85626

ВЕДЕНИЕ ДЕЛ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Лекция

Архивоведение и делопроизводство

На каждый нормативный документ формируется дело для долгосрочного хранения (далее - дело НД). В деле НД находятся документы, подготовленные во время разработки, согласования, утверждения, регистрации, издания и применения разработанных и пересмотренных НД, а также документы об изменениях в них.

Русский

2015-03-28

27.78 KB

0 чел.

ТЕМА 5 ВЕДЕНИЕ ДЕЛ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

5.1 Общие положения

На каждый нормативный документ формируется дело для долгосрочного хранения (далее - дело НД).

В деле НД находятся документы, подготовленные во время разработки, согласования, утверждения, регистрации, издания и применения разработанных и пересмотренных НД, а также документы об изменениях в них.

К делу НД приобщают все письма с запросами, замечаниями или предложениями, касающимися любых аспектов НД (содержания, положений, практики применения, редакционных изменений и т.п.) и поступивших со времени утверждения (пересмотра) стандарта.

1) Разработчик подает в Государственное предприятие «Украинский научно-исследовательский и учебный центр проблем стандартизации, сертификации и качества» (далее - УкрНИУЦ) на экспертизу документы, созданные во время разработки и согласования:

- национальных стандартов и руководств - в соответствии с ДСТУ 1.2;

- межгосударственных НД - в соответствии с  ДСТУ 1.9;

- классификаторов - по ДСТУ 1.10;

- национальных НД, которыми принимают международные и региональные стандарты, - в соответствии с ДСТУ 1.7;

- стандартов организаций, стандартов научных, научно-технических обществ или союзов, общественных организаций и изменения к ним - по ДСТУ 1.6.

Документы  разработчик складывает в папку вместе с описанием дела проекта НД.

2) Проэкспертированные документы вместе с заключением эксперта передают для подготовки дела проекта НД и представления для принятия или регистрации нормативного документа согласно с описанием (приложение Е, пункты 1 - 21).

3) После принятия и регистрации нормативного документа его дело оформляют согласно требованиям подразделов 5.2 и 5.3.

В случае необходимости копии документов выполняют любым способом репрографии.

5.2 Состав дела нормативного документа

В составе дела проекта НД по ДСТУ 1.2 должны быть документы 1 – 14 согласно приложению А.

При необходимости к делу НД приобщают письмо центрального органа исполнительной власти, сферы деятельности которого касается НД, о согласии на отмену действия в Украине НД, в замен которого разработан соответствующий проект, если это согласие не указано в письме согласования.

Заключение эксперта приобщают к делу проекта после экспертизы НД по ДСТУ 1.11.

В составе дела проекта межгосударственного НД, разработанного организациями Украины, дополнительно к документам, в соответствии с ДСТУ 1.9 должны быть документы 15 - 21 согласно приложению Е.

К делу проекта национального НД, которым принят международный стандарт, согласно ДСТУ 1.7 приобщают:

- копию оригинала международного стандарта (при необходимости);

- перевод на украинский язык международного стандарта.

В составе дела проекта классификатора по ГОСТ 1.10 должны быть следующие документы:

- методика разработки классификатора (если оформляют отдельным документом);

- руководство пользователя;

- копия информационной базы данных и программного обеспечения на машинном носителе.

В деле проекта стандарта, разработанного другими государствами-участниками Евразийской организации по стандартизации (далее - EASC) и подготовленного к принятию на Украине, должны быть следующие документы:

- межгосударственный стандарт, подготовленный по ДСТУ 1.9 к изданию в Украине;

- выводы (бюллетени голосования по позиции Украины во время голосования с учетом выводов и предложений центральных органов исполнительной власти, технических комитетов стандартизации (ТК), и других заинтересованных организа-ций).

После утверждения НД к делу приобщают документы 22 - 24 согласно приложению Е.

К делу НД после введения в действие приобщают следующие документы (или их копии):

- письма с запросами, предложениями или замечаниями, которые касаются любых аспектов содержания, положений или применения НД;

- изменения;

- поправки;

- выводы по результатам проверки;

- переизданные экземпляры НД;

- пересмотренное НД.

В деле стандарта организации, стандарта научного, научно-технического общества или союза, общественной организации должны быть документы по      ДСТУ 1.6.

