85490

Анализ системы документооборота в ОАО «Сбербанк России»

Дипломная

Бухгалтерский учет и финансовый аудит

В рамках автоматизации процесса обработки документа в организации начиная с момента его создания или получения и заканчивая моментом отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в дело должно быть обеспечено осуществление следующих функций: во-первых регистрация входящих в организацию документов...

Русский

2015-03-27

1.94 MB

51 чел.

63

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………………….3

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПОНЯТИЯ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ…………………………………………………………………..6

1.1. Понятие электронный документооборот…………………………………………..6

1.2. Системы, используемые в электронном документообороте……………………..12

1.3. Перспективы развития систем электронного документооборота………………..18

1.4. Организация документооборота в банке…………………………………………..22

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА ОАО «Сбербанк России»…………………………………………………………………..………….........28

2.1. Сфера деятельности и организационная структура………………………………28

2.2. Финансовый анализ деятельности ОАО «Сбербанк России……………………..36

2.3. Описание системы электронного документооборота ОАО «Сбербанк России»… ……………………..……………………………………………………………………...43

2.4. Разработка рекомендаций для совершенствования системы электронного документооборота ……………………………………………………………………….48

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………………..57

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ…………………………………………………………….59

ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………………….64

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время наблюдается возрастание интереса к системам электронного документооборота. Помимо традиционно растущего спроса со стороны крупных предприятий, все больше число российских компаний сектора малого и среднего бизнеса задумываются о переходе к «безбумажным технологиям». Автоматизация документооборота становится признаком успешной компании, заинтересованной в повышении эффективности своих бизнес-процессов, а значит и конкурентоспособности в целом. Мировая практика, подкрепляемая рядом исследований, показывает, что, при принятии решения о внедрении системы электронного документооборота, организациями движут, как правило, три фактора: желание повысить свою эффективность, оптимизировать бизнес-процессы и обеспечить соответствие законодательным требованиям. Российский рынок в этом плане – не исключение. К слову, актуальность перехода на электронный документооборот российских компаний во многом подогревается вступившим в силу законом «О персональных данных» (№152-ФЗ), который предъявляет серьезные требования к хранению, сбору, передаче и обработке данных клиентов. Увеличение объемов хранимой информации и необходимость обеспечения ее надежной защиты делают выбор компаний в пользу информационных систем еще более очевидным.

Актуальность электронного документооборота определяется объективными требованиями времени, такими как рост информационного потока и динамичность информационной среды, и все чаще подтверждается заявлениями руководства страны.

Объектом исследования выпускной квалификационной работы является ОАО «Сбербанк России».

Предмет исследования – система электронного документооборота ОАО «Сбербанк России».

Цель работы – анализ системы документооборота в ОАО «Сбербанк России» для разработки рекомендаций по её совершенствованию.

Для реализации поставленной цели сформулированы следующие задачи:

-изучить теоретические аспекты понятия документооборот в банке;

-ознакомиться с наиболее распространенными системами электронного документооборота в России;

- выявить перспективы развития системы электронного документооборота в России;

-проанализировать систему электронного документооборота в ОАО «Сбербанк России»;

- разработать рекомендации по совершенствованию использования информационных технологий в документообороте ОАО «Сбербанк России»;

В соответствии с поставленными задачами излагается материал дипломного исследования.

Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и приложений.

Во введении обосновывается актуальность темы исследования, формулируются цель и задачи работы.

В первой главе рассматриваются теоретические аспекты понятия системы электронного документооборота.

Во второй главе дается краткая характеристика банка, основные показатели его деятельности, описывается используемая система электронного документооборота и разрабатываются рекомендации по её совершенствованию.

В заключении сформулированы основные результаты и выводы по работе.

При написании выпускной работы источниками информации послужили учредительные документы, бухгалтерские балансы, годовые отчеты, документы внутреннего учета и отчетности банка, а также материал исследований специалистов в области информационных технологий.

Практическая значимость работы заключается в том, что применение на практике рекомендаций, разработанных в ходе анализа использования информационных технологий в документообороте  ОАО «Сбербанк России» позволяет оптимизировать процесс документооборота.

Положения, выносимые на защиту:

  1.  Электронный документооборот представляет собой единый механизм по работе с документами, которые представлены в электронном виде, с реализацией концепции безбумажного делопроизводства. Она предназначена для построения эффективной системы управления бизнес-процессами и документами компании.
  2.  В настоящее время существует достаточно широкая линейка программных продуктов, предназначенных для осуществления электронного документооборота. Каждая из них обладает своими особенностями и преимуществами, однако они не исключают полностью бумажный документооборот, а лишь автоматизируют его.
  3.  Роль систем автоматизации бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который в первую очередь обусловлен особенностями российского законодательства, которое требует четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие информационно-коммуникационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа.
  4.  Благодаря формализации документооборота банка, можно автоматизировать документооборот банка, сделать его более прозрачным, контролируемым и понятным для каждого из сотрудников.

ГЛАВА 1. ТЕОРТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПОНЯТИЯ ЭЛЕКТОРННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

1.1. Понятие электронный документооборот

Электронный обмен данными в настоящее время очень распространен и с ним сталкивается практически каждый. Информационные системы, компьютерные сети, а также электронная почта – всё это далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых возможен обмен данными в электронном виде. В последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструментальные средства, позволяющие поддерживать эффективное обеспечение управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. Здесь прежде всего следует упомянуть программное обеспечение таких классов как, "системы управления документами" и "системы управления деловыми процессами". [2, с.31]. Такие системы представляют собой целые программные комплексы, применимые для решения ряда задач в том числе их можно использовать и для построения корпоративных систем электронного документооборота. В рамках автоматизации процесса обработки документа в организации, начиная с момента его создания или получения и заканчивая моментом отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в дело, должно быть обеспечено осуществление следующих функций:

  1.  во-первых, регистрация входящих в организацию документов, а также исходящих из организации документов и внутренних документов;
  2.  во-вторых, учет резолюций, выданных по документам руководством организации и постановка документов на контроль;
  3.  в–третьих, централизованный контроль полного исполнения документов;
  4.  в-четвертых, списание документов в дело;
  5.  ведение информационно-справочной работы;
  6.  и в завершении, формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.

Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что позволяет качественно изменить организацию контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно документов с резолюциями руководства рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями по исполнению данных документов, выдаваемыми руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов все эти данные вносятся в систему. При этом система позволяет автоматически отслеживать наступление даты предварительного уведомления о приближении срока исполнения и о наступлении этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных сроках.[5, с. 17]

Значительно видоизменяется и сам процесс согласования проектов документов, в рамках которого сотрудники, участвующие в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями всех согласуемых проектов. Такая технология позволяет сократить время, которое затрачивается на передачу проектов в бумажном виде.[24, с. 70]

Система электронного документооборота содержит текущий электронный архив, который позволяет решить проблемы оперативного доступа к информации и имеет возможность одновременного использования документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность того, что информация будет утеряна и, тем самым, повышает оперативность всей работы за счет того, что время, необходимое для поиска нужного документа сокращается. Хранение текстов документов в электронном виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает новые возможности при ведении информационно-справочной работы, например, можно делать тематические подборки документов по их содержанию. Использование электронного архива также избавляет от необходимости создавать фонд пользования архивных документов, в связи с тем, что по запросу в любой момент времени может быть выдана электронная копия документа.

С юридической точки зрения, понятие электронного документооборота отличается от понятия электронного обмена данными. В основе электронного документооборота лежит легитимность (процессуальная допустимость и доказательственная сила) электронных документов. Поэтому, помимо совершенствования информационных технологий важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота играет его законодательная поддержка, суть которой состоит в придании данным, создаваемым и передаваемым электронным способом, юридического статуса документа. [13, с.62].

Основной функцией традиционного документа является удостоверение некоторой информации. При составлении и использовании документа присутствуют два аспекта: во-первых, это некоторая информация, а во-вторых, это сам документ как материальная вещь, которую можно предъявить или передать кому-либо. Наличие этой материальной вещи позволяет подтвердить истинность информации, которая содержится в документе. Возможно, что для подтверждения истинности необходимо проделать некую процедуру - экспертизу по проверке подлинности документа.

Саму информацию, которая содержится в документе, тоже можно разделить на две части. Первая часть  состоит непосредственно из содержания, вторая  представляет собой вспомогательную информацию, которая даст возможность устанавливать его подлинность. К ней можно отнести реквизиты типа исходящего номера, а также подписей и печатей.

В состав информации, как содержательной, так и информации о носителе, могут входить и данные о времени, условиях и месте составления определенного документа.

Необходимо также отметить, что в случае бумажного документа оригинал существует в ограниченном, но известном заранее количестве экземпляров. Например, можно указать, что договор совершен в трех экземплярах, имеющих равную силу. Любой дополнительный экземпляр будет являться копией, что в принципе может быть проверено путем проведения соответствующей экспертизы подлинности.[12, c.6]

В ряде случаев оказывается существенно важно наличие именно оригинала документа. Например, продажа акции, которая была выпущена в документарной форме, совсем не равносильна продаже копии ее сертификата, даже если данная копия будет нотариально заверенной.

Таким образом, можно выделить следующие функции документа:

  1.  фиксация некоторой содержательной информации;
  2.  фиксация лица, который подписал документ;
  3.  фиксация условий, при которых документ был составлен;
  4.  доказательство в судебном разбирательстве;
  5.  функция оригинала, которая обеспечивает его уникальность.

С точки зрения традиционного документооборота можно выделить две основные функции бумажного документа, это информационная и доказательственная (т. е. возможность использовать документ в качестве допустимого доказательства). Главная причина, по которой именно бумажные документы выполняют эти две функции в том, что именно бумага была на протяжении многих столетий и, остается таким и по настоящий день, наиболее распространенный материальный носитель, который используется для передачи и хранения информации. В последние десятилетия ситуация  меняется, объемы передаваемых в электронном виде данных стремительно возрастают. Как было отмечено ранее, системы безбумажного документооборота, в настоящее время, получают все более широкое распространение в самых разных областях деятельности. В связи с этим, достаточно большое значение приобретает определение правового статуса электронного документа – обозначение четких границ и областей, где возможно и допустимо его применение. [10, с. 8]

Документ представляет собой письменный акт установленной или общепринятой формы, который составлен определенными и компетентными учреждениями, предприятиями, организациями, должностными лицами, а также гражданами для возможности изложения сведений о фактах, либо удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обязанностей.

Требования к документу, которые вытекают из приведенного выше определения, можно разделить на три группы. Первая группа отражает информационную функцию документа: то есть, документом может быть не любая информация которая зафиксирована на бумажном носителе, а только сведения, носящие определенный характер.

