84054

Особенность и роль делового письма в системе управленческих документов. Виды деловых писем

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

По тематическому признаку: Коммерческие используются при подготовке к заключению коммерческой сделки а также при выполнении условий договоров: оферта письмопредложение заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки; письмозапрос обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку как правило без указания условий сделки либо уточнить какойто вопрос при осуществлении сделки; рекламация письмопретензия претензии к стороне сделки которая нарушила принятые на себя по договору...

Русский

2015-03-17

40.32 KB

1 чел.

Особенность и роль делового письма в системе управленческих документов. Виды деловых писем.

Деловая переписка - основное официальное средство общения между организациями, организациями и частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели - побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

Понятие "деловая переписка" объединяет разные виды документов: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки и т.д.

Самый распространенный вид деловой переписки - деловые (служебные) письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются. Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма. Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на правила, относящиеся к форме документа, т.е. правила оформления, и на требования к содержанию.

Принято выделять следующие виды деловых писем.

По тематическому признаку:

Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров:

  1.  оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
  2.  письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
  3.  рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений:

  1.  благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
  2.  гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
  3.  информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
  4.  письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
  5.  письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
  6.  письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
  7.  письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
  8.  письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
  9.  письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
  10.  сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

По функциональному признаку:

  1.  письма-ответы – ответы на инициативные письма;
  2.  инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью;
  3.  письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);
  4.  письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя:

  1.  циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно;
  2.  обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку:

  1.  одноаспектные – рассматривают один вопрос;
  2.  многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре:

  1.  регламентированные – составляются по определенному установленному образцу;
  2.  нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме отправления:

  1.  конвертные – отправленные с помощью почты в конверте;
  2.  электронные – отправленные в электронном виде на e-mail;
  3.  факсовые – отправленные по факсу

 


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

73472. Автоматизация инженерных задач 258.5 KB
  Многие инженерные задачи требуют решения системы линейных алгебраических уравнений СЛАУ. Для решения инженерных задач на ЭВМ с использованием численных методов чаще всего применяются готовые программы обеспечения например MthCD MS Excel и другие.
73473. Социально-профессиональный портрет и квалификационные характеристики российского среднего класса: региональный аспект 255.5 KB
  Теоретико-методологические основы изучения социально-профессиональных и квалификационных характеристик российского среднего класса. Понятие среднего класса в социологической традиции. Профессиональные характеристики российского среднего класса: анализ эмпирических данных.
73474. Анализ опыта Ирландии в управлении жилищным сектором 247.5 KB
  Целью исследования является анализ опыта Ирландии в управлении жилищной сферой на предмет возможности его применения в России. Также мною самостоятельно были введены термины помогающие понять особенности жилищного сектора Ирландии но отсутствующие в практике российского законодательства.
73475. Особенности социально-психологической адаптации детей с особенностями психофизического развития в группе интегрированного обучения и воспитания 238.23 KB
  Актуальность работы состоит в том, что проблема социально-психологической адаптации детей с ОПФР в условиях интеграции остается практически неразработанной. До сих пор специально не изучалось, как происходит включение ребенка в новую действительность...
73476. Кругообіг води. Вплив антропогенної діяльності та урбанізації на водні ресурси 238 KB
  На землі вода існує в трьох агрегатних станах: рідкому, твердому та газоподібному. Без води неможливе існування живих організмів. У будь-якому організмі вода є середовищем, у якому відбуваються хімічні реакції, без яких не можуть жити живі організми.
73477. ДИКТАТУРА ЦЕЗАРЯ 232 KB
  Большой интерес и значение для оценки личности Цезаря представляет его биография, написанная Плутархом. Плутарх – грек из Херонеи, родившийся в середине I века. Он занимал видное положение при Траяне и Адриане и был чрезвычайно образованным и плодовитым писателем.
73478. Проектирование базы данных ортопедического отделения больницы 231.5 KB
  Необходимо создать базу данных, которая включает в себя информацию об ортопедическом отделении больницы. В базу должны входить несколько таблиц: список операционных больных, в котором отображается вся информация о пациентах; список медперсонала, в котором отображается вся информация...
73479. SWOT – анализ OOO Эллис (Homequeen) 230.5 KB
  Чтобы проанализировать предприятие, нужно выбрать верный способ анализа. Так, чтобы при его помощи можно было бы проанализировать и внутреннею, и внешнею среды. Так же нужно оценить возможности выбранного предприятия, чтобы четко понимать, на что оно способно, и какие у него есть перспективы.
73480. ОСОБЕННОСТИ ХИМИЧЕСКИХ СВОЙСТВ АТОМАРНОГО КИСЛОРОДА И ВОДОРОДА 229.5 KB
  В этой работе представлены некоторые особенности химических свойств атомарного водорода и кислорода. Химия этих элементов довольно интересна и разнообразна. Особенности химических свойств объясняются строением этих атомов.