Secretary’s work


Архивоведение и делопроизводство

Professional receptionist (квалифицированный секретарь) is an irreplaceable assistant (помощник руководителя) to the head and face of the company. Secretary’s job is a good school of life and a great launching pad (стартовая площадка) to start a career.



19.74 KB

0 чел.

Secretary’s work

In common parlance, word “secretary” is often used to refer to a few occupations: secretary, administrative assistant (секретарь-референт), office manager, translator. But it’s worth saying that the word “secretary” is derived from the Latin word “secret”. The secretaries of Ancient Rome were called trustees (доверенные лица). Initially (первоначально), they were men. Secretary’s profession began to take a woman’s face with the invention of a typewriter in 1880 (the requirement was print speed 4 pages in a minute), and there were almost no male secretaries by the end of the First World War. Although nowadays we are able to see sometimes advertisements like “Wanted slim literate (грамотный) man for work as assistant manager (помощник руководителя)”.

[As I’ve mentioned secretary’s work of the 20th century I’d like to show a video belonging to 1932 which is not actual for nowadays but there is an “Ideal conception” of the work of that time.]

Secretary’s profession is considered as one of the most dangerous and challenging (cложный) office jobs. Then, why is amount of young girls willing going to secretaries?

Professional receptionist (квалифицированный секретарь) is an irreplaceable assistant (помощник руководителя) to the head and face of the company. Secretary’s job is a good school of life and a great launching pad (стартовая площадка) to start a career.

There are 3 “scenarios” («сценарий») of a career development according to experts. The first is “vertical growth” or professional advancement within the company (продвижение внутри компании). As one is proven (зарекомендован), he or she is able to become a “right hand” of director. Second, the so-called “horizontal growth” is a moving to another position or department. Former secretaries often move into personal management, logistics and foreign trade. And the third way is moving to another company when secretaries, who don’t see any prospects and get small salary, leave small firms, acquire knowledge and experience and claim for a worthier job (более достойная/стоящая работа).

So, what specialist is wanted to work? It is preferably (предпочтительно) a woman with presentable appearance, pleasant voice, good taste and manners. But directors who are really interested in prestige of his company never recruit a beautiful but incompetent secretary. She must be able to solve problems to a matter of minutes (за считанные минуты) and even guess and warn all boss’s errors, understanding all his foibles («тараканы»). It’s not even “3 in 1”. In addition, some employers want to have a secretary with experience of contracting (заключение договоров), distribution of prices (рассылка прайсов), organization of exhibitions, having a driver’s license. There is even higher mathematical education among the demands of an employer. As a result, we have more actual for nowadays work of PA (personal/administrative assistant) which has to combine all token points.

Well, the basic set of the requirements can be represented as follows:

-spectacular appearance (эффектная внешность)

-dealing promptly with correspondence

-being methodical with a good eye for detail

-knowledge although one foreign language

-good speeds (высокая скорость печати)

-know all whereabouts with internal and external telephones and all stationery (канцтовары) [I’m not going to mark each one ‘cause it can be fatiguing (утомительно) for you]

-own office equipment and computer (more by this token, big offices generate lots of waste paper, and a shredder is useful when there are confidential materials to be shredded)

-experience in organization of business meetings

-stress tolerance, sociability, mobility, responsibility (стрессоустойчивость, коммуникабельность, ответственность).

As every profession, secretary’s job has its pros and cons. On the one hand, there is a good starting position, wide range of communication, experience of organizing activities. But some experts include secretary’s job in a list of the most dangerous ones. The danger is in hot coffee or a well-polished glass door (хорошо отполированная стеклянная дверь) which can be simply ignored in a hurry (не замечена в спешке).  There are also often overtime work without extra pay. Besides, there is a risk to get bored in small companies or visa-versa: a secretary must work for different specialists. There is also duty of looking presentable regardless of circumstances or difficulties in balancing of work and family.

To make my project not so boring and dull I have found some facts that can be maybe amusing for you.

  1.  Scribes and chronicles (писари и летописцы) can be considered as first secretaries in Russia. They were obligated to write under dictation royal orders. Nestor was the most famous of them created well-known «Повесть временных лет». But the official secretary post appeared in Russia in the 18th century. In 1720 Peter the First issued an order according to which there were some strict requirements as aristocratic birth or high education. Then Catherine the Second has improved the order.
  2.  The next fact is that “yellow press” appeared due to secretary of King Louis the 11th who began to write the history of the manners in court (истории о нравах при дворе). The result was book “Scandalous Chronicle”.
  3.  It’s rather surprising that well-known correcting pen (liquid paper) was invented by an American secretary Betty Graham who saw 2 painters (маляры) at work on her way at work. The enterprise she has founded brought her $47 million.
  4.  There are some glorious (знаменитые) people who were secretaries in different times. They are Agatha Christy, Bill Gates' secretary who become his wife, Mihail Glinka, Joan Rowling, Russian politician Mihail Speranskiy.
  5.  By the way, there is an International Secretary’s Day which is celebrated on April,23 since 1952 in the United States by all office workers.

