88834

Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Дипломная

Бухгалтерский учет и финансовый аудит

Сущность значение и задачи учета расчетов с подотчетными лицами В процессе хозяйственной деятельности организация производит различные виды расчетов со своими работниками помимо расчетов связанных с начислением заработной платы: оплачивает работникам расходы по служебным командировкам...

Русский

2015-05-05

301.5 KB

7 чел.

Содержание

Введение

4

1. Краткая характеристика предприятия

7

1.1. Экономическая характеристика организации

7

1.2. Организация учетной работы и внутрихозяйственного контроля

12

2. Теоретические основы организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

19

2.1. Сущность, значение и задачи учета расчетов с подотчетными лицами

19

2.2. Нормативные документы, регулирующие в бухгалтерии учет расчетов с подотчетными лицами

21

3. Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

33

3.1. Документирование хозяйственных операций по расчетам с подотчетными лицами

33

3.2. Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

36

3.3. Учет расчетов с подотчетными лицами по административно-хозяйственным расходам

46

3.4. Учет командировочных расходов

49

3.5. Учет представительских расходов

60

4. Совершенствование бухгалтерского учета и внутрихозяйственного контроля расчетов с подотчетными лицами

63

Заключение

69

Список использованной литературы

74

Приложения

Введение

Актуальность темы заключается в том, что каждое предприятие независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности выдает своим работникам наличные деньги под отчет. Прежде всего, наличные денежные средства используются для оплаты командировочных расходов. А именно: для покупки билетов, оплаты проживания и др. Работникам, которые направляются в служебные командировки, выдаются также суточные - деньги на питание. Кроме того, работникам могут понадобиться наличные средства для покупки канцелярских товаров и других материальных ценностей, для оплаты хозяйственно-операционных расходов, выполненных работ, оказанных услуг.

Цель дипломной работы – изучить порядок учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии, выявить недостатки в учете и рассмотреть пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами.

Исходя из цели, формируются задачи дипломной работы:

1. дать краткую характеристику предприятию ОАО «ЧХЗ №2»;

2. рассмотреть теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами;

3. рассмотреть организацию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на ООО «Фортуна»;

4. рассмотреть совершенствование бухгалтерского учета и внутрихозяйственного контроля расчетов с подотчетными лицами.

Процесс производства является важнейшей стадией кругооборота средств предприятия. В процессе финансово-хозяйственной деятельности у предприятия возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно- операционные цели.

Тема расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов. На этом объекте учёта замыкается комплекс вопросов, связанных с отражением в бухгалтерском учёте и налогообложении. Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

Однако опыт проведения аудиторских проверок предприятий показывает, что на практике возникает более широкий спектр проблем учёта и налогообложения, чем описывается в нормативных документах. В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Объектом  исследования  является Общество с ограниченной ответственностью «Фортуна».

Методологической основой для написания выпускной квалификационной работы послужили сборники научных трудов, монографии, статистические сборники, периодическая литература, финансовая отчетность ОАО «ЧХЗ №2».


Глава 2. Теоретические основы организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

2.1. Сущность, значение и задачи учета расчетов с подотчетными лицами

В процессе хозяйственной деятельности организация производит различные виды расчетов со своими работниками помимо расчетов, связанных с начислением заработной платы:

оплачивает работникам расходы по служебным командировкам;

выдает работникам займы;

взыскивает деньги за причиненный работниками материальный ущерб;

осуществляет расчеты за предоставляемые работникам и членам их семей путевки в санатории, дома отдыха, в том числе за счет средств Фонда социального страхования РФ;

осуществляет расчеты за предоставляемое работникам жилье,
находящееся на балансе организации и т. д.

Правильность организации подобных расчетов имеет немаловажное значение для мотивации персонала и для точного формирования финансовых результатов деятельности организации. Правильное осуществление расчетов с работниками позволяет правильно сформировать себестоимость продукции и избежать конфликтов с персоналом, налоговыми органами, органами социального страхования и иными участниками хозяйственных отношений.

Не все организации расплачиваются по безналичному расчету - перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобнее и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и др. Для этого деньги выдают из кассы сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке были израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник переплатил (добавил к выданным из кассы свои деньги), то сумму переплаты организация должна ему компенсировать.

Сотрудник может получить из кассы предприятия деньги под отчет только на определенные цели. Разберемся, на какие именно.

Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их в командировку, - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена. Только тогда кассир вправе составить расходный ордер и выдать командированному сотруднику деньги.

Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия с другими организациями и предпринимателями. Например, водитель покупает у АЗС горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля, секретарь - марки для конвертов на почте, а бухгалтер - бланки налоговых деклараций в магазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ. В нем указывается, кому и на какие цели выдаются деньги. Затем кассир составит расходный ордер и выдаст необходимую сумму.

Как видите, обычно деньги «подотчетникам» выдают до того, как они что-то купят, то есть авансом. Сотрудник может потребовать, чтобы ему возместили расходы, которые он  потратил на нужды предприятия своими средствами. Но деньги ему вернут только в том случае, если он представит в бухгалтерию документы, которые подтверждают расходы, а руководитель согласится с тем, что приобретенные ценности действительно нужны предприятию, и распорядится возместить сотруднику истраченную сумму.

Таким образом, основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.

2.2. Нормативные документы, регулирующие в бухгалтерии учет расчетов с подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные цели. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

Организации при выдаче работникам наличных денежных средств и ведении учета своих расчетов с ними руководствуются:

Трудовым кодексом Российской Федерации;

Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден письмом Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 № 40);

Постановление СМ РФ от 1 декабря 1993 г. №1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств» (с изм. и доп. от 21 марта 1998 г.);

Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;

постановлением Совета Министров-Правительства России от 01.12.93 № 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств» (с изменениями от 21 марта 1998 г., 21 октября 2003 г.).

Организации могут выдавать работникам из кассы наличные денежные средства под отчет на:

командировочные расходы;

хозяйственно-операционные нужды;

расходы экспедиций, геологоразведочных партий;

расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации.

При выдаче денежных средств организация обязана:

определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;

выдавать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам;

запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Все организации независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. В кассе предприятия можно иметь наличные деньги только в пределах лимитов, которые установлены обслуживающим банком. А расходовать эти средства можно только на цели, установленные в Порядке ведения кассовых операций в РФ, утвержденном решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40. Рассмотрим, на какие расходы могут выдаваться наличные деньги под отчет.

Согласно пункту 11 этого документа, предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций. Размер подотчетных сумм, а также сроки, на которые они выдаются, определяет в своем приказе руководитель организации. Кроме того, в приказе должен быть установлен круг лиц, имеющих право получать наличные деньги под отчет.

Следует иметь в виду, что наличные выдаются работнику под отчет при условии, что он отчитался по ранее выданным суммам. Работник не имеет права передавать полученные под отчет средства другим лицам. Для того чтобы выдать эти деньги другому работнику, их сначала нужно внести в кассу предприятия.

Если на предприятии временно отсутствует касса, то кассирам разрешено выдавать чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. Однако делать это можно только по согласованию с банком.

Денежные средства выдаются под отчет по расходным кассовым ордерам и должны использоваться работником строго по назначению. Если же деньги на служебные командировки получают несколько лиц, то кассир может составить платежную (расчетно-платежную) ведомость вместо расходных кассовых ордеров.

Подотчетные лица - работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - «под отчет»).

При выдаче работнику из кассы денег под отчет (например, аванса на командировку) в учете делается запись:

Дебет 71 Кредит 50-1 - выданы работнику наличные денежные средства под отчет.

Списание израсходованных подотчетных сумм отражайте по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 10, 08) Кредит 71 - списаны расходы подотчетного лица.

Сумму НДС по расходам, оплаченным подотчетным лицом, спишите проводками:

Дебет 19 Кредит 71 - учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 - произведен налоговый вычет (на основании счетов-фактур, полученных от поставщиков товаров, работ, услуг).

Сумма НДС по расходам непроизводственного характера к вычету не принимается. Такая сумма списывается проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19 - списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы, в учете дается проводка:

Дебет 50-1 Кредит 71 - возвращены неиспользованные деньги.

Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, в учете делается запись:

Дебет 94 Кредит 71 - отражена сумма невозвращенного аванса.

В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника:

Дебет 70 Кредит 94 - удержана сумма неизрасходованного аванса из зарплаты работника.

Рассмотрим особенности расчетов по командировкам.

Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор.

Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

Если такому работнику возмещаются расходы по той или иной поездке, то сумма возмещения является частью его вознаграждения по договору.

Не могут быть направлены в командировку беременные женщины и работники младше 18 лет.

Некоторых работников можно направить в командировку только с их письменного согласия (ст.259 ТК РФ).

Если период командировки включает выходные и праздничные дни, то другие дни отдыха по возвращении работника из командировки ему не предоставляются. Если работник специально был командирован для работы в выходные и праздничные дни, то за работу в эти дни ему должна быть начислена доплата или предоставлен дополнительный день отдыха.

За рабочие дни в командировке работнику выплачивается средняя заработная плата за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Командированному работнику оплачиваются:

расходы по найму жилого помещения;

расходы по проезду к месту командировки и обратно;

суточные;

другие расходы (например, оплата услуг связи или почты).

