8858

Документация хозяйственных операций

Лекция

Бухгалтерский учет и финансовый аудит

Документация хозяйственных операций Цель лекции: студент должен познакомиться со способами ведения документации хозяйственных операций Содержание. Документация. Классификация бухгалтерских документов. Характеристика первичных документов...

Русский

2013-02-17

146.44 KB

58 чел.

2

Документация хозяйственных операций

Цель лекции: студент должен познакомиться со способами ведения документации хозяйственных операций

Содержание

1. Документация 1

2. Классификация бухгалтерских документов 2

3. Характеристика первичных документов по классификационным признакам 2

4. Бухгалтерская обработка документов 3

5. Требования, предъявляемые к первичным документам 4

6. Сроки хранения документов бухгалтерского учета 5

7. Этапы документооборота 5

8. Защита информации 7

Контрольные вопросы: 8

  1.  Документация

Обязательные реквизиты первичных документов:

  1.  наименование документа;
  2.  дата составления документа;
  3.  наименование организации;
  4.  содержание хозяйственной операции;
  5.  измерители (в натуральном и денежном выражении);
  6.  наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции;
  7.  личные подписи указанных лиц.

назад

  1.  Классификация бухгалтерских документов

назад

  1.  Характеристика первичных документов по классификационным признакам

назад

  1.  Бухгалтерская обработка документов

Все документы до их записи по счетам бухгалтерского учета предварительно должны быть обработаны.

Этапы обработки бухгалтерских документов:

  1.  Таксировка (выражается в переводе натуральных измерителей в денежные)
  2.  Гашение
  3.  Группировка документов по однородным признакам (по кассе, расчетному счету и др.)
  4.  Перенос содержания документов в учетные регистры
  5.  Подшивка по группам документов и сдача в архив

Первичные документы, прошедшие обработку, т.е. отраженные в учетных регистрах, должны иметь пометку, исключающую возможность их повторного использования.

Гашением называется отметка на документах об их использовании. Гашение происходит путем перечеркивания документа или проставления штампа «Получено», «Оплачено» или «Погашено».

Оперативному гашению подвергаются все денежные документы в целях предупреждения их повторного использования.

Учетному гашению подвергаются все документы после их записи по счетам бухгалтерского учета во избежание ошибочной повторной записи и для предупреждения злоупотреблений. Такое гашение проводится путем проставления на документах разметочного штампа.

Работники организации, которые имеют дело с прохождением учетной документации, создают и представляют документы, связанные с их деятельностью, в соответствии с графиком документооборота.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие документ.

Контролирует процесс документооборота в организации главный бухгалтер

назад

  1.  Требования, предъявляемые к первичным документам

Необходимо соблюдать требование строгого соответствия между наименованием документа и содержанием проводимых по нему операций.

Содержание хозяйственной операции вытекает из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме.

Например, расходный кассовый ордер предназначен для оформления выдачи денежных средств из кассы, платежное поручение — для оформления платежей через банк.

Документы должны составляться работниками бухгалтерии четко и разборчиво. Каждый документ должен быть заполнен выбранным способом (вручную или на ПК) от начала и до конца. Для документов, как правило, используются типовые формы, изготавливаемые в виде бланков, образцы которых утверждаются федеральным органом статистики.

В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно, поэтому при обнаружении в них ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исправлению и должны быть составлены заново.

Для правильного составления документа необходимо:

  1.  строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;
  2.  точно излагать содержание документа;
  3.  четко и разборчиво проставлять текст и цифры;
  4.  незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;
  5.  сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;
  6.  снабжать документ необходимыми разборчивыми подписями с указанием должностей лиц, подписавших документ.

назад

  1.  Сроки хранения документов бухгалтерского учета

Документы бухгалтерского учета

Срок хранения, лет

Годовые бухгалтерские отчеты и пояснительные записки

10

Передаточные, распорядительные, ликвидационные балансы

10

Первичные документы и приложения к ним

5

Лицевые счета

75

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости

5

Инвентарные карточки

5

Учетные регистры (Главная книга, журналы-ордера и др.)

5

Кассовые книги

5

Книги регистрации счетов, кассовых ордеров

5

Документы об инвентаризации

5

назад

  1.  Этапы документооборота

Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель организации

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать:

  1.  оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа;
  2.  минимальный срок нахождения первичного документа в подразделении.

График документооборота должен способствовать:

  1.  улучшению всей учетной работы в организации;
  2.  повышению контрольных функций бухгалтерии организации.

График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, с указанием их взаимосвязи и сроком выполнения работ.

Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются:

  1.  исполнители;
  2.  наименования документов;
  3.  сроки представления документов;
  4.  подразделения организации, куда представляются документы.

Пример графика документооборота

Наименование документа

Приходный ордер

Накладная

на отпуск

материалов

Создание

документа

Количество экземпляров

1

3

Ответственный за

выписку

Кладовщик

Кладовщик

Ответственный за оформление

Кладовщик

Кладовщик

Ответственный за

исполнение

Кладовщик

Кладовщик

Срок исполнения

Ежедневно до 17.00

В течение дня выписки

Ответственный за проверку

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

Проверка документа

Кто представляет

Бухгалтер

Бухгалтер

Порядок представления

Отчет за месяц

Отчет за месяц

Срок представления

До 2-го числа следующего

месяца

До 2-го числа

следующею месяца

назад

  1.  Защита информации

Для защиты экономической информации, содержащейся в документах, от конкурентов необходимо разработать и соблюдать схему движения охраняемой информации, использовать программу дезинформации конкурентов, заботиться о материальной заинтересованности сотрудников, чтобы уберечь их от искушения похищать и продавать секреты организации.

