85574

Разработка информационной системы управления ООО «Ермак»

Дипломная

Информатика, кибернетика и программирование

Исходя из современных требований предъявляемых к качеству работы финансового звена крупного предприятия нельзя не отметить что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета.

Русский

2015-03-28

1.96 MB

5 чел.

83

Введение

За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена крупного предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета.

Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею. Отчеты о положении в торговле, получаемые с помощью компьютера, можно получить и без него – никакой особой математики в компьютере не содержится – но на расчеты уйдет столько времени, что они уже ни на что не будут нужны; или ими придется занять такое количество расчетчиков, что на их зарплату уйдет значительно больше, чем будет получено прибыли в результате их расчетов. Таким образом при применении компьютера “количество переходит в качество”: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения торговли.

Целью данного дипломного проекта является разработка информационной системы управления ООО «Ермак», которая включает себя автоматизацию рабочих мест управленческого и торгового персонала по учету складских операций и реализации продукции на предприятии, работающей в сфере розничной торговли продуктами питания и ГСМ.

Для того чтобы автоматизировать учет складских операций и реализацию продукции, необходимо решить следующие задачи:

  1.  Собрать материал о предприятии ООО «Ермак»;
    1.  Проанализировать документооборот;
    2.  Обосновать использование вычислительной техники;
    3.  Спроектировать локальную сеть;
    4.  Внедрить программное обеспечение;
    5.  Реализовать выбранный вариант проекта;

Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных  экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

Данная информационная система будет реализована в отделе снабжения и сбыта, отделе управления АЗС, бухгалтерии и на торговых точках. Пользователями этой системы будет главный бухгалтер, бухгалтер-кассир, менеджер АЗС, товаровед, кладовщик-оператор, продавцы и операторы АЗС.

За счет сокращения времени на выполнение долгих рутинных работ, можно повысить трудоемкость сотрудника, который может теперь выполнять не только свою работу, но и взять на себя ряд других обязанностей.    

Раздел 1. Общая характеристика ООО «Ермак»

Общество с ограниченной ответственностью Ермак, является  предпринимательским обществом и создано как корпоративное предприятие с целью получения прибыли.

Предприятие было создано в следствии реорганизации путем преобразования акционерного общества закрытого типа "Автотранспортное предприятие 1995" (зарегистрированного в исполнительном комитете Луганского городского Совета народных депутатов 12.12.1995г., реестр. № 92/5084). ООО «Ермак» является  правопреемником акционерного общества закрытого типа "Автотранспортное предприятие 1995".

На момент организации уставной капитал общества составляет 15 900 (пятнадцать тысяч девятьсот) гривен. Участниками общества являются директор и коммерческий директор. Уставный капитал распределен между двумя участниками, следующим образом: 81,33% к 18,67%. На момент государственной регистрации устава в новой редакции уставной капитал был сформирован полностью.

Общество является юридическим лицом частного права, имеет отделенное имущество, самостоятельный баланс, расчетный и прочие счета в учреждениях банков, круглую печать со своим наименованием и идентификационным кодом, штамп, бланки, а также знак для товаров и услуг, другие символы юридического лица.

В своей деятельности Общество руководствуется Конституцией Украины, Гражданским кодексом Украины, Хозяйственным кодексом Украины, Законами Украины "О хозяйственных обществах", "О собственности", другими нормативными актами Украины, а также положениями этого устава.

Общество не отвечает по обязательствам Государства, равно как и Государство не отвечает по обязательствам Общества. Общество отвечает за своими обязательствами всем надлежащим ему имуществом.

1.1. Основные виды деятельности

Целью образования и деятельности общества есть удовлетворение потребительского спроса в товарах, продукции и услугах для получения прибыли.

Предметом деятельности предприятия является:

розничная торговля продуктами питания, спиртными напитками и табачными изделиями;

розничная торговля в неспециализированных магазинах преимущественно с продовольственным ассортиментом;

оптовая и розничная торговля  топливом,  горючим,  горюче-смазочными  материалами,  другими нефтепродуктами;

На  отдельные виды деятельности общество обязано получить лицензию (разрешение) в порядке, действующего законодательства.

Для достижения максимальной прибыли ООО «Ермак» самостоятельно планирует, организовывает и осуществляет свою финансово-хозяйственную деятельность, заключает договоры (контракты), соглашения, берет обязательство по кредитам и займам в валюте Украины и в иностранной валюте,  при этом гарантирует выплату любого заимствованного средства всем имуществом или частью имущества. Самостоятельно распоряжаться полученной прибылью, что остался после уплаты налогов и других обязательных платежей.

ООО «Ермак» плодотворно сотрудничает со многими поставщиками дистрибьюторами и производителями товаров.

1.2. Организационная структура управления ООО «Ермак»

Научно-прикладные и практические проблемы совершенствования организации управления, как правило, ставятся по отношению к конкретным объектам—производственно-хозяйственным организациям или их комплексам, которые выполняют соответствующие функции по достижению общественно значимых целей.

Общей теоретико-методологической основой для изучения организационных проблем во всей их сложности является системный подход. При этом необходимо:

1. Рассматривать организацию как целостность с особыми свойствами, состоящую в то же время из элементов и подсистем со специфическими свойствами. Оставаясь относительно обособленными, они вступают в отношения между собой. Так, производственное объединение и предприятие состоят из технической, информационной, экономической, социальной и других подсистем, каждая из которых в свою очередь является внутренне сложной.

2. Полезно определять “границу” организации и ее среды, в составе последней выделять ее части-субокружения: производственно-экономическое, социальное, научно-техническое, потребительское и др. Это необходимо, чтобы выявить, в каких формах организация как открытая система взаимодействует со своей средой, как она обменивается с ней материалами, энергией, информацией, как воздействует на среду, а также как среда влияет на внутреннюю структуру организации.

3. Рассматривать производственно-хозяйственную организацию как целенаправленную и многоцелевую систему, имеющую неоднородные внешние и внутренние цели, самостоятельные подцели отдельных подсистем, систему показателей измерения целей, многообразные стратегии их достижения и т. п.

4. Рассматривать организации как полные системы с учетом их элементов и структур, которые формируются формально (официально) и неформально (неофициально), а взаимодействие элементов — с учетом того, что изменение в одном элементе вызывает цепь изменений в других.Больше всего для такого анализа подходит метод моделирования.

5. Изучать динамику организаций, что требует исследования внутриорганизационных процессов саморегулирования, координации, принятия решений, поддержания социального ба-нововведений, общего “жизненного цикла” организации и ее частей. Системой адаптирующейся, самоорганизующейся и саморазвивающейся и в то же время сознательно управляемой. В ней всегда существует более или менее развитый аппарат управления. Организация всегда функционирует в условиях неполноты информации о проблемах, связанных с ее деятельностью. Поэтому аппарат управления вынужден выявлять и познавать эти проблемы, определять пути их решения.

В практической деятельности перед руководителем каждой конкретной организации ставятся достаточно узкие цели, вытекающие из назначения и функции этой организации в общественном разделении труда. И он отвечает прежде всего за достижение этих целей. Важно информировать руководителя и весь коллектив организации о том, какое место занимает та или иная задача, стоящая перед организацией, в деятельности более широкой системы, и стимулировать их к достижению высоких конечных народнохозяйственных результатов.

При изучении и разработке организационных форм управления многие исследователи и практики ограничиваются установлением номенклатуры органов управления, их линейной подчиненности и численного состава, а отношения и связи этих органов практически не рассматриваются. Но ведь при одном и том же составе компонентов системы могут использоваться различные организационные отношения и организационные механизмы.

Это отношение возникает, когда один из органов наделяется полномочиями и реальной возможностью предписывать другому, что и когда тот должен делать и какие средства для этого он может использовать. Соответственно подчиненный орган находится в условиях, когда он добровольно или вынужденно должен выполнять полученные приказы.

Линейное руководство – наиболее прямой и непосредственный тип отношений распорядительства-подчинения, характеризуемый полной ответственностью руководителя за результаты деятельности его подчиненных и соответственно его наиболее широкими прямыми полномочиями по изданию приказов и распоряжений, касающихся как целей и задач, которые ставятся перед подчиненными, так и их действий, направленных на достижение этих целей и задач.

Особой частью отношений типа “распорядительство-подчинение” являются отношения “контроля-подотчетности”.

Преимуществами данной организационной структуры управления являются: простота и четкость во взаимодействии участков и работников предприятия, но эта система высокой компетентности руководителя во всех вопросах.

Линейная организационная структура управления эффективна в относительно простой организации – небольшой по своим размерам, занимающейся небольшим количеством видов деятельности.

Рассмотрим организационную структуру данного предприятия. ООО «Ермак» имеет линейную организационную структуру (Приложение А1). Списочная численность работающих на предприятии по состоянию на 01.01.2005 г. составляет 52 человека.

Согласно уставу ООО «Ермак» во главе стоит директор который назначается или избирается общими сборами участников общества, для осуществления текущего руководства. Директор решает все вопросы деятельности общества, за исключением отнесенных уставом и действующим законодательством к компетенции других органов Общества.

По решению общего собрания часть предоставленных собранию прав и полномочий может быть передана в компетенцию директора.

В задачи и обязанности директора входит:

  •  определяет основное направления деятельности предприятия, утверждает его планы и отчеты про их выполнение.
  •  принимает решение о приобретении и отчуждении предприятием подвижного и недвижимого имущества,
  •  определяет порядок создания и использование основных и оборотных средств;
  •  утверждает правила процедур и прочие внутренние документы предприятия;
  •  осуществлять контроль деятельности отделов.

Отдел управления АЗС возглавляет менеджер АЗС. Целью работы является:

осуществление учета поступающих НП; отражение операций, связанных с их движением; учет излишек и недостач, составление сметы реализации продукции; соблюдение порядка оформления первичных документов; проведение работы по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины. Также в компетенцию отдела входит осуществление контроля качества ГСМ.

Отдел снабжения и сбыта возглавляет заведующий отдела снабжения и сбыта. Он контролирует деятельность отдела. Товаровед осуществляет совместно с другими подразделениями контроль и экономический анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Заведующий складом управляет товарными запасами, контролирует оформление приемки и отпуска товароматериальных ценностей.

Технический отдел возглавляет главный инженер. Целью его работы является: разработка планов технического развития, реконструкции и модернизации предприятия; организация выполнение планов внедрения новой техники и технологий; обеспечение технической эксплуатации, ремонт и модернизация оборудования; осуществление и организация выполнение правил, норм, инструкций и постановлений по охране труда, техники безопасности, пожарной безопасности, производственной санитарии, природоохранным мероприятиям. Выполняет предложения и рекомендации государственных органов осуществляющих контроль и проверку деятельности предприятия, имеющих на это подтвержденные полномочия и права.

Бухгалтерия. Возглавляет главный бухгалтер. По вопросам методологий бухгалтерского учета и отчетности главный бухгалтер руководствуется нормативными документами фонда государственного имущества Украины, Министерства Финансов Украины. В задачи и обязанности главного бухгалтера входит: осуществление организации бухгалтерского учета и отчетности и на основании этого формирование и достоверной информации о финансово-хозяйственном состоянии предприятия; выполнение задач по учету финансовых, расчетных и кредитных операций; достоверный учет издержек производства и обращения, реализации материальных средств и услуг, выполнения других работ; правильное исчисление и своевременное перечисление платежей в государственный бюджет, взносов на государственное социальное страхование, отчисление средств в целевые фонды, предназначенные для покрытия затрат, связанных с деятельностью предприятия.

1.3. Экономическая и финансовая отчетность предприятия

Отчетность – это система обобщенных и взаимосвязанных экономических показателей текущего учета, которые характеризуют результаты деятельности предприятия за отчетный период.

Правовые основы регулирования, организации, ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности определены законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г., а также соответствующими Положениями (стандартами) бухучета в Украине.

Бухучет является обязательным видом учета, который ведется предприятием. Финансовая, налоговая, статистическая и другие виды отчетности основываются на данных бухучета.

Финансовая отчетность является составной частью бухгалтерской отчетности, и содержит информацию о финансовом состоянии, результатах деятельности и движении денежных средств предприятия за отчетный период. Для того, чтобы финансовая отчетность была действующим способом управления и контроля, она должна соответствовать предъявляемым требованиям:

- достоверно отражать ресурсы предприятия, их использование и финансовые результаты деятельности.

-    своевременно быть составленной и поданной соответствующим органам.

- отчетность должна давать возможность сравнивать финансовые отчеты предприятия за разные периоды и финансовые отчеты разных предприятий. Такое сравнение позволяет оценить динамику развития предприятия и его место на рынке.

- предприятие должно последовательно применять избранную учетную политику, т.е. совокупность принципов методов и процедур, используемых для составления отчетности.

- измерение и обобщение хозяйственных операций предприятия в финансовой отчетности осуществляется в единой денежной единице – гривне.

- возможно разделение деятельности предприятия на определенные периоды времени для составления финансовой отчетности.

1.3.1. Анализ производственного потенциала

Производственный потенциал необходим предприятию для выполнения производственного процесса. Здания, сооружения, оборудование, транспорт, определяют возможности предприятия. Цель анализа производственного потенциала изыскать резервы его эффективного использования.

Источники  аналитической информации: ф№ 1, ф№ 11-ОФ, инвентарные карточки учета основных средств, акты приема-передачи, накладные на внутреннее перемещение и др. бухгалтерские документы.

Особое внимание при анализе обращается на фондоотдачу и фондоемкость. Фондоотдача определяется по формуле:

Ф  = Ф2 (стр.010 - стр.015 - стр.020) / Ф1 (стр.030   + стр.030  )*0,5

Ф1 – форма № 1,   Ф2 - форма № 2.

Фондоемкость – величина, обратная фондоотдаче.

Анализ производственного потенциала приведен в Таблице 1.1

Таблица 1.1 Анализ производственного потенциала ООО «Ермак»

N

п/п

Название показателя

На начало периода

На конец периода

Отклонения

+

-

1

Первоначальная стоимость основных фондов, тыс.грн.

200

250

50

2

Износ,  тыс.грн.

7

10.3

3,3

3

Остаточная стоимость, тыс.грн.

193

239,7

46,7

4

Процент износа, %

3,5

4,12

0,62

5

Фондоотдача, %

110

120

20

1.3.2. Анализ себестоимости продукции

Одним из важнейших объектов экономического анализа является себестоимость выпускаемой продукции, т.е. затраты на производство и реализацию продукции. Снижение себестоимости – основной фактор роста прибыли и рентабельности предприятия.

Себестоимость при анализе можно сгруппировать:

- по экономическим элементам затрат (материальные затраты, затраты на оплату труда, отчисления на социальные нужды, амортизация основных средств, прочие затраты);

- по статьям калькуляции (сырье и материалы, топливо и энергия, общехозяйственные и общепроизводственные расходы);

- постоянные (амортизация, аренда, повременная зарплата) и переменные (сырье, сдельная зарплата) расходы.

Операционные затраты анализируются с целью получения максимальной выгоды предприятием по итогам операционной деятельности. Данные приведены в Таблице 1.2.

