютера. Чим вище номер, тим вище можливості комп'ютера. Марка комп'ютера на робочому столі секретаря являє ¬ ся показником рівня технічної оснащеності фірми.

Дисплей (монітор) призначений для відображення на екрані ін формації, необхідної для користувача, про що відбуваються в компьютере процесах.

Клавіатура призначена для введення інформації. На клавіатурі находяться клавіші чотирьох видів:

• алфавітно-цифрові;

• функціональні;

• зі стрілками;

• керуючі.

У правій частині клавіатури розташовані клавіші, які можуть виконувати дві функції: клавіатури калькулятора та управління курсором на екрані.

Алфавітна клавіша може відтворювати або букву російського алфавіту, або латинського. Для перемикання використовуються програми

драйвери клавіатури. Перемикання здійснюється натисканням визналенного поєднання клавіш, відповідного використовуваному драйверу. Додатково до комп'ютера можуть бути підключені миша, принтер, модем, факс-модем, сканер, стример, пристрій архівації даних, інші пристрої та пристосування, що дозволяють розширювати можливості комп'ютера (збільшувати швидкодію або пам'ять, модернізувати введення / виведення інформації і т . п.).

Миша є маніпулятор для введення інформації в комп'ютер. В основному використовуються миші з двома або трьома кнопками. Одну з кращих моделей миші пропонує фірма Microsoft. Для роботи з мишею необхідний спеціальний килимок для запобігання її прослизання за рахунок надійного зчеплення кульки миші з поверхностью килимка.

Принтер призначений для виведення інформації з пам'яті комп’ютера на паперовий носій. Частіше використовуються струменеві та лазерні принтери. Найкраща якість друку забезпечують лазерні принтери. У них для друку використовується принцип ксерографії: зображення переноситься на папір зі спеціального барабана, до якого електрино притягуються частинки фарби. Друкує барабан електризується за допомогою лазера за командами з комп'ютера. Принтери можуть здійснювати чорно-білу або кольорову печатку. Вони здатні друкувати як на звичайному папері, так і на прозорих плівках, конвертах, відкритках. Надійними, з високою швидкодією і хорошою якістю друку є лазерні принтери фірми Hewlett-Packard.

Факс-модем використовується для здійснення передачі електронних документів, що зберігаються в пам'яті комп'ютера (введених з клавіатури , або сканованих з паперового носія, або отриманих електронною поштою). Конструктивно факсмодем може бути виконаний у вигляді плати, яка встановлюється всередині комп'ютера, або у вигляді зовнішнього пристрою, що підключається до комп'ютера через послідовний порт. В даний час широке застосування отримали факс-модеми Zyxel і Motorola, які забезпечують швидкість, якість прийому/передачі повідомлень, а також інші можливості, достатні для повноцінної роботи в мережі Інтернет.

Сканер здійснює введення інформації з паперового носія в па ¬ м'яти комп'ютера. У секретарської практиці використовуються сканери двох типів: протяжні для сканування окремих листів і планшетні для сканування книг та інших зброшурованих або переплетених документів.

Можливості комп'ютера визначають:

- Тип і тактова частота процесора;

- Обсяг оперативної пам'яті і жорсткого диска;

- Характеристики материнської плати;

- Характеристики відео-карти;

- Наявність CD-ROM і звукової плати;

- Можливість підключення додаткових пристроїв;

- Можливість енергозбереження.

Комп'ютерна мережа. Електронна пошта. Інтернет

Комп'ютерна мережа створюється для ефективного використання не-скількох комп'ютерів, виконують обробку однотипної документації. Комп'ютери з'єднуються в мережу за допомогою кабелю (телефонного, коаксіального) або за допомогою існуючої телефонної мережі. У деяких мережах кабелі не використовуються: комп'ютери спілкуються за допомогою радіосигналів і світлових хвиль.