Экземпляр стандарта в области строительства зарегистрированный в УкрНДНЦ, содержится в фонде дел НД вместе с копией приказа о его принятии в Украине.

5.3 Оформление дела нормативного документа

Документы дела НД вставляют в обложку для долгосрочного хранения, выполненную по ГОСТ 17914.

Лицевую страницу обложки дела НД оформляют согласно приложению Ж.

В каждую обложку дела НД вставляют не более 250 листов. Если объем документов дела НД превышает 250 листов, составляют второй и последующие тома.

Каждый лист документов дела НД должен быть пронумерованным. Количество листов каждого документа отмечают в описании.

В каждый том дела НД после обложки приводят внутреннюю опись. Во внутренней описи первого тома проводят содержание всех томов, а в каждом последующем - только содержание конкретного тома.

Если документы, вносимые в дела НД, касаются нескольких НД, то их оригиналы прикладывают в дело НД, указанному в этих документах первым.

В дела других НД вкладывают копии этих документов.

5.4 Правила хранения дела нормативного документа

Все дела НД, принятые на хранение в фонд дел НД, регистрируют в инвентарной книге согласно приложению К.

Каждому делу НД присваивают один инвентарный номер независимо от количества томов дела.

Дело отмененного НД извлекается из действующего фонда дел НД. На обложке дела отмененного НД, содержатся в фонде, ставят штамп «Аннулировано» с указанием даты аннулирования регистрации и приказа об отмене.

Для регистрации пользователей, получивших дела НД во временное пользование в фонде дел НД, ведут карточку учета.

Информацию о НД в объеме, приведенном в приложении, можно хранить на носителях информации, пригодных для машинной (компьютерной) обработки.

Дела НД хранят на стеллажах в вертикальном положении.

Режим хранения дела НД должен соответствовать требованиям ГОСТ 7.50.

Нормативные документы с ограничительными грифами хранят согласно действующей «Инструкцией о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, содержащих конфиденциальную информацию, являющуюся собственностью государства».

Срок хранения дела НД определяется сроком действия нормативного документа в соответствии с действующим «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов». После окончания срока действия НД дело НД сохраняют 5 лет, а затем уничтожают согласно порядку, установленному вышеуказанным Перечнем.

5.5 Порядок внесения в дело нормативного документа изменений и поправок в НД

Если разработано изменение в НД, то работник, ответственный за ведение фонда дел НД, приобщает это изменение вместе с сопроводительными документами в дело НД, а к описанию дела НД вносит соответствующее дополнение.

Поправки к НД после опубликования в информационных указателях «Стандарты» Минэкономики Украины, письма от пользователей стандартов относительно ошибок, замечаний, предложений к выданным НД с визой эксперта соответствующего направления деятельности приобщают в дело НД.

Все приобщенные к делу документы вносят в описания дела согласно срокам их нахождения.

На лицевой странице обложки дела НД в правом нижнем углу ставят соответствующий штамп.

5.6 Использование дела нормативного документа

Дела НД можно выдавать специалистам Минэкономики Украины и УкрНДНЦ во временное пользование в помещении фонда дел НД.

С содержанием дел знакомят разработчиков стандартов и членов технических комитетов стандартизации при проверке и пересмотре НД.

Выдавать оригиналы дел НД или их части в постоянное или временное пользование за пределами помещения фонда запрещено.

Использование дел НД с ограничительными грифами осуществляют в соответствии с «Инструкцией о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, содержащих конфиденциальную информацию, являющуюся собственностью государства».

5.7 Вопросы для самоконтроля

1 Какие документы должны быть в деле НД?

2 Как оформляется дело НД?

3 Какие правила хранения НД?

4 Какой порядок внесения в дело НД изменений и поправок?

5 Как используются дела НД?


