84039

Экспертиза ценности документов и их хранение (оперативное и архивное) в ИОГВ Пермского края

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам при подготовке дел к передаче в архив организации. Функции и права ЭК организация работы определяются положениями которые утверждаются руководителями после согласования с ГКУ ГАПК . ЭК организует проведение экспертизы ценности и работу по ежегодному отбору документов для хранения и к уничтожению осуществляет контроль за ее проведением осуществляет...

Русский

2015-03-17

40.4 KB

1 чел.

Экспертиза ценности документов и их хранение (оперативное и архивное) в ИОГВ Пермского края.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив организации.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации губернатора Пермского края, аппарате Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края создаются постоянно действующие экспертные комиссии (далее - ЭК) из числа наиболее квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих сотрудников организации с обязательным включением в состав ЭК лиц, ответственных за работу с документами и архивом.

Функции и права ЭК, организация работы определяются положениями, которые утверждаются руководителями после согласования с ГКУ "ГАПК".

ЭК организует проведение экспертизы ценности и работу по ежегодному отбору документов для хранения и к уничтожению, осуществляет контроль за ее проведением, осуществляет рассмотрение проектов номенклатур дел, проектов годовых разделов сводных описей дел (описей дел) постоянного хранения и по личному составу, рассмотрение проектов сводных актов (актов) о выделении дел с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно лицами, ответственными за работу с документами, совместно со специалистами подразделений и под непосредственным методическим руководством лица, ответственного за архив.

При проведении экспертизы ценности производится отбор документов и дел:

постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения - для передачи в архив подразделения;

временного (до 10 лет) хранения и с отметкой "До минования надобности" - для дальнейшего хранения в структурных подразделениях по месту формирования;

с истекшими сроками хранения - для выделения к уничтожению.

Отбор документов постоянного хранения, временного хранения с отметкой "ЭК" проводится на основании номенклатуры дел на соответствующий календарный год с обязательным полистным просмотром дел, а также на основании перечней документов с указанием сроков их хранения. При полистном просмотре из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры и неоформленные копии документов, черновики, не относящиеся к вопросу документы временного срока хранения.

Не допускается проведение отбора дел для хранения или к уничтожению на основании только заголовков дел.

По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях составляются по установленным формам описи дел подразделений и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Сводный акт (или акт) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на основе актов структурных подразделений согласно после подготовки сводной описи (или описи) дел постоянного хранения за этот же период.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например: дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2005 году, могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2009 г.; с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2011 г.

Сводный акт (или акт) и годовой раздел сводной описи дел (или описи дел) рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Сводный акт (или акт) утверждается руководителем только после утверждения ЭПК сводной описи (или описи) дел постоянного хранения за соответствующий период. Включенные в акт документы уничтожаются централизованно в соответствии с установленным порядком. Использование вышеназванных документов для хозяйственных нужд запрещается.

Не допускается уничтожение документов с истекшими сроками хранения непосредственно в структурных подразделениях администрации губернатора Пермского края, аппарата Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти.

Организация оперативного хранения документов

С момента заведения и до передачи на архивное хранение или уничтожение дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и лица, ответственные за работу с документами, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения находятся в структурных подразделениях для практического использования в течение делопроизводственного года (кроме личных дел государственных служащих). В начале следующего делопроизводственного года передаются на архивное хранение.

Дела временного (до 10 лет) хранения находятся в структурных подразделениях до истечения срока их хранения и последующего уничтожения в соответствии с установленным порядком.

Дела хранятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этих целей помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. На полках шкафов дела располагаются по годам, в порядке номеров по номенклатуре дел слева направо и сверху вниз, на корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается в отдельном деле или на внутренней стороне дверок шкафа.

Хранение дел в столах у специалистов не допускается.

Выдача дел для работы другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения на срок не более одного месяца под расписку. На выданное дело составляется карта-заместитель дела. По истечении месячного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается.

Изъятие документов и выдача документов из дел постоянного хранения не разрешаются. В исключительных случаях изъятие документов может производиться налоговыми органами, органами дознания, предварительного следствия, прокуратурой на основании постановлений этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации. Изъятие документов производится с ведома руководителя и в присутствии должностных лиц, у которых проводится изъятие, с обязательным оформлением протокола, акта об изъятии подлинников документов, копии которых вручаются под расписку соответствующему должностному лицу. В деле обязательно оставляются заверенные копии изъятых документов и акт о причинах выдачи подлинника.

Выдача (в некоторых случаях) дел сторонним организациям осуществляется на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего делопроизводственную службу, с оформлением актов.

