88702

Эффективное управление временем

Курсовая

Менеджмент, консалтинг и предпринимательство

Фраза «время-деньги» не очень верна. Время – многограннее денег. Время более значимо, чем деньги. Время – это все, что дано нам в этой жизни. Время и жизнь почти синонимы. Время – это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно – его нельзя накопить, передать или взять в кредит...

Русский

2015-05-03

75.22 KB

1 чел.

Введение

Кем бы вы ни были, что бы вы не делали, вам хочется чего-то добиться. Этому способствует организованность. Не обладая способностью управлять своим временем, можно то заниматься преодолением проблем, то бороться с кризисной ситуацией и заканчивать день, почти ничего не сделав. Управление временем означает: быть лучше подготовленным для того, чтобы справляться с неожиданными ситуациями, которые могут перечеркнуть день любого человека.

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что каждый эффективный менеджер должен знать свое дело, уметь управлять, уметь ставить цели и добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если руководитель не умеет правильно организовать свое рабочее время. Нереально добиться успеха, если человек не может планировать свое время.

Фраза «время-деньги» не очень верна. Время – многограннее денег. Время более значимо, чем деньги. Время – это все, что дано нам в этой жизни. Время и жизнь почти синонимы. Время – это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно – его нельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Деньги, которые вы потеряли, вы всегда можете вернуть, время же – никогда. Если кто-нибудь попытается отнять у вас 200 евро, вы будете этому препятствовать, как сможете. Если же кто-то пытается украсть два часа времени, многие против этого не возражают, даже иногда благодарят. «Единственные воры, которых в нашем обществе не наказывают, – это похитители времени», – говорил еще Наполеон. [9, c. 15] Алан Лакейн, в свою очередь, утверждает: «Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках свое время, держит в руках свою жизнь». [14]

Тайм-менеджмент или управление временем – это система по налаживанию своих отношений со временем. Термин «тайм-менеджмент» в российской практике обычно применяют тогда, когда с позиции руководителя говорят об управлении рабочим временем и организации работы своих подчиненных. Сегодня средний россиянин, желая получить хорошо оплачиваемую, квалифицированную работу с перспективами роста, в 6 из 10 случаев становится менеджером, «управленцем» разных уровней. Ключевая проблема заключается в том, что из-за срочности, которой наполнена наша рабочая повседневность, мы рискуем впасть в деятельную горячку, а в таком состоянии нетрудно потерять из виду свои жизненные приоритеты. Каждый из тех, кто нас окружает, хочет получить все немедленно, лучше – позавчера. Мы собираемся позаботиться о действительно важных вещах, когда у нас наконец-то «будет время», но такого «времени для себя» у нас, в сущности, не бывает – никогда.

Цель курсовой работы – ознакомится с рекомендациями по эффективному управлению временем, как своим личным временем, так и рабочим временем и научиться распределять свой временной ресурс на практике.

В качестве основных задач будут выступать:

- анализ теоретических основ тайм-менеджмента;

- ознакомление со способами по организации личного труда и управлению своим временем;

- ознакомиться с техниками личной работы и организации рабочего времени

1 Тайм-менеджмент как система управления временем

1.1 Понятие тайм-менеджмента

Управление временем (Time Management) — междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах и отраслях человеческой жизнедеятельности. [10, c. 23]

Глеб Архангельский утверждает, что тайм-менеджмент – это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями. Будете ли вы применять гибкое планирование или жесткое, хронометраж или само мотивацию, Outlook или бумажный блокнотик – нет никакой разницы. Техника вторична. Важно найти свои, «родные», жизненные цели – и распределять свое время в соответствии с ними. Тратить невосполнимое время жизни на то, что действительно хочешь. Также он раскрывает понятие корпоративного тайм-менеджмента — это дисциплина в рамках общего менеджмента, позволяющая сделать персональный тайм-менеджмент сотрудников инструментом повышения корпоративной эффективности. [3, c. 14]

По мнению Лотара Зайверта тайм-менеджмент — это управление собой и активное формирование собственного образа жизни или лидерство. [9]

Тайм-менеджмент — эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов, расстановка приоритетов и контроль выполнения запланированного. Это определение я взяла из энциклопедии экономики и финансов.

Сравнивая все эти понятия, можно прийти к выводу, что некоторые из них имеют одинаковый смысл, однако, каждый автор использует различные методы, концепции и подходы. К примеру, Глеб Архангельский в большей степени опирается на корпоративный менеджмент. Для целей дальнейшего исследования я буду опираться на мнение тех, кто больше говорит о эффективности личного тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент – противоречивое понятие. Невозможно «управлять временем», можно управлять только собой. Тайм-менеджмент – это управление собой. Ведь время как неизменная величина постоянно, неудержимо сворачивается. Секунда за секундой, минута за минутой, час за часом, независимо от того хотим мы этого или нет. Стрелки на часах продвинутся на два деления вперед и это невозвратимо. Мы можем лишь, глядя в будущее, формировать наше обращение со временем в соответствии с нашими представлениями или, по меньшей мере, пытаться делать это.

Рассматривая множество понятий тайм-менеджмента, также необходимо дать понятие времени. «Тайм» в переводе с английского – «время». Время – это длительность бытия; пространство в бытии; последовательность существования; продолжение случаев, событий; дни за днями и века за веками; последовательное течение суток за сутками. Такое определение даёт толковый словарь живого великорусского языка Владимира Даля.

Контролировать время не так сложно, как это может показаться на первый взгляд. Это можно осуществить посредством принятия решений о том, что и когда необходимо сделать. При этом не следует жестко контролировать режим жизни, не допуская отклонений. Проводится анализ целей, расставляются приоритеты, которые затем трансформируются в конкретные задачи и программу действий. Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов. К этим элементам относятся, анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса. Однако, несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому, что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален.

Эффективность означает выбор наилучшего варианта из имеющихся возможностей и выполнение его наилучшим образом. Сделать верный выбор в использовании времени гораздо важнее, чем организовать рациональное исполнение имеющегося задания. Рационализаторство хорошо на своем месте, но эффективность нужнее. Дефицита времени нет. У нас много времени, чтобы сделать все, что мы по-настоящему хотим. Если вы, как многие люди, «слишком заняты», чтобы успешно работать, то имейте в виду, что есть множество людей, которые гораздо более заняты, чем вы, но успевают сделать больше, чем вы. У них не больше времени, чем у вас. Они просто гораздо лучше используют время! Эффективное использование времени это такое же искусство, как умение водить машину. Но этим навыком можно овладеть. [14]

Слишком большая организованность так же вредна, как и её отсутствие. Одинакового решения для всех не существует. Разным людям требуются разные степени организованности и свободного творчества в их жизни. Один и тот же человек испытывает разные потребности в этом отношении в зависимости от возраста, времени года и обстановки. Человек, который является очень организованным в работе, может разбрасываться в свободное время. Человек, у которого в 30 лет имеется четкий набор целей, и он совершенно точно знает, как он хочет использовать свое время и что он желает от своей жизни, в 40 лет может обнаружить, что он должен пересмотреть свои планы десятилетней давности, если только он хочет вырасти.

