85963

Система организационно-распорядительной документации

Лабораторная работа

Архивоведение и делопроизводство

Актуализация опорных знаний и практического опыта при допуске к работе: Каково значение информационно-справочных документов Что такое докладная записка Виды докладных записок. Методические указания Чтобы выполнить задание необходимо ознакомиться с пакетом справочно-информационных документов приложения.

Русский

2015-04-01

171.5 KB

0 чел.

Лабораторное занятие № 3

Тема: «Система организационно-распорядительной документации».

Наименование работы: «Составление и оформление справочно-информационных документов».

Цель занятия: научиться составлять справочно-информационную документацию.

Приобретаемые умения и навыки: умение составлять акт, докладную (служебную, объяснительную) записку.

Норма времени: 2 часа.

Оснащение рабочего места: план практического занятия, пособия по ДОУ, конспект.

Литература: Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учеб. пособие. — Ростов н/Д: Феникс, 2006.

Кудрягв В.А. Организация работы с документами: Учебник. — М.: ИНФРА-М, 2005.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). — М.:ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 1999.

Актуализация опорных знаний и практического опыта при допуске к работе:

  1.  Каково значение информационно-справочных документов?
  2.  Что такое докладная записка? Виды докладных записок.

Задание № 1

Составить и оформить акт.

Задание № 2

Составить и оформить внешнюю докладную (служебную) записку.

Задание № 3

Составить и оформить объяснительную записку.

Задание № 4

Составить и оформить личное заявление.

Методические указания

Чтобы выполнить задание, необходимо ознакомиться с пакетом справочно-информационных документов (приложения 3.1-11).

АКТ — это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Акты могут составляться в самых различных ситуациях: при инвентаризации, при приеме-передаче документов, материальных ценностей, ревизии, ликвидации организации и т. д.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Акт составляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях — гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт».

Датой акта считается дата события (проверки, обследования и т. п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной части излагаются сущность, характер, методы, сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы.

При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста указывается количество составленных экземпляров, их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, несогласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформить на листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Протокол — документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию. Оформляется протокол на общем бланке организации (см. приложения-3,2-3), и содержит следующие реквизиты:

наименование организации;

название вида документа;

дату и номер протокола;

место составления протокола (проведения заседания);

заголовок к тексту;

текст;

подписи;

■ визы ознакомления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: кто председатель, секретарь, присутствовали (должностные лица, входящие в состав коллегиального органа, приглашенные), какова повестка дня. Если на заседании присутствует большое количество участников, в этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый к протоколу.

В разделе «Повестка дня» перечисляются и нумеруются рассматриваемые на заседании вопросы.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого пункта строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ. Каждый вопрос «Повестки дня» рассматривается и оформляется отдельно по вышеуказанной схеме. Постановляющая часть может подразделяться на пункты.

Протокол подписывается председателем и секретарем (см. приложения 3.2-3.4). В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол. Визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Отдельные виды протоколов (протоколы технических, экспертных советов, комиссий, протоколы испытаний и др.) утверждаются руководителем организации или вышестоящего органа.

Наряду с полной формой протокола, существуют краткая и сокращенная формы протокола.

В сокращенных формах протокола после списка присутствовавших (приглашенных) указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (повестки дня) подчеркивается и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступивших в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.

В протоколе краткой формы указываются только рассматриваемые вопросы, фамилии участвовавших в обсуждении и принятые решения.

Докладная записка — это документ, адресованный руководству и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка имеет реквизиты: наименование предприятия, наименование структурного подразделения, вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА), дата, заголовок к тексту, текст, подпись (см. приложения З.7З76).

Заголовок к тексту раскрывает его содержание. В начале текста излагаются факты и приводится их анализ, затем следуют выводы и предложения о конкретных действиях.

Внутренние записки подписываются составителем, внешние (в вышестоящие органы) подписываются руководителем предприятия.

Объяснительная записка — это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составленный вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаге и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись (см. приложение З  г7).

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Служебное письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — пересылкой по почте.

Письма составляются на специальном бланке А4 или А5 в зависимости от размера текста. Обязательными реквизитами письма являются :

наименование организации-автора;

справочные данные об организации;

дата;

регистрационный номер;

ссылка на дату и номер поступившего документа;

адресат;

заголовок к тексту;

подпись;

отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах — печать (см. приложение 3.    8).

В зависимости от типа письма и его содержания текст в нем может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение.

Во вступлении даются обоснование вопроса, причины возникновения вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникло сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формируется основная цель письма.

Текст большинства писем излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем...) или от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, сообщаю...). Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать вступительное обращение — формулу уважительного обращения к адресату («Уважаемый господин Беляев») и заключительную формулу вежливости (С уважением).

Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата письма, на который дается ответ: «№ от ».

Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости — с руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также с заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение. Визируются письма на втором экземпляре, который остается в архиве организации.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетентности, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено на это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя или на обратной стороне листа (см. приложение 3.     8). Датой письма является дата его подписания.

Факсограмма (телефакс, факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи.

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передавать любой документ на бумажном носителе — приказ, распоряжение, договор, протокол, и др. Чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Строго говоря, документ, переданный по факсу, является копией и не обладает юридической силой, но по соглашению между организациями, осуществляющими факсимильную связь, факсограммы могут приравниваться к документу.

Документы, передаваемые по факсу, оформляются в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом (см. приложение 3:     9).

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телеграмму; входящий регистрационный номер полученной телеграммы.

В тексте не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов (см. приложение         )

Составляется телефонограмма в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки.

Личное заявление — это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявление составляется по кадровым вопросам; при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др. (см. приложение ЗЛ1),

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись. Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса, затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения — документы, подтверждающие обоснование просьбы (подлинники, копии документов, автобиографию и т. д.).

Заявление подписывается составителем.

Контрольные вопросы

1. Каковы требования, предъявляемые к составлению и

оформлению актов?

2. Каковы особенности составления гарантийных писем?

 

Лабораторное занятие № 4

Тема: «Договорно-правовая документация».

Наименование работы: «Составление и оформление договоров».

Цель занятия: научиться составлять и оформлять договорно-правовую документацию организаций и учреждений.

Приобретаемые умения и навыки: навыки составления, оформления договоров;  

Норма времени: 2 часа.

Оснащение рабочего места: план практического занятия,  пособия по ДОУ, конспект.

Литература: Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учеб. пособие. — Ростов н/Д: Феникс, 2006.

 Кудряев В. А. Организация работы с документами: Учебник. — М.: ИНФРА-М, 2005.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 1999.

Актуализация опорных знаний и практического опыта при допуске к работе:

  1.  Какую функцию выполняет договор купли-продажи договор поставки?
  2.  В каких случаях оформляется протокол разногласий к договору поставки?

Задание №. 1. Составить и оформить договор купли-продажи (оптовой партии) товаров.

Задание № 2. Составить и оформить протокол разногласий.

Методические указания

Чтобы выполнить задание, необходимо ознакомиться с пакетом документов договорно-правовой документации (приложения       ).

В условиях развития рыночных отношений особую роль приобретает документация, отражающая коммерческую деятельность предприятий, осуществляющих сотрудничество на  договорной основе. Основная схема сотрудничества предприятий построена на взаимоотношениях поставщика и покупателя, закрепляющих свое деловое партнерство соответствующими договорными обязательствами.

Договор — это соглашение двух или нескольких лиц (граждан или юридических лиц) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Договоры определяют права и обязанности сторон. Несмотря на то, что нет универсальной формы договора, а договор — это индивидуальный акт и требует специальных знаний, существует базовая структура договора, содержащая основные положения (см. приложение 4.1).

По договору купли-продажи продавец обязуется передать имущество в собственность (полное хозяйственное ведение, оперативное управление) покупателя, а покупатель обязуется принять имущество и уплатить за него определенную сумму.

Право собственности у покупателя возникает с момента передачи вещи, если иное не установлено законодательством или договором (см. приложение   ).

Инициатива в заключение договора, как правило, принадлежит поставщику, который после предварительных переговоров и согласования условий сотрудничества обязан составить и выслать указанному в них потребителю подписанный проект договора в двух экземплярах. К договору необходимо приложить спецификацию с указанием технической характеристики, развернутого ассортимента и других данных, характеризующих поставляемую продукцию.

Покупатель не позднее 10 дней после получения проекта договора должен подписать его и вернуть один экземпляр поставщику. Договор считается заключенным с того момента, когда обе стороны достигли соглашения по всем вопросам. А также когда неурегулированные сторонами условия договора определены решением арбитражного суда по преддоговорному спору.

Протокол разногласий к договорам поставки составляется в тех случаях, когда по предложенному поставщиком проекту договора у покупателя имеются возражения. Несмотря на это, он обязан подписать договор, а по спорным вопросам составить протокол разногласий (см. приложение 4.3).

Протокол разногласий составляется в трех экземплярах. Два экземпляра направляется поставщику одновременно с подписанным договором. Поставщик, получивший подписанный покупателем проект договора с протоколом разногласий, обязан в течение 10 дней рассмотреть его, включить в договор все принятые им предложения покупателя, а спорные вопросы передать в тот же срок на рассмотрение арбитража, предупредив об этом покупателя. Если в течение указанного срока поставщик не передает спорные вопросы на рассмотрение в арбитражный суд, то условия договора по этим пунктам считаются принятыми поставщиком.

Контрольные вопросы

  1.  Каково назначение договоров возмездного оказания услуг?
  2.  Назвать основные разделы договора купли-продажи продукции.

