8942

Принципи організації документообігу та його особливості

Контрольная

Архивоведение и делопроизводство

Принципи організації документообігу та його особливості Порядок руху документів в організаціях не завжди продуманий - багато документів проходять довгий і заплутаний шлях від створення чи отримання до до виконання, ряд операцій з ними дублюєтьс...

Украинкский

2013-02-20

129.13 KB

25 чел.

Принципи організації документообігу та його особливості

Порядок руху документів в організаціях не завжди продуманий — багато документів проходять довгий і заплутаний шлях від створення чи отримання до до виконання, ряд операцій з ними дублюється, а деякі з них при більш ретельному аналізі взагалі виявляються непотрібними.

У роботі з документами не повинно бути дублювання, тобто кожна операція з документом має виконуватись тільки один раз, — це одна з найголовніших вимог до організації документообігу.

Практика діловодства сформувала такі основні принципи раціональної організації документообігу:

  1.  Рух документів повинен бути прямим, тобто слід обирати маршрути за принципом одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або у одного виконавця.
  2.  Перебування документа в інстанції повинно бути строго зумовлено необхідністю його опрацювання і відповідати організації і технології праці закладу.
  3.  Різноманітні операції для опрацювання документа слід виконувати паралельно, щоб скоротити час його перебування у сфері діловодства і підвищити оперативність виконання. Наприклад, якщо у виконанні документа повинні брати участь кілька осіб, документ слід копіювати і одночасно передавати копії всім виконавцям.
  4.  Копії з документа виготовляють після його розгляду керівником і написання резолюції. Кількість копій відповідає кількості виконавців; оригінал передається відповідальному виконавцю, якому у встановлені терміни передаються і виконані копії.

Найважливішою характеристикою документообігу є його обсяг. Він складається з кількості вхідних, вихідних та внутрішніх документів за визначений період часу, як правило за рік.

За обсягом документообігу установи поділяються на такі категорії:

1 категорія установи з обсягом документообороту більше 100000 документів на рік;

2 категорія від 25000 до 100000 документів на рік;

3 категорія від 10000 до 25000 документів на рік;

4 категорія до 10000 документів на рік.

Облік кількості документів має проводитися в комплексі з іншими заходами щодо удосконалення роботи з документами.

Здійснюється як повний, так і вибірковий облік документів організації (за структурними підрозділами чи групами документів). Окремо враховуються пропозиції, заяви і скарги громадян.

Облік кількості документів за певний період часу проводиться на реєстраційно-контрольній картці (РКК) за місцем їх реєстрації. Під час підрахунку кількості документів за одиницю обліку приймається кожен примірник, зокрема розмножений за допомогою друкарських засобів. Кожний документ повинен бути облікованим тільки один раз. При підрахунку документообігу рекомендується окремо обліковувати документи та їх копії.

Вхідні та вихідні документи обліковуються на місці прийому та відправки кореспонденції (експедиція, секретар). Внутрішні документи обліковуються за місцем їх регістрації та підготовки. Розмножені екземпляри підраховуються окремо. Підрахунок документобігу ведеться за регістраційними формами вхідних, вихідних та внутрішніх документів. Для більш точного підрахунку документообігу слід мати на увазі документи, які не підлягають реєстрації, оскільки для їх обробки також витрачається час.

В залежності від обсягу документообігу організація документообігу поділяється на: централізовану, децентралізовану або змішану.

При централізованій системі організації документообігу всі офіційні документи реєструються в одному підрозділі (як правило в канцелярії).

При децентралізованій системі організації документообігу документи реєструються у підрозділі, який видав документ.

При змішаній — одні види документів реєструються в одному підрозділі (централізовано), а інші — у підрозділах, які їх видали (децентралізовано). 

З метою упорядкування руху документів керівник підприємства видає наказ, яким встановлює графік документообігу. В такому графіку вказують дату створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх на облік, передача в обробку та до архіву.

Графік документообігу організації має забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ, визначати мінімальний термін його обробки в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи.

ОСНОВНІ ЕТАПИ ТА СКЛАДОВІ ДОКУМЕНТООБІГУ

Рух документів, тобто проходження і порядок виконання документів, має такі складові:

  1.  Документообіг вхідних документів;
  2.  Реєстрація документів та їх розгляд керівництвом;
  3.  Інформаційно-довідкова робота;
  4.  Документообіг вихідних документів;
  5.  Документообіг внутрішніх документів.

Розглянемо ці складові більш детально.

