84054

Особенность и роль делового письма в системе управленческих документов. Виды деловых писем

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

По тематическому признаку: Коммерческие используются при подготовке к заключению коммерческой сделки а также при выполнении условий договоров: оферта письмопредложение заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки; письмозапрос обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку как правило без указания условий сделки либо уточнить какойто вопрос при осуществлении сделки; рекламация письмопретензия претензии к стороне сделки которая нарушила принятые на себя по договору...

Русский

2015-03-17

40.32 KB

1 чел.

Особенность и роль делового письма в системе управленческих документов. Виды деловых писем.

Деловая переписка - основное официальное средство общения между организациями, организациями и частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели - побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

Понятие "деловая переписка" объединяет разные виды документов: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки и т.д.

Самый распространенный вид деловой переписки - деловые (служебные) письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются. Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма. Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на правила, относящиеся к форме документа, т.е. правила оформления, и на требования к содержанию.

Принято выделять следующие виды деловых писем.

По тематическому признаку:

Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров:

  1.  оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
  2.  письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
  3.  рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений:

  1.  благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
  2.  гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
  3.  информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
  4.  письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
  5.  письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
  6.  письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
  7.  письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
  8.  письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
  9.  письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
  10.  сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

По функциональному признаку:

  1.  письма-ответы – ответы на инициативные письма;
  2.  инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью;
  3.  письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);
  4.  письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя:

  1.  циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно;
  2.  обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку:

  1.  одноаспектные – рассматривают один вопрос;
  2.  многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре:

  1.  регламентированные – составляются по определенному установленному образцу;
  2.  нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме отправления:

  1.  конвертные – отправленные с помощью почты в конверте;
  2.  электронные – отправленные в электронном виде на e-mail;
  3.  факсовые – отправленные по факсу

 


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

75826. Гимнастическая терминология 2.4 MB
  Любое из упражнений многофункционально и располагает возможностями избирательного и регламентированного воздействия на функции разных органов и систем организма, двигательные и психические способности.
75827. Источники и ход эмбрионального развития вторичной почки. Формирование нефрона 405.38 KB
  Первичная почка формируется из большого числа сегментных ножек( до 25), расположенных в области туловища зародыша. Сегментные ножки отшнуровываются от сомитов и спланхнотома и превращаются в канальцы первичной почки.
75828. ПСИХОЛОГИЯ ЛЮБВИ 67 KB
  Любовь по Шекспиру «безумство от угара», по Пушкину «веселье жизни хладной». Многие великие умы человечества пытались постичь природу и сущность любви. Однако до сей поры никто так и не вывел универсальную формулу любви, лекарство от нее и не объяснил, почему она возникает, и почему исчезает.
75829. Инструментарий технологии программирования 19.18 KB
  Инструментарий технологии программирования обеспечивает процесс разработки программ и включает специализированные программные продукты являющиеся инструментальными средствами разработчика которые поддерживают все технологические этапы процесса проектирования программирования...
75831. Правление Елизаветы 98.38 KB
  Группировка Елизаветы находилась в оппозиции. Нолькен в сотрудничестве с послом Шетарди должны были «убрать» группировку Елизаветы. Версаль жаждал прекращения союза России и Австрии, поэтому любой неверный шаг и разоблачение Франции в заговоре с участием Екатерины могло обернуться для них плохими последствиями.
75833. Вивчення генетичної ефективності лазерного випромінювання як нового фізичного фактора 79.27 KB
  До числа таких факторів відноситься лазерне випромінювання. Робота з рослинами передбачає не тільки отримання відповіді на питання про генетичне дії лазерного випромінювання а й у разі наявності генетичних ефектів використання його в якості мутагенного фактора в селекції.