85417

Разработка автоматизированной системы управления документооборотом (на примере предприятия “Партизанск Телеком”)

Дипломная

Информатика, кибернетика и программирование

Целью предлагаемого дипломного проекта является разработка автоматизированной информационной системы управления документооборотом в рамках ведения проектов «Партизанск Телеком». Для достижения поставленной цели в рамках диплома решены следующие задачи: проведён анализ предметной области АИС «Партизанск Телеком»...

Русский

2015-03-25

1.77 MB

21 чел.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Дальневосточный федеральный университет
(ДВФУ)

Филиал в г. Партизанске

Кафедра прикладной информатики и менеджмента

Нещадим Алексей Сергеевич

РАЗРАБОТКА АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ (НА ПРИМЕРЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

“ПАРТИЗАНСК ТЕЛЕКОМ”)

ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ

Студент группы 5 ПИЭ    ________________

           (подпись)

Руководитель ДП    

                                              ___________________

 (должность, ученое звание)

________________     _____________________

                                                                                                                                         (подпись)                                                   (и.о.ф)

«      »                      2011 г.

«Допустить к защите»

Заведующий кафедрой

доцент  

(ученое звание)

________________    М.В. Шумейко 

              (подпись)                                   (и. о.ф)

«       » _______________ 2011 г.

г. Партизанск

2011

Квалификационная работа выполнена мной самостоятельно. Использованные в работе материалы и концепции из опубликованной научной литературы и других источников имеют ссылки на них.

Автор работы  __________________   

подпись

«      »                      2011 г.

Назначен рецензент _________________

(ученое звание)

____________________________________

(фамилия, имя, отчество)

____________________________________

Защищена в ГАК с оценкой

________________________

Секретарь ГАК

____________   _____________

         подпись                  И.О.Фамилия

«       » __________ 2011 г.

ЗАДАНИЕ
на дипломный проект

студенту                   Нещадим Алексею Сергеевичу                   , группы 5 ПИЭ 

                                    (фамилия, имя, отчество)

на тему  Разработка автоматизированной системы управления   

документооборотом (на примере предприятия “Партизанск Телеком”)

Вопросы, подлежащие разработке (исследованию):

1. Проанализировать организационную структуру, систему управления и информационную систему организации “Партизанск Телеком”

2. Выделить предметную область и проблему по проектированию, сделать обоснование необходимости проектирования по теме.

3. Разработать модели бизнес-процессов системы вида«As It» и «To Be» в рамках структурно-функционального подхода.

4. Проанализировать информационную систему организации по видам обеспечения (программное, техническое, информационное, технологическое) и сформулировать требования к проектированию.

5. Сделать обоснование выбора технологии проектирования, выбора инструментальных средств проектирования.

6. Сформулировать техническое задание на проектирование.

7. Разработать проектные предложения.

      8. Разработать описание проектируемой системы в виде схемы технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации

схемы технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации; дерева функций и сценария диалога; структурных схем пакета (дерево вызова процедур и программ); описаний программных модулей; пользовательской карты сайта; структуры сайта, состава и типов используемых файлов; представления интерфейса Web-сайта (состав Web-страниц и используемые на них графические и мультимедийные файлы) и др.

9. Разработать и описать проектируемую систему.

10. Проанализировать социальную и техническую эффективность проекта.

11. Обосновать выбор методики и провести оценку экономической эффективности проекта.

Основные источники информации и прочее, используемые для разработки темы:

  •  учебная, учебно-методическая, научная и производственная литература (учебные пособия, учебники, электронные ресурсы и т.д.);
  •  исходные данные, полученные в ходе преддипломной практики (сведения об организационной структуре предприятия, схема документооборота, сведения о предметной области);
  •  нормативная литература (системы классификации, нормативно-правовая база, регламентирующая предметную область, включая законодательство и локальные нормативно-правовые акты организации).

Срок представления работы     «15» мая 2011 г.

Дата выдачи задания              «31» января 2011 г.

Научн. руководитель ДП  ___________  _______________     ________________

                                                                                          (должность, уч.звание)                            (подпись                                                       (и.о.ф)

Задание получил         _______________         ________________

Дипломный проект – Разработка автоматизированной системы управления документооборотом (на примере предприятия “Партизанск Телеком”)

Автор проекта – Нещадим Алексей Сергеевич, группа 5 ПИЭ.

Научный руководитель проекта – Беспалов Валерий Михайлович, к.ф.-м.н., доцент.

Год защиты дипломного проекта  2011.

Реферат

Дипломный проект 101 с., 24 рис., 5 табл., 51 источник, 19 прил.

Настоящий дипломный проект выполнен студентом группы  5 ПИЭ Нещадим Алексеем Сергеевичем под руководством В.М. Беспалова на тему: Разработка автоматизированной системы управления документооборотом на примере предприятия «Партизанск Телеком». Место выполнения: ИП НЕЩАДИМ А.С «Партизанск Телеком»., г. Партизанск, Приморский край, Россия.

Целью предлагаемого дипломного проекта является разработка автоматизированной информационной системы управления документооборотом в рамках ведения проектов «Партизанск Телеком».

Для достижения поставленной цели в рамках диплома решены следующие задачи: проведён анализ предметной области АИС «Партизанск Телеком»; построена функциональная модель «As It» по результатам обследования предметной области; выявлены недостатки и построена функциональная модель «To Be»; построена информационная модель данных; выполнено проектирование системы, которая позволит более эффективно осуществлять ведение документооборота в рамках ведения проектов, а также подготовку и печать выходных документов. Система разработана с учетом выявленных требований и пожеланий.

Дипломный проект состоит из введения, трёх разделов, заключения, списка использованных источников и приложений.

Первый раздел содержит обследование предметной области.

Во втором разделе дана характеристика ведения делопроизводства, построены модели деятельности предприятия, обоснован выбор СУБД и среды разработки приложения, дано описание работы с приложением.

Третий раздел посвящён расчету экономической эффективности спроектированной и внедрённой системы.


Термины и определения

Хостинговая компания - (также: хостер, хостинг-провайдер, веб-хостер, HSP Hosting Service Provider) — компания, занимающаяся предоставлением услуг размещения оборудования, данных и web-сайтов на своих технических площадках. Задача хостинговой компании — предоставление доступа к оборудованию или данным клиента из сети Интернет.

Контент - информационно значимое наполнение Интернета — тексты, графика, мультимедиа; существенными параметрами контента являются его объем, актуальность и релевантность.

ОКВЭД 72.60 - Прочая деятельность, связанная с использованием вычислительной техники и информационных технологий, включает: разработку и поддержку информационных систем и сетей органов государственного управления; деятельность, связанную с системной интеграцией, веб - дизайном, мультимедиа; приложениями, электронной торговлей и маркетингом, офшорным (заказным) программированием, созданием информационных ресурсов Интернет; деятельность, связанную с производством продукции информатизации и предоставлением услуг информатизации, не учтенную в других группировках.

Бренд - термин в маркетинге, символизирующий комплекс информации о компании, продукте или услуге; популярная, легко-узнаваемая и юридически защищённая символика какого-либо производителя или продукта.

Обозначения и сокращения

АИС – автоматизированная информационная система

АТС – автоматическая телефонная станция

ЛВС – локальная вычислительная сеть

СУБД – система управления базами данных

СОД – система обработки данных

УСД – унифицированная система документации

ЭВМ – электронная вычислительная машина

ЭИС – экономическая информационная система

ЭЛТ – электронно-лучевая трубка

ИП – индивидуальный предприниматель

ИТ – информационные технологии

ИС – информационная система

ИЭ – интернет экономика

БД – база данных

Содержание

ЗАДАНИЕ на дипломный проект 3

Реферат 5

Термины и определения 7

Обозначения и сокращения 8

 


Введение

Телекоммуникационные технологии играют сегодня огромную роль во всех без исключения сферах современного общества. Эта роль особенно возрастает при решении задач современного этапа развития страны, когда от скорости, качества и своевременной передачи информации зависит правильность принятия стратегически важных решений, как на уровне регионов, так и отдельных субъектов экономических отношений. Кроме того, телекоммуникационные системы исключительно важны в передаче и доведении до каждого члена общества политической, общественной, культурной, образовательной и другой информации. Отрасль связи выполняет важнейшую государственную функцию передачи информации для обеспечения политической и экономической безопасности страны, жизнедеятельности людей, общественного производства, управления на всех иерархических и территориальных уровнях.

Человечество всегда искало и совершенствовало средства обмена информацией. На малые расстояния сообщения передавались жестами и речью, на большие с помощью костров, находящихся друг от друга в пределах прямой видимости. Иногда между пунктами выстраивалась цепочка людей и новости передавались голосом по этой цепочке от одного пункта до другого. Потребность в общении, в передаче и хранении информации возникла и развивалась вместе с развитием человеческого общества. Сегодня уже можно утверждать, что информационная сфера деятельности человека является определяющим фактором интеллектуальной, экономической и оборонной возможностей человеческого общества, государства. Зародившись в те времена, когда стали проявляться самые ранние признаки человеческой цивилизации, средства общения между людьми (средства связи) непрерывно совершенствовались в соответствии с изменением условий жизни, с развитием культуры и техники.

В новых экономических условиях, с переходом к рыночным отношениям неизмеримо возросла роль коммуникационного комплекса «связь», выросла потребность в более качественной связи и развитии новых перспективных направлений, расширении спектра предоставляемых услуг. Появились современные средства и системы коммуникаций, обеспечивающие быстрое перемещение огромных потоков информации, высококлассный сервис, надежную связь с любой точкой планеты.

На современном этапе развития телекоммуникаций происходит международная интеграция финансовых и технологических ресурсов с целью расширения номенклатуры услуг связи и охвата услугами новых территорий. Этот процесс потребовал обновления всей инфраструктуры связи путем создания глобальной информационной инфраструктуры. Концепция обновления заключается в объединении ресурсов информационных технологий и развитой инфраструктуры электросвязи в целях обеспечения взаимосвязи и взаимодействия всех пользователей для получения любого вида информации в реальном масштабе времени вне зависимости от  расстояния и используемых технических средств.

Реалии текущего состояния отечественного рынка телекоммуникаций таковы, что для большинства его территориальных и товарных сегментов понятие «естественная монополия» в ее классическом определении во многом утратило свое значение. Появляется всё больше компаний предоставляющих телекоммуникационные услуги и как следствие растет конкуренция. Конкуренция является решающим стимулом быстрого внедрения прогрессивных технологий, освоения новых территориальных сегментов, развития базовых сетей, улучшения качества услуг и уровня сервиса и, что особенно важно, – снижения тарифов. В этих условиях, для поддержания высокого уровня конкурентоспособности компаниям необходимо выработать чёткий механизм работы с клиентами, быстро реагировать на их запросы и изменение рыночной конъюнктуры.

Вышесказанное и определяет особую актуальность разработки дипломной работы.

Цель дипломного проекта -разработка автоматизированной информационной системы управления документооборотом в рамках ведения проектов, на примере «Партизанск Телеком».

Для достижения поставленной цели в рамках диплома необходимо решить следующие задачи:

  •  Провести анализ предметной области «Партизанск Телеком»;
  •  Построить функциональную модель «As It» по результатам обследования предметной области;
  •  Выявить недостатки и построить функциональную модель «To Be»;
  •  Построить информационную модель данных;
  •  Выполнить проектирование системы, которая позволит более эффективно осуществлять ведение документооборота в рамках ведения проектов, а также подготовку и печать выходных документов;
  •  Разработать систему документооборота с учетом выявленных требований и пожеланий.