Таблица 1.2 Анализ элементов операционных затрат

Наименование затрат

На 1.01.05

На 1.06.05

Отклонения

Темп

изменения,

%

тыс.

грн.

доля, %

 Тыс.

Грн

доля, %

тыс.

грн.

доля, %

Материальные затраты

12

33

13.8

32.5

1.8

29.5

-0.5

Затраты на оплату труда

5.9

16.3

6.8

16

0.9

14.7

-0.3

Отчисления на соци-альные мероприятия

1.8

4.9

2.3

5.4

0.5

8.2

0.5

Амортизация

9.8

26.9

11.6

27.4

1.8

29.5

0.5

Другие операционные затраты

6.8

18.7

7.9

18.6

1.1

18

-0.1

Всего

36.3

100

42.4

100

6.1

100

1.3.3. Анализ финансового состояния предприятия

Под финансовым состоянием предприятия понимают степень обеспеченности предприятия необходимыми финансовыми ресурсами для осуществления эффективной хозяйственной деятельности и своевременного проведения расчетов по своим обязательствам.

В финансовом состоянии отражаются в стоимостной форме общие результаты работы предприятия,  в том числе и работы по управлению финансовыми ресурсами.

Наиболее зримо финансовое состояние предприятия определяется такими элементами его экономической деятельности:

прибыльность (рентабельность) работы предприятия;

оптимальность распределения прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов и обязательных отчислений;

наличие собственных финансовых ресурсов (основных и оборотных средств) не ниже минимально необходимого уровня для организации производственного процесса и процесса реализации продукции;

рациональное размещение основных и оборотных средств (собственных и заемных);

платежеспособность и ликвидность предприятия.

Если предприятие достигает в этих направлениях необходимых параметров, то его финансовое состояние становится устойчивым.

Финансовое состояние анализируется по показателям финансовой стойкости и платежеспособности. Наиболее используемыми являются такие показатели:

  •  Коэффициент покрытия текущих пассивов показывает способность предприятия погасить текущие финансовые обязательства. Финансовое состояние предприятия удовлетворительно, если этот коэффициент близок к 2.

К = (О - О) / П

О - общая сумма средств, вложенных в оборотные активы.

О - сумма оборотных средств, вложенных в активы, ликвидность которых сомнительна, или в неликвидные активы.

П   – текущие обязательства (пассивы).

  •  Коэффициент немедленного  покрытия текущих обязательств   характеризует способность предприятия выполнить свои обязательства перед всеми кредиторами одновременно. Нормальным считается, если этот коэффициент близок к 1.

К    = О  / П

О  - сумма оборотных средств, вложенных в  «чистые» ликвидные активы.

П   - текущие обязательства (пассивы).

  •       Коэффициент финансового напряжения характеризует удельный вес заемных финансовых ресурсов в общей сумме финансовых ресурсов. Если этот коэффициент составляет 0,5 и больше, то предприятие находится в сложном финансовом положении.

К    = ПЗ / (ПЗ + ПВ) 

ПЗ – заемные финансовые ресурсы (пассивы).

ПВ – собственные финансовые ресурсы предприятия.

Низкая ликвидность предприятия может привести к банкротству предприятия.

Таблица 1.3 Анализ ликвидности ООО «Ермак»

N

п/п

Наименование коэффициента

Значение коэффициента

1

Коэффициент покрытия текущих пассивов

3,5

2

Коэффициент немедленного  покрытия текущих обязательств

2,8

3

Коэффициент финансового напряжения

0,23

4

Степень текущей платежной готовности предприятия, %

33.4

1.3.4. Анализ финансовых результатов и рентабельности

Одной из главных экономических причин затягивания кризисных процессов является отсутствие роста финансовых результатов предприятий. Это ограничивает суммы налогооблагаемой прибыли, подлежащие отчислению в бюджет, что лишает государство возможности финансировать важнейшие статьи бюджетных расходов. Основная цель анализа финансовых результатов предприятия – изыскание резервов повышения эффективности работы предприятий для улучшения их финансового положения и устойчивости, а также улучшение экономики страны в целом.

Основными направлениями  анализа финансовых результатов являются:

1. Доходы.

2. Финансовые результаты:

- прибыль, т.е. сумма, на которую доходы превышают расходы;

- убыток, т.е. превышение суммы расходов над доходами.

Чистая прибыль - финансовый результат деятельности предприятия, остающийся в распоряжении предприятия после уплаты налога на прибыль.

Если предприятие не имеет прибыли – оно не имеет источников пополнения собственного капитала.

Прибыльность предприятия определяется также с помощью рентабельности.

Рентабельность – это стоимостной показатель, характеризующий уровень отдачи затрат или меру использования имеющихся ресурсов в процессе производства и реализации товаров, работ и услуг.

Показатель рентабельности можно рассчитать по формуле:

Р = ( П/ С )*100%

П - валовая прибыль;

С - себестоимость реализованной продукции (работ, услуг).

Показатель рентабельности показывает долю валовой прибыли в себестоимости реализованной продукции(работ, услуг).

Таблица 1.4 Анализ прибыльности ООО «Ермак»

Виды прибыли

На 01.01.05

На 01.06.05

Отклонения

Темп

измене

ния,

%

тыс.

грн.

уд. вес.

%

 тыс.

грн

уд. вес.

%

тыс.

грн.

уд. вес.

%

Чистая прибыль

8.345

100

12.132

100

3787

100

в том числе:

- от обычной деятель-ности

6.850

82.1

10.680

88.1

3830

101.2

6

- чистая прибыль в результате чрезвычай-ной  деятельности

1.495

17.9

1.452

11.9

43

-1.2

-6

Таблица 1.5 Основные показатели финансово-хозяйственной деятельности ООО «Ермак»

N

п/п

Показатели

На 01.01.04

На 01.06.04

1

Товарооборот, тыс.грн.

280.965

315.261

2

Коммерческий доход, тыс.грн.

48.876

52.349

3

Валовые расходы, тыс.грн.

11.448

13.162

4

Прибыль от основной деятельности, тыс.грн.

48.962

51.879

5

Обязательные платежи, грн.

52

67

6

Чистая прибыль, тыс.грн.

8.345

12.132

7

Фонд оплаты труда, тыс.грн.

5.960

6.870

8

Собственный капитал предприятия, тыс.грн.

120

140

9

Капитал предприятия, тыс.грн.

220

240

10

Общая площадь, м.кв.

340

340

11

Торговая площадь, м.кв.

250

250

1.4. Обоснование выбора объекта автоматизации

Розничная торговля является одним из наиболее динамичных секторов украинской экономики. Ее развитие обусловливает необходимость совершенствования методов экономического анализа, бухгалтерского учёта, планирования и контроля деятельности. В настоящее время деятельность финансовых институтов определяется сотнями или даже тысячами взаимосвязанных параметров. Руководству практически невозможно оценить эффективность деятельности торгового предприятия по всему множеству возможных финансовых параметров. Для принятия адекватных решений аналитику необходимо выбрать такую методику, которая смогла бы учесть наиболее важные показатели деятельности и предоставить руководителю материалы анализа. Тем более это важно в сложившихся условиях, конкуренции, высокой ставки налогообложения, и т.д. все это отражается на прибыли предприятия. Необходимость строгого соблюдения нормативов ГНИ стала более осязаемой, а допустимый уровень ошибки – напрямую связанный с уровнем доходности. Всё это привело к осознанию руководителей необходимости уделять больше внимания анализу собственного финансового состояния.

ООО «Ермак» на момент создания 1998г. классифицировался как мелкое предприятие с одной торговой точкой. Обладая первоначально небольшими оборотными средствами, предприятие проводило планомерную политику увеличения собственного и оборотного капитала с целью поддержания необходимого уровня ликвидности. За 10 лет своей деятельности, было открыто шесть торговых точек и три автозаправочных станции. Расширение предприятия не повлекло за собой компьютеризации, усовершенствования информационной базы, внедрения разработок НТП. Поэтому в сложившейся ситуации исключительную важность приобретает процесс автоматизации управления предприятием и анализ финансовых результатов деятельности, направленный на выявление резервов роста прибыльности предпринимательской деятельности и формирование на этой основе рекомендаций по дальнейшей работе. При этом за счёт увеличения прибыли могут быть увеличены ресурсы предприятия, а также достигнут необходимый размер собственных средств.

Анализ коммерческой деятельности с точки зрения ее доходности позволяет руководству сформировать кредитную политику, выявить менее прибыльные операции и разработать рекомендации возможного получения фирмой больших доходов. Решение этих задач невозможно без финансового и экономического анализа, и в частности без анализа финансовых результатов деятельности.

Целью структурного анализа доходов предприятия является выявление основных их видов для оценки стабильности источников дохода и сохранения их в будущем. Анализ проводится на основе фактических данных за прошлые годы.

Цель анализа финансовых результатов — выявление резервов роста прибыльности предпринимательской деятельности и формирование на этой основе рекомендаций по дальнейшей работе. В качестве источников информации для анализа финансовых результатов деятельности предприятия выступают стандартные формы бухгалтерской отчётности, в которых находят отражение состояние и движение средств, источников образования его активов и результативность совершаемых им операций.

В сложившейся ситуации ясна необходимость автоматизации рабочих мест и внедрения подсистемы анализа финансовых результатов деятельности предприятия.

Раздел 2. Разработка модели информационных потоков в структуре предприятия

Для построения информационной модели системы управления необходимо четко представлять  структуру информационных потоков организации. Составим схематически существующую структуру информационной модели предприятия, основываясь на организационно-штатной структуре, Приложение А1.

Согласно Приложению А2. составим подробное описание документооборота предприятия и информационных потоков на базе имеющихся источников информации и получателей с указанием характера передаваемой информации.

2.1 Анализ информационных структур, документооборот предприятия.

Документооборотом называют механизм, который позволяет формировать и контролировать текущее состояние документов, их взаимосвязь и маршрут, определяет набор необходимых документов для совершения операций на уровнях стоимостного и количественного учёта. Поэтому от организации документооборота во многом зависит успешное проведение операций. Все документы для простоты обращения, по возможности, формализуются. Законность документа подтверждается:

  •  для бумажного документа печатью и подписями уполномоченных лиц;
  •  для электронных документов электронная подпись.

Для защиты документов от несанкционированного доступа применяется разграничение прав доступа к документам. Администратор имеет право доступа и корректировке всех данных. Главный бухгалтер может работать со всеми счетами и документами всех клиентов, введёнными бухгалтерами, при этом выполняются стандартные проверки его действий. Бухгалтер может вводить данные закреплённых за ним счетов и клиентов, причём стандартные проверки его действий тоже должны выполняться. Управляющему доступна вся хранящаяся в системе информация, но в режиме «только чтение».

Опишем процесс документооборота и обращения управленческой информации в ООО «Ермак» согласно Приложению А.2. Рассмотрим ежедневный документооборот по сети магазинов. Сбор информации начинается во время проведения предприятием рабочего дня. С каждой торговой точки служба инкассации (кассир) снимает выручку, товаровед формируют заявки на товар. Общая инкассированная сумма сдается в кассу предприятия, кассир, проверив наличие всей суммы, заносит ее в приходную часть денежного отчета и выдает на подпись инкассатору (выписывается приходный ордер). В отделе снабжения и сбыта товароведом формируется общая заявка и распределяется среди фирм-поставщиков, с учетом товарооборота каждой торговой точки. Сформированная заявка передается экспедитору. Экспедитор получает в кассе под отчет денежные средства на закупку продукции (выписывается расходный ордер). Поставщик получив заявку отгружает за наличный расчет указанную продукцию экспедитору, выписывает накладную, налоговую накладную, сертификат и удостоверение качества оригинал или копию заверенную печатью фирмы-поставщика. В случае безналичного расчета поставщик выписывает счет-фактуру на оплату заказанной продукции. Согласно этого счета бухгалтером-кассиром печатается платежное поручение на перечисление денежных средств с расчетного счета ООО «Ермак» на расчетный счет фирмы-поставщика. Согласно условиям поставки и оплаты, которые описываются в договоре, поставщик  отгружает указанную продукцию по доверенности выданной экспедитору. Полученную продукцию с пакетом документов экспедитор сдает на склад.

Заведующий складом принимает товар по количеству и качеству согласно накладных и качественных удостоверений. Учет товара на складе ведется по розничным ценам которые формируются товароведом. По заявкам, заведующая складом распределяет товар на магазины, выписывает внутрицеховые накладные, прилагает сертификаты качества и качественные удостоверения. Экспедитор 2 доставляет продукцию до места назначения и сдает старшим продавцам по внутрицеховым  накладным. Ежемесячно заведующий складом делает отчет по движению товара на складе, учет ведется в розничных ценах. Отчет сдается главному бухгалтеру с накладными, налоговыми накладными и вторыми экземплярами внутрицеховых накладных.

Аналогичный документооборот по сети АЗС. Менеджер АЗС заключает договора на поставку ГСМ. Поставщик выдает счет-фактуру на оплату, согласно счета бухгалтер-кассир печатает платежное поручение на перечисление денежных средств, выдает доверенность менеджеру АЗС на получение ГСМ. Доверенность заверяется печатью предприятия, подписями директора, главного бухгалтера, лицом получателем продукции. По доверенности менеджер АЗС получает ГСМ у поставщика согласно накладной, налоговой накладной, сертификата качества и паспорта ГСМ. ГСМ поступает на базу (склад), после чего согласно заявок распределяется по АЗС с внутрицеховыми накладными, сертификатами качества и паспортами ГСМ. Ежемесячно менеджер АЗС сдает главному бухгалтеру отчет по движению ГСМ на предприятии с накладными, налоговыми накладными и вторыми экземплярами внутрицеховых накладных.

Бухгалтер-кассир ежедневно в кассовой книге ведет отчет по кассе, в которую заносит все суммы приходных и расходных ордеров, заносит наличные деньги (выручку) на расчетный счет предприятия, оформляется заявлением на перечисление наличных и квитанцией заверенной печатью банка и подписью кассира банка. Согласно квитанции в кассе предприятия выписывает расходный ордер. На конец дня  бухгалтер-кассир выводится остаток наличных денег в кассе (кассовый отчет). В конце месяца по суммам кассовых отчетов бухгалтер-кассир набирает журнал-ордер по движению денежных средств (счет 301 касса) и журнал ордер по движению денежных средств на расчетном счете согласно выпискам банка (счет 311). Журнал-ордер по счету 301 и 311 сдается главному бухгалтеру.

Документооборот по техническому отделу проходит через главного инженера. Он выдает путевые листы водителям, контролирует расход ГСМ по автопарку согласно маршрутных листов. Ведет табель учета рабочего времени технической службы, берет подотчет денежные средства в кассе на приобретение запасных частей, оплату за услуги по ремонту. В трехдневный срок остаток суммы сдается в кассу. Ежемесячно главный инженер сдает главному бухгалтеру отчет по расходу материалов с накладной, акт на установку запасных частей, путевые листы и табель учета рабочего времени. Сдает отчеты по электроэнергии в ОАО «ЛЭС» и отчет по газоснабжению в Горгаз.  

Специалист по кадрам составляется штатное расписание и должностные инструкции, которые распределяются по подразделениям предприятия.

