85626

ВЕДЕНИЕ ДЕЛ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Лекция

Архивоведение и делопроизводство

На каждый нормативный документ формируется дело для долгосрочного хранения (далее - дело НД). В деле НД находятся документы, подготовленные во время разработки, согласования, утверждения, регистрации, издания и применения разработанных и пересмотренных НД, а также документы об изменениях в них.

Русский

2015-03-28

27.78 KB

0 чел.

ТЕМА 5 ВЕДЕНИЕ ДЕЛ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

5.1 Общие положения

На каждый нормативный документ формируется дело для долгосрочного хранения (далее - дело НД).

В деле НД находятся документы, подготовленные во время разработки, согласования, утверждения, регистрации, издания и применения разработанных и пересмотренных НД, а также документы об изменениях в них.

К делу НД приобщают все письма с запросами, замечаниями или предложениями, касающимися любых аспектов НД (содержания, положений, практики применения, редакционных изменений и т.п.) и поступивших со времени утверждения (пересмотра) стандарта.

1) Разработчик подает в Государственное предприятие «Украинский научно-исследовательский и учебный центр проблем стандартизации, сертификации и качества» (далее - УкрНИУЦ) на экспертизу документы, созданные во время разработки и согласования:

- национальных стандартов и руководств - в соответствии с ДСТУ 1.2;

- межгосударственных НД - в соответствии с  ДСТУ 1.9;

- классификаторов - по ДСТУ 1.10;

- национальных НД, которыми принимают международные и региональные стандарты, - в соответствии с ДСТУ 1.7;

- стандартов организаций, стандартов научных, научно-технических обществ или союзов, общественных организаций и изменения к ним - по ДСТУ 1.6.

Документы  разработчик складывает в папку вместе с описанием дела проекта НД.

2) Проэкспертированные документы вместе с заключением эксперта передают для подготовки дела проекта НД и представления для принятия или регистрации нормативного документа согласно с описанием (приложение Е, пункты 1 - 21).

3) После принятия и регистрации нормативного документа его дело оформляют согласно требованиям подразделов 5.2 и 5.3.

В случае необходимости копии документов выполняют любым способом репрографии.

5.2 Состав дела нормативного документа

В составе дела проекта НД по ДСТУ 1.2 должны быть документы 1 – 14 согласно приложению А.

При необходимости к делу НД приобщают письмо центрального органа исполнительной власти, сферы деятельности которого касается НД, о согласии на отмену действия в Украине НД, в замен которого разработан соответствующий проект, если это согласие не указано в письме согласования.

Заключение эксперта приобщают к делу проекта после экспертизы НД по ДСТУ 1.11.

В составе дела проекта межгосударственного НД, разработанного организациями Украины, дополнительно к документам, в соответствии с ДСТУ 1.9 должны быть документы 15 - 21 согласно приложению Е.

К делу проекта национального НД, которым принят международный стандарт, согласно ДСТУ 1.7 приобщают:

- копию оригинала международного стандарта (при необходимости);

- перевод на украинский язык международного стандарта.

В составе дела проекта классификатора по ГОСТ 1.10 должны быть следующие документы:

- методика разработки классификатора (если оформляют отдельным документом);

- руководство пользователя;

- копия информационной базы данных и программного обеспечения на машинном носителе.

В деле проекта стандарта, разработанного другими государствами-участниками Евразийской организации по стандартизации (далее - EASC) и подготовленного к принятию на Украине, должны быть следующие документы:

- межгосударственный стандарт, подготовленный по ДСТУ 1.9 к изданию в Украине;

- выводы (бюллетени голосования по позиции Украины во время голосования с учетом выводов и предложений центральных органов исполнительной власти, технических комитетов стандартизации (ТК), и других заинтересованных организа-ций).

После утверждения НД к делу приобщают документы 22 - 24 согласно приложению Е.

К делу НД после введения в действие приобщают следующие документы (или их копии):

- письма с запросами, предложениями или замечаниями, которые касаются любых аспектов содержания, положений или применения НД;

- изменения;

- поправки;

- выводы по результатам проверки;

- переизданные экземпляры НД;

- пересмотренное НД.

В деле стандарта организации, стандарта научного, научно-технического общества или союза, общественной организации должны быть документы по      ДСТУ 1.6.

Экземпляр стандарта в области строительства зарегистрированный в УкрНДНЦ, содержится в фонде дел НД вместе с копией приказа о его принятии в Украине.

5.3 Оформление дела нормативного документа

Документы дела НД вставляют в обложку для долгосрочного хранения, выполненную по ГОСТ 17914.

Лицевую страницу обложки дела НД оформляют согласно приложению Ж.

В каждую обложку дела НД вставляют не более 250 листов. Если объем документов дела НД превышает 250 листов, составляют второй и последующие тома.

Каждый лист документов дела НД должен быть пронумерованным. Количество листов каждого документа отмечают в описании.

В каждый том дела НД после обложки приводят внутреннюю опись. Во внутренней описи первого тома проводят содержание всех томов, а в каждом последующем - только содержание конкретного тома.

Если документы, вносимые в дела НД, касаются нескольких НД, то их оригиналы прикладывают в дело НД, указанному в этих документах первым.

В дела других НД вкладывают копии этих документов.

5.4 Правила хранения дела нормативного документа

Все дела НД, принятые на хранение в фонд дел НД, регистрируют в инвентарной книге согласно приложению К.

