84055

Язык и стиль деловой документации: общая характеристика, основные требования, типичные ошибки

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции К сожалению составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Структурные ошибки. Синтаксические ошибки.

Русский

2015-03-17

38.17 KB

43 чел.

Язык и стиль деловой документации: общая характеристика, основные требования, типичные ошибки.

К языковым средствам и стилю изложения информации в деловом письме предъявляются следующие стандартные требования:

  1.  точность изложения информации,
  2.  стандартизация и унификация языковых и текстовых средств,
  3.  нейтральный тон изложения,
  4.  официальность и строгость языка и стиля делового письма (максимально строгое и сдержанное изложение информации, что в свою очередь, исключает возможность употребления в текстах деловой речи экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств),
  5.  лаконичность (письмо не должно превышать объема одной или двух страниц, иначе восприятие информации затруднится),
  6.  полнота информации (документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию),
  7.  ясность,
  8.  однозначность используемых слов и терминов,
  9.  логичность,
  10.  объективность,
  11.  текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой - лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Язык официальных документов – это набор клише, штампов, стандартов. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма.

Деловые письма рекомендуется составлять лишь по одному какому-то вопросу. Наиболее рациональной представляется структура текста, состоящая из двух частей:

в первой излагаются мотивы, послужившие поводом для составления письма,

во второй части – предложения, просьбы, решения, распоряжения.

Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Их можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

Структурные ошибки.

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

Синтаксические ошибки.

- Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

- Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов.

Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов.

- Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте.

Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

Морфологические ошибки.

- Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных.

Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Лексические ошибки.

- Неправильное использование слов и терминов.

- Неуместное или неоправданное использование иностранных слов.

Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

- Тавтология. Смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.

- Ошибки в употреблении слов-синонимов. Ошибки в употреблении слов- синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений.

Стилистические помехи.

- Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты.

Технические помехи.

К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). основная причина возникновения технических помех – небрежность при составлении делового письма.

 


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

49219. Комплексное исследование системы мотивации производственного персонала в Восточно-Сибирской Региональной Дирекции железнодорожных вокзалов, вокзал станции Черемхово 147.36 KB
  Разработка и практическое применение новых мотивационных систем непосредственно на самих предприятиях позволяют привлекать новых высококвалифицированных специалистов, способных на деле управлять как малыми, так и большими коллективами, ориентируясь преимущественно при этом на индивидуальное мотивирование в соответствии с количеством и качеством труда, затраченного индивидом.
49220. Разработать микропроцессорную систему и цифровое устройство управления подачей добавок в ДСП 637.56 KB
  Задание на курсовую работу: Разработать микропроцессорную систему управления подачей добавок в ДСП. Разработать цифровое устройство управления подачей добавок в ДСП. В настоящее время имеется достаточно большое количество вариантов оснащения ДСП различными устройства подачей добавок. При этом стоит задача управления отдельными локальными потоками подачи в печь добавок.
49221. Исследование фильтрационного потока от нагнетательной скважины к эксплуатационной и исследование нерадиального установившегося движения жидкости и газов к одной скважине 279.55 KB
  ВЫЯСНЕНИЕ ВЛИЯНИЯ ФОРМЫ КОНТУРА ОБЛАСТИ ПИТАНИЯ НА ДЕБИТ СКВАЖИНЫ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ДАВЛЕНИЯ В ПЛАСТЕ ИССЛЕДОВАНИЕ ФИЛЬТРАЦИОННОГО ПОТОКА ОТ НАГНЕТАТЕЛЬНОЙ СКВАЖИНЫ К ЭКСПЛУАТАЦИОННОЙ НЕРАДИАЛЬНОЕ ДВИЖЕНИЕ ЖИДКОСТИ К СКВАЖИНЕ ПРИ КРУГОВОМ КОНТУРЕ ОБЛАСТИ...
49222. Разработка устройства для сигнализации давления в 6-ти точках 159.63 KB
  Идентифицировать номер датчика и сигнал01. Начало =6;B=1 Опрос датчика Вывод в порт № датчика K=0 да нет Вывод в порт Вывод в порт B=B1 B=B1 B B нет нет да да Конец Разработать устройство для сигнализации давления в 6ти точках. Идентифицировать номер датчика и сигнал01. Реализация программы управления на языке SSEMBLER MVI D 6 Колво датчиков = 6 MVI B 1 № первого датчика For IN1 Проводим опрос OUT 2 Подаем значение в порт0 или1 MOV B Выводим номер датчика OUT 3 Выводим этот номер в порт INR B 1 CMP D Сравнение с пред...
49223. Разработка системы программно-аппаратной защиты автоматизированной системы предприятия от несанкционированного доступа 750 KB
  В данном курсовом проекте рассматривается разработка системы программно-аппаратной защиты автоматизированной системы учреждения администрации края. Это обязанность службы информационной безопасности, которая и рассмотрена в данной курсовой работе
49224. Оценка роли руководителя на примере ООО “Азия-Трак” 177 KB
  Суть обязанностей руководителя состоит в организации работы подчиненных. Это особый вид творческой деятельности, причем по мере роста сложности объекта управления и занимаемой должности, требования к творчеству увеличиваются.
49225. Виды порчи продукции и способы борьбы с ней 169.36 KB
  Вместе с тем она представляя сложный биоценоз в котором могут преобладать отдельные виды и группы микроорганизмов играет свою роль и посвоему влияет на качество пищевых продуктов. Гигиенические требования к качеству и безопасности продовольственного сырья и пищевых продуктов имеют особое значение для общества заботящегося о своих гражданах.1Порча пищевых продуктов в процессе хранения 1. устанавливающие основные требования к системе управления качеством и безопасностью пищевых продуктов на основе HCCP а также отдельные стандарты по...
49226. Разработка импульсного следящего радиодальномера 607.13 KB
  Краткие теоретические сведения о методах измерения дальности. Структурная схема канала дальности с цифровым импульсным радиодальномером. В данной курсовой работе необходимо разработать импульсный следящий радиодальномер РД цифрового Ц или аналогового А прототипа входящий в канал дальности моноимпульсного радиолокатора РЛ тактического самолета. Этот РЛ кроме измерения дальности цели должен в процессе автоматического сопровождения цели определять ее угловые координаты и радиальную скорость.
49227. Расчет транзисторных широкодиапазонных передатчиков 348.66 KB
  Задачей курсового расчета является проектирование транзисторного широкодиапазонного радиопередающего устройства, обеспечивающего формирование радиосигналов заданном рабочем диапазоне частот и заданную мощность, выделяемую на нагрузке, в состав которого входят следующие каскады...