Главный бухгалтер принимает отчеты от подразделений предприятия, ведет главную книгу, составляет ежедневные, пятидневные, ежемесячные, годовые  отчётности  и направляет их в органы государственного контроля, которые будут описаны ниже. Согласно штатному расписанию и табеля учета рабочего времени главный бухгалтер начисляет заработную плату. Удержание с заработной платы формируются в соответствующие отчеты. Отчет в пенсионный фонд, в фонд социального страхования на случай безработицы, в фонд социального страхования от несчастных случаев, в фонд социального страхования по временной утрате трудоспособности, в фонд социального страхования на наличие вакантных мест, отчет в органы статистического управления. В налоговую инспекцию главный бухгалтер предоставляет декларацию по НДС, декларацию о прибыли предприятия, расчет сбора на развитие виноградарства, расчет коммунального налога, отчет об использовании РРО, расчет по начислению заработной платы и удержание подоходного налога, расчет по налогу на землю, расчет по налогу на транспортные средства, отчет по сбору о загрязнении окружающей среды. Согласно отчетов, суммы начисленных налоговых сборов и обязательных платежей передаются бухгалтеру-кассиру для оплаты платежными поручениями.

Предприятие ведёт статистическую и иную отчётность в порядке, установленном законодательством Украины.

Предприятие предоставляет государственным органам информацию, необходимую для налогообложения и ведения общегосударственной системы сбора и обработки экономической информации.

Итоги деятельности предприятия отражаются в ежемесячных, квартальных и годовых бухгалтерских отчётах, предоставляемых в ГНИ в установленные им сроки.

Кроме специальных документов, предназначенных для сбора и обработки информации по основной деятельности, используются документы, регламентирующие порядок ведения дел на предприятии, главным из которых является Устав общества с ограниченной ответственностью Ермак. Юридическая информация поступает с помощью системы «Консультант-плюс». Инструкции и приказы налоговой службы  – из публикаций в специальных экономических изданиях, таких, как журнал «Вестник налоговой службы Украины», газета «Налоговый калейдоскоп», «Пенсионный курьер», «Урядовый курьер», проводятся семинары в ГНИ.

Предприятие в целях реализации социальной, экономической и налоговой политики обеспечивает сохранность, приведение в надлежащий порядок, длительное хранение и использование (выдачу справок по запросам юридических и физических лиц) документов по личному составу. Уничтожение документов допускается только после проведения проверки истечения нормативных сроков их хранения на основании надлежащим образом  составленных и согласованных актов списания.

Анализ потоков информации – важнейший этап в рационализации существующей системы управления, который должен обеспечить выполнение целевых задач проектирования и уяснения особенностей существующей практики планирования.

Анализ существующих процессов управления может быть осуществлен прежде всего на базе исследования информационной системы предприятия, которая характеризуется наличием существующей схемы документооборота, системы экономических показателей деятельности предприятия, структурным составом подразделений, участвующих в процессе управления, и интенсивностью потоков данных, циркулирующих между ними.

Обработанные материалы обследования позволяют провести анализ

системы планирования и управления как в отдельных подразделениях управляющей системы, так и на предприятии в ц8елом, а также создать предпосылки для построения стройной системы обработки данных.

Деятельность любого подразделения, связанная с управлением, выражается в создании различных форм документов и показателей.

Получение необходимых материалов для анализа информационных потоков весьма трудоемкий процесс и требует для облегчения и ускорения этих работ использования различных вычислительных средств. Однако даже при использовании вычислительных машин сложно спроектировать и проанализировать информационную систему ООО «Ермак».

Рассмотрим теперь структуру  потоков информации. Основные информационные потоки подробно представлены в Приложении №2.

По типам информации их можно разделить на:

- структурированные потоки, в которых можно выделить поля, имеющие тип и размерность (это накладные, налоговые накладные, платежные документы, банковские выписки, акты сверок, обязательные формы отчётности);

- неструктурированные потоки, в которых  информационные единицы нельзя разделить на отдельные поля разного типа и размерности (это стратегические планы работы, нормативные документы, текущая переписка, информация о внешнем мире);

- частично структурированные, или смешанные потоки, в которых можно структурировать только часть информации, а оставшаяся часть должна храниться и обрабатываться как единое целое (это договора на поставку, договора на обслуживание, сертификаты качества, отчёты предприятия о деятельности).

Таким образом, основные информационные потоки в ООО «Ермак» являются либо структурированными, либо частично структурированными.

На схеме информационных потоков представлены все основные потоки информации, но так как преимущественным направлением деятельности предприятия является розничная торговля продуктами питания и ГСМ, то далее в тексте подробно будут рассматриваться именно те потоки, которые связаны с обеспечением этого процесса.

На первичном этапе все основные информационные потоки направлены в подразделения предприятия для работы с клиентами (это отдел управления АЗС и отдел снабжения и сбыта). Эти блоки обеспечивает выполнение основной производственной деятельности – получение прибыли от торговли продуктами питания и ГСМ. Они определяет основной объём поставок и продаж продукции, поэтому здесь требуется обрабатывать достаточно большое количество информации. Входными здесь будут заявки с торговых точек и документы, предоставляемые предприятию поставщиками – прайс-листы, счета-фактуры, накладные, налоговые накладные, сертификаты качества, акты сверок. Выходными документами будут внутрицеховые накладные, копии сертификатов и удостоверений качества заверенные печатью предприятия, договора сотрудничества с фирмами поставщиками. Формат такой информации различен – как структурированная (прайс-лист, счета-фактуры, накладные), так и частично структурированная (договора, сертификаты качества). Полученная информация обрабатывается товароведом. Товаровед работает с частично структурированной информацией (обработка заявок, анализ ассортимента и оптовых цен на продукцию, заключение договоров, формирование розничных цен), входными документами здесь будут, с одной стороны заявки с торговых точек, а с другой стороны прайс-листы фирмы поставщика. Выходными – договора  с поставщиками, сформированные розничные цены. Заведующий складом работает со структурированной информацией (получение продукции согласно накладным, сертификатам и удостоверениям качества и внутрицеховое распределение). Входными здесь будут накладные, налоговые накладные, сертификаты и удостоверения качества. Выходными документами – внутрицеховые накладные с копиями сертификатов качества. Менеджером АЗС обрабатывается как структурированная так и частично структурированная информация (обработка заявок, анализ ассортимента и оптовых цен на ГСМ, заключение договоров, получение и внутрицеховое распределение ГСМ, формирование розничных цен). Вся информация о поставщиках заносится в анкету о поставщике. Такую анкету можно считать частично структурированной информацией.

Этап основной обработки информации происходит в бухгалтерии. Её обеспечивают главный бухгалтер и бухгалтер-кассир. В бухгалтерии концентрируются сводки показателей работы всех подразделений предприятия. Это, в основном, структурированная информация. Сюда же поступают приказы и распоряжения от директора (в неструктурированной форме), должностные инструкции и штатное расписание от специалиста по кадрам, выписки из банка, обслуживающего предприятие. Выходными документами будут финансовые отчёты для нужд управления и обязательные формы отчётности для государственных органов.

Директор предприятия работает с неструктурированной информацией, – аналитическими обзорами, подготовленными бухгалтерией, с отчётами о текущей деятельности, рассчитанными нормативами, – и на основании этих данных принимает решения, составляет стратегические планы и направлять руководящие указания в различные подразделения предприятия.

На заключительном этапе в бухгалтерию сводятся все фактические остатки продукции и ГСМ, Д.С. на расчетном счете и т.д., обязательные формы отчётности и налоговые справки отсылаются в государственные органы.

На предприятии ведётся архив, в котором хранятся все документы, образующиеся в процессе деятельности и подлежащие хранению. Деятельность архива регламентируется органами государственного управления.

В заключении можно отметить, что вся документация в каждом отделе ведется вручную на документальных формах, выписка документов отнимает большое количество рабочего времени.

2.2. Структурный анализ информационных потоков.

Одной из важнейших характеристик всякой системы является ее структура. Под структурой системы, как уже было ранее отмечено, будем понимать совокупность элементов и связей между ними, которые определяются исходя из распределения функций и целей, поставленных перед системой. Поэтому одной из главных задач структурного анализа является построение наглядной формальной модели, отображающей существующую систему отношений элементов как между собой, так и с внешней средой.

При анализе организационной структуры предприятия как объекта управления решаются следующие задачи:

1) описание состава организации и построение ее структурной схемы;

2) определение функций отдельных подразделений, раскрытие их структурной схемы;

3) описание материальных, вещественных и информационных связей;

4) построение обобщенной структурной информационной модели предприятия,

При анализе функциональной структуры:

1) изучаются функции управления в структурных подразделениях существующей системы;

2) выбирается состав автоматизируемых функций;

3) определяются их взаимосвязи;

4) составляется обобщенная функциональная структура задач управления АСУП.

При анализе технической структуры:

1) определяются основные элементы, участвующие в основных информационных процессах: регистрации и подготовке информации, сборе и передаче, хранении и обработке, воспроизведении и выдаче информации;

2) составляется формальная структурная модель системы технических средств с учетом топологии расположения элементов системы и информационного и энергетического взаимодействия их как между собой, так и с внешней средой.

Независимо от уровня рассмотрения общая задача структурного анализа состоит в том, чтобы исходя из заданного описания элементов системы и непосредственных связей между ними получить заключение о структурных свойствах системы в целом и основных ее подсистем. При решении практических задач структурного анализа БСУ обычно принимаются три уровня описания связей между элементами:

1) наличие связи;

2) направление связи;

3) вид и направление сигналов, определяющих взаимодействие элементов.

На первом уровне, когда исходят лишь из наличия или отсутствия связей между элементами, изучаемой системе может соответствовать неориентированный граф, вершинами которого являются элементы системы, а ребрами — существующие непосредственные связи между элементами. Основные задачи структурного анализа на этом уровне сводятся к следующим:

1) определение связности (целостности) системы; если система не является связной, то ставят задачу выделения изолированных связных подсистем со списками входящих в них элементов;

2) выделение циклов;

3) определение минимальных и максимальных последовательностей элементов (цепей), разделяющих элементы друг от друга.

На втором уровне, когда задано направление связи, системе соответствует ориентированный граф, направления дуг которого совпадают с направлениями связей. На этом уровне результаты структурного анализа оказываются более содержательными. К задачам структурного анализа в этом случае относят:

1) определение связности системы;

2) топологическую декомпозицию с выделением сильно связных подсистем;

3) перечисление входных и выходных полюсов и в соответствии с этим выделение узлов приема и выдачи информации;

4) выделение уровней в структуре и определение их взаимосвязи;

5) определение максимальных и минимальных путей;

6) определение характеристик топологической значимости элементов;

7) получение информации о слабых местах структуры и др.

На третьем уровне описания связей между элементами системы учитывается не только направленность связи, но и раскрываются состав и характер сигналов взаимодействия элементов (входные, выходные и управляющие).

Указанные выше задачи структурного анализа первого и второго уровней расширяются за счет включения следующих:

1) выделение местных и общих контуров управления;

2) при многорежимном характере функционирования выделение типичных структурных конфигураций для каждого из режимов;

3) выделение путей непосредственной передачи входных сигналов и путей передачи управляющих сигналов и др.

Описание и анализ потоков информации в системах управления.

Автоматизированные системы управления, в первую очередь, отличает информационная сложность, т. е. для принятия решений требуется сбор, обработка и анализ больших объемов информации. В связи с этим большую актуальность приобретают задачи описания и анализа структуры потоков информации в системе.

В дальнейшем для большей конкретности будем рассматривать данный круг вопросов на примере АСУП. Источником информации в системе является документ. Взаимодействие элементов в системе приводит к тому, что одни документы формируются на основании других, т. е. происходит движение информации с целью получения определенного функционального результата. Как для системы в целом, так и для любой подсистемы все документы могут быть классифицированы на:

1) исходные — поступающие в систему;

2) внешние — результаты переработки исходных;

3) промежуточные — результаты переработки исходных, которые используются для вычисления внешних документов, но сами из системы не выдаются.

Совокупность исходных и внешних документов составляет информационный базис системы, который не зависит от программ обработки информации, а определяется функциями системы (подсистемы). Между документами, входящими в поток, существуют отношения вхождения и порядка.

Отношение вхождения означает xj = xj1xj2xjn, т. е. документ хj образуется непосредственно из документов xj1, xj2, xjn, а отношение порядка: хj следует за xi — означает, что документ xj может быть образован только после документа xI. Если документам сопоставить вершины графа, а дугам — соответствующие отношения вхождения и порядка, то получится структура, отражающая информационное взаимодействие элементов системы, называемая информационным графом.

Введение порядковой функции на информационном графе позволяет выявить его многоуровневую структуру и классифицировать документы по уровням формирования. Будем считать в дальнейшем, что структура информационного графа задана матрицей смежности А.

Формальный анализ свойств последовательности матриц A, A1..., Ar, ..., Аn позволяет выявить следующие свойства и параметры построенного информационного графа (n — число вершин).

1. Порядком πj элемента j называется длина наибольшего пути, связывающего jэлемент с i-м (i = 1, 2, ...,n; ji). Порядок πj формально определяется по условиям:  σj (k = πj) > 0, σj (k = πj + 1) = 0, где σj (k) — сумма элементов j-го столбца матрицы Аk.

Физический смысл параметра πj — номер такта, к которому «готовы» все документы, формирующие j документ.

2. Число N = макс πj называется порядком информационного графа. Если для N справедливы соотношения AN≠0, AN+1 = 0, то соответствующий граф называется N-тактным.

3. Признаком контура служит появление ненулевых элементов на главной диагонали любой из матриц Ak; вообще информационные графы чаще всего являются графами без контуров, поэтому наличие контура является формальным признаком ошибки в построении модели.

4. Равенство нулю суммы элементов j-го столбца матрицы смежности σj(k=1)=0 служит признаком для формального выделения исходных элементов, а значение σj (k = 1), отличное от нуля, определяет число элементов, входящих в j элемент.

5. Аналогично четвертому свойству, равенство нулю суммы элементов iстроки матрицы смежности информационного графа σi (k = 1) = 0 служит признаком для выделения функциональных (конечных) результатов, а значение σi (k = 1), большее нуля, определяет число элементов, в которые входит iэлемент.

6. Если при некотором i = j одновременно σi (k = 1) = 0 и σj (k = 1) = 0, то к рассматриваемой схеме потока информации этот элемент не имеет отношения.

7. Число путей длиной k от элемента i к элементу j определяется элементом  матрицы Аk.

8. Число всевозможных путей от элемента i к элементу j определяется элементом , матрицы  .

9. Отличные от нуля элементы j-го столбца матрицы AΣ указывают все документы, участвующие в формировании документа j, а ненулевые элементы iстроки матрицы AΣ указывают все документы, при формировании которых используется документ i.

10. Максимальное значение порядка элементов iстроки матрицы A, отличных от нуля, определяет номер такта τi, после которого элемент i уже не используется.

11. Число тактов, в течение которых элемент i должен храниться в памяти, равно: ti = τi - πi.

12. Анализ структуры всех путей, существующих в информационном графе от i-го элемента к j-му, позволяет выявить как дублирующие связи, так и избыточные элементы.

