841

Создание реляционной БД в СУБД МS Аccess

Конспект

Информатика, кибернетика и программирование

Microsoft Access применяется для разработки относительно небольших баз данных. БД Access хранятся в файлах с типом mdb. Создание и редактирование таблиц. Создание и использование запросов. Примеры записи выражений в условии отбора.

Русский

2013-01-06

114 KB

32 чел.

Создание реляционной БД в  СУБД МS Аccess

1. Создание БД

Microsoft Access применяется для разработки относительно небольших баз данных. БД Access хранятся в файлах с типом mdb.

Создание БД выполняется после загрузки Access с помощью команды Файл  – Создать и выбора режима Новая БД. После указания имени файла с БД и папки, где он будет находиться, изменить эти параметры в Access нельзя.

Каждая БД включает в себя следующие элементы: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули. Каждый из них представлен на отдельной вкладке в окне БД.

Таблицы являются основным элементом любой реляционной базы данных. Они предназначены для хранения данных.

Запросы используются для выбора нужных данных из одной или нескольких таблиц или запросов. С помощью запросов можно также обновлять, удалять, добавлять данные в таблицы, создавать новые таблицы.

Формы предназначены для ввода, просмотра и редактирования взаимосвязанных данных. Формы могут использоваться для создания диалоговых окон и панелей управления в приложении пользователя.

2. Создание и редактирование таблиц

Режимы создания и редактирования таблиц:

  1.  Конструктор  – основной, в нем создается и изменяется структура таблицы, только в этом режиме необходимо сохранять таблицу;
  2.  Режим таблицы – используется для ввода и обновления данных, при переходе к следующей записи предыдущая запись автоматически сохраняется;
  3.  Мастер таблиц – режим автоматического создания таблицы с помощью мастера;
  4.  Импорт таблиц – режим создания таблицы путем ее извлечения из другой базы данных, которая может быть создана не только в Access, но и в других СУБД

Для перехода из режима Конструктор в режим Таблицы и обратно используется команда меню Вид или кнопка Вид на ПИ.

Для создания таблицы режиме Конструктора:

  •  определить поля таблицы, задать их имена и типы данных;
    •  задать свойства полей на вкладке Общие;
    •  установить ключевое поле (первичный ключ);
    •  сохранить таблицу под некоторым именем;

Каждое поле имеет уникальное имя. По умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц.  Тип  поля определяет данные, которые могут храниться в этом поле.

Основные типы данных:

Тип данных

Содержимое поля

1. Текстовый

Значение по умолчанию. Обычный текст до 255 символов

2. Числовой

Числовые данные, используемые для проведения расчетов

3. Дата / время

Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно

4. Денежный

Числа в денежном формате

6. Счетчик

Уникальные, последовательно возрастающие на 1 числа, автоматически вводятся при добавлении каждой новой записи в таблицу. Используется для ключевых полей.

7. Логический

данные, которые могут содержать одно из двух возможных значений (Да / Нет)

Для каждого поля в зависимости от его типа можно задать некоторые свойства. Свойства полей задаются на  вкладке Общие. Для некоторых свойств установлены значения по умолчанию, они могут быть изменены пользователем.

Свойства полей:

Размер поля – ограничивает текстовые поля указанным количеством символов, по умолчанию 50;

Формат – указывает формат для даты и чисел, по умолчанию длинное целое для чисел и краткий формат даты для даты/время;

Число десятичных знаков – устанавливает число десятичных знаков, выводимых для денежных и числовых полей;

Маска ввода – определяет форму ввода данных в поле, например для даты 99.99.9999;

Значение по умолчанию – указывает значение по умолчанию, которое будет автоматически вводиться в новые записи, например Date() – текущая дата;

Условие на значение – задается условие, которое при вводе или редактировании данных всегда должно выполняться, например <100; >Date(), ЭФ;

Создание первичного ключа

  •  выделить ключевое поле;
  •  выполнить команду Правка –  Ключевое поле или использовать инструмент на ПИ (при этом появится изображение ключа).