Выдача дел или изъятие документов должны осуществляться с ведома и под контролем делопроизводственной службы (лица, ответственного за работу с документами) с оформлением соответствующих отметок в учетных документах.

Для хранения документов государственной части архивного фонда Пермского края и временного (свыше 10 лет) хранения, имеющих практическое значение, а также по личному составу для их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение в администрации губернатора Пермского края, аппарате Правительства Пермского края, исполнительных органах государственной власти Пермского края образуется архив организации. Руководителем организации назначается лицо, ответственное за архив.

Подготовка документов к передаче на архивное хранение включает работу делопроизводственной службы (лиц, ответственных за работу с документами) и лиц, ответственных за работу с документами в структурных подразделениях, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Подготовка документов к передаче на архивное хранение осуществляется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.

Подготовка и передача документов на архивное хранение

В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел; по графику, составленному архивом (лицом, ответственным за архив).

Сформированные и обработанные дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив по истечении делопроизводственного года.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат, хранятся в подразделениях (по месту их формирования) и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В период подготовки дел к передаче на архивное хранение лицом, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность их формирования и оформления; соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел специалисты подразделений обязаны устранить.

Прием в архив организации каждого дела производится лицом, ответственным за архив, в присутствии лиц, ответственных за работу с документами в подразделении, или специалистов подразделений с отметкой о наличии дел в обоих экземплярах описи дел. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, проставляются подписи лиц, передавших и принявших дела.

В случае обнаружения утраты подразделением (специалистом) дел, числящихся по номенклатуре, принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов, подразделением (специалистом) составляется справка о причинах отсутствия дел за подписью руководителя подразделения. Справка вместе с описью дел передается в архив.

Лица, виновные в утрате дел, привлекаются к ответственности.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за работу с документами, в период проведения ликвидационных мероприятий осуществляет формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и их передачу в архив организации независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

При ликвидации или реорганизации исполнительного органа государственной власти Пермского края вопросы передачи документов постоянного хранения и по личному составу решаются с Агентством по делам архивов Пермского края. До решения вопроса о передаче документы должны быть сформированы в дела, оформлены и описаны в соответствии с правилами.

Хранение и учет архивных документов, создание к ним научно-справочного аппарата, их использование, подготовка к передаче на государственное хранение осуществляются в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов.

По истечении предельных сроков хранения в архиве организации документы постоянного хранения подлежат передаче в ГКУ "ГАПК".

Прием дел на государственное хранение проводится поединично по описям дел, оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

64697. Попроцессный метод учета затрат и калькулирования 216 KB
  Наибольший удельный вес во всех расходах предприятий занимают затраты на производство продукции. Совокупность производственных затрат показывает во что обходится предприятию изготовление выпускаемой продукции...
64698. Статистические методы анализа доходов от основных операций банка 1.75 MB
  К числу основных показателей денежных вкладов относятся: средний размер вклада оборачиваемость вкладного рубля эффективность вкладных операций. Его рассчитывают делением суммы остатка вкладов на количество лицевых счетов вкладов.
64700. Пути снижения издержек производства и реализации продукции на примере предприятия ОАО «Хлебокомбинат» г. Обнинск 771.5 KB
  Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что учет затрат – важнейший инструмент управления предприятием. Знание затрат на производство, анализ этих затрат позволяет гибко регулировать производственный процесс.
64701. Совершенствование методики учета затрат и калькулирования себестоимости продукции 123 KB
  Теоретические и методологические основы калькулирования себестоимости продукции. Калькулирование себестоимости продукции роль калькулирования в управлении производством. Принципы калькулирования себестоимости продукции.
64702. Учет нематериальных активов 2.04 MB
  Кроме того, к нематериальным активам могут относиться организационные расходы (расходы, связанные с образованием юридического лица, признанные в соответствии с учредительными документами вкладом участников (учредителей) в уставный (складочный) капитал), а также деловая репутация организации.
64703. РАСХОДЫ НА ФИНАНСИРОВАНИЕ БЮДЖЕТНЫХ ИНВЕСТИЦИЙ 495 KB
  Целью данной работы является рассмотрение и изучение проблем и возможностей улучшения формирования расходов на финансирование бюджетных инвестиций. Задачи исследования: изучить теоретические основы бюджетных инвестиций; – изучить формы государственного финансирования экономики...
64704. Доходах и расходах государственного бюджета 852.5 KB
  Понятие государственного бюджета понятие расхода и дохода государственного бюджета. Так в практической части данной работе рассматривается влияние доходов государственного бюджета на расходы государственного бюджета.