85263

КОНТРОЛЬ РАБОТ (АУДИТ) ПО УПРАВЛЕНИЮ КАЧЕСТВОМ ПРОДУКЦИИ И УСЛУГ

Лекция

Бухгалтерский учет и финансовый аудит

Аудит –- систематический независимый и задокументированный процесс получения доказательств аудита и объективного их оценивания с целью определения ступени исполнения критерия аудита. Доказательства аудита протоколы изложенные факты или другая информация что является существенной для критериев аудита и может быть проверена.

Русский

2015-03-24

41.29 KB

0 чел.

ТЕМА 15 КОНТРОЛЬ РАБОТ (АУДИТ) ПО УПРАВЛЕНИЮ КАЧЕСТВОМ ПРОДУКЦИИ И УСЛУГ

15.1 Общие положения

Любая система в сфере качества является предметом постоянных проверок, которые состоят из контроля, инспектирования и аудита ее качества. ДСТУ ISO 9000  и ДСТУ ISO 19011 дают  определения этих понятий.

Проверка – подтверждение получения объективных доказательств, что устанавливают  требования исполнения.

Контроль качества – составная управления качеством, сосредоточенная на выполнении требований к качеству.

Инспектирование качества –  оценивание соответствия  путем наблюдения и высказывания допущений, сопровождаемых, по потребности, измерениями, испытаниями и калиброванием.

Аудит – систематический, независимый и задокументированный процесс получения доказательств аудита и объективного их оценивания с целью определения ступени исполнения  критерия аудита.

Доказательства аудита -  протоколы, изложенные факты или другая информация, что является существенной для критериев аудита  и может быть проверена.

Критерии аудита – совокупность политики, процедур или требований.

Выводы (наблюдения) аудита ( далее – выводы аудита) – результат оценки собранных доказательств аудита на соответствие критериям аудита.

Аудитор – (эксперт) (далее – аудитор) – лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита.

Компетентность – проявленные личные качества и выраженная способность применять свои знания и навыки.

Технический эксперт – лицо, предоставляющее аудиторской группе свои знания или опыт по специальному вопросу.

Примечание 1. Знания или опыт по специальному вопросу могут быть отнесены к организации,  процессу или деятельности, подвергаемым аудиту, а также к вопросам языка или культуры.

Примечание 2. Технический эксперт не участвует в аудиторской группе в качестве аудитора.

Программа аудита – совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленых на достижение конкретной цели.

Примечание. Программа аудита включает всю деятельность, необходимую для планирования, организации и поведения аудитов.

Объект аудита – организация подлежащая аудиту.

Примечание. В сфере качества аудит подразделяется на: аудит  систем управления, аудит качества продукции, аудит качества процессов.

В данной теме рассматриваются национальные и международные нормативные документы по аудиту в сфере качества.

15.2. Внутренний аудит систем качества

Он осуществляется для удовлетворения внутренних потребностей организации и направлен на установление причин несоответствий и возможностей проведения предупредительных и корректирующих действий.

Внутренний аудит системы качества предусматривает обследование, анализ и оценку объективных свидетельств ее функционирования.

Он должен быть плановой и документированной деятельностью с хорошо определенными задачами и методами, о которых сообщено всем заинтересованным лицам.

Причинами проведения внутреннего аудита системы качества являются:

  1.  текущие регулярные проверки и надзор;
  2.  организационные изменения;
  3.  случаи выявления дефектов продукции;
  4.  подготовка системы качества к сертификации.

Аудит системы качества, как правило, планирует и организует служба управления качеством. Все элементы системы качества подлежат аудиту в соответствии с определенным графиком или плана. Периодичность аудита системы качества зависит от стадии ее реализации.

На начальной стадии аудита системы качества необходимо проводить часто, например, раз в квартал. Когда система уже функционирует, достаточно будет ежегодного аудита. Подразделения, которые особенно важны для успешного функционирования системы качества (например, производственные) могут подлежать чаще аудитам чем другие подразделения.