На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Аванс выдается в рублях. Однако, если работник уезжает в зарубежную командировку или в страны СНГ, аванс выдается в валюте страны, в которую он направляется. Валюта на оплату командировочных расходов может быть получена только с валютного счета. Для того чтобы получить валюту, вам необходимо открыть валютный счет в банке.

Покупать валюту для оплаты командировочных расходов за наличные рубли в обменных пунктах банков предприятиям запрещается.

Выдавая иностранную валюту, работник банка должен выписать справку по форме № 0406007, которая является разрешением на вывоз валюты за рубеж.

После возвращения работника из командировки сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу организации.

Работнику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения.

Также работнику возмещаются расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.

Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т.д.).

Такие расходы работнику не оплачиваются.

Если руководитель организации все-таки принял решение оплатить такие расходы, то их сумма облагается налогом на доходы физических лиц и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Расходы на проживание, возмещаемые командированному работнику, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п.12 ст.264 НК РФ).

Сумма расходов на проживание командированного работника, оплаченная организацией, налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний не облагается (п.3 ст.217, п.1 ст.238 НК РФ, п.4 постановления Правительства РФ от 2 марта 2000 г. № 184, п.10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС России, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765).

Документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.

Суммы НДС, уплаченные за наем жилого помещения и дополнительные услуги, оказанные в гостинице в период проживания (за исключением услуг баров и ресторанов, услуг по обслуживанию в номере, услуг по использованию рекреационно-оздоровительных объектов), принимаются к вычету. Для этого необходимо, чтобы расходы были произведены для осуществления деятельности, облагаемой НДС, и уменьшали налогооблагаемую прибыль фирмы.

Налоговый вычет производится на основании:

счета-фактуры гостиницы;

расчетных документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога (кассовый чек, бланк строгой отчетности и т.п.).

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);

оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;

оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;

стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;

сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Расходы, связанные с проездом к месту командировки и обратно, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п.12 ст.264 НК РФ).

Сумма расходов по проезду командированного работника, оплаченная организацией, налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается (п.3 ст.217, п.1 ст.238 НК РФ, п.4 постановления Правительства РФ от 2 марта 2000 г. № 184, п.10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС России, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765).

Сумма НДС по расходам, связанным с проездом, принимается к вычету при условии, что пункты отправления и назначения находятся на территории России.

Кроме того, сумма НДС должна быть выделена в проездном документе (билете) отдельной строкой. Счет-фактура в этом случае не требуется, так как билет является бланком строгой отчетности.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

Размер суточных, которые выплачиваются работникам, направляемым в командировку, устанавливается приказом руководителя.

Днем отъезда считается день отправления транспортного средства (самолета, поезда и т.д.), на котором работник отправляется в командировку, а днем приезда - день прибытия транспортного средства.

При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее - следующие.

Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани).

Аналогичные правила применяются для определения последнего дня командировки.

Если работник организации направлен в зарубежную командировку, суточные за время передвижения по территории России выплачиваются по нормам, установленным для командировок в пределах России.

День пересечения границы оплачивается по принципу страны въезда. За день пересечения границы России при выезде суточные оплачиваются в иностранной валюте по нормам той страны, куда въезжает работник. При возвращении в Россию день пересечения границы оплачивается по нормам, установленным для России.

В случае выезда за границу и возврата в Россию в один день суточные оплачиваются в размере 50% от установленной нормы для той страны, в которую командируется работник.

При направлении работника в командировку в две и более страны суточные за день пересечения государственной границы выплачиваются в валюте и по нормам той страны, в которую направляется работник.

Если работника иностранной валютой обеспечивает принимающая сторона, то суточные не выплачиваются.

Если принимающая сторона предоставляет работникам питание, то суточные выплачиваются в размере 30% от установленной нормы.

Размер суточных, которые фирма выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом размеры не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для бюджетных организаций.

В настоящее время этот размер составляет 100 рублей за день нахождения в командировке (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93).

Этим же постановлением установлены нормы суточных при загранкомандировках.

Если суточные выдаются в пределах норм, то их сумма уменьшает налогооблагаемую прибыль, не облагается налогом на доходы физических лиц, ЕСН, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Если суточные выдаются сверх установленных норм, то сумма превышения:

не уменьшает налогооблагаемую прибыль;

облагается налогом на доходы физических лиц;

облагается взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Единый социальный налог на суточные, выданные сверх норм, не начисляется. Связано это с тем, что суточные сверх норм налогооблагаемую прибыль организации не уменьшают, а такие выплаты ЕСН не облагаются (п.3 ст.236 НК РФ).

Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Руководитель организации должен утвердить своим приказом список работников, которым могут выдаваться денежные средства под отчет.

Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен.

Такой срок также может установить руководитель организации своим приказом. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения этого срока.

Оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации.

Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (60 000 руб. по одной сделке с одним юридическим лицом). Если работник нарушит лимит расчетов, ваша фирма может быть оштрафована.

Размер штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей.

За это же нарушение на руководителя вашей фирмы может быть наложен административный штраф от 4000 до 5000 рублей (ст.15.1 КоАП РФ).

Работник, получивший денежные средства под отчет, должен за них отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1 (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу фирмы (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

При покупке ценностей в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек контрольно-кассовой машины.

Налоговый вычет по НДС предоставляется только при наличии счета-фактуры поставщика товаров (работ, услуг).

Представительскими считаются расходы фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

Полный перечень представительских расходов, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли, приведен в статье 264 НК РФ.

Для контроля за затратами по приему делегаций рекомендуем установить предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя.

После окончания приема работник, ответственный за расходование средств на представительские расходы, должен составить авансовый отчет по форме № АО-1.

К авансовому отчету прилагаются все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т.д.).

Сумма представительских расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль только при условии, что она не превышает 4% от затрат организации на оплату труда (ст.264 НК РФ).

Перечень этих затрат приведен в статье 255 НК РФ.

Сумма представительских расходов, которая превышает этот норматив, налогооблагаемую прибыль не уменьшает.

Сумма НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимается к вычету.

Рассмотрим организацию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на ОАО «ЧХЗ №2».

3. Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

3.1. Документирование хозяйственных операций по расчетам с подотчетными лицами

Направляя сотрудников в командировку, необходимо оформить несколько документов, унифицированные формы которых утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1 (за исключением авансового отчета, форма которого утверждена постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 года № 55).

Прежде всего, должны быть оформлены Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а (Приложение 2). Этот документ заполняется в два приема.

После принятия решения о направлении работника в командировку выписывается собственно служебное задание, которое подписывается руководителем ОАО «ЧХЗ №2», в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку.

А после возвращения из командировки работник составляет краткий отчет о выполненной за время командировки работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения. После этого полностью заполненная форма № Т-10а передается в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

На основании Служебного задания, выписанного по форме № Т-10а, сотрудник кадровой службы заполняет Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме № Т-9 (Приложение 5).

В приказе указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого лица, а также цель, время и место (или места) командировки. Кроме того, при необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов и иные условия направления в командировку. Заполненный приказ должен быть подписан руководителем организации или иным уполномоченным лицом.

Если в командировку одновременно направляется несколько работников, составляется Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку по форме № Т-9а.

Далее на основании приказа по форме № Т-9 (или № Т-9а) работник кадровой службы ОАО «ЧХЗ №2» выписывает в одном экземпляре Командировочное удостоверение по форме № Т-10 (Приложение 6). Этот документ удостоверяет время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункты назначения и время убытия из них).

В командировочном удостоверении указываются: ФИО, структурное подразделение, должность командируемого работника; место назначения; цель командировки; ее продолжительность в календарных днях (не считая времени в пути) и даты начала и окончания командировки; а также паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность командированного работника.

Командировочное удостоверение подписывается руководителем ОАО «ЧХЗ №2» (с расшифровкой подписи). Кроме того, в нем должна быть сделана первая отметка о выбытии (обычно эту отметку делает сотрудник кадровой службы предприятия, а при ее отсутствии - бухгалтер предприятия).

В каждом пункте назначения на оборотной стороне удостоверения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Последнюю отметку о прибытии на место постоянной работы также делает сотрудник кадровой службы предприятия (или бухгалтер предприятия).

В соответствии с пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением совета директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 года № 40) в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки работник должен составить и сдать в бухгалтерию Авансовый отчет по форме № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 года № 55), к которому прикладываются:

заполненное командировочное удостоверение с необходимыми отметками;

все документы, подтверждающие произведенные расходы - билеты, квитанции, товарные и кассовые чеки и т. д.

Кроме того, как мы уже отметили, после возвращения из командировки завершается оформление служебного задания по форме № Т-10а, которое также передается в бухгалтерию.

В авансовом отчете на оборотной стороне работник должен указать все прилагаемые документы - командировочное удостоверение, квитанции, проездные билеты, товарные и кассовые чеки и т. д. (дата документа указывается в графе 2, номер документа - в графе 3, а наименование документа - в графе 4), нумеруя их по порядку записи в графе 1 (и проставляя эти номера на документах, приложенных в отчете). Суммы фактически понесенных расходов, подтвержденные этими документами, отражаются в графе 5. Также работник подписывает отчет на оборотной стороне.

