8942

Принципи організації документообігу та його особливості

Контрольная

Архивоведение и делопроизводство

Принципи організації документообігу та його особливості Порядок руху документів в організаціях не завжди продуманий - багато документів проходять довгий і заплутаний шлях від створення чи отримання до до виконання, ряд операцій з ними дублюєтьс...

Украинкский

2013-02-20

129.13 KB

22 чел.

Принципи організації документообігу та його особливості

Порядок руху документів в організаціях не завжди продуманий — багато документів проходять довгий і заплутаний шлях від створення чи отримання до до виконання, ряд операцій з ними дублюється, а деякі з них при більш ретельному аналізі взагалі виявляються непотрібними.

У роботі з документами не повинно бути дублювання, тобто кожна операція з документом має виконуватись тільки один раз, — це одна з найголовніших вимог до організації документообігу.

Практика діловодства сформувала такі основні принципи раціональної організації документообігу:

  1.  Рух документів повинен бути прямим, тобто слід обирати маршрути за принципом одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або у одного виконавця.
  2.  Перебування документа в інстанції повинно бути строго зумовлено необхідністю його опрацювання і відповідати організації і технології праці закладу.
  3.  Різноманітні операції для опрацювання документа слід виконувати паралельно, щоб скоротити час його перебування у сфері діловодства і підвищити оперативність виконання. Наприклад, якщо у виконанні документа повинні брати участь кілька осіб, документ слід копіювати і одночасно передавати копії всім виконавцям.
  4.  Копії з документа виготовляють після його розгляду керівником і написання резолюції. Кількість копій відповідає кількості виконавців; оригінал передається відповідальному виконавцю, якому у встановлені терміни передаються і виконані копії.

Найважливішою характеристикою документообігу є його обсяг. Він складається з кількості вхідних, вихідних та внутрішніх документів за визначений період часу, як правило за рік.

За обсягом документообігу установи поділяються на такі категорії:

1 категорія установи з обсягом документообороту більше 100000 документів на рік;

2 категорія від 25000 до 100000 документів на рік;

3 категорія від 10000 до 25000 документів на рік;

4 категорія до 10000 документів на рік.

Облік кількості документів має проводитися в комплексі з іншими заходами щодо удосконалення роботи з документами.

Здійснюється як повний, так і вибірковий облік документів організації (за структурними підрозділами чи групами документів). Окремо враховуються пропозиції, заяви і скарги громадян.

Облік кількості документів за певний період часу проводиться на реєстраційно-контрольній картці (РКК) за місцем їх реєстрації. Під час підрахунку кількості документів за одиницю обліку приймається кожен примірник, зокрема розмножений за допомогою друкарських засобів. Кожний документ повинен бути облікованим тільки один раз. При підрахунку документообігу рекомендується окремо обліковувати документи та їх копії.

Вхідні та вихідні документи обліковуються на місці прийому та відправки кореспонденції (експедиція, секретар). Внутрішні документи обліковуються за місцем їх регістрації та підготовки. Розмножені екземпляри підраховуються окремо. Підрахунок документобігу ведеться за регістраційними формами вхідних, вихідних та внутрішніх документів. Для більш точного підрахунку документообігу слід мати на увазі документи, які не підлягають реєстрації, оскільки для їх обробки також витрачається час.

В залежності від обсягу документообігу організація документообігу поділяється на: централізовану, децентралізовану або змішану.

При централізованій системі організації документообігу всі офіційні документи реєструються в одному підрозділі (як правило в канцелярії).

При децентралізованій системі організації документообігу документи реєструються у підрозділі, який видав документ.

При змішаній — одні види документів реєструються в одному підрозділі (централізовано), а інші — у підрозділах, які їх видали (децентралізовано). 

З метою упорядкування руху документів керівник підприємства видає наказ, яким встановлює графік документообігу. В такому графіку вказують дату створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх на облік, передача в обробку та до архіву.

Графік документообігу організації має забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ, визначати мінімальний термін його обробки в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи.

ОСНОВНІ ЕТАПИ ТА СКЛАДОВІ ДОКУМЕНТООБІГУ

Рух документів, тобто проходження і порядок виконання документів, має такі складові:

  1.  Документообіг вхідних документів;
  2.  Реєстрація документів та їх розгляд керівництвом;
  3.  Інформаційно-довідкова робота;
  4.  Документообіг вихідних документів;
  5.  Документообіг внутрішніх документів.

