87466

Мова ділових паперів

Курсовая

Архивоведение и делопроизводство

Сучасний стан національних мов багато в чому визначається умовами, в яких відбувається розвиток суспільства. Цілком очевидно, що останні двадцять років, зазначені в історії країни як роки докорінної перебудови суспільства, переоцінки цінностей, поглядів і установок у життя людей...

Украинкский

2015-04-21

157.5 KB

2 чел.

Мова ділових паперів


Зміст

[1]
Зміст

[2]
Розділ 1. Особливості офіційно-ділового стилю. Поняття документу

[2.1] 1.1. Характеристика та визначальні особливості  офіційно-ділового стилю

[2.2] 1.2. Документ як головна ланка сучасного діловодства

[3]
Розділ 2. Основні характеристика мови ділових паперів

[3.1] 2.1. Характеристика вимог до текстової організації ділових паперів

[3.2] 2.2. Стилістичні особливості мови ділових паперів

[3.3] 2.3. Правила написання тексту документів

[4]
Висновки

[5]
Література


Вступ

Сучасні  соціально-політичні, економічні, культурні та інші умови життя і розвитку України  передбачають пошук нових підходів до вирішення багатьох проблем сучасності, у тому числі і в області мови, мовного вживання.

У зв’язку з цим один із напрямків активної діяльності вчених-лінгвістів нинішнього періоду пов'язаний з інтенсивною розробкою та проведенням в життя нової мовної політики та рішенням у руслі цього багатьох найважливіших питань збереження, зміцнення та розвитку національної мови.

Сучасний стан національних мов багато в чому визначається умовами, в яких відбувається розвиток суспільства. Цілком очевидно, що останні двадцять років, зазначені в історії країни як роки докорінної перебудови суспільства, переоцінки цінностей, поглядів і установок у життя людей, переосмислення історичного шляху розвитку з позицій нової складної дійсності, справили значний вплив на еволюцію української мови. На даному етапі вона характеризується інтенсивним ростом і розвитком, все більш активним розширенням сфер свого застосування.

Активні заходи в галузі мовної політики щодо створення сприятливих умов для збереження, зміцнення і розвитку української мови значно підвищують її роль і значення в суспільно-політичному і культурному житті країни, розширюють можливості її застосування, сприяють його більш динамічному функціонального росту і розвитку мови.

Повноправне функціонування і розвиток будь-якої мови, яка володіє високим статусом державної, поза всяким сумнівом, відбувається і підтверджується насамперед тоді, коли забезпечується його застосування у першу чергу в сфері офіційно-ділових відносин на найвищому державному рівні, в законотворчому процесі, судовій практиці, адміністративно-управлінської діяльності підприємств, установ і організацій, при веденні діловодства, ділового листування, оформлення юридичних осіб, цивільно-правових та інших актів, тобто у сфері правового регулювання усіх сторін суспільного життя.

Першим навчальним посібником з курсу «ділова мова», призначеним для студентів, була книжка Л. Паламар та Г. Кравець «Мова ділових паперів» [25]. Автори запропонували поєднання повторення й систематизації теоретичних знань з української мови, правил орфографії, пунктуації, що відбувається із залученням «взірців документів», навчання основним вимогам справочинства.

За цим же принципом побудовано навчальні посібники, підручники С. Глущик «Сучасні ділові папери» [5], С. Шевчук «Українське ділове мовлення» [28] та багато інших, де питання навчання діловому стилю спілкування знаходиться у площині риторики та культури спілкування (розрізнення синонімів, паронімів, навчання правильному граматичному оформленню книжних словосполучень, речень, ознайомлення зі стандартами діловодства).

Вибір  об'єкта дослідження продиктований насамперед практичними міркуваннями, тобто потребами здійснення діловодної діяльності.

Метою курсової роботи є дослідження особливостей мови ділових паперів.

Поставлена мета обумовила рішення наступних завдань:

навести характеристика та визначальні особливості офіційно-ділового стилю;

охарактеризувати документ як головну ланка сучасного діловодства;

навести характеристику вимог до текстової організації ділових паперів;

визначити стилістичні особливості мови ділових паперів;

з’ясувати правила написання тексту документів.

Методи дослідження. При розкритті теми і вирішення поставлених завдань ми виходили з структурно-системного підходу до мови. При цьому ми спиралися на цілий комплекс методів і прийомів, що включає методи синхронно-описового, функціонально-стилістичного, композиційно-стилістичного і аналізу, а також аналіз, синтез, порівняння та узагальнення.


Розділ 1. Особливості офіційно-ділового стилю. Поняття документу

1.1. Характеристика та визначальні особливості  офіційно-ділового стилю

Офіційно-діловий стиль – це функціональний різновид мови, який використовується для спілкування у державно-політичному, громадському й економічному житті, законодавстві, у сфері управління адміністративно-господарською діяльністю. Офіційно-діловий стиль – це мова ділових паперів: розпоряджень, постанов, заяв, автобіографій, протоколів, наказів, розписок та ін.

Найважливіші риси, які визначають діловий стиль:

Виклад інформації в діловому тексті робиться відповідно до таких принципів:

1) об’єктивність змісту,

2) повнота інформації у стислій формі,

3) логічність і послідовність,

4) обгрунтованість,

5) нейтральний тон [24, с. 50].