 

Лабораторное занятие № 5

Тема: «Договорно-правовая документация».

Наименование работы: «Составление и оформление документов кредитно-расчетного обслуживания».

Цель занятия: научиться составлять и оформлять кредитный договор.

Приобретаемые умения и навыки: навыки составления, оформления договоров. Норма времени: 2 часа.

Оснащение рабочего места: план практического занятия, пособия по ДОУ, конспект.

Литература: Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учеб. пособие. — Ростов н/Д: Феникс, 2006.

Кудряев В. А. Организация работы с документами: Учебник. — М: ИНФРА-М, 2005.

Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 1999.

Актуализация опорных знаний и практического опыта при допуске к работе:

  1.  Функции документов по финансово-расчетным операциям.
  2.  Перечислить требования, предъявляемые к оформлению и содержанию финансово-расчетных документов.

Задание № 1

Оформить кредитный договор.

Методические указания

Чтобы выполнить задание, необходимо:

ознакомиться с пакетом документов (приложения 5.1-5.6);

заполнить необходимые документы.

Кредитный договор. Кредитный договор как юридический документ регулирует весь комплекс вопросов по конкретной кредитной сделке. В кредитном договоре фиксируются: наименования сторон, период действия договора, предмет и условия кредитной сделки, права и обязанности сторон, правовые гарантии выполнения этих обязательств.

Схема кредитного договора может быть представлена в следующем виде.

Преамбула. Дается описание основных участников кредитной сделки как юридических лиц с ссылкой на уставы, в соответствии с которыми они функционируют. В этом разделе необходимо также привести юридическую форму клиента, с целью выяснения круга лиц, несущих материальную ответственность за результаты деятельности.

1. Предмет и сумма договора. Отражается качественная и количественная характеристика объекта кредитной ставки. Качественная характеристика есть отражение целевой направленности ссуды и структуры объекта кредитования. Кроме объекта кредитования, отражаются сумма кредита, процентная ставка, сроки начисления и взыскания процентов за кредит (соответственно должны быть указаны сроки выдачи и погашения кредита).

2. Права и обязанности сторон. К числу обязательств банка, необходимых для выполнения, следует отнести: предоставление ссуд в соответствующих суммах, видах и в определенные сроки. За нарушение указанного обстоятельства предполагается взыскание штрафа с банка в пользу клиента. Одновременно в договоре может быть зафиксировано право банка отказаться от предоставления кредита полностью или частично, если выясняются обстоятельства, свидетельствующие о невозможности заемщика его вернуть. Обязанности клиента: своевременный и полный возврат кредита и причитающихся процентов, использование кредита по целевому назначению, своевременный возврат основного долга по ссуде, фиксирование способов обеспечения возвратности кредита: залог соответствующего имущества; гарантии; поручительства. Использование соответствующих способов гарантирования возврата кредита закрепляется специальными документами: договором о залоге имущества клиента; гарантийным письмом; страховым полисом. Эти документы являются приложением к кредитному договору, в них конкретизируются обязательства заключивших их сторон.

3. Ответственность сторон. Конкретизируются случаи нарушения каждой из сторон условий кредитного договора и, соответственно, санкции. В данном разделе должны быть ссылки на пункты договора, предусматривающие обязательства сторон, и определены санкции каждой из сторон за их нарушение другой стороной.

4. Прочие условия. При необходимости фиксируются другие условия, не предусмотренные в предшествующих разделах, разрешение споров, порядок обращения в арбитражный суд в случае ненахождения взаимовыгодного решения в ходе переговоров сторон, срок действия договора, т. е. начало и окончание.

5. Юридические адреса сторон. Почтовый адрес, расчетный или корреспондентский счет, телефон (факс), а также подписи, заверенные печатями.

Приведенная схема кредитного договора (см. приложение 5.6), является примерной, она может изменяться в зависимости от объема, вида и срока представляемого кредита, постоянства кредитных связей клиента с банком, наличия в данном банке расчетного счета, степени информированности банка о клиенте, его финансового состояния и др.

Кредитный договор заключается в письменной форме. Несоблюдение письменной формы кредитного договора влечет его недействительность. Подписывается лицами, уполномоченными на заключение подобного рода договоров.

Контрольные вопросы

  1.  Договор поручительства, его значение и сущность.

Договор залога, его значение при заключении кредитного договора.

 

Лабораторное занятие № 6

Тема: «Договорно-правовая документация».

Наименование работы: «Составление и оформление документов коммерческой деятельности. Составление доверенностей».

Цель занятия: оформление документов: коммерческих актов, доверенностей.

Приобретаемые умения и навыки: умение составлять и оформлять коммерческие акты, доверенности

Норма времени: 2 часа.

Оснащение рабочего места: план практического занятия, пособия по ДОУ, конспект.

Литература: Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учеб. пособие. — Ростов н/Д: Феникс, 2006.

Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник. — М: ИНФРА-М, 2005.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 1999.

Актуализация опорных знаний и практического опыта при допуске к работе:

  1.  В каких случаях составляются коммерческие акты?
  2.  Как оформляются коммерческие акты?

Задание № 1

Составить и оформить:

  1.  акт приемки продукции (товаров) по качеству;
  2.  акт вскрытия вагона (контейнера, автофургона).

Задание № 2 Оформить доверенности:

  1.  официальную доверенность;
  2.  личную доверенность.

Методические указания

Чтобы выполнить задание, необходимо использовать пакет документов (приложения 6.1-6.4).

АКТ приемки продукции (товаров) по качеству

Составляется при несоответствии между наименованием, массой или количеством мест груза или багажа, натуре и данными, указанными в перевозном документе; порче или повреждении груза; обнаружении груза без документов или документов без груза: возвращении железной дорогой похищенного груза, не передаче железной дорогой на железнодорожный путь груза в течение 24 часов после оформления в товарной конторе (кассе) выдачи груза по документам.

В этом случае коммерческий акт составляется только по требованию грузополучателя.

Железная дорога обязана составить коммерческий акт, когда она сама обнаружила перечисленные факты или когда на наличие хотя бы одного из этих обстоятельств указал получатель или отправитель груза.

Реквизиты коммерческого акта:

наименование документа (коммерческий акт);

номер, дата и место составления;

скорость перевозки грузов;

номер и дата накладной;

наименование пунктов отправления и назначения;

наименование отправителя и получателя;

сведения о средствах транспорта и соответствующие отметки в накладной;

результаты проверки груза;

описание повреждений и состояния грузов с выделением недостачи или излишков;

заключение экспертизы;

дополнительные сведения и отметки;

подписи лиц, составивших акт.

Коммерческие акты составляются в трех экземплярах: первый направляется в управление железной дороги, второй выдается под расписку грузополучателю, третий остается в делах станции (см. приложения 6.1, 6.2).

Доверенность — документ, который уполномочивает представлять интересы лица, выдавшего доверенность, лицу, ее получившему, перед третьими лицами.

В зависимости оттого, кем оформляются полномочия (юридическим или физическим лицом), доверенности подразделяются на официальные и личные.

Доверенность от имени юридического лица — выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати предприятия.

Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером предприятия.

Реквизиты официальной доверенности:

название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

полное наименование предприятия, выдавшего доверенность, и его адрес;

дата выдачи доверенности;

номер;

срок действия доверенности;

должность, фамилия, имя и отчество лица, которому доверяется получить ценности, денежные средства;

серия, номер и дата выдачи паспорта получателя доверенности, наименование предприятия, в котором должны быть получены ценности, и документ, являющийся основанием; перечень ценностей и их количество;

образцы подписи получателя доверенности;

подписи руководителя предприятия и главного (старшего) бухгалтера, печать предприятия.

Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение ценностей (см. приложение6.3).

Реквизиты личной доверенности:

  1.  Название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ).
  2.  Ф.И.О. лица, выдавшего доверенность.
  3.  Ф.И.О. лица, которому выдана доверенность.
  4.  Содержание доверенности.
  5.  Наименование предприятия, в котором будут производиться операции по доверенности.
  6.  Подпись лица, выдавшего доверенность.
  7.  Дата выдачи доверенности.
  8.  Должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя.
  9.  Дата удостоверения подписи.
  10.  Печать.

Доверенность может быть оформлена рукописным или машинописным способами. Для юридической полноценности документа необходимо указать срок действия доверенности. Срок действия доверенности не может превышать:

трех месяцев — для доверенностей, выданных для получения денежных сумм;

трех лет — для доверенностей, выданных на право управления имуществом.

В том случае, если срок действия последней доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее подписания. Срок действия доверенности указывается прописью.

Контрольные вопросы

  1.  Виды доверенностей, их характеристика.
  2.  Какие существуют сроки выдачи доверенностей?
  3.  

 

Лабораторное занятие № 7

Тема: «Документы по внешнеэкономической деятельности».

Наименование работы: «Составление и оформление документов внешнеэкономической деятельности».

Цель занятия: научиться составлять и оформлять договорно-правовую документацию организаций и учреждений.

Приобретаемые умения и навыки: навыки составления, оформления договоров. Норма времени: 2 часа.

Оснащение рабочего места: план практического занятия, пособия по ДОУ, конспект.

Литература: Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учеб. пособие. — Ростов н/Д: Феникс, 2006.

Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник. — М.: ИНФРА-М, 2005.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 1999.

Актуализация опорных знаний и практического опыта при допуске к работе:

  1.  Виды контрактов, оформляющих внешнеэкономическую деятельность.
  2.  Какими документами оформляются сделки, «запись беседы»?

Задание № 1

Составить и оформить договор внешнеэкономической деятельности.