Розглянемо ці складові більш детально.

2.1 Документообіг вхідних документів

Доставка документів в організації здійснюється засобами поштового та електронного зв'язку. За допомогою поштового зв'язку доставляється письмова кореспонденція у вигляді листів, поштових карток, бандеролів та маленьких пакетів, а також друковані видання.

Каналами електронного зв'язку надходять телеграми, факсограми, телефонограми, повідомлення електронної пошти.

Документи, які надходять в організацію на бумажних носіях, проходять: первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розглянення керівництвом. Після цього вони передаються виконавцям. 

Прийняття та первинна обробка документів здійснюється секретарем керівника.

Конверти з документами відкриваються (за виключенням конвертів з позначкою «Особисто»), перевіряється правильність доставки та цілісність упаковки документів.

На отриманному документі проставляється реєстраційний штамп.

Одним з основних принципів роботи зі вхідними документами є їх попередній розгляд з метою раціонального розподілення по групам.

Під час попереднього розгляду виділяють ті документи, що потребують обов'язкового розгляду керівниками або виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначається необхідність реєстрації документів, а також встановлюються терміни виконання документів, які передаються структурним підрозділам або безпосереднім виконавцям

Перша група документів, яку виділяє секретар керівника — конверти з позначкою «Особисто». В інструкції з діловодства організації, як правило, відзначено, що особиста кореспонденція не відкривається. Умовно група документів з позначкою «Особисто» складає близько 5% від усього масиву вхідних документів.

Друга група — це документи, які секретар не реєструє, а зразу направляє до структурних підрозділів. Секретар складає і підписує примірний перелік документів, що реєструються за місцем їх виконання. Перелік затверджує керівник та періодично в нього можуть вноситись доповнення. Від усього масиву вхідних документів група нереєструємих і відправляємих безпосередньо до структурних підрозділів документів складає 20%.

Третя група — документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам (приблизно 15% від масиву вхідних документів).

Четверта група документів складає близько 60% , які направляються секретарем на розгляд керівництва.

Однак найбільш раціональна система розподілу вхідних потоків документів, коли керівництву організації надходить не 60 – 65% документів, а 10 – 15%.

Щоб це виконати, в організації необхідно застосувати метод делегування повноважень. Це означає, що керівник поручає (делегує свої повноваження) одному з досвідчених робітників реєструвати останні 60 – 65% вхідних документів і розподілити їх наступним чином: 10 – 15% — керівництву організації, 45 – 50% — в структурні підрозділи. З цією метою керівник організації видає наказ (розпорядження), в якому назначає посадову особу, відповідальну за подібний розподіл документів, перелічує групи документів, які підлягають розподіленню цією посадовою особою, доводить до відома керівників структурних підрозділів, що ці докумени повинні виконуватись без резолюції керівника на основі відмітки призначеної ним посадової особи.

Така раціональна система розподілу вхідних документопотоків сприяє більш оперативному виконанню документів та, що найголовніше, звільняє керівництво організації від розгляду непотрібної йому документації. Секретар керівника повинен сприяти використанню такої системи розподілу вхідних потоків документаії.

Вхідні телеграми приймаються під розписку з проставленням часу та дати прийому, реєструються за тими ж правилами, що й листи, а потім передаються на розгляд керівництва та виконання.

Текст вхідної телефонограми записується (друкується) отримавачем на спеціальному бланці або в журналі і оперативно передається посадовій особі, якій вона адресована.

Схема проходження вхідних документів подана в додатку 3. 

