83928

Информационная система по учету затрат на приобретение материалов подотчетным лицом в розничной торговле

Курсовая

Информатика, кибернетика и программирование

Архитектура информационных систем – это концепция описывающая модель структуру выполняемые функции и взаимосвязь компонентов как отдельно взятой информационной системы так и ИТ-инфраструктуры в целом. А также углубление расширение навыков по построению архитектуры информационной системы закрепление знаний...

Русский

2015-03-17

3.69 MB

15 чел.

РЕФЕРАТ

Курсовая работа содержит:

листов,

литературных источников,

                 рисунка,

таблиц.

         Ключевые слова: ПОДОТЧЕТНОЕ ЛИЦО, ПРИОБРЕТЕНИЕ, МАТЕРИАЛЫ.

Цель  курсовой работы заключается в том, чтобы  

Результатом работы является

СОДЕРЖАНИЕ

РЕФЕРАТ

ВВЕДЕНИЕ

1. ИССЛЕДОВАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1.1 Исследование учёта приобретения материалов подотчетным лицом в розничной торговле

1.2 Нормативные документы

1.3 Аналогичные системы и модели

 2.ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ АРХИТЕКТУРЫ СИСТЕМ (МЕТОДИКА ПОСТРОЕНИЯ АРХИТЕКТУРЫ ПРЕДПРИЯТИЯ)

3 МОДЕЛИРОВАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

       3.1 Выбор средств построения модели  

   3.2 Моделирование учёта приобретения материалов подотчетным лицом в розничной торговле

       3.3 Характеристика системы  

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.

Введение

Информационные технологии являются не только объектом исследований и

разработки, но и средством создания информационных  систем в различных предметных областях. Несмотря на специфику  конкретных объектов, удалось разработать методологию, модели, методы и средства прикладных информационных технологий, что позволяет снизить затраты и сократить сроки информатизации. Практическое использование информационных технологий тесно связано с вопросами маркетинга и менеджмента информационных ресурсов, технологий и услуг, методологией проектирования информационных систем, управления качеством и стандартизации информационных технологий. В настоящее время в

целом сформировалась идеология и практика применения информационных технологий. Разнообразие задач, решаемых с помощью информационных систем (ИС), привело к появлению множества разнотипных систем,  различающихся принципами построения и заложенными в них правилами обработки информации. Поэтому возникла необходимость организации информационных процессов и технологий с использованием системного подхода в основу которого положена архитектура информационных систем.

Архитектура информационных систем – это концепция, описывающая модель, структуру, выполняемые функции и взаимосвязь компонентов как отдельно взятой информационной системы, так и ИТ-инфраструктуры в целом. Правильно построенная архитектура информационных систем учитывает как текущие требования бизнеса к ИТ, так и возможные будущее изменения этих потребностей, проецируя их на конкретные технические реализации, с учетом развития технологий, создавая тем самым надежный фундамент для построения, развития и последующей модернизации информационных систем предприятия. В условиях постоянно меняющихся технологий, своевременное проектирование архитектуры информационных систем – это не роскошь, а жизненная необходимость. Именно поэтому в настоящее время создание, постоянный контроль и корректирование архитектуры информационных систем является актуальным.

Целью данной курсовой работы является повышение эффективности процесса учета затрат на приобретение материалов подотчетным лицом путем автоматизации работы с документами: приказом о подотчетных лицах, доверенностью, счет-фактурой, расходным (приходным) кассовым ордером, товарным чеком, авансовым отчетом. А также углубление, расширение навыков по построению архитектуры информационной системы, закрепление знаний, полученных в лекционном курсе и на практических занятиях.

Задачи курсовой работы:

  1.  Научиться работать с автоматизированными документами;
  2.  Определить методику построения архитектуры информационных систем;
  3.  Выявить наиболее оптимальное средство построения модели;
  4.  Построить модели ИС.


1. Исследование предметной области

1.1 Исследование учёта приобретения материалов подотчетным лицом в розничной торговле

Подотчетные лица — лица, получившие денежные суммы под отчет для предстоящих расходов.

Розничная торговля - это продажа товаров конечным потребителям. В отличие от оптовой торговли розничная торговля реализует товары не для дальнейшей перепродажи, а для конечного потребления частными лицами, причем то, в какой форме осуществляется розничная торговля, совершенно неважно: это могут быть продажи по телефону, в интернете, личные продажи. Также не имеет значения место, где товар продается в розницу - это может быть магазин, рынок, киоск и т.д.

В процессе своей деятельности организация может выдавать своим работникам денежные суммы в подотчет на расходы, связанные с деятельностью организации.

Учет расчетов с подотчетными лицами.

В каждой организации должен быть составлен приказ о подотчетных лицах, в котором необходимо привести пофамильный перечень работников, которым могут выдаваться деньги в подотчет.

Получая денежные средства в подотчет из кассы организации, работник может потратить их только на нужды этой организации: на командировочные расходы, на хозяйственные нужды и пр.

Выдаются деньги подотчетному лицу из кассы на основании расходного кассового ордера, образец этого первичного документа показан на рисунке 2. Для того, чтобы получить деньги в подотчет, работник должен написать заявление с указанием необходимой суммы и срока, на который выдаются деньги. Заявление пишется в произвольной форме, заверяется руководителем. На основании этого заявления составляется расходный кассовый ордер, и выдаются наличные денежные средства подотчетному лицу.

Выдавать деньги в подотчет можно при выполнении двух условий:

1) если работник перечислен в приказе о подотчетных лицах,

2) если работником полностью погашены предыдущие авансы.

По истечению срока, на который выдана сумма, работник должен в течение трех дней отчитаться за потраченные деньги, и обязан предоставить авансовый отчет по форме АО-1, в котором указать, на что потрачены деньги и в каком количестве. К авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие потраченные суммы.

Если у подотчетного лица остались деньги, то есть он потратил меньше, чем ему было выдано, то неистраченная часть аванса сдается в кассу на основании приходного кассового ордера.

Если подотчетному лицу выданных средств не хватило, и он потратил дополнительно еще свои деньги, то сумма, потраченная сверх выданного аванса (перерасход), работнику возмещается, то есть выдается из кассы с оформлением расходного кассового ордера.

Получив от подотчетного лица авансовый отчет, бухгалтерия списывает с него израсходованные и подтвержденные суммы подотчета.

В течение трех дней со дня окончания срока, на который выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться по ним, для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет. Помимо платежных документов к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку, например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т.д. При этом сотрудник не должен оформлять авансовый отчет, если он вернул всю полученную подотчетную сумму.
Чтобы при приобретении товаров или услуг сотрудник мог действовать от имени организации необходимо выдать ему доверенность. Ее можно выписать по форме №М 2 или №М 2а (утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. №71а).
Отметим, что не обязательно выдавать доверенность подотчетному лицу, для того чтобы он выступал от имени организации. Законодательство не содержит такого требования. Однако если не выдать доверенность сотруднику, у организации могут возникнуть проблемы с получением счета-фактуры. Именно этот документ служит основанием для вычета НДС по приобретенным через сотрудника товарам (работам, услугам) (п. 1 ст.172 НК РФ).
Сложность с получением счета-фактуры может возникнуть потому, что при продажах за наличный расчет розничные продавцы вправе не выставлять счета-фактуры, а ограничиться кассовыми чеками (п. 7 ст. 168 НК РФ). Действуя без доверенности, сотрудник организации выступает как обычный человек, приобретающий вещи для личного использования. Поэтому продавец не обязан выписывать ему счет-фактуру. Но если сотрудник предъявит доверенность от организации, то поставщик должен будет выставить счет-фактуру. В этом случае сотрудник станет действовать от имени организации и у продавца появится обязанность выписать требуемый документ (п. 3 ст. 168 НК РФ). Такая позиция изложена в письме МНС России от 10 октября 2003г. №03-1-08/2963/11-АЛ268.
Можно выдать подотчетному лицу доверенность в произвольной форме. При этом доверенность в произвольной форме должна содержать ряд обязательных реквизитов – дату оформления, подпись руководителя и печать организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ).
В течение трех дней со дня окончания срока, на который выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. №55, рекомендации, утвержденные приказом Минфина России от 23 сентября 2005 г. №123н). Типовая форма авансового отчета №АО-1, используемая коммерческими организациями, утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. №55. Для бюджетных организаций типовая форма авансового отчета № 0504049 утверждена приказом Минфина России от 23 сентября 2005 г. №123н.
При этом нельзя составлять авансовый отчет один раз по итогам месяца, если в течение месяца деньги выдаются под отчет одному и тому же сотруднику несколько раз (например, 5-го, 10-го числа и т.д.). Выдать деньги под отчет можно при условии, что сотрудник отчитался за ранее полученный аванс.  При составлении одного авансового отчета по всем подотчетным суммам, выданным в течение месяца, это требование не выполняется.
Если налоговые инспекторы обнаружат, что организация неправомерно выдала деньги под отчет (по ранее выданным суммам сотрудник еще не отчитался), то они могут попытаться оштрафовать ее за нарушение Правил ведения кассовых операций. Однако ответственность за этот проступок организация несет в строго ограниченных случаях (они указаны в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Несоблюдение правил выдачи подотчетных сумм к ним не относится. Получается, что штраф за такое правонарушение законодательство не предусматривает. Это подтверждает и арбитражная практика (постановления ФАС Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г. №А56-33543/04 и от 9 февраля 2005 г. №А21-8287/04-С1).
При представлении авансового отчета на его лицевой стороне сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т.д. На оборотной стороне он должен отразить все расходы, произведенные им (заполняет графы 1–6). Полученные оправдательные документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету и нумерует в порядке их записи в отчете.
Сотрудник не должен оформлять авансовый отчет, если он вернул всю полученную подотчетную сумму. Ведь авансовый отчет служит основанием для списания расходов, которые организация понесла через сотрудника (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. №55, рекомендации, утвержденные приказом Минфина России от 23 сентября 2005 г. №123н). Если же сотрудник вернул всю сумму, выданную ему под отчет, то никаких расходов у организации не возникает. При этом на полученную сумму необходимо составить приходный кассовый ордер формы №КО–1. В строке «Основание» этого документа следует написать: «Возврат неиспользованных подотчетных сумм».
При поступлении авансового отчета необходимо заполнить в нем расписку (отрывная часть отчета) о том, что отчет принят к проверке, и передать ее сотруднику.
При проверке авансового отчета, оформленного сотрудником, необходимо убедиться в том, что соблюдены два условия. Во-первых, следует проконтролировать целевое расходование денег. Для этого необходимо обратиться к документу, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм (расходный кассовый ордер, приказ, заявление и т.д.), и посмотреть, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Затем сравнить цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, сотрудник использовал деньги по целевому назначению. Во-вторых, необходимо убедиться в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверить правильность их оформления.
Если сотрудник расплатился наличными, то подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.
Подчеркнем, что можно принять в качестве подтверждения расходов подотчетного лица только квитанцию к приходному кассовому ордеру (без чека ККТ). Ведь сотрудник может приложить к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую выдал контрагент (без чека ККТ). Такой документ тоже является подтверждением того, что сотрудник понес наличные расходы.
Налоговые инспекторы часто требуют, чтобы к авансовому отчету был приложен именно кассовый чек как основной оправдательный документ (письмо УМНС России по г. Москве от 12 августа 2003 г. №29-12/44158). Но это требование нормами законодательства не подтверждено. Кассовый ордер формы №КО 1 является одной из форм первичной учетной документации. Поэтому квитанция, оформленная к нему, – такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (постановление ФАС Московского округа от 9 декабря 2005 г. № КА-А40/12227 05).
Помимо платежных документов к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т.д.
Также отметим, что можно принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только кассовый чек (без товарного чека). Но для этого нужно самостоятельно оформить дополнительный документ, подтверждающий поступление ценностей (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. №Ф04/953-206/А45-2004). Например, при поступлении материалов (без документов от поставщика) можно составить акт формы №М 7 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. №71а). Необходимость составления такого документа объясняется тем, что кассовый чек подтверждает только сумму, которую израсходовал сотрудник. На его основании нельзя принять приобретенные через сотрудника ценности к учету. Кассовый чек не содержит такого обязательного реквизита первичного документа, как подписи ответственных лиц (п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ, п. 3 Инструкции № 148н).
Далее проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации или уполномоченный сотрудник (например, руководитель подразделения).
В целом изложенный порядок оформления, проверки и утверждения авансового отчета установлен:
– для коммерческих организаций – указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. №55;
– для бюджетных организаций – рекомендациями, утвержденными приказом Минфина России от 23 сентября 2005 г. №123н.

