84054

Особенность и роль делового письма в системе управленческих документов. Виды деловых писем

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

По тематическому признаку: Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки а также при выполнении условий договоров: оферта письмопредложение – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки; письмозапрос обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку как правило без указания условий сделки либо уточнить какойто вопрос при осуществлении сделки; рекламация письмопретензия претензии к стороне сделки которая нарушила принятые на себя по договору...

Русский

2015-03-17

40.32 KB

0 чел.

Особенность и роль делового письма в системе управленческих документов. Виды деловых писем.

Деловая переписка - основное официальное средство общения между организациями, организациями и частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели - побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

Понятие "деловая переписка" объединяет разные виды документов: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки и т.д.

Самый распространенный вид деловой переписки - деловые (служебные) письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются. Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма. Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на правила, относящиеся к форме документа, т.е. правила оформления, и на требования к содержанию.

Принято выделять следующие виды деловых писем.

По тематическому признаку:

Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров:

  1.  оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
  2.  письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
  3.  рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений:

  1.  благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
  2.  гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
  3.  информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
  4.  письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
  5.  письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
  6.  письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
  7.  письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
  8.  письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
  9.  письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
  10.  сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

По функциональному признаку:

  1.  письма-ответы – ответы на инициативные письма;
  2.  инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью;
  3.  письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);
  4.  письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя:

  1.  циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно;
  2.  обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку:

  1.  одноаспектные – рассматривают один вопрос;
  2.  многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре:

  1.  регламентированные – составляются по определенному установленному образцу;
  2.  нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме отправления:

  1.  конвертные – отправленные с помощью почты в конверте;
  2.  электронные – отправленные в электронном виде на e-mail;
  3.  факсовые – отправленные по факсу

 


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

118. Визначення найменування і тактової частоти процесора 632 KB
  Дана лабораторна робота написана на мові Delphi 7 на тему Визначення найменування і тактової частоти процесора. Зміст роботи: Постановка задачі. Теоретичні відомості. Опис алгоритму. Керівництво програмісту. Керівництво користувачеві. Приклад роботи програми. Програмний код програми. Висновок про виконану роботу. Використана література, або інші джерела.
119. Теорія інформації 184.5 KB
  Мета процесу кодування інформації: за одиницю часу передати більше інформації. Конвенціональність кодування (одну й ту ж інформацію можна кодувати різними способами).
120. Системний аналіз - Календарне планування. Розрахунок мережевої моделі 56.5 KB
  Розрахунок мережевої моделі дозволяє визначити критичні та некритичні операції. Операція критична, якщо затримка початку її виконання або збільшення тривалості приводить до збільшення тривалості програми в цілому. В противному випадку – некритична операція, характеризується тим, що різниця в часі між пізнім закінченням і раннім початком більша ніж тривалість операції. Виникає резерв часу, який може бути використаний з точки зору оптимізації ресурсів.
121. Системний аналіз - Матричні ігри 94.5 KB
  Системний аналіз - матричні ігри. Точка мінімаксу визначаєтьсяі як найнижча точка огинаючої зверху.
122. Завдання для контрольної роботи по курсу Основи системного аналізу об’єктів та процесів комп’ютеризації 235.5 KB
  Контрольна робота складається з двох частин: теоретичної та практичної. I. В теоретичній частині потрібно дати розгорнуту відповідь на одне з наступних питань відповідно варіанту. II. В практичній частині необхідно розв’язати наступні задачі.
123. ПРИЙНЯТТЯ РІШЕНЬ В УМОВАХ НЕВИЗНАЧЕНОСТІ 195.5 KB
  Якщо існування функцій розподілу ймовірностей, які характеризують степінь неповноти або неточності інформації про вихідні дані задачі прийняття рішень не гарантується, то таку ситуацію класифікують як прийняття рішень в умовах невизначеності.
124. АНАЛІЗ КОНФЛІКТНИХ СИТУАЦІЙ. ЕЛЕМЕНТИ ТЕОРІЇ ІГОР 295.5 KB
  В теорії ігор супротивники – гравці. Кожен з гравців має деяку множину (скінченну або нескінченну) можливих дій (стратегій). Результати в грі задаються функціями, що залежать від стратегій кожного з гравців. Гра з двома гравцями, у якій виграш одного з гравців дорівнює програшу другого, називається грою з нульовою сумою. У такій грі достатньо задати результати у вигляді платежів одного з гравців.
125. Основы гражданской обороны. Структура и место в обществе 186 KB
  Концепция современной войны значительно уменьшает вероятность ковровых бомбежек с массовым поражением населения и огромными разрушениями жилого фонда, что требовало эвакуации граждан в пригородную зону.
126. Основные понятия системного анализа и его критерии 540.5 KB
  Системный анализ - наука, занимающаяся проблемой принятия решения в условиях анализа большого количества информации различной природы. Из определения следует, что целью применения системного анализа к конкретной проблеме является повышение степени обоснованности принимаемого решения, расширение множества вариантов, среди которых производится выбор, с одновременным указанием способов отбрасывания заведомо уступающим другим.