Выявление Прямого дублирования элементов и потенциально дублирующих связей необходимо для сокращения существующего числа элементов потока информации и повышения оперативности представления информации руководителям разных уровней управления.

Изложенные выше теоретические основы формализованного метода описания и анализа потоков информации позволили разработать инженерную методику его реализации с использованием ЭВМ, необходимую при построении АСУП.

2.3. Рекомендация для усовершенствования информационных потоков и БД, компьютерная поддержка

Управленческая деятельность выступает в современных условиях как один из важнейших факторов функционирования и развития промышленных фирм. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, усложнением хозяйственных  связей, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и иных параметров продукции. Большую роль играют, также, изменения в организационных формах и характере деятельности фирм, повышение значения транснациональных корпораций в международных хозяйственных связях. Изменения условий производственной деятельности, необходимость адекватного приспособления к ней системы управления, сказываются не только на совершенствовании его организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности, формам их взаимодействия и т.д. Речь, прежде всего, идет о такой системе управления (принципах, функциях, методах, организационной структуре), которая порождена организационной необходимостью и закономерностью хозяйствования, связанными с удовлетворением, в первую очередь, индивидуальных потребностей, обеспечением заинтересованности работников в  наивысших конечных результатах, растущими доходами населения, регулированием товарно-денежных отношений, широким использованием новейших достижений научно-технической революции. Применения персональной вычислительной техники является существенным подспорьем в автоматизации ряда рутинных работ, широко распространенные персональные ЭВМ в ряде случаев не обеспечивали создание достаточно мощных автоматизированных информационных систем (АИС) на базе ЛВС. Для таких АИС потребовалось использование в ЛВС компьютеров, рассчитанных на эффективную работу в сети. В локальные сети стали объединять ПК, мини-ЭВМ, большие ЭВМ, рабочие станции и специальные ЭВМ, концентрирующие сетевые ресурсы, серверы.

Использование локальной компьютерной сети на предприятии позволяет сократить бумажный документооборот, имеющийся на предприятии, повысить производительность труда, сократить время на обработку информации, что существенно влияет на качество выполнения управленческих задач.

Внедрение компьютерной информационной системы на предприятии направленно на  эффективное решение ряда управленческих задач (на Рисунке 2.1 приведено дерево целей):

  •  управление материально-техническим снабжением, т.е. осуществлять своевременное и комплексное обеспечение потребностей предприятия в товаре;
  •  управление сбытом, т.е. проводить оперативное управление реализацией товара, на основе оперативного учета сбыта, прогнозирования спроса, структуры реализации и прибыли;
  •  технико-экономическое планирование – комплекс расчетов, основное назначение которых - это обоснование рациональных объемов закупки, ассортимента, разработки эффективных методик реализации товара и создания предпосылок для эффективной деятельности персонала.

Рис. 2.1 Дерево целей.

Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность предприятия в целом и его производственно-сбытовых подразделений, а также, фактологический материал относительно всех факторов, оказывающих влияние на состояние и тенденции развития предприятия. Обычно, при формировании базы данных, решается вопрос и о системе хранения и обновления данных, а также, обоснованная увязка данных, их взаимная согласованность, возможность проведения сравнений и сопоставления оценок, хранимых в банке данных. Это имеет существенное значение при объединении первичных данных в укрупненные группы (файлы) со своими реквизитами. Базы данных непрерывно обновляются на определенной систематической основе учетом требований управляющих — основных пользователей базой данных.

Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации.

Создание комплексной автоматизированной системы предполагает использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации.

Последовательность проектирования процедур АСУП должна быть такой, чтобы процедуры, расположенные на верхних уровнях информационно-логической схемы, внедрялись более ускоренно, так как с их помощью будет формироваться информация, используемая процедурами на более низких уровнях. При этом необходимо принимать во внимание информационную взаимосвязанность выбранных первоочередных задач с другими; появление этого фактора обусловлено тем, что при проектировании автоматизированной информационной системы учитывают не только трудоемкость и сроки вычислительных работ, но и необходимость интеграции условно-постоянных массивов. Дело в том, что некоторые несложные (и, может быть, даже экономически невыгодные) задачи все же необходимо решать на ЭВМ, поскольку их результаты необходимы для других расчетов.

Таким образом, от качества диагноза будет зависеть качество и скорость проектирования новых процедур АСУП, тем самым ускорится процесс адаптации системы управления к изменяющимся условиям функционирования предприятия.

Широкая и постоянно увеличивающаяся номенклатура ЛВС, сетевые программные продукты и технологии, возлагают на потенциального пользователя сложную задачу выбора нужной системы из массы существующих. В данном проекте предлагается один из вариантов решения задачи конкретной программной и аппаратной реализации системы управления работой коммерческой компании в условиях современного офиса. Рассматриваются оптимальные варианты оснащения офиса коммерческой компании комплектом оборудования, достаточным для решения поставленной задачи.

Обоснование направлений совершенствования информационных потоков

Для более детального анализа информационных потоков в отделе снабжения и сбыта вычислим коэффициент непрерывности информационных потоков для составления месячного плана реализации товаров.

Коэффициент непрерывности информационных потоков

(1),

где tу.нор, tу.факт  - длительность управленческого цикла, рассчитанного по сроку прохождения документа, нормативная и фактическая.

Месячный план реализации должен быть составлен до 25 числа предшествующего планируемому месяцу месяца. Однако на практике возникают определенные трудности при разработке очередного плана реализации товаров. Например, постановления вышестоящих организаций.

Кнур на январь=30дней/34дней=0,89,

Кнур на февраль=31дней/35дней=0,89,

Кнур на март=31дней/35дней=0,89,

Кнур на апрель=31дней/32дней=0,97.

Кнур за I квартал=(0.89*3+0.97)/4=0.91.

Исходя из определенного коэффициента непрерывности информационных потоков для каждого месяца, видно, что он более или менее стабилен для первых трех месяце, хотя близок к 1, но не равен. Это в целом благоприятная тенденция, так как информационный поток является непрерывным, хотя и ПЭО, как видно, запаздывает с принятием плана реализации на следующий месяц (). Однако уже в апреле месяце план принят всего на 1 день позже положенного. Это говорить о том, что, возможно, с начала года были внесены некоторые изменения в методику составления плана, которые вызывали затруднения в течение 3 месяцев. Но эти вопросы были успешно разрешены. В целом за квартал коэффициент непрерывности информационных потоков имеет вполне приемлемое значение.

Коэффициент оперативности управления

(2),

где – D1,D2,D3 – установленный срок исполнения для соответствующих документов;

К123 – отставание от принятого срока исполнения документов в днях;

d1,d2,d3 – удельный вес документов конкретного вида.

За год для составления годового плана разрабатывается 13 форм документов в год. Периодичность заполнения документов

(3),

где Д – количество документов, разрабатываемых для составления годового плана производства в год; dij – кол-во i-го документа j-й периодичности, разрабатываемый за период; nj – количество периодов в году. Таким образом, количество документов, разрабатываемых для составления плана равно 13.

Раздел 3. Разработка структуры информационной поддержки управления на предприятии

3.1.  Постановка задачи

Целью данного дипломного проекта является разработка системы управления работой ООО «Ермак». Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы управленческого звена коммерческой компании, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, средства связи, копировальные устройства.

В этом ряду особое место занимают компьютеры и другое электронное оборудование, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации управленческого труда. Их использование в качестве информационных машин, что хотя и не соответствует их названию, но в последнее время становится основным видом их применения, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты  при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает коммерческой компании прямой экономический эффект.

Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей, которые несет в себе использование компьютеров, необходимо применять в работе на них комплекс программных и аппаратных средств, максимально соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время для ООО «Ермак» велика потребность в компьютеризации системы управления и в программах, поддерживающих  работу управленческого звена компании. Данный проект состоит из следующих этапов разработки:

  •  Проектирования локальной сети.
  •  Автоматизация рабочих мест (внедрение программы оперативного и бухгалтерского учета.)
  •  Создание шаблона в Microsoft Excel, для анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия на использовании информации бухгалтерской отчетности.

3.2. Проект сети

В практике построения сетей существуют различные типы локальных сетей, рассмотрим их подробнее.

Топология «звезда» - концепция топологии сети в виде звезды пришла из области больших ЭВМ, в которой головная машина получает и обрабатывает все данные с периферийных устройств как активный узел обработки данных. Этот принцип применяется в системах передачи данных, например, в электронной почте сети RelCom. Вся информация между двумя периферийными рабочими местами проходит через центральный узел вычислительной сети.

Рис. 3.1 Структура топологии ЛВС в виде «звезды».

Пропускная способность сети определяется вычислительной мощностью узла и гарантируется для каждой рабочей станции. Коллизий (столкновений) данных не возникает.

Кабельное соединение довольно простое, так как каждая рабочая станция связана с узлом. Затраты на прокладку кабелей высокие, особенно когда центральный узел географически расположен не в центре топологии. При расширении вычислительных сетей не могут быть использованы ранее выполненные кабельные связи: к новому рабочему месту необходимо прокладывать отдельный кабель из центра сети.

Топология в виде звезды является наиболее быстродействующей из всех топологий вычислительных сетей, поскольку передача данных между рабочими станциями проходит через центральный узел (при его хорошей производительности) по отдельным линиям, используемым только этими рабочими станциями. Частота запросов передачи информации от одной станции к другой, невысокая по сравнению с достигаемой в других топологиях.

Производительность вычислительной сети в первую очередь зависит от мощности центрального файлового сервера. Он может быть узким местом вычислительной сети. В случае выхода из строя центрального узла нарушается работа всей сети.

Центральный узел управления – файловый сервер реализует оптимальный механизм защиты против несанкционированного доступа к информации. Вся вычислительная сеть может управляться из ее центра.

Кольцевая топология. При кольцевой топологии сети рабочие станции связаны одна с другой по кругу, т.е. рабочая станция 1 с рабочей станцией 2, рабочая станция 3 с рабочей станцией 4 и т.д. Последняя рабочая станция связана с первой. Коммуникационная связь замыкается в кольцо.

Рис. 3.2 Структура кольцевой топологии ЛВС.

Прокладка кабелей от одной рабочей станции до другой может быть довольно сложной и дорогостоящей, особенно если географическое расположение рабочих станций далеко от формы кольца (например, в линию).

Сообщения циркулируют регулярно по кругу. Рабочая станция посылает по определенному конечному адресу информацию, предварительно получив из кольца запрос. Основная проблема при кольцевой топологии заключается в том, что каждая рабочая станция должна активно участвовать в пересылке информации, и в случае выхода из строя хотя бы одной из них вся сеть парализуется. Неисправности в кабельных соединениях локализуются легко.

Подключение новой рабочей станции требует кратко срочного выключения сети, так как во время установки кольцо должно быть разомкнуто. Ограничения на протяженность вычислительной сети не существует, так как оно, в конечном счете, определяется исключительно расстоянием между двумя рабочими станциями.

Специальной формой кольцевой топологии является логическая кольцевая сеть. Физически она монтируется как соединение звездных топологий. Отдельные звезды включаются с помощью специальных коммутаторов (Hub – концентратор).

В зависимости от числа рабочих станций и длины кабеля между рабочими станциями применяют активные или пассивные концентраторы. Активные концентраторы дополнительно содержат усилитель для подключения от 4 до 16 рабочих станций. Пассивный концентратор является исключительно разветвляющим устройством (максимум на три рабочие станции). Управление отдельной рабочей станцией в логической кольцевой сети происходит так же, как и в обычной кольцевой сети. Каждой рабочей станции присваивается соответствующий ей адрес, по которому передается управление (от старшего к младшему и от самого младшего к самому старшему). Разрыв соединения происходит только для нижерасположенного (ближайшего) узла вычислительной сети, так что лишь в редких случаях может нарушаться работа всей сети.

Рис. 3.3 Структура логической кольцевой цепи ЛВС.

Шинная топология. При шинной топологии среда передачи информации представляется в форме коммуникационного пути, доступного дня всех рабочих станций, к которому они все должны быть подключены. Все рабочие станции могут непосредственно вступать в контакт с любой рабочей станцией, имеющейся в сети.

Рис. 3.4 Структура шинной топологии ЛВС.

Рабочие станции в любое время, без прерывания работы всей вычислительной сети, могут быть подключены к ней или отключены. Функционирование вычислительной сети не зависит от состояния отдельной рабочей станции.

В стандартной ситуации для шинной сети Ethernet часто используют тонкий кабель или Cheapernet–кабель с тройниковым соединителем. Отключение и особенно подключение к такой сети требуют разрыва шины, что вызывает нарушение циркулирующего потока информации и зависание системы.

Новые технологии предлагают пассивные штепсельные коробки, через которые можно отключать и/или подключать рабочие станции во время работы вычислительной сети.

Благодаря тому, что рабочие станции можно подключать без прерывания сетевых процессов и коммуникационной среды, очень легко прослушивать информацию, т.е. ответвлять информацию из коммуникационной среды.

В ЛВС с прямой (не модулируемой) передачей информации всегда может существовать только одна станция, передающая информацию. Для предотвращения коллизий в большинстве случаев применяется временной метод разделения, согласно которому для каждой подключенной рабочей станции в определенные моменты времени предоставляется исключительное право на использование канала передачи данных. Поэтому требования к пропускной способности вычислительной сети при повышенной нагрузке повышаются, например, при вводе новых рабочих станций. Рабочие станции присоединяются к шине посредством устройств ТАР – точка подключения терминала. ТАР представляет собой специальный тип подсоединения к коаксиальному кабелю. Зонд игольчатой формы внедряется через наружную оболочку внешнего проводника и слой диэлектрика к внутреннему проводнику и присоединяется к нему.

В ЛВС с модулированной широкополосной передачей информации различные рабочие станции получают, по мере надобности, частоту, на которой эти рабочие станции могут отправлять и получать информацию. Пересылаемые данные модулируются на соответствующих несущих частотах, т.е. между средой передачи информации и рабочими станциями находятся соответственно модемы для модуляции и демодуляции. Техника широкополосных сообщений позволяет одновременно транспортировать в коммуникационной среде довольно большой объем информации. Для дальнейшего развития дискретной транспортировки данных не играет роли, какая первоначальная информация подана в модем (аналоговая или цифровая), так как она все равно в дальнейшем будет преобразована.

Основные характеристики трех наиболее типичных типологий вычислительных сетей приведены в Таблице 3.1

Таблица 3.1 Основные характеристики топологий вычислительных сетей.

Характеристики

Топологии вычислительных сетей

Звезда

Кольцо

Шина

Стоимость расширения

Незначительная

Средняя

Средняя

Присоединение абонентов

Пассивное

Активное

Пассивное

Защита от отказов

Незначительная

Незначительная

Высокая

Размеры системы

Любые

Любые

Ограниченны

Защищенность от прослушивания

Хорошая

Хорошая

Незначительная

Стоимость подключения

Незначительная

Незначительная

Высокая

Поведение системы при высоких нагрузках

Хорошее

Удовлетворительное

Плохое

Возможность работы в реальном режиме времени

Очень хорошая

Хорошая

Плохая

Разводка кабеля

Хорошая

Удовлетворительная

Хорошая

Обслуживание

Очень хорошее

Среднее

Среднее

В практическом разделе нам предстоит произвести  выбор локальной сети в соответствии с их характеристиками и наиболее подходящая для рассматриваемой организации.

