84048

Документооборот: понятие, функции, составные части. Объем документооборота, способы его учета

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

Документооборот организации это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Характеристикой документооборота является его объем под которым понимается количество документов поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов а также вести их поиск. Наряду с организацией документооборота в понятие организация работы с документами входит хранение документов и их использование в...

Русский

2015-03-17

40.09 KB

25 чел.

Документооборот: понятие, функции, составные части. Объем документооборота, способы его учета.

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы

• исходящие (отправляемые) документы;

• внутренние документы.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Одна из важнейших функций в организации работы с документами – это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.

Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

документирование деятельности;

организация работы с официальными документами.

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

• прием и первичная обработка документов;

• предварительное рассмотрение и распределение документов;

• регистрация;

• контроль за исполнением;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов и отправка.

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

Учет объема документооборота организуется для установления:

загрузки организации (учреждения), его подразделений и службы документационного обеспечения управления;

потребности организации (учреждения) организационной и электронно-вычислительной технике.

При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий. 

 


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

5662. Математические модели вибрации 181.54 KB
  Математические модели вибрации. Цель: провести исследование нескольких возможных моделей вибрации. Постановка задачи: на основе теоретических знаний создать нескольких возможных моделей вибрации. 1. Параметры вибрации и единицы измерений Вибрация, к...
5663. Японская кухня. Изучение традиций и особенностей японской кухни 217.5 KB
  Объектом исследования курсовой работы является японская кухня. Целью работы является: изучение традиций и особенностей японской кухни, Технологический процесс приготовления блюд, специфику кухонной утвари, способы подготовки продуктов...
5664. Проектирование автовокзала в городе Санкт-Петербург 133 KB
  Объемно планировочное решение здания Проектируемое здание – автовокзал в городе Санкт-Петербурге. Размеры здания в плане: Здание двухэтажное, из кирпича, бескаркасное. Высота этажа - 3,3 метра. На первом этаже расположен...
5665. Проектирование Дворца культуры на 300 человек в городе Новосибирск 118.5 KB
  Исходные данные Объект проектирования - Дворец культуры на 300 человек Район строительства - Новосибирск Глубина сезонного промерзания грунта - 2250 мм Зона влажности - нормальная Конструкция...
5666. Расчет электростанции теплохода Лагода 390.5 KB
  Данные электростанции теплохода проект №112 название головного судна Ладога Расчет производится табличным методом, исходя из того, что СЭС должна полностью обеспечивать электроэнергией все установленные на судне приемники при всех режимах работы. Ро...
5667. Культурология в системе наук. Шпаргалка 239.5 KB
  Предмет культурологии. Культурология в системе гуманитарного знания. Культурология - наука о наиболее общих закономерностях развития культуры, о множественности развития различных культур. Предмет - культура, взятая как целостное явлени...
5668. Бизнес-планирование. Комбинированный урок 44 KB
  Бизнес-планирование Предмет: технология Класс: Цели занятия: Ознакомление с сущностью бизнес-планирования 2. Выступить с докладами и выслушать доклады других по темам: Роль бизнес-планирования в организации ПД, Специфика бизнес-планир...
5669. Языки программирования. Курс лекций 316 KB
  Программа курса Языки программирования Основные понятия языков программирования: данные, операции и связывание. ОД(объект данных) - переменные, константы - абстрактное место, где могут храниться данные. Виды связывания: 1)...
5670. Будівельні матеріали. Загальні технічні властивості будівельних матеріалів 164.85 KB
  Вступ Ця дисципліна вивчає будівельні матеріали і вироби, їх значення для розвитку будівництва та підвищення ефективності капіталовкладень. Приділяється увага питанням класифікації будівельних матеріалів, їх складу і структури, корозії матеріалів, е...