При получении авансового отчета с приложенными документами бухгалтер должен отдать работнику расписку в получении документов с указанием суммы расходов по отчету и количества принятых от работника документов. После этого бухгалтер проверяет целевое расходование средств, наличие и правильность оформления оправдательных документов, подтверждающих понесенные расходы, правильность подсчета сумм. Он же заполняет графу 7, в которой отражаются суммы расходов, возмещаемые работнику и принимаемые к учету, а также проставляет счета (субсчета), которые будут дебетоваться на эти суммы в графе 9.

После этого бухгалтер определяет окончательную сумму отчета к утверждению, и после подписания отчета бухгалтером и главным бухгалтером он передается на утверждение руководителю организации. Утвержденный авансовый отчет принимается к бухгалтерскому учету.

3.2. Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Фортуна» осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», предназначенном, согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 года № 94н), для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Синтетический учет по счету 71 ведется в ведомости по счету 71.

Аналитический учет по данному счету ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

По дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отражаются суммы, выданные подотчетным лицам из кассы ОАО «ЧХЗ №2».

По кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отражаются следующие суммы:

суммы, израсходованные подотчетными лицами в командировке - в зависимости от целей командировки в корреспонденции со счетами:

26 «Общехозяйственные расходы» - если командировка была связана с управленческими целями: повышением квалификации персонала, заключением хозяйственных договоров и т. д.;

44 «Расходы на продажу» - если командировка была связана непосредственно с реализацией продукции, работ, услуг; эта же корреспонденция широко применяется в торговых организациях и организациях общественного питания для отражения всех командировочных расходов;

10 «Материалы» - если командировка была непосредственно связана с заготовкой материалов (то есть если расходы на командировку включаются в состав транспортно-заготовительных расходов согласно действующему законодательству);

91 «Прочие доходы и расходы» - при отражении операционных расходов (например, если командировка была связана с реализацией активов, отличных от продукции или товаров, или ликвидацией основных средств) или внереализационных расходов (например, сумм отрицательных курсовых разниц по заграничным командировкам);

99 «Прибыли и убытки» - при отражении расходов на командировки, связанные с устранением последствий чрезвычайных ситуаций (стихийных бедствий, аварий, пожаров и т. д.).

Типовая корреспонденция счетов на ООО «Фортуна» по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представлена в таблице 4.

Таблица 4

Основные операции по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Содержание операции

Корреспондирующие счета

Дебет

Кредит

Выданы подотчетному лицу наличные деньги и денежные документы

71

50

Списаны со специального карточного счета суммы, израсходованные подотчетным лицом

71

55

Отражена положительная курсовая разница по подотчетной сумме

71

91

Подотчетное лицо понесло расходы по приобретению оборудования, требующего монтажа

07

71

Отражены расходы, осуществленные в связи с осуществлением вложений во внеоборотные активы

08

71

Приобретены через подотчетное лицо материалы

10,15

71

Приобретены подотчетным лицом товары

41,15

71

Отражены НДС по ценностям, приобретенным через подотчетных лиц

19

71

Продолжение таблицы 4

Списаны расходы по командировкам, использованные денежные документы, приобретенные канцтовары и прочие управленческие расходы, оплаченные через подотчетное лицо

26

71

Произведены подотчетным лицом расходы по продаже продукции или товаров

44

71

Осуществлены подотчетным лицом расходы, связанные с браком продукции (например, расходы на командировку по доставке бракованных товаров от потребителя и возврату исправленных изделий потребителю)

28

71

Произведены расходы подотчетных лиц, относящиеся к будущим периодам

97

71

Произведены подотчетными лицами расходы, связанные с реализацией основных средств и иных активов

91

71

Возвращен подотчетным лицом неиспользованный аванс или денежные документы в кассу

50

71

Списаны отрицательные курсовые разницы по заграничной командировке

91

71

Отражены неизрасходованные суммы авансов, не возвращенные в установленный срок и подлежащие удержанию из заработной платы подотчетного лица

94

71

Произведены подотчетными лицами расходы за счет средств целевого финансирования

86

71

Списаны расходы подотчетных лиц, связанные с ликвидацией последствий чрезвычайных ситуаций

99

71

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на ОАО «ЧХЗ №2» может иметь как кредитовое, так и дебетовое сальдо, или даже развернутое сальдо. То есть на конкретную дату на этом счете может быть одновременно отражена и дебиторская, и кредиторская задолженность.

Дебетовое сальдо будет отражать подотчетные суммы, выданные работникам, которые еще не израсходованы или не возвращены в организацию - например, если работник еще находится в командировке или если он еще не приобрел те ценности, на покупку которых ему были выданы средства (иными словами, если работник еще не отчитался об израсходованных суммах и не вернул их). Кредитовое сальдо отражает сумму задолженности организации перед работником по возмещению перерасхода в случае, если работник при приобретении ценностей или оплате расходов в командировке потратил больше денег, чем ему было выдано (естественно, при условии, что все эти расходы утверждены руководителем организации).

Как было сказано выше, аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на ОАО «ЧХЗ №2» ведется отдельно по каждой выданной под отчет сумме. И перед тем как выдать аванс на командировочные расходы, бухгалтер должен проверить, нет ли за данным работником задолженности по ранее выданным ему авансам. Если таковая имеется, он должен сначала потребовать от работника внести эту сумму в кассу и только после этого выдавать ему новый аванс.

Сумма выдаваемого аванса определяется исходя из предполагаемых расходов на служебную командировку. Для этого бухгалтеру нужно сложить суммы расходов на проезд и проживание, а также рассчитать суточные.

Выдача наличных денег из кассы отражается проводкой: Дт71 Кт50.

Оформляется данная операция расходным кассовым ордером в общеустановленном порядке. Если в командировку одновременно направляется несколько работников, на ОАО «ЧХЗ №2» выдаются им подотчетные суммы по ведомости.

Рассмотрим бухгалтерский учет расходов по командировке на ОАО «ЧХЗ №2».

Как мы уже отметили, в течение 3 дней по возвращении из командировки работник обязан сдать авансовый отчет. На основании утвержденного авансового отчета бухгалтерия производит:

списание подотчетных сумм с работника;

отражение расходов по командировке на счетах учета затрат.

Таким образом, на основании авансового отчета кредитуется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и чаще всего дебетуются счета:

26 «Общехозяйственные расходы»; 44 «Общехозяйственные расходы»; 10 «Материалы» (субсчет «Транспортно-заготовительные расходы»); 91 «Прочие доходы и расходы»; 99 «Прибыли и убытки».

ООО «Фортуна» является плательщиком НДС, и согласно пункту 7 статьи 171 НК РФ подлежат вычетам суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки - по проезду к месту командировки и обратно, по пользованию в поезде постельными принадлежностями, по найму жилого помещения и т. д.

При этом, согласно пункту 1 статьи 172 НК РФ, вычеты по НДС производятся на основании выставленных продавцом счетов-фактур, документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога, либо на основании иных документов. Основанием для вычета сумм НДС, уплаченных за услуги по проезду, в случае, если билеты приобретались командированными сотрудниками за наличный расчет, будут проездные документы (билеты), в которых сумма НДС выделена отдельной строкой. Тогда сумма НДС учитывается на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям», а стоимость проезда без учета НДС включается в состав расходов организации на счетах 26, 44 и т. д.

Если же в билете нет указания о сумме НДС, выделять его расчетным путем нельзя. В этом случае вся стоимость билета должна быть включена в состав расходов (для целей налогообложения прибыли — в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

Поскольку командировочные расходы для целей налогообложения ограничиваются и нормируются — например, суточные признаются в размере не более 100 рублей в сутки, не признаются некоторые расходы на дополнительные услуги, оказываемые в гостиницах — в бухгалтерском учете возникают постоянные разницы в виде превышения сумм расходов, признаваемых в бухгалтерском учете, над суммами, учитываемыми для целей налогообложения прибыли. Они должны отражаться в аналитическом учете по тем счетам, на которых отражены соответствующие командировочные расходы.

Наличие постоянных разниц приводит к необходимости формировать постоянные налоговые обязательства. Их сумма определяется путем умножения суммы постоянной разницы на ставку налога на прибыль (в настоящее время - 24%). А начисляются они бухгалтерской проводкой: Дт 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кт 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль».

В соответствии с пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

В результате проверки и утверждения отчета на ОАО «ЧХЗ №2» может выявиться одна из трех ситуаций:

фактические командировочные расходы в точности равны
выданной под отчет сумме - в этом случае счет 71 «Расчеты
с подотчетными лицами» закроется автоматически после списания расходов по отчету;

фактически работник израсходовал в командировке больше, чем ему было выдано (например, стоимость проживания в гостинице оказалась выше, чем было запланировано, или билеты оказались дороже, чем предполагалось) — конечно, при условии, что все эти расходы оправданы и утверждены руководителем организации в фактическом размере.

Выдача перерасхода по авансовому отчету производится по расходному кассовому ордеру в общеустановленном порядке и оформляется бухгалтерской записью: Дт 71    Кт 50.

Возврат остатка неиспользованного аванса работником в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером в установленном порядке и отражается проводкой: Дт 50    Кт 71.