Каждому делу НД присваивают один инвентарный номер независимо от количества томов дела.

Дело отмененного НД извлекается из действующего фонда дел НД. На обложке дела отмененного НД, содержатся в фонде, ставят штамп «Аннулировано» с указанием даты аннулирования регистрации и приказа об отмене.

Для регистрации пользователей, получивших дела НД во временное пользование в фонде дел НД, ведут карточку учета.

Информацию о НД в объеме, приведенном в приложении, можно хранить на носителях информации, пригодных для машинной (компьютерной) обработки.

Дела НД хранят на стеллажах в вертикальном положении.

Режим хранения дела НД должен соответствовать требованиям ГОСТ 7.50.

Нормативные документы с ограничительными грифами хранят согласно действующей «Инструкцией о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, содержащих конфиденциальную информацию, являющуюся собственностью государства».

Срок хранения дела НД определяется сроком действия нормативного документа в соответствии с действующим «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов». После окончания срока действия НД дело НД сохраняют 5 лет, а затем уничтожают согласно порядку, установленному вышеуказанным Перечнем.

5.5 Порядок внесения в дело нормативного документа изменений и поправок в НД

Если разработано изменение в НД, то работник, ответственный за ведение фонда дел НД, приобщает это изменение вместе с сопроводительными документами в дело НД, а к описанию дела НД вносит соответствующее дополнение.

Поправки к НД после опубликования в информационных указателях «Стандарты» Минэкономики Украины, письма от пользователей стандартов относительно ошибок, замечаний, предложений к выданным НД с визой эксперта соответствующего направления деятельности приобщают в дело НД.

Все приобщенные к делу документы вносят в описания дела согласно срокам их нахождения.

На лицевой странице обложки дела НД в правом нижнем углу ставят соответствующий штамп.

5.6 Использование дела нормативного документа

Дела НД можно выдавать специалистам Минэкономики Украины и УкрНДНЦ во временное пользование в помещении фонда дел НД.

С содержанием дел знакомят разработчиков стандартов и членов технических комитетов стандартизации при проверке и пересмотре НД.

Выдавать оригиналы дел НД или их части в постоянное или временное пользование за пределами помещения фонда запрещено.

Использование дел НД с ограничительными грифами осуществляют в соответствии с «Инструкцией о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, содержащих конфиденциальную информацию, являющуюся собственностью государства».

5.7 Вопросы для самоконтроля

1 Какие документы должны быть в деле НД?

2 Как оформляется дело НД?

3 Какие правила хранения НД?

4 Какой порядок внесения в дело НД изменений и поправок?

5 Как используются дела НД?


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

69919. Предмет и задачи информатики 102 KB
  Наскальная живопись клинопись устная речь музыкальные звуки нотные знаки для их записи алфавит телеграф радио телефон телевидение компьютеры вот лишь некоторые звенья цепи попыток совершенствовать способы получения сохранения обработки и передачи информации.
69920. История как наука 63.5 KB
  Историческая наука: предмет особенности функции. Историческая наука: предмет особенности функции. Предмет исторической науки прошлое человеческого общества Особенности исторической науки: гуманитарная наука субъективность исторического знания тесная связь истории с политикой...
69921. Предмет и задачи истории как науки 83 KB
  Превращение истории из отрасли культуры в науку представляло собой довольно длительный процесс и завершилось на рубеже XIX-XX вв. Объект изучения для истории вся совокупность фактов характеризующих жизнь общества и в прошлом и в настоящем.
69922. История журналистского образования 120 KB
  Общая структура курса Основы журналистики История журналистского образования Первые журналистские школы стали появляться на рубеже XIXXX вв. Родоначальницей журналистского образования в Европе считается Высшая школа социальных наук в Париже со специальным факультетом журналистики.
69923. История развития техники 51 KB
  Индустрия туризма включает туроператорские и турагентские фирмы средства размещения предприятия питания транспортные средства спортивные и культурно-анимационные учреждения. Современный туризм немыслим без развитой инфраструктуры: средств связи транспортных систем энергетических систем...
69924. ПРЕДЫСТОРИЯ СЕСТРИНСКОГО ДЕЛА 165 KB
  Медицина существует столько же, сколько существует культура. Медицина является не только наукой, но и социальным институтом, т.е. исторически обусловленной системой социальных учреждений. О сестринском деле говорят, что это самая юная наука и самое древнее искусство.
69925. Господарське право в системі права України 111.5 KB
  Своєрідність господарських відносин, що становлять предмет правового регулювання, та методів їх регулювання створюють господарське право як самостійну та особливу галузь права. Господарське право як галузь права та законодавства виникла пізніше багатьох інших правових галузей...
69926. Киевская Русь: образование и основные тенденции развития государственности 102 KB
  Вопросы: Происхождение восточных славян их социальная и общественная организация. Индоевропейская семья представлена в нашей стране в основном славянской иранской армянской и греческой группами. Самая большая славянская группа подразделяется на три подгруппы: восточную западную и южную.
69927. КРАТКАЯ ИСТОРИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩЕГО ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ МЕДИЦИНСКИХ РАБОТНИКОВ 41 KB
  Элементы правового регулирования медицинской деятельности появились одновременно с зарождением медицины. Но уже появляются отдельные указы посвященные вопросам медицинской деятельности. Большую роль в истории правовой регламентации медицинской деятельности сыграл...