84060

Прием, обработка, регистрация и распределение входящих и внутренних документов в ИОГВ Пермского края. Порядок рассмотрения документов. Организация работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

Доклад

Архивоведение и делопроизводство

Инструкция по делопроизводству Прием обработка регистрация и распределение входящих и внутренних документов Доставка документов в Правительство Пермского края администрацию губернатора Пермского края аппарат Правительства Пермского края исполнительные органы государственной власти Пермского края осуществляется как правило средствами почтовой фельдъегерской факсимильной и электрической связи. В исполнительных органах государственной власти Пермского края администрации губернатора Пермского края прием обработка регистрация и...

Русский

2015-03-17

41.09 KB

1 чел.

Прием, обработка, регистрация и распределение входящих и внутренних документов в ИОГВ Пермского края. Порядок рассмотрения документов. Организация работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (5.1. Инструкция по делопроизводству)

Прием, обработка, регистрация и распределение входящих и внутренних документов

Доставка документов в Правительство Пермского края, администрацию губернатора Пермского края, аппарат Правительства Пермского края, исполнительные органы государственной власти Пермского края осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной и электрической связи.

В исполнительных органах государственной власти Пермского края, администрации губернатора Пермского края прием, обработка, регистрация и распределение документов, адресованных непосредственно в министерства, агентства, инспекции, комитеты, осуществляются централизованно управлением документационного обеспечения на основании заключенных соглашений об информационно-документационном обмене.

В аппарате Правительства Пермского края прием и регистрация документов осуществляются также централизованно.

Прием обращений граждан, поступивших по почте, личных обращений граждан осуществляет отдел по работе с обращениями граждан управления документационного обеспечения.

Прием и регистрацию входящих служебных писем и телеграмм, адресованных губернатору Пермского края, председателю Правительства Пермского края, заместителям председателя Правительства Пермского края, руководителю аппарата Правительства Пермского края, руководителю администрации губернатора Пермского края, постановлений Законодательного Собрания Пермского края осуществляет отдел по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения.

Регистрацию актов губернатора Пермского края, руководителя администрации губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, председателя Правительства Пермского края, прием и регистрацию договоров и соглашений Пермского края и Правительства Пермского края осуществляет отдел правовых актов управления документационного обеспечения.

Передача документов, телеграмм, принятых по каналам связи, из спецчасти отдела специальной документальной связи аппарата Правительства Пермского края в отдел по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения, структурные подразделения администрации губернатора Пермского края, аппарата Правительства Пермского края, другие организации осуществляется под расписку в журнале учета.

В случае поступления документов губернатору Пермского края, руководителю администрации губернатора Пермского края, председателю Правительства Пермского края, заместителям председателя Правительства Пермского края, руководителю аппарата Правительства Пермского края, минуя отдел по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения, документы должны быть переданы помощниками указанных руководителей в отдел по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения для регистрации.

При приеме документов конверты (бандероли) с документами (за исключением документов с пометкой "лично") вскрываются, проверяется правильность оформления документов, комплектность и целостность документов и приложений к ним.

Входящие документы регистрируются в день поступления, создаваемые - в день подписания.

Каждый входящий документ регистрируется в отдельной регистрационной карточке.

Входящему документу присваивается самостоятельный регистрационный номер, который состоит из следующих элементов: делопроизводственный индекс структурного подразделения администрации губернатора Пермского края, аппарата Правительства Пермского края, исполнительного органа государственной власти Пермского края, номер дела по номенклатуре дел, порядковый номер документа (в пределах документов, включенных в дело).

Элементы регистрационного номера отделяются друг от друга через дефис, например: СЭД-07-01-45.

В процессе регистрации входящего документа в ИСЭД-ЭА-УПР в правом нижнем углу первого листа документа ставится штамп.

Повторная регистрация документа не допускается.

Предварительное рассмотрение и распределение входящей корреспонденции проводит отдел по организации работы со служебной корреспонденцией управления документационного обеспечения исходя из оценки содержания документа в соответствии с распределением обязанностей между губернатором Пермского края, руководителем администрации губернатора Пермского края, председателем Правительства Пермского края, заместителями председателя Правительства Пермского края, руководителем аппарата Правительства Пермского края и в соответствии с Порядком рассмотрения входящей корреспонденции, поступающей на имя губернатора Пермского края, руководителя администрации губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края, заместителей председателя Правительства Пермского края, руководителя аппарата Правительства Пермского края, утвержденным распоряжением губернатора Пермского края от 17 февраля 2009 г. N 14-р.