Останній принцип дотримується завдяки використанню слів, позбавлених емоційних відтінків: віддієслівних іменників (розподіл, відрахування, використання, дотримання, забезпечення), безособових дієслів (взято, прийнято, виконано, заборонено, підписано, укладено), у розпорядчій документації переважають інфінітивні форми дієслова (затвердити, зобов’язати, вказати, доповісти, організувати), назв осіб за їх функцією (позивач, відповідач, виконавець) та ін.

Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень речень (у зв’язку з, відповідно до, згідно з, ми, що підписалися нижче; винести догану, у зв’язку з тим, що, зважаючи на те, що, зважаючи на викладене вище та ін.). Стандарт потрібний для того, щоб досягти однозначності і достовірності інформації [24. с. 58].

Ділове листування виокремлюють у межах епістолярного стилю, звертаючи увагу на усталені формули – початкові і прикінцеві вислови, форми офіційного звертання, характерні для ділових листів.

Зауважимо, що офіційно-діловий стиль сучасної української літера-турної мови у його жанровому різноманітті й формах вияву є одним із найменш досліджених як в історичному, так і в синхронному планах.

У стилістичних дослідженнях відзначається й така ознака офіційно-ділового стилю, як функціонування усталених словосполучень, які тер-мінологічно позначені по-різному:

кліше;

стереотип;

штамп. Як синонімічне до поняття «штамп» щодо офіційно-ділової практики, для якої трафаретність є закономірною ознакою, А. Коваль пропонувала вживати термін універсальні слова: «Водночас офіційне спілкування потребує так званих універсальних слів, які вживаються в дуже невизначених, загальних значеннях і виконують роль замінників слів із точним значенням» [17, с. 45].

Ключовим поняттям стилістики офіційно-ділової комунікації є стандартизація, тобто формально-змістова однотипність документів, яку забезпечують лексичні, морфологічні засоби.

У дослідженнях неодноразово наголошується на важливості такого параметра офіційно-ділової мови, як модальність, оскільки волюнтативна функція цього стилю виявляється послідовно й виразно.

Наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий, він залежить від змісту документа, його призначення.

Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні. Залежно від того, яку саме галузь суспільного життя обслуговує офіційно-діловий стиль, він може містити суспільно-політичну, професійно-виробничу, науково-термінологічну лексику [21, с. 89].

Офіційно-діловий стиль ґрунтується на логічній основі. Найважливішим у ньому є послідовність і точність викладу фактів, об’єктивність оцінок, гранична чіткість, емоційно-експресивна нейтральність викладу.

Діловий стиль зумовлений насамперед активізацією пізнавальної та професійної функцій мови. Це стиль, який задовольняє потреби суспільства в документальному оформленні різних актів державного, суспільного, політичного, економічного та виробничого життя й діяльності, ділових відносин між державами або організаціями, а також стосунків між окремими членами суспільства в офіційній сфері їх спілкування [19, с. 34].

Прагнення до ідеальної об’єктивності будь-якого жанру ділових документів і суб’єктивна спрямованість юридичної або фізичної особи на конкретний результат не завжди співпадають, бо головною метою того, хто складає документ, є досягнення максимально позитивного результату при мінімальних мовних засобах. Ось чому зовнішня об’єктивна значимість має поєднуватися з суб’єктивним прагненням автора документа і того, хто його отримує, до максимальної зрозумілості, ясності й лаконічності.

Даний стиль відзначається строгими вимогами до лексики і фразеології (широке використання професійної термінології, різновиду абревіатур; відсутність діалектизмів, жаргонізмів, просторічних виразів, слів із суфіксами суб’єктивної оцінки).

Діловий текст характеризується як зростаючою стандартизацією мови (вживання усталених словесних формул, значна частота повтору слів, зворотів, конструкцій), так і своєрідністю синтаксису (прямий порядок слів: підмет – перед присудком і якомога ближче до початку речення; означення – перед озвучуваним; додаток – після куруючого слова; обставинні слова – як можна ближче до пояснюваного; вставні слова вживаються на початку речення) [23, с. 50].

Цей стиль вимагає високого ступеня одноманітності, стандарту форми.

Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні. Діловий стиль позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Для чіткої організації текст ділиться на параграфи, пункти, підпункти [26, с. 70].

У текстах часто вживаються словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу із зазначенням позачасовості, постійності дії (рішення надсилається, виробнича рада розглядає).

Найхарактерніші речення – прості поширені (кілька підметів при одному присудку, кілька присудків при одному підметі, кілька додатків при одному з головних членів тощо) [26, с. 78].

Офіційно-діловий стиль має такі функціональні підстилі:

Законодавчий – використовується у законодавчій сфері, регламентує та обслуговує офіційно-ділові стосунки між приватними особами, між державою і приватними та службовими особами. Реалізується в конституції, законах, указах, статутах, постановах.

Дипломатичний – використовується у сфері міждержавних офіційно- ділових стосунків у галузі політики, економіки, культури. Регламентує офіційно-ділові стосунки міжнародних організацій, структур, окремих громадян. Реалізується у конвенціях (міжнародних угодах), комюніке (повідомленнях), нотах (звертаннях), протоколах, меморандумах, договорах, заявах, ультиматумах [27, с. 81].

Дипломатичний підстиль характеризується толерантністю, виробленими початковими і кінцевими формами документа і вживається у таких жанрах, як нота, комюніке, меморандум, угода, конвенція;

Юридичний – використовується у юриспруденції (судочинство, дізнання, розслідування, арбітраж). Цей підстиль обслуговує і регламентує правові та конфліктні стосунки:

між державою і підприємствами та організаціями всіх форм власності;

між підприємствами, організаціями та установами;

між державою та приватними особами;

між підприємствами, організаціями та установами всіх форм власності та приватними особами;

між приватними особами [4, с. 59].