План проведения аудита системы качества включает:

  1.  перечень объектов обследования;
  2.  требования к квалификации персонала, проводит аудит;
  3.  причины проведения аудита;
  4.  методики представления выводов и рекомендаций по результатам аудита.

Значительной степени эффективность аудита системы качества зависит от квалификации персонала, который его проводит. Программа проведения регулярных аудитов требует наличия группы аудиторов, которые необходимо тщательно подбирать по определенным личными качествами, такими как объективность, способность к аналитическому подходу, тактичность и хорошие отношения с людьми. Персонал, который проводит аудит системы качества, должен быть квалифицированным и опытным, должен знать нормативные документы по качеству, порядок проведения аудита и не быть занятым в деятельности или отрасли проверяется. Этот персонал может состоять из представителей разных отделов, которые должны пройти подготовку на организованных курсах обучения.

Поскольку аудит качества является элементом системы качества, он должен производиться на основе стандартных методик и инструкций.

Целесообразно использовать стандартный контрольный перечень вопросов в форме опросного листа, который является руководством по сбору информации и выяснения обстоятельств соответствия требованиям системы качества. Содержание контрольного перечня зависит от характера изделия, системы производства, организационной структуры организации.

Процедура аудита должна быть изложена в руководствах по его проведению. Первым шагом выполнения аудита является создание группы по проведению аудита и назначении руководителя.

Для обеспечения объективности группа по проведению аудита должна состоять из представителей тех подразделений, которые не подлежат аудиту.

Состав группы и программа аудита определяются за некоторое время до его проведения. Все заинтересованные лица, включая подразделения, подлежащих аудиту, должны быть осведомлены о программе аудита.

Для крупных организаций, или организаций, подразделения которых расположены на разных территориях, целесообразно подавать информацию о деятельности по обеспечению качества до начала аудита. Такая заранее предоставлена ​​информация сокращает время, затрачиваемое на сбор данных и способствует лучшему проведению аудита.

Аудит должен начинаться встречей с руководством участка, подлежащего аудиту. Во время этой встречи необходимо обсудить методику проведения аудита, охвате и необходимые административно-организационные мероприятия. Во время проведения аудита представитель отдела, проверяется, должен сопровождать группу аудиторов для оказания помощи за ходом аудита, а также для подтверждения сведений, полученных в результате наблюдения. Перед началом выполнения действий по аудита аудиторы должны ознакомиться с документацией отдела и проанализировать отчеты предыдущих аудитов, если они проводились. Данные ранее рекомендации изучаются, а текущая работа оценивается для выявления и устраненыия несоответствий,  которые выявленные в результате предыдущих аудитов.

Как основу группа по проведению аудита должен использовать стандартный контрольный перечень, но она не должна ограничиваться только проверкой приведенных в перечне вопросов.

Группа аудита должна стремиться:

  1.  определить, соответствуют ли документированные методики и инструкции (документация) требованиям нормативных документов по качеству
  2.  проверить, реализуются методики и инструкции;
  3.  оценить, соответствует ли изделие требованиям заказчика к качеству.

В том случае, когда аудитор делает вывод о наличии несоответствия в системе качества, полная информация о несоответствии и недостатки должна быть задокументирована для осуществления корректирующих действий.

Представитель отдела, который проверяется, принимает в этом участие.

Подтверждения несоответствия и согласие представителя отдела выводам по результатам аудита могут быть внесены в лист наблюдений, чтобы предотвратить противоречиям на последующих этапах.

В отчете по аудиту должны быть зарегистрированы все факты соответствии методикам, он также должен содержать информацию о несоответствии. Таким образом, отчет дает сбалансированную общую картину, а не создает негативное представление, что будет противодействовать аудита.

После завершения аудита предстоит заключительная встреча с руководством участка, проверяемого для анализа сделанных выводов и их разъяснения. Имеют также обсуждаться соответствующие корректирующие действия. Все это входит в отчет, который подписывают как группа аудиторов, так и руководство отдела, который проверялся.