Изречение древних мореплавателей гласит: «Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю!» Многие менеджеры слишком сильно ориентированы на процесс деятельности, т. е. на полезность действия, и слишком слабо — на конечную цель, т. е. на результативность. [8, c. 53]

Использование времени – это дело сугубо индивидуального выбора, и лишь человек может быть высшим судьей, решая вопрос о том, как применять на практике советы, предложенные различными теоретиками в этой сфере.

Тайм-менеджмент учит управлять временем. Он показывает, как работать, проявляя больше умения, а не больше напряжения. В результате чего остаётся больше времени для самого себя, семьи, друзей. Появляется время для воплощения в жизнь собственной мечты, для которой «никогда не хватало времени». Человек чувствует себя в меньшей степени поставленным в зависимость от бесконтрольного положения или окружения. Становится легче импровизировать, вносить поправки и переделывать различные стороны жизни так, чтобы эти изменения в большей степени отвечали интересам конкретной личности, его целям и его мировоззрению.

Применение тайм-менеджмента предполагает, что человек будет творчески подходить к его использованию. Лучшие методы управления временем – это методы, удобные лично для каждого.

1.2 Историческое развитие тайм-менеджмента

С чего началось управление временем? Возможно, первая письменно зафиксированная попытка сделать управление временем сознательной потребностью человека – это первое письмо из нравственных писем к Луцилию, написанных Луцием Аннеем Сенекой в первые десятилетия новой эры. Сенека рекомендует:

- письменный учет всего времени;

- деление времени на хорошо,  дурно, потраченное и потраченное на безделье;

- оценивать жизнь по наполненности прожитого времени. [16]

Один из приемов организации времени – введение жесткого режима дня. Иммануил Кант (1724-1804), проживший всю жизнь в Кенигсберге, жил настолько ритмично, что соседи проверяли часы, когда он выходил на прогулку. Творческие личности время как априорная и в своей массе берегли свое время, организовывали и планировали его. Трудно найти продуктивную творческую личность, у которой не было бы жесткого режима работы. Архимед и Аристотель, Роджер Бэкон и Ньютон, Анри Пуанкаре и Дюма-отец, Энгельс и Ленин, Вавилов и Альтшуллер, адмирал Макаров и академик Берг. Все эти люди стремились построить систему расхода времени, которая гарантировала бы высокую выработку не за день – за жизнь. [5,c.140] Александр Александрович Любищев (1890-1972) в 1916 году начал вести систему учета времени, он вел ее до конца жизни, т.е. 56 лет. Любищев сформулировал свои принципы так: «Я не беру обязательных поручений. Не беру срочных поручений. В случае утомления сейчас же прекращаю работу и отдыхаю. Сплю много, часов десять. Комбинирую утомительные занятия с приятными». [10, c. 97]

Если говорить об идее управления временем, то, возможно, она существует ровно столько, сколько существует человечество. Для большей «конкретики» следует рассматривать идею с момента появления термина «менеджмент» (в его современном смысле — как научно обоснованной профессиональной управленческой деятельности) и собственно устойчивого терминологического сочетания «time management» (навыки менеджера по управлению временем). Не претендуя на серьезную историческую «археологию» вопроса, можно выделить три основных этапа развития ТМ:

1) тейлоризм (время наибольшей популярности — 1910—1940 годы). Назван  по  имени  одного  из  основателей  современного  научного менеджмента Фредерика Тейлора. [15] Тейлор считал, что в западном обществе (в начале XX в.) сформировался своего рода стереотип «работы с прохладцей», когда работники в силу естественной склонности («природной лени») человека, а также в силу сложившейся культурной традиции «круговой поруки» нарочно замедляют темп работы. При этом Тейлор критически относился к «потогонным системам» организации труда, предъявляющим к работнику необоснованные требования относительно скорости и производительности работы. «Золотая середина» между «потогонными системами» и «природной ленью» заключается, по мнению Тейлора, именно в методах научного управления производством, в обязательном порядке включающих и такое важное направление, как управление временем (вторая глава книги Тейлора содержит много примеров настоящего ТМ-реинжиниринга).

«Русским Тейлором» можно назвать Алексея Капитоновича Гастева. По заданию В. И. Ленина в 1920-х годах А. К. Гастев с сотрудниками активно изучал наиболее эффективные зарубежные методы управления и организации производства (в частности, сам Гастев работал на французских предприятиях, управляемых по системе А. Файоля, а также переписывался с Г. Фордом и другими ведущими менеджерами того времени); в 1920 году основал и возглавил ЦИТ (Центральный институт труда) в России, в котором было разработано около 1900 методик обучения профессиям и подготовлено более полумиллиона рабочих. [6]

В духе идей Тейлора работали и другие российские специалисты, например, П. М. Керженцев, который отчасти являлся оппонентом Гастева. [11]  В понимании важности временного фактора для НОТ мнения Гастева и Керженцева совпадали. В частности, для распространения отечественных идей НОТ П. М. Керженцев создал в 1926 году международную Лигу «Время», члены которой придавали особое значение методам управления временем. Многие ТМ-идеи Гастева в определенной степени пересекаются с идеями Тейлора. Гастев полагает, что НОТ — не средство «борьбы с ленью», а способ более эффективной «социальной инженерии», созидающей «светлое будущее»; также Гастевым были разработаны собственные оригинальные ТМ-инструменты (например, хронокарта Гастева). [13, c. 78]

Основные идеи:

- анализ операционального состава деятельности;

- хронометраж трудовых операций;

- оптимизация способа работы;

- нормирование карты операций;

- тренировка и обучение сотрудников;

- включение показателей временной эффективности работы в систему - мотивации и оплаты труда;

- использование схем и графиков в планировании;

- календарное планирование.

2) классический тайм-менеджмент (1950—1990 годы). Характеризуется прежде всего тем, что ТМ-идеи развивались «внутри» теоретического и прикладного менеджмента. Но при этом возникновение ТМ-идей сложно «привязать» к возникновению основных научных «школ» (направлений) менеджмента. Эти направления (кроме упомянутой уже «школы научного управления» Ф. Тейлора, сюда можно добавить «классическую школу» А. Файоля, «бюрократическую» М. Вебера, «школу человеческих отношений» Э. Мэйо и некоторые другие) возникли в 1920—1930 годах, а в указанный период (1950—1990 годы) происходило их дальнейшее развитие и интеграция. Кроме этого, в период с 1950 по 1990 год произошло «обогащение» менеджмента как науки (первоначально возникшего на стыке экономики, психологии и социологии и носящего в большей степени «гуманитарный» характер) идеями и методами математики и кибернетики.

В американском бизнес-консультировании первым серьезным руководством по теории и практике ТМ считается книга Джеймса МакКея «Управление временем». В данной книге впервые описывалась целостная система ТМ, основанная на идее «параллельности» управления временем основным функциям менеджера по управлению организацией (планирование, контроль, координация и др.) и предлагался ряд рекомендаций по самоменеджменту.

С 1960-х годов идеи ТМ активно продвигает американский «гуру» современного бизнес-консалтинга Питер Друкер. В вышедшей в 1967 году книге «Эффективный управляющий». [7, c. 84] Друкер отмечает, что главное качество управляющего (менеджера) — эффективность, а первый способ (из пяти возможных) повышения эффективности — управление временем. Далее он подробно описывает систему ТМ, состоящую, по его мнению, из трех разделов: регистрация времени, управление временем (оперативное распределение времени), укрупнение времени. В 1968 году в Америке выходит получасовой учебный фильм Друкера «Managing Time», в котором демонстрируются приемы управления временем.

