88275

Мемлекетттік мұрағаттарды құжаттармен жабдықтаудың ерекшеліктері

Дипломная

Информатика, кибернетика и программирование

Құжаттың құндылығын сақтау – мемлекеттік сақтауға таңдау мақсатында олардың құндылығын аңықтау және сақталу мерзімін бекіту. Ведомстволық мұрағаттар жұмысының негізгі ережесіне бұл түсінік былай көрсетіледі: «Құжаттардың құедылығын сараптау құжаттарды сақтау мерзімін аңықтау және оларды сақтауға тандау мақсатында олардың

Русский

2015-04-30

483.5 KB

6 чел.

МАЗМҰНЫ

Кіріспе....................................................................................................4-5

І - тарау. Құжаттардың құндылығын сараптау және мемлекеттік сақтауға құжаттарды таңдау әдісі.

1.1 Құжаттардың құндылығын сараптауды жүргізу ерекшеліктері........................................................................................6-13    1.2 Мемлекеттік сақтауға құжаттарды  таңдау әдісі.......................14-20

  1.3. Мемлекеттік және ведомстволық мұрағаттар арасындағы айырмашылық және жалпы ұқсастық........................................................21-23

ІІ - тарау. Мемлекетттік мұрағаттарды құжаттармен  жабдықтаудың ерекшеліктері.

  2.1. Мемлекеттік  мұрағаттардағы құжаттарды мемлекеттік есепке алу және  сақтауды қамтамасыз ету............................................................24-38

  2.2  Мұрағаттарда құжаттарды сақтау технологиясы..................39-40

  2.3  Құжаттарды пайдалануды  ұйымдастыру..............................41-44

Қорытынды.............................................................................................45

Пайдаланған әдебиетер..........................................................................46


Кіріспе

Әрбір мекеме өз функциясын  атқару  барысында  құжаттар жасайды және  сырттан құжат келеді. Тұлғаның  немесе ұйымның қызметін қалыптастыратын   құжаттар жиынтығы құжаттар қоры болып табылады. Әрбір күнтізбелік  жыл  басында өткен  жылдағы  іс жүргізу  құжаттары мекеменің  мұрағатына  өткізілуі қажет.

Мұрағат -  құжаттық ақпаратты қолдану мақсатындағы  құжаттарды қабылдау және сақтауды жүзеге  асыратын ұйым немесе оның  құрылымдық бөлімшесі. Ал мұрағат ісі  - құжаттарын қолдану  және  сақтау мәселесін қамтитын  қызмет саласы. Мұрағат ісі мен оның тарихи мәселесін  теориялық, әдістік және ұйымдастыру жасайтын  және зерттейтін ғылыми пәнді мұрағаттану деп атаймыз. Зерттеу  обьектісі болып қоғам  қызығушылығына қолданылатын олардың  сақтауын  қамтамасыз  ететін құжаттарды ұйымдастыру мәселелері, мекемелері  мұрағаттарды  және құрылымдық бөлімшелердегі іс жүргізу құжаттар болып табылады. 1976 жылы КСРО Жоғары кеңесі қабылданған «Тарихи және мәдени ескерткіштерді қолдану және қорғау  туралы»   Заң  мемлекеттік мұрағаттарда  сақталған құжаттық  құндылықтарды ескерткіштер  қатарына жатқызады. Заң  көрсетілген  ескерткіштер ғылым, білім беру және мәдениеттің  де мақсатында  қызмет етеді  деп бекітеді. Мемлекеттің  меншігі болып  табылатын құнды  мұрағат құжаттарының жиынтығы ҚР Мемлекеттік  мұрағатын құрайды. Бұл  бойынша  республика  дәрежесінде болып табылады.   Мемлекттік  мұрағатқа  кіретін  құжаттар  құрамы  орны  бойынша  да (нормативті  және ұйымдастырушы  құжаттар, жоспарлы  және есептік, жобалық  және ғылыми, мәдени-ағарту  және т.б.), физикалық  ерекшелігі бойынша да (қағаздағы жиектегі, таспадағаы құжаттар)  көптүрлі  болып табылады .  Мемлекеттік мұрағат қоғам қызметкерінің барлық саласы құжаттарын қамтиды. Мемлекеттік мұрағаттың жинақтау бағасы елдің  өндірістері ,  ұйымдары, мекемелер болып табылады. Барлық мекемелер мен ұйымдар  құжаттары пратикалық  мақсат үшін қолданылады,  ал кейбір құжаттар мекеме  қабырғасында-ақ  ғылыми және  халық шаруашылықтық  мақсатта қолданалады. Әрі қарай мекеменің құжаттарының құнды бөлігі мемлекеттік  мекемеге беріледі, сондықтан ведомстволық және мемлекеттік мұрағат арасында тығыз байланыс ұсталуы және  жұмыстағы  сабақтастық үшін жағдай жасалуы маңызды болып табылады.   Олардың  жалпы негізгі міндеті : құжаттарды сақтау және  ондағы ретроспективті  ақпаратты  ғылыми және практикалық  мақсата қолдану.  Сабақтастықтың мемлекеттік   мұрағаттқа тек  манақорды  оптимальді  ақпараттармен қамтамасыз ететін құнды  құжаттамалар өтуінен  тұрады.  Ал бұл үшін  ең ерте кезенде  құжаттың құндылығын   жоғары дәрежелі сараптау қажет. Сонымен қатар, мекеменің  мұрағатында жіберілген құжаттарға жасалған аңықтамалық ақпарат мемлекеттік  мұрағатқа  дәл сол күйінде   түсуі міндетті .  Ал бұл тек қана мұрағатар арасындағы  тығыз  байланыс, мемлекеттік  мұрағат тарапынан  жүйелі бақылау  және  сондай жүйелі әдістік  көмек арқылы мүмкін болады. Мемлекеттік мұрағатқа берілуге жататын құжаттарды   нақты  және сапалы  өңдеуде үлкен рольді біртұтас мемлекеттік  іс жүргізу жүйесі атқарады. Құжаттарды ұйымдастыру  бойынша талаптарды орындау,  құжаттардың формуларын  қалыптастыру жоғары  деңгейдегі өңдеу үшін  жағдай жасайды және  іс  жүргізу қызметін  жүзеге асыру  мүмкіндігін кеңейтуге     ғана емес,  сонымен бірге   бергілі бір көлімде мұрағаттардағы  құжаттық ақпараттар  іздеуге мүмкіндік береді.

Қазіргі  кезеңде мұрағат  мекемелердегі маңызды міндеттердің бірі  қоғамның  ретропектильді ақпаратқа  қажеттілігін   қамтамасыз  ету үшін мемлекеттік  мұрағаттың  қолдану жүйесін жетілдіру болып табылады.  Мұрағат мекемелердегі  келесі бір маңызды міндетті мемлекеттік мұрағат  мазмұны мен  құрамын дамыту  болып табылады. Ол  үшін мемлекеттік мұрағаттардың  жинақтау жүйесін  жетілдіру, мемлекеттік және ведомстволық мұрағаттар арасындағы байланысты бекіту, мекемелер және  іс жүргізу құжаттарын ұйымдастыруды сараптау  коммисиясының  жұмысына әсер  етуді  ұйымдастыру қажет. Тағы бір маңызды міндет елдің барлық  құжаттық  байлығын толық сақтауды қамтамасыз ету болы табылады.

І-тарау Құжаттардың құндылығын сараптау және мемлекеттік сақтауға құжаттарды таңдау әдісі.

1.1 Құжаттардың құндылығын сараптауды жүргізу ерекшеліктері

Құжаттың құндылығын сақтау – мемлекеттік сақтауға таңдау мақсатында олардың құндылығын аңықтау және сақталу мерзімін бекіту. Ведомстволық  мұрағаттар  жұмысының негізгі ережесіне бұл түсінік былай көрсетіледі: «Құжаттардың құедылығын сараптау құжаттарды сақтау мерзімін аңықтау және оларды сақтауға тандау мақсатында олардың  құндылығының критерийлері мен ұстанымдары» негізінде құжатты зерттеу деп аталады.  Құжаттардың  құжаттардың құндылығын сараптау  процессінде екі міндет  шешіледі :

      1)  Жыл сайын құрастырылатын құжаттамалар толқынынан  мәңгілік сақтау  үшін  ұнды құжаттар , сонымен қатар ұзақ мерзімге  сақталатын  (оң жылдан  артық), ұзақ  уақыттың практикалық  маңызды  құжаттар алынады;

      2) Сақталатын мерзімі өткен  құжаттар  жойылуға жіберіледі.   

Құжаттардың құндылығын  сараптау бірнеше кезендерден тұрады .

Бірінші кезең іс жүргізу барысында  іске асырылады.

а) құжаттар тізімі және жұмыс тәжірибесі  негізінде болашақ істін құгдылығын аңықталатын іс номенклатурасы жасалған кезді;

б)мекемеге келіп түскен құжаттарды тіркеу кезінде;

в) құжатты іске жіберген кезде;

Екінші кезең іс жүргізу біткеннен кейін ведостволық  мұрағатқа  өткізу үшін  істі даярлау кезінде, үшінші кезең – мемлекеттік сақтауға берілу үшін істі даярлау кезінде өтеді. Сызбасы алынатын құжаттарды тандаудың басты ұстанымы  тарихи принцип  болып  табылатын құбылыс  даму барысын қарастыруды талап етеді және  қандай да болмаса құбылысты  қарым- қатынастың даму зандылығын ашуға кілт береді.  (1.1 сурет)       

                 1.1 сурет Құжаттардың құндылығын сараптау кезендері

Жан жақтылық  және кешенді  зертттеу  принципі құжатты  кешенді бақылауға болжамдайды, себебі  бұл құжат екіншісін толықтырады , үшіншісі біріншісін  қайталауы мүмкін, Құндылығын сараптауды  жемісті  жүргізу үшін құжаттар құндылығын  критерийлерін қолдану қажет.

Ведомстволық мұрағаттар жұмыстың  негізгі  ережесі критерийі  үш топқа біріктірілген: шығу тегі  критерийі (ұйымның немесе тұлғаның мемлекеттік басқару жүйесіндегі ролі мен орны; құжаттын ұйымдастырылу уақыты мен орны); мазмұн  критерийі (құжатта  бейнеленген оқиға маңыздылығы, ондағы ақпараттың маңыздылығын  оның  басқа  құжатта  қайталануы); сыртқы ерекшелік критерийі (құжаттық ұйымдық шынайлығы,  мәтінің берілу ерекшелігі, құжаттың  материалынды ерекшелігі, құжаттардың физикалық жағдайы).  (1.2 сурет)

1.2 сурет. Ведомстволық мұрағаттар жұмыстың  негізгі  ережесі критерийлер

1) Құжатты жасаған мекеме немесе тұлғаның маңыздылығы. Мемлекеттің  дамуы барысында әртүрлі бейнелі функция  атқаратын  өнеркәсіптер, ұйымдар мекемелер құрылады. Онда құрылған құжаттар кешеннің құндылығын мекеменің  Мемлекеттік басқару  жүйесіндегі, ғылымның, халық  шаруашылығының, мәдениеттің дамуындағы маңыздылығымен анықтамаларды. Мемлекеттік  өкімет  пен басқару  органдары мемлекеттің қызметін бейнелейтін құжаттамаларды құрайды. Мемлекеттік сақтауға іріктелген құжаттар  қоғам  өміріндегі маңызды роль атқаратын мекемелерде жасалады. Құжаттар тек қана  мекемелерде ғана емес, сондай-ақ адамдар да жасалады. Олар тұлғаның өндірістік, қоғамдық,  шығармашылық қызметін  бейнелеуі мүмкін. Ғылыми  қызығушылық  ірі қоғам  және  мемлекеттік  қайраткерлерінің,  ғалымдардың,  жазушылардыың,  қолбасшылардың, суретын ведомства  құжаттарын көрсетіледі. Жеке қорлар мемлекеттік және  жергілікті  мұрағат жоғары  ғылым  академиясы мекемелерінің және басқа ведомстволық  мұрағаттарда сақталады. Мұрағат мекемелері сонымен қатар  журналистерден,  үлкен танушылардың және басқа  тұлғалардан туған өлке тарихын зерттеуге көмек беретін құжаттарды ала алады. Олардың   бастылары: жеке құжаттар,қорды  құрушылардың жасаған құжаттары, хаттар.

Құжаттың  мазмұнының  маңыздылығы (мазмұн критерийі). Бұл  критерий барлық жағдайда   қолданылады. Құжаттардың жалпы тобында мекеменің негізгі қызметін белгілейтін құжаттар және мекеменің ағымды жұмысы үшін қажетті қосалқы  рольді атқаратын құжаттар құрылады.  Мекемелердің негізгі  қызметін  бейнелейтін  құжаттар екі топқа бөлінеді: бірінші тобына: уставтар, ережелер,  штатты  кестелер,  бұйрықтар,  болашақтағы және жылдық есептер, сала бойынша жылдық есептер,  баяндамалар,   мәжілістер,  жиналыстар хаттамалары, жоғары тұрған  органдардың  директивті нұсқаулары жатады. Екінші топқа жататын құжаттар көбірек. Олардың кейбіреулері ұзақ уақыттағы  анықтамалық маңызы, бірақ олардың  көпшілігі бір – бес жылдан соң  оперативті  және  анықтамалық  маңызын  жояды.

Бұлар мекеменің негізгі қызметін бейнелейін  оперативті және  бухгалтерлік есептер, қамтамасыз ету туралы хаттар, ағымдағы жөндеу жұмыстары  құжаттары.

Құжаттың  қалыптасуының  уақыты мен орны. Бұл екі критерий бір-бірімен тығыз байланысты. Олар  сонымен қатар сараптаудың  негізгі  критерийлері болып табылады. Біздің еліміздің  тарихында қоғам мен мемлекеттің өмірінде үлкен  роль атқаратын  ерекше маңызыды оқиғалармен толған кезеңдер болды. Осы кезеңдері толық  және  жан-жақты ашатын құжаттар кешенін сақтау қажет. Міндет  оңай емес, себебі  соғыстар кезің бейбіт уақытпен  салыстырғанда құжаттар аз болды және соғыстар мен  революциялар кезінде жаңа арнаулы  құжаттамалар жасалды. Уақыт критерийі тек қана өткен кезең құжаттарына қолданылады. Әрбір мекеменің, ұйымның қызметінде ерекше маңызды кезеңдер бар. Бұл  құрылу және жойылу,  ерекше тапсырмалар орындау кезеңі болып табылады. Бұл кезеңдегі құжаттар  құндылығын сараптауда ерекше  назарды талап етеді. Мемлекеттік сақтауға көп құжаттар алынады. Құжаттар шығу орны   критерийі, уақыт  критериймен тығыз байланысты тарихи ерекше кезеңде құрылған құжаттарды  бағалауда басты рольді алады.

Құжаттардың  түпнұсқалығы және көшірмесі. Сақтауға  таңдауда  артықшылық түпнұсқаға беріледі (бұйрықтар,  хаттамалар, жоспарлар және т.б.). Бірақ  құжаттардың  кей  категориялары мекемелерде көшірме болып сақталады, мәселелер  есептер,  баянхаттар, әртүрлі анықтамалар және т.б.

Біртұтас мемлекеттік іс жүргізу құжаттарына сай мекемелерге жіберілген хаттарда нөмір және мерзім көрсетіліп,  бекітілуі  қажет. Бұл ереже  бұрыннан бар және көптеген мекемелер орындайды. Бірақ есептердің қалған даналары әрқашанда толық  толтырылмайды. Сондықтан да іс жүргізу қызметкерлеріне жіберілген құжаттардың  көшірмелерін  бірінші кезекте тұрақты сақтауға берілген құжаттарды өз  уақытында толтыру  талаптарын қатаң бақылау қажет. Бұл құжаттың болашақ пайдалануы үшін  аса маңызды,  сілтемедегі анықтама беру негізіндегі «бекітілмеген көшірме» деген белгі беретін құндылығын түсіреді.

Құжаттың заңдық күші. Бұл критерий алдыңғыға сабақтасады, себебі заңдық күшті басты  орында дұрыс толтырылған түпнұсқа алады.

Құжаттардың қайталануы (дублет). Бұл критерий барлық мекемелерде, ұйымдарда  қайталанатын құжаттар көп  таралуына байланысты мемлекеттік сақтауға  құжаттарды таңдауда басты роль атқарады. Қайталанбалы  құжат-түпнұсадан көбейтілген құжаттың бір даналарының бірі. Бұндай көбейтудің мақсаты – жұмыстың оперативтілігін көтеру  үшін немесе ақпарат үшін құжаттың мекемелерге немесе ведомстволық мекемелерге жіберіледі. Соңғы  жылдарда мекемелерде көбейтетін аппараттардың кең  таралуына байланысты кптеген алынған құжаттарды көбейтеді, бұл орындаушылардың жұмысын жеңілдетеді. Егер мемлекеттік сақтауға түпнұсқа немесе оны  алмастырылатын көшірме берілсе, ал кеңсенің күнделікті жұмысы мен мекеме  мұрағатына  қайталанбалы пайдаланған мақсатты  болып табылады, әңгіме басты рольдегі ылғи пайдаланылатын құжаттар туралы  болып отыр, мәселен, жоспарлар, есептер, бұйрықтар.

Мазмұнның жұтылуы (поглащение). Бұл критерий ағымдық жоспарлы  және есептік құжаттамаларды сараптауда ерекше кең пайдаланылады айлық есептің мазмұнын  тоқсандық есептер жұтып жіберіледі, тоқсандық есепті жылдық есеп  жұтып жіберіледі. Сондықтан мемлекеттік сақтауға соңғы құжат  алынады.

