8858

Документация хозяйственных операций

Лекция

Бухгалтерский учет и финансовый аудит

Документация хозяйственных операций Цель лекции: студент должен познакомиться со способами ведения документации хозяйственных операций Содержание. Документация. Классификация бухгалтерских документов. Характеристика первичных документов...

Русский

2013-02-17

146.44 KB

61 чел.

2

Документация хозяйственных операций

Цель лекции: студент должен познакомиться со способами ведения документации хозяйственных операций

Содержание

1. Документация 1

2. Классификация бухгалтерских документов 2

3. Характеристика первичных документов по классификационным признакам 2

4. Бухгалтерская обработка документов 3

5. Требования, предъявляемые к первичным документам 4

6. Сроки хранения документов бухгалтерского учета 5

7. Этапы документооборота 5

8. Защита информации 7

Контрольные вопросы: 8

  1.  Документация

Обязательные реквизиты первичных документов:

  1.  наименование документа;
  2.  дата составления документа;
  3.  наименование организации;
  4.  содержание хозяйственной операции;
  5.  измерители (в натуральном и денежном выражении);
  6.  наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции;
  7.  личные подписи указанных лиц.

назад

  1.  Классификация бухгалтерских документов

назад

  1.  Характеристика первичных документов по классификационным признакам

назад

  1.  Бухгалтерская обработка документов

Все документы до их записи по счетам бухгалтерского учета предварительно должны быть обработаны.

Этапы обработки бухгалтерских документов:

  1.  Таксировка (выражается в переводе натуральных измерителей в денежные)
  2.  Гашение
  3.  Группировка документов по однородным признакам (по кассе, расчетному счету и др.)
  4.  Перенос содержания документов в учетные регистры
  5.  Подшивка по группам документов и сдача в архив

Первичные документы, прошедшие обработку, т.е. отраженные в учетных регистрах, должны иметь пометку, исключающую возможность их повторного использования.

Гашением называется отметка на документах об их использовании. Гашение происходит путем перечеркивания документа или проставления штампа «Получено», «Оплачено» или «Погашено».

Оперативному гашению подвергаются все денежные документы в целях предупреждения их повторного использования.

Учетному гашению подвергаются все документы после их записи по счетам бухгалтерского учета во избежание ошибочной повторной записи и для предупреждения злоупотреблений. Такое гашение проводится путем проставления на документах разметочного штампа.

Работники организации, которые имеют дело с прохождением учетной документации, создают и представляют документы, связанные с их деятельностью, в соответствии с графиком документооборота.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие документ.

Контролирует процесс документооборота в организации главный бухгалтер

назад

  1.  Требования, предъявляемые к первичным документам

Необходимо соблюдать требование строгого соответствия между наименованием документа и содержанием проводимых по нему операций.

Содержание хозяйственной операции вытекает из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме.

Например, расходный кассовый ордер предназначен для оформления выдачи денежных средств из кассы, платежное поручение — для оформления платежей через банк.

Документы должны составляться работниками бухгалтерии четко и разборчиво. Каждый документ должен быть заполнен выбранным способом (вручную или на ПК) от начала и до конца. Для документов, как правило, используются типовые формы, изготавливаемые в виде бланков, образцы которых утверждаются федеральным органом статистики.

В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно, поэтому при обнаружении в них ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исправлению и должны быть составлены заново.

Для правильного составления документа необходимо:

  1.  строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;
  2.  точно излагать содержание документа;
  3.  четко и разборчиво проставлять текст и цифры;
  4.  незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;
  5.  сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;
  6.  снабжать документ необходимыми разборчивыми подписями с указанием должностей лиц, подписавших документ.

назад

  1.  Сроки хранения документов бухгалтерского учета

Документы бухгалтерского учета

Срок хранения, лет

Годовые бухгалтерские отчеты и пояснительные записки

10

Передаточные, распорядительные, ликвидационные балансы

10

Первичные документы и приложения к ним

5

Лицевые счета

75

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости

5

Инвентарные карточки

5

Учетные регистры (Главная книга, журналы-ордера и др.)

5

Кассовые книги

5

Книги регистрации счетов, кассовых ордеров

5

Документы об инвентаризации

5

назад

  1.  Этапы документооборота

Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель организации

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать:

  1.  оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа;
  2.  минимальный срок нахождения первичного документа в подразделении.

График документооборота должен способствовать:

  1.  улучшению всей учетной работы в организации;
  2.  повышению контрольных функций бухгалтерии организации.

График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, с указанием их взаимосвязи и сроком выполнения работ.

Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются:

  1.  исполнители;
  2.  наименования документов;
  3.  сроки представления документов;
  4.  подразделения организации, куда представляются документы.

Пример графика документооборота

Наименование документа

Приходный ордер

Накладная

на отпуск

материалов

Создание

документа

Количество экземпляров

1

3

Ответственный за

выписку

Кладовщик

Кладовщик

Ответственный за оформление

Кладовщик

Кладовщик

Ответственный за

исполнение

Кладовщик

Кладовщик

Срок исполнения

Ежедневно до 17.00

В течение дня выписки

Ответственный за проверку

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

Проверка документа

Кто представляет

Бухгалтер

Бухгалтер

Порядок представления

Отчет за месяц

Отчет за месяц

Срок представления

До 2-го числа следующего

месяца

До 2-го числа

следующею месяца

назад

  1.  Защита информации

Для защиты экономической информации, содержащейся в документах, от конкурентов необходимо разработать и соблюдать схему движения охраняемой информации, использовать программу дезинформации конкурентов, заботиться о материальной заинтересованности сотрудников, чтобы уберечь их от искушения похищать и продавать секреты организации.