Если же работник не вернет неиспользованный остаток подотчетной суммы, бухгалтер имеет право удержать его из заработной платы этого человека на основании статьи 137 ТК РФ. Для этого сначала необходимо списать невозвращенную сумму с кредита счета 71 в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» как недостачу, подлежащую взысканию с подотчетного лица. А дальше можно поступить одним из двух способов:

1) если сумма невелика и ее можно удержать из заработной платы
работника единовременно — учитывая то, что статья 138 ТК РФ
запрещает удерживать из зарплаты работников более 20 % начисленной суммы, — удержание можно оформить проводкой: Дт 70   Кт 94;

2) если же сумма существенна, и ее придется удерживать из зарплаты работника по частям в течение нескольких месяцев, ее целесообразно списать со счета 94 на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» проводкой: Дт 73-2    Кт 94, а фактические удержания из заработной платы впоследствии отражать проводкой: Дт 70    Кт 73-2.

Рассмотрим особенности учета расчетов с подотчетными лицами по оплате хозяйственных расходов.

Обычно наличные деньги на ОАО «ЧХЗ №2» выдаются на оплату почтовых расходов, услуг связи, на приобретение канцелярских принадлежностей, закупку продукции у населения, приобретение сырья, материалов или товаров в организациях розничной торговли и прочие хозяйственные нужды.

Выдача средств на хозяйственные расходы на ОАО «ЧХЗ №2» производится в рублях из кассы организации на основании приказа руководителя (или заявления работника с разрешительной надписью руководителя), оформляется расходным кассовым ордером в общеустановленном порядке и отражается в учете бухгалтерской записью: Дт71  Кт 50.

Представительские расходы возникают в связи с необходимостью проведения организационной работы по заключению договоров, расширению сферы деятельности и взаимовыгодного сотрудничества с партнерами. По нормам п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах, для установления или поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров, правления или иного руководящего органа, независимо от места проведения указанных мероприятий:

- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц принимающей организации, участвующих в переговорах;

- транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

- буфетное обслуживание во время переговоров;

- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате принимающей организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Представительские расходы в качестве коммерческих, формируют расходы по обычным видам деятельности в полном объеме и включаются при формировании финансового результата в себестоимость проданной продукции (пп.5, 7, 9 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99).

Расходы по обычным видам деятельности согласно п.18 ПБУ 10/99 признаются в том отчетном периоде, в котором имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) при выполнении условий, перечисленных в п.16 ПБУ 10/99.

В соответствии с российскими правилами бухгалтерского учета представительские расходы, в зависимости от их назначения, можно списывать за счет следующих средств организации:

- себестоимости оказываемых услуг (продукции, работ) или издержки обращения в торговле, если они были связаны с текущей деятельностью организации;

- капитальных вложений при условии, что представительские расходы использовались для инвестиционной деятельности (например, капитальное строительство или модернизация производства, приобретение объекта основных средств);

- прочих расходов, отражаемых на финансовых результатах, принимаемых или не принимаемых для целей налогообложения (например, связанные с продажей основного средства, ценных бумаг);

- счета учета ценностей (например, связанные с приобретением ценных бумаг);

- целевых источников финансирования, если представительские расходы используются и в этих целях.

Капитальные затраты, связанные с оборудованием места проведения деловых встреч, к представительским расходам не относятся.

Представительские расходы учитываются при расчете налогов на прибыль только в пределах лимита - 4% от затрат на оплату труда. Остальные затраты не включаются в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль (п. 42 ст. 270 НК РФ). Кроме того, входной НДС, который относится к сверхлимитным расходам, нельзя принимать к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Рассмотрим расчеты с подотчетными лицами на ОАО «ЧХЗ №2».

Таблица 5

Движение подотчетных сумм на ОАО «ЧХЗ №2»

за 2004-9 месяцев 2005 г.

Вид расходов

Остаток на начало отчетного периода (дебитовый)

Выдано в подотчет

Израсходовано за отчетный период

Остаток на конец отчетного периода (кредитовый)

Хозяйственные расходы

12570-22

280267-67

302702-13

9864-24

Командировочные расходы

27764-76

316977-24

346643-91

1901-91

Представительские расходы

7865-41

123558-14

131423-55

-

Итого расходов

48200-39

720803-05

780769-59

11766-15

Как видно из таблицы 5 на начало 9 месяцев 2005 года на ОАО «ЧХЗ №2» образовался дебетовый остаток по подотчетным суммам, т.е. сотрудники предприятия не в полном объеме рассчитались по выданным авансам.

Наибольшая задолженность за подотчетными лицами наблюдается по командировочным расходам в размере 27764,76 руб., по хозяйственным расходам наблюдается остаток 12570,22 руб., а по представительским – 7865,41 руб.

В течение 2005 года было выдано в подотчет 720803,05 руб. и израсходовано подотчетных сумм – 780769,59 руб. К концу 9 месяцев 2005 года образовалась задолженность предприятия за работниками предприятия по подотчетными суммами в размере 11766,15 руб.

Таблица 6

Структура выданных и израсходованных подотчетных сумм

на ОАО «ЧХЗ №2» за 2004-9 месяцев 2005 г.

Вид расходов

Выдано в подотчет

Уд.вес, %

Израсходовано за отчетный период

Уд.вес, %

Хозяйственные расходы

280267-67

38,9

302702-13

38,8

Командировочные расходы

316977-24

43,9

346643-91

44,4

Представительские расходы

123558-14

17,2

131423-55

16,8

Итого расходов

720803-05

100

780769-59

100

Как видно из таблицы 6, наибольшую долю как среди выданных, так и среди израсходованных подотчетных сумм за отчетный период занимают командировочные расходы (43,9% и 44,4% соответственно).

Доля хозяйственных расходов, в общей сумме выданных в подотчет сумм составляет 38,9%, а израсходованных – 38,8%

Доля представительских расходов по выданным и израсходованным подотчетным суммам составила 17,2% и 16,8% соответственно.

Рассмотрим учет расчетов с подотчетными лицами по административно-хозяйственным расходам.

3.3. Учет расчетов с подотчетными лицами по административно-хозяйственным расходам

Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Выдавая деньги под отчет, необходимо соблюдать требования, установленные Порядком ведения кассовых операций. Так, пункт 11 Порядка запрещает:

выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;

передавать подотчетные суммы от одного работника другому.

Руководитель организации должен утвердить своим приказом список работников, которым могут выдаваться денежные средства под отчет.

Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен.

Такой срок также может установить руководитель организации своим приказом. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения этого срока.

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.

Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации.

Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (60 000 руб. по одной сделке с одним юридическим лицом). Это установлено указанием Центрального банка РФ от 14 ноября 2001 г. № 1050-У.

Если работник нарушит установленный лимит расчетов, ваша фирма может быть оштрафована.

Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей. Штраф налагается только на ту фирму, которая расплатилась наличными (то есть на покупателя). За это же нарушение на руководителя фирмы может быть наложен административный штраф от 4000 до 5000 рублей (ст.15.1 КоАП РФ).

Выдача наличных денег подотчетным лицам из кассы оформляется расходным кассовым ордером.

В расходном кассовом ордере укажите цель выдачи денежных средств (например, на покупку канцтоваров).

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если предприятие выдало работнику из кассы деньги под отчет, в учете дается проводка:

Дебет 71 Кредит 50-1 - выданы работнику денежные средства под отчет из кассы.

Работник, получивший денежные средства под отчет, должен за них отчитаться.

Для этого ему необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1 (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

Если произведенные расходы носят производственный характер, то затраты отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счетов учета затрат или ценностей, купленных подотчетным лицом.

При покупке подотчетными лицами того или иного имущества дается проводка:

Дебет 08 (07, 10, 41) Кредит 71 - оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом.

При покупке ценностей в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек контрольно-кассовой машины.

Если расходы подотчетного лица связаны с нуждами основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то затраты отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 29) Кредит 71 - списаны расходы подотчетного лица, необходимые для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.

Если денежные средства выдаются для осуществления расходов, связанных с управленческой деятельностью, то сделайте проводку:

Дебет 25 (26) Кредит 71 - оплачены подотчетными лицами общепроизводственные (общехозяйственные) расходы.

Если денежные средства выдаются для осуществления расходов, связанных с продажей готовой продукции или товаров, сделайте запись:

Дебет 44 Кредит 71 - затраты подотчетных лиц, связанные с продажей готовой продукции (товаров), учтены в расходах на продажу.

Если подотчетное лицо оплатило расходы, относящиеся к будущим периодам, то сделайте такую проводку:

Дебет 97 Кредит 71 - отражены расходы подотчетных лиц, относящиеся к будущим периодам.

Если подотчетное лицо оплатило расходы непроизводственного характера (например, расходы на осуществление спортивных мероприятий, отдыха, развлечений и т.п.), сделайте в учете запись:

Дебет 91-2 Кредит 71 - затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составе внереализационных расходов.

Такая же проводка делается, если расходы подотчетного лица связаны с получением организацией прочих доходов (например, работник оплатил ремонт основных средств, предоставленных организацией в аренду).

Сумму НДС по расходам или имуществу, оплаченному подотчетным лицом, спишите проводками:

Дебет 19 Кредит 71 - учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 - произведен налоговый вычет.

Налоговый вычет по НДС предоставляется только при наличии счета-фактуры поставщика товаров (работ, услуг).

Сумма НДС по расходам непроизводственного характера из бюджета не возмещается. Такая сумма списывается проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19 - списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Если работник израсходовал сумму большую, чем ему выдано из кассы, то эту сумму ему необходимо возместить.