Если ключ не определен, то при первом сохранении таблицы Ассеss выведет сообщение об этом и предложит создать ключевое поле. При ответе Да, Ассеss добавит в таблицу поле с именем Код и типом Счетчик.

Установка  связей между таблицами

Связь между двумя таблицами создается командой Сервис / Схема данных или нажатием соответствующей кнопки на ПИ. Связующее поле перетаскивается мышью из одной таблицы (обычно главной) к такому же полю в другой (подчиненной). В одной таблице связующее поле является первичным ключом, а в другой внешним. При этом появляется диалоговое окно «Связи», в котором отображаются связываемые поля и устанавливаются следующие опции:

Обеспечение целостности данных. Если эта опция выбрана, то для каждого  значения внешнего ключа обязательно должно быть такое же значение первичного ключа.

Каскадное обновление связанных полей. Если эта опция выбрана, то при изменении первичного ключа автоматически меняется связанный с ним внешний ключ. Если эта опция не выбрана, то при попытке редактировать первичный ключ появится предупреждение о том, что вносить изменения нельзя.

Каскадное удаление связанных полей. Если эта опция выбрана, то при удалении записи с первичным ключом все связанные с ней записи в подчиненной таблице также удаляются. Если она не выбрана, то появляется предупреждение, что, если имеются записи, связанные с данной записью, удалять ее нельзя.

Если указанные опции необходимо изменить или установить для уже существующей линии связи, то нужно выделить линию связи и выполнить команду Связи – Изменить связь или выполнить двойной щелчок по линии связи.

Если необходимо изменить в структуре таблиц поля, с помощью которых устанавливаются связи между таблицами (первичные и внешние ключи), то необходимо сначала разорвать связи между таблицами.

Для того чтобы разорвать существующую связь между таблицами, нужно в окне схемы данных щелкнуть по линии, связывающей поля таблиц и нажать клавишу Dе1е1е.

Заполнение  таблиц данными

Открыть таблицу в режиме таблицы и ввести данные (для каждой связи сначала в главную таблицу, а затем в подчиненную). Значения внешнего ключа могут быть только такими, которые есть в поле первичного ключа главной таблицы!!!!

Можно использовать для ввода данных формы. Если структура таблицы изменяется, то форму нужно создавать заново, удалив предыдущую.

В окне базы данных с помощью контекстного меню таблицы можно переименовать, удалить таблицу  или создать ее копию с новым именем. Те же действия можно выполнять и с другими объектами Access.

3. Создание и использование запросов

Запрос - это объект, позволяющий пользователю получить нужные данные из БД. Для создания запроса можно использовать бланк QВЕ (Query By Example) - запрос по образцу (режим Конструктора) или SQL – язык структурированных запросов.

В МS Ассеss имеются следующие типы запросов: запросы на выборку и активные запросы или запросы действия (на обновление, на удаление, на добавление данных, на создание новой таблицы). При создании запросов можно использовать данные из одной или нескольких существующих таблиц или ранее созданных запросов.

В результате выполнении запроса на выборку создается динамический набор данных (временная таблица). В результате выполнения активных запросов создаются новые таблицы или изменяются существующие.

Общая технология создания запроса в режиме конструктора:

  1.  перейти на вкладку  Запросы;
  2.  выбрать режим Создание запроса в режиме конструктора или использовать кнопки Создать - Конструктор;
  3.  добавить нужные таблицы или запросы с помощью диалогового окна «Добавление таблицы»; если данные выбираются из одной таблицы, то добавляется  только она (иначе строки в выбранных данных будут повторяться); если данные выбираются из двух несвязанных  таблиц, то обязательно должна быть добавлена и та таблица, через которую они связаны;
  4.  переместить в бланк запроса необходимые поля из таблиц (перетаскивание мышью из таблицы, двойной щелчок по имени поля в таблице, выбор поля в строке Поле бланка QBE);
  5.  задать тип сортировки для тех полей, где это необходимо; сортировать можно по возрастанию и убыванию, по одному или нескольким полям; при сортировке по нескольким полям они должны быть расположены в бланке в порядке ключей сортировки слева направо;
  6.  задать, если необходимо, условия отбора –  ограничения, налагаемые на значения полей;
  7.  добавить, при необходимости, вычисляемые поля;
  8.  отметить, какие поля нужно выводить на экран, по умолчанию выводятся все поля;
  9.  сохранить запрос под некоторым именем, которое должно отражать содержание запроса;

Для выполнения запроса из режима Конструктора выполнить команду Запрос – Запуск или использовать соответствующую кнопку на ПИ (!). Для запросов на выборку можно перейти в режим Таблицы. Для выполнения запроса из  окна БД открыть запрос.

