841

Создание реляционной БД в СУБД МS Аccess

Конспект

Информатика, кибернетика и программирование

Microsoft Access применяется для разработки относительно небольших баз данных. БД Access хранятся в файлах с типом mdb. Создание и редактирование таблиц. Создание и использование запросов. Примеры записи выражений в условии отбора.

Русский

2013-01-06

114 KB

32 чел.

Создание реляционной БД в  СУБД МS Аccess

1. Создание БД

Microsoft Access применяется для разработки относительно небольших баз данных. БД Access хранятся в файлах с типом mdb.

Создание БД выполняется после загрузки Access с помощью команды Файл  – Создать и выбора режима Новая БД. После указания имени файла с БД и папки, где он будет находиться, изменить эти параметры в Access нельзя.

Каждая БД включает в себя следующие элементы: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули. Каждый из них представлен на отдельной вкладке в окне БД.

Таблицы являются основным элементом любой реляционной базы данных. Они предназначены для хранения данных.

Запросы используются для выбора нужных данных из одной или нескольких таблиц или запросов. С помощью запросов можно также обновлять, удалять, добавлять данные в таблицы, создавать новые таблицы.

Формы предназначены для ввода, просмотра и редактирования взаимосвязанных данных. Формы могут использоваться для создания диалоговых окон и панелей управления в приложении пользователя.

2. Создание и редактирование таблиц

Режимы создания и редактирования таблиц:

  1.  Конструктор  – основной, в нем создается и изменяется структура таблицы, только в этом режиме необходимо сохранять таблицу;
  2.  Режим таблицы – используется для ввода и обновления данных, при переходе к следующей записи предыдущая запись автоматически сохраняется;
  3.  Мастер таблиц – режим автоматического создания таблицы с помощью мастера;
  4.  Импорт таблиц – режим создания таблицы путем ее извлечения из другой базы данных, которая может быть создана не только в Access, но и в других СУБД

Для перехода из режима Конструктор в режим Таблицы и обратно используется команда меню Вид или кнопка Вид на ПИ.

Для создания таблицы режиме Конструктора:

  •  определить поля таблицы, задать их имена и типы данных;
    •  задать свойства полей на вкладке Общие;
    •  установить ключевое поле (первичный ключ);
    •  сохранить таблицу под некоторым именем;

Каждое поле имеет уникальное имя. По умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц.  Тип  поля определяет данные, которые могут храниться в этом поле.

Основные типы данных:

Тип данных

Содержимое поля

1. Текстовый

Значение по умолчанию. Обычный текст до 255 символов

2. Числовой

Числовые данные, используемые для проведения расчетов

3. Дата / время

Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно

4. Денежный

Числа в денежном формате

6. Счетчик

Уникальные, последовательно возрастающие на 1 числа, автоматически вводятся при добавлении каждой новой записи в таблицу. Используется для ключевых полей.

7. Логический

данные, которые могут содержать одно из двух возможных значений (Да / Нет)

Для каждого поля в зависимости от его типа можно задать некоторые свойства. Свойства полей задаются на  вкладке Общие. Для некоторых свойств установлены значения по умолчанию, они могут быть изменены пользователем.

Свойства полей:

Размер поля – ограничивает текстовые поля указанным количеством символов, по умолчанию 50;

Формат – указывает формат для даты и чисел, по умолчанию длинное целое для чисел и краткий формат даты для даты/время;

Число десятичных знаков – устанавливает число десятичных знаков, выводимых для денежных и числовых полей;

Маска ввода – определяет форму ввода данных в поле, например для даты 99.99.9999;

Значение по умолчанию – указывает значение по умолчанию, которое будет автоматически вводиться в новые записи, например Date() – текущая дата;

Условие на значение – задается условие, которое при вводе или редактировании данных всегда должно выполняться, например <100; >Date(), ЭФ;

Создание первичного ключа

  •  выделить ключевое поле;
  •  выполнить команду Правка –  Ключевое поле или использовать инструмент на ПИ (при этом появится изображение ключа).

Если ключ не определен, то при первом сохранении таблицы Ассеss выведет сообщение об этом и предложит создать ключевое поле. При ответе Да, Ассеss добавит в таблицу поле с именем Код и типом Счетчик.