Еще одним известным бизнес-консультантом, прославившимся разработкой и внедрением системы ТМ в таких крупнейших организациях, как IBM, Bank of America и др., стал Алан Лакейн. Его книга «Искусство успевать» известна и российскому читателю, правда, она была переведена у нас более чем с 20-летним опозданием. [14] В идеологическом плане (повышение личной эффективности менеджера) изложенные в книге взгляды аналогичны взглядам Друкера, а навыки управления временем традиционно «отсортированы» по управленческим функциям (планирование, принятие решений, контроль и др.).

Из европейских специалистов по ТМ, несомненно, следует упомянуть директора немецкого Института рационального использования времени Лотара Зайверта и его знаменитую (в том числе и в России) книгу «Ваше время — в ваших руках». [10, c. 49]  Зейферт использует традиционную схему «ТМ по функциям», посвящая отдельные главы постановке целей, принятию решений, информации и коммуникациям и т. д.

Основные идеи:

- управление временем аналогично управлению бизнесом (организацией) и включает в себя те же функции и этапы — целеполагание;

- планирование, принятие решений и т. д.

Система ТМ «параллельна» системе управления организацией и одновременно выступает как ее элемент. «Классический ТМ» заимствует у тейлоризма и еще более разрабатывает отдельные методы ТМ, но при этом является более «личностно-ориентированным», рассчитанным на добровольное и заинтересованное применение прежде всего топ-менеджерами.

Также в СССР были представители, концепции которых значительны и внесли свой вклад в развитие ТМ (1960—1990 годы). «Советский ТМ» двигали вперед немногочисленные энтузиасты, работавшие в рамках собственного «индивидуального ТМ». Здесь следует упомянуть о двух ТМ-системах: системе хронометража профессора А. А. Любищева и теории решения изобрстательских задач (ТРИЗ) Г. С. Альтшуллера. [2]

Система Александра Александровича Любищева (биолога по образованию, пытавшегося создать единую систематизацию живых организмов, аналогичную периодической системе химических элементов Д.И. Менделеева) стала популярной благодаря появлению романа Д. Гранина «Эта странная жизнь» (М., 1974), в котором система Любищева была подробно описана. Сущность системы: тотальный хронометраж, с точностью учета времени в 10 минут, которую Любищев вел в течение 56 лет! Результаты подобного тотального хронометража позволяют с высокой точностью нормировать индивидуальные виды деятельности и с высокой точностью планировать и достигать долгосрочных целей. Для системы также характерен «гуманитарный пафос»: свое и чужое время должно восприниматься как «высшая ценность» и должно быть заполнено самосовершенствованием.

В то время как западные менеджеры увлеченно постигали и применяли в своей работе метод «мозгового штурма», первым отечественным вариантом «тренингов креативности» стала система ТРИЗ (теория решения изобретательских задач). Идея ТРИЗ принадлежит инженеру Генриху Сауловичу Альтшуллеру, который на основе анализа патентов, выданных на технические изобретения и открытия, решил выявить общие алгоритмы и приемы технического творчества. Система ТРИЗ существует уже около полувека (первая публикация по ТРИЗ появилась в 1956 году), а само ТРИЗ-движение в некоторые годы обретало невиданную популярность, постепенно «просачиваясь» из узкой сферы технического творчества в самые разные области социальной практики:

- педагогику;

- политику;

-управление и др. [1, c. 177]

3) современный тайм-менеджмент (конец XX — начало XXI в.). Как социальная практика и одно из важнейших направлений бизнес консультирования, ТМ гораздо больше развит на Западе, чем в России.

В качестве примера использования ТМ в современном западном бизнес-консультировании можно привести вышедший в 1990 году бестселлер Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей». Книга о присущих успешным людям качествах и о том, как эти качества приобрести. Кови предлагает в своей книге целостную концепцию достижения личностной зрелости, которая достигается как бы в два этапа: от зависимости к независимости («личная победа»), от независимости к сознательной взаимозависимости («общественная победа»). Навык определяется как единство знаний, навыков и стремлений, способствующее достижению личностной зрелости и высокой эффективности человека.

В своей книге С. Кови предлагает следующие 7 принципов, которые называются «навыками»:

1) Не будь рабом обстоятельств, сам твори свою судьбу

2) Начинай любое дело, представляя конечную цель

3) Сначала делай то, что нужно сначала

4) Думай и действуй в духе взаимовыгодности

5) Сначала пойми другого, потом поймут и тебя

6) Стремись к творческому взаимодействию

7) Постоянно совершенствуйся.

Среди подробно описанных Кови семи привычек особое отношение к ТМ имеет привычка № 3 «Делать первые вещи в первую очередь», которая является необходимым условием для обретения независимости («личной победы»).

Система ТМ по Кови состоит из двух разделов: стратегическое долгосрочное планирование и недельное краткосрочное планирование. Долгосрочное планирование разворачивается в следующую цепочку: индивидуальная «миссия» личности — роли — цели. Краткосрочное планирование представлено таким образом: актуальные роли — задачи — недельный план — ежедневное выполнение плана и делегирование. В качестве прикладного ТМ-инструмента Кови предлагает авторский вариант органайзера (на неделю), а также подробно описывает алгоритм работы с ним. [12, c. 32]

Проделав анализ исторического развития тайм-менеджмента, можно отметить, что для современного зарубежного ТМ характерны три тенденции:

1) «гуманизация»;

2) дифференциация;

3) компьютеризация.

«Гуманизация» означает приоритетность именно «индивидуального» ТМ, связанного с личностным ростом и самосовершенствованием. «Индивидуальный» ТМ нацелен на постижение и овладение своим «внутренним временем». Главным аспектом «внутреннего времени» является личностное самоопределение: четкое понимание своих жизненных ценностей и сознательный выбор достойных и масштабных жизненных целей. Таким образом, «гуманизация» ТМ означает его «психологизацию» — серьезное сближение с психологией личностного самопознания, развития и самосовершенствования, с различными духовными практиками.

Дифференциация современного ТМ происходит в большей мере не по технологическому принципу (как это было характерно для классического ТМ 1960—1990 годов), а по потребительскому. Это и объясняет появление многочисленных разновидностей, таких как «христианский ТМ», «феминистский ТМ», «ТМ для студентов» и др. При желании можно насчитать несколько десятков современных разновидностей ТМ, но все они с незначительными модификациями используют традиционный технический инструментарий классического ТМ 1960-1990 годов.

Если говорить о ситуации с ТМ в современной России, то наша экономика на начало XXI века находится в весьма странном положении. С одной стороны, в стране есть высокотехнологичные предприятия, по своему уровню вполне соответствующие мировым стандартам «предприятия XXI века». На уровне производственных технологий и организации системы управления в целом эти организации копируют западный (высокоэффективный во временном аспекте) инжиниринг. Беда в том, что копирование это часто «не складывается» с российской «безвременной» или «авременной» ментальностью. Перед сотрудниками и руководителями современных российских предприятий стоит задача «коррекции ментальности», адаптации (прежде всего, психологической) к той «временной реальности», которая создана в их организации, на характерном для их организации рынке, в экономике страны, в мировой экономике в целом.

