84048

Документооборот: понятие, функции, составные части. Объем документооборота, способы его учета

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

Документооборот организации это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Характеристикой документооборота является его объем под которым понимается количество документов поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов а также вести их поиск. Наряду с организацией документооборота в понятие организация работы с документами входит хранение документов и их использование в...

Русский

2015-03-17

40.09 KB

36 чел.

Документооборот: понятие, функции, составные части. Объем документооборота, способы его учета.

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы

• исходящие (отправляемые) документы;

• внутренние документы.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Одна из важнейших функций в организации работы с документами – это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.

Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

документирование деятельности;

организация работы с официальными документами.

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

• прием и первичная обработка документов;

• предварительное рассмотрение и распределение документов;

• регистрация;

• контроль за исполнением;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов и отправка.

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

Учет объема документооборота организуется для установления:

загрузки организации (учреждения), его подразделений и службы документационного обеспечения управления;

потребности организации (учреждения) организационной и электронно-вычислительной технике.

При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий. 

 


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

41385. Базы данных TSQL (курсоры) 95.5 KB
  Курсор: область памяти сервера предназначенная для хранения и обработки результата selectзапроса и характеризующаяся атрибутами. Типы курсоров: динамические статические ключевые. Динамический курсор: изменения данных отображаются в динамике.
41386. Базы данных TSQL процедуры и функции 116 KB
  Пример создания и вызова простейшей процедуры Системная встроенная функция ROWCONT Код возврата процедуры возможен только числовой Функция ROW_NUMBER OVER WITH Передача параметров входные выходные по умолчанию Процедуры в MS SQL Studio LTER PROCEDURE DROP PROCEDURE sp_renme Функции: встроенные математические строковые работа с датами и пр. Пользовательские функции: скалярные возвращает одно значение нельзя timestmp cursor text ntext imge tble inline одна команда SELECT возврат...
41387. Базы данных TSQL триггеры 100 KB
  Триггер: DMLтриггеры DDLтриггеры. DMLтриггеры: создаются для таблицы или представления. DMLтриггеры: реагируют на события INSERT DELETE UPDTE.
41388. Базы данных. Архитектура базы данных Microsoft SQL Server 519.5 KB
  Системные базы данных mster: информация системного уровня: параметры настройки о других базах данных о файлах базы данных учетные записи и др. msdb: для планирования работы заданий; model: шаблон базы данных; tempdb:временные объекты таблицы процедуры курсоры. База данных содержит файлы трех типов: первичные файлы данных: это один файл метаинформация расположение других файлов имя .
41389. Базы данных. Копирование и восстановление баз данных MS SQL Server 204.5 KB
  Потери данных возможны по следующим причинам: неисправность аппаратного обеспечения; ошибки в системном программном обеспечении; ошибки в пользовательском программном обеспечении; ошибки системного администратора; некорректная работа пользователей DROP LTER UPDTE DELETE; аварийные ситуации пожар наводнение и пр. Администратор должен разработать стратегию восстановления данных. В основе любой стратегии восстановления данных лежит создание резервных копий базы данных.
41390. Базы данных Snаpshot. Snаpshot: моментальный снимок базы данных 72.5 KB
  Snpshot: предназначен для хранения архивных данных Пример Аудит: мероприятия операции направленные на отслеживание изменений базы данных кто когда как.
41391. Базы данных. Основы SQL. Реляционная база данных 120 KB
  SQL Structured Query Lnguge: 1970гг впервые разработан IBM для System R назывался SEQUEL; первый стандарт NSI SQL 1986г; первая коммерческая СУБД поддерживающая SQL была Orcle V2 на машинах VX. SQL 92: SQL 2 ISO 9075 SQL 99: SQL 3 объектноориентированные возможности. SQL 2003 SQL 2006 SQL 2009: XML.
41392. Базы данных SQL. Создание таблиц. 138.5 KB
  Заполнение таблиц Секция WHERE SELECT DELETE UPDTE Ограничение ссылочной целостности CONSTRINT SELECT ORDER BY SELECT TOP SELECT DISTINCT WHERE BEWEEN WHERE IS NULL WHERE NOT WHERE LIKE GROUP BY.