84055

Язык и стиль деловой документации: общая характеристика, основные требования, типичные ошибки

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции К сожалению составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Структурные ошибки. Синтаксические ошибки.

Русский

2015-03-17

38.17 KB

18 чел.

Язык и стиль деловой документации: общая характеристика, основные требования, типичные ошибки.

К языковым средствам и стилю изложения информации в деловом письме предъявляются следующие стандартные требования:

  1.  точность изложения информации,
  2.  стандартизация и унификация языковых и текстовых средств,
  3.  нейтральный тон изложения,
  4.  официальность и строгость языка и стиля делового письма (максимально строгое и сдержанное изложение информации, что в свою очередь, исключает возможность употребления в текстах деловой речи экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств),
  5.  лаконичность (письмо не должно превышать объема одной или двух страниц, иначе восприятие информации затруднится),
  6.  полнота информации (документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию),
  7.  ясность,
  8.  однозначность используемых слов и терминов,
  9.  логичность,
  10.  объективность,
  11.  текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой - лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Язык официальных документов – это набор клише, штампов, стандартов. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма.

Деловые письма рекомендуется составлять лишь по одному какому-то вопросу. Наиболее рациональной представляется структура текста, состоящая из двух частей:

в первой излагаются мотивы, послужившие поводом для составления письма,

во второй части – предложения, просьбы, решения, распоряжения.

Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Их можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

Структурные ошибки.

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

Синтаксические ошибки.

- Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

- Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов.

Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов.

- Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте.

Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

Морфологические ошибки.

- Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных.

Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Лексические ошибки.

- Неправильное использование слов и терминов.

- Неуместное или неоправданное использование иностранных слов.

Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

- Тавтология. Смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.

- Ошибки в употреблении слов-синонимов. Ошибки в употреблении слов- синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений.

Стилистические помехи.

- Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты.

Технические помехи.

К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма.

 


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

33481. Принципи чинності кримінального закону у часі 30.5 KB
  За загальним правилом закон про кримінальну відповідальність набирає чинності через десять днів з дня його офіційного оприлюднення. При цьому під опублікуванням закону про кримінальну відповідальність треба розуміти опублікування його в офіційному друкованому виданні.Зворотна дія закону про кримінальну відповідальність. Закон про кримінальну відповідальність який скасовує злочинність діяння або помякшує кримінальну відповідальність має зворотну дію у часі тобто поширюється на осіб що вчинили відповідні діяння до набрання таким законом...
33482. Ексцес виконавця 26 KB
  Ексцес виконавця вчинення виконавцем злочину дій які не охоплюються умислом інших співучасників якщо його дії утворюють самостійний склад злочину або його дії суттєво відрізняються від дій запланованих іншими учасниками. Кількісний ексцес має місце там де виконавець учинив однорідний злочин але більш тяжкий ніж було заплановано співучасниками наприклад вчинив розбій замість крадіжки. В цьому разі виконавець несе відповідальність за статтею що передбачає покарання за фактично вчинений ним злочин а співучасники несуть...
33483. Загальні засади призначення покарання 28 KB
  Інакше кажучи яка б кримінальна справа не розглядалася яке б покарання не призначалося винному суд зобов'язаний виходити з цих загальних критеріїв. 65 загальні засади призначення покарання складаються з таких трьох критеріїв. Суд призначає покарання: 1 у межах встановлених у санкції статті Особливої частини КК що передбачає відповідальність за вчинений злочин; 2 відповідно до положень Загальної частини КК; 3 враховуючи ступінь тяжкості вчиненого злочину особу винного та обставини що пом'якшують та обтяжують покарання.
33484. Звільнення від відбування покарання з випробуваннями 41.5 KB
  Відомий багато років нашому праву інститут засудження з випробуванням умовне засудження і відстрочка виконання вироку трансформований новим КК в один із видів звільнення від відбування покарання звільнення від відбування покарання з випробуванням. 75 КК зазначено якщо суд при призначенні покарання у виді виправних робіт службових обмежень для військовослужбовців обмеження волі а також позбавлення волі на строк не більше п'яти років враховуючи тяжкість злочину особу винного та інші обставини справи дійде висновку про можливість...
33485. правових відносин між особою яка вчинила злочин і державою. 27.5 KB
  Прийняття судом рішення про звільнення особи від кримінальної відповідальності є актом що свідчить про припинення кримінальноправових відносин між особою яка вчинила злочин і державою. Тобто вчинене раніше нею діяння визнається юридичне незначним підлягає забуттю залежно від того правом чи обов'язком суду є звільнення особи від кримінальної відповідальності виділяють два види такого звільнення: обов'язкове і. Факультативним є звільнення передбачене ст. Звільнення особи від кримінальної відповідальності може бути безумовним і умовним.
33486. Поняття злочину та його ознаки 28 KB
  Злочином є передбачене цим Кодексом суспільно небезпечне винне діяння дія або бездіяльність вчинене субєктом злочину. Три ознаки злочину: суспільна небезпечність діяння винність і передбаченість діяння в законі про кримінальну відповідальність. Суспільна небезпечність як матеріальна ознака злочину полягає в тому що діяння або заподіює шкоду відносинам які охороняються кримінальним законом або містить у собі реальну можливість заподіяння такої шкоди.
33488. Змішана форма вини 28.5 KB
  До таких злочинів належать наприклад порушення вимог законодавства про охорону праці якщо воно спричинило загибель людей або інші тяжкі наслідки ч. 286; порушення чинних на транспорті правил що убезпечують рух якщо це спричинило загибель людей або інші тяжкі наслідки ст. 291; незаконне перевезення на повітряному судні вибухових або легкозаймистих речовин що спричинило загибель людей чи інші тяжкі наслідки ч. У другій групі злочинів складність об'єктивної сторони полягає в тому що передбачене законом умисне діяння спричиняє два...
33489. Помилка в кримінальному праві 27 KB
  Юридична помилка полягає в неправильному уявленні особи про юридичні властивості вчиненого, його правову характеристику