Комп'ютерна мережа дозволяє використовувати загальні ресурси, включені до складу мережі: програми, бази даних, периферійні пристрої (дискові пристрої великої ємності, сканери, принтери і т. д.). У мережі один комп'ютер великої продуктивності виконує роль файлового сервера, керуючого передачею даних і поділу периферійних пристроїв. Інші комп'ютери є робочими місцями комп'ютерної мережі. Сервер здійснює збір і передачу інформації до центральної бази даних, що охоплює не тільки управлінську, але й кадрову, бухгалтерську документацію. Це полить керівнику підприємства звертатися до документів секретаря-референта, бухгалтера і фахівців підприємства, виводити їх на екран, проводити обробку документів, зведень, таблиць, обмінюватися документами і повідомленнями зі співробітниками підприємства і з партнерами-контрагентами (за наявності в комп'ютерній мережі спеціальних пристроїв - модемів або факс-модемів).

Обмін електронними документами здійснюється за допомогою електронної пошти. Електронною поштою називають пересилку повідомлень з комп'ютера на комп'ютер на електронну адресу, включений у комп'ютерну мережу. Доступ в комп'ютерну мережу забезпечує зв'язка комп'ютер - модем - телефонна мережа - модем - комп'ютер. Адреса електронної пошти повинен мати E-mail. За такою адресою можна направити повідомлення з комп'ютера одній або кільком абонентам (адресатам) одночасно

Електронна пошта надає користувачам наступні можливості:

- Відправляти документи адресатам, які входять в автоматизовану

інформаційну систему;

- Отримувати підтвердження доставки документів за призначенням;

- Виводити на екран дисплея отримані документи;

- Змінювати і редагувати документи, зберігати їх у пам'яті ПК і пересилати іншій особі;

- Роздруковувати отримані документи у необхідній кількості примірників;

- Відправляти документи одному користувачеві чи групі користувачем системи за списком;

- Розставляти пріоритети, щоб починати роботу з найбільш важливою отриманої кореспонденцією;

- Складати і "прикріплювати" до документів резолюції, інші службові помітки про необхідність тих чи інших дій і термінах виконання.

Сучасний телефон недарма називають комп'ютеризованим. Багатофункціональний телефон може мати багатьма корисними для роботи секретаря функціями, які потрібно враховувати при виборі телефону для вашої фірми, наприклад:

- автоматично додзвониться по потрібному номеру;

- автоматично набере номер, наявний у пам'яті;

- простить і прискорить дозвонювання до абонента в іншому місті;

- автоматично додзвониться до абонента у вказаний вами час;

- попросить абонента передзвонити за вказаною вами номером;

- запише інформацію, передану абонентом на автовідповідач;

- запам'ятає час і дату дзвінка;

- покаже тривалість розмови;

- містить у пам'яті необхідні вам номери телефонів (в записнику);

- покаже вам день тижня, число, місяць, рік і точний час;

- 8 будильників нагадають про необхідність зателефонувати за телефоном і самі вироблять набір номера;

- забезпечить конфіденційність при знятої трубці телефону, якщо секретарю знадобилося відійти на час;

В даний час багато фірм перейшли на радіотелефони. У цих телефонах сигнал на шляху від АТС до абонента проходить певна відстань не по дротах, а по радіо. Тому відстань, на якому можлива зв'язок, залежить від безлічі факторів, що впливають на поширення радіохвиль, таких як розташування передавального чи приймаючої устрою на місцевості (у западині або на пагорбі, всередині залізобетонного будівлі або серед багатьох будівель, що заважають проходженню радіохвиль). Зв'язок погіршується, якщо радіотелефон виявляється поруч з високовольтною лінією, під час грози і навіть під час сильного дощу або снігопаду.

Радіотелефон - це телефонний апарат, сполучений з радіо ¬ станцією, який з'єднується з телефонною станцією не по дротам , а по радіоканалу. Дальність дії радіотелефону визначається в основному потужністю вбудованого в нього передавача, розмірами і розташуванням його антени, а також антени центрального вузла. Зазвичай ця дальність становить 60 - 100 км. Радіотелефони зручно встановлювати на автомобілях.

Пейджер - це малогабаритний цифровий приймач інформації з екраном для виведення прийнятих повідомлень. Повідомлення, адресоване пейджеру, він приймає в пам'ять і звуковим сигналом інформує про це власника. Можна переглянути повідомлення на екрані відразу або зробити це пізніше.