Документы, необходимые для учета затрат на приобретение материалов подотчетными лицами в розничной торговле.

1) Приказ о подотчетных лицах.

Часто на предприятии возникает необходимость выдачи наличных средств работнику, чтобы покрыть предстоящие расходы. Таких работников, которым доверяют деньги, называют подотчетными лицами.
Выдача подотчетных средств регулируется теми же нормами, что и ведение кассовых операций.
Существует список расходов, на покрытие которых предприятие может выдавать наличность. Это хозяйственные, операционные, представительские расходы, а также командировочные. Организация также может выдавать деньги на погашение расходов своих подразделений, филиалов, которые не стоят на отдельном балансе и территориально отдалены.
Зачем же нужен приказ о подотчетных лицах компании? Дело в том, что в нем четко определяется круг лиц, которые могут получать деньги под отчет, а также: срок, на который выдаются наличные, цели расхода денежных средств, ограничение по размеру выдаваемых сумм.
Название «подотчетные» денежные средства говорит о том, что о произведенных расходах необходимо отчитаться. Законодательством определен срок: не позднее трех рабочих дней, считая от даты выдачи денег. 

Денежные средства выдаются подотчетному лицу только после его полного отчета по полученному ранее авансу. При этом подотчетные средства запрещено передавать третьим лицам. Чтобы отчитаться по полученным наличным и подтвердить их расход необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет.

Рисунок 1 - Приказ о подотчетных лицах

2) Расходный кассовый ордер (РКО).

Расходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных средств из кассы организации. Бланк расходного кассового ордера находится в альбоме унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации под названием — форма №КО-2.

Выдачу наличных денег кассами организаций, заполнение формы РКО регламентируют ст. 14 - 21 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», утвержденного Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 г. N 40. Согласно ст. 14 выдача наличных средств из кассы может осуществляться не только по расходным кассовым ордерам, но по другим надлежаще оформленным документам (например, расчетно-платежным ведомостям, счетам и т.п.). Однако эти документы должны содержать штамп с реквизитами РКО. Бланк расходного кассового ордера должен быть подписан руководителем предприятия, главным бухгалтером или другими лицами на это уполномоченными.

Расходный кассовый ордер может не быть подписан руководителем предприятия, если его разрешительная резолюция имеется на прилагаемых  документах (заявлениях, счетах и т.п.). 

Выдача денег по расходному ордеру КО-2 производится после предъявления паспорта или другого удостоверения личности, данные которого записываются. Получатель денег собственноручно чернилами или шариковой ручкой пишет расписку в получении средств, с указанием суммы прописью (копейки — цифрами). При отсутствии расписки получателя в расходном кассовом ордере, выданная из кассы сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. 

Выдача денег может производиться по доверенности — в этом случае, в форме кассового ордера после ФИО получателя денег указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

В расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы. Эти документы непосредственно после выдачи денег погашаются штампом «Оплачено» с указанием текущей даты. Подчистки, помарки или исправления в расходных кассовых ордерах не допускаются. Выдача расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, получающим деньги, запрещается.

Рисунок 2 - Расходный кассовый ордер

3) Авансовый отчет.

Главное назначение авансового отчета – подтверждение расхода сумм, выданных подотчетному лицу. Это первичный документ бухгалтерского учета.
Подотчетные средства выдаются внутри организации на следующие цели:
• оплата командировочных расходов;
• хозяйственно-операционные расходы;
• возмещение ранее произведенных подотчетным лицом расходов.
Бланк документа имеет унифицированную и утвержденную форму АО-1. Заполнение документа производится в единственном экземпляре. К авансовому отчету подотчетное лицо обязано приложить все необходимые документы, подтверждающие расход выданных средств.
Форма АО-1 двухсторонняя. На лицевой стороне подотчетное лицо должно указать название организации, дату составления документа, свои ФИО и должность, а также целевое назначение выданных средств.
В небольшой таблице на лицевой части также необходимо заполнить данные о ранее выданном авансе, полученных денежных средствах в текущий момент, о расходе и конечном сальдо – перерасходе или остатке, в зависимости от конкретной ситуации.
В таблице на оборотной стороне формы подотчетное лицо перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расход (чеки, квитанции, накладные, акты и прочие).
Все дальнейшее заполнение производится бухгалтером. Сотрудником бухгалтерии также осуществляется проверка правильности составления авансового отчета и оформления оправдательной документации. После этого документ утверждается и подписывается как проверяющим бухгалтером, так и руководителем бухгалтерии. Далее авансовый отчет утверждает директор организации.

Рисунок 3 – Авансовый отчет

4)Доверенность.

Доверенность – первичный учетный документ установленной формы, применяемый для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении товарно-материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по договору. Оформление доверенностей производится в порядке, установленном действующим законодательством по формам № М-2 или № М-2а.

Рисунок 4 - Доверенность

5) Товарная накладная.

Товарная накладная используется при оформлении сделок купли-продажи товарно-материальных ценностей. Это документ первичный и его заполнение обязательно, ведь товарная накладная подтверждает факт перехода права собственности на ТМЦ от продавца покупателю. Документ имеет унифицированную форму ТОРГ-12. В данной статье мы рассмотрим, как правильно заполнить ТОРГ-12, также вы можете скачать образец заполнения товарной накладной и бланк ТОРГ-12 в конце статьи.

Рисунок 5 - Товарная накладная

6)Счет-фактура.

Данный документ служит для выделения НДС из суммы и является сопроводительным документом при совершении сделок купли-продажи. На основе полученной счет-фактуры покупатель имеет право направить выделенный в ней НДС на уменьшение налога, подлежащего уплате в бюджет.

Рисунок 6 - Счет-фактура

7) Приходный кассовый ордер.

Приходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится прием средств в кассу организации.

Рисунок 7 - Приходный кассовый ордер

8) Товарный чек.

Товарный чек - это документ, подтверждающий факт приобретения данного товара у данного продавца в целях защиты прав потребителей и (или) оправдательный документ, использующийся совместно с кассовым чеком ККМ (или вместо кассового чека ККМ), в целях подтверждения обоснованности расходов и содержащий в общем случае сведения о продавце, наименование товара, дату продажи, артикул, сорт и цену товара, а также подпись лица, непосредственно осуществляющего продажу

Рисунок 8 - Товарный чек

                                                  

Рисунок 9 -  Схема материальных и информационных потоков учета затрат на приобретение материалов подотчетным лицом в розничной торговле

1.2 Нормативные документы


К основным документам, регулирующим расчеты с подотчетными лицами, относятся следующие:
1) план счетов бухгалтерского учета и инструкция по его применению (приказ МФ РФ № 94н от 31 октября 2000 г.).
2) налоговый кодекс российской федерации (гл. 21, 23, 24, 25).
3) федеральный закон от 21.11.96 n 129-фз "о бухгалтерском учете" содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Разрешает составлять документы на машинных носителях(статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов(статья 9, п. 3). Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (статья 9, п. 3).

4) положение по бухгалтерскому учету "учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте" утверждено приказом МИНФИНА РФ от 13.06.95 n50 положение регулирует особенности бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансового отчета. Подотчетное лицо учетный регистр  

5) положение о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли, утверждено постановлением правительства рф от 05.08.92 n 552 (ред. От 31.12.97) содержит полный перечень затрат, которые фирма вправе относить на себестоимость (п.2 "и" затраты на командировки)

6) порядок ведения кассовых операций в российской федерации. Утвержден решением совета директоров центрального банка России от 22 сентября 1993 г. N 40 содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (гл. 1, пункт 11).  

7) план счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению. В частности, содержит проводки по отнесению в доход работника подотчетных сумм, не возвращенным в срок.

8) инструкция Госналогслужбы РФ от 11.10.95 N 39 (ред. От 29.12.97) "о порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость" в соответствии с пунктом 19 инструкции, НДС по приобретенным у организаций оптовой торговли и производителей за наличный расчет материальным ценностям принимается к зачету лишь при наличии соответствующих первичных документов (приходный кассовый ордер, накладная на отпуск товаров), содержащих сумму НДС отдельной строкой). При этом в соответствии с пунктом 1 "порядка ведения журналов учета счетов - фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость" утвержденным постановлением правительства РФ от 29.07.96 N 914 (ред. От 02.02.98) обязательным условием для зачета НДС, помимо упомянутых выше документов, является наличие счета-фактуры на приобретенные товары, содержащей сумму НДС отдельной строкой.

9) инструкция Госналогслужбы РФ от 29.06.95 N 35 (ред. От 08.12.97) "по применению закона российской федерации "о подоходном налоге с физических лиц" в соответствии с пунктом 8 инструкции, суммы возмещения работнику командировочных расходов в пределах норм не включаются в совокупный годовой доход работника.  

10) указание ЦБ РФ от 07.10.98 N 375-у "об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в российской федерации между юридическими лицами" устанавливает следующие предельные размеры расчетов наличными деньгами по одному платежу: между юридическими лицами 10 тысяч рублей; для предприятий потребительской кооперации и организаций торговли ГУИН МВД России 15 тысяч рублей.  

1.3 Аналогичные системы и модели

Выдача денежных средств подотчетным лицам может производиться наличным или безналичным способом. Выдача наличных денежных средств оформляется с помощью документа «Расходный кассовый ордер». Данный документ доступен в программе «1С: Бухгалтерия предприятия» из меню «Касса». Выдача безналичных денежных средств – с помощью документа «Списание с расчетного счета».

Выдача наличных денежных средств

Выдача наличных денежных средств подотчетным лицам оформляется с помощью документа «Расходный кассовый ордер». Данный документ доступен из меню «Касса».

Также «Расходный кассовый ордер» можно зайти в закладке «Касса» панели функций программы.

Для того чтобы выдать из кассы денежные средства подотчетному лицу, следует использовать вид операции документа «Выдача подотчетному лицу».

Для того чтобы выдача денежных средств провелась корректно, следует указать подотчетную сумму и подотчетное лицо. Подотчетная сумма вводится пользователем вручную, а подотчетное лицо выбирается из справочника «Физические лица».

На закладке «Печать» находятся реквизиты, необходимые для печатной формы расходного кассового ордера.
«Выдать:» – копирует строку «Подотчетное лицо»;
«Основание», «Приложение» – заполняется пользователем вручную
«По:» – копирует сведения о документе, удостоверяющем личность подотчетного лица» из карточки физического лица.

После проведения документа уменьшается остаток денежных средств в кассе и увеличивается задолженность перед физическим лицом, получившим подотчетную сумму.

Выдача безналичных денежных средств

Выдача безналичных денежных средств оформляется с помощью документа «Списание с расчетного счета». Данный документ доступен из меню «Банк» и находится в журнале «Банковские выписки».

Также журнал «Банковские выписки» можно найти в закладке «Банк» панели функций программы.

Для того чтобы выдать безналичные денежные средства подотчетному лицу, следует использовать вид операции «Перечисление подотчетному лицу».

Для того чтобы операция перечисления денежных средств прошла корректно, нужно правильно заполнить следующие обязательные реквизиты документа «Списание с расчетного счета»:

Сумма – сумма денежных средств, перечисляемая подотчетному лицу.