Құжаттың  физикалық жағдайы. Бұл критерий қосалқы  жекелеген жағдайларда қолданылады. Бұл құжаттың  қолданылуының бір оқығасы қатты  бүлінген құжаттардың болуы,  мәселен,  судың тиюі, жабысып қалуы, мәтіннің  оқылмауы. Бұндай жағдайда, құжаттың негізінен нақт мекемеге немесе қосалқы  кіретіні  анықталады. Белгілі бір кезеңде жоғалуы құжаттар кешенін  төмендететін,  болашақ  тарихшыларға қандай да болсын маңызды мәселені жаң-жақты зерттеуге мүмкіндік өтемейтін болса қалпына келтіруге (реставрация) беріледі. Ал қажетті ақпаратты  болғанменен, басты орын алмайтын құжаттар физикалық жағдайы критерийіне  сай қойылуға жатады. Аса құнды құжаттар қаншалықты  бүлінгеніне  қарамастан сақталуы қажет, реставрация техникасы дамуда, 30 жылдардағы үмітсіз бұзылған құжаттар қазір жөнделу де.

Тағы да басқа критерийлер бар. Мәселен тілдік және көркем  ерекшелігіне байланысты, қордың сақталу ерекшелігі, т.б.

Сараптау органдарының жүйесі. Сараптау қызметі сараптау комиссиясы (СК)   жүйесін және сараптау  бақылау  комиссиясы (СБК) көрсетіледі. Оларға құжаттың құндылығын саратау,   бойнша  жұмысты жүргізу жүктелді. СК және СБК – тұрақты өмір  сүретіні  жиылатын  орган. СК шешімі мекеменің  басшысымен бекітіледі. Бірақ кейбір  сұрақтар бойынша СБК секітуі қажет. Одан СК ұйымдастыру – әдістік  нұсқаулар күтеді. Осыдан олардың жұмыста ылғи байланысты  болуы  туындайды. СК барлық мекемелерде ұйымдарда  құрылады. СБК мұрағат  басқармасында өмір  сүреді. Орталық сараптау комиссиясы (ОСК) мекеменің  негізгі құрлымның  бөлімшелерінің білікті мамандарынан министірлік бұйрығы бойынша құрылады. Оны  басқарушы қызметкерлердің бірі басқарады.
ОСК құрамына министірлік мұрағат  меңгерушісі және орталық мемлекеттік мұрағат өкілі кіреді. Сараптау комиссиясы мекеме ұйым басшысының  бұйрығымен  тағайындалады, оны  құрлымдық  бөлімше  басшысы басқарды. Комиссия құрамын мекеме қызметі негізгі  мамандығының білікті мамандары  кіргізіледі (үш-бес адамнан аз емес). СК мүшесі экономист немесе  бухгалтер болады, себебі есептік қаржылық құжаттар істің жалпы көлемінде біонеше пайызға ие болады. Типтік ережеге сай. СК іс жүргізу  қызметінің қызметкері және мекеме  мұрағаты меңгерушісі кіреді. Бұл тұлғалардың СК құрамына енді олардың қызметтік міндеткерлерінің арқасында барлық құжаттмалар жиынтығын  білуінен  түсіндіріледі. Одан басқа, номенкулатураны құрастыру бойынша, мемлекеттік сақтауға істерді таңдау жұмысы олардың  басшылыымен жүзеге асырылады. Ведомтвоның бас ұйымы СК құрамына мұрағат мекемесінің өкілі  кіреді, бұл  бақылаудың бір түрі және  әдістік көмек болып табылады. Кеңес беру үшін басқа ұйымдардан мамаңдар шақырылкы мүмкін әрбір мекемеде СК туралы жеке ереже болуы керек. ОСК  мен СК көптеген  функциялары жұмысымен сай келеді.

       СК  мен ОСК мекеменің  мұрағатынын құрлымды бөлімшелер істенің  номенкулатурысының  жобаларын  қарастырады және  қолдайды.

СК мен ОСК мекеменің мұрағатына құрлымдық бөлімшелерінен құжаттарды жіберу кестесі және мемлекеттік мұрағатқа құжаттарды беру кестесі (мұрағат мекемеснің құрастырған және мемлекеттік мұрағатпен  келсілген.

СК мұрағатпен және  құрлымдық бөлімшелер іс жүргізу қызметкерлерімен бірігіп жыл  сайын мекеме мұрағатына беру үшін тұрақты және ұзақ мерзімді сақтауға құжаттарды тандауға іріктеу жүргізеді; құндылықты сараптау бойынша  жұмыстың басты кезеңі осы, себебі бұл тұста мемлекеттік сақтауға  беру үшін істердің іріктеу жүргізіледі. СК мүшелері құрлымдық бөлімшелердегі категориялар бойынша таңдап жинақтап үшін  бөлінен істер туралы актілерді, тұрақты және уақытша  сақталу  мүшелер  тізімдемелерін қарастыра отырып, құндылықты сараптау  тексеру  әдістерді қарастыруда олардың қалай дұрыс  қалыптасқандығы анықталады. Ерекше назар сараптау тексеру комиссиясы деген белгіге  аударылады себебі әрбір істің  саяси, мәдени құндылығы осылай анықталады. ОСК құрлымдық бөлімшелер мен  ведомстволық ұйыдардағы істерді  таңдауға  бақылауды жүзеге асырады.

СК мекемеде құрастырылған  тізімдемені қарастырады: тұрақты  сақтаудағы істер  тізімдерінің   жылдық бөлімі олардың мемлекеттік мұрағатқа өткізу, тұрақты сақтау жеке құрамы бойынша істер  тізімдемесі, уақытша  сақтау істері, ұзық уақыт сақтау жеке құрамы бойынша тұрақты сақтаудағы істер  тізімдемесін қолдағаннан кейін  сараптау комиссиясы оны мұрағат мекемесңнің сараптау  құрастыру   комиссиясында (СҚК) бекіту үшін көрсету туралы шешім қабылдайды. Мемлекеттк  мұрағатқа беру  үшін  іс  даярлау бойынша жұмысты мемлекеттік мұрағат формулалық  есеп топтары қызметкерлері атқарады. СК мен орталық  сараптау комиссиясы мемлекеттік  мұрағатқа құжаттарын  өтікзбеген ведомстволық ұйымдар мен мекемелерге ұзақ уақытқа сақтауға берілген іс  тізімдемелерін бекітеді.

Сараптау комиссиясы мен ОСК құрламдық  бөлімшелерде тұрған сақтау мерзімі туралы  актілерді  қолдайды және қарастырады. Оның ішінде СТК белгісі бар  және сонымен қатар мұрағат мекемелерінде есепте тұрмаған ұйымдар мен  өнеркәсіптердегі  актілерді қарастырады.

СК мен ОСК мемлекеттік сақтауға берілуге жататын істердің жоғалуы туралы актілерді және  тұрақты сақталған құжаттардың  жөнделмейтіндей бұзылуы  туралы  актілерді  қарастырады.

Мекеме ОСК жеке адамдар құжаттарын  ведомстволық сақтауға қабылдау мәселелері  қарастырылады.

СК және ОСК  әртүрлі топтағы құжаттардың  құндылығын зерттеуді жүргізеді: тізімдермен, типтік және жобалық  номенкулатурада қарастырылмаған құжаттардың сақтау мерзімін бекіту және кейбір  категориядағы құжаттардың сақтау мерзімін  өзгерту туралы  ұсыныстарды  қарастырады.

СК және  ОСК ерекше  құнды істердің  тізімімен тізімдесін қарастырады және СТК  ұсыныстарын көрсетеді.

СК және ОСК жекелеген категориядағы құжаттардың  түпнұсқаларын  микрофильмдерде  ауыстыру  туралы ұсыныстарды  қарастырады және ұсыныстарын  көрсетеді. СК және ОСК   құрылымдық   бөлімшелер мен  ведомстволық  ұйымдар СК  қызметіне әдістік  басшылықты   жүзеге асырады,  олардың жұмысын бақылайды,  олардың СК мүшелеріне  кеңес береді. ОСК  министрліктің  орталық мұрағатымен және іс жүргізу   қызметімен бірге   отырып  құрылымдық   бөлімшелер  және  ведомстволық  ұйымдар  СК мүшелеріне,  мұрағаттар мен іс жүргізу  қызметкерлерінің  біліктілігін көтеру   бойынша сабақтар жүргізуге қатысады. СК және ОСК   мұрағат мекемелерінде есепте тұрмаған ведомстволық  ұйымдарға құжаттар  мен  жұмыс мәелесі  (номенклатураны құрастыру,  құжаттарды сақтау және  есепке алуды  ұйымдастыру  олардың  құндылығын  сараптау,   ұзақ мерзімді  сақтау істер  тізімдемесін құрастыру   және әрі қарай  сақтауға айтпайтын  істерді жоюға  бөліну  туралы актілер)  бойынша әдістік және   практикалық көмек береді.  СК  және ОСК  қызметі мекеме басшысы  қол қойған  хаттамалармен бекітілді. Жоғары айтылғандай, көп мәселелер бойынша  ОСК  (СК)  шешімі мемлекеттік мұрағат қызметі мекемелерінің  СТК-мен келісімді  және  бекітіледі. Оларға  жатады:

  •  жеке құрам бойынша   және тұрақты  сақталатын істер   тізімдемесін   қолдану туралы шешім;
  •   істерді өңдеу  және құндылықты  сараптау бойынша  әдістік  құралдар , тұрақты сақталатын  істердің  жоғалуы  туралы және  жөңделмейтін бүлінушіліктер  туралы актілер;
  •   мекеменің іс номенклатурасы;
  •  құрылымдық   бөлімшелер мен ведомстволық  мекемелер үшін типтік номенклатуралар жобасы;
  •  бұрын бекітілген типтік істер номенклатурасы немесе   құжаттардың типтік  және ведомстволық  тізімдерімен  бекітілген немесе құжаттардың немесе   типтік ведомстволық   тізімдемелерімен  бекітілген құжаттардың жекелеген түрлерінің  сақтау мерзімін   өзгерту туралы ұсыныстар;
  •  тізіммен, типтік іс номенклатурасында  көрсетілмеген құжаттардың сақталу мерзімін   туралы ұсыныстар;
  •  ерекше құнды  құжаттар мен істер тізімімен тізімдемесі;
  •  құжаттардың түпнұсқаларын  микрофильмдерге ауыстыру туралы ұсыныс.

Осы мәселелердің  әрқайсысынан қабылданған шешімнің мәтінінің даңалары  ұйымдарының басшылары қол  қойып және мекемелерінің СТК жіберілді. Оны бекіткеннен кейін  СТК  шешімі  ұйымынның басшысымен бекітіледі.  Орталы сараптау  комиссиясының  саланың орталық  мекемесінің органы  ретінде әр түрлі   функциялары бар:

Сараптау саласының әдістік  жұмысы ОСК  маңызды бір функциясы болып табылады. Олар мемлекеттік мұрағатқа берілуге жататын құжаттар тізімі мен сақтау мерзімі ведомстволық  тізімі жобаларын  мұрағат мекемелерінде бекітуге ұсынады және  қарастырады: түпнұсқалары микрофотокөшірмелермен ауыстырылып,  түпнұсқалары заңдық  күші  болатын құжатттар тізімі іс жүргізу бойынша нұсқаулар, типтік  номенкулатуралары, классификаторлар және басқа нормативті әдістік құралдар (СК, бұл құралдарды құрастыру мен даярлауға қатысады).

ОСК келесі құжаттардың жобаларын қарастырады:

-  Құжаттардың  құндылығын  сараптаудың ұйымдастыру және әдістік мәселесі бойынша ұсыныстар;

  •  Мемлекеттік сақтауға  берілуге жатпайтын немесе жататын құжаттары бар мекемелер, ұйымдар салалары тізімі;
    •  құрлымдық бөлімшелер мен  ведомстволық ұйымдар туралы типтік ережелер және басқа нормативті әдістік құралдар. Бұл құжаттардың жобалары ОСК қолдағаннан кейін және  мекемелердің басшылары қол қойғаннан кейін мұрағат мекемелері СТК қарастыруға көрсетеді.

ОСК мұрағат мекемелерімен келісім бойынша министрлік (ведомство) құрлымдық бөлімшелері мен оған  ведомстволық  ұйымдардың СК сақтау мерзімі өткен құжаттарды тұрақты және ұзақ уақыт сақтау  мерзімдегі және жеке құрам бойынша жоя беруге  құқық береді. Бұндай шешім сақтау  мерзімімен құжаттардың ведомстволық  тізімі бекітілген болатын жағдайда  беріледі.

Сонымен ОСК мекеменің СК сай  функцияны да, тек қана ОСК органына сай  функцияны атқарады. Тұрақты құрамды құжаттары бар  мемлекеттік мұрағаттың сараптау – әдістік комиссиясы бірнеше бағыт бойынша жұмыс жүргізеді.

Мұрағат ішіндегі құжаттардың құндылығын сараптау (қайта жасалғаннан кейін тізімдемелерді және құжаттарды жоюға бекінген актілерді қайта қарау, құжаттардың кешенді бағасын  қамтамасыз ету үшін  қор кешенің және қиын қорларға сараптама жүргізу тәртібін анықтау және т.б.).

Мұрағатта жасалған әдістік  құралдарды, оның ішінде құжаттардың құндылығын сараптау бойынша  қарастыру (тұрақты сақтау  мерзіміндегі істер категориясы тізімі, ерекше  құндыы істер мен құжаттар тізімі, жұмыс нұсқаулары және  т.б.).

Мемлекеттік  мұрағатты жинақтау бойынша жұмыс (мемлекеттік мұрағатқа  тапсырған мекемелердің құжаттар құрамын зерттеу, сол территориядағы мемлекеттік сақтауға  материялдарын өткізген және  өткізбеген мекемелер тізімін жасауға қатысу, тұрақты сақтауға жататын құжаттар тізімі және т.б.).

СӘК (сараптау – әдістік комиссиясы) шешімі мұрағат  басшылығымен бекітіледі, бір кейбір мәселелерді СТК бекітуін талап етеді. Сала мамандары, тарихшылар, мұрағаттанушылардың  қызметкерлерінің бірі құжаттарға обьективті баға үшін жағдай жасайды өйткені құжаттық ақпараттың үлкен көлемі оларды анықтауда қиындық тудырады. Сараптау қызметінің (СҚ)  міндеті – құнды құжаттарды сақтау болып табылады.

 

1.2 Мекемелердегі  құндылықты сараптау қортындыларын безендіру және  мемлекеттік сақтауға құжаттарды  таңдау әдісі.

Құжаттардың құндылығын сараптау бойынша жұмыс барысында маңызды анықтамалық құрал құжаттар тізімі болып табылады. Мұрағаттар Бас  басқармасы бекіткен тізімдер құжаттар мен нақты іс категорияларының сақтау мерзімін анықтауда  нормативті  құжаттар болып табылады, өйткені онда көрсетілген сақтау мерзімі міндетті. Тізімдердің басты  мәселесі мекемелер, ұйымдардың қызметі барысында құралған құнды құжаттарды сақтауды қамтамасыз етуден және олардың мемлекеттік сақтауға  түсіруінен  тұрады. Құжаттар тізімінің екі түрі  бар: сақтау мерзімі  келіп ететін  және мемлекеттік сақтауға  берілуге жататын. Сақтау мерзімі бойынша  құжаттар тізімі екі топқа бөлінеді:иптік құжаттар тізімі, ведомстволық тізім. (1.3 сурет)

1.3- сурет. Сақтау мерзімі бойынша  құжаттар тізімдері

Олар типтік тізімдемелері аталады  және мемлекеттік сақтауға  берілуге жататын құжаттар тізімі типтік болып табылады, бірақ тұрақты сақталатын құжаттарды ғана қамтиды. Типтік тізімге халық  шаруашылығының белгілі бір  саласы үшін сипатты арнаулы құжаттар кірмейді. Министірлік пен ведомства типтік тізім негізінде типтік құжаттар  кіретін ведомстволық  тізімдер және аталған саладағы үшін арналған құжаттар жасайды. Типтік құжаттардың сақталу мерзімі  типтік тізімде көрсетілген мерзімге сай болуы керек. Арнаулы салалық  функция салаларының мекемелерінде орындалу  нәтижесінде құралған арнаулы құжаттардың сақтау мерзімі бұл құжаттарды мазмұны мен  құрамын құжаттардың құндылығын сараптау критерийі мен  принцип негізінде мазмұны мен құрамын зерттеу жолымен анықталады. Талқылау мен келісудің барлық кезеңінен өткеннен кейін  ведомстволық  тізімде мемлекеттік мұрағат қызметінің бас мекемелері мен ведомстволық  басшылықпен бекітіледі.

1967 жылы  материялдардың сақталу мерзімі көрсетілген министірлер ведомстволар және басқа мекемелер, ұйымдар қызметінде құрылған типтік құжаттардың  материялдардың тізімі  шығарылуы. Бұл тізімнен басқа жеке құрам бойынша құжаттардың екі тізімі бар (сақтау мерзімі көрсетілген 1963 жылғы басылым және мемлекеттік сақтауға өткізуге жататын 1967 жылғы басылым). Көрсетілген тізімдер елдің ұйымдары, мекемелерінің  басым көпшілігі үшін сипатты және басқару қызмет процесінде ұйымдастырылады құжаттарды қамтиды. Бірақ көптеген мекемелер мен өнеркәсіптердің көпшілігінде техникалық құжаттама жасалады, сондықтан техникалық құжаттамалардың екі типтік тізімі басылады, мемлекеттік мұрағатқа  қабылдауға жататын оны сақтаудың орны және мерзімі көрсетіледі. Пайдалануды жеңілдету үшін 1989 жылы бұл тізімдер қайта  жасалады және сақтау мерзімі көрсетілген мекемелер, ұйымдардың қызметін біріктіретін  типтік құжаттардың бір тізіміне бірікітіріледі. Бұл тізімінің екі бөлігі болды. Барлық басқару ақппараттарына тән дәстүрлі басқару құжаттамалары және типтік ғылыми-техникалық құжаттама. Құжаттар тізімі,  барлық анықтамалалықтар секілді тізімнен және қосалқы анықтамалық аппараттан тұрады. Қосалқы  анықтамалық аппарат тізім мақаласының жіктеуінің схемасы болып табылатын бөліммен құжат түрінің көрсеткіші, тізімді қолдану бойынша  көрсетуден тұрады. Тізімдердің басты мақсаты: Бірінші мақсат - жақын болашақ үшін және алдағы ұрпақ үшін біздің уақыттың құнды құжаттарын сақтау. Екінші мақсат – мемлекеттік мұрағаттарды қайталанбалы, құндылығы аз құжаттардан қорғау. Үшінші мақсат – құжаттрды сараптау және  номенкулатурагы құрастыруға көмектесетін  құралдарды  мұрағаттар мен мекемелер қызметкерлеріне беру. (1.4- сурет)

1.4 сурет. Тізімдердің мақсаттары

           Құралдардан басқа сарапшы  сараптау технологиясын  меңгеру қажет.

