8858

Документация хозяйственных операций

Лекция

Бухгалтерский учет и финансовый аудит

Документация хозяйственных операций Цель лекции: студент должен познакомиться со способами ведения документации хозяйственных операций Содержание. Документация. Классификация бухгалтерских документов. Характеристика первичных документов...

Русский

2013-02-17

146.44 KB

58 чел.

2

Документация хозяйственных операций

Цель лекции: студент должен познакомиться со способами ведения документации хозяйственных операций

Содержание

1. Документация 1

2. Классификация бухгалтерских документов 2

3. Характеристика первичных документов по классификационным признакам 2

4. Бухгалтерская обработка документов 3

5. Требования, предъявляемые к первичным документам 4

6. Сроки хранения документов бухгалтерского учета 5

7. Этапы документооборота 5

8. Защита информации 7

Контрольные вопросы: 8

  1.  Документация

Обязательные реквизиты первичных документов:

  1.  наименование документа;
  2.  дата составления документа;
  3.  наименование организации;
  4.  содержание хозяйственной операции;
  5.  измерители (в натуральном и денежном выражении);
  6.  наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции;
  7.  личные подписи указанных лиц.

назад

  1.  Классификация бухгалтерских документов

назад

  1.  Характеристика первичных документов по классификационным признакам

назад

  1.  Бухгалтерская обработка документов

Все документы до их записи по счетам бухгалтерского учета предварительно должны быть обработаны.

Этапы обработки бухгалтерских документов:

  1.  Таксировка (выражается в переводе натуральных измерителей в денежные)
  2.  Гашение
  3.  Группировка документов по однородным признакам (по кассе, расчетному счету и др.)
  4.  Перенос содержания документов в учетные регистры
  5.  Подшивка по группам документов и сдача в архив

Первичные документы, прошедшие обработку, т.е. отраженные в учетных регистрах, должны иметь пометку, исключающую возможность их повторного использования.

Гашением называется отметка на документах об их использовании. Гашение происходит путем перечеркивания документа или проставления штампа «Получено», «Оплачено» или «Погашено».

Оперативному гашению подвергаются все денежные документы в целях предупреждения их повторного использования.

Учетному гашению подвергаются все документы после их записи по счетам бухгалтерского учета во избежание ошибочной повторной записи и для предупреждения злоупотреблений. Такое гашение проводится путем проставления на документах разметочного штампа.

Работники организации, которые имеют дело с прохождением учетной документации, создают и представляют документы, связанные с их деятельностью, в соответствии с графиком документооборота.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие документ.

Контролирует процесс документооборота в организации главный бухгалтер

назад

  1.  Требования, предъявляемые к первичным документам

Необходимо соблюдать требование строгого соответствия между наименованием документа и содержанием проводимых по нему операций.

Содержание хозяйственной операции вытекает из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме.

Например, расходный кассовый ордер предназначен для оформления выдачи денежных средств из кассы, платежное поручение — для оформления платежей через банк.

Документы должны составляться работниками бухгалтерии четко и разборчиво. Каждый документ должен быть заполнен выбранным способом (вручную или на ПК) от начала и до конца. Для документов, как правило, используются типовые формы, изготавливаемые в виде бланков, образцы которых утверждаются федеральным органом статистики.

В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно, поэтому при обнаружении в них ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исправлению и должны быть составлены заново.

Для правильного составления документа необходимо:

  1.  строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;
  2.  точно излагать содержание документа;
  3.  четко и разборчиво проставлять текст и цифры;
  4.  незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;
  5.  сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;
  6.  снабжать документ необходимыми разборчивыми подписями с указанием должностей лиц, подписавших документ.

назад

  1.  Сроки хранения документов бухгалтерского учета

Документы бухгалтерского учета

Срок хранения, лет

Годовые бухгалтерские отчеты и пояснительные записки

10

Передаточные, распорядительные, ликвидационные балансы

10

Первичные документы и приложения к ним

5

Лицевые счета

75

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости

5

Инвентарные карточки

5

Учетные регистры (Главная книга, журналы-ордера и др.)

5

Кассовые книги

5

Книги регистрации счетов, кассовых ордеров

5

Документы об инвентаризации

5

назад

  1.  Этапы документооборота

Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель организации

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать:

  1.  оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа;
  2.  минимальный срок нахождения первичного документа в подразделении.

График документооборота должен способствовать:

  1.  улучшению всей учетной работы в организации;
  2.  повышению контрольных функций бухгалтерии организации.

График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, с указанием их взаимосвязи и сроком выполнения работ.

Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются:

  1.  исполнители;
  2.  наименования документов;
  3.  сроки представления документов;
  4.  подразделения организации, куда представляются документы.