Подотчетное лицо – сотрудник, которому перечисляется подотчетная сумма. Данный реквизит выбирается из справочника «Физические лица».

Получатель – сотрудник, которому перечисляется подотчетная сумма. Данный реквизит выбирается из справочника «Контрагенты».

Счет получателя – счет, на который будет перечислена подотчетная сумма. Информация о счете доступна из карточки контрагента в закладке «Счета и договоры».

Назначение платежа – заполняется пользователем вручную.

После проведения документ уменьшает остаток денежных средств на расчетном счете, а также увеличивает задолженность подотчетного лица.

Задолженность подотчетных лиц

После того, как денежные средства выданы подотчетным лицам, перед сотрудниками формируется задолженность.

Оформление авансового отчета

Авансовый отчет оформляется для того, чтобы закрыть задолженность подотчетного лица, то есть, отразить расход выданных ему денежных средств на нужды предприятия.
Документ «Авансовый отчет» доступен из меню «Касса».

Также данный документ можно найти в закладке «Касса» панели функций программы.

Для того чтобы документ «Авансовый отчет» провелся корректно, следует правильно заполнять следующие обязательные реквизиты документа:

Физическое лицо – выбирается из справочника «Физические лица» и соответствует сотруднику, который отчитывается за полученную сумму

Табличная часть «Авансы»: Необходимо выбрать документ, по которому был получен аванс. После выбора документа прописывается «Сумма аванса», «Валюта», «Выдано» и «Израсходовано». Значение израсходованной суммы можно менять вручную.

Табличные части «Товары», «Оплата» и «Прочее» предусмотрены для оформления расходов подотчетного лица. Подотчетное лицо может потратить выданные ему денежные средства на приобретение товарно-материальных ценностей, оплату услуг сторонних организаций и т. д.

После проведения данного документа уменьшается задолженность подотчетного лица.

Оформление перерасхода денежных средств

Зачастую бывает ситуация, когда подотчетному лицу не хватает выданных ему денежных средств для того, чтобы оплатить расходы по нуждам документа. В этом случае подотчетное лицо вынуждено использовать собственные денежные средства, которые предприятие обязано ему вернуть.

Возврат средств, израсходованных сверх выданных, производится документами «Расходный кассовый ордер» или «Списание с расчетного счета» по той же технологии, что и выдача денежных средств подотчетному лицу.

Оформление остатка денежных средств

Также может возникнуть ситуация, при которой выданные денежные средства расходуются не полностью. В этом случае у подотчетного лица остается часть подотчетной суммы, которую сотрудник должен вернуть предприятию.

Как правило, возврат остатка аванса отражается документом «Приходный кассовый ордер». Данный документ доступен из меню «Касса».

Также данный документ можно найти в закладке «Касса» панели функций программы.

Для возврата остатка подотчетных сумм следует использовать вид операции документа «Возврат от подотчетного лица».

Для корректного проведения данного документа необходимо правильно заполнить следующие реквизиты:
1. Сумма – сумма остатка подотчетных денежных средств, которая вносится в кассу (заполняется пользователем вручную).
2. Подотчетное лицо – сотрудник, который возвращает остаток подотчетной суммы (выбирается пользователем из справочника «Физические лица»).

Закладка «Печать» предназначена для корректного формирования печатной формы данного документа.
«Принято от» копируется из строки «Подотчетное лицо».
«Основание» и «Приложение» заполняются пользователем вручную.
После проведения документа уменьшается задолженность подотчетного лица, а также увеличивается остаток по кассе.

2 Основные принципы построения архитектуры систем (методика построения архитектуры предприятия)

Для того, чтобы создать понятную, доступную и соответствующую всем требованиям архитектуру информационных систем, используются различные методики, например, модели Захмана и Gartner, методики META Group и TOGAF. Каждая из них по-своему удобна, понятна и имеет как «плюсы», так и «минусы».

Модель Захмана

Значительный вклад в развитие концепции архитектуры предприятия был сделан Дж. Захманом. С момента публикации модель Захмана для описания архитектуры предприятия прошла определенную эволюцию в своем развитии и стала основой, на базе которой многие организации создавали свои собственные методики описания информационной инфраструктуры предприятия. С 1987 года, когда была предложена первая версия этой модели, расширенная впоследствии в работах 1992-1996 гг., она была использована достаточно большим количеством крупных компаний, входящих в список 2000 крупнейших корпораций мира. Модель Захмана основана на дисциплине классической архитектуры и обеспечивает общий словарь и набор перспектив, или структур, для описания современных сложных корпоративных систем. 

В своей работе Дж. Захман определил Архитектуру предприятия как "набор описательных представлений (моделей), которые применимы для описания предприятия в соответствии с требованиями управленческого персонала (качество) и которые могут развиваться в течение определенного периода (динамичность)". Для удобства описания Захман предложил, так называемую, модель архитектуры предприятия. Модель преследует две основные цели – с одной стороны, логически разбить все описание архитектуры на отдельные разделы для упрощения их формирования и восприятия, с другой – обеспечить возможность рассмотрения целостной архитектуры с выделенных точек зрения или соответствующих уровней абстракции.

В то время, когда были опубликованы работы Захмана, традиционным подходом при формировании описания системы являлось использование концепции "жизненного цикла", включающего такие этапы, как планирование, анализ, проектирование, разработка, документирование, внедрение и промышленная эксплуатация. На каждом из этих этапов рассматриваются вопросы, связанные как с функциями системы, так и с данными. Захман предложил вместо традиционного подхода, связанного с рассмотрением отдельных аспектов работы системы как бы в различные моменты времени, использовать рассмотрение системы с различных перспектив.

Исторически модель Захмана впервые была создана именно для ИТ-систем. Этот подход в последующей работе был обобщен для рассмотрения не только ИТ-систем, но и для описания предприятия в целом, так что предложенная модель, вообще говоря, может использоваться как средство для описания архитектур сложных производственных систем любого типа.

Основная идея заключается в том, чтобы обеспечить возможность последовательного описания каждого отдельного аспекта системы в координации со всеми остальными. Для любой достаточно сложной системы общее число связей, условий и правил обычно превосходит возможности для одновременного рассмотрения. В то же время отдельное, в отрыве от других, рассмотрение каждого аспекта системы чаще всего приводит к неоптимальным решениям, как в плане производительности, так и стоимости реализации.

Собственно модель представляется в виде таблицы, имеющей пять строк и шесть столбцов, которая приведена на рисунке. Заметим, что в модели именно пять строк, просто отображенная на рисунке шестая строка соответствует уже не уровню описания архитектуры, а уровню работающей системы или предприятия в целом.


Рисунок 10 -  Модель Захмана

Перспективы (строки в таблице) могут, в частном случае, соответствовать различному уровню управления предприятием, если речь идет об архитектуре предприятия или использования информационной системы.

Две верхние строки соответствуют наиболее общим представлениям и достаточно широко описывают существующее окружение, планы и цели. Если проводить аналогию со строительством, то эти уровни содержат сведения о местонахождении и назначении постройки ("особняк" для отдыха в престижном коттеджном поселке в элитной зоне), а также диаграммы, планы и картинки, которые архитектор обсуждает с хозяином будущего дома. Следующий уровень "логической модели" уже является более конкретным, но все равно еще достаточно абстрактным. Это схемы, которые архитектор дома должен показывать подрядчикам.

Аналогично, в применении к деятельности предприятия верхняя строка "Контекст" соответствует уровню интересов высшего руководства и собрания акционеров. Второй уровень соответствует интересам бизнес-менеджеров и владельцев процессов. Третий уровень – тот, на котором бизнес-менеджеры, бизнес-аналитики и менеджеры, отвечающие за ИТ, должны работать вместе. Уровни с четвертого и далее описывают детали, которые представляют интерес для ИТ-менеджеров, проектировщиков, разработчиков.

На каждом из этих уровней участники, вообще говоря, рассматривают одни и те же категории вопросов, соответствующих столбцам в таблице, – только с различным уровнем абстракции и детализации. В содержание этих колонок входят:

используемые данные (что?)

процессы и функции (как?)

места выполнения этих процессов (где?)

организации и персоналии–участники (кто?)

управляющие события (когда?)

цели и ограничения, определяющие работу системы (зачем?)

Основные правила заполнения таблицы следующие:

1) каждая клетка таблицы независима от других, вместе они образуют функционально полное пространство для описания системы ("базис");

2) порядок следования колонок несущественен;

3) каждая клетка содержит соответствующее описание аспекта реализации системы в виде определенной модели или, возможно, простого описания (текстового документа);

4) базовые модели для каждой из колонок являются уникальными;

5) соответствующие модели в клетках каждого ряда в совокупности образуют полное описание системы с выбранной перспективы;

6) заполнение клеток должно проводиться последовательно "сверху вниз", попытка пропуска одного из рядов является, скорее, "шаманством" (в том плане, что нельзя создать хорошо работающую систему, "перепрыгнув" определенные уровни ее описания на этапе проектирования).

На мой взгляд, для полного описания архитектуры информационной системы достаточно использовать такие колонки как: кто?, что?, функции и когда?. Так, первая колонка отвечает на вопрос "кто?" и определяет участников процесса. Колонка таблицы, отвечающая на вопрос "что?" определяет используемые в системе данные. Следующая колонка отвечает на вопрос "когда?" и определяет временные характеристики бизнес-процессов и работы системы. И последняя, четвертая, колонка –  колонка «функций». Она отражает последовательные действия (функции) участников (актеров) процесса, обозначенные в колонке «кто?».

Важным принципом предложенной модели является необходимость последовательного перехода при углублении детализации рассмотрения. Пропуск отдельных элементов, например, прямой переход от описания модели бизнес-процесса к физической реализации системы почти всегда приводит к неудаче. На практике это часто случается при попытке разработки программы на основании только устного описания требований пользователя.

Основными положительными чертами данной модели Захмана являются следующие характеристики:

1) простота для понимания как техническими, так и нетехническими специалистами;

2) возможность применения для планирования, позволяющего лучше принимать решения за счет того, что решение никогда не будет выноситься в отрыве от остальных аспектов деятельности предприятия;

3) применимость для решения задач, то есть возможность работать с отдельными объектами, выделяя и изолируя некоторые параметры системы без потери восприятия предприятия как целого;

4) нейтральность, то есть независимость от каких-либо инструментов; благодаря этому каждый инструмент и методология могут быть отображены в модели и могут явно показать, что они делают и чего они не делают;

5) облегчает понимание и общение людей, имеющих разные роли в процессах создания, развития и использования системы;

6) ясно определяет фокус внимания на (относительно) независимых параметрах для целей анализа, но в то же время обеспечивает поддержку контекстных взаимосвязей, важных для сохранения целостности системы.

Созданная модель архитектуры служила простым, но мощным инструментом по применению системного подхода для планирования работ по созданию и использованию информационных систем и их стыковки. Захман писал, что схема архитектуры позволяет концентрироваться на отдельных аспектах системы и в то же время не терять ощущения общего контекста (то есть, взгляда на предприятие в целом). Он подчеркивал, что именно потеря такой перспективы, в частности, разработка систем субподрядчиками, находящимися "вне контекста", уже около пятидесяти лет составляет причину появления неинтегрируемых и не поддерживающих предприятие должным образом систем, которые к тому же весьма дорого заменять.

Нельзя, конечно, считать, что данная модель лишена недостатков. Один из них заключается в том, что

1) при применении ее на практике возникают определенные трудности, связанные с отсутствием "механизма"  изменений между элементами таблицы. Действительно, предположим, что изменилась организация процесса приобретения материалов у поставщиков (изменились поставщики, их условия приобретения и т.д.). Это потребует отслеживания "вручную" всех взаимосвязей, проверки актуальности и внесения изменений в модели и другие артефакты во всех потенциально "затрагиваемых" ячейках.