Мемлекеттік мұрағаттардағы құжаттардың құндылығын сараптау бойынша жұмысты ұйымдастыру. Құжаттардың құндылығын сараптау  бірінші  кезеңнен жүргізіледі. Іс жүргізу кезеңінде сараптау сай курста мазмұндалады, сондықтан бірнеше кезеңді қарастыруға болады: ведомстволық мұрағатқа өткізу үшін іс дайындау барысы. Ведомстволық  архивке істі өткізу олардың іс  жүргізуін  аяқталғаннан кейін бір жылдаң соң жүргізіледі. Бір жыл ішінде өткен жылдық істердің барлық кешені  құрылатыны  бөлімшеде болуы қажет. Бұл құжаттарға мекеменің оперативті қызмет процесінде қарауға болады, бірақ бұл кезде тұрақты сақтауға істі таңдау бойынша жұмыс жүргізіледі. Жұмысты істердің жылдық кешенін сақтау мерзімі бойынша топтарға бөлуден бастауға болады: тұрақты, ұзақ уақытқа (он жылдан астам), уақытша (он жылға дейін). Егер мекеме мұрағатына сақтау  мерзімі бес және оң жылдан істер берілсе, оңда топ саны өседі. Істерді топтарға  бөлгеннен кейін, тұрақты сақтауға істерді таңдауға  кірістіруге болады, яғни тұрақты сақталатын барлық істерді бет-бетпен қарап  олардың ішіндегі құндылығы аз құжаттарды анықтап алып тастау керек. Құжаттардың нақты кешенінің құндылығын сараптау нәтижесі болып  тұрақты және ұзақ уақыт сақталатын істердің тізімдемесінің қалдық бөлімі сонымен қатар құрылымдық бөлімшелердің құжаттары мен істерін жоюға бөліну туралы актілер болып табылатын . Жіберілу актісінің сақталу  мерзімі өтіп кеткен істер ғана кіргізіледі. Актіні  мекеме  бекітеді. Ұзақ уақытқа сақталатын уақыты біткен құжаттарды жоюға  бөлу ведомстволық мұрағатта мемлекеттік сақталуға істердің таңдау біткен кезде жүргізіледі. Ведомстволық мұрағатта құндылықты сараптау істерді мемлекеттік сақтауға өткізуге даярлау процесінде жүзеге асады. Осыған байланысты оның жоғары саласы қамтамасыз етілуі қажет. Сараптауды жүргізу кезінде бірінші кезекте  ұйымдастыру  құжаттамалары талданады. Зерттеу барысында істерде қате қалдырған уақытта сақталатын құжаттра,  қайталаулар алынады. Сараптаудаың жауапты кезеңі – қайталанатын ақпаратты ұсынатын құжаттарды анықтау. Мемлекеттік  сақтауға толық ақпаратты бар құжаттар таңдалады. Қалғандары мемлекеттік мұрағатпен келісіп отырып жойылады. Сараптау нәтижесі  тұрақты сақталатын істер тізімдемесінің жылдық бөлімімен,  ерекше  құнды істер тізімдемесімен, жеке құрам бойынша және ұзақ уақытқа сақталатын  тізімдемесінің жылдық бөлімі, сақтауға жатпайтын құжаттарды жою амалдары жасалады. Бұл құжаттар ОСК жилысында қарастырылады. ОСК қолдаған  тізімдеме мұрағат мекемелері СБК бекітуге жіберіледі. Одан соң мекеме басшысы сақталу мерзімі өткен істерді жоюға акт бекітіледі.

Ведомстволық мұрағат және оның функциялары Мұрағат ісі  саласындағы жұмыс үшін құрылған  мемлекеттік мекемелер, мұрағат мекемелерінен басқа  әр ұйымда, мекемеде өз мұрағаты бар. МЕМСТ (мемлекеттік стандарт) «ведомстволық мұрағат» деп анықтама береді. Мұрағат  қорынын мемлекеттік бөлігін құра отырып,  ведомстволық мұрағаттар мемлекеттік мұрағат қызметі жүйесіне кірмейді, бірақ мұрағат қорын толықтырудың қайнар көзі болып табылады. Олар мемлекеттік мұрағатпен бірдей функцияны орындайды, мемлекеттік мұрағат қызметі жасаған  ережеге сай жұмыс істейді, мемлекеттік  мұрағаттар қызметінің кейбір бағыттарындағы сабақтастықты қамтамасыз етеді, бұл  мемлекетін белгілі бір экономикалық пайда береді.  Зан бойынша  республикалық және муниципиальды мекемелер, ұйымдар  және кәсіпорындар құжаттары мұрағат қорына жатады.  Құжаттардың жекелеген түрлерін мұрағат қоры құрамына кіргізу  ерекшеліктерін мұрағат Бас Басқармасы  шешеді.  Сонымен елдің барлық мемлекеттік және муниципиальды ұйымдары қызметінде жасалған құжаттар кешенінен құжаттарды таңдау қажеттілігі аңықталады.   Ведомстволық мұрағат – кең түсінік. Оған ведомстволық орталық мұрағаты, ведомстволық ұйымдар материалдарын сақтайтын облыстық мекеме мұрағаты,  және төменгі мекемелер, кәсіпорындар мұрағаттары кіреді. Мекеме құрылымында  мұрағат бөлемшісі  маманы болмауы  мүмкін, штатық  кестеде мұрағат маманы лауазымы болмауы мүмкін  бірақ мұрағат  бәрібір болады. Бұндай жағдайда мекеме  басшысы мұрағатқа  қауіпті қызметкерді штаттық  қызметкерлер арасынан  бұйрықпен тағайындайды.  Заң бойынша, министрлік ведомтсво, ғылыми ұйым, мемлекеттік кәсіпорын   мұрағат қорларының  мемлекеттік бөлігі құжаттарды  уақытша сақтау үшін  ведомстволық мұрағаттар  жасайды немесе оның функцияларын  басқа құрылымдық  бөлімшелерге жүктейді. Мемлекеттік   сақтауға өз  құжаттарын беретін  мұрағатар туралы ереже  мемлекеттік  мұрағат қызметі  органдары мен келісіледі.     

Министірлік пен орталық ведомствалар  құжаттардың сактауы  мен есебін,  оны тәртіпке келтіруді,  пайдалануды  ұйымдастыруды ерекше құнды құжаттар  сақтандыру қорын құруды,  сонымен қатар олардың  мемлекеттік сақтауға  уақытында берілуі  тек өз  мұрағатында ғана емес,   соны ен қатар ведомствалық мекемелерде қамтамасыз етеді.  Ведомстволық мұрағатта   және іс жүргізудегі  барлық жұмыстар барлық  ережеге сай жүргізіледі.  Қазіргі уақытта салалық  мемлекеттік қорға түпнұсқалық  бөлімі бар Мәдениет министрлігінің кітапханалары мен мұражайлары, Ғылым Академиясы мұрағаты кіреді. Құжаттар табылады. Бұл қоймалар  мемлекеттік  мұрағаттар  үшін   қойылған ережелер бойынша жұмыс істеуге  міндетті.  Оларды құру мақсаты -   экономика , ғылым, мәдениет қызығушылығында құжаттарды оперативті пайдаланған. Ведомстволық мұрағаттың мынадай  әртүрлері бар : салалық мемлекеттік қор; ведомстволық орталық  салалық мұрағат; ведомства  орталық  мұрағаты; біріктірілген ведомстволаралық  мұрағат мекеме, ұйым,   кәсіпорын  мұрағаты; (1.5 – сурет)

1.5 – сурет. Ведомстволық мұрағаттың түрлері

Салалық қор туралы ережені ведомства басшысы МББ келісімі бойынша   бекітеді, оған мұрағат нұсқау  береді және оның  жұмысына әдістемелік басшылықты жүзеге асырады.

Кішігірім мекемелерде  құжаттарды  сақтауды қамтамасыз ету мақсатында, құжаттарды оперативті пайдалануыды жүзеге асыратын ұйымдастыруда көптеген ведомстволарда  біріктірілген ведомстволық мұрағаттар құрылады. Ірілендірілген мұрағаттарды құруда мұрағаттарды үйлермен қамтамасыз ету, мұрағаттарды  білікті кадрлармен қамтамасыз ету, жойылған мекемелер мен кәсіпорындар жеке  құрамы бойынша құжаттарды сақтау мәселелері бойынша  құжаттарды сақтау  мәселері  шешіледі. Ұсақ мекемелер құжаттары бойынша  орталықтандырылған анықтамалық жұмыс оның сапасын жақсартады. Мекеме  ұйым, кәсіпорын   мұрағаттары (ведомстволық мұрағаттардың ең бұқаралық  түрі) тек қана бір мекеменің немесе оның қоғамдық ұйымның  құжаттары беріледі. Мұрағаттардың профилі ол туралы ереже бойынша аңықталады. Әртүрлі ведомстволық мұрағаттардың негізгі функциясы, басты міндеті мемлекеттік мұрағат қызметі жасаған типтік ережелер және негізгі  тәртіп мазмұндалады. Ведомствалық  мұрағат туралы типтік  ережеге  сай олардың  әртүрлілігі үшін сақталатын құжаттар құрамына кіреді (1.6-сурет):

а)мекеменің қоғамдық ұйымдары, құрылымдық  бөлімделері және оларға бағынатын мемекмелерде, егер оларға мұрағат құру мүмкін болмаса қызметі  нәтижесін пайда болған аяқталған іс жүргізуге құжаттар;

б)  мекеме жүйесіне кіретін  жойылған  ұйымдар қорлары; в) ғылым, техника, әдебиет, өнер және өнеркәсіп жаңашылдары шығармалары қайраткерлерінің жеке қоры;

в) ғылым, техника, әдебиет, өнер және өнеркәсіп жаңашылдары шығармалары қайраткерлерінің жеке қоры.

1.6-сурет Ведомствалық мұрағатта сақталатын құжаттар

Ведомстволық  мұрағаттар жұмысын қалыпқа  келтіретін негізгі  нормативті  құжаттар 1436 жылы ведомстволық  мұрағаттар қызметінің ережесі және біртұтас іс жүргізу мемлекеттік жүйесі  болып табылады.

Мұрағаттар жинақтау функциясы.

  1.  Құрылымдық  бөлімшелер мен жеке қорлардан құжаттарды қабылдау. Бірнеше мекемелер құжаттарын  жинақтайтын мұрағаттар үшін  оңай мекелер тізімін тұрақты нақтылып отыру қажет.  Ұйымдар  тізімі яғни жинақтаудың қайнар көзі  мекемнің сараптау комиссиясында  қаралды және мұрағат мекемесі  сараптау тексеру комиссиясында келісіледі, сонымен қатар ұйым басшысы бекітіледі.
  2.  Мұрағат сақталатын құжаттардың  құндылығын сараптау, істерді тандау және істерге құжаттарды безендіру, сақталу мерзімінін аңықтауды жыл сайын  жүргізу.  Мекеменің сараптау  комиссия жұмысына қатысу, онда мұрағат меңгерушінің хатшы міндетін орындайды (мәжілістерді өткізуді ұйымдастыру, комиссиясының  жүргізуін жүргізу, комиссия төрағасмен бірге оның  жұмысын жоспарлау)

Құжаттарды сақтауды  қамтамасыз ету  функциясы

1. Сақталу  қоймаларын жабдықтау  және қорғау, саутаудың температуралық-ылғалдылық  режимін  жақсарту,  санитарлық-гигеналық қалыпты жағдай бойынша кең кешенді жұмыстар  жүргізу  жолымен құжаттардың сақталуын  қамтамасыз ету жағдайын жасау.

2. Мұрағат қорларының сандық  құрамын бейнелейтін  есеп құжаттарындағы ағымдық  өзгерістерді тұрақты  ендіру, бейнеленген ережеге  сай  құжаттарды есептеуді ұйымдастыру. Мемлекеттік мұрағат  қызметіне мұрағат  құжаттары туралы мәліметтерді белгіленгін форма бойынша  көрсету. Сақталу қоймаларынан істерді беру тәртібін сақтау. Істердің жағдай мен барлығын  уақытылы тексеру.

3. Құнды құжаттар кқшірмелеріне сақтандыру  қорын құру . Бұл құжаттарды жәнн сақтандыру қорын есептеу.

4. Құжаттың физика – химиялық жағдайын жақсарту бойынша  жұмысты жүргізу.

5. Сақтау қоймаларынан табуды қамтамасыз ететін құжаттарыдң топографисын  жасау.

Мемлекеттік сақтауға беретін  құжаттарды даярлау функциясы.

  1.  Құндылықты сараптау барысында жүргізілетін  құнды   құжаттарды таңдаудан  басқа  мұрағаттың Сараптау – бақылау  комиссиясына тұрақты сақталатын істер тізімдемесінін жылдық бөлімін көрсетеді.
  2.  Ведомстволық  сақтау мерзімі біткен құжаттарды мемлекеттік сақттауға беруге даярлау және беру.
  3.  Мемлекеттік сақтауға берілетін құжаттарға ғылыми – аңықтамалық аппарат құру.
  4.  Бірнеше мекемелер құжаттары сақталатын мұрағаттарда  мұрағатқа қабылданған істер мен құжаттарды қорлау жүргізіледі.

Құжаттарды пайдалану функциясы.

 Ведомствалық  мұрағаттар құжаттарын пайдаланудың негізгі мақсаты -  саланын немесе жекелеген ұйымның  әрі қарай дамуы, өткенің тәжірибесін зерттеу. Осыны ескере отырып, мұрағат жүргізіледі:

  1.  құжаттың құрымы мен мазмұны туралы ұйым қызметкерлері мен басшыларын ақпараттандыру, басшылықтың тапсырмасы бойынша құжаттарды аңықтау;
  2.   мекемелер сұранысы мен  әлеуметтіки  - құқықтық сипаттағы  азаматтар арыздарын  орындау, құжаттар мен мұрағаттық аңықтамалар көшірмелерін беру;
  3.   мұрағат құжаттарын пайдалану есебін ұйымдастыру

Ұйымдардың іс  жүргізу қызметтеріне іс жүргізу құжаттарын       ұйымдастырудың көмек көрсету және бақылау функциясы.

  1.  Ведомстволық мұрағат (мекеме мұрағаты) – мемлекеттік мұрағат пен мекеме арасындағы байланыстың – мемлекеттік мұрағатты жинақтаудың қайнар нөзі болып табылады. Ведомстволық мұрағат меңгерушісі мемлекеттік тізімдеменің жвлдвқ бөлімін қарауға береді.

2. Ведомстволық мұрағат арқылы мемлекеттік мұрағат қызметкерерлері  іс жүргізу құжаттарының  жағдайы мен ұйымдасуына бақылау жүргізеді және әдістемелік көмек жасайды. Ведомстволық мұрағат пен мемлекеттік мұрағат арасында  тығыз контакты  орнатылады, бұл  мұрағатта орындалатын ғылыми жұмыс дәрежесін көрсетуге әсер етеді.

Мұрағат меңгерушісі сараптау комиссияисы мүшесі ретінде құжаттың құндылығын сараптау сапасын және нақты құрылымдық бөлімшелер мен ведомстволық  мекемлердегі нәтижелеріне безендіруді тексереді.

  1.  Мұрағат меңгерушісі мекеме істерінің номенклатурасын, іс жүргізу бойынша нұсқауды, сақталу мерзімі бар құжаттардың ведомстволық ұйымдар істерінің номенклатурасының  жобалық ұйымдар істерінің номенклатурасының жобаларын жасауға  қатысады жекелеген категория құжаттардың немесе белгіленген сақталу  мерзімі бар құжаттардың сақталу мерзімінің өзгеруі  туралы ұсыныстар даярлауға қатысады.
  2.   Мұрағат меңгерушісі  мекемелере мен ведомстволық ұйымдар іс жүргізу қызметкерлеріне, сонымен қатар ведомстволық   ұйымдардағы мұрағатқа жауапты  тұлғаларға, біліктілігін көтеру бойынша сабақтар жүргізу және ұйымдастыруға қатысады.
  3.  Мұрағат құрылымдық  бөлімшелердегі номенклатураларды құру сапасын бақылайды. Бұл іс  жүргізудегі құжаттарды  ұйымдастыру оның құндылығын сараптау бойынша жұмыстың маңызды кезеңдер себебі номенклатура негізінде істер қалыптасады және сыртында сақталу мерзімі қойылады. Дұрыс  құрастырылған істер номенклатурасы ағымды номенклатурада  жіктеудің біртұтас схемасын жүргізуге мүмкіндік  береді, бұл соңынан  тізімдемеден тұрақты  сақталатын істерді  жіктеуде көрінеді.
  4.   Мұрағат істердің қалыптасымен безендірілуін номенклатураға сай жүйелі тексереді істердің сақталу тәртібі және олардың құрылымдық бөлімшелердегі сақталу тексеру барысында мұрағат қызметкері іс жүргізу қызметкерін құжаттармен жұмыстың  барлық мекемелері бойынша нұсқау береді және оған қажетті көмек береді. (1-қосымша)

  1.  Мемлекеттік және ведомстволық мұрағаттар арасындағы айырмашылық және жалпы ұқсастық

Мемлекеттік ведомстволық мұрағаттарға тән  жалпы  ұқсастықтар төмендегідей. Олардың мақсаттары (құжаттарды  сақтау және  оны қоғам қажеттілігі үшін пайдалану), мұрағат жұмысының әдістік бірлігі (құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеудің барлық түрлері, істерді сипаттау, беттерді нөмірлеу тәртібі): іс жүргізу істерінің  қалыптасуына және  құжаттардың  құндылығын  сараптауға  бақылауды жүзеге асыру. Мұрағаттардың  жұмысындағы  сабақтастық  мынадан көрінеді,  мемлекеттік мұрағат ведомстволық мұрағаттан  ережелері сақталған, өнделген істерді алады. Ведомстволық мұрағат мемлекеті мұрағатқа қорлар құрамы мен көлемі туралы мәліметтері бар паспорт көрсетіледі, оның  негізінде мемлекеттік мұрағат мекеме есебінен құжаттар құрамы мен саны бойынша өз  толықтырудың анықтайды.