Требования по работе со служебными документами в ИСЭД-ЭА-УПР определяются регламентом процесса "СПД20.11 Исполнение документа, резолюции или поручения".

Все документы, поступающие в управление документационного обеспечения для регистрации до 17.00, регистрируются в ИСЭД-ЭА-УПР в день поступления, поступившие после 17.00 - на следующий день. Срочные документы регистрируются незамедлительно.

Регистрация документов в ИСЭД-ЭА-УПР определяется регламентами процесса "СПД19.16 Регистрация входящего документа", "СПД19.22 Прикрепление приложения к входящему документу".

Прохождение служебных писем, поступивших на имя губернатора Пермского края, в администрацию губернатора Пермского края, в аппарат Правительства Пермского края, осуществляется в соответствии с Порядком рассмотрения входящей корреспонденции, поступающей на имя губернатора Пермского края, руководителя администрации губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края, заместителей председателя Правительства Пермского края, руководителя аппарата Правительства Пермского края, утвержденным распоряжением губернатора Пермского края от 17 февраля 2009 г. N 14-р.

Прохождение служебных писем, поступивших губернатору Пермского края, в администрацию губернатора Пермского края, в аппарат Правительства Пермского края, осуществляется в соответствии с Порядком рассмотрения входящей корреспонденции, поступающей на имя губернатора Пермского края, руководителя администрации губернатора Пермского края, председателя Правительства Пермского края, заместителей председателя Правительства Пермского края, руководителя аппарата Правительства Пермского края, утвержденным распоряжением губернатора Пермского края от 17 февраля 2009 г. N 14-р.

Порядок рассмотрения документов

Служебные документы поступают в ИСЭД-ЭА-УПР к губернатору Пермского края, руководителям Правительства Пермского края, руководителю администрации губернатора Пермского края, руководителю аппарата Правительства Пермского края.

На документы, требующие исполнения, оформляются резолюции.

В состав резолюции входят следующие элементы:

исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);

содержание поручения;

срок исполнения поручения;

подпись (ЭЦП).

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (напротив его фамилии пишется слово "отв", "свод" или "обобщ") либо им считается лицо, указанное в резолюции первым.

Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в них конкретизируется порядок исполнения документа, срок его исполнения (с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.

Требования по работе со служебными документами в ИСЭД-ЭА-УПР определяются регламентом процесса "СПД20.11 Исполнение документа, резолюции или поручения".

Руководители Пермского края при рассмотрении документов:

определяют исполнителя и дают указания в резолюции по исполнению документов;

подписывают документ или при наличии замечаний возвращают проект документа исполнителю для доработки;

в случае согласия с содержанием ответов, подготовленных авторам писем, оформляют отметки о направлении документа в дело.

Требования по работе со служебными документами в ИСЭД-ЭА-УПР определяются регламентом процесса "СПД20.11 Исполнение документа, резолюции или поручения".

Руководители Пермского края рассматривают поступившие документы в день их поступления или на следующий день.

Требования по работе со служебными документами в ИСЭД-ЭА-УПР определяются регламентом процесса "СПД20.11 Исполнение документа, резолюции или поручения".

Организация работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

Положения настоящей Инструкции распространяются на работу с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения. Особенности работы с этой категорией документов определяются Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233.

К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Решение об отнесении документа к категории ограниченного распространения принимается, как правило, на стадии проекта документа исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к категории ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

Порядок оформления документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, имеет некоторые отличия от оформления открытых документов.

В правом верхнем углу первого листа документа могут проставляться пометки "Для служебного пользования", или ("ДСП"), или "Не для печати", или "Конфиденциально"; номер экземпляра.

При регистрации документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, рядом с регистрационным номером, который указывается на подлиннике и копии отправляемого документа, проставляется пометка "ДСП" (например: 05-14-8дсп).

На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, дата.

При оформлении этих реквизитов рекомендуется использовать методическое пособие "Требования к оформлению конфиденциальных документов", подготовленное управлением документационного обеспечения.