Методические указания

Чтобы выполнить задание, необходимо ознакомиться с пакетом документов внешнеэкономической деятельности (приложения 7.1-7.4).

В России, как и во многих зарубежных странах, отсутствуют правовые нормы, регулирующие структуру (содержание) договоров (контрактов) купли-продажи и поставки.

Обычно внешнеторговые контракты содержат следующие основные разделы:

Определение сторон

Раздел определяет субъектов, правомочных заключить договор. В нем указывается полное фирменное наименование контрагентов, под которыми они внесены в Единый реестр государственной регистрации, затем условное сокращенное наименование, под которым они в дальнейшем фигурируют в тексте договора, например «Продавец» и «Покупатель» и т. д. Полностью указывают должности, фамилии, имена и отчество лиц, подписывающих договор, указывают наименование документа, из которого вытекают полномочия должностного лица на подписание договора.

Предмет договора

В краткой форме определяется вид договора (купли-продажи, поставки, подряда, аренды). В этом разделе указывают количество товара с учетом различий в системах мер и весов.

Цена товара

Количество денежных единиц определенной валютной системы, которое должен заплатить покупатель продавцу за весь товар или единицу товара.

Сроки и условия поставки

Временной период, в течение которого товары должны быть доставлены в установленные контрактом территориальные пункты. В этом разделе также фиксируют количество груза по документам и его состояние.

Упаковка и маркировка

Вид упаковки товара определяется в контракте базисными условиями поставок и от рода самого товара. При маркировке указывают необходимые надписи, условные обозначения, помещаемые на упаковке. В маркировочных надписях должно содержаться указание страны происхождения.

Платежи

Способ и порядок расчетов между контрагентами, а также гарантии выполнения сторонами взаимных платежных обязательств.

Гарантии

Указывают гарантии качества — обязательства продавца поставить покупателю товар, обладающий в течение установленного (гарантийного) срока определенными свойствами.

Рекламации

Оговаривают порядок и сроки предъявления рекламации, права и обязанности сторон в связи с рекламацией и способы ее урегулирования.

Штрафные санкции

В ходе выполнения контракта экспортером могут быть нарушены сроки поставок товаров и выполнения работ. Чтобы стимулировать своевременное выполнение обязательств и компенсировать возможные потери контрагентов, контракты предусматривают штрафные санкции, в зависимости от длительности просрочек размер их составляет 8-10% стоимости не поставленных в срок товаров.

Форс-мажор

Формулируются условия непреодолимой силы.

Ответственность сторон

Указывают, в каком порядке могут рассматриваться разногласия, которые могут возникнуть в процессе выполнения обязательств, и которые невозможно урегулировать дружественным путем.

Страхование

Указывают: что страхуется; от каких рисков; кто страхует; в чью пользу производится страхование.

Срок действия договора

Приводится порядок поставки товаров, т. е. дата завершения поставок и/ или график поставок конкретных партий товара, с указанием срока действия контракта, в течение которого должны быть завершены поставки товаров и взаимные расчеты по контракту.

Заключительные положения

Кроме основных условий контракта могут согласовывать и другие, уточняющие взаимные права и обязанности, в частности обязательства сторон получать экспортные и импортные лицензии, оплачивать налоги, сборы и т. д.

Юридические адреса и банковские реквизиты сторон

Указывают юридические адреса сторон, регистрационный номер контракта, место и дату его подписания, так как точное определение момента заключения контракта связано с окончанием срока его действия, а значит, и всех юридических последствий, которые с этим связаны.

Контрольные вопросы

  1.  Структура и содержание внешнеэкономического контракта.
  2.  Виды внешнеэкономических контрактов.
  3.  Классификация документов по внешнеэкономической деятельности.
  4.  Особенности оформления корреспонденции по внешнеэкономической деятельности.
  5.  Процедура и техника подготовки внешнеторговых сделок.

Лабораторное занятие № 8

Тема: «Претензионно-исковая документация».

Наименование работы: «Составление и оформление претензионно-исковой документации».

Цель занятия: составление претензий и исковых заявлений при нарушении договорных обязательств.

Приобретаемые умения и навыки: умение составлять и оформлять претензионно-исковую документацию.

Норма времени: 2 часа.

Оснащение рабочего места: план практического занятия, пособия по ДОУ, конспект.

Литература: Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учеб. пособие. — Ростов н/Д: Феникс, 2006.

Кудряев В А. Организация работы с документами: Учебник. — М.: ИНФРА-М, 2005.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). — М/. ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 1999.

Актуализация опорных знаний и практического опыта при допуске к работе:

1. Как оформляются претензии предприятий по нарушению договорных обязательств?

2. Содержание и функции искового заявления.
Задание № 1

Составить и оформить претензию за недопоставку продукции.

Задание № 2

Составить и оформить исковое заявление в арбитражный суд.