Реалізується в актах, позовних заявах, протоколах, постановах, запитах, повідомленнях.

Юридичний підстиль прагне до абсолютної однозначності й точності формулювань і вживається в указах, законах, кодексах, статутах;

Адміністративно-канцелярський – використовується у професійно- виробничій сфері, правових взаєминах і діловодстві. Він обслуговує і регламентує:

службові (офіційні) стосунки між підприємствами одного і різного підпорядкування;

службові (офіційні) стосунки між структурними підрозділами одного підпорядкування;

службові (офіційні) стосунки між приватною особою та організацією, установою, закладом і навпаки;

приватні (неофіційні) стосунки між окремими громадянами. Офіційно-діловий стиль має дві форми вираження: усну, писемну [4, с. 61]..

У сфері даного підстилю – документи повсякденного ділового життя (заяви, довідки, характеристики, доручення, автобіографії, накази, акти, розпорядження тощо), що складаються пересічними громадянами. Саме у них особливу увагу слід приділяти формі документа, дотриманню стандартизованих вимог щодо його складання і написання.

1.2. Документ як головна ланка сучасного діловодства

У великому й складному механізмі керування виробництвом, державними та громадськими справами діловий папір, документ є надзвичайно важливою ланкою. Він фіксує і передає інформацію, підтверджує її достовірність та об’єктивність. Документи є візитною карткою, додатковою рекламою, складовою частиною іміджу підприємства, організації, фірми, окремої особи тощо.

Звичне слово документ ми вважаємо рідним, українським. А насправді в його основі лежить латинське слово досео, що означає «поясняє, викладає справу» [16, с. 50].

З одного боку, у широкому розумінні документ – це все те, що може свідчити про щось, тобто і витвори культури, і магнітний запис, і фотографія, і креслення, і малюнки, і предмети, які фігурують у справі, тощо.

З іншого боку, «документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу» (ДСТУ 2732 - 94).

У практиці діяльності державних установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи (на відміну від цифрових, куди відносять науково-технічні та економіко-статистичні документи), які виготовляються рукописним, машинописним чи друкарським способами.

Кожний документ складається з окремих елементів, які звуться реквізитами, а сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів складає формуляр документа [16, с. 58].

За походженням виділяють приватні і службові документи; службові функціонують в установах і організаціях, приватні стосуються приватних осіб. За призначенням документи поділяють на такі типи:

 розпорядчі, де подається інформація про організацію роботи установи, закладу, підприємства;

 статутні – з коротким викладом змісту статуту організації чи установи;

 виконавчі, в яких подається план або напрям виконання певного обсягу роботи;

 інформаційні, які містять конкретну інформацію, необхідну для діяльності певної організації чи підприємства [14, с. 37].

Документи розрізняють ще й за структурними ознаками, вони можуть бути стандартними й нестандартними, що залежить від багатьох об’єктивних та суб’єктивних факторів.

Сьогодні з документами ми зустрічаємося всюди. Зайдіть у навчальний заклад, лікарню, завод, фабрику – і ви помітите різноманітні документи. На вітрині, дошці оголошень можна побачити повідомлення, накази керівника, списки. Досягнувши 16 років, кожний громадянин отримує паспорт, закінчивши середню школу – атестат, на роботі на кожного працівника заповнюється трудова книжка.

І це зрозуміло. Бо документи стали надійним засобом запису, реєстрації фактів, явищ, подій.

Ті моделі документів, що є сьогодні, почали з’ являтися століття тому, а з 20-х рр. ХХ століття стали невід’ємним атрибутом державного життя. Ми можемо з впевненістю сказати, що іще 10-20 років тому пересічний громадянин не думав, що буде складати угоди з підприємством, контракт з фірмою, писатиме резюме про себе, бути учасником кредитно-розрахункових договорів між юридичними особами та банками, оформляти митні документи тощо [22, с. 71].

Документ має правове й господарське значення, є писемним доказом, джерелом різних відомостей довідкового характеру.

Ви маєте кілька документів – офіційних посвідчень: свідоцтво про народження, паспорт, читацький та студентський квиток, залікову книжку – усе, що підтверджує Вашу належність до певного кола осіб, тобто до читачів бібліотеки саме цього навчального закладу, до студентства тощо. Наявність документа є доказом того, що ми користуємося тими самими правилами, що й інші, маємо такі ж обов’ язки, що й люди, які є власниками такого самого документа [22, с. 74].

Документ – закріплена певним чином інформація щодо подій чи явищ об'єктивної дійсності. Він має правове й господарське значення, зокрема може виконувати функцію писемного доказу і бути джерелом довідкової інформації. Документи уможливлюють відтворення фактів діяльності установ, організацій чи підприємств [].

Спільні риси документів:

Кожен документ укладається повноважним органом, або особою відповідно до її компетенції.

Документ не повинен суперечити чинному законодавству.

Документ повинен бути достовірним. Інформація в документі – повною і доцільною, формулювання – лаконічним і зрозумілим (не двозначним) [12, с. 40].

Усі документи складаються за певним зразком, дотримання якого обов’язкове для всіх.

Правильним є документ складений офіційно-діловою мовою.

Саме цим текст ділового документа відрізняється від тексту будь-якого іншого стилю.

Вимоги до документів

Документи видаються виключно повноважними органами або особами згідно з їх компетенцією.

Документи не повинні суперечити чинному законодавству й директивним вказівкам вищіх органів.