Факс

В даний час, з урахуванням вимог оперативності у бізнесі, все частіше використовується факсимільний зв'язок. Якщо ви не в змозі ви ¬ слати контракт негайно, замовник може знайти іншого виконавця Якщо ви не можете продемонструвати новий ескіз відразу після його розробки чи терміново переслати прайс-лист, ви ризикуєте втратити клієнта Незаперечними перевагами факсу є оперативність і простота в експлуатації. Факсимільний апарат - це, по су ¬ ти, копіювальний апарат, який надає можливість копіювати будь-який документ на відстані, за діваючи звичайні телефонні канали.

Програмне забезпечення секретаря-керівника

Комерційний успіх підприємства багато в чому залежить від рівня його технічного оснащення та ефективної автоматизації процесів управління в умовах зростаючої з кожним днем обсягу інформації. Автоматизація діловодства вимагає, щоб сучасні офісні системи, при всій складності засобів і методів автоматизації управлінської діяльності, мали простий і зручний користувальницький інтерфейс, що дозволяє секретарю-референту та іншим фахівцям, що мають справу з документами, без особливої підготовки виконувати свої функції за допомогою ПК. Системи автоматизації діловодства повинні володіти наступними можливостями:

- Введення, підготовки та редагування документів;

- Введення та обробки відомостей про документи (реєстрації);

- Обміну документами з керівником і співробітниками, спільної робіт над документами;

- Здійснення контролю виконання документів;

- Зберігання та пошуку документів (створення баз даних);

- Приймання і пересилання документів;

- Систематизації документів, формування папок (справ);

- Підготовки до архівного зберігання і їх архівування.

Добре спроектована і правильно використовується система автоматизації офісної роботи крім полегшення виконання рутинних операцій діловодства дозволяє отримати додаткові можливості.

Сучасний рівень розвитку комп'ютерних технологій дозволяє вирішувати поставлені завдання. У нашій країні створені й успішно застосовуються чудові програмні продукти, що реалізують різні функції і призначені для автоматизації традиційного діловодства на основі новітніх технологій з використанням електронних мереж. Сучасні офісні системи розробляються російськими компаніями на основі популярних пакетів офісних систем - Lotus Notes, DOCS Open, Microsoft Office та ін.

Найбільш відомими офісними програмами на сьогоднішній день є:

- Система автоматизації діловодства і документообігу «ДЕЛО», розроблена компанією «Електронні офісні системи»;

- Система автоматизації конфіденційного документообігу і організації потоків робіт "OPTIMA-Work Flow", розроблена фірмою «Оптіма»;

- Система електронного документообігу та автоматизації діловодства компанії «ІнтерТраст»;

- Системи автоматизації діловодства, документообігу та управління діловими процесами великих організацій і підприємств на базі DOCS Open і WorkRoute.

Існує безліч програм для складання і редагування службових документів. Такі програми називаються текстовими редакторами або текстовими процесорами (Word та ін).

При використанні цих програм для складання документів текст редагованого документа виводиться на екран дисплея і в нього можна вносити необхідні зміни, переносити фрагменти з одного місця документа в інше, об'єднувати документи, використовувати різні шрифти для виділення окремих ділянок тексту, легко працювати з таблицями та списками, багаторазово роздруковувати текст на принтері і т.д. програми включають словник синонімів ділової мови, перевірку орфографії та граматики, сучасне стильове оформлення документа, можливість складання документа на декількох мовах і багато іншого.

Складання документа в текстовому редакторі можна виробляти з використанням «заготовок» документів різних видів, заздалегідь введених в пам'ять ПК.

Велику популярність у секретарів придбали текстові процесори Word 2010.

У програмний пакет Word включені шаблони документів, які допомагають створювати конкретний документ - стандартне, вишукане і сучасне лист, а також резюме, факс. Можна вибрати що цікавить варіант документа, відредагувати його, заповнити змінні реквізити: дату, номер документа, підпис, адресат, прізвище та телефон виконавця і т.д. пунктуації.

Створені у текстовому редакторі документи запам'ятовуються, зберігаються і пересилаються у вигляді файлів або виводяться на друк на паперовий носій.

3.2Техніка безпеки

Працівники допускаються до самостійної роботи після проходження інструктажу на робочому місці за даною професією, стажування і набуття навиків безпечних методів праці.