Схема проходження вхідних документів

Прийом кореспонденції та перевірка правильності надходження

Передача листів з відміткою «Особисто» адресатам

Внесення документів до справи

Внесення відомостей  з резолюції в РКК

Реєстрація

Попередній розгляд

Передача документів структурним підрозділам або виконавцям

Виконання документів

Контроль виконання документів

Передача документів виконавцям

Розгляд документів керівниками (резолюція)

Передача документів керівнику

Схема роботи з вихідними документами

Складання проекта вихідного документа

Візування проекта документа

Перевірка правильності оформлення документа

Підписання керівником

Реєстрація документа

Проставлення індекса (реєстраційного номера) на документі

Відправка документа адресату

Внесення у справу копії документа

 


Схема проходження внутрішніх документів

Складання проекта вихідного документа

Візування проекта документа

Перевірка правильності оформлення документа

Підписання керівником

Реєстрація документа

Проставлення індекса (реєстраційного номера) на документі

Внесення документа до справи

Виконання документа

Контроль за виконанням документа

Передача документа виконавцям


Схема документообігу організацій, які мають структурні підрозділи

Керівництво організації

Керівники структурних підрозділів

Служба діловодства

виконавці

Секретарі структурних підрозділів

Секретаріат (секретар керівництва)

Схема документообігу невеликих організацій

керівник

секретар

виконавці


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

48023. ТЕХНОЛОГІЧНЕ ОБЛАДНАННЯ І ОСНАЩЕННЯ 3.05 MB
  Тема № 7 Пристосування які використовують на токарних верстатах На токарних верстатах використовуються наступні види пристосувань: – центри упорні; поводкові патрони та хомутики; самоцентруючі патрони; чотирьохкулачкові патрони; планшайби; пневматичні патрони; гідравлічні патрони; електромагнітні патрони; люнети рухомі та нерухомі; конусні лінійки тощо. Тема № 11 Пристосування які використовують на свердлильних верстатах. При конструюванні багатошпиндельних свердлильних головок необхідно вирішити наступні питання: – вибір...
48025. ПЕРША МЕДИЧНА ДОПОМОГА В ЗАГРОЗЛИВИХ ДЛЯ ЖИТТЯ СТАНАХ, ЯКІ ВИНИКАЮТЬ ПРИ ЗАХВОРЮВАННЯХ ВНУТРІШНІХ ОРГАНІВ, ІНФЕКЦІЙНИХ ХВОРОБАХ 114 KB
  Причини ознаки попередження цих порушень. Ознаки нормальної постави. Плоскостопість вроджена та набута її перші ознаки. Загальні ознаки для всіх форм неврозів: моторні порушення зайва рухливість тік заїкання розлади вегетативної регуляції.
48026. Методика викладання природознавства 512 KB
  Метод спостереження – цілеспрямоване сприйняття того чи іншого педагогічного явища без втручання в його хід. Ефективність спостереження залежить від чіткості визначення дослідником об’єктів сприймання мети способів фіксації його наслідків ведення протоколу фото і кінозйомка відео та аудіо записи. У процесі констатуючого експерименту проводяться спостереження бесіди анкетування учителів батьків учнів вивчається шкільна документація й письмові роботи дітей та виконуються учнями діагностуючі завдання. Спостереження – це...
48027. Логіка. Конспекти лекцій 846.5 KB
  Поняття і судження Основними формами абстрактного мислення є поняття судження й умовиводи. Судження – форма мислення в якій щонебудь стверджується або заперечується про предмети їхні властивості або відносини. Поняття судження умовивід мають свою специфічну форму структуру.
48028. ЛОГІКА. ОПОРНИЙ КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЙ 4.48 MB
  Теоретичні питання для самоконтролю Що означає термін логіка і в чому полягає проблема визначення логіки як науки Назвіть об'єкт предмет вивчення формальної логіки Яку сторону мислення вивчає логіка Що таке пізнання форми мислення Який взаємозв'язок між пізнанням і мисленням Що означає поняття абстрактне мислення Дайте визначення логічної форми істинності та правильності думки Дайте визначення мови та назвіть основні види знаків Що таке процес формалізації в вузькому та широкому значенні Що таке зміст і значення мовних виразів...
48029. Моделі і методи прийняття рішень в економіці 779.5 KB
  Оптимізація календарного плану реалізації запасів сільськогосподарської продукції за умов цінового ризику. У числі найвідоміших задач математичного програмування можна назвати такі: оптимізація виробничої програми фірми оптимізація плану перевезень продукції оптимізація варіанту розподілу завдань між виконавцями оптимізація плану введення в дію нових виробничих потужностей оптимізація портфеля фінансових активів тощо. За умов забезпечення випуску заданих обсягів виробництва продукції й обмежень із кількості основних виробничих ресурсів...