Мемлекеттік жән ведомстволық мұрағаттар әртүрлі құқықтық  статуста  болады мемлекетттік мұрағат өзіндік мекеме, ведомстволық құрлымдық бөлімше. Мемлекеттік  мұрағаттардың негізгі бөлігі ғылыми-зерттеу мекемесі категориясына  жатады  кейбір ведомстволық мұрағаттарда  ғылыми-зерттеу мекемесі болып табылады, бірақ бұл  барлығына тән емес.

Жинақтау тәртібі де әртүрлі ведомстволық мұрағат құжаттарды құрылымдық бөлімшелерден және  мекемелерден   барлық   сақталу   мерзіміне    қарамастан алады,  ал  мемлекеттік мұрағат  ведомстволық мұрағаттан    тұрақты  сақталатын  алады.

Мұрағат   ісінің   нормативті -құқықтық  базасы

  1.  «Ұлттық  мұрағат қоры  және  мұрағаттар  туралы» Қазақстан    Республикасы  заңы.
  2.  Қазақстан  Республикасы  Ұлттық  мұрағат  қоры  туралы  ереже
  3.  Қазақстан   Республикасы  мәдениет  ақпарат  және  қоғамдық   келісім   министрлігі   құжаттану   және   мұрағаттан   басқару   бойынш  комитет   туралы  ереже .
  4.  2001-2005  ж     Қазақстан  Республикасы   мұрағат  ісін   дамыту    тұжырымдамасы.
  5.  Қазақстан   Республикасы   ұлттық  мұрағат   қорының   құжаттарын    мемлекеттік   есептеу    туралы    нұсқау .
  6.     Ұйымдастыру  құжаттарын  безендірудің  уақытша  талаптары.
  7.   ҚР   Ұлттық   мұраға   қорының   уақытша   сақталатын   құжаттарының         ведомствалық   мұрағаттарда    сақталу   мерзімі   және   тәртібі   туралы   нұсқау .   

 Ведомстволық  мұрағатқа   құжат   қабылдау   тәртібі   және   мемлекеттіқ   сақтаулуың  беру.

 Құжаттар  ведомстволық   мұрағатқа  мұрағаттың   меңгерушісі   құрастырған,   СК   қолдаған   мекеме   басшысы   бекіткен  кестеге  сай беріледі. Кеңес   және   құрылымдық   бөлімшелерден  оның  іс   жүргізуі   біткеннен  кейін   бір  жыл  өткен  соң   беріледі.    Бірақ   тұрақты   сақталатын іс    мемлекеттік    мұрағат   қызметі жеке  аяқталғаннан соң бірден  ведомстволық мұрағатқа іс, оның іс жүргізу  аяқталған соң екі-үш жыл өткен соң берілуі мүмкін. Мұрағатқа тұрақты  сақталатын немесе уақытша берілетін (бірақ он жылдан соң) құжаттар  беріледі. Уақытша сақтау мерзімдерге істерді мұрағатқа өткізу туралы мәселені мекеме басшысы шешеді. Онда жағдай  ескеріледі, мәселен, мұрағаттың толығу дәрежесі, құрылымдық бөлімшелердегі құжаттардың сақталатын қамтамасыз ету, құжаттар құндылығын сараптау жүргізілгеннен кейін қабылданады. Он жыл сақталатын іс номенкулатура бойынша қабылданады.

Істермен бірге құжаттарға тіркеу – бақылау карточкалары  беріледі. Материалдарды қабылдай отырып, мұрағат қызметкерлері әрбір істі тізімдемемен салыстырады, істің, нөмірдің қалыптасу дұрыстығын тексереді. Сонымен бірге құжаттың қорға  жатқызу дұрыстығы тексеріледі. Істің қорға жататындығының дұрыс емесі анықталған жағдайда іс және оның тізімдемеге кіргізілген туралы акт жасалады, ал іс тапсырылатын материалдар кешеніне өзіне сай қорға қосылуы үшін алынады. Қортынды жазбада қателер туралы белгі салынады. Істі қабылдау аяқталғаннан соң мұрағат меңгерушісі қабылданған ісінің саны және қабылдау мерзімін көрсетіп тұрақты сақталатын істің  тізімдемесін үш дана, екі дана, етіп жасайды. Екінші дана берушіге  қайтарылады,  қалғандары мұрағатта қалады. егер берілген кешенен қандай  да құрлымдық бөлімше жұмысы үшін қажет болса, онда қабылдау  аяқталғанңа    құжаттарды уақытша пайдалануға беру туралы акт жасалады және  мұрағатқа істің уақытында қайтарылуына бақылау қойылады. Басқа мекемелерден ведомстволық мұрағатқа істерді қабылдау тізімдеме бойынша жүргізіледі, сонымен қатар материалдарды тапсыру актісі жасалады. Есептік және  ғылыми- анықтамалық аппарат  құжаттары мен бірге актіде айтылады. Мұрағатқа құжаттарды қабылдаудың аяқталуы есептік құжаттарды толтыру мен бітеді. Мемлекеттік  мұрағатқа ведомстволық сақтау мерзімім біткеннен кейін  беріледі, бірақ мемлекеттік мұрағатқа құжаттарды алдың-ала беретін жағдайлар болды  бірақ  материялдар, керісінше, қосымша мерзімге қалдыруы мүмкін. Бұл мемелкеттік мұрағат пен ведомстволық мұрағатпен бірігіп шешііледі.

Құжаттарды мемлекеттік мұрағатқа беру алдында мемлекеттік мұрағат қызметінің өкілі ғылыми-анықтамалық аппарат, істің физикалық және санитарлық гигиеналық жағдайын тексереді. Дефект білінген жағдайда акт жасалады, ал  дефектіні ұйым түзеді.  Өткізу мемлекеттік мұрағатта әрбір сақталатын бірліктің барлығын міндеті тексеретін тізімдемесін бекіту бойынша жүргізіледі. Ерекше құнды істер бет-беттпен жекелеген тізімдеме бойынша  сақтандыру көшірмесімен қабылдау туралы белгілер жасалады. Істер   жетпеген кезде тізімдеме қортынды жазба түзіледі, құжаттарды қабылдау-беру актісінде  бұл істердің нөмірі  көрсетіледі, ал мекеме – беруші мемлекеттік мұрағат істердің жоқтығы себебі және  жүргізілген іздестіру туралы анықтама көрсетіледі. Анықтама актіге тіркеледі, бір данасы  берушіге  беріледі. Жеке адамдар құжаттарды да  тізімдеме бойынша беріледі. Құжаттар мен бір уақытта қожайын туралы арызы қосылып қор ісіне беріледі. Берілу белгілі тіртіппен белгіленеді.

Көрсетілген талаптарды орындау ведомстволқ және мемлекеттік мұрағат жұмыстарында сабақтастықты қамтамасыз етеді және құжаттарды қолдану және сақтауға шығынды азайтады.

ІІ-тарау  Мемлекетттік мұрағаттарды  құжаттармен  жабдықтаудың ерекшеліктері.

   2.1  Мемлекеттік  мұрағаттардағы құжаттарды мемлекеттік есепке алу және  сақтауды қамтамасыз ету.

Мұрағатты жинақтау – оның  мамандығына сай құжаттармен мұрағаттарды жүйелі  толықтыру мемлекеттік мұрағаттарды жинақтау мемлекеттік мұрағатқа құжаттарды өткізетін мекемелер, ұйымдар түрлерін анықтау бойынша принципиальды мәселелерді шешеді, басшылық  жетекшілігімен және  бақылауымен жүргізіледі. Мекемеден Мемлекеттік мұрағатқа  берілетін құжжат  ведомстволық сақтау мерзімі  біткенге дейін ведомстволық мұрағтта сақталады. Ведомстволық және Мемлекеттік мұрағаттарды жинақтау негзінен ұқсас ол жинақтау деректерін анықтау, Мемлекеттік  сақтауға жататын құжаттар құрамын  анықтау, мұрағатқа құжаттарды қабылдау арқылы жасалады. Ведомстволық мұрағаттың жинақталуы бойынша жұмыс Мемлекеттік мұрағат қызметі басшылығымен жүргізіледі.

Мұрағаттарды  жинақау деректері. Жинақтау деректері – бұл ведомстволық және мемлекеттік мұрағатқа құжатарын өткізетін тұлға немесе ұйым.

Мекемелердің әртүрлі  категориядағы   құжаттардың  құрамын  ондаған   жоғары  білікті   мұрағаттанушылар зерттеп, талдауы  1959 жылы КСРО Бас тақырып, құжаттардың құндылығын сараптады. Одан соң  мемлекеттік мұрағатты жинақтау үшін құжаттарды құндылығын таңдау бойынша жұмыс   негізінде Мемлекеттік  басқару,  халық шаруашылығы, ғылыми және мәдени өмір  күйесіндегі мекемелердің маңыздылығы критерийлері жасалды. 1960 жылы КСРО Бас  мұрағаты барлық республикалық, облыстық мұрағат  мекемелерге  КСРО Мемлекеттік мұрағатқа қабылданатын және  қабылданбайтын құжаттары  бар мекемелердің, ұйымдардың тізімдерін   жасап таратты. (2-қосымша)

№1 тізімге үш топ кіреді:

Бірінші топ -  саяси, ғылыми, халықшаруашылық, мәдени және басқа мемлекеттік маңызы бар құжаттарды өз қызметі барысында жасайтын мекемелер, олардың құжаттамалары толық  көлемде түседі. Оларға жатады:

- барлық дәрежедегі мемелкеттік басқару және Мемлекеттік өкімет органдары;

- муниципиялды  басқару  органдары;

- сайлау комиссиялары; сот және прокуратура органдары салалық экономикалық  басқа органдары;

- ғылыми-зерттеу және жобалау – конструкторлық  ұйымдары;

- кәсіподақтық саланың органдары;

- өндірістік және ауылшаруашылықтың өнеркәсіптері;

- көркем артельдер;

- мәдени және өнер ұйымдары және мекемелері;

- ғылыми зерттеу жұмыстарын жүргізетін емдеу мекемелері.

Екінші топ – ғылыми, халық шаруашылықтың және басқа құндылықтары бар құжаттары қызметінде жасалатын жаппай мекемелері. Бұл топтағы мекемелерге:

- жаппай  оқу орындары (техникумдар, мектептер, лицейлер, гиназиялар),

- жаппай мәдени  мекемелері (клубтар, концерттік заңдар, кітапханалар),

- жаппай денсаулық сақтау  мекемелері (соттық – медициналық сараптама бюролары,  санаториялар, курорттар темір жол қызметі және т.б.)

Бұл топтағы мекемелердің құжаттарын таңдаудың негізгі әдісі – біртипті топтағы жекелеген мекемелерді таңдап қабылдау.

Үшінші топ - мемлекеттік мұрағаттар тек жекелеген түрдегі құжаттарды қабылдайтын мекемелер.

№2 тізімге ғылыми, халық шаруышылық және  мәдени құндылықты құжаттары  жоқ мекемелер жатады, сондықтан олар дерек болып табылмайды. Бұл мекемелер құжаттары негізінен  ағымды  практикалық жұмыс үшін және анықтама үшін маңызды мемлекеттік мұрағат қызметі бұңдай маңызы мекемелерден айналыспайды. Белгіленген мерзім ішінде құжаттардың сақталуына жауапкершілікті мекеме  басшысы жауап  береді. Оларға бақылау мен әдістік көмекті баланың жоғары тұрған органы көмек береді. Бұл өте көп санды мекемелер тобы. Оған  қосалқы мекемелер кіреді, олар қызмет көрсету  сипатында болады.

Барлық мұрағаттардың негізгі функциясы құжаттарды сақтауды қамтамасыз ету  болып табылады. Мұрағаттарда жүргізілген бір-бірімен байланысты жұмыс кешеніне кіреді:

  •  құжаттарды сақтаудың  оптималды жағдайын  жасау;
    •  құжаттарды қоймаларда сақтау;
    •  мұрағаттардан істерді беру тәртібін сақтау;
    •  құжаттарды есептеу, олардың  барлығымен жағдайын тексеру;
    •  ерекше құнды және қайталанбас құжаттарды анықтау және оларға сақтандыру қорын құру. (2.1 сурет)

Мұрағат құжаттарын есептеу олардың сақталуына әсер етеді, құжаттардың барлығын бақылауды жүзеге асыруға көмектеседі және оларды іздеуде қамтамасыз етеді. Ведомстволық мұрағатта сақталатын құжаттарды есептеу  мемлекеттік мұрағаттарға маманына сай жоспарлы жинақтау жүргізуге мүмкіндік береді және мемелкеттік мұрағат жұмысын  жоспарлаудың негізі болып табылады. Құжаттардың мемлекеттік  есептеуі  белгіленген есеп  бірлігі  санын анықтауды және  санның есеп құжаттарында бейнелеуінде көрінеді. Есепке мұрағат қоры сақталатын барлық құжаттар жатады. Мұрағаттағы есептің негізгі бірлігі мұрағат қоры, сақтау бірлігі болып табылады

2.1 – сурет. Мұрағаттардан негізгі функциясы құжаттарды сақтауды

қамтамасыз ету.

. Қағаз  негізінде дәстүрлі құжаттар сақталатын мұрағаттағы есептің негізгі бөлігінен басқа жекелеген категориядағы істер құжаттаң және ерекше құнды құжаттар есептелуі мүмкін, сонымен қатар міндетті есептеуден   тұрақты сақталатын істердің барлық беттері жатады. Ерекше құнды құжаттар ережеге сай есептеледі. Тұрақты сақталатын істер беттер есептеу бекітілген  ретпен және істегі тізімдеме бет санын көрсетумен бекітіледі. Сипатталған құжаттар бет саны бойынша есептеледі. Мемелекеттік мұрағаттарды есепті сақтау қоймалары бойынша және жалпы алғанда жұмыстың осы аралығына жауап беретін мұрағаттың арнаулы бөлімше немесе тұлғасы  жүргізеді. Ведомстволық мұрағатта есепті орталықтандырылып мұрағат меңгерушісі немесе есеппен арнайы айналыстын  қызметкерлердің бірі жүргізеді. Бірақ ірі  ведомстволық мұрағаттарды бірнеше сақтау қоймалары болса, есептеу сақтау  қоймалары бойынша жүргізілуі мүмкін. Бұл жағдайда  мұрағат бойынша барлық есеп  мәліметтері ашылады және  орталықтандырып сақталады. Құжаттарды   мемлекеттік  есеп  үш принцип негізінде ұйымдастырылады: орталықтандыру, жұмысы барлық кезеңіндегі есеп құжаттарының сабақтастығы, өсуі (динамичность)  (2.2 - сурет)

Орталықтандырылған мемлекетік есеп  республика, өлке  көлеміндегі есептік мәліметтерді ұйымдастыру жүйесі мен формасы  бекітілген есептік құжаттарың көмегімен жүзеге асады. Мемлекеттік және ведомстволық мұрағаттар әрбір мұрағаттық қордың карточка қорын  толтырады және оларды мұрағаттық басқамаларға жібереді. Қордың құрамы мен саны туралы  мәліметтері бар осы карточкалардан  жергілікті мұрағат органдарында қор   каталогтары құрылады. Есеп орталықтандырылуы біртұтас әдістік талаптар арқылы жасалады.

2.2-сурет Мемлекеттік есеп жүргізу принциптері

Есеп сабақатастығы есептік құжаттарды іс жүргізуге, ведомстволық және мемлекеттік  мұрағаттар жүйесіне ендіру жолымен жетеді. Сабақтастықтың ашық көрінісі істер тізімдемесі. Басқа міндетті есептік құжаттар (есеп түсу кітабы, қор тізімі, қор беті қор карточкасы, қор көлемі) мемлекеттік және ведомстволық мұрағаттарды форма бойынша ерекшеленді, бірақ бірдей мәліметтер ұстанады.

Есептік өсуі қор көлемі және құрамы өзгеруі туралы мәліметтерді кезендеп көрсету және ессептік құжаттары өзгертуді оперативті кіргізуде көрінеді. Мемлекеттік және ведомстволық мұрағаттардың есептік құжаттарында әрбір сақталу бірігінің түсуі және кетуі бейнеленеді.

