85626

ВЕДЕНИЕ ДЕЛ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Лекция

Архивоведение и делопроизводство

На каждый нормативный документ формируется дело для долгосрочного хранения (далее - дело НД). В деле НД находятся документы, подготовленные во время разработки, согласования, утверждения, регистрации, издания и применения разработанных и пересмотренных НД, а также документы об изменениях в них.

Русский

2015-03-28

27.78 KB

0 чел.

ТЕМА 5 ВЕДЕНИЕ ДЕЛ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

5.1 Общие положения

На каждый нормативный документ формируется дело для долгосрочного хранения (далее - дело НД).

В деле НД находятся документы, подготовленные во время разработки, согласования, утверждения, регистрации, издания и применения разработанных и пересмотренных НД, а также документы об изменениях в них.

К делу НД приобщают все письма с запросами, замечаниями или предложениями, касающимися любых аспектов НД (содержания, положений, практики применения, редакционных изменений и т.п.) и поступивших со времени утверждения (пересмотра) стандарта.

1) Разработчик подает в Государственное предприятие «Украинский научно-исследовательский и учебный центр проблем стандартизации, сертификации и качества» (далее - УкрНИУЦ) на экспертизу документы, созданные во время разработки и согласования:

- национальных стандартов и руководств - в соответствии с ДСТУ 1.2;

- межгосударственных НД - в соответствии с  ДСТУ 1.9;

- классификаторов - по ДСТУ 1.10;

- национальных НД, которыми принимают международные и региональные стандарты, - в соответствии с ДСТУ 1.7;

- стандартов организаций, стандартов научных, научно-технических обществ или союзов, общественных организаций и изменения к ним - по ДСТУ 1.6.

Документы  разработчик складывает в папку вместе с описанием дела проекта НД.

2) Проэкспертированные документы вместе с заключением эксперта передают для подготовки дела проекта НД и представления для принятия или регистрации нормативного документа согласно с описанием (приложение Е, пункты 1 - 21).

3) После принятия и регистрации нормативного документа его дело оформляют согласно требованиям подразделов 5.2 и 5.3.

В случае необходимости копии документов выполняют любым способом репрографии.

5.2 Состав дела нормативного документа

В составе дела проекта НД по ДСТУ 1.2 должны быть документы 1 – 14 согласно приложению А.

При необходимости к делу НД приобщают письмо центрального органа исполнительной власти, сферы деятельности которого касается НД, о согласии на отмену действия в Украине НД, в замен которого разработан соответствующий проект, если это согласие не указано в письме согласования.

Заключение эксперта приобщают к делу проекта после экспертизы НД по ДСТУ 1.11.

В составе дела проекта межгосударственного НД, разработанного организациями Украины, дополнительно к документам, в соответствии с ДСТУ 1.9 должны быть документы 15 - 21 согласно приложению Е.

К делу проекта национального НД, которым принят международный стандарт, согласно ДСТУ 1.7 приобщают:

- копию оригинала международного стандарта (при необходимости);

- перевод на украинский язык международного стандарта.

В составе дела проекта классификатора по ГОСТ 1.10 должны быть следующие документы:

- методика разработки классификатора (если оформляют отдельным документом);

- руководство пользователя;

- копия информационной базы данных и программного обеспечения на машинном носителе.

В деле проекта стандарта, разработанного другими государствами-участниками Евразийской организации по стандартизации (далее - EASC) и подготовленного к принятию на Украине, должны быть следующие документы:

- межгосударственный стандарт, подготовленный по ДСТУ 1.9 к изданию в Украине;

- выводы (бюллетени голосования по позиции Украины во время голосования с учетом выводов и предложений центральных органов исполнительной власти, технических комитетов стандартизации (ТК), и других заинтересованных организа-ций).

После утверждения НД к делу приобщают документы 22 - 24 согласно приложению Е.

К делу НД после введения в действие приобщают следующие документы (или их копии):

- письма с запросами, предложениями или замечаниями, которые касаются любых аспектов содержания, положений или применения НД;

- изменения;

- поправки;

- выводы по результатам проверки;

- переизданные экземпляры НД;

- пересмотренное НД.

В деле стандарта организации, стандарта научного, научно-технического общества или союза, общественной организации должны быть документы по      ДСТУ 1.6.

Экземпляр стандарта в области строительства зарегистрированный в УкрНДНЦ, содержится в фонде дел НД вместе с копией приказа о его принятии в Украине.

5.3 Оформление дела нормативного документа

Документы дела НД вставляют в обложку для долгосрочного хранения, выполненную по ГОСТ 17914.