2.1 Документообіг вхідних документів

Доставка документів в організації здійснюється засобами поштового та електронного зв'язку. За допомогою поштового зв'язку доставляється письмова кореспонденція у вигляді листів, поштових карток, бандеролів та маленьких пакетів, а також друковані видання.

Каналами електронного зв'язку надходять телеграми, факсограми, телефонограми, повідомлення електронної пошти.

Документи, які надходять в організацію на бумажних носіях, проходять: первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розглянення керівництвом. Після цього вони передаються виконавцям. 

Прийняття та первинна обробка документів здійснюється секретарем керівника.

Конверти з документами відкриваються (за виключенням конвертів з позначкою «Особисто»), перевіряється правильність доставки та цілісність упаковки документів.

На отриманному документі проставляється реєстраційний штамп.

Одним з основних принципів роботи зі вхідними документами є їх попередній розгляд з метою раціонального розподілення по групам.

Під час попереднього розгляду виділяють ті документи, що потребують обов'язкового розгляду керівниками або виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначається необхідність реєстрації документів, а також встановлюються терміни виконання документів, які передаються структурним підрозділам або безпосереднім виконавцям

Перша група документів, яку виділяє секретар керівника — конверти з позначкою «Особисто». В інструкції з діловодства організації, як правило, відзначено, що особиста кореспонденція не відкривається. Умовно група документів з позначкою «Особисто» складає близько 5% від усього масиву вхідних документів.

Друга група — це документи, які секретар не реєструє, а зразу направляє до структурних підрозділів. Секретар складає і підписує примірний перелік документів, що реєструються за місцем їх виконання. Перелік затверджує керівник та періодично в нього можуть вноситись доповнення. Від усього масиву вхідних документів група нереєструємих і відправляємих безпосередньо до структурних підрозділів документів складає 20%.

Третя група — документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам (приблизно 15% від масиву вхідних документів).

Четверта група документів складає близько 60% , які направляються секретарем на розгляд керівництва.

Однак найбільш раціональна система розподілу вхідних потоків документів, коли керівництву організації надходить не 60 – 65% документів, а 10 – 15%.

Щоб це виконати, в організації необхідно застосувати метод делегування повноважень. Це означає, що керівник поручає (делегує свої повноваження) одному з досвідчених робітників реєструвати останні 60 – 65% вхідних документів і розподілити їх наступним чином: 10 – 15% — керівництву організації, 45 – 50% — в структурні підрозділи. З цією метою керівник організації видає наказ (розпорядження), в якому назначає посадову особу, відповідальну за подібний розподіл документів, перелічує групи документів, які підлягають розподіленню цією посадовою особою, доводить до відома керівників структурних підрозділів, що ці докумени повинні виконуватись без резолюції керівника на основі відмітки призначеної ним посадової особи.

Така раціональна система розподілу вхідних документопотоків сприяє більш оперативному виконанню документів та, що найголовніше, звільняє керівництво організації від розгляду непотрібної йому документації. Секретар керівника повинен сприяти використанню такої системи розподілу вхідних потоків документаії.

Вхідні телеграми приймаються під розписку з проставленням часу та дати прийому, реєструються за тими ж правилами, що й листи, а потім передаються на розгляд керівництва та виконання.

Текст вхідної телефонограми записується (друкується) отримавачем на спеціальному бланці або в журналі і оперативно передається посадовій особі, якій вона адресована.

Схема проходження вхідних документів подана в додатку 3. 

Схема проходження вхідних документів

Прийом кореспонденції та перевірка правильності надходження

Передача листів з відміткою «Особисто» адресатам

Внесення документів до справи

Внесення відомостей  з резолюції в РКК

Реєстрація

Попередній розгляд

Передача документів структурним підрозділам або виконавцям

Виконання документів

Контроль виконання документів

Передача документів виконавцям

Розгляд документів керівниками (резолюція)

Передача документів керівнику

Схема роботи з вихідними документами

Складання проекта вихідного документа

Візування проекта документа

Перевірка правильності оформлення документа

Підписання керівником

Реєстрація документа

Проставлення індекса (реєстраційного номера) на документі

Відправка документа адресату

Внесення у справу копії документа

 


Схема проходження внутрішніх документів

Складання проекта вихідного документа

Візування проекта документа

Перевірка правильності оформлення документа

Підписання керівником

Реєстрація документа

Проставлення індекса (реєстраційного номера) на документі

Внесення документа до справи

Виконання документа

Контроль за виконанням документа

Передача документа виконавцям


Схема документообігу організацій, які мають структурні підрозділи

Керівництво організації

Керівники структурних підрозділів

Служба діловодства

виконавці

Секретарі структурних підрозділів

Секретаріат (секретар керівництва)