Облаштування робочих місць

При виборі приміщень для розташування робочих місць з ПЕОМ необхідно враховувати, що вікна можуть давати відблиски на екранах дисплеїв і викликати значну осліпленність у сидячих перед ними, особливо влітку і в сонячні дні.

Приміщення з ПЕОМ повинні мати природне і штучне освітлення. При незадовільному освітленні знижуються продуктивність праці оператора (користувача) ПЕОМ, можлива поява близорукості, швидкої втоми.

Не допускається розташування робочих місць з ПЕОМ у підвальних і для учбових закладів і дошкільних закладів в підвальних і цокольних поверхах.

Робочі місця з ВДТ і ПЕОМ при виконанні творчої роботи, яка вимагає значного розумового навантаження або високої концентрації уваги, слід ізолювати одне від одного перегородкою висотою 1,5-2,0 м.

Площа на одного працюючого за ПЕОМ повинна складати не менше 6,0 кв.м, об'єм – не менше 20 куб.м.

Недопустимо розташування ПЕОМ при якому працюючий повернений лицем або спиною до вікон кімнати або до задньої частини ПЕОМ, в яку вмонтовані вентилятори. Приміщення з ПЕОМ для операторів (користувачів) і дисплейні класи повинні бути ізольовані від джерела шуму.

Система освітлення повинна задовольняти наступним вимогам:

- необхідно забезпечити достатньо рівномірний розподіл яскравості на робочій поверхні ВДТ, а також у межах навколишнього простору;

- на робочій поверхні не повинно бути різких тіней;

- в полі зору не повинно бути підвищеної яскравості поверхонь, які викликають осліплення;

- величина освітленості повинна бути постійною у часі;

- слід вибирати оптимальний напрямок світлового потоку і необхідний спектральний склад світла.

По відношенню до світлових прорізів робочі місця повинні розташовуватися на відстані не менше 2,5 м. від них; щоб природне світло падало на робочі місця збоку, переважно зліва. Штучне освітлення в приміщеннях з ПЕОМ повинно здійснюватися системою загального освітлення. У випадках переважної роботи з документами (рукописні, друковані тексти і под.) рекомендується застосування системи комбінованого освітлення (до загального освітлення додатково встановлюються світильники місцевого освітлення). Місцеве освітлення призначено для освітлення зони розташування документів.

Штучне освітлення повинно забезпечувати на робочих місцях з ПЕОМ освітлення не нижче 400-500 лк.

При штучному освітленні рекомендується застосовувати люмінесцентні лампи.

Допускається застосування ламп розжарювання в світильниках місцевого освітлення.

Світлий і особливо блискучий одяг працівників небажаний.

Вміст шкідливих хімічних речовин в приміщеннях з ПЕОМ не повинен перевищувати концентрацій, вказаних у переліку "Гранично допустимих концентрацій забруднюючих речовин в атмосферному повітрі населених пунктів ” № 3086-84 від 27.08.84 р. і доповнення до них, затверджених Мінздоров'я. Основним обладнанням робочого місця оператора (користувача) ПЕОМ, являється відео термінал, клавіатура, принтер, робочий стіл, стілець (крісло), допоміжний п'юпітер, підставка для ніг.

При розташуванні елементів робочого місця слід враховувати:

- робочу позу оператора (користувача) ПЕОМ;

- простір для розташування оператора (користувача);

- можливість огляду елементів робочого місця;

- можливість ведення записів, розташування документації і матеріалів, використовуваних оператором (користувача);

- можливість огляду простору за межами робочого місця;

Взаємне розташування елементів робочого місця не повинно обтяжувати здійснення всіх необхідних рухів і переміщень для експлуатації ПЕОМ; дотримуватися оптимального режиму праці і відпочинку, зниженню втоми оператора (користувача).

Екран ВДТ ПЕОМ повинен знаходитися від очей оператора (користувача) ПЕОМ на відстані 600-700 мм., який повинен мати гостроту зору на відстані 500 мм.

Клавіатура повинна розташовуватися так, щоб на ній було зручно виконувати роботи двома руками. Клавіатуру слід розташовувати на поверхні стола або спеціальній підставці на відстані 100-300 мм від краю, оберненого до оператора (користувача) ПЕОМ. Кут нахилу до панелі клавіатури повинен бути в межах від 5 до 25 град.