С другой стороны, существуют организации (малый и средний бизнес), которые создаются «с чистого листа». До определенной стадии эти организации растут стихийно, но рано или поздно сталкиваются с проблемой «наведения порядка» в организационной структуре и процессах. Кто-то пытается сделать это сам, кто-то приглашает квалифицированных менеджеров или консультантов.

Стоит заметить, что если в ближайшие годы в России не произойдет значительных социально-политических и экономических перемен, то у ТМ-консультирования - большое будущее.

Таким образом, можно сделать вывод, что тайм-менеджмент это междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах и отраслях человеческой жизнедеятельности. Тайм-менеджмент изучали выдающиеся ученые и их труды до сих пор используют для оптимизации своего организационного и личного времени.

2 Управление личным временем

2.1 Управление своим временем

Исследования показывают, что большинство руководителей испытывают недостаток рабочего времени. Эксперт по рационализации труда А. Макензи опросил в течение своей консультационной деятельности тысячи менеджеров и пришел к следующим выводам, что из ста менеджеров:

- лишь один имеет достаточно времени;

- десятерым требуется на 10% больше времени;

- сорока менеджерам нужно 25% дополнительного времени;

- остальным не хватает 50% времени.

Но фактор времени не подлежит увеличению и накоплению. Это значит, что личного успеха можно добиться лишь путем правильного использования времени.

Для стиля работы руководителя, испытывающего недостаток времени, для стратегического управления и принятия решений, характерны следующие признаки:

- нервозность и сумбурность в действиях;

- нетерпеливость в решении вопросов в отношениях как с равными себе по рангу руководителями, так и с подчиненными;

- стремление даже при незначительных затруднениях во взаимоотношениях с коллегами выходить на вышестоящие уровни руководства.

В таких условиях руководитель превращается в чисто оперативного работника, решающего постоянно возникающие вопросы текущего порядка.

«Расточителями» времени являются:

- стремление сделать все сразу;

- неумение оценить время;

- откладывание дел со дня на день;

- отсутствие организованности;

- неумение слушать, неспособность говорить «нет»;

- внезапные решения;

- неподчинение приказам; наши личные качества.[4]

Существенное значение для упорядочения работы руководителей всех рангов имеет выполнение изложенных ниже правил, способствующих рациональному использованию рабочего времени:

1) Периодический анализ использования рабочего времени. Его рекомендуется проводить не реже двух раз в год методом самофотографии или фотографии рабочего времени.

2) Ведение дневника руководителем, который представляет собой либо специально разработанный на предприятии дневник, сброшюрованный в книгу с расчетом на календарный год, либо выпускаемый промышленностью ежегодник.

3) Предварительное ежедневное планирование рабочего дня с указание перечня работ, которые необходимо выполнить, и приблизительных затрат времени на их выполнение. Дневник позволяет планировать распределение рабочего времени и на более далекую перспективу: неделю, месяц, а по крупным проблемам и в разрезе года.

4) Эластичность распределения рабочего времени. Под этим термином понимается обязательное выделение резерва времени для исполнения непредвиденных работ, а также работ, затраты времени на которые установить сложно. Рекомендуется иметь резерв времени не менее 30% от длительности рабочего дня.

5) Ранжирование в распределении рабочего времени. Оно предусматривает установление приоритетов, т.е. очередности работ в зависимости от их важности как с точки зрения текущего момента, так и с позиции перспективного развития объекта управления.

6) Делегирование функций в нижестоящие звенья, т.е. передача в них всех работ, которые могут быть исполнены там с неменьшим успехом. Около 30% вопросов, которые в настоящее время решаются начальниками цехов, могут быть переданы нижестоящим руководителям.

7) Выполнение сходных по характеру работ без перерыва, т.е. в заранее установленный период. Это позволяет сократить затраты времени за счет сокращения «периода врабатываемости».

8) Своевременная корректировка плана распределения рабочего времени, если возникли какие-либо непредвиденные ситуации. Корректировка должна сопровождаться извещением других должностных лиц, связанных с руководителем совместными работами.

9) Сведение к минимуму затрат времени на систематически повторяющиеся функции управления (проведение оперативных совещаний, выдача заданий и т.п.).

10) Тщательная подготовка собраний и совещаний с обязательным установлением сроков их начала и конца, контролем соблюдения этих сроков.

11) Тщательная подготовка вопросов, с которыми необходимо выходить на вышестоящие уровни управления. Здесь должно предусматриваться и представление вышестоящему руководителю возможных вариантов решений по существу рассматриваемой проблемы.

12) Отказ от практики откладывания без объективной необходимости принятия решений по назревшим проблемам. Эта «лазейка» нередко используется руководителями и ведет не только к необоснованной затяжке в рассмотрении вопросов, что не способствует повышению эффективности производства, но и вызывает чувство неудовлетворенности у самого руководителя и требует, в конечном итоге, больших затрат времени.

13) Ежедневный контроль исполнения намеченных работ. Он производится в конце рабочего дня параллельно с планирование на следующий рабочий день.

14) Правило «чистой страницы». Оно требует обязательного перенесения на другие дни всех дел, которые не удалось выполнить в течение истекшего дня.

Практика использования вышеуказанных правил многими руководителями на ряде предприятий показала, что они помогли поднять уровень плановости в распределении рабочего времени, четче определить круг своих функций и функций подчиненных, значительно сократить затраты рабочего времени на ряд работ, уменьшить напряженность работы руководителя и существенным образом изменить структуру рабочего времени.

В соответствии с законом Парето 80% всех результатов достигается нами в течение 20% всего потраченного времени. Принцип Парето означает, что не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступить к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью: сначала – немногие «жизненно важные» проблемы, а потом – многочисленные «второстепенные». [10]

Основной подход к управлению временем, предложенный С. Кови, можно уяснить по матрице, идея которой заключается в том, что мы расходуем время одним из четырех способов.

Таблица- 1. Матрица управления временем

Дела

Срочные

Не срочные

Важные

Критические ситуации

Неотложные проблемы

Проекты с «горящим сроком» исполнения

Профилактические действия

Поддержание ресурсов и средств

Создание связей

Поиск новых возможностей

Планирование

Восстановление сил

Не важные

Отвлечения, некоторые телефонные звонки

Корреспонденция, какие-то сообщения

Некоторые заседания

Предстоящие неотложные дела. Распространенные виды деятельности.

Мелочи, отнимающие время.

Корреспонденция. Звонки.

Пустая трата времени.

Праздное времяпрепровождение.

Как видно из таблицы, виды деятельности определяются двумя факторами: важностью и срочностью.

Срочное – это то, что требует немедленного внимания. То, что можно обозначить словом «Сейчас».

Важное имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в миссию человека, в его ценности и наиважнейшие цели.

Важные и несрочные дела требуют гораздо большей инициативы, чем срочные, которые просто толкают нас, принуждая действовать. Мы должны проявлять активность, чтобы не упустить возможность и получить результат. Если у нас нет представления о том, что важно для нас, о тех результатах, которые мы хотим достичь, то мы легко переходим к реагированию на срочное.