Вторая группа, это требования к форме. Они представляют собой требования, которые обеспечивают  доказательственную функцию документа (реквизитами формы могут служить печати и подписи определенного лица, персональные данные об определенном лице которое издавало документ, а также требования к бумажному носителю, например, бумага с определенными защитными знаками и т. п.). Третья группа - компетентность источника документа. Она позволяет связать первые две, но в то же время придает юридическую значимость документу. Документ, который был издан некомпетентным органом, либо подписан не уполномоченным на то лицом либо анонимный, не является подтверждением изложенных в нем сведений о фактах, удостоверять факты или подтверждать права и обязанности.

Очевидно, легко обеспечить для данных, записанных в компьютерном формате, выполнение условий первой и третьей групп. Некоторые из требований к форме документа (такие как, соблюдение определенной последовательности изложения содержания и расположения текста) тоже могут быть соблюдены. Другие требования второй группы (а именно, наличие печати организации, собственноручной подписи лица либо специальный тип бумаги) совершенно неприемлемы для электронных документов вследствие их специфической природы компьютерных носителей информации. [12, с.61]

Именно физические характеристики электронных документов долгое время оставались объектом для критики противников безбумажных систем документооборота. В частности, в качестве одного из аргументов приводилось такое утверждение что, то что написано на бумаге достаточно трудно удалить и оно может остаться навечно, а данные на компьютерных носителях можно легко уничтожить, и в связи с этим, они недолговечны. Однако, во-первых, сохранность бумажных документов в значительной мере зависит от качества бумаги и для их длительного хранения необходимо применять специальные меры, а во-вторых, современные носители компьютерных данных позволяют хранить информацию достаточно долго и при осуществлении соответствующих мер безопасности, таких как периодическое копирование, их надежность становится не ниже, чем у традиционных. Кроме этого, когда речь идет о деловой информации, обычно существуют определенные сроки хранения данной информации, которые могут исчисляться годами или десятилетиями, а в течение указанных сроков возможна сохранность даже магнитных носителей, не говоря уже о дисках CD-ROM. [11, с.97].

Еще одним аргументом, приводимым в пользу бумажного документа, служит то, что он осязаем, то есть любой может физически проверить наличие документа и каждый грамотный человек может прочитать такой документ. То, что электронный документ не может быть не посредственно воспринят человеком, не является непреодолимой сложностью.

И, наконец, пожалуй, самый существенный аргумент заключается в том, что бумажный документ почти невозможно изменить, а в электронный документ можно легко внести поправки, и в дальнейшем будет очень доказать сам факт их внесения. Можно, конечно, отметить, что подделка традиционных документов имеет, скорее всего, не меньшую историю, чем история письменности, однако это не снимает всей проблемы идентификации электронных документов.

Решить данную проблему удалось только во второй половине 1970-х годов, когда американские математики У. Диффи и М. Э. Хеллмэн предложили использовать цифровую подпись для подтверждения подлинности электронных сообщений.

С учетом выше изложенного, электронный документ можно определить как набор данных, которые записаны в читаемом на компьютере виде, и для которых выполнено такое условие, как существование признанной участниками электронного документооборота или утвержденной компетентным органом процедуры, которая позволяет однозначно преобразовать все эти данные в документ традиционного режима. Признание указанной процедуры должно быть полностью подтверждено всеми участниками системы электронного документооборота посредством традиционного, то есть письменного документа, либо такая процедура должна быть сaнкционировaнa уполномоченным государственным органом. [4, с.42].

Необходимость традиционного документа или акта уполномоченного органа для признания процедуры преобразования можно объяснить тем, что в обратном случае возможен порочный логический круг, когда вопросы признания или непризнания юридической силы электронного документа будут решаться на основании другого электронного документа, силу которого в дальнейшем тоже можно оспорить.

Таким образом, можно сделать вывод, что электронный документооборот представляет собой единый механизм по работе с документами, которые представлены в электронном виде, с реализацией концепции безбумажного делопроизводства. Она предназначена для построения эффективной системы управления бизнес-процессами и документами компании.

1.2. Системы, используемые в электронном документообороте

     Рассмотрим основные программные системы автоматизации делопроизводства, а именно:

1. Программа Docs Open.

Данная программа предназначена для организации, которая занимается интенсивным созданием документов и их редактированием. Она осуществляет свою работу на базе сервер-клиент. В качестве основной базы используется база Oracle или SQL Server. Схемы хранения документов в Docs Open основаны в первую очередь на сетевой файловой системе и иерархической системе управления хранением файлов. Все документы хранятся в файлах, которые размещаются на файловом сервере. Документы редактируются по месту их хранения. Классификация документов строится на основе атрибутов,  которые хранятся в базе данных, и полнотекстовых индексах документов. Это открытая платформа и к ней поставляется средство разработки для создания специальных предложений и интеграции с другими системами. Наиболее сильной стороной Docs Open является её возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации. Dosc Open, по мимо этого, обладает развитыми средствами защиты документов. Система может самостоятельно определять права доступа к карточке документа и к самому отдельному документу. Недостатками системы являются  существенная чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.

2. Documentum.

Представляет собой систему управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций, а также прикладные решения для создания распределенных архивов, управления проектами, корпоративного делопроизводства в распределенном режиме, динамического управления содержимым корпоративных интернет-сайтов.

Обеспечивает открытую, масштабируемую и надежную платформу для построения и развертывания решений по автоматизации различных прикладных задач.

В стандартном варианте Documentum включает desktop-клиент, который интегрирован в Windows Explorer, и Web-клиент на основе браузера. Версия Documentum позволяет решать традиционные задачи управления документами и знаниями, а также включает в себя целый ряд новшеств, который позволяет рассматривать ее как фундаментальное решение для создания систем управления Web-контентом. Эта технология позволяет, создав один раз информацию, помещать ее в центральное хранилище с открытым доступом, а затем оптимальным для конкретных пользователей образом компоновать и предоставлять содержимое хранилища.

Возможность функционирования в различном аппаратном и программном окружении - поддержка различных операционных систем (Windows NT и 2000, SUN Solaris, HP Unix, Linux, AIX) и СУБД (Mircosoft SQL, Oracle, DB2, Sybase).

3. StaffWare.

Представляет собой технологию организации электронного документооборота и автоматизации процедур на основе инструментальной среды StaffWare, которая работает по технологии “клиент-сервер”.

Основными особенностями данной программы являются:

- поддержка коллективной работы с множеством заданий большого числа исполнителей;

- динамическое управление и контроль исполнения работ;

- интегрируемость с разными приложениями под Windows и Unix;

- использование различных платформ.

StaffWare позволяет довольно простым и доступным способом маршрутизировать документопоток и полностью  контролировать исполнение документов по времени и дате исполнения. StaffWare способна интегрироваться с другими продуктами, которые поддерживают автоматизированный ввод входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и т.п.

В StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, который позволяет наглядно отражать маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки.

Отдельный документ может быть родителем одних документов и потомком других. Отношения между документами, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее описание каждого документа с другой стороны, однозначно идентифицируют его в общем, потоке документов. Этот идентификатор можно использовать для организации архива документов с целью быстрого поиска.

4. Lan Docs.

Lan Docs – это разработанная специалистами ЛАНИТ линия масштабируемых продуктов, которая предназначена для комплексной автоматизации делопроизводства, создания корпоративных архивов электронных документов и управления деловыми процессами. Система Lan Docs позволяет унифицировать все процедуры документирования и работы с документами, внедрить основные современные методы организации делопроизводственной деятельности, а также создать корпоративный архив электронных документов. Lan Docs реализует учет различных типов документов, осуществляет их рассылку исполнителям, а также производит контроль движения и исполнения документов, управление хранением электронных документов, интеграцию с офисными приложениями, и разграничение доступа пользователей к документной информации Система может строиться в любой из трех архитектур: в двухзвенной архитектуре «клиент-сервер» на базе основных промышленных СУБД, в трехзвенной архитектуре со специализированным WEB-сервером приложений, которые обеспечивают все возможности удаленного доступа к данным системы через сеть Internet,а также на базе стандартного клиента электронной почты (Microsoft Exchange или Lotus Notes).

5. Босс- Референт.

Корпоративная система, которая поддерживает управление бизнес процессами, российские стандарты делопроизводства, организацию управления, контроль исполнительной дисциплины, а также отслеживание договоров с внешними клиентами. Предназначена в первую очередь для работы всех сотрудников организации. Обладает достаточной функциональностью для реализации делопроизводства. Основана на базе клиент-сервер. В качестве базы данных использует свою базу назначения Nike, но возможно использование SQL Server.

6. Система Lotus Notes.

Система Lotus Notes представляет собой платформу типа клиент-сервер которая служит для разработки и размещения прикладных программ группового обеспечения. Она позволяет пользователям получать, отслеживать, а также совместно использовать и создавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация может поступать в различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, и от различных источников: компьютерные прикладные системы, оперативные системы, сканеры или факс-аппараты.

Основные преимущеста системы Lotus Notes:

1)  единый, постоянный пользовательский интерфейс для обращения ко всем другим пользователям, сетевым ресурсам и информации;

2) гибкость при обработке сложных документов, которые содержат данные различного рода от таких источников, как компьютерные приложения, сканированные изображения и структурированные реляционные системы;

3) среда быстрой разработки прикладных программ для рабочих групп;

4) развитая система защиты доступом к информации на всех уровнях;

5) применение тиражирования для предоставления всем пользователям доступа к свежей информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, в его филиалах, у удаленных пользователей, а также у заказчиков и поставщиков;

6) открытость, которая заключается в поддержке множества сетевых и компьютерных операционных систем, компьютерных приложений, внешних источников данных, систем передачи сообщений и прикладных программных интерфейсов API.

7) масштабируемость, то есть возможность поддерживать организации любого размера, от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч пользователей.

8) полная интеграция набора разнообразных элементов клиентских и серверных программных модулей, таких как, среда пользователя, распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и среда разработки,  которая необходима для создания технологии бизнес процесса заказчика на множестве платформ.

Рабочее пространство системы Lotus Notes состоит из шести фиксированных экранных окон, в которых размещены пиктограммы, представляющие документные базы данных системы Notes.

7. Евфрат-Документооборот.

Евфрат -  программа для для малых и средних организаций (от 5 до 120 компьютеров), которые стремятся организовать свою работу эффективно с корпоративными документами, как отдельных сотрудников, так и всей организации в целом, а также наладить на современном уровне делопроизводственный процесс компании и организовать электронный архив документов различных типов.

Евфрат- это в первую очередь, решение для автоматизации делопроизводства, создания и ведения электронного архива документов самых различных типов, начиная от текстовых, электронных таблиц, графических изображений и заканчивая аудио и видео. Система позволяет вносить новые документы в архив, снабжать их необходимыми реквизитами, систематизировать, размещая в системе иерархических папок, и находить, используя разнообразные средства поиска документов. Найденный документ можно просматривать во встроенном режиме просмотра с сохранением первозданного вида документов, без вызова внешних программ.