В штатной структуре предприятия имеется три отдела, самостоятельно выполняющие функции учета и оперативного управления, семь торговых точек и три автозаправочных станции. Они и послужат основой структуры будущей локальной информационной системы подразделения.

Каждая торговая точка и бухгалтерия имеет необходимое оборудование, т.е. процесс внедрения сети будет заключаться в объединении имеющейся и внедрение новой оргтехники на основе выбранной оптимальной типологий сети. В Таблице 3.2 приведен состав имеющейся оргтехники по каждой структурной единице.

 

Таблица 3.2 Имеющаяся оргтехника подразделений.

Название отдела

Наименование оргтехники

Количество, шт.

Бухгалтерия

Модем

1

Компьютер

1

Принтер

2

Магазин №1

Касса

1

Магазин №2

Касса

1

Магазин №3

Касса

1

Магазин №4

Касса

1

Магазин №5

Касса

1

Магазин №6

Касса

1

Магазин №7

Касса

1

АЗС №1

Касса

1

АЗС №64

Касса

1

АЗС №65

Касса

1

 

Четко представляя информационную структуру предприятия, перейдем к рассмотрению вопроса выбора наиболее эффективного типа сети.

Наиболее эффективной будет сеть в виде «звезда» на основе сервера. Ее преимущество в том, что:

  •  сервер обеспечивает высокопроизводительную обработку запросов клиентов;
  •  обеспечивает работу компьютеров отделов в качестве клиента сети;
  •  внутренние вычисления клиентов не влияют на скорость процессора сервера;
  •  поломка клиента не влияет на работу всей сети;
  •  имеется единое лицо отвечающие за администрирование ресурсов сети;
  •  обеспечивает возможность ограничения и контроля доступа к сетевым ресурсам;
  •  устанавливаемый на сервер брэндмауэр, защищает локальную сеть от доступа через внешние каналы связи;
  •  при выходе из строя сервера, имеется возможность замкнуть сеть в «звезду» без сервера (что правда скажется на производительности сети) или «шину».

Из всего множества имеющихся видов сетевого кабеля, наиболее эффективным будет использование экранированной витой пары, ее преимущества в том, что:

  •  низкая стоимость;
  •  высокая помехозащищенность;
  •  высокая производительность в скорости передачи данных;
  •  простата установки;
  •  размеры  площадей позволяют уложиться в минимальную эффективную длину кабеля.

Сетевые платы необходимы с поддержкой подключения витой пары, желательно известных производителей с целью их высокой надежности и возможностью обновления драйверов для этих плат.

Также необходимо установить и подключить к сети оргтехнику управленческого персонала и оборудование на торговых точках. Рабочее место кассира необходимо оборудовать:

Вариант 1.

  •  Компьютер с ПО;
  •  Регистр расчетных операций;
  •  Сканер штрих-кодов;
  •  Модем.

Предложенный вариант позволит осуществлять автоматическую регистрацию продаваемого товара, что позволит производить автоматическое списание проданного товара с остатков сервера, в режиме реального времени, т.е. остатки предприятия будут соответствовать действительности после пробития чека по кассе. В данном варианте связь с сервером будет осуществляться с помощью сетей Internet или через выделенную линию.

Вариант 2.

  •  Компьютер с ПО;
  •  Сервер кассовых аппаратов Cash Drive CD-16;
  •  Кассовый аппарат;
  •  Сканер штрих-кодов;
  •  Мобильный телефон с поддержкой GPRS.

Предложенный вариант позволит осуществлять связь с сервером при помощи мобильного Интернета. Учитывая не высокую надежность и удовлетворительное техническое состояние телефонных сетей Станично-Луганского района, данный вариант будет оптимальным для предприятия.

Сопоставляя имеющуюся оргтехнику с разработанной информационной моделью (Приложение А3) и выбранного типа сети, определим недостающие оборудование для построения законченной структуры локальной информационной системы, таблица 3.3.

Таблица 3.3 Необходимое оборудование.

Наименование оргтехники

Количество, шт.

Сервер

1

Рабочий компьютер

14

Принтер

2

Сетевая плата

5

Коммутатор

1

Сканер штрих-кода

8

Мобильный телефон с поддержкой GPRS

11

Сервер кассовых аппаратов

10

Сетевой кабель

70 м

Неотъемлемую часть процесса разработки сложной информационной системы составляет решение таких ключевых вопросов, как выбор состава вычислительной техники, определение их характеристик.

Критериями выбора технических средств являются:

• надежность функционирования системы;

• функциональная полнота системы;

• быстродействие;

• минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.

Состав и основные характеристики ПЭВМ, предназначенной для решения рассматриваемого комплекса экономических задач приведены в Таблице 3.4.

Таблица 3.4 Технические характеристики

Описание характеристики

Характеристики

Конфигурация системного блока

Материнская плата

Процессор

Intel Celeron 2000

Кэш-память

256 Kb

Оперативная память

256 Mb

Емкость НЖМД

20 Gb

CD-ROM привод

50х

НГМД

1.44 Mb

Монитор

Размер

17

Безопасность

ТСО-95-99

Мультимедиа

Нет

Принтер

Тип

Лазерный

Формат

А4

Сетевое программное обеспечение.

В качестве основной операционной системы установленной на сервер, предполагается использование ОС Windows 2000 Prof. Встроенные возможности этой ОС позволяют реализовать: организацию локальной сети, взаимодействие с другими операционными системами и интегрировать в сеть, встроенные в эту операционную систему, технологии Internet, защиту информации от несанкционированного доступа. Использование ОС Windows 2000 Prof также позволяет применять в работе пользователей сети весь спектр программного обеспечения производимого корпорацией Microsoft.

В состав операционной системы Windows 2000 Prof входят все программные продукты необходимые для организации и эксплуатации сети:

  •  транспортные протоколы NetBEUI, IPX/SPX, TCP/IP;
  •  сервер IIS;
  •  Internet Explorer – интернет броузер;
  •  Outlook Express – почтовый клиент;
  •  Route, Netwatch и Winipcfg – программы маршрутизации, администрирования и конфигурирования сети;
  •  Web Publish и FrontPage – программы организации локального Intranet-а и сайтов;
  •  Wscript – сервер сценариев.

На все рабочие компьютеры предполагается установка Windows XP Home Edition. Возможности данной ОС позволяют реализовать организацию локальной сети, в свою очередь цена Windows XP Home Edition в два раза ниже Windows 2000 Prof, что позволит сократить расходы на внедрение новой операционной системы.  

3.3 Программное обеспечение для системы управления работой предприятия

Для разработки новой отчетной формы выбрана программа АБ ОФИС 4.0 предназначена для комплексной автоматизации оперативного и бухгалтерского учета, делопроизводства и анализа хозяйственной деятельности на малых и средних предприятиях. Это прежде всего универсальная программа управления работой коммерческой компании. Универсальные возможности программы, позволяют автоматизировать различные разделы учета:  кассу, кадры, склад, бухгалтерию, основные средства, расчеты с организациями и т.д.

3.3.1. Возможности программы.

Данная программа ведет учет приема/отпуска товаров на складе. Проводит платежи по банку, кассе, а также ведет учет личных денег. Создает и хранит информацию о сотрудниках, партнерах (как юридических, так и физических лицах) и контактах с ними.

Программа позволяет создавать, просматривать и печатать в графическом режиме все необходимые первичные документы (счета, накладные, налоговые накладные, акты, платежные поручения и т.д.) непосредственно в процессе оформления соответствующих операций по принципу: "что на экране, то и на бумаге".

На основании первичных документов может вестись бухгалтерский синтетический и аналитический учет. По данным синтетических проводок в любой момент могут быть получены отчеты, показывающие данные в любом разрезе.

Программа удобна для автоматизации работы менеджера, бухгалтера, бухгалтера-кассира, заведующего складом. Т.е. для документооборота ООО «Ермак» (Приложение А.2) внедрение программного продукта АБ ОФИС 4.0 будет оптимальным решением одного из пункта поставленной задачи. Данный программный продукт поможет произвести учет от закупки товара до его реализации. Включает в себя много сервисных функций, облегчающих работу, от печати почтового конверта, до создания баланса предприятия.

Дополнительные модуль «МАГАЗИН» позволит расширить программные возможности АБ ОФИС 4.0. Модуль предназначен для ведения учета в розничной торговле. Программа поставляется в комплекте с независимым кассовым сервером «Торговля и Сервис», осуществляющим взаимодействие с ЭККА.

Поддерживается работа с ЭККА:

• Samsung ER-250, Samsung ER-350, Datecs MP-500(T);
• 
МINI 500/600;
• SILEX 6004/7004;
• 
МАРИЯ 2000;
• 
ЭРА 101.10.

 В конфигурации ведется работа со списком торговых точек (касса, отдел, магазин и т.п.). Позволяет вводить информацию о движении товара через торговую сеть: передача в розницу, возврат из розницы, списание проданного товара с торговой точки, инвентаризация и переоценка товара.

3.3.2. Технические характеристики АБ ОФИС 4.0

Программа АБ ОФИС 4.0 является универсальной полностью, настраиваемой, трехуровневой клиент-серверной системой, построенной по принципу "тонкий клиент - сервер приложений - хранилище данных".
Программа создана с использованием современных технологий разработки - Delphi 5 и полностью базируется на модели COM/DCOM. Для хранения и обработки данных используется MS SQL 7.0/2000.

3.3.3. Устройство системы

Программа АБ ОФИС 4.0 состоит из следующих основных частей:
1. Среда разработки VPA Builder, в которой создается и модифицируется конкретная реализация той или иной прикладной функциональности системы в целом. VPA Builder - это полноценная среда разработки, которая повторяет идеологию известного продукта Inprise Delphi и обладает всеми атрибутами современных систем быстрой разработки приложений:

• редактор настроек и параметров системы;

• визуальный редактор форм и компонент;

• редактор исходных текстов на внутреннем языке АБ ОФИС;

• интегрированный отладчик с широкими возможностями, в том числе пошаговая трассировка и просмотр переменных.

2. Сервер приложений АБ ОФИС Сервер, который, по сути, является собственно средой исполнения той или иной конкретной конфигурации системы.

3. Клиент АБ ОФИС Клиент, который является средством доступа к прикладной информации, содержащейся в системе.

4. Конфигурация, в которой и содержится конкретная функциональность системы.

3.3.4. Технические требования к оборудованию

Для работы сервера минимально необходимо:

Сервер конфигурации минимум PIII-500/256MB/HDD ~500MB места.

Сеть * от 10 Mbps с протоколом **, поддерживающим DCOM ***;.

OC MS Windows NT/2000/XP.

MSDE 1.0 (Предоставлено в данном дистрибутиве есть).

Для работы клиента минимально необходимо: 

  1.  Клиент конфигурации P-100/32MB/HDD ~20 MB места;
  2.  Сеть * от 10 Mbps с протоколом **, поддерживающим DCOM ***;
  3.  OC MS Windows 98SE/ME/NT/2000/XP;

Возможна также локальная работа (на одном компьютере) АБ ОФИС 4.0 и работа по модему;

** - Желательно установить протокол TCP/IP;

*** - Для настройки DCOM используется утилита DCOMCNFG.exe;

3.3.5. Установка программы

Поскольку АБ ОФИС 4.0 является трехуровневой клиент-серверной системой, то установка состоит из нескольких этапов:

- установки Сервера АБ ОФИС в.4.0

- установки Клиента АБ ОФИС в.4.0

Установку сервера необходимо проводить на машине сервера пользователю с правами администратора. После запуска программы установки O4SInst.EXE на экране появится окно, в котором, укажите язык проведения процесса установки сервера. Указать каталог, в который будут установлены исполняемый файл и библиотеки Сервера.

- исполняемые файлы - установка исполняемого файла O4Server.exe и всех библиотек (.dll,.bpl).

- база знаний (конфигурация) - установка конфигурации, с которой будут работать пользователи. База знаний (config.dat) описывает структуру данных, методы хранения и обработки понятий.

- база данных - файл баз данных (.mdf), в котором хранятся данные, вводимые пользователей, и файл журнала транзакций (.ldf), в котором хранится информация о транзакциях для восстановления базы данных после сбоя.

- данные о пользователях - установка списка пользователей и их бюджетов.

- правила обработки документов в бухгалтерии - установка типового набора проводок в бухгалтерии.

- многоязычная поддержка - установка файлов поддержки нескольких языков.
- файлы справки и документация - установка системы помощи.

- Microsoft Data Engine (MSDE) Version 1.0 - установка сокращенной версии MS SQL 7.0. Обязательно, если не установлен MS SQL.

- Service Pack 3 for MS SQL 7.0 and MSDE - сервис пак 3 для MSDE 1.0 и полной версии MS SQL 7.0. Обязательно, если не установлен.

Далее указать в какие каталоги устанавливать файлы баз данных (.mdf) и журнала транзакций (.ldf). По умолчанию все устанавливается в один каталог вместе с исполняемым файлом. При наличии нескольких физических дисков (желательно и на разных IDE каналах) рекомендуется файл баз данных и файл журнала транзакций устанавливать на разные диски. Это повысит быстродействие системы.

Установка Клиента АБ ОФИС

Для установки Клиента АБ ОФИС 4.0 необходимо на каждой машине клиента (с необходимыми правами) запустить файл O4CInst.EXE. В окне выбрать язык, проведения процесса установки клиента. Указать каталог, в который будет установлена программа Клиента АБ® ОФИС 4.0.
Затем выбрать необходимый вариант установки: обычная, минимальная,  настраиваемая.

Для корректной работы системы в Windows на клиентах должна быть правильно настроена локализация: кодовая страница по умолчанию - win1251.

3.3.6. Работа с данными

Режим работа включает в себя следующие пункты: счета на закупку; счета на продажу; накладные прихода; сведения о поставщиках на реализацию; накладные приема на реализацию возвраты поставщикам на реализацию; списание товара, взятого на реализацию; ввод остатков товара по приему на реализацию; сведения о реализаторах; накладные отпуска на реализацию; возврат от реализаторов; списание товара с реализаторов; ввод остатков товара на реализаторах; договорные поставки; счета на оказание услуг; акты на оказания услуг; счета на получение услуг; акты на получения услуг; возвраты поставщикам; возвраты от покупателей; книга учета покупок; книга учета продаж.

Режим Финансы: платежи с расчетных счетов; приход на расчетные счета; платежи из кассы; приход в кассу; приход в личные финансы; платежи из личных финансов; остатки по банку и кассе.

Режим Маркетинг: предприятия – партнеры; физические лица; работа с электронной почтой; остатки по взаиморасчетам с партнерами.

Режим Кадры: служащие; справочник должностей; приказ о приеме; приказ о перемещении; приказ об увольнении; приказ о предоставлении отпуска; календарь рабочего времени; начисление зарплаты; выплата зарплаты; начисление жалования; выплата жалования; задолженность по зарплате.

Режим Склады: справочник складов; товары на складах; внутреннее перемещение товара; списание товара; журнал изменения входных цен; ревизия товара; передача товара в резерв; снятие товара с резерва; ввод остатков товара.