Условие отбора позволяет отобрать записи в соответствии с некоторым критерием. Для задания условий отбора, накладывающих ограничения на значение поля, в строку «Условие отбора» для этого поля вводится нужное выражение. Это выражение состоит из операторов сравнения и  операндов (значений). Для создания сложных выражений используются логические операторы Andr, Not. Вместо операции Оr в выражении может использоваться строка бланка ИЛИ.

Операторы сравнения:  <; < =,> , > =,<>; In, Between, Like.

В качестве операндов могут использоваться некоторые заданные значения, имена полей, запросов, встроенные функции и другие идентификаторы. Имена полей должны заключаться в квадратные скобки (обычно это выполняется автоматически) . Если нужно указать ссылку на поле в конкретной таблице, то имя таблицы тоже заключается в квадратные скобки и отделяется от имени поля восклицательным знаком. Например, [Оборудование]![Количество].

При записи сложных выражений можно использовать построитель выражений. Для его вызова используется кнопка …\   на ПИ.

Пример 1: Создать запрос для формирования списка оборудования кафедры ИТ, упорядоченный по наименованию:

  •  выбрать режим Создание запроса в режиме Конструктора;
  •  добавить таблицы: Оборудование, Распределение оборудования, Кафедры;
  •  заполнить бланк QBE:

Поле

Наименование оборудования

Цена

Кафедра

Имя таблицы

Оборудование

Оборудование

Кафедры

Сортировка

По возрастанию

Условие отбора

ИТ

Примеры записи выражений в условии отбора

Условие задачи

Таблица и поле

Выражение в условии отбора

1

Список оборудования кафедры ИТ

Кафедры,  кафедра

"ИТ" (" добавит Access)

2

Список оборудования кафедр ИТ и Физика

Кафедры,  кафедра

"ИТ" or "Физика"  

3

Список оборудования кафедр ИТ, ВМ и Физика

Кафедры,  кафедра

In ("ИТ" ;"ВМ"; "Физика")

4

Список факультетов, название которых начинается с буквы М

Факультеты

(одна таблица),

факультет

Like "М*"

5

Список оборудования, в наименовании которых есть буква а

Оборудование, оборудование

Like "*а*"

6

Список оборудования всех кафедр с ценами больше 50000

Оборудование,

цена

>50000

7

Список оборудования с количеством на кафедре от 5 до 10 включительно

Оборудование,

количество

>=5 and <= 10 или

Between 5 and 10

  

Параметрические запросы

Для введения условий отбора не в бланке запроса, а в диалоговом окне при выполнении запроса, используются запросы с параметром. Чтобы определить параметр, нужно ввести в строку «Условия отбора» вместо конкретного значения фразу, заключенную в квадратные скобки [ ]. То, что заключено внутри квадратных скобок, Ассеss рассматривает как имя параметра. Это имя выводится в окне диалога при выполнении запроса, поэтому в качестве имени параметра используют содержательную фразу. В одном запросе можно указать несколько параметров, при этом имя каждого должно быть уникальным и информативным.