В отчет по аудиту обычно входит следующая информация:

  1.  название отчета, его номер и другие идентификационные данные;
  2.  состав группы по проведению аудита;
  3.  вспомогательная информация, такая как, например, цель аудита, сфера применения, даты и использована документация (методики);
  4.  краткое описание деятельности отделов, которые проверялись;
  5.  общие выводы об эффективности программы качества, которая реализуется отделами, в которых проводился аудит;
  6.  специальные выводы, в частности вывод о наличии несоответствий, которые должны быть подробно описаны наряду с рекомендованными корректирующими действиями.

Если служба управления качеством организует внутренние проверки качества, то она отвечает за контроль за выполнением рекомендаций, предоставленных в отчете аудита.

При получении отчета от руководителя группы по проведению аудита служба качества представляет копию отчета высшему руководству, а другая копия подается в отдел, который проверялся.

Действия по контролю за выполнением рекомендаций происходят так:

  1.  из отдела который проверялся, поступит письменный ответ на отчет проведенного аудита;
  2.  оценивается адекватность реакции отдела;
  3.  проверяется выполнение корректирующих действий по графику;
  4.  изучается эффективность корректирующих действий для предупреждения повторного возникновения несоответствий.

Контроль за выполнением может иметь форму письменного отчета,, анализа просмотренных документов и проведения повторного аудита после указанного в отчете даты. Лицо, ответственное за осуществление контроля за выполнением, должно периодически анализировать статус невыполненных корректирующих действий и принимать меры по нерешенным вопросам.

Существуют такие документы по аудиту систем качества, которые оформляются группой по проведению аудита:

  1.  сообщения об аудите и план аудита;
  2.  чистые формы контрольных перечней для проведения аудита;
  3.  отчет по аудиту и сопровождающая докладная записка;
  4.  ответы отдела, который проверялся;
  5.  документация по контролю за выполнением корректирующих действий, принятых по результатам аудита.

Также могут оформляться такие рабочие документы:

  1.  документы по квалификации аудиторов и руководителей групп по проведению аудита;
  2.  заполненные контрольные перечни по аудиту и рабочие материалы аудиторов;
  3.  разная корреспонденция, касающаяся аудита;
  4.  программы ежегодных аудитов;
  5.  графики ежеквартальных аудитов;
  6.  используемые методики проведения аудитов.

Результаты внутреннего аудита используются руководством организации для совершенствования своей системы качества.

15.3. Внешний аудит систем качества

Он осуществляется для удовлетворения потребностей организации при проведении внешней деятельности, т.е. определение эффективности и пригодности различных ее процессов для достижения задач, поставленных перед организацией в области качества. Аудит системы качества также обеспечивает получение объективных доказательств, касающихся необходимости сокращения, устранения и, главное, предотвращения несоответствий. Результаты его могут быть использованы руководством организации для улучшения ее деятельности.

Аудит системы качества проводят с целью:

  1.  определение соответствия или несоответствия процессов системы качества установленным требованиям;
  2.  определение эффективности внедренной системы качества с точки зрения достижения ее задач;
  3.  обеспечение соответствия нормативным требованиям;
  4.  получение разрешения на включение систем качества организации в официальный реестр;
  5.  определение возможности улучшения системы качества.

Аудит системы качества может проводиться на заказ:

  1.  организации, желающей проверить собственную систему качества на соответствие стандартам ДСТУ ISO 9000;
  2.  потребителя, желающего проверить систему качества поставщика с помощью своих собственных аудиторов или третьей стороны;
  3.  независимой организации, которая уполномочена определить, обеспечивает ли система качества организации качество продукции или услуг (например, лекарства, ядерная энергетика и т.п.);
  4.  независимой организации, которая предназначена для проведения аудита с целью внесения системы качества проверяемой организации, в официальный реестр.

