84053

Понятие, перечень и правила расположения реквизитов документа

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Эмблема предприятия – это символическое графическое изображение. Часто в качестве эмблемы используется товарный знак предприятия. Могут применяться, если они зарегистрированы и имеется официальное разрешение на их использование. Эмблема не воспроизводится при помещении на бланках гербов Российской Федерации или субъекта Российской Федерации.

Русский

2015-03-17

42.09 KB

1 чел.

Понятие, перечень и правила расположения реквизитов документа.

Реквизит документа – элемент оформления документа.

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации. Изображается только в случаях, предусмотренных действующим законодательством (бланки министерств, ведомств, органов государственной власти).

02 - герб субъекта Российской Федерации. Помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государства – Российская Федерация.

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Эмблема предприятия – это символическое графическое изображение. Часто в качестве эмблемы используется товарный знак предприятия. Могут применяться, если они зарегистрированы и имеется официальное разрешение на их использование. Эмблема не воспроизводится при помещении на бланках гербов Российской Федерации или субъекта Российской Федерации.

04 - код организации. Код организации имеют все зарегистрированные предприятия, его проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код является своеобразным подтверждением правомочности организации или предприятия – составителя документа.

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 - код формы документа. Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 - наименование организации. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

09 - справочные данные об организации. Включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). В соответствии со сложившейся практикой адрес, номер телефонов, факсов, банковские реквизиты можно располагать на нижнем поле бланка. Реквизиты 08 и 09 являются взаимоисключающими, последний используется только для писем.

10 - наименование вида документа (для деловых писем не используется) должно быть определено уставом (положением об организации) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

11 - дата документа. Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Год в дате оформляется четырьмя цифрами.

12 - регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 - ссылка на регистрационный номер и дату инициативного документа при составлении ответного.

14 - место составления или издания документа. Используют в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.

15 - адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения (указываются в именительном падеже), должностные или физические лица.

16 - гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения

17 - резолюция. Выполняется на документе руководителем предприятия или руководителем структурного подразделения. В состав резолюции включаются: фамилии исполнителей (возможно указание их должностей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата.

18 - заголовок к тексту - краткое содержание документа. Обязателен для всех документов, за исключением кратких документов (сопроводительные письма и др.). В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится.

19 - отметка о контроле исполнения документа. Оформляется буквой «К», словом или штампом «Контроль» цветными чернилами или мастикой. Место расположения реквизита – верхняя правая часть документа.

20 - текст документа - речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи. Является основным реквизитом любого делового документа. Составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

21 - отметка о наличии приложения, названного в тексте.

22 - подпись руководителя. В состав реквизита «Подпись» входят:

  1.  наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);
  2.  личная подпись;
  3.  расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

23 - гриф согласования документа. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

24 - визы согласования документа. Включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего. Если подлинник документа остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны листа подлинника. Если подлинник документа отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, при необходимости, полистное визирование документа и его приложений.

25 - печать - заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами.

26 - отметка о заверении копии. Ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

27 - отметка об исполнителе. Включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Включает ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29 - отметка о поступлении документа в организацию. Содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30 - идентификатор электронной копии документа - отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

 


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

71296. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В РАСПРЕДЕЛЕННЫХ СИСТЕМАХ 205.07 KB
  Необходимо также иметь динамичные способы обращения к информации способы поиска данных в заданные временные интервалы чтобы реализовывать сложную математическую и логическую обработку данных. Принцип централизованной обработки данных рис.1 не отвечал высоким требованиям к надежности процесса...
71297. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В РАЗЛИЧНЫХ ОБЛАСТЯХ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 82.34 KB
  Возможности использования новых информационных технологий в системах организационного управления Современные информационные технологии определяются как непрерывные процессы обработки хранения передачи и отображения информации направленные на эффективное использование информационных ресурсов...
71298. Модели информационных процессов передачи, обработки, накопления данных. Обобщенная схема технологического процесса обработки информации 116.27 KB
  Таким образом важнейшая функция любой системы управления получение информации выполнение процедур по ее обработке с помощью заданных алгоритмов и программ формирование на основе полученных сведений управленческих решений определяющих дальнейшее поведение системы.
71299. ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ 161.62 KB
  Традиционные ИТ существовали в условиях централизованной обработки данных до периода массового использования ПЭВМ. По степени охвата информационными технологиями задач управления выделяют: электронную обработку данных автоматизацию функций управления поддержку принятия решений...
71300. ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ ТЕХНОЛОГИИ 30.48 KB
  Цель информационной технологии производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия. Практическое приложение методов и средств обработки данных может быть различным поэтому целесообразно выделить глобальную базовые и конкретные информационные технологии.
71301. Специализированные кредитно-финансовые институты 19.25 KB
  Межбанковские объединения образуются с целью координации действий повышения эффективности операций и защиты профессиональных интересов участников разработки этических норм и правил взаимоотношений между банковскими учреждениями банками и клиентами.
71302. Цифровые устройства 209 KB
  Связь потенциального логического элемента с предыдущим и последующими узлами в системе осуществляется непосредственно без применения реактивных компонентов. С этой точки зрения в частности и следует понимать действие сигнала на входе логического элемента имеющего...
71303. Генераторы линейно-изменяющегося напряжения (ГЛИН) 180.5 KB
  Устройство сравнения аналоговых сигналов компаратор выполняет функцию сравнения либо двух входных сигналов между собой либо одного входного сигнала с некоторым наперед заданным эталонным уровнем. Первый случай характерен для использования в качестве схемы сравнения операционного усилителя...
71304. Психология судебного процесса 212 KB
  В формировании убеждения можно выделить следующие этапы: предварительное изучение материалов у головного дела с целью решения вопроса о предании обвиняемого суду; планирование судебного разбирательства и выдвижение судебных версий; проверка материалов предварительного следствия...