84048

Документооборот: понятие, функции, составные части. Объем документооборота, способы его учета

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

Документооборот организации это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Характеристикой документооборота является его объем под которым понимается количество документов поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов а также вести их поиск. Наряду с организацией документооборота в понятие организация работы с документами входит хранение документов и их использование в...

Русский

2015-03-17

40.09 KB

24 чел.

Документооборот: понятие, функции, составные части. Объем документооборота, способы его учета.

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы

• исходящие (отправляемые) документы;

• внутренние документы.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Одна из важнейших функций в организации работы с документами – это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.

Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

документирование деятельности;

организация работы с официальными документами.

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

• прием и первичная обработка документов;

• предварительное рассмотрение и распределение документов;

• регистрация;

• контроль за исполнением;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов и отправка.

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

Учет объема документооборота организуется для установления:

загрузки организации (учреждения), его подразделений и службы документационного обеспечения управления;

потребности организации (учреждения) организационной и электронно-вычислительной технике.

При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий. 

 


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

28608. Программа на языке Паскаль 15.13 KB
  Заголовок программы содержит имя программы например: Program PRIM; Описания могут включать в себя: раздел подключаемых библиотек модулей; раздел описания меток; раздел описания констант; раздел описания типов; раздел описания переменных; раздел описания процедур и функций. Раздел описания модулей определяется служебным словом USES и содержит имена подключаемых модулей библиотек как входящих в состав системы Turbo Pascal так и написанных пользователем. Раздел описания модулей должен быть первым среди разделов описаний. Все метки...
28611. Правила языка Паскаль 11.97 KB
  Прервать зациклившуюся программу может либо оператор нажав CtrlC либо аварийный останов самой программы в случае переполнения переменной деления на ноль и т. На языке Pascal структура цикла Пока записывается следующим образом:While условие Do оператор ; Правда лаконично Порусски можно прочитать так: Пока истинно условие выполнять оператор . Здесь так же как в формате условного оператора подразумевается выполнение только одного оператора. Если необходимо выполнить несколько действий то может быть использован составной оператор.
28612. Компьютер 15.78 KB
  Их вытеснил термин компьютер или ПК персональный компьютер. С момента своего изобретения и до настоящего времени компьютер был и остается вычислителем точнее машиной для вычислений. Все современные компьютерные технологии включая видео звук графику текст основаны на математических действиях сложении вычитании умножении делении. Таким образом все процессы происходящие в компьютере являются вычислительными.
28613. События, обрабатываемые формой 16.6 KB
  В этом случае создается объектнаследник того компонента который должен обрабатывать событие и специальный методобработчик этого события. Форма получает событие OnActivate при ее активизации. Форма получает это событие перед закрытием формы которое может наступить либо при вызове метода Close либо при выборе команды Close из системного меню. Это событие может наступить либо при вызове метода Close либо при выборе команды Close из системного меню.
28614. Архитектура фон Неймана 15.3 KB
  von Neumann architecture широко известный принцип совместного хранения программ и данных в памятикомпьютера. Всё изменила идея хранения компьютерных программ в общей памяти. Принцип однородности памяти. Программы и данные хранятся в одной и той же памяти.
28615. Структурные типы данных (массивы, записи, множества) 21.26 KB
  Массив - это структура данных, доступ к элементам которой осуществляется по номеру (илииндексу). Все элементы массива имеют одинаковый тип.
28616. Подпрограмма 21.26 KB
  Функции Другой вид подпрограммыфункцияоформляется аналогично процедуре. Отличительные особенности функции: она имеет только один результат выполнения но может иметь несколько входных параметров; результат обозначается именем функции и передаётся в основную программу. Функция оформляется в следующем виде: Function имя функции формальные параметры: тип: тип значения функции; Var . Вызов функции можно делать непосредственно внутри выражения.