Режим Отчеты  

По товару: аналитические карточки; общий оборот товара; оборот в разрезе склад – товар; оборот в разрезе товар – магазин; оборот в разрезе тип – товар; оборот в разрезе тип – склад – товар; оборот в разрезе товар – тип – склад; оборот товара детализированный; оборот товара сгруппированный; отпуск товара по категориям; зарезервированный товар; движение зарезервированного товара; превышение минимального запаса.

По накладным: приходным; отпускным; приходным с детализацией по товару; отпускным с детализацией по товару; приходным с детализацией по таре; отпускным с детализацией по таре.

Взаиморасчеты: общие данные; общие данные по категориям; общий список по взаиморасчетам.

Финансовый отчет

•По счетам: на закупку; на продажу; на получение услуг; на оказание услуг.

•Товар подлежащий к: выдаче по счетам на продажу; получению по счетам на закупку.

•По платежам: список всех платежей; сгруппированный по партнерам.

•По отпуску на реализацию: суммы по отпускным ценам; суммы по входным ценам; наличие товара на реализаторах; наличие товара на реализаторах по входным ценам; оборот товара в разрезе реализатор – товар по отпускным ценам; оборот товара в разрезе реализатор – товар по входным ценам; оборот товара в разрезе товар – реализатор по отпускным ценам; оборот товара в разрезе товар – реализатор по входным ценам.

• По приему на реализацию: суммы; наличие товара на реализации; оборот товара в разрезе поставщик – товар; оборот товара в разрезе товар – поставщик.

• По списанию: по документам списания; по списанному товару.

Раздел Бухгалтерия 

• Журнал операций

• План счетов

• Отчеты

Система позволяет формировать различные отчеты за любой выбранный промежуток времени с помощью мастера отчетов. Все отчеты сгруппированы по видам, каждый вид отчета создается своим мастером.

Шахматный отчет - строятся отчеты, показывающие обороты между счетами за указанный период времени в виде таблицы. С помощью мастера можно создать шахматный отчет с оборотами по любым счетам.

Шахматный отчет с детализацией - строятся отчеты, показывающие обороты между счетами за указанный период времени в виде таблицы. С помощью мастера можно создать шахматный отчет с аналитикой по корреспондентам, объектам аналитического учета, документам.

Оборотно-сальдовая ведомость - строятся отчеты с остатками на начало и на конец отчетного периода и обороты по дебету и кредиту счетов. С помощью мастера можно кроме классической "оборотки" сформировать оборотную ведомость с детализацией оборотов по счетам.

Отчет с детализацией - строятся отчеты для получения данных по синтетическому и аналитическому учету: журнал ордер, главная книга, оборот товара и т.д. Мастер отчетов позволяет создавать отчеты с выборкой и группировкой по каждому из аналитических признаков, имеющихся в базе данных: дате, номеру документа, корреспонденту, второму корреспонденту, объекту учета, наименованию операции, ее содержанию и др.

Режим Настройки: данные о предприятии; значения важных констант; нумерация документов; резервное копирование/чтение; импорт данных из Excel (позволяет перенести справочную информацию из Excel в АБ ОФИС Товары, Предприятия, Физические лица, Банки).

3.4. Обработка экономических показателей в Microsoft Excel

Анализ торговой деятельности предприятия предлагаю проводить на основе сформированных отчетов в программе АБ ОФИС путем выгрузки данных в Excel и построения там же диаграмм. Отдельные отчеты предназначены для получения сводной информации по данным учета, накопленным в системе. Они позволяют получать информацию в определенном разрезе (по определенным направлениям), за любой промежуток времени с детализацией по отдельны критериям. Название конкретного отчета поясняет суть информации, которая может быть с его помощью получена. Используются в любой момент времени для получения сводной (детализированной) информации о деятельности предприятия.

Благодаря возможности программы, экспортировать данных в Excel создадим таблицы по отчетам общего товарооборота и оборота в разрезе товар-магазин. Диаграмма общей статистики продаж по товарам представлена в Приложении А4

Отчет общего товарооборота показывает нам количество и сумму проданного товара (учитывается каждая позиция) за определенный промежуток времени. При сопоставлении полученных диаграмм, например, ежемесячных, можно планировать вложение оборотных средств в некоторые виды товаров.

Отчет в разрезе товар-магазин показывает нам сколько и какого товара продал каждый магазин. Построим диаграмму Рисунок 3.5 по данному отчету.

Рис.3.5 Статистика продаж в разрезе магазинов

Если  по диаграмме, общей статистики продаж по товарам, можно было планировать вложение оборотных средств в некоторый вид товара, то по данной диаграмме видно, через какой магазин этот товар быстрее реализовать.

Раздел 4. Анализ разработанной системы и результаты задачи.

Разработанная система позволила комплексно автоматизировать торговый процесс, бухгалтерский, оперативный и складской учет.

В главном офисе было установлено пять компьютеров, один сервер, объединены в локальную сеть. На сервер была установлена программа оперативного и бухгалтерского учета АБ ОФИС на пять пользователей. По одному компьютеру с выходом в мобильный Интернет с дополнительным модулем «магазин» или «АЗС»,  было установлено на каждую торговую точку.

4.1 Преимущества и недостатки спроектированной системы

Рассмотрим преимущества внедренной системы.

Ежедневный сбор заявок отошел в сторону, теперь товаровед находясь на своем рабочем месте имеет возможность контролировать остатки склада и магазинов, формировать и изменять розничные цены как на складе, так и на торговых точках.

Рис.4.1 Форма «Товары на складе»

Товары находящиеся в резерве, выделяются желтым цветом, красным – распроданные товары. Каждую позицию товара можно экспортировать в Excel, что удобно для составления общей заявки. Доступ товароведа в БД ограничен, имеет свой логин и пароль.

АРМ бухгалтера-кассира позволило вести учет денежных средств в кассе предприятия и на расчетном счете. Программа отображает все движения ДС, приход, платежи в кассу и расчетный счет.

Рис.4.2 Форма «Платеж с расчетного счета»

После заполнения формы платеж проводится по бухгалтерии и печатается платежное поручение.

Рис. 4.3 Форма «Печатная форма(в режиме просмотра)»

На конец дня автоматически составляется кассовая книга, в которой отражаются суммы прихода, суммы расхода и остаток на конец дня в кассе. Также есть форма для просмотров остатков по банку, личных финансов ит.д.

Рис.4.5 Форма «Остатки по банку и кассе»

 Бухгалтер-кассир входит в систему под своими логином и паролем и имеет доступ только к разрешенным ему режимам и действиям.

Главный бухгалтер имеет возможность автоматизировано вести бухгалтерский учет предприятия. Отчетность перед органами налоговой инспекции, ПФ, органами социального страхования выполняется за несколько часов, когда раньше на это уходило несколько дней.

Рис.4.6 Главная форма, меню бухгалтерия   

Рис.4.7 Главная форма, меню бухгалтерия – налоговая отчетность

Рисунок № 4.8 Главная форма, кадры – зарплата

Рис.4.9 Главная форма, основные фонды

Чтобы сделать отчет вручную, необходимо было собрать нужные данные путем поиска их в соответствующих документах,  если это отчет за год, то необходимо будет просмотреть все документы за этот год, на что уйдет огромное количество времени. При выведении итогов по отчету необходима огромная точность в расчетах, что не всегда получается даже у специалиста своего дела. При поиске нужного объекта (суммы, документа, количества), если не будет известен документ в котором его искать, нужно будет перелистать всю кипу документов и просмотреть каждую позицию. Автоматизация позволила сделать выборку по этой позиции и значительно сократить объем подходящих документов или сведение к одному единственному искомому документу.

Автоматизация складского учета и розничной торговли сыграла важную роль в реализации данного проекта.

Во первых: упростилась выписка накладных (приходных, расходных, внутрицеховых). Позиции товаров в новую накладную можно переносить из существующей базы данных, ручным способом или с помощью сканера штрих-кода, при поступлении большой партии новых товаров можно производить импорт из Excel.

Во вторых: упростилась схема розничного обслуживания клиента (по штрих коду из базы выбирается нужная позиция товара).

 В третьих: ежечасно обновляется база данных остатков товаров по магазинам и складу.

В четвертых: время отводимое на ревизию сократилось до времени подсчетов фактических остатков.

Рис. 4.10 Форма «Накладная прихода»

АРМ менеджера АЗС повлекло за собой автоматизацию функций входящую в его должностную компетенцию (печать накладных, формирование и изменение розничных цен, контроль фактических остатков на АЗС и на базе нефтепродуктов, закупка ГСМ).

Единственным не замеченным объектом осталась база нефтепродуктов. По сути, это тот же склад, для автоматизации которого потребовалось бы покупка дорогостоящей программы складского учета. Во избежании этого хочу предложить программный продукт собственной разработки Warehouse. Это программа складского учета, единственными неудобствами в использовании программы будет перенос информации о приходах и распределении в центральный компьютер в программу АБ ОФИС.

В следующих пунктах будет подробно описана программа складского учета Warehouse.

4.2. Проектирование базы данных

В базе данных приложения хранится вся информация о товарах, единицах измерения, бухгалтерских счетах, складах, накладных и другие необходимые данные.

Чтобы обеспечить надежную работу программы, необходимо использовать промышленные версии СУБД с обработкой транзакций. При реализации проекта была использована промышленная СУБД Microsoft SQL Server версии 2000 с пакетом обновлений Service Pack 2, неплохо зарекомендовавшей себя как с точки зрения надежности, так и с точки зрения производительности.

Если разработчиков подобных приложений интересует недорогая СУБД, то можно использовать такую известную систему, как Firebird. Эта СУБД бесплатно предоставляется в Интернете, так как она поставляется с исходными текстами и публичной лицензией GPL. Лицензия GPL не требует отчислений за использование программы, хотя и накладывает некоторые ограничения на ее распространение.

База данных приложения Warehouse хранит следующую информацию:

  •  справочник материалов;
  •  справочник складов;
  •  номенклатура-ценник с указанием склада и конкретного материала для хранения учетных цен;
  •  справочник единиц измерения материалов;
  •  справочник бухгалтерских счетов и субсчетов;
  •  остатки материалов на складах с указанием счета и учетной цены;
  •  сведения о приходе материалов (приходные накладные);
  •  сведения о расходе материалов (накладные перемещения, списания и расходные накладные);
  •  реквизиты предприятия и сведения о рабочем периоде.

Для того чтобы сделать какие-либо изменения в бухгалтерских итогах предприятия, достаточно отредактировать соответствующие таблицы базы данных.

Для создания таблиц базы данных необходимо запустить приложение SQL Server Enterprise Manager и открыть сервер базы данных. Затем выбрать из меню Action строку New Database. На экране появится диалоговая панель Database Properties, показанная на рис4.11.

Рис.4.11. Свойства создаваемой базы данных Warehouse.

Здесь на вкладке General в поле Name нужно ввести имя базы данных, которое используется в данном проекте – Warehouse. Щелкнув кнопку с многоточием, расположенную в поле Location, выбираем путь для Размещения файла базы данных.

Хотя для данного проекта это не требуется, можно указать на вкладке General параметры, влияющие на рост файла базы данных.

По умолчанию при создании новой базы данных на этой вкладке отмечается переключатель Automatically grow file, поэтому по мере добавления в таблицы базы данных новых записей размер файла базы данных будет увеличиваться. Значение прироста указывают либо в мегабайтах, либо в процентах. Установив переключатель Restrict file-growth в поле Maximum file size, можно ограничить рост файла базы данных.

На вкладке Transaction Log указывают размер, прирост и ограничение для файла транзакций. О том, как правильно выбирать начальные параметры при создании базы данных, детально рассказано в документации SQL Server.

После задания параметров базы данных необходимо определить в ней следующие таблицы.

Таблица Items содержит информацию о материалах, с которыми работает данная программа. Назначение полей таблицы Items приводится в таблице 1.

Таблица 4.1. Поля таблицы Items

Поле

Тип

Описание

Num

varchar(10)

Код или артикул материала. Ключевое поле, однозначно идентифицирует запись в таблице

Name

varchar(50)

Наименование материала

Edizm

varchar(10)

Единица измерения

Чтобы создать такую таблицу в базе данных Warehouse, запустим приложение SQL Server Enterprise Manager и выберем в меню Tools пункт SQL Query Analyzer. Далее выбираем в списке DB, расположенном в правой части инструментальной панели окна Query, базу данных Warehouse, как это показано на рис. 4.12. Теперь программы SQL будут запускаться в контексте именно этой базы данных.

Рис.4.12. Создание таблиц базы данных в приложении SQL Query Analyzer.

Далее воспользуемся пунктом New меню File для создания нового сценария SQL, который будет создавать таблицу Items.

Набрав сценарий SQL в окне приложения SQL Server Query Analyzer, запустим его клавишей F5, кнопкой запуска на инструментальной панели (с изображением треугольника зеленого цвета) или выбрав строку Execute из меню Query. Если не допущено ошибок при вводе сценария SQL, в нижней части окна Query появится сообщение «The command(s) completed successfully».

Таблица Wares содержит сведения о складах, на которых ведется учет материалов. Поля таблицы Wares описаны в таблице 4.2.

Таблица 4.2. Поля таблицы Wares

Поле

Тип

Описание

Num

varchar(10)

Номер склада (ключевое поле)

FIO

varchar(20)

ФИО заведующего складом или кладовщика

Таблица Prices предназначена для сведений об учетных ценах на материалы в разрезе складов. Именно эти цены будут использоваться при занесении остатков материалов и их приходовании.

Таблица 4.3. Поля таблицы Prices

Поле

Тип

Описание

iNum

varchar(10)

Код материала (ключевое поле, внешний ключ)

wNum

varchar(10)

Номер склада (ключевое поле, внешний ключ)

Price

numeric(15,4)

Цена материала

В данной таблице используется составной первичный ключ по полям iNum и wNum.

Таблица EdIzm содержит справочник единиц измерения материалов. Поля таблицы EdIzm описаны в таблице 4.4.

Таблица 4.4. Поля таблицы EdIzm

Поле

Тип

Описание

Edizm

varchar(10)

Наименование единицы измерения (ключевое поле)

description

varchar(50)

Комментарий

Значения полей данной таблицы используются при занесении сведений о материалах.

Таблица Accounts предназначена для сведений о бухгалтерских счетах и субсчетах, данные из нее будут использоваться при учете движения материалов и в отчете «Свод проводок».

Таблица 4.5. Поля таблицы Accounts

Поле

Тип

Описание

Num

varchar(5)

Номер счета (ключевое поле)

Name

varchar(50)

Наименование счета

Для хранения реквизитов предприятия и сведений о текущем рабочем периоде программы используется таблица Info.

Таблица 4.6. Поля таблицы Info

Поле

Тип

Описание

name

varchar(50)

Наименование предприятия

director

varchar(20)

ФИО директора

glavbuch

varchar(20)

ФИО главного бухгалтера

period

datetime

Рабочий период

Таблица MoveIn содержит сведения о приходе материалов на склад. Поля таблицы MoveIn описаны в таблице 4.7.