Установка  связей между таблицами

Связь между двумя таблицами создается командой Сервис / Схема данных или нажатием соответствующей кнопки на ПИ. Связующее поле перетаскивается мышью из одной таблицы (обычно главной) к такому же полю в другой (подчиненной). В одной таблице связующее поле является первичным ключом, а в другой внешним. При этом появляется диалоговое окно «Связи», в котором отображаются связываемые поля и устанавливаются следующие опции:

Обеспечение целостности данных. Если эта опция выбрана, то для каждого  значения внешнего ключа обязательно должно быть такое же значение первичного ключа.

Каскадное обновление связанных полей. Если эта опция выбрана, то при изменении первичного ключа автоматически меняется связанный с ним внешний ключ. Если эта опция не выбрана, то при попытке редактировать первичный ключ появится предупреждение о том, что вносить изменения нельзя.

Каскадное удаление связанных полей. Если эта опция выбрана, то при удалении записи с первичным ключом все связанные с ней записи в подчиненной таблице также удаляются. Если она не выбрана, то появляется предупреждение, что, если имеются записи, связанные с данной записью, удалять ее нельзя.

Если указанные опции необходимо изменить или установить для уже существующей линии связи, то нужно выделить линию связи и выполнить команду Связи – Изменить связь или выполнить двойной щелчок по линии связи.

Если необходимо изменить в структуре таблиц поля, с помощью которых устанавливаются связи между таблицами (первичные и внешние ключи), то необходимо сначала разорвать связи между таблицами.

Для того чтобы разорвать существующую связь между таблицами, нужно в окне схемы данных щелкнуть по линии, связывающей поля таблиц и нажать клавишу Dе1е1е.

Заполнение  таблиц данными

Открыть таблицу в режиме таблицы и ввести данные (для каждой связи сначала в главную таблицу, а затем в подчиненную). Значения внешнего ключа могут быть только такими, которые есть в поле первичного ключа главной таблицы!!!!

Можно использовать для ввода данных формы. Если структура таблицы изменяется, то форму нужно создавать заново, удалив предыдущую.

В окне базы данных с помощью контекстного меню таблицы можно переименовать, удалить таблицу  или создать ее копию с новым именем. Те же действия можно выполнять и с другими объектами Access.

3. Создание и использование запросов

Запрос - это объект, позволяющий пользователю получить нужные данные из БД. Для создания запроса можно использовать бланк QВЕ (Query By Example) - запрос по образцу (режим Конструктора) или SQL – язык структурированных запросов.

В МS Ассеss имеются следующие типы запросов: запросы на выборку и активные запросы или запросы действия (на обновление, на удаление, на добавление данных, на создание новой таблицы). При создании запросов можно использовать данные из одной или нескольких существующих таблиц или ранее созданных запросов.

В результате выполнении запроса на выборку создается динамический набор данных (временная таблица). В результате выполнения активных запросов создаются новые таблицы или изменяются существующие.

Общая технология создания запроса в режиме конструктора:

  1.  перейти на вкладку  Запросы;
  2.  выбрать режим Создание запроса в режиме конструктора или использовать кнопки Создать - Конструктор;
  3.  добавить нужные таблицы или запросы с помощью диалогового окна «Добавление таблицы»; если данные выбираются из одной таблицы, то добавляется  только она (иначе строки в выбранных данных будут повторяться); если данные выбираются из двух несвязанных  таблиц, то обязательно должна быть добавлена и та таблица, через которую они связаны;
  4.  переместить в бланк запроса необходимые поля из таблиц (перетаскивание мышью из таблицы, двойной щелчок по имени поля в таблице, выбор поля в строке Поле бланка QBE);
  5.  задать тип сортировки для тех полей, где это необходимо; сортировать можно по возрастанию и убыванию, по одному или нескольким полям; при сортировке по нескольким полям они должны быть расположены в бланке в порядке ключей сортировки слева направо;
  6.  задать, если необходимо, условия отбора –  ограничения, налагаемые на значения полей;
  7.  добавить, при необходимости, вычисляемые поля;
  8.  отметить, какие поля нужно выводить на экран, по умолчанию выводятся все поля;
  9.  сохранить запрос под некоторым именем, которое должно отражать содержание запроса;

Для выполнения запроса из режима Конструктора выполнить команду Запрос – Запуск или использовать соответствующую кнопку на ПИ (!). Для запросов на выборку можно перейти в режим Таблицы. Для выполнения запроса из  окна БД открыть запрос.