Методические указания

Чтобы выполнить задание, необходимо ознакомиться с пакетом документов (приложения 8.1-8.4).

Претензия — это требование о добровольном устранении нарушения законодательства. В целях урегулирования споров виновной стороне направляются претензионные письма. Претензии предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта. В претензионном письме, кроме общих реквизитов письма должны быть указаны:

требования, предъявляемые заявителем организации, которой направляется претензия;

подробный расчет сумм, которые заявитель просит перечислить;

основания требований заявителя;

срок для ответа на претензии, если этот срок не установлен специальным нормативным актом;

при необходимости — банковские реквизиты заявителя. Претензия подписывается руководителем предприятия или

его заместителем.

Исковое заявление — это требование к компетентному органу о защите нарушенного права организации, предприятия, учреждения.

Исковые заявления подаются в арбитраж с просьбой о взыскании с ответчиков в принудительном порядке претензионных сумм.

Реквизиты искового заявления:

наименование арбитража;

наименование и адреса спорящих организаций;

наименование министерств и ведомств, в систему которых входят спорящие организации;

изложение сущности спора и обстоятельств, служащих основанием для иска;

ссылка на нормативные акты и доказательства, подтверждающие изложение обстоятельств;

требование истца;

причины возражения другой стороны;

сумма иска;

дата подачи заявления и подпись руководителя.

В конце искового заявления указывается приложение: перечень документов, прилагаемых к заявлению. Для отдельных категории споров перечень документов, подлежащих предъявлению в арбитраж, указывается в инструкционных письмах.

Контрольные вопросы

  1.  В каких случаях и как составляются коммерческие акты?
  2.  Порядок оформления отзыва на исковое заявление.
  3.  

 

Лабораторное занятие № 9

Тема: «Организация работы с документами».

Наименование работы: «Обработка документов, подготовка их к хранению».

Цель занятия: изучить этапы документооборота предприятия.

Приобретаемые умения и навыки: навыки работы с входящей, исходящей и внутренней документацией.

Норма времени: 2 часа.

Оснащение рабочего места: план практического занятия, пособия по ДОУ, конспект.

Литература: Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учеб. пособие. — Ростов н/Д: Феникс, 2006.

Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник. — М: ИНФРА-М, 2005.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). — М.:ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 1999.

Актуализация опорных знаний и практического опыта при допуске к работе:

1. Назвать общие принципы организации документооборота и основные этапы работы с документами.

2. В чем заключается первоначальная обработка документов в учреждении?

Задание № 1

  1.  Изготовить входящий документ.
  2.  Принять, обработать и зарегистрировать его.
  3.  Заполнить журнал регистрации входящей документации. 1.4. Заполнить регистрационные контрольные карточки (РКК).

Задание № 2

  1.  Изготовить исходящий документ.
  2.  Оформить его согласно ГОСТу, отправить адресату.
  3.  Заполнить журнал регистрации исходящей документации. 1.4. Заполнить регистрационные контрольные карточки (РКК).

Задание № 3

  1.  Изготовить внутренний документ, оформить, передать к исполнению.
  2.  Заполнить журнал регистрации внутренних документов.

Задание № 4

1. Ознакомиться с номенклатурой дел.

Методические указания

Чтобы выполнить задание, необходимо ознакомиться с пакетом документов (приложения 9.1-9.6).

Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

ГСДОУ установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

автор документа (корреспондент);

наименование документа;

дата документа;

номер документа;

дата поступления документа в организацию (для входящих документов);

номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);

заголовок к документу и его краткое содержание;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции);

отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).

Кроме этого в состав обязательных реквизитов могут быть включены расписка исполнителя в получении документа, наличие приложений и др.

Документы регистрируются в зависимости от объемов регистрационных массивов документов в регистрационных журналах или регистрационно-контрольных карточках (РКК) (см. приложения 9.3, 9.4).

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме (см. приложение 9.1).

В качестве первой графы номенклатуры указывают наименование структурного подразделения (отделов), их индексы (номера) включаются в номенклатуру и дополнительные порядковым номером дела в пределах подразделения составляют индекс дела.

Во второй графе номенклатуры указываются полные заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность:

организационно-распорядительная документация;

плановая документация;

отчетная документация;

документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;

документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

Внутри каждого раздела дела рекомендуется систематизировать по степени их важности:

■ документация вышестоящих организаций;

■ собственная документация организации.
Целесообразно соблюдать последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов, поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование томов, частей.

В четвертой графе номенклатуры проставляются сроки хранения дел, определенные экспертной комиссией.

Пятая графа номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ. В ней проставляются:

■ отметки о заведении дел — «заведено»;

" в переходящих делах — «переходящее с 2003 г.» или «переходящее на 2004 г.»;

■ о передаче дел в другую организацию — «акт выдачи во
временное пользование от _____ № »;

о местонахождении подлинников документов — «подлинники в деле 01-02»;

о передаче дел в ведомственный архив — «переданы в архив по описи 07.03.2003» и т. п.