Лицевую страницу обложки дела НД оформляют согласно приложению Ж.

В каждую обложку дела НД вставляют не более 250 листов. Если объем документов дела НД превышает 250 листов, составляют второй и последующие тома.

Каждый лист документов дела НД должен быть пронумерованным. Количество листов каждого документа отмечают в описании.

В каждый том дела НД после обложки приводят внутреннюю опись. Во внутренней описи первого тома проводят содержание всех томов, а в каждом последующем - только содержание конкретного тома.

Если документы, вносимые в дела НД, касаются нескольких НД, то их оригиналы прикладывают в дело НД, указанному в этих документах первым.

В дела других НД вкладывают копии этих документов.

5.4 Правила хранения дела нормативного документа

Все дела НД, принятые на хранение в фонд дел НД, регистрируют в инвентарной книге согласно приложению К.

Каждому делу НД присваивают один инвентарный номер независимо от количества томов дела.

Дело отмененного НД извлекается из действующего фонда дел НД. На обложке дела отмененного НД, содержатся в фонде, ставят штамп «Аннулировано» с указанием даты аннулирования регистрации и приказа об отмене.

Для регистрации пользователей, получивших дела НД во временное пользование в фонде дел НД, ведут карточку учета.

Информацию о НД в объеме, приведенном в приложении, можно хранить на носителях информации, пригодных для машинной (компьютерной) обработки.

Дела НД хранят на стеллажах в вертикальном положении.

Режим хранения дела НД должен соответствовать требованиям ГОСТ 7.50.

Нормативные документы с ограничительными грифами хранят согласно действующей «Инструкцией о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, содержащих конфиденциальную информацию, являющуюся собственностью государства».

Срок хранения дела НД определяется сроком действия нормативного документа в соответствии с действующим «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов». После окончания срока действия НД дело НД сохраняют 5 лет, а затем уничтожают согласно порядку, установленному вышеуказанным Перечнем.

5.5 Порядок внесения в дело нормативного документа изменений и поправок в НД

Если разработано изменение в НД, то работник, ответственный за ведение фонда дел НД, приобщает это изменение вместе с сопроводительными документами в дело НД, а к описанию дела НД вносит соответствующее дополнение.

Поправки к НД после опубликования в информационных указателях «Стандарты» Минэкономики Украины, письма от пользователей стандартов относительно ошибок, замечаний, предложений к выданным НД с визой эксперта соответствующего направления деятельности приобщают в дело НД.

Все приобщенные к делу документы вносят в описания дела согласно срокам их нахождения.

На лицевой странице обложки дела НД в правом нижнем углу ставят соответствующий штамп.

5.6 Использование дела нормативного документа

Дела НД можно выдавать специалистам Минэкономики Украины и УкрНДНЦ во временное пользование в помещении фонда дел НД.

С содержанием дел знакомят разработчиков стандартов и членов технических комитетов стандартизации при проверке и пересмотре НД.

Выдавать оригиналы дел НД или их части в постоянное или временное пользование за пределами помещения фонда запрещено.

Использование дел НД с ограничительными грифами осуществляют в соответствии с «Инструкцией о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, содержащих конфиденциальную информацию, являющуюся собственностью государства».

5.7 Вопросы для самоконтроля

1 Какие документы должны быть в деле НД?

2 Как оформляется дело НД?

3 Какие правила хранения НД?

4 Какой порядок внесения в дело НД изменений и поправок?

5 Как используются дела НД?