2) отсутствует рассмотрение системы в динамике. Действительно, каждый элемент таблицы может содержать как описание существующего состояния ("как есть"), а также всех промежуточных состояний. При этом сама модель не содержит средств для четкого разделения этих различных "временных отрезков".

3)на первый взгляд не совсем понятна последовательность процессов системы (какой процесс является начальным, какой следует за ним и т.д.). Для определения этой последовательности необходимо время.

Но, не смотря на недостатки, достоинств у этой методики больше. Именно поэтому при построении модели целесообразней будет опираться на модель Захмана, выделив четыре основных колонок.

Кто?

Функции

Что?

Когда?

Таблица 1 – Шаблон модели Захмана

Для сравнения рассмотрим остальные методики, например, модель описания ИТ-архитектуры Gartner.

Одним из возможных, достаточно простых форматов описания архитектуры является простое матричное представление, которое для каждой из основных областей архитектуры ИТ, таких как данные, приложения, интеграция, общие сервисы, и инфраструктура, "последовательно накладывает" несколько спецификаций, отличающихся по уровню детализации и конкретизации.

Данный подход позволяет обеспечить отслеживание логической связи между выбранными технологиями, их ценностью для бизнеса и потребностями бизнеса. Выбор не должен быть сделан просто по той причине, что это "крутая" технология или, что эта технология уже фактически используется.

Модель Gartner формулирована в виде четырех связанных, взаимозависимых и усложняющихся уровней: среда бизнес-взаимодействия (Business Relationship Grid), бизнес-процессы и стили бизнес-процессов, шаблоны, технологические строительные блоки (кирпичики – bricks).


Рисунок 11 - Уровни модели архитектуры Gartner

При этом уровни ИТ-архитектуры соответствуют различным уровням выполнения операций реального бизнеса.


Рисунок 12 -  Архитектура ИТ в бизнес-контексте

В этой схеме верхние два уровня ориентированы на совместное обсуждение с бизнес-руководителями и ИТ-специалистами и в какой-то степени соответствуют тому, что мы называли бизнес-архитектурой, а нижние два уровня входят во внутреннюю компетенцию ИТ-службы.

Полная модель представляет собой "трехмерную" комбинацию бизнес-архитектуры, технической и информационной архитектур. При этом описанные выше слои среды бизнес-взаимодействия, стилей бизнес-процессов, шаблонов и строительных блоков пересекаются со слоями Информационной архитектуры и Технической архитектуры. Данный подход Gartner представляет собой пример реализации методологии достаточно высокого уровня. Он задает только общую рамочную модель описания и фактически не определяет ни форматов, ни какого-либо специализированного языка для описания. Что касается разработки архитектуры, то в данном подходе сформулированы важные и полезные рекомендации в виде последовательности шагов и задач участников, которые, однако, не детализированы до уровня моделей процесса разработки архитектуры.

Следующая методика – это методика META Group. По мнению META Group, "архитектура является одновременно некоторым структурированным описанием информационных технологий предприятия и его информационных технологий (т.е. конечным результатом, включающим определенные артефакты- стандарты, утверждения, касающиеся общего видения, архитектурные документы), процессом создания и обновления артефактов архитектуры и группами людей, вовлеченных в этот процесс". Соответственно этим представлениям методика компании уделяет достаточно подробное внимание всем трем составляющим архитектуры. При этом отличительной особенностью методики METAявляется более детальное и формализованное описание именно процесса разработки архитектуры и всех его составляющих.

Объединяющим для всех доменов архитектуры META Group является процесс формулировки бизнес-требований к ИТ-архитектуре, что оформляется в виде двух документов: Видения общих требований и Принципах концептуальной архитектуры.


Рисунок 13 -  Аналитическая работа и компоненты Архитектуры предприятия

Организация рабочего процесса разработки архитектуры и быстрое создание начальной версии архитектуры предприятия, согласно META Group, состоит в прохождении следующих этапов.

На этапе 1 разрабатывается видение общих требований,

На 2 этапе разрабатывается концептуальной архитектура, которая определяет логически связанный набор принципов, обеспечивающий общее руководство для развития информационных систем предприятия и технологической инфраструктуры. Этап 3 состоит в разработке плана реализации, обеспечивающего миграцию в сторону желаемого состояния архитектуры.

И последняя, методика TOGAF  описания архитектуры была предложена некоммерческим объединением The Open Group, в которое входит ряд ведущих производителей информационных технологий. TOGAF позиционируется ее авторами не как некоторая эталонная модель, а как "средство для разработки архитектур информационных систем". Основное назначение – ускорить и облегчить процесс разработки архитектуры конкретной организации, обеспечивая при этом возможность будущего развития. Основным полем для применения TOGAF является, прежде всего, программная инфраструктура информационной системы (в противоположность таким типам архитектур, как бизнес-архитектура, архитектура данных и приложений). Таким образом, она в наилучшей мере подходит для описания интеграционных компонент, использующихся для поддержки широкого спектра корпоративных приложений, прежде всего, критичных для бизнеса. В состав модели TOGAF входят две основные компоненты – методика ADM (Architecture Development Method), определяющая процесс разработки архитектуры, и Базовая Архитектура (Foundation Architecture). Она дополняется соответствующей базой данных ресурсов, включающей описания архитектурных принципов, примеров реализации, а также специализированный язык ADML. Заметим, что в описании TOGAF добавлен специальный документ, поясняющий соответствие между понятиями TOGAF и моделью Захмана.


Рисунок 14 - Структура TOGAF

Важно отметить, что TOGAF распространяется свободно и может быть использована бесплатно любой организацией для разработки внутренних проектов.

3 Моделирование предметной области

3.1 Выбор средств построения модели

«Скорость есть Бог. Время есть Дьявол» — этот лозунг компании Hitachi прекрасно характеризует ту среду, в которой существует современный бизнес. Окружающая среда меняется так стремительно, что компаниям приходится максимально быстро адаптироваться к внешним изменениям. Мгновенная и точная реакция компании на них (или на стратегический прогноз этих изменений) способна обеспечить решающее конкурентное преимущество.

Ни для кого не секрет, что по мере роста предприятия его управление системой усложняется. В организациях описание этой системы и происходящих бизнес-процессов если и существует, то представлено в большинстве случаев в несопоставимых и разрозненных форматах, находится в неактуальном состоянии. В итоге сотрудники не понимают, какие процессы вообще протекают в организации, снижается степень участия персонала в этих процессах. Увеличивается разрыв между реальными действиями сотрудников и общей стратегией компании. Это приводит к медленному реагированию на изменения внешних условий, что влияет на эффективность бизнеса и, как следствие, на его прибыль. В настоящей же экономической ситуации это непростительная роскошь.

Оптимизация подобных издержек является очевидным внутренним резервом для роста эффективности организации. И здесь на помощь компаниям могут прийти современные технологии описания деятельности организации, результат которых — информационная модель.

Как правило, разработка информационной модели организации осуществляется «сверху вниз», начиная с формирования миссии компании, корпоративных целей, выработки стратегии, которая определяет необходимый набор функций для достижения поставленных целей. Полная информационная модель становится для предприятия системой его управления.

Сегодня на российском рынке можно найти большое количество программных продуктов, которые помогают упростить процесс описания деятельности организации. Среди российских разработок можно выделить:

Бизнес-инженер (БИТЕК), ИНТАЛЕВ: Корпоративный навигатор (ИНТАЛЕВ), ОРГ-Мастер Про (Бизнес Инжиниринг Групп).

Из наиболее популярных зарубежных программных продуктов необходимо отметить: ARIS Business Performance Edition (IDS Scheer AG), CA ERWin Process Modeler, ранее BPWin (CA), Hyperion Performance Scorecard (Oracle), IBM WebSphere Business Modeler (IBM), SAP Strategic Enterprise Management (SAP).

Следует обратить внимание на то, что российские разработки в первую очередь предназначены для описания/проектирования деятельности компании. Они, как правило, предоставляют возможность описания практически любой предметной области.

Зарубежные же производители больше ориентированы на исполнение. В большинстве случаев их продукты являются одним или несколькими модулями в линейке программного обеспечения, предоставляемого производителем.

Каждый из продуктов рассматривается в следующих направлениях:

  1.  моделируемые предметные области,
  2.  способы представления данных (справочники, диаграммы и т.д.),
  3.  виды и формы получаемой отчетности,
  4.  возможности внедрения разработанных систем управления,
  5.  способы представления информации,
  6.  политика безопасности,
  7.  интеграция с другими системами,
  8.  ценовая политика.

Зарубежные программные продукты

1) IBM WebSphere Business Modeler является программным средством, нацеленным на моделирование, имитацию и анализ бизнес-процессов. Помимо этого IBM WebSphere Business Modeler позволяет сформировать перечень показателей KPI, привязать их к элементам бизнес-процесса и путем имитации модели спрогнозировать их значения. Таким образом, отслеживается достижение стратегических и тактических целей компании.

Программный продукт позволяет описывать бизнес-процессы при помощи диаграмм стандарта BPMN. Информация об организации может накапливаться в виде структурированных справочников, между справочниками могут устанавливаться взаимосвязи.

Посредством инструментария Crystal Report в системе могут создаваться любые виды отчетности по объектам модели и регламентной отчетности, которые могут быть выгружены в Word, Excel,pdf и прочие форматы.

По мнению разработчиков, система является лидером в области имитационного моделирования бизнес-процессов. Кроме того, система поддерживает более 40 видов анализа как статического (анализируется структура модели), так и динамического (анализируется модель во время и после имитации).

Возможности сбора и контроля значений показателей позволяют использовать систему не только как систему проектирования, но и как систему исполнения.

При помощи системы IBM WebSphere Business Modeler Publishing Server модели могут быть опубликованы так, что станут доступны команде разработчиков для ознакомления и анализа.

Система легко интегрируется с другими продуктами разработки IBM.

Стоимость одной лицензии на программный продукт IBM WebSphere Business Modeler версииBasic составляет порядка 1 500,00 долларов США, версии Advanced — порядка 11 500,00 долларов США.

Cтоимость лицензии на программный продукт IBM WebSphere Business Modeler Publishing Serverсоставляет порядка 650,00 долларов США.

В стоимость лицензии включена стоимость годовой технической поддержки.

2) CA ERWin Process Modeler — мощный инструмент моделирования, который используется для анализа, документирования и реорганизации сложных бизнес-процессов. Модель, созданная средствами CA ERWin Process Modeler, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности — действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия — от моделей организации работы в маленьких отделах до сложных иерархических структур. При разработке или закупке программного обеспечения модели бизнес-процессов служат прекрасным средством документирования потребностей, помогая обеспечить высокую эффективность инвестиций в IT-технологии.

CA ERWin Process Modeler позволяет разрабатывать бизнес-процессы в популярных нотациях моделирования бизнес-процессов: IDEF0 (рекомендации Госстандарта РФ, федеральный стандарт США), потоков работ IDEF3 (федеральный стандарт США) и потоков данных (DFD). Диаграммы могут разрабатываться с различной степенью детализации.

Система имеет развитую систему встроенной регламентной отчетности. Кроме того, генератор шаблонов Report Template Builder позволяет разрабатывать свои шаблоны отчетов.

Разработанные модели могут быть импортированы в среду имитационного моделирования Arenaдля их анализа в режиме реального времени.

Используя дополнительно системы CA ERWin Model Manager и CA ERWin Model Navigator, организуется совместная работа над моделями.

Система легко интегрируется с системами CA ERwin Data Modeler, CA ERWin Model Manager,Paradigm Plus, Arena.

Кроме того, CA ERWin Process Modeler имеет хорошо документированный API с примерами, демонстрирующими возможность организации работы ваших собственных программных приложений с моделями бизнес-процессов, созданными с помощью CA ERWin Process Modeler.

Стоимость программного продукта CA ERWin Process Modeler составляет от 76000 до 136000 руб. (в зависимости от срока и типа технического сопровождения).