Руководство организации должно проводить политику взысканий и поощрений, направленную на профилактику возможных нарушений.

Руководители организации должны:

  1.  предусмотреть в контрактах, соглашениях и договорах четко выраженные письменные обязательства сотрудников о неразглашении коммерческой тайны;
  2.  продумать организацию движения информационных потоков во внутреннем акте о документообороте;
  3.  определить степень секретности документов;
  4.  предусмотреть вопросы зашиты конфиденциальных данных в документах.

В настоящее время законодательство Российской Федерации предусматривает ответственность главного бухгалтера за разглашение коммерческой информации об организации.

Компьютерная форма бухгалтерского учета выдвигает свои задачи зашиты информации от несанкционированного доступа к ней.

К средствам защиты относят:

  1.  идентификацию субъектов и объектов;
  2.  разграничение доступа к информации на компьютере;
  3.  регистрацию действий.

В процедуре идентификации используются:

  1.  ключи;
  2.  пароли;
  3.  средства анализа индивидуальных характеристик.
  4. назад

Контрольные вопросы:

  1.  Документация
  2.  Классификация бухгалтерских документов
  3.  Характеристика первичных документов по классификационным признакам
  4.  Бухгалтерская обработка документов
  5.  Требования, предъявляемые к первичным документам
  6.  Сроки хранения документов бухгалтерского учета
  7.  Этапы документооборота
  8.  Защита информации

 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

45590. Информационно-процессный подход к коммуникациям 28.5 KB
  Математическая модель коммуникации Шэннона и Вивера – точный количественный анализ процесса передачи информации возможность измерять качество перемещения передачи информации от источника к получателю и определять факторы которые могли повлиять на характеристики коммуникации.Ньюкомба рассматривает отношения между участниками и объектом коммуникации и описывает влияние этих отношений на характер и результат коммуникативного взаимодействия. Главная задача – обеспечение взаимодействующих субъектов одновременной ориентацией относительно предмета...
45591. Семиотический подход к коммуникациям 47.5 KB
  Выделяет понятие знака. Сформирован под воздейст.семиотики (научн.дисциплина, изуч.природу, виды и ф-ции знаков, зн.системы, зн.деят-сть чел.с целью построения общей теории знаков. Знак определся как чувственно-воспринимаемое явление (изображение, письмо,звук), которое представ.или замещает в соц.-комм.процессах др.явление или св-во или отношение (знак-заместитель)
45592. Информационно-коммуникативное общество: сущность, подходы, основные характеристики 33 KB
  Происходящая в современном мире глобальная трансформацияиндустриального общества в информационнокоммуникативное обществосопровождается не только проникновением коммуникации во все сферыжизнедеятельности общества возникновением и развитием качественно нового типакоммуникативных структур и процессов но и глубоким переосмыслениемкоммуникативной природы социальной реальности. Сегодня представления Никласа Лумана о коммуникации как о сущностнойхарактеристике самого общества его утверждения о том что человеческиеотношения да и сама...
45593. Норма современного русского литературного языка. Словари современного русского языка 52.5 KB
  Словари современного русского языка. Литературный язык – форма общенародного языка понимаемая говорящими как образцовая. Возникает как необходимость существования единого общеупотребительного общераспространенного языка на территории единого государства.
45594. Научный стиль 39.5 KB
  Образные средства используются не для создания образности выразительности образа а для разъяснения авторской идеи. часто используются в значении мн. Часто используются субъективированные прилагательные переход из одной ч. Используются как средство конкретизации понятий: цепная реакция равномерное движение.
45595. Лексико-грамматические особенности деловой речи 44 KB
  Официально – деловой стиль это разновидность литературного языка который функционирует в сфере административно – правовой общественной деятельности. Активно используются эти модели и с отрицательной частицей НЕ Преобладание имен над глаголами Существительные обозначающие должности и употребляющиеся в официально – деловом стиле в мужском роде: декан почтальон продавец Использование существительных в ед. для обозначения множества: журналист обязан Использование существительных обозначающих лицо по признаку обусловленному...
45596. Публицистический стиль 41.5 KB
  Использованием местоимения мы вместо я. Для публицистического стиля характерно использование следующих языковых средств: Лексические языковые средства: широкое употребление общественно-политической экономической общекультурной лексики; использование торжественной лексики мерило воззрение источать несравненно часто в сочетании с разговорной; использование образных средств: эпитетов сравнений метафор фразеологизмов и крылатых выражений; акцентирование авторского я личной оценки ситуации; частая языковая игра...
45597. Стилистика аудиовизуальных СМИ 59 KB
  Чтобы понять что такое телевизионная речь и в чем ее специфика необходимо прежде всего выяснить кому эта речь предназначена кто ее адресат и чего он ждет от телевизионных текстов. Телевизионная речь как и речь радио адресована массовой аудитории. Телеречь таким образом адресована всем.ТЕЛЕВИЗИОННАЯ РЕЧЬТелевизионная речь – это литературная устная речь тут вряд ли могут быть какието разночтения.
45598. Речевые особенности информационных жанров 67.5 KB
  Основная роль принадлежит авторской причем непрямой речи К информационным жанрам относятся: Хроникальная информация заметка корреспонденция отчет интервью путевые заметки блицопрос вопросответ репортаж некролог Хроникальная информация Наиболее простой вид информации. власти настроения силы позиции частое употребление предлога по работы по расширению Синтаксис: относительно сложный строй предложения изза тяги к деловому языку множество оборотов прозрачность и ясность синтаксического строя...