Основанием для проведения аудита системы качества может быть необходимость:

  1.  первоначальной оценки поставщика согласно его желанию установить контрактные отношения;
  2.  подтверждение того, что функционирующая система качества организации продолжает соответствовать установленным требованиям;
  3.  подтверждение того, что при контрактных отношениях система качества поставщика продолжает соответствовать установленным требованиям;
  4.  оценки соответствия собственной системы качества предприятия стандарту ДСТУ ISO 9001-2001.

Аудит системы качества проводят аудиторы по качеству, имеющих соответствующую квалификацию.

Заказчик после определения границ аудита организует процесс аудита, который включает:

  1.  установление организации, которая будет проводить эту работу;
  2.  определение направлений деятельности в процессе аудита;
  3.  прием отчета по аудиту;
  4.  определение корректирующих действий, которые должны быть приняты организацией, проверялась, по результатам аудита.

Руководство организации, подлежащей аудиту, имеет:

проинформировать соответствующий персонал о цели и направления деятельности в процессе аудита;

  1.  назначить ответственных лиц для сопровождения аудиторов;
  2.  обеспечить группу аудиторов всеми средствами, необходимыми для эффективного и результативного проведения аудита;
  3.  обеспечить доступ аудиторам к необходимого оборудования и данных;
  4.  сотрудничать с аудиторами;
  5.  определить и осуществить корректирующие действия на основании отчета об аудите.

Проведение аудита включает его организацию (определение направлений деятельности в процессе аудита и его периодичности, предварительный анализ описания системы качества), подготовку проведения аудита (формирование плана аудита, распределение обязанностей между членами группы аудиторов, подготовку рабочих документов, необходимых аудиторам) и аудиту (предварительное совещание, сбор данных, итоговое совещание).

Исходя из объема необходимой заказчику информации, определяются направления деятельности в процессе аудита, а именно: какие процессы системы качества, участки и организационная деятельность должны проверяться.

Заказчик определяет стандарты или документы, которым должен соответствовать система качества проверяемой организации.

Необходимость проведения аудита устанавливается заказчиком. Типичными обстоятельствами, которые принимаются во внимание при принятии решения о периодичности аудита, значительные изменения в управлении, организационной структуре, методах или технологии, или изменения в самой системе качества, а также результаты предыдущих аудитов.

Основой для планирования аудита является анализ описания методов выполнения требований системы качества, а именно руководств по качеству. Если этот анализ выявит несоответствие описания системы качества проверяемой организации, установленным требованиям, то последующий аудит не проводится.

План аудита, состоит главным аудитором, должен содержать:

  1.  цель аудита и направления деятельности в процессе аудита;
  2.  идентификацию лиц, которые несут непосредственную ответственность с точки зрения целей аудита и направлений деятельности в процессе аудита;
  3.  идентификацию документов (таких, как стандарты системы качества и руководства по качеству проверяемой организации);
  4.  идентификацию аудиторов;
  5.  указания относительно языка, какой будет Проводится аудит
  6.  идентификацию подразделений организации, которая проверяется;
  7.  начало и продолжительность проведения каждого из основных мероприятий аудита;
  8.  расписание совещаний аудиторов, проводимых в ходе аудита, с руководством организации, которая проверяется;
  9.  требования к конфиденциальности;
  10.  дату представления отчета по аудиту.

Каждый аудитор проверяет определенные элементы системы качества или определенные подразделения.

Рабочими документами, которые используются аудиторами при проведении аудита, являются:

  1.  перечни контрольных вопросов, применяемых для оценки элементов системы качества (готовятся аудиторами);
  2.  формы для регистрации наблюдений в ходе аудита;
  3.  формы для документального оформления вспомогательных доказательств, подтверждающих выводы аудиторов.

Рабочие документы должны храниться таким образом, чтобы не нарушалась конфиденциальность информации.