Належить, щоб тексти документів були достовірними і відповідали завданням конкретного керівництва, тобто базувалися на фактах; охоплювали суттєві і реальні пропозиції чи вказівки.

Документи складаються за певною формою [10, с. 81].

Ділові тексти мають бути бездоганно укладеними і відредагованими.

Усі документи за способом викладу матеріалу можна поділити на дві категорії:

документи з низьким рівнем стандартизації, в яких можна передбачити й сформулювати заздалегідь лише окремі найзагальніші відомості (компоненти формуляра); сам же спосіб викладу – добір слів і словосполучень, будова речень, зв'язки між ними – залежить щоразу від конкретного змісту, ситуації і певних обставин, що виникають під час ділового спілкування.

За способом викладу розрізняють такі види текстів: розповідь (автобіографія, звіт, лист, протокол, характеристика), міркування (визначення, висновок, судження), опис (наказ, постанова, акт).

документи з високим рівнем стандартизації, в яких може бути передбачений не лише формуляр документа, а й слова, словосполучення, речення, що висловлюють основну думку, за винятком цілком конкретних відомостей. Для них у готовому бланку залишається кілька незаповнених місць. До цих документів належать: відомість, інструкція, квитанція, посвідчення, таблиця, повістка [10, с. 83].

Загальні вимоги до мови документа: об'єктивність змісту; логічна послідовність викладу; повнота інформації; ясність викладу, точність опису; відсутність суперечностей; переконливість викладу; лаконічність, стандартизація мови; етикет ділових паперів.


Розділ 2. Основні характеристика мови ділових паперів 

2.1. Характеристика вимог до текстової організації ділових паперів

Текст будь-якого документа складається з логічних елементів вступу, доказу, закінчення. У вступі адресат готується до сприйняття теми (зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання і т. ін.). У доказі викладається суть питання (докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали). У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ. Воно може бути активним чи пасивним [9, с. 30].

Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконати адресат. Мета пасивного закінчення – проінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо.

Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи – складним.

У залежності від змісту документів застосовується прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку – спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ в таких документах відсутній.

Для ділового мовлення характерні наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів [9, с. 34].

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою.

Уніфікація як один з напрямків раціоналізації документів у наш час втілюється в розробці й застосуванні на практиці типізованих і трафаретних текстів.

Типізація текстів – процес створення тексту-зразка, тексту-стереотипу, на основі якого можуть бути збудовані текст аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінськім ситуаціям. При цьому мають бути як найточніше збережені основні конструкції й формулювання тексту-зразка. Типові тексти, як правило, оформляють у вигляді спеціальних збірників [11, с. 109].

Трафаретизація текстів – процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну з наступним включенням постійної інформації до бланку документа. Отже, трафаретні тексти – це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів та словосполук кожен раз залежить від конкретних ситуацій. За способом викладу документів з низьким рівнем стандартизації прийнято поділяти на: розповіді, описи, міркування.

Найхарактерніші прояви стандартизації такі:

широке вживання готових словесних формул: з метою, у зв ’язку, відповідно до, згідно з; їх вживання спрощує і полегшує процес укладання окремих видів документів;

велика повторюваність тих самих слів, форм, зворотів, конструкцій як результат прагнення до спрощення способів вираження думки в однотипних ситуаціях [11, с. 123].

Наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий, він залежить від змісту документа, його призначення і способу обробки. Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для зорового сприймання, спрощує їх обробку. Підпис є обов’язковим реквізитом будь-якого документа.

Для чіткішої організації тексту запроваджується поділ на параграфи, пункти, підпункти.

У розповіді йдеться про події (явища, факти) у тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності (автобіографія, пояснювальна записка, замітка, протокол).

В описі характеризується явище (предмет, люди, події) перерахуванням ознак, властивостей, особливостей (опис-характеристика, наказ, звіт, постанова).

Міркуванням називається вид тексту, в якому логічні визначення, думки й умовиводи розкривають внутрішній зв'язок явищ і, як правило, доводять визначену тезу. Розрізняють два основні види доказів - дедуктивний, коли думка розкривається від загального до часткового, та індуктивний, у якому думка спрямована від окремих фактів до загального.

Лексика здебільшого нейтральна, вживається у прямому значенні. Залежно від того, яку саме галузь суспільного життя обслуговує офіційно-діловий стиль, він може містити суспільно-політичну, професійно-виробничу, науково-термінологічну лексику [15, с. 202].

У текстах часто зустрічаються словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу із значенням позачасовості, постійності дії: рішення надсилається, має місце, виробнича рада розглядає. Вживаються і такі звороти: згідно з оригіналом, складено і завірено у двох примірниках, вжити заходів, визнати за можливе, надати слово, оголосити подяку, накласти резолюцію.

Найхарактерніші речення – прості поширені (кілька підметів при одному присудку, кілька присудків при одному підметі, кілька додатків при одному з головних членів тощо). Вживаються, звичайно, й складні речення із сурядним і підрядним зв’язком, з відокремленими зворотами, зі вставними і вставленими конструкціями.

Отже, тексти офіційно-ділового стилю вимагають документації тверджень, точності формулювань, не припускають двозначності сприймання змісту.

2.2. Стилістичні особливості мови ділових паперів

Загальні вимоги до слова в документі: воно повинно бути мотивованим і відповідати нормам української літературної мови.