Условие отбора позволяет отобрать записи в соответствии с некоторым критерием. Для задания условий отбора, накладывающих ограничения на значение поля, в строку «Условие отбора» для этого поля вводится нужное выражение. Это выражение состоит из операторов сравнения и  операндов (значений). Для создания сложных выражений используются логические операторы Andr, Not. Вместо операции Оr в выражении может использоваться строка бланка ИЛИ.

Операторы сравнения:  <; < =,> , > =,<>; In, Between, Like.

В качестве операндов могут использоваться некоторые заданные значения, имена полей, запросов, встроенные функции и другие идентификаторы. Имена полей должны заключаться в квадратные скобки (обычно это выполняется автоматически) . Если нужно указать ссылку на поле в конкретной таблице, то имя таблицы тоже заключается в квадратные скобки и отделяется от имени поля восклицательным знаком. Например, [Оборудование]![Количество].

При записи сложных выражений можно использовать построитель выражений. Для его вызова используется кнопка …\   на ПИ.

Пример 1: Создать запрос для формирования списка оборудования кафедры ИТ, упорядоченный по наименованию:

  •  выбрать режим Создание запроса в режиме Конструктора;
  •  добавить таблицы: Оборудование, Распределение оборудования, Кафедры;
  •  заполнить бланк QBE:

Поле

Наименование оборудования

Цена

Кафедра

Имя таблицы

Оборудование

Оборудование

Кафедры

Сортировка

По возрастанию

Условие отбора

ИТ

Примеры записи выражений в условии отбора

Условие задачи

Таблица и поле

Выражение в условии отбора

1

Список оборудования кафедры ИТ

Кафедры,  кафедра

"ИТ" (" добавит Access)

2

Список оборудования кафедр ИТ и Физика

Кафедры,  кафедра

"ИТ" or "Физика"  

3

Список оборудования кафедр ИТ, ВМ и Физика

Кафедры,  кафедра

In ("ИТ" ;"ВМ"; "Физика")

4

Список факультетов, название которых начинается с буквы М

Факультеты

(одна таблица),

факультет

Like "М*"

5

Список оборудования, в наименовании которых есть буква а

Оборудование, оборудование

Like "*а*"

6

Список оборудования всех кафедр с ценами больше 50000

Оборудование,

цена

>50000

7

Список оборудования с количеством на кафедре от 5 до 10 включительно

Оборудование,

количество

>=5 and <= 10 или

Between 5 and 10

  

Параметрические запросы

Для введения условий отбора не в бланке запроса, а в диалоговом окне при выполнении запроса, используются запросы с параметром. Чтобы определить параметр, нужно ввести в строку «Условия отбора» вместо конкретного значения фразу, заключенную в квадратные скобки [ ]. То, что заключено внутри квадратных скобок, Ассеss рассматривает как имя параметра. Это имя выводится в окне диалога при выполнении запроса, поэтому в качестве имени параметра используют содержательную фразу. В одном запросе можно указать несколько параметров, при этом имя каждого должно быть уникальным и информативным.

Примеры условий с параметрами

Условие задачи

Таблица и поле

Выражение в условии отбора

1

Список оборудования заданной кафедры

Кафедры,  кафедра

[Введите название кафедры]

2

Список оборудования двух заданных кафедр

Кафедры,  кафедра

[Введите название первой кафедры] or [Введите название второй кафедры]

3

Список оборудования с ценами больше заданной

Оборудование,

цена

> [Введите заданную цену]

4

Список оборудования с количеством в заданном диапазоне

Оборудование,

количество

>=[Введите нижнюю границу диапазона]  and <= [Введите верхнюю границу диапазона]  

Вычисляемые поля

В запросе можно выполнять вычисления с любыми полями таблицы, а также делать вычисляемое выражение новым полем в динамическом наборе записей, выбранном в результате выполнения запроса. При создании таких полей можно использовать встроенные функции Ассеss и  арифметические операции над полями таблицы. При построении сложных выражений удобно использовать «Построитель выражений». Имя вычисляемого поля отделяется от выражения  символом ":". Если имя не указано, то по умолчанию в заголовке вычисляемого поля будет выведено  Выражение 1.