3) Hyperion Performance Scorecard (Oracle) — специализированный программный продукт, позволяющий связать стратегические цели и оперативные задачи компании и организовать комплексный мониторинг процесса реализации стратегии.

Система позволяет определить набор ключевых показателей деятельности, зависимости между стратегическими целями, критическими факторами успеха и конкретными действиями, необходимыми для достижения поставленных целей.

Hyperion Performance Scorecard содержит эффективные средства визуального анализа показателей, позволяющие одновременно сравнивать реальные достижения компании с поставленными целями, лучшими отраслевыми показателями или любыми другими ориентирами, а также контролировать динамику изменения ключевых показателей во времени. Система допускает различные варианты отображения данных и позволяет хранить текстовую информацию, комментарии и файловые приложения так, чтобы информация была доступна в рамках всего предприятия.

Система Hyperion Performance Scorecard позволяет организовать импорт данных из любых внешних систем, включая бухгалтерские системы, ERP–системы и др.

Максимальная стоимость одной лицензии на систему для одного пользователя составляет 700 долларов США. Стоимость технического сопровождения — 154 доллара США.

Российские программные продукты

1) ИНТАЛЕВ: Корпоративный навигатор позволяет осуществить системную оптимизацию и развитие системы управления организацией. Продукт признан и сертифицирован основоположниками системы сбалансированных показателей — компанией Balanced Scorecard Collaborative Inc. (США).

Система предоставляет собой платформу и набор уже готовых комплектов решений управленческих задач, т.е. по сути управленческих шаблонов. Каждый из комплектовпредназначен для решения определенной бизнес-задачи: построения стратегии, разработки финансовой структуры и т.д. Комплекты легко интегрируются между собой, позволяя разработать единую систему управления организации: от стратегии до должностной инструкции отдельного менеджера.

Наличие отдельного модуля Конфигуратор позволяет разрабатывать как собственные комплекты, так и произвольно видоизменить типовые комплекты от «ИНТАЛЕВ» для реализации специфики конкретной организации. Конфигуратор дает высочайший уровень гибкости продукта для моделирования бизнеса и системы управления предприятием.

Продукт ИНТАЛЕВ: Корпоративный навигатор поддерживает представление данных бизнес-модели в различных форматах: справочники, зависимости между данными справочников (возможно определение зависимостей «один ко многим», «один к одному»), удобные диаграммы.

Функционал системы позволяет описывать бизнес-процессы организации и моделировать их выполнение (поддерживаются имитационное моделирование и стоимостной анализ). Также системой поддерживается возможность разработки собственных типов диаграмм.

На основе данных модели средствами системы ИНТАЛЕВ: Корпоративный навигатор возможна разработка регламентных отчетов, которые в дальнейшем могут быть экспортированы в Word,html-документы и использоваться как корпоративные регламенты. Кроме того, предоставляется возможность разработки уникального описания для каждого элемента бизнес-модели.

С помощью веб-модуля возможно предоставление доступа к разработанным моделям всем заинтересованным пользователям. Таким образом, модель системы может быть использована как корпоративный информационный веб-портал с обновлением в режиме реального времени: как только изменяются данные в бизнес-модели продукта, так сразу изменяется отображение данных на веб-портале.

При помощи модуля Безопасность возможна настройка ролевой безопасности для доступа к редактированию и просмотру данных моделей, как внутри продукта, так и в веб-модуле продукта.

Стоимость лицензии на любой комплект для системы ИНТАЛЕВ: Корпоративный навигаторсоставляет 10 000 руб. Стоимость лицензии на модуль Конфигуратор — 48 000 руб., на модульБезопасность — 29 000 руб.

2)Программный комплекс ОРГ-МАСТЕР ПРО предназначен для решения широкого спектра задач бизнес-моделирования.

Программный продукт ОРГ-МАСТЕР позволяет разрабатывать системы целей и показателей, систему бизнес-процессов, финансовую, информационную, организационную структуры и прочее.

При проектировании данные могут быть представлены в виде иерархических справочников, проекций (отражающих взаимосвязи между справочниками), диаграмм. Для бизнес-процессов поддерживается разработка диаграмм в нотациях IDEF, Cross Functional Flowchart, EPC (Event-Driven Process Chain). Возможно построение организационных диаграмм и диаграмм собственного типа.

Разработанные диаграммы могут быть проанализированы с помощью стоимостного анализа, анализа загрузки ресурсов, может быть рассчитано среднее время выполнения процессов.

Система поддерживает возможность сбора и контроля ключевых показателей деятельности.

Все данные, разработанные в модели, могут быть представлены в виде отчетов. Также на основе данных модели могут разрабатываться регламенты и организационно-распорядительные документы.

Все отчеты могут быть выгружены в Word, Excel, html и текстовые файлы.

Штатными средствами системы могут быть определены различные уровни доступа к данным моделей.

Система ОРГ-МАСТЕР интегрирована с программными продуктами Е-МАСТЕР (система управления корпоративной информацией), ТАЙМ-МАСТЕР (система управления бизнес-процессами), РЕСУРС-МАСТЕР (система для планирования, учета и контроля производственных ресурсов предприятия).

Стоимость программного продукта ОРГ-МАСТЕР составляет, в зависимости от версии, от 3000 до 5000 у.е.

В стоимость программного продукта включено годовое техническое сопровождение.

3) Бизнес-инженер является профессиональным инструментальным средством моделирования деятельности предприятия и разработки регламентирующих документов.

Он поддерживает полный цикл проектирования организации: от разработки стратегии, ключевых показателей и бизнес-процессов до анализа и оптимизации оргструктуры, повышения эффективности персонала, проектов, построения системы менеджмента качества, финансов и информационной системы предприятия.

Система позволяет разрабатывать бизнес-модели, а также формировать на их основе аналитические отчеты и регламентирующую документацию по различным направлениям: стратегия, бизнес-процессы, персонал и т.д.

Система позволяет представлять данные в виде диаграмм, справочников, строить матрицы ответственности.

Система интегрирована с продуктами Microsoft Office и, в частности, с графическим редактором Microsoft Visio. Средствами данных систем возможно формировать отчеты (шаблоны отчетов) по объектам моделей.

Стоимость лицензии на программный продукт Бизнес-инженер (версия Профи 2.0) составляет 22 000 руб.

Таким образом, средств для проектирования моделей очень много, каждый из которых имеет свои достоинства и недостатки. Однако наиболее оптимальным из них, по моему мнению, является платформа Aris. Этому выбору есть свои доказательства, которые представлены ниже.

Платформа ARIS Business Perfomance Edition поддерживает полный цикл управления бизнес-процессами: от описания стратегии до контроллинга.

Программные продукты модуля ARIS Design Platform (ARIS Business Architect, ARIS Business Designer, ARIS Business Publisher и прочие) позволяют моделировать, оптимизировать и публиковать бизнес-процессы. Поддерживается проектирование диаграмм бизнес-процессов в таких популярных нотациях, как IDEF, Basic Flowchart, Cross Functional Flowchart, EPC, BPMN,BPEL. Кроме того, поддерживается создание собственных типов диаграмм.

Поддерживается имитационное моделирование. Проводятся стоимостный анализ, анализ загрузки ресурсов, анализ на наличие информационных разрывов в процессе, анализ семантики процесса, анализ процессов, поддерживаемых информационными системами, отчет по критическим точкам процесса.

Программные продукты модуля ARIS Strategy Platform (ARIS BSC, ARIS BSC Portal) позволяют разработать сбалансированную систему показателей, связать ее с организационной и процессной структурой или любой другой информацией о деятельности предприятия.

Программные продукты модуля ARIS Controlling Platform (ARIS Process Performance Manager, ARIS Risk & Compliance Manager) позволяют контролировать выполнение бизнес-процессов и анализировать причины отклонений от плановых показателей, а также проверять разработанные модели процессов на соответствие требованиям стандартов и нормативных актов.

Система позволяет получение большого набора отчетности по разработанным моделям. Все отчеты могут быть выгружены в Word, Exсel, html-файлы, текстовые файлы и т.д.

Штатные возможности системы позволяют организовать многопользовательский доступ к моделям с различным уровнем доступа к данным, построить распределенные базы данных.

Система поддерживает интеграцию с 1C, SAP, Oracle, MS BizTalk Server, DMS (Lotus, Documentum, Web Sphera), Ultimis, а также с другими средствами моделирования и анализа бизнес-процессов — AllFusion, ERStudio, Power Designer, OracleDesigner, Rational Rose и др.

Стоимость одной лицензии на программный продукт составляет 2600 евро.

Техническое сопровождение оплачивается дополнительно и составляет 22% от стоимости продукта + НДС (18%).

В пользу Aris можно сказать то, что в нем сочетаются такие критерии, которые полностью удовлетворяют все требования: возможность многопользовательской работы, способы представления результатов, интерфейс и эргономичность, наличие документации и технической поддержки, требования к аппаратному и программному обеспечению, стоимость.

Однако, не смотря на все перечисленные достоинства, в Aris не представлены такие виды диаграмм как: контекстная диаграмма и диаграмма переходов состояний. Поэтому они были построены в одном из простом и удобном текстовом редакторе Microsoft Word из пакета MS Office.  Это очень удобная программа, работа в которой доступна обычному пользователю. В ней есть все необходимые операции и представлены те возможности, которые позволяют создавать документы, редактировать их, создавать схемы, таблицы и диаграммы быстро и качественно. Именно поэтому я выбрала для построения некоторых диаграмм эту программу.

3.2 Моделирование учёта приобретения материалов подотчетным лицом в розничной торговле

Обычно бывает трудно, а иногда и невозможно проследить за поведением реальных систем в разных условиях или изменить эти системы. Решить данную проблему помогают модели. Построив модель системы, можно многократно возвращаться к начальному её состоянию, а также наблюдать за поведением её в изменяющихся условиях.

Модель (лат. “modulus” – мера) – объект-заместитель объекта-оригинала, обеспечивающий изучение некоторых свойств последнего; упрощенное представление системы для её анализа и предсказания, а также получения качественных и количественных результатов, необходимых для принятия правильного управленческого решения.

При решении конкретной задачи, когда необходимо выявить определённое свойство изучаемого объекта, модель оказывается не только полезным, но и порой единственным инструментом исследования. Один и тот же объект может иметь множество моделей, а разные объекты могут описываться одной моделью.

Единая классификация видов моделей затруднительна в силу многозначности понятия “модель” в науке и технике. Её можно проводить по различным основаниям: по характеру моделей и моделируемых объектов; по сферам приложения и др.

Моделирование – представление объекта моделью для получения информации о нём путём проведения экспериментов с его моделью.

Под термином “моделирование” обычно понимают процесс создания точного описания системы; метод познания, состоящий в создании и исследовании моделей.

Моделирование облегчает изучение объекта с целью его создания, дальнейшего преобразования и развития. Оно используется для исследования существующей системы, когда реальный эксперимент проводить нецелесообразно из-за значительных финансовых и трудовых затрат, а также при необходимости проведения анализа проектируемой системы, т.е. которая ещё физически не существует в данной организации.

В данной работе представлены разнообразные модели, которые отражают информационную систему с разных сторон: диаграмма деятельности, диаграмма вариантов использования, контекстная диаграмма, диаграмма переходов состояний, инфологическая модель и модель Захмана.

В таблице 2 приведена модель Захмана, соответствующая теме «Учет затрат на приобретение материалов подотчетным лицом в розничной торговле». В модели были выделены 4 столбца, 3 из них отвечают на вопросы: Кто? Что? Когда?, а один описывает функции, соответствующие определенному этапу информационной системы.

Кто?

Функции

Что?

Когда?

