84055

Язык и стиль деловой документации: общая характеристика, основные требования, типичные ошибки

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции К сожалению составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Структурные ошибки. Синтаксические ошибки.

Русский

2015-03-17

38.17 KB

18 чел.

Язык и стиль деловой документации: общая характеристика, основные требования, типичные ошибки.

К языковым средствам и стилю изложения информации в деловом письме предъявляются следующие стандартные требования:

  1.  точность изложения информации,
  2.  стандартизация и унификация языковых и текстовых средств,
  3.  нейтральный тон изложения,
  4.  официальность и строгость языка и стиля делового письма (максимально строгое и сдержанное изложение информации, что в свою очередь, исключает возможность употребления в текстах деловой речи экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств),
  5.  лаконичность (письмо не должно превышать объема одной или двух страниц, иначе восприятие информации затруднится),
  6.  полнота информации (документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию),
  7.  ясность,
  8.  однозначность используемых слов и терминов,
  9.  логичность,
  10.  объективность,
  11.  текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой - лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Язык официальных документов – это набор клише, штампов, стандартов. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма.

Деловые письма рекомендуется составлять лишь по одному какому-то вопросу. Наиболее рациональной представляется структура текста, состоящая из двух частей:

в первой излагаются мотивы, послужившие поводом для составления письма,

во второй части – предложения, просьбы, решения, распоряжения.

Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Их можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

Структурные ошибки.

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

Синтаксические ошибки.

- Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

- Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов.

Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов.

- Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте.

Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

Морфологические ошибки.

- Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных.

Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Лексические ошибки.

- Неправильное использование слов и терминов.

- Неуместное или неоправданное использование иностранных слов.

Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

- Тавтология. Смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.

- Ошибки в употреблении слов-синонимов. Ошибки в употреблении слов- синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений.

Стилистические помехи.

- Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты.

Технические помехи.

К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма.

 


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

52958. ПРОГРАМА ФІЛОСОФСЬКО-ПРАВОВОГО КЛУБУ «ФЕМІДА» 145.5 KB
  Мета програми підвищення рівня правової культури та набуття школярами необхідних правових знань формування у них поваги до права. Поставлена мета передбачає вирішення таких завдань: сприяти формуванню у дітей розуміння фундаментальних принципів і цінностей таких як права людини демократія правова держава тощо що складають основу демократичного суспільства в Україні; ознайомити учнів із основами правознавства важливою роллю права в житті окремої особистості та всього суспільства прищепити інтерес до права та мотивувати його...
52959. Фестиваль педагогического мастерства как форма повышения профессиональной компетентности современного учителя 81 KB
  Поиск форм совершенствования качества научнометодической деятельности Гвардейского УВК привел нас к идее организации комплексного сквозного образовательного мероприятия Фестиваля По ступенькам творчества к вершинам мастерства направленного на решение актуальных задач таких как: 1. Важной задачей организаторов Фестиваля было создание условий для участия в нем большинства членов педагогического коллектива. Организаторы Фестиваля определили что таковыми условиями прежде всего должны быть: Освоение успешного опыта коллег;...
52960. Feste und Bräuche Winterfeste in Deutschland 56.5 KB
  Zu diesem Fest basteln die Kinder mit ihren Eltern Laternen. Am Abend nehmen die Kinder ihre Laternen und gehen von Haus zu Haus. Ihre Laternen leuchten, und am Himmel leuchten der Mond und die Sterne. Die Kinder singen Lieder und bekommen Süßigkeiten. Alle finden dieses Fest lustig. (der Martinstag)
52961. Feste in der Ukraine. Свята в Україні 90.5 KB
  Мета.1.Ознайомити учнів з новою лексикою до теми:"Feste in der Ukraine”; виявити відмінності святкування свят в Німеччині та в Україні; навчати вести бесіду за темою. 2.Розвивати та удосконалювати навички монологічного та діалогічного мовлення за темою; розвивати память, здогадку. 3.Виховувати в учнів любов і повагу до звичаїв та традицій німецького та українського народу
52962. Autumn Festival 56 KB
  Good morning, dear guests. I’m glad to see you. I have got a letter. It is a birthday card. I don’t know whose birthday it is. But I think you like to travel. Let’s come with me to the magic country. Neznaiko and the Queen N: Hi! My name is Neznaiko and who are you? The Queen: Hello, my dear boy. I am a queen. Are you in a good mood? N: Yes, I am.
52963. Musical Festival “The Sounds of Music” 69.5 KB
  P1 - Good afternoon, everybody. P2 - Good afternoon, dear friends. P1 - Welcome to our musical festival “The Sounds of Music” P2 - Today we are going to present you some of the most popular English and American songs. P1 - Let’s listen to a very popular American song about a little car. Children love to sing it.
52965. Les langues étrangères c’est l’avenir? 61.5 KB
  Ce pays se trouve en Europe. Le français est la langue maternelle. La population de tout le pays est 3 fois moins grande que la population de notre ville Donetsk. Dans ce pays on parle encore une langue : l’allemand. C’est le Grand-duché. Son territoire est 2600 km². Vous traversez ce petit pays pour aller de France en Allemagne. C’est quel pays ?
52966. Faits divers 54 KB
  En classe entière, l’enseignant introduit l’activité par le jeu d'associations en utilisant les photos sur les sujets: "L'accident de la route", "L'incendie", "Le cambriolage". Ces photos, elles vous font penser à quoi?