Дополнительные возможности системы:

- показ папок и картотек в виде таблицы значений реквизитов, с возможностью масштабирования ячеек и экспорта в Excel. Возможность фильтрации таблицы по реквизитам;

- печать или запись в файл отчетов по документам в папке или при разметке по картотеке;

- совместная работа с другими приложениями - MS Office, Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer, CuneiForm, NeST, Photoshop и т.д.;

- новый единый Диалог создания и корректировки документов из различных источников;

- предварительный просмотр файлов перед внесением их в систему;

- мастер создания документов, который сам предлагает пользователю варианты создания новых документов в системе;

- слежение за директориями. Евфрат автоматически отслеживает все изменения, которые происходят с документами в указанных директориях на локальных и сетевых дисках;

- загрузка Интернет документов с показом WWW-сервера в виде дерева.

Новый вид документов, создаваемых на основе формы, которые могут использоваться для быстрого создания и заполнения бланков, анкет, квитанций, деклараций и т.д. Поля формы являются названиями реквизитов, и заполнение значений реквизитов эквивалентно заполнению полей формы.

Евфрат также позволяет производить архивирование документов, зарегистрированных в базе системы. [44, c.84]

Таким образом, в настоящее время существует достаточно широкая линейка программных продуктов, предназначенных для осуществления электронного документооборота. Каждая из них обладает своими особенностями и преимуществами, однако они не исключают полностью бумажный документооборот, а лишь автоматизируют его.

1.3. Перспективы развития систем электронного документооборота

Роль систем автоматизации бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который обусловливается особенностями российского законодательства, которое требует четкое документальное подтверждение всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие информационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, при этом  существенно повышая роль и значение электронного документа. По консервативным оценкам, количество бумажных документов будет увеличиваться примерно на 7% ежегодно, а электронных - на 20%. Эта тенденция обостряет необходимость учета не только бумажных документов, но и электронных. Хотя при традиционном делопроизводстве первоочередным объектом автоматизации является ведение картотек, то ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом документа (будь это текст, графическое изображение, аудио- или видеозапись). [27, c.82]

В свою очередь, накопленные бумажные архивы, при помощи систем потокового ввода бумажных документов, можно перевести в электронные архивы. В результате этого высвобождается пространство, упрощается управляемость архива, а также повышается доступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей и снижается риск в вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. Разумеется, полностью избавиться от бумаги в этом случае не удается, поскольку юридически значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Однако, процент таких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их в электронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступность в тех случаях, когда электронной копии для работы достаточно. Более того, многие производители программного обеспечения постепенно забывают о настольных клиентах и разрабатывают информационные системы только с веб - клиентом. Такой подход на первый взгляд содержит в себе множество преимуществ перед настольными клиентами, ведь веб-клиент предоставляет универсальный интерфейс для всех категорий пользователей, независимо от их роли и географического местоположения, что упрощает настройку системы и техническую поддержку пользователей. Однако без настольных интеграционных компонентов, устанавливаемых на рабочих местах, не может быть и речи об организации единого хранилища документов и повышении эффективности работы пользователей. Поэтому портальные технологии электронного документооборота должны использоваться скорее только для привлечения к бизнес-процессам внешних пользователей, которых невозможно или нецелесообразно включать в корпоративную сеть.

Разумеется, использование корпоративных информационных порталов не ограничивается применением их в рамках управления документооборотом. Современные порталы интересны и как самостоятельные информационные системы, позволяющие организовать единый персонализированный безопасный доступ ко всем бизнес-приложениям и корпоративной информации. Корпоративные информационные порталы является еще одной технологией консолидации информационных систем.

Современные порталы позволяют организовать доступ к корпоративным ресурсам не только с подключенных к Интернету рабочих станций, но и с портативных устройств, таких как сотовые телефоны, смартфоны. Если бы крупная организация начинала процесс автоматизации с нуля, обладая солидным бюджетом, то выбор системы электронного документооборота, очевидно, должен быть в пользу универсальной платформы по управлению неструктурированной информацией, которая способна полностью удовлетворить все потребности организации в долгосрочной перспективе. Конечно, на практике такое вряд ли возможно, обычно подобные системы собираются из множества небольших блоков, каждый из которых решает локальную задачу автоматизации. Главное - у организации должна быть четко спланированная стратегия развития автоматизации, а приобретаемые или разрабатываемые блоки, кроме всего прочего, должны обладать необходимыми интеграционными качествами. Конкретное содержание стратегии каждого предприятия определяется его размерами, отраслевой принадлежностью и технологическим уровнем, многообразием используемых информационных систем и многими другими факторами.

Пик развития электронного документооборота приходится на 2005-2006 год. В корпоративном секторе растет как число проектов по внедрению систем электронного документооборота, так и их масштабы. Заказчики усиливают требования к функциональности решений, их масштабируемости, а также интеграционным возможностям. В наибольшей степени заметен спрос на интеграцию систем электронного документооборота с ERP, CRM и HR-системами.

В системы электронного документооборота сегодня вовлекаются не десятки а сотни и тысячи пользователей. С точки зрения тенденций также следует отметить возрастающую глубину сопряжения сервисов систем электронного документооборота с сервисами, поддерживающими основной бизнес заказчиков. Теперь при внедрении системы электронного документооборота в первую очередь автоматизируются не только делопроизводственные процессы, но и бизнес-процессы, связанные с реализацией базовых деловых миссий компаний.

В целом в России отмечают постепенный и стабильный рост доли документов, которые обрабатываются в электронной форме. Увеличивается спрос заказчиков на специализированные решения, растет интерес крупных организаций к созданию своих внутренних корпоративных порталов. Возрастает интерес отечественных заказчиков в большей степени к платформам западных производителей, несмотря на то, что их стоимость значительно превосходит стоимость отечественных разработок. Появляются новые задачи, решить которые на сегодняшний день, можно только с помощью таких платформ.[34, c. 132]

Если рассматривать компании с точки зрения финансовых показателей, то лидером в России является Documentum, за ним с небольшим отрывом следует целая группа компаний («Ланит», «ЭОС», «АйТи», «Интертраст). Однако, в целом по России ситуация по управлению документооборотом осавляет желать лучшего достаточно плачевная. Ежегодный объем документации составляет порядка 250 миллиардов листов в год. Если ничего не менять, он ежегодно будет увеличиваться в среднем на 8-15 %, что продолжит существенно тормозить процессы управления во всех сферах экономики.

Пока далеко не все заказчики обладают достаточно производительной инфраструктурой для внедрения систем электронного документооборота. Большой проблемой в нашей стране остаются каналы связи, это особенно актуально для территориально распределенных компаний. Многие предприятия сейчас автоматизируют основные бизнес-процессы путем внедрения систем класса ERP, поэтому у них просто не остается ресурсов на внедрение систем электронного документооборота.

В большинстве случаев, недостаточно быстрое развитие российского рынка электронного документооборота связывают с проблемами в области применения электронной цифровой подписи. В то время как крупные компании и ряд госструктур готовы, в той или иной степени, внедрять системы электронного документооборота, государство не спешит принять электронные формы документов в качестве основы и закрепляет своими нормативными актами обязательное использование бумажных документов. Всё это замедляет развитие систем электронного документооборота в России.[12, c.56]

Таким образом, роль систем автоматизации бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который в первую очередь обусловлен особенностями российского законодательства, которое требует четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие информационно-коммуникационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. В настоящее время Российские компании всё чаще прибегают к использованию информационных технологий в документообороте фирмы.

1.4. Организация документооборота в банке

Документы, поступившие от клиентов, других учреждений банков, а также составляемые самим банком в процессе оформления и отражения по счетам соответствующих операций совершают определенное движение. Это последовательное продвижение документов от клиента в банк, внутри банка по его подразделениям, а также обратное движение данного документа к клиенту представляет собой документооборот. Если выполняемая операция отражается на счетах, находящихся в разных учреждениях банков, то в документооборот включается движение документов и между этими банками.

В более узком смысле, под документооборотом или точнее под внутри банковским документооборотом понимается последовательное продвижение документов в банке по всем инстанциям их проверки, обработки, оформления и бухгалтерского учета. [42, c.32]

Правильная организация документооборота имеет большое значение, ведь она обеспечивает равномерную нагрузку учетно-операционного аппарата, создает нормальный режим его рабочего дня, содействует повышению производительности труда. Правильно организованный документооборот дает возможность выполнить работы в короткие сроки, осуществлять эффективный контроль за правильностью операций.

Четкая организация документооборота, сокращение его продолжительности имеют большое значение в решении задачи ускорения оборачиваемости оборотных средств обслуживаемых предприятий и организаций. Поэтому все вопросы дальнейшего совершенствования документооборота приобретают особое значение в новых рыночных условиях хозяйствования.

Правилами ведения бухгалтерского учета и отчетности в учреждениях банков устанавливается определенный порядок организации документооборота и рабочего дня учетно-операционного аппарата. Рабочий день учетно-операционных работников устанавливается таким образом, чтобы не задерживать продвижение документов в процессе их приема, обработки, оформления, учета, отправки другим учреждениям банков.

Порядок прохождения документов внутри учреждения банка определяется рядом ключевых моментов. В частности, содержанием выполняемых операций, организационной структурой учетно-операционного аппарата, его квалифицированностью, степенью механизации учетной работы и т.д.  Применение вычислительной техники ускоряет и улучшает качество обработки банковской информации. Использование компьютерной сети банка дает возможности значительно сократить регистры бухгалтерского учета, освободить операционных работников от выполнения целого ряда работ. Например, от выполнения операции по отчислению средств доходов республиканского бюджета в местные бюджеты и т.д. Меньшая загруженность учетно-операционного аппарата дает ему возможность более качественно и быстро выполнять работу.

Для обеспечения ритмичности работы в учреждениях банков устанавливается график документооборота. В нём указывается время прохождения документов по всем участкам их обработки и оформления. Графики утверждаются руководителями учреждений.

Для обеспечения равномерного поступления денежно-расчетных документов от предприятий и организаций учреждений банка составляется график обслуживания клиентуры. Как видно из названия, в этих графиках указываются часы обслуживания конкретных клиентов (прием документов, выяснение отдельных вопросов и т.д.).

Документы принимаются от предприятий и организаций соответствующими ответственными исполнителями или специальными работниками /доверенными лицами, имеющими большой опыт работы, или через специальные ящики (или через новую дистанционную электронную систему «клиент-банк»). Эти ящики устанавливаются в учреждении банка в удобном для клиентов месте. Документы сдаются в пакетах. На пакетах указываются данные, необходимые для передачи их по назначению, номера расчетных счетов предприятий и организаций, операционных групп, которым документы должны быть переданы, абонентских ящиков, через которые клиентам выдается выписка из их лицевых счетов и другие документы. Документы не должны долго задерживаться в ящиках. Их вынимают не реже одного раза в час. Затем они передаются операционным работникам.[26, c. 76]

Применение традиционных специальных ящиков или папок дает  банкам возможность принимать документы в течение всего рабочего дня. Работникам операционного отдела документы непосредственно можно сдать только в первой половине дня, т.е. в часы, когда учреждение банка работает с клиентурой. В настоящее время вместо традиционных ящиков используются специальные папки с документами, которые хранятся у ответственных исполнителей и также гарантируют соблюдение банковской тайны. [6, с.72].