Руководитель

Секретарь

Подотчетное лицо

Бухгалтер

Поставщик

Проверка документов

Написание Доверенности

Составление расходного кассового ордера

Выдача наличных денежных средств

Приобретение материалов

Получение необходимых документов при приобретении материалов

Составление Авансового отчета

Передача Авансового отчета и других документов в кассу

Проверка предоставленных документов

Составление Приходного (или Расходного) кассового ордера

Приказ

Заявление

Доверенность

Расходный кассовый ордер

Наличные денежные средства

Материалы

Счет-фактура

Авансовый отчет

Чек, товарная накладная и т.д.

Приходный кассовый ордер

Создание приказа о подотчетных лицах

Утверждение приказа

Передача приказа в кассу

Написание Заявления подотчетным лицом

Проверка документов подотчетного лица

Написание Доверенности на подотчетное лицо

Составление расходного кассового ордера

Выдача наличных денежных средств

Приобретение материалов

Получение Счет-фактуры, товарного чека, накладной и т.д.

Составление Авансового отчета

Передача Авансового отчета и других документов в кассу

Проверка предоставленных документов бухгалтером

Составление Приходного (или Расходного) кассового ордера

Таблица 2 - Модель Захмана. Учет затрат на приобретение материалов подотчетным лицом в розничной торговле.

Диаграмма деятельности UML

Создание Информационной Системы – сложный процесс, который можно представить как поэтапный спуск от общей концепции будущей ИС, через понимание ее логической структуры к наиболее детальным моделям, описывающим физическую реализацию. Диаграмма деятельности принадлежит к логической модели.  
Диаграмма вариантов использования дает нам представление, что должна делать Система. На вопрос как мы можем ответить, используя диаграмму активности. То есть, если варианты использования ставят перед системой цель, то диаграмма  деятельности показывает последовательность действий, необходимых для ее достижения.

Деятельность выполняется, только тогда, когда готовы все его «входы», после выполнения, деятельность передает управление и (или) данные на свои «выходы». Саму диаграмму деятельности принято располагать таким образом, чтобы действия следовали слева направо или сверху вниз.

Чтобы указать, где именно находится процесс, используется абстрактная точка «маркер».

Переход маркера осуществляется между узлами. Маркер может не содержать никакой дополнительной информации (пустой маркер) и тогда он называется маркером управления  или же может содержать ссылку на объект или структуру данных, и тогда маркер называется маркером данных.

На диаграмме … представлена диаграмма деятельности по учету затрат на приобретение материалов подотчетным лицом в розничной торговле. Данная диаграмма показывает последовательность действий учета затрат на приобретение материалов подотчетным лицом, начиная от составления Приказа, в котором представлен перечень лиц, которые могут являться подотчетным лицом, до подписания и утверждения Директором предприятия Авансового отчета, подтверждающего приобретение материалов.

Благодаря данной диаграмме можно проследить этапы, совершаемые участниками процесса последовательно, направления этих этапов, а также поведение лиц в том случае, если определенное действие не выполнено, либо отклоняется от желаемого результата.

Рисунок 15 – Диаграмма деятельности

Диаграмма вариантов использования

Диаграммы вариантов использования предназначены для упрощения взаимодействия с будущими пользователями системы, с клиентами, и особенно пригодятся для определения необходимых характеристик системы. Другими словами, диаграммы вариантов использования говорят о том, что система должна делать, не указывая сами применяемые методы.

На диаграммах вариантов использования  изображаются актеры и варианты использования, между которыми существуют отношения.

Вариант использования описывает, с точки зрения действующего лица, группу действий в системе, которые приводят к конкретному результату.
Варианты использования являются описаниями типичных взаимодействий между пользователями системы и самой системой. Они отображают внешний интерфейс системы и указывают форму того, что система должна сделать (именно что, а не как).
При работе с вариантами использования важно помнить несколько простых правил:

  1.  каждый вариант использования относится как минимум к одному действующему лицу,
  2.  каждый вариант использования имеет инициатора,
  3.  каждый вариант использования приводит к соответствующему результату (результату с «бизнес-значением»).

На рисунках 16.1, 16.2, 16.3 представлены диаграммы вариантов использования, которые отражают графическое представление взаимодействия, так называемых, актеров и системой. В качестве актеров данной системы могут выступать два субъекта, один из которых является бухгалтером, а другой – подотчетным лицом (подотчетным лицом – поставщиком, подотчетным лицом – бухгалтером). Каждый из этих актеров взаимодействует с рассматриваемой системой и является ее пользователем, т. е. они оба обращаются к соответствующему сервису "Выдать денежные средства» («Приобрести материалы», «Отчет перед кассой»). Далее этот вариант использования уточняется более детально на 4-5 вариантов использования, выделяя в качестве отдельных серверов проверку подотчетного лица на задолженность, составление расчетного кассового ордера, выписку доверенности и получение расписки, например.

Рисунок 16.1 – Диаграмма вариантов использования

Рисунок 16.2 – Диаграмма вариантов использования

Рисунок 16.2 – Диаграмма вариантов использования

Диаграмма иерархии функций BFD

BFD – диаграмма бизнес-функций (функциональные спецификации), позволяющая представить общую структуру ИС, отражающую взаимосвязь различных задач (процедур) в процессе получения требуемых результатов. Основными объектами этих диаграмм являются:

  1.  Функция – некоторое действие ИС, необходимое для решения экономической задачи;
  2.  Декомпозиция функций – разбиение функций на множество подфункций;

Рисунок 17 – Диаграмма иерархии функций

Диаграмма переходов состояний

Диаграммы переходов состояний (ДПС) моделируют поведение системы во времени в зависимости от происшедших событий (нажатая клавиша, дата отчетного периода и т.д.). Такие диаграммы позволяют осуществить декомпозицию управляющих процессов, происходящих в системе, и описать отношение между управляющими потоками. С помощью ДПС можно моделировать последующее функционирование системы исходя из предыдущих и текущих состояний.

Моделируемая система в текущий момент времени находится только в одном состоянии из всего множества состояний. В течение времени она может изменить свое состояние и тем самым перейти в следующее состояние из заданного множества состояний. Для перехода в состояние нужно какое-либо особое условие – условие перехода. Оно может быть информационным (условие появления информации) или временным.

Состояние – рассматривается как устойчивое значение некоторого свойства в течение определенного времени. Находясь в текущем состоянии, необходимо знать о предыдущих состояниях, чтобы определить условие перехода в последующее состояние.

На диаграммах 18.1 и 18.2 представлены диаграммы переходов состояний для задачи автоматизации документов, которые являются основными при учете затрат на приобретение материалов подотчетным лицом – Расходный (приходный) кассовый ордер и Авансовый отчет.

Расходный (приходный) кассовый ордер

Рисунок 18.1 - Расходный (приходный) кассовый ордер

Авансовый отчет

Рисунок 18.2 – Авансовый отчет

Инфологические модели

Процесс разработки информационно-логической модели предметной области (далее – ИЛМ) является творческим и трудно поддается

формализации. Для построения ИЛМ необходимо знание предметной

области, ее семантики, понимание логических взаимосвязей ее информации. С другой стороны, необходимо опираться на теоретические основы моделей данных, поддерживаемых в СУБД.

При проектировании базы данных могут использоваться два подхода. При первом подходе сначала устанавливаются основные задачи,

для решения которых строится база, и потребности задач в данных.

Строго в соответствии с потребностями выявляются информационные

объекты, из которых должна состоять БД. При втором подходе изучается предметная область, производится анализ её данных  и устанавливаются типовые объекты предметной области. Возможно сочетание обоих подходов. При разработке ИЛМ в соответствии с первым подходом сначала осуществляется выявление форм документов – источников, содержащих необходимых данные. Данные в документах представлены в виде реквизитов. Далее могут быть установлены функциональные зависимости реквизитов, которые используются для выделения нормализованных информационных объектов. Последующее определение структурных связей между объектами позволяет закончить построение информационно-логической модели (ИЛМ).

Построение информационно-логической модели разделяется на два основных этапа – выделение информационных объектов и определение связей между ними.

При проектировании БД применяются понятия “Сущность” и

“Информационный объект”. Сущность – это реальный объект, процесс, явление или событие, информация о котором должна сохраняться и быть доступна. Сущность – понятие семантическое. Это то, что является источником информации, например, цех, поставка товара, сотрудник, документ или его часть и т.д.

Информационный объект (ИнО) является информационным описанием некоторой сущности. Информация об ИнО представляется совокупностью экземпляров записей данных. Информационные объекты и

логические связи между ними в БД могут быть изображены в виде схемы, которая представляет собой, по существу, графическое отображение логической концептуальной модели БД. В соответствии со швед-ской терминологией такая схема называется информационно-

логической моделью БД предметной области (ИЛМ ПО). Выделение информационных объектов ПрО, отвечающих требованиям нормализации, может производиться на основе различных под-

ходов, требующих разных трудозатрат и имеющих различную степень

формализации действий.

Интуитивный подход к выделению информационных объектов

предполагает непосредственное выявление реальных объектов, а также

других сущностей предметной области и определение их реквизитов.

Последующая проверка выполнения требований нормализации обычно

показывает необходимость в уточнении реквизитного состава информационных объектов. Кроме того, получаемая при этом информационно-логическая модель, как правило, требует дальнейших преобразований, вчастности, преобразования транзитивных зависимостей реквизитов и

связей объектов типа “М : M” к связям типа “1: М”. При таком подходе,

если отсутствует достаточный опыт, возможны существенные ошибки.

Ниже рассматриваются формальные правила, позволяющие на основе несложного анализа функциональных взаимосвязей реквизитов

сразу выделять информационные объекты, отвечающие требованиям

третьей нормальной формы (3НФ) и соответственно строить ИЛМ.

В результате анализа предметной области должен быть выявлен

состав форм документов и их реквизитов, подлежащих хранению в базе

данных. Для выделения ИнО надо произвести семантический анализ и

выявить функциональные зависимости реквизитов.

В результате анализа предметной области должен быть выявлен

состав форм документов и их реквизитов, подлежащих хранению в базе

данных, и определены ограничения предметной области. Для минимизации возможных ошибок целесообразно семантический анализ производить по каждой из форм документов в отдельности. Это связано с тем,

что форма документа уже отображает структуру данных, так как любой

документ объединяет логически взаимосвязанные реквизиты. Как правило, в качестве аргументов выступают ключевые реквизиты.

Ключом в документе является подмножество, состоящее из одного

или нескольких реквизитов документа, предназначенное для идентификации отдельного документа в целом или группы реквизитов в нём.

Ключ документа позволяет выделить документ из множества других

подобных документов, а ключ строки документа – строку из множества

строк в его табличной части. Очевидно, что ключевым называется рек-

визит, входящий в состав ключа. Ключ, состоящий из одного реквизита,

называется простым, а из нескольких реквизитов – составным. В ряде

случаев ключом может нескольких подмножеств ключевых реквизитов

документа. Такие подмножества называются возможными,

потенциальными или альтернативными ключами. Ключ, выбранный из

множества альтернативных в качестве ключа ИнО, называется

выделенным ключом.

Совокупность всех ИнО одного типа в заданной ПрО образует

множество ИнО, элементы которого называются экземплярами ИнО.

При выбор ключа из альтернативных следует руководствоваться:

- ограничениями предметной области,

- минимизацией объёма внешней памяти, занимаемой базой

данных,

- использованием ключа в СУБД при решении задач

пользователей.

Совокупность всех значений ключа ИнО образует множество, в

котором не должно быть повторяющихся значений. В качестве ключа

ИнО, образованного из справочного документа, может быть использовано наименование или код номенклатуры1. Наименования всегда используются в документах, и их следует применять в экранных формах

документов и отчётах приложений СУБД.

Использование наименования в качестве ключа ИнО имеет следующие недостатки:

- наименования могут иметь повторяющиеся значения, напри-

мер, ФИО студента или работающего;

- они имеют большой размер (занимают много места во внешней

памяти);

- не позволяют производить отбор данных из базы данных в соответствии с заданными значениями классификационных при-

знаков.