Итак, в зависимости от степени срочности и важности задачи различают четыре возможности их оценки и выполнения:

- срочные/важные дела. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнить;

- срочные менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи потому, что она срочная. Если же она является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств;

- менее срочные/важные дела. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Поэтому вам рекомендуется: перепроверить степень важности и попробовать задачи этого уровня полностью или частично поручать своим сотрудникам. Наряду с тем, что вы себя разгружаете, можете способствовать повышению мотивации в работе и квалификации своих подчиненных, доверяя им ответственные дела;

- менее срочные/менее важные дела. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагой. Если вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то потом не следует жаловаться на перегрузку работой. От задач несущественных и несрочных следует воздерживаться. [12]

Разработано несколько приемов организации времени:

- Правило 60 : 40. Смысл этого приема заключается в том, что при планировании рабочего дня необходимо оставлять 40% времени не распланированным (20% на собственную спонтанность и 20% на непредсказуемые изменения внешних обстоятельств). Этот прием применяется при наличии большого числа дел, которые требуют особую точность во времени. В результате снижается риск опозданий, психологическая напряженность.

- «Маленькая книга». Этот прием применяется в дороге при поездках в переполненном транспорте. Можно читать книгу небольшого формата. В результате вырабатывается умение сосредотачивать внимание в неблагоприятных обстоятельствах и эффективно использовать транспортное время.

- «Закладка для выписок». При чтении книги на закладку делаются выписки в формате: страница, вер/низ страницы, суть информации. Далее закладки могут обрабатываться: произведением полных выписок; единообразным складирование закладок; оставлением закладки в книге. Этот прием хорош тем, что создается набор ссылок на полезную информацию, причем маленькие по формату и удобные для постоянного наличия (в отличии от выписки с помощью, например, компьютера).

- «Отстойники». Смысл в том, чтобы не разрабатывать рабочие процессы по ходу дела. Создать папку для документов, выписок и пр. (своеобразное хранилище информации) и определить день, когда содержание этой папки можно разобрать по темам и структурировать.

2.2 Организация личного труда

Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, руководитель должен правильно планировать и организовывать свой труд. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Чем бы конкретно не занимался руководитель, круг его обязанностей гораздо шире узких профессиональных рамок. Сотни дел мелких, важных, незначительных, сиюминутных, срочных постоянно находятся в поле его зрения. Существует четыре важнейших составляющих, превращающих поток хаотических операций и дел в более или менее стройную систему:

1) Планирование.

Это основа любой производственной деятельности. Оно включает в себя целый набор операций и действий, а именно: различного рода исследования, анализ результатов, тестирование, сопоставление, консультации, разработка самого плана и доведение его до исполнителей.

2) Реализация плана.

Именно на этой стадии принимаются решения. Все конкретные задачи разбиваются на две категории. Первая – это задачи индивидуального уровня, решение которых сопряжено с личной свободой руководителя. Вторая – задачи, выполнение которых связано с рядом операций и привлечением других людей. Их решение дает важный общий конечный результат с их нарастающей сложностью. В любом случае задачи в каждой из категорий так или иначе переплетаются друг с другом и взаимосвязаны с планирование.

3) Мониторинг и контроль.

Любая работа должна проверяться как в отношении исполнительности, так и с точки зрения получения оптимальных результатов. Проверка может быть самой простой или очень сложной, связанной со множеством дополнительных операций.

4) Взаимодействие с другими людьми.

На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени, ведь руководителю необходимо реализовывать свою роль в межличностных отношениях, участвовать в принятии решений и выполнять управленческие функции планирования, организации, мотивации, координации, регулирования и контроля.

Общий практический опыт свидетельствует о том, увеличение затрат времени на планирование приводить на уменьшение времени на использование и к экономии времени в целом.

Руководитель обязан уметь анализировать свое рабочее время, составлять план личной работы, при этом необходимо учитывать все выполняемые им работы, уметь расположить их в порядке важности.

Планируя, мы отвечаем на вопросы:

- чего я достиг?

- чего я хочу достичь?

- как я этого добьюсь?

Первый вопрос требует оценки ситуации, второй – предполагает постановку целей, третий вопрос требует плана действий во времени.

Чтобы избежать лишних затрат времени, можно составить ежедневный временной план, который поможет отслеживать, на что вы тратите свое время. Проанализировав временной план, вы сможете определить те дела, на которые можно потратить меньшее количество времени, и те, заниматься которыми просто не стоит. Лучше составлять временной план на весь день, а не только на рабочее время. Составив такой список, вы начинаете пересматривать и по-новому планировать очередность дел.

Нерационально распланированный рабочий день имеет следующие признаки:

1) неизвестно, на что тратиться время;

2) неизвестно, сколько времени требуется на выполнение дел;

3) неизвестно, какие факторы мотивируют или ограничивают работоспособность;

Если руководитель намерен всерьез подойти к планированию личной работы, то целесообразно придерживаться системы, которая выполняется в следующей последовательности:

1) анализ бюджета времени;

2) определение содержания планируемых дел;

3) определение времени, необходимого для выполнения этих дел;

4) сопоставление необходимых затрат времени на планируемые дела, с вашим личным бюджетом времени и своими личными возможностями;

5) составление списка основных дел на год;

6) составление тематического списка дел на месяц;

7) составление списка дел на неделю;

8) запись текущих дел и составление рабочего плана на день.

По истечении соответствующего планового периода посредством сравнения «план-факт» определяются результаты периода, которые могут учитываться для корректировки планов на последующий период.

Заблаговременно составленные планы работы руководителя дисциплинируют его труд и исключают невыполнение важных мероприятий. Без плана рабочий день руководителя обычно заполняется текущими делами и не остается времени на решение перспективных вопросов, повышение своей квалификации, реализацию духовных интересов и отдых.

Чем лучше мы распределяем свое время, тем лучше мы можем использовать его в своих личных и профессиональных интересах. Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных действий и результатов означает также выигрыш во времени, достижение успехов и большую уверенность в себе. Чтобы успевать больше в меньшее время, требуется всего две вещи: организованность и самодисциплина.

Практический прием, который можно рекомендовать, - это деление каждой планируемой работы на элементы: чем детальнее это будет сделано, тем легче себе представить затраты времени на ее выполнение.

После того, как определен бюджет времени и уточнены его затраты на планируемые дела, необходимо сопоставить эти данные. Прежде всего оценивается их суммарное взаимоотношение. Оно сразу может выявить несоответствие между объемом планируемых дел и реальными возможностями их выполнения. Если они не совпадают, нужно пересмотреть перечень планируемых дел. Если они соответствуют друг другу, то такое сопоставление для проверки можно продолжить и узнать, насколько реально выделено необходимое для работы время в те или иные конкретные периоды. В конечном итоге получаем уточненный перечень планируемых дел и ряд практических соображений по поводу последовательности их выполнения.

При составлении плана на день наряду с обычными моментами необходимо учитывать расположение временных зон, чтобы, например, планирование второстепенных работ не попало во временные зоны «первого класса», т.е. зоны, наименее всего подверженные помехам.

Руководитель должен самостоятельно ежедневно, завершая очередной день, проверять, выполнен ли план этого дня, составлять новый план, подготавливаясь к наступающему рабочему дню.

Реальный рабочий план на день состоит из определенных временных блоков, заполненных А делами, исполнение которых не помешать никто и ничто. То, что не предусмотрено, а значит, не запланировано, но все-таки неизбежно наваливается на руководителя, следует вмещать в те временные блоки, в которых запланировано выполнение Б и В дел. Тогда уже эти Б и прежде всего В дела руководитель может и не выполнять.

