82868

Оценка эффективности информационно-аналитического обеспечения муниципального управления (на материалах Администрации г. Смоленска)

Дипломная

Политология и государственное регулирование

Принятие эффективных управленческих решений требует организации целесообразной системы информационно-аналитического обеспечения, объективно отражающей сложившуюся ситуацию. Информационно-аналитическое обеспечение управления предполагает связь информации с системами управления организацией и управленческим процессом в целом.

Русский

2015-03-04

1.05 MB

5 чел.

Федеральное государственное научное учреждение

«Институт социализации и образования»

 Российской академии образования

Юридический адрес: 119121  г. Москва, ул. Погодинская, д. 8

Р/с 405018106000079  ГПБ (ОАО)  г.. Москва  ИНН  7725154321

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

на тему:

«Оценка  эффективности  информационно-аналитического обеспечения  муниципального  управления

(на  материалах  Администрации  г. Смоленска)»

 

по профессиональной переподготовке «Государственное и муниципальное управление: инновационные и институциональные аспекты»

                                                 

                                                                        Работу выполнил:

                                                         слушатель                                                                                                                    

                                           Володченков А.М.

                                                   _________________________________                                      

                                                                                             (подпись)                                                                        

                                                 

                                                                        Научный руководитель:

                                                                         Зюськин А.А., к.э.н.

                                                                                                         

                                                                                _______________________________

                                                                                                     (подпись)

Москва 2013г.     


Содержание

Введение ………………………………………………………....................

3

1 Информационно-аналитическое обеспечение системы управления персоналом: теоретико-методологический аспект

1.1 Информационно-аналитическое обеспечение системы управления персоналом: сущность понятия и основные составляющие ..……………

8

1.2 Информационно-аналитическое обеспечение как основной элемент системы управления персоналом ..................................................................

13

  1.  Автоматизация – ключевой фактор повышения эффективности  информационно-аналитического обеспечения системы управления персоналом ……..............................................................................................

18

2 Анализ информационно-аналитического обеспечения системы управления персоналом в Администрации г. Смоленска

2.1 Основные направления деятельности Управления кадров и муниципальной службы Администрации г. Смоленска ……………...…..

24

  1.  Внемашинное информационно-аналитическое обеспечение процессов управления персоналом в Администрации г. Смоленска ……

28

  1.  Внутримашинное информационно-аналитическое обеспечение процессов управления персоналом в Администрации г. Смоленска ……

48

3 Повышение эффективности информационно-аналитического обеспечения системы управления персоналом в Администрации г. Смоленска

3.1 Рекомендации по повышению эффективности управления информационным обеспечением системы управления персоналом на основе автоматизации ……………………………………………………….

55

3.2 Рекомендации по выбору специализированного программного обеспечения в Управлении кадров и муниципальной службы Администрации г. Смоленска …………………………………..…………..

60

3.3 Оценка эффективности предложенных мероприятий ..………………

70

Заключение ………………………………………………………..………...

78

Список использованных источников ………………………………………

84

Приложения …………………………………………………….....................

90


Введение

Управление персоналом представляет собой специфический вид управленческой деятельности, объектом которой является коллектив работников – персонал.

Эффективное управление персоналом предполагает использование комплексного подхода, учитывающего организационно-экономические, информационные, правовые, технические, педагогические и другие аспекты в их совокупности и взаимосвязи при определяющей роли социально-экономических факторов. Отразить взаимосвязи отдельных аспектов управления персоналом, разработать конечные цели, определить пути их достижения, создать соответствующий механизм управления, обеспечивающий комплексное планирование, организацию и стимулирование системы работы с кадрами в организации позволяет применение системного подхода.

Принятие эффективных управленческих решений требует организации целесообразной системы информационно-аналитического обеспечения, объективно отражающей сложившуюся ситуацию. Информационно-аналитическое обеспечение управления предполагает связь информации с системами управления организацией и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться и как единое целое, охватывая все функции управления, и по отдельным функциональным управленческим работам, таким как прогнозирование и планирование, учет и анализ, что позволяет оттенить специфические моменты, присущие информационно-аналитическому обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства. В настоящее время одной из важных сфер стало информационное обеспечение, выражающееся в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении дел в организации на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями организации осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Актуальность исследования информационно-аналитического обеспечения системы управления персоналом возрастает в связи с тем, что модернизация системы управления персоналом является залогом успешной деятельности любой организации. При этом одним из важнейших факторов формирования современной системы управления персоналом является внедрение в практику самых современных информационных технологий во всех областях работы с персоналом, таких как мотивация персонала, его обучение, оценка деятельности документационное обеспечение и ряд других направлений кадровой деятельности.

Последние тенденции развития сферы информатизации управления персоналом характеризуются расширением функциональности программных приложений систем управления персоналом. Новые функциональные возможности для таких приложений позволяют: автоматически синхронизировать условия контракта сотрудников с фактическими результатами их работы; расширить функциональность на Интернет для найма персонала, его назначения на соответствующие должности и сохранения; добавить возможности групповой работы, организовать более совершенную работу с контентом и аналитики к общей функциональности приложений управления персоналом. Оценки аналитиков свидетельствуют о том, что в новых информационных системах управления персоналом будут реализованы возможности управления расходами на персонал, учета рабочего времени персонала и управления его деятельностью, адаптированы приложения по управлению навыками персонала, управления наймом группы сотрудников и др.

Целью дипломной работы является разработка рекомендаций по повышению эффективности информационно-аналитического обеспечения системы управления персоналом.

Объектом исследования является  Управление кадров и муниципальной службы Администрации г. Смоленска.

Предмет исследования: информационно-аналитическое обеспечение системы управления персоналом.

Для достижения цели исследования необходимо решить ряд задач, а именно:

– изучить сущность понятия «информационно-аналитическое обеспечение системы управления персоналом» и его основные составляющие;

– определить место информационно-аналитического обеспечения в системе управления персоналом;

– выявить ключевые факторы повышения эффективности информационно-аналитического обеспечения системы управления персоналом;

– охарактеризовать основные направления деятельности Управление кадров и муниципальной службы Администрации г. Смоленска;

– проанализировать как внемашинное, так и внутримашинное информационно-аналитическое обеспечение управления персоналом в отделе кадров Администрации г. Смоленска;

– оценить эффективность управления информационным обеспечением системы управления персоналом в Управлении кадров и муниципальной службы Администрации г. Смоленска.

В качестве теоретической и методологической основы исследования использовались труды Герчиковой И.Н., Коул Д., Магуры М.И., Маслова Е.В., Травина В.В., Кибанова А.Я., Чепурновой А.П. и др., которые занимаясь разработкой теории управления, предлагают различные формы и методы совершенствования системы управления персоналом.

Эмпирическую базу исследования составили: материалы социологических исследований по проблемам информационно-аналитического обеспечения управления персоналом, нормативно-методическая, кадровая, бухгалтерская и финансовая документация, определяющая организацию информационного обеспечения управления персоналом в Управлении кадров и муниципальной службы Администрации г. Смоленска, информация по изучаемой проблеме, представленная в научных работах и в периодической печати.

Полученные в ходе исследования рекомендации прикладного характера могут быть использованы для повышения эффективности информационно-аналитического обеспечения системы управления персоналом в других организациях и учреждениях, что определяет практическую значимость дипломного проекта.


1  Информационно-аналитическое  обеспечение  системы управления  персоналом:  теоретико-методологический  аспект

1.1 Информационно-аналитическое  обеспечение  системы  управления персоналом:  сущность  понятия  и  основные  составляющие

Изучение информационно-аналитического обеспечения (далее – ИО) системы управления персоналом представляется необходимым начать с выявления сущности данного понятия. Под информационно-аналитическим обеспечением системы управления понимается совокупность информации, необходимой и достаточной для принятия решений, с методами и средствами ее организации.[20, С.17]

В современной научной литературе, освещающей проблемы информационного менеджмента, существует множество значений термина «информационно-аналитическое обеспечение системы управления персоналом». Но анализ нормативных правовых актов позволяет рассматривать данное понятие как информационную систему управления персоналом, т.е. совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи. [24, С.46] Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте рассматривается как сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. [25, С.68]

Информация является основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений. При этом содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляется ряд принципиальных требований: краткость, четкость формулировок, своевременность поступления; удовлетворение потребностей конкретных управляющих; точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений. В использовании информации важную роль играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации, т.е. технология информационной деятельности.

При проектировании и разработке ИО системы управления наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и достаточной для принятой технологии управления. [30, С.219]

ИО службы управления персоналом укрупнено можно разделить на два крупных блока: внемашинное и внутримашинное. Такая классификация ИО может быть применима для тех подразделений службы управления персоналом, в которых имеются средства вычислительной техники (например, персональные компьютеры или используемые ресурсы ВЦ организации).

Внемашинное ИО: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию.

Внемашинное ИО представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно, без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т.п.); по линии обратной связи – от объекта к органу управления – следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное ИО позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

Внутримашинное ИО содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов. Основным элементом внутримашинного ИО является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя. Поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне – осуществляется реализация информационной базы с использованием современных технических средств. [20, С.186]

В последнее время широкое распространение получило использование персональных компьютеров в структурных подразделениях организаций, в том числе в отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т.д. В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ЭВМ.

Недостатки традиционного подхода организации массивов информации в памяти ЭВМ, при котором разработка информационной базы ориентировалась на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ориентированной базы данных к информационно-ориентированной.

Все это обусловило новую организацию данных в ЭВМ, что нашло свое отражение в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными. Информация в виде небольшого числа массивов накапливается и постоянно обновляется в базе данных. Каждый массив информации ориентирован на использование при решении многих задач управления. Основное внимание при этом уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления.

В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают получаемые результаты.

Основными организационно-методическими требованиями, предъявляемыми к разработке ИО службы управления персоналом являются: рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации. [32, С.45]

Существующие в настоящее время подходы к разработке систем управления персоналом можно разделить на три группы:

  1.  разработка систем автоматизации учетных кадровых функций;
  2.   разработка экспертных систем по анализу и принятию решений в области управления персоналом (далее – УП);
  3.   разработка современных автоматизированных систем управления персоналом.

Учет и хранение первичных документов, входящих в личное дело; формирование, проведение и хранение приказов по личному составу; подготовка и предоставление статистических и прочих отчетов; хранение копий приказов по основной деятельности; возможность получения полных данных о структуре организации, позициях штатного расписания и сотрудниках; настраиваемость системы на структуру организации, разработку отчетной документации – вот неполный перечень задач, которые позволяют решить системы автоматизации учетных кадровых функций.

Экспертные системы используются для сопоставления личностных, профессиональных и психофизиологических качеств претендента на занятие вакансии с аналогичными параметрами лучших специалистов организации. Использование таких программ дает возможность достаточно эффективно (с формальной точки зрения) отбирать перспективных специалистов. Но системы подобного рода достаточно дороги, их имеет смысл использовать только в крупных организациях при наличии на них большого количества вакансий. Основным недостатком этих систем является то, что они не позволяют автоматизировать повседневные рутинные операции персонала кадровых служб.

Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб организации (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений) и играют большую роль в повышении производительности их труда. Так, например, кадровые службы при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов (существуют оценки, что только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени). Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников. Кроме того, автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать бухгалтерские отчеты, относить затраты на себестоимость. И это лишь некоторые из функций современных автоматизированных систем управления персоналом.

1.2  Информационно-аналитическое  обеспечение  как  основной элемент  системы  управления  персоналом

Выработка решений и контроль за их исполнением являются главными функциями процесса управления персоналом (далее – УП), реализуемыми на разных уровнях системы управления организацией. Необходимость обеспечения выполнения этих функций позволяет рассматривать УП как информационный процесс, функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления – как информационную систему.

УП является процессом, который можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных, в конечном счете, на достижение главной цели функционирования организации. Каждое из этих решений должно быть обеспечено соответствующей информацией.

Назначением ИО является своевременное и полное обслуживание управленческого персонала и технических средств системы управления достоверными данными, позволяющими осуществлять автоматизированную обработку информации с использованием других видов обеспечения (организационного, технического, программного, математического, лингвистического и др.).

От степени разрешения таких проблем, как организация домашинной и послемашинной фаз преобразования информации (стадий получения, регистрации, передачи информации и выдачи результатов обработки потребителям); организации банков данных (создание и введение системы массивов информации, организации процессов ее хранения и поиска); организация процессов решения функциональных задач на ЭВМ (машинная постановка и алгоритмизация конкретных функциональных задач управления на основе использования программного обеспечения); разработки технологических процессов, инструкций и осуществление машинного решения зависит эффективность ИО. [23, С.137]

Циркулирующая в любой социально-экономической системе информация представляет информационную систему (информационную среду), характеризующуюся потоками, многочисленными обменами и преобразованиями, взаимосвязями. Руководители и специалисты организации используют в работе внутреннюю и внешнюю информацию, научно-техническую, экономическую информацию об управлении. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильности в деятельности любой организации. На ее основе принимаются соответствующие управленческие решения.

Уровнями характеристики ИО обеспечения являются: элементный и системный. Элементный уровень представляет совокупность данных, характеристик, признаков. Воспроизводящий, т.е. системный уровень, представляет взаимосвязи и зависимости между классификационными группами информации, реализуемый в виде информационных моделей.

Совершенствование ИО обеспечения позволяет получить следующие положительные результаты: возможную экономию расходов за счёт снижения: фонда заработной платы, коммунальных услуг, стоимости программного обеспечения, расходов на почту, расходов на оформление договоров, расходов на перераспределение сырья; устранение возможных расходов в будущем (избежание будущего роста численности персонала, уменьшение требований к обработке данных, снижение стоимости обслуживания); возможные нематериальные выгоды (улучшение качества информации, повышение производительности, улучшение и ускорение обслуживания, новые производственные мощности, более уверенные решения, улучшение контроля, уменьшение просроченных платежей, полное использование программного обеспечения).

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information – разъяснение, осведомление, изложение.

Процесс передачи и получения информации представлен ниже на схеме (рис. 1). Это простая схема передачи информации в одном направлении.

Рисунок 1 - Процесс передачи и получения информации

Даже в одном направлении процесс передачи информации проходит через множество посредников. Это означает, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Информация может также преобразовываться, в зависимости от того, кому она адресована. Так, например, при передаче информации от подчинённых к руководителю вверх происходит её обобщение, а при передаче вниз, от руководителя к подчинённым, наоборот – она конкретизируется. Главным в этом процессе является максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. В первую очередь от этого зависит правильность принимаемых решений, и как следствие – увеличивается прибыль организации.