Принтер повинен бути розташований в зручному для оператора (користувача) ПЕОМ положенні так, щоб максимальна відстань до клавіш управління принтером не перевищувало довжину витягнутої руки.

Висота робочої поверхні стола повинна регулюватися в межах 680-800 мм, при відсутності такої можливості висота робочої поверхні вибирається рівною 725 мм.

Крісло повинно створювати умови: для підтримування корпуса оператора (користувача) ПЕОМ у фізіологічно раціональному положенні та із збереженням природних згинів позвонку; з метою зниження статичної напруги пози, і не повинно обтяжувати робочих рухів.

Робоче місце повинно бути обладнано підставкою для ніг, яка повинна мати ширину не менше 300 мм, глибину не менше 400 мм, регулювання по висоті в межах до 150 мм і за кутом нахилу опорної поверхні підставки – до 20 град. Поверхня підставки повинна бути рифленою, мати бортик висотою 10 мм по нижньому краю.

Робоче місце оператора (користувача) ПЕОМ повинно бути обладнане легко пересувним п'юпітром для документів, розміщеним на одному рівні з екраном на відстані не більше 200 мм.

Розташування екрана ВДТ на технологічному обладнанні повинно передбачати зручність зорового спостереження у вертикальній площині під кутом ± 30 град. від нормальної лінії погляду оператора (користувача) ПЕОМ.

При експлуатації ПЕОМ необхідно дотримуватися правил особистої гігієни.

У випадку аварії або виникнення пожежі, працюючий повинен здійснити заходи до їх ліквідації, якщо це не загрожує його життю і життю оточуючих. Про випадок негайно сповістити адміністрацію.

За порушення або не виконання вимог даної інструкції оператор (користувач) ПЕОМ несе відповідальність згідно з чинним законодавством.

Взаємне розташування елементів робочого місця не повинно обтяжувати здійснення всіх необхідних рухів і переміщень для експлуатації ПЕОМ; дотримуватися оптимального режиму праці і відпочинку, зниженню втоми оператора (користувача).

Вимоги безпеки перед початком роботи

Оглянути робоче місце. Привести в порядок робоче місце, впевнитись, що на робочому місці відсутні сторонні предмети, усі прилади і блоки ПЕОМ під’єднанні до системного блоку.

Перевірте:

- справність роз'єднання кабелю електроживлення і блоків механізмів;

- відсутність поломок і пошкодження ізоляції живлячих приводів;

- відсутність відкритих струмопровідних частини в системах ПЕОМ.

Підготуйте робоче місце для роботи з відео терміналом типу "Дисплей”:

- відрегулюйте сидіння робочого стільця (крісло) на оптимальну зручну висоту; кут нахилу спинки стільця повинен змінюватися в межах 90-220 град до поверхні сидіння;

- розмістіть крісло і систему для відображення інформації – відео термінал (ВДТ), так щоб кут зору на екрані ВДТ складав 25 град, а відстань до екрана 600–800 мм;прослідкуйте, щоб при нормальному освітлення робочого місця пряме світло не попадало на екрани систем.

Протерти зволоженою серветкою (марлевою) клавіатуру (для зниження рівня статистичної електроенергії ), зовнішньої поверхні екрана ВДТ.

Перед початком роботи необхідно враховувати, що вікна можуть давати відблиск на екранах дисплеїв і викликати значну осліпленність у сидячих перед ними, особливо літом і в сонячні дні, тому натуральне освітлення в приміщеннях з ПЕОМ необхідно регулювати жалюзями або занавісками або іншими сонцезахисними засобами.

Перед включенням штепсельної вилки кабелю електроживлення в розетку 220 В впевніться в тому, що всі вимикачі мережі на всіх системах ПЕОМ знаходяться в положенні "виключено”, а корпуса систем "заземленні”.

Вимоги безпеки під час роботи

Не залишайте включеними ПЕОМ та його пристрої без нагляду.

Підключайте і відключайте роз'єднання кабелів пристроїв ПЕОМ тільки при виключеній напрузі електромережі.

Подавайте напругу на пристрої і окремі блоки ПЕОМ тільки після точної перевірки надійності укріплення провідників заземлення, справності кабелів і роз'єднань мережі електроживлення.

