84055

Язык и стиль деловой документации: общая характеристика, основные требования, типичные ошибки

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции К сожалению составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Структурные ошибки. Синтаксические ошибки.

Русский

2015-03-17

38.17 KB

18 чел.

Язык и стиль деловой документации: общая характеристика, основные требования, типичные ошибки.

К языковым средствам и стилю изложения информации в деловом письме предъявляются следующие стандартные требования:

  1.  точность изложения информации,
  2.  стандартизация и унификация языковых и текстовых средств,
  3.  нейтральный тон изложения,
  4.  официальность и строгость языка и стиля делового письма (максимально строгое и сдержанное изложение информации, что в свою очередь, исключает возможность употребления в текстах деловой речи экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств),
  5.  лаконичность (письмо не должно превышать объема одной или двух страниц, иначе восприятие информации затруднится),
  6.  полнота информации (документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию),
  7.  ясность,
  8.  однозначность используемых слов и терминов,
  9.  логичность,
  10.  объективность,
  11.  текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой - лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Язык официальных документов – это набор клише, штампов, стандартов. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма.

Деловые письма рекомендуется составлять лишь по одному какому-то вопросу. Наиболее рациональной представляется структура текста, состоящая из двух частей:

в первой излагаются мотивы, послужившие поводом для составления письма,

во второй части – предложения, просьбы, решения, распоряжения.

Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Их можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

Структурные ошибки.

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

Синтаксические ошибки.

- Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

- Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов.

Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов.

- Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте.

Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

Морфологические ошибки.

- Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных.

Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Лексические ошибки.

- Неправильное использование слов и терминов.

- Неуместное или неоправданное использование иностранных слов.

Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

- Тавтология. Смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.

- Ошибки в употреблении слов-синонимов. Ошибки в употреблении слов- синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений.

Стилистические помехи.

- Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты.

Технические помехи.

К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма.

 


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

22313. Використовування Windows 2000 Professional як Web-сервер 36 KB
  World Wide Web це компонент Internet що відповідає за надання інформації розваг служб а також проведення всіляких електронних транзакцій через Internet. І Internet і World Wide Web доступні цілодобово сім днів в тиждень. За всіма прекрасними декораціями World Wide Web ховається велика кількість серверів що містять Webсторінки і додаткові файли; такі сервери називаються Webвузлами.
22314. Управління Web-вузлом з допомогою Особистий диспетчер Web 53 KB
  Якщо необхідно зробити якісь дії по адмініструванню Webвузла наприклад припинити Webсервер або проконтролювати статистику відвідин Webвузла не обійтися без додаткового інструменту. До складу Windows 2000 Professional входить дуже проста у використовуванні утиліта Особистий диспетчер Web яка дозволяє управляти Webвузлом а також настроювати і змінювати параметри роботи мережних служб. Запуск утиліти Особистий диспетчер Web Для того щоб користуватися утилітою Особистий диспетчер Web необхідно її запустити.
22315. Управління Web-вузлом за допомогою Internet Services Manager 38 KB
  Для того щоб дістати більш широкі можливості управління Webвузлом подумайте про використовування засобу Internet Services Manager. Адміністрування Webвузла за допомогою цього інструменту надає вам масу можливостей. Ви можете змінити таке положення клацнувши правою кнопкою миші нижче за стандартний Webвузол вибравши команду Властивості після чого вибравши необхідний вміст.
22316. Підтримка FTP-вузла 44.5 KB
  Коли ж ви встановите службу FTP File Transfer Protocol видалені користувачі зможуть працювати з файлами на вашому FTPсервері. Вживання FTP відкриває видаленим користувачам доступ тільки до тих файлів і директорій які розташовані в структурі каталогів FTPсерверу. Установка служби FTP.
22317. Загальні відомості про Інтернет 46.5 KB
  З технічної точки зору Інтернет є об'єднанням комп'ютерів розташованих в різних країнах в одну комп'ютерну мережу. В даний час до мережі Інтернет підключені десятки мільйонів комп'ютерів користувачами яких є сотні мільйонів людей і число їх постійно росте. За допомогою комп'ютера підключеного до Інтернету можна побувати на екскурсії в Лувре або британському музеї взнати прогноз погоди вчинити покупки зробити замовлення на квиток одержати консультацію безпосередньо у фірмі Microsoft привітати друга з днем народження поспілкуватися з...
22318. Основні послуги Інтернету 87.5 KB
  Служба WWW World Wide Web система взаємозв'язаних електронних документів які зберігаються на Webсерверах. Окремі документи тут називаються Webсторінками. Одні Webсторінки містять гіперпосилання на інші Webсторінки ті у свою чергу на треті і т. Webсторінки можуть розміщуватися як на одному Webсервері так і на різних.
22319. Електронна пошта 46.5 KB
  Також як і в телефонних мережах клієнти комп'ютерних мереж називаються абонентами. Для кожного абонента на одному з мережних комп'ютерів виділяється область пам'яті електронний поштовий ящик. Пароль відомий тільки абоненту і мережному комп'ютеру.
22320. Визначення комп’ютерної мережі, еволюція комп’ютерних мереж, компоненти мережі, можливості мережі 66 KB
  Визначення компютерної мережі еволюція компютерних мереж компоненти мережі можливості мережі. Мережі грають величезну роль в світі комунікацій. В справжньому розділі я надам вам достатньо відомостей про мережі при цьому не обрушуючи на вас маси подробиць які вам просто не потрібні на першому етапі знайомства з мережами. Навіщо необхідні стільки книг Це зв'язано з тим що мережі це дуже могутній інструмент що дозволяє розширити можливості вашого комп'ютера.
22321. Типи локальних мереж 428 KB
  Типи локальних мереж Існує два основні типи локальних мереж: однорангові мережі і мережі клієнтсервер. Обидва типи розрізняються по тому яким чином пристрої підключені до мережі і як в ній надається доступ до ресурсів. В одноранговій мережі всі пристрої володіють однаковими правами доступу.