Примеры условий с параметрами

Условие задачи

Таблица и поле

Выражение в условии отбора

1

Список оборудования заданной кафедры

Кафедры,  кафедра

[Введите название кафедры]

2

Список оборудования двух заданных кафедр

Кафедры,  кафедра

[Введите название первой кафедры] or [Введите название второй кафедры]

3

Список оборудования с ценами больше заданной

Оборудование,

цена

> [Введите заданную цену]

4

Список оборудования с количеством в заданном диапазоне

Оборудование,

количество

>=[Введите нижнюю границу диапазона]  and <= [Введите верхнюю границу диапазона]  

Вычисляемые поля

В запросе можно выполнять вычисления с любыми полями таблицы, а также делать вычисляемое выражение новым полем в динамическом наборе записей, выбранном в результате выполнения запроса. При создании таких полей можно использовать встроенные функции Ассеss и  арифметические операции над полями таблицы. При построении сложных выражений удобно использовать «Построитель выражений». Имя вычисляемого поля отделяется от выражения  символом ":". Если имя не указано, то по умолчанию в заголовке вычисляемого поля будет выведено  Выражение 1.

Примеры вычисляемых полей

Условие задачи

Вычисляемое  поле

Выражение в условии отбора

1

Список оборудования с расчетом его стоимости

Стоимость: Цена * Количество

2

Рассчитать подоходный налог

Налог: Зарплата * 0,12

3

Рассчитать новую цену оборудования, увеличенную на заданный процент

Новая цена: Цена *

(1+ [заданный процент] /100)

Запросы действия (активные запросы)

К запросам действия относятся запросы на: обновление, добавление, удаление, создание таблицы. В результате выполнения запросов действия создаются новые таблицы или изменяются существующие. Результат выполнения запросов действия можно оценить на вкладке Таблицы.

Общая технология создания запроса действия:

  1.  создать запрос на выборку, где в качестве условий внести выражения, отбирающие данные, предназначенные для обновления, удаления, добавления или формирования новой таблицы;
  2.  выполнить запрос и проверить, правильно ли выбраны данные;
  3.  выбрать тип запроса в меню Запрос. Для запроса на обновление заполнить строку Обновление, то есть задать выражения, которые будут заноситься в таблицу вместо имеющихся данных. Для запроса на удаление заполнить строку Удаление. Для запроса на добавление или формирование новой таблицы в открывшемся окне ввести имя таблицы, в которую будут добавляться данные, или имя создаваемой таблицы.

Пример 2: Увеличить цену оборудования заданного факультета на 40%

ИТ:

Поле

Факультет

Цена

Имя таблицы

Кафедры

Оборудование

Обновление

[цена]*1,4

Условие отбора

[Введите название факультета]

Пример 3: Удалить сведения об оборудовании кафедры Физика:

Поле

Оборудование.*

Кафедра

Имя таблицы

Оборудование

Кафедры

Удаление

Из

Условие

Условие отбора

Физика

4. Разработка форм

Функции форм

  •  ввод данных в таблицы и их просмотр;
  •  редактирование данных – добавление и удаление записей, изменение значений в полях;
  •  отображение выбранных данных в нужном виде;
  •  создание панели управления для открытия других форм, таблиц, запросов, отчетов;
  •  использование форм в качестве окон диалога.

Источниками данных для форм служат таблицы, запросы, данные, заложенные в макете формы.

Структура формы:

Структура формы отображается в режиме Конструктор форм. Форма содержит:

  •  область заголовка;
  •   область данных;
  •   область примечаний.

Области формы наполняются различными графическими объектами, которые называются элементами управления (ЭУ). Они могут быть присоединенными (отображающими значения полей таблиц и запросов) и свободными (не связанными с таблицами и запросами). Свободные ЭУ, предназначены для создания макета формы. Основные виды присоединенных элементов управления: поле, список, поле со списком, подчиненная форма, флажок, переключатель. Свободные ЭУ содержат: надписи полей, внедряемые объекты, надписи внедряемых объектов, заголовки.

Как форма в целом, так и каждый ее элемент обладает свойствами, которые можно просматривать и редактировать. Свойства элемента позволяют определить его размер, внешний вид, местонахождение в форме.

Создание формы

Форма может быть создана в режиме конструктора или с помощью мастера. Мастер форм позволяет пользователю определить, какие поля включать в форму, и выбрать стиль ее оформления. Форма созданная Мастером форм, может быть доработана в конструкторе форм.

По внешнему виду формы делятся на ленточные, табличные и простые (в один столбец).