Такую операцию отразите записью:

Дебет 71 Кредит 50-1 - возмещены работнику затраты, превышающие сумму денежных средств, выданных из кассы.

Если работник возвращает неизрасходованные суммы в кассу организации, сделайте в учете запись:

Дебет 50-1 Кредит 71

- оприходованы денежные средства, не израсходованные работником и возвращенные в кассу организации.

Рассмотрим учет командировочных расходов.

3.4. Учет командировочных расходов

Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

Если такому работнику возмещаются расходы по той или иной поездке, то сумма возмещения является частью его вознаграждения по договору.

Не могут быть направлены в командировку:

беременные женщины;

работники младше 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т.п., а также профессиональных спортсменов).

Допускается направление в командировку с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями (ст. 259 ТК РФ):

женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;

работников, имеющих детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;

работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Эти работники должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от служебной командировки.

Работник, находящийся в командировке, должен работать по графику, установленному в организации, в которую он прибыл.

Если период командировки включает выходные и праздничные дни, то другие дни отдыха по возвращении работника из командировки ему не предоставляются.

Если работник специально был командирован для работы в выходные и праздничные дни, то за работу в эти дни ему должна быть начислена доплата.

Работа в праздничные и выходные дни оплачивается в двойном размере (ст. 153 НК РФ).

О том, как начислить такую доплату, смотрите ситуацию «Доплата за работу в выходные и праздничные дни» (раздел «Доплаты, надбавки и компенсации»).

Если работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха по его заявлению. При этом в приказе о направлении в командировку оговаривают, что работник должен выехать в выходной день в связи со служебной (производственной) необходимостью.

За рабочие дни в командировке работнику выплачивается средняя заработная плата за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Командированному работнику оплачиваются:

расходы по найму жилого помещения;

расходы по проезду к месту командировки и обратно;

суточные;

другие расходы (например, оплата услуг связи или почты).

На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Аванс выдается в рублях. Однако, если работник уезжает в зарубежную командировку или в страны СНГ, аванс выдается в валюте страны, в которую он направляется.

Оплата расходов, связанных с зарубежными командировками работников, относится к текущим валютным операциям. Следовательно, разрешение Центрального банка РФ не требуется (подп. «г» п. 9 ст. 1 Закона РФ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Для того чтобы получить валюту, вам необходимо открыть валютный счет в банке. Валюта на оплату командировочных расходов может быть получена только с валютного счета.

Валюту с текущего валютного счета можно получить не раньше чем за 10 рабочих дней до выезда работника в командировку. Одновременно с выдачей наличной валюты или дорожного чека вы должны получить на имя каждого командируемого работника или на имя старшего группы справку по форме № 0406007. Она является основанием для вывоза наличной иностранной валюты.

Эту справку необходимо зарегистрировать в журнале учета справок (порядок ведения журнала приведен в приложении 3 к Положению Банка России от 25 июня 1997 г. № 62).

Чтобы не перевозить крупные суммы денег через границу, вы можете не получать валюту в российском банке, а перевести ее в иностранный банк на счет командируемого работника либо на его имя до востребования.

Если командировка отменяется, иностранную валюту или дорожные чеки вместе со справкой по форме № 0406007 в течение пяти дней со дня предполагавшегося отъезда нужно сдать в банк.

После возвращения работника из командировки и представления в бухгалтерию авансового отчета сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу организации.

Если работник получил аванс в валюте, он может возвратить неизрасходованную сумму аванса либо в валюте, либо в рублях (по официальному курсу иностранной валюты на дату утверждения авансового отчета).

Неиспользованные суммы наличной валюты или дорожные чеки нужно сдать в банк в течение 10 рабочих дней после того, как работник вернет их в кассу организации.

Работнику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения.

Также работнику возмещаются расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.

Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т.д.). Такие расходы работнику не оплачиваются.

Если руководитель организации все-таки принял решение оплатить такие расходы, то их сумма облагается налогом на доходы физических лиц и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Эта сумма налогооблагаемую прибыль организации не уменьшает и, следовательно, единым социальным налогом не облагается (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Кроме того, работнику возмещаются расходы по бронированию места в гостинице. Такие расходы оплачиваются в пределах 50% от стоимости проживания в гостинице в сутки.

Расходы на проживание, возмещаемые командированному работнику, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 12 ст. 264 НК РФ).

Сумма расходов на проживание командированного работника, оплаченная организацией, налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается (п. 3 ст. 217, п. 1 ст. 238 НК РФ, п. 4 постановления Правительства РФ от 2 марта 2000 г. № 184, п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС России, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765).

Документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.

Суммы НДС, уплаченные за наем жилого помещения и дополнительные услуги, оказанные в гостинице в период проживания (за исключением услуг баров и ресторанов, услуг по обслуживанию в номере, услуг по использованию рекреационно-оздоровительных объектов), принимаются к вычету.

Для этого необходимо, чтобы расходы были произведены для осуществления деятельности, облагаемой НДС, и уменьшали налогооблагаемую прибыль фирмы.

Налоговый вычет производится на основании:

счета-фактуры гостиницы;

расчетных документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога (кассовый чек, бланк строгой отчетности и т.п.).

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);

оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;

оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;

стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;

сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Расходы, связанные с проездом к месту командировки и обратно, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 12 ст. 264 НК РФ).

Сумма расходов по проезду командированного работника, оплаченная организацией, налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается (п. 3 ст. 217, п. 1 ст. 238 НК РФ, п. 4 постановления Правительства РФ от 2 марта 2000 г. № 184, п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС России, утвержденного постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765).

Сумма НДС по расходам, связанным с проездом, принимается к вычету при условии, что пункты отправления и назначения находятся на территории России.

Кроме того, сумма НДС должна быть выделена в проездном документе (билете) отдельной строкой. Счет-фактура в этом случае не требуется, так как билет является бланком строгой отчетности.

Аналогично принимается к вычету и сумма НДС при оплате в поезде постельных принадлежностей, если она включена в цену билета.

Если же стоимость постельных принадлежностей в цену билета не включена, а подтверждается иными документами, счет-фактура обязателен.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

Размер суточных, которые фирма выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом размеры не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для бюджетных организаций.

В настоящее время этот размер составляет 100 рублей за день нахождения в командировке (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93).

Если суточные выдаются в пределах норм, то их сумма уменьшает налогооблагаемую прибыль, не облагается налогом на доходы физических лиц, ЕСН, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Если суточные выдаются сверх установленных норм, то сумма превышения:

не уменьшает налогооблагаемую прибыль;

облагается налогом на доходы физических лиц;

облагается взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Единый социальный налог на суточные, выданные сверх норм, не начисляется. Связано это с тем, что суточные сверх норм налогооблагаемую прибыль организации не уменьшают, а такие выплаты ЕСН не облагаются (п. 3 ст. 236 НК РФ).

В некоторых случаях работнику, направляемому в командировку, необходимо осуществить какие-либо дополнительные расходы (например, провоз багажа, услуги связи, приобрести те или иные товары и т. д.).

В таких случаях выдайте работнику аванс в размере предполагаемых расходов.

Порядок налогообложения командировочных расходов обобщен в таблице.

Таблица 7

Порядок налогообложения командировочных расходов

Вид расходов

Налог на доходы физических лиц

Единый  социальный налог и  взносы на обязательное  пенсионное  страхование

Взнос на страхование от  несчастных  случаев на производстве и   профессиональных заболеваний         

Оплата проживания (на основании документов, подтверждающих расходы)       

не облагается

не облагается

не облагается

Оплата услуг  в гостинице,  не посредственно не связанных  с проживанием   (например,  обслуживание  в баре или ресторане)          

облагается

не облагается

облагается

Оплата  проезда до места командировки  и  обратно          

не облагается

не облагается

не облагается

Расходы по про езду  на  аэродром или вокзал в местах отправления,  назначения и пересадок (в том числе на такси)   

не облагается

не облагается

не облагается

Расходы на провоз багажа     

не облагается

не облагается

не облагается

Расходы по  об мену  одной валюты на  другую или   дорожного чека на  наличную валюту     

не облагается

не облагается

не облагается

Суточные в пре делах норм, утвержденных Правительством РФ

не облагаются

не облагаются

не облагаются

Суточные  сверх норм,   утвержденных   Правительством РФ   

облагаются

не облагаются

облагаются

Сборы за услуги аэропортов,    страховые и комиссионные сборы             

не облагаются

не облагаются

не облагаются

Другие  расходы производственного характера

не облагаются

не облагаются

не облагаются

При загранкомандировках работнику дополнительно оплачиваются:

расходы по оформлению заграничных паспортов, виз, приглашений и других выездных документов;

расходы по обмену в банке дорожных чеков на наличную иностранную валюту;

консульские и аэродромные сборы;

сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

иные аналогичные платежи и сборы.

Ряд иностранных государств не разрешает въезд в страну без оформления обязательной медицинской страховки. Такие расходы также оплачиваются работникам.

При выдаче работнику аванса на командировку в учете делается запись:

Дебет 71 Кредит 50-1 - выданы работнику наличные денежные средства (дорожные чеки) для оплаты командировочных расходов.