Умотивованість вживання слова в тексті перевіряється таким чином: якщо вся увага адресата зосереджується на змісті документа, а форма сприймається як щось невіддільне від нього, означає, що вибір певного слова мотивований, доцільний, і, навпаки, якщо увага читача щоразу переключається із змісту документа на його форму, а окремі слова викликають сумнів чи здивування, це означає, що укладач документа не продумав ситуації і вибір лексеми у цьому випадку хибний.

Норми української літературної мови закріплені у словниках, довідниках, підручниках, посібниках [13, с. 12].

типові мовні засоби ділового стилю (у більшості випадків і наукового) повинні орієнтуватися на зазначену вище мету і спиратися на такі основні вимоги:

Об’єктивність, яка полягає у високому ступені безособовості й відсутності будь-яких суб’єктивно-оціночних моментів у мові документа. Це означає, що переважна їх більшість має складатися від імені юридичної особи, а займенник може вживатися лише в документах щодо особового складу (наприклад, автобіографії): Інститут просить, Дирекція звертається, але Я, Іванов Іван Пилипович, народився... В інших випадках тексти набувають безособового характеру: Заводові потрібно, Просимо та ін. У наукових текстах, крім цього, займенник ми використовується у значенні я (Ми вважаємо, Ми прийшли до висновку), що є свідченням наукової етики, а в ділових паперах займенник Ви – це вияв ввічливості (Прошу Вас з’явитись.). У діловому й науковому стилях не можна використовувати наказовий або умовний способи дієслова типу роби, пиши, зробив би (наказовість передається інфінітивом або безособовою формою: відрядити слюсарів.. , завдання не виконується), емоційно забарвлених слів (наприклад, оціночних прислівників типу дуже, гарно), діалектизмів, жаргонізмів або професіоналізмів [21, с. 89].

У граматиці ступені порівняння прикметників і узагальнені іменники на позначення місця роботи або проживання утворюються за допомогою аналітичних форм, а не афіксів, які підкреслюють суб’єктивну думку авторів (не повніший, найповніший і не сільчани, заводчани, а більш повний, найбільш повний; мешканці села, працівники заводу).

Те саме стосується синтаксису речень, де треба дотримуватися таких правил:

не вживати пряму мову (крім випадків цитування фрагментів документа);

не використовувати окличних, спонукальних або питальних речень;

будувати речення переважно з пасивними конструкціями, які підкреслюють об’єктивність того, що відбувається, акцентують увагу на факті здійснення або нездійснення конкретної дії і спонукають до вирішення проблеми: Завдання щодо доставки вагонів не виконується, а не Ви не виконуєте мого завдання щодо доставки вагонів (в останньому випадку акцентується провина конкретної особи). У діловому контексті, як правило, головним є не питання, хто винний (цим відзначаються розмовний або публіцистичний стилі), а проблема, що робити;

надавати перевагу так званим розщепленим присудкам (не здійснюватимуться, побудуємо, а будуть здійснюватися, будемо будувати), бо в цьому випадку відсутня категорична (і одночасно суб’єктивна) впевненість, а отже, документ спирається на об’єктивну можливість виконання дії [12, с. 34].

Логічна послідовність реалізується в чітко визначених способах подачі матеріалу, які відрізняються зовнішньою логікою розповіді (хронологічна послідовність автобіографій, протоколів, звітів), внутрішньою логікою міркування (причинно-наслідкова послідовність службових, пояснювальних записок) або послідовною логікою опису, яка характеризує явища через перелік ознак, властивостей та інших елементів опису (описова характеристика звітів, актів, наказів, постанов).

Зовнішніми ознаками логічної послідовності є тісний логічний зв’язок між реченнями, частотність зв’язків з ознаками мети, причини, результативності (для цього, з цією метою, отже, таким чином, познайомившись зі справою та ін.), чітке членування тексту на абзаци, параграфи, частини тощо [7, с. 234].

Переконливість. Враховуючи на те, що діловий і науковий стилі, як правило, опосередковані, – це одна з найголовніших вимог не тільки до мови, але й до способу обгрунтування відповідної справи.

Так, у заяві або листі про надання матеріальної допомоги (найпоширеніших останнім часом документів) прохання, що завершується словами у зв’язку з важким матеріальним становищем, не може бути об’єктивним, переконливим і не приведе до позитивного результату, крім випадків, коли цей результат запрограмований у попередній бесіді підлеглого з керівником. Причина має бути викладена в зрозумілій і обгрунтованій формі, з точним добором фактів і цифрових даних (Прошу надати допомогу у зв’язку з весіллям, через хворобу тощо).

При цьому документ має бути максимально лаконічним (у ньому відображаються лише основні положення й аргументи), що досягається попереднім обдумуванням його змісту, складанням плану, добором аргументів (чим відповідальніший документ, тим більше він потребує попередньої роботи над ним) [6, с. 70].

Доказовість. Ця вимога до мови наукових і ділових документів випливає з попередньої і потребує закріпити переконливий характер тексту, обмеженого, як правило, однією сторінкою, необхідними додатками (копіями довідок, статистичними даними тощо), що напевно зумовлять позитивний результат. При цьому ані переконливості, ані доказовості не може бути, якщо у ділових документах (особливо у рекламних оголошеннях) заради незрозумілої для більшості «моди» будуть використовуватися специфічні терміни іншомовного походження типу консалтинг або інжиніринг.

Уніфікація і стандартизація – це постійна робота, яку мають проводити будь-які установи, заклади, організації, відслідковуючи стандартні ситуації, попереджаючи можливі непорозуміння й конфлікти і створюючи відповідні бланки документів з типовими мовними формулами і словесними кліше (як правило, такі бланки виробляються при виникненні 20% стандартних ситуацій у певній сфері життєдіяльності) [2, с. 277].