Мемлекеттік  мұрағаттардағы құжаттарды  есептеу. Мемлекеттік мұрағаттардағы құжаттарды есептеу жоғары білікті  қызметкерлер арқылы жүзеге асырылуы. Мемлекеттік мұрағаттардағы есеп  орталықтандырылып және  әр мұрағат қоймасында жүгізіледі. Есеп үшін  есеп құжаттың формалары және  қосылатын есеп құжаттамалары қолданылады. Егер негізгі есеп құжаттары мемлекеттік  мұрағат жұмыстары ережесімен анықталады, ал қосалқы құжаттар әр бір  мұрағатпен жеке жасалады. Есепті жүргізу ережесі, есеп құжаттарының  өзгерістерін еңгізу, есептің қосалқы формалары, сақату қоймалары есеп  құжаттарымен орталықтандырылған есеп бөлімшелері арасындағы өзара байланыс белгіленген есеп құжаттарын сақтау қоймалырын беру мерзімі мұрағат меңгерушісі бұйрығымен бақыланады. Мұрағатта  сонымен  қатар есепті ұйымдастыру схемасы жасалады, онда құжаттарды  есептеу бойынша жұмыстың барлық кезеңі көрсетіледі. Схема орталықтандырылған  есеп және  сақтау қоймаларын есептеудің өзара байланысын бейнелейді және есепті ұйымдастыруды жүзеге асыруға көмектеседі. Мемлекеттік мұрағаттағы негізгі есеп құжаттары болып табылады:          

  •  түсу есебі кітабы (мұрағатқа әрбір түскен құжат есебі үшін);
    •  сақтандыру қорының және қолдану қорының түсуін есептеу кітабы (бұл қорлардың әрбір түсуін есепте үшін);
    •  қор тізімі (әрбір қорды немесе  коллекциясы есептеу үшін және сонымен қатар мұрағаттағы қордың сандық  есебін жасау үшін және олар  түсу шегі бойынша нөмір берк үшін);
    •  ерекше құнды істері бар қор тізімі (өз  құрамында сондай істері бар қор есебі  үшін);
    •  қор беттері (қор аттарын өзгертуді еңгізу үшін, қордың құрамы мен көлемін есепті алған қор тізімдемесін нөмірлеу және  есептеу, қордың құрамы мен көлеміндегі өзгертулерді бейнелейтін құжаттарды есептеу);
    •  мұрағат тізімдемесі (істің бірліктік және суммаралық есеп үшін);
    •  сақтандыру қоры тізімдемесі (бұндай істердің  бірліктік  және суммаралық есебі үшін);
    •  ерекше құнды істер тізімдемесінің  (ерекше  құнды істер тізімдемесінің санын есептеу үшін);
    •  сыртқы безендірулі істер есебін инвентарлық кітабы және оған материалдық құндылықтарды қосымша беру (осындай істерді бірліктік және суммаралық есептеу үшін);
    •  мұрағат төлқұжаты әр жылдық 1 қаңтарындағы аталған сақтау қоймасындағы сақтау бірлігінің жағдайы және  қорлардың суммарлық есептелуі үшін);
    •  сақталатын қоймасы төлқұжаты (жасалу формалары; әрбір жылдың 1 қатарындағы аталған сақтау қоймасындағы сақтау бірлігі жағдайы және қорларды суммаралық есептеу үшін);
    •  әрбір жылдың 1 қаңтарындағы қор көлемімен құралындағы өзгерістер туралы мәліметтер.

Мұрағаттың әрбір қорында қор ісі жүргізіледі, қор мен қор ұйымдастыру тарихы актілер, қайта  құрастырылған қор беттері, қорды тәртіпке келтіруге әдістік құрал бойынша құжаттар болады. Істердің  жекелеген категориядағы құжаттарды есептеу үшін бекітілген ереже формасы бойынша ішкі тізімдемелер құрастырылады. Істегі беттерді есептеу істің бекіту теті көмегімен жүргізіледі. Ол тек қана беттің жалпы саны бекітеді, бірақ сонымен бірге беттерді нөмірлеу ерекшелігі физикалық жағдайы, безендірілуі туралы белгі болады. Оның көпшілігі негізгі есеп құжаттарынан басқа мұрағатта қосалқы да жасалады. Оның көпшілігі мұрағат үшін дәстүрлі болып табылады және сондықтан тізімдемелер реестрі, іс, тізімдеме, қор кітаптары мен карточкалары, басқа мұрағатқа берілетін құжаттар есеп кітабы көп кездеседі. Бұл жерде мемлекеттік мұрағат жұмысының ережесінде шығармашылық жасауға болады. Бірақ есеп құжаттарының көптігі есептің қиындауына келтіруі мүмкін. Мемлекеттік мұрағаттарда екі  кезең құжаттары  сақталатын болса, есеп құжаттарын кеңес және  революциялық кеңес қорлары болып  бөлінуі керек, әрбір қор тізімінде тек қана бірінші түскен кезде оның нөмірі басқа қорға берілмейді. Мұрағаттағы қорларды қайта нөмірлеу тек қана белгілі бір жағадайда жүргізіледі. Жыл сайын түсі   есеп  кітабына  және қор тізіміне 1 қаңтарда қорытынды жазба  құрастырылады. Егер құжаттарын толтыру үшін ең қиын қор беті болып табылады. Ол қор   құжаттарында болып жатқан барлық өзгерістерді бейнелейді. Жаңа  түсулер  құжаттардың шығуы, оның құрамы, шеткі мерзімдер. Қорлар бетінде  әрбір жазбадан кейін  «бар (қалдық)» бөлікте өзгерістер болған тізімдеме бойынша қорытынды жасалады. Мемлекеттік мұрағатта сақталатын қорлар туралы қасиетті мәліметтер іздеуді жөңілдету үшін орталықтандырылған есепте қордың карточкалық көрсеткіші құрастырылады. Карточка қордың әрбір атауына құрастырылады және басқа атауларға көрсету беріледі, онда сонымен қатар қор  нөмірі, осы атау мен қор ұйымдастырушының өмір сүру датасы көрсетіледі. Карточка мұрағатта қабылданған көрсеткіш үшін жіктеу схемасына сай  салынады.

Мұрағаттың әрбір қорында қор ісі жүргізіледі, қор мен қор ұйымдастыру тарихы актілер, қайта  құрастырылған қор беттері, қорды тәртіпке келтіруге әдістік құрал бойынша құжаттар болады. Істердің  жекелеген категориядағы құжаттарды есептеу үшін бекітілген ереже формасы бойынша ішкі тізімдемелер құрастырылады. Істегі беттерді есептеу істің бекіту теті көмегімен жүргізіледі. Ол тек қана беттің жалпы саны бекітеді, бірақ сонымен бірге беттерді нөмірлеу ерекшелігі физикалық жағдайы, безендірілуі туралы белгі болады. Оның көпшілігі негізгі есеп құжаттарынан басқа мұрағатта қосалқы да жасалады. Оның көпшілігі мұрағат үшін дәстүрлі болып табылады және сондықтан тізімдемелер реестрі, іс, тізімдеме, қор кітаптары мен карточкалары, басқа мұрағатқа берілетін құжаттар есеп кітабы көп кездеседі. Бұл жерде мемлекеттік мұрағат жұмысының ережесінде шығармашылық жасауға болады. Бірақ есеп құжаттарының көптігі есептің қиындауына келтіруі мүмкін. Мемлекеттік мұрағаттарда екі  кезең құжаттары  сақталатын болса, есеп құжаттарын кеңес және  революциялық кеңес қорлары болып  бөлінуі керек, әрбір қор тізімінде тек қана бірінші түскен кезде оның нөмірі басқа қорға берілмейді. Мұрағаттағы қорларды қайта нөмірлеу тек қана белгілі бір жағадайда жүргізіледі. Жыл сайын түсі   есеп  кітабына  және қор тізіміне 1 қаңтарда қорытынды жазба  құрастырылады. Есеп құжаттарын толтыру үшін ең қиын қор беті болып табылады. Ол қор   құжаттарында болып жатқан барлық өзгерістерді бейнелейді. Жаңа  түсулер  құжаттардың шығуы, оның құрамы, шеткі мерзімдер. Қорлар бетінде  әрбір жазбадан кейін  «бар (қалдық)» бөлікте өзгерістер болған тізімдеме бойынша қорытынды жасалады. Мемлекеттік мұрағатта сақталатын қорлар туралы қасиетті мәліметтер іздеуді жөңілдету үшін орталықтандырылған есепте қордың карточкалық көрсеткіші құрастырылады. Карточка қордың әрбір атауына құрастырылады және басқа атауларға көрсету беріледі, онда сонымен қатар қор  нөмірі, осы атау мен қор ұйымдастырушының өмір сүру датасы көрсетіледі. Карточка мұрағатта қабылданған көрсеткіш үшін жіктеу схемасына сай  салынады. Онда нөмір тәртібі бойынша қорлар көрсетіледі, ал қор ішінде нөмір тәртібі бойынша тізімдеме және іс көрсетіледі. Іске берілген инвентарлық нөмір істің мұрағаттық  шифрының артына тақ түрінде қойылады. Сыртқы  безендірілуі  материалдық құндылықты құжаттарды есептеу бойынша инвентарлық кітап үш данадан құрастырылады: Біріншісі орталықтандырылған есеп бөлімінде; екіншісі материалды жауапты тұлға; үшіншісі – мұрағат бухгалтериясында сақталады. Бірақ мұрағат үшін біртұтас кітап жүргізіледі. Онда нөмір тәртібі бойынша қорлар көрсетіледі, ал қор ішінде нөмір тәртібі бойынша тізімдеме және іс көрсетіледі. Іске берілген инвентарлық нөмір істің мұрағаттық  шифрының артына тақ түрінде қойылады.

Ерекше құнды құжаттар. Ұйымдардың құжаттық қорларда  маңызды тарихи оқиғаларды көрнекті тұлғалар туралы фактілер, партия, мемлекет, мәдениет көрнекті қайраткерлерінің қолтаңбалары, саланың дамуының кезендері болып табылатын құжаттарды көрсететін  мәліметтер болады. Ерекше құнды құжаттарды анықтау бойынша жұмысты бастамас бұрын ұйым тарихымен танысуы қажет, оның қандай кезеңдеріндегі қызметке  бұндай құжаттар құрылады. Сараптау комиссиясында тәжірибе мамандардың қатысуымен ерекше құнды құжаттарды анықтаудың жолы мен жоспарын талқылау керек. Мемлекеттік мұрағатпен және оның  басшылығымен келісім бойынша ведомстволық мұрағат ерекше құнды құжаттарды анықтайды. Ерекше  құнды құжаттары бар істерді анықтау үшін бірінші кезекте қор  ұйымдастырушының негізгі қызметін  бейнелейтін құрлымдық бөлімшелердің тізімдемесі жасалады. Егер іс ерекше құнды құжаттарды ұстаса, ол тізімге енгізіледі. Тізімде көрсетіледі: қор,  тізімдеме нөмірі және ерекше құнды құжаттарға аннотация; «ескерту» белгісі қажетті белгі мен түсіндіру үшін қолданылады (істің физикалық жағдайы, басқа істермен байланысы). Тізімді сараптау  комиссиясы  құрайды және мұрағат мекемесіндегі сараптау бақылау комиссиясымен келісіледі. Тізімді бекіткеннен кейін барлық құнды құжаттар есептелуге  жатады. Бұндай құжаттар кіретін істердің сыртында оң жақ  басқы бұрышында ЕҚ (ерекше құнды) деген индекс қойылады. Ерекше құнды құжаттардың басты есеп құжаттары белгіленген формадағы тізімдеме болып табылады. Әр қорға тізімдеме төрт данадан жасалады, ұйым сараптау комиссиясы қолдайды және мұрағат мекемесінің сараптау бақылау комиссиясымен келісіледі. Тізімдеменің қорытынды жазбасы болады, ол тізімдеменің толуына байланысты төрт таңбалы санға дейін  кіргізіледі. Тізімдеме есебі қор беттерінде жүргізіледі,  бұндай тізімдеме  нөміріне ЕҚ (ерекше құнды) индекс қосылады. Ерекше құнды құжаттарды мемлекеттік сақтауға берген  кезде  онымен бірге тізімдеменің үш данасы және сақтандыру қоры беріледі. Сақтандыру  көшірмелерінің жиынтығын сақтандыру қоры құрастырылады. Ол құжаттардың жоғалған немесе түпнұсқасы  бүлінген жағдайда  құнды  құжаттың ақпаратты сақтау үшін құрылады. Сақтандыру қоры мен бір уақытта пайдалану қоры құрылады, құжаттарды қолдану бойынша  жұмысті жүргізу үшін түпнұсқаны көшірмемен ауыстыру да тұратын міндеті  тұрады. Қоғамдық негіздегі ерекше құнды құжаттардың сақтандыру көшірмесі – бұл  фотопленкадағы негативті микрофильм, ал пайдалану қоры – ведомстволық, сосын мемлекеттік мұрағаттағы пайдалану үшін жұмысы үшін арналған  позитивті  микрофильм. Егер ұйым микрофильм жасай  алмаса, онда мұрағаттық және басқа арнайы аппаратурасы  бар мекемелерге сұраныс жасау керек. Сақтандыру көшілмелері істі берер  алдында оны  нақтыла зерттейді, оның физикалық-химиялық жағдайын, өндеу  дұрыстығын, безендіру ерекшілігін  тексереді. Көшіруге беру ондағы нөмірді, қор атауын, тізімдеме мен істер  нөмірін, әр істегі беттер санына  көрсетумен  тапсырыспен жасайды. Тапсырысты алуды барлық іс  тізімдемемен  саалыстырылады және бет-бетпен тексеріледі, әрбір істегі бекітлген жазбада   оны микрофильмдендіру туралы белгі қойылады. Одан басқа,  тапсырыстың орындалу  толықтылығы және сақтандыру көшімесінің техникалық жағадайының актісінің барлығы тексеріледі. Сақтандыру қорын есеп бірлігі үшін ерекше құнды істер  көшірмелері оған түсірілген қор, іс, құжаттар санына байланысты емес физикалық  рулонмен  қабылданады.

Сақтандыру қорының тізімдемесі  төрт данада құрастырылады, оның  үшеуі мемлекеттік сақтауға пайдалану қоры және сақтандыру қоры бірге беріледі. Тізімдеме бір немесе бірнеше қор  микрофильмдерге жасалады. Сақтандыру көшірмесі қайта  нөмірлеуге  тыйым салынады. Аталған есеп  түсу үшін және шығу кітабының,  тізімдемесіне  кіргізіледі. Кітаптарда,  тізімдемелерде қорытынды жазбалар жасайды. Тізімдемені ұйымның сараптау комиссиясы қолдайды, қарастырады, мұрағат мекемлері СБК бекітеді ең соңынан ұйым басшысы қол қояды.

Мұрағат құжаттарды сақтауда қамтамасыз ету. Мұрағат сақтау  қоймаларында  қорларды  орналастыру – құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету кешенінің жұмысының бірі. Құжаттарды ойластыру  стелаждық қатарларды пайдалы қолдануға мүмкіндік береді. Істі  іздеудегі еңбек шығының қысқарту; құнды құжаттарды сақтаудың  жақсы жағдайын қамтамасыз ету, төтенше жағдайлар болған кезде қажетті  эвакуяцияны   жағдайды ерекше құнды құжаттар үшін жасау. Мұрағат  құжаттарын  қағаз негізіндегі және  таспадағы (кинофото құжаттар, видеожазбалар), жалпы сақтаудағы құжаттар бөлінеді.  Жалпы сақтаудағы құжаттар әртүрлі сақтау  қоймаларында сақталады. Бөлініп сақтауға қағаз  және  таспа негізіндегі құжаттар  жатады. (2.3 сурет) Сонымен қатар, ғылыми-техникалық және графиялық  құжаттамалар үшін арнайы жабдықталған, жеке сақтау қоймасында  бөлу керек. Бұл құжаттардың сақталуы үшін жақсы жағдайы жасауға және сақтау қоймаларын дұрыс пайдалануға мүмкіндік береді. Сақтандыру қорынан алынған ерекше құнды құжаттар мемелкеттік мұрағатта кейде аранйы салынған сақтау  қоймаларында сақталады. Бұндай істерді қарау кйбір жағдайларда ғана беріледі. Құжаттардың мазмұнымен танысу сақтандыру көшірмесін беру жолымен жасалады, ол кейде қағаз түрінде, кейде баспа түрінде сақталады. Мұрағаттағы қорды орналастыру тәртібі   жоспармен анықталады, онда құжаттардың жаңа түсуін есептеу мүмкіншілігі бойынша сақтау қоймалары бойынша қор кешені немесе қор бөлуі  көрсетіледі.

2.3 – сурет . Мұрағат құжаттары сақтаудағы құжаттар

Құжаттарды сақтау  қоймаларында орналастыру. Топографиялау. Мемлекеттік және  ведомстволық мұрағаттардағы құжаттарды орналастыру тәртібі жалпы принциптерін қолданғанына қарамастан ерекшеленеді. Бұл сақтау қоймалары сипатына (бірінші құжаттар тұрақты сақталады, әртүрлі мерзімдегі сақталуы түседі), сақталатын құжаттар құрамы (біріншіден – тек қана тұрақты  сақталатын істер, екіншіден – әртүрлі мерзімде сақталатын істер), құжаттардың  хроногиялық шегі. Бұның бәрі мемлекеттік мұрағаттарда құжаттарды орналастыруда  ескеріледі.

Кеңеске дейінгі және кеңес дәуірі құжаттары бөлек сақталады. Екі кезеңінде де қорлары  кешендері жіктеу схемасына сай сақтау қоймаларында орналасады. Схема  негізіне салалық принцип салынады. Орналасу жоспары мұрағаттағы бос қор барлығында жаңа құжаттар түсуі үшін резерв  жасалады. Резерв болмаса жинақтау үшін қайта түскен істер бос жерлерге орналастырылады, ал олардың сақталуы топографиялық көрсеткіші бейнеленеді. Олардың оперативті іздеуде қамтамасыз  етеді.