Использование графы «Примечание» повышает качество и эффективность номенклатуры дел. При оформлении сводной номенклатуры дел используется общий бланк организации или титульный лист, если это министерство, ведомство.

Проект номенклатуры дел учреждения рассматривается экспертной комиссией (ЭК) учреждения, визируется заведующим ведомственным архивом, после чего направляется на согласование в государственный архив, если документы поступают на государственное хранение. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (см. приложение 9.7).

Контрольные вопросы

  1.  Назвать формы регистрации документов, их особенности.
  2.  Что понимается под делом в делопроизводстве?
  3.  

 

Лабораторное занятие № 10

Тема: «Организация работы с документами».

Наименование работы: «Экспертиза ценностей документов, подготовка документов к сдаче в архив».

Цель занятия: изучить порядок отбора документов для хранения, оформления дел для архивного хранения.

Приобретаемые умения и навыки: умение отбора документов и оформления их для дальнейшего архивного хранения.

Норма времени: 2 часа.

Оснащение рабочего места: план практического занятия, пособия по ДОУ, конспект.

Литература: Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учеб. пособие. — Ростов н/Д: Феникс, 2006.

Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник. — М.: ИНФРА-М, 2005.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). —М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 1999.

Актуализация опорных знаний и практического опыта при допуске к работе:

  1.  Назвать правила подготовки дел для архивного хранения.
  2.  Что такое экспертиза ценности документов? Кто ее проводит?

Задание № 1

  1.  Издать приказ о создании экспертной комиссии.
  2.  Отобрать дела для архивного хранения, подготовить их к сдаче в архив.

Методические указания

Чтобы выполнить задание, необходимо ознакомиться с пакетом документов (приложения 10.6).

Экспертиза ценности документов — это определение значения документов в целях их отбора на хранение и установление сроков хранения. В процессе экспертизы ценности документов решаются такие задачи, как отбор документов на постоянное хранение ценных документов и охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер.

В организациях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб ДОУ, должностных инструкций, табелей форм документов и других вопросов создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), которые действуют на основании утвержденных руководителями организаций Положений о постоянно действующей экспертной комиссии.

Экспертная комиссия создается приказом руководителя (см. приложение 10.5). В соответствии с многогранностью оценки документов и формируется состав ЭК. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своей организации, систему документационного обеспечения — состав, содержание всей совокупности документов. В ее состав обязательно включают:

должностное лицо, ответственное за документационное обеспечение организации;

должностное лицо, ответственное за архив организации;

специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации;

■специалиста по защите информации и др.
Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации, секретарем — секретарь организации или сотрудник службы документационного обеспечения или архива.

Экспертные комиссии — это совещательный орган его решение вступает в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за сохранность документов.

Приказ «О создании экспертной комиссии» — это приказ по основной деятельности, поэтому он должен отвечать всем требованиям издания приказов при решении вопросов хозяйственной деятельности. Объектами рассмотрения экспертной комиссии прежде всего являются:

ежегодно составляемая номенклатура дел;

описи дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет);

акты об аннулировании и выделении к уничтожению документов и дел независимо от вида носителя;

комплексы документов: дела, проекты, единицы хранения на бумажных носителях на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения.

Оформление дел — это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления».

Обработка дел для хранения включает:

проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел;

составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Оформление обложки дела

На обложке дел постоянного и долговременного хранения в соответствии с ГОСТ 17914-72 «Обложки дел для длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования» должны быть указаны (см. приложение 10.1):

■ наименование организации и ее подчиненность на период создания документов, включенных в дело;

■наименование структурного подразделения или направления деятельности в зависимости от структуры описи дел;

делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел,

номер дела по годовому разделу описи дел;

заголовок дела;

дата и крайние даты первого и последнего по датам документов дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела или запись «Хранить постоянно»;

архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей чернилами.

При сдаче в дальнейшем документов на хранение в государственный архив, на обложке сверху, должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, кодов госархива и организации фондообразователя.

Внутренняя опись

Для дел, содержащих особо ценные документы или сформированных по видам и сложных по содержанию, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется и постоянно дополняется внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Опись дела помещается в начале дела и содержит сведения о порядковых номерах документов в описываемом деле, их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дел, на которых расположен каждый документ внутренней описи, имеющей форму таблицы (см. приложение 10.2), составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи.

Лист — заверитель дела

На любую пронумерованную единицу хранения составляется итоговый лист-заверитель (заверительная запись), который оформляется на специально подшитом в конце дела специальном бланке или чистом листе бумаги А4. При хранении документов без подшивки лист с заверительной подписью вкладывается в упаковку.