1
Обследование документооборота предприятия

        1.1  Общая характеристика «Партизанск Телеком»

1.1.1  Образование, структура, управление предприятием

На рынке информационных технологий «Партизанск Телеком» (далее «бренд») работает с 2006 года. Предприятие, в лице Индивидуального предпринимателя Нещадим Алексея Сергеевича, действующего на основании свидетельства № 307250931900023 является независимым предприятием малого бизнеса, имеет самостоятельный баланс, расчетный счет, круглую печать со своим полным фирменным наименованием на русском языке и указанием на место его нахождения. Предприятие имеет необходимые разрешения и свидетельства на ведение малого бизнеса на территории Российской Федерации в области IT по ОКВЭД 72.60.

Предприятие действует в соответствии с Гражданским кодексом  Российской федерации, Федеральным законом «О малом и среднем предпринимательстве», иным действующим законодательством.

Основной целью деятельности Предприятия является извлечение прибыли. Предприятие имеет гражданские права и исполняет обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами. Предприятие несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Предприятие для достижения целей своей деятельности может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Предприятие в рамках действующего законодательства России обладает хозяйственной самостоятельностью в вопросах определения форм управления, принятия хозяйственных решений, распределения чистой прибыли после уплаты налогов и других обязательных платежей.

Высшим органом управления Предприятием является физическое лицо, зарегистрирован в качестве Индивидуального предпринимателя; руководящим органом Предприятия является ИП; единоличным исполнительным органом Предприятия является руководитель в лице Нещадим Алексея Сергеевича.

Для осуществления повседневной деятельности на предприятии созданы следующие отделы:

Руководитель руководит деятельностью структурных подразделений, организует и контролирует обеспечение участков рабочими кадрами, изучает, подбирает и размещает кадры инженерно-технических работников и служащих; организует планово-экономическую работу предприятия, составляет и анализирует статистическую отчетность, ценообразование, отвечает за внедрение перспективных стратегических направлений. Координация и контроль качества выполнения всех проектов компании; распределение и контроль загрузки сотрудников; оценка каждого сотрудника, проекта и компании в целом; организация и контроль премирования сотрудников в соответствии с личными и командными результатами; разработка, введение в действие и контроль соблюдения внутренних регламентов; управление инновационными и комплексными проектами.

Отдел по работе с клиентами. Занимается поиском клиентов и контрактов с поставщиками в лучших условиях для получения прибыли с минимальными рисками. Занимаются поиском лучшей цены и контролируют условия оплаты.

Бухгалтерия. Обеспечивает правильность постановки и достоверность учета, контроль сохранности собственности, правильного расходования денежных средств и материальных ценностей, финансовых ресурсов.

Производственно-технический отдел:

Главный инженер.  Осуществляет количественный и профессиональный подбор рабочих для производства заданных объемов монтажно-наладочных работ с высоким качеством и в установленные сроки. Своевременно готовит фронт работ, обеспечивает расстановку рабочих, выдавая им задания, контролирует соблюдение технологических процессов, оперативно выявляет и устраняет их нарушения. Проверяет качество работ. Следит за рациональным использованием оборудования, специальных инструментов, расходом сырья и расходных материалов. Обеспечивает правильность и своевременность оформления первичных документов по учету объемов выполненных работ, расходования и списания материалов, рабочего времени, простоев, анализирует результаты производственной деятельности. Контролирует состояние трудовой дисциплины рабочих.

Инженеры. В их обязанности входит выезд к клиентам и обследование объектов, а также настройка сетевого оборудования и пусконаладочные работы.

Монтёры. Монтаж оборудования с использованием специализированных инструментов и расходных материалов.

1.1.2  Характеристика деятельности предприятия

ИП Нещадим Алексей Сергеевич работает на рынке предоставления хостинговых и сопутствующих услуг в области информационных технологий под брендом «Партизанск Телеком».

Сфера деятельности «Партизанск Телеком» охватывает  широкий спектр работ и услуг на рынке телекоммуникаций, включая технический аудит существующих сетей и систем связи, разработка проектов и планов модернизации и оптимизации сетей связи, реализация таких проектов и дальнейшее сопровождение и поддержание сетей связи.

Предоставление информационных услуг, а также хостинговых услуг по предоставлению ресурсов (дискового пространства) для физического размещения информации на серверах, постоянно находящихся в сети Интернет.

Применяемые в «Партизанск Телеком» технические решения основываются на самых современных технических разработках. При этом уделяется внимание не только эффективности решения и качеству применяемого оборудования, но и эстетичности их реализации. В своей работе «Партизанск Телеком» ориентируется на требования бизнеса заказчиков, предлагая наиболее выгодное и адекватное их требованиям решение. По всем направлениям осуществляется полный цикл работ, от предпроектного обследования компании-заказчика, консультаций и разработки проекта, до поставки оборудования, проведения строительно-монтажных работ и последующей поддержкой созданных систем в течение всего времени их существования. Спектр применяемой продукции очень широк и охватывает все материалы и оборудование, необходимые для реализации проекта любой сложности. В зависимости от требований и/или возможностей заказчика внедряемые решения могут основываться как на импортном оборудовании, так и на изделиях отечественных производителей.

Основными видами деятельности «Партизанск Телеком» являются:

а)  Хостинговые услуги:

  1.  Регистрация доменных имён;
  2.  Размещение интернет-проектов и контента на серверах компании;
  3.  Предоставление ресурсов для хранения данных;
  4.  Предоставление в аренду выделенных серверов;
  5.  Предоставление в аренду виртуально-выделенных серверов.
  6.  Предоставление услуг электронной почты (E-mail).

б)  Услуги по проектированию локальных вычислительных сетей:

  1.  Проектирование, монтаж, наладка и администрирование ЛВС;
  2.  Установка и настройка сетевого оборудования.

в)  Прочие услуги:

  1.  Аттестация и выдача начальных аттестатов в системе WebMoney;
  2.  Разработка и ведение интернет-проектов (веб-дизайн);
  3.  Ввод и вывод электронных денег, а также их конвертация;
  4.  Выдача электронных SSL сертификатов;
  5.  Продажа лицензий на различное программное обеспечение;
  6.  Администрирование серверов под управлением ОС Linux.

«Партизанск Телеком» имеет необходимые технические, финансовые и кадровые ресурсы для предоставления высокопрофессиональных, качественных и своевременных услуг и оказания работ в сфере хостинговых услуг и телекоммуникаций. Партнерами «Партизанск Телеком» являются такие компании как ООО «Онлайн Центр», «Rustelekom» LLC, «BurstNET» Inc, и другие крупные компании, также имеющие необходимые ресурсы и опыт работ в сфере телекоммуникаций, хостинговых услуг и информационных технологий.

1.1.3  Описание деятельности предприятия

ИП Нещадим Алексей Сергеевич предоставляет свои услуги под брендом «Партизанск Телеком» как физическим, так и юридическим лицам. В дальнейшем будем называть их клиентами. Основные функции, выполняемые на предприятии:

  •  работа с клиентами;
  •  закупка оборудования и расходных материалов;
  •  хранение оборудования и расходных материалов на складе;
  •  проведение технических работ:
  •  монтаж и пусконаладочные работы;
  •  ремонт.

Работа с клиентами. От клиентов поступают заказы, которые можно разделить на три основные группы: заказы на предоставление консультирования и атрибут прав доступа к аккаунту, размещённого на сервере провайдера и предназначенного для размещения информации клиента в сети Интернет, заказы на предоставление в аренду выделенных и виртуально-выделенных серверов и заказы на прочие услуги. Очень часто клиент не представляет, какая именно услуга ему необходима.

Формируется техническое задание, на основе которого производится подбор услуги и оборудования, отвечающего заданным параметрам.

После того как у поставщиков найдено необходимое оборудование, составляется техническое предложение (ТП) с указанием нескольких возможных вариантов, цен, характеристик каждого технического средства. В ТП можно выделить две части - исходные данные и подбор оборудования.

После согласования ТП с клиентом заключается договор, в приложении к которому указываются полная стоимость услуг и оборудования.

Если заказ касается выполнения ремонтных и монтажных работ, то для составления приложения к договору, необходимо подробно обследовать объект, произвести замеры, оценить внешние условия, составить характеристику помещения, где будет располагаться оборудование. В случае ремонта необходимо проанализировать характер поломок.

Выполнение заказа. После заключения договора, обозначенный в нем объект включается в график выполнения работ. Сотрудники фирмы приступают к выполнению заказа, действуя на основе плана монтажа и актов обследования оборудования, подлежащего ремонту. После выполнения заказа составляется акт о выполнении работ, в котором указывается наименование и количество израсходованных материалов.

Договор и акт о выполнении работ составляются в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а второй передается заказчику. Расчеты с юридическими лицами осуществляются, как правило, в безналичной форме. Расчёты с физическими лицами осуществляются по любым из предложенных предприятием методов оплаты.

Закупка оборудования и расходных материалов. Закупка оборудования, запасных частей и расходных материалов осуществляется на основании договоров с фирмами по продаже оборудования связи. В дальнейшем будем называть их поставщиками.

Поставщику оформляется заказ с перечислением наименований и количества требующихся товаров. Поставщик выставляет предприятию счет. На поступившие материалы заполняется приходный ордер.

Списание средств, использованных на ремонт или монтаж, осуществляется по актам о выполнении работ.

Денежные расчеты. Так как основная масса всех расчетов производится в безналичной форме, большинство финансовых операций проводит банк, согласно договору на банковское обслуживание.

При поступлении счета на оплату оформляется платежное поручение в двух экземплярах. В соответствии с платежным поручением банк переводит средства с расчетного счета компании на расчетный счет организации, выставившей счет. На следующий день после этого, на предприятие поступает банковская выписка, содержащая информацию о проведенных операциях.

1.2  Особенности ведения документооборота на предприятии

В настоящее время, на предприятии отсутствует единая автоматизированная информационная система, которая бы позволяла вести системный учёт и обработку документации. Для целей автоматизации учёта используются стандартные программные средства, а именно пакет прикладных программ Microsoft Office. Весь учёт ведётся исключительно с использованием бумажных носителей, что накладывает серьёзные ограничения на скорость обработки и поиска информации. В принципе, для ведения базы данных и обработки документации возможно использование программы входящей в пакет Microsoft Office, программы Microsoft Access. Однако квалификация работников предприятия не позволяют им использовать данное программное средство, так как для его использования необходимы довольно серьёзные навыки программирования, и глубокие знания теории баз данных и систем управления базами данных. Следовательно, необходимо внедрение такого программного продукта, который бы, прежде всего, обладал интуитивно понятным интерфейсом, простой в освоении навигацией, продуманными средствами создания отчётов.

В настоящее время практически повсеместно происходит переход к электронному виду отчётности. В связи с этим действительно актуальным является внедрение автоматизированной информационной системы документооборота.

2  Разработка автоматизированной системы управления документооборотом

2.1  Общая характеристика ведения делопроизводства 

2.1.1  Делопроизводство и документооборот в управлении предприятием

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток.

Система документации - это совокупность всех взаимосвязанных документов, циркулирующих в системе управления.