Если денежные средства для оплаты командировочных расходов зачисляются на корпоративную пластиковую карту, в учете следует сделать записи:

Дебет 55 кредит 51 (52) - перечислены денежные средства на специальный карточный счет;

Дебет 71 Кредит 55 - учтена сумма аванса, выданного работнику для оплаты командировочных расходов.

Порядок отражения в учете расходов командированного работника зависит от цели командировки.

Если командировка необходима для нужд основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то расходы работника отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 29) Кредит 71 - списаны расходы по командировке, необходимой для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.

Если командировка связана с управленческой деятельностью организации (например, проверка деятельности филиала, участие в собрании акционеров), то расходы отразите записью:

Дебет 26 Кредит 71 - списаны расходы по командировке, необходимой для управленческих нужд организации.

Если командировка была связана с продажами товаров или готовой продукции, то расходы по ней отражаются записью:

Дебет 44 Кредит 71 - списаны расходы по командировке, связанной с продажей товаров или готовой продукции.

Затраты на командировку, связанную с приобретением того или иного имущества, увеличивают его стоимость. Такие затраты отразите записью:

Дебет 08 (07, 10, 41) Кредит 71 - списаны затраты по командировке, связанной с покупкой нематериальных активов или основных средств (материалов, товаров).

Если работник вашей организации ездил в командировку, связанную с возвратом и транспортировкой бракованной продукции, расходы по ней отразите так:

Дебет 28 Кредит 71 - списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции.

Если командировка связана с получением организацией прочих доходов (например, заключение работником договора о предоставлении имущества организации в аренду), то расходы командированного лица спишите проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 71 - списаны расходы по командировке, связанной с получением организацией прочих доходов.

Такая же проводка делается, если работник оплатил в командировке те или иные расходы непроизводственного характера (например, расходы на осуществление спортивных мероприятий, отдыха, развлечений и т.п.) и организация их возмещает.

Сумму НДС по командировочным расходам спишите проводками:

Дебет 19 Кредит 71 - учтена сумма НДС по командировочным расходам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

- произведен налоговый вычет (на основании счетов-фактур, полученных от поставщиков товаров (работ, услуг)).

Сумма НДС по расходам непроизводственного характера к вычету не принимается. Такая сумма списывается проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19 - списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Если работник израсходовал в командировке сумму большую, чем выданный аванс, то эту сумму ему необходимо возместить. Такую операцию отразите записью:

Дебет 71 Кредит 50-1 - возмещены работнику затраты по командировке, превышающие ранее выданный аванс.

Если работник возвращает суммы неизрасходованного аванса в кассу организации, сделайте в учете запись:

Дебет 50-1 Кредит 71 - оприходованы денежные средства, не израсходованные работником и возвращенные в кассу организации.

Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, сделайте в учете запись:

Дебет 94 Кредит 71 - отражена сумма невозвращенного аванса.

В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника:

Дебет 70 Кредит 94 - удержана сумма неизрасходованного аванса из зарплаты работника

или при невозможности удержания из оплаты труда работника:

Дебет 73 Кредит 94 - отражена задолженность работника в сумме невозвращенного аванса.

При выдаче средств на командировку в иностранной валюте бухгалтеру следует:

оприходовать наличную иностранную валюту, полученную в банке, по официальному курсу на день оприходования;

выдать иностранную валюту работнику по официальному курсу на день выдачи;

отразить расходы командированного лица по официальному курсу на день утверждения авансового отчета;

скорректировать (увеличить или уменьшить) задолженность подотчетного лица исходя из официального курса иностранной валюты, действующего на день утверждения авансового отчета или на день составления бухгалтерской отчетности (если к этому времени задолженность не была погашена).

Если на дату утверждения авансового отчета (дату составления отчетности) курс валюты оказался выше, чем на дату ее выдачи, то в учете возникает положительная курсовая разница.

Сумму положительной курсовой разницы отнесите в кредит субсчета 91-1: Дебет 71 Кредит 91-1 - отражена положительная курсовая разница.

Если на дату утверждения авансового отчета (дату составления отчетности) курс валюты оказался ниже, чем на дату ее выдачи, то в учете возникает отрицательная курсовая разница.

Сумму отрицательной курсовой разницы отнесите в дебет субсчета 91-2:

Дебет 91-2 Кредит 71 - отражена отрицательная курсовая разница.

Рассмотрим учет представительских расходов.

3.5. Учет представительских расходов

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ.

Согласно этой статье, к представительским расходам относятся затраты:

по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;

по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;

по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;

по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Для контроля за затратами по приему делегаций рекомендуется установить предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя.

После каждого приема делегации лицу, ответственному за оформление представительских расходов, следует составить отчет. В отчете указываются дата и место проведения приема, его программа, приглашенные лица, представители организации, участвовавшие в приеме, и величина представительских расходов.

После окончания приема работник, ответственный за расходование средств на представительские расходы, должен составить авансовый отчет по форме № АО-1.

К авансовому отчету прилагаются все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т.д.).

При выдаче подотчетному лицу средств на представительские расходы сделайте в учете запись:

Дебет 71 Кредит 50-1 - выданы денежные средства на оплату представительских расходов.

Вся сумма затрат по приему представителей других организаций учитывается в составе расходов по обычным видам деятельности.

Сумму данных расходов отразите записью:

Дебет 44 Кредит 71 - учтена сумма представительских расходов.

Сумма представительских расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль только при условии, что она не превышает 4% от затрат организации на оплату труда (ст.264 НК РФ). Перечень этих затрат приведен в статье 255 НК РФ.

Сумма представительских расходов, которая превышает этот норматив, налогооблагаемую прибыль не уменьшает.

Сумма НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимается к вычету (п.7 ст.171 НК РФ).

Сумму НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, спишите проводками:

Дебет 19 Кредит 71 - учтена сумма НДС по представительским расходам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 - произведен налоговый вычет.

Приказом руководителя ОАО «Чебоксарский хлебозавод №2» на 2005 год установлены следующие нормы расходования средств на представительские расходы.

Таблица 8

Нормы расходования средств на представительские расходы

ОАО «Чебоксарский хлебозавод №2» на 2005 год

Вид представительских расходов

Расходы на одного  человека

Затраты, связанные с проведением  официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия)                     

до 300 руб. в день

Транспортное обеспечение участников официального приема                           

до 600 руб. в день

Буфетное обслуживание во время переговоров    

до 125 руб. в день

Оплата  услуг  переводчиков,  не   состоящих в штате организации:                           

- для руководителя делегации                  

- для членов делегации из расчета 1 переводчик на 5 человек                                  

до 250 руб. в день

до 200 руб. в день

Рассмотрим совершенствование бухгалтерского учета и внутрихозяйственного контроля расчетов с подотчетными лицами.

Глава 4. Совершенствование бухгалтерского учета и внутрихозяйственного контроля расчетов с подотчетными лицами

На текущий момент существует довольно большое количество универсальных комплексов ведения бухгалтерского учета, которые предназначены  не только для автоматизации учета расчетов с подотчетными лицами, но и для ведения всего бухгалтерского учета, как на малых так и на крупных предприятиях.

Отличительными чертами операций по расчетам с подотчетными лицами являются их исключительная трудоемкость (расчеты должны проводиться по каждому работнику), стандартность выполняемых операций (командировочные, представительские расходы не должны превышать установленные нормы), а также абсолютная безошибочность вычислительных операций. Таким образом, в ОАО «ЧХЗ №2» имеются все предпосылки для автоматизации этих операций.

В настоящее время на данном предприятии применяется программа «1С: Бухгалтерия».

В комплексе автоматизации и учета расчетов с подотчетными лицами очень удобно представлен интерфейс работы с первичными документами, такими как авансовые отчеты, приходные и расходные кассовые ордера и др.

«1С: Бухгалтерия» значительно облегчает и ускоряет работу бухгалтера по учету расчетов с подотчетными лицами. Так же наиболее развита сеть распространения и технической поддержки  фирмы 1С, т.е. налицо все преимущества более полного использования этой программы во всех видах бухгалтерского учета.

Программа  «1С: Бухгалтерия» предоставляет достаточно широкие возможности для настроек. Можно изменить или добавить документы, расчеты, перестроить главное меню, создать аналитические отчеты. Однако большинство этих работ требует навыков программирования и отличного знания самой программы. Поэтому обычному пользователю с ними не справиться.

Программа «1С: Бухгалтерия» предназначена для работы в среде WIDOWS. Основной особенностью этого продукта является то, что все события, так или иначе влияющие на расчет подотчетных сумм, оформляются при помощи соответствующих документов. Промежуточные расчеты программа производит самостоятельно. С одной стороны это очень удобно – все рассчитывается автоматически, с программой может работать бухгалтер невысокой квалификации. С другой стороны, если столкнуться с непредусмотренными разработчиками событием, зарегистрировать его в программе становиться затруднительно. В этом случае требуется производить настройку и доделку программы.

В программе ведутся справочники сотрудников, должностей, категорий. Справочники доступны для редактирования и пополнения в любой момент.

Программа «1С: Бухгалтерия» позволяет формировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 по каждому сотруднику, оборотно-сальдовую ведомость по всем счетам, в т.ч. и по счету 71, проводить анализ счета 71.