Нельзя никому позволять прервать А дело. Если руководитель добился успеха, и притом большого, его никто не станет спрашивать, почему он не выполнил те или иные Б и В дела.

Сколько часов в день можно запланировать для выполнения той или иной работы? Это зависит от плановой работы. Если распорядок дня в основном «свободен» от различных неожиданностей, руководитель спокойно может выделить 6 часов. Если неожиданности не только не исключены, но даже возможны, следует ограничиться 3 ил 4 часами.

Те, кто полагает, что его распорядок дня вообще не допускает такого планирования, может прибегнуть к планированию «клином». Начинать планирование следует с одного часа в день. Когда появиться опыт, можно перейти большему числу часов.

Хорошо зарекомендовал себя метод, при котором в каждом часе оставалось бы свободными 15 минут (для подготовки к тем или иным делам, телефонных звонков, непредусмотренных работ и даже отдыха).

Для облегчения работы по планированию и распределению времени целесообразно пользоваться определенными техническими средствами. Более удобны для записи формы в виде календаря-еженедельника, т.е. перекидного безотрывного календаря в виде удобного блокнота. Он дает возможность планирования рабочей недели и каждого дня, контроля над выполнением записанных мероприятий, анализа израсходованного времени. Каждое дело наноситься на сетку часов соответственно сроку его выполнения.

Помимо обычных записных книжек и блокнотов, где дела располагаются без всякой системы, можно рекомендовать специальную форму, представляющую собой лист плотной бумаги, разграфленный в соответствии с основными направлениями работы. Записи на листе делаются карандашом, а после выполнения стираются или аккуратно зачеркиваются. Такая форма дает наглядную картину всех текущих дел, и из нее легко делать выборку при составлении дневного плана.

Для составления ежедневного плана с использованием метода «Альпы» требуется в среднем не более 10 минут. Метод включает в себя пять стадий:

1) Составление заданий.

2) Оценка длительности акций.

3) Резервирование времени (в соотношении 60:40).

4) Принятие решений по приоритетам и перепоручению.

5) Контроль (учет несделанного).

В пользу данного метода существуют весомые доводы:

1) Лучший настрой на предстоящий рабочий день.

2) Четкое представление о задачах дня.

3) Преодоление забывчивости.

4) Концентрация на наиболее существенном.

5) Уменьшение объема «бумажной работы».

6) Достижение целей дня.

7) Выделение более важных и менее важных дел.

8) Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоручении.

9) Сокращение помех и нежелательных перерывов.

10) Уменьшение стрессов и нервного напряжения.

11) Ощущение успеха в конце рабочего дня.

12) Повышение удовлетворенности и мотивации.

13) Рост личных результатов.

14) Выигрыш во времени за счет методической организации труда.

При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда руководитель может ежедневно экономить от 10 до 20% своего времени. [8, с.173]

Можно еще больше рационализировать составление плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов использовать другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.

Поскольку для планов дня в обычных календарях-памятках места не хватает, а отдельные листки имеют тот недостаток, что теряется общий обзор, рекомендуется регулярно и последовательно работать со специальным дневником времени. Он может быть пригоден для дневных и прочих планов времени. При помощи бюрографии можно повысить эффективное использование дневника времени.

Дневник времени представляет собой личную рабочую картотеку, в которой сшиты отдельные листы и которая, благодаря рациональному подразделению, должна быть удобна своей наглядностью. Дневник времени является одновременно настольным календарем, записной книжкой, личным дневником, инструментом планирования, списком адресов, справочником, картотекой идей и инструментом контроля. Кроме того, дневник времени представляет собой практическую составную часть последовательной системы планирования времени, а именно рабочий накопитель всех планов дня, формуляров и листков, используемых в повседневной практике.

Существуют и другие формы планирования времени. Руководителю нужно выбирать то средство планирования, которое ему наиболее подходит. Зачастую поступают так: берут что-то наиболее приемлемое и вносят в него дополнения с учетом своих проблем.

В настоящее время персональный компьютер взял на себя часть обязанностей дневника и стал стремительно вытеснять его из обихода руководителей. Компьютерные системы организации труда позволяют решать следующие задачи:

- «календарное планирование» мероприятий на год, квартал, месяц, неделю, день с контролем достижения результатов;

- «документооборот» - автоматизированное изготовление, запись, поиск, печать входной и выходной информации. Причем поиск информации организован по целой совокупности реквизитов (имя, дата, название, предприятие и т.д.);

- «справочник», содержащий адреса и телефоны юридических и физических лиц с возможностью их автоматизированного поиска;

- «калькулятор», обеспечивающий арифметические и логарифмические действия во время работы.

При этом сохраняются изменения на диске, информация печатается на принтере и защищается паролем. [10]

Подводя итог, можно сделать вывод, что для  того чтобы организовать свое личное время и трудовую деятельность, необходимо знать формы планирования временем, а также определенные законы и правила разработанные  специалистами в области экономики, управления.

3 Управление рабочим временем

3.1 Техники личной работы

Чтобы достичь собственных целей, руководитель  должен уметь использовать техники личной работы.

Под техникой личной работы понимается комплекс навыков по обеспечению удобства и безопасности рабочего процесса. Сюда входят:

- Организация рабочего места

- Умения работы с текстом

- Работа с памятью

- Правильное ведение разговора

Далее мы рассмотрим каждый пункт по отдельности.

Организация рабочего места. Работая в своем офисе или кабинете, менеджер ежедневно пользуется различными техническими устройствами, которые существенно облегчают и ускоряют работу руководителя. Помимо них на столе всегда присутствуют стандартные офисные принадлежности, документы, договора, справки и т.д. Важно чтобы рабочее место было по-настоящему удобным для работы, и все вещи находились в определенном порядке. Стол должен быть таких размеров, чтобы до каждого предмета можно было дотянуться без лишних вытягиваний спины. Нельзя захламлять стол - это усложнит поиск необходимого. Не рекомендуется класть на него стекло, из-за бликов, особенно если есть доступ к солнцу.[18]

Продолжая тему, необходимо отметить, что и само помещение, в котором работает человек должно соответствовать определенным параметрам. Во-первых, цветовая гамма стен, пола и потолка не должны быть излишне броскими, но и не должны быть слишком серыми и однотонными, так как цвет помещения влияет на психику человека, его настроение и способность думать. Серые и белые тона ассоциируется с текучкой, в связи с этим непонятно почему они до сих пор используется в подавляющем большинстве компаний. Хотя есть и положительные примеры - это Yandex, Google, Apple - цветовые решения офисных помещений в этих компаниях повторяет идеологии компаний мыслить оригинально и ярко и одновременно просто. Стоит брать пример и с точки зрения эргономики и разумности размещения деталей интерьера.

Если помещение маленькое следует подумать над тем, какая мебель будет действительно необходима, а какая будет излишней роскошью. Если помещение наоборот большое, то возможно стоит поставить небольшой диван для отдыха, или еще одно кресло. Бывает, творческие личности, которые любят простор и простоту, так доказано, что большие пустые пространства создают ощущение физической и эмоциональной свободы, что положительно влияет на креативные способности человека.

Мебель должна быть расставлена с точки зрения пользования ею, а материалы, из которых она сделана не должна содержать токсичных компонентов. Это может показаться придиркой, но в некоторых случаях мелкие раздражающие проблемы со здоровьем, такие как головная боль, кашель, насморк, постоянная усталость, связаны именно с неправильным выбором мебели.