Ведомстволық мұрағатта орналастыру   негізінде  тұрақты  сақталатын   құжат   үшін  жақсы   жағдай  жасау  істің   жыл  сайынғы  қозғалыс  есебі   құжаттарды  оперативті  пайдалану   ыңғайлылығы .   Жалпылық  жабық   және  техникалық құжаттар әртүрлі бөлмелерде сақталады.

Жалпы сипаттағы құжаттар мысалында олардың орналасуын қарастырайық. Олар сақтау мерзімі бойынша мынадай топтарға бөлінеді:

- тұрақты сақталатын,

- ұзақ уақыт

- уақытша сақталатын құжаттар.

Анықтама жүргізу үшін жиі қолданылатын жеке құрам бойынша құжаттар жеке топқа бөлінеді. Мекеме басшылығы қарауына байланысты  уақытша сақтау  мерзіміндегі құжаттар құрылымдық бөлімшелерде оларды жойған кезге дейін қала алады. Бұл  құжаттардың сақталу орны туралы мәселе жергілікті жағдайға байланысты шешілетін. Мұрағаттың толу дәрежесі, құрылымдық бөлімшелердегі істерді сақтау үшін орын барлығы, бөлімше қажеті үшін бұл құжаттарға жолдау жиілігі және т.б.

Мұрағатқа түскен  жойылған мекемелердегі тұрақты сақталатын істер сақталады. Топтар ішіндегі құжаттар қор бойынша, тізімдеме мен іс нөмірі  бойынша орналастырылады. Ғасырлар бойы сақталуы тиіс, тұрақты сақталатын құжаттар жақсы үйлерде сақталады. Ал ведомстволық мұрағаттарда олар мемлекеттік сақтауға берілгенге дейін жатады. Жыл сайын мұрағатқа ведомстволық сақталатын мерзім біткен соң іс топтары беріледі. Босаған орындарға тұрақты сақтауға арналған құжаттар  орналастырады. Осы жерде пайда болған олардың орналасуының  жалғаспаушылық топографиялық  толықтық пен  нақтылықпен орнына келеді. Ұзақ уақытқа сақталатын іс мұрағатта 75 жылға дейін сақталады. Бұл топ жыл сайын  толтырылады, ал  жою үшін аз іс бөлінеді. Бұл қалыпты құжаттар тобы. Оларды құжаттарды кепілді сақтандырылатын жағадайдағы алыс  бөлмеде орналастырады. Ең касанды және қозғалмалы топ – аз мерзімді сақталудағы құжаттар. Жыл сайын қанадйй да  болсын істің сақталу мерзімі бітеді. Сондықтан ведомстволық мұрағатта әрбір іс жүргізу жылында бұл топтардағы істерді құрылымдық бөлімшелерде емес, сақтау мерзімі бойынша сақтайды: аталған жылдағы барлық құрлымдық бөлімшелер  бойынша он жыл  сақтау мерзімдегі істер бөлігі, істердің екінші бөлігі – аталған жылдағы бес жылдық сақтау мерзімді құжаттар. Ведомстылық мұрағаттың жұмысының негізгі ережесі әрбір ұйымды  бір жерде жыл сайын түсу  тәртібіндегі құжаттарды сақтауды  ұсынады. Тұрақты сақталған іс және  жеке құрам үшін бұл ынғайлы. Бірақ жоғарыда көрсітілгенуақытша мерзімдегі істің орналасу тәсілі қатарлар полка) көлемін мақсаты қолдануға мүмкіндік береді. Мұрағатта сақталатын  ылғи  өзгеретін  материалдарды бағыттауға топографиялық  көрсеткіштер қызмет етеді. Әрбір топтық  материалдарының сақтау орнын ескеру үшін мұрағат, стеллаж, шкаф, қатарлар барлық бөлмелер нөмірленеді. Егер мұрағат әртүрлі ғимарат бөлмелерінде орналасса  олардың  әрқайсысына нөмір беріледі: бөлмелер нөмірленуі әр  ғимарат және  этаж бойынша  болады. Бөлмелер  кіреберістен сол жақтан оң жаққа дейін нөмірленеді. Егер бөлмелер бірінен екіншіге өтсе, нөмірлену  бірінші бөлмеден бастап жүргізіледі. Бөлмелер нөмірленуі үшін әріп индексі қолданылады. Стеллаж нөмірленуі бөлмеде кіреберістен сол жақтан оң жаққа  жүргізіледі. Стеллаж екі жақты және бір жақты болады. Стеллаж  секциядан тұрады. Стеллаж  шкафтар әрбір стеллаждан солдан оңға нөмірленеді. Екі жақты стеллаж да  шкафтарды нөмірлеу  қабылғандан басталады. Стеллаждың сыртқы бөлігіне дейін жетеді және екінші  жағынан жасалады. Қатарлыр жоғарыдан төмен нөмірленеді, себебі  стеллаждағы  етерді қоңдыру жоғарғы қатардан басталады. Стеллаждар, шкафтар, полкалар  стеллаждың бояуы фонында көрінетін бояумен жазылған араб сандармен нөмірленеді. Негізгі ереже тұрақты сақталатын құжаттарды картонды қораптарда, папкаларда және басқа құжаттар үшін қауіпсіз материалдардан жасалған контейнерлерде сақталуды міндеттейді. Уақытша сақталатын істер байланады. Селлаждарда құжаттарды қоюдың екі тәсілі  бар: тігінен және   көлдеңінен. Бірінші тәсіл қораптардағы істерді орналастыру үшін, сонымен қатар жұмсақ қапталған істерде пайдаланылады. Қайта  тоқылған істерді тігінен сақтауға болады, себебі қатты картон  қағазды  құртылудан сақтайды. Жиі қолданылатын уақытша сақталатын істер тігінен және  байланбай сақталуы мүмкін. Жұмсақ қаптағы істер анықтама үшін қолданылатын болса, оларды көлденеңінен тұрған қораптарға қоюға болады, бұл жұмыстың жеңілдіггін қамтамасыз етеді және құжаттарды сақтау көмектеседі. Байлаулы  папкілерге жапсырмалар  байланылады, қораптарға   құрылады, оларда келесі мәліметтер көрсетіледі: құрлымдық бөлімшелер құру қор атауы, қор нөмірі, тізімдеме нөмірі, жыл нөмірі, қорап және байлаулы папка нөмірі. Құжаттарды стеллаждар, терезелер арасында сақтауға тиым  салынады. Мұрағат сақтау қоймаларында құжаттарды орналастыруды бейнелейтін  анықтамалар топографиялық көрсеткіштер деп аталады. Топографиялық көреткіштер екі түрлі болады. Стеллаждар бойынша және қор бойынша көрсетікштер тағайындалуы – қандай папкілер мен стеллаждар  қандай да істермен орналасақан туралы мәліметті көрсету, яғни стеллаж бойынша  көрсеткіш негізінде сақтау орны  болады. Қор бойыншағ көрсеткіш тағайындалуы – нақты қор құжаттарды қайда орналасқан туралы ақпарат  обьектісі жатады. Сонымен топографиялық көрсеткіштердің әртүрлі түрлері әртүрлі  тағайындалады. Олар бір – бірін алмастырмайды және  толықтырмайды, себебі  құрылу  мақсатта қолданылады,  бірақ бір бірімен өзара байланысты, себебі нақты істің  анықталу орны туралы мәлімет екі көрсеткіште сай келуі қажет. Негізгі ереже іс ереже бойынша және қор бойынша топографиялық көрсеткіштер карточкалары формаларын орнатады. Карточкаланы толтыруды оның келесі беті  қолданылады. Егер бір бетінде нақтықор бойынша барлық мәлімет сыймаса келесі карточка толтырылады, егер қажет екінші, үшінші, төртінші болады. Бір қорға  жататын барлық карточкалар  бекітіледі, бірақ болған өзгерістер  енгезілетіндей болады. Бірақ карточкаларды арнауы  жәшіктер мен  қатты картонды қораптарда сақтау ыңғайлы, онда сақтау қоймалары мен стеллаждар және қор нөмірі тәртіппен орналасады. Карточкадағы  қор немесе  стеллажды тез іздеу үшін  бөлушіні (разделитель) қоюға болады.

Кейбір кіші көлеміндегі мұрағат мекемелерінде  топографиялық көрсеткіштер  құрастырылады себебі мұрағат қызметкері құжаттарды  орналастыруды және  құрамын ғана біледі. Бірақ бұл негізсіз мекеме мұрағатындағы құжат қоры бөлім бойынша ерекшеленеді. Мұрағаттың тәжірбиелі қызметкері әрбір істің қайда орналастыруын білуі қажет.

Сақтау қоймаларынан істерді беру тәртібі.    Мұрағатта сақталатын құжаттар берілуі мүмкін:

  •  құрылымдық бөлімшелер  қызметкерлеріне, зертеушілерге пайдалануы үшін;
    •  құжаттармен мұрағат жұмысын жүргізу үшін, шаруашылықтың есептегі ұйымдарға мемлекеттік сақтауға істі беруге даярлау үшін, тақырыптық құндылықтарынын;
    •  құжаттардың сақталуын жақсарту бойынша жұмыс жүогізу үшін, шаруашылықтық есептегі ұйымдарға Мемлекеттік сақтауға істі беруге даярлау үшін, тақрыптық жұмыс үшін;
    •  құжаттардың сақталуын жақсарту бойынша жұмыс жүргізу  үшін, сақтандыру қорын құру үшін құжаттармен жұмыстын мақсатына байланысты олар мұрағаттың жұмыс бөлмесіне (оқу залы)немесе мұрағаттан тыс уақытша қолданылуға берілуі мүмкін.

Мұрағаттың оқу залында жұмыс істейтін  зерттеушілерге және басқа ұйымдар  өкілдеріне істерді беру сол ұйым  хаты бойынша жүргізіледі. Хатта мекеме басшының аталған мекеме құжаттарымен жұмыс істеуге рұқсат беруі туралы қарары болуы міндетті. Уақытша пайдалануға басқа ұйымдарға, оның ішінде сот және іздестіру орындарына құжаттар беру. Қызығушылық білдірген ұйымдардың жазба өтілі бойынша және аталған мекеме басшысы рұқсатымен жасалды. Уақытша  берілетін істерге  екі дана акт құрастырылады. Актінің екі данасына ұйым басшысы қол қояды және гербті мөрмен бекітіледі. Бір дана мұрағатта қалады, екіншісі – істі алушылыға  беріледі негізгі ережені мұрағаттан берілген  істің пайдалану мерзімі белгілейді: өз ұйымдарры құрлымдық ұйымдары қызметкерлері үшін – он күн, басқа мекеме қызметкерлері үшін – үш ай істі пайдалану мерзімін созу  қызметтілігі  жадайында құжаттарды беру қанта  жасалады. Бұл кезде  мұрағат қызметкері осы істердің сақталуын  тексеруі қажет. Оқу залына немесе уақытша пайдалануға берілген сыртқы беті іс шлфрінің тізімі салыстырылған іс оқу  залына берілген кезде пайдалану беті  жапсырылады, онда жұмыс істеруші істі пайдалану мақсаты мен ақрыбын және оның нақты беттерін, нөмірін жазады. Мұрағат қызметкері қайтарылған істің физикалық жағдайын тексерді. Дефект анықталғанда құжатты пайдалынған ұйымға немесе кінәліні жауапкершілікке тарту үшін  сот органдарына құжаттарды алу керек болса, бұл олардың хатты бойынша мекеме басшысы рұқсатымен және алу туралы актіні жасаумен толтырылуы қажет – тұрақты сақталатын істердің мүмкіндігіне қарай тек қана  қызығушылық білдіретін орындарғы беріледі. Сонымен қатар алынған беттер орнына олардың  нөмірлер қалдырылады, оған мұрағат меңгерушісі қол қояды. Құжаттарды алу  туралы акт қор ісінде сақталады. Егер мұрағат істердіі қайта  беттеуге, реставрацияға, көшірмеге жіберсе, онда істі беру тапсырыспен істеледі. Тапсырыс басқа ұйымға уақытша пайдалануға іс беру актісі формасы бойынша екі данада құрастырылады. Актіге мекеме  басшысы және орындалған жұмыс үшін есеп жүргізетін бухгалтер қол қояды. Актінің бір данасы мұрағатта қалады, екіншісі іспен бірге  бекітілеген  жұмысты жүргізетін ұйымға беріледі. Қайта тігілгеннен, реставрациядан көшірмеден кейін мұрағат қызметкері оның  физикалық сақталуын және  орындаушы сапасын тексерді. Мұрағат ғимарат ішінде, оның сыртында да істі жүру тәртібін қарауға міндетті. Ғимарат ішіндегі құжаттарды алу, оның сақталуын кепілдендіруі қажет. Басқа ғимараттарға құжаттар қорапталған түрінде апарылады және жауапты тұлғалар мен жабық  транспортта жүреді.

Мұрағаттардағы құжаттардын жағдайы және барлығы. Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету мақсатында мұрағаттарда жүргізілген шараларға қайтарында біршама роль  құжаттардың жағадайы мен барлығын тексеруге жатады қол тізімдеме бойынша есептелетін істердің барлығын бекіту және реставрация және профилактикалық өңдеуін талап ететін істерді анықтау болып табылады құжаттардың барлығын тексеру процесінде есеп-анықтама аппарат тексеріледі. Мемлекеттік мұрағаттардағы істердің жағдайы және барлығын тексеру мерзімді жоспарлау жұмысы болып табылады. Мемлекеттік мұрағаттардағы қорлар құндылығына байланысты үш  категорияға бөлінеді. Бірінші категориядағы ерекше құнды, интнесивті қолданылатын құжаттар бар қорлар тексеруге 10 жылда  ұшырайды, екінші және үшінші категориядағы қорлар – 15 жылда бір рет, ерекше  құнды  құжаттар – 5 жылда бір рет ұшырайды. Мемлекеттік және ведомстволық мұрағаттардағы істер жағдайы мен барлығын тексеру міндеттері мен әдісі бірдей,  бірақ бұл  жұмыс мемелкеттік мұрағатта қиынырақ әрі көлемді. Ведомстволық жүргізіледі  тұрақты сақталатын іс бес жылда бір реттен аз емес  және мемлекеттік  мұрағат сақтау берер  алдында, ал жеке құрам және ұзақ уақыт сақтау бойынша іс  он жылда бір реттен аз емес  тексеріледі. Жоспарлы тексерулер басқа  бір уақытта  келесі  жағдайларда жүргізіледі:

- істерді көшірудің талап  ететін төтенше  жағдайлардан және сақтау қоймасына бөтен төтенше адамның кіргеннен соң;

- мұрағат меңгерушісі немесе мұрағатқа жауапты тұлға ауысқаннан кейін;

- мекеменің  жығылғаны мен қайта құрылуынан  соң;

- құжаттардың барлығын тексеруді мекеме  басшысы тағайындалған комиссия немесе  мұрағат  қызметкерлері жүргізеді. Тексеру  қорытындысы актімен толтырылады. Істердің барлығы және жағдайын тексеру актсін ұйым басшысы бекіткенен соң актінің барлық пункті бойынша есеп  құжаттарына өзгерістер енгізіледі. Тексеру және есеп  құжаттарын салыстыру да  кіреді. Тексеру сыртқы  беттегі сипаттау тізімдемесінің сипаттамалық мақаласын  салыстыру жолымен жүргізіледі: істің шифрі, құрлымдық бөлімшелермен қор құруышының  аты, іс жүргізу индекстері, істің алдыңғы бетттері, беттер саны. Уақытша пайдалануға берілген  іс кітап бойынша  және  беру  актісі  бойынша тексеріледі істің  физикалық жағдайы (қағаз негізінен бұзылуы,  жәндіктермен бүлінуі) оны  қарау жолымен анықтайды. Барлық табылған кемшіліктер жұмыс құжаты болып табылатын тексеру парағына жағады, содан соң бақылау барысында пайда болған кейбір мәселелерді жою және анықталған соң бақылау парағының әрбір бөлігі бойынша қорытынды жазба негізінде акт жасалды.

Қор істерінің  барлығы мен жағдайын тексеру барысында келесі көрсетіледі:

  •  тізімдеме бойынша  есептелген істер саны;
  •  қорытынды жазба сапасы; басқа қорға жататын істердің барлығы;
  •  дезифекция, дезинсекция,  реставрация талап ететін істер саны.

  Істердің барлығын тексеру  тізімдемелерге қате  енгізілген істі  анықтауға  мүмкіндік береді. Материалдарды  қарауға кіріспестен бұрын қор ісі  құжаттармен  терең тану  қажет  әсіресе, алдыңғы тексерудің құжаттарын  зерттеу қажет  тізімдемемен   жұмыс процесін  тексеру керек, яғни бұрыңғы тексеру қорытындысы  бойынша  өзгерістер енгізілгенін қарау керек. Қордың бөлігінің сақтау  қоймаларында  болуына байланысты, басқа бөлігін қалдырып кетпеу үшін қор  бойынша топографиялық көрсетікштерге қарау керек. Істердің барлығы мен жағдайын тексеру бойынша  жұмысты екеулеп жүргізген дұрыс: бір тексеруші  тізімдемені қарайды, екіншісі істі қарайды. Біріншісі кезекті істі алып, оның шифрін қарайды, басын оқиды, екіншісі тізімдеме бойынша нөмірмен басқы беттің  бірдейлілігін тексереді. Сосын бірінші тексеруші істің беттерін қарастырады,  бекітілген жазба барлығын, басқа  беттің сай келетінін бекітеді. Сонымен қатар құжаттың жанжалық  жағдайын тексереді, Тексеру парағында әрбір  тізімдеме  бойынша  жазба жүргізіледі. Келесі тізімдеме бойынша  жазба жаңа  бетте басталады.  Осылай қорытынды шығарады, қателіктер табады, қателіктер анықталған соң  түзелулер  енгізеді. Сақтау жағадйы туралы жалпы ескертулер, аталған кешен  материалдарының жағадйы туралы парақ соңында жазылады.