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

29986. Основные факты и закономерности памяти 54.5 KB
  Основные факты и закономерности памяти Память запечатление сохранение последующее узнавание и воспроизведение следов прошлого опыта. Классические методы и основные результаты исследования памяти Первые экспериментальные методы изучения мнемических процессов были предложены Эббингаузом 19 век. Этот метод предоставляет возможности для изучения ассоциативных механизмов памяти. Метод разработан для изучения динамики изменения памяти и особенно забывания во времени.
29987. Память и деятельность 43.5 KB
  Подавляющее большинство наших систематических знаний возникает в результате специальной деятельности цель которой запомнить соответствующий материал чтобы сохранить в памяти. Исследование мнемической деятельности – одна из ЦЕНТРАЛЬНЫХ ПРОБЛЕМ В ПСИХОЛОГИИ. Произвольное запоминание – основа мнемической деятельности. Переход от одной сферы деятельности в которую включено намерение к другой – может привести за собой забывание этого намерения.
29988. РЕШЕНИЕ ТРАНСЦЕНДЕНТНЫХ УРАВНЕНИЙ 5.23 MB
  Эти значения x называются корнями уравнения 3. ak например для уравнения вида ax2 bx c = 0 его корни выражаются формулой: . В большинстве же случаев аналитическую запись корней уравнения найти очень сложно или в принципе невозможно такие уравнения называются трансцендентными и поэтому приходится решать уравнение численным способом. Отделение корней На данном этапе определяются те интервалы области изменения переменной x в каждом из которых расположен один и только один корень уравнения 3.
29989. Таинственное похищение Первого звонка. Сценарий праздника 1 сентября 179.11 KB
  Сценарий праздника 1 сентября Действующие лица Первый звонок Витя Петя Четверка Пятерка Двойка Единица Клякса Маша Флеш моб танец Первый ведущий. На сцену выходит Первый звонок. Первый звонок. Здравствуйте ребята вы меня я надеюсь узнали Да я ваш добрый знакомый Первый Школьный Звонок.
29990. СЦЕНАРІЙ СВЯТА ПЕРШОГО ДЗВОНИКА 130.46 KB
  Зріє жито молодеДружно з квітами до школиЗнову молодість іде Ведучий 2:Вересень немов учительДвері школи відчинивШколярів дзвінком врочистимДо навчання запросив Ведучий 1: Здрастуй школо здрастуй ріднаЗдрастуй любий класВ першовересень привітноТи стрічаєш нас Ведучий 2: Пахнуть фарбою класи просторіОй як хочеться вже до книжокМи від степу і синього моряВсі злетілись на перший урок Ведучий 1: Я не знаю хвилини врочистішеЩасливіших не бачив очей.Подивіться як урочистоМалюки зустрічають цей день Ведучий 1: На лінійку запрошуються...
29991. Свято Першого дзвоника 2013-2014 н.р. 81 KB
  Лунає музикафанфари 1 й ведучийШановні друзі всі присутні Батьки сьогоднішні й майбутні Дорогі діти вчителі З найкращим святом на землі. Ведучий Тепла осінь – як весна Далечінь така ясна. Зріє жито молоде Дружно з квітами до школи Знову молодість іде Ведуча Вересень немов учитель Двері школи відчинив Школярів дзвінком врочистим До навчання запросив Ведучий Здрастуй школо здрастуй рідна Здрастуй любий клас В першовересень привітно Ти стрічаєш нас 2й ведучий.1 й ведучийЦей день є визначним і радісним святом для кожного з...
29992. Свято Першого дзвоника – посвята першокурсників 66.5 KB
  У них мрії й недоспані ночі І тривога про завтрашній день Ведучий Знову двері до мудрості храму Де незгасне довічна хмарина Відчиня золотими ключами Рідна ненькомоя Україна. Пісня про Україну Ведучий Шановне товариство дорогі наші викладачі батьки та гості Щиро вітаємо всіх вас із . Ведучий Зустрічаймо їх теплими посмішками і радісними оплесками. ♬ Вихід першокурсників Ведуча Групу 1ф91керівник групи Олена Григорівна Лобур Ведучий Група 1 ф92 керівник групи _______________________Шатуніна Ведуча Групу 1ф93керівник групи...
29993. ПРАЗДНИК ПЕРВОГО СЕНТЯБРЯ 2013 г. 63.5 KB
  1ВЕДУШИЙ : Здравствуйте любимые учителя 2ВЕДУЩИЙ : Здравствуйте уважаемые родители и дорогие гости 1ВЕДУШИЙ: Сентябрь наступил закончилось лето Пришел праздник знаний учебы отметок 2ВЕДУШИЙ Дети родителиучителя С праздником вас поздравляем друзья 1 Школьник: СОСКУЧИЛСЯ ПО ШКОЛЕ Перегрелся на солнце я что ли Заскучал вдруг по собственной школе. Ну а сегодня – праздничный час Вместе: С праздником мы поздравляем всех вас 2 ВЕДУЩИЙ: Пришло время пригласить на нашу праздничную линейку...
29994. Возможности использования современных информационных технологий при изучении разделов «Атомная физика и Физика Атомного ядра» в школьном курсе физики 806.1 KB
  Влияние информационных технологий на выбор форм методов и средств обучения физике 26 1. Глава 1 Современные технологии обучения в преподавании физики 1. Практика воспитания и обучения все чаще сталкивается с необходимостью доступного подчеркивающих взаимосвязь явлений мира на уровне макросистем также требует определенного наглядного объяснения объектов и явлений особенно если они принадлежать к микромиру или являются абстрактными обобщениями.