Часть документов поступает через предприятия связи к работникам экспедиции. После разборки документы передаются соответствующим работникам операционного отдела для обработки и совершения счетных записей. Работники экспедиции не должны задерживать документацию, поэтому свой рабочий день они начинают до начала операционного дня.

Денежно-расчетные документы, поступившие в учреждение банка в течение операционного дня, в этот же день обрабатываются, а оформляемые ими операции отражаются по соответствующим балансовым и внебалансовым счетам. Если же документы поступили после окончания операционного дня, то они проводятся по счетам на следующий день.

Порядок прохождения документов внутри банка по отдельным инстанциям их обработки и учета устанавливается с соблюдением основных правил документооборота. Приходные кассовые документы поступают к соответствующему операционному работнику. После проверки и оформления они внутренним порядком передаются в кассу. После приема кассой вносимых клиентом наличных денег операция отражается в учете.

Денежные чеки, которыми оформляется выдача клиентам наличных денег, сначала поступают к ответственным исполнителям, которые определяют возможность списания сумм со счетов хозорганов. Так как по этим операциям должен осуществляться дополнительный контроль, то чеки внутренним порядком передаются контролеру: проверив правильность оформления, он передает его кассиру для выдачи наличных денег. Кассовый журнал после сверки с кассиром суммы оплаченных чеков передается для отражения в учете.

Расчетные документы по безналичным перечислениям, например, платежные поручения, сначала направляются операционному работнику, ведущему счет плательщика, для оформления оплаты и списания суммы платежа с его счета. Затем — ведущему счет поставщика для зачисления на счет последнего.

Оплата денежно-расчетных документов с расчетных счетов клиентов производится за счет имеющихся на них средств к началу дня и текущих поступлений на эти счета в течение операционного дня. Оплата документов со счетов предприятий и организаций в настоящее время осуществляется в календарной очередности поступления документов в учреждение банка. Однако, в первую очередь, предприятие должно рассчитаться с бюджетом, т.е. перечислить необходимые налоги и другие виды платежей в бюджет.

Порядок прохождения документов внутри банка зависит, как уже указывалось, также от содержания выполняемой операции. Поэтому особенности документооборота по отдельным операциям будут рассматриваться в последующих темах курса при изучении порядка обработки, контроля и учета соответствующих операций.

Часть документов сначала поступает к работникам кредитного отдела и финансирования и кредитования капитальных вложений, затем в операционный отдел. Для того чтобы оформляемые ими операции могли быть получены работниками операционного отдела не позднее установленного времени.

Документы по иногородним операциям должны быть как можно быстрее отправлены другим учреждениям банков. Для этого они должны своевременно поступить от клиентов и быть обработаны учреждением банка. Установлен следующий порядок: расчетные документы, сданные предприятиями и организациями в банк не позднее, чем за два часа до окончания рабочего дня, обязательно в тот же день должны быть проверены, обработаны и отправлены в соответствующие учреждения банка; документы, поступившие на инкассо в течение двух последних часов рабочего дня могут быть отправлены в банк плательщика на другой день. [2, с. 80].

Большие возможности для ускорения документооборота и повышения качества обработки информации создает её прямой ввод в компьютерную сеть. Внедрение этого метода передачи информации предъявляет высокие требования к её качеству. В 1995 году в учреждениях банков республики была введена так называемая электронная почта. Она внесла существенные изменения в организацию документооборота по банковским операциям и, прежде всего, по безналичным расчетам. Теперь, например, при расчетах платёжными поручениями плательщику достаточно представить в банк 2 экземпляра вместо 4-х. В результате достигается, с одной стороны, сокращение количества документов, проходящих через банк, а с другой стороны, ускоряется зачисление средств на счета клиентов.

Таким образом, можно сделать вывод, что вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и на сегодняшний день все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота, позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Деятельность банка напрямую связана с документооборотом и от того на сколько эффективно в нём будет построена система документооборота зависит и эффективность функционирования всего банка.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА ОАО «Сбербанк России»

2.1. Сфера деятельности и организационная структура ОАО «Сбербанк России»

Для начала рассмотрим краткую историю создания ОАО «Сбербанк России».

30 октября 1841 года, Указам Императора Николая 1 положено начало истории сберегательного дела в России. Первые Сберегательные кассы были открыты в 1862 году при Московской и Санкт-Петербургской сохранных казнах. Двадцать лет спустя наряду с двумя столичными насчитывалось уже 146 губернских касс. В 1862 году, когда все сберкассы были переданы в ведение учреждённого в 1860 году Госбанка России, общая сумма вкладов на 140 тысячах сберегательных книжек составляла 11,5 млн. руб.

Важнейшей предпосылкой для ускоренного развития сберегательного дела в России явилась денежная реформа, проходившая в 1895-1897 годах, под руководством министра финансов России С.Ю.Витте. Введение твёрдой, свободно конвертируемой валюты, а также успешное развитие российской экономики способствовали росту сбережений населения и соответствующему расширению сети сберкасс. К 1900 году их насчитывалось 5415 с общим объёмом вкладов 660 млн. руб.

В рамках денежной реформы была построена вся кредитно-финансовая система России, в том числе и сберегательные учреждения. Согласно принятому в 1895 году Уставу сберегательных касс они стали именоваться государственными, что подчёркивало их немаловажное значение для государства и его ответственность за помещаемые в них средства. Указанные средства направлялись на финансирование железнодорожного строительства, регулирование фондового рынка, а также прочие государственные нужды. Однако огосударствление сберегательного дела имело и отрицательные последствия, ведь значительная часть народных сбережений шла на поддержание приходившего в упадок помещичьего землевладения и военных нужд. Расходуя свободные средства населения на внутренние займы, правительство отвлекало их от инвестиций в те отрасли экономики, где они могли бы сыграть более эффективную, созидательную роль.

В 1948 году был принят новый Устав сберкасс, который внёс существенные изменения в их деятельность. Расширились функции сберкасс, они стали осуществлять безналичные расчёты, перечислять заработную плату работникам на из счета.

В 1963 году сберкассы были переданы в введение Госбанка,  сбережения населения с вкладов стали направляться на пополнение его кредитных ресурсов.

В 1987 году на базе государственных трудовых сберегательных касс создан специализированный Банк трудовых сбережений и кредитования населения – Сбербанк СССР, который обслуживал и юридические лица. В составе Сбербанка СССР было образовано 15 республиканских банков, в том числе Российский республиканский банк.

Принятым в июле 1990 года Постановлением Верховного Совета РСФСР Российский республиканский банк Сбербанка СССР объявлен собственностью РСФСР. В декабре 1990 года он был преобразован в акционерный коммерческий банк, юридически учреждённый на общем собрании акционеров 22 марта 1991 года. Вскоре  Сбербанк России зарегистрировал свой Устав в Центральном Банке Российской Федерации и впервые провёл эмиссию акций.

Со времени акционирования Сбербанк России прошел динамичный путь преобразования из системы государственных сберкасс в коммерческий банк универсального типа.

Взвешенная экономическая политика, направленная на повышение доходности и снижение рисков, позволила существенно увеличить потенциал Сбербанка России.

В 1996 году была принята Концепция развития Сбербанка России до 2000 года, нацеленная на его трансформацию в универсальный коммерческий банк посредством расширения обслуживания корпоративных клиентов при сохранении специализации и лидерства на рынке розничных услуг.

Впервые в 1999 году он привлёк крупнейший для российских банков синдицированный кредит западных банков, причём на наиболее выгодных для России условиях. Банку был присвоен официальный рейтинг международного рейтингового агентства Fitch IBCA. Сбербанк России – единственный из коммерческих банков России, вошедших в число 200 крупнейших кредитных институтов мира, в первую сотню европейских банков и ставший членом Всемирного института сберегательных касс. Ему был предоставлен статус наблюдателя в Европейской группе сберегательных банков (ЕГСБ).

1 января 2001 года в Сбербанке России произведена реорганизация, в результате которой 79 региональных банков Сбербанка России реорганизованы в 17 территориальных, путём объединения.

4 июня 2010 года решением акционеров банка полное официальное наименование банка было сокращено до «Сбербанк России ОАО». 29 июля 2010 года Банк России согласовал редакцию устава с новым названием.

В сентябре 2010 года фирменное наименование банка изменилось на Открытое акционерное общество «Сбербанк России» (сокращенно ОАО «Сбербанк России»). На английском языке фирменное наименование изменилось на Sberbank of Russia (сокращенно Sberbank).

В июне 2011 года стало известно о создании Сбербанком и французским банком BNP Paribas совместного банка, который, работая под торговой маркой Cetelem, будет заниматься розничным кредитованием в магазинах.

Сбербанк России является крупнейшим банком Российской Федерации и СНГ. Его активы составляют четверть банковской системы страны, а доля в банковском капитале находится на уровне 30%. По данным журнала The Banker (1 июля 2011 г.), Сбербанк занимал 38 место по размеру основного капитала (капитала 1-го уровня) среди крупнейших банков мира.

Основанный в 1841 г. Сбербанк России сегодня - современный универсальный банк, который удовлетворяет потребности различных групп клиентов в широком спектре банковских услуг. Сбербанк занимает крупнейшую долю на рынке вкладов и является основным кредитором российской экономики. По состоянию на 1 июня 2011 г., доля Сбербанка России на рынке частных вкладов составляла 50,5%, а его кредитный портфель соответствовал более 30% всех выданных в стране займов.

Сбербанк России обладает уникальной филиальной сетью и в настоящее время в нее входят 18 территориальных банков и более 19 050 подразделений по всей стране. Дочерние банки Сбербанка России работают в Казахстане, на Украине и в Белоруссии. Сбербанк нацелен занять 5% долю на рынке банковских услуг этих стран. В соответствии с новой стратегией, Сбербанк России планирует расширить свое международное присутствие, выйдя на рынки Китая и Индии. В целом планируется увеличить долю чистой прибыли, полученной за пределами России, до 5% к 2014 г.

Рассматривая международный вектор как важнейшую составляющую стратегии своего развития, Сбербанк России осуществляет казначейские операции на международном рынке и операции торгового финансирования, поддерживает корреспондентские отношения с более чем 220 ведущими банками мира и участвует в деятельности ряда авторитетных международных организаций, представляющих интересы мирового банковского сообщества. Активная позиция и международный авторитет позволяют Сбербанку России наиболее полно удовлетворять внешнеэкономические запросы своих клиентов, привлекать на выгодных условиях ресурсы с мировых финансовых рынков и соответствовать лучшей практике, принятой в международном банковском сообществе.