Якщо при включенні на екрані ВДТ не з'являється ні якої інформації (пустий екран) або в центрі екрана висвічується яскрава біла смуга, необхідно виключити його і повідомити про несправність.

При виявленні запаху горіння в пристроях ПЕОМ, необхідно негайно виключити апаратуру, повторно не включати і звернутися до спеціаліста по технічному обслуговуванню ПЕОМ.

Для профілактики порушень і підтримки працездатності оператора (користувача) ПЕОМ власником повинні бути введені доповнюючи регламентовані перерви для відпочинку.

В період праці за ВДТ необхідно передбачити через кожні 40-45 хв. 3-5-хвилинні перерви для відпочинку. Середня сумарна подовженість роботи за ВДТ за день не повинна перевищувати 4 години, а за неділю – 20 годин.

Сумарну подовженість роботи з ВДТ (4 год.) краще розділити на дві частини і працювати по дві годині в першу і другу половини робочого дня. При використанні захисного екрана або ВДТ з пониженим випромінювання (low radiation) час роботи за ВДТ може бути збільшений.

Кількість обробляючих символів (або знаків на ВДТ) не повинен перевищувати 30 000 тис за 4 години роботи.

З ціллю зменшення шкідливої дії рекомендується застосовувати чередування операцій вводу змістовного тексту і цифрових даних (зміна змісту робіт), чередування редагування текстів і вводу даних (зміна змісту і темпу роботи) і т.п.

В період виконання трудового процесу у оператора (користувача) ПЕОМ значно понижена загальна активність при локальній напрузі кистей рук. При підтримці загального м'язового тонусу, а також профілактики кістково-м'язочних порушень під час перерви рекомендується проводити гімнастичні вправи. Для кистей рук необхідно проводити спеціальні вправи. Періодично рекомендується виконувати комплекс вправ для очей.

У разі виникнення у працюючих ПЕОМ зорового дискомфорту та іншого несприятливого суб'єктивного відчуття, не дивлячись на дотримання санітарно-гігієнічних, ергономічних вимог, режимів праці і відпочинку слід застосувати індивідуальний підхід в обмежені часу роботу з ПЕОМ і корекцію тривалості перерв для відпочинку або проводити переміну діяльності на іншу, не пов'язану з використанням ПЕОМ.

Працюючим на ПЕОМ з високим рівнем напруженості під час перерв і в кінці робочого дня показане психологічне розвантаження в спеціально обладнаних приміщеннях (кімнатах психологічного розвантаження).

Вимоги безпеки в аварійних ситуаціях

У разі аварій електричних мереж або електрообладнання ПЕОМ від струмів короткого замикання (КЗ), і як наслідок можливість виникнення пожежі оператор (користувач) повинен:

- негайно припинити роботу;

- залишити небезпечну зону і прийняти міри по попередженню подальшого розвитку аварії (відключити електроенергію, шляхом виключення загального рубильника або пакетного вимикача на електрощиті приміщення, а у разі пожежі і приточно-витяжну вентиляцію).

Сповістити про пожежу директору, або безпосередньому керівникові роботи, на якій виникла аварія.

При нещасних випадках надайте першу (долікарську) медичну допомогу потерпілому:

- при ураженні електричним струмом, якщо потерпілий дихає нечасто та судорожно або у нього відсутні признаки життя (не прослуховується дихання, немає пульсу, розширені зіниці очей) робити штучне дихання "рот-в-рот” і непрямий масаж серця (при цьому необхідно організувати виклик швидкої допомоги);

- при пораненні – накласти стерильну пов'язку;

- при кровотечі – рану перев'яжіть стерильною пов'язкою і тримати в такому стані 3-5 хв. Якщо кровотеча припинилася, пов'язку закріпіть бинтом;

- при переломах, ударах, вивихах і розтягнені забезпечене спокійне і зручне положення пошкодженої частини тіла, в усіх випадках після надання першої (долікарської) медичної допомоги потерпілому викличте лікаря.

Вимоги безпеки по закінченню роботи

Встановити в положення "вимкнено” усі тумблери (вимикачі) пристроїв, з якими ви працювали, а також перемикачі (рубильники) на електрощитах.