Таблица 4.7. Поля таблицы MoveIn

Поле

Тип

Описание

mID

int

Код прихода – счетчик (ключевое поле)

num

varchar(10)

Номер приходного ордера

aDate

datetime

Дата прихода

agent

varchar(50)

Поставщик

numN

varchar(10)

Номер приходной накладной

aDateN

datetime

Дата прихода по накладной

wNumIn

varchar(10)

Номер склада (внешний ключ)

prov

int

Признак проведения документа

Позиции приходных накладных хранятся в таблице InItems, структура которой представлена в таблице 4.8.

Таблица 4.8. Поля таблицы InItems

Поле

Тип

Описание

iID

int

Код позиции – счетчик (ключевое поле)

mID

int

Ссылка на приходный документ (внешний ключ)

num

varchar(10)

Код материала (внешний ключ)

name

varchar(50)

Наименование материала

edizm

varchar(10)

Единица измерения

price

numeric(13,4)

Приходная цена

kolvo

numeric(13,4)

Количество

summa

numeric(13,4)

Сумма

dt

varchar(5)

Номер дебетового счета (внешний ключ)

kt

varchar(5)

Номер кредитового счета (внешний ключ)

Таблица MoveOut содержит сведения о расходе материалов со склада. Поля таблицы MoveOut описаны в таблице 4.9.

Таблица 4.9. Поля таблицы MoveOut

Поле

Тип

Описание

mID

int

Код расхода – счетчик (ключевое поле)

aDate

datetime

Дата расхода

type

int

Тип расхода (0 – перемещение, 1 – списание, 2 – реализация)

wNumOut

varchar(10)

Номер склада, с которого списываются материалы (внешний ключ)

wFIOOut

varchar(20)

ФИО заведующего складом, с которого списываются материалы

wNumIn

varchar(10)

Номер склада, на который приходуются материалы при перемещении (внешний ключ)

wFIOIn

varchar(20)

ФИО заведующего складом, на который приходуются материалы

numN

varchar(10)

Номер накладной (перемещения, списания или расходной)

prov

int

Признак проведения документа

Позиции расходных накладных хранятся в таблице OutItems, структура которой представлена в таблице 4.10.

Таблица 4.10. Поля таблицы OutItems

Поле

Тип

Описание

iID

int

Код позиции – счетчик (ключевое поле)

mID

int

Ссылка на расходный документ (внешний ключ)

num

varchar(10)

Код материала (внешний ключ)

name

varchar(50)

Наименование материала

edizm

varchar(10)

Единица измерения

price

numeric(13,4)

Цена реализации или учетная цена при перемещении

kolvo

numeric(13,4)

Количество

summa

numeric(13,4)

Сумма

dt

varchar(5)

Номер дебетового счета (внешний ключ)

kt

varchar(5)

Номер кредитового счета (внешний ключ)

numZ

varchar(10)

Номер заказа

Для учета остатков материалов на складах предназначена таблица Saldo. Ее структура представлена в таблице 4.11.

Таблица 4.11. Поля таблицы Saldo

Поле

Тип

Описание

sID

int

Код остатка – счетчик (ключевое поле)

period

datetime

Период

aDate

datetime

Дата изменения остатка

wNum

varchar(10)

Номер склада (внешний ключ)

aNum

varchar(10)

Номер бухгалтерского счета (внешний ключ)

num

varchar(10)

Код материала (внешний ключ)

price

numeric(13,4)

Учетная цена

kolvo

numeric(13,4)

Количество

summa

numeric(13,4)

Сумма

beginKolvo

numeric(13,4)

Количество на начало периода

beginSumma

numeric(13,4)

Сумма на начало периода

Внешние ключи, используемые в таблицах базы данных, предназначены для контроля ссылочной целостности при удалении и изменении записей в подчиненных таблицах.

Кроме таблиц и индексов, база данных приложения будет содержать набор хранимых процедур, выполняющих следующие функции:

  •  выборку данных из таблиц по определенным критериям;
  •  вставку записей в таблицы;
  •  удаление записей;
  •  изменение значений полей;
  •  изменение остатков на складах при проведении документов;
  •  формирование бухгалтерских отчетов.

Хранимые процедуры для сервера баз данных Microsoft SQL Server реализуются на языке Transact-SQL, который является мощным средством обработки данных и содержит как SQL-операторы, так и управляющие конструкции.

Назначение хранимых процедур базы данных Warehouse приведено в таблице 4.12.

Таблица 4.12. Описание хранимых процедур базы данных

Название процедуры

Действие

addPricesByItem

Добавляет записи в номенклатуру-ценник для материала по всем складам

addPricesByWare

Добавляет записи в номенклатуру-ценник для склада по всем материалам

checkPeriod

Проверяет, существуют ли данные за указанный период

copyPrice

Присваивает учетную цену на материал для всех складов

delAccounts

Удаляет счет

delEdizm

Удаляет единицу измерения

delInItems

Удаляет позицию прихода

delItems

Удаляет материал

delMoveIn

Удаляет сведения о приходе

delMoveOut

Удаляет сведения о расходе

delOutItems

Удаляет позицию расхода

delSaldo

Удаляет остаток на складе

delWares

Удаляет склад

doProv

Проводит документ и осуществляет модификацию остатков на складах, соответствующих позициям данного документа (или отменяет проводку)

insAccounts

Добавляет счет

insEdizm

Добавляет единицу измерения

insInItems

Добавляет позицию прихода

insItems

Добавляет материал

insMoveIn

Добавляет сведения о приходе материалов на склад

insMoveOut

Добавляет сведения о расходе материалов со склада

insOutItems

Добавляет позицию расхода

insSaldo

Добавляет остаток материала на склад

insWares

Добавляет склад

repAccounts

Формирует отчет «Свод проводок»

repInventory

Формирует отчет «Инвентаризационная опись»

repMoveIn

Формирует отчет «Ведомость прихода материалов»

repMoveOut1

Формирует отчет «Ведомость расхода материалов» (Перемещение)

repMoveOut2

Формирует отчет «Ведомость расхода материалов» (Списание)

repMoveOut3

Формирует отчет «Ведомость расхода материалов» (Расхода)

repSaldo

Формирует отчет по остаткам товаров на складах

repTurnOut

Формирует отчет «Оборотно-сальдовая ведомость»

resetSaldo

Начинает новый период, при этом добавляются записи для всех материалов на складах с расчетом количества и суммы на начало в таблице Saldo

selAccounts

Осуществляет выборку счетов

selEdizm

Осуществляет выборку единиц измерения из справочника

selInfo

Осуществляет выборку реквизитов предприятия

selInItems

Осуществляет выборку позиций прихода

selItems

Осуществляет выборку материалов из справочника

selItemsByWare

Осуществляет выборку материалов по складу

selMoveIn

Осуществляет выборку приходных документов

selMoveOut

Осуществляет выборку расходных документов

selOutItems

Осуществляет выборку позиций расхода

selPeriods

Осуществляет выборку периодов, за которые существуют данные

selPrices

Осуществляет выборку цен из номенклатуры-ценника

selPricesByItem

Осуществляет выборку цен на указанный материал

selPricesByWare

Осуществляет выборку цен по указанному складу

selSaldo

Осуществляет выборку остатков товара на складе

selWares

Осуществляет выборку складов из справочника

updAccounts

Изменяет счет

updEdizm

Изменяет единицу измерения

updInfo

Изменяет реквизиты предприятия

updInItems

Изменяет позицию прихода

updItems

Изменяет материал

updMoveIn

Изменяет сведения о приходе материалов на склад

updMoveOut

Изменяет сведения о расходе материалов со склада

updOutItems

Изменяет позицию расхода

updSaldo

Изменяет остаток материала на склад

updWares

Изменяет склад

Все вышеприведенные хранимые процедуры используются в приложении Warehouse для работы с данными и вызываются из соответствующих форм.

4.3. Разработка клиентского приложения

Программа Warehouse представляет собой клиентское приложение для работы с базой данных Microsoft SQL Server и предоставляет пользователям возможность редактирования данных, управления бухгалтерскими итогами предприятия, подготовки и просмотра отчетов.

Для реализации проекта была выбрана среда быстрой разработки приложений Delphi, при этом учитывались такие ее преимущества, как:

  •  скорость и многообразие используемых компонентов при проектировании графического интерфейса пользователя;
  •  наличие в библиотеке Borland Database Engine (BDE) драйверов для доступа к наиболее распространенным СУБД;
  •  возможность разработки приложений баз данных для архитектуры «клиент/сервер».

Разработанное приложение взаимодействует с сервером баз данных Microsoft SQL Server 2000 с использованием драйвера ODBC, поэтому для установки приложения необходима дополнительная настройка источника данных.

Для создания источника данных открываем папку «Администрирование» в панели управления и ярлык «Источники данных (ODBC)». В появившейся на экране панели «Администратор источников данных ODBC» откроем вкладку «Системный DSN» и щелкнем кнопку «Добавить». Откроется страница мастера создания источников данных, показанная на рисунке 4.13.

Рис.4.13. Создание нового источника данных.

В списке, расположенном на этой странице, выбираем драйвер SQL Server, а затем щелкнем кнопку Finish. На экране появится первая страница мастера создания источника данных для SQL Server.

В поле Name этой страницы введем имя создаваемого источника данных – Warehouse. В поле Description можно ввести текстовое описание источника данных. Далее в списке Server выбираем сервер базы данных, к которому будет выполняться подключение. Если клиентское приложение и SQL Server установлены на одном компьютере, указываем в этом списке строку (local). Если же SQL Server работает на другом компьютере, необходимо определить нужный сервер базы данных.

На следующей странице мастера задаем способ аутентификации при подключении к SQL Server. При использовании аутентификации Windows NT можно оставить переключатели в соответствующем режиме. Щелкнув кнопку Client Configuration, откроем окно, предназначенное для выбора сетевой библиотеки и параметров подключения для нее. При создании источника данных для данного проекта эти параметры не изменялись.

Чтобы продолжить процесс, щелкнем кнопку Next в панели выбора способа аутентификации. На экране появится третья панель мастера, с помощью которой нужно указать базу данных, которая будет выбрана по умолчанию – Warehouse. Остальные элементы управления, расположенные в этой панели, можно оставить в исходном состоянии.

Снова щелкнув на кнопке Next, укажем язык системных сообщений и установим переключатель Use regional settings when outputting currency, numbers, dates and times. После завершения работы мастера на экране появится описание конфигурации созданного источника данных.

При разработке клиентского приложения для формирования элементов пользовательского интерфейса применялись дополнительные библиотеки, не входящие в стандартную поставку Borland Delphi – FirstClass 3000, InfoPower 2000, RxLib 2.75 и FastReport 2.47.

Для работы с объектами базы данных в проекте использован модуль данных с невизуальными компонентами Database и StoredProc. Содержимое модуля данных представлено на рисунке 4.14.

Рис. 4.14. Структура модуля данных приложения.

Визуальные формы приложения спроектированы с использованием процесса наследования, доступного в объектно-ориентированном языке программирования Object Pascal, применяемом в среде быстрой разработки приложений Delphi. При этом формы, отображающие данные, унаследованы от класса TfrmCommon, а диалоговые формы – от класса TdlgCommon. Классы-предки являются абстрактными формами, основные свойства и методы которых реализуются и расширяются непосредственно в классах-потомках. Далее перечислены все формы клиентского приложения Warehouse.

Форма dlgAccounts предназначена для редактирования значений полей таблицы Accounts (Справочник бухгалтерских счетов и субсчетов).

Рис. 4.15. Диалоговая форма dlgAccounts.

Форма dlgCommon является экземпляром абстрактного класса и применяется как предок для всех диалоговых форм приложения

Рис. 4.16. Диалоговая форма dlgCommon.

Форма dlgEdIzm предназначена для редактирования значений полей таблицы EdIzm (Справочник единиц измерения материалов).

Рис. 4.17. Диалоговая форма dlgEdIzm.

Форма dlgInItems предназначена для отображения значений полей таблицы InItems (Позиции приходного документа).

Рис. 4.18. Диалоговая форма dlgInItems.

Форма dlgInItemsProp предназначена для редактирования значений полей таблицы InItems (Позиции приходного документа).

Рис. 4.19. Диалоговая форма dlgInItemsProp.

Форма dlgItems предназначена для редактирования значений полей таблицы Items (Справочник материалов).

Рис. 4.20. Диалоговая форма dlgItems.

Форма dlgMoveIn предназначена для редактирования значений полей таблицы MoveIn (Приход материалов на склад).

Рис. 4.21. Диалоговая форма dlgMoveIn.

Форма dlgMoveOut предназначена для редактирования значений полей таблицы MoveOut (Расход материалов со склада).

Рис. 4.22. Диалоговая форма dlgMoveOut.

Форма dlgOutItems предназначена для отображения значений полей таблицы OutItems (Позиции расходного документа).

Рис. 4.23. Диалоговая форма dlgMoveOut.

Форма dlgOutItemsProp предназначена для редактирования значений полей таблицы OutItems (Позиции расходного документа).

Рис. 4.24. Диалоговая форма dlgOutItemsProp.

Форма dlgPrices предназначена для редактирования значений полей таблицы Prices (Номенклатура-ценник).

Рис. 4.25. Диалоговая форма dlgPrices.

Формы dlgRepAccounts, dlgRepInventory, dlgRepMoveIn, dlgRepMoveOut, dlgRepSaldo, dlgRepTurnOut предназначены для редактирования параметров соответствующих отчетов – «Свод проводок», «Инвентаризационная опись», «Ведомость прихода материалов», «Ведомости расхода материалов», «Отчет по остаткам на складах» и «Оборотно-сальдовая ведомость».

Форма dlgSaldo предназначена для редактирования значений полей таблицы Saldo (Остатки товаров на складах).

Рис. 4.26. Диалоговая форма dlgSaldo.

Форма dlgSelItem предназначена для выбора материала из справочника.

Рис. 4.27. Диалоговая форма dlgSelItem.

Форма dlgSelItemsByWare предназначена для выбора материала из таблицы остатков на складах.

Рис. 4.28. Диалоговая форма dlgSelItemsByWare.

Форма dlgSelPeriod предназначена для выбора рабочего периода.

Рис. 4.29. Диалоговая форма dlgSelPeriod.

Форма dlgSelSaldo предназначена для выбора записи из таблицы Saldo (Остатки товаров на складах).

Рис. 4.30. Диалоговая форма dlgSelSaldo.

Форма dlgSelWare предназначена для выбора записи из таблицы Wares (Справочник складов).

Рис. 4.31. Диалоговая форма dlgSelWare.

Форма dlgWares предназначена для редактирования значений полей таблицы Wares (Справочник складов).

Рис. 4.32. Диалоговая форма dlgWares.

Форма frmAccounts предназначена для просмотра записей из таблицы Accounts (Справочник бухгалтерских счетов и субсчетов).

Рис. 4.33. Форма frmAccounts.

Форма frmCommon используется как предок немодальных визуальных форм приложения.

Рис. 4.34. Форма frmCommon.

Форма frmEdIzm предназначена для просмотра записей из таблицы EdIzm (Справочник единиц измерения).

Рис. 4.35. Форма frmEdIzm.