Документ совокупность сведений, расположенная на материальном носителе, оформленная в установленном порядке и имеющая правовое значение в соответствии с действующим законодательством.

Основные свойства документа:

  •  полифункциональность - может предназначаться для регистрации, обработки, хранения информации и для передачи ее на расстояние;
  •  юридическая сила - обеспечивается присутствием подписей должностных лиц, подтверждающих достоверность информации.

Все документы характеризуются:

  •  наименованием, отражающим содержание документа;
  •  формой, определяющей структуру документа (состав, название и размещение реквизитов).

Для упрощения системы документации используют два подхода:

  •  проведение унификации и стандартизации документов;
  •  введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых технологий их обработки.

Унификация документов выполняется путем синтаксической и семантической унификации. Вводится единообразие в наименованиях показателей, единиц измерения и терминов.

Унифицированная система документации (УСД) - рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, отвечающий единым правилам и требованиям.

При разработке системы документации ЭИС проектировщик должен:

  1.  спроектировать новые документы;
  2.  отобрать документы, которые будут использоваться без изменений;
  3.  выявить документы, которые надо унифицировать.

В процессе проектирования можно выделить три этапа работ:

  •  построение новых форм документов;
  •  унификация всей системы документации;
  •  разработка инструкций и методических материалов, регламентирующих работу пользователей с системой документации.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.

Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

2.1.2 Документооборот в мире безбумажных технологий

Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.

Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь ряд причин:

  1.  Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует привычки;
  2.  Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;
  3.  Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки (например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.).

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации  и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

2.1.3 Обзор существующих систем автоматизации документооборота

Сначала рассмотрим системы автоматизации документооборота западных производителей.

Documentum. Данная компания представлена на рынке одноименным продуктом, представляющим собой мощный архив документов, с возможностью разработки учетных объектов средствами управления жизненным циклом и автоматизации бизнес-процессов обработки документов.

Humminbird. Компания является владельцем группы продуктов Docs Fusion - корпоративного сервера архива документов и технологии мощной поисковой системы Fulcrum. Как мы видим, на отечественный рынок проникли лишь наиболее крупные производители программного обеспечения. К сожалению, огромное количество достаточно интересных систем, имеющихся на западном рынке, практически не доступно отечественным компаниям.

Microsoft. В качестве основы комплексной системы автоматизации документооборота компания Microsoft предлагает использовать продукт Microsoft Exchange - сервер в комплекте с клиентским приложением Microsoft Outlook. Также предлагается использовать продукт Microsoft Sharepoint Portal Server в качестве архива документов и средства организации корпоративного Intranet/Extranet портала. Кроме того, компания предоставляет полный набор средств для организации оn-line-взаимодействий.

IBM/Lotus. Компания IBM предлагает использовать платформу Lotus Notes как базовое средство автоматизации документооборота. Помимо этого предполагается расширить базовую функциональность не только средствами организации архива документов Domino.doc, WorkFlow подсистемой Domino.Workflow, но и дополнительными средствами для организации групповых взаимодействий.

Все перечисленные продукты - это открытые системы, которые являются именно платформами для разработки приложений. Более того, на базе каждого из них различные компании разработали достаточное количество приложений, которые можно использовать при создании комплексной системы.

В настоящее время отечественный рынок средств автоматизации документооборота испытывает настоящий бум - на рынке представлены как системы, имеющие уже достаточно продолжительную историю (например, "Дело", Optima Workflow, LanDocs, Office Media, "Золушка"), так и относительно молодые системы (DocsVision, NauDoc, Directum и т.д.).

К отдельной группе можно отнести продукты реализующих набор приложений на базе системы Lotus Notes ("Босс-Референт", Office Media, "Эскадо" и пр.), рынок которых распространяется только на организации, использующие в совей работе Lotus Notes. Отечественные производители демонстрируют разнообразные подходы к решению задач автоматизации документооборота. К сожалению, пока российские системы, как правило, реализуют функции определенного контура автоматизации документооборота (например, система "Дело" - автоматизация канцелярии и делопроизводства, "Евфрат" - создание архива документов). Системы, изначально позиционирующиеся как платформы автоматизации документооборота (например DocsVision, NauDoc) еще не накопили достаточно практики использования в отрыве от компании разработчика продукта.

Вывод. Все перечисленные выше системы имеют большое количество избыточных функций по отношению к поставленной задаче автоматизации документооборота «Партизанск Телеком» и не отражают специфику работы предприятия.

Разработанная система направлена на автоматизацию документооборота в рамках ведения проектов предприятия, начиная с составления технического задания по требованиям клиентов и заканчивая формированием акта выполненных работ, и полностью отражает специфику деятельности предприятия.

2.2 Построение моделей деятельности предприятия 

2.2.1 Построение модели деятельности «как есть» (AS-IS).

На основе анализа деятельности «Партизанск Телеком» построена функциональная модель, описывающая существующую организацию работы. Модель включает:

  •  структурную функциональную модель деятельности в соответствии со стандартом IDEF0 (иерархия SADT-диаграмм);
  •  функциональную модель в виде иерархии потоков данных (DFD).

Диаграммы модели в стандарте IDEF0 представлены в приложении А. Они отображают производимые объектом действия и связи между этими действиями. SADT-модель представляет систему в виде контекстной диаграммы – одной работы (бизнес-процесса) и дуг, изображающих интерфейсы с функциями вне системы. Эта работа декомпозируется на последующих диаграммах.

SADT-модель деятельности «Партизанск Телеком» ориентирована в большей мере на раскрытие особенностей технической деятельности предприятия.

Диаграммы функциональной модели в виде иерархии потоков данных (DFD) представлены в приложении Б. Контекстная диаграмма содержит один процесс «Предоставить услуги связи», взаимодействующий с внешними сущностями «Клиент», «Банк», «Поставщик». Этот процесс также декомпозируется на последующих диаграммах.

Модель потоков данных, в отличие от SADT-модели, ориентирована на раскрытие особенностей документооборота, поэтому именно она будет положена в основу системного проекта будущей автоматизированной информационной системы.

2.2.2  Построение модели деятельности «как должно быть» (TO-BE).

В результате изучения функциональной структуры и системы документооборота «Партизанск Телеком» были выявлены следующие недостатки в организации работы:

  •  Неэффективно осуществляется ведение учета прихода, хранения и списания оборудования и расходных материалов.
  •  Значительную часть рабочего времени менеджеров по предоставлению услуг занимает подбор оборудования заказчику. Подбор производится по данным различных поставщиков. Клиенту предлагается несколько вариантов. В настоящее время эта процедура выполняется вручную, тогда, как применение средств автоматизации позволит ее ускорить. Возрастет качество и скорость обслуживания клиентов.

Диаграммы структурной функциональной модели в стандарте IDEF0 представлены в приложении В. Изменения, внесенные в SADT-модель, отражены в таблице 2.1.

Таблица 2.1 – Изменения, внесенные в SADT-модель

Внесенные

изменения

Содержание

Диаграмма

Примечание

Добавлена связь «Запрос на склад о наличии оборудования»

Просмотр остатков на складе для формирования списка недостающего для работ оборудования

A0 IDEF0

A2 IDEF0

A3 IDEF0

Данные о наличии на складе оборудования и расходных материалов необходимы при формировании заявки поставщику.

Добавлена обратная связь «Данные на списание оборудования»

Учет операций по списанию оборудования

A3 IDEF0

Списание материалов по актам выполненных работ.

Добавлена связь «Данные приходного ордера».

Проведение на склад поступившего оборудования.

А3 IDEF0

Поступление оборудования на склад.

Диаграммы функциональной модели в виде иерархии потоков данных (DFD) представлены в Приложении Г. Изменения, внесенные в модель потоков данных, отражены в таблице 2.2.

Таблица 2.2 – Изменения, внесенные в модель потоков данных.

Внесенные

изменения

Содержание

Диаграмма

Примечание

Добавлен поток данных «Техническое предложение»

Подбор оборудования на основе заданных параметров

А0 DFD

А1 DFD

На основе заданных параметров клиенту предлагается несколько вариантов подбора оборудования

Добавлен процесс «Сформировать техническое задание»

Выявление требований клиента

A1 DFD

На основе технического задания осуществляется подбор оборудования отвечающего заданным параметрам.

Добавлен поток данных «Данные технического задания»

Характеристики оборудования согласно требованиям клиента

А1 DFD

Требования предъявляемые клиентом к оборудованию.

Связь потока «Заказ» изменена с процесса «Подобрать оборудование» на процесс «Сформировать техническое задание»

Данные заказа клиента

A1 DFD

На основе требований клиента сначала формируется техническое задание, а затем производится подбор оборудования.

Добавлен процесс «Сформировать техническое предложение»

Варианты подобранного оборудования

A1 DFD

Варианты оборудования для обеспечения исходных данных

Добавлен поток «Данные технического предложения»

Характеристики оборудования: наименование, фирма, количество, цена.

A1 DFD

Характеристики оборудования.

Продолжение таблицы 2.2

Внесенные

изменения

Содержание

Диаграмма

Примечание

Связь потока «Список оборудования» изменена с процесса «Составить договор» на процесс «Сформировать техническое предложение»

Список оборудования

A1 DFD

Список оборудования необходимого для выполнения заказа клиента

2.2.3 Информационная модель предметной области в соответствии со стандартом IDEF1X.

Метод IDEF1, разработанный Т.Рэмей (T.Ramey), позволяет построить модель данных, эквивалентную реляционной модели в третьей нормальной форме. В настоящее время на основе совершенствования методологии IDEF1 создана ее новая версия - методология IDEF1X. IDEF1X разработана с учетом таких требований, как простота изучения и возможность автоматизации. IDEF1X-диаграммы используются рядом распространенных CASE-средств (в частности, ERwin, Design/IDEF).

Сущность в методологии IDEF1X является независимой от идентификаторов или просто независимой, если каждый экземпляр сущности может быть однозначно идентифицирован без определения его отношений с другими сущностями. Сущность называется зависимой от идентификаторов или просто зависимой, если однозначная идентификация экземпляра сущности зависит от его отношения к другой сущности.

Построение информационной модели (модели данных) предметной области предполагает выделение сущностей, их атрибутов и первичных ключей, идентификацию связей между сущностями и разрешение связей многие-ко-многим, нетипичных для реляционной модели данных. Логическая модель данных предметной области представлена в Приложении Д.

2.3  Обоснование выбора СУБД и среды разработки приложения.

В разрабатываемом приложении все данные будут храниться в таблицах и справочниках. Для создания, управления базами данных существуют множество различных программ, которые значительно облегчают эти операции. Все они имеют свои преимущества и недостатки. Для выбора оптимального варианта СУБД был проведен их сравнительный анализ. Для сравнения были взяты следующие СУБД: Access, Paradox и Visual FoxPro.

Access является системой управления реляционной базой данных, включающей все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных, общей базы данных в локальной сети с файловым сервером или создания приложения пользователя, работающего с базой данных на SQL – сервере. Диспетчером данных, выполняющим загрузку и сохранение данных в базе данных пользователя и системных базах данных, является ядро базы данных Microsoft Jet. Access построена на основе усовершенствованной версии ядра базы данных Microsoft Jet 4.0. Эта версия имеет высокую производительность и улучшенные сетевые характеристики.