Использование кодов номенклатуры в качестве ключа лишено перечисленных выше недостатков ключей-наименований:

- коды не имеют повторяющихся значений;

- они существенно короче наименований;

- коды позволяют производить отбор данных из базы данных в

соответствии с заданными значениями классификационных

признаков, в том числе в соответствии со значением части ко-

да.

Из сказанного выше следует, что в качестве ключа следует использовать коды номенклатуры, а не их наименования. Если код номенклатуры отсутствует в документе, то его следует ввести в ИнО, соответствующий этому документу, для использования кода в качестве

ключа.

Один и тот же реквизит в разных ИнО объектах может быть ключевым и не ключевым (описательным). Замена наименования номенклатуры её кодом целесообразна и в том случае, если этот реквизит не

ключевой, т.к. в этом случае он будет занимать меньше места на машинном носителе.

Счёт-фактура

Поставщик

Поставщик

Адрес

Телефон

ИНН

ПСТ

АДРПСТ

ТЕЛПСТ

ИННПСТ

Таблица 3.1 - Поставщик

Счет-фактура

№ Счет-фактуры

Дата выписки счет-фактуры

НДС

Наименование товара

Единица измерения

Количество

Цена

№ СФ

ДАТА

НДС

НАИМТ

ЕИ

КОЛ

ЦЕНА

Таблица 3.2 – Счет-фактура

База данных ведется у покупателя

Функциональные зависимости:

ИННПСТ -> {ПСТ, АДРПСТ, ТЕЛПСТ}

{№ СФ, ИННПСТ} -> {ДАТА, НДС}

КОДТ -> {НАИМТ, ЕИ}

{№ СФ, ИННПСТ, КОДТ} -> {КОЛ, ЦЕНА}

Графическое изображение

Документ

Наименование реквизита

Обозначение реквизита

Функциональная зависимость

Счет-фактура

№ Счет-фактуры

Дата выписки счет-фактуры

НДС

ИНН поставщика

Поставщик

Адрес поставщика

Телефон поставщика

Код  товара

Наименование товара

Единица измерения

Количество

Цена

№ СФ

ДАТА

НДС

ИННПСТ

ПСТ

АДРПСТ

ТЕЛПСТ
КОДТ
НАИМТ
ЕИ
КОЛ
ЦЕНА

Таблица 3.3 – Графическое изображение Счет-фактуры

Функциональная зависимость

Название ИнО

Имя ИнО

Семантика ИнО

ИННПСТ -> {ПСТ, АДРПСТ, ТЕЛПСТ}

Поставщик

ПСТ

Общие сведения о поставщике

{№ СФ, ИННПСТ} -> {ДАТА, НДС}

Счет-фактура

СФ

Сведения о покупке товара по счет-фактуре

КОДТ -> {НАИМТ, ЕИ}

Товар

ТОВАР

Справочные сведения о товаре

{№ СФ, ИННПСТ, КОДТ} -> {КОЛ, ЦЕНА}

Покупка

ПОК

Общие сведения о документе

Таблица 3.4 – Функциональная зависимость

Связываемые ИнО

Связываемые ИнО

Общие реквизиты

Счет-фактура - Поставщик

ИННПСТ

Товар – Покупка

КОДТ

Счет-фактура - Покупка

№ СФ

Таблица 3.5 - Связываемые ИнО

Счет-фактура

Поставщик

Товар

Покупка

Счет-фактура

Покупка

Связи: М:1, М:1, 1:М соответственно

Товар

Поставщик

Покупка

Сет-фактура

КОДТ

НАИМТ

ЕИ

ИННПСТ

ПСТ

АДРПСТ

ТЕЛПСТ

№ СФ

ИННПСТ
КОДТ

КОЛ

ЦЕНА

№ СФ

ИННПСТ

ДАТА
НДС

Поставщик

 

Счет-фактура

Товар

Покупка




Расходный кассовый ордер

Поставщик

Организация

ИНН

ОРГ

ИННОРГ

Таблица 4.1 - Поставщик

Расходный кассовый ордер

№ Расходного кассового ордера

Дата выписки РКО

НДС

Сумма

№ РКО

ДАТА

НДС

СУМ

Таблица 4.2 - Расходный кассовый ордер

База данных ведется у покупателя

Функциональные зависимости:

ИННОРГ -> {ОРГ }

{№ РКО, ИННОРГ} -> {ДАТА, СУМ}

Графическое изображение

Документ

Наименование реквизита

Обозначение реквизита

Функциональная зависимость

Расходный кассовый ордер

№ Расходного кассового ордера

Дата выписки РКО

НДС

Сумма

Организация

Расходный кассовый ордер

ИНН организации

№ РКО

ДАТА

НДС

СУМ

ОРГ

РКО

ИННОРГ

Таблица 4.3 - Графическое изображение РКО

Функциональная зависимость

Название ИнО

Имя ИнО

Семантика ИнО

ИННОРГ -> {ОРГ }

Организация

ОРГ

Общие сведения о поставщике

{№ РКО, ИННПСТ} -> {ДАТА, СУМ}

Расходный кассовый ордер

ПКО

Сведения о выдаче денег по РКО

Таблица 4.4 - Функциональная зависимость

Связываемые ИнО

Связываемые ИнО

Общие реквизиты

Расходный кассовый ордер - Организация

ИННОРГ

Таблица 4.5 - Связываемые ИнО

Ниже представлена информационно-логическая модель (ИЛМ),

отображённая в графическом виде в соответствии с выявленными

связями.

РКО

Организация

Связи: М:1

РКО

Организация

№ РКО

ДАТА

СУМ

ИННОРГ

ИННОРГ

Расходный кассовый ордер

Организация

Авансовый отчет

Организация

Наименование организации

ИНН

НОРГ

ИННОРГ

Таблица 5.1 - Организация

Авансовый отчет

№ Авансового отчета

Дата выписки авансового отчета

Наименование расходов

Номер расходов

Сумма расходов

№ АО

ДАТА

НАИМР

НОМР

СУМ

Таблица 5.2 – Авансовый отчет

База данных ведется у покупателя

Функциональные зависимости:

ИННОРГ -> {НОРГ}

{№ АО, ИННОРГ} -> {ДАТА}

{№ АО, ИННОРГ, НОРГ} -> {НАИМР, СУМ}

Графическое изображение

Документ

Наименование реквизита

Обозначение реквизита

Функциональная зависимость

Авансовый отчет

Наименование организации

ИНН организации

№ Авансового отчета

Дата выписки Авансового отчета

Наименование расходов

Номер расходов

Сумма расходов

НОРГ

ИННОРГ

№ АО

ДАТА

НАИМР

НОМР

СУМ

Таблица 5.3 – Графическое изображение АО

Функциональная зависимость

Название ИнО

Имя ИнО

Семантика ИнО

ИННОРГ -> {НОРГ}

Организация

ОРГ

Общие сведения о оргнизации

{№ АО, ИННОРГ} -> {ДАТА}

Авансовый отчет

АО

Сведения о покупке товара по Авансовому отчету

{№ АО, ИННОРГ, НОРГ} -> {НАИМР, СУМ}

Расходы

НАИМР

Справочные сведения о расходах

Таблица 5.4 - Функциональная зависимость АО

Связываемые ИнО

Связываемые ИнО

Общие реквизиты

Организация – Авансовый отчет

ИННОРГ

Организация- расходы

ИННОРГ, № АО

Авансовый отчет - расходы

№ АО

Таблица 5.5 - Связываемые ИнО

Ниже представлена информационно-логическая модель (ИЛМ),

отображённая в графическом виде в соответствии с выявленными

связями.

Авансовый отчет

Организация

Расходы

Организация

Расходы

Авансовый отчет

Связи: М:1, М:1, М:1 соответственно

Авансовый отчет

Организация

Расходы

ИННОРГ

№ АО

ДАТА

ИННОРГ

ОРГ

№ АО

ИННОРГ
НАИМР

НОМР

СУМ

Организация

 

Авансовый отчет

Расходы



Доверенность

Организация

Организация

Адрес

ИНН

ОРГ

АДРОРГ

ИННОРГ

Таблица 6.1 - Организация

Получатель

Ф.И.О

Паспорт

Дата выдачи

Срок действия доверенности

ФИО

ПРТ

ДАТАВ

СРД

Таблица 6.2 - Получатель

Доверенность

№ доверенности

Код товара

Наименование товара

Единица измерения

Количество

№ ДВ

КОДТ

НАИМТ

ЕИ

КОЛ

Таблица 6.3 - Доверенность

База данных ведется у покупателя

Функциональные зависимости:

ИННОРГ -> {ОРГ, АДРОРГ}

{№ ДВ, ПРТ} -> {ФИО, ДАТАВ, СРД }

КОДТ -> {НАИМТ, ЕИ, КОЛ}

{№ДВ, ИННОРГ} -> {КОЛ}

Графическое изображение

Документ

Наименование реквизита

Обозначение реквизита

Функциональная зависимость

Доверенность

№ Доверенности

Дата выписки доверенности

ИНН организации

Код товара

Количество

Наименование товара

Единица измерения

Паспорт

Ф.И.О

Срок действия доверенности

№ ДВ

ДАТАВ

ИННОРГ

КОДТ

КОЛ

НАИМТ

ЕИ

ПРТ

ФИО

СРД

Таблица 6.4 – Графическое изображение

Функциональная зависимость

Название ИнО

Имя ИнО

Семантика ИнО

ИННОРГ -> {ОРГ, АДРОРГ}

Организация

ОРГ

Общие сведения о поставщике

{№ ДВ, ПРТ} -> {ФИО, ДАТАВ, СРД }

Получатель

ПОЛ

Сведения о покупке товара по счет-фактуре

КОДТ -> {НАИМТ, ЕИ, КОЛ}

Товар

ТОВАР

Справочные сведения о товаре

{№ДВ, ИННОРГ} -> {КОЛ}

Доверенность

ДВ

Общие сведения о документе

Таблица 6.5 – Функциональная зависимость

Связываемые ИнО

Связываемые ИнО

Общие реквизиты

Организация - Доверенность

ИННОРГ

Получатель - Доверенность

№ ДВ

Таблица 6.6 - Связываемые ИнО

Ниже представлена информационно-логическая модель (ИЛМ),

отображённая в графическом виде в соответствии с выявленными

связями.

ДВ

ОРГ

ДВ

ПОЛ

Связи: М:1, М:1, соответственно

Доверенность

Организация

Получатель

№ ДВ

ИННОРГ

КОЛ

ИННОРГ

ОРГ

АДРОРГ

№ДВ

ПРТ

ФИО

ДАТАВ

СРД

Получатель

 

Доверенность

Организация



Товарный чек

Организация

Адрес

ИНН

ОРГ

АДРОРГ

ИННОРГ

Таблица 7.1 - Организация

Товарный чек

№ Товарного чека

Дата выписки

Код товара

Наименование товара

Единица измерения

Количество

Цена

№ ТЧ

ДАТА

КОДТ

НАИМТ

ЕИ

КОЛ

ЦЕНА

Таблица 7.2 –Товарный чек

Функциональные зависимости:

ИННОРГ -> {ОРГ, АДРОРГ}

{№ ТЧ, ИННОРГ} -> {ДАТА}

КОДТ -> {НАИМТ, ЕИ}

{№ ТЧ, ИННОРГ, КОДТ} -> {КОЛ, ЦЕНА}

Графическое изображение

Документ

Наименование реквизита

Обозначение реквизита

Функциональная зависимость

Товарный чек

№ Товарного чека

Дата выписки товарного чека

ИНН организации

Адрес организации

Код  товара

Наименование товара

Единица измерения

Количество

Цена

Организация

№ ТЧ

ДАТА

ИННОРГ

АДРОРГ

КОДТ

НАИМТ

ЕИ
КОЛ

ЦЕНА

ОРГ

Таблица 7.3 – Графическое изображение товарного чека

Функциональная зависимость

Название ИнО

Имя ИнО

Семантика ИнО

ИННОРГ -> {ОРГ, АДРОРГ}

Поставщик

ПСТ

Общие сведения о поставщике

{№ ТЧ, ИННОРГ} -> {ДАТА}

Покупка

ПОК

Сведения о покупке товара

КОДТ -> {НАИМТ, ЕИ}

Товар

ТОВАР

Справочные сведения о товаре

{№ ТЧ, ИННОРГ, КОДТ} -> {КОЛ, ЦЕНА}

Товарный чек

ТЧ

Общие сведения о товарном чеке

Таблица 7.4 – Функциональная зависимость

Связываемые ИнО

Связываемые ИнО

Общие реквизиты

Поставщик - Покупка

ИННОРГ

Покупка – Товарный чек

№ ТЧ

Товар – Товарный чек

КОДТ

Поставщик – Товарный чек

ИННОРГ

Таблица 7.5 - Связываемые ИнО

Ниже представлена информационно-логическая модель (ИЛМ),

отображённая в графическом виде в соответствии с выявленными

связями.