Примеры вычисляемых полей

Условие задачи

Вычисляемое  поле

Выражение в условии отбора

1

Список оборудования с расчетом его стоимости

Стоимость: Цена * Количество

2

Рассчитать подоходный налог

Налог: Зарплата * 0,12

3

Рассчитать новую цену оборудования, увеличенную на заданный процент

Новая цена: Цена *

(1+ [заданный процент] /100)

Запросы действия (активные запросы)

К запросам действия относятся запросы на: обновление, добавление, удаление, создание таблицы. В результате выполнения запросов действия создаются новые таблицы или изменяются существующие. Результат выполнения запросов действия можно оценить на вкладке Таблицы.

Общая технология создания запроса действия:

  1.  создать запрос на выборку, где в качестве условий внести выражения, отбирающие данные, предназначенные для обновления, удаления, добавления или формирования новой таблицы;
  2.  выполнить запрос и проверить, правильно ли выбраны данные;
  3.  выбрать тип запроса в меню Запрос. Для запроса на обновление заполнить строку Обновление, то есть задать выражения, которые будут заноситься в таблицу вместо имеющихся данных. Для запроса на удаление заполнить строку Удаление. Для запроса на добавление или формирование новой таблицы в открывшемся окне ввести имя таблицы, в которую будут добавляться данные, или имя создаваемой таблицы.

Пример 2: Увеличить цену оборудования заданного факультета на 40%

ИТ:

Поле

Факультет

Цена

Имя таблицы

Кафедры

Оборудование

Обновление

[цена]*1,4

Условие отбора

[Введите название факультета]

Пример 3: Удалить сведения об оборудовании кафедры Физика:

Поле

Оборудование.*

Кафедра

Имя таблицы

Оборудование

Кафедры

Удаление

Из

Условие

Условие отбора

Физика

4. Разработка форм

Функции форм

  •  ввод данных в таблицы и их просмотр;
  •  редактирование данных – добавление и удаление записей, изменение значений в полях;
  •  отображение выбранных данных в нужном виде;
  •  создание панели управления для открытия других форм, таблиц, запросов, отчетов;
  •  использование форм в качестве окон диалога.

Источниками данных для форм служат таблицы, запросы, данные, заложенные в макете формы.

Структура формы:

Структура формы отображается в режиме Конструктор форм. Форма содержит:

  •  область заголовка;
  •   область данных;
  •   область примечаний.

Области формы наполняются различными графическими объектами, которые называются элементами управления (ЭУ). Они могут быть присоединенными (отображающими значения полей таблиц и запросов) и свободными (не связанными с таблицами и запросами). Свободные ЭУ, предназначены для создания макета формы. Основные виды присоединенных элементов управления: поле, список, поле со списком, подчиненная форма, флажок, переключатель. Свободные ЭУ содержат: надписи полей, внедряемые объекты, надписи внедряемых объектов, заголовки.

Как форма в целом, так и каждый ее элемент обладает свойствами, которые можно просматривать и редактировать. Свойства элемента позволяют определить его размер, внешний вид, местонахождение в форме.

Создание формы

Форма может быть создана в режиме конструктора или с помощью мастера. Мастер форм позволяет пользователю определить, какие поля включать в форму, и выбрать стиль ее оформления. Форма созданная Мастером форм, может быть доработана в конструкторе форм.

По внешнему виду формы делятся на ленточные, табличные и простые (в один столбец).

В простой форме видны значения полей, относящиеся только к одной записи. Они используется для создания главной формы в многотабличной форме. Ленточная и табличная формы содержит данные из нескольких записей. Ленточная форма используется для создания подчиненных форм в многотабличных формах.