Уніфікація охоплює всі рівні мови: словниковий запас, морфологію, синтаксис, пунктуацію і навіть стилі. Так, наприклад, завдяки уніфікації менеджер, який працює з кореспонденцією, знає, що головна інформація в листі міститься в першій ключовій фразі, причому найчастіше в її кінці. Ось чому, проглянувши тільки початок листа, він сортує кореспонденцію за тематичними ознаками і за ступенем важливості повідомлення.

Типізація мовних засобів і стандартизація мови ділових паперів – одна з найактуальніших проблем діловодства, яка має вирішуватися як на рівні держави відповідними науковими інститутами, так і на конкретному виробництві або у конкретній організації чи установі [2, с. 279].

Ясність викладу і точність опису. Ця вимога є найголовнішою для ділового стилю, бо будь-який документ має юридичну силу лише при точному виборі потрібного слова, правильному користуванні термінами (як правило, зрозумілими для більшості, а тому переважно українського походження на відміну від наукового стилю, де специфіка вимагає прагнути до інтернаціоналізації наукової термінології) і униканні професіоналізмів, а також при відсутності орфографічних і пунктуаційних помилок. Для української мови ця вимога має принциповий характер, бо під впливом міжмовної російсько-української омонімії (неделя - неділя, место - місто) або при неправильному виборі потрібного варіанту за значенням (общественная организациясуспільна організація, громадська організація; личное делоособова справа, особиста справа) виникає безліч двозначностей і непорозумінь.

2.3. Правила написання тексту документів

При підготовці тексту документа рекомендовано дотримуватися таких правил.

Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа [3, с. 40].

Уживати стійкі (трафаретні) словосполуки, що виражають стандартні аспекти змісту (з метою надання допомоги, у зв'язку з погіршенням стану, згідно з рішенням комісії).

Наприклад, для висловлення мотивів, що пояснюють використання певної управлінської дії, вживаються такі синтаксичні конструкції: У порядку надання технічної допомоги...У порядку науково-технічного співробітництва... У порядку обміном досвіду. У зв'язку з проведенням спільних робіт з... У відповідності до попередньої домовленості й рішенням... Відповідно до Вашого прохання... Відповідно до постанови міністерства... Відчуваючи гостру необхідність ...

Такі стійкі словосполучення й стандартні вирази полегшують сприйняття службового документа, а також увесь процес його складання, дозволяючи не витрачати час на пошуки формулювань [3, с. 46].

Вживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові; означення – перед означуваним словом; додатки – після керуючого слова; вставні слова – на початку речення) у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Вживати зворотний порядок слів (присудок іде поперед підмета) тоді, коли логічний наголос падає на саму дію.

Поряд із цим необхідно пам'ятати, що в діловому мовленні часто вживаються складнопідрядні речення. Поєднуючи прохання й причини, що спонукали звернутися із проханням, відмову й переконливу її аргументацію в межах єдиної конструкції, складнопідрядні речення надають більшої переконливості проханню й пом'якшують враження від відмови [4, с. 71].

У службових документах складнопідрядні речення вживаються, як правило, для висловлення причиново-наслідкових зв'язків. При побудові цих речень слід пам'ятати, що найуживанішими є складні речення з сполучниками що, який, якщо, за умови, унаслідок того, що, щоб, де, як.

Місце підрядного речення залежить від того, до якого члена головного речення воно відноситься. Якщо підрядне речення пояснює лише одне слово головного речення, то воно, як правило, іде слідом за ним.

Якщо підрядне речення відноситься до групи присудка в головному реченні, або до всього головного речення, тоді розрізняють два випадки: підрядне стоїть перед головним, коли акцентуються обставини виконання дій, і після головного, коли пояснює основну ідею складного речення. Наприклад: «З огляду на те, що проект рішення було попередньо погоджено, нарада тривала менше, ніж годину». Або: «Нарада тривала менше, ніж годину з огляду на те, що ...»

З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких можна сформулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не завершувати фразу. Наприклад: «Враховуючи... Вважаючи... Беручи до уваги... Керуючись... Розглянувши поданий до затвердження проект...»

Замінювати займенники іменниками.

Не вживати емоційних виразів та суб'єктивного ставлення до викладеного явища [4, с. 74].

В управлінській документації не повинно бути особистого моменту (суб'єктивного ставлення до оцінки фактів, що констатуються у тексті документа). Тон службового документа нейтральний.

Слід пам'ятати, що автором управлінського документа є юридична особа, і через це його текст викладається від третьої особи. Наприклад: Підприємство просить... Дирекція звертається ... Колегія ухвалила ...

Від першої особи викладаються накази, заяви, службові листи, доповідні й пояснювальні записки, автобіографії.

У розпорядчих документах треба вживати мовні конструкції наказового характеру - наказую (у наказі), пропоную (у вказівках).

Правила побудови документів допоможуть виробити точний, стислий, ясний та послідовний стиль ділового мовлення.

Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію, надати допомогу, забезпечити матеріально...

Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів слід замінювати на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції - Вами ще не висловлені пропозиції.

Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, тоді треба вживати активну форму: Фірма не гарантує.

Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у документах за загальними правилами: р-н, обл., р/р, а/с.

Діловий стиль цілком відповідає конкретним вимогам оформлення документів державного, суспільного, політичного, економічного життя, забезпечує ділові відносини як між державними організаціями, так і окремими громадянами в офіційному спілкуванні.