[I’ll show another video. Maybe there are no new facts for you but there is a common extract about the work.]

To sum up, it’s everyone’s own choice where to work, but one must recognize and estimate all points of his potential job in a clear way.


А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

84696. Многосторонняя и конференциальная дипломатия 16.25 KB
  Международные конференции классифицируются поразному: двусторонние многосторонние специальные обычные посвященные одному вопросу посвященные многим вопросам со специальным секретариатом без него для обмена информацией для разработки договоров по уровню гласности: открытые со СМИ полузакрытые1 2 закрытые. Повестка дня разрабатывается заранее правила утверждаются в начале конференции. Главы делегаций также имеют верительные грамоты подтверждают что они могут говорить от имени государства Права участников конференции: каждый...
84697. Универсальный характер нынешней дипломатии как отражение уровня международного общения, укрепление принципа суверенного равенства государств. Правовое закрепление этих реалий в многосторонних международных актах 16.03 KB
  Проблема обеспечения европейской безопасности – одна из ключевых проблем современности. В этой связи итоги Совещания по безопасности и сотрудничеству в Европе закрепленные в Заключительном акте подписанном 1 августа 1975 г. Хельсинкский Заключительный Акт который вобрал в себя десять основных принципов диалога и сотрудничества между государствами которые принимали участие в Совещании по Безопасности и Сотрудничеству в Европе заложил краеугольный камень большей свободы и безопасности в Европе. Заключительный акт Совещания по...
84698. Венская конвенция о дипломатических сношениях и ее значение 16.05 KB
  Так в соответствии со статьей 3 Конвенции функции дипломатического представительства состоят в частности: в представительстве аккредитующего государства в государстве пребывания; в защите в государстве пребывания интересов аккредитующего государства и его граждан в пределах допускаемых международным правом; в ведении переговоров с правительством государства пребывания; в выяснении всеми законными средствами условий и событий в государстве пребывания и сообщении о них правительству аккредитующего...
84699. Новые тенденции в развитии современной дипломатии 17.23 KB
  Новые тенденции в развитии современной дипломатии. решение международных проблем объективно стало главной функцией дипломатии. разнообразнее стали формы многосторонней дипломатии. Глобализация и взаимозависимость мира привели также к увеличению значимости дипломатии осуществляемой на высоком и высшем уровне.
84700. Основные участники внешнеполитического процесса с учетом внутреннего законодательства различных государств. Сложившаяся система государственных органов внешних сложений Российской Федерации 19.14 KB
  Деятельность органов внешней сношений первой группы носит дипломатический характер второго типа – нет и исходит из той сферы какой занимается это представительство. Решающее слово в выработке внешней политики все равно остается за высшими органами управления главы государств и правительств. Во всех государствах с республиканским правлением высшим органом решения основных вопросов внешней политики являются высшие законодательные органы. В задачи функционального департамент информации и печати входит оповещение СМИ о прошедших или...
84701. Центральные органы внешних сношений ведущих иностранных государств 16.22 KB
  Органы внешних сношений США Конституция США принятая еще в 18 веке 17 сентября 1787 г. В конституции можно увидеть и такие уже ставшие архаичными полномочия Конгресса как ведение торговли с индейскими племенами но тут надо взять во внимание время принятия конституции США. II Конституции США говорится о полномочиях Президента. Если проанализировать существующую практику то можно прийти к заключению что главную роль в области внешних сношений в США играют два лица: Президент США и Государственный секретарь.
84702. Центральные органы внешних сношений России 16.09 KB
  В международном праве госорганы внешних сношений – это национальные государственные органы и должностные лица правомочные представлять интересы соответствующего государства и его граждан в международных отношениях. Деятельность органов внешних сношений регулируется национальным законодательством и нормами международного права содержащимися главным образом в многосторонних и двусторонних международных договорах. учреждение постоянное представительство постоянное представительство при международной межправительственной организации или...
84703. Порядок разработки, принятия и реализации решений по вопросам внешней политики в Российской Федерации 13.75 KB
  Однако разработкой практически всех документов и решений по внешней политики РФ занимается МИД России как орган координирующий всю внешнюю политику России. Основные задачи МИД: разработка основных положений стратегии внешней стратегии РФ и подготовка соответствующих предложений президенту и правительству реализация внешней политики РФ координация внешнеполитической деятельности федеральных и региональных органов исполнительной власти в целях проведения единой внешнеполитической линии РФ на международной арене обеспечение дипломатическими...
84704. Место дипломатической службы в системах государственной власти мира 14.19 KB
  В одних из ведущих стран мира например США и Великобритании дипломатическая служба имеет следующее место: она выделена в особый вид государственной службы со своими правилами набора кадров рангирования продвижения по служебной лестнице и другими собственно кадровыми характеристиками; прием на службу производится практически исключительно через открытый конкурс с обязательной сдачей претендентами специальных квалификационных экзаменов; несмотря на провозглашенный принцип...