84054

Особенность и роль делового письма в системе управленческих документов. Виды деловых писем

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

По тематическому признаку: Коммерческие используются при подготовке к заключению коммерческой сделки а также при выполнении условий договоров: оферта письмопредложение заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки; письмозапрос обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку как правило без указания условий сделки либо уточнить какойто вопрос при осуществлении сделки; рекламация письмопретензия претензии к стороне сделки которая нарушила принятые на себя по договору...

Русский

2015-03-17

40.32 KB

1 чел.

Особенность и роль делового письма в системе управленческих документов. Виды деловых писем.

Деловая переписка - основное официальное средство общения между организациями, организациями и частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели - побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

Понятие "деловая переписка" объединяет разные виды документов: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки и т.д.

Самый распространенный вид деловой переписки - деловые (служебные) письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются. Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма. Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на правила, относящиеся к форме документа, т.е. правила оформления, и на требования к содержанию.

Принято выделять следующие виды деловых писем.

По тематическому признаку:

Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров:

  1.  оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
  2.  письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
  3.  рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений:

  1.  благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
  2.  гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
  3.  информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
  4.  письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
  5.  письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
  6.  письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
  7.  письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
  8.  письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
  9.  письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
  10.  сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

По функциональному признаку:

  1.  письма-ответы – ответы на инициативные письма;
  2.  инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью;
  3.  письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);
  4.  письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя:

  1.  циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно;
  2.  обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку:

  1.  одноаспектные – рассматривают один вопрос;
  2.  многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре:

  1.  регламентированные – составляются по определенному установленному образцу;
  2.  нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме отправления:

  1.  конвертные – отправленные с помощью почты в конверте;
  2.  электронные – отправленные в электронном виде на e-mail;
  3.  факсовые – отправленные по факсу

 


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

13188. Дослідження аналого-цифрових перетворювачів на базі лабораторного стенду EV8031/AVR 64.5 KB
  ЛАБОРАТОРНА РОБОТА №10 Дослідження аналогоцифрових перетворювачів на базі лабораторного стенду EV8031/AVR Мета роботи Навчитися вимірювати аналогову величину. Розробка програм вимірювання аналогових величин для різних методів вимірювання і типів АЦП. ...
13189. Естествознание 419 KB
  Предмет сущность и цели современного естествознания. Естествознание система наук о природе. Природа это вселенная то куда может достигнуть человеческий опыт. Природа делится на 3 мира: микро мир; макро мир; мега мир. Микро мир это мир внутри атомов. Макро мир прос...
13190. Кәсіпорын балансы және оны талдау 387 KB
  Мазмұны Кіріспе Кәсіпорынның жалпы шаруашылық қызметінің сипаттамасы. Кәсіпорын қызметінің мәні мақсаттары мен міндеттері. Кәсіпорынның бухгалтерлік есебінің ұйымдастырылуы және есеп саясаты. Кәсіпорынның техникалықэкономикалық көрсеткіштеріні...
13191. БІЛОРУСІЯ у 1917–1920 рр. 29.5 KB
  БІЛОРУСІЯ у 19171920 рр. Звістка про перемогу Лютневої революції 1917 р. у Білорусію надійшла 14 березня 1917 р. Відбулися масові мітинги та демонстрації. Одною з перших у Білорусії була створена Мінська Рада робітничих депутатів. Були заарештовані командуючий фронтом начальн
13192. Білорусія у 1920–1930-х рр 23.41 KB
  Білорусія у 1920-1930х рр. На початку 1921 р. було розроблено план що активно підтримувався правлячими колами Польщі. Діяльністю савинковських підпільних груп на території Радянської Білорусії керував Західний обласний комітет Союзу що функціонував підпільно в Гомелі. По с...
13193. Західна Білорусія під владою Польщі (1921–1939 р.) 17.78 KB
  Західна Білорусія під владою Польщі 19211939 р. За умовами Ризького мирного договору підписаного 18 березня 1921 р. між Польщею з одного боку і Радянською Росією та Радянською Україною з іншого боку західні області Білорусії разом із західною частиною України відійшли до...
13194. БІЛОРУСІЯ в роки Другої світової війни 20.34 KB
  БІЛОРУСІЯ в роки Другої світової війни Згідно таємного протоколу між Радянським Союзом та Німеччиною за договором від 23 серпня 1939 р. Західна Білорусія і частина Польщі на схід від річок Нарев Вісла і Сян увійшли до сфери впливу СРСР. 14 вересня 1939 р. німецькі війська зайн
13195. БІЛОРУСІЯ у 1945–1991 рр. 117 KB
  БІЛОРУСІЯ у 1945-1991 рр. В 1946 р. у республіці було створено Міністерство закордонних справ. Однак БРСР не була самостійним правосубєктом міжнародних відносин. Її роль та місце на міжнародній арені визначалися політикою КПРС і Радянської держави. В 1945 р. з ініціативи СРС
13196. Бєларусь з найдавніших часів до другої половини ХVI ст. 29.27 KB
  Бєларусь з найдавніших часів до другої половини ХVI ст. Перші люди на території Європи зявилися близько 600 тис. років до н. е. у Білорусії близько 100 тис. років до н.е. Це було повязано з тим що в давнину територія Білорусії була покрита льодовиками. Відомі три великі ...