Відключити штепсельні вилки від розеток електроживлення.

Вимкнути вентиляцію.

Провести вологе прибирання робочого місця. Екран ВДТ протирати від пилу не рідше одного разу на день. Протирання пилу з апаратури здійснювати при вимкненому електроживленні.

ВИСНОВОК

У процесі управління організаціями використовують різні види нарад: диктаторський, автократичний, сегрегативний, дискусійний, вільний, проблемний, інструктивний, оперативний. Вибір виду наради залежить від змісту і важливості проблем, що підлягають обговоренню, їх терміновості тощо. Підготовка наради охоплює складання плану, порядку денного, повідомлення учасників про місце та час її проведення, забезпечення інформаційним матеріалом (текстом доповіді, проектом рішення).

Для успішного проведення наради та плідної роботи її учасників велике значення має своєчасна підготовка, розмноження і розіслання учасникам документів, запланованих до обговорення на нараді. До таких документів насамперед належать доповіді (повідомлення) або тези виступів основного доповідача і співдоповідачів.

Нараду доцільно проводити у другій половині дня тривалістю не більше години. Вирішення питань, винесених на нараду, закінчують прийняттям рішень, які необхідно реалізувати. За підсумками наради оформлюють протокол і відповідний директивний документ (план, наказ, постанову, графік), контролюють їх виконання.

Іноді ефективнішою є нарада у нетрадиційній формі («мозкова атака», кільцева система прийняття рішень тощо).

Уміння підготувати і оперативно провести ділову нараду — невід'ємна складова ефективного стилю керівництва сучасного менеджера. Не менш важливим є також уміння довести рішення наради до всіх, кого вони стосуються, мобілізувати й активізувати творчі зусилля працівників, проконтролювати хід виконання рішень та підсумувати результати їх реалізації. Тільки за дотримання цих вимог ділові зустрічі у формі нарад виконують своє функціональне призначення в загальному механізмі управління організацією.


Список використаної літератури

  1. Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації” // Офіційний вісник України. - 1997. - №  4. - Ст. 202.
  2. Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави” // Офіційний вісник України. - 1998. - № 48. - Ст. 1764.
  3. Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади” від 17 жовтня 1997 р. № 1153 // Офіційний вісник України. - 1997. - № 43. - Ст. 50.
  4. Наказ Головархіву України “Про затвердження Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів” від 20 липня 1998 р. № 41 // Офіційний вісник України. - 1998. - № 38. - Ст. 1414.
  5. Методичні рекомендації щодо складання відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням термінів їхнього зберігання / Головархів України при Кабінеті Міністрів України. УДНДІАСД. - К., 1997 - 18 с.
  6. Беспянська Г. Діловодство: Навч. посіб. для дистанц. навч. / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини "Україна". — К. : Університет "Україна", 2007. — 418с.
  7. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. - Х.: Фолио, 2005. - 491 с.
  8. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки "Галицька академія". - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 319 с.
  9. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник/ В. Н. Боровський, В. П. Прадун, Р. В. Друзін; Ред. В. Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В. І. Вернадського. - К.: Центр навчальної літератури, 2006. - 223 с.
  10. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. - Минск: Амалфея, 2002. - 125 с.
  11. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. - Донецьк: Сталкер, 1999. - 349 с.
  12. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. - К.: Центр навчальної літератури, 2006. - 259 с.
  13. Демещенко В. Проведение деловых встреч (рекомендации для помощника руководителя)//Секретарь-референт. - 2007. - № 8
  14. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. - 3-є вид.. - К.: Либідь, 2004. - 383 с.
  15. Документы и делопроизводство: Справ. пособие/ [Т. В. Кузнецова и др.]. - М.: Экономика, 2001. - 270 с.
  16. Жуковська В.  Діловодство. Практикум: Навч. посіб. / Київський національний торговельно- економічний ун-т. — К. : КНТЕУ, 2004. — 152с.
  17. Козоріз В. Загальне і кадрове діловодство: Навч. посіб. / Міжрегіональна академія управління персоналом. — К. : МАУП, 2002. — 164с.
  18. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". - Львів: Тріада плюс, 2006. - 217 с.
  19. Лоза О. Діловодство та документування управлінської діяльності: Навч. посібник / Українська академія держ. управління при Президентові України. Дніпропетровський філіал. — К., 1997. — 67с.
  20. Ломачинська І. Спеціальне діловодство: Навч. посіб. для дистанц. навч.:В 2 ч. / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини "Україна". Інститут дистанційного навчання / Т.Г. Горбаченко (наук.ред.). — К. : Університет "Україна", 2006. — 444с.

