84060

Прием, обработка, регистрация и распределение входящих и внутренних документов в ИОГВ Пермского края. Порядок рассмотрения документов. Организация работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

Инструкция по делопроизводству Прием обработка регистрация и распределение входящих и внутренних документов Доставка документов в Правительство Пермского края администрацию губернатора Пермского края аппарат Правительства Пермского края исполнительные органы государственной власти Пермского края осуществляется как правило средствами почтовой фельдъегерской факсимильной и электрической связи. В исполнительных органах государственной власти Пермского края администрации губернатора Пермского края прием обработка регистрация и...

Русский

2015-03-17

41.09 KB

1 чел.

Прием, обработка, регистрация и распределение входящих и внутренних документов в ИОГВ Пермского края. Порядок рассмотрения документов. Организация работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (5.1. Инструкция по делопроизводству)

Прием, обработка, регистрация и распределение входящих и внутренних документов

Доставка документов в Правительство Пермского края, администрацию губернатора Пермского края, аппарат Правительства Пермского края, исполнительные органы государственной власти Пермского края осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной и электрической связи.

В исполнительных органах государственной власти Пермского края, администрации губернатора Пермского края прием, обработка, регистрация и распределение документов, адресованных непосредственно в министерства, агентства, инспекции, комитеты, осуществляются централизованно управлением документационного обеспечения на основании заключенных соглашений об информационно-документационном обмене.

В аппарате Правительства Пермского края прием и регистрация документов осуществляются также централизованно.

Прием обращений граждан, поступивших по почте, личных обращений граждан осуществляет отдел по работе с обращениями граждан управления документационного обеспечения.

Прием и регистрацию входящих служебных писем и телеграмм, адресованных губернатору Пермского края, председателю Правительства Пермского края, заместителям председателя Правительства Пермского края, руководителю аппарата Правительства Пермского края, руководителю администрации губернатора Пермского края, постановлений Законодательного Собрания Пермского края осуществляет отдел по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения.

Регистрацию актов губернатора Пермского края, руководителя администрации губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, председателя Правительства Пермского края, прием и регистрацию договоров и соглашений Пермского края и Правительства Пермского края осуществляет отдел правовых актов управления документационного обеспечения.

Передача документов, телеграмм, принятых по каналам связи, из спецчасти отдела специальной документальной связи аппарата Правительства Пермского края в отдел по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения, структурные подразделения администрации губернатора Пермского края, аппарата Правительства Пермского края, другие организации осуществляется под расписку в журнале учета.

В случае поступления документов губернатору Пермского края, руководителю администрации губернатора Пермского края, председателю Правительства Пермского края, заместителям председателя Правительства Пермского края, руководителю аппарата Правительства Пермского края, минуя отдел по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения, документы должны быть переданы помощниками указанных руководителей в отдел по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения для регистрации.

При приеме документов конверты (бандероли) с документами (за исключением документов с пометкой "лично") вскрываются, проверяется правильность оформления документов, комплектность и целостность документов и приложений к ним.

Входящие документы регистрируются в день поступления, создаваемые - в день подписания.

Каждый входящий документ регистрируется в отдельной регистрационной карточке.

Входящему документу присваивается самостоятельный регистрационный номер, который состоит из следующих элементов: делопроизводственный индекс структурного подразделения администрации губернатора Пермского края, аппарата Правительства Пермского края, исполнительного органа государственной власти Пермского края, номер дела по номенклатуре дел, порядковый номер документа (в пределах документов, включенных в дело).

Элементы регистрационного номера отделяются друг от друга через дефис, например: СЭД-07-01-45.

В процессе регистрации входящего документа в ИСЭД-ЭА-УПР в правом нижнем углу первого листа документа ставится штамп.

Повторная регистрация документа не допускается.

Предварительное рассмотрение и распределение входящей корреспонденции проводит отдел по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения исходя из оценки содержания документа в соответствии с распределением обязанностей между губернатором Пермского края, руководителем администрации губернатора Пермского края, председателем Правительства Пермского края, заместителями председателя Правительства Пермского края, руководителем аппарата Правительства Пермского края и в соответствии с Порядком рассмотрения входящей корреспонденции, поступающей на имя губернатора Пермского края, руководителя администрации губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края, заместителей председателя Правительства Пермского края, руководителя аппарата Правительства Пермского края, утвержденным распоряжением губернатора Пермского края от 17 февраля 2009 г. N 14-р.

Требования по работе со служебными документами в ИСЭД-ЭА-УПР определяются регламентом процесса "СПД20.11 Исполнение документа, резолюции или поручения".

Все документы, поступающие в управление документационного обеспечения для регистрации до 17.00, регистрируются в ИСЭД-ЭА-УПР в день поступления, поступившие после 17.00 - на следующий день. Срочные документы регистрируются незамедлительно.

Регистрация документов в ИСЭД-ЭА-УПР определяется регламентами процесса "СПД19.16 Регистрация входящего документа", "СПД19.22 Прикрепление приложения к входящему документу".