Схема документообігу невеликих організацій

керівник

секретар

виконавці


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

84014. Теоретические воззрения А. Файоля 19.8 KB
  Он разделил весь процесс управления на пять основных функций которые мы до сих пор применяем в управлении организацией: планирование организация подбор и расстановка кадров руководство мотивация и контроль.Файоля в 20е годы было сформулировано понятие организационной структуры фирмы элементы которой представляют систему взаимосвязей серию непрерывных взаимосвязанных действий функций управления.Файолем принципы управления следует признать самостоятельным результатом науки управления администрирования отсюда и название ...
84015. Характеристика принципов управления А.Файоля 23.1 KB
  Единство действий группа работников должна работать только по единому плану направленному на достижение одной цели. Подчинённость интересов интересы работника или группы работников не должны ставиться выше интересов организации. Вознаграждение наличие справедливых методов стимулирования работников. Корпоративный дух сплочённость работников единство силы.
84016. Вклад Г. Эмерсона в развитие идеологии управления 21.75 KB
  Двенадцать принципов производительности труда главный его труд. Его принципы так определены верны и незыблемы что могут быть приняты за мерило. Успешность этих предприятий определяется и измеряется степенью отклонения их организации от двенадцати принципов производительности . FincilTimes Двенадцать принципов производительности: Первый принцип точно поставленные идеалы или цели Второй принцип здравый смысл Третий принцип компетентная консультация Четвертый принцип дисциплина Пятый принцип справедливое отношение к...
84017. Школа человеческих отношений и развитие теории менеджмента 20.55 KB
  В основу школы человеческих отношений положены достижения психологии и социологии. Таким образом школа человеческих отношений поведенческих наук пыталась всесторонне проанализировать проблему человеческих отношений в процессе труда и устранить конфликт между наемным трудом и капиталом создав предпосылки к кооперации и сотрудничеству между ними.
84018. Особенности теоретических взглядов представителей поведенческой школы менеджмента 25.01 KB
  Мэйо результаты труда. Изучая влияние различных факторов условия и организацию труда заработную плату межличностные отношения и стиль руководства на производительность труда Э. Идея состоит в том что простое проявление внимания к людям оказывает очень большое влияние на производительность труда.Мэйо хотсорнский эффект свидетельствует о том что производительность труда и качество продукции зависят не столько от условий труда сколько от социальных и психологических факторов.
84019. Билеты по философии 329 KB
  Философия как общая методология. Метафизика и диалектика в истории философии. Зарождение и развитие философии и ее исторические типы. Особенности философского знания. Философское мировоззрение и его основные проблемы. Материализм и идеализм как основные направления в философии...
84020. Хоторнский эксперимент 22.3 KB
  Мейо Уорнер Фриц Ротлисбергер Вильям Диксон и другие исследовали влияние объективных факторов освещение оплата перерывы на производительность труда в пригороде Чикаго Хотторне Hwthorne. На первой стадии эксперимента учёные обнаружили что улучшение условий освещения резко увеличивает производительность труда но и ухудшение условий освещения также привело к улучшению производительности труда На второй стадии исследования учёные обнаружили что с течением времени производительность возвращалась на прежний уровень причём начинали...
84021. Теоретические взгляды Г. Мюнстерберга, их значение 21.85 KB
  Мюнстерберга их значение Самой пожалуй важной сферой интересов Мюнстерберга выступила индустриальная психология понимавшаяся им чрезвычайно широко в его работах на эту тему освещались проблемы профориентации в частности с применением психодиагностических процедур управления персоналом повышения трудовой мотивации и производственной дисциплины преодоления негативного влияния монотонного труда и т. Мюнстерберг доказывал что наилучший способ повысить производительность труда подбирать работникам должности которые соответствуют их...
84022. Бихевиоризм и теоретические воззрения А. Маслоу 23.23 KB
  Маслоу А́брахамМасло́у Авраам Масло́в англ. Широко известна иногда приписываемая Маслоу так называемая Пирамида Маслоу диаграмма иерархически представляющая человеческие потребности. Его модель иерархии потребностей нашла широкое применение в экономике занимая важное место в построении теорий мотивации и поведения потребителей Бихевиоризм и психоанализ или дефицитарные психологии как называл их Маслоу избегали многих культурных социальных и индивидуальных аспектов проявления человека таких как креативность любовь альтруизм...