Jet 4.0 обеспечивает поддержку двухбайтового представления символов Unicode, позволяющего использовать символы нескольких национальных алфавитов. Чтобы скомпенсировать возрастающий объём памяти, применяется сжатие данных, сохраняемых в формате Unicode. Для лучшей совместимости Microsoft Jet 4.0 и Microsoft SQL Server и соответствия языка SQL спецификации ANSI SQL 92 были внесены изменения в реализацию Microsoft Jet 4.0 SQL. Ядро Jet 4.0 имеет встроенную поддержку интерфейсов OLE DB, благодаря которой Microsoft Access  может быть использован в качестве универсальной основы разработки клиентских приложений Microsoft SQL Server.

В Access получили значительное развитие два технологических направления, составляющих основу корпоративных сетей:

- технология клиент/сервер, для реализации которой в Access включены средства создания проекта – приложения, работающего в качестве клиента баз данных SQL – сервера. Подключение к серверу реализуется с помощью нового интерфейса OLE DB без использования ядра баз данных Microsoft Jet. В Microsoft SQL Server 7.0 этот интерфейс является базовым. Благодаря этому Access становится универсальной основой для построения клиентских приложений, работающих с SQL – сервером;

- Internet – технология, позволяющая эффективно распространять и получать доступ к разнородной информации в глобальных и корпоративных сетях. Эта технология обеспечивает унифицированный доступ к данным различных приложений в разнородных сетях. Для реализации Internet технологии в Access включены новые интерактивные средства конструирования Web – страниц доступа к данным в базах данных Access SQL – серверов. При этом Web – браузер используется как универсальный интерфейс для доступа и работы с информацией из внешней среды вне зависимости от аппаратно – программной платформы компьютера пользователя и компьютера – источника информации. Страницы могут использоваться подобно формам Access – для ввода и редактирования данных или подобно отчётам Access – для отображения иерархически сгруппированных записей.

Paradox. Если вам нужна мощная 32-разрядная система разработки с объектно-ориентированным языком, новейшие средства работы с OLE и впечатляющая среда разработки, то Paradox как раз то, что требуется. Он включает все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных, общей базы данных в локальной сети с файловым сервером или создания приложения пользователя, работающего с базой данных на SQL – сервере.

Новейшая редакция СУБД Paradox for Windows компании Borland - пакет Paradox 7 - это существенно улучшенный продукт, в полной мере использующий особенности Windows, более простой в употреблении и предоставляющий более мощные средства разработки.

Этот пакет идеально подойдет тем пользователям Paradox, которые собираются модернизировать свои приложения, оснастив их функциями клиент /сервер. Он обладает всеми качествами, которыми славен Paradox, включая изящную интеграцию пользовательского интерфейса с Windows и повышенную производительность языка SQL.

Paradox 7 способен выступать как в роли OLE-клиента, так и в роли OLE-сервера, что позволяет на более высоком уровне осуществлять интеграцию между Paradox и другими OLE-программами, особенно офисными комплектами типа Microsoft Office и Perfect Office фирмы Novell. Например, можно использовать язык программирования ObjectPAL для выполнения процедур и доступа к свойствам OLE-серверов, таких, как Microsoft Word. Кроме того, теперь и Paradox представляет собой OLE-сервер, и OLE-клиенты, например Microsoft Excel или Visual Basic, могут обращаться к процедурам и свойствам, предоставляемым Paradox.

В СУБД Paradox 7, как и в других инструментах разработки Borland (Visual dBase, Delphi и C++), используются система Borland Database Engine (BDE) и базовые программные средства промежуточного уровня производства самой компании. BDE с помощью SQL Links связывается с интерфейсом InterBase API и тем самым реализует в Paradox функциональность модели клиент-сервер.

Приложения, перемещенные в среду клиент-сервер, перенимают все преимущества и отличительные черты реляционных СУБД. InterBase поддерживает декларируемую целостность ссылок, внешние связи, хранимые процедуры, триггеры, крупные двоичные объекты, обновляемые окна просмотра и расширенный набор функций SQL. Приложения могут осуществлять одновременный доступ к нескольким устройствам; кроме этого, полностью поддерживаются возможности начала/принятия/отказа от транзакций. InterBase Server поддерживает протокол двухфазной фиксации транзакций (two-phase commit), в том числе и в случае одновременной работы с несколькими базами данных. Наличие специальных библиотек позволяет разрабатывать приложения-клиенты с использованием Embedded SQL и Dynamic SQL.

Недостатками Paradox являются: устаревший пользовательский интерфейс InterBase, который приводит к рассогласованию внешнего вида различных компонентов пакета; недостаточность документации по взаимодействию и преобразованиям между различными компонентами Paradox 7 и InterBase.

В сравнении с MS Access Paradox имеет значительно более слабую собственную среду программирования, проигрывает в мощности языка программирования и интегрированности с другими продуктами. Кроме того, в отличие от MS Access развитие среды Paradox практически прекращено.

Visual FoxPro – это среда, позволяющая разработчикам создавать приложения по обработке информации. Язык Visual FoxPro принадлежит к так называемой xBASE – группе, ведущей свою историю от первых версий dBASE. Помимо Visual FoxPro, в эту группу входят Clipper, FoxBase и некоторые другие продукты.

Основной задачей приложений по обработке информации является поддержка одной или нескольких таблиц с данными, хранящимися на жестком диске компьютера. В мире xBASE таблицы часто называют DBF – файлами, так как они по большей части имеют расширение DBF(DataBaseFile). Таблицы представляют собой один или несколько столбцов для хранения однотипной информации. Обычно столбцы называют полями.

Visual FoxPro использует активный словарь данных, то есть таблицы описаны и управляются из единого места – контейнера баз данных, или просто базы данных. Это таблица таблиц, содержащая не только информацию о таблицах, но и об индексах, отношениях между таблицами, представления и даже процедурах и функциях, перемещаемых вместе с базой данных.Visual FoxPro относится к реляционным СУБД, так как таблицы могут быть связаны между собой посредством индексов, выполняющих функции синхронизации положения указателя записей. Важным инструментом использования таблиц Visual FoxPro является индекс – файл с расширением CDX, имя которого совпадает с именем таблицы. Каждому ключевому выражению присваивается имя, по которому его можно активизировать, чтобы заставить Visual FoxPro рассматривать записи в определённом порядке. Visual FoxPro использует интерпретатор языка. Программы, написанные на большинстве языков программирования, требует  компиляции или преобразования в машинный код, прежде чем их можно будет запускать на исполнение. В отличие от этого, Visual FoxPro позволяет исполнять отдельные команды, набираемые в командном окне, и анализировать результаты их выполнения.

Возможность обработки формы или объекта во время исполнения программы вместо новой генерации и компиляции приводит к огромной разнице программирования на предыдущих версиях FoxPro и Visual FoxPro. Форма может быть модифицирована непосредственно во время работы Вашего приложения посредством обращения к её свойствам.

Недостатки: отдельные файлы таблиц довольно часто могут терять индексы, физически портиться, кроме того, при изменении каскада таблиц нельзя прерывать это изменение иначе может нарушиться ссылочность данных; программисту приходится изучать еще и язык СУБД, помимо встроенного языка; при переносе программ необходимо на клиентской машине установить сам Visual FoxPro, чтобы он мог прописать свои библиотеки и драйвера для работы с dbf-файлами; хотя FoxPro взаимодействует с другими продуктами Microsoft, подчас реализация этого взаимодействия запаздывает.

В результате сравнительного анализа СУБД было выявлено, что оптимальным будет выбор сделанный в пользу Microsoft Access, поскольку он обладает рядом преимуществ по сравнению с другими СУБД, а именно: удобство использования и одновременно мощность продукта — в сочетании с возможностью построения комплексных решений на базе современных технологий; совместим с большинством приложений работающих из под Windows; не требует установки драйверов доступа к данным в этом формате, так как они поставляются с операционными системами Windows 2000/XP.

В качестве среды разработки приложения было решено использовать Borland Delphi 7.0. Выбор обусловлен тем, что для связи с таблицами Access предполагается использование механизма Microsoft ActiveX Data Objects (ADO), который предоставляет по сравнению с BDE гораздо больше функциональных возможностей,  и Delphi  поддерживает эту технологию. Так же Delphi имеет ряд преимуществ по сравнению с другими программными продуктами:

  •  быстрота разработки приложения;
  •  высокая производительность разработанного приложения;
  •  низкие требования разработанного приложения к ресурсам компьютера;
  •  наращиваемость за счет встраивания новых компонент и инструментов в среду Delphi.
  •  возможность разработки новых компонент и инструментов собственными средствами Delphi (существующие компоненты и инструменты доступны в исходниках)
  •  удачная проработка иерархии объектов

Borland включила в Delphi поддержку технологии ADO, которая усиленно развивается корпорацией Microsoft. На основе этого механизма созданы соответствующие компоненты-наборы TADOTable, TADOQuery, TADOStoredProc, повторяющие в функциональном отношении компоненты Table, Query, StoredProc, но не требующие развёртывания и настройки на клиентской машине BDE, т.к. технология ADO является специальной надстройкой над механизмом OLE и органически входит в Windows 32.

Технология ADO основана на возможностях СОМ, а именно интерфейсов OLE DB. OLE DB и ADO — часть универсального механизма доступа к данным Microsoft (Microsoft Universal Data Access), позволяющая осуществить доступ как к реляционным, так и к нереляционным источникам данных, таким как файловая система, данные электронной почты, многомерные хранилища данных и др. ADO использует библиотеки OLE DB, предоставляющие низкоуровневый интерфейс для доступа к данным. OLE DB предоставляет доступ к данным с помощью COM-интерфейсов. Можно также использовать OLE DB непосредственно, минуя ADO. Приложения БД, обращающиеся к данным через ADO, независимы от процессора БД Borland Database Engine.

OLE DB представляет собой набор специализированных объектов СОМ, инкапсулирующих стандартные функции обработки данных, и специализированные функции конкретных источников данных и интерфейсов, обеспечивающих передачу данных между объектами.

Согласно терминологии ADO, любой источник данных (база данных, электронная таблица, файл) называется хранилищем данных, с которым при помощи провайдера данных взаимодействует приложение. Минимальный набор компонентов приложения может включать объект соединения, объект набора данных, объект процессора запросов.

Объекты OLE DB создаются и функционируют так же, как и другие объекты СОМ. Каждому объекту соответствует идентификатор класса CLSID, хранящийся в системном реестре. Для создания объекта используется метод CoCreateinstance и соответствующая фабрика класса. Объекту соответствует набор интерфейсов, к методам которых можно обращаться после создания объекта.

В результате приложение обращается не прямо к источнику данных, а к объекту OLE DB, который "умеет" представить данные (например, из файла электронной почты) в виде таблицы БД или результата выполнения запроса SQL.

Технология ADO в целом включает в себя не только сами объекты OLE DB, но и механизмы, обеспечивающие взаимодействие объектов с данными и приложениями. На этом уровне важнейшую роль играют провайдеры ADO, координирующие работу приложений с хранилищами данных различных типов.

Такая архитектура позволяет сделать набор объектов и интерфейсов открытым и расширяемым. Набор объектов и соответствующий провайдер может быть создан для любого хранилища данных без внесения изменений в исходную структуру ADO. При этом существенно расширяется само понятие данных — ведь можно разработать набор объектов и интерфейсов и для нетрадиционных табличных данных. Например, это могут быть графические данные геоинформационных систем, древовидные структуры из системных реестров, данные CASE-инструментов и т. д.