Прохождение служебных писем, поступивших на имя губернатора Пермского края, в администрацию губернатора Пермского края, в аппарат Правительства Пермского края, осуществляется в соответствии с Порядком рассмотрения входящей корреспонденции, поступающей на имя губернатора Пермского края, руководителя администрации губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края, заместителей председателя Правительства Пермского края, руководителя аппарата Правительства Пермского края, утвержденным распоряжением губернатора Пермского края от 17 февраля 2009 г. N 14-р.

Прохождение служебных писем, поступивших губернатору Пермского края, в администрацию губернатора Пермского края, в аппарат Правительства Пермского края, осуществляется в соответствии с Порядком рассмотрения входящей корреспонденции, поступающей на имя губернатора Пермского края, руководителя администрации губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края, заместителей председателя Правительства Пермского края, руководителя аппарата Правительства Пермского края, утвержденным распоряжением губернатора Пермского края от 17 февраля 2009 г. N 14-р.

Порядок рассмотрения документов

Служебные документы поступают в ИСЭД-ЭА-УПР к губернатору Пермского края, руководителям Правительства Пермского края, руководителю администрации губернатора Пермского края, руководителю аппарата Правительства Пермского края.

На документы, требующие исполнения, оформляются резолюции.

В состав резолюции входят следующие элементы:

исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);

содержание поручения;

срок исполнения поручения;

подпись (ЭЦП).

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (напротив его фамилии пишется слово "отв", "свод" или "обобщ") либо им считается лицо, указанное в резолюции первым.

Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в них конкретизируется порядок исполнения документа, срок его исполнения (с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

Требования по работе со служебными документами в ИСЭД-ЭА-УПР определяются регламентом процесса "СПД20.11 Исполнение документа, резолюции или поручения".

Руководители Пермского края при рассмотрении документов:

определяют исполнителя и дают указания в резолюции по исполнению документов;

подписывают документ или при наличии замечаний возвращают проект документа исполнителю для доработки;

в случае согласия с содержанием ответов, подготовленных авторам писем, оформляют отметки о направлении документа в дело.

Требования по работе со служебными документами в ИСЭД-ЭА-УПР определяются регламентом процесса "СПД20.11 Исполнение документа, резолюции или поручения".

Руководители Пермского края рассматривают поступившие документы в день их поступления или на следующий день.

Требования по работе со служебными документами в ИСЭД-ЭА-УПР определяются регламентом процесса "СПД20.11 Исполнение документа, резолюции или поручения".

Организация работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

Положения настоящей Инструкции распространяются на работу с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения. Особенности работы с этой категорией документов определяются Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233.

К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Решение об отнесении документа к категории ограниченного распространения принимается, как правило, на стадии проекта документа исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к категории ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

Порядок оформления документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, имеет некоторые отличия от оформления открытых документов.

В правом верхнем углу первого листа документа могут проставляться пометки "Для служебного пользования", или ("ДСП"), или "Не для печати", или "Конфиденциально"; номер экземпляра.

При регистрации документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, рядом с регистрационным номером, который указывается на подлиннике и копии отправляемого документа, проставляется пометка "ДСП" (например: 05-14-8дсп).

На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, дата.

При оформлении этих реквизитов рекомендуется использовать методическое пособие "Требования к оформлению конфиденциальных документов", подготовленное управлением документационного обеспечения.

Прием и регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются в порядке, предусмотренном для других служебных документов.

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, передаются сотрудникам подразделений под расписку.

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, пересылаются сторонним организациям фельдъегерской и специальной связью.

Запрещается их передача факсимильной связью или по электронной почте.

Размножение документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляется управлением документационного обеспечения по заявкам, подписанным руководителями структурных подразделений, в соответствии с требованиями, закрепленными в методическом пособии "Требования к оформлению конфиденциальных документов". После размножения документа на оборотной стороне документа делается отметка о количестве снятых копий, указываются фамилия исполнителя и дата.

Документы ограниченного распространения группируются в отдельное дело в соответствии с номенклатурой дел. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется гриф ограничения доступа к документу. Документы хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Уничтожение документов и дел с грифом ограничения доступа к документу, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

Проверка наличия документов, дел с грифом ограничения доступа к документу проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя аппарата Правительства Пермского края. Результаты проверки оформляются актом.

В архиве аппарата Правительства Пермского края проверка наличия документов и дел с грифом ограничения доступа к документу может проводиться не реже одного раза в 5 лет.

Результаты проверки оформляются актом.

О фактах утраты дел и документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, или о несанкционированном разглашении этой информации ставится в известность руководитель аппарата Правительства Пермского края и проводится служебное расследование обстоятельств утраты или разглашения.

На утраченные дела, документы с грифом ограничения доступа к документу составляется акт, на основании которого делаются отметки в учетных формах.

Ответственность за организацию правильного обращения с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, обеспечение их учета, сохранности, санкционированного использования возлагается на руководителей структурных подразделений администрации губернатора Пермского края, аппарата Правительства Пермского края.