В программе «1С: Бухгалтерия» отмечено, какими документами типовой конфигурации обеспечивается ввод проводок по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:

1) «Расходный кассовый ордер» - для оформления выдачи из кассы наличных денежных средств под отчет или возмещения перерасхода;

2) «Приходный кассовый ордер» - для оформления операций возврата неиспользованных денежных средств, полученных сотрудником под отчет;

3) «Выписка» - для оформления операций получения денежных средств с расчетного счета по чеку и сдачи неиспользованной части подотчетных сумм на расчетный счет в банке;

4) «Авансовый отчет» - универсальный документ для отражения расходов, осуществленных подотчетным лицом;

5) «Переоценка валюты» - для переоценки валютного субсчета счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)».

Для ввода информации о расходах, выполненных подотчетным лицом, в типовой конфигурации предусмотрен документ «Авансовый отчет» (меню: «Документы - Авансовый отчет»).

Форма документа имеет две закладки.

На первой закладке «Лицевая сторона» указывается информация, которая отражается на лицевой стороне обычного авансового отчета. На второй закладке «Оборотная сторона» заполняется табличная часть, соответствующая оборотной стороне авансового отчета.

На первой закладке устанавливаются значения следующих реквизитов.

Переключатель «Тип авансового отчета» может быть установлен в одно из двух положений - «рублевый» или «валютный». В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или в иностранной валюте. При выборе валютного варианта появляется два поля. В одном запрашивается валюта расчетов, в другом отображается курс этой валюты на дату составления авансового отчета.

Значение реквизита «Сотрудник» вводится путем выбора элемента из справочника «Сотрудники».

В реквизите «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.

В группе «Получено (от кого, дата, сумма)» указывается источник получения аванса, дата получения, сумма выданного аванса.

В реквизите «Приложено документов» указывается количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов.

Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то в поле «Предыдущий аванс» указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки Показать. Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

На закладке «Оборотная сторона» формы диалога расположена табличная часть документа.

В каждой строке табличной части следует указать:

дату или интервал дат совершения расходов;

корреспондирующий счет и объекты аналитического учета;

назначение расходов (поле «кому, за что и по какому документу уплачено»);

общую сумму расходов на указанные цели согласно представленным оправдательным документам или по расчету;

если на выбранном корреспондирующем счете предусмотрен количественный учет, необходимо ввести количество приобретенных материальных ценностей;

если расходы оплачены с учетом налога на добавленную стоимость, возмещаемого в установленном порядке из бюджета, следует дополнительно указать сумму НДС.

При проведении авансового отчета по каждой строке табличной части будет сформирована проводка на сумму без НДС по дебету указанного корреспондирующего счета и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71.1 или 71.2 в зависимости от типа авансового отчета).

Документ позволяет указывать в качестве корреспондирующего счета произвольный счет из рабочего плана счетов, однако если аванс использован на приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) - основных средств, нематериальных активов, материалов, или на оплату услуг, то в качестве корреспондирующего счета целесообразно указать счет расчета с контрагентами (60 или 76).

Если сотрудник представил в бухгалтерию уже заполненный отчет, то информацию из него следует перенести в форму документа и сформировать проводки. Если сотрудник испытывает трудности в заполнении авансового отчета, то бухгалтер может самостоятельно составить отчет по предоставленным документам. В этом случае следует сформировать и распечатать форму установленного образца и после утверждения отчета провести.

При проведении документа по какой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71.1 или 71.2) и дебету счета, на который списываются затраты. Для «рублевых» авансовых отчетов используется субсчет 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях», для «валютных» - субсчет 71.11 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте». В этом случае остаток на счете 71.11 по данному сотруднику переоценивается, и сумма курсовой разницы списывается проводкой на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

Результаты  проведенного исследования организации учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «ЧХЗ №2» показали, что целом состояние учета можно оценить как удовлетворительное.

Преимуществом ведения учета расчетов с подотчетными лицами на ОАО «ЧХЗ №2» является его соответствие нормативным документам по бухгалтерскому учету, положениям, а также ведение учета в комплексной программе «1С: Бухгалтерия», где аналитический учет ведется по каждому контрагенту. Однако стоит отметить и существенные недостатки.

Одним из недостатков ведения бухгалтерского учета на ОАО «ЧХЗ №2» является то, что на предприятии не определен круг лиц сотрудников, которые входят в круг подотчетных лиц. Этот перечень должен утверждаться приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю - купить бензин, секретарю - отправить почту, командированному - заплатить за гостиницу.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Эти правила предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций). Так, в пункте 11 этого документа сказано, что сотрудник, который получил деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании. Сделать это он должен не позднее чем через три рабочих дня после того, как истечет срок, на который были выданы деньги. Этот срок утверждается приказом руководителя предприятия.

Таким образом, в приказе нужно не только перечислить подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Так как на ОАО «ЧХЗ №2» нет такого приказа, то получается, что срок, на который выдаются деньги, не установлен. А в этом случае «подотчетники» должны отчитываться не позже чем через три рабочих дня после того, как получат ту или иную сумму. Иначе в ходе налоговой проверки предприятие могут оштрафовать за нарушение Порядка ведения кассовых операций.

В учетной политике ОАО «ЧХЗ №2» не предусмотрен учет расчетов с подотчетными лицами. Поэтому руководству предприятия необходимо внести поправки и изменения в учетную политику, которая будет принята на следующий год.

Заключение

Дипломная работа была выполнена на материалах Открытого акционерного общества «ЧХЗ №2».

Виды деятельности ОАО «Чебоксарский хлебозавод №2» - производство продуктов питания, табачных изделий и кормов.

Данные проведенного анализа показывают, что сумма реализованной продукции в 2004 году выросла на 138290 тыс. руб. по сравнению с 2003 годом.

В 2003 году наибольший удельный вес продукции ОАО «ЧХЗ №2» приходится на производство хлеба (46,1%) и кондитерское производство (24,8%). В 2004 году удельный вес всех видов производств вырос по сравнению с 2003 годом. Это объясняется тем, что предприятие ОАО «ЧХЗ №2» стало выпускать большее количество продукции по сравнению с предыдущим периодом.

На предприятии наблюдается снижение численности персонала на 102 человека, а также снижение фонда оплаты труда всего персонала на 55,9 тыс.руб.

Среднегодовой объем продаж на одного работающего в натуральном выражении составлял в 2003 году 71,4 шт., а в к 2004 году наблюдается увеличение данного показателя на 3,7 шт. Также наблюдается повышение среднегодового объема продаж на одного работающего в стоимостном выражении на 26,2 тыс.руб.

Полная себестоимость продукции увеличилась на 71275 тыс.руб. или на 16,8%.

Себестоимость единицы продукции увеличилась на 0,1 тыс.руб. или на 9,1%.

В 2004 году предприятие получило чистой прибыли на 4004 тыс.руб. больше, по сравнению с 2003 годом.

В связи с такими изменениями уровень рентабельности снизился на 1,6%.

Одним из основных документов, регулирующих порядок ведения бухгалтерского учета на ОАО «ЧХЗ №2», является учетная политика.

На ОАО «ЧХЗ №2» принята учетная политика как для целей бухгалтерского, так и для целей налогового учета.

Организация «ЧХЗ №2» может выдавать работникам из кассы наличные денежные средства под отчет на:

командировочные расходы;

хозяйственные расходы;

представительские расходы.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.

Учет расчетов с подотчетными лицами в ОАО «ЧХЗ №2» осуществляется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», предназначенном, согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 года № 94н), для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Аналитический учет по данному счету ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Направляя сотрудников в командировку, необходимо оформить несколько документов, унифицированные формы которых утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1 (за исключением авансового отчета, форма которого утверждена постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 года № 55).

Прежде всего, должны быть оформлены Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а. Этот документ заполняется в два приема.

После принятия решения о направлении работника в командировку выписывается собственно служебное задание, которое подписывается руководителем ОАО «ЧХЗ №2», в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку.

А после возвращения из командировки работник составляет краткий отчет о выполненной за время командировки работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения. После этого полностью заполненная форма № Т-10а передается в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

Далее на основании приказа по форме № Т-9 работник кадровой службы ОАО «ЧХЗ №2» выписывает в одном экземпляре Командировочное удостоверение по форме № Т-10. Этот документ удостоверяет время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункты назначения и время убытия из них).

Сумма выдаваемого аванса определяется исходя из предполагаемых расходов на служебную командировку. Для этого бухгалтеру нужно сложить суммы расходов на проезд и проживание, а также рассчитать суточные.

Выдача наличных денег из кассы отражается проводкой: Дт71 Кт50.

На основании авансового отчета кредитуется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и чаще всего дебетуются счета: 26 «Общехозяйственные расходы»; 44 «Общехозяйственные расходы»; 10 «Материалы» (субсчет «Транспортно-заготовительные расходы»); 91 «Прочие доходы и расходы»; 99 «Прибыли и убытки».

Выдача перерасхода по авансовому отчету производится по расходному кассовому ордеру в общеустановленном порядке и оформляется бухгалтерской записью: Дт 71    Кт 50.

Возврат остатка неиспользованного аванса работником в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером в установленном порядке и отражается проводкой: Дт 50    Кт 71.