В процессе управления обмен информацией происходит постоянно. При этом направление перемещения информации может быть как вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня).

На эффективность принимаемых управленческих решений влияет множество показателей: качество, достоверность и оперативность получения информации; знания, опыт, личные качества руководителя; квалификационный состав подчинённых; ситуация на рынке. В процессе организации ИО принципиальное значение имеет разделение информации на условно-постоянную и переменную. Оба эти вида информации на основе анализа классификационных связей организуются во взаимосвязанные блоки (модели), которые могут быть описывающими, т.е. характеризующими процесс в статике или динамике, компонентами, отражающими определенную типовую ситуацию. Формирование ИО включает несколько этапов:

  •  описание состояния объекта (физическая фотография);
  •  моделирование классификационных связей в информационных массивах с выделением причинно-следственных зависимостей.
  •  отражение в информационных моделях динамики отдельных элементов и процессов.

Физическая фотография предполагает набор технико-экономических показателей и параметров, характеризующих управляющую и управляемую системы, с соответствующей классификацией этих показателей. Моделирование классификационных связей в информационных массивах с выделением причинно-следственных зависимостей подразумевает формирование частных статических моделей. Отражение в информационных моделях динамики отдельных элементов и процессов предполагает обоснование тенденций количественного и качественного изменения в производстве. При этом количественное изменение предполагает корректировку информации, а качественное изменение – ее частичную или полную перестройку; интегрированная информационная модель процесса производства, отражающая взаимосвязь и динамику локальных процессов и всего производства. Порядок формирования определяет подход к анализу состава информации. Организация информации в значительной степени предопределяет порядок ее хранения, регистрации, обновления, передачи и использования. Более полно обосновать направления движения, интенсивность потоков, закономерности ее преобразования, методику запросов и получения позволяет четкая организация банков данных. [28, С.302]

Таким образом, система ИО можно рассматривать как совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и окружающей его среды, организованной во взаимосвязанных потоках сведений. Данная система включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи их пользователю.

1.3  Автоматизация  –  ключевой  фактор  повышения  эффективности информационно-аналитического  обеспечения системы  управления  персоналом

В условиях современной конкуренции все больше организаций стараются снизить свои расходы за счет оптимизации численности сотрудников. Необходимо располагать всей информацией, чтобы оставить наиболее эффективно работающих сотрудников. При этом должны учитываться самые разнообразные критерии, которые зависят от специфики работы конкретной организации.

Практически во всех организациях в целях усиления материальной заинтересованности сотрудников в повышении ответственности за конечные результаты труда и уровня профессиональных знаний разрабатывается комплекс стандартных процедур по управлению кадрами, включающий методику формирования фонда оплаты труда, стандарт поощрений повышения квалификации, стандарт премирования по результатам деятельности.

Кадровый документооборот также является важным и ответственным моментом работы любой организации. В российском законодательстве достаточно подробно описаны требования к документообороту в кадровом учете. Административные записи в документах по кадровому учету имеют прямую взаимосвязь с начислением заработной платы.

Кадровый документооборот охватывает заполнение кадровых документов, подготовку и формирование кадровой документации по каждому сотруднику, ведение кадрового учета, формирование кадровой политики организации, политики по охране труда. При этом поддержание порядка в кадровом учете одна из важнейших обязанностей организации. [42, С.57]

С кадровым документооборотом тесно связан расчет и начисление заработной платы, который включает: расчет заработной платы работников, включая расчет всех налоговых выплат и отчислений в государственные фонды, а также подготовка отчетных документов по данным расчетам по установленной форме, расчет вознаграждений по договорам гражданско-правового характера, заключенным с физическими лицами, расчет оплаты по листам временной нетрудоспособности, оплаты отпусков, компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении, выходных пособий и прочих компенсационных выплат, предусмотренных законодательством РФ, подготовка форм обязательной отчетности в ИМНС, ФСС и ПФ, в том числе индивидуальных, представление форм обязательной отчетности в соответствующие государственные органы, подготовка расчетной ведомости в рамках учетной политики компании, подготовка индивидуальных расчетных листков, подготовка сводной ведомости по налогам, связанным с заработной платой, подготовка платежных документов на выплату доходов, а также перечисление налогов и сборов, разъяснение всех расчетов по заработной плате по требованию внутреннего аудитора, участие в налоговой проверке по единому социальному налогу, в ПФ и ФСС. [38, С.82]

В любой организации на протяжении всего времени работы сотрудника создается большое количество документов по кадровому учету, а поддержание порядка в кадровом учете является одной из важнейших обязанностей организации.

Неправильное оформление кадровой документации может повлечь различные негативные последствия для работодателя начиная от визита трудовой инспекции до судебной тяжбы с последующей выплатой денежных компенсаций работникам.

Нежелательные последствия работодателю может помочь своевременное проведение кадрового аудита.

Как правило, аудит кадрового документооборота проводится группой специалистов, состоящей из юристов и бухгалтеров.

Проведение аудита кадрового документооборота включает следующие процедуры: проверку соответствия кадровой документации требованиям действующего законодательства; проверку соблюдения установленной процедуры приема на работу/перемещения/увольнения сотрудников; анализ трудовых договоров с сотрудниками на предмет соответствия действующему законодательству и фактическим условиям труда сотрудников; проверка комплектности пакета документов на каждого текущего/уволенного сотрудника за определенный период времени; проверку правильности ведения кадрового учета и хранения кадровых документов; консультирование по порядку ведения кадрового документооборота, оформления документов; выработку рекомендаций.

На документирование каждой из перечисленных операций уходит определенное время. Занимается данной работой, как правило, не один сотрудник. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. В связи с этим особое значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. [41, С.28]

Создать единую корпоративную базу кадровой информации, обеспечить согласованную работу субъектов управления персоналом и производителей кадровой информации в единой информационной среде, сформировать оптимальную иерархию доступа к кадровой информации, персонализировать ответственность за ввод и коррекцию данных позволяет внедрение комплексных автоматизированных систем управления персоналом.

На сегодняшний день организация данных в памяти персонального компьютера является одной из центральных проблем проектирования ИО службы управления персоналом.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых является совокупностью данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления. В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают полученные результаты.

К разработке ИО службы управления персоналом предъявляется ряд требований:

  •  рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов;
  •  возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутренней сфере;
  •  необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации. [28, C.316]

Для внедрения информационных технологий в работу кадровой службы необходимо определить набор программ или подпрограмм, решающих вышеупомянутые задачи. Это, прежде всего программы для ведения кадрового делопроизводства, программы для психологического тестирования персонала и обучающие программы. Такие программы позволили бы проводить разносторонний анализ состояния персонала организации, предупреждать кризисные ситуации.

Перечень вопросов, решаемых службой кадров, как показывает история применения компьютерных программ для решения задач кадрового делопроизводства, остался неизменным: персональный учет работников, статистический и оперативный учет и отчетность; анализ движения кадров; анализ квалификационного состава кадров; ведение архива.

Данный вид программ довольно широко используется в системе управления персоналом, но эти программы в силу их целевого предназначения комплексно не решают проблему работы с кадрами.

В этой связи особый интерес представляют программы, которые позволяют проводить не только комплексное обследование работника, но и обеспечить системный подход к кадровой работе в целом. На рынке программ они в основном представлены компьютерными экспертными системами (ЭС), которые позволяют выполнять компьютерное психофизиологическое обследование и тестирование работников, проводить профориентацию, профотбор, прием на работу, сокращение штатов, аттестацию, получать рекомендации по наиболее эффективному использованию каждого работника в условиях конкретной организации, создавать профили профессий и должностей, оценивать профпригодность работника, совместимость команды и другие функции. [36, C.129]

Рационально организованное при помощи современных компьютерных технологий ИО позволяет не только документировать трудовые отношения и вести кадровый учет, но и совершенствовать в целом систему управления персоналом благодаря созданию организационно-правовых основ взаимоотношений работника и работодателя.

Рассмотрев теоретико-методологические основы информационно-аналитического обеспечения управления персоналом, можно сделать следующие выводы:

  1.  Совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании, называется информационно-аналитическим обеспечением системы управления персоналом.
  2.   Информационно-аналитическое обеспечение службы управления персоналом подразделяется на два крупных блока: внемашинное и внутримашинное. Внемашинное ИО охватывает собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно, без применения средств вычислительной техники. Внутримашинное ИО включает в себя массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.
  3.  Эффективность ИО зависит от степени разрешения ряда основных проблем: организации домашинной и послемашинной фаз преобразования информации: стадий получения, регистрации, передачи информации и выдачи результатов обработки потребителям; организации банков данных; организации процессов решения функциональных задач на ЭВМ; разработки технологических процессов, инструкций и осуществления машинного решения.
  4.  Основными организационно-методическими требованиями, предъявляемыми к разработке ИО службы управления являются: рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.
  5.  Из существующих в настоящее время подходов к разработке систем управления персоналом наиболее эффективным является разработка современных автоматизированных систем управления персоналом, позволяющих оптимизировать работу, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб организации и повысить производительность их труда.


2. Анализ  информационно-аналитического  обеспечения  системы управления  персоналом  в  Администрации  г. Смоленска

  1.    Основные  направления  деятельности  Управления  кадров и  муниципальной  службы  Администрации  г. Смоленска

Основные направления деятельности, связанные с процессами управлением персонала в Администрации г. Смоленска курирует Управление кадров и муниципальной службы (далее – Управление).

Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, федеральным и областным законодательством, правовыми актами Смоленского городского Совета, Администрации города, Положением об Управлении кадров и муниципальной службы Администрации г. Смоленска, утвержденного распоряжением Администрации г. Смоленска от 20.12.2012 № 1115-р/адм.

В рамках решения основных задач, стоящих перед Управлением:

  •  Реализуется кадровая политика Администрации г. Смоленска;
  •  Осуществляется прогнозирование и планирование кадрового обеспечения;
  •  Совершенствуются трудовые отношения;
  •  Оптимизируется структура и штатная численность структурных подразделений городской Администрации;
  •  Осуществляется подготовка предложений по подбору и расстановке кадров в Администрации города, по назначению на должность руководителей муниципальных предприятий и учреждений г. Смоленска;
  •  Оформляются трудовые отношения с работниками Администрации города и руководителями муниципальных предприятий и учреждений г. Смоленска;
  •  Осуществляется разработка проектов муниципальных правовых актов в области муниципальной службы и трудового законодательства в соответствии с действующим законодательством РФ;
  •  Проводится мониторинг изменений в действующем трудовом законодательстве, законодательстве о муниципальной службе.

Функции Управления представлены в таблице 1.

Таблица 1 - Функции Управления кадров и муниципальной службы Администрации г. Смоленска

№ п/п

Функция

1

2

1.

Контроль за соблюдением трудового законодательства, законодательства по вопросам муниципальной службы; организация внесудебного рассмотрения трудовых споров.

2.

Работа с кадровым резервом для замещения вакантных должностей муниципальной службы в Администрации города, резервом управленческих кадров.

3.

Организация и проведение конкурсов на замещение вакантных должностей муниципальной службы.

4.

Подготовка проектов муниципальных правовых актов, связанных с заключением трудовых договоров, приемом на работу, прохождением трудовой деятельности, увольнением в отношении работников Администрации города, руководителей муниципальных предприятий и учреждений.

5.

Ведение сводного реестра работников Администрации города, руководителей муниципальных предприятий и учреждений, учет движения кадров и вакансий.

6.

Подготовка материалов по определению стажа работников Администрации города, оформление документов для назначения пенсии за выслугу лет.

7.

Ведение, учет и хранение личных дел, трудовых книжек работников Администрации города, руководителей муниципальных предприятий и учреждений; оформление служебных удостоверений.

8.

Консультирование работников Администрации города по вопросам их правового положения, исполнения ими должностных обязанностей.

9.

Участие в разработке проектов правовых актов системы морального и материального стимулирования работников Администрации города, руководителей муниципальных предприятий и учреждений.

10.

Расчет фонда заработной платы при формировании расходов на оплату труда работников Администрации города.

11.

Участие в разработке программ и организации конкретных социологических и социально-психологических исследований, выработке мероприятий по повышению эффективности деятельности структурных подразделений Администрации города.

12.

Подготовка предложений о составе конкурсных, квалификационных, аттестационных и других комиссий в сфере кадрового обеспечения, муниципальной службы, организация и участие в их работе.

1

2

13.

Организация проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на муниципальную службу, сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, а также соблюдения связанных с муниципальной службой ограничений и запретов.

14.

Улучшение условий и охраны труда, контроль за выполнением требований правил, норм, инструкций по охране труда в Администрации города.

15.

Организация обучения, повышения квалификации и профессиональной переподготовки сотрудников Администрации города.

16.

Организация проведения городского конкурса «Лучший муниципальный служащий», направление материалов для участия муниципальных служащих Администрации города в областном конкурсе «Лучший муниципальный служащий».

17.

Осуществление сопровождения официального сайта, электронной почты Управления на официальном сайте Администрации города.

18.

Обеспечение установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в рамках компетенции Управления.

19.

Представление интересов Администрации города в судах и иных организациях и учреждениях в рамках компетенции Управления.

20.

Предоставление муниципальных услуг в рамках компетенции Управления.

21.

Ведение кадрового делопроизводства.

22.

Решение иных кадровых вопросов, вопросов муниципальной службы, определяемых действующим законодательством.

Организационная  структура Управления представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Организационная структура Управления кадров и муниципальной службы Администрации г. Смоленска

Непосредственное руководство деятельностью Управления осуществляет начальник управления. Начальник Управления осуществляет исполнительно-распорядительные функции по руководству Управлением и несет персональную ответственность за исполнение возложенных на Управление задач и функций. Начальник Управления:

– непосредственно организует работу Управления;

– определяет функциональные обязанности сотрудников Управления , которые отражаются в их должностных инструкциях и доводятся под роспись каждому сотруднику;

– представляет Управление в отношениях с предприятиями и организациями по всем вопросам деятельности в пределах компетенции, установленной Положением об Управлении кадров и муниципальной службы, без доверенности;

– готовит предложения руководству городской Администрации о приеме на работу сотрудников Управления, о применении к ним мер поощрения, о привлечении к дисциплинарной ответственности;

– издает приказы, подписывает служебную документацию в пределах предоставленных ему полномочий;

– запрашивает необходимые информационные и аналитические материалы от руководителей структурных подразделений городской Администрации, руководителей муниципальных предприятий и учреждений г. Смоленска;

– привлекает для решения задач Управления специалистов иных структурных подразделений городской Администрации по согласованию с руководителями соответствующих структурных подразделений;

– обеспечивает выполнение задач, стоящих перед Управлением, несет ответственность за соблюдение сотрудниками Управления трудовой дисциплины, законности, сроков подготовки документов и выполнение поручений главы городской Администрации, заместителя главы Администрации.