Ввод текстов документов, имеющих гриф ограничения доступа к документу, их сканирование, хранение и распечатка в ИСЭД-ЭА-УПР не разрешаются.

Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

Снятие грифа ограничения доступа к документу производится по результатам экспертизы в связи с утратой конфиденциальности информации. Гриф погашается штампом или от руки с указанием номера акта или протокола, послужившего основанием для его снятия. Запись подтверждается подписью сотрудника, занимающегося учетом и хранением документов.

При снятии грифа ограничения доступа к документу на документах, делах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

 


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

39434. МНОГОКАНАЛЬНЫЕ СИСТЕМЫ ПЕРЕДАЧИ (ЦИФРОВЫЕ) ЦСП 591.5 KB
  Выбор и характеристика системы передачи. В большинстве промышленно развитых стран осуществляется массовый выпуск цифровых систем передачи ЦСП использующих принципы импульснокодовой модуляции ИКМ и предназначенных для организации многоканальной передачи по городским соединительным линиям между АТС а также по междугородным линиям связи. В нашей стране применяется аппаратура для городских телефонных сетей обеспечивающих организацию 30 каналов ТЧ первичная система передачи ИКМ30 аппаратура для городских и зоновых...
39435. Создание качественных каналов и связи на направлении Брест-Кобрин-Пинск 314.5 KB
  В состав аппаратуры ИКМ120у входят: аналогоцифровое оборудование формирования стандартных первичных цифровых потоков АЦО оборудование вторичного временного группообразования ВВГ оконечное оборудование линейного тракта ОЛТ необслуживаемые регенерационные пункты НРП. В состав аппаратуры входят: оборудование вторичного временнго преобразования ВВГ оконечное оборудование линейного тракта ОЛТ необслуживаемые регенерационные пункты НРП а также комплект контрольноизмерительных приборов КИП. Оконечное оборудование линейного тракта...
39436. Создание качественных каналов и связи на направлении Гродно - Брест (через Слоним) 356.5 KB
  Основные параметры системы передачи Параметр Значение параметра Число организуемых каналов 480 Скорость передачи информации кбит с 34368 Тип линейного кода HDB3MI Расчетная частота кГц 17186 Номинальное затухание участка регенерации дБ 65 Номинальное значение тока...
39437. Разработка линии связи между ОП1 (Брест) и ОП2 (Гомель) через ПВ (Пинск) 387 KB
  Для этого на стойке в оконечном пункте размещены: оборудование линейного тракта на две системы; оборудование дистанционного питания НРП двух систем передачи; оборудование магистральной телемеханики; оборудование участковой телемеханики; комплект служебной связи КСС; панель ввода; панель обслуживания. 3 Необслуживаемый регенерационный пункт НРП Промежуточное оборудование линейного тракта размещается в грунтовых контейнерах полуподземного типа НРПГ2. Оборудование НРПГ2 обеспечивает...
39438. Реструктуризация управленческой структуры предприятия 198.1 KB
  Целью работы является анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия и выработка на этой основе рекомендаций по реструктуризации предприятия на материалах ООО «Торговый дом Холод» г. Заринск Алтайский край.
39439. Создание качественных каналов связи на заданном направлении 370.5 KB
  В состав аппаратуры входит следующее оборудование: вторичного временного группообразования ВВГ оконечное оборудование линейного тракта ОЛТ необслуживаемые регенерационные пункты НРП а также комплект контрольноизмерительных приборов КИП. Сформированный в оборудовании ВВГ цифровй сигнал в коде МЧПИ или ЧПИ поступает в ОЛТ которое осуществляет согласование выхода оборудования ВВГ с линейным трактом дистанционное питание НРП телеконтроль и сигнализацию о состоянии оборудования линейного тракта служебную связь между оконечным...
39441. Создание качественных каналов и связи на направлении МИНСК-ГРОДНО (через ЛИДУ) 326.5 KB
  Основные параметры системы передачи Параметр Значение параметра Число организуемых каналов 480 Скорость передачи информации кбит с 34368 Тип линейного кода HDB3 или MI Амплитуда импульсов в линии В 302 Расчетная частота кГц 17186 Номинальное затухание участка регенерации дБ 65 Номинальное значение тока ДП мА 200 Допустимые значения напряжения ДП В 401300650 относительно земли Максимальное расстояние ОРПОРП 200 км Максимальное число НРП между ОРП 66 Максимальное число НРП в полу секции ДП 33 Комплекс аппаратуры...
39442. Использование каналов цифровых систем для передачи дискретных сигналов 190.5 KB
  В состав аппаратуры ИКМ120у входят: аналогоцифровое оборудование формирования стандартных первичных цифровых потоков АЦО оборудование вторичного временного группообразования ВВГ оконечное оборудование линейного тракта ОЛТ необслуживаемые регенерационные пункты НРП. Оборудование ОЛТ обеспечивает согласование выхода оборудования ВВГ с линейным трактом дистанционное питание ДП НРП телеконтроль ТК и сигнализацию о состоянии линейного тракта СС между оконечными и промежуточными пунктами. Для размещения НРП необходимо определить...