Тексеру жүргізу  кезінде стеллаждар, қораптар істерінен, орналасу тәртібін сақтауы керек: бақылау  барысында табылған тексерілген қордың дұрыс  қойылмаған істер қойылады; биологиялық бүлдірушілер бүлдірген істер профилактикалық істерді тез арада  жүргізу үшін алынуы керек.

Тексеру барысында құжаттарды сипаттау қоймайды, себебі олар есептелген болу керек, тек қана сыртқы бетін жоғалуы  мүмкін. Оның  барлық мәселесі табылмаған іске карточка құрастырылады, карточкаға табылмаған істер кіргізіледі және онда қор, тізімдеме істер тәртібі қойылады. Тізімдемеде бос, қалып қойған қайталанатын нөмірлер, қорытында  жазбада қойылады. Бақылау парағынан ашылған  мәліметтер актіге көшіріледі, әрбір тізімдеменің аяғында бақылау аяқталуы бойынша «тексерілді» деген  жазба жасалды, бақылау мерзімі  қойылады. Сонымен бірге  оны алып келген тұл,ғанның қолы, лауазымы  жазылады егер бақылау барысында қандай да іс табылмаса,  жұмыстың аяғында  оны  іздестіру шаралары жасалды. Жоқ істі сол нөмір бойынша табу мүмкіндігі  басқа жылдың іс  кешенінен іздеу қажет. Бірақ табылмаған істерін іздестіру жүргізу  терең жүргізілуі қажет. Бұл үшін сақтау қоймалары істерін беру бойынша есеп   құжаттарын зерттеу керек: онда  құрлымдық бөлімшелердегі істерді іздестіруді  ұйымдастыруы керек, онда практикалық пайдалану үшін  қалдырылуы немесе берілуі кезінде қателік болуы мүмкін; қор ісі құжаттарын зерттеу. Табылған іс  орнына қойылады. Табылға іс есеп карточкасы істе – «қор табылады және  қойылды» деп жазылады. Жоқтық себебі құжаттармен  дәлелденбеген істер  тізімдемеден және  басқа  есеп  құжаттарынан шығарылуы. Іздестіріліп табылған  істерге  табылмағаны туралы акт жасалады.

Істердің барлығын тексеру  тізімдемелерге қате  енгізілген істі  анықтауға  мүмкіндік береді. Материалдарды  қарауға кіріспестен бұрын қор ісі  құжаттармен  терең таңу  қажет  әсіресе, алдыңғы тексерудің құжаттарын  зерттеу қажет  тізімдемемен   жұмыс процесін  тексеру керек, яғни бұрыңғы тексеру қорытындысы  бойынша  өзгерістер енгізілгенін қарау керек. Қордың бөлігінің сақтау  қоймаларында  болуына байланысты, басқа бөлігін қалдырып кетпеу үшін қор  бойынша топографиялық көрсетікштерге қарау керек. Істердің барлығы мен жағдайын тексеру бойынша  жұмысты екеулеп жүргізген дұрыс: бір тексеруші  тізімдемені қарайды, екіншісі істі қарайды. Біріншісі кезекті істі алып, оның шифрін қарайды, басын оқиды, екіншісі тізімдеме бойынша нөмірмен басқы беттің  бірдейлілігін тексереді. Сосын бірінші тексеруші істің беттерін қарастырады,  бекітілген жазба барлығын, басқа  беттің сай келетінін бекітеді. Сонымен қатар құжаттың жанжалық  жағдайын тексереді, Тексеру парағында әрбір  тізімдеме  бойынша  жазба жүргізіледі. Келесі тізімдеме бойынша  жазба жаңа  бетте басталады.  Осылай қорытынды шығарады, қателіктер табады, қателіктер анықталған соң  түзелулер  енгізеді. Сақтау жағадйы туралы жалпы ескертулер, аталған кешен  материалдарының жағадйы туралы парақ соңында жазылады.

Тексеру барысында құжаттарды сипаттау қоймайды, себебі олар есептелген болу керек, тек қана сыртқы бетін жоғалуы  мүмкін. Оның  барлық мәселесі табылмаған іске карточка құрастырылады, карточкаға табылмаған істер кіргізіледі және онда қор, тізімдеме істер тәртібі қойылады. Тізімдемеде бос, қалып қойған қайталанатын нөмірлер, қорытында  жазбада қойылады. Бақылау парағынан ашылған  мәліметтер актіге көшіріледі, әрбір тізімдеменің аяғында бақылау аяқталуы бойынша «тексерілді» деген  жазба жасалды, бақылау мерзімі  қойылады. Сонымен бірге  оны алып келген тұл,ғанның қолы, лауазымы  жазылады егер бақылау барысында қандай да іс табылмаса,  жұмыстың аяғында  оны  іздестіру шаралары жасалды. Жоқ істі сол нөмір бойынша табу мүмкіндігі  басқа жылдың іс  кешенінен іздеу қажет. Бірақ табылмаған істерін іздестіру жүргізу  терең жүргізілуі қажет. Бұл үшін сақтау қоймалары істерін беру бойынша есеп   құжаттарын зерттеу керек: онда  құрлымдық бөлімшелердегі істерді іздестіруді  ұйымдастыруы керек, онда практикалық пайдалану үшін  қалдырылуы немесе берілуі кезінде қателік болуы мүмкін; қор ісі құжаттарын зерттеу. Табылған іс  орнына қойылады. Табылға іс есеп карточкасы істе – «қор табылады және  қойылды» деп жазылады. Жоқтық себебі құжаттармен  дәлелденбеген істер  тізімдемеден және  басқа  есеп  құжаттарынан шығарылуы. Іздестіріліп табылған  істерге  табылмағаны туралы акт жасалады.

  1.   Мұрағаттарда құжаттарды сақтау технологиясы.

Құжаттарды сақтауды қамтамсыз ету бойынша жұмыстардың кешенінде басты орын құжаттарды  сақтау  технологиясы  мәселесін  бөлінеді. Оларды сақтау үшін  оптимальды жағдай жасау -  мұрағаттанушылар міндеті. Мемлекеттік  және ведомстволық мұрағаттарында сақтау талаптары бірдей. Тек қана материалдық мүмкіндіктері әртүрлі  құжаттарды сақтау кезеңінде олар жағымсыз  жағдайлардан қорғалуы керек.  Құжаттарды  сақтаудың  оптимальды жағдайын  жасаудың   бірінші  талабы  оны сақтауды  қамтамасыз етудің барлық параметрлеріне  сай ғимараттар    болуы  болып  табылады. Мемлекеттік мұрағаттар үшін  арнайы ғимараттар  салынады.  Жобалар құжаттармен   қамтамасыз ету үшін   арнайы ғимараттар салуды  қамтамасыз керек.

Ғимараттың  негізгі көлемі сақтау қоймаларына    бөлінеді,  олар  оқу залы мен  әкімшілік  бөлінген бөлек салынады. Одан  басқа  мынадай міндеттер барын: қабылдау  және  қайта түсетін  істерді  бөлу үшіе бөлмелер; бүлдіргіштерден  бүлінген құжаттар   үшін   бөлме; санитарлық  нормаларға сай жеткілікті  көлемде  қызметкерлер үшін  жұмыс бөлмелер; аңықтамалық  аппаратурмен жабдықталған микрофильмдерді оқу  үшін бөлмелер , сонымен  бірге  уақытша сақталатын  құжаттар үшін жеке бөлмелері бар оқу  залы; қызметкерлер мен зерттеушілер  тамақ ішетін бөлмелер; реставрация   мен қайта   өндеу үшін бөлме.

 Мемлекеттік мұрағаттар ғимараттары  мүмкіндігінше  өндірістік орындардан , үлкен су қоймалардан,  шан, газ шығаратын  жолдардан  алыс  болу керек

Сақтау технологияларына басты талап -  бөлмелерді жабдықтау. Сақтау қоймаларында ерекше  құнды  істермен есеп құжаттарын сақтау үшін – сейфтер және  металдан  шкафтар, стационарлық  металл стеллаждары қойылады. Стеллаждар  орнату тәртібі мынадай: бас өту ені (стеллаждар қатары  арасы) – 120 см;  стеллаждар арасы – 75-80; қабырға мен оған параллель тұрған стелажждар арасы – 75; қабырға мен стеллаж арты арасы – 45,  еденнен төменгі  қатар арасы  -  20 ; астыңғы  этаждар – 30 см .  Стеллаждар терезелер мен  жылу  жүйесі  бар  қабырғаларға перпендикуляр орналасады. Бұндай  тәртіп істер  сақталкынын температуралық және жарықтық режимін  қамтамасыз етеді. Стеллаждар мекеме сұранысы бойынша және өндірістік тәсілмен жасалуы мүмкін.  Стеллаждар көлемі:  биіктігі  -   220 -240 см,  қораптарда  көлденеңінен  сақтайтын бір  жақты  стеллаждар мені  - 35 – 40, биіктік   бойынша    қатарлар  арасы – 40 см ;  бір жақта стеллаж  енінің тігінен сақталуында – 25 – 30 см ;   қатаралар арасы – 35 см. Егер мұрағат үйі - 4 м   биіктікте болса, онда  екі ярусты  стеллаждар қоюға   болады. Сақтау  қоймаларында  электр  желілері  тек қана  жабық немесе газдық  тұрбаларда  болуы қажет, жарық  арматуралары  жартылай  герметикалық; бөлі темірлері (щиты) және өшіргіштер  сақтау қоймаларынан тыс орнатылады. Бұның барлығы өртке қарсы қауіпсіздікті қамтамасыз етеді. Негізгі өртке қарсы жабдықтар көмір қышқыл  екеуден кем  болмау керек. Әр мұрағаттыа төтенше  жағдайлар  кезінде (өрт, тасқын және т.б.) құжаттарды көшіру жоспары жасалды. Жоспарды ерекше құнды құжаттар мен тұрақты сақталатын істерді бірініші кезекте көшіру қарастырылуы  міндетті. Мұрағатта темекі шегуге,  электр жылытатын приборларды қосуға қатаң тиым салынады.

Құжаттардың бұзылуының физика-химиялық және биологиялық  бұзылу.  Құжаттарды сақтау режимі мен техникасы.  Құжаттардың ұзақ сақталуы жағымды температуралық-ылғалдық және жарық  режимі мен байланысты сақтаудың оптимальды жасаудан, сонымен қатар санитарлық-гигиеналық талаптарын тұрақты сақтаудан байланысты болдыы. Физика-химиялық  өзгерістерге құжаттардың барлық  құрамдас бөліктері ұшырайды  қағаз, бояулар, клей, қайта түптеу картондары. Қағаз жұқа және ауаның шамадан  тыс  құрғақтығы қағаз құрлысына  жағымсыз әсер  етед және  мәтін  жазылғын бояу  түссізденеді; - ауадағы лас қоспалар  болуы жоғары ылғалдылықпен қосылып мәтінінің бұзылуына әкеледі; - ылғалдылық қағазды бүлдіреді, типті мәтінді түгелдей жояды. Мәтінің бөлінуі  құжат  мәтінің  өшуіне әкеледі.

Күн сәуле қағаз  бен бояу  негізіне  нашар әсер ететін фактор болып табылады. Ультракүлгін сәуле  әсерінен қағаз сарғаяды және механикалық қаттылығын жояды. Осыған  байланысты сақтау қоймаларындағы стеллаждара құжаттар аз  жарықтандырылатындай етіп қою қажет. Әсіресе, қораптар мен  папкілерде сақталған құжаттарды сақтау тиімді. Қораптарды істер еркін алынатын  салынатын етіп қойылады, бұл сыртқы беттер мен құжаттар ьеттерінің бұзылуынан сақтайды. Кртоңдау құжаттарды тағы бір жағымсыз фактор – шаңнан қорғайды. Шаң, қағаздар  арасында түсе отырып,  қағазды бұзады, ылғалдың көбеюіне әкелді,  жәндіктер  ортасына аийналуына әкелді. Сантралық-гигиеналық жағадайда сақтау құжаттарды сақтаудың бір шарасы болып  табылады. Құжаттарды  шаңнан қорғау үшін құрал ауаны тазалау болып табылады. Бөлмелерді тазалау тек қана ылғалды болу керек. Мұрағатта саниттарлық-гигиеналық  жағадайды сақтау үшін айына бір рет санитарлық күн болуы керек.ауаның температурасы және ылғалдылығы құжаттардың ұзақ сақталуы үшін тиімді жағдай жасайтын негізгі факторы болып табылады. Мұрағат сақтау қоймаларында +140 +200С температурада ұстау  керек.

Құжаттар үшін өте қауіпті биологиялық бүлдіргіштер болып табылады: өсімдіктер және  жәндіктер. Олар мұрағатта пайда болуы – құжаттардың сақталуына үлкен қауіп. Олар күрес тәсілі: дезинфекция, істерді сақтау жағдайын згерту. Биологиялық бүлдіргіштер күрес үшін жүйелі профилактика жүргізу керек (істерді қарау, едендердің жағадайын тексеру, сақтау қоймаларына азық-түлік апармау, шаң киіммен кірмеу). Жәндіктерді көрген кезде санитарлық-эпидимологиялық станцияға  барлау қажет.

2.3  Құжатттарды  пайдалануды  ұйымдастыру

Мұрағаттарда сақталған құжаттарды пайдалану мұрағат мекемелерінің негізгі міндеттерінің бірі болып табылады. Өзінің оперативті қызметін атқарған саяси, ғылыми, халықшаруагылық, мәдени және басқа құндылықтырын сақтап қалған құжаттарға екінші өмір беру үшін жұмыстың  үлкен және күрделі кешені  жүргізіледі. Толыққанды құрамды қамтамасыз ету (мекеме мұрағаттары жұмысын бақылау  Мемлекеттік бақылау үшін жағадай жасау (мұрағат қоймалары салу, сақтау режимі мен  сақталатын құжаттар есебін жүргізу), ғылыми-анықтамалық аппараттың ғылыми дәйектелген жүйесін жасау.

Мұрағаттарда сақталған, сонымен бірге күнделікті мемелкеттік, ғылыми, жобалау, мәдени мекемелер қызметі процесінде құрылған құжаттар қоғам қызметінің әртүрлі жағы туралы бағалы мәліметтер береді. Олар елдің ұйымдары мен әртүрлі категорядағы мекемелері жұмысында қажетті бай деректі  ақпарат болып табылады. Құжаттар пайдалану мақсаты  әртүрлі болып табылады.

  1.  Саяси: сыртқы саясатты жүргізуде, халықаралық ұйымдардағы мемелкеттің беделін көтеруде құжаттарды пайдалану.
    1.  Ұйымдастыру – басқару: жұмысы ұйымдастыру бойынша дәйектелген шешімді  қабылдау үшін басқару қызметін әртүрлі сфераларындағы жұмыс тәжірбиесін  бейнелейтін құжаттарды зерттеу, басқару аппаратын қайта құру.
      1.  Ғылымині ғылыми зерттеулер үшін материалдар ретінде құжаттық аппаратты тарту. Білімнің барлық саласы бойынша құжаттар тек қана ғылым академиясында ғана емес, сонымен бірге Мемлекеттік, ведомстволық мұрағаттарда сақталды.
      2.  Экономикалық: халық шаруашылық  қажетті әртүрлі мәліметтері бар мұрағаттарды пайдалану.
      3.  Мәдени – ағарту және үгіт-насихат нақты оқиға  мен белгілі кезенді ашатын жазба және бейнелеу құжаттарын зерттеу, көркем шығарма жасауда, дәріс,  баяндама  үшін құжаттық ақпаратты тарту.
      4.   Оқу әртүрлі пәндер бойынша сабақтарда, дәрістерде ақпарат ұстауға пайдалану үшін құжаттарды анықтау, нақты тақырып бойынша фотоаьбом, фотокөшірме даярлау.
      5.  Азаматтардың әлеуметтік – құқықтық және  мүліктік қызығушылығын қанағаттандыру: зейнетақыдаярлау үшін құжаттар алу, білім туралы, туу, неке туралы, туыстарының өлімі туралы құжаттар.

Мұрағат құжаттарын пайдалану формалары көптүрлі. Олардың бастылары мынадай:

  1.  Мұрағат құжаттарының мазмұны мен  құрамы  туралы  ақпараттық құжаттарды тарату және құру. Мұрағаттың  ақпараттық құжаты – мұрағат құжаттарының мазмұны мен барлығы туралы қызығушылық білдірген ұйымдарды тез және  мақзсатты бағытталған ақпараттандырылып құрылған құжат.

Ақпараттық хат – мекеме – адресат функциясына сай белгілі бір  тақырыптарға немесе  мәселелер бойынша құжаттар барлығы туралы жалпы форманы хатпен нақты мәліметтерге жіберілген хат.

Анықтама – орентировка – нақты іске нақты сілтемесіз бір тақырып бойынша құжаттарда  бөлінеді.

Тақырыптық тізім – тізімдеме түрінде құрастырылған, «тәртііп бойынша нөмірі», «құжаттар мерзімдері», «құжаттар беттер», «іздеу мәлеметтері», «ескерту» деген белгілермен белгілі бір тақырыптағы нақты құжаттар тізімі. Тақырыпттық тізім  қызығушылық білдірген ұйым сұранысы бойынша құрасытырылады.

  1.  Журналдардағы, газеттердегі,  хрестоматиядағы құжаттардағы жинақ түрдегі құжаттарды жариялау.
    1.  Радио  және телехабарлама  көрмелерін даярлау.
      1.  Оқу залын зерттеу үшін істерді беру.
      2.  Мұрағат ғимаратынан тыс уақытша пайдалануға істерді беру.
      3.  Мұрағат бойынша  экскурсия жүргізу.
      4.  Белгілі бір тақырып бойынша дәріс пен баяндама оқу үшін мұрағаттанушылар  жұртшылықпен кездесулер өтеді.
      5.  Мекеме тақырыптық сұраныс үшін құжаттарды зерттеу және жауаптар даярлау.
      6.  Әлеуметтік – құқықтық сипаттағы биографиялық  анықтаманы жүргізу.