В период временного отсутствия начальника Управления обязанности исполняет его заместитель по юридическим вопросам. Иные замещения сотрудников Управления производятся на основании распоряжения городской Администрации. Сотрудники Управления назначаются на должность и освобождаются от должности на основании распоряжения городской Администрации по решению главы Администрации города.

Управление имеет круглую печать, штампы, бланки со своим наименованием. В ходе осуществления закрепленных за Управлением кадров и муниципальной службы функций и задач, сотрудникам приходится собирать, обрабатывать, оформлять, хранить и выдавать информацию, как в виде различных документов, так и информацию, содержащуюся в информационной базе системы на машинных носителях.

Исходя из вышесказанного, мы можем заключить, что работникам Управления в процессе деятельности приходится ежедневно решать большой комплекс вопросов, непосредственно связанных с обработкой информации.

Таким образом, своевременным представляется рассмотрение как внемашинного, так и внутримашинного ИО процессов управления персоналом в Управлении кадров и муниципальной службы Администрации г. Смоленска.

2.2  Внемашинное  информационно-аналитическое  обеспечение процессов  управления  персоналом  в  Администрации  г. Смоленска

Совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно, без применения средств вычислительной техники представляет собой внемашинную информационно-аналитическую базу.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами по определенному алгоритму: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-трафики и т.п.); по линии обратной связи – от объекта к органу управления – следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Таким образом, внемашинное ИО позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

Рассмотрение выперечисленных вопросов представляется целесообразным начать с процедуры документационного оформления при приеме на муниципальную службу. 

При поступлении на муниципальную службу гражданин обязан предоставить в Управление кадров и муниципальной службы следующие документы:

– заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу и замещении должности муниципальной службы по установленной форме;

– заполненную анкету по форме, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 № 667-р;

– паспорт;

– трудовую книжку (исключение составляют случаи, когда трудовой контракт заключается впервые);

– документ, подтверждающий факт получения образования;

– страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (исключение составляют случаи, когда трудовой контракт заключается впервые);

– свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории РФ;

–– для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу – документы воинского учета;

– заключение медицинского учреждения (об отсутствии заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу);

– сведения о доходах за год, предшествующий году поступления на муниципальную службу, об имуществе и обязательствах имущественного характера;

– иные документы, предусмотренные федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

Заключение трудового контракта является основанием для приема на муниципальную службу.

Трудовой контракт заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр передается муниципальному служащему, другой хранится в Управлении кадров и муниципальной службы Администрации г. Смоленска.

Прием на муниципальную службу оформляется приказом Главы Администрации г. Смоленска, изданным на основании трудового контракта. Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового контракта.

Приказ о приеме на муниципальную службу заполняется по унифицированной форме № Т-1, если оформление производится индивидуально. Если единовременно оформляются несколько служащих – оформляется приказ по форме № Т-1а. Приказ составляется главным специалистом Управления кадров и муниципальной службы.

С подписанным Главой Администрации г. Смоленска приказом о приеме на работу муниципального служащего ознакамливают под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на муниципальную службу, заполняется личная карточка (форма Т-2 гс), заводится личное дело, а в Отделе учета и отчетности открывается лицевой счет на каждого служащего.

На муниципального служащего заводится личное дело, к которому приобщаются документы, связанные с его поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы. Личное дело муниципального служащего хранится в течение 10 лет. При увольнении муниципального служащего его личное дело хранится в Архивном отделе Администрации г. Смоленска.

Последовательность документационного оформления приема на работу схематически представлена на рисунке 3.

Рисунок 3 - Последовательность документирования при приеме на работу в Администрации г. Смоленска

Факт приема на работу в городскую Администрацию регистрируется Управлением кадров и муниципальной службы в журнале регистрации поступивших на работу (приложение 1).

При замещении должности муниципальной службы заключению трудового договора предшествует конкурс, в ходе которого осуществляется оценка профессионального уровня претендентов на замещение должности муниципальной службы, их соответствия установленным квалификационным требованиям к должности муниципальной службы.

В Администрации г. Смоленска, как и в любой организации, постоянно происходит движение кадров, под которым подразумеваются: прием, перевод, увольнение работников; предоставление отпусков; командирование работников. Данные процессы сопровождаются оформлением документации по личному составу.

Однако оформление приема на муниципальную службу, по сути, предваряет трудовые процессы, происходящие в городской Администрации, поэтому прием муниципальных служащих был рассмотрен выше (вне рамок движения кадров).

Документацию, характеризующую движение кадров, условно можно разделить на три группы:

  1.  документация, связанная с перемещением кадров в Администрации г. Смоленска;
  2.  документация, связанная с исполнением должностных обязанностей и социальных гарантий муниципальных служащих;
  3.  документация, связанная с прекращением трудовых отношений с городской Администрацией, с увольнением.

Анализ процедур, выполняемых в Администрации г. Смоленска при осуществлении движения кадров, и оформлением соответствующих документов начнем с перевода работников.

Условия и порядок перевода служащего на другую должность муниципальной службы определяются Трудовым кодексом РФ, в котором предусмотрены следующие виды перевода на другую работу:

  1.  перевод на работу в той же организации;
  2.  перевод на работу в другую организацию;
  3.  перевод в другую местность, в том числе вместе с организацией.

Все эти изменения трудового контракта допускаются только с письменного согласия муниципального служащего. Перевод на другую работу, связанный с существенными изменениями условий труда, предусмотренных заключенным трудовым контрактом, также требует согласия служащего. В основном, в Администрации г. Смоленска перевод оформляется по результатам работы аттестационной комиссии.

Перевод на другую должность муниципальной службы завершается подписанием приказа по форме № Т-5 – для одного служащего и № Т-5а – для группы муниципальных служащих.

Последовательность перевода на другую должность муниципальной службы представлена на рисунке 4.

Рисунок 4 – Последовательность документирования перевода на другую должность муниципальной службы в Администрации г. Смоленска

В рамках осуществления своих должностных обязанностей, многие муниципальные служащие Администрации г. Смоленска направляются в командировку.

Порядок и условия командирования служащих Администрации г. Смоленска регулируется Положением о порядке и условиях командирования работников Администрации г. Смоленска, утвержденным Постановлением Главы г. Смоленска от 01.03.2006 № 575.

Направление командированного лица в служебную командировку оформляется распоряжением Главы Администрации г. Смоленска, проект которого готовится Управлением кадров и муниципальной службы Администрации г. Смоленска, на основании документов, согласованных у соответствующего заместителя Главы Администрации г. Смоленска, указывающих на необходимость его командирования (письмо, служебная записка, приглашение и др.).

На основании распоряжения Главы Администрации г. Смоленска Управление кадров и муниципальной службы оформляет командированному лицу командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в служебной командировке (дата приезда в пункт (в пункты) назначения и дата выезда из него (из них)).

Оформляется командировочное удостоверение в одном экземпляре, вручается командированному лицу и находится у него в течение всего срока служебной командировки.

По отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него определяется фактический срок пребывания в месте командирования. Отметки делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью.

В случае командирования в несколько органов местного самоуправления (организаций), расположенных в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждом органе местного самоуправления (организации).

Управление кадров и муниципальной службы ведет учет командированных лиц, выезжающих в служебные командировки, в специальных журналах. С учетом объема, сложности и других особенностей служебного задания определяется срок служебной командировки командированного лица.

Командированному лицу выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду, найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

По возвращении из служебной командировки командированное лицо обязано в течение трех служебных дней:

  •  представить в Отдел учета и отчетности авансовый отчет об израсходованных в связи со служебной командировкой суммах по установленной форме и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в служебную командировку денежному авансу на командировочные расходы. Командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и иных связанных со служебной командировкой расходах являются приложениями к авансовому отчету;
  •  представить в Управление кадров и муниципальной службы отчет о выполненной работе за период пребывания в служебной командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения, в котором оно постоянно исполняет должностные обязанности.

Расходы, связанные со служебными командировками, возмещаются за счет средств, предусмотренных в бюджете г. Смоленска.

Предоставление отпуска муниципальному служащему также отражается оформлением соответствующих документов по личному составу

Согласно законодательству РФ муниципальному служащему ежегодно предоставляется основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней. Помимо основного отпуска муниципальному служащему предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за выслугу лет. Продолжительность дополнительного отпуска исчисляется из расчета один календарный день за каждый год стажа муниципальной службы, но не более десяти календарных дней.

Помимо отпусков, указанных выше, лицам, замещающим высшие и главные должности муниципальной службы, предоставляется также ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за особые условия работы продолжительностью пять календарных дней.

Предоставление иных ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков муниципальным служащим осуществляется в соответствии с трудовым законодательством.

В число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска.

При исчислении общей продолжительности ежегодно оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным дополнительным отпуском.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у муниципального служащего по истечении шести месяцев его непрерывной работы. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и ранее: женщинам по беременности и родам; работникам городской Администрации, усыновившим ребенка в возрасте до трех месяцев, и в некоторых других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Отзыв муниципального служащего из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная часть отпуска в этом случае должна быть предоставлена по выбору муниципального служащего в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. Отзыв муниципального служащего из отпуска оформляется приказом Главы Администрации г. Смоленска.

Часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению муниципального служащего может быть заменена денежной компенсацией.

При увольнении муниципальному служащему выплачивается денежная компенсация за неиспользованный отпуск. По письменному заявлению муниципального служащего неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска.

Работник городской Администрации, находящийся в таком отпуске, может в любое время прервать его, выйти на работу, предупредив об этом работодателя.

Ежегодный оплачиваемый отпуск оформляется следующими формами документов: указание о составлении графика отпусков, график отпусков и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска. До издания приказа может представляться заявление об отпуске.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым Главой Администрации г. Смоленска.

Составлению графика отпусков предшествует соответствующее указание.

График отпусков регистрируется специалистом Управления кадров и муниципальной службы в Управлении делами Администрации г. Смоленска. Первый экземпляр графика остается в этой службе, второй передается в Отдел учета и отчетности, а третий находится в Управлении кадров и муниципальной службы.

При уходе муниципального служащего в отпуск издается приказ (распоряжение), на основании которого Отдел учета и отчетности производит расчет оплаты отпуска каждому муниципальному служащему, и составляется платежная ведомость.

Расторжение трудового контракта и оформление увольнения муниципального служащего производится согласно Трудовому кодексу.

Трудовой контракт с муниципальным служащим помимо оснований для расторжения трудового контракта, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, может быть также расторгнут по инициативе представителя городской Администрации в случае:

1) достижения предельного возраста, установленного для замещения должности муниципальной службы;

2) прекращения гражданства РФ, прекращения гражданства иностранного государства – участника международного договора РФ;

3) несоблюдения ограничений и запретов, связанных с муниципальной службой и установленных статьями 13 и 14 Федерального закона «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

4) применения административного наказания в виде дисквалификации. (п. 4 введен Федеральным законом от 17.07.2009 № 160-ФЗ).

Наиболее часто инициатива работника по расторжению трудового контракта выражается в виде увольнения по собственному желанию. Такое увольнение производится на основании письменного заявления муниципального служащего. При этом свое заявление служащий передает на визирование руководителю структурного подразделения, из которого увольняется, а затем в Управление кадров и муниципальной службы. Там оно визируется начальником Управления, после чего передается Главе Администрации г. Смоленска, который принимает решение и налагает резолюцию, где указывается исполнитель, характер исполнения и его срок.

На основании принимаемого решения издается приказ об увольнении по форме № Т-8. В соответствии с приказом вносится запись в трудовую книжку и личную карточку служащего. Отел учета и отчетности согласно приказу производит полный расчет с работником. Увольнение работника осуществляется по схеме, представленной на рисунке 5.

Рисунок 5 – Последовательность документирования увольнения служащих в Администрации г. Смоленска

Вся документация регистрируется в журналах соответствующей формы (приложение 1).

Унифицированные формы документации приведены в приложении 2.

В рамках кадровой политики в Администрации г. Смоленска разработан ряд мероприятий, направленных на максимально эффективное использование имеющегося кадрового потенциала и постоянное повышение его квалификации разработаны:

– Квалификационные требования для замещения должностей муниципальной службы в Администрации г. Смоленска, утвержденные распоряжением Администрации г. Смоленска от 22.11.2012 № 1046-р/адм;

– Положение о порядке проведения конкурса на замещение должности муниципальной службы (в ред. решений Смоленского городского совета от 18.01.2011 № 250, от 30.08.2011 № 439, от 28.04.2012 № 591);

– Положение о проведении аттестации муниципальных служащих Администрации г. Смоленска, утвержденное постановлением Главы г. Смоленска от 21.04.2008 № 217, содержащее методику проведения аттестации, порядок формирования и работы аттестационной комиссии и другие вопросы, касающиеся аттестации муниципальных служащих.

Аттестация процедуры определения соответствия уровня квалификации работника требованиям выполняемой им работы (функции).

Согласно Положению аттестации подлежат муниципальные служащие младших, старших, ведущих, главных и высших должностей муниципальной службы.

Аттестация муниципального служащего проводится один раз в три года.

Для проведения аттестации муниципальных служащих Глава Администрации города Смоленска издает правовые акты, содержащие положения:

– о формировании аттестационной комиссии;

– об утверждении графика проведения аттестации;

– о составлении списков муниципальных служащих, подлежащих аттестации;

– о подготовке документов, необходимых для работы аттестационной комиссии.

Управление кадров и муниципальной службы при подготовке к проведению аттестации обеспечивает:

Подготовку документов, необходимых для работы аттестационной комиссии, включая:

– график проведения аттестации;

– отзыв об исполнении подлежащим аттестации муниципальным служащим должностных обязанностей за аттестационный период, подготовленный и подписанный его непосредственным руководителем, утвержденный вышестоящим руководителем и представляемый в аттестационную комиссию не позднее, чем за две недели до начала аттестации (приложение 3) с приложением сведений о выполненных муниципальным служащим поручениях и подготовленных им проектах документов за указанный период;

– аттестационный лист (приложение 4) с приложением аттестационного листа с данными предыдущей аттестации.