Акции Сбербанка России котируются на российских биржевых площадках ММВБ и РТС с 1996 г. В марте 2007 г. Банк разместил дополнительный выпуск обыкновенных акций, в результате чего, уставный капитал увеличился на 12%, и было привлечено 230,2 млрд. рублей. Средний дневной объем торгов акциями Сбербанка составляет 40% объема торгов на ММВБ.

Учредитель и основной акционер Банка — Центральный банк Российской Федерации (Банк России). По состоянию на 8 мая 2009 г., ему принадлежит 60,25 % голосующих акций и 57,58% в уставном капитале Банка. Остальными акционерами Сбербанка России являются более 273 тысяч юридических и физических лиц. Высокая доля иностранных инвесторов в структуре капитала Сбербанка России (более 24%) свидетельствует о его инвестиционной привлекательности.

Надежность и безупречная репутация Сбербанка России подтверждаются высокими рейтингами ведущих рейтинговых агентств. Агентством Fitch Ratings Сбербанку России присвоен долгосрочный рейтинг дефолта в иностранной валюте “BBB”, агентством Moody’s Investors Service - долгосрочный рейтинг депозитов в иностранной валюте “Baa1”. Кроме того, агентство Moody’s присвоило Банку наивысший рейтинг по национальной шкале.

В октябре 2008 г. Сбербанком была принята новая стратегия развития на период до 2014 г., в рамках которой Банк нацелен на дальнейшее развитие своих конкурентных преимуществ и создание новых областей роста. Совершенствование системы управления рисками, оптимизация расходов и реализация инициатив, направленных на повышение эффективности деятельности, позволят Сбербанку России доказать свою устойчивость в текущих условиях нестабильности на глобальных финансовых рынках, сохранить лидерство в российской финансовой системе и стать одной из лучших мировых кредитных организаций.

В настоящее время, Банк осуществляет следующие операции:

- привлекает денежные средства физических и юридических лиц во вклады (до востребования и на определенный срок);

- размещает указанные выше привлеченные средства от своего имени и за свой счет;

- открывает и ведет банковские счета физических и юридических лиц, осуществляет расчеты по поручению клиентов, в том числе банков-корреспондентов;

- инкассирует денежные средства, векселя, платежные и расчетные документы и осуществляет кассовое обслуживание физических и юридических лиц;

- покупает и продает иностранную валюту в наличной и безналичной формах;

- привлекает во вклады и размещает драгоценные металлы;

- выдает банковские гарантии;

- осуществляет переводы денежных средств по поручениям физических лиц без открытия банковских счетов (за исключением почтовых переводов).

Банк помимо перечисленных выше банковских операций осуществляет следующие сделки:

- выдает поручительства за третьих лиц, предусматривающие исполнение обязательств в денежной форме;

- приобретает права требования от третьих лиц исполнения обязательств в денежной форме;

- осуществляет доверительное управление денежными средствами и иным имуществом по договору с физическими и юридическими лицами;

- осуществляет операции с драгоценными  металлами и драгоценными камнями в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- предоставляет в аренду физическим и юридическим лицам специальные помещения или находящиеся в них сейфы для хранения документов и ценностей;

- осуществляет лизинговые операции;

- оказывает брокерские, консультационные и информационные услуги.

Банк вправе осуществлять иные сделки в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Банк вправе осуществлять обслуживание экспортно-импортных операций клиентов с применением различных финансовых инструментов, принятых в международной банковской практике.

Банк осуществляет валютный контроль за операциями клиентов – физических и юридических лиц.

Банк вправе эмитировать и обслуживать пластиковые карточки международных и российских платежных систем.

Все перечисленные банковские операции и сделки осуществляются в рублях и в иностранной валюте.

Банк вправе осуществлять выпуск, покупку, продажу, учет, хранение и иные операции с ценными бумагами, выполняющими функции платежного документа, с ценными бумагами, подтверждающими привлечение денежных средств во вклады и на банковские счета, с иными ценными бумагами, а также вправе осуществлять доверительное управление указанными ценными бумагами по договору с юридическими и физическими лицами.

Банк имеет право осуществлять профессиональную деятельность на рынке ценных бумаг в соответствии с федеральными законами.

В пределах своей компетенции Банк обеспечивает защиту сведений, составляющих государственную тайну.

ОАО «Сбербанк России» является классическим универсальным банком, оказывающим широкий спектр услуг, как для частных лиц, так и для корпоративных клиентов.

Далее рассмотрим организационную структуру ОАО «Сбербанк России».

Управление Сбербанком России основывается на принципе корпоративности в соответствии с Кодексом корпоративного управления, утвержденным годовым Общим собранием акционеров Банка в июне 2002 года. Все органы управления Банком формируются на основании Устава Сбербанка России и в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Органы управления Сбербанка:

Общее собрание акционеров — высший руководящий орган Сбербанка России. На Общем собрании акционеров принимаются решения по основным вопросам деятельности Банка.

Наблюдательный совет Банка состоит из 17 директоров, среди которых 6 представителей Банка России, 2 представителя Правительства Российской Федерации, 2 представителя Сбербанка России и 7 независимых директоров.

Правление Банка состоит из 14 членов. Возглавляет Правление Банка Президент, Председатель Правления Банка.

Филиалы Банка (территориальные банки, отделения) не наделены правами юридических лиц и действуют на основании Положений, утверждаемых Правлением Банка, имеют печать с изображением эмблемы Банка со своим наименованием, а также другие печати и штампы, имеют баланс, который входит в баланс Банка.

Изменения в Устав, связанные с открытием, закрытием филиалов и изменением их статуса, вносятся по решению Наблюдательного совета Банка не реже 1 раза в год.

Филиалы Банка (территориальные банки) возглавляются Председателями, назначаемыми Президентом, Председателем Правления Банка, филиалы (отделения) – управляющими, назначаемыми по установленной номенклатуре.

Прием на работу и увольнение работников филиалов, заключение с ними трудовых договоров (контрактов) осуществляется руководителем филиала по установленной номенклатуре.

Внутренние структурные подразделения (операционные кассы вне кассового узла, обменные пункты и дополнительные офисы) территориального банка открываются, закрываются, переподчиняются по решению правления территориального банка; внутренние структурные подразделения отделения – по решению правления территориального банка, в организационном подчинении которого находится отделение; внутренние структурные подразделения отделения в городе Москве — по приказу Президента, Председателя Правления Банка в порядке, установленном Банком и Банком России.

Органами управления Сберегательного банка РФ являются: Общее собрание акционеров, Совет банка и Совет директоров банка.

Высший орган управления Сбербанка РФ – Общее годовое собрание акционеров; проводится один раз в год.

Общее собрание акционеров решает следующие вопросы: утверждение годового отчета, рассматривает отчет ревизионной комиссии, отчет руководства, порядок распределения прибыли и ее использования  (размер и порядок выплаты дивидендов), план развития на следующий год, определяет стратегию развития банка, избирает  Совет банка.

Совет банка - высший орган управления в период между общими собраниями акционеров. Совет директоров  банка  утверждается Советом банка по представлению Президента Совета банка, который состоит из первого и четырех вице-президентов и 15 членов Совета директоров банка. Совет директоров - исполнительный орган банка.

Основные вопросы, решаемые Советом директоров – корректировка стратегии развития банка, контроль за деятельностью исполнительных органов.

Следующим органом управления банка является Правление. В системе Сберегательного банка формируется на уровне головного и территориальных банков и возглавляется Председателем банка. В состав Правления входят, кроме Председателя, его заместители, главный бухгалтер, руководители структурных подразделений (директора основных управлений). В компетенцию Правления входят вопросы кредитной политики, текущего руководства банком, формирования активов и пассивов.

Еще одним органом управления является Кредитный комитет, формируемый на уровне территориальных банков. В его состав входит Председатель банка, главный бухгалтер, руководители подразделений, имеющих непосредственное отношение к процессу кредитования. Кредитный комитет решает вопросы выдачи кредитов в соответствии с кредитной политикой банка.

Ревизионная комиссия также является органом управления банка, формируется из числа акционеров и занимается вопросами проверки годовой отчетности.

2.2. Финансовый анализ деятельности ОАО «Сбербанк России»

Основные итоги деятельности ОАО «Сбербанк России» за 2010 и 2011 гг представлены в таблице 1.

Таблица 2.1

Основные итоги деятельности ОАО «Сбербанк России.

Показатель

2011 (млрд.руб)

2010 (млрд.руб)

Изменение

Чистая прибыль

315,9

181,6

74,0%

Совокупный доход

309,0

206,6

49,6%

Активы

10834,9

8628,5

25,6%

Чистые кредиты клиентам

7719,7

5489,4

40,6%

Средства клиентов

7932,1

6651,1

19,3%

Собственные средства

1268,0

987,2

28,4%

Увеличение чистой прибыли за 2011 год привело к росту показателей рентабельности. Диаграмма рентабельности активов и собственных средств представлена на рисунке 2.1.

Рис. 2.1. Рентабельность за 2010 – 2011 гг.

Исходя из данных диаграммы видно, что рентабельность активов в четвертом квартале 2011 снизилась. Это обусловлено снижением чистой прибыли и существенного роста активов. [50]

Рассмотрим структуру и динамику операционных доходов до создания резервов под обесценение кредитного портфеля, представленную на рисунке 2.2

Рис. 2.2. Операционные расходы до создания резервов под обесценение кредитного портфеля

Рост операционных доходов до создания резервов под обесценение кредитного портфеля за 2011 год по сравнению с 2010 годом составил 14,3%. Основными компонентами операционного дохода остаются чистые процентные и комиссионные доходы с долей более 94,5%.

Чистые процентные доходы за 2011 год выросли на 17,1% по сравнению с 2010 годом, что связано с увеличением объемов работающих активов и ростом доли наиболее доходных активов, преимущественно кредитов. Чистая процентная маржа росла в течении 2011 года и в четвертом квартале составила 6,7%, что наглядно видно из рисунка 2.3.

Рис.2.3. Динамика чистых процентных доходов, чистого процентного спрэда и процентной маржи

Стоимость заемных средств сократилась с 4,1% в четвертом квартале 2010 года до 3,5% в четвертом квартале 2011 года.

Рассмотрим динамику и структуру активов за 2009-2011 года, представленную на рисунке  2.4.

    

Рис.2.4. Динамика и структура активов

За 2011 год совокупные активы выросли на 25,6%. Доля кредитного портфеля в активах за 2011 год выросла с 64% до 71% за счет сокращения доли ценных бумаг. По состоянию на 31.12.2011 годя работающих активов составила 92,4% от общих активов компании.

Портфель кредитов клиентам за 2011 год увеличился на 35,4% в связи с ростом объема кредитования как физических лиц, так и корпоративных клиентов. Рост портфеля кредитования корпоративных клиентов за 2011 год составил 1 704,4 млрд.руб или 35%. Рост портфеля кредитов физическим лицам за 2011 год составил 485,8млрд.руб. или 36,8%. Коммерческое кредитование корпоративных клиентов, а также потребительские и прочие ссуды физическим лицам росли более высокими темпами в 2011 году, что можно наглядно увидеть из рисунка 2.5.