Жарияланымдр, көрмелер, радио және телехабарламаларды тек қана мұрағаттанушылар ғана емес, сонымен бірге оқу залында құжаттарды зерттейтін зерттеушілер де даярлау алады. Құжаттық  ақпаратты пайдаланудың басқа формаларынан мұрағат құжаттарды негзінде мерзеімді басылым  үшін мақалалар және ғылыми мақалалар даярлауды айтуға болады. Уақытша сақталатын  құжаттарды  алтын мекемелер де, оқу залында айналысатын тұлғалар  құжаттық  ақпараттарды  пайдалануға мүмкіндік алады. Бұл ақпаратты кең  пайдалануға  мүмкіндік  алады. Бұл – монография, диссертация, ғылыми баяндамалар даярлау; ғылымның әртүрлі саласындағы ғылыми зерттеулер жүргізу.

Жаңа техниканы еңдіру бойынша және құрлысты жобалау есебі үшін анықталған мәліметтерді пайдалану; өнімнің жаңа түрінің техникалық жағдайын жасау: ұйымдасьырушы және нормативті құжаттарды қабылдау; оқу құралдарын  даярлау; дәрістерді, сабақтарды даярлау: фотоаьбомдарды даярлау: мұражайдағы  экспозицияны даярлау: құжаттық фильмді және т.б.

Аталаған мақсаттарды жақсарту үшін құжаттардың пайдалану формаларын қолданылады. Ведомстволық мұрағаттар құжаттарын пайдаланудың негізгі формалары

-мұрағаттардың құрлымдық бөлімшелері мен басшылығын ақпараттандыру

-мұрағаттын мәдени-ағарту және үгіт-насихат жұмысы

-әлеуметтік-құқықытық сипаттағы сұраныстарды орындау

-мұрағаттың оқу залында зерттеу үшін құжаттарды беру болып табылады.

Ведомстволық мұрағаттарда жұмыстын барлық көлемнің  көп бөлігі азаматтар сұраныс бойынша анықтама жинауға тура келеді.

Құжаттарды пайдалану бойыншаа жұмысы ұйымдастыру үшін келесі  талаптарыды сақтау қажет.:

  1.  құжаттарды пайдалану тек қана  басшылық рұқсатымен жүргізіледі.
    1.  Құжаттармен жұмысын  жағдайы оның физикалық сақталуын қамтамасыз ету болып табылады.
      1.  Зерттеу үшін  берілген істер толық өнделген және безендірілген болуы керек.
      2.  Істерді пайдаланғанда құжаттар мәтінің сызуға, белгі салуға, істерді қарап отырғанда темекі әне тамақ ішуге  тиым салынады.
      3.  Құжаттардан көшірмені тек қана мұрағат меңгерушісі рұқсатымен жасау керек.
      4.  Көрмелерді ұйымдастыруды тұрақты сақталатын түпнұсқа құжаттар крмеге қойылмайды.
      5.  Іс алған кезде оның орнына  арнайы бет – алмастыруды қою керек, онда мұрағат шифры,  брілген мерзімі, қайтарылған уақыты жазылады.

      Мұрағаттарда сақталатын құжаттар бойынша мұрағат  анықтамаларын жинау әдісі.  Мекемелер  мен азаматтар  сұранысы бойынша анықтамалар беру ведомстволық мұрағаттағы  құжаттарды пайдалану  бойынша барлық жұмыстардың негізгі бөлігін құрайды, себебі ведомстволық мұрағатта ұзақ кезеңге сақталатын жеке құрам бойынша анықтамалық құжаттар жинақталады. «анықтамалық жұмыс»  түсінігіне анықтамалық құжаттардың үш түрін даярлау үшін мұрағат  жұмыс кешені кіреді: мұрағаттық көшірме, мұрағаттық үзінді көшірме.

Мұрағаттық анықтама – құжаттардың адресін көрсететін сұраныс пәніне жататын мұрағат құжаттарынан мәліметтер беретін мұрағаттың ресми құжаты.

Мұрағаттық  көшірме – мұрағаттық жазба құжаттарының мәтіні немесе  мұұрағаттық  графикалық құжаттың адресін көрсете отырып  жүзеге асатын мұрағаттын ресми құжаты.

Мұрағаттық үзінді көшірме – мұрағаттық жазба құжаттар мәтіні бөлігін жүзеге  асыратын мұрағаттық көшірме.

Бұл құжаттардың әрқайсысы мекеме, ұйым сұранысы бойынша жасалады. Белгілі бір тақырып сұраныс бойынша дайындалған мұрағаттық анықтама тақрыптық  анықтама деп аталады; әлеуметтік-құқықтық сипаттағы биографиялық мәліметтері бар мұрағаттық анықтама биографиялық анықтама деп аталады, мұрағаттық ұйымдастыру және  жоспарлау жұмысында биографиялық сипаттағы анықтаманы анықтамажұмысқа жатқызады,  тақрыптық сұраныс бойынша анықтама  жүргізу ақпараттық жұмысқа жатады. Бұл жұмыстарды есептеу және сұраныстарды қабылдау бөлек жүргізіледі.

Анықтама алу жұмысы ғылыми – анықамалық  аппаратты қараудан басталады тақрыптық сұраныс бойынша материалдарды анықтау үшшін жүйелік немесе пәндік-тақрыптық каталогқа қарайды.

Анықтамалық іс зерттеледі. Құжаттардан  беттерге сілтеме беріліп, үзінді көшірме жасалады. Жауапты құрастырған кезде формулировка  ойластырылады. Мәтін мазмұны   қысқа, бірақ оның түсінікті болуы қажет. Қажеттілік болса,  цитата беріледі. Материал оқиғаның  хронологиялық  жалғаспалығын сақтай отырып,  мазмұндалады. Егер анықтама бірнеше құжаттар негізінде құрастырылса, онда бұл құжаттар мәліметтерінің мазмұндалуы  сілтемелер арқылы жасалады. Анықтама соңында барлық  пайдаланылған құжаттардың іздеу мәліметтері көрсетіледі. Анықтама мекеме  бланкісінде жасалып, мұрағат меңгерушісі қол қояды, мөр басады.

Биографиялық анықтама  азаматтардың арызы және  мекемелер  сұранысы бойынша шығарылады. Арызда қандай мақсатта талап етілгені және қайда жіберілгені айтылады. Жеке істерде құжаттардың түпнұсқасы болса, бұл құжаттар 50 жыл  сақталуы қажет. Егер бұл құжаттар анықтама қалдрылады. Бірақ барлық құжаттар бірдей сұранушыға беріле бермейді. Мәселен, мұрағаттан төлқұжат, әскери, депутаттық және кәсіподақ билеттері, орден кітапшалары берілуге тиым салынады, сонымен бірге көшірмесі де  берілмейді. Бұл құжаттар туралы мәліметтер қызықушылық білдірген мекемелерге  олардың сұранысы бойынша хабарлануы мүмкін.

Құжаттарды пайдлануды есептеу. Мұрағат құжаттарын пайдаланудың барлық формалары ұқыпты  есептеледі. Істерді беру кітабы сақтау  қоймаларынан алынған істерді жазады. Мұрағаттық анықтама, құжаттардан көшірме және үзінді көшірме  құжаттардан көшірме, үзінді көшірме, мұрағат анықтамаларын тіркеу  журналында жүргізіледі.

Мұрағаттың оқу залында айналыатын зерттеушілер саны оқу  залында зерттеушілердің келу тіркелетін журналда есептеледі. Көрсетілген есеп құжаттарын жүргізу сақтау қоймаларынан берілетін істердің сақталуын қамтамасыз етуге бағытталады. Сонымен қатар, жыл қортындысы бойынша басшылық істерді қолдану бойынша мұрағат жұмысын талдау мүмкіндігі баржәне құжаттарды ондағы ақпараттарды қолдану үшін кеңейту міндет қояды.

Қорытынды

Құжаттарың қажетті және жеткілікті мөлшерде болуы, оларды толтырудың біркелкітілігі нақты жұмысқа көп уақыт бөлуге мүмкіндік береді. Бірақ бұл құжаттарға мүлде көңіл бөлмеу керек деген сөз емес. Фирманы, мекемені басқарудағы  жазба құжаттардың үйлесімді  жүйесі бірте-бірте қалыптасады және ол тұрақты түрдегі заңдылықты жолға қояды.

Мұрағаттарға қойылатын  бірнеше және  сол мұрағаттар кезінде ресми  қарастыра келе, әрбір  құжат белгілі тәртіппен жасалуы керек деген қорытындыға келеміз. Мұрағатқа қойылатын талаптар, олардың мұрағаттық  іс жүргізудің негізгі ерекшеліктерінің бірі болып табылады.

Мұрағаттар қарапайым  жұрттың бәріне түсінікті тілде  ауызекі тілде жазылмайды. Ол әдеби тілдің күрделірек ресми, саяси, экономикалық  сипаттағы нұсқасы десе де болады. Оның өзіне тән қалыптасқан терминдері, сөз орамдары мәнер белгілі бір стандарты бар. Мұрағаттар әрениетті елдің бәрінде осыңдай. Құжаттармен іс жүргізу мемлекеттегі барлық орындарда жүзеге асады. Соңдықтан да сол құжаттардың  сауатты және дұрыс құрастырлуы мен мұрағат әрбір мекеменің ұтымды қимылы болып табылады. Себебі мұрағаттар ерекше қатынас жасау  құралы болып саналады. Сол мұрағаттардың  әрқайсысы өзінің белгіленген үлгісіне сай ресімделеді.

Мұрағаттар түрлері өте көп. Бүгінгі танда әрбір іс қағазының  үлгісі немесе жобасы бекітілген. Әсіресе мұрағаттар ұйымдар мен негізгі орын алады.  Құжаттардың барлығы ақпарат беру мақсатында жазылады және ұйымдық  басқаруды қандай да бір іс  әрекетпен ұштастырады, кейде белгілі бір оқиғаны, фактіні іс - әрекетті белгілейді, баяндайды. Дипломдық жұмыстың мақсаты басқару қызметіндегі құжаттарды дайындау, ресімдеу, құрастыру сияқты жұмыстарды  орындаудың ережелерін игеру. Сонымен қатар реквизиттердің орналасу тәртібі, дұрыс құрастырылуын  реттеуі  болып табылады.

Пайдаланылған әдебиеттер тізімі

  1.  ҚР « Интернет ресурстары туралы» заң мәтіні//Егемен Қазақстан-2009-15 шілде  
  2.  Интернет кіріспе «Бүкілдүниежүзілік өрмек»: Әдістемелік құрал-Алматы. 1999.-256  
  3.  Ибрагимов И.М. Информационные технлогии и средства дистационного обучение.-М.Академия, 2005-336с  
  4.  Әбдімомын А.Қазақстанның электрондық болашығы үлкен //Егемен Қазақстан.-2008.27 қараша  
  5.  Жағыпарұлы Ж.Электронды үкіметтің көкжиегі үлкен//Егемен Қазақстан-2010-26 ақпан.  
  6.  Еркімбай А .Электронды экспанция//Ел.-2008-30 қазан  
  7.  Өтеулиев С. Электронды ортаға ақпараттық қоғамның қажеттілігі/Саясат 2009-№6-7.-80-84б  
  8.  Гаффин А.Путеводитель по глобальной компьютерной сети Internet.-M.  

Артос, 1996.-274 с. –(Просто сложном).  

    9.Гилстер П.Навигатор INTERNET: Путеводитель для человека с компьютером и модемом.-М.: Джон Уайли энд Санз, 1995-735 с.  

    10.Хакимова Г. Графикалық компьютерлік модельдеу.- Алматы,Заң, 2008,-132 б  

     11. Электрондық құжат және электорндық цифрлы қольаңба туралы-Алматы,2005  

12 Солменчук В.Интернет: краткий курс: Пособие для ускоренного обучения.-СПб.: Питер, 2000.-288 с.: ил.  

 13. Шөкіш А.Интернет-Америка барлаушыларының туындысы немесе ғаламдық ақпараттар туралы не білеміз?//Алтын орда.-2002-ақпан.-Б.19  

1-қосымша Ведомстволық мұрағат функциялары

Ведомстволық функциялары

Мазмұны

1

Мұрағатар жинақтау функциясы

- Құрылымдық бөлімшелер мен  жеке қорлардан құжаттарды қабылдау. - Мұрағатта сақталатын құжаттардың  құндылығын сараптау, істерді таңдау және істерге құжаттарды безендіру, сақталу мерзімінің  аңықтауды жыл сайын жүргізу.Мекеменің сараптау комиссия жұмысына қатысу.

2

Құжаттарды сақтауды қамтамасыз ету функциясы

- Сақталу  қоймаларын жабдықтау  және қорғау - сақтаудың температуралық -ылғалдылық  режимін  жақсарту -   санитарлықт гигеналық қалыпты жағдай бойынша кең кешенді жұмыстар  жүргізу.

- Есеп құжаттарындағы ағымдық  өзгерістерді тұрақты  ендіру, бейнеленген ережеге  сай  құжаттарды есептеуді ұйымдастыру.

- Құнды құжаттар көшірмелеріне сақтандыру  қорын құру . Бұл құжаттарды және сақтандыру қорын есептеу

- Сақтау қоймаларынан табуды қамтамасыз ететін құжаттарыдң топографисын  жасау.

- Құжаттың физика– химиялық жағдайын жақсарту

3

Мемлекеттік сақтауға беретін  құжаттарды даярлау

- Құндылықты сараптау барысында жүргізілетін  құнды   құжаттарды таңдау.  

- Ведомстволық  сақтау мерзімі біткен құжаттарды мемлекеттік сақттауға беруге даярлау және беру.

- Мемлекеттік сақтауға берілетін құжаттарға ғылыми – аңықтамалық аппарат құру.

- Бірнеше мекемелер құжаттары сақталатын мұрағаттарда  мұрағатқа қабылданған істер мен құжаттарды қорлау

1-қосымша жалғасы

4

Құжаттарды пайдалану функциясы.

- Құжаттың құрымы мен мазмұны туралы ұйым қызметкерлері мен басшыларын ақпараттандыру,

- басшылықтың тапсырмасы бойынша құжаттарды аңықтау

- Мекемелер сұранысы мен  әлеуметтіки  - құқықтық сипаттағы  азаматтар арыздарын  орындау, құжаттар мен мұрағаттық аңықтамалар көшірмелерін беру;

-Мұрағат құжаттарын пайдалану есебін ұйымдастыру

5

Іс жүргізу құжаттарын       ұйымдастырудың көмек көрсету және бақылау функциясы.

- Ведомстволық мұрағат (мекеме мұрағаты) – мемлекеттік мұрағат пен мекеме арасындағы байланыстың – мемлекеттік мұрағатты жинақтаудың қайнар нөзі болып табылады. Ведомстволық мұрағат меңгерушісі мемлекеттік тізімдеменің жвлдвқ бөлімін қарауға береді

-  іс жүргізу құжаттарының  жағдайы мен ұйымдасуына бақылау жүргізуді және әдістемелік көмек жасауды.

- мекеме істерінің номенклатурасын, іс жүргізу  бойынша нұсқауды, сақталу мерзімі бар құжаттардың , ұйымдар істерінің номенклатурасының жобаларын жасауға  қатысуды сақталу мерзімінің өзгеруі  туралы ұсыныстар даярлауға.

- ұйымдар іс жүргізу қызметкерлеріне, мұрағатқа жауапты  тұлғаларға, біліктілігін көтеру бойынша сабақтар жүргізу және ұйымдастыру


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

83685. Управление ТРЦ «Светофор» 535.94 KB
  Этот вид управления ставит своей основной целью повышение доходности объекта и управление его стоимостью. Основной задачей property management является управление процессами маркетинговой, финансовой и юридической деятельности.
83686. Государственное регулирование внешней торговли и внешнеторговая политика Республики Беларусь 185.32 KB
  Цель курсовой работы – изучить государственное регулирование внешней торговли, зарубежный опыт государственного регулировния и внешнеторговую политику Республики Беларусь. В данной работе применяются аналитические и статистические методы исследования и обработки данных.
83687. Опричнина політика царя Івана Грозного в середині XVI століття 67.98 KB
  Формування передумов опричнини. Методи проведення опричної політики Відміна опричнини Наслідки опричнини Висновки Використані джерела та література Вступ Актуальність теми. Не варто й ототожнювати її з посилення самовладдя царя державною централізацією справі якої було завдано збитків у роки опричнини.
83688. Анализ прибыли и рентабельности 278 KB
  Анализ прибыли и рентабельности предприятия проводится с целью получения информации о способности предприятия зарабатывать прибыль и об его имущественном и финансовом состоянии, т. е. обеспеченности источниками для получения прибыли. Задачи работы: раскрыть факторный анализ прибыли и рентабельности...
83689. ОСОБЕННОСТИ ПРОГНОЗИРОВАНИЯ ПОПУЛЯРНОСТИ СОЦИАЛЬНЫХ СЕТЕЙ РУНЕТА СРЕДИ РАЗЛИЧНЫХ СОЦИАЛЬНЫХ ГРУПП 305.81 KB
  Телекоммуникации с помощью социальных сетей принципиально новый пласт социальной реальности более подвижная и адаптивная форма организации способная развиваться вместе со своим окружением и эволюцией узлов которые составляют сети. Однако бум в развитии онлайновых социальных сетей начался в 2003-2004 гг.
83690. Исследование потребительских предпочтений молочной продукции на примере холдинга «Афанасий» 98.13 KB
  Качественные методы маркетинговых исследований направлены на изучение взглядов, отношений, мнений и интересов потребителей. Качественные методы позволяют исследователю разобраться в сложной и многообразной природе действий покупателей.