При проверке авансовых отчетов подотчетных лиц необходимо обратить внимание на следующее:

имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку;

правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда);

имеется ли командировочное удостоверение с отметкой в месте пребывания в командировке;

правильность и своевременность составления авансовых отчетов;
правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды;

наличие оправдательных документов;

полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчетной суммы;

правильность возмещения затрат на представительские расходы;

правильность возмещения затрат при краткосрочных загран-командировках;

правильность составления бухгалтерских проводок по операциям с подотчетными лицами;

правильность выведения остатков на конец месяца по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

соответствие записей в авансовых отчетах записям в журнале-ордере №7 по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и главной книге.

Одним из недостатков ведения бухгалтерского учета на ОАО «ЧХЗ №2» является то, что на предприятии не определен круг лиц сотрудников, которые входят в круг подотчетных лиц. В приказе нужно не только перечислить подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

В учетной политике ОАО «ЧХЗ №2» не предусмотрен учет расчетов с подотчетными лицами. Поэтому руководству предприятия необходимо внести поправки и изменения в учетную политику, которая будет принята на следующий год.

Список использованной литературы

  1.  Гражданский кодекс Российской Федерации с изм. и доп. от 26 марта 2003 г.
  2.  Налоговый кодекс РФ – часть первая от 31 июля 1998 г. №146-ФЗ и часть вторая от 5 августа 2000 г. №117-ФЗ
  3.  Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (с изм. и доп. от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г., 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 9 мая 2005 г.)
  4.  Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ с изм. и доп. от 26 марта 2003 г.
  5.  Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утвержденное приказом Минфина РФ от 9 декабря 1998 г. № 60н
  6.  Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99, утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 6 июля 1999 г. № 43н
  7.  Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» (ПБУ 9/99), утвержденное приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. №33н.
  8.  Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утвержденное приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. №32н.
  9.  Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»
  10.  Постановление СМ РФ от 1 декабря 1993 г. №1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств» (с изм. и доп. от 21 марта 1998 г.)
  11.  Анализ финансово-экономической деятельности предприятия: Учебное пособие для вузов / Н.П. Любушин, В.Б. Лещева. В.Г. Дьякова, под редакцией Н. П. Любушина, - М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2003. – 489 с.
  12.  Астахов В.П. Бухгалтерский (финансовый) учет: Учебное пособие. Издание 6-е, перераб. и доп. – М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2005. – 960 с.
  13.  Алборов Р.А. Бухгалтерский учет. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 160 с.
  14.  Астахов В.П. Бухгалтерский (финансовый) учет: Учебное пособие. Издание 6-е, перераб. и доп. – М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2005. – 960 с.
  15.  Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет: Учебник для вузов. – 2-е изд., перераб.и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. – 304 с.
  16.  Бакаев А.С. Нормативное обеспечение бухгалтерского учета. Анализ и комментарии. Изд. 2-е, перераб. и доп. М.: МЦФЭР, 2003. – 597 с.
  17.  Богатая И.Н., Хахонова Н.Н. Бухгалтерский учет. Серия «Высшее образование» 2-е изд., доп. и перераб. – Ростов н/Д: «Феникс», 2003. – 457 с.
  18.  Богдановская Л.А., Виноградов Г.Г., Мигун О.Ф. и др. / Под общ. ред. В.И.Стражева. Анализ хозяйственной деятельности в промышленности. - М.: Высшая школа, 2003. – 443 с.
  19.  Брага В.В. Компьютеризация бухгалтерского учета. М.: Финстатинформ, 2003.  – 213 с.
  20.  Бухгалтерский учет. Е.П. Козлова. Н.В. Парашутин. Г.Н. Бабшенко, Е.Н. Галанина.- М.: Финансы и статистика, 2005. – 334 с.
  21.  Бюджетная система России: Учебник для вузов / Под ред.проф. Г.Б. Полякова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. – 540 с.
  22.  Глушков И.Е.. Бухгалтерский учет на современном предприятии.  Новосибирск, ЭКОР, 2004. – 532 с.
  23.  Гополев А.К. Бухгалтерский учет на компьютере: практическое пособие по организации учета с использованием компьютера. - М.: Инфра-М, 2004. – 324 с.
  24.  Кирьянова З.В. Бухгалтерский учет: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 256 с.
  25.  Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 592 с.
  26.  Курс экономики: Учебник / Под ред. Б.А. Райзберга. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 672 с.
  27.  Пучкова С.И. Бухгалтерская (финансовая) отчетность. Учебное пособие. – «ФБК-ПРЕСС», 2004. – 319 с.
  28.  Пушкарь М.С. Бухгалтерский учет в системе управления. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 334 с.
  29.  Хендриксен Э.С. Бухгалтерский учет. Пер. с англ./ Под ред. Проф. Я.В. Соколова. М.: Финансы и статистика, 2004. – 468 с.
  30.  Шеремет А.Д. Комплексный экономический анализ деятельности предприятия (вопросы методологии). — М.: Экономика, 2003. – 411 с.
  31.  Шишкин А.К. Микрюков В.А. Дышкант И.Д. Учет, анализ. Аудит на предприятии. Учебное пособие для вузов.-  М.: Аудит, ЮНИТИ, 2003. – 277 с.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

38471. МЕНЕДЖМЕНТ ОРГАНИЗАЦИИ 1.18 MB
  Анализируется структура дипломного проекта устанавливается последовательность работ выполняемых при его подготовке. Определяются требования к оформлению дипломного проекта и правила проведения его защиты.4 Отчет по практике [4] 2 МЕСТО И НАЗНАЧЕНИЕ ДИПЛОМНОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ В УЧЕБНОМ ПРОЦЕССЕ [5] 3 ЦЕЛИ ДИПЛОМНОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ [6] 4 ВЫБОР ТЕМЫ ДИПЛОМНОГО ПРОЕКТА [7] 5 СРОКИ РАЗРАБОТКИ ДИПЛОМНОГО ПРОЕКТА [8] 6 МЕТОДИЧЕСКАЯ ОСНОВА ФОРМИРОВАНИЯ ДИПЛОМНОГО ПРОЕКТА [8. Эта часть проекта особо важная для дипломного проекта.
38472. Менеджмент организации. Методические рекомендации к производственной практике 235 KB
  Производственная практика студентов проводится на предприятиях производственной и финансово-банковской сфер, в научно-исследовательских учреждениях, государственных организациях и структурах, а также в компаниях и фирмах различных форм собственности.
38473. Составление сметы затрат и определение себестоимости оборудования «Rademaker» по производству хлебобулочных изделий 208.85 KB
  Современное состояние технологического оборудования хлебозаводов и пекарен вызывает тревогу. Лишь 30 предприятий находится в удовлетворительном состоянии значительная часть технологического оборудования эксплуатируется более 20 лет Хлебопечение одна из ведущих отраслей пищевой промышленности. Составить сметы затрат и определение себестоимости оборудования Rdemker по производству хлебобулочных изделий. Для достижения цели в курсовой работе необходимо решить следующие задачи: рассмотрим характеристику планово –...
38474. Проектирование хлебопекарного предприятия «Rademaker» 43.59 KB
  Самостоятельное выполнение работ старшим техником Контроль качества продукции проверка соответствия качества продукции или процесса от которого оно зависит установленным требованиям. Контроль качества продукции включает государственный надзор за качеством продукции ведомственный контроль качества продукции и технический контроль качества в объединениях предприятиях и организациях. За контроль качества продукции на предприятии отвечает старший техник. Технический контроль качества продукции осуществляется на всех стадиях производственного...
38475. Фінанси і кредит усіх форм навчання Всі цитати цифровий та фактичний матеріал бібліо 345 KB
  Для досягнення вказаної мети студенти повинні вирішити такі завдання: з урахуванням бази практики вибрати тему випускової роботи та обґрунтувати її актуальність; опрацювати та узагальнити законодавчу базу України нормативноправові та інструктивні матеріали літературні та інші з досліджуваної проблеми; зібрати практичні матеріали з обраної теми досліджень в умовах реального підприємства установи організації; розглянути теоретичні аспекти за темою досліджень; виконати аналіз стану обраної проблеми та запропонувати шляхи їх...
38476. Насосная станция в условиях системы водоснабжения с. Драынивка Новосанжарского району 3.97 MB
  Кроме того система водоснабжения должна обладать определенной степенью надежности то есть обеспечивать снабжение потребителей водой без недопустимого снижения установленных показателей своей работы в отношении количества или качества подаваемой воды перерывы или снижение подачи воды или ухудшение ее качества в недопустимых пределах. Система водоснабжения населенного места или промышленного предприятия должна обеспечивать получение воды из природных источников ее очистку если это вызывается требованиями потребителей и подачу к местам...
38477. РАЗРАБОТКА СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ЭЛЕКТРОПРИВОДА НАСОСА ВОДОСНАБЖЕНИЯ 7.66 MB
  1 Функциональная схема автоматизированного электропривода насоса На рис.1 представлена функциональная схема автоматизированного электропривода насосной станции. Схема показывает принцип работы буровой насосной станции после установки станции управления насосами.1 – Функциональная схема автоматизированного ЭП насоса 3.
38478. Досягнення та перспективи розвитку електроенергетики України 144.44 KB
  Завдання Стратегії розвитку атомної енергетики України як частини паливно-енергетичного комплексу є визначення місця і ролі атомної енергетики у вирішенні проблеми сталого розвитку держави, формування напрямів і шляхів розвитку атомно-енергетичного комплексу