Додатки

Додаток1

Протокол № 107

загальних зборів  компанії «Coca-Cola»

         01.12.2014

директор

Шишман Д.С.

секретар

Гончаренко Т.М.

Присутні: заступник директора Сарікова А.О.,менеджер по продажу Чернова С.О.,рекламний агент Іванова К.С. 

Порядок денний:

1. Збільшення продажу продукту за грудень місяць.

2.Підготовка та проведення новорічних акцій.

I. СЛУХАЛИ: Шишман Д.С. директор компанії«Coca-Cola»

ВИСТУПИЛИ:

Чернова С.О., запропонувала збільшити продаж продукту за рахунок збільшення торгових місць продажу.

Іванова К.C. зазначіла, що  новорічні акції також збільшать попит на продукт.

УХВАЛИЛИ:

1. розширити місця продажу продукту.

2.Підготувати цікаві новорічні акції для споживачів та вигідні для компанії.

II. Слухали:

Голова зборів

(підпис)

Д.С. Шишман

Секретар

(підпис)

Т.М. Гончаренко


Додаток 2

Кабінет керівника

    Стіл трапецієвидної форми

Додаток 3.

Імідж ділової людини


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

67096. Как стать ответственным 52 KB
  Напишите ответственный на доске и попросите учащихся дать определение этому понятию. Спросите учащихся могут ли люди стать более ответственными в своих поступках. Если да то как Например стараться всегда приходить вовремя усердно работать говорить правду осознавать ошибки выражать свои мысли и идеи быть лидером...
67097. Карнавал квітів 25 KB
  Нарешті всі ви завітали А ми боялись заблукали Ласкаво просимо Будьте як вдома Знайомтесь з усіма що ще не знайомі. Сонечко: За горами за лісами За широкими полями Серед квітів і дерев Став палац там неосяжний. Король квітів: Познайомити вже час з вихователями вас.
67098. Свято до дня Валентина «Карнавал квітів» 1.97 MB
  Oh, endless sky, full of light and stars at night Bless our hearts and make them bright We ask for love, on lap we praise Get down here, with all your grace. З'являється "Her Majesty, Love". (господарка свята) - Joy, happiness, beauty I'll send to your hearts I'll make you be sweethearts
67099. Гори Карпати 175.5 KB
  Мета: продовжувати формувати уявлення про природу України поняття гори; сформувати поняття Карпатські гори; формувати навички роботи з картами схемами зошитом підручником; розвивати пізнавальний інтерес спостережливість творчі навички; виховувати любов та дбайливе ставлення до природи патріотичні та естетичні почуття.
67100. Україна на карті. Найбільші міста України 166 KB
  Загальнопізнавальні цілі: продовжити формувати уявлення учнів про географічне розміщення України її кордони сусідство з іншими країнами; ознайомити з історико етнографічними регіонами та найбільшими містами України. Фізична карта України Розуміння знає розташування України знаходить її столицю на карті...
67103. Загальношкільний захід учнів 1-4 класів, присвячений Дню Збройних Сил України 57 KB
  А першими захисниками нашої неньки України були козаки. Демонструйте свою спритність Розум а ще вроду Щоб гриміло: разом Козацькому роду нема переводу Козаки Сини Твоєї Батьківщини В них сила духу непоборна Козацтво слава України Це гордість наша всенародна Зустрічайте наших учасників звучить марш...
67104. НАЩАДКИ КОЗАЦЬКОЇ СЛАВИ 843 KB
  Державний та козацький прапори дозволяється внести учням 4-а класу Онищіку Михайлу; бронзовому призеру Донецької обл. по военно-спортивному многоборью.та учню 4-б класу Гладкову Дані; бронзовому призеру чемпіону Європи "Боевое многоборье"