Ознакомление каждого аттестуемого муниципального служащего с графиком проведения аттестации обязательно не менее чем за месяц до начала аттестации.

Ознакомление аттестуемого муниципального служащего с отзывом об исполнении подлежащим аттестации муниципальным служащим должностных обязанностей за аттестационный период не менее чем за неделю до начала аттестации. При этом аттестуемый муниципальный служащий вправе представить в аттестационную комиссию дополнительные сведения о своей профессиональной деятельности за указанный период, а также заявление о своем несогласии с представленным отзывом или пояснительную записку к нему, написанную на имя непосредственного руководителя.

В график проведения аттестации могут вноситься изменения в случае отсутствия муниципального служащего в день проведения аттестации на работе по уважительным причинам на основании представленных сведений, которые не были известны на момент составления графика.

В случае невозможности присутствия на заседании аттестационной комиссии отдельных членов либо аттестуемых муниципальных служащих или приглашенных лиц, присутствие которых необходимо, указанные лица обязаны не позднее, чем за один день до очередного заседания сообщить об этом секретарю аттестационной комиссии.

Проводится аттестация с приглашением на заседание комиссии аттестуемого муниципального служащего, а также, в случае необходимости, его непосредственного руководителя. Муниципальный служащий обязан явиться на заседание аттестационной комиссии. В случае неявки муниципального служащего на заседание без уважительной причины или его отказа от аттестации он привлекается к дисциплинарной ответственности в порядке, определенном трудовым законодательством, а его аттестация переносится на более поздний срок.

Аттестация проводится в форме собеседования. Комиссия рассматривает представленные документы, заслушивает отчет о профессиональной служебной деятельности аттестуемого муниципального служащего, а в случае необходимости – его непосредственного руководителя. Председатель, заместитель председателя, члены комиссии, независимые эксперты задают аттестуемому вопросы с целью выявления уровня знаний законодательства, компетентности, наличия навыков, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

В целях объективного проведения аттестации в случаях представления аттестуемым муниципальным служащим дополнительных сведений о своей профессиональной служебной деятельности за аттестационный период и (или) его заявления о несогласии с представленным отзывом комиссия после рассмотрения представленных документов вправе перенести аттестацию на очередное заседание комиссии.

Основными критериями оценки профессиональной служебной деятельности муниципального служащего являются соответствие квалификационным требованиям, уровень его участия в решении поставленных перед соответствующим структурным подразделением, органом Администрации задач, сложность выполняемой работы, результаты исполнения муниципальным служащим обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией, профессиональные знания аттестуемого, опыт работы, организаторские способности, повышение квалификации и переподготовка, соблюдение муниципальным служащим ограничений, отсутствие нарушений и запретов, выполнение требований к служебному поведению и обязательств, установленных действующим законодательством о муниципальной службе.

Заседание комиссии считается правомочным, если на нем присутствует не менее двух третей ее состава.

Решение об оценке служебной деятельности аттестуемого принимается комиссией в отсутствие аттестуемого муниципального служащего и его непосредственного руководителя открытым голосованием. Решение считается правомочным при большинстве голосов от числа присутствующих на заседании членов комиссии. При равенстве голосов муниципальный служащий признается соответствующим замещаемой должности муниципальной службы.

Результаты аттестации муниципального служащего позволяют комиссии принять одно из следующих решений:

1) соответствует замещаемой должности муниципальной службы;

2) соответствует замещаемой должности муниципальной службы и заслуживает поощрения за достигнутые успехи в работе;

3) соответствует замещаемой должности муниципальной службы, рекомендуется повысить муниципального служащего в должности;

4) соответствует замещаемой должности муниципальной службы и рекомендуется к включению в установленном порядке в кадровый резерв для замещения вакантной должности муниципальной службы в порядке должностного роста;

5) соответствует замещаемой должности муниципальной службы, при этом рекомендуется пройти повышение квалификации;

6) не соответствует замещаемой должности муниципальной службы.

Результаты аттестации заносятся в аттестационный лист муниципального служащего, который подписывается председателем, заместителем председателя, секретарем, членами комиссии, присутствующими на заседании и принявшими участие в голосовании. С аттестационным листом муниципальный служащий знакомится под расписку.

Аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв хранятся в личном деле муниципального служащего в Управлении кадров и муниципальной службы.

Секретарь комиссии ведет протокол заседания комиссии. В протоколе фиксируются решения комиссии и результаты голосования. Протокол заседания комиссии подписывается председателем, заместителем председателя, секретарем и членами комиссии, присутствовавшими на заседании.

Материалы аттестации представляются на рассмотрение Главе городской Администрации не позднее чем через семь дней после ее проведения.

В течение месяца после проведения аттестации по ее результатам издается правовой акт Главы городской Администрации о результатах аттестации, а также Главой Администрации г. Смоленска может приниматься решение о поощрении муниципальных служащих за достигнутые ими успехи в работе или о том, что муниципальный служащий:

1) повышается в должности;

2) подлежит включению в установленном порядке в кадровый резерв для замещения вакантной должности муниципальной службы в порядке должностного роста;

3) направляется на повышение квалификации;

4) понижается в должности муниципальной службы с его согласия.

В случае несогласия муниципального служащего с понижением в должности или невозможности перевода с его согласия на другую должность муниципальной службы Глава городской Администрации, в срок не более одного месяца со дня аттестации, может уволить его с муниципальной службы в связи с несоответствием замещаемой должности вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации.

По истечении одного месяца с момента проведения аттестации увольнение муниципального служащего или понижение его в должности по результатам аттестации не допускается. Время болезни и ежегодного оплачиваемого отпуска муниципального служащего в указанный срок не засчитывается.

Муниципальный служащий вправе обжаловать результаты аттестации в соответствии с законодательством РФ.

Отношение городской Администрации к работнику и оценка его деятельности находят свое отражение и в приказах по личному составу, в которых предусматриваются меры по поощрению или наказанию работника с указанием причин и мотивов принятого решения, а также видов поощрения или взыскания. Основанием для издания таких приказов служат представления о поощрении, докладные и объяснительные записки.

Поощрение представляет собой форму признаний трудовых заслуг работника. Работник поощряется за добросовестное выполнение своих обязанностей, повышение эффективности труда, другие достижения в работе, выполнение дополнительных поручений, за продолжительную безупречную работу.

Трудовым кодексом РФ предусмотрены такие виды поощрения, как объявление благодарности, выплата премии, награждение ценным подарком, почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии.

Представление о поощрении муниципального служащего оформляется в структурном подразделении и подписывается его руководителем. Представление поступает в Управление кадров и муниципальной службы, которая ознакомляет с ним Отдел учета и отчетности, заместителя Главы Администрации г. Смоленска, курирующего подразделение, – автора представления, и оформляет соответствующие визы. После этого представление передается Главе городской Администрации, он налагает на нем резолюцию с указанием исполнителя, характера и срока исполнения принятого решения.

На основании представления и резолюции Управление кадров и муниципальной службы готовит приказ о поощрении. Завизированный заинтересованными лицами проект приказа подписывается Главой Администрации г. Смоленска. Подписанный приказ объявляется муниципальному служащему под расписку. Первый экземпляр приказа передается в Управление делами, второй помещается в личное дело муниципального служащего, третий – поступает в Отдел учета и отчетности.

Трудовым кодексом РФ установлено, что дисциплинарным проступком является неисполнение или ненадлежащее исполнение муниципальным служащим по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

В этом случае работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

– замечание;

– выговор;

– увольнение с работы.

Дисциплинарные взыскания, кроме перечисленных, не допускаются.

До наложения взыскания работодатель должен потребовать от муниципального служащего объяснение в письменной форме, а в случае отказа – составляется акт. Такой отказ не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Налагается дисциплинарное взыскание не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни муниципального служащего, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Дисциплинарное взыскание не может применяться по истечении шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии и прочих проверок финансово-хозяйственной деятельности – не позднее двух лет со дня совершения. В эти сроки не включается время производства по уголовному делу.

Согласно законодательству РФ за каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано в государственную инспекцию труда или в комиссию по рассмотрению трудовых споров.

В соответствии с трудовым законодательством муниципальный служащий обязан написать объяснительную записку о нарушении трудовой дисциплины на имя работодателя. В записке излагаются версии работника городской Администрации о причинах и обстоятельствах такого нарушения.

Докладная записка составляется руководителем Управления кадров и муниципальной службы по факту нарушения трудовой дисциплины и вместе с объяснительной запиской муниципального служащего передается Главе Администрации г. Смоленска. После рассмотрения записок работодатель налагает резолюцию, в ней указываются исполнитель, характер поручения и срок исполнения.

Записки и резолюция поступают в Управление кадров и муниципальной службы, который на их основании подготавливает приказ о наложении дисциплинарного взыскания. С визами всех заинтересованных лиц проект приказа передается для подписания Главе Администрации г. Смоленска, подписанный им приказ объявляется в течение трех рабочих дней после издания муниципальному служащему под расписку.

Спустя год после издания приказа наложенное взыскание на муниципального служащего теряет силу, если он не будет подвергнут новому взысканию.

Формирование дел и их подготовка к архивному хранению. Законченные кадровым делопроизводством документы формируются в дела.

При формировании документов в дела используются: номинальный; предметно-вопросный; авторский; корреспондентский; географический; хронологический; объектовый; экспертный признаки заведения дел.

Основанием для группировки дел по номинальному признаку служит название их разновидности: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.п.

При формировании документов по предметно-вопросному признаку за основу берется их содержание (например, «Документы по вопросам переподготовки кадров»).

Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора (например, «Протоколы аттестационной комиссии»).

При переписке используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дела помимо корреспондента раскрывается содержание вопроса (например, «Переписка с органами социального развития по вопросу назначения пенсий»).

Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку (например, «Переписка с учебными центрами г. Смоленска»).

Группировка документов за какой-либо определенный период производится по хронологическому признаку (например, «Квартальные отчеты о работе с кадрами за 2012 год»).

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, принятой в Администрации г. Смоленска. В дело помещаются документы, содержательная часть которых соответствует заголовку дела.

При формировании дел документы постоянного и временного хранения группируются отдельно; подлинники отделяются от копий; годовые планы и отчеты – отдельно от месячных и квартальных; утвержденные документы – отдельно от проектов.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

Дела хранитятс в сейфах, в вертикальном положении, что обеспечивает быстрый поиск нужного дела. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре, а на внутренней дверце сейфа прикрепляется номенклатура дел. Последовательность расположения дел на полке точно соответствует номенклатуре дел.

Для дел, содержащих особо ценные документы (протоколы, приказы, личные дела и т.д.), составляется и систематически ведется внутренняя опись, помещаемая в начале дела. В нее вписывается каждый подшиваемый документ (его регистрационный номер, дата, краткое содержание и номер листа).

Если в начале года потребовался документ, уже включенный в дело, он может быть вынут только специалистом лицом, ответственным за формирование и хранение дел, а на место документа вкладывается лист-заместитель с указанием, кому, когда и на какой срок выдан документ. В случае выдачи дела целиком, составляется карта-заместитель, в которой указывается индекс дела, дата и срок выдачи, кому выдано дело и расписка в получении дела. Выдача дел за пределы городской Администрации разрешается Главой Администрации.

Дела хранятся по месту формирования до передачи их в Архивный отдел Администрации г. Смоленска.

2.3  Внутримашинное  информационно-аналитическое  обеспечение процессов  управления  персоналом  в  Администрации  г. Смоленска

Внутримашинное ИО процессов управления персоналом в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники. Это – многоаспектный процесс, включающий в себя:

– формирование соответствующей технико-технологической  базы;

– организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг;

– отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;

– внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий.

Внутримашинное ИО Управления кадров и муниципальной службы Администрации г. Смоленска содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

От типа машинного носителя структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят. Поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне осуществляется реализация информационной базы с использованием современных технических средств.

Основным элементом внутримашинного ИО в Управлении кадров и муниципальной службы Администрации г. Смоленска является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей, содержащийся в персональных компьютерах (ПК). Процедура хранения состоит в том, чтобы сформировать и поддерживать структуру хранения данных во внешней памяти ЭВМ.

Каждый файл имеет свое имя. Принцип упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминает обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы в ПК раскладываются по папкам. Создана система папок (каталогов), которая основывается на номенклатуре дел Управления кадров и муниципальной службы. Основу классификации составляет номинальный признак.

Название папки начинается с вида документа. Затем следуют сведения об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).

Сроки хранения документов связаны с ценностью содержащейся в них информации, и определяются с помощью перечней документов с указанием сроков хранения.

По запросу пользователей или программы хранимые данные могут быть извлечены из области хранения и перенесены в оперативное запоминающее устройство ПК для последующей либо обработки по заданным алгоритмам, либо отображения (на экране монитора), либо для передачи по вычислительной сети.

Процедура актуализации данных позволяет изменить значение данных, записанных в БД, либо дополнить определенный раздел, группу данных. Устаревшие данные могут быть удалены с помощью соответствующей операции.

Также в качестве накопителя информации используются оптические диски.

Анализ организационной структуры Управления кадров и муниципальной службы Администрации г. Смоленска, его штатного расписания и специфики деятельности позволяет отнести весь персонал Управления к группе «офисных» сотрудников. Отнесение сотрудников к данной группе проводится на основании специфики выполнения должностных обязанностей и роли сотрудника в создании документационных потоков в городской Администрации. Анализ отчетов по материально-техническому обеспечению учреждения в аспекте наличия технических средств показывает, что на 2013 год автоматизированное рабочее место (АРМ) каждого сотрудника Управления (т.е. сотрудника, большую часть рабочего времени находящегося в помещении, использующего информационные технологии и формирующего документационные потоки в Администрации), включает: компьютер и принтер.

В Управлении проведена локальная сеть и АРМ начальника Управления включает в себя выход в глобальную сеть Internet и муниципальную сеть государственных органов власти г. Смоленска.

Возможности локальной сети используются далеко не в полном объеме, а система кадрового делопроизводства находится на начальной стадии формирования электронного документооборота (составление и оформление документов проводится в электронной форме, а систематизация и хранение документов ведется в бумажной форме).

Однако эффективность АРМ, прежде всего, определяется качеством программного обеспечения.

Программное обеспечение АРМ сотрудника Управления включает следующие компоненты:

операционные системы;

языки и системы программирования;

прикладное программное обеспечение: общесистемные (базовые) и проблемно-ориентированные профессионального назначения.