Так как технология ADO основана на стандартных интерфейсах СОМ, которые являются системным механизмом Windows, это сокращает общий объем работающего программного кода и позволяет распространять приложения БД без вспомогательных программ и библиотек.

Основным достоинством ADO является её естественная ориентация на создание “облегчённого” клиента. В рамках этой технологии на машине сервера данных (это может быть файловый сервер в рамках стандартной файл - серверной технологии или машина с сервером данных – в технологии клиент-сервер) устанавливается так называемая технология OLE DB v.2.1 и выше, а на клиентской машине – несколько базовых объектов ADO, обеспечивающие все необходимые запросы пользователя к данным. В рамках OLE DB созданы несколько провайдеров данных, которые выбираются в соответствии с типом обслуживаемых данных (существуют провайдеры для файл/серверных таблиц типа dBase, Paradox, FoxPro и ряда других, а также для промышленных серверов MS SQL Server и Oracle). Базовые объекты ADO, как и любые другие ActiveX компоненты, после компиляции становятся неотъемлемой частью клиентской программы, осуществляя всю необходимую связь с провайдером. На рисунке 2.1 показана схема доступа к данным через ADO.

Рисунок 2.1 - Cхема доступа к данным через ADO

Технология ADO завоевала широкую популярность у разработчиков благодаря универсальности — базовый набор интерфейсов OLE DB имеется в каждой операционной системе Microsoft. Поэтому для обеспечения доступа приложения к данным достаточно лишь правильно указать провайдер соединения ADO и затем переносить программу на любой компьютер, где имеется требуемая база данных, и, конечно, установленная ADO.

ADO становится все более популярным способом доступа к данным, так как входит в состав таких широко используемых продуктов, как Microsoft Office и Microsoft Internet Explorer, а также включен в ядро операционных систем семейства Windows 2000.

2.4 Информационная безопасность

Идентификация пользователей включает в себя две основные концепции – аутентификацию и авторизацию. Аутентификация – это способность подтвердить личность пользователя. Авторизация занимается предоставлением доступа к определенным данным или операциям, при условии, что пользователь тот, за кого он себя выдает.

В документопоток организации может быть вовлечено множество людей, за каждым из которых закреплен ряд выполняемых операций и группа документов, с которой он работает. Другими словами сотрудники выступают в определенной роли относительно системы документооборота. Естественным желанием будет ожидание поддержки в программном продукте таких ролей.

На данном этапе устанавливаются требования к безопасности системы – аутентификация и авторизация, а также требования к поддержке работы различных типов пользователей.

В случае если система документооборота используют свой механизм аутентификации, необходимо выяснить какой протокол обеспечивает защиту канала данных (SSL, TLS, другой), возможны ли подключения посторонних клиентов, какой протокол обеспечивает передачу данных. Большим плюсом системы будет возможность использования системы аутентификации третьей стороны – LDAP, Kerberos, Novell Netware , PAM, winbind и т.п. Это позволит применять централизованный механизм идентификации пользователей в организации, а также предоставит им больше удобств при работе с различными системами.

В разработанном приложении АИС «Партизанск Телеком» информационная безопасность реализована на уровне доступа к базе данных, с помощью встроенных средств защиты Microsoft Access.

Защита на уровне пользователей Microsoft Access напоминает механизмы безопасности, используемые в серверных системах. С помощью паролей и разрешений предоставляется или ограничивается доступ пользователей или групп к объектам базы данных. Учетные записи системы безопасности определяют пользователей и группы, которым разрешен доступ к объектам, рисунок 2.1. Эта информация, которую называют сведениями о рабочей группе, сохраняется в файле рабочей группы.

Рисунок 2.1 - Настройка доступа к объектам базы данных

При использовании этого типа защиты пользователь должен ввести пароль при доступе к базе данных. Затем Access читает файл рабочей группы, в котором каждый пользователь идентифицируется уникальным кодом. В файле рабочей группы пользователи по их личным кодам и паролям идентифицируются как авторизованные индивидуальные пользователи и как члены конкретных групп.

Для обеспечения антивирусной защиты на всех компьютерах установлены антивирусные приложения.

2.5 Работа с приложением АИС «Партизанск Телеком»

2.5.1 Установка приложения

Приложение АИС «Партизанск Телеком» устанавливается с помощью мастера установки. После вставки установочного диска в дисковод процесс установки запустится автоматически. Если этого не произошло, запустите файл Setup.exe с установочного диска. Перед вами появится окно подготовки к установке, рисунок 2.2. Дождитесь завершения операции.

Рисунок 2.2 - Окно подготовки к установке

Рисунок 2.3 - Соглашение с лицензионным соглашением на использование программного обеспечения продукта

После этого перед вами появится окно приветствия, предлагающее установить приложение АИС «Партизанск Телеком» на компьютер, рисунок 2.4. Для продолжения установки нажмите «Далее»

Рисунок 2.4 - Окно приветствия, предлагающее установить приложение

Вам будет предложено проверить каталог установки, рисунок 2.5

Рисунок 2.5 - Окно проверки каталога установки

После проверки каталога устаноки нажмите «Установить». По умолчанию программа устанавливается в папку «C:\Program files\PartizanskTelekom». Если вы хотите установить это приложение в другую папку, нажмите кнопку «Назад» и выберите папку для установки.

После окончания установки появится окно, информирующее об окончании установки, рисунок 2.6. Нажмите кнопку «Готово». Если вы не хотите, чтобы после окончания установки не был переход на web-сайт программы, уберите флажок. Процесс установки завершен.

Рисунок 2.6 - Окно окончания установки приложения

2.5.2  Описание работы приложения

С учетом поставленных задач, было разработано приложение со следующей функциональностью:

  •  ведение справочника клиентов;
  •  ведение справочника поставщиков;
  •  ведение справочника материалов;
  •  учет материалов на складе;
  •  составление технических заданий по требованиям клиентов;
  •  формирование технических предложений с вариантами подобранного оборудования;
  •  составление заказов поставщикам на поставку оборудования;
  •  составление приходных ордеров на поступившее оборудование;
  •  составление договоров с клиентами;
  •  выписка платежных поручений в банк;
  •  составление актов выполненных работ;
  •  формирование печатных форм всех выходных документов;
  •  формирование отчетов по договорам;
  •  формирование отчетов по расходу материалов.

Основные характеристики приложения:

  •  повторное использование кода;
  •  простота использования;
  •  удобный графический пользовательский интерфейс.

Минимально необходимое техническое и программное обеспечение:

  •  Процессор Intel Pentium 166 MHz;
  •  Оперативная память 32 Mb;
  •  10 Mb свободного места на жестком диске;
  •  ОС Microsoft Windows 2000;
  •  Microsoft Office 2000.

Запуск программы осуществляется двойным щелчком на ярлыке запуска программы АИС «Партизанск Телеком». После запуска появляется  окно идентификации пользователя, рисунок 2.7.

Рисунок 2.7 - Окно идентификации пользователя

 После успешной идентификации пользователя, открывается основное окно приложения, рисунок 2.8. Основное окно остается открытым до завершения работы, дополнительные окна, диалоги и другие элементы появляются и исчезают по мере необходимости.

Рисунок 2.8 - Основное окно приложения

Описание элементов управления основного окна приложения:

Секция «Справочники»:

  •  Клиенты – открывает окно «Клиенты», предназначенное для управления списком клиентов.
  •  Поставщики – открывает окно «Поставщики», предназначенное для управления списком поставщиков.
  •  Материалы - открывает окно «Оборудование и расходные материалы», предназначенное для управления списком материалов и просмотра состояния склада.

Секция «Документация»:

  •  Технические задания – открывает окно «Технические задания», предназначенное для ввода данных технического задания и формирования по нему технического предложения клиенту.
  •  Заказы – открывает окно «Заказы», предназначенное для ввода данных заказа поставщику.
  •  Приходные ордера – открывает окно «Приходные ордера», предназначенное для ввода информации о поступившем оборудовании и расходных материалах.
  •  Договоры – открывает окно «Договоры», предназначенное для ввода данных заключенного с клиентом договора.
  •  Платежные поручения – открывает окно «Платежные поручения», предназначенное для ввода данных платежного поручения в банк.
  •  Акты выполненных работ – открывает окно «Акты выполненных работ», предназначенное для ввода данных актов выполненных работ.

Секция «Отчеты»:

  •  По договорам – открывает окно «Отчет по договорам», для формирования отчетов по договорам по выбранным клиенту и периоду заключения договора.
  •  Расход материалов – открывает окно «Отчет по расходу материалов»

Справка- вызов справки по работе с программой.

Выход – завершение работы приложения.

Описание окон вызываемых из главного окна приложения.

Клиенты. Окно «Клиенты» предназначено для управления списком клиентов организации, рисунок 2.9.

Рисунок 2.9 - Окно «Клиенты»

Окно содержит таблицу, в которой отображаются данные о клиенте и поля  для ввода этих данных (наименование, адрес, телефон, ИНН, банк, расчетный счет, БИК). Все операции с записями осуществляются с помощью кнопок под таблицей.

В нижней части окна расположена секция «Поиск». Поиск может быть произведен по следующим полям: наименование, адрес, телефон, ИНН, расчетный счет. Для поиска необходимой записи нужно сначала выбрать из выпадающего списка «Поиск по» поле, по которому будет вестись поиск, затем ввести в расположенное ниже поле критерий поиска. В результате поиска указатель в таблице переместится на нужную запись.

При нажатии на кнопку «Закрыть», расположенную в нижней части окна, происходит переход к главному окну программы.

Поставщики. Окно «Поставщики» предназначено для управления списком поставщиков организации, рисунок 2.10.

Рисунок 2.10 - Окно «Поставщики»

Окно содержит таблицу, в которой отображаются данные о поставщике и поля  для ввода этих данных (наименование, адрес, телефон, ИНН, банк, расчетный счет, БИК). Все операции с записями осуществляются с помощью кнопок под таблицей.

В нижней части окна расположена секция «Поиск». Поиск может быть произведен по следующим полям: наименование, адрес, телефон, ИНН, расчетный счет.

При нажатии на кнопку «Закрыть», расположенную в нижней части окна, происходит переход к главному окну программы.

Оборудование и расходные материалы. Окно «Оборудование и расходные материалы» предназначено для управления списком материалов и просмотра состояния склада, рисунок 2.11.

Рисунок 2.11 - Окно «Оборудование и расходные материалы»

Окно содержит таблицу, в которой отображаются данные об оборудовании и расходных материалах и поля  для ввода этих данных (наименование, единица измерения, стоимость). Все операции с записями осуществляются с помощью кнопок под таблицей.  Поле «Количество на складе» вычисляется автоматически на основании данных приходных ордеров (поступление материалов) и актов выполненных работ (списание материалов).

В нижней части окна расположена секция «Поиск». Поиск ведется по наименованию материала.

При нажатии на кнопку «Закрыть», расположенную в нижней части окна, происходит переход к главному окну программы

Технические задания. Окно «Технические задания» предназначено для ввода данных технического задания и формирования по нему технического предложения клиенту, рисунок 2.12.