Для создания формы нужно выполнить следующие действия:

  •  перейти на вкладку Формы;.
  •  щелкнуть по  кнопке Создать;
  •  в диалоговом окне «Новая форма» выбрать режим создания формы и, если необходимо, источник данных (таблицу или запрос). Если выбран любой режим, кроме режима конструктора, следовать инструкциям, появляющимся в диалоговых окнах.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

33689. ПОНЯТИЕ И ВИДЫ ОБЫСКА. ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ ОБЫСКА 12.61 KB
  ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ ОБЫСКА Обыск – следственное действие состоящее в обследовании помещений участков местности отдельных граждан с целью отыскания и изъятия объектов имеющих значение для расследуемого уголовного дела. Виды обыска: 1 по объектам: а обыск в помещении находящемся в ведении или пользовании граждан предприятий организаций учреждений; б обыск местности; в обыск транспортных средств; г личный обыск; 2 по последовательности: а первоначальный; б повторный; 3 по времени обыска объектов: а одновременный; б...
33691. ТАКТИКА ЗАДЕРЖАНИЯ 13.21 KB
  Цель задержания – проверить причастность лица к совершению преступления. Основания задержания: 1 лицо застигнуто при совершении преступления или непосредственно после его совершения; 2 при указании потерпевшим или очевидцами на данное лицо как на совершившее преступление; 3 если на этом лице или на его одежде при нем или в его жилище будут обнаружены явные следы преступления; 4 при наличии иных данных дающих основание подозревать лицо в совершении преступления. Условия задержания: 1 наличие возбужденного уголовного дела; 2 совершение...
33692. Подготовка к проведению судебных экспертиз 11.2 KB
  Фактические доказательства исследование которых с помо щью специальных познаний может привести к появлению новых дока зательств. Экспертное исследование состоит из следующих стадий: а экспертный осмотр; б раздельное исследование анализ; в сравнительное исследование синтез; г экспертный эксперимент; д формулирование выводов.
33693. Понятие, задачи, источники и принципы криминалистической методики 12.9 KB
  Криминалистическая методика это система научных положений и разрабатываемых на их основе рекомендаций по организации и осуществлению раскрытия расследования и предотвращения отдельных видов преступлений. На основе общей теории криминалистики рекомендации криминалистической техники и тактики конкретизируются и используются в криминалистической методике применительно к ситуациям типичным для определенных категорий групп преступлений т. Криминалистическая методика разрабатывает наиболее эффективные способы применения рекомендаций...
33694. ПОНЯТИЕ И ЗНАЧЕНИЕ КРИМИНАЛИСТИЧЕСКОЙ ХАРАКТЕРИСТИКИ ПРЕСТУПЛЕНИЙ 12.1 KB
  Своеобразие криминалистической характеристики преступлений определяется двумя моментами: 1 особенностями отражаемой в ней реалии и ее признаков; 2 спецификой целей подобного отражения. Два других уровня символизируют одну общую для них но отличающуюся от предыдущей систему координат – рассмотрение криминалистической характеристики преступлений в ее обобщенном типовом варианте. С этой точки зрения криминалистическая характеристика преступлений может быть представлена в качестве типовой информационной модели которая отражает типичные с...
33695. ПОНЯТИЕ И КЛАССИФИКАЦИЯ ЧАСТНЫХ МЕТОДИК РАССЛЕДОВАНИЯ 12.36 KB
  Классификация частных методик: 1 по объему: а полные – разрабатываются для всего процесса расследования какоголибо вида преступлений; б сокращенные – методические рекомендации для какоголибо одного этапа расследования; 2 в зависимости от отношения к уголовному закону: а типичные – методики построенные в зависимости от вида преступлений; б особенные – методики где в качестве оснований могут быть место совершения преступления личность преступника или потерпевшего например расследование преступлений на водном или воздушном...
33696. Криминалистическая характеристика краж 24.5 KB
  Чаще всего совершаются кражи из квартир дач гаражей и других помещений принадлежащих гражданам кражи личных вещей на вокзалах и в поездах карманные кражи на рынках в магазинах в городском транспорте а также на улицах. В последние годы распространенными стали кражи урожая с полей и садовых участков. Нередко совершаются также кражи из магазинов со складов и других мест хранения или сбыта материальных ценностей.
33697. Отдельные элементы криминалистической характеристики 12.12 KB
  Отдельные элементы криминалистической характеристики: кража государственного и общественного имущества: кражи совершаемые путём свободного доступа кражи из охраняемых объектов кражи личного имущества: из квартир и личных домовладений из гостиниц общежитий дач из подсобных помещений из автомобилей у пассажиров кражи из карманов кражи временно оставленного неохраняемого имущества. Подготовка кражи: подбор конкретного объекта посягательства выявление лица имеющего ценности места нахождения имущества: выявление квартир в которых...