Рис. 2.5. Структура портфеля кредитов.

Отраслевая структура кредитного портфеля достаточно диверсифицирована: доля самой крупной отрасли составляет 19,8% от совокупного кредитного портфеля. Что касается валютной структуры кредитного портфеля, преобладающей валютой является рубли и за 2011 год валютная структура кредитного портфеля практически не изменилась. Диаграмма структуры кредитного портфеля представлена на рисунке 2.6.

Рис.2.6. Структура кредитного портфеля.

Что касается структуры кредитов по срокам погашения, то, как видно из рисунка 6, в структуре кредитного портфеля произошло увеличение доли долгосрочных кредитов (свыше 3 лет).

Рассмотрим динамику и структуру обязательств Основной ресурсной базой ОАО «Сбербанк России» остаются депозиты физических лиц, доля которых в общих обязательствах составляет 60%. Средства корпоративных клиентов, а также средства банков в динамике за три года росли опережающими темпами в течение 2011 года, доля средств физических лиц в течение 2011 года сократилась. Эти данные представлены на рисунке 2.7.

Рис. 2.7. Структура обязательств за 2009-2011 гг

Таким образом, ОАО «Сбербанк России» продолжает показывать значительные темпа роста кредитования, в результате чего в 2011г. кредитный портфель до вычета резерва под обесценение увеличился на 35,4%. Рост кредитования был достаточно сбалансированным, так что корпоративный кредитный портфель вырос за год на 35%, а розничный на 36,8%.

Депозиты клиентов выросли за 2011г. на 19,3%, при этом объем вкладов физических лиц увеличился на 18,4, а объем средств корпоративных клиентов на 21,4%.

Чистая прибыль за 2011 год составила 315,9 млрд.руб., что на 74,0% превышает прибыль за 2010 год в размере 181,6 млрд.руб. Доходы в 2011г. росли главным образом за счет основной банковской деятельности: чистый операционный доход и чистый комиссионный доход составили за 2011 год 94,5% всего операционного дохода до вычета резерва под обесценение кредитного портфеля.

Чистая процентная маржа в течении 2011 была на уровне 2010 года и составила 6,4%.

ОАО «Сбербанк России» демонстрирует высокие результаты деятельности – рентабельность собственных средств за 2011 год составила 28,0%, отношение операционных расходов к операционным доходам составило 46,9%.

2.3. Описание электронного документооборота ОАО «Сбербанк России»

В настоящее время в Сбербанке России внедряется система электронного офисного документооборота (СЭОДО). Поскольку Сбербанк является самым крупным банком России и СНГ, то можно смело заявлять о том, что это крупнейшее внедрение системы электронного документооборота в банковской сфере России.

К концу 2012 года, когда проект будет закончен, в системе будут работать более 30 тысяч сотрудников. Внедрение СЭОДО осуществляется в Центральном аппарате и во всех 17 территориальных банках - от Санкт-Петербурга до Хабаровска, что влечет за собой огромный объем информации, проходящей через систему. Суммарный документооборот только Центрального аппарата составляет более миллиона офисных документов в год. С учетом документооборота внутри территориальных банков и межфилиального обмена эта цифра возрастает на порядок.

После детального анализа рынка систем электронного документооборота, как российских, так и зарубежных, конкурсная комиссия Сбербанка выбрала платформу DocsVision, которую доверила для внедрения компании Digital Design. Основными критериями выбора были наличие в решении расширенных функций контроля поручений, быстрого поиска документов и поручений, наличие возможности выполнять согласование, подписание/утверждение проектов документов с мобильных устройств, а также возможности масштабирования решения.

Внедряемая СЭОДО обеспечивает комплексную автоматизацию, прозрачность и качество процессов офисного документооборота, снижение трудозатрат на работу с документами. В системе будут обрабатываться входящая, исходящая и внутренняя корреспонденция, включая служебные записки, приказы, распоряжения, договоры и т.д. Одна из важных функций системы - контроль исполнения поручений. Система автоматизирует как внутренний документооборот в территориальных банках и Центральном аппарате, так и сквозные процессы документооборота между Центральным аппаратом и территориальными банками. Банковские документы останутся, разумеется, в ведении АБС.

В Центральном аппарате СЭОДО заменит две предыдущие системы регистрации документов - «Делопроизводство» и «Документ». Решение интегрируется с другими информационными системами, уже работающими в Сбербанке, в том числе с системой управления сертификатами пользователей для обеспечения использования электронной цифровой подписи. Это позволяет Сбербанку уже сейчас заменить некоторые виды бумажных документов на электронные, а в перспективе - полностью перейти на безбумажный электронный документооборот.

Действия пользователей в системе организованы при помощи специальных автоматизированных рабочих мест - АРМ. Эти приложения были созданы с учетом специфики деятельности различных категорий сотрудников. Они обеспечивают упрощенный доступ к тем функциям, которые востребованы в наибольшей степени для той или иной категории. В настоящее время в СЭОДО используются АРМ регистратора, делопроизводителя, исполнителя и руководителя.

АРМ руководителя предоставляет единую точку доступа ко всей необходимой информации. Оно учитывает такие особенности деятельности топ-менеджеров банка, как отсутствие свободного времени, напряженный график, частые командировки и выездные мероприятия и позволяет работать как в online, так и в offline режиме. Главной «изюминкой» проекта является реализация рабочего места не только на рабочих станциях и ноутбуках под управлением Windows, но и на планшетах iPad. Сейчас с этим приложением на планшетах работают руководители департаментов и все члены правления Сбербанка. В будущем планируется расширение масштабов использования АРМ руководителя.

Внедрение СЭОДО в Сбербанке еще не закончено, и подводить окончательные итоги рано. Однако предварительные результаты видны уже сейчас. Благодаря централизованному хранению документов в электронном виде ощутимо уменьшилось время, затрачиваемое сотрудниками банка на их поиск. Время доведения документа до конечного исполнителя сократилось в несколько раз, а наличие прозрачной системы контроля исполнительской дисциплины и отчетности о ходе исполнения позволило значительно снизить количество невыполненных поручений. Только по этим показателям можно уже с уверенностью сказать, что проект успешен.

Волго-Вятский банк Сбербанка России внедряет безбумажную технологию работы с корпоративными клиентами с использованием автоматизированной системы «Клиент-Сбербанк». Теперь организациям, заключившим соответствующее соглашение, платежные документы на зачисление и списание средств, поступившие по системе «Клиент-Сбербанк», не дублируются на бумажных носителях. Первыми на безбумажную технологию перешли клиенты Сормовского отделения Сбербанка в Нижнем Новгороде. На полный электронный документооборот было переведено более половины юридических лиц, обслуживающихся в отделении, в том числе крупное предприятие ОАО «Завод „Красное Сормово“», которое ежемесячно проводит до 1 тыс. платежных документов.

Помимо экономии трудозатрат сотрудников банка и расходных материалов, переход не безбумажную технологию позволяет клиентам существенно сэкономить на обслуживании счета, которое обойдется на 25% дешевле, чем при использовании бумажных документов.

Помимо этого, Западно-Сибирский банк ОАО «Сбербанк России» и Тюменская областная нотариальная палата заключили Договор об организации электронного документооборота при предоставлении информации по запросам нотариусов. Подписи под документом поставили заместитель председателя Западно-Сибирского банка Сбербанка России и президент Тюменской областной нотариальной палаты.

Предметом договора является организация работы по электронному документообороту при предоставлении Банком ответов на запросы нотариусов по вкладам (счетам) умерших владельцев вкладов (счетов), открытым в филиалах Банка, расположенных на территории  г. Тюмени и юга Тюменской области.

В соответствии с условиями договора Нотариальная палата будет осуществлять формирование и передачу в Банк Электронного Запроса, заверенного ЭЦП сотрудника Нотариальной палаты. Банк на основании полученного Электронного Запроса предоставляет Нотариальной палате информацию в виде Электронного Ответа на запрос, заверенного ЭЦП сотрудника Банка.

Теперь документооборот между банком и нотариальной палатой будет осуществляться в электронном виде, что существенно ускорит процесс обработки запросов о наличии счетов и завещательных распоряжений умерших вкладчиков, позволит обеспечить быструю доставку документов независимо от удаленности территорий.

25 марта 2011 года в Тюмени было подписано соглашение между УФНС России по Тюменской области и Сбербанком России об электронном взаимодействии. Переход на электронный обмен между УФНС России по Тюменской области и Западно – Сибирским банком Сбербанка России в первые же дни показал результаты. Уже за первый день было направлено в Сбербанк 21 запрос и почти мгновенно получено 15 ответов. Оперативное получение сведений в разы повышает уровень проводимых налоговыми органами контрольных мероприятий. Только в прошлом, 2011 году, количество запросов от УФНС России по Тюменской области в адрес Сбербанка достигло 40 тысяч. В ответ приходит не меньшее количество документов: это и выписки по расчетным счетам, уведомления об открытии и закрытии счетов, о приостановлении банковских операций (в случае с должниками) и так далее. Заключенное соглашение остановило поток курсирующей туда-сюда бумаги – все операции проводятся с помощью компьютерной техники и специальных программ, что, позволяет и налоговикам, и налогоплательщикам выиграть с разных точек зрения. Речь идет об экономии времени (до сих пор все документы направлялись в Банк почтой, обратно они возвращались тем же путем), ну и, соответственно, материальных средств – все – таки услуги по пересылке документов стоят денег.

Создание СЭОДО идет поэтапно. Внедрение в Центральном аппарате началось в августе 2010 года, затем постепенно ее стали внедрять в территориальных банках. На сегодняшний день в Центральном аппарате СЭОДО переведена в промышленную эксплуатацию. К ней подключено более 8 тысяч пользователей, ею обрабатывается более го тысяч документов в день. В промышленную эксплуатацию также введены СЭОДО в Северо-Западном, Московском, Среднерусском, Поволжском, Уральском и Юго-Западном банках. До конца 2012 года к ним присоединятся оставшиеся 12 территориальных банков. Таким образом, весь проект по созданию крупнейшей российской системы электронного документооборота в банковском секторе на несколько десятков тысяч пользователей будет реализован менее чем за три года.

В качестве системы документооборота в ОАО «Сбербанк» используется Microsoft Outlook  - персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и Groupware компании Майкрософт, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office.

Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы.

Outlook может использоваться как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server являются платформой для организации документооборота, так как они обеспечены системой разработки пользовательских плагинов и скриптов, с помощью которых возможно программирование дополнительных функций документооборота.

2.4. Разработка рекомендаций для совершенствования системы электронного документооборота ОАО «Сбербанк России» и их экономическое обоснование

На основе анализа общих требований, выдвигаемых руководством банка к системе управления документооборотом и процессами, выделим основные требования для системы электронного документооборота.