В простой форме видны значения полей, относящиеся только к одной записи. Они используется для создания главной формы в многотабличной форме. Ленточная и табличная формы содержит данные из нескольких записей. Ленточная форма используется для создания подчиненных форм в многотабличных формах.

Для создания формы нужно выполнить следующие действия:

  •  перейти на вкладку Формы;.
  •  щелкнуть по  кнопке Создать;
  •  в диалоговом окне «Новая форма» выбрать режим создания формы и, если необходимо, источник данных (таблицу или запрос). Если выбран любой режим, кроме режима конструктора, следовать инструкциям, появляющимся в диалоговых окнах.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

82050. Світ жінки (розважальне шоу-гра для старшокласників) 70.5 KB
  Мета: поглибити знання учнів про світ жінки його різноманітність; привернути увагу до видатних жінок їх місце у історії та суспільстві; виховувати повагу до жінки та підвищити мотивацію до саморозвитку та самовдосконалення. Коментар: гра створена за сценарієм шоу Я люблю Україну але на тему світу...
82051. Архітектура рідного міста. Стилістичні ознаки будівель-пам’яток архітектури місцевого значення. Вивчення студентами-архітекторами стилістичних ознак будівель для поглиблення фундаментальних фахових знань 77 KB
  Мета: Підвищити рівень знань та розвинути пізнавальні можливості студентівархітекторів при вивченні архітектурних стилів; поглибити знання студентів про стилістичні ознаки будівель навчити розпізнавати памятки архітектури міста Чернівців за стилями.
82052. Ким бути? Яким бути? 54 KB
  Мета: Зясувати рівень знань учнів про професії; Розширити знання дітей про професії; Формувати інтерес до професій батьків; Розвивати вміння працювати самостійно та в групах; Розвивати вміння планувати та оцінювати свою діяльність Познайомити з поняттями майстер посада...
82053. Врятуй своє майбутнє 60.5 KB
  Пані в чорному: Шановна публіко, панове, Ми починаєм дійства мову, Що розповість не про минуле, Яке нащадки вже забули, А про сучасне піде мова... Важкою буде ця розмова. Не десь у казці, за горами, А тут і зараз поміж нами Йде боротьба зла та добра І вибрати нам всім пора.
82054. Пора навчання – світла й неповторна 60 KB
  Мета: поглибити знання учнів про святкування дня студента, історію Хорольського Міжрегіонального центру звільнених у запас військовослужбовців. Виховувати у учнів любов до життя; любов до молодості, патріотичне відношення до свого навчального закладу, вміння помічати красиве; спостережливість.
82055. О времени, о жизни, о себе... 56.5 KB
  О счастье жить дышать и понимать Как ледяное время бьется в жилах И слушать ночь течение её Стоять и петь под солнцем на горе Вот я иду по солнцу. Ты солнце рушишь изменяя время И хитрости придумываешь чтобы заставить жить меня: Мне солнце мёдом наполняет грудь Пусть звёзды гаснут рано или поздно...
82056. ПОГОВОРИМО ПРО АСТРОНОМІЮ 83.5 KB
  Познайомити учнів з новою наукою про природу - астрономію. її розділи; сформувати уяву про походження і розвиток цій науки; розвинути зацікавленість у вивченні цієї науки та спостереженні за космічними об’єктами; вміння користуватися додатковою літературою; виковувати гордість за досягнення...
82057. Тато, мама і я – дружна сім’я 59.5 KB
  Будем разом відзначати і родину шанувати. Не забути рідну мову батька щирий заповіт мами ніжну колискову що нас вивела у світ. Пісня колискова для мами Колискові вечорами нам співали наші мами а тепер пора і нам заспівать про наших мам. Радість маєш чи тривогу серце мами разом з нами.
82058. Сім’я буде щасливою коли… 155.5 KB
  На світ білому єдине, Як і Дніпрова течія, Домашнє вогнище родинне, Оселя наша і сім’я. В щасливі і в сумні години, Куди б нам не стелився шлях, Не згасне вогнище родинне В людських запалених серцях. (Д. Білоус) Тематичні питання: Які люди, що допомагають іншим, найважливіші? Чи важливо знати історію свого роду?