Прием и регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются в порядке, предусмотренном для других служебных документов.

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, передаются сотрудникам подразделений под расписку.

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, пересылаются сторонним организациям фельдъегерской и специальной связью.

Запрещается их передача факсимильной связью или по электронной почте.

Размножение документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляется управлением документационного обеспечения по заявкам, подписанным руководителями структурных подразделений, в соответствии с требованиями, закрепленными в методическом пособии "Требования к оформлению конфиденциальных документов". После размножения документа на оборотной стороне документа делается отметка о количестве снятых копий, указываются фамилия исполнителя и дата.

Документы ограниченного распространения группируются в отдельное дело в соответствии с номенклатурой дел. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется гриф ограничения доступа к документу. Документы хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Уничтожение документов и дел с грифом ограничения доступа к документу, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

Проверка наличия документов, дел с грифом ограничения доступа к документу проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя аппарата Правительства Пермского края. Результаты проверки оформляются актом.

В архиве аппарата Правительства Пермского края проверка наличия документов и дел с грифом ограничения доступа к документу может проводиться не реже одного раза в 5 лет.

Результаты проверки оформляются актом.

О фактах утраты дел и документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, или о несанкционированном разглашении этой информации ставится в известность руководитель аппарата Правительства Пермского края и проводится служебное расследование обстоятельств утраты или разглашения.

На утраченные дела, документы с грифом ограничения доступа к документу составляется акт, на основании которого делаются отметки в учетных формах.

Ответственность за организацию правильного обращения с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, обеспечение их учета, сохранности, санкционированного использования возлагается на руководителей структурных подразделений администрации губернатора Пермского края, аппарата Правительства Пермского края.

Ввод текстов документов, имеющих гриф ограничения доступа к документу, их сканирование, хранение и распечатка в ИСЭД-ЭА-УПР не разрешаются.

Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

Снятие грифа ограничения доступа к документу производится по результатам экспертизы в связи с утратой конфиденциальности информации. Гриф погашается штампом или от руки с указанием номера акта или протокола, послужившего основанием для его снятия. Запись подтверждается подписью сотрудника, занимающегося учетом и хранением документов.

При снятии грифа ограничения доступа к документу на документах, делах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

 


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

63242. Криза грецької державності і піднесення Македонії 23.04 KB
  Мета: розглянути причини занепаду Греції й піднесення Македонії; дати уявлення про Македонію як велику військову державу; удосконалити навички роботи з підручником установлення причиннонаслідкових звязків.
63243. Східний похід Олександра Македонського та утворення його імперії 24.48 KB
  Мета: розглянути основні етапи східного походу Олександра Македонського та утворення найбільшої монархії давнини; надати учням можливість оцінити історичну особистість.
63244. Елліністичні держави в IV—II ст. до н. є. Елліністична культура 23.02 KB
  Мета: розкрити суть еллінізму; дати коротку характеристику елліністичних держав; визначити основні причини розквіту культури і науки часів еллінізму розглянути їхні основні досягнення.
63245. Урок узагальнення з теми «Еллінізм» 19.64 KB
  Очікувані результати Після цього уроку учні зможуть: називати час політичної роздробленості Греції існування імперії Александра Македонського та елліністичних держав дати правління Філіппа II та Александра Македонського історичних діячів...
63247. Природні умови Італії та виникнення Риму 25.85 KB
  Після цього уроку учні зможуть: називати час виникнень Риму; показувати на карті Апеннінський півострів місто Рим; застосовувати та пояснювати на прикладах поняття та терміни: патриції плебеї сенат; пояснювати причини ліквідації царської влади і встановлення республіки...
63248. Римська республіка V — середини III ст. до нашої ери 34.95 KB
  Мета: розглянути боротьбу плебеїв і патриціїв у Римі визначити вплив її результатів на перетворення Риму на одну з найсильніших держав Західного Середземноморя; дати уявлення про особливості організації влади та суспільного устрою часів Римської республіки.
63250. Урок узагальнення з теми: Давній Рим у VIII—І ст. до нашої ери 23.88 KB
  Після цього уроку учні зможуть: називати час утворення Римської республіки завоювання Римом Італії виникнення Риму війн Риму з Карфагеном установлення диктатури Сулли повстання Спартака першого тріумвірату історичних осіб цієї доби основні джерела рабства...