Пример графика документооборота

Наименование документа

Приходный ордер

Накладная

на отпуск

материалов

Создание

документа

Количество экземпляров

1

3

Ответственный за

выписку

Кладовщик

Кладовщик

Ответственный за оформление

Кладовщик

Кладовщик

Ответственный за

исполнение

Кладовщик

Кладовщик

Срок исполнения

Ежедневно до 17.00

В течение дня выписки

Ответственный за проверку

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

Проверка документа

Кто представляет

Бухгалтер

Бухгалтер

Порядок представления

Отчет за месяц

Отчет за месяц

Срок представления

До 2-го числа следующего

месяца

До 2-го числа

следующею месяца

назад

  1.  Защита информации

Для защиты экономической информации, содержащейся в документах, от конкурентов необходимо разработать и соблюдать схему движения охраняемой информации, использовать программу дезинформации конкурентов, заботиться о материальной заинтересованности сотрудников, чтобы уберечь их от искушения похищать и продавать секреты организации.

Руководство организации должно проводить политику взысканий и поощрений, направленную на профилактику возможных нарушений.

Руководители организации должны:

  1.  предусмотреть в контрактах, соглашениях и договорах четко выраженные письменные обязательства сотрудников о неразглашении коммерческой тайны;
  2.  продумать организацию движения информационных потоков во внутреннем акте о документообороте;
  3.  определить степень секретности документов;
  4.  предусмотреть вопросы зашиты конфиденциальных данных в документах.

В настоящее время законодательство Российской Федерации предусматривает ответственность главного бухгалтера за разглашение коммерческой информации об организации.

Компьютерная форма бухгалтерского учета выдвигает свои задачи зашиты информации от несанкционированного доступа к ней.

К средствам защиты относят:

  1.  идентификацию субъектов и объектов;
  2.  разграничение доступа к информации на компьютере;
  3.  регистрацию действий.

В процедуре идентификации используются:

  1.  ключи;
  2.  пароли;
  3.  средства анализа индивидуальных характеристик.
  4. назад

Контрольные вопросы:

  1.  Документация
  2.  Классификация бухгалтерских документов
  3.  Характеристика первичных документов по классификационным признакам
  4.  Бухгалтерская обработка документов
  5.  Требования, предъявляемые к первичным документам
  6.  Сроки хранения документов бухгалтерского учета
  7.  Этапы документооборота
  8.  Защита информации

 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

38211. Информационное обеспечение регионального управления 93.5 KB
  Научный подход - это стратегия исследования. От того, насколько обоснована с научных позиций региональная политика, зависит успех в социально-экономическом развитии региона. И, наоборот, игнорирование процесса познания, опора только на интуицию чреваты самыми отрицательными последствиями во всех сферах жизни людей, общества.
38212. ИНФОРМАЦИОННЫЙ РЫНОК И ОСОБЕННОСТИ ЕГО РАЗВИТИЯ В УКРАИНЕ 86.5 KB
  Информация сегодня важнейший ресурс и источник, обеспечивающий эффективное функционирование государства, межгосударственных отношений, различных регионов. Без развития информационной деятельности невозможен экономический рост и технический прогресс.
38213. Бурение с применением гибких труб 22.39 KB
  В настоящее время объёмы бурения им незначительны по причине высокой стоимости сложной эксплуатации.85 В отличие от других с поверхности можно задавать частоту оборотов то есть легче регулируются параметры бурения. Достоинства и недостатки роторного и турбинного бурения. Недостатки: Малая скорость механического бурения в пластичных и малоабразивных породах.
38214. Форматирование гибких и жестких дисков. Создание системных дисков 253.7 KB
  После перезагрузки форматируем диски в командном интерфейсе MS DOS утилитой FROMAT, для этого выполняем команду FORMAT C, на вопрос отвечаем положительно. С форматированием раздела D возникли проблемы т.к.
38215. Информационные основы управления природно-ресурсным потенциалом региона (ПРП) 142.5 KB
  На всех этапах развития производство материальных благ является процессом взаимодействия людей и природы. Дальнейшее развитие продуктивных сил неизбежно связанное с включением в хозяйственное обращение все большего количества естественных ресурсов и увеличением нагрузки на окружающую среду.
38217. Робота з повідомленнями Windows 49 KB
  Повідомлення - це певне повідомлення про настання деякої події в системі. Кожна подія (рух „миші”, натиснення клавіші на клавіатурі, зміна розмірів вікна, тощо) заставляє ОС генерувати відповідне повідомлення і відправляти їх додаткам. Будь-яке повідомлення представляє собою певний запис, що передається додатку
38218. Робота з системними пастками Windows 42.5 KB
  Системна пастка (анг. Hook - пастка) – це певна функція, за допомогою якої можна перехоплювати усі повідомлення та події, що виникли в системі. За допомогою пасток можна отримувати повний контроль над тим, що відбувається в системі.
38219. Representation View’s Adequacy Criterion 273.5 KB
  The paper contains statement of the some problems in the Parallel Software Visualization domain. The problems of 3D graphics and animation uses in Parallel Software Visualization are considered. A criterion of the structural correspondence between model entities, visual objects and mental images is offered.