Сам аудит начинается с проведения совещания, целью, которой является:

  1.  рекомендации группы аудиторов руководству организации, которая проверяется;
  2.   ознакомление с целью аудита и направлениями деятельности в процессе аудита;
  3.  краткое изложение методов и процедур, которые будут исполь-зоваться при проведении аудита;
  4.  установление официальных каналов связи между группой аудиторов и организацией, которая проверяется;
  5.  подтверждение наличия ресурсов и оборудования, необходимых для группы высшего руководства организации, которая проверяется;
  6.  обсуждения всех непонятных деталей плана аудита

Сбор информации в ходе аудита проводится путем опроса, анализа документов и наблюдения за деятельностью на участках, подлежащих

аудиту. Сведения, полученные в результате опроса, проверяются сравнением со сведениями на ту же тему из других независимых источников, таких как наблюдение, измерения и зарегистрированные данные.

Наблюдения, выполненные во время аудита, оформляются документально. Оказываются те результаты наблюдения, которые могут считаться как несоответствия. Несоответствия должны быть идентифицированы к языку определенных требований стандарта или других документов, на соответствие которым проводился аудит. Обо всех выявленных несоответствиях необходимо сообщить руководству проверяемой организации.

Перед подготовкой отчета по аудиту группа аудиторов должна провести совещание с высшим руководством организации, проверяется, и лицами, ответственными за определенные функции, для их ознакомления с наблюдениями, сделанными во время аудита.

По просьбе организации, которая проверяется, аудиторы вносят рекомендации по улучшению системы качества. Эти рекомендации являются обязательными для организации.

Отчет по аудиту готовится группой аудиторов во главе с главным аудитором, который несет ответственность за его точность и полноту. Отчет должен содержать следующие пункты:

  1.  направления деятельности в процессе аудита и его цели;
  2.  детальный план аудита, идентификацию членов группы аудиторов и представителей организации, которая проверяется, дату аудита;
  3.  идентификацию документов, на соответствие которым проводится аудит;
  4.  наблюдения несоответствий;
  5.  оценки группой аудиторов степени адекватности деятельности организации, которая проверяется, стандарты на системы качества и соответствия документации;
  6.  способность системы качества достичь определенной цели в области качества;
  7.  расчет-рассылку отчета по аудиту

Аудит заканчивается представлением главным аудитором заказчику отчета по аудиту.

Копия отчета подается заказчиком высшему руководству организации, проверялась.

Любые другие адреса рассылки отчета определяются после консультаций с организацией, проверялась.

Документы аудита должны храниться в соответствии с соглашением между заказчиком, органом, который проводил аудит, и организацией, проверялась, с учетом любых нормативных требований. .

Организация, проверялась, несет ответственность за установление и И проведение корректирующих действий для исправления несоответствий или устранения их причин.

Корректирующие действия и последующие дополнительные проверки должны быть закончены в срок, согласованы между заказчиком и организацией, проверялась, при консультации с органом, который проводил аудит.

15.4 Вопросы для самоконтроля 

  1.  Какие виды проверок имеют место в сфере качества?
  2.  Что такое аудит и какие его виды?
  3.  Для чего назначается внутренний аудит?
  4.  Какой порядок проведения внутреннего аудита?
  5.  Для чего назначается внешний аудит?
  6.  Какой порядок проведения внешнего аудита


