84054

Особенность и роль делового письма в системе управленческих документов. Виды деловых писем

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

По тематическому признаку: Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки а также при выполнении условий договоров: оферта письмопредложение – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки; письмозапрос обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку как правило без указания условий сделки либо уточнить какойто вопрос при осуществлении сделки; рекламация письмопретензия претензии к стороне сделки которая нарушила принятые на себя по договору...

Русский

2015-03-17

40.32 KB

0 чел.

Особенность и роль делового письма в системе управленческих документов. Виды деловых писем.

Деловая переписка - основное официальное средство общения между организациями, организациями и частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели - побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

Понятие "деловая переписка" объединяет разные виды документов: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки и т.д.

Самый распространенный вид деловой переписки - деловые (служебные) письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются. Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма. Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на правила, относящиеся к форме документа, т.е. правила оформления, и на требования к содержанию.

Принято выделять следующие виды деловых писем.

По тематическому признаку:

Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров:

  1.  оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
  2.  письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
  3.  рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений:

  1.  благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
  2.  гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
  3.  информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
  4.  письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
  5.  письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
  6.  письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
  7.  письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
  8.  письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
  9.  письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
  10.  сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

По функциональному признаку:

  1.  письма-ответы – ответы на инициативные письма;
  2.  инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью;
  3.  письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);
  4.  письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя:

  1.  циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно;
  2.  обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку:

  1.  одноаспектные – рассматривают один вопрос;
  2.  многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре:

  1.  регламентированные – составляются по определенному установленному образцу;
  2.  нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме отправления:

  1.  конвертные – отправленные с помощью почты в конверте;
  2.  электронные – отправленные в электронном виде на e-mail;
  3.  факсовые – отправленные по факсу

 


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

79815. Источники финансирования учреждений культуры в современных условиях (на примере Муниципального бюджетного учреждения культуры «Березовский районный центр досуга и народного творчества» и Муниципального казенного учреждения «Березовская межпоселенческая це 687 KB
  Выявить тенденции бюджетного финансирования сферы культуры на федеральном уровне и их особенности на региональном в условиях децентрализации бюджетных полномочий и новых методов финансирования; охарактеризовать особенности механизма финансового обеспечения бюджетных и казенных учреждений культуры Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (ХМАО - Югры); определить перспективы модернизации системы финансирования сферы культуры...
79816. Психологічні особливості попередження фрустрації у підлітковому віці 756 KB
  Підліткова фрустрація – це негативний психологічний стан у дитини, обумовлений неможливістю розв’язати специфічні завдання вікового розвитку. Причиною може бути неможливість оволодіти бажаним предметом, заборона зі сторони дорослих на виконання певних дій. Наявність таких рис характеру, як агресивність, збудливість, пасивність, суїцидальні думки є наслідком наявності фрустрації у підлітка.
79817. Устройство для наладки, разработки и управления различными устройствами: усилителя мощности звуковой частоты, бегущей строкой, внешней панелью 877 KB
  Современный научно-технический прогресс невозможен без радиоэлектронной аппаратуры (РЭА), которая широко используется как при планировании и управлении производством, так и в автоматизации производственных процессов и в научных исследованиях. Технологии изготовления РЭА постоянно совершенствуются. В развитии радиоэлектронной аппаратуры можно выделить несколько этапов, характеризующих технологии и принципы изготовления РЭА.
79819. Пути совершенствования политики привлечения кредитных ресурсов в ЗАО «Пассаж «ОКТЯБРЬСКОЕ ПОЛЕ» 147.5 KB
  Организация, использующая только собственный капитал, имеет наивысшую финансовую устойчивость, но ограничивает темпы своего развития, поскольку не может обеспечить формирование необходимого дополнительного объема активов в периоды благоприятной конъюнктуры рынка и не использует финансовые возможности прироста прибыли на вложенный капитал. Поэтому организациям очень важно привлекать заемный капитал.
79823. Разработка программного обеспечения контроллера камер со сверхмалым временем экспозиции 681 KB
  В данной дипломной работе было разработано программное обеспечение отладочной платы контроллера видеокамер НПК «Видеоскан», реализующее функции начальной загрузки и сборки компонентов ядра операционной системы для обработки изображений в режиме реального времени.