Не стоит забывать про звукоизоляцию. Так, например, если окна выходят на загруженную трафиком улицу, это может стать настоящей проблемой, мешая сконцентрироваться на принятии какого-либо решения. Преодолеть подобные проблемы помогут звукоизолирующие окна, специальные покрытия для стен и т.д.

Обязательно нужно подумать про освещение. Для человека приятнее естественный природный свет, однако, к нему не всегда есть доступ или он ограничен, или, в конце концов, вечером его попросту нет. В этом поможет огромный выбор осветительных приборов и лампочек. Стоит поискать такие которые дают мягкий и ненавязчивый свет, но лучше прислушаться к своим ощущениям, единой рекомендации для всех не существует.

Отопление и вентиляция еще два необходимых элемента организации рабочего места, которые напрямую влияют на физическое состояние человека. Главной идеей тут является то, что температура должна быть в районе +23 по Цельсию. Нужно позаботиться о том, чтобы не возникало сквозняков, но чтобы в помещении всегда было свежо. Добиться всего этого можно известными всем бытовыми приборами: кондиционеры, вентиляторы, отопительные приборы.[18]

Работа над текстом. Поток материала для чтения руководителем в виде деловых писем, газет, специальных публикаций, частной корреспонденции, служебных записок становится все более насыщенным. Примерно 30% своего времени менеджера тратят на чтение деловых бумаг. Рациональное чтение позволяет лучше справиться с потоком информации, поскольку бессистемное чтение означает потерю времени и пустую трату средств. Рационализация чтения начинается с поисков ответа на вопросы:

- Что я должен прочитать?

- Что я обязан прочитать?

- Что я хочу прочитать?

- Что я с этим предпринять?

- Что мне вообще не нужно читать?

- Что можно было прочитать позднее?

Мысленно поочередно отвечая на поставленные выше вопросы, можно просеять имеющийся материал, прежде чем приступить к обработке. Затем, при прочтении целесообразно руководствоваться следующими рекомендациями:

- При прочтении текста или книги, необходимо подумать какую информацию человек хочет из нее получить

- Необходимо выяснить, что нужно прочитать более внимательно, а что можно пробежать

- Если чтение целенаправленное, а не ради удовольствия нельзя задерживаться на примечаниях, на аргументации, статистических данных, подробных описаниях и различных отступлениях автора.

- Необходимо следить за такими словами как «особенно», «следовательно», «поэтому», так как они указывают на основную или поясняющую мысль

Работа с памятью. Как показывают наблюдения, немногие люди обладают хорошей памятью. Однако при желании ее можно развить или просто использовать ее правильно. Существует три «естественных закона запоминания»: впечатление, повторение, ассоциация.

Для начала нужно получить глубокое, яркое впечатление о том, что нужно запомнить. Для этого нужно сосредоточиться, внимательно наблюдать, включать в работу как можно больше органов чувств (из них зрительные - самые эффективные). Хороший способ запомнить это метод ассоциаций. Суть его в том, что запоминание основывается на мысленных образах и картинах, причем успех часто зависит от того, насколько эти образы забавны и неординарны. Например, чтобы запомнить слова компьютер, бумага, красный, гвоздь и шляпа, можно представить компьютер, сделанный из красной бумаги, с гвоздями вместо кнопок и шляпой надетой на монитор.[18]

Умение слушать собеседника. Умение слушать собеседника – это  очень важный навык не только для руководителя, но и вообще для любого человека, так как межличностные коммуникации - это основа для социальный жизни.

В любой ситуации общения предлагается сделать три вещи, которые нужно довести до привычки:

- Остановиться и оценить обстановку

- Посмотреть на человека: что он пытается выразить своими жестами и мимикой, и какой скрытый смысл они в себе несут

- Слушать беспристрастно, то, что тебе говорят.

Если в общении мы ориентированы на себя, а не на партнера, т.е. больше говорим сами, следует:

- Говорить, структурируя свою речь, чтобы не возникало путаницы

- Не использовать сокращения, специальные термины, которые могут быть не понятны собеседнику

- Не выражать слишком много в одном высказывании.

- Следить за реакцией собеседника, и в некоторых случаях менять стиль или содержание повествования основываясь на этой реакции.

Особенно внимательным к своим коммуникационным навыком надо быть менеджерам, так как важно частью их деятельностью являются переговоры, общение с подчиненными и т.д.

3.2 Рабочее время и его организация

Каждый руководитель, который желает чтобы его организация добилась успеха должен знать не нарушает ли он  трудовой кодекс при РФ при распределении рабочего времени для своих сотрудников.  

Под рабочим временем понимается продолжительность участия человека в организованном трудовом процессе, в течение которого он должен выполнять свои производственные или служебные обязанности. Оно измеряется длительностью рабочего дня, рабочей недели, рабочего месяца, рабочего года и обычно регулируется национальным законодательством, определяющим его предельную величину за конкретный календарный период (чаще всего — неделю.).

В соответствии с трудовым законодательством РФ нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 ч в неделю. Она распространяется на работников всех организаций независимо от формы собственности, кроме тех, для которых установлена сокращенная продолжительность рабочей недели. Речь идет о молодежи от 14 до 18 лет, работниках, занятых на работах с вредными условиями труда, а также отдельных категориях работников сферы образования, здравоохранения, сельского хозяйства. [19]

Список таких работников определяется законодательно; в то же время администрация совместно с профсоюзной организацией (там, где она имеется) на основе аттестации рабочих мест может устанавливать сокращенное рабочее время для более широких категорий работников, чем это предусмотрено законом.

Законодательство РФ устанавливает для работников пятидневную рабочую неделю с двумя выходными днями, которая считается основной, позволяет более рационально использовать рабочее время и организовать отдых. Продолжительность ежедневной работы определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиками сменности, утвержденными администрацией совместно с профсоюзной организацией (там, где она имеется) с учетом специфики работы, мнения коллектива.

В соответствии с характером и условиями деятельности в организациях торговли, бытового обслуживания, здравоохранения, учебных заведениях допускается введение шестидневной рабочей недели с одним выходным и продолжительностью рабочего дня не более 7 ч. [19]

Утвержденные администрацией графики сменности доводятся до сведения работников, как правило, не позднее чем за месяц до их введения в действие, а в случае изменения организации производства и условий труда — за два месяца. Труд исполнителей должен организовываться так, чтобы каждую неделю (или в среднем за предусмотренный графиком период) соблюдались установленная законом продолжительность рабочей недели и годовой баланс рабочего времени, исчисленный по календарю шестидневной рабочей недели.

Накануне праздничных дней продолжительность работы лиц, не относящихся к льготным категориям, сокращается на один час как при пятидневной, так и при шестидневной рабочей неделе. При шестидневной неделе сокращенный рабочий день предусмотрен также перед выходным. Если по условиям производства сокращение рабочего времени накануне выходных и праздничных дней невозможно, работникам по мере накопления отработанных часов предоставляется дополнительный день отдыха.