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

46300. ФОНЕМА КАК ЕДИНИЦА ЯЗЫКА. ФУНКЦИИ ФОНЕМЫ 15.5 KB
  Функции фонем Фонемы выполняют следующие функции: дистинктивная различительная функция выражается в том что фонема служит для фонетического опознавания и семантического отождествления слов и морфем. Дистинктивная функция включает в себя перцептивную опознавательную и сигнификативную смысл оразличительную функции перцептивная функция функция доведения звуков речи до восприятия: она дает возможность воспринимать и опознавать органом слуха звуки речи и их сочетания способствуя отождествлению одних и тех же слов и морфем...
46301. Методика экономического анализа 15.5 KB
  В экономическом анализе методика представляет собой совокупность аналитических способов и правил исследования экономики предприятия определенным образом подчиненных достижению цели анализа. Методика экономического анализа совокупность специфических приемов и способов исследования которые применяются при обработке экономической информации в соответствии с поставленными задачами. Она содержит следующие моменты: задачи и формулировки целей анализа; объекты анализа; системы показателей с помощью которых будет исследоваться каждый...
46302. Понятие языковой идиоматики: пословицы, поговорки, афоризмы и речевое клише 15.48 KB
  Понятие языковой идиоматики: пословицы поговорки афоризмы и речевое клише. Можно говорить о пословичном стиле существующем как бы вне времени: традиционность настолько неотъемлемая его черта что сама мысль об истоках пословицы кажется в чемто противоречивой. Пословицы изучает паремиология. Определение Даля складная короткая речь ходячая в народе но не составляющая полной пословицы вполне подходит к поговорке отмечая в то же время особый и очень распространенный вид поговорки ходячее выражение недоразвившееся до полной...
46303. С. Выготский «Проблема обучения и умственного развития в школьном возрасте» 15.45 KB
  Выготский Проблема обучения и умственного развития в школьном возрасте Хрестоматия по возрастной психологии. схематически сводит все существующие решения вопроса об отношении развития и обучения ребенка к трем основным группам. Первая группа имеет своим центром положение о независимости процессов детского развития от процессов обучения. Обучение в этих теориях рассматривается как чисто внешний процесс который должен быть так или иначе согласован с ходом детского развития но сам по себе не участвующий активно в детском развитии ничего в...
46304. Методика обучения словообразованию 15.44 KB
  Изучение морфемики и словообразования – это основа формирования представлений о языке как развивающейся системе постоянно пополняющейся новыми словами. Элементарные знания даются в начальной школе в 57 классах – ученики знакомятся с основными понятиями структуры слова и словопроизводства в 89 классах – полученные сведения закрепляются и обобщаются. познавательные цели: ознакомление учащихся со структурой русского слова основными способами русского словообразования показать взаимосвязь между единицами разных уровней языка:...
46305. Noun 15.41 KB
  Noun hs ctegoricl mening of thingness becuse noun effects nomintion of the fullest vlue. The N is chrcterized by specific set of wordbuilding ffixes nd wordbuilding models which unmistkbly mrk noun mong them: suffixes of the doer worker nturlist etc. s for wordchnging ctegories the noun is chnged ccording to the ctegories of number boyboys cse boyboy’s nd rticle determintion boy boy the boy.
46306. Слово в системе языка: статус системная функция, коммуникативная необходимость 15.3 KB
  Внутренним содержанием слова является его лексическое значение. Значение слова это соотнесенность слова с определенным понятием. Основная функция слова назывная или номинативная лат. Значение семантика слова это явление историческое: оно не является раз и навсегда данным а может изменяться в процессе функционирования слова в речи; некоторые слова постепенно приобретают новое или новые значение при этом происходит расширение значения слова; некоторые из значений слова могут исчезать забываться происходит сужение значения слова [ср.
46307. Выбор продуктов в продуктовых инновациях 15.27 KB
  Существуют различные подходы к продуктовым инновациям: консервативный и радикальный.Консервативный подход к выбору новых более выгодных продуктов или услуг наиболее приемлем для финансовокризисных фирм ограниченных как в возможностях финансировать значительные стартовые инвестиции в новый бизнес так и в сроке окупаемости этих инвестиций.Консервативный подход к продуктовым инновациям сводится к выбору для освоения таких продуктов услуг или операций которые бы опирались на: уже созданный технологический а также коммерческий задел фирмы...
46308. Сущность и классификация затрат 15.26 KB
  Группировка по экономическим элементам отражает затраты которые распределяются по видам характеризующим их экономическое содержание их природное назначение. Все остальные являются комплексными собирающими затраты по обслуживанию и управлению производством. Прямые затраты непосредственно связаны с производством определенного вида продукции работ услуг и могут быть учтены в себестоимости данного вида продукции работ услуг сырье материалы полуфабрикаты комплектующие зарплата станочников и др.