Руководство организации должно проводить политику взысканий и поощрений, направленную на профилактику возможных нарушений.

Руководители организации должны:

  1.  предусмотреть в контрактах, соглашениях и договорах четко выраженные письменные обязательства сотрудников о неразглашении коммерческой тайны;
  2.  продумать организацию движения информационных потоков во внутреннем акте о документообороте;
  3.  определить степень секретности документов;
  4.  предусмотреть вопросы зашиты конфиденциальных данных в документах.

В настоящее время законодательство Российской Федерации предусматривает ответственность главного бухгалтера за разглашение коммерческой информации об организации.

Компьютерная форма бухгалтерского учета выдвигает свои задачи зашиты информации от несанкционированного доступа к ней.

К средствам защиты относят:

  1.  идентификацию субъектов и объектов;
  2.  разграничение доступа к информации на компьютере;
  3.  регистрацию действий.

В процедуре идентификации используются:

  1.  ключи;
  2.  пароли;
  3.  средства анализа индивидуальных характеристик.
  4. назад

Контрольные вопросы:

  1.  Документация
  2.  Классификация бухгалтерских документов
  3.  Характеристика первичных документов по классификационным признакам
  4.  Бухгалтерская обработка документов
  5.  Требования, предъявляемые к первичным документам
  6.  Сроки хранения документов бухгалтерского учета
  7.  Этапы документооборота
  8.  Защита информации

 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

79553. Великая Отечественная война: основные этапы, важнейшие события, итоги, значения победы 21.34 KB
  Основные сражения Московская битва 30 сентября 1941 20 апреля 1942 Блокада Ленинграда 8 сентября 1941 27 января 1944 Ржевская битва 8 января 1942 31 марта 1943 Сталинградская битва 17 июля 1942 2 февраля 1943 Битва за Кавказ 25 июля 1942 9 октября 1943 Курская битва 5 июля 23 августа 1943 Битва за Правобережную Украину 24 декабря 1943 17 апреля 1944 Белорусская операция 1944 23 июня 29 августа 1944 ВислоОдерская операция 12 января 3 февраля 1945 Битва за Берлин 16 апреля 8 мая 1945 Итоги Победа...
79554. Развитие ведущих капиталистических стран после второй мировой войны. Европейская интеграция 21.61 KB
  США вышли из войны самой мощной в экономическом и военном отношении страной в капиталистическом мире. В разных уголках мира было оборудовано свыше пятисот военных баз США. Крупный бизнес остался главным представителем производственного капитала в США где в отличие от Европы в этой сфере государственного сектора не было. Это было общим показателем сдвига вправо в политической жизни США.
79555. Социально экономическое развитие Российской Федерации в 90-е года 20 века и начале 21 века 20.61 KB
  Либерализация цен привела к галопирующей инфляции росту неплатежей обесценению заработной платы обесценению доходов и сбережений населения росту безработицы а также к усилению проблемы нерегулярности выплаты заработков социальные последствия В 90е годы произошло значительное ухудшение здоровья населения и роста смертности. Наиболее негативным последствием системного прежде всего экономического кризиса в России явился рост смертности населения.Факторами роста преступности являлись в частности обнищание населения ослабление милиции и...
79556. Советское общество после Сталина. Преобразования Н.С.Хрущева: успехи и неудачи 21.98 KB
  ЦК КПСС возглавил Н. На XX съезде КПСС доклад Хрущёва о культе личности Сталина. пытались сместить Хрущёва с его поста но он на июльском пленуме ЦК КПСС изгнал их из Политбюро а позднее и из партии. XXII съезд КПСС объявил курс на построение коммунизма к концу XX в.
79557. Социально-экономическое развитие СССР в середине 60-х - середине 80-х годов. Достижения и проблемы 25.38 KB
  Социальноэкономическое развитие СССР. он занимал еще один пост Председателя Президиума Верховного Совета СССР. проводившаяся под руководством Председателя Совета Министров СССР А.
79558. Советский Союз в годы перестройки. Распад СССР и его последствия 24.41 KB
  Распад СССР и его последствия. Перестройка общее название нового курса советского партийного руководства совокупности политических и экономических перемен происходивших в СССР с 1987 по 1991 годы. Этот период характеризовался признанием некоторых недостатков существовавшей политикоэкономической системы СССР и попытками исправить их несколькими крупными компаниями административного характера лозунг и политический курс генерального секретаря КПСС Михаила Горбачёва провозглашённый 20 апреля 1985 на апрельском пленуме ЦК КПСС одно из...
79559. Государственно-политическое развитие после распада СССР (конец 20 века - начало 21 века). 21.38 KB
  Первым президентом России был избран в 1991 г. Ельцин вицепрезидентом А. началась борьба за власть и изменение Конституции между президентом Ельциным и Верховным Советом кончившаяся незаконным роспуском последнего 21 сентября 1993 г.
79560. Глобальные проблемы человечества и роль России в их решении 21.17 KB
  Понятие глобальные проблемы появилось в международном лексиконе в последней трети XX в. Благодаря обмену информацией общению на международных конференциях и в международных организациях постепенно пришло понимание того что многие проблемы являются действительно глобальными. Проблемы межнациональных отношений Россия является крупнейшей ядерной державой с огромным промышленным научнотехническим интеллектуальным и культурным потенциалом.
79561. История в системе социально-гуманитарных наук. Предмет, принципы изучения и значение истории 20.8 KB
  Предмет принципы изучения и значение истории. Место истории в системе наук. История России неотъемлемая часть всемирной истории: общее и особенное в историческом развитии. Основные принципы изучения истории: Принцип дополнительности Нильс Бор: ни одна концепция не может описать объект столь исчерпывающим образом чтобы полностью исключить возможность других подходов.