Висновки

Однією з життєво важливих сфер діяльності людства є ділова. Усні та писемні контакти в ній переважно реалізуються за посередництвом ділових паперів, документів, листів.

Встановлення міцних перспективних і результативних офіційних, службових, ділових, партнерських взаємин між закладами, підприємствами, установами, державами, а також приватними особами багато в чому визначають уміння та навички правильно оформляти, складати ті чи інші документи.

В офіційно-діловій практиці немає дрібниць. Від правильного оформлення документа залежить доля розпочатої справи. 

Традиційно в українській лінгвостилістиці виділяють три різновиди офіційно-ділового стилю: адміністративно-канцелярський, дипломатичний та законодавчий. Їх називають жанровими різновидами офіційно-ділового мовлення, які репрезентують певні тематично-ситуаційні сфери, підстилями, що мають відповідні жанрові, тобто конкретні типи текстів ділових документів, різновиди.

Основним видом ділового тексту є документ. Документ - засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумової діяльності.

Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Культура ділового мовлення – невід’ємна риса сучасної людини, адже наше сьогодення вимагає від кожного високої культури службової поведінки, культури ділового спілкування. 

Незважаючи  на те, що ділові листи належать до розряду найменш регламентованих документів, усі вимоги щодо мови ділових паперів суттєві і для них, а саме: предметна і комунікативна точність, логічність, уніфікація і стандартизація тощо.

Загальна грамотність документа, що виражається в чіткості й логічності викладу, дотриманні правописних норм, а також дотриманні правил, обов'язкових для ділових паперів, досягається, зокрема, за рахунок синтаксису. Здебільшого це прямий порядок слів з узгодженими й неузгодженими означеннями. Вставні слова, які пояснюють окремі поняття чи систематизують виклад, переважно стоять на початку речення.

Наукові праці фахівців висвітлюють граматичні, орфографічні, стилістичні основи мовлення, пов’язують мову з іміджем установи. Багато уваги науковцями приділено нормам ділового стилю спілкування, зокрема ділового листування.


Література

  1.  Бабич Н.Б. Культура фахового мовлення: Навчальний посібник / За ред.. Н.Б. Бабич. –  Чернівці: Книги - ХХІ, 2006. – 496 с.
  2.  Бибик С.П. Ділові документи та правові папери / С.П. Бибик, Г.М. Сюта // Художники-оформлювачі Б.П. Бублик, В.А. Мурликін. – Харків: Фоліо, 2005. – 493 с. 
  3.  Білецький А.О. Про мову і мовознавство / А.О. Білецький. –  К.: Артек, 1996. –  223 с.
  4.  Ботвина Н.В. Офіційно-діловий та науковий стилі української мови: Навчальний посібник / Н.В. Ботвина. –  К.: Артек, 1998. –  192 с.
  5.  Глущик С.В. та ін. Сучасні ділові папери: Навчальний посібник для вищих та середніх спеціальних навчальних закладів / С.В. Глущик. –  К., 2000. – 234 с.
  6.  Гринчишин Д. та ін. Словник-довідник з культури української мови / Д. Гринчишин. – Л.: Фенікс, 1996. – 376 с.
  7.  Грищенко Т.Б. Українська мова та культура мовлення: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів та коледжів / Т.Б. Грищенко. – Вінниця: НОВА КНИГА, 2003. – 472.
  8.  Дашкевич В.Шліфувати кожну деталь (Питання досконалого володіння мовою лектора) / В. Дашкевич // Соціалістична культура. – 1976. – № 7. – С. 40-42.
  9.  Ділова українська мова / Л.Г. Савченко, А.А. Сагаровський. – Навч. Посібник для юристів. – Харків: Національна юрид. акад. України, 1996. – 71 с.
  10.  Ділова українська мова: Навчальний посібник / За ред. О.Д. Горбула. – К., 2000. – 289 с.
  11.  Ділова українська мова: Навчальний посібник / О.Д. Горбул, Л.І. Галузинська та ін. / За ред. О.Д. Горбула. – 2-ге вид., випр. і доп. – К.: Знання, КОО, 2001. – 226 с.
  12.  Ділова українська мова: Посібник для студентів вузів / За ред. Н.Д.Бабич. – Чернівці, 1996. – 245 с.
  13.  Жовтобрюх М.А. Слово мовлене (Українська літературна мова) / М.А. Жовтобрюх. – К.: Знання, 1969. – 46 с.
  14.  Зарицька І.М. Українське ділове мовлення: Практикум / І.М. Зарицька, І.О. Чикаліна. – Донецьк, 1997. – 122 с.
  15.  Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення / М. Зубков. – X.: Торсінг, 2001. – 384 с.
  16.  Зубков М.Г. Мова ділових паперів: Комплексний довідник / М.Г. Зубков. – Харків, 1999. –  265 с.
  17.  Коваль А.П. Ділове спілкування / А.П. Коваль. – К.: Либідь, 1992. – 270 с.
  18.  Корж А.В. Документознавство. Зразки ділових паперів право ділової сфери / А.В. Корж. : Навч. посіб. – К.: КНТ, 2008. – 372.
  19.  Курс лекцій з ділової української мови. Укладач: Н.А. Грозовська. – Запоріжжя ЗДУ, 2000. – 113 с.
  20.  Кучеренко Н.М. Сучасна українська літературна мова: Збірник вправ / Н.М. Кучеренко. – К.: Вища школа, 1982. – 174 с.
  21.  Марун М.Є. Українське ділове мовлення: Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів / М.Є. Марун. – Умань, 1998. – 214 с.
  22.  Мозговий В.І. Українська мова у професійному спілкуванні. Модульний курс. Видання 3-є, перероблене та доповнене. Навчальний посібник / В.І. Мозговий. – К.: Центр учбової літератури, 2008. – 592 с.
  23.  Німчук В.В. Ділова і народно-розмовна мова / В.В. Німчук, В.А. Передрієнко. – К.: Наукова думка, 1976. –  415 с.
  24.   Паламар Л.М. Українське ділове мовлення / Л.М. Паламар, Г.М. Кацавець. – К., 1998. – 166 с.
  25.  Паламар Л.М. Мова ділових.паперів: Практичний посібник / Л.М. Паламар, Г.М. Кацавець. – 2-ге вид., стер. – К.: Либідь, 1996. – 206 с.
  26.  Пономарів О.Д. Стилістика сучасної української мови / О.Д. Пономарів. – К.: Либідь, 1993. – 248с.
  27.  Тимкова В.А. Ділове мовлення. Методичні рекомендації й зразки ділових паперів / В.А. Тимкова, Т.І. Марцінко. – Вінниця: ВВ ВДАУ, 2010. – 211 С.
  28.   Шевчук С.В.Українське ділове мовлення / С.В. Шевчук. – К., 1997. – 244 с.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