Рисунок 2.12 - Окно «Технически задания»

Верхняя таблица содержит информацию о технических заданиях (объект, клиент, дата). Объект и дата вводятся в соответствующие поля ввода под таблицей. Наименование клиента выбирается из справочника «Клиенты».

Под таблицей расположена секция «Фильтрация записей». Фильтрация может осуществляться по следующим полям: наименование клиента, дата. Для включения фильтра сначала необходимо выбрать поле для фильтрации из списка «Фильтр по», затем ввести в расположенное ниже поле критерий фильтра и нажать кнопку «Фильтр». В результате применения фильтра в таблице будут отображаться только записи удовлетворяющие условиям фильтра. Для отображения всех записей необходимо нажать кнопку «Все записи».

Нижняя таблица содержит информацию о требуемых в техническом задании параметрах оборудования (наименование параметра и его значение).

Все операции с записями осуществляются с помощью кнопок под таблицами.  

При нажатии на кнопку "Печать" открывается приложение Microsoft Word, в котором автоматически формируется выбранное техническое задание. Сформированный документ можно распечатать или сохранить на диске.

При нажатии на кнопку «Закрыть», расположенную в нижней части окна, происходит переход к главному окну программы.

Для формирования технического предложения по конкретному техническому заданию необходимо переместиться в таблице на соответствующую запись и нажать кнопку «Сформировать техническое предложение». В результате откроется окно «Технические предложения», рисунок 2.13.

Рисунок 2.13 - Окно «Технические предложения»

В верхней левой части окна отображаются исходные данные по выбранному техническому заданию.

После подбора оборудования удовлетворяющего заданным параметрам  составляется несколько вариантов технических предложений клиенту. В верхней правой таблице содержится информация о технических предложениях (вариант предложения, дата, сумма). Дата технического предложения вводиться в соответствующее поле под таблицей. Сумма вычисляется автоматически по цене и количеству необходимого оборудования.

Нижняя таблица содержит информацию о подобранном оборудовании (наименование, фирма, модель, количество, цена, итого). Поле «Итого» вычисляется автоматически по каждой строке.

При нажатии на кнопку "Печать" открывается приложение Microsoft Word, в котором автоматически формируется выбранный вариант технического предложения. Сформированный документ можно распечатать или сохранить на диске.

При нажатии на кнопку «Закрыть», расположенную в нижней части окна, происходит переход к  окну «Технические задания».

Заказы. Окно «Заказы» предназначено для управления списком заказов поставщикам, рисунок 2.14.

Рисунок 2.14 - Окно «Заказы»

Верхняя таблица содержит информацию о заказах (дата заказа, поставщик).  Дата вводятся в соответствующее поле ввода под таблицей. Наименование поставщика выбирается из справочника «Поставщики».

Под таблицей расположена секция «Фильтрация записей». Фильтрация может осуществляться по следующим полям: наименование поставщика, дата.

Нижняя таблица содержит информацию о заказываемом оборудовании (наименование, количество, срок поставки). Наименование оборудования выбирается из справочника «Оборудование и расходные материалы»

Все операции с записями осуществляются с помощью кнопок под таблицами.  

При нажатии на кнопку "Печать" открывается приложение Microsoft Word, в котором автоматически формируется выбранный заказ. Сформированный документ можно распечатать или сохранить на диске.

При нажатии на кнопку «Закрыть», расположенную в нижней части окна, происходит переход к главному окну программы.

Приходные ордера. Окно «Приходные ордера» предназначено для ввода информации о поступившем оборудовании и расходных материалах, рисунок 2.15.

Рисунок 2.15 - Окно «Приходные ордера»

Верхняя таблица содержит информацию о приходных ордерах (наименование поставщика, дата прихода).  Дата вводятся в соответствующее поле ввода под таблицей. Наименование поставщика выбирается из справочника «Поставщики».

Под таблицей расположена секция «Фильтрация записей». Фильтрация может осуществляться по следующим полям: наименование поставщика, дата.

Нижняя таблица содержит информацию о поступившем оборудовании (наименование, количество прихода). Наименование оборудования выбирается из справочника «Оборудование и расходные материалы».

Все операции с записями осуществляются с помощью кнопок под таблицами.  

При нажатии на кнопку "Печать" открывается приложение Microsoft Word, в котором автоматически формируется выбранный приходный ордер. Сформированный документ можно распечатать или сохранить на диске.

При нажатии на кнопку «Закрыть», расположенную в нижней части окна, происходит переход к главному окну программы.

Договоры. Окно «Договоры» предназначено для ввода данных заключенного с клиентом договора, рисунок 2.16.

Рисунок 2.16 - Окно «Договоры»

Верхняя таблица содержит информацию о договорах (предмет договора, клиент, дата заключения, дата окончания договора, предоплата, скидка, сумма).  Дата вводятся в соответствующее поле ввода под таблицей. Наименование клиента выбирается из справочника «Клиенты». Сумма рассчитывается автоматически исходя из количества и стоимости в строке спецификации к договору.

Под таблицей расположена секция «Фильтрация записей». Фильтрация может осуществляться по следующим полям: клиент, дата заключения, дата окончания договора, скидка.

Нижняя таблица содержит информацию об указываемом в договоре оборудовании и расходных материалах (наименование, количество, стоимость). Наименование оборудования выбирается из справочника «Оборудование и расходные материалы»

Все операции с записями осуществляются с помощью кнопок под таблицами.  

При нажатии на кнопку "Печать" открывается приложение Microsoft Word, в котором автоматически формируется выбранный договор. Сформированный документ можно распечатать или сохранить на диске.

При нажатии на кнопку «Закрыть», расположенную в нижней части окна, происходит переход к главному окну программы.

Платежные поручения. Окно «Платежные поручения» предназначено для ввода данных платежного поручения в банк, рисунок 2.17.

Рисунок 2.17 - Окно «Платежные поручения»

Окно содержит таблицу, которая содержит информацию о платежных поручениях в банк (поставщик, назначение платежа, вид платежа, дата оплаты, сумма платежа). Наименование поставщика выбирается из справочника «Поставщики».

Под таблицей расположена секция «Фильтрация записей». Фильтрация может осуществляться по следующим полям: наименование поставщика, дата.

Все операции с записями осуществляются с помощью кнопок под таблицами.  

При нажатии на кнопку "Печать" открывается приложение Microsoft Word, в котором автоматически формируется выбранное платежное поручение. Сформированный документ можно распечатать или сохранить на диске.

При нажатии на кнопку «Закрыть», расположенную в нижней части окна, происходит переход к главному окну программы.

Акты выполненных работ. Окно «Акты выполненных работ» предназначено для ввода данных актов выполненных работ, рисунок 2.18.

Рисунок 2.18 - Окно «Акты выполненных работ»

Верхняя таблица содержит информацию об актах выполненных работ (клиент, дата акта).  Дата вводятся в соответствующее поле ввода под таблицей. Наименование клиента выбирается из справочника «Клиенты».

Под таблицей расположена секция «Фильтрация записей». Фильтрация может осуществляться по следующим полям: наименование клиента, дата.

Нижняя таблица содержит информацию об израсходованных материалах по акту (наименование, количество). Наименование оборудования выбирается из справочника «Оборудование и расходные материалы».

Все операции с записями осуществляются с помощью кнопок под таблицами.  

При нажатии на кнопку "Печать" открывается приложение Microsoft Word, в котором автоматически формируется выбранный акт выполненных работ. Сформированный документ можно распечатать или сохранить на диске.

При нажатии на кнопку «Закрыть», расположенную в нижней части окна, происходит переход к главному окну программы.

Отчет по договорам. Окно «Отчет по договорам» предназначено для формирования отчетов по договорам, рисунок 2.19.

Рисунок 2.19 - Окно «Отчет по договорам»

Для формирования отчета нужно выбрать клиента из выпадающего списка «Выберете клиента», ввести начало и конец периода, за который будет формироваться отчет, и нажать кнопку «Отчет». В результате заполнится таблица, содержащая информацию о договорах заключенных с выбранным клиентом за указанный период времени (предмет договора, дата заключения договора, сумма договора). В нижней части окна отображается итоговая сумма, на которую заключено договоров с выбранным клиентом за указанный период.

При нажатии на кнопку "Печать" открывается приложение Microsoft Word, в котором автоматически формируется отчет по договорам. Сформированный документ можно распечатать или сохранить на диске.

При нажатии на кнопку «Закрыть», расположенную в нижней части окна, происходит переход к главному окну программы.

Отчет по расходу материалов. Окно «Отчет по расходу материалов» предназначено для формирования отчетов по расходу материалов, рисунок 2.20.

Рисунок 2.20 - Окно «Отчет по расходу материалов»

Для формирования отчета расхода по всем материалам необходимо нажать кнопку «Отчет». В результате заполниться таблица, содержащая информацию об израсходованных материалах (наименование материала, расход). Для ограничения результатов отчета по периоду времени необходимо ввести начало и конец периода. Для ограничения результатов отчета по конкретному материалу необходимо нажать переключатель «Ограничить по материалу» и выбрать наименование материала из выпадающего списка «Выберете наименование материала».

Нажатие кнопки «Очистить» очищает поля ввода периода.

При нажатии на кнопку "Печать" открывается приложение Microsoft Word, в котором автоматически формируется отчет по расходу материалов. Сформированный документ можно распечатать или сохранить на диске.

При нажатии на кнопку «Закрыть», расположенную в нижней части окна, происходит переход к главному окну программы.


3  Расчет экономической эффективности

3.1  Определение затрат труда на разработку программного продукта

Затраты труда на разработку рассчитаны методом уточненной модели.

Трудоемкость разработки программного обеспечения рассчитывается по формуле (3.1):

,      (3.1)

где:

- затраты труда на подготовку описания задачи,

- затраты труда на исследование алгоритма решения задачи,

- затраты труда на разработку блок-схемы алгоритма,

  - затраты труда на программирование по готовой блок-схеме,

- затраты труда на отладку программы на ЭВМ,

 - затраты труда на подготовку документации.

Составляющие затрат были определены через условное число операторов. Условное число операторов Q в программе может быть определено по формуле (3.2):

,         (3.2)

где:

- предполагаемое число операторов,

- коэффициент сложности программы,

- коэффициент коррекции программы в ходе ее разработки.

В разработанной программе число операторов составляет около 2700 (). Коэффициент сложности задачи  характеризует относительную сложность программы по отношению к так называемой типовой задаче, реализующей стандартные методы решения, сложность которой принята равной единице (величина  - лежит в пределах от 1,25 до 2). Для программного продукта, включающего в себя алгоритмы учета, отчетности, поиска сложность задачи возьмем 1,3 (). Коэффициент коррекции программы– увеличение объема работ за счет внесения изменений в алгоритм или программу в результате уточнения ее описания, изменения состава и структуры информации, а также уточнений, вносимых разработчиками для улучшения качества самой программы без изменения постановки задачи (величина  находится в пределах 0,05…0,1). С учетом того, что задача была поставлена достаточно четко, возьмем коэффициент равным 0,05 ().

В результате по формуле (3.2) можно получить условное число операторов:

Теперь необходимо вычислить затраты труда на различных стадиях разработки системы.

Затраты труда на подготовку описания задачи  точно определить невозможно, так как это связано с творческим характером работы. Примем данное значение равным 50 чел.-ч ().