Поставщик

Покупка

Покупка

Товарный чек

Товар

Товарный чек

Поставщик

Товарный чек

Связи: 1:М, М:1, М:1, 1:М, соответственно

Товар

Поставщик

Покупка

Товарный чек

КОДТ

НАИМТ

ЕИ

ИННОРГ

ОРГ

АДРОРГ

№ ТЧ

ИННОРГ
ДАТА

№ ТЧ

ИННОРГ

КОДТ

КОЛ

ЦЕНА

Покупка

 

Поставщик

Товар

Товарный чек



Контекстная диаграмма (DFD)

Диаграммы потоков данных (DFD) являются основным средством моделирования функциональных требований к проектируемой системе. С их помощью эти требования представляются в виде иерархии функциональных компонентов (процессов), связанных потоками данных. Главная цель такого представления - продемонстрировать, как каждый процесс преобразует свои входные данные в выходные, а также выявить отношения между этими процессами. Диаграммы потоков данных известны давно. В фольклоре упоминается пример использования DFD для реорганизации переполненного клерками офиса, относящийся к 20-м гг. осуществлявший реорганизацию консультант обозначил кружком каждого клерка, а стрелкой - каждый документ, передаваемый между ними. Используя такую диаграмму, он предложил схему реорганизации, в соответствии с которой два клерка, обменивающихся множеством документов, были посажены рядом, а клерки с малым взаимодействием были посажены на большом расстоянии друг от друга. Так появилась первая модель, представляющая собой потоковую диаграмму - предвестника DFD. Для построения DFD традиционно используются две различные нотации, соответствующие методам Йордана и Гейна - Сэрсона. Эти нотации незначительно отличаются друг от друга графическим изображением символов. Далее при построении будет использоваться нотация Гейна - Сэрсона. В соответствии с данными методами модель системы определяется как иерархия диаграмм потоков данных, описывающих асинхронный процесс преобразования информации от ее ввода в систему до выдачи пользователю. Диаграммы верхних уровней иерархии (контекстные диаграммы) определяют основные процессы или подсистемы с внешними входами и выходами. Они детализируются при помощи диаграмм нижнего уровня. Такая декомпозиция продолжается, создавая многоуровневую иерархию диаграмм, до тех пор, пока не будет достигнут уровень декомпозиции, на котором процессы становятся элементарными и детализировать их далее невозможно. Источники информации (внешние сущности) порождают информационные потоки (потоки данных), переносящие информацию к подсистемам или процессам. Те, в свою очередь, преобразуют информацию и порождают новые потоки, которые переносят информацию к другим процессам или подсистемам, накопителям данных или внешним сущностям - потребителям информации.

Главная цель построения иерархии DFD заключается в том, чтобы сделать требования к системе ясными и понятными на каждом уровне детализации, а также разбить эти требования на части с точно определенными отношениями между ними. Для достижения этого целесообразно пользоваться следующими рекомендациями:

· Размещать на каждой диаграмме от 3 до 6-7 процессов. Верхняя граница соответствует человеческим возможностям одновременного восприятия и понимания структуры сложной системы с множеством внутренних связей, нижняя граница выбрана по соображениям здравого смысла: нет необходимости детализировать процесс диаграммой, содержащей всего один или два процесса.

· Не загромождать диаграммы не существенными на данном уровне деталями.

· Декомпозицию потоков данных осуществлять параллельно с декомпозицией процессов. Эти две работы должны выполняться одновременно, а не после завершения другой.

· Выбирать ясные, отражающие суть дела имена процессов и потоков, при этом стараться не использовать аббревиатуры.

Первым шагом при построении иерархии DFD является построение контекстных диаграмм. Обычно при проектировании относительно простых систем строится единственная контекстная диаграмма со звездообразной топологией, в центре которой находится так называемый главный процесс, соединенный с приемниками и источниками информации, посредством которых с системой взаимодействуют пользователи и другие внешние системы. Перед построением контекстной DFD необходимо проанализировать внешние события (внешние сущности), оказывающие влияние на функционирование системы. Количество потоков на контекстной диаграмме должно быть по возможности небольшим, поскольку каждый из них может быть в дальнейшем разбит на несколько потоков на следующих уровнях диаграммы. После построения контекстных диаграмм полученную модель следует проверить на полноту исходных данных об объектах системы и изолированность объектов (отсутствие связей с другими объектами).

Ниже представлены контекстные диаграммы этапов учета затрат на приобретение материалов подотчетным лицом.

Рисунок 19.1 - Назначение работника подотчетным лицом

Рисунок 19.2 - Выдача наличных денежных средств подотчетному лицу

Рисунок 19.3 - Приобретение материалов и отчет перед кассой

3 Характеристика системы

Любая информационная система имеет сложную структуру, понять которую бывает очень трудно. Именно для этого создается архитектура той или иной ИС, представляющая собой совокупность диаграмм, моделей и схем, описывающих эту систему. В частности, ИС по учету затрат на приобретение материалов подотчетным лицом в розничной торговле на первый взгляд кажется сложным и не понятным процессом. Чтобы разобраться в нем, достаточно посмотреть на диаграммы и модели, представленные в данной курсовой работе.

Весь процесс начинается не с подотчетного лица, а с руководителя предприятия, который выбирает сотрудника, будущее подотчетное лицо, создает приказ о подотчетных лицах, утверждает его и передает секретарю. Секретарь, в свою очередь, передает приказ бухгалтеру. Он, получая приказ, проверяет сотрудника на прошлые задолженности. И в отсутствие последних, составляется доверенность на имя сотрудника и расходный кассовый ордер на получение наличных денежных средств.

На основании доверенности подотчетное лицо приобретает материалы у поставщика, получая от него товарный чек, накладную, счет-фактуру и прочие документы, подтверждающие покупку нужных материалов. Следующим этапом является составление Авансового отчета, который сдается в кассу совместно с другими подтверждающими приобретение материалов документами. Вместе с документами в кассу сдается и остаток денежных средств, если такой имеется. Бывает так, что подотчетному лицу их не хватает и ему приходится тратить свои наличные средства, которые ему потом возмещает предприятие. Не менее важным  является последний этап – подтверждение авансового отчета. Суть этого этапа заключается в проверке отчета бухгалтером и утверждении его руководителем предприятия.

Заключение

В данной курсовой работе изучена информационная система по учету затрат на приобретение материалов подотчетным лицом в розничной торговле, определены документы, участники процесса, информационные и материальные потоки между ними. Выбран метод и способ построения данной системы, а именно, диаграммы и способ их реализации. Все эти данные дали полное и точное представление об этом процессе.

В ходе курсовой работы были выполнены поставленные задачи. Мы

  1.  Научились работать с автоматизированными документами;
  2.  Определили методику построения архитектуры информационных систем;
  3.  Выявили наиболее оптимальное средство построения модели;
  4.  Построили модели, на основании которых определили характеристику ИС.

В заключении можно отметить, что основной задачей при создании ИТ-архитектуры является отражение взаимосвязи бизнеса и ИТ  через документирование, совершенствование и стандартизацию бизнес-процессов.

 

  


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

33929. Методы прогнозирования разновидность математических методов прогнозирования, позволяющих построить динамические ряды на перспективу 12.01 KB
  Методы прогнозирования разновидность математических методов прогнозирования позволяющих построить динамические ряды на перспективу. Статистические методы прогнозирования охватывают разработку изучение и применение современных математикостатистических методов прогнозирования на основе объективных данных в том числе непараметрических методов наименьших квадратов с оцениванием точности прогноза адаптивных методов методов авторегрессии и других; развитие теории и практики вероятностностатистического моделирования экспертных методов...
33930. Индексы 13.21 KB
  За базу сравнения могут приниматься плановые показатели если необходимо использовать индексы как показатели выполнения плана По степени охвата элементов явления индексы делят на индивидуальные и общие сводные. Индивидуальные индексы i это индексы которые характеризуют изменение только одного элемента совокупности. Если индексы охватывают только часть явления то их называют групповыми. В зависимости от способа изучения общие индексы могут быть построены или как агрегатные от лат.
33931. Индивидуальные индексы 11.05 KB
  Индивидуальные индексы характеризуют изменения отдельных единиц элементов статистической совокупности.Для определения индекса надо произвести сопоставление не менее двух величин отражающих изменения индексируемого показателя признака. Например при изучении изменения физического объема продукции в качестве индексируемой величины выступают данные об объеме количестве продукции в натуральных измерениях; при изучении изменения цен индексируемой величиной является цена единицы товара и т.
33932. Агрегатные индексы 18.04 KB
  Агрегатные индексы Агрегатный индекс общий индекс полученный путем сопоставления итогов выражающих величину сложного явления в отчетном и базисном периодах при помощи соизмерителей. Веса среднего арифметического и среднего гармонического индексов должны определяться исходя из соблюдения условия этого тождества. При исчислении среднего арифметического индекса объема продукции должно выполняться следующее условие: iFf=q1p0q0p0 В векторной символике средний арифметический индекс объема будет иметь вид: Jq=ip0q0p0q0=HqP0Q0 где Нq вектор...
33933. Индексы Пааше, Ласпейреса, Фишера. Их практическое применение 36.76 KB
  Этот индекс был построен по среднеарифметической формуле без применения какойлибо системы взвешивания. В XIX веке при построении индексов цен в основном по агрегатной или соответствующей ей среднеарифметической формуле статистики начинают использовать систему взвешивания. Более широкое практическое применение находят две другие их формы: в формуле Ласпейреса – средняя арифметическая форма в формуле Пааше – средняя гармоническая которые отражены в табл. Она устанавливает изменение цен при предположении что количества товаров неизменны...
33934. Средние индексы 11.06 KB
  Средние экономические показатели статистические показатели определяемые как средние за несколько лет по ряду экономических объектов или по всей совокупности производителей и потребителей. Следует иметь в виду что средние объемы производства доходы и расходы населения средняя заработная плата определяются как средневзвешенные по всем производственным объектам лицам и семьям работникам потребителям.
33935. Понятие статистической связи, ее виды и формы 14.3 KB
  При функциональной связи определенному значению факторного признака соответствует определенное же значение результативного признака. При статистической связи каждому значению факторного признака Х соответствует множество значений результативного признака Y причем не известно заранее какое именно. Корреляционной является статистическая связь между признаками при которой изменение значений независимой переменной Х приводит к закономерному изменению математического ожидания случайной величины Y....
33936. Методы выявления корреляционной связи. Корреляционно-регрессионный анализ 12.84 KB
  Основные статистические методы выявления наличия корреляционной связи: Сопоставление параллельных рядов – метод когда ряд значений факторного признака х построенный в порядке возрастания сопоставляют с рядом соответствующих значений результативного признака у и таким образом прослеживают их взаимосвязь. Графический метод позволяет выявить наличие связи между двумя признаками с помощью поля корреляции. Установив наличие связи между признаками переходят к корреляционнорегрессионному анализу.