Во – первых, система должна быть масштабируемой и обеспечивать стабильную работу с удаленными офисами. Она должна иметь простой интерфейс, для того чтобы снизить временные и финансовые затраты на обучение сотрудников. Система электронного документооборота, используемая в Сбербанке является интуитивно понятной и не вызывает у сотрудников никаких серьезных сложностей в работе.

Немаловажна скорость обработки данных, то есть открытие документов в системе, обработка информации, передача данных, а также реализация оперативного создания отчетов по документообороту и по отдельным документам. Сотрудники должны иметь возможность самостоятельно настраивать маршруты обработки данных, что немало важно.

Также необходимо обеспечить интеграцию системы документооборота с внутренними банковскими системами или их частями, например с единой клиентской базой, справочником сотрудников, справочником контрагентов. Выполнение этого требования будет означать, что система документооборота является и учетной системой с соответствующими возможностями.

Необходимо также ввести разграничение прав доступа к документам системы, в целях обеспечения должного уровня безопасности. Достаточно серьезное внимание следует уделить разделенному хранению данных в системе и разграничению прав доступа.

Кроме всего вышесказанного, необходимо добавить в существующую систему документооборота возможность применения электронной подписи, то есть специального реквизита электронного документа, предназначенного для его защиты от подделки, получаемого в результате криптографического преобразования информации и позволяющего в дальнейшем идентифицировать владельца сертификата ключа, а также по мимо этого, установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Объем бумажного документооборота в Сбербанке возрастает с каждым днем. Расходы на бумажный документооборот и хранение архивов включаются в стоимость банковских продуктов, что приводит к их удорожанию для потребителя.

Меры по снижению административной нагрузки на кредитные организации предусмотрены в Стратегии развития банковского сектора Российской Федерации на период до 2015 года. Одной из них является оптимизация отчетности кредитных организаций и создание условий для перехода к представлению информации преимущественно на электронных носителях.

Бизнес – процессы банковского документооборота можно условно разделить на типичные и специализированные, то есть связанные непосредственно с банковской деятельностью. Типичный документооборот как технологический процесс можно разделить на несколько потоков, которые обеспечивают прямую и обратную связь в подразделениях, а именно входящий, внутренний и исходящий потоки.

В особую группу специализированного банковского документооборота необходимо выделить документы и процессы, которые связаны с предоставлением банковских услуг и продажей банковских продуктов: кредитных и дебетовых карт, кредитов (потребительское и бизнес-кредитование), заключение договоров по депозитам, а также расчетно-кассовое обслуживание юридических лиц и многое другое. Особое внимание следует уделить организации той части специализированного документооборота, которая обеспечивает предоставление услуги, связанной с большим потоком обращений клиентов, сбором, обработкой и анализом информации, высокой конкуренции на рынке данной услуги.[26, c. 103]

Для примера рассмотрим процесс подачи заявки на пластиковую карту. Изобразим в нотации Cross Functional Flowchart  схему данного процесса, рисунок 2.8.

Рис. 2.8. Схема процесса подачи заявки на пластиковую карту

Как видно из схемы, в данный процесс можно сократить излишний документооборот отчасти автоматизировав его. Рассматривая ситуацию, когда клиент, при заполнении анкеты на карту совершил какую-либо ошибку, видно, что данный процесс затягивается еще на кое-какой промежуток времени, до тех пор пока ошибки в бумажной анкете не будут исправлены. Для оптимизации данного процесса путем сокращения излишнего документооборота предлагается отменить лишние операции, не брать от клиента заполненную на бумажном носителе анкету, а сразу заносить все данные в программу. Вместо копирования документов клиента предлагается их сканирование, с целью сокращения расхода бумаги, а также бумажных документов, находящихся в ежедневном обороте.

Новая модель процесса представлена ниже, на рисунке 2.9.

 

Рис. 2.9. Новая модель процесса

Таким образом, даже незначительные на первый взгляд изменения в элементарном банковском процессе приём документов на пластиковую карту с помощью использования информационных технологий, позволяют сократить расходы на бумагу, уменьшить бумажный документооборот, сократить время на выполнение данного процесса тем самым делая его более эффективным при наименьших затратах.  

В качестве еще одной рекомендации, разработанной в результате анализа использования информационных технологий в документообороте ОАО «Сбербанк» можно выделить – хранение документов операционного дня в электронном виде. Целью автоматизации является реализация хранения электронных документов на внешних носителях (DVD). Данные операционного дня должны автоматически выгружаться из автоматизированной банковской системы, преобразовываться, собираться в пакеты по типам, исполнителям и прочим реквизитам, проходить процедуру согласования с подтверждением электронной цифровой подписи. По данным из автоматизированной банковской системы необходимо создавать опись документов, собранных в пакет, после чего следует выдавать поручения ответственному сотруднику на запись материального носителя.

Необходимо оптимизировать хранение документов и исключить риски утери клиентских досье. Менеджеры после продаж банковских продуктов должны регистрировать сделки в автоматизированной банковской системе. Каждый документ при печати из данной системы должен сопровождаться уникальным штрих – кодом. Данные о проведенных сделках должны автоматически выгружаться в систему с помощью специального фонового процесса. Оригиналы документов собираются в пакеты и отправляются внутренней или внешней курьерской службой в центры хранения. Факт упаковки и отправки должен также фиксироваться в системе. По прибытии в центры хранения пакеты вскрываются, и проверяется целостность доставки. Далее документы упаковываются в файловые коробки, файловые коробки – в архивные короба, архивные короба доставляются в специализированные хранилища и размещаются на стеллажных секциях. При этом, каждый объект имеет свой уникальный идентификатор – штрих-код. По запросу документа из архива происходит обратная процедура, затем нужный документ сканируется и сохраняется в электронном архиве. Повторный запрос этого документа уже не повлечет за собой полноценной процедуры изъятия.

Замеры времени нахождения документов в контрольных точках процесса позволяют контролировать сроки доставки документов и накапливать необходимую статистику.

Безусловно, что никакую информационную систему невозможно совершенствовать без формализации самого объекта автоматизации. В нашем случае объектом автоматизации выступает процесс прохождения документов через сотрудников банка. Отсутствующее или некачественное описание документооборота в компании на ранних стадиях проекта и недостаточное выделение ресурсов для выполнения этого этапа может привести к тому, что система электронного документооборота не будет учитывать все особенности движения документов.

Выбор способа формализации документооборота зависит от стратегии развития ИТ-службы и от уровня зрелости компании в целом. Можно выделить два подхода к описанию маршрутов прохождения документов: от документов и от процессов. Отчасти оптимизировав документооборот в процессе приема заявки на пластиковую карту, мы использовали подход «от процессов». Рассмотрим другой подход.

Описание "от документов" исторически наиболее распространено и широко используется в банках. При таком подходе во главу угла ставится сам документ и его перемещение между исполнителями. Описание маршрута прохождения внутреннего документа, как правило, выглядит следующим образом: во-первых, разработка проекта документа, затем согласование документа, его доработка и отправка (или сдача в архив). Причем стадии "согласование документа" и "доработка документа" могут повторяться до тех пор, пока не будут устранены все замечания.

Для формализации таких маршрутов могут использоваться любые доступные средства - все должно определяться принципом достаточности для решения поставленной задачи. Самый простой вариант - разработка схем движения документов в виде обычных графических блок-схем.

Рассмотрим на примере блок схему движения документа при формировании приказа о переводе сотрудника из одного подразделения в другое. (рисунок 2.10)

Рис. 2.10. Схема движения документа

Плюсы такого подхода - минимальное время разработки методологии формализации документооборота, легкость понимания формализованных схем движения документа сотрудниками компании. Помимо этого, в качестве средства формализации документооборота можно использовать нотацию графического моделирования IDEF3, позволяющую описать сценарий обработки документа с большой точностью. Нотация IDEF3 содержит все необходимые графические элементы для отображения параллельной или последовательной работы с документом, а также дополнительных условий, например, такого рода: "выполнение следующих функций должно начаться строго одновременно" или "может начать выполняться только одна из следующих функций".

Основной недостаток применения этой нотации заключается в том, что на самой диаграмме не видно, кто из сотрудников выполняет ту или иную функцию обработки документа. Возможное решение этой проблемы - указывать название должностей сотрудников непосредственно в названии функции. Кроме того, практика, к сожалению, показала, что эта нотация, идеальная с точки зрения ИТ-специалистов, слишком сложна для сотрудников предприятия. Пример формализации с использованием данной нотации представлен на рисунке 2.14

 

Рис. 2.14. Использоваие нотации IDEF3 при формализации документооборота.

Благодаря формализации документооборота банка, можно автоматизировать документооборот банка, сделать его более прозрачным, контролируемым и понятным для каждого из сотрудников.

Таким образом, автоматизация документооборота компании давно стала одной из обычных задач, стоящих перед ИТ-специалистами. Документы – это самое распространенное средство поддержки выполнения бизнес-процессов, обеспечивающее фиксацию и перенос информации от одного исполнителя к другому. Поэтому эффективность бизнес-процессов организации во многом определяется скоростью и качеством прохождения документов через сотрудников компании. С точки зрения специалистов ИТ-службы документы представляют собой мощный информационный поток, который можно автоматизировать двумя способами. В первом случае за прохождение и хранение документов отвечают специализированные системы. Например, прохождение стандартных бухгалтерских документов может автоматизироваться в управленческой информационной системе (такой, как "1С", "Галактика"), работа с конструкторско-технологической документацией - в PLM-системе ("Лоцман:PLM", T-FLEX DOCs). Но в компании всегда есть набор документов, которые не укладываются ни в одну из существующих информационных систем. Это могут быть внутренние отчеты, организационно - распорядительная, проектная и другая документация. В этом случае движение документов можно автоматизировать только с помощью специализированных систем электронного документооборота с поддержкой технологии workflow. Использование информационных технологий в документообороте позволяет совершенствовать систему документооборота.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На сегодняшний день ни для кого не секрет, что успеха в своей деятельности определенная фирма может достигнуть не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри неё будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.

За время своего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области программных продуктов или архитектуры систем, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. В настоящее время уже очень трудно представить современный офис не только без компьютера, но и без специальных программ, позволяющих автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности функционирования и настройки того или иного программного обеспечения.

Практически все организации, даже большие приверженцы бумажного документооборота в офисе, перешли на новый уровень развития компьютерных технологий, стали использовать электронный документооборот. С каждым годом он принимает все большие размахи, но, несмотря на это, все-таки еще  активно используется бумажное дело. Это приводит к смешению технологий бумажного и электронного офиса. Период смешения технологий заведомо конечен, и повсеместное внедрение полноценного электронного документооборота исторически неизбежно. Однако очень многие компании-производители стремятся обеспечить эффективность деятельности своих клиентов и на этом непродолжительном отрезке пути к новой эпохе.

Целью данной работы являлся анализ системы документооборота в ОАО «Сбербанк России» для разработки рекомендаций по её совершенствованию.