При работе в ночное время (с 10 ч вечера до 6 ч утра) продолжительность смены (за исключением тех работников, для которых уже установлено сокращенное рабочее время) уменьшается на один час. Но ночная смена может уравнивать с дневной в тех случаях, когда это необходимо по условиям производства. Некоторые категории работников, в том числе беременные женщины, матери, имеющие детей до трех лет, лица моложе 18 лет, не должны привлекаться к работе в ночную смену даже в тех случаях, когда на указанные часы приходится только ее часть [19]

Подводя итог, можно сказать, что руководитель желающий достичь своих целей должен знать техники по совершенствованию личной работы, а также распределять время сотрудников в соответствии с трудовым кодексом РФ и другими нормативными актами. В противном же случае компанию ждет крах.

Заключение

Тайм-менеджмент – это совокупность знаний, имеющих огромное как экономическое значение, так и значение личное. Экономическое значение заключается в том, что за счет рационального использования времени, возможно, значительное повышение производительности труда, как отдельного человека, так и всего коллектива в целом. Личное же значение заключается в том, что он позволяет человеку обрести значительное количество свободного времени, которое будет позволять ощущать себя свободным, уделять больше внимания своему отдыху, здоровью и личной жизни.

Тайм-менеджмент – это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время нашей жизни в соответствии с целями и ценностями.

В ходе написания, в первой главе своей работы мною были изучены основные приемы и методики тайм-менеджмента, проведён анализ теоретических основ.

Во второй главе я исследовал способы и правила управление своим личным временем, а так же  организацию личного труда (как правильно надо организовывать свою трудовую деятельность).

В третьей главе я выделил различные техники личной работы, а также описал, что такое рабочее время и  каким законам надо следовать, чтобы его правильно организовать.

Таким образом, я узнал способы по распределению времени и теперь могу применять их на практике.

Список использованных источников

1. Альтшуллер Г. С. Творчество как точная наука [Текст]/ Г.С Альтшуллер : 2-e изд., доп. − Петрозаводск: Скандинавия, 2006. − 208 с.

2. Альтшуллер Г.С., Шапиро Р.Б. Психология изобретательского творчества. – Вопросы психологии, 2006, №6, с. 37-49.

3. Архангельский Г.А. Корпоративный тайм менеджмент [Текст]/           Г.А Архангельский. −  М.: Альпина Бизнес Букс, 2008. −  160 с.

4. Архангельский Г.А. Тайм-драйв: Как успевать жить и работать [Текст]/ Г.А Архангельский. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2005. – 240 с.

5. Гайденко П.П. Проблема времени у Канта: время как априорная форма чувственности и вневременность вещей в себе. Вопросы философии. 2006, № 9, с. 134-150.

6. Гастев А.К. Как надо работать [Текст]/ А.К. Гастаев.– М: Экономика, 2007. – 478 с.

7. Друкер П. Эффективный управляющий[Текст]/ П. Друкер. – М.: Вильямс, 2007. – 224с.

8. Зайверт Л. Ваше время  в Ваших руках [Текст]/ Л. Зайверт.                      – М.: Эксперт, Инфра-М, 2005. – 267 с.

9. Зайверт Л. Если спешишь – не торопись[Текст]/ Л. Зайверт. – М.: ACT; Астрель, 2005. – 255 с.

10. Калинин С. И. Тайм-менеджмент [Текст]/ С. Калинин. − СПб.: Речь, 2006. – 371 с.

11. Керженцев П.М. Борьба за время. – М.: Экономика, 2005.

12. Кови С.Р. Семь навыков высокоэффективных людей [Текст]/ С.Р. Кови. −  М.: «Альпина Паблишерз», 2006. − 374 с.

13. Кравченко А.И. Классики социологии менеджмента: Ф.Тейлор и    А.Гастев [Тест]/ А.И Кравченко. − СПб.: РХГИ, 2005. 512с.

14. Лакейн А. Искусство успевать [Текст]/ А. Лакейн; перевод Ю. Емельянов. Ред. А. Медведев. − М.: Агентство "ФАИР", 1996, ISBN 5-88641-036-8. OCR: М.Свердлов.

15. Тейлор Ф.У. Принципы научного менеджмента[Текст]/ Ф.У. Тейлор – М.: Контроллинг, 2007 – 104 с.

16. PSYLIB, самопознание и саморазвитие. Режим доступа: http://psylib.kiev. Дата обращения: 10.09.2014.

17. С.А.Ошерова. М.: Наука, 1977  Режим доступа: http://www.psylib.org.ua/books/senek03/index.htm Дата обращения: 12.09.2014.

18. Егоршин А.П Организация труда персонала[Текст]/ А.П. Егоршин – М.: 2008 – 320 с.

19. Трудовой кодекс РФ, 2014.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

49155. Расчет физических свойств природного газа при нормальных условиях 344.5 KB
  Расчет физических свойств природного газа при нормальных условиях Основные физикохимические свойства компонентов газов используемых для газоснабжения Газы Молекулярная масса кг моль Плотность при 0 С и атмосферном давлении кг м3 Критическая температура К Критическое давление МПа.
49156. Разрабка эффективного технологического процесса изготовления детали 211.5 KB
  Технология изготовления заготовки Возможные способы изготовления заготовки. Технологический процесс изготовления заготовки. Технология изготовления детали Технологический процесс.
49157. ТЕХНОЛОГИЯ РАЗРАБОТКИ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ 5.61 MB
  Курс лекций предназначен для приобретения теоретических навыков в применении средств, позволяющих разрабатывать программные продукты на современном технологическом уровне, а также ориентироваться в CASE-средствах и системах управления проектами. Курс предусматривает знакомство с CASE-средствами, их теоретическими основами и принципами использования.
49158. Цифровые системы передачи непрерывных сообщений 391 KB
  Распределение ошибки передачи сообщения по источникам искажений. Для преобразования непрерывного сообщения в цифровую форму используются операции дискретизации и квантования. К входным преобразованиям относятся ограничение максимальных значений сообщения дискретизация и квантование непрерывного сообщения.1 где 1 – эффективное значение относительной ошибки вызванной временной дискретизацией сообщения; 2 – эффективное значение относительной ошибки вызванной ограничением максимальных отклонений сообщений от среднего значения; 3 –...
49159. Разработка эскизного проекта локальной вычислительной сети 1.02 MB
  Цель проекта: Разработка эскизного проекта локальной вычислительной сети ЛВС. Планирование построения сети Выбор топологии сети
49160. Программа на языке программирования Паскаль 331.5 KB
  Проверить решение промежуточных задач средствами математических пакетов. Построить блок-схемы задачи и вспомогательных частей алгоритма. Оценить погрешность выполненных расчетов
49162. Применение нейросети для определения видовой принадлежности деревьев 364.5 KB
  Обучение нейросети. Применение нейросети для определения видовой принадлежности деревьев. Предметом исследования является применение нейросети для определения видовой принадлежности деревьев. В ней описываются все параметры используемые для обучения сети создается обучающая выборка и представлены результаты работы.
49163. Расчет защиты для линии электропередач 500 кВ 1.37 MB
  Расчет удельных параметров прямой последовательности Расчет параметров генератора: Расчет параметров линии: Удельное активное сопротивление прямой последовательности R1уд Ом км рассчитываем по формуле 2. Удельное индуктивное сопротивление прямой последовательности X1уд Ом км рассчитаем по формуле 2.2 Расчет удельных параметров нулевой последовательности линии Удельное активное сопротивление нулевой последовательности без учета троса Ом км рекомендуется рассчитывать по формуле 2.4 Удельное индуктивное сопротивление...