В листе — заверителе дела должны отмечаться следующие особенности нумерации дела:

литерные и пропущенные номера листов;

номера листов с наклеенными документами;

номера листов с конвертами и вложений в них;

номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т. д. в том случае, если это исключение из общего состава документов дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела, как-то: повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов — отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника. В заверителыгую запись отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования.

Лист—заверитель дела подписывается должностным лицом, составившим заверителъную надпись (см. приложение 10.3).

Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу

Опись служит основным учетным документом и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Она закрепляет систематизацию дел путем присвоения каждому делу индивидуального номера, раскрывает в заголовке дел его состав и содержание, закрепление их систематизации и учета.

В описание каждого дела входит:

порядковый номер;

индекс дела;

заголовок дела;

дата;

количество листов;

примечание.

В описи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется дополнительная графа — срок хранения дела (см. приложение 10.4).

Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.

В том случае, если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

Акт о выделении документов к уничтожению

Одновременно с подготовкой описей по итогам учета документов оформляются акты, документирующие различные ситуаций снятия документов с учета, о выделении к уничтожению дел, не подлежащих (дальнейшему) хранению.

В акте допускается не перечислять заголовки каждого дела (см. приложение 10.6), а сформировывать и указывать их обобщенные (групповые) заголовки, но при этом необходимо перечислять через запятую номера описей (графа 4) или индексы по номенклатуре дел (графа 5). Для каждой группы дел должны быть указаны дата первого и последнего документов (крайние даты) и общее количество дел.

По каждой включенной в акт группе дел или отдельным делам должно быть указано еще раз основание их уничтожения — срок хранения и статья (статьи) по перечню.

В конце акта в итоговой записи указываются общее количество выделенных к уничтожению документов, а также сведения (с номером и датой протокола) о том, что описи дел по личному составу и по основной деятельности за те годы, документы за которые предполагается уничтожить, полностью оформлены. Согласованный с ЭК акт утверждается руководителем организации, и только после этого можно приступить к физическому уничтожению дел. После уничтожения дел в акт вносится запись о дате и форме утилизации дел. На последнем этапе в акт вносится еще одна запись, указывающая на то, что в систему учета дел внесена необходимая правка с датой и расшифрованной подписью ответственного за это должностного лица.

Контрольные вопросы

  1.  Какие требования предъявляются к номенклатуре дел?
  2.  Какие требования предъявляются к оформлению дел?


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

77839. Искусство как форма протеста (дадаизм) 44 KB
  Последствия первой мировой войны оказали сильное влияние на умы тогдашних представителей искусства. Возникнув как литературное течение это направление искусства проявлялось и в живописи и в фотографии и в скульптуре.
77841. Порядок маркировки шасси и двигателя авто ЗИЛ-131, УРАЛ-4320, УАЗ-3151, КАМАЗ-4310, МТ-ЛБ, прицепы: 2ПН-4, 2ПН-2 1.51 MB
  Имеют маркировку и основные составные части изделия: корпус, двигатель, главная передача, промежуточный редуктор, бортовые передачи, торсионные валы, переговорное устройство, фильтр ФПТ-200М, подогреватель, отопитель, дифманометр-тягонапоромер, аккумуляторные батареи, реле-регулятор...
77842. Особенности празднования Масленицы 159 KB
  Масленицу повсюду ожидали с большим нетерпением. Это самый веселый, самый разгульный и поистине всеобщий праздник. В некоторых местах о подобающей встрече и должном проведении всей масленицы заботились еще с субботы предшествующей недели.
77843. Средства и методы развития координационных способностей в спортивной тренировке 44.68 KB
  Основными специфическими средствами спортивной тренировки в видах спорта, характеризующихся активной двигательной деятельностью, являются физические упражнения. Состав этих упражнений в той или иной мере специализируется применительно к особенностям спортивной дисциплины...
77845. Назначение и устройство КПП автомобиля КАМАЗ. Восстановление корпуса КПП. Сборка КПП. Техника безопасности при восстановлении и сборке. Пожарная безопасность на АЗС. Площадка слива автоцистерн 271.63 KB
  Коробка передач является конструктивным элементом трансмиссии автомобиля. Коробка передач предназначена для изменения крутящего момента скорости и направления движения автомобиля.
77846. Феноменология Гуссерля Эдмунда 58.5 KB
  Гуссерль предполагал что сознание всегда к чему-либо направлено и оно несет в себе идеал. Но речь то идет о нашем сознании о том знаем ли мы что такое наше сознание можем ли мы понять другого человека наделенного таким же сознанием или не таким...
77847. Социально-философский смысл евразийства 191.5 KB
  Славянофилы ставшие основоположниками теории локальных цивилизаций в России старались возродить религиозную философию истории и на ее теоретической основе создать образ России единственной после Византии цивилизации усвоившей высшую религию –- христианство в наиболее...