84048

Документооборот: понятие, функции, составные части. Объем документооборота, способы его учета

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Характеристикой документооборота является его объем под которым понимается количество документов поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов а также вести их поиск. Наряду с организацией документооборота в понятие организация работы с документами входит хранение документов и их использование в...

Русский

2015-03-17

40.09 KB

18 чел.

Документооборот: понятие, функции, составные части. Объем документооборота, способы его учета.

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы

• исходящие (отправляемые) документы;

• внутренние документы.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Одна из важнейших функций в организации работы с документами – это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.

Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

документирование деятельности;

организация работы с официальными документами.

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

• прием и первичная обработка документов;

• предварительное рассмотрение и распределение документов;

• регистрация;

• контроль за исполнением;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов и отправка.

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

Учет объема документооборота организуется для установления:

загрузки организации (учреждения), его подразделений и службы документационного обеспечения управления;

потребности организации (учреждения) организационной и электронно-вычислительной технике.

При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий. 

 


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

82781. Жанровые разновидности и особенности музыки моего народа. Песенные жанры 2.63 MB
  Цель: научить различать особенности песенного жанра; ориентировать учащихся на духовное развитие средствами музыкального искусства; активизировать музыкальное мышление; формировать способности к разным видам музыкальной творческой деятельности и к овладению элементарных практических умений и навыков.
82782. Прикметник як частина мови. Прикметники-синоніми. Прикметники-антоніми. Пряме та переносне значення прикметників 60 KB
  Мета: закріпити в учнів поняття про прикметник як частину мови, про його роль в мовленні; збагачувати мовлення учнів прикметниками із синонімічними та антонімічними значеннями; вчити вживати їх у прямому та переносному значенні; виховувати любов до рідної мови та бажання вивчати її.
82783. Повторення і закріплення вивченого про іменник 94.5 KB
  Поле чудес дзиґа конверти із завданнями символи для оцінювання грамота таблиці на дошку. На змодельованому Полі чудес лежать конверти із завданнями біля позначених номерівдзиґа для визначення завдань. Діти по черзі вибиратимуть завдання для команд виконувати будуть всі разом відповідати...
82784. Знаходження значень виразів на сумісні дії першого ступеня. Задачі з буквеними даними 287 KB
  Мета: Закріплювати вміння учнів виконувати дії додавання і віднімання над багатоцифровими числами. Формувати обчислювальні навички, потребу в навчанні. Навчати узагальнених прийомів розв’язування задач. Ознайомити учнів з навчальним закладами і професіями.
82785. Особливості соціально-психологічної адаптації людей похилого віку до умов стаціонарних установ 951 KB
  Мета роботи – теоретично обґрунтувати та дослідити питання соціально – психологічної адаптації людей похилого віку до умов стаціонарних установ. Завдання роботи: Описати функціонування стаціонарних установ в контексті надання соціальних послуг та організацією побуту людям похилого віку...
82786. Прибыль и ее использование на предприятии на примере ООО «Объединение» 748.5 KB
  Целью выпускной квалификационной работы является понятие и анализ прибыли, ее распределение и пути ее роста, а также разработка мероприятий по увеличению прибыли на предприятии. Задачи для достижения данной цели реализуются следующие: изучить понятие и виды прибыли; распределение и использование прибыли...
82787. Организация продаж с целью повышения эффективности сети магазинов «Пятёрочка» в городе Кунгуре 95.33 KB
  Для достижения цели в работе решены следующие задачи: определить и обобщить особенности торговли приемы современных продаж размещения товаров и качественного обслуживания; провести анализ организационно-экономического состояния торгового предприятия оценить размещение товаров устройство...
82788. Учет и аудит заемных средств на примере DaCar ООО «ЭйБиСи – Авто» 212.78 KB
  В настоящее время трудно представить себе современную, успешно развивающуюся организацию, которая бы не использовала заемные средства, занимающие особое место в жизни современного общества. Вопросы и проблемы аудита и учета долговых средств и обязательств находятся в постоянном совершенствовании и доработке.
82789. Политические репрессии в Казахстане в I половине XX века 1.57 MB
  Обоснование актуальности темы: Обретение Казахстаном независимости открыла широкие возможности для изучения целого ряда проблем ранее не доступных для исследователей. Советская история находилась под прессом партии, которая стремилась представить всю мировую историю как постоянное и чуть неосознанное...