Затраты труда на изучение описания задачи  с учетом уточнения описания и квалификации программиста могут быть определены по формуле (3.3), чел.-ч

,        (3.3)

где:

- условное число операторов;

- коэффициент квалификации разработчиков алгоритмов и программ;

- коэффициент увеличения затрат труда вследствие недостаточного или некачественного описания задачи;

Коэффициент квалификации разработчика  - это степень подготовленности исполнителя к порученной ему работе определяется в зависимости от стажа работы и составляет: для работающих до двух лет - 0,8; от двух до трех лет - 1,0; от трех до пяти лет -1,1 - 1,2; от пяти до семи - 1,3 - 1,4; свыше семи лет - 1,5 - 1,6. Разработчик, которому было поручено это задание, имел опыт работы по специальности два с половиной года, поэтому примем . Коэффициент увеличения затрат труда вследствие недостаточного описания задачи зависит от качества постановки задачи, выданной для разработки, этот коэффициент в зависимости от сложности задачи принимается от 1,2 до 1,5. В связи с тем, что задачи, как правило, требуют уточнения и некоторой доработки, поэтому примем . Далее по формуле (3.3) будет вычислены затраты труда на изучение описания задачи:

Затраты труда на разработку алгоритма решения задачи  рассчитываются по формуле (3.4):

       (3.4)

Затраты труда на составление программы по готовой блок-схеме  определяются по формуле (3.5):

       (3.5)

Затраты труда на отладку программы на ЭВМ  рассчитываются по следующей формуле (3.6):

       (3.6)

Затраты труда на подготовку документации определяются по формуле (3.7):

,         (3.7)

где:

- затраты труда на подготовку материалов в рукописи;

- затраты труда на редактирование, печать и оформление документации.

вычисляется по формуле (3.8), а  - по формуле (3.9).

       (3.8)

        (3.9)

С учетом уровня языка программирования трудоемкость отдельных этапов разработки программы может быть скорректирована следующим образом:

,         (3.10)

где    коэффициент изменения трудоемкости, значение которого берется из таблицы 3.1.

Таблица 3.1 - Изменение трудоемкости в зависимости от уровня языка программирования

Уровень языка программирования:

Характеристика языка программирования

Коэффициент изменения трудоемкости

1

Покомандный автокод-ассемблер

1

2

Макроассемблер

0,95

3

Алгоритмические языки высокого уровня

0,8 - 0,9

4

Алгоритмические языки сверх/высокого уровни

0,7 - 0,8

Выбранный для разработки язык Borland Delphi 7.0 относится к алгоритмическим языкам сверхвысокого уровня, с учетом этого примем .

Подставив полученные данные в формулу (3.1), получим общую трудоемкость разработки:

Теперь с учетом корректировки по формуле (3.10) найдем итоговую трудоемкость:

3.2 Расчет себестоимости разработки программного продукта

Калькуляция на разработку программного продукта включает следующие статьи:

- основная заработная плата разработчиков;

- дополнительная заработная плата разработчиков;

- отчисления на социальные нужды;

- расходы по отладке программы;

- приобретение программных средств;

- накладные расходы.

Основная заработная плата разработчиков рассчитывается по формуле (3.11), исходя из трудоемкости работ, выполняемых специалистами при разработке программного продукта и действующей на предприятии системы должностных окладов:

,         (3.11)

где:

- оклад;

- трудоемкость работ, выполняемых специалистом i-квалификации;

- основная заработная плата разработчиков.

Оклад инженера-программиста составляет = 12000 руб.,

ti = 1025/(22∙8)=6 (чел-мес);

Основная заработная плата исполнителей за весь период разработки составит:

Дополнительная заработная плата разработчиков определяется в долях к основной заработной плате и принимается в размере 20%.

Отчисления на социальные нужды учитываются в соответствии с действующим законодательством от всех выплат по заработной плате разработчиков (26% от суммы основной и дополнительной  заработной  платы для всех исполнителей за период  разработки программного  продукта).

Расходы по отладке определяются, исходя из планируемых затрат машинного времени, необходимого для разработки и оформления программного продукта (, ч), и стоимости одного машино-часа работы вычислительных средств, на которых ведется разработка (, руб./ч);

       (3.12)

       (3.13)

Стоимость одного машино-часа определяется по формуле (3.14)

,      (3.14)

где:

- расходы, обеспечивающие функционирование вычислительного комплекса, руб.;

  - плановый фонд времени работы вычислительного комплекса, ч.;

- коэффициент загрузки (не более 0,9-0,95).

Фонд времени работы вычислительного комплекса определяется по формуле (3.15):

,        (3.15)

где:

- номинальный фонд времени работы вычислительного комплекса, ч.;

- затраты времени на профилактические работы (принимаются 15% от ).                                                                      

Расходы, обеспечивающие функционирование вычислительного комплекса, определяются по формуле (3.16):

,      (3.16)

где:

- основная заработная плата сотрудника, производящего профилактические работы ЭВМ (из расчета, что профилактические работы проводятся 2 раза в месяц), руб.;

- сумма амортизационных отчислений комплекса технических средств, руб.;

- затраты на текущий и профилактический ремонт технических средств (принимаются 2,5% от стоимости комплекса), руб.;

- затраты на расходные материалы, составляют 1% от стоимости ЭВМ, руб.;

- стоимость силовой электроэнергии, потребляемой комплексом, руб.

Основная заработная плата сотрудника, производящего профилактические работы ЭВМ в месяц составляет 2000 рублей.

Амортизация вычислительной техники в год составляет 25% от ее стоимости (20000 руб.). В результате равно:

можно вычислить по формуле (3.17):

,         (3.17)

где 1,66 – это стоимость 1 КВт электроэнергии в час.

Подставив полученные значения в формулу (3.16) можно вычислить расход, обеспечивающий функционирование вычислительного комплекса в период разработки.

Подставив полученные значения в формулу (3.14) можно вычислить стоимость одного машино-часа:

Подставив полученные значения в формулу (3.12) вычисляем :

Затраты на приобретение программных средств для разработки составили:

Delphi 7 – 30000 руб., MS Access – 5000 руб.

Итого: 30000 + 5000 = 35000 руб.

Накладные расходы рассчитываются, как 60% от основной заработной платы исполнителя и составляют:

Затраты на разработку программного продукта приведены в таблице 3.2.

Таблица 3.2 – Себестоимость разработки программного продукта

Статьи затрат

Сумма затрат (руб.)

1. Основная заработная плата разработчиков

72000

2. Дополнительная заработная плата разработчиков

14400

3. ЕСН

22464

5. Расходы по отладке программ

9515,26

6. Приобретение программных средств

35000

7. Накладные расходы

43200

Всего

196579,26

3.3 Расчет экономического эффекта от использования программного   продукта

Исходные данные для расчета годового экономического эффекта представлены в таблице 3.3.

Таблица 3.3 – Исходные данные для расчета годового экономического эффекта

                              Показатели

Условное

обозначение

Величина

Численность персонала выполняющего работу до внедрения приложения чел.

Ч0

6

Годовой фонд заработной платы на одного работника, использующего программный продукт, тыс. руб.

Зср

140000

Единовременные затраты на разработку программного продукта, тыс. руб.

ЗЕД

196579,26

Затраты времени работника на выполнение работы до внедрения программного продукта, %

Б1

90

Затраты времени работника на выполнение работы после внедрения программного продукта, %

Б2

85

Отчисления на социальные нужды, %

е

26

Нормативный срок эксплуатации программного продукта

Т Н

3 года

1.Определим сравнительную экономию численности работников предприятия:

Э Ч =  (Б 1  Б 2 )/( 100 Б 2) · Ч0 ,  чел.                               (3.18)

Э Ч = (90– 85) / (100 – 85) · 6 = 2  чел.

2. Определим прирост производительности труда:

∆Птр = Эч · 100 / (Ч0 – Эч), %                                         (3.19)

∆Птр = 2 · 100 / ( 6 – 2) = 50 %

3. Рассчитаем годовую экономию по фонду заработной платы:

Э С  = З СР · Э Ч , тыс. руб.                                            (3.20)

Э С  = 140000 · 2 = 280000 руб.      

4. Найдем экономию по отчислениям на социальные нужды:

Э СН  = Э С · е / 100 , руб.                                           (3.21)

Э СН  = 280000 · 0,26 = 72800 руб.                                               

Годовой экономический эффект составит:

Э Г  = (Э С + Э СН) -  З ЕД / Т Н,    руб.                                 (3.22)

Э Г  = (280000 + 72800) 196579,26/3  = 287273,58 руб.

Вычислим фактический срок окупаемости затрат (Ток):

Ток= ЗЕД / Эг,  лет.                                                (3.23)

Ток=196579,26/ 287273,58= 0,68  года.

Внедрение данного программного продукта позволит примерно за 8 месяцев компенсировать затраты на его разработку и эксплуатацию, получить экономический эффект от использования данного продукта.

Анализ экономической эффективности был произведен с использованием программы Project Expert. Результаты представлены на рисунках 3.1, 3.2 и 3.3.

    

Рисунок 3.1 График окупаемости

Рисунок 3.2 Эффективность инвестиций

Рисунок 3.3 - График прибыль и убытки

На основании расчета экономии от внедрения программного продукта приходим к выводу, что данный программный продукт экономически целесообразно внедрять на предприятии.


Заключение

В результате дипломного проектирования была достигнута цель проекта - разработана автоматизированная система управления документооборотом в рамках ведения проектов, соответствующая требованиям, предъявленным сотрудниками  «Партизанск Телеком».

Произведена оценка затрат на разработку проекта и расчет экономического эффекта от внедрения программного продукта.

В результате выполнения дипломного проекта были решены следующие задачи:

  •  Проведен анализ предметной области;
  •  Построена функциональная модель «As It» по результатам обследования предметной области;
  •  Выявлены недостатки и построена функциональная модель «To Be»;
  •  Построена информационная модель данных;
  •  Выполнено проектирование системы, которая позволяет более эффективно осуществлять ведение документооборота в рамках ведения проектов, а также подготовку и печать выходных документов;
  •  Разработана система документооборота с учетом выявленных требований и пожеланий;
  •  Разработанная автоматизированная система управлением документооборотом внедрена на предприятии «Партизанск Телеком».


Список использованных источников

  1.  Андреева, В.И. «Делопроизводство» - М. «Бизнес-школа «Интел-Синтез»», 1997. - 318 с.
  2.  Вендров, А.М. CASЕ-Технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем, 2004. – 360 с.
  3.  Вершинин, А.И. Электронный документ: правовая форма и доказательство в суде: Учеб. – практическое. пособие/ А.П. Вершинин. – М.: Городец – издат, 2000. – 247 с.
  4.   Гейн, А. ИТ-стратегия планирование с упреждением // Директор информационной службы. -  2003.- №9.С.22.
  5.  Калянов, Г.Н. CASE-технологии. Консалтинг в автоматизации бизнес-процессов. – 3-е изд. – М.: Горячая линия – Телеком, 2002.  - 348с.
  6.  Калянов, Г.Н. CASE. Структурный системный анализ (автоматизация и применение). М., «Лори», 1996. - 160с.
  7.  Маклаков, С.В. BPwin и ERwin. CASE-средства разработки информационных систем. – М.: Диалог-МИФИ, 2001. – 436 с.
  8.   Маклаков, С.В. Моделирование бизнес- процессов с Bpwin 4.0- М.:ДИАЛОГ-МИФИ, 2002 – 224с.
  9.   Малков, О.Б. Проектирование экономических информационных систем. Методическое пособие , 2003г. - 88с.
  10.   Павленко, А.Р. «Компьютер, TV и здоровье». – Киев: «Основа», 2002. - 254с.
  11.   Панащук, С.А. «Разработка информационных систем с использованием CASE-системы Silverrun. "СУБД"», 1995, №3.
  12.   Подборка журналов «ДОМАШНИЙ КОМПЬЮТЕР» 1996 - 2005 г.г.
  13.   Подборка журналов «МИР ПК»: №10-2004г.; №4-2005г.; №7-2004г.