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

73995. Экономическая политика первых лет Советской власти: от военного коммунизма к нэпу 17.8 KB
  Вопервых потому что с нэпом часто связывают идеи о возможности осуществления иного нежели сталинский варианта развития страны о возможности иной модели социализма а вовторых борьба в руководстве страны в связи с осуществлением нэпа позволяет понять сущность политической системы СССР сложившейся в результате последующего завершения нэпа. К основным принципам нэпа можно отнести: денационализацию части средней и мелкой промышленности провозглашение свободы торговли допущение частного капитала в экономику в том числе и иностранного ...
73996. Огосударствление экономики СССР.Индустриализация и коллективизация в СССР 28.31 KB
  Необходимость проведения индустриализации в России мало у кого вызывает какиелибо сомнения. Впрочем по вопросу о темпах и методах индустриализации в советском руководстве не существовало единства мнений. оставляла единственную возможность – получить средства для индустриализации за счет мобилизации внутренних ресурсов. С точки зрения наиболее решительных сторонников индустриализации Е.
73997. Основные особенности и этапы внешней политики СССР между двумя мировыми войнами 18.92 KB
  Основные особенности и этапы внешней политики СССР между двумя мировыми войнами. Условия возникновения Советского государства в рамках мировой и гражданской войн активного участия в этом процессе значительного числа иностранных государств и особенности большевистской идеологии с приоритетом в постановке задач общемировым устремлениям во многом обусловили цели и средства внешней политики СССР в 20 30х гг. С другой стороны СССР являлся наследником Российской империи с ее очевидными национальными и государственными интересами защита...
73998. Великая Отечественная война: крупнейшие военные операции 1941 – 1945 годов 21.99 KB
  Великой Отечественной войне первоначальный ход военных действий сложился крайне неблагоприятно для СССР. Суворовым идея неподготовленности СССР к войне оборонительной ввиду подготовки его к войне наступательной иными словами воскрешение еще Гитлером выдвинутой концепции превентивной вынужденной войны с целью обезопасить себя от нападения Красной Армии. Таким образом Советский Союз в упорной борьбе сумел одержать победу в Великой Отечественной и разделить успех с союзниками по антигитлеровской коалиции во II мировой войне. Полководческое...
73999. Деятельность тыла в Великой Отечественной войне. Партизанское движение в годы Великой Отечественной войны 17.77 KB
  Партизанское движение в годы Великой Отечественной войны. Благодаря высокому уровню централизации государственного хозяйства в первые же месяцы войны удалось обеспечить его перестройку на военномобилизационный лад. Успех во многом определялся удачной организацией управления страной в условиях войны: при всех своих издержках советская система как раз и была предназначена для действия в условиях чрезвычайных обстоятельств для быстрой и решительной мобилизации имеющихся ресурсов и их перераспределения в соответствии с первоочередными...
74000. СССР во 2-й половине 50 - 1-й половине 80-х гг. XX в. От попыток либерализации к всеобщему кризису 22.46 KB
  Первые послевоенные годы принесли мало изменений в функционирование политической системы СССР. Будучи отражением реальной потребности в мобилизации сил для быстрого завершения восстановительных работ централизация в то же время подошла к своему пределу за которым она теряла всякую эффективность что отчетливо проявилось в нарастании кризисных явлений во всех сферах жизни СССР в начале 50х гг. Все это подводило руководящие круги СССР к осознанию необходимости преобразований.
74001. Основные направления и этапы внешней политики СССР в годы «холодной войны» 19.09 KB
  Основные направления и этапы внешней политики СССР в годы холодной войны. Победа СССР в войне значительно изменило его международное положение. СССР принял участие в создании ООН где ему было определено место одного из постоянных членов Совета безопасности.президент США сформулировал доктрину Трумена меры против экспансии СССР.
74002. Перестройка 1985 – 1990 годов 22.31 KB
  Именно эти меры положили начало развалу политической системы СССР поскольку именно партийная вертикаль обеспечивала реальное функционирование политической системы; советские органы были властью сугубо номинальной а потому оказались не готовы к выполнению возложенных на них полномочий. когда оппозиции удалось добиться отмены 6й статьи Конституции СССР закрепляющей особую роль КПСС в государственной системе СССР и внушительного представительства в ряде...
74003. Становление новой российской государственности в 1990-е годах 18.55 KB
  Распавшийся Советский Союз оставил весьма сложное наследство России в виде экономического кризиса всеобщего социального недовольства и наконец отсутствия реальной российской государственности. В условиях краха умеренной и консервативной моделей периода перестройки вполне естественной была победа весьма радикальной для России концепции демократического либеральнорыночного государства с ориентацией на западные страны. В принципе основные направления реформ к моменту их осуществления в России были уже испытаны в ряде государств Восточной...