84048

Документооборот: понятие, функции, составные части. Объем документооборота, способы его учета

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Характеристикой документооборота является его объем под которым понимается количество документов поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов а также вести их поиск. Наряду с организацией документооборота в понятие организация работы с документами входит хранение документов и их использование в...

Русский

2015-03-17

40.09 KB

18 чел.

Документооборот: понятие, функции, составные части. Объем документооборота, способы его учета.

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы

• исходящие (отправляемые) документы;

• внутренние документы.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Одна из важнейших функций в организации работы с документами – это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.

Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

документирование деятельности;

организация работы с официальными документами.

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

• прием и первичная обработка документов;

• предварительное рассмотрение и распределение документов;

• регистрация;

• контроль за исполнением;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов и отправка.

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

Учет объема документооборота организуется для установления:

загрузки организации (учреждения), его подразделений и службы документационного обеспечения управления;

потребности организации (учреждения) организационной и электронно-вычислительной технике.

При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий. 

 


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

23956. ЭСХИЛ (Aischylos) 23.06 KB
  Эсхил принимал участие в персидских войнах сражался при Марафоне где погиб его брат Кинагир и Саламином; возможно и при Платеях. Эсхил одержал всего 13 прижизненных побед и 15 посмертных что было возможно лишь потому что в виде исключения его пьесы были допущены к повторным постановкам. падает первое путешествие Эсхила на Сицилию ко двору тирана Сиракуз Гиерона I где он написал пьесу в честь только что основанной дорической колонии Этны Этна или Этнеянки Aitnai или Aitnaiai и заново поставил Персов.
23957. Эсхил (525-456гг до н.э.) 14.51 KB
  Э был глубоко религ чел он верил в могущ богов и в их вмеш в жизнь людей. В ранний период ТВва боги всегда жестокие коварн мстит они завлекают чел в сети беды. Наряду с этим чел у Э достат самостоят: он сам приним реш но и сам за него отвечает несет ответ. У Э если сам чел ни в чем не согреш он страдать не будет.
23959. УСТРОЙСТВО ТЕАТРА И СТРОЕНИЕ ТРАГЕДИИ 19.48 KB
  Почти все трагедии начинались с _пролога_ в котором обычно содержалась завязка действия. За пародом следовали _эписодии_ диалогические части трагедии в которых главная роль отводилась актерам а от хора выступали корифей или отдельные хоревты. Заключительная часть трагедии когда хор с песней удалялся с орхестры называлась _эксод_.
23960. Трилогия Эсхила «Орестея». «Агамемнон» 16.74 KB
  Трилогия Эсхила Орестея. Агамемнон В основу этой траг положен миф о царе Атрее его сыне Агамемноне и внуке Оресте. Хор призерает Эгисфа осыпает бранью и пресказ что вернется сын Агамемнона Орест с чужбины и отомстит за смерть отца. Эсхил Орестея.
23963. АНТИГОНА 15.78 KB
  История Антигоны примыкает непосредственно к мифу о братоубийственной вражде Этеокла и Полиника излагаемому в античных источниках более или менее единообразно. 928931 поставленных через 20 лет после Антигоны . Наряду с этим сохранилось свидетельство Павсания позволяющее предположить наличие фиванского варианта в котором особо выделялась роль Антигоны IX 25 2. Никаких санкций по адресу Антигоны согласно Павсанию не последовало поскольку жестокость победителей не заходила в Греции так далеко чтобы не...