Форма frmInfo предназначена для просмотра и редактирования реквизитов предприятия.

Рис. 4.36. Форма frmInfo.

Форма frmItems предназначена для просмотра записей из таблицы Items (Справочник материалов).

Рис. 4.37. Форма frmItems.

Главная форма приложения – frmMain. Она содержит главное меню, панель инструментов и является контейнером для других визуальных форм.

Рис. 4.38. Главная форма приложения frmMain.

Форма frmMoveIn предназначена для просмотра записей из таблицы MoveIn (Приход материалов на склад).

Рис. 4.39. Форма frmMoveIn.

Форма frmMoveOut предназначена для просмотра записей из таблицы MoveOut (Расход материалов со склада).

Рис. 4.40. Форма frmMoveOut.

Форма frmPrices предназначена для просмотра записей из таблицы Prices (Номенклатура-ценник).

Рис. 4.41. Форма frmPrices.

Форма frmSaldo предназначена для просмотра записей из таблицы Saldo (Остатки товаров на складах).

Рис. 4.42. Форма frmSaldo.

Форма frmWares предназначена для просмотра записей из таблицы Wares (Справочник складов).

Рис. 4.43. Форма frmWares.

4.4. Расчет затрат на организацию и обслуживание локальной компьютерной сети.

Фирма понесет затраты на приобретение недостающего для организации локальной информационной сети оборудования и программного обеспечения, в таблица №5 и №6 приведен расчет необходимых денежных средств.

Таблица №5. Расчет затрат на приобретение оборудования.

Наименование оргтехники

Количество, шт.

Цена за ед., грн.

Сумма, грн.

Сервер

1

11000

11000

Рабочий компьютер

14

2500

35000

Коммутатор \ Switch

1

275

275

Сетевая плата

5

40

200

Сетевой кабель

100 м.п.

1,5

150

Сканер штрих-кода

8

870

6960

Мобильный телефон

с поддержкой GPRS

11

400

4400

Сервер

кассовых аппаратов

10

1200

12000

ПО АБ Офис

на 5 пользователей

1

5250

5250

Модуль «Магазин»

7

1140

7980

Модуль «АЗС»

3

1140

3420

ИТОГО:

Таблица №6. Стоимость услуг.

Наименование услуг

Количество

Цена за ед., грн.

Сумма, грн.

Настройка сети

2000

2000

Обучение персонала

5 человек

100

500

Абонентская плата по обслуживанию

1 месяц

34

340

ИТОГО:

 

Общая стоимость внедрения сети составит  89 475 грн.

Произведем расчет эффективности от внедрения ЛВС:

; (1), где

Сiэ  - основная и дополнительная зарплата

- амортизация, ремонт (3-4% от стоимости ТС),

Заработная плата  - 9800 грн. 6% = 5600 грн.

Амортизация основных фондов = 2684 грн.

Электроэнергия = 102 грн.

Прочие = 230 грн.

Сэ = 8580 грн.

- Затраты на приобретение средств ВТ для одного АРМ:

Кивс = К1 + К2 + К3  (2),где

К1 - производственные затраты;

К2 - капитальные вложения;

К3 - остаточная стоимость ликвидированного оборудования.

(3), где

Ki - затраты на приобретение ЭВМ, АП, Т, помещений, прокладку КС, служебных площадей и т.д.

 (4), где

Kib  - первоначальная стоимость действующего i - го вида оборудования;

 - годовая норма амортизации (12% от стоимости ТС);

Tiэ - длительность эксплуатации i - го вида оборудования.

 Кз = 89475 (1-0,12*5) = 35790 грн.

 К2 = 89475 грн.

 Кивс= 89475+35790+1000=126265 грн.

- Затраты на приобретение средств ВТ для одного АРМ:

, (5) где

Кивс - общие затраты на проектирование и создание ИВС;

Тн - нормативный срок жизненного цикла технического обеспечения (6 -8 лет);

Сэ - текущие ежегодные эксплуатационные расходы;

Сп - теукщие ежегодные расходы на развитие программных средств.

Подставляем в (5), находим.

- Ежегодный экономический эффект определяется по формуле:

, (6) где

Х - число ИТР и служащих, пользующихся одним АРМ (обычно 2-4);

К - средневзвешенное число смен (1 - 2,5);

С - средние ежегодные затраты на одного сотрудника;

Р - относительная средняя производительность сотрудника,

     пользующегося АРМом (140 - 350%).

- Экономические эффект от внедрения одного АРМ

Z = H - R, (7) где

H - ежегодный экономический эффект;

R - приведенные к одному АРМ затраты на приобретение средств ВТ и системы передачи данных и т.д.

Z = 2100 – 1350 = 750 грн.

Годовая экономия от внедрения ЛВС определяется по формуле:

Э = N * Z, (8) где

N - количество автоматизированных рабочих мест (АРМ);

Z - прямой экономический эффект от внедрения одного АРМ.

Э= 15*750 = 11250 грн.

- Срок окупаемости:

126265/11250 = 12 месяцев

Выводы:

  •  внедрение ЛВС целесообразно;
  •  срок окупаемости составит 1 год.

Заключение

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Небольшие организации используют для этого шкафы с папками, однако крупные корпоративные предприятия используют компьютеризированные системы автоматизации, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных.

В результате проделанной работы было автоматизировано пятнадцать рабочих мест. Стало возможным снижение числа служащих, занятых в работе по учёту складских операций и реализации продукции в ООО «Ермак». Так же были рассмотрены вопросы организации локальных информационных систем в разрезе деятельности коммерческого предприятия.

Рассмотренные вопросы представляют большой интерес. На сегодняшний день разработка и внедрение локальных информационных систем является одной из самых интересных и важных задач в области информационных технологий. Все больше возрастает стоимость информации и зависимость предприятий от оперативной и достоверной информации. В связи с этим появляется потребность в использовании новейших технологии передачи  информации. Сетевые технологии очень быстро развиваются, в связи с чем они начинают выделяться в отдельную информационную отрасль. Ученные прогнозируют, что ближайшим достижением этой отрасли будет полное вытеснение других средств передачи информации (телевидение, радио, печать, телефон и т.д.). На смену этим «устаревшим» технологиям придет компьютер, он будет подключен к некоему глобальному потоку информации, и из этого потока можно будет получить любую информацию в любом представлении.

Ведь интенсивное использование информационных технологий уже сейчас является сильнейшим аргументом в конкурентной борьбе развернувшейся на мировом рынке.

Список литературы

  1.  Устав ООО «Ермак».
  2.  Должностные инструкции работников ООО «Ермак»
  3.  Валда Хиллей. Секреты Windows NT Server 4.0./ – К.: Диалектика, 1997.
  4.  Компьютерные сети. Учебный курс/Пер. с англ./ – М.: Издательский отдел «Русская Редакция» ТОО «Channel Trading Ltd.», 1997.
  5.  Нанс Б. Компьютерные сети./ – М.: БИНОМ, 1996.
  6.  Бойко В.В., Савинков В.М. “Проектирование информационной базы  автоматизированной системы на основе СУБД.” М.: Финансы и  статистика, 1982.
  7.  Волков С.И., Романов А.И. Организация машинной обработки экономической информации, 1988.
  8.  Глушаков С.В., Ломотько Д.В. Базы данных, 2000.
  9.  Джексон Г. Проектирование реляционных баз данных для использования с микро-ЭВМ М.: Финансы и статистика, 1991.
  10.  Зеленков Ю.А. Введение в базы данных. Центр Интернет ЯрГУ, 1997.
  11.  Ивлиев М.К., Порошина Л.А. Автоматизация оперативного и    бухгалтерского учета товаров, 1997.
  12.  Качайлов А.Е. Автоматизация учета на базах и складах, 1970.
  13.  Крис Дейт. Введение в базы данных, 6-е изд. Киев, Диалектика, 1998.
  14.  Лифшиц Н.И., Левин Е.Т  Механизация и автоматизация процессов отборки и комплектования заказов на складах М., 1970.
  15.  Мартин Дж. Организация баз данных в вычислительных системах.
  16.  Рожнов В.С. АСОЭИ., М., Финансы и статистика., 1990.
  17.  Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем, 2002.
  18.  Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике, 1998.
  19.  Трубилин И.Т., Семенов М.И., Лойко В.И., Барановская Т.П. Автоматизированные информационные технологии в экономике, 1999.
  20.  Справочник разработчика АСУ. под ред. Федоренко Н.П. и Карибского В.В., М., Экономика, 1978.
  21.   Хендерсон К. Руководство разработчика баз данных.

22. Бройдо В. Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления — М.: Информационно-издательский дом «ФилинЪ», 1998. — 424 с.

23. Евдокимов В. В. и др. Экономическая информатика. Учебник для вузов/Под ред. д. э. н. проф. В. В. Евдокимова. — СПб.: Питер, 1997. — 592 с.: ил.

24. Информатика/Учебник/Под ред. проф. Н. В. Макаровой. — М.: Финансы и статистика, 1999. — 768 с.: ил.

25. Ковалев В. В. Финансовый анализ: Управление капиталом. Выбор инвестиций. Анализ отчетности. — М.: Финансы и статистика, 1995. — 432 с.; ил.

26. Додж М., Стинсон К. Эффективная работа с Microsoft Ехсеl 2000. — СПб: Питер, 1999. - 1056 с.: ил.

28. Харламов А. И., Башина О. Э., Бабурин В. Т. и др. Общая теория статистики: Статистическая методология в изучении коммерческой деятельности/Учебник/Под ред. А. А. Спирина, О. Э. Башиной. — М.: Финансы и статистика, 1994. - 296 с.: ил.

29. Овчаренко Е. К., Ильина О. П., Балыбердин Е. В. Финансово-экономические расчеты в EXCEL/Издание 3-е, переработанное и дополненное. — М.: Информационно-издательский дом «ФилинЪ», 1999. — 328 с.

30. Палий В. Ф., Палий В. В. Финансовый учет/Учебное пособие. В 2 ч. — М.: ФБК-ПРЕСС. 4.1, 1998. - 304 с.

31. Палий В. Ф., Палий В. В. Финансовый учет: Учебное пособие: В 2 ч. — М.: ФБК-ПРЕСС. 4.2, 1998. - 352 с.

32. Управленческий учет/Учебное пособие. Серия «Академия бухгалтера и ме-неджера»/Под редакцией А. Д. Шеремета. — М.: ФБК—ПРЕСС, 1999.  512 с.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

73335. Мова як особлива система знаків, її місце серед інших знакових систем. Проблеми взаємодії мови і культури, мови і соціуму. Роль мови у формуванні й самовираженні особистості 102.11 KB
  Мова як особлива система знаків її місце серед інших знакових систем. Що не річка то мова знад СлавутиДніпра: українська чудова як сопілкова гра Д. Мова це сукупність усіх слів усіх граматичних форм усіх особливостей вимови всіх людей За Г. Мова це історія і сучасність це кожна людина і народ це інструмент який допомагає людині в її практичній щоденній діяльності тобто виступає знаряддям спілкування і водночас це й засіб проникнення в глибини історичної пам’яті народу це збереження духовних надбань нації для...
73336. Подільність електричного заряду. Будова атома. Електрон 80.42 KB
  Мета: пояснити явище електризації сформувати в учнів поняття подільності електричного заряду його дискретності охарактеризувати електрон як носія елементарного електричного заряду; познайомити їх із планетарною моделлю атома за Резерфордом; сформувати поняття іона як структурного елемента речовини; ознайомити з будовою та принципом роботи електроскопа та електрометра; розвивати уяву та логічне мислення; виховувати вміння налаштовувати себе на успіх. Основні поняття: електричний заряд атом протон нейтрон електрон іон ізотоп закон...
73337. Графічні зображення в текстових документах: автофігура, графічний об’єкт, діаграма, WordArt 1.01 MB
  Графічні зображення в текстових документах. Мета уроку: сформувати поняття: діаграма; розглянути: типи графічних зображень; особливості роботи з графічними об’єктами; формувати вміння: використовувати інструменти для роботи з рисунками; використовувати набуті знання на практиці; розвивати: креативність; критичне мислення; навчити: вставляти зображення у документ; виховувати: інформаційноосвічену особистість;. Базові поняття й терміни: автофігура графічний об’єкт діаграма Wordrt художня рамка формат...
73338. Українська мова в контексті української культури. Українська мова в «діалозі культур». Українська мова у світі. Українська діаспора 76.77 KB
  Поглибити знання про роль української мови як однієї з основних національно-культурних цінностей українського народу, подати відомості про українську діаспору, навчити виявляти особливості української мови на фоні інших у міжкультурній комунікації; розвивати пам’ять, збагачувати й удосконалювати мовлення учнів, формувати вміння вільно виражати свої думки
73339. Елементи розвитку музики: повтор, контраст 345.98 KB
  Однак напевне для всіх вас одним із найулюбленіших видів мистецтва є мультики І корисно Пригадайте музичні мультики які в першому та другому класах допомагали вивчити мелодії пісень. Продовження розучування пісні Мультики Тепер ми можемо співати з нот Також можна дивитися на ноти і слідкувати за мелодичною лінією як ми робили завжди. Тоді пригадайте мелодичну лінію пісні Мультики і заспівайте її зі словами усіх куплетів. Пісня Мультики Сл.
73340. Таблиці в текстових документах 625.2 KB
  Комірка стовпчик рядок; формувати вміння: створювати таблиці; редагувати таблиці; навчити: використовувати інструменти для креслення й настроювання властивостей таблиць у текстовому документі; створювати в текстовому документі таблиці довільного рівня складності різними способами; використовувати набуті знання на практиці; розвивати: креативність; аналітичне мислення; виховувати: інформаційноосвічену особистість. Тема нашого уроку Таблиці в текстових документах....
73341. ПОНЯТТЯ СТИЛЮ МОВЛЕННЯ: МОВНІ І ПОЗАМОВНІ ОЗНАКИ (СФЕРА СПІЛКУВАННЯ, УМОВИ І МЕТА СПІЛКУВАННЯ). СТИЛІ МОВЛЕННЯ. ЗМІСТ І СТРУКТУРА ТЕКСТІВ КОЖНОГО ІЗ СТИЛІВ, ЇХНІ ХАРАКТЕРНІ МОВНІ ЗАСОБИ, ОСНОВНІ ЖАНРИ. СКЛАДАННЯ УСНОГО ТВОРУ 161.07 KB
  Мета: розширити відомості школярів про стилі мовлення та їхні характерні ознаки жанри; навчати одинадцятикласників послідовно будувати власне висловлювання проводячи відбір потрібної інформації; систематизувати виклад своїх думок добирати необхідні мовні засоби дотримуючись стильової приналежності висловлювання; удосконалювати комунікативні вміння учнів...
73342. Ввод и вывод информации 1.71 MB
  Укажите наименьшую единицу измерения информации: а байт; б бит; в килобайт; г мегабайт. Выберите неверное высказывание а принтер устройство вывода информации; б CDROM устройство хранения информации; в клавиатура устройство ввода информации; г монитор устройство ввода. а передачи информации от машины человеку б передачи информации от человека машине в обработки вводимых данных г реализации алгоритмов обработки накопления и передачи информации 11.