79258. Классификация предприятий 240.56 KB
  Коммерческой деятельности Организация обособленное образование являющееся юридическим лицом выполняющая социальные услуги осуществляющая деятельность на основе: Членских и прочих взносов и платежей Коммерческой деятельности Бюджетного финансирования Особенности предприятия как производственной системы: 1. Открытый характер предприятия по отношению к внешней среде. Совокупность предметов и явлений составляющие одно целое при высоком разнообразии процессов производства и управления или комплексности целей и задач предприятия....
79259. Основные понятия, функции и принципы управления деятельностью коммерческого предприятия 19.09 KB
  Организации внутренне присущи особенности: структурированность совокупность устойчивых связей объекта внутренняя упорядоченность внутренние правила обеспечивающие рациональное налаженное состояние организации согласованность согласованность взаимодействия относительно самостоятельных частей в системном объекте Организации производства Сущность. Это единство:структуры и содержания производственной системы ее формы как юридического лица; процесса функционирования системы в соответствии с ее миссией по переработке входа системы...
79260. Значение совершенствования организации основного производства. Направления совершенствования организации основного производства 16.21 KB
  В условиях рыночных отношений обеспечить промышленному предприятию эффективное функционирование и конкурентные преимущества может только эффективная система управления его производственной деятельностью.Без четкой научно обоснованной организации процесса вряд ли можно добиться высоких показателей системы управления.Поэтому организация труда управленческого персонала во многом определяет эффективность всей системы управления производством как в текущем так и в оперативном режиме её функционирования.Формирование рациональной...
79261. Структура и взаимосвязь элементов системы организации производства. Предприятие как организационная система. Особенности, функции предприятия 17.23 KB
  Предприятие как организационная система. Особенности функции предприятия Предприятие как организационная система Системаобъективное единство закономерно связанных друг с другом предметов или целое состоящее из частей упорядоченных по определенному закону или принципу или Взаимосвязь взаимообусловленных сопокупность входящих в ее состав элемнтов Системный подход инструмент исследования – систематизированный способ мышления согласно которому процесс обоснования решений базируется на определении общей цели и подчинении ей подсистем...
79263. Отраслевой состав национальной экономики. Особенности черной металлургии 14.01 KB
  Отраслевой состав национальной экономики. Особенности черной металлургии Отраслевая структура национальной экономики заключается в группировке хозяйствующих субъектов в однородные по своему составу группы связанные однородными функциональными характеристиками – отрасли национальной экономики. Отраслевая структура национальной экономики проходит следующие этапы своего развития: 1 первый связан с активным развитием и преобладанием первичных отраслей экономики таких как сельское хозяйство добыча полезных ископаемых; 2 второй связан с...
79264. Характерные признаки предприятий, образующих металлургическую отрасль 14.74 KB
  На территориальную организацию черной металлургии влияет ряд факторов. Например в черной металлургии ФРГ этот показатель равен всего 22. Так на 1 т готового проката у нас приходится 85 человекочасов что в 15 2 раза больше чем в странах с развитой черной металлургией Южной Корее Бразилии Китае Тайвань. Низкая производительность труда на предприятиях черной металлургии ведет к тому что конкурентоспособность отечественной металлопродукции может быть обеспечена только при сохранении самого низкого из существующих уровня заработной...
79265. Основы организации и управления производством коммерческого предприятия 15.88 KB
  Основы организации и управления производством коммерческого предприятия Финансы коммерческих предприятий представляют собой экономические отношения возникающие в процессе формирования производственных фондов производства и реализации продукции образования собственных ресурсов привлечения внешних источников финансирования их распределения и использование. Финансами коммерческих организаций и предприятий присущи те же функции что и общегосударственным финансам распределительная и контрольная. Положительный финансовый результат...
79266. Методы организации производства и их технико-экономическая характеристика 15.09 KB
  Различают три основных метода организации производства: индивидуальный единичный партионный и поточный. При индивидуальном единичном методе организации производства выпуск продукции осуществляется единичными экземплярами или очень мелкими партиями изделий широкой номенклатуры. Равномерная работа на всех участках производства при партионном методе достигается за счет определения оптимальных размеров партий заделов длительности цикла графиков запускавыпуска.