Операционная система (ОС) представлена группой программ, которые обеспечивают управление ресурсами компьютера, поддержку работы всех программ, их взаимодействия с аппаратными средствами и предоставляют пользователю возможность общего управления компьютера. Она управляет компьютером, периферийным оборудованием, запускает программы, обеспечивает защиту данных, выполняет различные сервисные функции по запросам пользователя и программ. Каждая программа пользуется услугами ОС, и поэтому может работать только под управлением той ОС, которая обеспечивает для нее эти услуги. Таким образом, выбор ОС для ПК в составе АРМ чрезвычайно важен, так как он определяет, какие программы будут работать на АРМ, какие аппаратные средства будут включены в АРМ, какова будет степень защиты данных, и насколько комфортными и безопасными будут условия работы для специалиста АРМ. Наиболее широко в настоящее время на компьютерах типа IBM PC применяются ОС, разработанные фирмой Microsoft, это существующие версии Windows.

Общесистемное (базовое) прикладное программное обеспечение (БППО) позволяет:

качественно создавать прикладные программы для решения задач кадровиков;

в диалоговом режиме создавать, обрабатывать файлы кадровикам без участия разработчика;

расширять круг решаемых задач.

В состав БППО АРМ сотрудника Управления кадров и муниципальной службы включены пакеты, которые подразделяются на три группы: функционально-ориентированные ППП, многофункциональные (интегрированные) ППП, типовые проблемно-ориентированные ППП общего назначения.

Функционально-ориентированные пакеты обеспечивают выполнение одной из функций обработки информации: обработка текстов; накопление и хранение, управление и манипулирование данными; графическая обработка, статистическая обработка, поддержка коммуникаций. В данных пакетах накопление и хранение, управление и манипулирование данными выполняются с помощью специальных программных средств – систем управления базами данных (СУБД). Для статистической обработки экономических данных, созданы специальные пакеты, которые обеспечивают автоматизированное выполнение разнообразных расчетов и графиков, предоставляют кадровику широкий набор статистических методов: регрессионный, корреляционный, анализ временных рядов. Они весьма эффективно могут использоваться при аналитических работах. Программные средства поддержки коммуникаций обеспечивают обработку и передачу данных в локальных и распределенных сетях ЭВМ.

Интегрированные пакеты реализуют несколько функций обработки информации: обработку текстов, создания и ведение базы данных, графическую обработку информации, поддержку коммуникаций.

Типовые проблемно-ориентированные пакеты общего назначения ориентированы на решение задач, присущих многим функциональным пользователям. К числу таких программных средств относятся вспомогательные пакеты (программные средства форматирования документов, протоколирование ресурсов, сервисные средства и т.д.); пакеты оргтехники (электронные календари, средства планирования времени и организации работы); пакеты научного применения, среди которых следует отметить средства моделирования ситуаций, принятия решений, экспертные системы, которые должны применяться при создании АРМ кадровика.

Проблемно-ориентированные пакеты профессионального назначения включают две компоненты: типовые пакеты для реализации задач кадрового учета и анализа и локальные пакеты, которые создаются для нетиповых задач учета и анализа.

Таким образом, ПО АРМ сотрудника Управления кадров и муниципальной службы представлено двумя составляющими: проблемно-ориентированными ППП кадрового учета (анализа) и базового (общесистемного) ПО, приспособленного к требованиям конкретных профессиональных пользователей каждого АРМ.

Недостатком традиционного подхода организации массивов информации в памяти ПК, при котором разработка информационной базы ориентируется на конкретные функциональные задачи, приводит к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловливает переход от проблемно-ориентированной базы данных к информационно-ориентированной.

Результаты анализа ИО обеспечения системы управления персоналом в городской Администрации позволяют обобщить выявленные негативные аспекты: несмотря на удовлетворительную техническую базу, наблюдается отсутствие структурированных информационных потоков, позволяющих организовать эффективный обмен информацией; чрезмерная информационная загруженность руководства приводит к возникновению обширного количества информационных барьеров, снижающих эффективность функционирования системы управления персоналом в учреждении; недостаточна информатизация одного из доминантных элементов системы управления персоналом – кадрового делопроизводства.

Выявленные негативные аспекты ИО системы управления персоналом обуславливают необходимость определения направлений его совершенствования.

Проанализировав информационно-аналитическое обеспечение системы управления персоналом в Управлении кадров и муниципальной службы Администрации г. Смоленска, необходимо отметить следующее:

  1.  Управление кадров и муниципальной службы является структурным элементом Администрации г. Смоленска, курирующим основные направления деятельности, связанные с процессами управлением персонала.
  2.  В процессе управления персоналом постоянно происходит обмен информацией. Направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю) и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня).
  3.  Информационно-аналитическое обеспечение (ИО) системы управления персоналом в Управлении кадров и муниципальной службы Администрации г. Смоленска состоит из двух элементов: внемашинного и внутримашинного. Внемашинное ИО организовано рационально, с учетом нормативно-методической базы. Внутримашинное ИО организовано с применением условно-автоматизированного метода, т.е., с использованием ПК, в которых информационные массивы хранятся в базе данных.
  4.  Результаты исследования ИО системы управления персоналом позволяют обобщить выявленные негативные аспекты:

– несмотря на удовлетворительную техническую базу, наблюдается отсутствие структурированных информационных потоков, позволяющих организовать эффективный обмен информацией;

– чрезмерная информационная загруженность руководства приводит к возникновению обширного количества информационных барьеров, снижающих эффективность функционирования системы управления персоналов в учреждении;

– недостаточна информатизация одного из доминантных элементов системы управления персоналом – кадрового делопроизводства.

  1.  Выявленные негативные аспекты ИО системы управления персоналом обуславливают необходимость определения направлений повышения его эффективности.


3  Повышение  эффективности  информационно-аналитического обеспечения  системы  управления  персоналом в  Администрации  г. Смоленска

3.1  Рекомендации  по  повышению  эффективности  информационно-аналитического  обеспечения  системы  управления персоналом на  основе автоматизации

Содержание управления персоналом в Администрации г. Смоленска составляет:

– определение потребности в кадрах;

– формирование численного и качественного состава кадров (система комплектования, расстановка);

– кадровая политика;

– система общей и профессиональной подготовки кадров;

– адаптация работников в Администрации г. Смоленска;

– оплата и стимулирование труда, система материальной и моральной заинтересованности;

– оценка деятельности и аттестация кадров, ориентация ее на поощрение и продвижение работников по результатам труда и ценности работника для городской Администрации;

– система развития кадров (подготовка и переподготовка, обеспечение профессионально-квалификационного роста через планирование трудовой карьеры);

– межличностные отношения между работниками, между работниками, администрацией и общественными организациями;

– деятельность Управления кадров и муниципальной службы как органа, ответственного за обеспечение городской Администрации работниками и за надежную социальную защиту служащих.

Эффективность функционирования системы управления персоналом в значительной степени зависит от информационной базы. Информация способствует реализации всех функций управления: организационной, плановой, контрольной, регулирующей, распределительной.

Информация, используемая в управлении персоналом, по своему характеру подразделяется на справочную, нормативную, методическую, учетную, основанную на материалах первичного учета, а также отчетную, представленную уже в обобщенном виде, и др.

Основной источник первичной информации – это документы отдела кадров (личные листки по учету кадров, личные дела, личные карточки служащих), приказы и распоряжения, издаваемые руководством учреждения и структурных подразделений в отношении личного состава, первичная учетная и отчетная документация о выполненных работах и произведенной оплате и т.д.

Другой источник информации – сами служащие, со своим мнением по тем или иным вопросам, материалы социологических исследований (интервью, анкетирование и др.), результаты психофизиологических исследований (тестирование служащих) и т.п. В данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, носящей конфиденциальный характер. Прежде всего, это касается мнений служащих при изучении межличностных отношений в коллективе.

Многие процессы, определяющие кадровую ситуацию, весьма динамичны: меняется численный состав персонала в связи с текучестью, его структура по всей совокупности признаков: по возрасту, полу, стажу работы и т.д., постоянно идет процесс движения кадров внутри учреждения между структурными подразделениями, меняются занимаемые должности, уровень квалификации. Информация в данном случае выступает как средство контроля за соответствием фактической структуры рабочей силы требуемой, за своевременностью укомплектования вакантных рабочих мест. Поэтому основными требованиями, предъявляемыми к кадровой информации, и соответственно – документации, являются надежность и оперативность.

Социальная направленность работы с кадрами ставит задачу сбора достаточно разнообразной информации социального характера, касающейся отдельных служащих. Так, при подборе кандидатов для назначения на должность необходимо, чтобы в банке данных имелись сведения не только производственного, но и социально-демографического, дисциплинарного и даже медицинского характера.

Ориентация кадровой работы на развитие собственной рабочей силы не может быть успешной без знания издержек на рабочую силу, вложений в человеческий капитал (затраты на оплату труда, медицинское обслуживание, обучение, социальные услуги и т.п.). Характер такой информации существенно отличается от чисто кадровой, поскольку относится к системе бухгалтерского учета.

Необходима количественная характеристика степени рационального использования рабочей силы, оценки результатов труда и т.д.

Поскольку процессы, протекающие в коллективе работников и в его окружении, весьма динамичны, важно оперативно отражать все эти изменения в информационном массиве данных. Большое значение имеет увязка кадровой информации с информацией о структуре рабочих мест, с требованиями, предъявляемыми к работнику этими рабочими местами, с состоянием условий труда, с возможным уровнем оплаты труда и т.д. Такой подход обеспечивает, прежде всего, решение информационно-поисковых задач (поиск работников с заданными признаками в информационном массиве), группировку, перегруппировку работников в соответствии с запросами пользователя.

Отслеживая изменения в состоянии объекта по тем или иным параметрам, произошедшие в результате реализации мероприятий, руководители в порядке обратной связи могут разработать эффективную стратегию управления и контролировать ее реализацию.

Реализация требований своевременного обеспечения процессов управления информацией в условиях возрастающих ее объемов в полной мере может быть осуществлена в случае, если информационная база найдет свое организационное оформление в виде автоматизированной системы управления персоналом.

Система должна обладать следующими свойствами:

Сохранение инвестиций. Внедрение и эксплуатация системы всегда предусматривает расходы, выходящие за рамки стоимости «коробки» и договора. Это, во-первых, средства, необходимые на адаптацию системы в соответствии с изменяющимися условиями бизнеса. Во-вторых, это расходы, связанные с развитием новых технологий, которые могут возникать, например, в процессе интеграции системы с новыми программными продуктами и т. д. На наш взгляд, можно говорить о возможности сохранения инвестиций в связи с внедрением информационной системы, если эти расходы будут минимальными. На это влияет, во-первых, выбор системы управления базами данных. В данном случае речь идет не только о технических аспектах. Необходимо учитывать позиции разработчика на рынке, его техническую политику в отношении инноваций. Имеет значение и стоимость самой базы данных. Второй аспект – техническая реализация в разработке преимуществ, предоставляемых системой управления базами данных: объектно-ориентированный подход, модульная структура и т.д.

Надежность – это, во-первых, гарантированная сохранность и доступность данных при любых технических неполадках, во-вторых, обеспечение эффективной защиты данных от несанкционированного доступа.

Возможность роста – это масштабируемость, расширяемость, модульность, разработка модулей на заказ.

Степень автоматизации различных видов деятельности – это полнота автоматизации всех видов деятельности, а не только бухгалтерии.

Интуитивность интерфейса подразумевает возможность пользователя разобраться в интерфейсе без описания.

Возможности интеграции с электронным документооборотом – это реализация функции документооборота в системе или возможность интеграции с внешней системой документооборота.

Адаптированность к бизнесу клиента – это степень согласования свойств системы с нуждами клиента при завершении расчетов с поставщиком.

Доступность по цене.

При выборе и внедрении информационной системы необходимо решить административные, технические и организационные задачи. Информационная система есть плод совместных усилий поставщика и персонала компании. Для успешной реализации проекта необходимо соблюдение следующих условий:

– Проведение обследования и проектирование будущей системы. Другими словами, необходим точный анализ текущей ситуации и модель будущей системы.

– Разработчик должен произвести настройку системы. При ее внедрении требуется этап тестирования с целью выявления потенциальных ошибок.

– Внедрение разбивается на две крупные части: подготовка администраторов из персонала предприятия и непосредственно запуск подсистем в отделах и подразделениях. Поскольку комплексная автоматизация – это процесс, в который вовлекаются практически все структурные подразделения учреждения, технология поэтапного внедрения является наиболее предпочтительной. Первыми объектами автоматизации становятся те участки, на которых в первую очередь необходимо наладить процесс учета и формирования отчетных документов для вышестоящих уровней управления. Внедрение автоматизированной системы управления персоналом должно проходить поэтапно, начиная с автоматизированной информационно-справочной системы по кадрам, которая решает такие задачи, как:

– персональный учет кадров;

– составление отчетности по кадрам;

– анализ качественного состава и движения кадров;

– выдача требуемой информации по запросам;

– подготовка и повышение квалификации кадров.

Здесь целесообразна реализация модульного принципа построения системы, что позволяет адаптировать систему для различных категорий пользователей, наращивать систему, расширять ее функции.

Система должна поддерживать такую схему взаимодействия между модулями и автоматизированными рабочими местами, которая отвечала бы требованиям и техническим возможностям пользователя. Важнейшими параметрами информационной системы являются безопасность, надежность, масштабируемость поэтому при создании таких систем используется архитектура клиент – сервер. Эта архитектура позволяет распределить работу между клиентской и серверной частями системы, предусматривает развитие и совершенствование в соответствии с особенностями решаемых задач.

3.2  Рекомендации  по  выбору  специализированного  программного обеспечения в Управлении  кадров и муниципальной службы Администрации  г. Смоленска

Реализация требований своевременного обеспечения процессов управления необходимой информацией в условиях возрастающих ее объемов в полной мере может быть осуществлена в случае, если информационная база найдет свое организационное оформление в виде комплексной автоматизированной системы управления кадрами. Такой подход позволяет реализовать новую информатизационную технологию процесса управления.

Комплексные системы управления персоналом используются для автоматизации работы с кадрами в любой организации. В первую очередь, такие системы необходимы руководству для получения оперативной информации по любому вопросу, связанному со структурой организации, штатным расписанием, вакансиями и информацией о сотрудниках. Оперативно принять правильное решение сможет лишь руководитель, способный быстро оценить сложившуюся ситуацию на основе анализа актуальной информации о состоянии дел в организации.

Поэтому немаловажным фактором условий использования системы управления персоналом является также возможность интеграции системы кадрового учета с системами управления организацией и бухгалтерского учета.