Сост. А.Бондаренко. Москва, 1998 г.

  1.   Экономическая информатика: Учебник / Под ред. П.В. Конюховского и Д. Н. Колесова – СПб: Питер, 2001. – 560с.
  2.   Баженов, И. Ю. Delphi 7 Самоучитель программиста, 2003г.
  3.   Дарахвелидзе, П. Марков Е. Программирование в Delphi 7 + примеры, 2002г.
  4.   Безручко, В.Т. Информатика (курс лекций): учеб. Пособие для ВУЗов / В.Т. Безручко. - М. : Форум, 2009. – 431 с.
  5.   Вендров, А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем : учеб. пособие для ВУЗов / В.Н. Бугорский, Р.В. Соколов. – СПб : Питер, 2007. – 320 с.
  6.   Волкова, В.Н. Теория систем и системный анализ : учебник для вузов / В.Н. Волкова, А.А. Денисов. – М. : Изд-во Юрайт : ИД Юрайт, 2010. – 679 с.
  7.   Брага, В.В., Левкин А.А. Компьютерные технологии в бухгалтерском учете на базе автоматизированных систем: практикум /В.В. Брага, А.А. Левкин  – М.: ЗАО «Финстатинформ», 2006. – 220 с.
  8.   Быкова, Н.В. Автоматизация бухгалтерского учета. Лабораторный практикум / Н.В. Быков – М.,  2007. – 80 с. 
  9.   Вартанян, А. Информационные технологии как инструмент современной бухгалтерии. // Бухгалтерский учет. – 2000. - №5. – С.11-16
  10.   Глицкий, А.Б. Применение автоматизированных систем бухгалтерского учета на предприятии / А.Б. Глицкий – М.: Финансы и статистика, 2006. – 320с.
  11.   Гулин, В. ИТ – проект: спасательный круг или омут? Как не наступить на те же грабли при внедрении автоматизированной системы.// Бухгалтер и компьютер. – 2007. - №9. – С.17-24
  12.   Дубровина, Л.А. Автоматизация бухгалтерского учета на основе программы «Бухгалтерия-ИНФИН»// Бухгалтер и компьютер. – 2006. - №1. – С.15-19
  13.   Ивлиев, М.К. Пошаговая методика обучения автоматизации бухгалтерского учета / М.К. Ивлев – М.: Интеллект-Сервис, 2007. – 123 с.
  14.   Информационные системы бухгалтерского учета / Под ред. проф. В.И. Подольского. – М.: ЮНИТИ, 2005. – 195 с. 
  15.   Качайлов, А.Е. Автоматизация учета на базах и складах / А.Е. Качайлов- М.: Экономика, 2008. – 187 с.
  16.   Коцюбинский, А.О., /Руководство для бухгалтера по работе на компьютере / А.О. Коцюбинский – М.: ЗАО «Изд. Дом «Главбух», 2002. – 304 с.
  17.   Семенов, М.И.  Автоматизированные информационные технологии в экономике // Финансы и статистика – 2000. - № 9. -170 с.
  18.   Умнова, Э.А. Система автоматизированной обработки учетной информации/ Э.А. Уманова – М.: Финансы и статистика, 2006. – 246 с.
  19.   Филенко,  Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий делопроизводство. –   2006. – № 3 – С. 64–65.
  20.   Харитонов, С.А. Компьютерная бухгалтерия 7.7. в системе гибкой автоматизации бухгалтерского учета/ С.А. Харитонов – СПб.: Элби, 2002. – 250 с.
  21.  Чистов, Д.В. Новый план счетов в системе компьютерного учета «1С: Бухгалтерия 7.7» /Д.В. Чистов – СПб.: Элби, 2007. – 163 с.
  22.  Чистов, Д.В. Основы компьютерной бухгалтерии : учебный практикум по ведению бухгалтерского учета в «1С:Бухгалтерия» 7.7 для Windows / Д.В. Чистов – М:Компьютерр-Пресс, 2006. – 423 с.
  23.   Шуремов, Е.Л. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета, анализа, аудита: учебное пособие / Е.Л. Шуремов – М.: Перспектива, 2007. – 363 с.
  24.   Шуремов, Е.Л. Системы автоматизации бухгалтерского учета / Е.Л. Шуремов – М.: Бухгалтерский учет, 1996. – 256 с.
  25.   Автоматизированные  информационные технологии в экономике: учебник / Под ред. Г.А.Титоренко. – М.: ЮНИТИ, 2007 г. - 205 с.
  26.   Балабайченко, Е.Е., Компьютер для бухгалтера / Е.Е. Балабайченко, И.Ф. Муштоватый - М., 2007. – 320 с.
  27.   Глицкий, И.С. Автоматизация учета в России: мифы и реальность // Бухгалтер и компьютер. – 2006. - №2. – С.3-10
  28.   Пищиков, С. Единство и борьба противоположностей: бухгалтерские системы и ERP. // Бухгалтер и компьютер. – 2008. - №1. – С.31-34
  29.   Святенко, О. Основные принципы работы программы «Турбо-Бухгалтер» // Предприниматель. – 2008. - №8. – С.20-25
  30.   Суворова, Е. Автоматизация предприятия: когда и как // Бухгалтер и компьютер. – 2005. - №1. – С.15-21
  31.   Харитонов, С. Свежее решение: составление новой бухгалтерской отчетности на компьютере. // Бухгалтер и компьютер. – 2004. - №2. – С.9-13
  32.   Шуремов, Е. Конкурс «Бизнес-Софт 2001»: Основные итоги // Бухгалтер и компьютер. – 2001. - №6. – С.24-32
  33.   Ядов, Г.Б. Информация и общество// Вокруг света. – 2004. - № 2. С.12-19
  34.   Информационные системы. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.islu.ru/k_inform/infsystekst.html.
  35.   Королев, Ю. Развитие автоматизированной формы учета // Бухгалтер и компьютер. – 2005. - №3. – С.5-8
  36.   Олефиренко, Б. Комплексная автоматизация – это реально: система на основе «1С: Предприятие» в компании ИТЛВ. // Бухгалтер и компьютер. – 2009. - №6. – С.9-12
  37.   Вартанян, А. Информационные технологии как инструмент современной бухгалтерии. // Бухгалтерский учет. – 2007. - №5. – С.11-16
  38.   Ясенев, В.Н. Информационные системы и технологии в экономике : учеб. пособие для ВУЗов / В.Н. Ясенев. – 3 изд., перераб и доп. – М : ЮНИТИ ДАНА, 2008. – 560 с.


Приложения

Приложение А

Диаграмма модели предметной области «как есть» (AS-IS)

в стандарте IDEF0


Продолжение
приложения А

SADT-модель предметной области «как есть» (AS-IS)

в стандарте IDEF0


Продолжение
приложения А

SADT-модель предметной области «как есть» (AS-IS)

в стандарте IDEF0


Продолжение
приложения А

SADT-модель предметной области «как есть» (AS-IS)

в стандарте IDEF0

Продолжение приложения А

SADT-модель предметной области «как есть» (AS-IS)

в стандарте IDEF0

Приложение Б

Диаграмма модели потоков данных «как будет» (TO-BE)

в стандарте IDEF0


Продолжение приложения Б

Диаграмма модели потоков данных «как будет» (TO-BE)

в стандарте IDEF0


Продолжение приложения Б

Диаграмма модели потоков данных «как будет» (TO-BE)

в стандарте IDEF0


Продолжение приложения Б

Диаграмма модели потоков данных «как будет» (TO-BE)

в стандарте IDEF0


Продолжение приложения Б

Диаграмма модели потоков данных «как будет» (TO-BE)

в стандарте IDEF0


Приложение В

Изменения, внесённые в SADT-модель предметной области «как есть» (AS-IS)  в стандарте IDEF0


Продолжение приложения В

Изменения, внесённые в SADT-модель предметной области «как есть» (AS-IS)  в стандарте IDEF0


Продолжение приложения В

Изменения, внесённые в SADT-модель предметной области «как есть» (AS-IS)  в стандарте IDEF0


Продолжение приложения В

Изменения, внесённые в SADT-модель предметной области «как есть» (AS-IS)  в стандарте IDEF0


Продолжение приложения В

Изменения, внесённые в SADT-модель предметной области «как есть» (AS-IS)  в стандарте IDEF0


Приложение Г

Диаграмма функциональной модели в виде иерархии потоков данных (DFD)


Продолжение приложения Г

Изменения, внесённые в модель иерархии потоков данных (DFD)


Продолжение приложения Г

Изменения, внесённые в модель потоков данных «как будет» (TO-BE) в стандарте IDEF0

 


Приложение Д

Логическая модель документооборотом предприятия


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

83702. Определение текущего рыночного спроса и прогнозирование будущего спроса на примере отеля 90.92 KB
  Когда компания находит привлекательный рынок, она должна тщательно оценить его размер и потенциальные возможности. Чтобы разработать действенную маркетинговую стратегию, контролировать эффективность ее реализации, маркетологам стоит научиться оценивать текущий спрос и прогнозировать его изменения.
83705. Разработка приложения для предметной области «Сбор сведений о писателях и их литературных произведениях» 252.8 KB
  Практическая часть работы разделена на следующие этапы: построение логической модели базы данных; описание таблиц и построение физической модели базы данных; разработка базы данных в XML и разработка клиентской части в среде программирования...
83706. Гидравлический расчет наружного объединенного водопровода населенного пункта 152.5 KB
  Определение водопотребителей и расчет потребного расхода воды на хозяйственнопитьевые производственные и пожарные нужды поселка и предприятия. Расчет требуемого расхода воды на хозяйственно-питьевые и производственные нужды. Определение расчетных расходов воды на пожаротушение.
83707. Сооружение гидроизоляционного ограждения шахтного ствола методом тампонажа 326.62 KB
  В ходе выполнения работы следует разработать технологию тампонажа и технологические схемы производства тампонажных работ, выбрать необходимые технические средства для сооружения гидроизоляционной завесы в определенных горнотехнических условиях, основываясь на комплексе исходных данных...
83708. Разработка проекта маркетингового исследования для компании Schwarzkopf 216.5 KB
  Довольно сложно выявить какие-то конкретные недостатки в продукции, разве что индивидуальную непереносимость на какой-либо из компонентов. Но и это маловероятно, потому что состав продукции тщательно разрабатывался, а затем тестировался, чтобы заранее выявить возможные побочные эффекты...
83709. Малое архитектурное сооружение 4.47 MB
  Целью данного курсового проекта являются систематизация, закрепление, углубление, развитие и расширение полученных теоретических и практических знаний по разделу « Теория исследования в проектировании». Основными задачами курсового проекта являются: изучить государственные стандарты изображений...