В результате исследования были изучены  изучить теоретические аспекты понятия документооборота, а также рассмотрены основные системы электронного документооборота в России.

Были выявлены перспективы развития системы электронного документооборота в России.

Во второй главе удалось оценить финансовое состояние деятельности ОАО «Сбербанк России», а также провести анализ системы электронного документооборота. В ходе анализа было выявлено, что в ОАО «Сбербанк России» отсутствует четкая формализация процессов документооборота. Были разработаны рекомендации по совершенствованию использования информационных технологий в документообороте ОАО «Сбербанк России», составлены схемы формализованных процессов движения документов с использованием нотации IDEF3, а также Cross Functional Flowchart.

Необходимо отметить, что полученные в результате дипломной работы рекомендации, могут в дальнейшем быть использованы как основа для последующих комплексных мероприятий совершенствования системы электронного документооборота. Таким образом, предложенная работа носит прикладной характер, что обуславливает ее применение на практике.

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ

  1.  Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1–ФЗ. Собрание законодательства Российской федерации. – 2002. – №2. – Ст. 127.
  2.  Александров С. Электронный документооборот / С. Александров // УРФО. – 2008. - № 3/4. – С. 9-25.
  3.  Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов/ Е.В. Алексеева // Секретарское дело. –  2009. – №1. – С. 79-83.
  4.  Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы/ В.И. Андреев. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2007. – 501 с.
  5.   Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы / В.И. Андреева – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2009. – 191 с.
  6.   Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 5-е, переработанное и дополненное. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2008. – 192 с.
  7.  Аликеева А.М. Теоретические аспекты понятия документооборот / А. М.Аликеева // Экономика и жизнь. – 2009. - № 6. – С. 17-41.
  8.  Баласанян В.Э. Электронный документооборот – основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. – 2010.— №2. – С. 46 – 48.
  9.  Банк В.Р. Информационные системы в экономике / В.Р. Банк, В.С. Зверев. – Москва, ООО Изд. Экономист, 2005. – 455 c.
  10.  Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации/ В.П. Барановский. –  М.: Экмос, 2005. –  129 с.
  11.  Баронов В.В. Автоматизация управления предприятием / В.В.Баронов – М.: ИНФРА-М, 2000. - 239 с.
  12.  Белов А.А.  Делопроизводство и документооборот/ А.А. Белов. – М.: Книжный Мир, 2004. –  234 с.
  13.  Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота / М.П. Бобылева // Делопроизводство. – 2009. – №2. – С.27–33.
  14.  Бурганова Л. А. Теория управления/ Л.А. Бурганова.– М.: ИНФРА-М, 2011.- 150 с.
  15.  Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений/ Т.А. Быкова // Секретарское дело. –   2000. – №2. – С. 21-25.
  16.  Вялова Л.М. Организация движения документов/ Л.М. Вялова // Секретарское дело. – 2000. –№2. – С.16-20.
  17.  Гайдукова Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// – Секретарское дело. – 2009. – №10 – С. 17–22.
  18.  Герчикова И. Н. Менеджмент/ Изд. 3-е, перераб. и доп. М.: Банки и биржи; ЮНИТИ, 2007. -  501 c.
  19.  Глухов В. В. Основы менеджмента: Учебно-справочное пособие / Санкт-Петербургский Государственный технический университет. СПб.: Специальная литература, 2008. – 237 c.
  20.  Доронина Л.А. Новые информацонные технологии хранения документов организации (к постановке проблемы) / Л.А. Доронина, Б.В. Черников // Управление персоналом. – 2009. – №2. – С. 39–43.
  21.  Жеребенкова А.В. Документооборот на предприятии / А.В Жеребенкова.  – М. Изд.: Вершина, 2005. –  384 с.
  22.  Карминский А.М. Информатизация бизнеса/ А.М. Карминский , П.В. Нестеров. –  М.: Финансы и статистика, 2007. – 416 с.
  23.  Картавый М. А., Нехамкин А. Н. Методологические принципы формирования российского менеджмента // Менеджмент в России и за рубежом. 2003. –  № 3. –  С.11 29.
  24.  Кибанова А. Я. Делопроизводство в банке/ А.Я. Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 2011. – 620с.
  25.  Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. 4-e изд / М.В. Кирсанова. – М.: ИНФРА-М, 2012. – 312 с.
  26.  Красавин, А. С. Делопроизводство в банке : Практ.пособие / А. С. Красавин. – : ИНФРА-М, 2009. – 190с.
  27.  Кудрявцев В.А. Организация работы с документами/ В.А. Кудрявцев. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 361с.
  28.  Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело – 2001. №3, с. 5–19
  29.  Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008. –818 с.
  30.  Ларин М.В. Управление документацией в организации / М.В. Ларин // – М.: «Научная книга», 2008. – 110 с
  31.  Лысенко Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция / Н.А. Лысенко // Учеб.-метод. пособие / Р-на-Д: МарТ. – 2009. – 272 с.
  32.  Мартьянова А.Е. Базы данных и знаний. Ч. I.: учебно-методич. пособие для студентов специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления» / А.Е. Мартьянова. – Астрахань: Изд-во АГТУ, 2005. — 100 с.
  33.  Остелло М.М. Влияние новой информационной технологии на управленческий процесс / М.М.  Остелло // Проблемы теории и практики управления. –  2002. – №6. – С. 49.
  34.  Пашков Д.В. Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота  / Д.В.Пашков // Документооборот и Делопроизводство. –2004. –№ 5. – С. 10-19.
  35.  Печникова Т.В. Практика работы с документами в организации: Учеб. пособие для вузов / Т. В. Печникова, А.В. Печникова.  – М.: ЭМОС, 2009. – 208с.
  36.  Печникова Т.В. Документационное обеспечение деятельности организации / Т.В. Печникова // Учеб. Пособие / М.: Ассоц. авторов и издателей «Тандем»: «Экмос». – 2010. – 208 с.
  37.  Репин В.В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В.В. Репин, В.Г. Елиферов. –М: РИА "Стандарты и качество", 2005. –408 с.
  38.  Романов Д.А. Правда об электронном документообороте /Д.А.Романов, Т.Н.Ильина,; под ред. А.Ю. Логинова . – М.: ДМК Пресс, 2004. – 224 с.
  39.  Румынина Л.А. Делопроизводство / Л.А. Румынина//. – М.: «Издательство Мастерство», 2009. – 220 с.
  40.  Саблин В.К. О внедрении электронного документооборота / В.К. Саблин // Аудит. – 2008. – №5. – С.6.
  41.  Сафронов Н. А.  Экономика организации (предприятия)/ Сафонова Н.А. :«ИНФРА-М», 2011. – 470 с.
  42.  Сиганова Т.В. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для

студентов экономического факультета) / Т.В. Сиганова. – Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. – URL: http://studentam.net/content/view/537/62 (дата обращения: 09.04.2012).

  1.  Смолкин А. М. Менеджмент: Основы организации. / А. М. Смолкин. — М.: ИНФРА-М, 2010. – 653 c.
  2.  Титаренко М. В. Автоматизированные информационные технологии в экономике/ М.В.Титаренко. – М.: ИНФРА-М, 1998. – 258 с.
  3.  Филенко  Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко//  – Делопроизводство. –   2009. – № 3 – С. 64–65.
  4.  Черемных С.В. Структурный анализ систем: IDEF-технологии / С.В. Черемных, И.О. Семенов. – М: Финансы и статистика, 2007. – 192 с.
  5.  Шафер Д.Ф. Управление программными проектами / Д.Ф. Шафер, Р.Т. Фатрелл. – М.: Вильям, 2003. – 1125 с.
  6.  Шафрин Ю.С. Информационные технологии/ Ю.С.Шафрин. – М.; Лаборатория базовых знаний, 2000. – 146 с.
  7.  Шипунов В.Г. Основы управленческой деятельности. Учебник для ссузов /В.Г. Шипунов, Е.Н. Кишкель. –  М.: Высшая школа, 2000. – 198 с.
  8.  Официальный сайт ОАО «Сбербанк России» http://sbrf.ru/tyumen/ru/

  


ПРИЛОЖЕНИЯ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 2


ПРИЛОЖЕНИЕ 3

 


 


ПРИЛОЖЕНИЕ 4


ПРИЛОЖЕНИЕ 5

ПРИЛОЖЕНИЕ 6


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

5672. Правознавство. Галузі права. Конспект лекцій 1.38 MB
  Посібник містить конспект лекцій для студентів усіх напрямів денної та заочної форми навчання, короткий словник юридичних термінів. Видання також містить питання до екзамену та список рекомендованої літератури. ЗМІСТ ЛЕКЦІЯ 1. Основи державного (кон...
5674. Логістична підтримка інноваційної діяльності 472.79 KB
  Перехід до інноваційної моделі розвитку економіки - найхарактерніша прикмета сучасного етапу в розвинутих країнах. Реалізація економічних цілей пов'язана з інноваційним типом розвитку, в основі якого закладений безперервний і цілеспрямований процес пошуку
5675. Теорія алгоритмів і основи представлення знань 339 KB
  Вступ. Інтуїтивне поняття алгоритму. Поняття алгоритму інтуїтивно зрозуміло і часто використовується в математиці. Додавання і множення чисел стовпчиком, що відомо ще зі школи, формула обчислення коренів квадратного рівняння,...
5676. Економіка підприємств. Курс лекцій 1.59 MB
  Підприємство як суб'єкт господарювання Введення, предмет та завдання дисципліни. Галузева структура народного господарства України. Загальна характеристика підприємств. Структура управління підприємством. Зовнішнє середовищ...
5677. Економічна теорія (Економіка). Конспект лекцій 1.06 MB
  Загальні основи економічної теорії Тема 1.1 Економічна теорія: предмет і методи пізнання 1. Поняття економіки як системи економічних знань. Обмеженість ресурсів та безмежність потреб. Предмет курсу економічної теорії. Мета і функції економі...
5678. Історія економіки та економічної думки. Предмет і метод історії економіки та економічної думки 1.3 MB
  Предмет і метод історії економіки та економічної думки Поява історії економіки та економічної думки як самостійної учбової дисципліни в учбових планах і програмах провідних вузів України та країн Західної Європи було обумовлено необхідністю...
5679. Психологія. Конспект лекцій. Предмет і методи психології 273.5 KB
  Передмова Курс Психологія являє собою складову частину загальногуманітарної підготовки студентів. Психологія - одна з найцікавіших у світі наук. Саме психологія дає змогу відшукати відповіді на життєво важливі питання: як і чому люди думають,...
5680. Релігієзнавство. Курс лекцій. Релігія та суспільство 85.25 KB
  Лекція 1. Релігія та суспільство Поняття та сутність релігії: а) богословсько-теологічне дослідження релігії б) філософський аналіз релігії в) наукові теорії дослідження релігії. Виникнення релігії: а) формування релігійних уявле...