В настоящее время на российском рынке наблюдается большое разнообразие предложений по разработке и поставке автоматизированных систем управления персоналом (как отечественных, так и западных).

К достоинствам отечественных пакетов можно отнести их адаптированность к российской системе учета и делопроизводства, а также более низкую цену по сравнению с наиболее известными пакетами западных фирм.

На основе проведенной оценки эффективности управления информационным обеспечением системы управления персоналом в Отделе кадров Администрации г. Смоленска представляется необходимым внедрение автоматизированной информационной системы управления персоналом, позволяющей значительно оптимизировать информационное обеспечение системы управления персоналом в данном учреждении.

Выбор программного продукта был обусловлен следующими критериями: многофункциональность программного комплекса, позволяющая решить существующие проблемы информационного обеспечения управления персоналом учреждения; возможность интеграции программного продукта с уже существующим программным обеспечением, используемым в Отделе кадров Администрации г. Смоленска; низкая стоимость программного продукта (адекватная финансовым возможностям учреждения); простота эксплуатации программы рядовыми пользователями – сотрудниками учреждения.

На наш взгляд, наиболее отвечающей вышеописанным требованиям соответствует система «КАДРЫ», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы».

Программный продукт «КАДРЫ» представляет собой системы кадрового учета и автоматизации кадрового делопроизводства. Он предназначен для комплексной автоматизации работы кадровых служб организаций.

Основными функциями системы «КАДРЫ» являются (приложение 5):

  1.  Ведение штатного расписания.

Система «КАДРЫ» позволяет вести кадровый учет в организации. Для организации в системе можно создавать сложные внутренние структуры подразделений (департаментов, отделов и проч.).

Характеристики подразделений и должностей описываются в регистрационных карточках. К регистрационным карточкам можно прикреплять произвольные файлы (например, должностную инструкцию, положение о подразделении и т. д.).

Карточка должности штатного расписания позволяет зафиксировать все необходимые сведения, которые впоследствии могут быть использованы как для заполнения личных карточек работников при их перемещении по «карьерной лестнице», так и при формировании разнообразных отчетов (категория должности, количество формируемых штатных единиц, оклад, полагающиеся по должности надбавки и т. д.).

Система позволяет просматривать структуру штатного расписания организации на любую дату.

Предусмотрена возможность вывода штатного расписания на печать в установленном формате.

Учтена специфика как государственной, так и муниципальной службы.

  1.  Ведение личных карточек работников.

Система «КАДРЫ» обеспечивает ведение (просмотр и редактирование) личных карточек формы Т-2 (в том числе и формы Т-2 ГС (МС)).

Для сокращения затрат времени на первоначальное внесение информации о работниках организации предусмотрена загрузка данных в систему «КАДРЫ» из файлов, подготовленных для системы обязательного пенсионного страхования: «Сведения о трудовом стаже застрахованного лица (ЗЛ) за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования» (СЗВ-К), «Анкета ЗЛ», «Заявление о выдаче дубликата».

Личная карточка является основным учетным документом и содержит самую подробную информацию о сотруднике – основные данные (ФИО, паспортные данные), образование, воинский учет, стаж, должность, повышение квалификации, перемещения, надбавки, неявки, командировки, аттестации и др.

Пользователю предоставляется возможность самостоятельно создавать в системе условия для контроля данных, вносимых в личные карточки.

К личным карточкам можно прикреплять произвольные файлы (например, фотографии работника, копии паспорта, заявлений, отчеты и т. д.).

  1.  Ведение базы данных по командировкам.

Система «КАДРЫ» позволяет регистрировать информацию о командировках работников организации с учетом их вида (местная, по регионам РФ, по странам СНГ, зарубежная) и цели. Соответствующие сведения автоматически отражаются в личных карточках работников.

На основе введенных данных возможно автоматическое формирование и печать командировочных удостоверений (форма Т-10) и служебных заданий (форма Т-10а).

Возможен отбор командировок по ключевым полям.

  •  Ведение приказов по личному составу

Система «КАДРЫ» обеспечивает ведение приказов по личному составу:

  •  Т-1. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;
  •  Т-1а. Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу;
  •  Т-5. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;
  •  Т-5а. Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;
  •  Т-6. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
  •  Т-6а. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;
  •  Т-8. Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником;
  •  Т-8а. Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками;
  •  Т-9. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
  •  Т-9а. Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;
  •  Т-11. Приказ (распоряжение) о поощрении работника;
  •  Т-11а. Приказ (распоряжение) о поощрении работников;
  •  приказ о взыскании;
  •  а также формы Т-60. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику.

Система позволяет не только регистрировать приказы по личному составу, но и автоматически (при «исполнении» приказа) переносить информацию в личную карточку работника. Подготовленный приказ может быть распечатан по унифицированной форме.

Подготовленный приказ может быть передан в программный продукт ДЕЛОPro (система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота) и с его помощью доведен до всех заинтересованных лиц.

  1.  Ведение информации о резерве.

Создана возможность вести картотеку кандидатов на замещение должностей зарегистрированных в организации. Информация о кандидатах автоматически отображается при просмотре штатного расписания.

  1.  Формирование отчетов, выходных форм, справок.

Система «КАДРЫ» позволяет автоматически формировать и выводить на печать различные отчеты.

Система формирует отчеты по штатному расписанию – штатное расписание, замещение должностей, справка о штатной численности и о количестве должностей, вакантные должности.

Система формирует отчеты по командировкам – общая справка по командировкам, справка в разрезе регионов, журнал учета командировок, а также журнал учета работников, выбывающих в командировки.

Графики, справки, отчеты – график отпусков, протокол по больничным листам, отчет о военнообязанных, калькуляция сроков стажа, справка о качественном составе кадров, напоминание о коррекции процента надбавок, о прекращении срока полномочий, сведения о прохождении инструктажа и др.

Автоматическое формирование и вывод на печать различных отчётов: по штатному расписанию, по командировкам, общие справки, графики. Система позволяет подготовить утвержденные Росстатом формы для получения сведений о государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, а именно: 1-ГС, 2-ГС, 1-МС, 2-МС.

  1.  Поиск.

В системе «КАДРЫ» поиск личных карточек работников и карточек командировок может осуществляется более чем по 100 реквизитам. Сложность поискового запроса не ограничена.

При необходимости, поисковый запрос может быть сохранен и использован в дальнейшей работе. В системе может храниться любое число запросов.

Информация о найденных карточках предоставляется в виде таблицы, которая может быть распечатана. Имеется возможность группировки строк результирующей таблицы по выбранным полям. В этом случае при выводе результатов поиска на печать формируется сгруппированный по заданным полям отчет.

  1.  Табель учета рабочего времени.

В системе реализована функция ведения табелей учета рабочего времени. Формирование табелей в системе позволяет существенно упростить эту процедуру для организаций, имеющих значительное число сотрудников. Предусмотрена возможность полуавтоматического заполнения табеля в случае, если работник направлен в командировку, находится в отпуске или отсутствует по болезни.

  1.  Ведение справочников

Справочники «Структура государственных должностей» и «Структура муниципальных должностей» включены в задачу ведения справочников. К ним установлен доступ на редактирование.

В системе предусмотрена возможность ведения справочника «Причины увольнения (отставки)».

  1.  Кадровый резерв

Доступна возможность вести картотеку кандидатов на замещение должностей зарегистрированных в системе организаций. Информация о кандидатах автоматически отображается при просмотре штатного расписания.

10. Контроль правильности ввода данных

Формирование пользователем произвольных условий для проверки корректности данных, введенных в личные карточки работников. 

  1.  Права доступа

Развитая система прав доступа позволяет выделить каждому сотруднику свой участок работы, ограниченный:

  •  перечнем доступных организаций;
  •  перечнем доступных подразделений в этих организациях;
  •  разделами ЛК (сотруднику может быть закрыт доступ к любому разделу – например, к сведениям о прохождении аттестации или финансовой информации);
  •  функциями системы (такими, как редактирование сведений о сотрудниках и штатного расписания, формирование отчетов, ведение командировок, приказов по личному составу и проч.).

Систему поддерживает серверное ПО: Oracle 9i (9.2.0.4 или выше), Oracle 10g (10.2.0.1 или выше), MSSQLServer 2000 SP4, MSSQLServer 2005 SP2 и клиентское ПО:Windows 2000 ProSP4, WindowsXPProSP2, WindowsVista, MSInternetExplorer 6.0 и выше, MSExcel 2000/2002/2003/2007, MS .NETFramework 1.1.4322 / 2.0, MDAC 2.6 и выше.

Развертывание системы «КАДРЫ» проводится при наличии в организации распределенной структуры, и включает следующие этапы и состав работ, необходимых для реализации решения:

  1.  Проведение экспресс-обследования отдела кадров.
  2.  Написание технического задания на внедрение системы.
  3.  Инсталляция системы, включая:
  •  установку программного обеспечения;
  •  заполнение справочников организации;
  •  анализ и создание маршрутов документов;
  •  создание форм отчетности;
  •  подготовку шаблонов документов;
  •  настройку прав пользователей и ролей.
  1.  Тестирование и ввод в эксплуатацию.
  2.  Обучение персонала.
  3.  Доработки и сопровождение.

Информация о штатном расписании и перемещениях работников может использоваться как в системе кадрового делопроизводства «КАДРЫ», так и в системе документооборота «ДЕЛО» (справочник «Подразделения»).

Если организация для автоматизации кадрового делопроизводства использует систему «КАДРЫ», а для автоматизации документооборота использует систему «ДЕЛО», то справочник «Подразделения» системы «ДЕЛО» можно поддерживать в актуальном состоянии с помощью подсистемы синхронизации «КАДРЫ + ДЕЛО».

Подсистема синхронизации «КАДРЫ + ДЕЛО» разработана для пользователя, имеющего статус технолога системы «ДЕЛО».

Подсистема предназначена для оповещения технолога системы «ДЕЛО» об изменениях кадровой информации, зарегистрированной в системе «КАДРЫ», а также (в зависимости от установленных настроек подсистемы) для автоматического изменения справочника «Подразделения» системы «ДЕЛО» при изменении соответствующей информации в системе «КАДРЫ».

С помощью подсистемы синхронизации:

  •  Технолог системы «ДЕЛО» будет получать оперативную информацию об изменениях кадровой информации;
  •  Существенно сократится «ручной» ввод информации в справочник «Подразделения» системы «ДЕЛО».

Изменение информации является «однонаправленным». А именно: изменение информации в системе «КАДРЫ» (при соответствующих настройках) приведут к изменению справочника «Подразделения» в системе «ДЕЛО». Но изменения в системе «ДЕЛО» никак не отразятся на системе «КАДРЫ».

Синхронизируется изменение следующей информации (событий) системы «КАДРЫ»:

  •  создание или удаление подразделения;
  •  редактирование РК подразделения (индекса, названия, даты создания или даты упразднения);
  •  редактирование названия должности (в справочнике «Должности»);
  •  изменение фамилии, имени или отчества работника;
  •  назначение работника на новую должность;
  •  изменение даты назначения работника на должность;
  •  увольнение работника;
  •  удаление должности у работника;
  •  физическое удаление личной карточки работника.

В зависимости от настроек подсистемы выполнение перечисленных событий в системе «КАДРЫ» может работать в разных режимах, а именно:

  •  Отображаться в подсистеме «КАДРЫ+ДЕЛО» в виде уведомления с последующим ручным запуском переноса изменений в «ДЕЛО»;
  •  Записываться в систему «ДЕЛО» автоматически;
  •  Выключаться из обработки.

Подсистема синхронизации «КАДРЫ + ДЕЛО» разработана на базе данных системы «КАДРЫ». Подсистема запускается как отдельное приложение и требует отдельных прав доступа, которые устанавливаются в системе «КАДРЫ».

Таким образом, использование системы «КАДРЫ» и подсистемы синхронизации «КАДРЫ + ДЕЛО» позволяет существенно повысить эффективность работы кадровой службы за счет автоматизации рутинных операций и автоматического формирования разнообразных справок и отчетов. Данная система может использоваться для решения других специфических задач кадрового менеджмента, например, аттестации и оценки муниципальных служащих. «КАДРЫ» функционирует на единой клиент-серверной базе данных как автономно, так и в комплексе с различными системами. Программный комплекс «КАДРЫ» помогает создать единую информационную среду для работы с трудовыми ресурсами. Таким образом, исключается дублирование управленческих функций и появляется возможность получить общее представление о состоянии трудовых ресурсов. В результате координируется деятельность Администрации г. Смоленска в аспекте задачи управления персоналом, а руководство получает актуальную и четко структурированную информацию по всем интересующим его вопросам.

Комплексная автоматизированная система кадрового делопроизводства «КАДРЫ» по своей функциональной и системно-технической архитектуре удовлетворяет всем основным базовым требованиям, предъявляемым сегодня к подобного рода системам. Внедрение данного программного продукта в работу отдела кадров Администрации г. Смоленска получить не только организационные, но и экономические и социальные эффекты.

3.3  Оценка эффективности предложенных мероприятий

В общем случае информатизация способствует созданию нескольких видов эффекта: организационному, экономическому и социальному.

Организационные эффекты заключаются в следующем: повышении качества кадровых решений; оперативности подготовки отчетности в соответствии с российскими законодательными и нормативными требованиями.

Согласно Положениям Областного закона «Об отдельных вопросах муниципальной службы в Смоленской области», принятого Смоленской областной думой 28 ноября 2007 года (в ред. законов Смоленской области от 30.06.2008 № 81-з, от 14.07.2008 № 94-з, от 02.06.2010 № 38-з), Положению о денежном содержании муниципальных служащих и лиц, замещающих муниципальные должности, утвержденному решением 53-й сессии Смоленского городского Совета III созыва от 25.01.2008 №761, Решению 13-й сессии Смоленского городского Совета IV созыва от 28.09.2010 № 160 «О внесении изменений в Положение о денежном содержании муниципальных служащих и лиц, замещающих муниципальные должности, утвержденному решением 53-й сессии Смоленского городского Совета III созыва от 25.01.2008 №761, средняя оплата труда сотрудников отдела кадров составляет 8563 рубля.

Согласно оценкам специалистов компании, внедрение комплексной автоматизированной системы позволяет увеличить производительность каждого сотрудника в среднем на 30%.

Это означает, что при зарплате в 8563 руб. в месяц каждый сотрудник будет получать общую экономию средств от снижения трудоемкости (Э) на 2568,9 руб.  Соответственно экономия сотрудников отдела кадров в целом за месяц составит 17982,3 руб.Стоимость системы «КАДРЫ» состоит из следующих стоимостных характеристик (таблица 1).

