84055

Язык и стиль деловой документации: общая характеристика, основные требования, типичные ошибки

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции К сожалению составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Структурные ошибки. Синтаксические ошибки.

Русский

2015-03-17

38.17 KB

20 чел.

Язык и стиль деловой документации: общая характеристика, основные требования, типичные ошибки.

К языковым средствам и стилю изложения информации в деловом письме предъявляются следующие стандартные требования:

  1.  точность изложения информации,
  2.  стандартизация и унификация языковых и текстовых средств,
  3.  нейтральный тон изложения,
  4.  официальность и строгость языка и стиля делового письма (максимально строгое и сдержанное изложение информации, что в свою очередь, исключает возможность употребления в текстах деловой речи экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств),
  5.  лаконичность (письмо не должно превышать объема одной или двух страниц, иначе восприятие информации затруднится),
  6.  полнота информации (документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию),
  7.  ясность,
  8.  однозначность используемых слов и терминов,
  9.  логичность,
  10.  объективность,
  11.  текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой - лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Язык официальных документов – это набор клише, штампов, стандартов. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма.

Деловые письма рекомендуется составлять лишь по одному какому-то вопросу. Наиболее рациональной представляется структура текста, состоящая из двух частей:

в первой излагаются мотивы, послужившие поводом для составления письма,

во второй части – предложения, просьбы, решения, распоряжения.

Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Их можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

Структурные ошибки.

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

Синтаксические ошибки.

- Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

- Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов.

Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов.

- Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте.

Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

Морфологические ошибки.

- Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных.

Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Лексические ошибки.

- Неправильное использование слов и терминов.

- Неуместное или неоправданное использование иностранных слов.

Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

- Тавтология. Смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.

- Ошибки в употреблении слов-синонимов. Ошибки в употреблении слов- синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений.

Стилистические помехи.

- Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты.

Технические помехи.

К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма.

 


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

11587. Форматирование текста в HTML-документах 66 KB
  ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 21 Тема: Форматирование текста в HTMLдокументах Цель: ознакомить студентов с HTML основными понятиями структурой документа. Задание Подготовьте бланк для HTMLкода Вашего резюме. Для этого следует: выполнить команду Пуск Програм
11588. Исследование транзисторного генератора с внешним возбуждением 396.42 KB
  Исследование транзисторного генератора с внешним возбуждением Цель работы: Ознакомление с принципом работы и расчетом электронного режима транзисторного генератора с внешним возбуждением; изучение формы импульсов коллекторного тока при различных значениях нап...
11589. Дифференцирующие и интегрирующие RC-цепи 459.22 KB
  Дифференцирующие и интегрирующие RCцепи Цель работы: Анализ переходных процессов в простейших RCцепях а также условий дифференцирования и интегрирования сигналов с помощью этих цепей. Изучение методов расчета и анализа данных цепей. Исходные данные: Принимаем р
11590. Исследование температурной зависимости сопротивления металла и полупроводника 185.5 KB
  ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 1 Исследование температурной зависимости сопротивления металла и полупроводника. Цель работы: экспериментально проверить основной закон динамики вращательного движения. Построить график зависимости углового ускорения от вращающего моме...
11591. Определение момента инерции тел методом крутильных колебаний 160 KB
  Лабораторная работа № 5 Определение момента инерции тел методом крутильных колебаний Цель работы: а определить момент инерции тела относительно оси проходящей через центр массы тела; б проверить теорему Штейнера. Приборы и принадлежности: трифилярный по...
11592. Определение отношения теплоемкостей газа при постоянном давлении и постоянном объеме методом Клемана - Дезорма 52 KB
  ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 12 Определение отношения теплоемкостей газа при постоянном давлении и постоянном объеме методом Клемана Дезорма Цель работы: 1 .Ознакомиться со способами осуществления различных термодинамических процессов. 2 Определение соотношения При...
11593. Определение момента инерции тел с помощью унифилярного подвеса 69.5 KB
  ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 13 Определение момента инерции тел с помощью унифилярного подвеса Цель работы: определить моменты инерции различных тел методом крутильных коле баний. Пронаблюдать зависимость момента инерции от массы тела и ее распределения относитель
11594. Определение удельной теплоемкости металлов методом охлаждения 54 KB
  ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 14 Определение удельной теплоемкости металлов методом охлаждения ТЕПЛОЕМКОСТЬ количество теплоты которое необходимо подвести к телу чтобы повысить его температуру на 1 К точнее отношение количества теплоты полученного телом веществом п
11595. Проверка закона сохранения импульса для замкнутой системы тел 141.5 KB
  ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 20 Проверка закона сохранения импульса для замкнутой системы тел Цель работы: Определить скорости шаров после упругого и неупругого соударений. Приборы и принадлежности: установка ФПМ 08 микросекундомер. ХОД РАБОТЫ: 1.Проведем опыт с...