Таблица 1-Стоимость системы «КАДРЫ»

Определим экономический эффект от внедрения комплексной автоматизированной системы «КАДРЫ». Ниже представлена формула (1), позволяющая определить экономический эффект. Затраты на внедрение комплексной автоматизированной системы составляют 136750руб.

ЭЭ = Э / З                                                         (1)

где ЭЭ – экономический эффект;

З – затраты на проведение мероприятий

ЭЭ = 17982,3 / 136750 = 0,13 р./р.

Срок окупаемости (Ток) – минимальный временной интервал (от начала осуществления проекта), за пределами которого интегральный экономический эффект становится положительным и в дальнейшем остается неотрицательным. Срок окупаемости можно определить обратной величиной экономической эффективности (2).

Ток = 1 / ЭЭ                                                         (2)

где Ток – срок окупаемости

Ток = 1/ 0,13 = 8 месяцев

Таким образом, затраты окупаются меньше, чем через год.

Оценка эффективности внедрения комплексной автоматизированной системы кадрового делопроизводства «КАДРЫ» требует определения не только экономических, но и социальных последствий их реализации.

Социальная эффективность проекта проявляется в возможности достижения позитивных, а также избежания отрицательных с социальной точки зрения изменений в отделе кадров.

К числу позитивных изменений можно отнести следующие:

– обеспечение персоналу надлежащего уровня и качества жизни (благоприятные условия труда, достойная заработная плата, необходимые социальные услуги и пр.);

– создание условий для реализации и развития индивидуальных способностей сотрудников отдела кадров;

– достижение степени свободы и самостоятельности (возможность принимать решения, определять методику выполнения заданий, устанавливать интенсивность и график работы и пр.);

– создание благоприятного социально-психологического климата (информированность, возможности для коммуникации, относительная бесконфликтность отношений с руководством и коллегами и пр.).

К числу предотвращенных отрицательных изменений можно отнести:

– ущерб, наносимый здоровью персонала неблагоприятными условиями труда (профессиональные заболевания, несчастные случаи на работе и пр.);

– ущерб, наносимый личности (интеллектуальные и физические перегрузки и недогрузки, стрессовые ситуации и пр.).

Внедрение автоматизированной системы кадрового делопроизводства оказывает влияние на всю систему управления персоналом Администрации г. Смоленска. В связи с этим характеристику социальных результатов предложенных выше мероприятий можно представить в разрезе отдельных подсистем системы управления персоналом.

Подсистема планирования и маркетинга персонала:

– наиболее полное использование потенциала работников Администрации г. Смоленска;

– обеспечение соответствия содержания труда индивидуальным способностям и интересам муниципальных служащих;

– снижение негативных последствий высвобождения муниципальных служащих;

– обеспечение стабильности персонала.

Подсистема найма и учета персонала:

– обеспечение найма работников, способных быстро адаптироваться в Администрации г. Смоленска;

– использование персонала в соответствии с индивидуальными интересами, способностями и возможностями;

– повышение обоснованности кадровых решений по перемещению персонала.

Подсистема условий труда:

– соблюдение требований психофизиологии, эргономики и технической эстетики;

– реализация требований стандартов охраны труда и техники безопасности, а также санитарно-гигиенических требований;

– повышение уровня гуманизации труда.

Подсистема трудовых отношений:

– своевременное выявление проблем в групповых и индивидуальных взаимоотношениях;

– соблюдение этических норм взаимоотношений;

– формирование организационной культуры;

– формирование механизмов координации работ по решению проблем социально-трудовых отношений.

Подсистема развития персонала:

– всесторонняя адаптация персонала к условиям работы в Администрации г. Смоленска;

– повышение содержательности труда;

– развитие индивидуальных способностей муниципальных служащих;

– повышение профессионализма и конкурентоспособности персонала;

– обеспечение согласованности целей муниципальных служащих и администрации при управлении карьерой.

Подсистема мотивации и стимулирования персонала:

– обеспечение связи между результативностью и оплатой труда;

– создание условий личного развития служащих Администрации г. Смоленска;

– обеспечение условий для управления деловой карьерой;

– формирование системы служебно-профессионального продвижения персонала;

– формирование современной системы мотивации стимулирования труда.

Подсистема социального развития:

– удовлетворение потребностей работников;

– создание благоприятного социально-психологического климата в коллективе;

– формирование механизма обратной связи с персоналом исходя из желания и нужд служащих;

– создание возможностей для общения работников вне службы, а так же участия в общественной жизни.

Подсистема развития организационных структур управления:

– развитие способности организации к перестройке своих структур в зависимости от изменения внешней среды;

– обеспечение условий для принятия руководящих решений с ясным и четким изложением целей и задач;

– четкое определение прав и обязанностей муниципальных служащих.

Подсистема правового обеспечения системы управления персоналом:

– соответствие кадровых решений требованиям трудового законодательства;

– повышение обоснованности кадровых решений;

– обеспечение правовой защиты муниципальных служащих.

Подсистема информационного обеспечения системы управления персоналом:

– своевременное обеспечение подразделений и должностных лиц управления персоналом необходимой информацией;

– повышение качества, оперативности и обоснованности информации;

– обеспечение подразделений и должностных лиц персональными компьютерами и оргтехникой.

В результате произведенных минимальных оценок делаем вывод об эффективности рекомендуемой к внедрению комплексной автоматизированной системы «КАДРЫ».

Таким образом, мероприятия по повышению эффективности управления информационным обеспечением системы управления персоналом в Администрации г. Смоленска, базируются на следующих положениях:

  1.  Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации. Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации.
  2.  В настоящее время на российском рынке наблюдается большое разнообразие предложений по разработке и поставке автоматизированных систем управления персоналом (как отечественных, так и западных). К достоинствам отечественных пакетов можно отнести их адаптированность к российской системе учета и делопроизводства, а также более низкую цену по сравнению с наиболее известными пакетами западных фирм.
  3.  На основе проведенной оценки эффективности управления информационным обеспечением системы управления персоналом представляется необходимым в отделе кадров Администрации г. Смоленска внедрение автоматизированной информационной системы, позволяющей значительно повысить эффективность управления информационным обеспечением системы управления персоналом в данном учреждении.
  4.  Выбор программного продукта был обусловлен следующими критериями: многофункциональность программного комплекса, позволяющая решить существующие проблемы управления информационным обеспечением управления персоналом учреждения; возможность интеграции программного продукта с уже существующим программным обеспечением, используемым в Администрации г. Смоленска; низкая стоимость программного продукта (адекватная финансовым возможностям учреждения); простота эксплуатации программы рядовыми пользователями – сотрудниками учреждения.
  5.  Наиболее оптимальным вариантом для внедрения в отдел кадров Администрации г. Смоленска является программный комплекс «КАДРЫ», который по своей функциональной и системно-технической архитектуре удовлетворяет всем основным базовым требованиям, предъявляемым сегодня к подобного рода системам. Подсистема синхронизации «КАДРЫ + ДЕЛО» необходима для включения системы «КАДРЫ» в автоматизированный документооборот Администрации г. Смоленска.
  6.  Применение программного комплекса «КАДРЫ» и подсистемы синхронизации «КАДРЫ + ДЕЛО» следует отнести к радикальным управленческим нововведениям, позволяющим повысить эффективность управления информационным обеспечением и поднять на качественно новый уровень систему управления персоналом Администрации г. Смоленска, что подтверждено соответствующими расчетами эффективности.


Заключение

Управление персоналом является одной из наиболее важных сфер жизни организации, способного многократно повысить ее эффективность, а само понятие «управление персоналом» рассматривается в достаточно широком диапазоне: от экономико-статистического до философски-психологического.

Система управления персоналом обеспечивает непрерывное совершенствование методов работы с кадрами и использование достижений отечественной и зарубежной науки.

Сущность управления персоналом, включая наемных работников и работодателей, заключается в установлении огранизационно-экономических, социально-психологических и правовых отношений субъекта и объекта управления. В основе этих отношений лежат принципы, методы и формы воздействия на интересы, поведение и деятельность работников в целях их максимального использования.

К основным направлениям, раскрывающим современную систему управления персоналом, относятся следующие: производительность труда, человеческий капитал, условия труда, проектирование трудовых ресурсов, нормирование труда, планирование численности, отбор, обучение и аттестация кадров, мотивация и стимулирование персонала, формирование доходов и оплата труда, маркетинг персонала, организация и совершенствование управления персоналом.

Иногда систему управления определяют как совокупность действий, необходимых для согласования деятельности людей в организации, иногда — как совокупность звеньев, осуществляющих управление и связь между ними.

Глобальные социальные, структурные и технологичные изменения в обществе привели к трансформации управления персоналом — от «кадровой функции» к «управлению человеческими ресурсами».

Управление персоналом становится системой взаимоувязанных технологий: на основе развития определяются требования к людям; на основе требований к людям производится оценка; на основании результатов оценки создаются программы развития; правильно выстроенные критерии оценки позволяют выявить таланты организации, а система развития кадрового резерва позволяет поставить на руководящие должности именно тех людей, которых особенно недостает в организации.

Информационное обеспечение системы управления – совокупность информации, необходимой и достаточной для принятия решений, с методами и средствами ее организации. Одним из показателей эффективности управления информационным обеспечением системы управления персоналом является степень развития информационных технологий. Повышение уровня системы информационного обеспечения возможно методом реорганизации отдельных подсистем, в том числе системы документационного обеспечения управления, как одного наиболее «уязвимых» элементов системы управления персоналом организации в связи с переходом общества на электронный документооборот.

Повышение качества управления персоналом на современном этапе является одним из главных составляющих элементов экономической политики организации. Одним из важнейших путей решения этой проблемы является автоматизация деятельности по управлению персоналом, что позволяет предоставить руководству и структурным подразделения организации оперативный доступ к данным по кадровым ресурсам, повысить уровень и скорость принятия решений, обеспечить оперативность внутреннего документооборота, административного контроля и многое другое.

Однако на текущий момент степень автоматизации сферы управления персоналом еще не полностью отвечает уровню задач, поставленных современной теорией и практикой менеджмента персонала. Большинство существующих в настоящее время на рынке программных продуктов отечественных и зарубежных разработок позволяют автоматизировать процесс выполнения типового, но ограниченного перечня задач, относящихся в основном к области кадрового учета: персональный учет сотрудников, статистический и оперативный учет и отчетность, анализ движения кадров, анализ качественного состава кадров и формирование кадровой отчетности.

Вместе с тем, зачастую вне сферы их внимания остаются такие важные задачи управления персоналом предприятий, как планирование профессиональной подготовки рабочих и специалистов, обучение, переподготовка, повышение квалификации, рациональная расстановка кадров по уровню их квалификации, аттестация и планирование карьеры, решение которых с точки зрения современной теории менеджмента необходимо для повышения эффективности работы организации, особенно в длительной перспективе.

Все это обуславливает необходимость выбора для организации автоматизированной системы управления персоналом, соответствующей современным требованиям управления организациями.

В ходе исследования планировалось провести оценку эффективности управления информационным обеспечением системы управления персоналом и разработать рекомендации по повышению ее эффективности.

Объектом исследования выступал отдел кадров Администрации г. Смоленска.

В результате проведенного исследования удалось выяснить, что отдел кадров является структурным элементом Управления муниципальной службы Администрации г. Смоленска, курирующий основные направления деятельности, связанные с процессами управлением персонала.

Информация в управлении персоналом — сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю) и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня).

Информационное обеспечение системы управления персоналом в отделе кадров Администрации г. Смоленска состоит из двух элементов: внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения.

Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники. Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, и т.п.); по линии обратной связи — от объекта к органу управления — следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, представить данные в виде документов. Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ учреждения, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Оценка эффективности управления информационным обеспечением системы управления персоналом показала ряд существенных недостатков: отсутствие структурированных информационных потоков, позволяющих организовать эффективный обмен информацией во всех сферах системы управления персоналом и практическое отсутствие современных информационных технологий в одном из доминантных элементов системы управления персоналом – делопроизводстве.

В ходе проведенного исследования удалось выработать ряд рекомендаций по повышению эффективности управления информационным обеспечением в учреждении и обосновать необходимость перехода к комплексной автоматизированной системе управления персоналом.

Специалисты утверждают, что более рациональной является организация информационного обеспечения процессов управления персоналом с помощью специализированного программного обеспечения.

На наш взгляд, для повышения эффективности управления информационным обеспечением управления персоналом в Администрации г. Смоленска можно предложить хорошо зарекомендовавшую себя разработку компании Электронные офисные системы программный комплекс «КАДРЫ», который по своей функциональной и системно-технической архитектуре удовлетворяет всем основным базовым требованиям, предъявляемым сегодня к подобного рода системам.

Выбор программного продукта был обусловлен следующими критериями: многофункциональность программного комплекса, позволяющая решить существующие проблемы управления информационным обеспечением системы управления персоналом учреждения; возможность интеграции программного продукта с уже существующим программным обеспечением, используемым в Администрации г. Смоленска; низкая стоимость программного продукта (адекватная финансовым возможностям учреждения); простота эксплуатации программы рядовыми пользователями – сотрудниками учреждения.

Система решает следующие задачи кадрового менеджмента:

  •  учет трудовых договоров, что позволяет оформлять любую форму совместительства, предусмотренную отечественным законодательством;
  •  ведение истории изменения оклада работника (данные о текущем окладе, сумма надбавок и доплат, общая итоговая сумма оплаты);
  •  ведение информации об отпусках (вид отпуска; за какой период; период отпуска по плану, по факту; получение денежной компенсации за отпуск), расчет продолжительности отпуска по указанному периоду с учетом праздничных и перенесенных дней;
  •  расчет стажа работника (общий, непрерывный, профессиональный и т. д.) на основании информации о работе в прошлом и о работе в данной рганизации;
  •  формирование документов по личному составу (форма Т-2 (Т-2 ГС (МС)), справки-объективки и др.);
  •  личные карточки уволенных сотрудников помещаются в архив и остаются доступными для просмотра;
  •  отбор (поиск) личных карточек по основным реквизитам, а также печать полученных данных и др.

Подсистема синхронизации «КАДРЫ + ДЕЛО» необходима для включения системы «КАДРЫ» в автоматизированный документооборот Администрации г. Смоленска в части конфиденциального документооборота и оповещения технолога системы «ДЕЛО» об изменениях кадровой информации, зарегистрированной в системе «КАДРЫ», а также для автоматического изменения справочника «Подразделения» системы «ДЕЛО» при изменении соответствующей информации в системе «КАДРЫ».

Произведенная предварительная оценка организационных, экономических и социальные последствий внедрения программного комплекса «КАДРЫ» и подсистемы синхронизации «КАДРЫ + ДЕЛО» позволяют сделать вывод об эффективности рекомендуемой к внедрению комплексной автоматизированной системы управления персоналом.


Список  использованных  источников

  1.  Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (ТК РФ) (в ред. Федеральных законов от 17.06.2011 № 146-ФЗ, от 01.07.2011 № 169-ФЗ, от 18.07.2011 № 238-ФЗ, от 18.07.2011 № 242-ФЗ, от 18.07.2011 № 243-ФЗ).
  2.  Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ.
  3.  Федеральный закон «О муниципальной службе в Российской Федерации» от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ (в ред. Федеральных законов от 23.07.2008 № 160-ФЗ,от 27.10.2008№ 181-ФЗ, от 27.10.2008 № 182-ФЗ,от 25.11.2008 № 219-ФЗ, от 22.12.2008 № 267-ФЗ,от 25.12.2008 № 280-ФЗ, от 17.07.2009 № 160-ФЗ,от 03.05.2011 № 92-ФЗ).
  4.  Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (в ред. Федеральных законов от 27.12. 2000 № 150-ФЗ; от 11.02.2002 № 19-ФЗ; от 24.12.2002 № 176-ФЗ; от 23.12.2003 № 186-ФЗ; от 22.08.2004 № 122-ФЗ;от 03.05.2005 № 57-ФЗ;от 18.12.2006 № 231-ФЗ;от 26.03.2008 № 28-ФЗ;от 23.07.2008 № 160-ФЗ).
  5.  Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (с изменениями на 10 января 2003 г.).
  6.  Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации».
  7.  Федеральный закон Российской Федерации 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. Федеральных законов от 27.07.2010 № 227-ФЗ, от 06.04.2011 № 65-ФЗ, с изм., внесенными Федеральным законом от 21.07.2011 № 252-ФЗ).
  8.  Указ Президента Российской Федерации об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении личного дела от 30.05.2005 № 609.
  9.  Указ Президента Российской Федерации «О дополнительном профессиональном образовании государственных гражданских служащих Российской Федерации» от 28 декабря 2006 г. № 1474.
  10.  Областной закон «Об отдельных вопросах муниципальной службы в Смоленской области» от 29 ноября 2007 г. № 109 (в ред. законов Смоленской области от 30.06.2008 № 81-з, от 14.07.2008 № 94-з).
  11.  ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» – М.: Госстандарт, 2003.
  12.  Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД. – 1991. – 75 с.
  13.  Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. – М.: ИНФРА-М. – 2002. – 688 с.
  14.  Положением о порядке и условиях командирования муниципальных служащих Администрации г. Смоленска, утвержденным распоряжением Администрации г. Смоленска от 05 мая 2011 г. №496- р/адм.
  15.  Положение об Управлении муниципальной службы (утверждено Постановлением Администрации города Смоленска от 02 марта 2011 г. № 199-р/адм.
  16.  Положение о проведении аттестации муниципальных служащих Администрации г. Смоленска, утвержденное распоряжением Администрации г. Смоленска от16 сентября 2011 г. № 1122 р/адм.
  17.  Положение «О порядке сдачи квалификационного экзамена муниципальным служащим и оценки его знаний, навыков и умений (профессионального уровня)» (утв. Указом Губернатора Смоленской области от 5 марта 2008 г. № 7).
  18.  Положение о порядке проведения конкурса на замещение должности муниципальной службы в Администрации города Смоленска утверждено решением Смоленского городского Совета от 29.02.2008 № 787 (в ред. решений Смоленского городского Совета от 18.01.2011 № 250, от 30.08.2011 № 439, от 28.04.2012 № 591)
  19.  Инструкция по делопроизводству в Администрации г. Смоленска утверждена распоряжением Администрации г. Смоленска от 06 мая 2011 г. № 515-р/адм.
  20.  Квалификационные требования для замещения должностей муниципальной службы в Администрации города Смоленска (утверждены распоряжением Администрации города Смоленска от 22.11.2012 № 1046-р/адм).
  21.   Постановлением Главы города Смоленска от 21.01.2008 № 13).
  22.  Баронов В. Информационные технологии управления персоналом / В.Баронов, Г. Калянов, Ю. Попов, И. Титовский. – М.:АйТи-Пресс, 2006 – 328 с.
  23.  Бойдадаченко П.Г. Служба управления персоналом /П.Г. Бойдадаченко. – Новосибирск: ЭКО, 2009. – 198 с.
  24.  Бройдо В.Л., Диденко В.В., Крылов В.С. и др. Научные основы организации управления и построения АСУ / Под ред. В.Л. Бройдо и В.С. Крылова. – М.: Высшая школа. – 2007. – 190 с.
  25.  Бугорский В.Н., Соколов Р.В. Экономика и проектирование информационных систем. – СПб.: РИО «Роза мира». – 2010. – 340 с.
  26.  В.А. Грабауров / Информационные технологии для менеджеров. – М.: Финансы и статистика. – 2007. – 270 с.
  27.  Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала: Пособие по кадровой работе.М.:Юристъ, 2009.
  28.  Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. М.:Высшая школа, 2006.
  29.  Жариков Е.С. Психология управления.М.:МЦФЭР,2007.
  30.  Зинов В.Г. Менеджмент инноваций: Кадровое обеспечение. М.: Дело, 2005. 495с.
  31.  Ивановская Л.В., Обеспечение системы управления персоналом на предприятии / Л. В. Ивановская, В.М. Свистунов М.: ГАУ. – 2008. – 245 с.
  32.   Иванцевич Дж.М., Лобанов А.А. Человеческие ресурсы управления: основы управления персоналом.М.: Дело, 2007.
  33.  Информационные технологии управления: Учебное пособие для вузов / Под ред. Г.А. Титаренко. - 2-е изд., доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА. – 2010. – 439 с.
  34.  Кибанов А.Я. Основы управления персоналом / А. Я. Кибанов. Учебник. — М.: ИНФРА-М. 2007. – 303 с.
  35.  Компьютерные технологии обработки информации: Учеб. пособие / Под ред. СВ. Назарова. — М.: Финансы и статистика. – 2007. – 345 с.
  36.  Конюховский П.В., Колесов Д.Н., Осипов Г.С. и др. Экономическая информатика / Под ред. П.В. Конюховского и Д.Н. Колесова. СПб.: Питер. – 2005. – 560 с.
  37.  Коул Д. Управление персоналом в современных организациях / Д. Коул. / пер. с англ. – М.: Вершина. – 2009 – 410 с.
  38.  Кочеткова А.И. Психологические основы современного управления персоналом.М.:ИНФРА-М, 2007.
  39.  Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия. – М.: Инфра-М. – 2005. – 126 с.
  40.  Модели и методы управления персоналом / под ред. Е.Б.Моргунова. М., 2009. 464с.
  41.  Мыльник В.В. Исследование систем управления /В. В. Мыльник, Б. П. Ти-таренко. – М.:Академический проект. – 2006. – 346 с.
  42.  Пугачев В.П. Руководство персоналом организации /В. П. Пугачев – М. – 2007. – 345 с.
  43.  Смирнов Б.М. Кадровые нововведения в системе управления персоналом / Смирнов Б.М. — М.: ГАУ, Варяг. – 2008. – 210 c.
  44.  Травин В.В. Менеджмент персонала предприятия. – М.: Дело. – 2007. – 303 с.
  45.  Траквин А.В. Основы кадрового менеджмента./ А.В. Траквин – М.:Дело. – 2006 – 209 с.
  46.  Управление персоналом организации: практикум: учеб. пособие для вузов. М., 2006. 295с.
  47.  Управление персоналом: энциклопедия / под ред. Кибанова А.Я. М.: ИНФРА-М, 2009. 554с.
  48.  Управление человеческими ресурсами: учеб пособие: пер. с англ. / Торрингтон Д., Холл Л., Тэйлор С. М. Дело и сервис, 2004. 750с.
  49.  Федорова Н.В., Минченкова О.Ю. Управление персоналом организации: Учебное пособие / Н.В. Федорова, О.Ю. Митченкова. – М. Кнорус. – 2008. – 416 с.
  50.  Чепурнова А.П. Развитие систем управления персоналом / Чепурнова А.П.. – М.ЮНИТИ-ДАНА. – 2008. – 109 с.
  51.  Бизюков П.В. Служба управления персоналом: функции, типологии, модели // Социол. исслед. 2010. № 5. С.53-61
  52.  Бобылева М.П. Современный управленческий документооборот: от традиционного к электронному // Секретарь-референт. – 2011. – № 3. – С.26-31.
  53.  Борисова Н. Роль коучинга в управлении персоналом // Пробл. теории и практики управл. 2011. № 11. С.91-100.
  54.  Бородулин А. Задача руководителя научить рядового работника видеть проблему // Business excellence = Деловое совершенство. 2012. № 5. С.12-17.
  55.  Бриленок А.А. Управление персоналом // Методы менеджмента качества. - 2010. № 10. С.34-38.
  56.  Еремеева Ю.А. Организация кадрового делопроизводства с нуля // Секретарь-референт. – 2010. – № 9. – С.56-60.
  57.  Косульникова М. Учет, хранение и уничтожение трудовых книжек // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. – 2009. – № 7. – С. 7-15.
  58.  Кошелева В.А. Формирование дел и подготовка их к архивному хранению // Секретарь-референт. – 2008. – № 7. – С. 17-20.
  59.  Кузнецова Т.В. Делопроизводство в кадровой службе (традиционные и автоматизированные технологии) //Горячая линия бухгалтера. – 2009. – №2. – С. 26-30.
  60.  Маркелова И.А. Личная карточка работника //Отдел кадров бюджетного учреждения. – 2009. – № 1. – С. 15-19.
  61.  Маслов В. О стратегическом управлении персоналом // Пробл. теории и практики упр. 2010. № 5. С.99-105.
  62.  Мольков Г. Регистрация кадровых документов //Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2008. – № 5. – С. 38-45.
  63.  Осин А.А. К вопросу об использовании информационных технологий в управлении персоналом // Соц.-гуман. знания. 2011. № 5. С.121-129.
  64.  Серова Г.А. Компьютеризация службы управления персоналом / Г. А. Серова // Управление персоналом. – 2010 – № 4– С. 61-66.
  65.  Сайт администрации г. Смоленска. www. adminsmolensk.ru.

Главный специалист по охране труда

Главный специалист - экономист

Главный специалист

Главный специалист

Главный специалист

Заместитель начальника управления по юридическим вопросам

Начальник управления


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

22131. Осадка. Распределение накопленной деформации (εi) по объему осаженной заготовки 182 KB
  Расчет силы деформирования при осадке и построение графика технологических нагрузок. Мощность и работа пластической деформации при продольной осадке цилиндра. Работа деформирования при продольной осадке.Схема осадки:1 – нижняя плита; 2 – верхняя подвижная плита; 3 – цилиндрическая заготовка при продольной осадке; 4 – цилиндрическая заготовка при поперечной осадке.
22132. Метод баланса работ 36 KB
  В основу метода положено следующее положение: при пластической деформации работа внешних сил на соответствующих им перемещениях равна работе внутренних сил работе пластической деформации. Работа пластической деформации 2 Если упрочнение отсутствует то Чаще принимают равным выбранному по АВ – работа внешних сил: активной силы силы деформирования; сил трения. Работа сил трения берется со знаком минус. 3 где X Y Z – проекции силы действующей по участку поверхности dF на оси координат а UX UY UZ –...
22133. Феноменологическая теория разрушения металлов при холодной пластической деформации 98 KB
  Феноменологическая теория базируется на сложившихся в настоящее время физических представлениях о закономерностях разрушения металла при пластической деформации. Различными экспериментальными методами было показано что величина пластического разрыхления возрастает пропорционально степени деформации сдвига. Авторами данной теории была выдвинута следующая гипотеза: 1 где степень разрыхления частицы накопленная частицей деформация сдвига ab коэффициенты...
22134. Выдавливание. Расчет силы деформирования и построение графика технологических нагрузок 617.5 KB
  Основы теории штамповки выдавливанием на прессах М. Прямое выдавливание – технологическая операция в процессе которой происходит истечение металла 2 заключенного в замкнутой полости контейнер 3 в направлении движения рабочего инструмента 1 через отверстие поперечное сечение которого определяет поперечное сечение выдавливаемой части деформируемой заготовки. Обратное выдавливание – технологическая операция в процессе которой происходит истечение металла из замкнутой полости в направлении обратном встречном движению рабочего...
22135. Вытяжка без утонения 314 KB
  Схема операции – вытяжка из осесимметричной полой заготовки. При этом величина зазора между матрицей и пуансоном составляет не менее толщины исходной листовой заготовки Рис. Пример заготовки и детали.
22136. Вытяжка с утонением стенки 165 KB
  Механическая схема деформации и распределение деформации по очагу пластической деформации. Степень деформации при вытяжке оценивают коэффициентом вытяжки: или см. Частицы расположенные у нижней границы очага пластической деформации получают максимальную деформацию: . Частицы расположенные у верхней границы очага пластической деформации получают минимальную деформацию.
22137. Волочение 197 KB
  а б Рис. Рис. Допущения: напряжённое состояние плоское; продольные скорости металла одинаковы в пределах поперечного сечения ОПД очаг пластической деформации; и считаем главными напряжениями Сечениями z и zdz выделим элемент ОПД Рис. Рис.
22138. Метод верхней оценки 162.5 KB
  Сущность метода верхней оценки заключается в разбиении заготовки на жесткие блоки наделённые возможностью относительного скольжения и составлении баланса мощностей внешних и внутренних сил. При этом мощность пластической деформации рассчитывается как сумма мощностей сил трения по всем поверхностям скольжения жестких блоков относительно друг друга и инструмента. Скорости скольжения рассчитываются путём построения годографа скоростей. Строят годограф скоростей и определяют все скорости относительного скольжения всех блоков.
22139. Вырубка и пробивка 183 KB
  В верхнем небольшом по толщине слое металла примыкающем к пуансону. В нижнем небольшом по толщине слое металла прилегающем к матрице. 4 В срединном слое металла наибольшом по толщине двухосная схема напряжений и схема деформации сдвига. Местное поверхностное смятие развивается по толщине пока вся толщина металла не будет охвачена пластической деформацией; на третьей стадии происходит пластическая деформация в узкой по толщине кольцевой зоне пластический сдвиг.